PLANTILLA MANUAL DEL EMPLEADO CON CORRECCIONES

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 SISTEMA DE VIGILANCIA DE CÁMARAS DE CIRCUITO CERRADO En el caso de que la empresa haga uso de un sistema de cámaras de seguridad, se debe tener una política que comunique y guie su uso. Entre los detalles a incluir se encuentran el propósito de su uso, el almacenamiento de información y el acceso a las grabaciones. Aquí un ejemplo. [Nombre de la Compañía] comprometido con la seguridad, vigilancia y prevención de actos delictivos en el interior de sus facilidades, ha establecido un plan con el propósito de proteger la vida y propiedades de nuestros visitantes, clientes y empleados. Este plan incluye la instalación de cámaras de vigilancia en áreas comunes, tales como: pasillos, entradas, estacionamientos y otros, con el fin de optimizar el beneficio y el sentimiento de seguridad de la Institución. Estas grabaciones, de ser necesario, pueden ser utilizadas para fines de calidad, evaluaciones de desempeño, acciones disciplinarias, propósitos legales u otro propósito o meta contemplada en esta política. La vigilancia a través de cámaras de seguridad se podrá mantener las veinticuatro (24) horas del día, los siete (7) días de la semana. En dicho caso, todo registro o grabación se mantendrá por un término de treinta (30) días, luego de los treinta (30) días los videos podrán ser reciclados. Cualquier empleado(a) que sienta que ha sido afectado por el sistema de vigilancia de seguridad descrito anteriormente o entienda que cualquier controversia, disputa, conflicto, o en relación con la aplicación o interpretación de esta Política o los procedimientos relacionados, puede querellarse por escrito con el Departamento de Recursos Humanos, indicando en detalle la naturaleza y la base para su queja. En ese proceso podrá solicitar ver la porción específica de la grabación en donde él o ella aparecen, si alguna. Para poder tener acceso a los videos de seguridad, esta solicitud tiene que estar autorizada por el Director(a) Ejecutivo y Director(a) de Recursos Humanos. Cualquier duda o pregunta relacionada a esta política o los procedimientos pueden ser dirigidas a la Administración. 51

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 TELÉFONOS En esta política se detallan las particularidades del uso de los teléfonos oficiales de la empresa. Siempre se debe buscar que su uso sea apropiado y apoye las metas de la organización. Ejemplo. El teléfono es a menudo el primer contacto que el público tiene con nuestra empresa. A través de este contacto inicial se forman impresiones y opiniones sobre la Institución. Es importante, que observes las siguientes reglas de cortesía:  El teléfono debe ser contestado con prontitud y amabilidad.  Deben identificarse e identificar la Empresa y el departamento y/o servicio.  Al hablar deben ser cortés, precisos/as y cuidadosos/as al ofrecer información. 52

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 PROCESOS ADMINISTRARIVOS: RECLUTAMIENTO Y SELECCIÓN DE PERSONAL 53

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 SELECCIÓN DE CANDIDATOS IDÓNEOS En esta sección se detalla el proceso de reclutamiento y selección que utiliza la organización para contratar a sus empleados. Primeramente, se detallan los procesos de reclutamiento, es decir, como atraer personal capacitado que cumpla con los requisitos de la organización. De igual manera se mencionan los documentos que se les requerirán a los solicitantes como parte del proceso para solicitar, el proceso que deberán atravesar y qué documentos se solicitarán de ser seleccionados/as. A continuación, un ejemplo: Es el mejor interés de la Empresa seleccionar los candidatos idóneos y capacitados para empleo de acuerdo con las leyes de igualdad de oportunidad de empleo y normas razonables de trabajo. Esto es posible aplicando procedimientos uniformes de empleo en toda la Empresa. Es política de nuestra Empresa utilizar las destrezas y conocimientos de sus empleados para cubrir los puestos vacantes que surjan mediante el traslado o promoción de miembros del personal que cualifiquen para ocuparlos a través del programa “Job Posting”. Si entre los miembros del personal regular no hay candidatos aptos o interesados para ocupar los puestos vacantes, se utilizará otras fuentes de empleo. La Empresa utilizará como fuente de reclutamiento las siguientes: a. Solicitudes de empleados de la Empresa b. Solicitudes de personas y resumes radicados en el Departamento de Recursos Humanos c. Anuncios de periódicos d. Anuncios en Clasificados On-Line e. Agencias de empleo f. Servicio de empleo del Departamento del Trabajo y Recursos Humanos g. Colegios y Universidades h. Referidos o recomendados por el personal de la Empresa El Director(a) del Departamento de Recursos Humanos mantendrá informado cuando haya posiciones vacantes en la Empresa. Todas las solicitudes de empleo serán clasificadas de acuerdo con los requisitos de cada puesto. Toda solicitud se mantendrá activa por espacio de un (1) año. El Director(a) de Recursos Humanos y el Supervisor estudiarán las solicitudes y harán una selección preliminar de los candidatos que van a ser considerados para entrevista. Para llegar a esta determinación el departamento deberá disponer de una descripción de deberes bien definida y al día con las calificaciones necesarias del candidato. Antes de iniciar el proceso de reclutamiento de empleo se requerirá lo siguiente: 1. Todo puesto debe estar autorizado y vacante para que el Departamento de Recursos Humanos inicie el proceso de empleo. 2. Si es nueva creación, deberán entregar las funciones del puesto. 3. Todo puesto será autorizado y aprobado por el Director(a) Ejecutivo de la Empresa y el Director(a) de Finanzas. 54

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 4. La entrevista, proceso de selección, reclutamiento y verificación de candidatos para cada puesto, deberá tener la aprobación del Director(a) de Recursos Humanos antes de hacerse el compromiso final de empleo. 5. Nadie tendrá la facultad de aprobar el reclutamiento de un candidato, de no contar con la aprobación del Director(a) Ejecutivo(a) y Director(a) de Recursos Humanos y haberse verificado que se han cumplido todos los requisitos y credenciales del puesto. Luego de seleccionado el candidato, durante el proceso de nombramiento, la persona someterá las credenciales y otros documentos requeridos para el puesto. Los documentos y/o credenciales requeridas son: 1. Resume 2. Una foto 2 x 2 para expediente de personal 3. Certificado de Salud (original) (este documento será renovado anualmente) 4. Certificado de Antecedentes Penales (original) (este documento será renovado anualmente) 5. Evidencia de Preparación Académica (original) 6. Vacunas del Covid-19 (si aplica) 7. Ley 300 (si aplica) 8. Otros documentos de empleo vigentes 55

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 CLASIFICACIÓN DE EMPLEADOS En esta sección se debe detallar las diferentes clasificaciones que tendrán los empleados y las descripciones de cada clasificación. Clasificaciones y descripciones comúnmente utilizadas son las siguientes. 1. Empleado probatorio – es aquel que se emplea y está sujeto a un periodo automático de prueba, adiestramiento y de adaptación a su nuevo empleo. Durante este período, que opera de forma automática desde el reclutamiento, se podrá dar por terminado el contrato de empleo del empleado sin explicación u obligaciones futuras. Este es un período de prueba para el empleado y para la Institución, con el propósito de determinar si puede realizar el trabajo y si posee el grado de compatibilidad, interés en el trabajo y proveer la oportunidad de un período de ajuste. 2. Empleado(a) regular – es el empleado(a) que se nombra con carácter probatorio y que aprueba el mismo. Este tipo de empleado cualifica para todos los beneficios de su clasificación (exento o no exento). En el caso de la licencia por vacaciones y enfermedad, se deberá cumplir con las horas trabajadas establecidas en la ley para la acumulación de tales beneficios. 3. Empleado(a) temporero – Empleado(a) que se nombra por un período determinado. Se establece fecha de comienzo y de terminación. Se emplea para realizar una tarea temporeramente o para cubrir períodos de vacaciones y/o enfermedad de un empleado(a) regular. Estos empleados no cualifican para los beneficios marginales, excepto los provistos por ley en aquellos periodos en que cumplan con las horas trabajadas establecidas en la ley para la acumulación de tales beneficios. Nada de lo dispuesto en este Manual debe ser interpretado como que extiende a un empleado temporero beneficios marginales más allá de lo requerido por ley. 4. Empleado(a) a Término – Es aquel que se emplea para un periodo de tiempo específico o proyecto particular. El contrato de empleo se regirá por la voluntad de las partes según expresada en el contrato de empleo por término. 5. Empleado(a) jornada parcial – es aquel que se emplea para trabajar una jornada de menos de cuarenta (40) horas a la semana. Estos empleados no cualifican para los beneficios marginales que ofrece la Institución, excepto por los provistos por ley en aquellos periodos en que cumplan con las horas trabajadas establecidas en la ley para la acumulación de tales beneficios. El trabajar cuarenta (40) horas o más durante una o más semanas como excepción no lo cualifica automáticamente para ser empleado regular o para los beneficios recibidos por empleados regulares a tiempo completo no contemplados por ley. 6. Empleado(a) No Exento(a) - es el empleado(a) que se le paga por hora y no cumple con los criterios de responsabilidades, preparación académica y/o sueldo del empleado exento. Un empleado bajo esta clasificación tiene que registrar su horario de entrada y salida al trabajo, incluyendo periodos de descanso y tener autorización previa de su 56

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 supervisor(a) inmediato(a) para trabajar tiempo extra. Este empleado será acreedor de los beneficios marginales que las leyes contemplen para ellos, más los concedidos por la Institución de acuerdo con su clasificación ocupacional. La liquidación de los beneficios será según lo establece la ley. 7. Empleado(a) Exento(a) - es aquel empleado(a) excluido(a) por disposición de ley o reglamento local o federal del pago de horas extras, ciertos requisitos, así como ciertas penalidades y beneficios. Los empleados exentos desempeñan trabajos que se clasifican como Ejecutivo, Administrativo o Profesional, entre otros y son compensados a base de un salario fijo. A estos(as) empleados(as) no se les paga por trabajar tiempo extra y no tienen derecho a liquidación de licencia por vacaciones una vez concluye su contrato de empleo con la Institución. El personal exento tiene que registrar su entrada y salida no para fines de compensación, sí para fines de registro, cumplimiento y desempeño esperado. La liquidación de los beneficios del personal exento se hará según lo establezca la ley. En caso de licencia por vacaciones, la liquidación procederá: 1) cuando la terminación de la relación de empleo sea resultado de una renuncia; 2) la renuncia se notifique con quince (15) días de antelación; y 3) sea entregado todo el equipo, información y sea completada toda la documentación solicitada por Recursos Humanos. No se liquidará licencia de enfermedad. Tampoco se liquidará licencia de vacaciones cuando el empleado exento sea despedido o cuando no cumpla con los requisitos aquí establecidos. 8. Empleado por Servicios Profesionales–se trata de un nombramiento a nivel de consultoría o por servicios profesionales. 57

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 EXPEDIENTES DE PERSONAL En esta sección se plasman los detalles referentes a los expedientes administrativos de los empleados. Usualmente se describe qué es el expediente de personal, para qué se utiliza y los documentos que lo componen. Aquí un ejemplo. Los expedientes de personal son documentos donde se deposita toda la información que tiene la compañía de cada uno de sus empleados. El expediente de personal de cada empleado(a) es confidencial y propiedad de la organización. Es imprescindible que tengamos en el expediente la información correcta de cada empleado(a). Es obligación de todo empleado(a) el notificar a su Supervisor(a) inmediato cualquier cambio que surja relacionado a su información personal para que así conste en su expediente. A tales efectos, es necesario que el empleado(a) informe de inmediato cualquier cambio relacionado con su: ▪ Nombre ▪ Dirección ▪ Número de teléfono ▪ Estatus de dependencia (contribuciones y seguro) ▪ Persona a quien notificar en caso de emergencia ▪ Nivel Académico ▪ Dependientes De surgir cualquier cambio en cuanto a la información antes mencionada, el empleado(a) tiene que informarlo al Departamento de Recursos Humanos y al Supervisor(a) lo más pronto posible. Esto nos ayudará a mantener al día los expedientes. 58

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 INFORMACIÓN PERSONAL En esta sección del manual se presentan las expectativas de mantener la información personal actualizada. A continuación, un ejemplo. Es sumamente importante que cualquier información relacionada a usted, tales como, cambio de dirección, teléfono, estado civil, número de dependientes, cambios en la tarjeta de retención de contribuciones y a quien notificar en caso de una emergencia se mantenga al día. Notifique cualquier cambio a la Oficina de Recursos Humanos. El no mantener al día su información personal podrá ser motivo de sanciones disciplinarias. 59

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 EVALUACIONES En esta sección se detallan los procesos de evaluación a los empleados. Como parte de esta, se puede incluir el método de evaluación, la frecuencia de las evaluaciones y el proceso de evaluación. A continuación, un ejemplo. La evaluación del trabajo y desempeño del personal es fundamental para garantizar un buen servicio y el buen funcionamiento de la Institución. Se evaluarán los empleados con el propósito de medir el cumplimiento con las tareas, su rendimiento y calidad de servicios, entre otros aspectos. El propósito de la evaluación es proveerle una oportunidad de discusión constructiva, relacionada con su progreso profesional, así como planificar para su futuro laboral. La política institucional establece que el empleado(a) será evaluado(a) durante su periodo probatorio y anualmente. Como parte del proceso de evaluación, una forma será cumplimentada y guardada en su expediente oficial. Usted y su Supervisor(a) pueden originar una charla informal con relación a su evaluación de trabajo en cualquier momento. Si la evaluación no es aceptada por el empleado(a), lo especificará en la parte de “comentarios” y la firmará. La evaluación anual del empleado(a) no necesariamente garantiza un aumento en el salario, ni mejoras en los términos o condiciones de empleo. No se considerarán las ausencias por enfermedad que sean justificadas del personal no exento como criterio en el proceso de evaluación, en aquellas instancias en que el resultado de dicha evaluación sea considerado para aumentos o ascensos de dicho personal. 60

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 ESCALA SALARIAL Cuando se habla de la escala salarial dentro del manual de empleados, se pretende informar al empleado sobre como se determinan las escalas salariales y de qué dependen las revisiones de salario para los empleados. A continuación, un ejemplo. La Administración de [Nombre de la Compañía] establece una base salarial de acuerdo con la complejidad de los diferentes puestos y conforme a su realidad económica. La revisión de salario dependerá del desempeño de sus funciones y situación económica de la Institución. En el caso del personal exento, la revisión de salario podrá depender de los criterios y el resultado de las evaluaciones realizadas, entre otros factores. 61

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 ORIENTACIÓN En esta sección se expresa el requisito de orientación para todos los empleados. Aquí un ejemplo de cómo presentar este requisito. Es requisito que todos los empleados de nuevo reclutamiento completen una orientación y un adiestramiento antes de ser asignados a su departamento y a las responsabilidades de su puesto. Esta orientación y adiestramiento están debidamente diseñados para que los empleados se familiaricen con las políticas, funciones y manera de operar de la Empresa. La orientación consiste en la presentación y visita de nuestras facilidades, además de proveer a los empleados nuevos información sobre la Empresa, su filosofía, metas, políticas y todos los beneficios que se le ofrecen a los empleados. La coordinación del adiestramiento estará a cargo del Departamento de Recursos Humanos. Luego de la orientación general y el adiestramiento, cada empleado(a) nuevo comenzará a desempeñar sus funciones dentro del departamento que le fue asignado. 62

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 PROCESOS ADMINISTRARIVOS: CONDICIONES DE TRABAJO 63

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 JORNADA DE TRABAJO En esta sección se desglosa la descripción de la jornada de trabajo tradicional para la organización al igual que los detalles pertinentes a los empleados exentos y no exentos como el trabajo de horas extras y demás. Cada tema tendrá su propia sección, pero siempre es importante comenzar con una corta descripción de la jornada laboral. El siguiente es un ejemplo. La jornada diaria de trabajo para los empleados regulares a tiempo completo será, por lo general, de ocho (8) horas en un día calendario. La jornada regular de trabajo semanal será de cuarenta (40) horas durante cualquier semana de trabajo. Cada empleado(a) tiene un horario de trabajo asignado por su Supervisor(a). Ningún empleado(a) puede alterar su programa de trabajo sin el consentimiento del Supervisor(a). Cualquier empleado(a) que altere su horario de trabajo sin autorización, incurrirá en una violación a las normas de disciplina y por no estar autorizado a trabajar, no se le considerara como tiempo trabajado el periodo que alteró. Se considerará tiempo trabajado aquel periodo que se le requiera al empleado(a) trabajar o se le requiera estar en el lugar de trabajo. En ausencia de notificación alterna, la semana de trabajo comenzará a las 12:01am del domingo de cada semana y concluirá a la medianoche del sábado. El periodo de toma de alimentos será entre la segunda (2da) y la sexta (6ta) horas después de comenzar su jornada de trabajo. El periodo de ingerir alimentos puede reducirse a treinta (30) minutos de acuerdo a la necesidad del servicio. Se considerará tiempo no pagado: • El tiempo destinado para tomar alimentos. • Si el registro de asistencia aparece marcado con más de ocho (8) minutos de antelación a la hora de comenzar y si no está autorizado a trabajar por su Supervisor(a). • Si el registro de asistencia aparece marcado con más de ocho (8) minutos posteriores a la hora de terminar su turno de trabajo y si no está autorizado a trabajar por su Supervisor(a). • La presencia de cualquier empleado(a) en adiestramiento, conferencia o cualquier otro tipo de actividad para la cual no se le ha requerido su asistencia en forma mandataria. Horas extras del personal no exento En esta sección de describe qué será considerado como horas extras para un empleado no exento. Ejemplo: Como norma general, el personal NO EXENTO no trabajará periodos que excedan su jornada diaria o semanal de trabajo. 64

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 A pesar de lo anterior, pueden surgir situaciones donde será necesario que el personal NO EXENTO trabaje tiempo adicional a su jornada regular de trabajo, según las necesidades operacionales. [Nombre de la Compañía] se reserva el derecho de asignar trabajos fuera del horario normal establecido a cualquier empleado cuando la situación y necesidad de servicio así lo amerite. Para trabajar horas extras, el empleado NO EXENTO deberá contar con la autorización expresa del Supervisor(a) y el (la) Director(a) de Recursos Humanos. Los supervisores de cada departamento programarán el trabajo de forma tal que reduzca la necesidad de trabajar en exceso de la jornada normal. Procedimiento para el pago de horas extras del personal no exento Aquí se detallan las situaciones en las cuales se debe dar un pago de horas extras y como es el proceso a seguir por el empleado. 1. Se pagará tiempo extra por el exceso de ocho (8) horas en cualquier día calendario. 2. Se pagará tiempo extra por el exceso de cuarenta (40) horas durante una semana de trabajo. 3. Las horas extras trabajadas se pagarán según la tarifa establecida por ley, a tiempo y medio su salario regular (1.5x). 4. Se pagarán a tiempo extra (1.5x) las horas que el empleado(a) no exento trabaje durante el séptimo (7mo) día consecutivo de trabajo. Para aquellos empleados no exentos que trabajan previo al 26 de enero de 2017, esta penalidad por el séptimo (7mo) día de trabajo se pagará a tiempo doble (2x). 5. Se pagarán a tiempo y medio su salario regular (1.5x) la penalidad por no disfrutar del periodo de tomar alimentos antes de comenzada la sexta hora de trabajo consecutiva. Sin embargo, en aquellos casos en que el total de horas trabajadas por el empleado(a) en el día no exceda de seis (6) horas, el periodo de descanso para tomar alimentos podrá ser obviado. Para aquellos empleados no exentos que trabajan previo al 26 de enero de 2017, esta penalidad por no tomar a tiempo el periodo de alimentos se pagará a tiempo doble (2x). 6. El tiempo que un empleado(a) haya tenido libre por motivo de licencia de enfermedad, vacaciones o días feriados, no se considerará como tiempo trabajado para el cómputo de tiempo extra. Solo se considerará para efectos del cómputo de horas extras el tiempo realmente trabajado por el empleado(a), por lo que hora pagada no será equivalente a hora trabajada. 7. Solamente se pagará tiempo extra una vez por horas extras trabajadas. 8. El tiempo extra deberá estar registrado en su hoja de asistencia y el Supervisor(a) deberá iniciar al lado del día en que se trabajó el tiempo extra y solicitar la autorización mediante el formato establecido. 9. El procedimiento de autorización de horas extras es de estricto cumplimiento, por lo que su infracción podría dar lugar a sanciones disciplinarias e incluso no se pagarán horas extras si no se labora, se registra el tiempo trabajado o no existe la forma establecida para ello, firmada por el Supervisor(a) y autorizada por el Director(a) de Recursos Humanos y Director(a) de Finanzas. 65

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 10.Los empleados exentos no tienen derecho a pago de horas extras. NOTA: LAS HORAS EXTRAS DEBEN SER AUTORIZADAS POR EL SUPERVISOR(A) Y DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS El hecho de que se le pague al empleado(a) por horas extras de trabajo o la penalidad de periodo de tomar alimentos, cuando así corresponde, no exime la posibilidad de que el empleado(a) sea sujeto a medidas disciplinarias en caso de que no haya tenido la autorización para trabajar tales horas extras o incurrir en penalidades. Cada empleado(a) deberá registrar su asistencia fielmente, las veces que su posición lo requiera a tenor con el turno de trabajo que le fue asignado. Esto incluye entrada y salida. Todo el personal deberá registrar los periodos de descanso y toma de alimentos. Registrar el tiempo trabajado será la base para preparar la nómina en determinadas categorías de empleados, por lo que deberá reflejar fiel y claramente la asistencia y puntualidad, trabajo durante horas extras por día y por semana, así como el trabajo durante días feriados. Procedimiento para impugnar pago de horas extras del personal no exento En esta sección se debe presentar el procedimiento para trabajar conflictos con el pago de horas extra. En caso de que un empleado(a) NO EXENTO entienda que no se ha pagado adecuadamente las horas extras trabajadas, deberá solicitar por escrito una revisión de su historial de pago en un periodo no mayor de quince (15) días de recibido el pago ante el Departamento de Nómina. No impugnar oportunamente el pago de horas extras recibido evitará que se puedan atender posibles errores en el trámite de la nómina y constituirá una aceptación tácita del empleado(a) al pago recibido. Transcurrido el término de quince (15) días sin que se reciba objeción sobre el pago de horas extras realizado al empleado(a), se entenderá que la nómina ha sido emitida sin error alguna y una aceptación de parte del empleado(a) al pago recibido. Horas extras del personal no exento En esta sección se detallan las provisiones para horas extras de los empleados exentos. Esta sección es sumamente importante por las diferencias significativas entre los empleados exentos y no exentos. Se debe ser lo más detallado posible. Ejemplo: El empleado(a) exento es todo aquel que, por disposición de ley, reglamento local o federal, es compensado a base de un salario fijo y a su vez, fue excluido de pago de horas extras y ciertos beneficios de ley. Los empleados(as) exentos no tienen derecho por ley al pago de horas extras, aun cuando por necesidad de servicio su jornada se extienda. En la medida en que no les aplican las disposiciones de ley sobre el particular ni las disposiciones de horas extras incorporadas en este Manual, el manejo del tiempo trabajado adicional se regirá por su Contrato de Empleo y/o las normas que se emitan para el puesto, en caso de haber alguna. De no existir una disposición en su 66

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 Contrato de Empleo o una política relativa a tiempo compensatorio o pago extraordinario para su puesto de trabajo, debe entender que no tiene derecho a compensación por tiempo extra trabajado en exceso a su jornada de trabajo regular. En caso de que un empleado(a) exento entienda que no se ha pagado adecuadamente el tiempo trabajado --- en virtud de su Contrato de Empleo o una norma para su puesto --- deberá solicitar por escrito una revisión de su historial de pago en un periodo no mayor de quince (15) días de recibido el pago ante el Departamento de Nómina. No impugnar oportunamente el pago de nómina recibido evitará que se pueda atender posibles errores en el trámite de la nómina y constituirá una renuncia de parte del empleado(a) al reclamo de cualquier compensación adicional. [Nombre de la Compañía] se reserva el derecho de revisar y no compensar al personal exento el tiempo trabajado sin la debida autorización del Supervisor(a). 67

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 HORARIO FLEXIBLE De la organización tener una política de ofrecer horarios flexibles, esta será descrita en esta sección. En esta porción se debe ser lo mas preciso posible para evitar malentendidos. Un ejemplo de una política de este tipo es el siguiente: Por acuerdo entre el empleado(a) y el Supervisor(a) y siempre que no se afecte las operaciones, se podrá establecer un horario flexible en el que se adelante el comienzo del turno de trabajo del empleado(a) o se atrase el comienzo del disfrute del periodo de tomar alimentos. Todo empleado que solicite un horario flexible, deberá pasar por el Departamento de Recursos Humanos y completar la solicitud y obtener la autorización correspondiente. No se considerarán horas extras aquellas que resulten como consecuencia de haberse adelantado o atrasado el horario de trabajo o el del periodo para tomar alimentos. El acuerdo tendrá vigencia por un término de un (1) año. Este acuerdo podrá ser terminado por cualquiera de las partes antes de la fecha acordada. Una parte le dará una notificación de diez (10) días de anticipación a la otra parte. 68

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 TRABAJO REMOTO De la organización permitir o tener provisiones especificas para el trabajo remoto, estas deben ser detalladas en esta sección. Se debe incluir si es permitido o no el trabajo remoto, bajo qué circunstancias y los procedimientos a seguir. Aquí un ejemplo que se puede seguir para desarrollar una política propia. [Nombre de la Compañía] provee a sus empleados todas las herramientas de trabajo para realizar sus tareas en las instalaciones. Tomando en consideración la naturaleza de las actividades de [Nombre de la Compañía], el trabajo remoto es parte de los acomodos de trabajo que se pueden entablar entre la empresa y sus empleados. Para acatarse a un plan de trabajo remoto, el empleado debe seguir el siguiente procedimiento: • Solicitar un Plan de Trabajo Remoto • Establecer horarios de trabajo con el Supervisor Inmediato • Someter semanalmente un informe de labor realizada • Completar una Solicitud para Préstamo de Equipo • Recibir Aprobación de la Gerencia de [Nombre de la Compañía]. Cabe destacar que al menos el 10 por ciento de los empleados deben estar trabajando de manera presencial para satisfacer las necesidades de servicio al cliente. 69

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 ASISTENCIA, AUSENCIAS Y TARDANZAS Como parte del manual del empleado, la organización debe presentar su postura sobre la asistencia al trabajo, ausencias y tardanzas. En esta sección se discuten los requisitos de asistencia, todo lo relaciona a ausencias como la comunicación de dichas ausencias al supervisor y su trato con respecto al sueldo y la postura antes tardanzas. Aquí un ejemplo. Todos los empleados deben asistir a su trabajo con regularidad y puntualidad según su programa de trabajo y el horario asignado. Todo empleado(a) estará obligado a notificar su ausencia por lo menos con cuatro (4) horas de anticipación. De los empleados no cumplir con este requisito, la ausencia se considerará como una no autorizada y se cargará a licencia sin sueldo. De no cumplir con la norma de notificación de ausencias, estas serán adjudicadas a licencia sin sueldo y se tomarán las medidas disciplinarias pertinentes. El ausentarse del trabajo por tres (3) días consecutivos sin notificación a su Supervisor(a) se considera como abandono del trabajo. Las tardanzas ocurren cuando el empleado(a) llega tarde a su trabajo y son consideradas una forma de ausentismo. Esto quiere decir que los empleados deben estar en su área de trabajo asignada al inicio de su turno de trabajo y listos para comenzar a trabajar. Si tuviera que llegar tarde debe comunicarse con su Supervisor(a) y explicar la razón. Para efectos de la nómina (pago), si el empleado llega más tarde de ocho (8) minutos después de su hora de entrada se comienza a descontar de la jornada de trabajo. Para propósito de disciplina se evaluarán los patrones de tardanzas y se comenzará a contar las tardanzas a partir del segundo minuto de comenzada la jornada de trabajo. El periodo de tiempo no trabajado debido a tardanzas no será pagado. La frecuencia de las mismas dará margen a acciones disciplinarias que podrían conllevar la separación permanente del empleo. 70

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 PROCESOS ADMINISTRARIVOS: COMPENSACIÓN 71

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 DÍAS DE PAGO En esta sección, se les comunica a los empleados la frecuencia de pago y los días de pago. Un ejemplo de esto se presenta a continuación: Los pagos por concepto de salarios son realizados cada dos (2) semanas (bisemanal), los viernes. Si usted entiende que se ha cometido un error en su pago, deberá notificarlo a su Supervisor(a) inmediato para que éste realice las gestiones correspondientes con el área de Nómina a los efectos de corregir cualquier error que pudiera existir. De no recibir una queja, se entenderá que el pago es correcto conforme los periodos por usted trabajados. Los pagos de nómina se realizarán por depósito directo. 72

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 DEDUCCIONES DE NÓMINA Es esta porción del manual se detallan las deducciones que se hacen de la nómina de los empleados. Aquí ejemplos de deducciones comunes. a. Contribución Sobre Ingresos – La contribución sobre ingresos será deducida del salario del empleado(a), según lo dispuesto por la legislación contributiva. El empleado(a) llenará una forma titulada “Certificado de Exención para la Retención” (Forma 499 R-4). Esta forma la suministrará la Oficina de Recursos Humanos y en ella aparecerán todos los dependientes a que el empleado(a) tenga derecho a incluir. b. Seguro Social – El Seguro Social será pagado por el empleado(a) y el patrono; reteniéndose en cada pago una parte proporcional de su responsabilidad contributiva de pago al Seguro Social. Este seguro le provee beneficios a usted y a su familia, por pérdida de ingreso debido a incapacidad total, muerte y retiro por edad. De su cheque se hacen deducciones bisemanales y {Nombre de la Compañía] también hace su aportación. En el talonario de su cheque aparece un récord de sus aportaciones. Preguntas específicas con relación a sus beneficios del Seguro Social pueden ser dirigidas a la Administración del Seguro Social de su pueblo. c. Seguro por Incapacidad no Ocupacional – Ley 139 – Este seguro será pagado por el empleado(a) y por el patrono. Se pagará un por ciento del sueldo devengado según determina la Ley 139. Si te incapacitaras para trabajar debido a cualquier enfermedad o accidente no ocupacional, tendrá derecho a beneficios semanales equivalentes al 65% de su salario semanal redondeado al próximo dólar, hasta un máximo de $113.00 semanales, por un período de hasta un máximo de 6 meses. No recibirás beneficios por los primeros siete (7) días de un período de incapacidad, excepto si te hospitalizaras dentro de dichos siete (7) días en cuyo caso se te pagarán beneficios desde el primer día de hospitalización. Accidentes automovilísticos estarán cubiertos por el seguro de ACAA. (Administración de Compensación por Accidentes de Automóvil). Todas las solicitudes se tramitarán por medio de la Oficina de Recursos Humanos. Tiene hasta dos (2) meses a partir del comienzo de la incapacidad para radicar una reclamación. Si se encuentra incapacitado por una enfermedad no ocupacional, [Nombre de la Compañía] le reservará el empleo bajo las siguientes condiciones: (1) si se solicita la reposición no más tarde de quince (15) días después de ser dado de alta; (2) si la solicitud se hace dentro del término de un (1) año desde la fecha de comienzo de la incapacidad; (3) si el empleado está mental y físicamente capacitado para ocupar dicho empleo al momento de solicitar la reposición; y (4) que el puesto que ocupaba exista (ya sea por estar vacante u ocupado por otro empleado(a). a. Cualquier otra deducción permitida por ley. 73

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 PROCESOS ADMINISTRATIVOS: TERMINACIÓN O RENUNCIA 74

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 TERMINACIÓN DE EMPLEO En esta parte de describe el proceso de terminación de empleo. Aquí la organización debe detallar los plazos para los procesos de despido renuncias y abandono de trabajo, requisitos particulares de comunicación ante este tema y el proceso para el último día de trabajo. Renuncias Los empleados que voluntariamente terminan su empleo con [Nombre de la Compañía] recibirán paga por todo el tiempo trabajado no pagado. Para poder recibir su cheque de liquidación deberá realizar el proceso de liquidación, que incluye el entregar, manuales, contraseñas o medios de acceso, equipos o instrumentos de trabajo y/o cualquier otro documento, información, contraseña o artículo que pertenezca a [Nombre de la Compañía]. Toda renuncia debe ser presentada al Supervisor(a) inmediato con quince (15) días de anticipación a la fecha de efectividad. Una decisión que requiera que un empleado(a) termine su trabajo involuntariamente se hará luego de habérsele realizado un análisis justo de todos los hechos. El empleado(a) recibirá pago por el tiempo trabajado no pagado. Las vacaciones se liquidarán conforme la ley aplicable a su clasificación. Se le proveerá la Hoja de Entrevista de Salida para ser cumplimentada y recibirá orientación sobre beneficios a los cuales tiene derecho luego de la terminación de su empleo (si aplica). Abandono del trabajo El ausentarse de su trabajo, durante horas laborables o antes de la hora de salida sin autorización, conlleva acción disciplinaria. Por otro lado, el ausentarse de su trabajo por más de tres (3) días consecutivos sin notificación a su Supervisor(a), se considerará como abandono de trabajo, lo que conllevará la separación de empleo. NOTA: En caso de separación involuntaria, el Supervisor(a) inmediato autorizará la hoja de asistencia y la enviará al Departamento de Nómina para el trámite correspondiente. El Departamento de Recursos Humanos, el Supervisor(a) inmediato y el empleado(a) completarán la Certificación de Cumplimiento al terminar el empleo; el empleado(a) entregará las pertenencias de la Empresa. No se entregará la liquidación al empleado(a) hasta que no haya completado el procedimiento establecido. 75

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 ENTREVISTA DE SALIDA De la organización requerir una entrevista de salida para empleados terminando su relación laboral, en esta sección se detallarán los detalles de esta. Aquí un ejemplo. Empleados que renuncien a sus puestos, se le pedirá que participen de una entrevista de salida. El propósito de esta entrevista es asegurarnos que el motivo de la renuncia no es un malentendido o una condición que pueda ser remediada, ya sea por [Nombre de la Compañía] o por el empleado(a). Estamos interesados en obtener cualquier información o recomendación que nos pueda ayudar a mejorar nuestro negocio. La entrevista de salida es un documento confidencial. 76

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 BENEFICIOS: LICENCIAS 77

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA POR VACACIONES REGULARES En esta porción del Manual se desglosará la política institucional sobre la acumulación y uso de vacaciones regulares. Los requisitos de vacaciones varían por el tipo y tamaño de la empresa. De igual manera, las organizaciones pueden determinar ofrecer un mayor número de días de vacaciones a su discreción. Se debe incluir la siguiente información: Acumulación de licencia por vacaciones En esta división de la sección de licencia por vacaciones se presentarán los requisitos para acumular vacaciones y los criterios de acumulación. Usualmente, los empleados a tiempo completo cualifican para acumular vacaciones y a estos se le otorgan una cantidad de horas predeterminadas por cada periodo de paga. De igual manera, esta cantidad de horas puede aumentar con el tiempo que la persona esté en la organización. El siguiente es un ejemplo: La Empresa concede vacaciones a base del principio de que toda persona que trabaja debe disfrutar de un periodo anual de descanso por su salud y para promover mayor eficiencia y rendimiento en sus labores a su regreso. Todos los Supervisores de departamento enviarán a la Oficina de Recursos Humanos un programa anual de las vacaciones de sus empleados. Por consiguiente, ningún empleado(a) podrá retirarse de vacaciones regulares si no tiene autorización de su Supervisor(a) inmediato y del Departamento de Recursos Humanos. El así hacerlo se considerará un abandono de trabajo y podrá ser separado de empleo permanentemente. La Empresa hará todo lo que está a su alcance por ofrecerle sus vacaciones cuando así lo haya programado, pero podremos posponer o cambiar las mismas programadas en base a las necesidades del servicio. Para acumular vacaciones durante un mes de trabajo, todo empleado(a) debe trabajar un mínimo de ciento treinta (130) horas al mes, según lo establecido en la ley. La acumulación mensual mínima es: a) Empleados contratados en o antes del 25 de enero de 2017: acumulan vacaciones de la siguiente manera: i. Deben trabajar 115 horas o más al mes para acumular 1 ¼ (1.25) días para un máximo de 15 días al año. b) Empleados contratados del 26 de enero de 2017 en adelante: acumulan vacaciones de forma escalonada de la siguiente manera: i. 1er año de servicio = medio (1/2) día por mes, para un mínimo de seis (6) días al año. ii. 2 a 4 años de servicio = tres cuartos (3/4) de día por mes, para un mínimo de nueve (9) días al año. iii. 5 a 14 años de servicio = un (1) día por mes, para un mínimo de doce (12) días al 78

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 año. iv. 15 o más años de servicio = uno y un cuarto (1 1/4) de día por mes, para un mínimo de quince (15) días anuales. Plan de vacaciones Cada departamento y/o servicio preparará un plan anual de vacaciones para conceder las mismas a los empleados de manera que no se interrumpa el funcionamiento normal de la Empresa. Las vacaciones regulares se tramitarán de acuerdo con el siguiente procedimiento: a) Cada departamento y/o servicio preparará un plan anual de vacaciones. b) Las vacaciones se programarán anualmente de acuerdo con el número de empleados(as) y a las necesidades del departamento y de la Institución. c) No se concederá vacaciones antes del año a menos que sea una emergencia y discutido y aprobado por el Departamento de Recursos Humanos. d) No se acumulará días por vacaciones mientras el empleado(a) esté disfrutando de licencia sin sueldo, si está referido a SINOT o al Fondo del Seguro del Estado o disfrutando de una licencia autorizada por ley. e) La Institución podrá suspender, posponer o cambiar las mismas de acuerdo con las necesidades del servicio. f) La Empresa no es responsable por la cancelación de pasajes y/o estadías que el empleado(a) haya pagado, sin haber tenido la autorización del Supervisor(a) y Director(a) de Recursos Humanos para el disfrute de sus vacaciones. g) Las vacaciones se le pagarán al empleado(a) al tipo de salario o jornal que estuviese devengando el empleado(a) a la fecha en que las disfruta. h) Cuando el empleado(a) no exento cese en su empleo, el patrono hará efectivo el total de vacaciones hasta entonces acumulado. El personal exento no tendrá derecho a la liquidación de vacaciones al culminar la relación de empleo, salvo y lo dispuesto por las normas de [Nombre de la Compañía] y a menos que se cumpla con los siguientes requisitos: i. cuando la terminación de la relación de empleo sea resultado de una renuncia; ii. la renuncia se notifique con quince (15) días de antelación a la fecha de efectividad); y iii. sea entregado todo el equipo, información y sea completada toda la documentación solicitada por Recursos Humanos. 79

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 i) El período probatorio del empleado(a) no tendrá el efecto de limitar la acumulación de licencia por vacaciones. Las vacaciones se comenzarán a acumular una vez se cumplan seis (6) meses en el empleo y será retroactiva a la fecha de comienzo del empleo. Empresas con 12 empleados o menos Los empleados comienzan a acumular vacaciones una vez cumplen 6 meses en el empleo, retroactivas a su fecha de comienzo. Acumulan medio (1/2) día cada mes que laboren al menos ciento treinta (130) horas. Nota: Esta excepción está disponible mientras la empresa no cuente con más de doce (12) empleados en su nómina durante más de veintiséis (26) semanas. Proceso de solicitud En esta división de la sección de licencia por vacaciones se presentará el proceso a seguir para solicitar vacaciones y los requisitos que debe satisfacer un empleado elegible para poder solicitar dichas vacaciones. A pesar de que cada organización debe tener su propio procedimiento y sus propios requisitos, el siguiente es un ejemplo de cómo se puede trabajar: a. Las vacaciones regulares deben ser solicitadas al menos con dos (2) semanas de anticipación de acuerdo al plan de vacaciones previamente establecido. b. Cumplimentar la solicitud de licencia en todas sus partes indicando los días que solicita. c. La solicitud debe estar firmada por el empleado(a), el Supervisor(a) inmediato y el Director(a) del Departamento. d. El Supervisor(a) debe verificar el balance de vacaciones regulares en el departamento de nóminas. e. Luego será autorizada por el Director(a) de Recursos Humanos. f. Completado el proceso el empleado(a) estará autorizado a disfrutar de sus vacaciones regulares. g. No se autorizará a ningún empleado(a) a disfrutar de sus vacaciones regulares si la solicitud no ha sido completada en su totalidad y si no tiene las firmas correspondientes. h. Un empleado(a) que se encuentra disfrutando de licencia de vacaciones no deberá comparecer a la Institución durante las horas en que no esté brindando servicio, salvo para alguna gestión oficial. 80

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA POR ENFERMEDAD En esta porción se cubren los aspectos relacionados con la acumulación y uso de licencia por enfermedad. A pesar de que el beneficio a días por enfermedad es otorgado por ley, las provisiones exactas de cada organización pueden cambiar. Acumulación de licencia de enfermedad Los términos de acumulación de días de enfermedad son provistos por Ley dependiendo de cuando comenzó a trabajar el empleado y el tipo o tamaño de compañía. A pesar de que las organizaciones no pueden proveer beneficios menores a los establecido por ley, si pueden ofrecer un número mayor. Un ejemplo de que se debe incluir en esta sección es el siguiente: Para acumular licencia por enfermedad durante un mes de trabajo, todo empleado debe trabajar un mínimo de ciento treinta (130) horas al mes, según lo establecido en la ley. La acumulación será la siguiente: 1. Empleados contratados en o antes del 25 de enero de 2017 – acumularán uno y un cuarto (1 ¼) de día por mes, para un total de quince (15) días anuales. 2. Empleados contratados del 26 de enero de 2017 en adelante – acumularán un (1) día por mes, para un total máximo de doce (12) días anuales. La licencia por enfermedad se puede acumular para los años sucesivos hasta un máximo de quince (15) días. Del empleado terminar su relación de empleado, no recibirá liquidación alguna por licencia por enfermedad acumulada y no utilizada. El empleado(a) en periodo probatorio acumulará días por enfermedad y podrá utilizar los mismos cuando esté enfermo. Salvo en caso de fuerza mayor el empleado(a) deberá notificar a su SUPERVISOR(A) INMEDIATO de su enfermedad por lo menos con cuatro (4) horas de anticipación. Si su ausencia es debido a una emergencia debe comunicarse con su Supervisor(a) no más tarde del mismo día de su emergencia, explicando la razón de la misma y la fecha en que podrá regresar a trabajar. Esta comunicación debe ser efectuada por el mismo empleado, y no mediante terceros. De no cumplir con este requisito la ausencia se considerará como una no autorizada y se ajustará a licencia sin sueldo. Empresas con 12 empleados o menos Los empleados comienzan a acumular enfermedad una vez cumplen 6 meses en el empleo, retroactivas a su fecha de comienzo. Acumulan un (1) día de licencia por enfermedad cada mes que laboren al menos ciento treinta (130) horas. Nota: Esta excepción está disponible mientras la empresa no cuente con más de doce (12) empleados en su nómina durante más de veintiséis (26) semanas. 81

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 Licencia de enfermedad para cuido de un familiar En esta sección se incluye información de la utilización de lo días de enfermedad para el cuidado de familiares. Se debe incluir limite de días y si hay algún requisito o provisión especial. Ejemplo: Los empleados(as) no exentos podrán disponer de los días acumulados por concepto de la licencia por enfermedad, hasta un máximo de cinco (5) días al año, siempre que mantenga en su licencia de enfermedad un exceso de cinco (5) días, para atender: 1) El cuidado y atención por razón de enfermedad de sus hijos o hijas, su cónyuge, su madre o su padre; 2) El cuidado y atención por razón de enfermedad de menores, personas de edad avanzada o con impedimentos sobre las cuales tenga custodia o tutela legal. Licencia por enfermedad catastrófica En esta sección se explica el beneficio de enfermedad catastrófica según aplique a su organización aquí un ejemplo de la información que se puede presentar. En algunos casos, nuestro personal podría tener derecho a una licencia de enfermedad adicional de hasta seis (6) días adicionales con paga si sufren de una condición catalogada como catastrófica por el Departamento de Salud. Esta licencia de seis (6) días se concede por año natural y no se acumula para años posteriores. Las enfermedades que se consideran “catastróficas” son aquellas identificadas en la Cubierta Especial de la Administración de Seguros de Salud de Puerto Rico (la “ASES”). Al presente incluyen las siguientes: (1) Síndrome de Inmunodeficiencia Adquirida (SIDA); (2) Tuberculosis; (3) Lepra; (4) Lupus; (5) Fibrosis Quística; (6) Cáncer; (7) Hemofilia; (8) Anemia Aplástica; (9) Artritis Reumatoide; (10) Autismo; (11) Post Trasplante de Órganos; (12) Esclerodermia; (13) Esclerosis Múltiple; (14) Esclerosis Lateral Amiotrófica (ALS); y (15) Enfermedad Renal Crónica en los niveles 3,4 y 5. Esta lista puede ser enmendada por el Departamento de Salud. Los requisitos para ser acreedor a esta licencia son los siguientes: a) Ser empleado regular o temporero. b) Haber trabajado doce (12) meses o más para la compañía. c) Cumplir con un promedio de ciento treinta (130) horas al mes en los últimos doce (12) meses de empleo. No incluye empleados a tiempo parcial. d) Entregar una certificación médica donde se certifique padecer una condición catalogada como catastrófica por el Departamento de Salud y que el empleado continúa recibiendo tratamiento médico para dicha enfermedad. 82

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 e) Haber agotado su licencia por enfermedad. f) Esta licencia no es transferible, es para enfermedades del propio empleado y no de familiares y no tiene que liquidarse en caso de que la relación de empleo culmine. Esta licencia puede ser utilizada mediante horario fraccionado, flexible o intermitente. 83

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA POR SERVICIO DE JURADO Estas provisiones son determinadas por ley para expresar el derecho a tiempo libre de ser llamado a ser jurado. Ejemplo: • A partir del 25 de marzo de 2004, todo empleado(a) regular que tenga que ausentarse de su trabajo para servir como jurado en los tribunales locales del Estado Libre Asociado de Puerto Rico tendrá derecho a una licencia con paga por un período máximo de quince (15) días laborables. • Transcurrido el término de quince (15) días laborables, el empleado(a), a su discreción, podrá cargar el tiempo que se ausente para servir como jurado a su licencia regular de vacaciones. • Para ser acreedor de dicha licencia, el empleado(a) deberá notificar por escrito a [Nombre de la Compañía] con cinco (5) días de antelación a la fecha para la cual el prospecto jurado fue citado. En el caso de que el empleado(a) reciba la comunicación con menos de cinco (5) días de anticipación deberá entonces notificar por escrito el mismo día en que reciba la citación, acompañando copia del sobre en que recibió la citación de donde surja el matasello del correo. • Asimismo, para ser acreedor a dicha licencia, el empleado(a) deberá presentar evidencia de donde surja que en efecto compareció al Tribunal para servir como jurado. • Del empleado(a) no ser seleccionado para servir como jurado o participar en un procedimiento de desinsaculación o sea relevado por el Tribunal, deberá presentarse en esa misma fecha a trabajar siempre y cuando la hora de culminación de su servicio esté comprendida dentro de su jornada regular de trabajo. • Para tener derecho a reinstalación, aquellos empleados citados formalmente por el Tribunal, una vez sean relevados del servicio activo de jurado, deberán comparecer a su lugar de trabajo dentro del mismo día laborable en que fueron excusados, siempre y cuando la hora de culminación de su servicio esté comprendida dentro de su jornada regular de trabajo. • Esta licencia no será aplicable a empleados que no sean citados formalmente por el Tribunal ni tampoco a los que voluntariamente comparezcan al servicio activo de jurado. 84

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA PARA TESTIFICAR EN CASO CRIMINAL Cada organización debe establecer su propia política ante este tipo de situaciones según lo requerido por ley. A continuación, se presentará un ejemplo. Un empleado(a) que sea citado como testigo en un juicio de carácter criminal o de un caso donde estén envueltos menores que hayan cometido faltas, se le garantizará el tiempo libre. La acumulación de vacaciones y licencia por enfermedad no se afectaría durante el tiempo que el empleado(a) sea citado como testigo. Al empleado(a) no se le descontará el tiempo, siempre y cuando presente evidencia pertinente. 85

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA MILITAR SIN SUELDO Cabe destacar que este tipo de licencia no es opcional y que, por ley, una persona militar que entre en servicio activo tiene derecho a que se reinstituya en el trabajo luego de su servicio. Aquí un ejemplo de una política de este tipo. Un empleado(a) regular a tiempo completo que tuviera que ingresar al servicio militar activo de los Estados Unidos por un período de hasta cinco (5) años, se le garantiza el derecho de ser reinstalado disponiendo que: 1. El empleado(a) ingresa al servicio dentro de un tiempo razonable luego de haber dejado la Institución (usualmente 30 días). 2. El empleado(a) no trabaja en ningún otro lugar durante el tiempo que dejó la Institución e ingresa al servicio activo. 3. El empleado(a) notifica a la Institución su interés de regresar a sus labores nuevamente dentro de los noventa (90) días después de terminar de cumplir su servicio. Para solicitar esta licencia, el empleado(a) deberá cumplimentar la solicitud con un (1) mes de anticipación a la fecha en que comienza la misma o tan pronto sea posible. Dicha solicitud deberá ser aprobada por el (la) Supervisor (a) del Departamento y el (la) Director (a) de la División. La solicitud de licencia, acompañada por copia oficial de la orden militar, deberá enviarse al (la) Director (a) de Recursos Humanos para aprobación final. El empleado no acumulará licencia por enfermedad, ni de vacaciones durante esta licencia. Por tanto, durante el tiempo que esté activo se le cancelará el beneficio de plan médico y seguro de vida. Una vez se reintegre a su empleo, se le reinstalarán ambos beneficios. Un empleado(a) que esté en reserva activa o guardia nacional y es llamado a servir un tiempo activo temporero, tendrá el tiempo que necesita para cumplir con su obligación militar y podrá hacer uso de su licencia de vacaciones acumuladas si así lo desea. 86

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA POR MATERNIDAD Y ADOPCIÓN En esta sección se desglosa la política de licencia por maternidad y paternidad de la compañía, la cual debe seguir lo establecido por ley. La organización puede determinar cómo presentar esta información de manera tal que represente su cultura organizacional; sin embargo, se deben cumplir con los requisitos legales. Por ejemplo: La licencia de maternidad confiere a las empleadas derecho a un descanso con paga a sueldo completo de cuatro (4) semanas antes del alumbramiento y cuatro (4) semanas después. Tiene la opción de trabajar hasta el día antes de su alumbramiento, y extender las semanas posteriores al parto, siempre y cuando se presente una certificación médica indicativa de que está en condiciones de trabajar. En caso de que sobrevenga alguna complicación postnatal que le impida trabajar por un término que exceda de esas cuatro (4) semanas a partir del día del alumbramiento, se podrá extender su licencia por maternidad hasta doce (12) semanas sin sueldo adicional, siempre y cuando medie evidencia médica a tales efectos. En este caso podrá acogerse al seguro de Incapacidad No Ocupacional (SINOT) y se le reservará su empleo. La empleada puede reintegrarse a su trabajo después de las primeras dos (2) semanas de descanso postparto, siempre y cuando presente certificado médico indicativo que está en condiciones de trabajar. En este caso, se considerará que la empleada renuncia a las otras semanas de descanso postnatal a que tiene derecho. Para empleadas a tiempo parcial, la licencia será por ocho (8) semanas, pero su paga será en proporción a su salario y jornada. Mientras se disfruta de licencia por maternidad, no se acumula licencia por concepto de vacaciones y enfermedad. Tan pronto la empleada tenga conocimiento de que está embarazada, deberá entregar un certificado médico notificando la fecha probable de parto, para así poder planificar el servicio a paciente. Adopción Las provisiones para licencias por adopción son diferentes a las provisiones por licencia de maternidad regular. Se debe consultar la ley al momento de redactar esta porción para notar las diferencias entre beneficios. Por ejemplo: Toda empleada que adopte un menor de edad, preescolar, entiéndase, un menor de cinco (5) años o menor que no esté matriculado en una institución escolar, tendrá derecho a los mismos beneficios de licencia de maternidad que goza la empleada que da a luz. La licencia empezará a contar a partir de la fecha en que reciba al menor en el núcleo familiar. Para reclamar este derecho, la empleada debe haber notificado al patrono por lo menos treinta (30) días de anticipación sobre su intención de adoptar a un menor. Deberá someter evidencia acreditativa de los procedimientos de la adopción expedida por el organismo competente. 87

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA POR PERÍODO DE LACTANCIA O EXTRACCIÓN DE LECHE MATERNA En esta porción del Manual se desglosará la política institucional sobre las licencias de lactancia. Esta licencia es requisito por Ley. A continuación, un ejemplo de que debe incluir la política. Mediante esta licencia, las empleadas que laboren a tiempo completo tendrán derecho a utilizar una (1) hora para lactar o extraerse la leche materna. Dicho periodo podrá dividirse en dos (2) periodos de treinta (30) minutos o tres (3) periodos de veinte (20) minutos. Las madres obreras que tengan una jornada parcial, tendrán derecho a un periodo de treinta (30) minutos por cada cuatro (4) horas consecutivas de trabajo. Esta licencia se extiende por un periodo de doce (12) meses a partir del reingreso a sus funciones luego de su licencia por maternidad. 88

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA MÉDICA FAMILIAR La licencia médica familiar es un beneficio provisto por ley para el cuido de familiares enfermos. En esta porción se deben detallar los beneficios disponibles para los empleados y los procesos para disfrutar de tales beneficios. Por ejemplo: Se le otorgará al empleado(a), con solicitud previa, una licencia sin sueldo de hasta doce (12) semanas en un período de doce (12) meses y si ha trabajado 1,250 horas por las siguientes razones: • Para cuidar a un(a) hijo(a) recién nacido(a), tramitar adopción, crianza o colocación para cuido de un(a) hijo(a). • Para establecer lazos afectivos con un niño (la licencia debe ser tomada dentro del primer año del nacimiento o la colocación del niño). • Para cuidar al cónyuge del empleado(a), hijo(a), madre o padre que tenga un problema de salud serio que califique. • Debido a un problema de salud serio del mismo empleado que califique y que resulte en que el empleado no pueda realizar su trabajo. Las condiciones de salud serias más comunes que califican para la ausencia de la FMLA son: 1) condiciones que requieran pasar la noche en un hospital o en otro establecimiento de atención médica; 2) condiciones que lo incapacitan a usted o a un miembro de su familia por más de tres (3) días consecutivos y que reciba tratamiento médico continuo (ya sean varias citas médicas con un proveedor de atención médica o sólo una cita médica y atención de seguimiento); 3) condiciones crónicas que causen que durante períodos ocasionales usted o su familiar estén incapacitados y requieran tratamiento médico de un proveedor de atención médica por lo menos dos veces al año; y 4) embarazo. • Para cuido de militar o veterano(a), que sea cónyuge, hijo(a), padre o madre, que se encuentra bajo tratamiento médico, recuperación, terapia, bajo tratamiento ambulatorio o en la lista de retiro por incapacidad temporera. • Para cuido de militar o veterano(a), que sea cónyuge, hijo(a), padre o madre debido a una lesión o enfermedad seria incurrida en el servicio activo o agravada mientras el (la) militar se encuentra en servicio activo. En estos casos, la licencia puede extenderse hasta veintiséis (26) semanas en un período único de doce (12) meses. 89

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 • En caso de familiares con miembros que hayan sido activados por la Reserva o la Guardia Nacional en operaciones contingentes a la milicia podrá disfrutar de la licencia si se suscita un evento catastrófico conforme a los definidos en la ley y su reglamento. • Por exigencias que califiquen relacionadas con el despliegue de un miembro de las fuerzas armadas que sea cónyuge del empleado, hijo o padre Para ser acreedor a esta licencia, tiene que proporcionarle a [Nombre de la Compañía] un aviso correspondiente. Cuando la necesidad de la licencia sea previsible, se debe notificar con treinta (30) días de anticipación. Si es debido a una emergencia, debe notificarlo a la mayor brevedad posible. Es obligación del empleado(a) brindar a [Nombre de la Compañía] una certificación médica y suficiente información para que se esté al tanto de que podría cualificar para esta licencia, incluyendo información sobre la condición y el diagnóstico. Además, debe mantenerse en comunicación continua con [Nombre de la Compañía] y proveer recertificaciones periódicas que respalden la necesidad de continuar disfrutando la licencia y/o su intención de regresar al trabajo. La certificación médica del empleado(a) o su familiar tiene que incluir alguna información específica, incluyendo: • información del médico; • cuando empezó la condición de salud seria; • cuánto se espera que dure la condición; • hechos médicos correspondientes sobre la condición (que puede incluir información sobre síntomas, hospitalización, visitas médicas y derivaciones para tratamiento); • si no puede trabajar o si un familiar necesita cuidado; y • si necesita ausentarse de forma continua o intermitentemente. Si necesita tomar la ausencia de forma intermitente, la certificación debe incluir un estimado de cuánto tiempo necesitará para cada ausencia, con qué frecuencia estará ausente e información que establezca la necesidad médica para tomar dicha ausencia intermitente. No proveer la información o proveerla de manera incompleta puede evitar que tenga derecho a esta licencia. Si es elegible a otras licencias con paga, se agotará concurrentemente. 90

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIAS POR ACCIDENTES EN EL TRABAJO (FSE) Aquí se detallan las políticas para licencias por accidentes, particularmente a las disposiciones para períodos de descanso establecidos por el Fondo del Seguro del Estado. Por ejemplo: Cualquier empleado(a) que sufra un accidente durante horas de trabajo, deberá reportarlo inmediatamente al Supervisor(a) o Supervisor(a) General para que éste complete el reporte de incidente y lo refiera al Fondo del Seguro del Estado a través de la Oficina de Recursos Humanos. Personal de la oficina de Recursos Humanos, le llenará el “Informe Patronal” (Informe de Accidente de Trabajo). La no notificación inmediata a su Supervisor(a), puede resultar en la pérdida de beneficios. El empleado que sea retirado en descanso deberá hacer uso de una licencia sin sueldo durante este periodo. No se aceptará en el trabajo a ningún empleado que el Fondo del Seguro del Estado haya puesto en descanso. Para ser aceptado a trabajar, deberá presentar informe certificado por el médico del Fondo, indicativo de que el empleado está en condiciones de regresar a su empleo y que no sufra lesiones que le impidan realizar su trabajo de forma segura. Además, debe cumplir con todos los requisitos establecidos por ley. 91

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA DEPORTIVA ESPECIAL Estas licencias aplican particularmente a eventos deportivos donde se estará representado al país como parte del equipo nacional. Un ejemplo de esta política es el siguiente. Todo empleado(a) que represente al país en eventos deportivos certificados por el Comité Olímpico de Puerto Rico, tales como Juegos Olímpicos, Juegos Panamericanos, Juegos Centroamericanos o Campeonatos Mundiales o Regionales tendrá derecho a disfrutar de una licencia de treinta (30) días anuales. La misma puede extenderse hasta cuarenta y cinco (45) días. Esta licencia es sin paga, pero el empleado(a) puede utilizar sus días de vacaciones regulares acumulados sin perder su antigüedad. 92

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA POR FUNERAL O DUELO Cada compañía debe establecer su postura ante la licencia por funeral o duelo. Un ejemplo de esta política es el siguiente. Si eres empleado(a) regular a tiempo completo de [Nombre de la Compañía], podrías tener derecho a un máximo de dos (2) días laborables con paga, como licencia por funeral, en el caso de muerte de familia legal inmediata (padre, madre, hijo (a), hermano (a), cónyuge legal, abuelo (a) y suegro (a). En caso de que el duelo ocurra durante la vigencia de una licencia previamente aprobada al empleado (ej. vacaciones, enfermedad, licencia médica familiar, maternidad), se perderá este derecho. Tampoco tendrá derecho el empleado a la licencia cuando coincida con días libres del empleado(a). Deberá presentar copia del certificado de defunción o evidencia de la asistencia al sepelio para poder acogerse a este beneficio. Este beneficio aplica posterior a haber aprobado el periodo probatorio. 93

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 LICENCIA POR ELECCIONES Todo empleado tiene derecho a tiempo suficiente para ejercer su derecho al voto en procesos eleccionarios oficiales. En esta porción se describen los arreglos que hace la compañía durante estos periodos. Un ejemplo de una política para este tipo de licencias es el siguiente. Cada cuatro (4) años el Gobierno de Puerto Rico decreta un día para que los ciudadanos puedan ejercer su derecho al voto. [Nombre de la Compañía] concede tiempo suficiente para que todo el personal asignado en turno ese día, y que así lo desee, pueda ejercer este derecho. 94

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 REINSTALACIÓN DESPUÉS DE UNA LICENCIA En esta sección del manual se presentan las estipulaciones para ser reinstalado luego de una licencia. A continuación, un ejemplo. Si usted como empleado(a) no cumple con las normas y procedimientos indicados para las diferentes licencias; o no se presenta a trabajar a la finalización del periodo aprobado de la licencia, incluyendo la de vacaciones y enfermedad; o no solicita y obtiene previamente la aprobación de la organización para la extensión de tiempo antes de que termine la licencia, se considerará como que usted ha renunciado voluntariamente a su empleo por lo que podrá ser separado del mismo. Si un empleado(a) utiliza la licencia que se le haya aprobado para fines no compatibles con la solicitud de esta, estará sujeto a acción disciplinaria que incluye la separación permanente en su empleo. Esto incluye aceptar otros trabajos, trabajar por cuenta propia, dedicarse a actividades que puedan estar en conflicto con los propósitos de la licencia que esté disfrutando o que puedan afectar la condición del empleado(a) impidiendo su regreso al trabajo en la fecha convenida. De ser una actividad recomendada por un médico o psicólogo, la misma deberá ser certificada por éste y notificada por escrito a [Nombre de la Compañía] antes del comienzo de la actividad. 95

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 BENEFICIOS: SEGUROS 96

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 SEGURO SOCIAL CHOFERIL De la organización contar con choferes u otros empleados que necesiten conducir un vehículo de motor como parte de sus tareas, se debe mantener una póliza de seguro social choferil. Se debe describir su aplicabilidad en esta sección. Por ejemplo: Los empleados de [Nombre de la Compañía] están cubiertos por el Seguro Choferíl. Mediante unas nuevas disposiciones de ley, tendrán derecho a un período de reserva de empleo. Esta obligación de reservar el empleo que desempeña el trabajador al momento de comenzar la incapacidad y a reinstalarlo en el mismo, está sujeto a: - Que el trabajador requiera al patrono la reposición en el empleo dentro del término de treinta (30) días laborables contados a partir de la fecha en que es dado de alta, siempre que dicha petición no se haga después de transcurrido un año desde la fecha de incapacidad. - Que el trabajador esté mental y físicamente capacitado para ocupar dicho empleo en el momento en que solicite la reinstalación. - Que el empleo subsista al momento en que el trabajador solicite la reinstalación. 97

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 SINOT El seguro por Incapacidad No Ocupacional Temporal (SINOT) es un beneficio por incapacidad otorgado por ley a empleados. En esta sección se describe brevemente el beneficio y el proceso de solicitud para poder disfrutar de los beneficios. Por ejemplo: SINOT pagará beneficios a aquellos empleados que han perdido ingresos como consecuencia de incapacidad debido a enfermedad o accidentes no relacionados con el empleo ni con un accidente de automóvil. Toda solicitud se tramitará por medio del Departamento de Recursos Humanos. Tiene hasta dos (2) meses a partir del comienzo de la incapacidad, para radicar una reclamación. [Nombre de la Compañía] le reservará el empleo bajo las siguientes condiciones: ▪ Que solicite la reposición no más tarde de 15 días después que sea dado de alta; ▪ La solicitud se haga dentro del término de un (1) año a partir del accidente o enfermedad; ▪ Que el puesto que ocupaba exista (ya sea por estar vacante u ocupado por otro empleado). 98

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 ADMINISTRACION DE COMPENSACION POR ACCIDENTES AUTOMOVILISTICOS (ACAA) La Administración de Compensación por Accidentes Automovilísticos (ACAA) ofrece beneficios por incapacidad ante un accidente automovilístico. A base de esto, las organizaciones deben establecer posturas de cómo manejar estos períodos de incapacidad según lo determina la ley. Por ejemplo: El empleado(a) que tenga un accidente de auto, le informará al Supervisor(a) su incapacidad lo antes posible; luego de haber notificado previamente a ACCA. Tan pronto el Supervisor(a) tenga conocimiento del accidente lo va a informar al Departamento de Recursos Humanos. Esta licencia es sin sueldo y el empleado(a) tiene derecho a agotar sus días por enfermedad acumulados. Mediante esta ley cualquier empleado(a) que sufra un accidente en un vehículo de motor tendrá derecho a que el patrono le reserve el empleo hasta un periodo de un (1) año luego de la incapacidad. Una vez el empleado(a) sea dado de alta la solicitud de reinstalación debe ser dentro de los quince (15) días del alta, pero no después de los seis (6) meses de la incapacidad. 99

Recinto Universitario de Mayagüez Edificio de Administración de Empresas Mayagüez PR, 00682 BENEFICIOS: BENEFICIOS ADICIONALES 100