Справочник кадровика

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Завести дела по новой номенклатуре 250 и продолжить вести переходящие кадровые дела листов – Заведите новые папки для кадровых документов, которые начали максимальная толщина создавать после 1 января. Для каждого дела оформите титульный дела с кадровыми лист. Заголовок на обложке укажите по номенклатуре дел кадро- документами вой службы на 2020 год. Подробности СК № 12, 2019, с. 90 Новые реги- страционные книги и журналы пронумеруйте, прошейте, заверь- те подписью и скрепите печатью, если есть. В течение года регистрируйте документы и только после это- го подшивайте в нужную папку. Делайте это в хронологическом порядке, но документы вкладывайте на верх стопки. Так номера в папке будут идти от большего к меньшему. В папку можно под- шить 250 листов. Будет больше – заведите новую папку, укажите на ней это же название и отметку «Том 2». Дела, которые не закрыли в прошлом году и продолжаете по- полнять в этом, например, личные дела, должностные инструк- ции, оформите как переходящие по инструкции. Шаг 1. Убедитесь, что указали переходящие дела в номен- клатуре. Они должны быть с прежним индексом. В графе 5 «При- мечание» номенклатуры сделайте отметку, что дело переходящее. Шаг 2. Оформите выписку из номенклатуры дел. Укажите в выписке, какие и сколько у вас переходящих дел. Шаг 3. Внесите в конце года количество переходящих дел в итоговую запись в номенклатуре. Если закроете переходя- щее дело в этом году, сделайте отметку в номенклатуре. Дела, ко- торые переходят на следующий год, укажите в итоговой записи  Как отразить переходящие дела в номенклатуре дел Индекс Заголовок дела (тома, части) Количество дел Срок хранения Примечание дела (заполняется по 4 5 окончании года) 12 3 04 – отдел кадров 04-24 Личные карточки работников 50 лет, ст. 567 Переходящее 50 лет, ст. 567 Переходящее 04-25 Трудовые договоры работников 49

ПРАКТИКА Как я сократила персонал по поручению директора: личный опыт Чем поможет статья. Узнаете историю кадровика, которая сократила сотрудников по распоряжению руководителя. Полезные подробности помогут разобраться, как кадровик решала проблемы, которые возникали в период сокращения. Руководитель поставил за- Директор заявил, что дачу: сократить четырех кас- больше не может терпеть вы- сиров. Компания закупила ходки менеджера кинотеат- терминалы по продаже би- ра, и поручил сократить еще летов и установила их в од- и его должность. На вопрос, ном из пяти кинотеатров на- на каком основании сокра- шей сети. Решили, если все щать и кто будет выполнять пройдет хорошо и у клиентов эту работу, не ответил. не будет проблем с покупкой билетов, новые терминалы Такие задачи мне при- установят в остальных кино- шлось решать впервые. Самое театрах. сложное – понять, как обосно- вать решение о сокращении, Первое время касса работа- а может это и не требуется? ла в обычном режиме парал- Узнаете, с какими проблема- лельно с терминалами по про- ми я столкнулась и как их ре- даже билетов. шала. 50

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Как мы обосновали решение Планируете ли вы сократить сократить сотрудников численность или штат работников вашей компании в 2020 году? Первое, что я выяснила: решение о сокра- щении штата или численности компа- 35% – да 33% – нет нии нужно обосновать. Причем если де- ло дойдет до суда, придется доказывать, 32% – точно сказать не могу что должности сократили именно по этим причинам. Произвольно менять штат- По результатам опроса на сайте pro-personal.ru ное расписание и увольнять работников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК нельзя. Судебное решение. Компания обяза- на ­обосновать решение о сокращении Пришлось изучать судебную практику. и доказать необходимость увольнения Нужно же было понять, когда суд не обви- З. девять лет работал в училище заместителем нит нас в фиктивном увольнении. Выяс- директора по административно-хозяйствен- нила, что главное – доказать объективные ной работе. 8 августа ему вручили уведомле- причины сокращения: экономические, ние о сокращении его должности в связи с оп- структурные или технологические. тимизацией. Работнику предложили перевод на должность заведующего хозяйством. Пример З. согласился на перевод, но потом обратился Экономические причины – это когда компания в суд. Требовал признать незаконным приказ, решила сократить объем производства, так как которым его должность исключили из штатного меньше стали заказывать товар. расписания. Считает, что компания решила со- Структурные причины – решили изменить про- кратить его должность не в связи с оптимиза- филь деятельности компании и выявили неэф- цией, а из-за отсутствия у него необходимой фективные должности или подразделения. квалификации. Это показала ревизионная Технологические причины – внедрили новое проверка. Но вместо того чтобы его обучить, оборудование и автоматизировали функции, компания решила сократить его должность. которые раньше выполняли сотрудники. Суд не удовлетворил иск. Решение о сокра- щении должности заместителя директора Изучила примеры и поняла, что у на- по административно-хозяйственной работе бы- шей компании причины для сокращения ло обоснованным и наиболее благоприятным технологические. Терминалы по продаже по последствиям для З. Его права компания билетов в итоге должны были заменить не нарушила. З. не уволили, а с его письменно- кассиров. го согласия перевели на другую работу. Решение Вилючинского городского суда Кам- Радует, что хотя бы за решение устано- чатского края от 18.12.2017 по делу вить терминалы не нужно оправдывать- № 2-623/2017 ся. Руководитель может свободно вводить любые новшества и менять технологии 51 производства или работы. Также я выяснила: чтобы увольнение по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК признали законным, между причинами сокращения и уволь- нением работника должна быть объек- тивная связь. Нашла одно судебное ре- шение и показала руководителю, чтобы он был в курсе.

ПРА К Т И К А Кстати, пока искала судебные реше- кратить кассира не нарушают права П. на труд. ния, поняла: не все суды считают, что Работодатель определяет структуру численно- компания обязана обосновывать реше- сти, штат работников, должностей, расстановку ние о сокращении. Есть и такое мнение, кадров. Суд отметил, что не может вмешивать- что работодатель вправе сам решать, как ся во внутреннюю хозяйственную деятельность управлять кадрами, чтобы повысить при- компании и не вправе проверять целесообраз- быль компании. И если сотрудник решит ность организационно-штатных мероприятий. обжаловать увольнение, суд не должен Решение Каслинского городского суда Челя- разбираться в целесообразности сокраще- бинской области от 24.07.2018 № 2-374/2018 ния его должности. Я убедилась, что у нашей компании Есть даже решения, в которых суды есть законные основания для сокраще- заявляют, что желание компании сокра- ния. Мы автоматизируем продажу биле- тить персонал не нарушает права работ- тов, поэтому есть основания исключить ников на труд. Главное – предоставить из штатного расписания должность «кас- сотрудникам гарантии, которые полага- сир» и сократить работников, которые за- ются им по закону ч. 1 ст. 178 ТК нимают эту должность. Конечно, еще Верховный суд указал, Причину и дату предстоящего со- что работодатель вправе в целях эффек- кращения я указала в проекте приказа тивной экономической деятельности и ра- об изменении штатного расписания. При- ционального управления имуществом каз решила начать с обстоятельств, из- самостоятельно принимать кадровые ре- за которых будем сокращать персонал. шения п. 10 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 Чтобы подстраховаться, уточнила в при- № 2 Это постановление Пленума я давно казе реквизиты протокола общего собра- в Трудовой кодекс вложила, чтобы всегда ния, на котором участники общества ре- было под рукой. шили внедрить терминалы по продаже билетов. Нашла судебное решение даже по ки- нотеатру, в котором сократили кассира. Утвержденной формы приказа о вне- сении изменений в штатное расписание Судебное решение. Решение о сокраще- я не нашла. Поэтому приказ оформила нии не нарушает право работника на труд на бланке, который утвердили в компа- Из штатного расписания кинотеатра исключили нии для приказов по основной деятель- должность кассира. П. уведомили о предстоя- ности. В приказе указала дату предсто- щем увольнении и предложили перевод на ва- ящего сокращения и должность, которую кансию «уборщик служебных помещений». П. решили сократить. от перевода отказалась и через два месяца ее уволили по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. А вот сократить должность менедже- П. обратилась в суд. Требовала признать ра кинотеатра из-за установки термина- увольнение незаконным и восстановить на ра- лов мы не могли. Если бы так поступили, боте. Утверждала, что фактически сокращения сотрудник обязательно пошел бы в суд не было. Билеты продолжают продавать ра- и выиграл. Предложила директору аль- ботники кинотеатра, на которых возложили эти тернативный способ. Хорошо, что ме- функции. Считает, что увольнение непосред- неджер согласился и заключил с руко- ственно связано с личными неприязненными водителем соглашение об увольнении отношениями руководителя кинотеатра. по соглашению сторон. В нем определили Суд признал увольнение законным и отказал удобную дату увольнения и небольшую в иске. Само по себе решение кинотеатра со- денежную компенсацию. 52

Как часто мы предлагали Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru перевод на вакансии Судебное решение. Предлагать работнику Прежде чем уволить кассиров, вакансии нужно по мере их появления мы предлагали им вакансии, на которых Компания уведомила З. о сокращении занима- они могли работать с учетом состояния емой им должности и ознакомила с вакансия- здоровья ч. 3 ст. 81 ТК ми. После З. уволили по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. З. обратился в суд. Требовал восстановить его Причем я договорилась с директором, на работе. Утверждал, что компания наруши- что вакансии предложим не только когда ла процедуру сокращения, так как только один будем уведомлять о сокращении и уволь- раз предложила ему вакансии, которые он мог нять, а каждый раз, когда они появят- занимать с учетом квалификации и состояния ся. Нашла такое решение суда и решила здоровья. Компания не предлагала ему занять подстраховаться. вакантные должности, которые ввела уже по- сле того, как уведомила об увольнении. Приказ о внесении изменений в штатное расписание Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») ПРИКАЗ 24.10.2019 № 179 г. Москва О внесении изменений в штатное расписание На основании решения общего собрания акционеров (протокол общего собрания акционеров от 01.10.2019 № 2) о внедрении новых терминалов по продаже билетов и уменьшения объема работ кассиров ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести в штатное расписание следующие изменения: 1.1. Сократить в кинотеатре «Южный» должность «кассир» – 4 единицы. 2. Ввести в действие изменения в штатное расписание с 30.12.2019. 3. Начальнику отдела кадров Громовой А.А. в срок до 29.10.2019 подготовить проект приказа о создании Комиссии по сокращению численности работников. 4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Директор В.В. Хрусталев С приказом ознакомлена: Начальник отдела персонала А.А. Громова 24.10.2019 53

ПРА К Т И К А Суд удовлетворил иск. Компании пришлось Остальных сотрудников мы под под- восстановить З. на работе и выплатить ему пись ознакомили с приказом об уволь- средний заработок за время вынужденного нении, выдали им расчет, включая прогула в размере 282 400 руб. 72 коп. выходное пособие в размере среднего за- Работодатель обязан предлагать все вакант- работка, и трудовую книжку. ные должности неоднократно по мере того, как они появляются. Когда мы исключили должность Апелляционное определение Кемеровского из штатного расписания областного суда от 01.10.2019 по делу № 33-10488/2019 Мы исключили должность «кассир» из штатного расписания кинотеатра Более того, в этом же решении суд ука- на следующий день после того, как уво- зал, что работник, должность которого лили сотрудников по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. вы сокращаете, вправе первым получать приглашение на вакансию. Другие пре- Я узнала, что если внести изменения тенденты должны ее увидеть только по- в штатное расписание позже, суд может сле того, как он откажется. обвинить компанию в нарушении про- цедуры и признать увольнение незакон- Я так и делала, все время, когда кас- ным. сиры знали о сокращении, предлагала им вакансии. Но они каждый раз отказы- Судебное решение. Исключить единицу вались от перевода. из штатного расписания нужно на следую- щий день после увольнения работника В день увольнения я направила кас- 13 декабря компания предупредила З. сирам предложение о переводе еще раз. об увольнении по сокращению штата На тот момент была вакансия помощни- и 15 февраля уволила его по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. ка менеджера кинотеатра, один из касси- ров согласился на перевод. КОМУ СООБЩИТЬ О СОКРАЩЕНИИ СОТРУДНИКОВ Сообщите о планах сократить со- Если в компании планируете в течение 60 дней или 100 и более трудников в органы службы заня- массовое увольнение, сообщи- человек в течение 90 дней. тости. Общий срок – не позднее те в службу занятости не позднее Обычно массовым признают со- чем за два месяца до сокращения чем за три месяца абз. 1 п. 2 ст. 25 Закона кращение, если компания уволь- первого работника. няет: 50 и более человек в течение Унифицированной формы уведом- от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости 30 календарных дней; 200 и бо- ления нет. Уточните на сайте сво- лее человек в течение 60 дней; 500 ей службы занятости, иногда они Отчитывайтесь в этом случае и более человек в течение 90 ка- рекомендуют форму уведомления. по форме, которую утвердило Пра- лендарных дней п. 1 Положения Если формы нет, сведения можете вительство Приложение № 1 к Положению, Сокращение считается массовым подавать в произвольной форме. и в случае, если компания уволит Укажите в ней должность, профес- утв. постановлением Правительства от 05.02.1993 № 99 1 процент и более от общего чис- сию, специальность, квалификаци- ла работающих в течение 30 дней. онные требования к ним и условия Критерии массового сокраще- Это актуально для регионов, в ко- оплаты труда каждого, кого сокра- ния ищите в региональных или от- торых общее число занятых менее щаете. раслевых соглашениях. 5 тыс. человек. Так, на таможне массовым счи- тают сокращение, если увольня- ют 20 и более человек в течение 30 дней; 60 и более человек 54

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru При этом должность, которую занимал З., Если в день увольнения сотруд ник ра- компания исключила из штатного расписания ботает, а наши кассиры работали, ему по- только 22 февраля. лагается оплата за этот день. З. обратился в суд. Требовал признать неза- конным приказ об увольнении и восстановить В моей ситуации исключить из штат- его на работе. Считал, что сокращение бы- ного расписания должность и все четыре ло формальным. После увольнения компания единицы по должности не получилось. вновь принимала на работу сотрудников, кото- рые выполняли тождественную работу. В день, когда истек срок предупрежде- Суд удовлетворил иск. В течение шести дней ния об увольнении, мы уволили толь- после увольнения З. должность, которую он за- ко одного из четырех кассиров. Одного нимал, сохранялась в штатном расписании. мы перевели на должность помощника Поэтому оснований увольнять его 15 февраля менеджера кинотеатра, один согласился у компании не было. уволиться досрочно, а один заболел. Истечение срока предупреждения об увольне- нии не позволяет сократить сотрудника, если Я решила, что будем вносить в штатное в штатном расписании сохраняется должность, расписание изменения дважды. Первый которую он занимает. Исключить должность раз – на следующий день после увольне- из штатного расписания нужно в момент уволь- ния двух кассиров. Я подготовила проект нения или на следующий день. приказа об исключении из штатного рас- Определение Свердловского областного суда писания трех единиц по должности касси- от 24.07.2018 по делу № 33-12834/2018 ра и отдала его на подпись директору. Несмотря на то что в этом судебном ре- Второй раз изменения в штатное рас- шении есть совет исключать должность писание внесли на следующий день по- в день увольнения, мы так делать не ста- сле того, как уволили кассира, который ли. В день увольнения за сотрудником болел. сохраняется место работы и должность. Оформить увольнение я смогла только, КОГО НЕЛЬЗЯ СОКРАТИТЬ когда сотрудник вышел на работу после болезни. Это произошло через две недели после того, как истек срок предупрежде- ния об увольнении. Беременную Сотрудника в период временной Сотрудника, который женщину нетрудоспособности находится в отпуске Женщину с ребенком Одинокую мать, которая Работника, который Единственного кормильца в возрасте до 3 лет воспитывает ребенка воспитывает ребенка ребенка-инвалида в возрасте до в возрасте до 14 лет в возрасте до 14 лет 18 лет, ребенка до 3 лет в семье, или ребенка-инвалида – или ребенка-инвалида – где три и более малолетних детей, до 18 лет до 18 лет без матери если другой родитель не работает © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 55

ПРА К Т И К А Кстати, чтобы не было проблем Когда мы платили средний в подобных ситуациях, если работник за- заработок после увольнения болеет и его нельзя будет уволить по со- кращению в день, когда истечет срок Средний месячный заработок в течение предупреждения об увольнении, преду- второго месяца после увольнения в связи смотрите это в уведомлении. сокращением компания сохраняет, если сотрудник не трудоустроился. Я составила такое уведомление, ко- торое позволило потом избежать спо- Считать двухмесячный срок нужно ров с работниками и не переносить дату с даты, когда расторгли трудовой договор увольнения. с работником. Уведомление об увольнении в связи с сокращением Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») Д.А. Тимофееву Моховая ул., 16, Москва, 143222 Тел. (495) 123-45-67, факс: (495)765-43-21 Ярославская ул., 8, ОКПО 12345777; ОГРН 1073654892746 кв. 13, Москва ИНН/КПП 7703628460/772001001 23.01.2020 № 05-10/51 На № от О получении трудовой книжки Уважаемый Дмитрий Алексеевич! На основании приказа ООО «Афиша» от 15.01.2020 № 65 о внесении изменений в штатное расписание, руководствуясь частью второй статьи 180 Трудового кодекса Российской Федерации, уведомляем Вас, что планируется расторжение трудового договора от 21.03.2017 № 03/17 с Вами 25 марта 2020 года. Основание увольнения: сокращение численности работников организации, пункт 2 части первой статьи 81 Трудового ко- декса Российской Федерации. В течение всего срока предупреждения об увольнении при появлении вакансий мы будем предлагать Вам перевод на другую работу, которую вы можете выполнять с учетом состояния Вашего здоровья. Увольнение состоится только в том случае, если в ООО «Афиша» по состоянию на 25 марта 2020 года не будет подходя- щей работы или Вы откажетесь от предложенных вакансий. В случае, если 25 марта 2020 года Вы будете отсутствовать на работе в связи с временной нетрудоспособ- ностью или находиться в отпуске либо в командировке, трудовой договор с Вами будет расторгнут в первый рабочий день после окончания периода временной нетрудоспособности, окончания отпуска либо по возвра- щении из командировки. При увольнении Вам будут предоставлены гарантии, предусмотренные трудовым законодательством: вы- ходное пособие и сохранение среднего месячного заработка на период трудоустройства не свыше двух меся­ цев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия). По всем вопросам вы можете обращаться в отдел кадров ООО «Афиша». Режим работы отдела кадров с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин с понедельника по пятницу. Директор В.В. Хрусталев 56

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Сложность у меня возникла с касси- Я сделала таблицу и в ней по каждо- ром, который согласился досрочно рас- му уволенному кассиру указала, когда торгнуть трудовой договор. Срок преду- бывший сотрудник может обратиться преждения об увольнении истекал в компанию с трудовой книжкой и попро- 27 декабря 2019-го, а уволиться сотруд- сить выплатить средний заработок, так ник согласился 29 ноября 2019-го. как не смог устроиться на работу. Я не знала, как считать двухмесяч- Кассира Петрову мы уволили в день, ный срок в этом случае: от даты увольне- когда истек срок предупреждения ния, то есть 29 ноября, или от даты, когда об увольнении, – 27 декабря. Кассира истекал срок предупреждения об уволь- Фролову, когда она вышла на работу по- нении, то есть от 27 декабря. В Трудовом сле болезни, – 10 января. Кассира Степа- кодексе объяснений не нашла. нову уволили 29 ноября, так как она со- гласилась досрочно расторгнуть трудовой Разобраться в вопросе помог Роструд договор по п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК. письмо Роструда от 15.08.2019 Л-77/Ю-26684-ОБ/18-1299 Если сотрудники не трудоустроят- ся в течение двух месяцев после уволь- Роструд указал, что средний зарабо- нения, они могут обратиться в нашу ток сохраняется за работником на срок компанию за средним заработком за вто- не свыше двух месяцев с зачетом выход- рой месяц: Степанова – после 29 янва- ного пособия, которое работник получа- ря 2­ 020-го, Петрова – после 27 февраля ет в день увольнения. Поэтому компания 2020-го, Фролова – после 10 марта 2020 года. обязана выплатить бывшему сотрудни- ку средний месячный заработок, когда Если наши бывшие сотрудники пред- истечет второй месяц с момента увольне- ставят обоснованное решение службы за- ния. В этом случае дата, когда истекает нятости о сохранении за ними среднего срок предупреждения об увольнении, заработка за третий месяц, то компании значения не имеет. придется выплатить и его определение Мос­ Наша компания за два месяца преду- ковского областного суда от 01.06.2010 по делу № 33-10397 предила кассиров об увольнении в связи с сокращением 27 декабря 2019 года. Со- Для того чтобы претендовать трудников также уведомили о том, что на ту выплату, сотрудники должны встать трудовой договор с их письменного согла- на учет в службе занятости в течение двух сия можно расторгнуть досрочно с выпла- недель с момента увольнения ч. 2 ст. 178 ТК той компенсации пропорционально вре- Об этом я предупредила работников мени, которое осталось до истечения в день увольнения и разъяснила, куда срока предупреждения ч. 3 ст. 180 ТК и с какими документами обратиться ОБЯЗАТЕЛЬНО ЛИ ПРОВОДИТЬ АТТЕСТАЦИЮ ПЕРЕД СОКРАЩЕНИЕМ Работодатель не обязан проводить Указаний, как определить, у кого средственного руководителя, доку- аттестацию, чтобы выбрать, кого из сотрудников более высокая ква- менты об образовании и стаже ра- уволить по сокращению. лификация, ТК не дает. Поэтому мо- боты сотрудников, свидетельства Аттестация не единственный жете самостоятельно решать, как о повышении квалификации, сер- способ, который помогает срав- будете это делать. тификаты о посещении обучающих нить квалификацию сотрудников Помимо аттестации, подтвердить курсов, приказы о поощрении за ра- и оценить, у кого есть преимуще- квалификацию работника помогут боту, результаты независимой оцен- ственное право остаться на работе. служебные записки и отчеты непо- ки квалификации. 57

ПРАКТИКА Ч е к -л и с т Как уволить работника в связи с сокращением В ситуации, когда кадровик сокращала кассиров по поручению директора, ей не при- шлось проводить полную процедуру с. 50 Так, ей не нужно было выяснять преимуще- ственное право сотрудников на оставление на работе, так как в компании сокращали должность со всеми штатными единицами. Также не было сотрудников специальных категорий, которым положены дополнительные гарантии при увольнении по этому основанию. В этой шпаргалке полный список действий для любой ситуации. Что сделать Какие документы оформить Готово Приказ по основной деятельности о внесении изме- Принять решение о сокращении численности или нений в штатное расписание штата работников организации Приказ по основной деятельности о создании комиссии по сокращению Создать комиссию по сокращению Протокол заседания комиссии по сокращению Учесть запрет на увольнение: беременных женщин, Протокол заседания комиссии по сокращению сотрудников с семейными обязанностями Уведомление об увольнении с указанием причины Учесть преимущественное право на оставление и даты увольнения на работе Уведомление о запрете увольнять беременных по сокращению с просьбой сообщить о беременно- Предупредить работника об увольнении не позднее сти, если есть чем за два месяца Уведомление о запрете увольнять по сокращению сотрудника, у которого есть малолетние дети, ребе- Предупредить сотрудницу, что ее нельзя уволить нок-инвалид или он выполняет иные семейные обя- по сокращению, если она беременна, и попросить занности, и попросить сообщить об этих обстоя- сообщить о беременности, если есть тельствах, если они есть Предупредить сотрудника о том, что его нельзя уво- лить по сокращению, если у него есть малолетние дети, ребенок-инвалид или он выполняет иные се- мейные обязанности, и попросить сообщить об этих обстоятельствах, если они есть © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 58

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Что сделать Какие документы оформить Готово Предложить работнику уволиться до истечения сро- Предложение об увольнении до истечения срока ка предупреждения об увольнении предупреждения об увольнении Предложить работнику перевод на другую работу Предложение перевода на другую работу или уве- или уведомить, что подходящей работы нет домление, что подходящей работы нет Уведомить профком, если он есть в компании, о со- Письмо в профком с уведомлением об увольнении кращении численности или штата работников сотрудника и приложением документов Уведомить о сокращении региональную службу за- Письмо в службу занятости с уведомлением нятости об увольнении сотрудника по сокращению Учесть мнение профкома, если увольняете члена Письмо в профком, что планируете уволить члена профсоюза профсоюза, с приложением документов Получить согласие вышестоящего профсоюзного Письмо в профком, что планируете уволить руково- органа, если увольняете по сокращению руководи- дителя профкома или его заместителя, с приложе- теля профкома или его заместителя нием документов Получить согласие ГИТ, если увольняете по сокра- Письмо в ГИТ, что планируете уволить по сокраще- щению несовершеннолетнего сотрудника нию несовершеннолетнего сотрудника Получить согласие комиссии по делам несовершен- Письмо в комиссию по делам несовершеннолетних, нолетних, если увольняете по сокращению несовер- что планируете уволить по сокращению несовершен- шеннолетнего сотрудника нолетнего сотрудника, с приложением документов Предложить работнику повторно в день издания Предложение перевода на другую работу или уве- приказа об увольнении перевод на другую работу домление, что подходящей работы нет Зафиксировать отказ работника от перевода, Заявление работника об отказе от перевода или его если предлагали перевод виза ознакомления на предложении о переводе Проверить, что в день увольнения работник не болеет или не находится в отпуске Издать приказ об увольнении Приказ об увольнении. Основание – решение о со- кращении, приказ об изменении штатного расписа- ния, уведомление об увольнении или предложение об увольнении до срока, предложение о переводе либо уведомление об отсутствии вакансий и др. Ознакомить работника с приказом об увольнении Виза ознакомления работника с приказом или от- не позже последнего дня работы метка на нем, если это сделать невозможно Рассчитаться с работником не позже последнего Записка-расчет при увольнении дня работы, включая выплату выходного пособия Внести запись об увольнении в трудовую книжку Трудовая книжка, книга учета трудовых книжек или и выдать ее работнику не позже последнего дня уведомление, что ее нужно получить, если работник работы в день увольнения этого не сделал Выдать работнику справки и документы, связанные Справки о сумме заработка, СЗВ-СТАЖ с работой, не позже последнего дня работы и СЗВ-М, СЗИ-ТД, выписка из формы расчета по страховым взносам, копии документов © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 59

ПРАКТИКА Чем ошибки при приеме на работу грозят кадровику и сколько они стоят компании Чем поможет статья. Сможете решить проблемы, которые возникнут у компании и у вас лично, если допустите новичка к работе и нарушите процедуру приема. Если допустили к работе со- За другие последствия, трудника, не имея на это пол- если неправильно допусти- номочий, а руководитель ли к работе или с ошибка- в итоге отказался его оформ- ми оформили прием на рабо- лять, ждите неприятностей. ту, лично отвечать не будете. Инспекция оштрафует вас Проблемы возникнут у компа- лично на 5 тыс. руб., а дирек- нии и руководителя. тор может объявить замеча- ние или выговор и взыскать Читайте, что делать, если сумму, которую пришлось сотрудник начал трудить- заплатить несостоявшемуся ся без обычного оформления работнику ч. 2 ст. 67.1 ТК, ч. 3 ст. 5.27 КоАП приема на работу, а потом что-то пошло не так. 60

Сотрудник не смог работать Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru по медпоказаниям 130 Когда по закону кандидат на работу дол- жен пройти предварительный медосмотр тыс. руб. – или психиатрическое освидетельствова- штраф, который заплатит компания, ние, результаты обследований нужно по- если допустили к работе без медосмотра лучить до того, как сотрудник приступит к работе. В противном случае может сло- Направьте сотрудника на медосмотр житься ситуация, как в нашем примере. или психиатрическое освидетельствова- ние в медорганизацию, с которой заклю- Пример чили договор, и ждите результатов. Строительная компания в декабре срочно ис­ кала машиниста крана, так как работник уво­ Если сотрудник пройдет медосмотр, лился одним днем по семейным обстоятель­ он продолжит работать в компании. ствам. Единственный подходящий кандидат Но скрыть, что нарушили процедуру при- в прежних компаниях 15 лет работал кранов­ ема на работу, не сможете. За допуск щиком. к работе без проверки здоровья компа- Медицинская организация, с которой компания нию могут штрафовать на 130 тыс. руб., заключила договор, в конце года из-за большо­ а руководителя на 25 тыс. ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП го количества посетителей и болезни меди­ цинских специалистов не смогла провести мед­ Судебное решение. Работодатель не смо- осмотр кандидата. Так как у руководителя жет обжаловать штраф не было сомнений в его в квалификации и со­ Компания допустила к работе трех сотрудни­ стоянии здоровья, он принял решение допу­ ков без обязательного предварительного мед­ стить машиниста крана к работе. осмотра. За это инспектор ГИТ оштрафовал Крановщик к работе на строительном объекте компанию на 55 тыс. руб. приступил, но в январе медосмотр не прошел. Компания пыталась обжаловать постановление, Невролог и хирург дали отрицательные заклю­ но суд встал на сторону инспектора. Компа­ чения. Сотрудник отработал месяц, после чего ния нарушила закон. Так, сотрудницу приняли кадровику пришлось решать, как его уволить. на работу 31 марта, а медосмотр она прошла 26 мая. Нельзя «опоздать» даже на один день: Если вам придется направлять нового третья сотрудница приступила к работе 2 апре­ сотрудника на медосмотр после того, как ля, а медзаключение получила 3-го. он начал работать, приостановите работу. Решение районного суда г. Архангельска Издайте приказ об отстранении на время от 04.05.2016 по делу № 12-205/2016. прохождения медосмотра. КАК ПРЕДОСТАВИТЬ ПОЛНОМОЧИЯ ДОПУСКАТЬ К РАБОТЕ Трудовой кодекс не устанавливает Можете установить их в учреди­ ководителя обособленного струк­ порядок, в котором руководитель тельных документах, локальных турного подразделения, например, н­ аделяет сотрудников компании актах, трудовых договорах филиала, закрепите их в положе­ такими полномочиями. Где их про­ нии о подразделении и доверен­ писать, решайте сами. п. 12 постановления ВС от 17.03.2004 № 2 ности ст. 55 ГК Если полномочиями наделяете ру­ 61

ПРА К Т И К А Пример Компания-застройщик приняла на работу глав- 50 ного бухгалтера. Когда оформляли сотрудника на работу, кадровик была в отпуске. Руководи- тыс. руб. – тель не учел, что кандидат на эту позицию, кро- штраф, который заплатит компания, если ме документов об образовании и опыте рабо- допустили сотрудника к работе без документов ты, должен предъявить справку об отсутствии судимости за экономические преступления или Если же медосмотр работник, как в на- преступления против государственной власти. шем примере, не пройдет, предложите Это требование Закона об участии в долевом ему перевод на другую работу. Предла- строительстве ч. 3 ст. 3.2 Закона от 30.12.2004 № 214-ФЗ гайте вакансии, которые сотрудник мо- Кадровик вышла из отпуска, обнаружила жет занять в соответствии со своей ква- ошибку и запросила у нового главбуха справ- лификацией и состоянием здоровья. Если ку. Из документа стало ясно, что у работника работник не согласится перейти или есть непогашенная судимость за регистрацию в компании нет подходящей работы, тру- незаконных сделок с недвижимым имуще- довой договор придется прекратить. ством. Это уголовное преступление предусмот- рено гл. 22 УК, а значит, работник не имеет Увольнять работника в этой ситуации права занимать должность главного бухгалтера будете по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК в связи с на- у застройщика. рушением установленных законом пра- К этому моменту главбух отработала уже пол- вил заключения трудового договора, если тора месяца и подписывала финансовые доку- это нарушение исключает возможность менты. Кадровику пришлось оформлять уволь- продолжения работы. Так как нарушили нение по п. 11 ч. 1 ст. 77 ТК и надеяться, что эти правила вы, сотрудник получит вы- с документами за этот период все в порядке. ходное пособие в размере среднемесячно- го заработка ч. 3 ст. 84 ТК Другой пример: чтобы работать в сфе- ре образования, воспитания, развития Сотрудник не представил несовершеннолетних, кандидат также необходимые документы должен предоставить справку об отсут- ствии судимости по отдельным преступ- Когда по закону кандидат на работу дол- лениям ст. 65, ч. 1 ст. 351.1 ТК жен подтвердить, что может занимать определенную должность, требуйте доку- Чтобы доказать, что работа ему менты до того, как сотрудник приступит не запрещена, будущий работник обя- к работе. В противном случае может сло- зан предъявить справку, а вы обязаны житься ситуация, как в нашем примере. ее проверить до того, как допустили со- трудника к работе. К отдельным видам деятельности компания не может допускать лиц с су- Если принимаете на работу, которая димостью или тех, кто подвергался уго- требует специальных знаний или подго- ловному преследованию, имеет админи- товки, кандидат должен представить вам стративное наказание за употребление документ об образовании абз. 5 ч. 1 ст. 65 ТК наркотических или психотропных ве- Подтвердить свою квалификацию обяза- ществ абз. 6, 7 ч. 1 ст. 65 ТК ны, например, педагогические и меди- цинские работники, водители, юристы, 62 которые будут представлять интересы компании в суде.

Допустите к работе без документов, ко- Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru торые подтверждают, что сотрудник мо- жет выполнять работу, ГИТ оштрафует 100 компанию на 50 тыс. руб., руководителя – на 5 тыс. руб. ст. 65, ч. 1 ст. 5.27 КоАП тыс. руб. – штраф, который заплатит компания, если Чтобы исправить ошибку, вручи- сотрудник будет работать без договора те сотруднику письменное уведомление о необходимости представить обязатель- как он приступит к работе. Не совершайте ные документы. Назовите срок, когда со- ошибку, как заместитель директора в нашем трудник должен принести документ. примере. Не сможете уволить сотрудника, если он не справится с работой. Не представит нужный документ в срок или выяснится, что работать Пример по этой должности он не вправе, предло- Заместитель директора провел собеседование жите ему перевод на другую должность, с кандидатом на должность секретаря и рас- которую может выполнять. порядился, чтобы она немедленно приступила к работе. Трудовой договор с ней планировали Увольняйте работника по п. 11 ч. 1 подписать через два дня, когда из командиров- ст. 77 ТК, если не согласится на перевод ки вернется директор. или в компании нет подходящей работы. Кадровик подготовила проект трудового дого- Выплатите сотруднику выходное пособие вора, но когда секретарю предложили его под- в размере среднего месячного заработка писать и получить экземпляр, та отказалась. при увольнении ч. 2, 3 ст. 84 ТК Нарушение Выяснилось, что директор не готов заклю- допустили вы, а не работник. чать договор, если новый сотрудник не будет проходить испытание. Секретарь заявила, что Сотрудник отказался подписать об испытательном сроке с ней никто не дого- трудовой договор варивался, она уже приступила к работе и под- писывать договор с этим условием не будет. Если сначала допустили сотрудника к ра- Директору пришлось убирать условие из трудо- боте и только потом заключаете с ним тру- вого договора и надеяться, что секретарь спра- довой договор, должны это сделать в тече- вится с работой, поскольку уволить ее по ч. 1 ние трех дней ч. 2 ст. 67 ТК В договор включайте ст. 71 ТК компания не сможет. те условия, о которых предварительно дого- ворились с сотрудником. Помните: если хо- тите установить сотруднику испытание, это условие нужно закрепить письменно до того, ДОКУМЕНТЫ, ЧТОБЫ ОФОРМИТЬ ФАКТИЧЕСКИЙ ДОПУСК Трудовой кодекс требует, чтобы со- например, в ПВТР. Процедуру мо- ченного им лица на докладной до- трудник приступил к работе с ведо- жете начинать, например, с доклад- кажет, что они согласны допустить ма или по поручению работодателя ной записки непосредственного новичка к работе. Допуск к работе или уполномоченного лица. руководителя, которой он просит можно оформить соответствующим Чтобы избежать споров, пропишите допустить сотрудника к работе. приказом. Рабочее время фикси- порядок оформления фактического Положительная резолюция руко- руйте в табеле учета рабочего вре- допуска к работе в локальном акте, водителя компании или уполномо- мени. 63

ПРА К Т И К А Включить условие об испытании в тру- Пример довой договор сможете, только если пред- Компания договорилась с кандидатом на рабо- варительно оформили отдельное письмен- ту, что он начнет выполнять обязанности сразу ное соглашение об испытании ч. 2 ст. 70 ТК после собеседования, но договор придется за- Если соглашения не было, но вы уволи- ключить позже, так как директор заболел. те сотрудника по ч. 1 ст. 77 ТК, так как Кадровик попросила сотрудника написать он не справился с испытанием, суд при- заявление о приеме на работу, хотя это доку- знает увольнение незаконным. мент необязательный и обычно новые сотруд- ники его не пишут. Но в этой ситуации заяв- Как фиксировать предварительные до- ление было нужно, чтобы написать в нем дату говоренности с кандидатом, чтобы по- начала работы, условия, о которых договори- том подписание договора не срывалось лись стороны, чтобы потом включить их в до- из-за того, что в нем оказались спорные говор. условия, ТК не говорит. Решайте сами. Общие для всех условия труда преду- Пример сматривают локальные акты: ПВТР, По- Компания направила кандидату письменное ложение о защите персональных данных, предложение занять вакансию на определен- Положение об оплате труда и др. Обяза- ных условиях. тельно ознакомьте с ними работника под В переписке будущий работник и работодатель подпись до того, как он приступит к ра- обговорили условия и срок испытания, раз- боте ч. 3 ст. 68 ТК Его подпись на докумен- мер заработной платы, основные обязанности тах или в листах ознакомления с ними по должности и особенности рабочего време- в случае спора поможет вам доказать, что ни. Также стороны договорились, что трудовой он знал об условиях труда, которые при- договор они оформят через три дня после то- няты в компании. го, как работник приступит к работе. Как прописать в ПВТР процедуру фактического допуска к работе 3.1.2. Трудовые отношения в этом случае возникают со дня фактического допуска Работника к работе. 3.2. Принять решение о фактическом допуске к работе вправе генеральный директор, исполнительный ди- ректор и директор по управлению персоналом. Полномочие принять такое решение закреплено также в тру- довых договорах, должностных инструкциях указанных лиц. 3.3. Порядок фактического допуска Работника к работе предусматривает обязательное оформление: 3.3.1. Докладной записки начальников отделов о причинах и производственной необходимости фактиче- ского допуска Работника к работе с определенной даты. 3.3.2. Приказа о фактическом допущении работника к работе. 3.3.3. Табеля учета рабочего времени. 3.4. Если лицо было фактически допущено к работе неуполномоченным сотрудником и Работодатель или его уполномоченный представитель отказывается заключить трудовой договор, Работодатель обязан опла- тить фактически отработанное время, выполненную работу в соответствии с Положением об оплате труда и документами, сопровождающими фактический допуск к работе. Работодатель производит выплату в ближайшую дату выплаты зарплаты работникам организации налич- ными или в безналичном порядке. 64

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Если внесете условия, которые преж- собирался подписать после того, как вернется де не обсуждали, сотрудник может отка- из командировки. заться подписать договор, как в нашем Кадровик получила письмо директора, в кото- примере. Заставить его не сможете, уво- ром он перечислил основные условия, о кото- лить тоже нет оснований. рых договорился с будущим работником, а так- же уточнил, что нужно установить испытание В итоге, если не приведете трудовой на три месяца. С главным инженером кадро- договор в тот вид, который фактически вик заключила письменное соглашение об ис- требует сотрудник, в компании будет ра- пытании, которое имела право подписать сама, ботать сотрудник, которого не оформи- а также под подпись ознакомила его с локаль- ли на работу. Это повод для внеплановой ными актами компании. проверки ГИТ. Если инспектор устано- Главный инженер отказался подписывать тру- вит это нарушение, компанию оштра- довой договор, хотя в нем были только те усло- фуют на 100 тыс. руб., руководителя – вия, о которых он договорился с директором. на 20 тыс. руб. за уклонение оформить договор ч. 4 ст. 5.27 КоАП Если работник отказывается подпи- сать трудовой договор на условиях, о ко- Но может быть и другая ситуация. торых договорились, составьте акт. Вру- Вы все сделали правильно, но работник чите работнику предложение заключить отказывается от договоренностей, пользу- трудовой договор. Приложите к нему ясь тем, что договор не подписали до того, проект трудового договора. Эти докумен- как он начал работать. ты помогут доказать, что вы не уклоняе- тесь от оформления трудовых отношений. Пример Не сделаете этого, ждите штраф в разме- Директор по телефону распорядился орга- ре 100 тыс. руб. ч. 4 ст. 5.27 КоАП низовать рабочее место и допустить к работе главного инженера. Договор с ним директор КАК РАБОТНИК ДОКАЖЕТ В СУДЕ, ЧТО РАБОТАЛ В КОМПАНИИ Работник может доказать, что работал в компании, если найдет свидетелей Апелляционное определение Вологодского областного суда от 27.03.2015 №33-1153/2015 Если свидетелей нет, работу в компании подтвердят: Табель учета Фото в униформе Банковская карта Характеристика Пропуск рабочего времени с логотипом компании Определение Примор- Апелляционное опреде- Апелляционное опреде- Апелляционное определение ского краевого суда ление Санкт-Петербург- ление Нижегородского Мосгорсуда от 10.04.2017 по делу от 08.09.2015 по делу ского городского суда № 33-7992/2015 областного суда № 33-11035/2017 от 03.11.2016 от 21.06.2016 по делу № 33-23040/2016 № 33-7457/2016 © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 65

ПРА К Т И К А Закон дает вам три рабочих дня, что- Руководитель отказался бы оформить трудовой договор с сотруд- подписать трудовой договор ником, которого допустили к работе ч. 2 ст. 67 ТК Но есть нюанс, который мы разобра- Руководитель компании может не под- ли на примерах с конкретными датами. писать трудовой договор. Это произойдет в ситуации, когда новичка допустил к ра- Приказ о приеме на работу вы изда- боте неуполномоченный сотрудник. Руко- ете на основании трудового договора, водитель может отказать такому новому а с ним нужно под подпись ознакомить «работнику» в приеме на работу и не за- работника в течение трех календарных ключить с ним трудовой договор. дней со дня фактического начала рабо- ты ч. 2 ст. 68 ТК Получается, что и трудо- Если случится такая ситуация, вой договор нужно заключать в течение оплатите сотруднику все отработанное трех календарных, а не рабочих дней. время Дляч. 1 ст. 67.1 ТК этого издайте и пере- Будьте внимательны в месяцах с празд- дайте в бухгалтерию соответствующий никами. приказ. КОГДА ЗАКЛЮЧИТЬ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР И ИЗДАТЬ ПРИКАЗ Пример 1. Работник приступил к работе в понедельник 13 января. Четверг 16 января – последний день, чтобы подписать с ним трудовой договор. Приказ о приеме на работу нужно издать и довести до сведения работника под подпись не позднее 16 января. пн вт ср чт пт сб вс 13 сотрудник приступил к работе 16 последний день, чтобы оформить трудовой 1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  договор 13 14  15   16  17  18  19  20  21  22  23  24  25  26  16 последний день, чтобы издать приказ о приеме 27  28  29  30  31 на работу и ознакомить с ним работника Пример 2. Работник приступил к работе в пятницу 17 января. Среда 22 января – последний день, чтобы под- писать с ним трудовой договор. Приказ о приеме на работу нужно издать и довести до сведения работника под подпись не позднее понедельника 20 января. Приказ нужно издать на основании трудового договора. Чтобы не нарушить ч. 2 ст. 68 ТК и вовремя озна- комить сотрудника с приказом, трудовой договор с ним нужно подписать не позднее 20 января. пн вт ср чт пт сб вс 17 сотрудник приступил к работе 1  2  3  4  5  20 последний день, чтобы издать приказ о приеме 6  7  8  9  10  11  12  13 14  15   16  17  18  19  на работу, ознакомить с ним работника, 20  21  22 23  24  25  26  а значит, и оформить трудовой договор 27  28  29  30  31 22 последний день, когда по закону нужно оформить трудовой договор 66

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Приказ об оплате лицу, которого допустил к работе неуполномоченный работник Акционерное общество «Мир» (АО «Мир») ПРИКАЗ 15.11.2019 № 77-к Москва Об оплате труда лицу, фактически допущенному к работе неуполномоченным работником В соответствии с частью 1 статьи 67.1 Трудового кодекса РФ оплатить Скородумову Ф.И., допущенному неуполномоченным лицом к работе по профессии механик, рабочее время с 12 по 14 ноября 2019 года, ис- ходя из тарифной ставки, установленной штатным расписанием АО «Мир» по указанной профессии. 1 Оплату произвести в кассе АО «Мир» в ближайшую дату выплаты зарплаты работникам организации. 2 Генеральный директор В.В. Хрусталев 1 Если заранее не договорились о сумме зарплаты, оплатите работу в том же размере, что и работникам аналогичной профес- сии, должности, но в любом случае не меньше МРОТ или региональной минимальной зарплаты. 2 Закон не устанавливает срок выплаты. Предусмотрите его в локальном акте или укажите в приказе. Пропишите, как работ- ник может ее получить, – в кассе компании или в безналичном порядке. Не заплатите – «работник» взыщет че- компенсацию за задержку выплаты зарплаты рез суд не только зарплату и оплату неис- и морального вреда. пользованного отпуска, но и компен- Суд не признал отношения трудовыми, так сацию за задержку выплат, а также как Б. к работе допустил неуполномоченный компенсацию морального вреда ст. 236, 237 ТК с­ отрудник. Но признал право Б. на оплату фак- тически отработанного времени. Если при допуске к работе о зарпла- Б. не доказал согласование с ответчиком зар- те не договорились, оплатите работу в том платы в размере 70 тыс. руб. Суд, определяя же размере, что и работникам на анало- размер зарплаты за отработанное время, исхо- гичной должности. дил из месячного оклада по должности прора- ба в компании в размере 22 тыс. руб. Судебное решение. Заплатите «работни- Апелляционное определение Санкт-Петербург- ку» исходя из аналогичной зарплаты ского суда от 11.04.2019 № 33-6712/2019. ООО «ТрансЛогистика» допустило к работе Б. Он проработал прорабом с 2 июля по 25 сентя- Если такой должности в штатном рас- бря. Трудовой договор с ним так и не заключи- писании нет, платите не меньше МРОТ ли, запись в трудовую книжку не внесли. или региональной минимальной зарпла- Б. обратился в суд, просил обязать компанию ты пропорционально отработанному вре- заключить с ним трудовой договор, взыскать мени ст. 133 ТК невыплаченную зарплату в размере 210 тыс. руб., 67

ПРАКТИКА Документы, которые нужно выдать работнику в день увольнения в 2020 году Чем поможет статья. Получите актуальный список документов, которые вы обязаны выдать работникам в день увольнения в этом году, и узнаете, входит ли новая форма СЗИ-ТД в этот перечень В последний рабочий день со- Получите инструкцию, трудник должен получить как выдавать документы со- не только расчет и трудовую труднику по его письменному книжку. Есть документы, ко- запросу. торые вы обязаны выдать по умолчанию. Кроме того, при В 2020 году появился еще увольнении сотрудник может один документ о трудовом ста- запросить и другие документы, же сотрудника – СЗИ-ТД. которые связаны с его работой. Узнайте, обязаны ли выдать новую форму при увольнении. 68

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Какие документы обязаны Выберете ценное письмо – не придется выдать по умолчанию доказывать, что было в письме, если воз- никнет спор. Один экземпляр описи при- В день увольнения вы обязаны выдать со- лагается к письму, второй останется у вас. труднику пять документов: –– трудовую книжку; Пример –– справку о зарплате; В день увольнения сотрудник отказался по- –– заверенные выписки из сведений лучить трудовую книжку. Кадровик оформила письменное уведомление в двух экземплярах. по формам СЗВ-СТАЖ и СЗВ-М; После окончания рабочего дня кадровик по- –– расчет по страховым взносам. шла на почту и отправила два ценных письма с уведомлением о вручении по двум адресам, Шестой документ – справку по форме которые были в личной карточке работника. ДСВ-3 – выдайте сотруднику, если ваша По одному экземпляру описи работник почты компания перечисляла дополнительные приложил к письмам, вторые отдал кадровику. страховые взносы на накопительную На следующий рабочий день кадровик сделала часть его пенсии. отметку в Книге учета, когда отправила письма работнику, и сослалась на почтовые уведомле- Чтобы не спорить с работником, доку- ния, которые подтверждают отправку писем. менты выдавайте под подпись. Для этого можете завести специальный журнал. Отправьте уведомление по всем по- чтовым адресам работника, которые зна- Трудовая книжка. Прежде чем выдать ете. Объясните, что он должен прий- сотруднику трудовую книжку, попросите ти за книжкой либо дать согласие, чтобы его ознакомиться под подпись с запися- ее отправили по почте. В Книге отметьте, ми, которые в нее внесли  ч. 4 ст. 84.1 ТК когда направили уведомление. В трудовой книжке он должен просто рас- писаться. Дату и свою подпись сотрудник Если сотрудник не ответил на уведом- также поставит в графах 12–13 Книги ление, получить трудовую книжку смо- учета движения трудовых книжек. жет только по письменному обращению. В таком случае вы обязаны ее выдать Если в день увольнения трудовую не позднее трех рабочих дней после его книжку выдать не можете, направьте ра- обращения ч. 6 ст. 84.1 ТК ботнику уведомление по почте. Документ направляйте заказным или ценным пись- мом с уведомлением о вручении с. 80 Журнал учета выданных документов при увольнении Кому выдан Дата Дата выдачи Выписка Выписка Раздел 3 Выписка увольнения сведений из СЗВ-М из СЗВ-СТАЖ расчета ДСВ-З по взносам Получила Глебова Елена 20.01.2020 20.01.2020 Получила Получила Получила Глебова Сергеевна … Глебова Глебова Глебова … …… … … … 69

ПРА К Т И К А СЗВ-СТАЖ. Форма СЗВ-СТАЖ «Све- Форму СЗВ-М «Сведения о застрахо- дения о страховом стаже застрахованных ванных лицах» утвердило Правление лиц» сводная по всем сотрудникам. Све- ПФР постановление от 01.02.2016 № 83п дения, которые она содержит, относятся к конфиденциальной информации п. 8 Справка о зарплате. Справка должна Поэто-ст. 6 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персонифицированном учете содержать информацию о сумме заработка му выдать форму целиком вы не можете. за текущий и два предыдущих календар- ных года п. 3 ч. 2 ст. 4.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ об обяза- Чтобы вас не обвинили в разглашении персональных данных, подготовьте вы- тельном соцстраховании писку на сотрудника, который увольняет- ся п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ Форму справки и правила, по которым ее нужно заполнять, утвердил Минтруд Форму справки и правила, по которым ее нужно заполнять, утвердило Правле- приказ от 30.04.2013 № 182н ние ПФР постановление от 06.12.2018 № 507п Пример Укажите в форме: 17 января, в последний день работы сотрудни- –– сведения о страхователе; цы, бухгалтер заболел. Кадровик сформиро- –– периоде работы сотрудника; вала в системе и выдала сотруднице справку –– начисленных и уплаченных страховых о зарплате. В справке были сведения: о сумме зарплаты, взносах на обязательное пенсионное выплат и иных вознаграждений, на которые страхование; в компании начисляли страховые взносы. –– уплаченных пенсионных взносах Также система выделила количество календар- по пенсионному договору досрочного ных дней по каждому периоду, когда страхо- негосударственного пенсионного обес- вые взносы в ФСС компания не начисляла. Это: печения. временная нетрудоспособность отпуск по бе- Сведения вносите только за тот ременности и родам, отпуск по уходу за ребен- год, в котором сотрудник увольняется, ком. а не за весь период работы. Справку должны заверить своей под- Пример писью руководитель компании и главный Сотрудника приняли на работу 01.06.2018. Да- бухгалтер. Поставьте печать, если она та увольнения 17.01.2020. В СЗВ-СТАЖ внесите есть, в нижнем левом углу справки так, сведения за период с 01.01.2020 по 17.01.2020. чтобы она не закрывала подпись пп. 2, 7 СЗВ-М. Подготовьте выписку из формы Порядка выдачи справки о зарплате, утв. приказом № 182н СЗВ-М по работнику, который увольня- ется п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ По аналогии с фор- Сведения, которые укажете в справке, мой СЗВ-СТАЖ предоставлять сотрудни- потребуются сотруднику на будущем ме- ку весь отчет не нужно. сте работы, где ему будут начислять по- собия по временной нетрудоспособности, В выписке укажите: по беременности и родам, по уходу за ре- –– фамилию, имя, отчество работника; бенком п. 3 ч. 2 ст. 4.1, ч. 1 ст. 14 Закона № 255-ФЗ –– страховой индивидуальный лицевой Если за справкой сотрудник обратит- счет; ся после увольнения, укажите в ней сум- –– ИНН, если есть. му заработка за два календарных года, которые предшествуют году обращения. Сформируйте и этот документ только Выдайте справку в течение трех рабочих за тот месяц, в котором увольняется со- дней п. 3 Порядка выдачи справки о зарплате трудник. 70

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Расчет по страховым взносам. Пред- Расчет по дополнительным страхо- ставьте персонифицированные сведения вым взносам. Справку по форме ДСВ- о сотруднике в виде выписки из разде- 3 выдайте, если ваша компания перечис- ла 3 расчета по страховым взносам. ляла дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию сотрудника. Форму расчета по страховым взносам утвердила ФНС приказ от 10.10.2016 № ММВ-7-11/551 Форму ДСВ-3 утвердило Правление Обратите внимание: с апреля 2020 года ПФР постановление от 09.06.2016 482п будет действовать новая форма приказ ФНС Какие документы обязаны от 18.09.2019 № ММВ-7-11/470@ выдать по заявлению В разделе 3 формы укажите: По письменному заявлению работни- –– сведения о сумме заработка, на ко- ка вы обязаны выдать ему документы или их копии, которые связаны с рабо- торый начисляли страховые взносы той: СЗИ-ТД, справку о работе в компа- на обязательное пенсионное страхова- нии, копии приказов по личному соста- ние; ву, справку по форме 2-НДФЛ, справку –– сумму начисленных страховых взносов о среднем заработке и др. на обязательное пенсионное страхова- ние в составе расчета по страховым Все документы, которые сотрудник взносам. потребовал в день увольнения, выдае- Эти сведения составляйте за послед- те в этот день и не позже ч. 4 ст. 84.1 ТК Если ние три месяца отчетного периода, в ко- с заявлением обратится бывший работ- тором уволился работник: с начала теку- ник, сможете оформить и выдать доку- щего квартала по день увольнения. менты и копии в течение трех рабочих дней с момента, когда получили заявле- Пример ние сотрудника ч. 1 ст. 62 ТК Сотрудника приняли на работу 01.06.2018. Дата увольнения 20.12.2019. В расчет по стра- Нарушите сроки, откажетесь выдать ховым взносам внесли сведения за период документы либо потребуете оплатить ко- с 01.10.2019 по 20.12.2019. пии или выписки, вас могут привлечь к административной ответственности Работник может обратиться за персо- нифицированными сведениями и после ч. 1 ст. 5.27 КоАП увольнения. В таком случае вы обязаны выдать эту форму в течение пяти ка- Не выдавайте сотруднику документы, лендарных дней после обращения которые содержат персональные данные или затрагивают интересы других со- п. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ НЕ ВЫДАЛИ ДОКУМЕНТЫ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ Если в день увольнения сотруд- кументы или дать согласие на от- ты по почте, направьте их цен- ник не получил трудовую книж- правку их по почте. ным письмом с описью вложения ку и иные документы, которые Это поможет доказать, что вы ис- и уведомлением о вручении. вы обязаны выдать по зако- пользовали все доступные сред- Так защитите компанию от пре- ну, направьте ему уведомление. ства, чтобы исполнить свою тензий работника, что в письме Напишите в нем о необходимости обязанность. Если сотрудник не было нужных документов. получить все обязательные до- попросит отправить докумен- Подробности с. 80 71

ПРА К Т И К А трудников. Если это возможно, сделайте кабинете на сайте ПФР или на порта- из них выписку, чтобы в нее попала толь- ле «Госуслуги». Эти сведения можно рас- ко часть по сотруднику. Если это невоз- печатать, отправить по электронной можно, напишите отказ предоставить до- почт­ е, сохранить на компьютере и т. д. кументы. В этом случае сотрудник получит сведе- СЗИ-ТД. С 1 января 2020 года выда- ния не только о последнем месте работы, вайте сведения о трудовом стаже по фор- а за весь стаж работы. ме СЗИ-ТД по запросу сотрудника. Обра- титься с заявлением сотрудник может Если работник выявит неверную как при увольнении, так и в период ра- или неполную информацию в сведе- боты в компании. Срок выдачи: в день ниях о трудовой деятельности, по его увольнения или три рабочих дня соответ- письм­ енному заявлению вы обяза- ственно.. ны исправить или дополнить сведения и предоставить их в ПФР в исправленном С 1 января 2021 года этот документ виде ч. 6 ст. 66.1 ТК войдет в перечень обязательных доку- ментов при увольнении, но с одной ого- Справку о работе в компании. Оформ- воркой. Выдавать его вы будете обяза- ляйте справку в свободной форме на офи- ны тем сотрудникам, которые откажутся циальном бланке, который утвердили от бумажной трудовой книжки. Если со- в компании. трудник в последний день работы этот документ не получит, его нужно будет В справке на основании кадровых до- направить по почте заказным письмом кументов укажите: с уведомлением ч. 6 ст. 84.1 ТК –– период работы «с… по…»; –– должность сотрудника; В сведениях о трудовой деятельности –– размер оплаты труда и другие необхо- укажите: –– сведения о вашей компании; димые сведения. –– личные данные сотрудника; Если сотрудник указал в заявлении, –– данные о работе в компании: место ра- зачем ему справка, укажите в документе место предоставления. Можно написать боты, реквизиты приказов о приеме, общую фразу «Справка выдана по месту переводе и увольнении, наименование предъявления», как в нашем примере. должности и структурного подразделе- ния, причину и основание увольнения. Копии приказов по личному составу. Форму сведений по форме СЗИ- Подготовьте по запросу сотрудника ко- ТД утвердит Правление ПФР. пии приказов по личному составу: о прие­ Форму должен заверить своей под- ме на работу, о переводе на другую рабо- писью директор или уполномоченное ту, об увольнении. им лицо. Рядом с подписью нужно поста- вить печать, если она есть. Чтобы придать копии правовой статус, СЗИ-ТД сможете выдать и в форме применяйте реквизит «Отметка о завере- электронного документа. Такой документ нии копии», ГОСТ Р 7.0.97–2016 утв. приказом нужно заверить усиленной электронной квалифицированной подписью. Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст Запросить сведения о трудовой де- ятельности сотрудник может не толь- Если документ состоит из нескольких ко у работодателя, но и в МФЦ, личном листов, у вас есть два варианта. Пер- вый – отдельно заверить каждый лист. 72 Второй – пронумеровать каждую стра- ницу, прошить документ прочной нитью, ее концы вывести на оборотную сторо-

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Справка о периоде работы в компании Общество с ограниченной ответственностью СПРАВКА «Афиша» (ООО «Афиша») Для предъявления Достоевского ул., д. 12, по месту требования г. Москва, 130059 Тел. (499) 155-44-33, факс (499) 122-11-00 ОКПО 12345777 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 7654813801/156718293 20.01.2020 № 1/01-20 На № от О периоде работы в ООО «Афиша» Справка выдана Глебовой Елене Сергеевне, 1980 г. р., в том, что она работала в ООО «Афиша» в должно- сти бренд-менеджера отдела маркетинга с 15 августа 2018 г. по 20 января 2020 г. Основание: приказ о приеме на работу от 15.08.2018 № 224-к, приказ об увольнении от 20.01.2020 № 136-к. Начальник отдела кадров А.А. Громова ну последнего листа, залепить бумаж­ 2-НДФЛ. Форму утвердила ФНС ной наклейкой и проставить сверху пе­ от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@ Укажите сведения чать, частично наложив ее на наклейку. На обороте последнего листа сделайте о доходах работника с начала года по да­ запись, например: «Всего прошито, про­ ту увольнения п. 3 ст. 230 НК Выдайте со­ нумеровано и скреплено печатью __ ли­ труднику подлинник справки, даже если стов». Затем заверьте эту запись. он требует несколько экземпляров. Справка о среднем заработке. Справ­ Отметку о заверении копии проставь­ ку о среднем заработке предоставьте те ниже реквизита «Подпись». за последние три месяца работы сотруд­ ника. Этот документ понадобится работ­ Поставьте личную подпись, дату за­ нику, чтобы получить пособие по безрабо­ верения копии и печать, если она есть тице п. 2 ст. 3 Закона от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости п. 5.24 ГОСТ Ставьте печать на наименова­ Справку можете выдать по форме, ко­ нии должности, чтобы она не захватыва­ торую рекомендовал Минтруд письмо ла подпись. от 10.01.2019 № 16-5/В-5 или разработать свою фор­ му. Она должна содержать сведения, Если делаете выписку из документа, на основании которых служба занятости скопируйте необходимый текст и офор­ определит размер и сроки выплаты посо­ мите его в отдельный документ, на кото­ бия по безработице ром укажите: «Выписка из _____ ». Далее заверьте выписку так же, как копию до­ 73 кумента.

ПРАКТИКА Какую кадровую информацию нужно, можно или нельзя размещать на сайте компании Чем поможет статья. Узнаете, какую информацию обязаны опубликовать на сайте компании, чтобы не нарушить закон, что можете сообщить посетителям сайта, а какие сведения размещать не стоит. Если у компании есть офи- Что нужно размещать циальный сайт, вы обязаны публиковать на нем опреде- Что вы обязаны разместить ленную информацию. Кад- на официальном сайте компа- ровики могут использовать нии, зависит от того, чем она сайт компании, чтобы сооб- занимается. Есть требования, щить о работодателе соискате- например, для образователь- лям. Что обязаны, что можете ных организаций, учрежде- и что не должны размещать ний культуры. Но мы нашли на сайте, читайте в статье. два требования, которые каса- ются всех. 74

Политика обработки персональ- Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru ных данных. Компания обязана опуб- ликовать политику, если у нее есть сайт, 30 на котором пользователи вводят свои данные при регистрации, подписках тыс. руб.  на рассылки, заказе в интернет-магази- штрафа заплатит компания, если не опубликует не и т. д. политику обработки персданных Не опубликуете политику или не обес- Доступ к политике должен быть печите к ней неограниченный доступ, открытым и простым. Выложите доку- компанию оштрафуют на 30 тыс. руб. мент так, чтобы его можно было лег- ко найти и прочитать без регистрации ч. 3 ст. 13.11 КоАП Это нарушение, которое на сайте. Чтобы проверить так ли это, Роскомнадзор находит проще всего. Ему зайдите на сайт своей компании не под даже не нужно приходить для этого своим логином, а по гостевому досту- в компанию. пу. Откройте документ и пролистайте его. Убедитесь, что администратор сайта Судебное решение. Собираете персдан- опубликовал политику полностью. ные на сайте – опубликуйте политику Прокуратура обнаружила, что у компании есть Чтобы проверяющий быстро нашел сайт с формой, которая позволяет собирать документ, советуем создать на главной персональные данные клиентов. При этом по- странице отдельную вкладку с докумен- литику обработки персданных компания в сво- тами компании и опубликовать его там. бодном доступе не выложила. За это компанию Результаты специальной оценки оштрафовали по ст. 13.11 КоАП. Суд наказание условий труда. После того как компания не отменил. проведет спецоценку и директор утвердит Постановление Тюменского областного суда отчет, часть отчета компания обязана от 18.12.2017 № 4А-712/2017. опубликовать. Срок: 30 календарных дней после утверждения ч. 6 ст. 15 Закона от 28.12.2013 Избежать штрафа сможете, если № 426-ФЗ о спецоценке Не выложите – компанию в компании есть политика обработки пер- оштрафуют на 80 тыс. руб. ч. 2 ст. 5.27.1 КоАП сональных данных, ее содержание соот- ветствует рекомендациям Роскомнадзора и любой может прочитать ее на офици- альном сайте компании. ЧТО ДОЛЖНО БЫТЬ НА САЙТЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Один раздел обязательный для всех –– материально-техническое обес- –– вакансии для приема, перевода. печение и оснащенность образо- Школы обязаны оформить еще организаций. Это «Сведения об об- вательного процесса; и раздел по информационной безо­ пасности с подразделами: разовательной организации». –– руководство, педсостав; –– локальные акты; –– стипендии и иные виды матери- –– нормативное регулирование; Включите в него подразделы: –– педагогам, ученикам, родите- –– основные сведения; альной поддержки; –– структура и органы управления; –– финансово-хозяйственная дея- лям; –– документы; –– детские безопасные сайты. –– образование; тельность; –– образовательные стандарты; –– платные образовательные услуги; 75

ПРА К Т И К А Судебное решение. Результаты спецоцен- На сайте выкладывайте пятый и ше- ки выложите на сайт в течение месяца стой разделы отчета. Пятый раздел – это Инспектор ГИТ обнаружил, что компания наруши- сводная ведомость с информацией, сколь- ла порядок проведения спецоценки: ознакомила ко рабочих мест оценили эксперты и ка- с результатами не всех работников и не выложила кие классы условий труда на них уста- результаты на сайт в течение 30 дней. новили. В шестом разделе содержится Компанию оштрафовали на 79 тыс. руб., за- перечень мероприятий, чтобы улучшить тем размер штрафа снизили до 60 тыс. В суде условия труда. работодатель заявил, что на момент проверки опубликовал на сайте сводные данные о ре- Выкладывать сводную ведомость зультатах спецоценки. и перечень мероприятий нужно из каж- Суд штраф не отменил. Компания разместила дого отчета, даже по результатам внепла- на сайте не всю информацию. Она не опубли- новой спецоценки. ковала, какие классы и подклассы условий тру- да установила спецоценка и какие мероприя- Выгружать данные в конкретный раз- тия порекомендовал оценщик, чтобы улучшить дел закон не требует. Мы советуем со- условия труда. здать отдельную вкладку на главной Постановление Челябинского областного суда странице или в разделе «О компании». от 30.10.2017 № 4а-85/2017. Так проверяющие быстро найдут нужную информацию, и вам не придется с ними спорить. ЧТО НУЖНО, МОЖНО И НЕЛЬЗЯ РАЗМЕСТИТЬ НА САЙТЕ КОМПАНИИ afisha.ru  ООО «Афиша» Вход/Регистрация О компании Документы Наши специалисты Политика обработки персональных данных Вакансии ПВТР «Черный список» сотрудников Кодекс корпоративной этики Приказы по личному составу Результаты специальной оценки – нужно – можно – нельзя © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 76

Что можно размещать Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Используйте сайт компании, чтобы при- 70 влечь клиентов и кандидатов на вакан- сии. Для этого можете опубликовать тыс. руб.  информацию о сотрудниках, список ва- штрафа заплатит компания, если опубликует кансий и часть внутренних документов. сведения о сотруднике без его согласия Информация о сотрудниках. Что- Сайт компании – общедоступный ис- бы привлечь клиентов, можете расска- точник персональных данных. Публи- зать о руководстве компании и некоторых ковать на нем сведения о работнике мо- ее сотрудниках. Опубликуйте фото, до- жете, только если он разрешит ст. 8 Закона полните краткой информацией. Для тех, Не спроси-от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персональных данных кто будет общаться с клиентами, укажи- те разрешения, компанию оштрафуют те еще контакты: рабочий телефон и ад- на 70 тыс. руб. ч. 2 ст. 13.11 КоАП рес электронной почты. Если сам работник будет против того, Перед тем как опубликуете, не забудь- что разместили фото, сможет через суд те взять у сотрудников конкретизирован- ное письменное согласие. Согласие на обработку персональных данных СОГЛАСИЕ на обработку персональных данных Я, Тимофеев Даниил Алексеевич, паспорт серии 7610, номер 236457, выдан УФМС ВАО г. Москвы 20.02.2016, проживающий по адресу: Москва, пр-т Мира, д. 111, кв. 59, в соответствии со статьей 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» даю согласие Акционерному обществу «Мир» (АО «Мир»), расположенному по адресу: Москва, Новоалексеевская ул., д. 31, обрабатывать мои персональные данные, а именно: разместить и использовать на официальном сайте компании сведения обо мне в целях привлече- ния клиентов, получения заказов на проектирование. АО «Мир» может разместить, хранить и демонстрировать на официальном сайте aomir.ru в разделе «На- ши руководители проектов» мои персональные данные: – фотографию; – фамилию, имя; – образование, квалификацию, повышение квалификации; – опыт работы в сфере проектирования и строительства; – проекты в АО «Мир»; – деловые и иные личные качества. Согласие действует с 1 января по 31 декабря 2020 года. Я уведомлен, что в любое время могу письменно отозвать настоящее Согласие. 30.12.2019 Д.А. Тимофеев 77

ПРА К Т И К А потребовать его удалить и выплатить ему внутренних документов: Правила вну- компенсацию морального вреда ст. 152.1 ГК треннего трудового распорядка и Кодекс корпоративной этики, если есть. Разместить информацию о сотрудни- ках советуем в разделе «О компании». Кодекс можете опубликовать полно- Вакансии. Объявление о том, какие спе- стью. Из него соискатель узнает цели циалисты нужны компании, можете раз- и ценности компании, стратегии, в том мещать не только на работном сайте числе и в области управления персона- вроде hh.ru или superjob.ru, но и на сво- лом, правила поведения в офисе. Есть ем собственном. Откликнувшихся будет ли у вас дресс-код, можно ли курить меньше. Однако они будут заинтересова- на территории рядом с офисом и т. д. ны работать именно в вашей компании, а не рассматривать ее как один из мно- ПВТР полностью выкладывать не сто- жества вариантов. ит, лучше только те части, которые за- интересуют соискателя: раздел о режи- Опубликовать список вакансий сове- ме работы, положения о дополнительных туем в специальном разделе на главной оплачиваемых отпусках и выходных, странице. Так его будет проще найти. о дополнительных льготах, которые Как составить объявление о вакан- предоставляете сотрудникам. сии, чтобы найти идеального кандидата и не нарушить закон СК № 9, 2019, с. 92 Остальные документы публиковать в свободном доступе не нужно. ПВТР Не забывайте вовремя обновлять раз- и Кодекса корпоративной этики достаточ- дел и параллельно подавать сведения но, чтобы соискатель решил, хочет у вас о вакантных должностях в службу заня- работать или нет. С теми документами, тости раз в месяц. Проверяющим доста- которые касаются всех или отдельного со- точно будет зайти на сайт компании, что- трудника, ознакомите новичка позже – бы обнаружить вакансии и выяснить, что перед тем, как подпишете с ним трудовой вы по ним не отчитались. За это нару- договор ч. 3 ст. 68 ТК шение должностное лицо или компанию оштрафуют ст. 19.7 КоАП Если все же хотите выложить на сайт Внутренние документы. Чтобы соиска- локальные акты для тех, кто уже рабо- тели понимали в какой компании хотят тает в компании, создайте для них спе- работать, можете выложить на сайт часть циальный раздел и опубликуйте там. Доступ к разделу предоставьте только за- регистрированным пользователям – ра- ботникам. ЗА КАКОЕ ОБЪЯВЛЕНИЕ О ВАКАНСИИ ОШТРАФУЮТ Компанию оштрафуют, если ука- чествами работника. Ограничения рых нужно поднимать и переносить жете в вакансии дискриминаци- по гражданству, полу или возрас- тяжести сверх допустимой норм­ ы онные требования п. 6 ст. Закона ту кандидата можете указать, только ст. 253 ТК Несовершеннолетние не могут если их устанавливает закон. работать вахтовым методом, по сов- от 19.04.1991 № 1032-1 о занятости Например, женщины и несовер- местительству и на работах, которые шеннолетние не могут трудиться могут причинить вред их здоровью Закон относит к ним преимущества на отдельных работах с вредными и нравственному развитию ст. 265, или ограничения в зависимости или опасными условиями труда, под- 298 ТК Есть работы, на которые нельзя от пола, возраста, места житель- земных работах, работах, на кото- принимать иностранных граждан. ства и других обстоятельств, ко- торые не связаны с деловыми ка- 78

Что нельзя размещать Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Не советуем публиковать на сайте компа- 70 нии все сведения о работе в компании: нарушите закон или выдадите лишнюю тысяч рублей  информацию. штрафа заплатит компания, если опубликует приказы по личному составу Приказы по личному составу. Не пуб- ликуйте на сайте приказы, которые со- Опубликуете – нарушите правила ра- держат персональные данные. Например, боты с персданными. Сообщать третьим приказы о приеме на работу, переводе, лицам такую информацию можете толь- увольнении или премировании. Иначе ко с письменного согласия бывшего ра- разгласите персданные без согласия ра- ботника. За нарушение компании грозит ботников. Штраф за это – 70 тыс. руб. штраф от Роскомнадзора ч. 2 ст. 13.11 КоАП ч. 2 ст. 13.11 КоАП Разместить в свободном доступе све- дения о причинах увольнения сотрудни- Учтите: приказы нельзя публиковать ка без его согласия можно только в одном не только в свободном доступе, но даже случае и не на собственном сайте – если в разделах сайта, открыть которые могут уволили за утрату доверия по п. 7.1 ч. 1 только сотрудники. Ваши работники – то- ст. 81 ТК. В этом случае ответственное же третьи лица. Передавать им сведе- должностное лицо госоргана, госкорпора- ния о другом сотруднике без его согласия ции или внебюджетного фонда направ- вы не имеете права. ляет сведения в Департамент госслуж- бы и кадров Правительства. Департамент Доступ к документам по личному со- вносит их в специальный реестр и публи- ставу предоставьте только тем, кто рабо- кует в интернете. тает с персданными по должности и дал письменное обязательство их не разгла- Не сообщайте и о сотрудниках, у кото- шать. рых есть судимость. Сведения о наличии или отсутствии судимости в случаях, «Черный список» сотрудников. Не вы- предусмотренных законом, оформляют кладывайте в интернет перечень уволен- справкой  ных «по статье» сотрудников, например, за утрату доверия или прогул. Делать так запретил Минтруд письмо от 08.10.2018 № 14-2/В-803 КАК ЗАПРЕТИТЬ РАБОТНИКАМ РАЗГЛАШАТЬ РАЗМЕР ЗАРПЛАТЫ Прописать в трудовом договоре доплат и т. д. ст. 5 Закона от 29.07.2004 заработок выше, чем у коллег. сотрудника или в локальных актах, Если он разгласит эту информа- что он не может говорить о своей № 98-ФЗ о коммерческой тайне цию, будет конфликт в коллективе. зарплате, нельзя. Режим коммер- И руководитель будет вынужден ческой тайны нельзя установить Даже если предусмотрите ограни- пересмотреть систему оплаты тру- в отношении системы оплаты тру- чения в документах, а сотрудник да и размеры зарплат. Это, конеч- да, которая включает в себя раз- разгласит сведения, наказать его но, неправовой способ воздей- меры тарифных ставок, окладов, за это не сможете. ствия на работника, но законный. Единственный выход: заранее предупредить работника, что его 79

ПРАКТИКА Как сообщить о кадровых процедурах работнику, который ничего не хочет слышать Чем поможет статья. Узнаете, как сообщить важную информацию сотруднику, который отказывается подписывать документы или не приходит на работу. Мы собрали в одной статье Подскажем, как вам дей- все законные способы, как со- ствовать даже, казалось общить информацию сотруд- бы, в безвыходной ситуации. нику, который не появляется на работе или отказывается Каждый из способов редак- знакомиться с документами. ция оценила по 5-балльной шкале, где 1 – очень плохо, Три способа сработают са- а 5 – очень хорошо. Для оцен- ми по себе, остальные можете ки использовали три крите- использовать только как до- рия: эффективность, быстрота полнительные. и трудозатраты. 80

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Прочитайте работнику СПОСОБ 1. Прочитать документ и составить акт уведомление и составьте акт 5 баллов Эффективность Сотрудник на рабочем месте, и вы пыта- етесь вручить ему уведомление или озна- 4 балла Быстрота комить под подпись с документом. Чаще всего письменно уведомить сотрудника 4 балла Трудозатраты требует закон. Иногда прямого требова- ния нет, но вам в будущем понадобятся Напишите в акте, что при свидетелях доказательства, что сделали это. Но ра- вслух зачитали уведомление, текст прика- ботник ведет себя так, как в нашем при- за или другого документа работнику, так мере. как он отказался его прочитать с. 82 Даже в этом работник может вам мешать. Пример Сотрудник после обеда вернулся в офис в со- Пример стоянии алкогольного опьянения. Непосред- Кадровик пыталась прочитать сотруднику уве- ственный руководитель, коллеги и кадровик домление, которым ему сообщали о предстоя- составили об этом акт, отстранили сотрудни- щем увольнении в связи с сокращением штата. ка от работы на вторую половину рабочего дня Сотрудник отказался слушать, закрывал уши и отправили его домой на такси. Сотрудник был руками и громко пел. Такое поведение сотруд- в таком состоянии, что письменные объяснения ника кадровик описала в акте, а свидетели под- требовать было бесполезно. твердили, когда сотрудник пытался обжаловать На следующий день сотрудник пришел в офис, увольнение. кадровик составила уведомление о необходи- мости дать письменные объяснения. Но сотруд- То как ведет себя работник, когда зна- ник получить уведомление отказался и заявил, комите его с документами, обязательно что ничего объяснять не намерен. фиксируйте в акте. В последнем примере Кадровик составила акт об отказе получить кадровик все сделала правильно. уведомление, зафиксировала при свидете- лях, что он отказался объяснять причины свое- После того как опишете все обстоятель- го проступка, руководитель в этот же день объ- ства, подпишите акт и дайте подписать его явил сотруднику замечание. свидетелям. На самом уведомлении или приказе поставьте отметку о том, что со- Мы специально привели пример, в ко- трудник отказался с ним ознакомиться под тором кадровик поступила неправильно. подпись. Поставьте дату, личную подпись И думаем, что вы увидели ошибку: акта и сошлитесь на составленный акт. в этой ситуации было недостаточно. Работника нужно ознакомить под под- Что делать, если сотрудник на рабочем пись с актом, и если он откажется поста- месте отказывается получить уведомле- вить подпись, сделайте отметку. Под этой ние или ознакомиться с приказом и рас- записью снова должны расписаться все, писаться об этом на вашем экземпляре кто его составлял. Сам акт обязательно документа или в специальном журна- зачитайте работнику. ле? Нужно не просто составить об этом акт, но и зачитать документ сотруднику Этот способ не подойдет, если сотруд- при свидетелях. Желательно, чтобы они ника нет на рабочем месте или он на ра- не зависели от сотрудника по работе. боте, но скрывается от вас. 81

ПРА К Т И К А Акт о том, что работник отказался получить уведомление 21.01.2020 Общество с ограниченной ответственностью «Афиша»  № 50-а­ (ООО «Афиша») АКТ Москва Об отказе работника получить уведомление о необходимости представить письменное объяснение по поводу проступка Сегодня, 21 января 2020 года, в 9 ч 30 мин, в кабинете № 14 отдела кадров я, начальник отдела кадров Громова Анна Аркадьевна, в присутствии начальника экономического отдела Скородумова Ильи Алексеевича и секретаря Тро- фимовой Яны Сергеевны предложила экономисту Степанову Петру Петровичу получить письменное уведомление от 21.01.2020 № 63-у о необходимости представить письменное объяснение о дисциплинарном проступке – нахождении 20 января 2020 года с 14 ч 00 мин до 17 ч 30 мин на работе в состоянии алкогольного опьянения. Факт совершения проступка подтверждается актом от 20.01.2020 № 49-а и показаниями свидетелей-кол- лег и непосредственного руководителя Степанова П.П. Степанов П.П. отказался получить уведомление или хотя бы прочитать его. Я зачитала Степанову П.П. уве- домление вслух. Дополнительно пояснила, что он имеет право все обдумать и составить письменное объяс- нение в течение двух рабочих дней – 21 и 22 января 2020 года. Также я сообщила Степанову П.П., что приду на его рабочее место в 10 ч 00 мин 22 января 2020 года, чтобы забрать письменное объяснение. Если он со- ставит его раньше, то может сам принести его в отдел кадров в любое время. Степанов П.П. заявил, что ничего объяснять не собирается. Я в присутствии свидетелей еще раз напомнила Степанову П.П., что у него есть два рабочих дня, чтобы передумать и составить объяснения. Начальник отдела кадров А.А. Громова Начальник экономического отдела И.А. Скородумов Секретарь Я.С. Трофимова С актом ознакомлен: П.П. Степанов Экономист От ознакомления с актом экономист Степанов П.П. отказался, настоящий акт зачитан Степанову П.П. вслух 21 января 2020 года в 9 ч 40 мин. Начальник отдела кадров А.А. Громова Начальник экономического отдела И.А. Скородумов Секретарь Я.С. Трофимова 82

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Позвоните работнику СПОСОБ 2. Позвонить работнику Сотрудника может не быть на рабочем 1 балл Эффективность месте, а его мнение по какому-то вопросу вам нужно, чтобы принять решение или 5 баллов Быстрота оформить документы. Чаще всего такая ситуация складывается, когда вы дол­ 4 балла Трудозатраты жны получить у сотрудника согласие на работу в выходной, в ночное время, Чтобы использовать этот способ уве- на отзыв его из отпуска или направление домления сотрудника, следите, чтобы в командировку, если он может от нее у вас был актуальный номер его теле- отказаться, и т. д. фона. Когда принимаете на работу, про- сите новичков указывать номер мобиль- Пример ного телефона для оперативной связи. Сотрудника понадобилось вызвать на работу Попросите сотрудников или внесите это 8 января, чтобы наладить работу системы кли- пожелание в ПВТР, чтобы они вовремя ентской поддержки. Иначе работники подраз- сообщали вам об изменениях. Убедите ра- деления вышли бы 9 января в офис и не смогли ботников, что это в их интересах. исполнять свои обязанности. Руководитель IT-службы договорился с работ- Пример ником о том, что он выйдет на работу 8 января В компании запланировали сокращение шта- и потом сможет отдохнуть в другой день. Но кад- та работников. Сотрудницу с годовалым ре- ровик, когда оформляла приказ о привлечении бенком сократить не могли, к тому же она бы- сотрудника к работе в праздник, эти обстоятель- ла не на работе, а находилась дома в отпуске ства не учла, а написала в приказе стандартную по уходу за ребенком. Но компания не хотела фразу: «с письменного согласия сотрудника». терять сотрудников. Собирались расформиро- Инспектор ГИТ, который проводил в компании вать подразделение, и работникам предлагали комплексную проверку, предъявил обоснован- хорошие варианты для перевода. ную претензию: работник письменного согла- Чтобы договориться с сотрудницей о переводе сия на работу в праздник не давал, а значит, на другую работу, кадровик в присутствии двух компания нарушила процедуру привлечения незаинтересованных свидетелей позвонила к такой работе. ей на мобильный телефон. Извинилась, что тревожит ее в отпуске, и объяснила ситуацию. Когда договариваетесь о чем-то с ра- Фактически она уведомила работницу о пред- ботником или уведомляете его об измене- стоящем сокращении. Увольнение сотрудни- ниях по телефону, не указывайте потом цы по этому основанию невозможно, пока ре- в документах, что договорились письмен- бенку не исполнится три года. Но кадровик но, потому что это не так и легко выясня- объяснила, что подразделение расформиру- ется. ют, а значит, работы для сотрудницы в компа- нии не будет. Желательно говорить с работником Сотрудница согласилась на перевод и выбрала при свидетелях по громкой связи. Если удобное время, чтобы приехать в офис и офор- это невозможно, опишите после обстоя- мить документы. Кадровик составила акт тельства разговора и в кадровых доку- об уведомлении по телефону. ментах не бойтесь указать, что договори- лись с работником по телефону с. 84 Это 83 не нарушение.

ПРА К Т И К А В этом примере кадровик выбрала от- труда или о том, что он должен забрать личный способ уведомить сотрудницу трудовую книжку. То есть в тех случа- о предстоящих изменениях. Акт, который ях, когда закон требует индивидуальное она составила после телефонного звон- письменное уведомление ч. 2 ст. 74, ч. 6 ст. 84.1, ка и который подписали свидетели, будет доказательством, что сотрудницу не при- ч. 2 ст. 180 ТК нуждали к переводу и компания соблю- дает все процедуры. Когда после звонка сотрудник выйдет на работу, вручите ему письменные уве- Такой акт поможет вам, если сотруд- домления, чтобы действовать по закону. ник будет отрицать, что вы сообщали ему информацию. Используйте его как одно Без документов обойдетесь, если, из доказательств того, что пытались свя- например, привлекаете сотрудника к ра- заться с работником всеми способами. боте в выходной. В этом случае по теле- фону вы получите предварительное со- Обратите внимание: этот способ не по- гласие выйти на работу. Не просите может доказать, что уведомили работни- работника писать заявление или оформ- ка о сокращении, изменениях условий лять другой документ. Отметки на при- казе достаточно. Приказ о работе в выходной с отметкой, что работник дал согласие по телефону Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» № 186-к­   (ООО «Афиша») ПРИКАЗ 09.01.2020  Москва О привлечении к работе в выходной день Тимофеева Д.А. В связи со срочной необходимостью ремонта хлеборезательной машины инженер ремонтного цеха Тимо- феев Даниил Алексеевич был привлечен к работе в нерабочий праздничный день 07.01.2020, о чем дал пред- варительное согласие в телефонном разговоре 07.01.2020 в 10 ч 30 мин. Основание: докладная записка от 09.01.2020 № 12-сз. Директор В.В. Хрусталев С приказом ознакомлен: Инженер ремонтного цеха Д.А. Тимофеев 09.01.2020 Дал согласие выйти на работу в нерабочий праздничный день 7 января по телефону. Инженер ремонтного цеха Д.А. Тимофеев 84

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Съездите к работнику домой СПОСОБ 3. Съездить к работнику домой Сотрудник может не появляться на ра- 4 балла Эффективность боте, не брать трубку, либо телефонного звонка вам недостаточно, а нужно лично 3 балла Быстрота вручить сотруднику письменное уведом- ление. 2 балла Трудозатраты Пример приеме на работу указать в анкете фак- В компании проводили сокращение штата. тический адрес и сразу же сообщать, если В связи с финансовыми требованиями контр- переедет. Это же пожелание к работни- агентов и налоговыми претензиями было важ- кам зафиксируйте в ПВТР. Объясняйте но закрыть подразделение срочно через два сотрудникам, что это в их интересах – во- месяца и неделю. А значит, кадровику важно время сообщать о таких изменениях. было как можно скорее вручить всем сотрудни- кам уведомления об увольнении. Даже если адрес тот, работник может Один из сотрудников подразделения уже не открыть вам дверь или вы не застане- несколько месяцев не появлялся на работе. те его дома. Кадровик несколько раз пыталась выяснить, что с ним. Трубку он не брал, а после пере- Пример стал использовать известный кадровику номер Кадровик приехала с уведомлением о со- телефона. На почту за письменными уведом- кращении к сотруднику, который находился лениями не приходил. Тогда кадровик приняла на длительном больничном. Работник не скры- решение поехать к сотруднику домой по адре- вался, и о причинах его отсутствия кадровику су, который был указан в личной карточке. было известно. Дома кадровик сотрудника не застала, так как Если ситуация безвыходная и вы ре- его состояние ухудшилось и он лег в стацио- шили отправиться к сотруднику домой, нар. Ехать еще и в больницу с уведомлением возьмите двух свидетелей. кадровик не захотела и отдала уведомление жене сотрудника, а с нее взяла расписку. Если застанете сотрудника дома, смо- жете лично передать ему уведомление, В последнем примере кадровик посту- приказ или иной документ, который пила не правильно. Передавать уведом- должны вручить. Попросите расписаться, ление кому-то из членов семьи сотрудни- что получил. Если сотрудник откажется ка нельзя. Так вы не можете доказать, подписывать и получать документы, за- что уведомили лично сотрудника. читайте текст и составьте акт об отказе его подписать. Свидетели в случае спора Исключение: у родственника есть до- подтвердят обстоятельства посещения ра- веренность, чтобы получать от имени ботника и подпишут акт. работника любые почтовые отправле- ния, письма или уведомления. Рассчи- Адрес, который вы точно знаете, – тот, тывать на то, что у вас будет такая си- что у сотрудника в паспорте. Вы его пере- туация, не стоит. Если все же «чудо» носили в личную карточку при приеме случится, прежде чем отдавать уведом- на работу. Однако сотрудник по этому ад- ление, проверьте реквизиты и содержа- ресу жить не обязан, может переехать ние доверенности. и не сообщить куда. Чтобы избежать та- кой ситуации, просите кандидата при 85

ПРА К Т И К А СПОСОБ 4. Направить уведомление по почте ознакомить с документом под подпись. Кадро- вик внесла запись об увольнении в трудовую 5 баллов Эффективность книжку сотрудника и оставила ее в сейфе. Уведомление о необходимости получить тру- 3 балла Быстрота довую книжку или дать согласие на получение ее по почте кадровик решила сотруднику не от- 3 балла Трудозатраты правлять, учитывая обстоятельства и то, что дома он не появится еще несколько лет. Направьте уведомление по почте Не поступайте так, как это сделала кадровик в нашем примере. Независимо Сотрудник может не появляться на ра­ от того, что вы знаете о месте нахожде­ боте, вы можете не застать его дома или ния работника и его возможности или не­ не пробовать это сделать, но направить возможности забрать свои документы, ему письменное уведомление вы дол­ уведомление о получении трудовой книж­ жны. В одной ситуации закон освобожда­ ки нужно направить. ет компанию от ответственности в день, когда направите такое уведомление. ТК освобождает работодателя от ответ­ ственности за задержку выдачи трудо­ Пример вой книжки только с того дня, как напра­ Сотрудника уволили в связи с осуждением вите письменное уведомление по почте. к уголовному наказанию в виде лишения сво- Подтверждать, что сотрудник получил боды, когда приговор суда вступил в законную это уведомление вы не должны, ваше де­ силу. По понятным причинам сотрудника на ра- ло отправить его по тому адресу, который боте не было, как не было его и дома. вам известен. Кадровик издала приказ об увольнении, сдела- ла на нем отметку, что сотрудника невозможно Документы сотруднику направляй­ те ценным письмом с описью вложения. Опись составляете вы, но перед тем как принять письмо, сотрудник почты ее про­ верит и заверит подписью и печатью. Как выбрать вид почтового отправления для письма Услуги Простое письмо Заказное письмо Ценное письмо   Уведомление о вручении ✗   ✗  СМС-уведомление ✗ ✗  ✗  Опись вложений ✗   Наложенный платеж ✗ Объявленная ценность ✗ Авиапересылка   – Почта предоставляет ✗ – Почта не предоставляет 86

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Уведомление работнику о том, что необходимо явиться за трудовой книжкой Акционерное общество «Мир» (АО «Мир») Тимофееву Д.А. Ярославская ул., д. 12, Москва, 127572 Волгоградский пр-т., д. 11, кв. 11, Тел.: (499) 123-45-67, факс: (499) 765-43-21 Москва 115597 23.01.2020 № 11/04-­15 О трудовой книжке Уважаемый Дмитрий Алексеевич! Трудовой договор с Вами расторгнут 23.01.2020 по Вашему желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации). В последний день работы начальник отдела кадров Громова А.А. пыталась выдать Вам трудовую книжку, однако Вы отказались ее получить (акт от 23.01.2020 № 12-а). Уведомляем Вас, что Вы можете получить трудовую книжку в отделе кадров АО «Мир» по адресу: г. Моск- ва, Ярославская ул., д. 12, кабинет 131. Режим работы отдела кадров: с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин, перерыв на обед с 13 ч 00 мин до 14 ч 00 мин, выходные дни – суббота и воскресенье. Вы также можете дать согласие на отправление трудовой книжки по почте по указанному Вами адресу. Генеральный директор В.В. Хрусталев Получил работник документы или нет, Отправляйте письма на все известные узнаете, если заполните бланк уведом- вам адреса сотрудника. Так надежнее. ления о вручении и передадите его со- труднику почты вместе с письмом. Со- Судебное решение. Если кадровик уведо- ветуем оформить заказное уведомление. мил о сокращении по почте, он выполнил В этом случае сможете отследить пись- процедуру мо по трек-номеру. Подпись сотрудника К. сократили. Он считал, что ему не вручили на уведомлении подтвердит, что он полу- уведомление об увольнении и не предложили чил письмо. вакансии. Суд занял сторону компании. Уведомление Сохраните чек с почты, извещение о сокращении и список вакантных должностей о вручении и опись вложения. Эти доку- кадровик направила К. по почте. менты помогут доказать, что компания Апелляционное определение Московского го- уведомила работника под подпись. родского суда от 18.06.2012 № 11-10732. Работник может не получить письмо, Даже если сотрудник не получил до- если не сообщил о переезде и вы отпра- кументы, вины компании не будет. Так вили его по старому адресу. Чтобы обез- же будет и в ситуации, когда адрес вер- опасить компанию в этой ситуации, сове- ный, но работник отказывается получать туем указать в трудовом договоре адрес, письмо. по которому будете направлять сотрудни- ку письма. 87

ПРА К Т И К А СПОСОБ 5. Отправить e-mail Кадровик направила сотруднику уведомление по личному адресу электронной почты с отмет- 3 балла Эффективность кой о том, что это письмо рабочее и срочное. В ПВТР компания предусмотрела правило, 5 баллов Быстрота что во время отсутствия на работе сотрудники не обязаны проверять рабочую почту, но когда 5 баллов Трудозатраты пользуются личным почтовым ящиком, должны реагировать на срочные сообщения из офиса. Отправьте сообщение на e-mail При этом сотрудники разрешали передать ад- реса своей почты для экстренной связи кадро- Сотрудника нет на работе, но он должен вику, бухгалтеру и своему непосредственному ознакомиться с уведомлением. Почтового руководителю. адреса у вас по какой-то причине нет или вы знаете, что он неактуальный. Работ- В нашем примере компания преду- ник ни разу не получил ни одного вашего смотрела хороший способ оповещения со- сообщения по почте. трудников о важных изменениях в офисе. Правда эффективно использовать его по- Пример лучится, только если сотрудники не воз- В северной компании меняют режим работы ражают и читают письма с работы в лич- в связи с изменением организационных усло- ном почтовом ящике. вий труда. Изменения должны вступить в силу по всей компании в одну дату. Поэтому кадро- С письмами, которые сотрудники по- вику важно в сжатые сроки уведомить всех со- лучают по корпоративной почте, проще. трудников письменно о предстоящих измене- Те сотрудники, которые находятся на ра- ниях условий их трудовых договоров. боте, обязаны читать рабочую почту. Один сотрудник находится в отпуске. Так как Но и тут есть нюансы, которые вам нуж- отпуск у него вместе с дополнительным состав- но учесть, когда выбираете этот способ ляет 60 дней, то на работе он появится не ско- уведомить сотрудников о предстоящих ро. Уведомление ему нужно вручить сейчас. изменениях. Суды признают электронную пере- писку допустимым доказательством, только если будет достоверно известно, КАК УЗНАТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ЭЛЕКТРОННОЕ ПИСЬМО Мы нашли три способа узнать, что служб. Например, пользователи тает это событие, и вы узнаете, работник получил e-mail: mail.ru могут активировать функцию что работник прочел письмо. 1. Специальные сервисы и расшире- «Уведомление о прочтении». Когда Минус такого способа: многие по- ния для браузера. Например, расши- адресат получит письмо, почта чтовые сервисы отключают отоб- рение MailTrack для Gmail. Если ад- предложит подтвердить получение. ражение картинок. Тогда способ ресат открывает письмо, расширение Учтите, что получатель может отка- сработает, только если получатель отмечает его двойной галочкой. заться подтвердить получение. разрешит показывать изображе- Однако расширения могут быть 3. Скрытый пиксель в HTML-код ния. Однако об этой возможности платными, работать не для каждо- письма. Когда получатель откроет знают немногие, поэтому работ- го почтового сервиса и сбоить. такое письмо, данные передадут ник может не обратить внимания 2. Встроенные функции почтовых в Google Analytics. Сервис засчи- и разрешить отображать картинки. 88

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru что именно сотрудник получил письмо СПОСОБ 6. Написать смс по электронной почте. 1 балл Эффективность Пример Кадровик направила электронное письмо ра- 5 баллов Быстрота ботнику, который находился в длительном отпуске без сохранения зарплаты. Сотрудни- 5 баллов Трудозатраты ка уведомили об изменении адреса его офи- са. Он получил письмо и даже прислал ответ В остальных случаях можете напра- с подтверждением. вить только e-mail. Однако когда у сотрудника закончился отпуск и он якобы не нашел офис по прежнему адре- Пример су, он решил еще неделю не выяснять, где те- Можете направить сотруднику по электронной перь его рабочее место. Позже в объяснитель- почте расчетный листок письмо Минтруда от 21.02.2017 ной записке он написал, что этот адрес почты не его и писем он не получал. Так как кадро- № 14-1/ООГ-1560 вик не смогла доказать обратное, работника не смогли наказать за недельный прогул. Напишите работнику СМС или в мессенджере Чтобы не произошло такой ситуации, как в нашем примере, просите кандида- Еще один способ связаться с работником: тов на работу и сотрудника указывать написать СМС или сообщение в мессен- личный e-mail, например в анкете. Этот джере. Суды к такому способу передать документ не обязательный, но поможет официальные сообщения работникам от- вам собрать и хранить контакты работ- носятся настороженно. Они настаивают, ника для экстренной связи с ним. Жела- что нужно вручать документы лично или тельно включить адреса электронной по- отправлять по почте. чты и в трудовой договор. Для суда придется заверить переписку Чтобы узнать, пришло письмо или у нотариуса. нет, можете установить специальное расширение в браузере или настроить Судебное решение. Не ссылайтесь в споре уведомление о вручении в почте. В этом только на СМС-переписку случае у вас будет доказательство того, Г. требовал компенсацию за то, что вовремя что письмо доставлено. Однако даже не получил трудовую книжку. В офис за книж- тогда вы не можете быть уверены в том, кой он не приходил и на СМС с просьбой полу- кто открыл и прочитал письмо. Это чить трудовую не реагировал. может быть сам работник или член его Суд встал на сторону работника. Работода- семьи. тель не направил Г. письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой или дать Просто отчета о доставке электронного согласие выслать ее по почте. Следовательно, письма может быть недостаточно, чтобы он должен заплатить компенсацию за лишение доказать, что работник его получил. Для работника возможности трудиться. суда придется заверить переписку у но­ Определение Ростовского областного суда тариуса. от 11.07.2016 № 33-10321/2016 Электронное письмо направляйте па- 89 раллельно с бумажным в случаях, когда закон требует уведомлять под подпись.



ДОКУМЕНТЫ Что проверить и поправить в бумажных трудовых книжках из-за перехода на электронные  92 АКлагкоурниитмчтиожобиртаьзкецадаркотваы  е документы за прошлые годы.   103.......................................................................................................................................................................................................

ДОКУМЕНТЫ Что проверить и поправить в бумажных трудовых книжках из-за перехода на электронные ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 1 Как избежать 3 Из-за каких ошибок претензий ПФР из-за недо- на титульном листе трудовая статков в трудовых книжках книжка недействительна 2 Какие ошибки в трудовых 4 Когда придется завести новую книжках лучше не исправлять трудовую книжку 92

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Теперь вы будете выдавать трудовые книжки сотрудникам в пе- риод работы не только для целей социального обеспечения, но и если они откажутся от бумажной формы. Сейчас вам нужно пролистать все книжки, чтобы по ним мож- но было ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД. По- сле того как сотрудник напишет заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности, книжку нужно подгото- вить к выдаче. Придется проверить, как заполнили титульный лист трудовой книжки, восстановить пропущенные записи, вне- сти изменения и исправить ошибки. Затягивать с этой работой не советуем. Подскажем, как оперативно провести аудит бумажных трудо- вых книжек из-за перехода на электронные. Что проверить в титульном листе Проверьте в титульном листе, как заполнили данные о сотрудни- ке и сведения об образовании. Будет важно для СЗВ-ТД. Что проверить в данных о сотруднике. Убедитесь, что, фа- милия, имя, отчество и дата рождения сотрудника соответству- ют его паспортным данным. Фамилия, имя и отчество в титульном листе нужно указывать полностью, без сокращений. Инициалы имени и отчества в трудовой книжке не допускаются п. 2.1 Инструкции, утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69 Изменять личные сведения о сотруднике можно, если вы имен- но меняете их после каких-то жизненных событий, а не исправляе- те ошибку, которую вы или ваш предшественник допустил, когда оформлял трудовую книжку. Пример Если сотрудница вышла замуж и сменила фамилию, прежнюю фамилию за- черкните одной чертой и рядом укажите новые данные. На внутренней сто- роне обложки сделайте ссылку на документы, на основании которых внесли запись: свидетельство о заключении брака, паспорт. Запись заверьте своей подписью и печатью, если она есть п. 2.3 Инструкции В момент оформления трудовой книжки впервые кадровик мог ошибить- ся и неправильно вписать фамилию, имя или отчество сотрудника. Владелец книжки этот момент не отследил, кадровик тоже не заметил или поленился уничтожить бланк и завести новую трудовую книжку, как следовало сделать в этой ситуации. В итоге у сотрудника недействительная трудовая книжка. Зачеркивать и править такие ошибки в трудовой книжке не допускается. Если у сотрудницы сейчас новая фамилия, а в трудовой книж- ке данные старые, актуализируйте их с. 94 Измените фамилию 93

ДОКУМЕНТЫ Можно допол- и в других учетных кадровых документах, если не сделали это- нять сведения го раньше: Книге учета трудовых книжек, личной карточке или об образовании личном деле сотрудницы и др. и изменять фами- лию, имя, отче- Дату рождения в титульном листе обычно пишут арабскими ство на титульном цифрами, также как и в паспорте. Не ошибка, если дату рожде- листе трудовой ния указали прописью, например «16 декабря 2000». Из-за это- книжки го трудовую книжку не признают недействительной. Другое дело, если в титульном листе ошиблись в дате. Зачеркнуть и написать верную, сославшись на паспорт, нельзя. Пример Кадровик просматривала трудовые книжки сотрудников-предпенсионеров и обнаружила, что в титульном листе одной книжки ошибка: неправильно указали год рождения. За все время работы сотрудника никто не обратил на это внимание, а в итоге трудовая книжка оказалась недействительная. Кадровик объяснила ситуацию сотруднику и разъяснила, что сейчас долж- на оформить новую трудовую и вносить в нее записи о работе в компании. Но по предыдущим периодам у ПФР могут возникнуть вопросы, когда со- трудник обратится за назначением пенсии. Возможно, сотруднику придет- ся доказывать в суде, что трудовая книжка принадлежит ему. Ошибка в фамилии, имени, отчестве или дате рождения дела- ет трудовую книжку недействительной. По правилам бланк долж- Как изменить сведения Фамилия «Хрусталева» исправле- о работнике на на «Смирнова» на основании свиде- тельства о заключении брака ПР 090505 от 07.12.2019, выданного Ленинским Хрусталева Смирнова отделением ЗАГС г. Москвы Ольга Инспектор Громова А.А. Борисовна по кадрам 27.05.1990 высшее – магистратура юриспруденция 19 03 18 Смирнова Громова 94

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru ны были уничтожить, как только ошиблись в нем при оформле- Нельзя исправ- нии книжки. лять ошибки, ко- торые допусти- Сами завести сотруднику новую трудовую книжку не сможе- ли в фамилии, те. Нужно его заявление. Если его напишет, оформите новую тру- имени, отчестве довую по всем правилам и внесите в нее только записи о перио- и дате рожде- де работы в вашей компании. Недействительную книжку верните ния сотрудни- сотруднику, попросите его поставить в Книге учета дату, когда ка на титульном получил трудовую, и подпись. Сделайте в Книге учета запись, по- листе трудовой чему выдали документ. книжки Посоветуйте сотруднику обратиться на прежние места работы за копиями документов, которые подтвердят стаж работы. Пусть требует трудовые договоры, справки, выписки из приказов, лице- вые счета и ведомости на выдачу зарплаты п. 11 Правил подсчета страхового стажа для пенсии, утв. постановлением Правительства от 02.10.2014 № 1015 Без этих документов бу- дут проблемы с подтверждением периодов работы. Пример Кадровик пришла в новую компанию и начала с аудита трудовых книжек. В одной из книжек в титульном листе нашла ошибку: сотрудник, который оформлял книжку, неправильно написал имя работника. Чтобы у сотрудника не возникло проблем с оформлением пенсии и не при- шлось обращаться в суд, кадровик решила оформить дубликат трудовой книжки. Объяснила ситуацию работнику и начала запрашивать сведения. Запись о высшем образовании-магистра- Как дополнить сведения тура внесена на основании диплома об образовании ВСГ 058741 от 26.06.2019 Инспектор Громова А.А. Степанова по кадрам Анна Вадимовна 13.10.1995 высшее – бакалавриат, высшее – магистратура юриспруденция 01 04 19 Степанова Громова 95

ДОКУМЕНТЫ Оформляйте дуб­ Что не так с решением оформить в этой ситуации дубликат ликат трудовой трудовой книжки? Чтобы оформить дубликат, у вас должно быть книжки, если основание: трудовую книжку испортили, испачкали или потеряли ее потерял работ- ник или испортил пп. 31, 33 Правил Из-за ошибки в титульном листе дубликат оформлять либо утратил нельзя. Учитывайте это, когда принимаете решение «потерять» работодатель трудовую и оформить дубликат. Что проверить в данных об образовании. В титульном листе должна быть актуальная информация об образовании. У высшего образования четыре уровня: бакалавриат, специ- алитет, магистратура и подготовка кадров высшей квалифика- ции – аспирантура/адъюнктура, ординатура, ассистентура-ста- жировка ч. 5 ст. 10, подп. «б» п. 2 ч. 3 ст. 12 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ об образовании Пример Если у сотрудника высшее образование, через дефис нужно указать его уро- вень: «высшее-бакалавриат». Не будет ошибкой, если в строке «Профессия, специальность» указали направление подготовки, а не специальность или про- фессию, которую получил работник. Сейчас выпускникам учеб- ных заведений присваивают квалификацию по соответствующей профессии, специальности или направлению подготовки ч. 8 ст. 11 Закона № 273-ФЗ Пример Если сотрудник получил высшее юридическое образование, в строке «Про- фессия, специальность» напишите «юриспруденция», а не «юрист». Не нуж- но указывать, что это направление подготовки, а не специальность. Если сотрудник получил новое образование, убедитесь, что до- полнили сведения об образовании в титульном листе. В этом слу- чае рядом с прежним уровнем образования через запятую нужно указать актуальную информацию. Прежнюю запись зачеркивать нельзя п. 2.4 Инструкции В отличие от фамилии запись об образовании дополняют, а не изменяют с. 95 Пример Если сотрудник получил новый уровень высшего образования, но специаль- ность при этом не изменилась, строку «Профессия, специальность» не за- полняйте. Проверьте, чтобы на внутренней стороне обложки была запись, на основании какого документа дополнили запись об образова- нии. Заверьте запись своей подписью и рядом проставьте оттиск печати, если она есть. 96

Справочник кадровика №1, 2020 • pro-personal.ru Что проверить в сведениях о работе Чтобы сотруднику не пришлось в суде доказывать право на пен- сию, проверьте, как в трудовую книжку вносили записи о работе. Из-за ошибок в этом разделе ПФР может не учесть стаж работы в компании или отдельные периоды. Также сведения о работе нужны, чтобы вносить кадровые из- менения или последние кадровые действия по сотруднику в СЗВ-ТД. Подробности с. 12 Что проверить в названии компании. Убедитесь, что в гра- фе 3 раздела «Сведения о работе» указали полное и верное на- именование компании. Если у компании есть официальное со- кращенное наименование, нужно указать и его. Если компанию переименовали или была реорганизация, об этом должна быть запись в трудовой книжке. Ее можно вно- сить с помощью штампа – это не ошибка. Переименование, которое произошло после 1 января 2020 года, нужно будет отразить и в СЗВ-ТД. По каждому работнику отчет подавать в этом случае не нужно. Внесете запись о переимено- вании заодно с кадровым изменением по работнику с. 14 Записи в бумажных трудовых помогут правильно заполнить отчет. Что проверить в периодах работы и в записях о прие- ме и переводах на другую работу. Убедитесь, что в трудовой книжке стоят верные даты приема и перевода на другую постоян- ную работу, а также реквизиты приказов. Эти сведения понадо- бятся, чтобы заполнять отчет СЗВ-ТД. Если ошибетесь в дате приема, сотрудник может потребовать возместить моральный вред апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автоном- ного округа – Югры от 29.03.2016 № 33-1801/2016 КАКИЕ ЗАПИСИ МОЖНО ВНЕСТИ С ПОМОЩЬЮ ШТАМПА Используйте штамп, чтобы сэко- ние: «Запись о наименовании ра- Ведомство разъяснило, что кадро- номить время и без ошибок внести ботодателя вносится ручкой или вик может использовать штамп, что- длинную и сложную, но одинаковую световодостойкими чернилами чер- бы внести в трудовую книжку сведе- запись в сотни трудовых книжек. ного, синего или фиолетового цвета, ния о наименовании работодателя. Например: проштампуйте в книжках без сокращений и зачеркиваний». Если у  компании есть сокращенное запись о наименовании, переимено- Если инспектор ГИТ или сотруд- название, то на штампе надо ука- вании или реорганизации компании. ник ПФР придерется, что вы вне- зать и его. Но есть проблема. Правила сли подобные записи штампом, По длине оттиск штампа не должен и Инструкция называют только один сошлитесь на письмо Роструда выходить за границы 3-й графы тру- штамп: «Выдан вкладыш». Более то- от 19.08.2015 № 1922-6-1 «О штампе довой книжки. Лучше, если он будет го, в п. 1.1 Инструкции есть указа- в трудовой книжке». меньше. 97

ДОКУМЕНТЫ Что проверить в записях о наименовании профессий, должностей. Проверьте, как в трудовой книжке написали на- 98 именование должности, профессии, специальности с указанием квалификации, а также структурное подразделение, если его со- держит трудовой договор. Если сотрудник имеет право на льготную пенсию, ошиб- ка в наименовании должности повлияет на досрочное назначе- ние пенсии. ПФР не примет к зачету периоды работы и исключит их из льготного стажа. Пример Кадровик в трудовой книжке указала неверное наименование профессии работника: «монтажник» вместо «монтажник по монтажу стальных и желе- зобетонных конструкций». Пенсионный фонд отказался включить весь период работы с неправильной записью в стаж, необходимый для назначения пенсии. Сотруднику пришлось обратиться в суд. Только так он смог убедить ПФР посчитать стаж в период работы «монтажником». Суд решил, что сотрудника нельзя лишать права на досрочную пенсию из- за того, что работодатель не исполнил обязанности и неправильно заполнил трудовую книжку. Так как в спорный период сотрудник монтировал стальные и железобетонные конструкции, этот период следует включить в стаж. Пример Кадровик в трудовой книжке указала неверное наименование профессии работника: «сварщик» вместо «газоэлектросварщик по ручной сварке». Суд обязал компанию исправить запись в трудовой книжке, а Управление ПФР назначить льготную пенсию. Кроме того, эти сведения вам нужно будет указывать в СЗВ- ТД и в сведениях о трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД. Какие ошибки лучше исправить. Если обнаружите лишние записи, например, о временном переводе на другую работу, при- знайте их недействительными. В графе 1 поставьте порядковый номер, в графе 2 укажите дату, когда вносите запись, в графе 3 напишите, что запись признаете недействительной п. 30 Правил Вносить запись о временном переводе нужно только в том слу- чае, если его признали постоянным ч. 4 ст. 6 ТК, п. 4 Правил, утв. постановлени- ем Правительства от  В16.04.2003 № 225 этом важно разобраться, поскольку о по- стоянном переводе на другую работу вы должны отчитываться по форме СЗВ-ТД, а о временном нет. Пример Бухгалтера перевели на должность заместителя главного бухгалтера в де- кабре 2017 года. Стороны договорились о переводе на период отсутствия