Manual de Qualidade WeCreateYou 2011Orlanda Barbosa & Soraia Gonçalves – Engenharia de Serviços e Gestão, Lda Vila Nova de Gaia Novembro de 2011
Conteúdo 2Conteúdo ................................................................................................................................... 21. Enquadramento do documento e caracterização da entidade............................................. 5 1.1. Enquadramento do Manual de Qualidade da Actividade Formativa ............................. 5 1.2. Caracterização da WeCreateYou................................................................................. 51.2.1. Dados Gerais da Empresa........................................................................................... 51.2.2. Identificação das Promotoras....................................................................................... 61.2.3. A WeCreateYou........................................................................................................... 81.2.4. Áreas de intervenção ................................................................................................... 91.2.5. Descrição da actividade formativa ..............................................................................11a) Destinatários preferenciais ....................................................................................................11b) Áreas de educação e Formação..............................................................................................12c) Formas de organização da formação.......................................................................................12d) Visão Operativa da Estratégia ................................................................................................13e) Objectivos Estratégicos: ........................................................................................................13f) Estrutura funcional ...............................................................................................................13g) Descrição de Espaços ............................................................................................................22h) Política de Qualidade da WeCreateYou ...................................................................................232. Identificação dos processos da actividade formativa..........................................................253. Caracterização dos processos da actividade formativa......................................................27 3.1. P1 Planeamento .........................................................................................................27 3.2. P2 Concepção ............................................................................................................37 3.3. P3 Desenvolvimento ...................................................................................................463.3.1. Promoção e Divulgação..............................................................................................463.3.2. Selecção.....................................................................................................................473.3.3. Organização ...............................................................................................................493.3.4. Execução....................................................................................................................50 3.4. P4 Gestão de Informação ...........................................................................................51a) Recepção da documentação ..................................................................................................53b) Registo da Formação Realizada ..............................................................................................53c) Estatística da acção de formação............................................................................................54d) Certificados para os formandos..............................................................................................54e) Arquivo dos Registos e documentação de Formação ................................................................55f) Envio de documentação ........................................................................................................56 3.5. P5 Acompanhamento e Avaliação ..............................................................................563.5.1. Acompanhamento.......................................................................................................573.5.2. Avaliação ....................................................................................................................59 3.6. P6 Elaboração e Controlo Documental .......................................................................633.6.1. Objectivo e âmbito ......................................................................................................643.6.2. Responsabilidade .......................................................................................................64Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
3.6.3. Tipologias de documentos ..........................................................................................643.6.4. Codificação dos documentos ......................................................................................653.6.5. Referenciação dos documentos..................................................................................663.6.6. Elaboração, revisão, verificação e validação de documentos .....................................674. Referências Bibliográficas..................................................................................................67Figura 1 - Valores da WeCreateYou .......................................................................................... 9 3Figura 2 - Organigrama da WeCreateYou.................................................................................14Figura 3 - Organigrama da equipa de formação........................................................................17Figura 4 - Mapa dos processos da actividade formativa............................................................26Figura 5 - Processo 1 - Planeamento........................................................................................28Figura 6 - Diagnóstico Trianual .................................................................................................29Figura 7 - Diagnóstico Anual .....................................................................................................30Figura 8 - Constituição dos Planos de Formação......................................................................31Figura 9 - Etapas do Planeamento............................................................................................36Figura 10 - Processo 2 - Concepção.........................................................................................37Figura 11 - Esquema da etapa Análise e Identificação de Competências .................................38Figura 12 - Definição de Objectivos de Aprendizagem..............................................................39Figura 13 - Identificação e Aplicação de Estratégias de Aprendizagem ....................................41Figura 14 - Tipos de avaliação ..................................................................................................44Figura 15 - Processo 3 - Desenvolvimento................................................................................46Figura 16 - Processo 4 - Gestão de Informação........................................................................52Figura 17 - Processo 5 - Acompanhamento e Avaliação...........................................................57Tabela 1 - Consultores e Formadores e respectivas áreas de conhecimento ...........................22Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
4Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
1. Enquadramento do documento e caracterização da entidade 5 1.1.Enquadramento do Manual de Qualidade da Actividade FormativaO Manual de Qualidade da Actividade Formativa vem constituir um guia de orientação para a actividadeformativa. Sistematizar processos e procedimentos, para a prossecução dos objectivos da organização,com vista a estabelecer uma política de elevado nível de qualidade de serviço, cumprindo os níveis deeficácia, eficiência e satisfação dos stakeholders. Desta feita, uniformizam-se processos, permitindo aalocação de recursos internos e externos necessários, dando conhecimento dos mesmos a toda aequipa. Estes processos internos de desenvolvimento da formação ficam assim incorporados naactividade regular da entidade formadora, estando definidos numa perspectiva operacional, técnica emetodológica. Levando ainda a uma actuação com total orientação ao cliente, satisfazendonecessidades e superando expectativas, com foco na constante melhoria contínua.1.2.Caracterização da WeCreateYou1.2.1. Dados Gerais da Empresa Designação Social: Orlanda Barbosa & Soraia Gonçalves – Engenharia de Serviços e Gestão, Lda Designação Comercial: WeCreateYou – Services Engineering and Management Sede: Centro de Incubação Inova.Gaia – Av. Manuel Violas, 476 Sala 1 4410-136 São Félix da Marinha, Vila Nova de Gaia, Portugal NIPC: 509779204 Telefone: 227334140 Email: [email protected] Website: www.wecreateyou.biz Facebook: http://www.facebook.com/WeCreateYou Data de Constituição: 23 de Fevereiro de 2011 Data de Início de Actividade: 23 de Fevereiro de 2011 Forma Jurídica: Sociedade por Quotas Capital Social: 5000,00€ Principais Accionistas: Orlanda Barbosa e Soraia Gonçalves. CAE - Principal: 74900 - Actividades de consultoria, científicas, técnicas e similares, n. e. CAE - Secundário: 85591 - Formação Profissional Descrição Sumária da Actividade Principal: o Serviço de Consultoria em Gestão e Engenharia, com a adaptação de ferramentas e metodologias da Engenharia de Serviços e Gestão e da Criatividade. o Serviço de formação profissional especializada, financiada e não financiada.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
1.2.2. Identificação das Promotoras 6Nome: Maria Orlanda Fernandes Barbosa de ResendeIdade: 40 anosFormação académica: - Mestrado em Engenharia de Serviços e Gestão, pela Faculdade deEngenharia da Universidade do Porto; - Licenciatura em Engenharia de Sistemas e Informática pelaUniversidade do MinhoTelemóvel: 936035618Email: [email protected]: Soraia Teresa Rodrigues de Oliveira GonçalvesIdade: 26 anosFormação académica: - Mestrado em Engenharia de Serviços e Gestão, pela Faculdade deEngenharia da Universidade do Porto; - Licenciatura em Ciência da Informação pelas Faculdades de Letras e Engenharia da Universidade do Porto.Telemóvel: 936035617Email: [email protected] vez que a empresa está a passar pela sua primeira primavera, realça-se neste ponto a experiênciavivenciada herdada de cada elemento da equipa dos vários locais por onde passaram:- Sócios-gerentes com larga experiência e conhecimento industrial em vários sectores, serviços ecomércio, com formação académica (ao nível de formação de base em Sistemas de Informação, Gestãode Informação e Engenharia de Sistemas e Informática), competências em formação e Mestrado emService Science and Management Engineering; especialização - ao nível do conceito de criatividade einovação, CRM e modelação de processos.Experiência em consultoria e formação em diversas indústrias e serviços; coordenação de projectos;know how multidisciplinar; formação distinta e complementar entre as promotoras; dinamismo efacilidade de comunicação; vontade de transmissão e partilha de conhecimento; facilidade demanuseamento com as novas tecnologias de informação e comunicação, nomeadamente socialnetworks; capacidade de organização; capacidade de trabalhar em equipa e em ambientes multi-culturais.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Assim, a equipa afecta à Gestão de Formação é uma equipa multidisciplinar, de habilitações literárias de 7nível de Mestrado, com distintos, mas complementares, percursos profissionais: Formação académica: Mestrado em Engenharia de Serviços e Gestão, pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto; Licenciatura em Engenharia de Sistemas e Informática pela Universidade do Minho Formação académica: Mestrado em Engenharia de Serviços e Gestão, pela Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto; Licenciatura em Ciência da Informação pelas Faculdades de Letras e Engenharia da Universidade do Porto.Na experiência profissional de realçar: Experiência de 11 anos de Coordenação de Projectos de Formação: PESSOA, POEFDS, com treze pedidos concedidos e taxas de execução física e financeira muito perto dos 100% (acumulando no POEFDS (2001 a 2006 - 2.412 formandos, volume: 134.848 h e gestão de financiamento público em 952.941,03 €). Candidatura e Gestão do projecto INOV-JOVEM “Formação e Estágios em PME”, resultando na participação de 74 jovens num volume de formação de 132.385 h e um financiamento de 1.092.748,76 €. Participação no Projecto “PME-TIC”, no âmbito do POEFDS, com a execução em duas vertentes: Vertente de Formação, num total de 2519 formandos e 43037h de formação e 318.190 €; vertente de consultoria, em 290 empresas num total de 43086 horas. Já no âmbito do POPH, entre 2008 e 2010, com taxa de execução física média de 90% projectos de formação que contemplaram 2.2044 formandos num Volume de Formação de 60.874 h e Financiamento Público - 422.853,49 €. Gestão do Programa de formação dos activos Internos. Elaboração de Diagnósticos de Necessidades de Formação. Experiência de coordenação de projectos transnacionais. Consultora em Engenharia de Serviços. Experiência de Gestão de Recursos Humanos. Formadora Certificada. Consultora Qualificada para Formação-Acção. Experiência profissional enquanto Consultora em Tecnologias de Informação e Comunicação. Acompanhamento de PME e Grandes Empresas na reformulação dos seus processos internos, através da introdução das novas TIC, com vista à desmaterialização. Desenho, organização, gestão, execução e avaliação de sessões de formação Teóricas, Práticas e Teórico-Práticas. Desenho, organização, gestão, execução e avaliação de Workshops intra e inter-empresas. Acompanhamento posterior às sessões de formação e workshops, presencial e não presencial a PME e Grandes Empresas. Desenvolvimento, desenho e execução de entrevistas e questionários para identificação de necessidades.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Forte conhecimento em e-government, com maior especialização no novo processo de e- 8 procurement da Administração Pública, quer do lado desta enquanto comprador, quer do lado do operador económico. Forte conhecimento de TIC em geral, com especial enfoque nas ferramentas de apoio à desmaterialização dos processos de trabalho. Ferramentas como Plataformas Electrónicas de Contratação Pública, Gestão documental, Customer Relationship Management, entre outras.A formação e a consultoria permitiram, ao longo dos anos, apurar as necessidades do tecido empresarialenvolvente, sistematizado nos Diagnósticos de necessidades realizados regularmente. 1.2.3. A WeCreateYouA WeCreateYou assenta as suas acções no desenvolvimento de competências para conceber, desenhar,implementar e operar sistemas de prestação de serviços assentes em tecnologias, em qualquer sectorde actividade, incluindo o próprio sector industrial. Suportando-se em metodologias e ferramentasadaptadas da Engenharia de Serviços e Gestão, criando momentos propícios à geração de novas ideias,incentivando e catalisando a co-criação e a inovação.A sua metodologia prevê a especificação do problema, a definição e criação da equipa de trabalho daempresa, a preparação e transformação do ambiente de trabalho, desenho e gestão do projecto.Permitir a intersecção, momento de criatividade máxima, que só se consegue juntando especialistas emmais de uma disciplina, emprestando o olhar específico de um campo para resolver o problema deoutro. O primeiro passo consiste na elaboração de um diagnóstico de necessidades, podendo assimconstruir uma oferta integrada de consultoria e formação aos diversos quadros, totalmentecustomizada.A WeCreateYou contempla como resultados para o seu cliente:- a antevisão de necessidades de mercado,- melhoria de processos,- posicionamento e aumento de competitividade,- desenho de serviços;- internacionalização;- formação, melhoria e validação de competências.A WeCreateYou pretende:- Apoiar ao nível da Consultoria de Gestão;- Apoiar na Gestão do processo criativo – desenvolvimento de novos produtos/serviços;- Levar a criatividade às empresas/organizações;Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
- Ser Arquitecta de experiências: Criar espaços de interacção, de vivência dentro da organização - a 9equipa da WeCreateYou prepara o espaço/ambiente na empresa;- Estimular e melhorar as relações inter-pessoais e comunicação;- Adequar a(s) melhor(es) técnica(s) a serem aplicadas;- Acompanhar e implementar o processo;- Estimular os colaboradores a partilharem as ideias com vista ao aumento da produtividade ediminuição do desperdício;- Diagnosticar, desenvolver, desenhar, executar e avaliar programas de formação customizados.Os principais valores promovidos pela WeCreateYou e sobre os quais se rege apresentam-se de seguida:Figura 1 - Valores da WeCreateYou 1.2.4. Áreas de intervençãoA WeCreateYou, com a sua oferta integrada, inter, trans e multidisplinar, intervém ao nível dos váriosprocessos das organizações clientes. Sendo o seu enfoque nas seguintes áreas: - Gestão e Melhoria de processos: Mapear para conhecimento dos processos pela organização,Optimizar vários processos transversais à organização, Diminuir tempos e desperdícios para o aumentoda produtividade, Desenvolver competitividade para o melhor posicionamento no mercado.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
- Desenvolvimento e Desenho de Serviços/Produtos: Criação e Gestão do processo criativo, 10Sistematizar o processo de criação de novos produtos, Apoiar o desenvolvimento e desenho de novosserviços/produtos, Estabelecer metodologias no processo criativo/design, Criar e/ou melhorar oambiente/espaço de criação, Apoiar na criação de um espaço de pesquisa e investigação - Biblioteca. - Gestão da Inovação: gestão da investigação e desenvolvimento, gestão do processo dedesenvolvimento de novos produtos ou serviços, gestão dos factores que influenciam o sucesso daintrodução de inovações tecnológicas no mercado ou na empresa. - Gestão da Formação: Elaborar Diagnósticos de Necessidades, Apoiar e desenvolverCandidaturas a Projectos de Formação, Desenvolver Processos de Avaliação da Formação, ConstruirPercursos Formativos, Apoiar o processo de Certificação de Entidades, Homologações de cursos,Execução de Auditorias Internas. - Gestão do Relacionamento com o Cliente: Apoiar e desenvolver o processo de gestão derelacionamento com o cliente, Identificação de necessidades de informação, Apoiar a criação de basesde dados de clientes, Alinhar estratégias para fidelização do cliente, Gestão de Reclamações eSugestões. - Gestão e Desenvolvimento de Pessoas: Analisar e Melhorar o Processo de Gestão de Pessoal,Recrutamento e Selecção, Planos de Integração de novos colaboradores, Motivação e Empowerment,Gestão de Carreiras, Desenho das Áreas Funcionais, Coaching, Formação em Selecção e Avaliação.Implementar o conceito de \"trabalho em equipa\", Potenciar a escuta activa e comunicação eficaz,Melhorar relações inter-pessoais, Ultrapassar barreiras hierárquicas, Aumentar a produtividade por viada comunicação, Comunicar objectivos e plano estratégico, adequando o modus operandi, Motivar asequipas. - Introdução de novas TIC e desmaterialização de processos: Identificação de necessidades denovas tecnologias para a optimização do negócio, apoio na introdução de novas ferramentas notrabalho diário. - Gestão Integrada HST, Ambiente, Qualidade e Responsabilidade Social: Certificação e Controlode Condições do Ambiente, Plano de Segurança no trabalho, Verificação e Plano de SegurançaAlimentar, Auditorias nas várias vertentes, Formação de Primeiros Socorros. - Apoio ao desenvolvimento do Plano de Marketing e Comunicação: Apoiar na identificação demercados-alvo, Análises de mercado, Elaboração de um Plano de Marketing, Posicionamento da oferta,Plano de comunicação.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
1.2.5. Descrição da actividade formativa 11A WeCreateYou foca a sua actividade no apoio ao desenvolvimento das pessoas e das organizações,para a melhoria, bom posicionamento, aumento de produtividade e competitividade.A WeCreateYou possui boas condições para a prestação dos seus serviços nas suas instalações. Noentanto, a WeCreateYou está onde está o seu cliente. O serviço pode ser prestado nas instalações daWeCreateYou, do cliente, ou ainda noutros locais, sendo devidamente analisadas e respeitadas ascondições exigidas para o bom funcionamento e execução da actividade formativa.A equipa da empresa está perfeitamente envolvida e com as devidas responsabilidades nos váriosprocessos, assim como os colaboradores externos (formadores, consultores, profissionaisespecializados).Na fase da planificação da actividade são analisados todos os requisitos e necessidades essenciais aobom funcionamento e cumprimento. São verificados todos os recursos essenciais e validada a respectivadisponibilidade. Em caso de indisponibilidade de um recurso ou mesmo inexistência, são equacionadasas várias hipóteses, como aquisição, aluguer, empréstimo ou parceria. De acordo com a pertinência,cabe à Gestão tomar a melhor decisão para o efeito. Relativamente aos profissionais, a WeCreateYoupossui uma carteira extensa de profissionais especializados em diversas áreas do saber, o que permite,logo à partida, uma elevada flexibilidade e multidisciplinaridade na oferta.A oferta de formação da WeCreateYou está enquadrada nas suas actividades e áreas de intervenção daempresa. Possui uma oferta alargada às diversas actividades das organizações públicas e privadas e aosdiversos quadros. A oferta formativa abrange os diversos quadros das organizações, mas tem umespecial enfoque nos quadros médios e superiores, devido à constatação de uma oportunidade deposicionamento no mercado, satisfazendo necessidades desses destinatários.Os programas formativos visam satisfazer necessidades e requisitos tais como: - cumprimento de requisitos legais; - melhoria de processos, diminuição de desperdícios, ganhos de competitividade eprodutividade; - garantir as boas condições de trabalho, nomeadamente ao nível de segurança, higiene e saúdeno trabalho; - possibilitar aos formandos aprenderem e apreenderem ferramentas e técnicas a aplicarem noseu contexto real de trabalho, de uma forma prática; - apoiar a introdução de novas tecnologias no quotidiano das pessoas e das organizações; - desenvolvimento pessoal e profissional, competências comunicacionais para o bomdesempenho nas relações pessoais e na interacção profissional.a) Destinatários preferenciaisA WeCreateYou pretende dar resposta às organizações, quer PME, quer Grandes Empresas, públicas eprivadas de qualquer sector de actividade – serviços, indústria e comércio -, visto tratar-se de serviçosManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
multidisciplinares e transversais, com especial enfoque em quadros médios e superiores. Existenecessidade de segmentação do mercado a atingir em determinadas ofertas, segmentos como o sectorda saúde ou uma determinada indústria. b) Áreas de educação e Formação 12As áreas de educação e formação em que se posiciona, feito o paralelo com as áreas de especialização ede intervenção, com o público-alvo a atingir e as necessidades de mercado, são as seguintes:- 345 - Gestão e Administração- 347 - Enquadramento na organização/empresa- 482 – Informática na óptica de utilizador- 521 – Metalurgia e metalomecânica- 862 - Segurança e higiene no trabalho c) Formas de organização da formaçãoA WeCreateYou apresenta diferentes formas de organização da formação, no sentido de melhorenquadrar a sua oferta ao mercado e ao tipo de requisitos da formação em questão: - formação presencial – nas instalações da entidade formadora, nas instalações da entidadecliente, ou outras que se verifiquem pertinentes (desde que respeitantes dos requisitos do Sistema deCertificação); - e-learning – toda a formação, comunicação e documentação passa pela plataforma utilizadapara o efeito; - b-learning – formação mista, presencial e à distância, estando patente no cronograma osmomentos presenciais.Quando não existe referência à modalidade da formação, assume-se a presencial.As acções de formação da WeCreateYou distinguem-se em dois grandes tipos: - acções de formação de curta, média e longa duração; - workshops temáticos de curta duração - acção com incidência numa temática específica, depertinência técnica ou legislativa, de carácter eminentemente prático.As acções de formação da WeCreateYou, de acordo com a modalidade e tipo de acção, poderão serministradas em dois ambientes distintos: - intra-empresa – quando as acções são à medida de uma só organização, apenas entrecolaboradores dessa mesma organização. - inter-empresa – acções abertas, mais genéricas em que podem participar pessoas dediferentes empresas e mesmo em nome individual.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
d) Visão Operativa da Estratégia 13Para atingir estes propósitos, a WeCreateYou define da seguinte forma a sua estratégia: Promover a inovação e utilização de novas ferramentas de apoio ao negócio; Sensibilizar para a melhoria e validação de competências dos colaboradores; Apoiar as empresas no cumprimento das metas a que se propõem; Transferir conhecimento, reforçando as suas ligações a instituições do saber; Participar em projectos de inovação, empreendedorismo e desenvolvimento da economia nacional. Constituir-se como parceiro privilegiado das Universidades e de outras instituições; Assegurar os princípios do equilíbrio financeiro no desenvolvimento das suas actividades, assegurando o seu auto-financiamento e o cumprimento dos seus compromissos.e) Objectivos Estratégicos: Participar em actividades de desenvolvimento e desenho de serviços/produtos; Apoiar as empresas na melhoria e sistematização de processos; Apoiar a modernização através da introdução das TIC; Apoiar as empresas e outras organizações no processo de gestão e comunicação alinhando os seus objectivos estratégicos a serem traduzidos em objectivos operacionais, utilizando técnicas e ferramentas inovadoras da engenharia de serviços; Assegurar a melhoria da qualidade dos serviços prestados, designadamente através da certificação da formação; Implementar, com o apoio de parceiros, workshops e seminários dirigidos às empresas e outras instituições; Dinamizar acções de divulgação da sua actividade; Promover e desenvolver acções de formação externa e de consultoria em formação em todas as áreas de actuação e com a participação activa dos seus responsáveis e técnicos, sensibilizando as empresas para a necessidade de permanente actualização de competências, não obstante o progressivo decréscimo da actividade formativa co-financiada; Promover acções de Consultoria e apoio ao sistema de qualidade na formação profissional; Transformar-se numa empresa de referência nas suas áreas de actuação; Assegurar a QUALIDADE de serviço. f) Estrutura funcional Vers.: 2.0No que concerne a estrutura funcional da WeCreateYou, tem-seManual de Qualidade WeCreateYou2011
Figura 2 - Organigrama da WeCreateYou 14Áreas Funcionais: • Direcção Definir as estratégias, políticas e objectivos no respeito das disposições legais e regulamentares; Coordenar e assegurar a execução do planeamento (incluindo os meios humanos, materiais e financeiros) e a programação das actividades destinadas à concretização das estratégias, políticas e objectivos definidos. Controlar e avaliar o desempenho global; Aprovar e rever a Certificação da Formação assegurando a sua melhoria permanente; Executar a gestão financeira; Aprovar as propostas; Criar e gerir as parcerias; Aprovar Consultores/as/Formadores/as e sub-contratantes; Assegurar o desenvolvimento dos recursos humanos e o acesso à informação; Aprovar os planos de auditorias internas, de formação e de melhoria. Aprovar o material promocional; Assegurar um bom clima organizacional e boas condições de trabalho; Promover actividades que contribuam para o reforço dos valores da empresa e para a melhoria do ambiente e da sociedade. • Comercial e MarketingResponsável por toda a divulgação;Gestão de relacionamento com o cliente;Análise de clientes. • Administrativo e FinanceiroGestão de processos administrativos e financeiros, tais como:Gestão de contratos com clientes;Gestão de encomendas e facturas. • Inovação & DesenvolvimentoGestão dos Projectos;Desenvolvimento de todos os serviços e ou soluções;Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Consultoria criativa e modelação de novos serviços. • OperaçõesOrganização e gestão de recursos para os projectos;Gestão de tarefas.No que diz respeito a projectos relacionados com toda a actividade formativa, é definida uma equipa 15pedagógica para o seu desenvolvimento.A equipa pedagógica tem como objectivos o planeamento, a concepção, a organização e a execução dasacções de formação e apresenta a seguinte constituição e respectivas responsabilidades:Gestor da Formação – é o elemento que tem como responsabilidade o planeamento, execução,acompanhamento, controlo e avaliação do plano de actividades; a gestão dos recursos afectos àformação; a articulação com os responsáveis máximos da entidade e com os destinatários daformação; a promoção das acções de revisão e melhoria contínua e a implementação dosmecanismos de qualidade da formação: o Coordenar Diagnóstico de Necessidades de Formação o Validar a planificação de intervenções formativas – verificar a concordância com os requisitos da Certificação; o Participar na definição de acções correctivas, sempre que necessário; o Coordenar o trabalho de Acompanhamento e AvaliaçãoCoordenador Pedagógico – responsável pelo apoio à gestão da formação e pela gestãopedagógica da mesma, assegurando a articulação com o gestor da formação; articulação com aequipa de formadores na fase de concepção dos programas; acompanhamento pedagógico dosformandos e dos formadores na fase de execução da acção; a resolução de questõespedagógicas e organizativas das acções.Formadores – responsáveis pela preparação e desenvolvimento pedagógico das acções deformação:o Gerir e controlar as acções de formação (inclui organização da documentação para efeitos de reprodução, definição dos meios pedagógicos a utilizar e promoção das avaliações estipuladas);o Zelar pelos meios materiais e técnicos postos à sua disposição;o Cumprir os objectivos da acção de formação;Tutor - O Tutor é uma peça fundamental no sistema de ensino à distância. o O Tutor tem de promover, estimular, orientar e apoiar as interacções que ocorrem no processo de formação e que, de acordo com Mason (1998), tem três dimensões: Interacção entre formando e formador;Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Interacção entre formando e conteúdos; 16 Interacção entre formandos; Assume o papel activo, de facilitador da aprendizagem. Tem como função servir de mediador entre o conhecimento e os formandos. Deve promover a participação dos formandos, estimular, apoiar, orientar, dando-lhes o “feedback” para que se mantenham motivados. Dominar as tecnologias da informação, usufruindo das capacidades que oferece. Em suma, é promotor da aprendizagem dos formandos, moderador dos fóruns de discussão, esclarece dúvidas, tal como no ensino presencial Deve dar feedback aos trabalhos dos formandos, responder com celeridade a qualquer comunicação, promover a participação de todos nas discussões. Atendimento – tem a responsabilidade de prestar atempadamente todo o apoio logístico necessário à realização das acções de formação. O Apoio Administrativo terá como função apoiar nos trâmites administrativos relacionados com a execução física, elaboração dos dossiers técnico-pedagógicos. Apoio informático às plataformas tecnológicas de suporte ao projecto.Sempre que possível o Gestor de Formação acumulará funções de Coordenador. Para cursos de longaduração e de temáticas específicas será constituída uma equipa pedagógica, em que, se se julgarpertinente, um formador acumulará também a função de Coordenador. Estando patente no contrato deprestação de serviços celebrado essa acumulação de funções.A parte operacional de execução de todo o plano de intervenção, será constituída pelos Consultoresespecializados e Formadores certificados. Estes serão alocados de acordo com as necessidadesidentificadas, o sector de actividade do cliente e as suas competências e áreas do saber.Para uma melhor percepção da organização da equipa, apresenta-se o respectivo organigrama:Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Coordenação Gestão da 17da Formação Formação Consultor / Coordenação Formador do Processo Administrativo e Financeiro Apoio Administrativo Consultor / FormadorFormador FormadorFigura 3 - Organigrama da equipa de formaçãoA WeCreateYou mantém uma consistente bolsa de Consultores especializados e Formadores certificadosde excelência, para que seja possível a prossecução da sua missão, relativa à sua oferta integrada deserviços. Ter uma oferta alargada de áreas e um serviço de qualidade é a sua meta.Estes colaboradores com elevado nível de formação e especialização técnica asseguram as seguintesfunções: - Concepção de intervenções, programas, instrumentos e suportes formativos; - Desenvolvimento/Execução de intervenções ou actividades formativas;Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Consultor/Formador Área(s) de conhecimento Área de Educação e formação 521, 522, 523Abimael Oliveira Tecnologias, Desenho Técnico, Projectos, Manutenção 862Alberto Ferreira Técnico de Higiene e Segurança no 347, 521 Trabalho 521, 522,523 Formador de Combate a Incêndios e Procedimentos de Emergência 222, 345 481,482 862, 345,347 18Álvaro Beleza Qualidade e Organização do 222,345 trabalho 380Américo Oliveira Manutenção, área Eléctrica e 862, 541 Automação 347,521Ana Correia Línguas: Inglês 347,345,342Ana Elizabeth Gomes TIC, Autocad 345,347, 862Ana Rita Lopes Pinto Vieira HST, ATEX, Manuseamento de 862 produtos químicos 862, 850, 347 347, 345, 862Anabela Muge Línguas (Inglês, Espanhol)André Dinis de Carvalho Ciências Jurídico-EmpresariaisAndreia Carina Valente HST, HACCPPereiraAntónio Bartosch QualidadeAntónio Jorge Álvares Soares Gestão e MarketingPintoAntónio Manuel da Silva LogísticaNogueira RamosAntónio Souto e Castro Higiene e SegurançaBrigite Gomes Baptista Ambiente, HSTCândido Neves Lean: Técnicas para resolução de problemasManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Consultor/Formador Área(s) de conhecimento Área de Educação e formação 222, 345Carla Maria Gomes de Línguas: Inglês, AlemãoAlmeida e Silva Corga 090,345 862, 850Carla Sousa Comportamental, comunicação 345Carla Susana Moreira Alves Ambiente, HST 345, 347, 341da Silva 521, 523, 345Carlos Adegas Gestão e Estratégia 541, 862 19 090, 345Carlos Miguel Lopes Soares Marketing, Comunicação e Relações Públicas, Gestão 342, 862, 850 Comercial e Vendas 090, 345 345, 521, 347César Bandeira Gestão projectos, automação 862, 850Christine André Antunes HACCP 481, 482Cristina Alexandra Soares de Psicologia do Trabalho 862Resende 481, 482Cristina Gomes Marketing e Relações Públicas 862, 521, 345 Internacionais 862 Ambiente, HST, QualidadeDaniela Batista Gestão e Desenvolvimento pessoalDavid Pires Melhoria de Processos, Gestão, Logística, Lean, Six SigmaDiogo Moitinho de Almeida Ambiente, QualidadeRealDiogo Reis TIC, Informática MédicaDomingos Ribeiro da Costa Higiene e SegurançaDomingos Gomes de Oliveira TICEduardo Alberto Moreira de HST, Gestão, ManutençãoCarvalhoEurico José Pinheiro Alves de HST - Engenharia CivilAmorimManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Consultor/Formador Área(s) de conhecimento Área de Educação e formação 541Fátima da Conceição Ribeiro Segurança AlimentarMartins 521, 345, 522Fernando Silva Orçamentação, 090, 345, 862 Gestão da Frota, Gestão da Manutenção, Desenho Projecto 090, 345 862, 850Gaspar Ferreira Ergonomia, Técnicas de 345, 347, 521 20 comunicação e negociação, Psicossociologia do Trabalho, 345, 521 Comportamental/comercial, Atendimento de clientes, 862 Atendimento telefónico, Liderança, 521, 522, 345,347 Formação em dinâmicas de grupo 521, 522, 523Graça A. Marques Desenvolvimento Pessoal 850, 862, 345, 347Helder Manuel Dias Salvação Ambiente, HST 345, 347, 521EstevesInês Carvalho Análise de pontos críticos de processos, Melhoria de processos, Gestão de ProjectosJaime Naldinho Execução de projectos de moldes com sistemas de CAD Desenvolvimento ProdutoJoão Miguel Almeida Ventura Saúde, HSTda SilvaJoão Silva Gestão Manutenção, Segurança Eléctrica de MáquinasJorge Amorim Gestão ManutençãoJorge Oliveira Ambiente, Qualidade, AuditoriasJosé Alberto G. de Almeida Qualidade e Organização doCardoso Trabalho, ProdutividadeManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Consultor/Formador Área(s) de conhecimento Área de Educação e formaçãoJúlia Correia Ergonomia, Engenharia de Serviços 862, 521 e GestãoLiliana Silva Qualidade, Ambiente, Segurança no 345, 347, 862 trabalho, Segurança Alimentar, AuditoriasLucília Adelaide Videira Félix Desenvolvimento Novos Produtos 345, 347, 521 21TavaresLuís Anjos Logística, Investigação Operacional 345, 347, 521Luís Bastos Melhoria de Processos, Lean 345, 347, 521Manuel António Costa Gestão e Contabilidade, 862, 521, 345, 347Oliveira Concepção de locais, postos e processos de trabalho Ruído Ocupacional, Equipas de EvacuaçãoManuel Magalhães TIC 481, 482Maria do Rosário Freitas Gestão Comercial 345, 347Hipólito ReisMaria Margarida Valente Segurança em Laboratórios 862, 850, 347Miguel Ângelo Gomes da Saúde, HST 862Silva OliveiraMiguel Melo de Carvalho Desenvolvimento Pessoal, Gestão 090, 345 Recursos HumanosMoitinho de Almeida Inovação Empresarial 345Nelson Marques Madaleno Gestão Manutenção 521, 345, 347Nuno Miguel dos Santos Logística e Aprovisionamento 345, 347, 862FerreiraPaula Cristina C. Amorim Línguas 222, 345BastosManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Consultor/Formador Área(s) de conhecimento Área de Educação e formaçãoPaula Galhardo Organização e Gestão 345, 347, 521Paulo Alexandre Santos HST 862, 521, 345, 347Pessoa Gestão Recursos HumanosPedro Carreto Melhoria de Processos, Gestão, HST 521, 862, 345,347Pedro Martins Desenvolvimento e Desenho de 345, 482, 521 22 serviços, Modelação e análise de processos de negócio, Engenharia de software e de videojogosRaquel Silva Gestão Segurança 862, 345, 347Ricardo Batista Autocad 521, 345, 347Ricardo João Costa Almeida Gestor de Projectos 521, 345, 347Rita Veiga Línguas 222, 345Rui Barros TIC, HST 481, 482, 862Sílvia Dias Saúde, HST 862Sónia Gonçalves Silva Qualidade, Ambiente 345, 347, 862, 850, 521Virgílio da Silva Ribeiro Ambiente, Qualidade,HST 345, 347, 862, 850, 521 Tabela 1 - Consultores e Formadores e respectivas áreas de conhecimento g) Descrição de EspaçosA WeCreateYou está enquadrada no Parque Tecnológico de São Félix da Marinha, com sede no Centrode Incubação Inova.Gaia. Possuindo espaços comuns partilhados com as restantes empresas aílocalizadas.Existência de um vasto parque de estacionamento gratuito, com lugares de acesso a deficientes. Oedifício tem serviço de vigilância 24 horas por dia, através de vigilante e câmaras de vigilância em todo oedifício. O serviço de recepção está disponível 24 horas por dia, sendo o horário de atendimento daWeCreateYou das 9h às 13h e das 14h às 18h. Na entrada do edifício, junto à recepção, encontra-se umplacard identificativo das empresas instaladas. O edifício é acessível a deficientes, com dois elevadoresManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
de acesso ao 1º andar. Os sanitários são diferenciados nos dois pisos e também sanitários diferenciados 23para deficientes.Existe serviço de bar e máquinas de vending, disponíveis ao público em geral.Junto à recepção encontra-se o espaço de acolhimento.O Inova.Gaia disponibiliza o serviço de Biblioteca e serviço de impressão e cópias.As salas de formação são salas polivalentes no piso 0, com cerca de 77,10m2, com amplas janelas para oexterior, permitindo a entrada de luz natural, providas de videoprojector, cadeiras com palmatória,cadeiras giratórias, secretárias, mesas de reuniões, biombos para a divisão de espaços, sistema dedomótica para ajuste do ar condicionado, da ventilação e da iluminação, sistema de som ambiente.Sistema Wireless para acesso à internet, sempre que os formandos pretendam, no sentido da promoçãodo auto-estudo.O Auditório, correspondendo a um espaço multiusos possui lotação até aproximadamente 350 pessoas.Está guarnecido igualmente de um sistema de domótica para controlo de iluminação, ar condicionado eventilação, sistema de som ambiente, videoprojector e tela de projecção, cadeiras de palmatória,secretárias e cadeiras giratórias e mesas de apoio.O escritório da WeCreateYou é openspace possui 64,45m2. Tem espaço de trabalho e de arquivo e umespaço para reuniões, para recepção do público, ou outras actividades da empresa. h) Política de Qualidade da WeCreateYouA Qualidade é a linguagem internacional dos negócios por excelência. Para um cliente cada vez maisexigente num mercado globalizado, impera procurar a perfeição, acrescentar valor ao cliente com umapreocupação crescente pelo ser humano e pelo meio ambiente. Construir um modelo sustentado queenvolva todos os intervenientes de forma autónoma voltado para as suas necessidades. Assimpreconizamos:1. Estabelecer uma política de actuação com foco no cliente interno e externo, identificação e satisfaçãodas suas necessidades e superação de expectativas, com forte comprometimento e acompanhamento -o cliente é co-criador do serviço, não apenas “espectador”, a WeCreateYou fornece as condições paraessa co-criação, para, em conjunto, se construírem as melhores soluções.2. Promover a satisfação, bem-estar, progressão de carreira e desenvolvimento pessoal aos seuscolaboradores.3. Prosseguir os seus objectivos, tendo sempre a base da melhoria contínua e a inovação dos seusserviços.4. Cumprir os requisitos impostos pelo Sistema de Certificação e os seus processos para a actividadeformativa.5. Crescer juntamente com o cliente, adequando a sua oferta às necessidades e realidades emergentes.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
6. Estabelecer parcerias estratégicas, com vista ao crescimento e partilha de conhecimento de ambas as 24partes, através de fortes e estreitas relações, acrescentando valor ao cliente.7. Fomentar o espírito de equipa nas organizações, envolvendo os vários níveis hierárquicos, incitando àpartilha de conhecimento, de forma interdisciplinar e transversal.8. Estabelecer um compromisso de trabalho em equipa, com estímulo de criatividade, criação e partilhade ideias.9. Motivar os colaboradores internos e externos, fazê-los sentir-se parte da equipa e co-criadores doserviço, alavancando o benefício mútuo, factor chave para o sucesso.10. Melhorar continuamente com inovação e criatividade.11. A WeCreateYou privilegia e preconiza relações de confiança, qualidade, cumprimento ecomprometimento.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
2. Identificação dos processos da actividade formativa 25Os processos da actividade formativa vão um pouco ao encontro da estrutura do ciclo formativo.Identificam-se os seguintes processos e requisitos: Processos da actividade formativa o P1 – Planeamento o P2 – Concepção o P3 – Desenvolvimento o P5 – Acompanhamento e Avaliação Processos de suporte à actividade formativa o P4 – Gestão de Informação o P6 – Elaboração e Controlo Documental Requisitos gerais da actividade formativa o Objectivos estratégicos, Parcerias, Certificação o Direcção, Gestão e Coordenação de Formação, Formadores, Administrativos o Espaços e Equipamentos o Regras, DTP, Contratos, Tratamento de Reclamações, Resultados e Melhoria ContínuaPara uma melhor percepção desta forma de organização, apresenta-se o seguinte mapa dos processos:Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
REQUISITOS GERAIS Objectivos estratégicos, Parcerias, Certificação Direcção, Gestão e Coordenação de Formação, Formadores, Administrativos Espaços e Equipamentos Regras, DTP, Contratos, Tratamento de Reclamações, Resultados e Melhoria Contínua 26 PROCESSOS DA ACTIVIDADE FORMATIVANECESSIDADES P1 P2 P3 SATISFAÇÃO DOS Planeamento Concepção Desenvolvimento DOS STAKEHOLDERS P5 STAKEHOLDERS Acompanhamento e Avaliação PROCESSOS DE SUPORTE À ACTIVIDADE P6 Elaboração P4 e Controlo Gestão de Documental informação Figura 4 - Mapa dos processos da actividade formativa Vers.: 2.0Manual de Qualidade WeCreateYou2011
3. Caracterização dos processos da actividade formativa 3.1. P1 PlaneamentoA WeCreateYou desenvolve o seu Plano Estratégico a cada três anos para esse mesmo período, comrevisão e operacionalização anual. Neste estão contempladas as ameaças, oportunidades, pontos fortese fracos para a sua actividade.Há um forte posicionamento ao nível da diferenciação preconizada. A estratégia passa pela promoçãoda inovação, sensibilização para a melhoria e validação de competências, transferência deconhecimento, participação em projectos, entre outros. Neste sentido é reforçado o estabelecimento deparcerias estratégicas, quer ao nível empresarial, nomeadamente entidades formadoras certificadasnoutras áreas, estabelecimentos de ensino superior e centros de novas oportunidades. Desta feita, jácom protocolos firmados. No entanto, as parcerias vão para além de protocolos formais. A boa relaçãocom a envolvente na região, permite a cooperação com outros organismos, nomeadamente Bombeiros,Centro de Incubação, etc.A estratégia de actuação da WeCreateYou está definida no seu plano estratégico a 3 anos e no seu planode intervenção anual.Os planos de intervenção são realizados anualmente, baseados no plano estratégico.A Planificação e Gestão da actividade formativa é composta por um conjunto de tarefas de organizaçãoe delineação de todas as acções, que permitem atingir os objectivos previamente definidos para a acçãode formação. Estas tarefas tendem a responder a questões como: O quê? Quem? Como? Onde? Porquê? Para quê? Quando?O Processo Planeamento da Actividade Formativa consiste no seguinte: Nome: Planeamento da Actividade formativa Âmbito: O processo de planeamento da actividade formativa visa elaborar o plano de formação anual, constituindo o portfólio de formação oferecido pela entidade formadora. Este tem por base os planos estratégico e de intervenção ou de actividades, passando por levantamento de necessidades através de diagnósticos e pela planificação e gestão das acções a desenvolver. Responsável: Direcção e Coordenação da formação Equipa: Gestão, Coordenação, Formadores/Consultores, Clientes, Parceiros
Melhoria contínua: O processo será revisto aquando da sua execução, isto é, a cada 3 anos e com uma validação anual. Sempre que se verifique oportuno, este será alterado.O modelo do processo apresenta-se da seguinte forma: Planeamento da 28 Actividade Formativa ENTRADAS SAÍDAS• Plano Estratégico • Levantamento de• Plano de Necessidades • Relatório de resultados do diagnóstico de Intervenção • Planificação da Actividade necessidades Formativa • Plano de Formação RECURSOS • Gestão • Coordenação da Formação • DiagnósticosFigura 5 - Processo 1 - PlaneamentoA actividade formativa que a empresa se propõe desenvolver está de acordo com as áreas deintervenção da empresa, com o público-alvo a atingir, com o conjunto de necessidades identificadas e aforma mais adequada.Os objectivos da actividade proposta na área da formação são alinhados com base nos objectivosestratégicos e operacionais da empresa.Para responder às questões acima colocadas e para a elaboração dos planos de formação, sãocontempladas algumas acções essenciais, partindo sempre de um levantamento de necessidades deformação. A realização do levantamento de necessidades permite a concretização de resposta a essasnecessidades de mercado com o desenho do plano de formação.As necessidades de formação são identificadas em dois distintos momentos, recorrendo a diferentesformas de auscultação: Diagnóstico trianual: diagnóstico por questionário enviado a actuais e potenciais clientes, através de envio por correio electrónico e correio tradicional e disponibilizado nos meios de comunicação na Web, como sendo o website da empresa e as redes sociais em que tem presença. Este é analisado a cada três anos com vista à elaboração do plano para o triénio subsequente, realizado entre o segundo e terceiro quadrimestre.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Diagnóstico anual: ao longo da actividade é recolhida informação de uma forma menos 29 exaustiva através de: - Entrevistas abertas semi-estruturadas com formadores e profissionais especializados das variadas áreas de intervenção e de educação e formação envolvidas; - Preenchimento, por parte de formadores/consultores, de formulário próprio para a identificação de necessidades de formação; - Auscultação de necessidades junto das empresas e particulares clientes; - Disponibilização de um formulário online de identificação de necessidades no website da empresa; - Questionários de avaliação global, preenchidos pelos formandos em cada acção de formação; - Análise do contexto sócio-económico através de benchmarking, com pesquisa de cursos e entidades formadoras presentes no mercado, Agência Nacional das Qualificações (e respectivo catálogo) e através dos estudos disponibilizados pelo IEFP e INE; - Solicitação directa de acções por parte de clientes.Toda a informação recolhida através das fontes referidas será analisada cuidadosamente anualmente,no momento de avaliação da actividade e formulação do plano anual seguinte.O procedimento associado ao Diagnóstico Trianual é composto pelas seguintes actividades:Identificação Definição da Preparação Divulgação Follow-up Análise Elaboraçãodo público a forma de dos meios e (se aplicável) de Relatórioconstituir a inquérito recursos de amostra necessários resultadosFigura 6 - Diagnóstico Trianual1. Identificação do público a constituir a amostra – nesta fase é necessário perceber qual o público-alvo, este poderá ser um determinado sector de actividade, empresarial ou particulares, ou o público em geral.2. Definir a forma de inquérito, dos pré-definidos, de acordo com o público-alvo.3. Identificação dos recursos humanos e físicos necessários para a boa execução do processo.4. Divulgação através dos meios definidos na actividade anterior, dos disponíveis.5. Seguimento da divulgação, se aplicável. Este processo ocorre no caso de inquéritos por questionário, em que são enviados por correio tradicional e/ou correio electrónico.6. A informação recolhida é estruturada numa folha de cálculo, e analisada questão a questão primeiramente e no seu todo, para a obtenção dos resultados finais.7. Elaboração de um relatório com a informação recolhida, relatório onde deverão ser evidenciadas as competências a desenvolver, para suporte ao plano de formação.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
O Diagnóstico Anual é feito com o intuito de reforçar o que já foi identificado pelo diagnóstico trianual.Este vem apoiar a gerência na validação e actualização das necessidades, numa reflexão para o planoanual, sendo feito de uma forma menos exaustiva mas com uma maior regularidade. Este é realizadoentre o segundo e o terceiro quadrimestre.O Diagnóstico Anual prevê as seguintes actividades: Elaboração 30 entrevista/ formulário/ Estruturação da Análise Elaboração deinvestigação (qdo informação em relatório de aplicável) folha de cálculo resultadosFigura 7 - Diagnóstico Anual 1. Elaboração de: a. um guião de entrevista, no caso de realização de entrevistas semi-estruturadas com formadores e profissionais especializados; b. formulário online de levantamento de necessidades, disponibilizado no website, de livre preenchimento; c. investigação por pesquisa na Web e leitura de estudos realizados por entidades competentes, como INE, IEFP; d. obtenção de informação de forma informal com auscultação de necessidades junto de clientes. 2. A recolha de informação de qualquer uma das formas pressupõe a sua introdução numa folha de cálculo específica e respectiva estruturação. 3. A informação recolhida e estruturada numa folha de cálculo, é analisada questão a questão primeiramente, e no seu todo, para a obtenção dos resultados finais. 4. Elaboração de um relatório com a informação recolhida, relatório onde deverão ser evidenciadas as competências a desenvolver, para suporte ao plano de formação.No processo de diagnóstico, quer anual, quer trianual, são envolvidos todos os actores cruciais: - equipa da gestão e da coordenação da formação da WeCreateYou; - formadores, consultores e profissionais especializados; - actuais clientes; - potenciais clientes; - entidades parceiras.Partindo do Diagnóstico de Necessidades de Formação, os outputs obtidos a partir dos resultados erespectiva análise, dão origem à planificação propriamente dita da actividade formativa e consequenteprocesso de Concepção.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Diagnóstico denecessidades de formaçãoConstituição da Equipa 31 Metodologias e Instrumentos de ApoioMeios Envolvidos Planos de FormaçãoFigura 8 - Constituição dos Planos de FormaçãoO Processo de Planificação e Gestão da actividade formativa, tem como inputs o plano estratégico e oplano de intervenção. Quer o plano de intervenção, quer o plano de formação, são realizados numabase anual. A iniciativa é da Direcção. Esta possui formação e experiência na área, construindo o planode intervenção com base no plano estratégico e enquadrando o mesmo na prossecução da Missão eObjectivos da organização. Neste plano estão patentes os objectivos estratégicos que se pretendemalcançar e respectivos indicadores, permitindo a monitorização e mensuração dos objectivos propostos.São previstas as metodologias a adoptar e verificados os instrumentos de apoio necessários aoacompanhamento e avaliação.Do Plano de Formação resulta um cronograma de actividades. Este cronograma anual é dividido emquadrimestres, para um melhor acompanhamento e controlo da sua execução. Do cronograma anualsurgem os vários cronogramas das acções distribuídos a formandos e formadores e fazendo parte doDossier Técnico-Pedagógico. No caso da formação a distância, o cronograma identifica para cada sessãoos momentos presenciais, síncronos e assíncronos.Provisão e alocação de recursosNo que concerne a provisão dos recursos e meios, estes podem ser subdivididos em três tipos: osformadores, os formandos e os espaços e equipamentos.Os procedimentos relativos a cada um dos mencionados estão descritos no processo P3Desenvolvimento (ver capítulo 3.3 deste manual).Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
A provisão dos recursos permite à WeCreateYou uma gestão eficaz dos seus recursos, para que seja 32possível corresponder às expectativas dos stakeholders, de forma atempada, conseguindo uma gestãoracionalizada e economicamente favorável.Para cada acção são alocados os meios necessários à preparação, execução e avaliação. Assim como aonível dos recursos humanos internos e externos, materiais técnico-pedagógicos (equipamentos emanuais de apoio) e recursos físicos.Relativamente ao financiamento da actividade, a WeCreateYou auto-financia a mesma. Nãodescartando a possibilidade de candidatura ou execução de projectos financiados, não se trata da suafonte de financiamento primordial.Ainda para dar resposta às necessidades identificadas e ao plano de formação, é analisada a pertinênciade recorrer a parcerias, para uma melhor resposta ao cliente. Este estabelecimento de parcerias éestratégico, na medida em que se prevê uma partilha de sinergias, conhecimento e envolvimento. Nestesentido estão já protocoladas sinergias com o Centro de Novas Oportunidades de Valadares e com oCentro de Novas Oportunidades da Feira e com a QTEL para áreas de formação fora do escopo dacertificação da WeCreateYou. Outras relações se estabelecem com a envolvente, ainda que de formainformal, nomeadamente o Centro de Incubação Inova.Gaia, os Bombeiros Voluntários de Valadaresatravés da partilha de recursos, divulgação e promoção. A ligação à Faculdade de Engenharia daUniversidade do Porto mantém-se activa, casa onde teve origem a WeCreateYou, através da realizaçãode workshops e outras actividades no âmbito do empreendedorismo e criatividade. Também seprivilegiam o relacionamento com Associações Sectoriais, especialmente com a SSME.PT, organizaçãoque pretende promover o estudo da Ciência, Gestão e Engenharia dos Serviços em Portugal, através dadisseminação da informação na área e da promoção do intercâmbio com instituições nacionais einternacionais similares, para propor soluções globais integradas.Como resultado e parte integrante de todo este processo, obtém-se o plano de formação anual. O planode formação corresponde ao portfólio da oferta formativa para cada ano. Nele é possível consultar: - acções previstas, por área de educação e formação, - objectivos gerais de cada acção; - conteúdo programático; - destinatários; - duração, horário e local; - condições de participação. Formação a distânciaA oferta de formação a distância consiste numa estratégia a desenvolver no decorrer do ano de 2012.Na formação a distância, a concepção e execução dos programas de formação seguirão as mesmas fasesda formação presencial.A formação a distância permite ao formando uma melhor gestão do seu tempo para a sua formação eaprendizagem, uma autonomia e flexibilidade no seu processo formativo, uma vez que a plataforma debase tecnológica para o efeito está disponível 24x7, permitindo o auto-estudo. Desta feita, existe umaManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
grande apetência para a preferência por este modelo pedagógico. Para a entidade formadora/formador, 33este modelo exige um apoio, acompanhamento e avaliação da evolução do formando, de forma apromover a motivação, a interacção e co-criação.A WeCreateYou pretende oferecer formação em b-learning, existindo assim uma relação pedagógicaequilibrada nesta combinação de formação a distância e presencial.A WeCreateYou terá a sua oferta formativa a distância suportada numa plataforma de base tecnológica:sistema de gestão de aprendizagem Moodle. Este consiste num ambiente virtual de aprendizagem,acessível a partir de qualquer ponto de internet. Esta é uma plataforma intuitiva, de ampla utilização porescolas, universidades, institutos, entre outras entidades. De salientar algumas das muitaspotencialidades do Moodle: ● gerir utilizadores ● definir modelos de autenticação ● programar cópias de segurança automáticas ● gerir disciplinas e as suas categorias ● gerir idiomas ● gerir módulos (actividades e blocos) ● gerir página inicial ● gerir interface do site ● aceder a relatórios ● instalar novos blocos de actividades ● editar aparência dos temas ● configuração da disciplina ● gestão de formandos ● gestão de grupos ● gestão de cópias de segurança ● análise de relatórios ● gestão de escala de notas ● análise de notas dos formandos ● gestão de sistema de arquivos/ficheiros ● acesso a fórum e chat – debate, partilha, esclarecimento de dúvidas ● acesso a tarefas efectuadas pelos formandos ● controlo de acessos ● questionários ● testes/ trabalhos e provas escritas/ actividades/ provas presenciaisEsta plataforma vai permitir o aumento da motivação dos formandos, uma maior facilidade na produçãoe distribuição de conteúdos aos intervenientes nos demais processos, na partilha de conteúdos entre osstakeholders e uma gestão total do ambiente virtual de aprendizagem. Consiste ainda num suportetecnológico para a disponibilização de conteúdos de acordo com um modelo pedagógico e designinstitucional.Com a utilização do Moodle atingir-se-á uma forma de comunicação multi-canal com os váriosstakeholders, nas várias fases do ciclo formativo. Nomeadamente a promoção e divulgação, inscrições,contratualização, distribuição e acesso a conteúdos e materiais, gestão da comunicação e interacçãoManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
entre os intervenientes, suporte e orientação formador-formando, gestão de reclamações. Assim, emconsonância com os procedimentos da WeCreateYou, a plataforma permite assegurar a autonomia,interactividade e navegabilidade interna.Os conteúdos disponibilizados apresentam um maior nível de detalhe comparativamente à formação 34presencial, permitindo uma melhor adequação ao ritmo de aprendizagem dos formandos. Os conteúdossão disponibilizados à medida que o formador considera adequado à melhor aprendizagem.Estes conteúdos, para descarregamento por parte dos formandos, serão disponibilizados em formatosconsiderados universais, como o PDF, JPEG, entre outros, ou em formatos de compatibilidade com ossoftwares mais utilizados, com um nível de qualidade exigível para uma boa legibilidade. A estruturapermitirá uma escalabilidade e progressão da aprendizagem, estimulando a interacção, através dorecurso à comunicação multi-canal e aos diferentes suportes interactivos e multimédia. Estes terão aflexibilidade adequada às diferentes necessidades dos formandos e respectivos ritmos de aprendizagem.Os conteúdos multimédia proporcionam uma experiência mais interactiva e de maior dinâmica emotivação aos formandos. A interactividade promovida pelo ensino a distância permite ao formando terum feedback imediato sobre as actividades que vai desenvolvendo uma vez que o sistema estápreparado para tal. A reutilização dos materiais/recursos consiste numa preocupação na medida em quepoderão ser enquadrados em itinerários diferentes, permitindo uma partilha, continuidade eincremento do conhecimento.- Sistema de tutoria activaA formação a distância consiste numa forma de formação com especial foco no formando, na media emque a sua aprendizagem é ao seu ritmo e estilo. Este conceito aparece como um maior desafio aoformando, pois foca-se em auto-estudo e auto-gestão. Em simultâneo, o desafio é também colocado aoformador, no sentido em que este tem que fazer um acompanhamento muito dirigido, esclarecendodúvidas e motivando a continuação do percurso formativo e a interacção e colaboração com o sistema.Os projectos de formação terão previstos, em cronograma, os vários momentos, formas e mecanismospara a interacção e acompanhamento.Caberá ao tutor acompanhar e informar os formandos sobre toda a dinâmica da acção e da plataforma.O tutor vai disponibilizando os conteúdos e materiais de acordo com o que for mais adequado aopúblico em questão, orientando o mesmo na sua exploração. Compete-lhe, ainda, acompanhar emotivar os formandos em todo o seu percurso de aprendizagem, gerindo a participação e esclarecendoas dúvidas que vão surgindo. Aquando das sessões síncronas e assíncronas, o tutor tem o papel deorientar e dinamizar as actividades, estimulando à participação. A sua avaliação e feedback de trabalhos,actividades, testes, serão dados pelo tutor e em algumas actividades, o formando obtém um feedbackimediato a partir do próprio Moodle.- Controlo e evolução da aprendizagem pelo formando através do retorno dos resultados de avaliação - Estratégia de acompanhamento e avaliação Vers.: 2.0Manual de Qualidade WeCreateYou2011
Os formandos, na formação a distância, possuem um acompanhamento contínuo, fortemente dirigido e 35com constante feedback. Existem vários instrumentos que promovem a interacção entre os váriosintervenientes. Para a validação da aprendizagem poderão ser aplicados diversos tipos de exercícios,durante a formação: - testes – provas escritas, nomeadamente escolha múltipla, em que o sistema devolve osresultados de imediato. O sistema permite ver a pontuação obtida nas questões dos diferentesexercícios; - trabalhos – trabalhos propostos pelo tutor, a serem enviados/submetidos (viaemail/plataforma) para o tutor ou para a WeCreateYou. Estará definido o prazo para divulgação dosresultados; - actividades – actividades desenvolvidas com base nos conteúdos disponibilizados pelo tutor.Deverão ser submetidas na plataforma. O tutor avaliará as actividades mas também deverá consultar asestatísticas na plataforma relativas ao nível de interacção com a mesma. Isto é, quantas vezes entraram,consultaram os conteúdos, quanto tempo estiveram “logados”, entre outra informação disponível. Istocorresponde a uma componente importante para o acompanhamento e a avaliação; - provas presenciais – provas que permitem comprovar o conhecimento e empenho nas diversastemáticas.O procedimento de feedback será seguido de igual forma nas diversas componentes, sendo indicado oprazo para disponibilização de resultados e considerações.O formando tem acesso, no seu perfil, a toda a informação respectiva.Desta feita, será possível um apoio e desenho do percurso de aprendizagem ao formando.A avaliação final será traduzida numa escala de 0-20, com base nas seguintes classificações: - classificação de avaliação sumativa final; - classificação de participação nas sessões presenciais; - classificação de participação nas actividades síncronas e assíncronas; - classificação das avaliações formativas realizadas ao longo da formação.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
O planeamento das actividades formativas da WeCreateYou contempla as seguintes etapas: 36 Planear intervenções formativas Este processo prevê a organização por mercados-alvo, as áreas de intervenção e respectivas modalidades de organização da acção. O que permitirá traduzir objectivos e a estratégia. Fixar Objectivos Neste processo serão fixados os objectivos gerais e estratégicos da acção formativa Definir Cronologia Definição da cronologia global, anual e quadrimestral das intervenções ou acções formativas Preparar Agentes Definição e preparação científica, técnica e pedagógica dos agentes a envolver - coordenadores, formadores, supervisores, tutores, animadores, etc Estimar recursos Levantamento dos recursos necessários: humanos, pedagógicos, materiais e financeirosFigura 9 - Etapas do PlaneamentoTerminado este processo, sendo o output o Relatório de resultados do diagnóstico de necessidades e oPlano de Formação, inicia-se um novo processo: P2 Concepção, em que as entradas deste processocorrespondem às saídas do P1. Identificadas as necessidades e desenhado o plano de formação, dá-seinício à concepção das actividades previstas. P1 Relatório de resultados P2Planeamento do diagnóstico de Concepção necessidadesManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
3.2. P2 ConcepçãoO processo Concepção inclui a concepção de cursos e materiais pedagógicos: adequadas à tipologia, à 37modalidade e à forma de organização das acções, bem como aos objectivos das mesmas e ao tipo dedestinatários. Este é despoletado pelo P1, depois de identificadas as necessidades do público-alvo e doplano de formação desenhado. Nome: Concepção Âmbito: Resulta da identificação de novas soluções de formação na sequência da análise que a empresa faz do mercado ou de soluções de formação solicitadas pelo Cliente. Responsável: Direcção e Gestor de Formação Equipa: Gestor de formação, formadores com competências técnicas (quer adquiridas pela formação de base quer pela experiência) na área de formação em causa. Melhoria Contínua: Anualmente, em caso de necessidade poder-se-á fazer revisão das metodologias e instrumentos utilizados bem como reajustar as equipas de trabalho, entre outras. Anualmente, com a Avaliação Anual da Actividade são tidos em linha de conta os Outputs dos Inquéritos de Avaliação aos formandos, Reuniões com Empresas e formadores. Concepção ENTRADAS • Análise do Relatório de SAÍDAS resultados do diagnóstico de• Relatório de necessidades de • Registo de Concepção resultados do competências. • Programas de diagnóstico de necessidades RECURSOS Formação • Gestor de Formação • Objectivos• Conjunto de perfis de • Responsável Técnico • Suportes de Apoio à entrada do potencial formando Pedagógico Aprendizagem • Formador • Ficha do Curso, Planos • Plano de formação de sessão • Relatórios de acompanhamento e selecção • Guias orientadores – formador e formandoFigura 10 - Processo 2 - ConcepçãoA WeCreateYou tem uma bolsa de especialistas constituída para cada uma das áreas de formação comcompetências pedagógicas para o efeito, todos possuem Certificado de Aptidão Profissional (CAP).Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Para cada Curso/acção será nomeado um Coordenador Técnico Pedagógico que poderá ser externo se a 38área assim o exigir, sempre que possível resultará da equipa interna.Sempre que possível o Gestor de Formação acumulará funções de Coordenador. Para cursos de longaduração e de temáticas específicas será constituída uma equipa pedagógica, em que, se se julgarpertinente, um formador acumulará também a função de Coordenador. Estando patente no contrato deprestação de serviços celebrado essa acumulação de funções.No caso de formação intra-empresa, fará parte desta equipa o Responsável do Projecto da empresacliente e/ou o responsável da área funcional que solicitou a acção.Material a utilizar – Suporte documental: • Formulário de diagnóstico de necessidades realizado a formandos/empresas e formadores • Actas de reunião com formadores e empresas • Inquéritos de avaliação (realizado pelos formandos) • EntrevistasÉ constituído pelas seguintes fases quando se trata da identificação de uma nova proposta de formação: a) Análise e identificação de competências b) Definição de objectivos de aprendizagem c) Definição dos itinerários de aprendizagens d) Identificação e aplicação de estratégias de aprendizagem e) Definir a estratégia avaliativa a) Análise e Identificação de CompetênciasO diagnóstico de necessidades realizado através de inquérito é realizado por Triénio coincidindo com operíodo de reflexão e elaboração do Plano Estratégico da WeCreateYou, este inquérito poderá serestendido aos formadores.A análise realizada com base nos dados recolhidos espelha um conjunto de competências pré-sinalizadas.Como ponto de partida é analisada a pertinência sobre um conjunto de competências identificadas emdiagnósticos de necessidades (incluindo os realizados aos formadores);Alinhar com a missão, objectivos e estratégia da WeCreateYou e a oferta formativa existente resultandoas áreas temáticas a desenvolver. Esquematizando esta fase: Entrada Coordenadores Saídas Formadores• Resultados Diagnóstico de • Caracterização de contextos partidaNecessidades de Formação Identificação de Competências críticas – a• Reuniões desenvolver através da formação • Outras competências sinalizadas a desenvolver por outras vias que não a formaçãoFigura 11 - Esquema da etapa Análise e Identificação de CompetênciasManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
b) Definição de objectivos de Aprendizagem Definição de Agregação de Definição deObjectivos de Objectivos de formas deAprendizagem Aprendizagem por organizar a domínios do saber formaçãoFigura 12 - Definição de Objectivos de AprendizagemEsta etapa é constituída por três actividades que depois de realizadas ficarão registadas no documento 39Registo de Concepção – RG_2_concepcao.Antes de começar a elaboração do referencial, é de salientar a importância da adequação dosReferenciais aos objectivos e público-alvo da Formação, daí a necessidade de uma caracterização econhecimento prévio do contexto de partida da formação.O registo de concepção é constituído por várias matrizes que ajudarão a equipa a realizar estasactividades.Os Objectivos Gerais e Específicos da formação são imprescindíveis porque permitem um maiorcontrolo do processo formativo.Eles são definidos do ponto de vista do Formando e não do Formador, pois remetem para asaprendizagens: não é o formador que desenvolve conhecimentos mas sim o formando. Um errofrequente na definição dos objectivos é considerar como objectivos aquilo que vai ser feito ou que vaiser dito nas sessões de formação, resultando num enunciado de temas e actividades.Os objectivos são definidos para cada acção considerando os seguintes níveis: • objectivos do curso – definidos pela unidade de formação e/ou em conjunto com o responsável da empresa; • objectivos do módulo – definidos pelo formador; • objectivos da sessão – definidos pelo formador; • objectivos das actividades pedagógicas;Estes níveis são definidos na ficha do curso (referencial) e na planificação do curso (traduzidos emplanos de sessão ou planos de tutoria no caso da formação a distância).Para verificação da qualidade dos objectivos da aprendizagem é utilizada uma caixa de verificação(existente no registo de concepção) para se conseguir uma filtragem e validação quanto à utilização: • de verbos operacionais - que traduz o comportamento ou competência que deve ser observável; • condição – traduz as circunstâncias associadas à performance esperada • e critérios de êxito – a partir do qual o comportamento é medido/avaliado.O conhecimento das competências a desenvolver e as características do público destinatário daformação permitirão definir as formas de organizar a formação.Ao desenhar a proposta formativa são utilizados:Matriz de Apoio à Estruturação de Percursos e Itinerários (Registo de Concepção) permite à equipa aagregação dos objectivos da aprendizagem por domínios do saber.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Matriz de construção do Itinerário – esta matriz permite agregar os objectivos de aprendizagem pelas 40formas de organização da formação.Saídas:• Identificação e descrição de objectivos gerais e específicos da formação, com clarificação de: o Comportamentos esperados o Condições para concretização dos objectivos o Critérios de êxito associados a cada um dos objectivos• Identificação do tipo de saber associado a cada objectivo de aprendizagem;• Formas de organização da formação a desenvolver na proposta pedagógica;• Matriz com objectivos agregados por domínios do saber e formas de organização a formação. c) Definição dos itinerários de aprendizagensApós sinalizados os objectivos da aprendizagem e identificados os modos de organizar a formação,segue-se à estruturação dos módulos formativos e a sequência pedagógica do programa de formação.O primeiro módulo habitualmente é presencial e permite comunicar ao formando a estruturação docurso, nomeadamente em termos de objectivos, as actividades previstas (por exemplo simulações), erealizar a avaliação diagnóstica.Os objectivos de aprendizagem são agregados em objectivos específicos e daí obtém-se o número demódulos a desenvolver e a sua designação.Nas acções de curta duração para além da avaliação diagnóstica como já foi referida, é realizada aavaliação da aprendizagem no final do último módulo (de carácter informativo). Nas acçõeshomologadas esta avaliação é de carácter sumativo.Nesta fase também se decide quais os recursos pedagógicos a utilizar.Para a identificação das cargas horárias, dependendo da informação dos formandos e outra depertinência são considerados múltiplos de três ou quatro horas. Estas são divididas em sessões de trêshoras ou quatro horas para cada sessão. Para cada sessão é definido um intervalo de 10-15 minutos. Asacções em horário laboral podem realizar-se no período da manhã das 9h às 13h ou das 10h às 13h (ououtra combinação de conveniência) em horário pós-laboral as sessões iniciam às 18:30h até às 21:30hou 22:30h. Em acções de muito curta duração, nomeadamente formato Workshop poderá serconsiderado o intensivo laboral. No caso da formação a distância – b-learning – a situação é semelhante,isto é, as sessões presenciais poderão ocorrer em horário laboral ou pós-laboral, inclusive sábados.A frequência para a maioria das acções é de duas vezes na semana.Os módulos deverão possuir as seguintes características:- Autonomia – porque visa um objectivo de aprendizagem determinado;- Auto-suficiência – porque contém todo um conjunto de situações de aprendizagem necessárias aoalcance do objectivo;- Transferibilidade – porque possui mecanismos de articulação e combinação entre diferentes módulos;Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
-Visibilidade – porque a competência visada pelo módulo pode ser socialmente reconhecida e passívelde ser certificada para efeitos de mercado de trabalho.A sequenciação dos conteúdos regra geral parte dos elementos mais simples para os mais complexos deforma a garantir uma progressão pedagógica eficaz.Saídas:• Propostas de sequências de objectivos e respectiva integração em módulos de formação;• Definição do itinerário pedagógico a desenvolver (sequenciação modular) 41 d) Identificação e Aplicação de Estratégias de AprendizagemPara cada domínio do saber a equipa deverá adequar as metodologias existentes combinando os váriosmétodos e adequá-los ao público-alvo, à natureza dos objectivos e às especificidades dos contextos deaprendizagem.Selecção de Métodos Concepção ou Aplicação de pedagógicos adaptação de recursos estratégias técnico pedagógicosFigura 13 - Identificação e Aplicação de Estratégias de Aprendizagem Realizar Recursos Técnico Pedagógicos e preparar equipamento de apoioAo escolher os recursos técnico-pedagógicos (RTP) e equipamentos de apoio deve ter-se em atenção: • Natureza dos conteúdos programáticos • Características do público-alvo • O tempo disponível para a realização da acção • Características dos métodos pedagógicos a aplicar • Espaço onde decorre a formação • Os valores e competências do formador • Os meios disponíveis • A capacidade instalada da organizaçãoConcepção ou adaptação de suportes de apoio à aprendizagem dos formandosAo formador é disponibilizado um conjunto de equipamentos de apoio à formação, como quadros,flipchart, videoprojector, presenter, computadores, e outros componentes que fomentem acomponente prática da formação.Na formação a distância, é criado um acesso na plataforma Moodle para o formador, para que possacriar o curso, módulos, conteúdos e ter acesso à informação relativa ao grupo de formandos. Serãodisponibilizados os equipamentos acima indicados para as sessões presenciais e outros componentesque fomentem a componente interactiva/prática da formação.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Com o objectivo de homogeneizar os recursos fornecidos aos formandos e manter um padrão elevado 42nas práticas de concepção de intervenções formativas, foram desenvolvidos: • Layout e estrutura para elaboração de apresentações – layout_ppt; • Layout e estrutura para elaboração de manuais – layout_manual;Para aferir o grau de qualidade do apoio à aprendizagem o formador deverá entregá-los à WeCreateYoucom a antecedência de uma semana antes do início da acção. A sua verificação consiste na introduçãode uma referência nesses apoios, o documento passará a chamar-se AP_nome_accao_numero no casoda apresentação ou MA_nome_accao_numero no caso do manual (onde número é sequencial).Estruturação de recursos pedagógicos de apoio aos formadoresCada RTP possui uma ficha técnica com o objectivo de registar os aspectos principais e ajudar oformador aquando da escolha.A Ficha do curso possui várias notas de orientação ao seu preenchimento.Os layout para os Planos de sessão/ Planos de tutoria (na formação a distância) estão pré-definidoscontemplando todas as dimensões da concepção da acção.Saídas:• Guia do formador segue instrução para a definição da estrutura do guião pedagógico dirigido aoformador;• Guia do formador segue instrução, guião pedagógico, com definição do conteúdo a desenvolver emcada elemento do guião pedagógico;• Apresentação de planos de sessão/ planos de tutoria (ou estruturas de apoio a construção de planosde sessão), a aplicar aos módulos formativos;• Eventuais orientações metodológicas para exploração de planos de sessão; e) Definir a estratégia avaliativaEsta fase destina-se a preparar a montante a avaliação e o momento em que deve ser aplicada.Avaliação de SatisfaçãoEste nível permite analisar a reacção dos participantes bem como aferir o seu grau de satisfação emrelação às acções de participação e às condições em que decorreram.Para o efeito, é realizado um inquérito através de questionário, é aplicado a todos os cursos e érealizada na última sessão. O questionário é distribuído aos formandos e ao formador.Permitirá avaliar: • As expectativas iniciais dos participantes; • O desempenho dos vários agentes que intervêm na formação; • Os conteúdos desenvolvidos;Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
• A organização de suporte à formação; • Os métodos pedagógicos aplicados; • A documentação/recursos de apoio à formação;No inquérito do formador este para além de fazer uma auto-avaliação, discrimina as metodologias etécnicas utilizadas na formação.Nas acções de longa duração (superior a 100 horas) ou modulares (UFCD) é feita por módulo, através deQuestionário, uma avaliação - intercalar que permita a tomada de medidas correctivas ao longo darestante actividade formativa. 43Para complementar esta fonte de informação, sempre que possível serão realizadas entrevistas aosgrupos de formandos.Avaliação das AprendizagensA Avaliação das Aprendizagens também é realizada em todas as acções e tem vários momentos: • Avaliação Diagnóstica aplicada a todas as acções através de um instrumento desenvolvido pelo formador, no inicio da acção; • Avaliação Sumativa aplicada naquelas acções que são homologadas, acções que constam no Catálogo Nacional das Qualificações e todas aquelas que no seu planeamento se defina este critério como forma de avaliação. O instrumento de avaliação é definido pelo formador. A avaliação é feita no final do módulo. Na Avaliação Sumativa o formador entrega previamente os critérios de correcção do instrumento de avaliação que vai aplicar bem como no final a sua correcção e cotação. • Avaliação Formativa é aplicada a todas as acções cuja esta forma de avaliação seja definida. É uma avaliação informativa. O instrumento a utilizar definido pelo formador. É realizada no final da acção.Estas avaliações são traduzidas num registo de avaliação complementadas com critérios observáveis(participação, assiduidade, motivação, relacionamento interpessoal…).Avaliação de transferênciaA Avaliação de transferência é realizada a pedido da empresa (formação intra-empresa) os indicadores eos instrumentos a utilizar são definidos em conjunto com os responsáveis da empresa.Nas acções desenvolvidas pela WeCreateYou esta deverá ser aplicada a um mínimo de 25% das acçõesdesenvolvidas.Neste nível avalia-se: • As mudanças verificadas nos comportamentos dos indivíduos (alteração de métodos de trabalho, introdução de inovações, maior autonomia individual...); • Os resultados decorrentes da alteração de comportamentos; • A aplicação do plano de desenvolvimento de competências; • Os factores que inibem o processo de transferência de “adquiridos”pela via da formação;Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
• As necessidades de novas competências; 44É aplicada 3 a 6 meses após o término da acção. Os instrumentos utilizados poderão ser, entre outros,reuniões, entrevistas, observação directa, etc.Avaliação de resultadosA avaliação de resultados será aplicada a actividades formativas com o objectivo de: • As alterações no painel de indicadores da organização; • Os impactos de desempenhos individuais/colectivos nos resultados da organização; • O custo-benefício associado à formação desenvolvida; • O retorno de investimentos efectuados na formação;Seis meses após o término da actividade formativa.Os vários níveis de avaliação podem ser resumidos na tabela seguinte:Figura 14 - Tipos de avaliaçãoResultado: Registo de Concepção e Ficha do Curso - RG_2_concepcao e ficha_cursoNo caso de soluções de formação solicitadas por clientes as competências a desenvolver já estãoidentificadas, no primeiro contacto é enviada uma proposta formativa com objectivos gerais e aestrutura geral da acção. Inicia formalmente com a aceitação da proposta por parte do cliente. Asprimeiras duas fases não são realizadas.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Em reunião posterior com o responsável da empresa cliente é transmitido o público-alvo em termos de 45função que desempenha, escolaridade, conhecimentos técnicos, idade, sexo ou outras característicaspertinentes. Advém desta actividade um conhecimento mais preciso do grupo de formandos para umamelhor adequação das formas de organização da formação e respectivas metodologias.No caso de acções homologadas e das acções inseridas no Catálogo Nacional das Qualificações (CNQ),acções modulares de curta duração, não se realizam as fases descritas acima, a sua verificação terá porbase os referenciais de formação do CNQ.Para a formação a distância, as actividades de ensino-aprendizagem funcionam em regime blendedlearning (b-Learning), com recurso a uma plataforma Moodle.A metodologia a adoptar assenta numa combinação de duas componentes: sessões presenciais esessões à distância.As sessões presenciais, decorrerão em geral em horário pós-laboral, nas instalações da WeCreateYou.Estas sessões serão ministradas em sala, sobretudo centradas na aplicação prática dos conhecimentosadquiridos, visando a estimulação e desenvolvimento das competências técnico-pedagógica.As sessões a distância serão efectuadas através da plataforma com momentos de tutoria síncrona eassíncrona.Nas sessões em regime síncrono, o tutor conduz a sessão de formação com o grupo de formandos emtempo real nas datas e horários previamente definidos. A comunicação será realizada através do Chat,áudio ou vídeo.Na formação assíncrona, os formandos terão que realizar um conjunto de actividades de aprendizagem,sendo a gestão do tempo da sua responsabilidade, no entanto, devem ter em conta as datas definidaspara a realização das tarefas. As actividades que os formandos têm de desenvolver dividem-se entre:participação em fóruns temáticos, para desenvolver alguns temas, discutir e partilhar ideias, realizaçãode testes, questionários e trabalhos práticos. Nestas sessões o formando pode pôr as suas dúvidas aotutor via e-mail.Na primeira sessão, presencial, é consultado o Guia do curso e Guia do Formando On-line.Os materiais pedagógicos a fornecer aos formandos para utilização no curso são:- Manual para cada módulo;- Apresentações multimédia;- Guia do Curso- Guia de acesso à formação a distânciaTerminado o P2 Concepção, inicia-se o P3 Desenvolvimento, em que saídas da Concepção vãocorresponder a entradas do P3.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
3.3. P3 Desenvolvimento 46Este processo consiste em desenvolver actividades de promoção e divulgação, a selecção dos váriosrecursos, como formadores, formandos, espaços e equipamentos, a execução e organização dasactividades formativas. Nome: Desenvolvimento Âmbito: O processo de Desenvolvimento inclui actividades de promoção e divulgação, selecção (formadores, formandos e recursos), execução e organização das actividades formativas. Responsável: Gestor de Formação e Responsável técnico pedagógico Equipa: Direcção, Gestor de formação, Responsável técnico pedagógico, formadores. Melhoria Contínua: Periodicamente, em caso de necessidade, avaliar os métodos e critérios de recrutamento, ajustar programas de divulgação nomeadamente se dirigidas a jovens desempregados, avaliar o indicador de reclamações, verificando os outputs dos Questionários, reuniões. Desenvolvimento ENTRADAS • Promover e divulgar actividades SAÍDAS formativas• Programa de Formação • Métodos e critérios de • Flyers recrutamento • Programas de• Planos de sessão • Gestão recursos divulgação RECURSOS • Grupos de formandos • Gestor de Formação • Formadores • Responsável Técnico Pedagógico • Recursos técnico- pedagógicos • Formador - Curricula Fichas de inscrição - Formandos • Dossier técnico- pedagógico • Relatórios de selecçãoFigura 15 - Processo 3 - Desenvolvimento 3.3.1. Promoção e DivulgaçãoA promoção e divulgação das várias actividades formativas são multicanal adequadas aos seusdestinatários.Dos meios disponíveis são utilizados:Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Jornais 47 Newsletter e Mailings directos às empresas Flyers de divulgação, cartazes, colocados nas suas instalações ou nas instalações de entidades parceiras Website da empresa Catálogo de Formação Redes SociaisSempre que são identificadas acções com pré-requisitos, estes são explicitados na divulgação.Nos vários meios de comunicação utilizados para a divulgação é disponibilizada informação sobre osconteúdos e objectivos, custos, datas e locais de realização e menção à avaliação sumativa caso seaplique.É respeitada Legislação em vigor sobre a protecção de dados pessoais, através da menção nos váriosmeios de divulgação (por exemplo com a menção há possibilidade de remoção). 3.3.2. Selecção a) Selecção e recrutamento de formadoresA qualificação, selecção, subcontratação e avaliação dos Formadores (ou outros agentes que sejamsubcontratados para intervir no processo formativo) é feita de acordo com regras estabelecidas e,consoante as acções, podem dar diferentes relevos às competências necessárias: • Formação escolar/académica; • Certificação/acreditação; • Certificação e-formador (para a formação em b-learning); • Curriculum vitae; • Participação em projectos; • Outros (prestígio, histórico e trabalhos publicados).Alterados apenas em situações formalmente justificadas pela Direcção.A WeCreateYou possui uma Bolsa de formadores/consultores externos em diversas áreas deintervenção (engenharias, gestão, saúde, ciências do comportamento, etc). Estes profissionais registama sua intenção de colaboração e disponibilidade em formulário electrónico, disponibilizado na Web,anexando o seu CV.A metodologia de Recrutamento e Selecção, identificado o perfil do formador/consultor a recrutar, éconstituída pelas seguintes etapas: Verificação da existência na Base de dados interna ou publicação em meios de comunicação social adequados; Selecção dos CVs mais pertinentes para a função; Entrevistas; Selecção do formador/consultor mais ajustado à função de acordo com os critérios já identificados. Na selecção é solicitado o preenchimento da Ficha Curricular.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
Como princípio, todos os Formadores são acreditados pelo IEFP. A cultura e política da empresa são 48disponibilizadas a estes colaboradores e é-lhes distribuída uma cópia dos procedimentos aplicáveis. b) Selecção de formandosAo recepcionar as inscrições dos formandos é adoptado o seguinte: Verificação das habilitações; Verificar as funções na empresa para aferir se se enquadra no perfil indicado para a respectiva acção; Verificar se o certificado de habilitações está em conformidade, se aplicável; Verificar se possui conhecimentos básicos em TIC, no caso da formação a distância.Em caso de dúvida, é solicitada entrevista ou é feito contacto com os recursos humanos da empresapara complementar a informação.No final desta fase ficam seleccionados os participantes de cada acção.No caso de acções homologadas, para além do procedimento anteriormente descrito, é tambémsolicitado curriculum vitae.Na fase de entrevista, procura-se determinar quais os conhecimentos prévios dos candidatos nas áreasem que será realizada a acção.Em projectos dirigidos a desempregados, são definidos critérios de selecção, de acordo com área dehabilitação, área geográfica, ordem de chegada, ou outros que, dependendo do projecto, se revelemimportantes.A metodologia é realizada em três fases para o recrutamento dos formandos: A primeira é constituída pela inscrição dos formandos na acção, com entrega de Curriculum Vitae e Certificado de habilitações e outros documentos inerentes ao processo (declaração de desemprego, etc); Na segunda fase serão seleccionados todos os formandos que correspondam aos critérios definidos; Numa terceira fase os candidatos apurados na fase anterior (em número correspondente ao número de formandos da acção) serão alvo de uma entrevista, na qual se procura determinar quais os conhecimentos prévios nas áreas em que será realizada a acção.No caso de formação em regime de formação a distância, o formulário de inscrição inclui um campopara pré-requisitos para controlo na fase da selecção. Estes requisitos pretendem controlar doisaspectos: se o formando tem conhecimentos de informática na óptica do utilizador e se dispõe desistema com acesso à internet, sendo da responsabilidade do formando o conhecimento dos referidosrequisitos. c) Selecção de espaços e equipamentosRelativamente aos espaços destinados à formação, são afectos a cada acção mediante as suasnecessidades em termos de número de formandos e de equipamentos necessários ao seudesenvolvimento.Manual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
A empresa dispõe de amplas e óptimas instalações com janela para o exterior (proporcionando luz 49natural e ventilação). As salas dispõem de sistema de domótica para ajuste do ar condicionado, daventilação e da iluminação, sistema de som ambiente.As salas têm aproximadamente 77 m2 o que permite ter uma lotação de 16 formandos e respeitar a áreapor formando (2m2).O auditório permite uma lotação até aproximadamente 350 pessoas, tem sistema de domótica paraajuste do ar condicionado, da ventilação e da iluminação, sistema de som ambiente.As salas estão equipadas com videoprojector, LCD, quadros, cadeiras de palmatória, secretárias ecadeiras giratórias.A selecção das salas é efectuada segundo critérios logísticos, em função do número de formandos mastambém em função das necessidades.Em todos os espaços é feita uma limpeza diária, respeitando sempre todas as regras de Higiene eSegurança.Em acções que seja exigida a utilização de equipamentos para a componente prática, como por exemplocomputadores, estes serão assegurados através de entidades parceiras (como por exemplo CNO´s).É assegurada uma relação mínima de 1 computador por 2 formandos, nas duas salas disponibilizadaspara esse efeito, cuja dimensão, como já foi referida permite também assegurar os 3m2 por formando.Existência de um vasto parque de estacionamento gratuito, com lugares de acesso a deficientes. Oedifício tem serviço de vigilância 24 horas por dia, através de vigilante e câmaras de vigilância em todo oedifício. O serviço de recepção está disponível 24 horas por dia. Na entrada do edifício, junto à recepção,encontra-se um placard identificativo das empresas instaladas. O edifício é acessível a deficientes, comdois elevadores de acesso ao 1º andar. Os sanitários são diferenciados nos dois pisos e tambémsanitários diferenciados para deficientes.Existe serviço de bar e máquinas de vending, disponíveis ao público em geral.Junto à recepção encontra-se o espaço de acolhimento.O Inova.Gaia disponibiliza o serviço de Biblioteca, com possibilidade de consulta e requisição derecursos, e serviço de impressão e cópias.Caso seja necessário, os formandos também podem ser reencaminhados para outras entidades com oobjectivo de lhes ser facultada a informação que necessitam, nomeadamente para entidades cujarelação esteja protocolada.O edifício tem instalação de Wireless com possibilidade de acesso à Internet, recurso este fomentadocomo vertente de auto-estudo aos formandos através dos formadores.Em acções na forma b-learning, nas sessões presenciais segue-se o disposto na descrição acima. Asrestantes decorrerão na plataforma Moodle. 3.3.3. Organização Vers.: 2.0Para todas as acções é elaborado um Dossier Técnico-pedagógico.Manual de Qualidade WeCreateYou2011
Para a sua organização é seguido um Índice - indice-DTP - constituído por: 50 Referencial do Curso (Plano|Equipa|Recursos) Cronograma previsto e realizado Planificação das Sessões/Plano de tutoria Divulgação das acções Formador (Curricula, Contrato, Reuniões) Inscrições /formandos (Fichas de inscrição e documentação dos formandos), regulamento Contratos de formação/Declaração empresa Assiduidade (Mapa de presenças, Folhas de presença, Justificações de Faltas, estatísticas do Moodle nas entradas dos formandos nas sessões síncronas e assíncronas) Bolsas de formação e Certificados Avaliação, Relatórios, Registo de Ocorrências e outra correspondência; Documentação distribuída (manuais e outros RTP);Para controlo e monitorização do DTP existe o documento: CL_ 2_ Verifica_ DTPExistem suportes informáticos adequados aos registos de resultados de avaliações, dados dosintervenientes.A WeCreateYou utiliza vários suportes informáticos, como por exemplo plataforma colaborativa doGoogle, o Moodle, e os mais clássicos (como folha de cálculo, ficheiro de texto, entre outros) para osvários registos ao longo do processo formativo: emissão de folhas de presença, cronogramas, emissãode certificados, mapas de presença de formandos e formadores, etc. Os registos resultantes dasavaliações estão suportados em ferramentas informáticas que de uma forma rápida traduz os resultadosgraficamente, gerando um mapa resumo dos questionários.Através do website da empresa os formandos têm conhecimento do calendário das acções, poderãofazer as suas inscrições, conhecer os avisos de abertura das acções. 3.3.4. ExecuçãoPara cada acção o gestor da formação e o coordenador pedagógico asseguram odesenvolvimento/execução da acção de acordo com o estipulado.A Formação desenvolvida faz parte integrante do Planeamento da WeCreateYou, alinhada com o seuPlano de Intervenção.Todos os programas elaborados contemplam: Objectivo geral, objectivos específicos, população-alvo,modalidade de formação, formas de organização, metodologias de formação e avaliação, conteúdosprogramáticos, cargas horárias, recursos materiais e pedagógicos, espaços e respectivos requisitos.Todos os agentes envolvidos nas acções têm acesso a toda a informação antes de iniciar as acções.(Fontes de verificação: Programas de formação, Flyers…)O Gestor de Formação, o Coordenador do curso e/ou respectivo (s) formador (es) reúnem no início decada acção para articularem as suas necessidades, decidem como será feita a entrega de documentaçãoManual de Qualidade WeCreateYou Vers.: 2.02011
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