Справочник кадровика

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Но вы рискуете тоже. За то, что работ- Оспорить такой штраф в суде компа- ник позже получит зарплату, компанию  ния сможет   решение Забайкальского краевого суда  оштрафует ГИТ. Инспектора не остано- от 13.07.2015 № 21-169/2015 В отличие от материаль- вит, что это сотрудник поздно сообщил  ной ответственности за задержку зарпла- новые реквизиты. ты, административная ответственность  наступает, только если компания вино- Кроме того, в случае спора судья мо- вата в просрочке. Но вы потратите время  жет решить, что компания навязыва- и деньги на судебные разбирательства. ет работнику зарплатный банк. Напом- ним: за это скоро будут штрафовать  Если работник переходит с зарплатно- до 50 тыс.�руб. Госдума приняла законо- го проекта в банк, который выбрал сам,  проект в первом чтении. и слишком поздно вам об этом сообщил,  Предложение выплатить зарплату наличными или на старые реквизиты,   чтобы не допустить просрочку Пропишите, что со следующего раза будете перечис- Укажите, почему не успеете вовремя перечислить  лять зарплату на новую карту по заявлению работника зарплату на новую карту, предложите альтернативу Общество с ограниченной ответственностью          Специалисту «Афиша» (ООО «Афиша»)              отдела продаж ПРЕДЛОЖЕНИЕ                Тимофееву Д.С.  18.07.2019 № 21-п О способе выплаты зарплаты                                                   Громовой А.А.                                                                                      Подготовить проект дополнительного                                                                              соглашения к трудовому договору Тимофеева Д.С.                                                                                                                     18.07.2019 Уважаемый Дмитрий Семенович! В связи с тем, что Вы сообщили об изменении реквизитов для перевода заработной платы позднее чем  за пять рабочих дней до дня выплаты заработной платы (заявление от 18.07.2019 № 12-з) и бухгалтерия не успе- ет до ближайшего дня выплаты заработной платы, то есть 19.07.2019, перечислить ее по новым реквизитам,  предлагаем Вам получить заработную плату в месте выполнения работы наличными денежными средствами  или банковским переводом по старым реквизитам.  Начиная с 05.08.2019 заработная плата будет перечисляться по новым реквизитам по Вашему заявлению  от 18.07.2019 № 12-з. Директор                    В.В. Хрусталев Согласен на перевод зарплаты 19.07.2019 по старым реквизитам. Специалист отдела продаж                            Д.С. Тимофеев                18.07.2019 49

ПРА К Т И К А   договоритесь, что в ближайший зарплат- Этот документ понадобится компании,  ный день выплатите ему зарплату на- чтобы доказать: вы не отказались сме- личными или на старую карту, а со сле- нить зарплатный банк. Кроме того, доку- дующей такой даты будете платить  мент поможет в споре с инспектором ГИТ,  ее по новым реквизитам. Не забудьте все  если работник на предложение не согла- это указать в допсоглашении к трудовому  сится и вы перечислите зарплату на но- договору. Так обезопасите себя от споров  вую карту с опозданием.  с работником и штрафа ГИТ. Если работник пожалуется на то, что  Предложение выплатить зарплату на- позже получил зарплату, можете попы- личными или по старым реквизитам со- таться доказать инспектору, что в этом  ветуем оформить письменно. виноват он сам. Дополнительное соглашение о смене зарплатного банка Укажите, что перечисляете зарплату по новым реквизитам со следующего зарплатного дня, если не успеваете  в ближайший 19.07.2019    ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ к трудовому договору от 12.08.2017 № 08/17-тд                                                                                                 № 02 08/17т  д Москва Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша»), именуемое в дальнейшем Работо- датель, в лице директора Хрусталева Владимира Владимировича, действующего на основании Устава и тру- дового договора от 12.04.2016 № 04/14-тд, с одной стороны, и специалист отдела продаж Тимофеев Дмит- рий Семенович, именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, составили настоящее соглашение: 1. Изложить пункт 4.7 трудового договора с Работником в следующей редакции: «4.7. Заработная плата с 05.08.2019  перечисляется на указанный Работником счет по следующим рекви- зитам: Полное официальное наименование банка: Московский банк Сбербанка России, г. Москва А д рес  банк а  или  филиа ла  банк а  с  ук а занием  индекс а:  125245,  г.  Москва,  ул.  Науки,  д.  15.  Доп.  офис  № 9038/01175 БИК банка: 044525225 ИНН/КПП банка: 7707083789/775001001 Корреспондентский счет: 30123645967851256912 Лицевой счет получателя: 98759856021553216512 Ф. И. О. держателя карты: Тимофеев Дмитрий Степанович Номер банковской карты VISA: 1111 2222 3333 4444 … РАБОТОДАТЕЛЬ                РАБОТНИК …                    … 50

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru В качестве доказательств покажи- Работник обязан уведомить  те заявление работника, условие о датах  по ПВТР  выплаты зарплаты в ПВТР и письменное  предложение. О том, что он планирует пойти сдавать  кровь, на прием к врачу, отсутствовать  Не забудьте выплатить работни- по уважительной причине, взять отгул  ку компенсацию за задержку зарплаты.  или его нельзя уволить, работник должен  Ее вы платите, даже если не виноваты  будет сообщить, если пропишете такое  в том, что он получил деньги позже. Раз- правило в ПВТР. мер компенсации   ст. 236 ТК ПВТР с обязанностью работников заранее уведомлять об отсутствии  Укажите,  как раб отник до лжен ув едомить  Ука  жите, в какой ср ок сотру дник  Пропишите, как работник    о своем  отсутстви  и, если  не може т сделать    до лжен пре  дъявить  подтвер ждаю- должен уведомить    этого зар  анее         щи е докум енты     о своем отсутствии Общество с ограниченной ответственностью                          УТВЕРЖДАЮ «Афиша» (ООО «Афиша»)            Генеральный директор            ООО «Афиша»                              В.В. Хрусталев            «18» июня 2019 г. ПРАВИЛА  Москва  внутреннего трудового распорядка  … 8. Иные вопросы 8.1. Работник, который не может выйти на работу в связи предполагаемой или установленной временной  нетрудоспособностью, сдачей крови и по другим уважительным причинам, должен: – незамедлительно сообщить об этом своему непосредственному руководителю или в отдел кадров;  – написать заявление на имя генерального директора с просьбой освободить его от работы;  – представить документы, которые подтверждают уважительность причины отсутствия, в течение 3 (трех)  рабочих дней после выхода на работу.  8.2. В случае невозможности заранее предупредить об отсутствии на рабочем месте и написать заявле- ние с просьбой освободить от работы работник обязан:  – сообщить об этом непосредственному руководителю или в отдел кадров любым доступным способом  сразу же, как появится возможность; –  прис лать  копию  док умента,  который  подтверж д ает  ува жите льнос ть  отс у тс твия  на  рабочем  мес те,  на электронн  ую почту отдела кадров.  … Начальник отдела кадров                                          А.А. Громова 51

ПРА К Т И К А   Об отсутствии на работе. По закону ра- работодателя о том, когда и почему будут  ботник не должен уведомлять вас о том,  отсутствовать на работе. Там же опреде- что планирует сдавать кровь как донор,  лите срок, когда они должны представить  пойти на прием к врачу или отсутствовать  документы, которые подтвердят уважи- по иным уважительным причинам. тельность причины отсутствия.  Донор может без объяснений не явить- Если работник не будет предупреж- ся на работу и на следующий день при- дать об отсутствии заранее, наказать  нести справку по форме № 402/у   при- за прогул вы все равно его не сможе- каз Минздрава от 07.08.2015 № 1055 Наказать его за это  те, но сможете объявить замечание  вы не вправе. за то, что не выполнил требование ПВТР. Такая же ситуация с беременными.  Прежде чем наказывать сотрудника,  Вы не вправе запретить ей уходить с ра- помните, что бывают экстренные ситуа- боты, чтобы посетить врача, или ограни- ции, когда работник не может заранее  чить количество таких визитов. предупредить о сдаче крови или визи- те к врачу и написать заявление. Преду- Чтобы снизить вероятность подобных  смотрите в ПВТР, как действовать в та- ситуаций, пропишите в ПВТР, что со- кой ситуации. трудники обязаны заранее уведомлять   ПВТР с порядком оформления отгула за работу в выходной Разъясните правило, по которому оплачиваете рабо- Укажите, до какого момента сотрудник может сооб- ту в выходной, если сотрудник берет отгул в другом  щить о том, что за работу в выходной хочет другой  месяце день отдыха Общество с ограниченной ответственностью «Афиша»                 УТВЕРЖДАЮ (ООО «Афиша»)                         Директор АО «Мир»                                       В.В. Хрусталев ПРАВИЛА                  «10» июля 2019 г. Москва  внутреннего трудового распорядка … 6. Время отдыха … 6.6. Работник должен сообщить о том, что за работу в выходной или нерабочий праздничный день жела- ет получить другой день отдыха, до конца месяца, в котором работал сверх нормы. 6.7. Работодатель предоставляет работнику другой день отдыха на основании письменного заявления.  Заявление работник передает в отдел кадров. 6.8. Если до конца месяца, в котором работник работал в выходной или нерабочий праздничный день,  он не использует другой день отдыха, его работу оплатят в двойном размере. … Начальник отдела кадров                                          А.А. Громова 52

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Не просите работника написать заяв- день отдыха, бухгалтерия автоматиче- ление задним числом и не издавайте  ски обязана оплатить ему работу в повы- приказ об освобождении от работы.  шенном размере. Это значит, что заявить  На основании справки или объяснитель- о своем желании взять отгул сотруд- ной отметьте в табеле, почему работник  ник должен до того, как получит оплату  отсутствовал, и оплатите этот день, если  за месяц, в котором работал в выходной. обязаны по закону или правилам компа- нии.  Исключить споры с сотрудниками смо- Об отгуле. За то, что сотрудник работал  жете, если пропишете в ПВТР правило,  в выходной или нерабочий праздничный  что работник может выбрать отгул вме- день, вы должны оплатить его работу  сто повышенной оплаты до конца того ме- в двойном размере. Вместо двойной опла- сяца, в котором работал сверх нормы, или  ты он может попросить отгул. В этом слу- до дня, когда получил за переработку  чае работу в выходной компания оплатит  двойную оплату. Если сотрудник спустя  в одинарном размере   ч. 4 ст. 153 ТК полгода вспомнит, что работал в выход- ной, и потребует отгул, сможете отказать. Когда работник должен заявить, что  О льготах. Вы не можете уволить  хочет отгул вместо повышенной опла- по инициативе работодателя и в связи  ты, закон не говорит. Однако если к кон- с истечением срока договора беременную,  цу месяца, в котором сотрудник отрабо- по отдельным основаниям семейных ра- тал сверх нормы, он не использует другой  ботников и др. ПВТР с обязанностью работника уведомлять о невозможности увольнения Не пишите, что работники должны уведомлять вас о беременности, семейном положении и др. Используйте  общую формулировку Общество с ограниченной ответственностью «Афиша»               УТВЕРЖДАЮ (ООО «Афиша»)                       Директор АО «Мир»                                     В.В. Хрусталев ПРАВИЛА                «10» июля 2019 г. Москва  внутреннего трудового распорядка … 3. Права и обязанности работников … 3.2. Работник обязан: … – сообщить до увольнения о том, что у него есть гарантии, из-за которых нельзя прекратить с ним трудо- вой договор;  … Начальник отдела кадров                                          А.А. Громова 53

ПРА К Т И К А   О том, что у работника есть иммуни- Сам сотрудник может и не знать, что  тет от увольнения, вы заранее можете  у него есть льготы, поэтому в уведомле- не знать. Если в день увольнения сотруд- нии лучше перечислить основные кате- ник тоже ничего не говорит, потом идет  гории: беременная, женщина с ребенком  в суд и увольнение оспаривает.  младше трех лет, отец, воспитывающий  детей без матери, и т. д.   ст. 261 ТК Чтобы такого не происходило, перед  тем как издать приказ об увольнении,  Правило, по которому сотрудник дол- рекомендуем письменно запрашивать  жен предупреждать о своем льготном  у работника, нет ли у него гарантий,  статусе перед увольнением, рекомендуем  из-за которых уволить его по инициа- закрепить в ПВТР. Так вы обоснуете, по- тиве работодателя нельзя. чему работник должен вам это сообщать. Уведомление с просьбой сообщить о беременности, чтобы продлить договор Общество с ограниченной ответственностью        Специалисту службы «Афиша» (ООО «Афиша»)            аудита и контроля                   М.М. Глебовой УВЕДОМЛЕНИЕ  08.07.2019 № 48 у Об истечении срока трудового договора Уважаемая Мария Михайловна! В соответствии со статьей 79 Трудового кодекса Российской Федерации уведомляем Вас, что 12 июля 2019  года истекает срок Вашего трудового договора от 07.04.2018 № 04/2018-тд. Трудовой договор должен быть  прекращен 12 июля по основанию, предусмотренному пунктом 2 части первой статьи 77 Трудового кодекса  Российской Федерации. Эта дата является последним днем вашей работы в ООО «Афиша». Если Вы находитесь в состоянии беременности, то имеете право продлить срок трудового договора. Для  этого напишите заявление и приложите к нему медицинскую справку, которая подтверждает беременность.  В этом случае трудовой договор с Вами будет продлен до момента окончания беременности. Вы будете обязаны по запросу ООО «Афиша», но не чаще, чем один раз в три месяца, предоставлять ме- дицинскую справку, подтверждающую беременность. Когда получите право на отпуск по беременности и родам, предъявите в отдел кадров листок нетрудо- способности. Мы оформим отпуск по беременности и родам, а срок окончания договора продлим до окон- чания этого отпуска. Директор                    В.В. Хрусталев С уведомлением ознакомлена, экземпляр получила: Специалист службы аудита и контроля              М.М. Глебова                     08.07.2019 54

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Обязанность работника сообщать  В законе нет запрета увольнять беременных  об иммунитете от увольнения прописы- по соглашению сторон. вайте аккуратно. Не пишите, что персо- Мосгорсуд с этим не согласился. нал должен уведомлять отдел кадров о бе- Соглашение об увольнении не может продол- ременности, семейном положении и т. д.  жать действовать, если нет согласия со сто- По закону предоставлять эту информацию  роны работника. Иначе получается, что тру- они не обязаны. довые отношения прекратили по инициативе  работодателя. Следовательно, к увольнению  Если же работник не сообщит о сво- по соглашению сторон в этой ситуации нуж- ем льготном статусе после письменно- но применять запрет, аналогичный тому, ко- го запроса, в случае спора у вас будет до- торый не позволяет увольнять беременных  казательство: вы сделали все, что могли,  по инициат  иве работодателя. чтобы соблюсти его права, а он правом  Апелляционное определение Московского го- злоупотребляет.  родского суда от 26.02.2019 № 33-3938/2019. Учтите, в случае с беременными та- Учтите: отдельные сведения вы запро- кой аргумент не сработает. Суды восста- сить у работника можете, включить обя- навливают их на работе, даже если  занность их предоставлять в ПВТР – то- вы не знали об их беременности и даже  же, но это бесполезно. Вы все равно  если вы уволили их не по инициативе ра- не сможете воспользоваться правом при- ботодателя, а по соглашению сторон. влечь работника к дисциплинарной от- ветственности. Работник не обязан выпол- Cудебное решение. Суд восстановит ра- нять эти требования. ботницу, даже если она знала о бере- менности, когда подписала соглашение  Например, можете прописать обязан- об увольнении ность работника, у которого есть право  Андреева оспаривала в суде увольнение по со- отдыхать в удобное время, заранее уве- глашению сторон. Считала, что ее уволили не- домлять о датах отпуска. Даже если со- законно, потому что в день увольнения была  трудник даст такую информацию отде- беременна. Об этом она сообщила работода- лу кадров, пока будут составлять график  телю после того, как подписала соглашение  отпусков, это не помешает ему попро- о прекращении трудового договора. сить отпуск в другие даты. Отказать ему  Первая инстанция ей отказала. Работница добро- компания не вправе� вольно подписала соглашение об увольнении.  О ЧЕМ РАБОТНИК НЕ ОБЯЗАН ВАС УВЕДОМЛЯТЬ,   ДАЖЕ ЕСЛИ ПРОПИСАЛИ В ПВТР Кроме тех сведений, которые ра- не касается его деловых качеств  Информацию о родственниках со- ботник должен сообщать о себе  и возможности выполнять работу  трудника можете запрашивать,  по закону, и тех, которые вы може- в вашей компании. Будете их обра- только чтобы предоставить ему по- те у него запрашивать, если про- батывать – допустите дискримина- ложенные в связи с этим льготы.  пишете такое правило в ПВТР, есть  цию и незаконное использование  Чтобы обезопасить компанию, ре- информация, которую он сооб- персональных данных.  комендуем в письменных запросах  щать не должен. Например: вы не можете собирать  всегда указывать, для чего вам по- Это сведения о частной жиз- информацию о вредных привычках  надобились те или иные сведения  ни, то есть информация, которая  работника, о его семье. о работнике. 55

ПРАКТИКА    Где что плохо лежит  в отделе кадров.  Инструкция для  самопроверки Чем поможет статья. Проверите в своем отделе, как храните документы, защищаете  персональные данные сотрудников и соблюдаете санитарные правила. Если вы создаете грамот- Роспотребнадзор. Чтобы  ные документы, оформляете  найти эти нарушения, про- их по ГОСТу, но потом непра- веряющему часто достаточно  вильно храните, то можете  всего одного взгляда на ваш  их потерять или испортить.  кабинет. Не закроете доступ к сведе- ниям о сотрудниках – персо- Последствий не будет, если  нальные данные узнают по- правильно организовали ра- сторонние, а вы будете в этом  боту отдела кадров. Пока- виноваты. Неправильно орга- жем на картинках, а вы про- низуете рабочее место и нару- веряйте, как все сделали  шите санитарные правила – в своем отделе. Сможете бы- оштрафует ГИТ или стро поправить, если в чем- то ошиблись. 56

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Ошибка 1. Не обеспечили  Как правильно. Чтобы обеспечить  безопасность помещения сохранность документов и защитить пер- сональные данные работников, которые  Если не защищаете кабинет отдела кад- в этих документах содержатся, оборудуй- ров от пожара или не запрещаете вхо- те помещение пожарной и охранной сиг- дить в него без приглашения даже  нализацией и ограничьте доступ в каби- сотрудникам компании, ГИТ не оштра- нет. фует. Но по тому, как все устроено,  инспектор поймет, что вы неправильно  Поставьте на окна металлические ре- храните документы, не защищаете кон- шетки и установите двойную металли- фиденциальную информацию. Инспек- ческую дверь. Установите приемные дни  тор будет искать дальше и обязательно  и часы, в которые в кабинет могут прий- найдет нарушение, за которое сможет вы- ти сотрудники. писать вам штраф. Кандидаты на работу, сотрудники  Какие есть риски. Рискуете утратить  компании, другие посетители могут на- документы во время пожара либо из- ходиться в кабинете только в вашем при- за того, что их выкрадет или испортит со- сутствии. Это правило касается и ра- трудник или посторонний посетитель.  бочего персонала: уборщиц, столяров  Восстановить сможете не все, а докумен- и электриков. Выходить на время уборки  ты могут вам понадобиться в суде или  или ремонта в отделе кадров нельзя. их запросит трудовая инспекция. Если выходите из кабинета, не остав- Если оставите кабинет без присмотра  ляйте какие-либо документы или слу- во время рабочего дня, сделаете доступ- жебные записи на рабочем столе, шкафы  ными персональные данные сотрудников  незапертыми, а компьютер – незаблоки- в кадровых документах. Роскомнадзор  рованным. Самый безопасный вариант –  вряд ли обнаружит единичное наруше- закрывать еще и входную дверь на ключ. ние. Однако такая утечка данных опасна  в первую очередь для вас: работники мо- После того как рабочий день закончит- гут получить доступ к сведениям о зар- ся, все двери – внутренние и внешние –  плате своих коллег или другой информа- запирайте на замки и опечатывайте  ции, которую им знать не стоит. личной печатью руководителя кадровой  службы. Ключи от дверей у себя не хра- ните. Сдавайте их охраннику или вахте- ру под подпись в специальном журнале.  СКОЛЬКО КАДРОВИКОВ ДОЛЖНО БЫТЬ В ВАШЕЙ КОМПАНИИ Сколько сотрудников должно быть  ния отдела и много другое. Для од- Затем суммируйте показатель с по- в отделе кадров, зависит от спе- них компаний норматив 1 кадро- терями рабочего времени, то есть  цифики компании: есть ли вред- вик на 250 работников актуален,  сколько времени в день трати- ные условия труда и смены, как  для других нет.  те на подготовку к работе, сроч- часто работники ездят в команди- Сколько кадровиков должно быть  ные поручения руководства,  ровки, особенности коллектива,  в вашей компании, вы можете по- отдых и личные надобности.  например много молодых женщин,  считать. Для этого определите, ка- Получившее ся число разделите  которые периодически уходят  кие задачи выполняет кадровая  на полезный фонд рабочего вре- в декрет, текучесть персонала,  служба и сколько времени на них  мени: рабочие часы минус то вре- уровень программного обеспече- тратит. мя, когда кадровик отсутствует. 57

ПРА К Т И К А   Ошибка 2. Не соблюдаете  Компания, которая проводила спец- санитарные правила для  оценку, обязана разместить отчет  офисных работников на сайте Федеральной государствен- ной информационной системы учетов ре- Требования к рабочим местам есть  зультатов проведения СОУТ. Информа- не только для вредников, но и для  цию на этом портале мониторит ГИТ. офисных сотрудников, которые работают  за компьютером   СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03, далее СанПиН Если инспектор увидит в отчете, что  компания нарушает санитарные прави- Какие есть риски. Если не буде- ла, проведет расследование. Если обна- те соблюдать СанПиН, ГИТ может  ружит, что работодатель, несмотря на ре- оштрафовать компанию до 80 тыс. руб.,  комендации, не улучшил условия труда,  а Роспотр  ебнадзор – до 20 тыс. руб.   ч. 1   оштрафует до 50 тыс. руб. по ч.�1   ст.�5.27 КоАП. ст. 5.27, ст. 6.3 КоАП Как правильно. В кабинете должно  быть естественное и искусственное осве- Кроме того, если спецоценка выявит,  щение   п. 3.1 СанПиН Офисные столы ставь- что на рабочем месте с компьютером  те боком к окнам так, чтобы свет падал  компания не соблюдает санитарные   преимущественно слева. Чтобы не мешал  правила, это отразят в отчете по ре- слишком яркий солнечный свет, на окна  зультатам спецоценки. Работодателю ве- установите жалюзи. лят улучшить условия труда на таких ра- бочих местах. КОМПАНИЯ НЕПРАВИЛЬНО ОБОРУДОВАЛА КАБИНЕТ 2 1 На окне  1 нет решеток 4 �,� м 6 2 На окне  пло7щадь 3 нет жалюзи �,� м2 3 Уборщица  в кабинете одна 4 Документы  в открытом доступе �� см 5 Принтер слишком  5 близко к стене 6 Рабочие места  расположены  слишком близко 7 Мало пространства  на одно рабочее  место © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 58

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru  Обустроить рабочие места можно и без  Почти в каждом офисе есть оргтех- естественного освещения. Но для этого  ника – принтер, ксерокс, сканер и т. д.  компания должна получить положитель- Офисную технику ставьте на расстоянии  ное санитарно-эпидемиологическое зак- 60 см от ближайшей стены и так, чтобы  лючение. перед ней было не меньше 1 м2 свободного  пространства   п. 4.9 СанПиН 2.2.2.1332-03 Искусственное освещение должно  быть равномерным и не создавать бликов  Экран компьютера установите на рас- на поверхности экранов. стоянии 50–70 см от глаз так, чтобы верх- няя строчка монитора была на уровне  Площадь одного рабочего места, на ко- глаз или немного ниже. Клавиатуру   тором есть компьютер с жидкокристалли- расположите на расстоянии 10–30 см   ческим экраном, должна быть не меньше  от края стола или на специальной под- 4,5 м2. Если сотрудник работает за ста- ставке, отделенной от столешницы. рым монитором с электронно-лучевой  трубкой, минимальная площадь его рабо- Ошибка 3. Храните документы  чего места – 6 м2. в открытом доступе В кабинете с несколькими рабочи- Вы должны защитить кадровые докумен- ми местами обеспечьте достаточное  ты от порчи и неуместного интереса по- расстояние между столами сотрудни- сторонних.  ков – не меньше 2 м между тыльны- ми сторонами мониторов и не меньше  1,2 м между их боковыми поверхностями.  КАДРОВИКИ НЕПРАВИЛЬНО РАБОТАЮТ С ДОКУМЕНТАМИ 3 1 Документы  в незапертом  1 шкафу 4 2 Хранят дела  5 беспорядочно 6 3 Не составили  2 номенклатуру дел � м 7 4 Кофе рядом  �� см с документами 5 Трудовые книжки  не в сейфе 6 Экран  не заблокирован 7 Черновик приказа  не уничтожен площадь �,� м2 © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 59

ПРА К Т И К А   Какие есть риски. За трудовые книж-  На рабочем столе держите толь- ки, которые лежат где попало, оштрафует  ко те документы, с которыми работаете  ГИТ, за остальные документы – Роском- в настоящий момент, остальные храните  надзор или Росархив   ч. 1 ст. 5.27, ч. 6 ст. 13.11,  в запертом шкафу. Не выносите докумен- ты из отдела и убирайте их на место, как  ст. 13.20 КоАП только закончите с ними работать. Если не убираете документы, рискуе- Во время работы будьте осторожны:  те разгласить персональные данные со- не держите на столе кофе, чай или воду. трудников и другую конфиденциальную  информацию. Кроме того, с такой систе- В конце рабочего дня все документы,  мой хранения можете потерять их или  дела, листы бумаги и блокноты с рабо- испортить. Даже если никто из сотруд- чими записями убирайте в металличе- ников не устроит диверсию, вы сами мо- ские шкафы, сейфы, запирайте и опеча- жете случайно повредить приказ или  тывайте печатью руководителя кадровой  трудовую книжку, когда пьете кофе  службы. Компьютеры блокируйте или от- за столом.  ключайте от сети. Еще одно последствие – сократите срок  Проверьте также урну для бумаг  жизни документов. Пыль и ультрафиолет  и убедитесь, что там нет документов, ко- негативно воздействуют на бумагу и чер- торые могут быть интересны посторонне- нила. Если не будете хранить документа- му. Черновики и редакции документов,  цию в специальных папках и за плотно  испорченные бланки, листы со служеб- закрытыми дверцами шкафов, она бы- ными записями, которые вам больше  стрее придет в негодность. не нужны, в конце дня уничтожайте  в шредере. Как правильно. Храните кадровые до- кументы в сейфах или несгораемых шка- Ошибка 4. Не регистрируете  фах. Если такая система хранения недо- документы и не составляете  ступна, запирайте папки с кадровыми  номенклатуру дел документами в обычные шкафы на ключ.  Хранить документы в отделе кадров на- Печати, штампы, бланки докумен- до так, чтобы вы могли быстро их найти,  тов и ключи от рабочих шкафов храните  а посторонние случайно не узнали персо- в сейфе руководителя кадровой службы. нальные данные. Чтобы учитывать, упо- Следите, чтобы дела с кадровыми доку- рядочивать и правильно хранить доку- ментами не оставались на рабочих сто- менты, нужна номенклатура дел. лах, открытых полках и в других местах  свободного доступа. ПЯТЬ ПРАВИЛ, КАК ХРАНИТЬ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ 1. Подписывайте и нумеруйте пап- 3. Храните переходящие и те до- торые должны хранить больше  ки с документами по заголовкам  кументы, которые не формируете  10 лет. и номерам в номенклатуре дел. в дела, отдельно от папок с доку- 5. Храните документы с времен- 2. Храните папки с документами  ментами длительного хранения. ными сроками хранения больше  текущего года в папках отдельно  4. Подшивайте в дела с внутрен- 10 лет в архиве компании или  от документов временного свыше  ней описью и в хронологическом  в кадрах на отдельных полках  10 лет и постоянного хранения. порядке по годам документы, ко- по годам. 60

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Какие есть риски. За то, что не со- Те, что получили для исполнения, по- ставляете номенклатуру дел, ГИТ или  мещайте в папки, на которых указыва- Роскомнадзор компанию не оштрафуют. ете, что с этими документами будете де- лать, или фамилии сотрудников, к работе  Составлять номенклатуру дел вы обя- с которыми относятся документы. заны, только если ваша организация вхо- дит в список источников комплектования  Документы, с которыми закончили ра- государственных и муниципальных ар- ботать, немедленно подшивайте в соот- хивов архивными документами   ч. 2 ст. 20 За- ветствующее дело. К каждой папке со- ставляйте опись документов. кона от 22.10.2004 № 125-ФЗ об архивном деле Присваивайте каждому делу номер,  Коммерческие компании должны со- ставьте в определенное место в шкафу  ставлять номенклатуру дел только если  и храните в отделе ровно столько, сколь- их документы имеют историческую, науч- ко необходимо для текущей работы. ную или культурную ценность. Даже  если ваша компания не комплектует го- Дела, которые больше не нужны в ра- сударственный или муниципальный ар- боте, передавайте в архив. Дела, которые  хив архивными документами, советуем  больше хранить не требуется, вы должны  номенклатуру составлять. уничтожить по всем правилам. Без этого документа вы не сможе- Сроки, в течение которых надо хра- те обеспечить сохранность документов  нить кадровые документы, установил  по личному сос таву в течение срока хра- Перечень   приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 нения   ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле Если сроки хранения истекли, дело  Еще один риск: из-за того, что непра- не надо хранить в отделе кадров и нельзя  вильно храните документы, не сможете  передавать в архив. Их надо уничтожить  найти тот, который подтвердит инспек- после экспертизы ценности. Как это сде- тору ГИТ правильность ваших действий,  лать   СК № 9, 2018, с. 87 а суду – что вы правы в споре с работни- ком. В этом случае утраченный документ  Используйте номенклатуру дел, чтобы  обернется проигрышем в суде или штра- сформировать дело; выбрать дела, кото- фом за нарушение трудового законода- рые будете дальше хранить в отделе кад- тельства или законодательства о защите  ров или передадите в архив. По номен- персданных. клатуре будете выделять к уничтожению  дела, у которых истек срок хранения. Как правильно. Документы разби- вайте на группы и подшивайте в отдель- Чтобы легче было найти нужный до- ные дела. кумент, копии номенклатуры разместите  на шкафах, а на корешках обложек под- пишите номера дел по номенклатуре  ПЯТЬ ПРАВИЛ, КАК ОРГАНИЗОВАТЬ АРХИВ 1. Размещайте архив в приспособ- 3. Отделяйте архив от соседних  циркуляцию воздуха, стабильный  ленном для хранения документов  помещений несгораемыми стенами  температурно-влажностный режим  помещении. и перекрытиями с пределами огне- и очищает воздух от пыли.  2. Не размещайте архив в подвале,  стойкости не менее 2 часов.  5. Оборудуйте архив дверью с по- на чердаке, рядом с лабораторией,  4. Создайте в помещении есте- вышенной защитой от взлома,  производственными и бытовыми по- ственную или искусственную вен- а окна на первом этаже – решет- мещениями. тиляцию, которая обеспечивает  ками.  61

ПРАКТИКА    Роструд разъясняет:  как перевести  сотрудника  на другую работу Чем поможет статья. Узнаете, на что точно обратит внимание инспектор ГИТ, когда  работнику нужен перевод по медзаключению, директор решил перевести сотрудника  в другой отдел или к другому работодателю. Учитывайте новые разъяс- Как перевести  нения Роструда, когда пере- на другую работу  водите работника на дру- в компании гую работу внутри компании  или к другому работодате- Роструд разъяснил, когда  лю. Это мнение ведомства, ко- можно перевести сотрудника,  торое носит рекомендатель- даже если он не согласен. ный характер. Но инспекторы  ГИТ на проверках будут руко- Что разъяснил Роструд. водствоваться позицией   Чиновники сообщили, что со- Роструда. трудник без его согласия будет  трудиться в другом подразделе- Узнаете, о чем еще не сто- нии или на другом рабочем ме- ит забывать, когда перево- сте, только если оно находится  дите сотрудников на другую  в той же местности и вы не уточ- работу. Мы дополнили разъ- няли его в трудовом договоре.  яснения чиновников с учетом  В этом случае вы не переводи- ваших вопросов и ошибок, ко- те сотрудника на другую работу,  торые приводят к штрафам  а перемещаете его. и судебным спорам. 62

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Если же указали рабочее место или  структурное подразделение, которое нахо- отдел в договоре, придется получить  дится в другой местности. письменное согласие сотрудника на пере- вод. То же самое, если хотите перевести  Кроме того, уточнить подразделение  сотрудника в филиал в другом городе. придется, если название отдела – состав- ная часть должности или в разных отде- Без согласия перевести на другую ра- лах есть должности с одинаковым на- боту сотрудника можете максимум на ме- званием. Если не уточните, в каком  сяц и только в исключительных обстоя- подразделении работает сотрудник, запу- тельствах   ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК таетесь в документах. Например, на- чальник отдела кадров или специалист  Отказаться от временного перевода  1-й категории юридического отдела. в такой ситуации работник не может. Если  вы все делаете правильно, сотруднику  Второе, о чем придется помнить без  за невыполнение распоряжения перейти  подсказок Роструда: гарантии сотруд- на другую работу можете объявить заме- никам, которых временно перевели из- чание, выговор или даже уволить. за исключительных обстоятельств. Опла- чивать труд переведенного сотрудника  Роструд назвал три исключения: нужно по выполняемой работе. Но если  –  вы переводите сотрудника на работу  работник согласился на перевод на ниже- оплачиваемую работу, за ним нужно  с более низкой квалификацией, чтобы  сохранить средний заработок. предотвратить уничтожение или пор- чу имущества, простой или заместить  Не забудьте направить работнику уве- временно отсутствующего работника; домление, если он может отказаться  –  возникла опасность для жизни и здоро- от перевода, издать приказ о временном  вья сотрудника из-за того, что вы на- переводе на другую работу. рушили требования охраны труда; –  сотрудника, который не занят во вред- Как перевести на другую работу  ных условиях, переводите на вредную  по медпоказаниям работу.  В этих ситуациях работник может  Роструд определил, что вы должны сде- отказаться от перевода, а вы не вправе  лать, если работника надо перевести  его за это наказать. на другую работу по состоянию здоровья. Когда временно переводите сотрудни- Что разъяснил Роструд. Компания  ка на другую работу в исключительных  обязана перевести сотрудника на другую  обстоятельствах, не оформляйте допсо- работу, если врач решит, что прежняя  глашение к трудовому договору. противопоказана ему по состоянию здоро- В трудовую книжку не вносите записи  вья. Процедура состоит из трех шагов. о временных переводах, по каким бы при- Шаг 1. Получите от работника меди- чинам их ни делали. цинское заключение. О чем Роструд умолчал. Первая ситуа- ция, о которой забыли чиновники: иног- Медицинская организация выдает за- да вы должны включить в трудовой дого- ключение согласно Порядку   приказ Минздрав- вор условие о структурном подразделении  Если сотруд-соцразвития от 02.05.2012 № 441н, далее – Порядок  и потому не сможете перемещать сотруд- ник принес больничный, заверенную  ника. В законе этот случай один: вы при- выписку из истории болезни или справку  няли сотрудника на работу в филиал,  представительство или иное обособленное  63

ПРА К Т И К А   от врача, переводить его на другую рабо- Если работник согласен, оформите со- ту вы не должны. глашение к трудовому договору о пере- воде на другую работу. Укажите срок  Обратите внимание, как в медзаклю- перевода, если он временный. Тем, ко- чении указали срок, на который работ- го перевели на нижеоплачиваемую ра- ника нужно перевести. От этого зависит,  боту, в течение месяца со дня перевода  что будете делать дальше. платите средний заработок по прежней  Шаг 2. Предложите сотруднику перевод  должности. Если перевели работника из- на другую работу. за трудового увечья или профзаболева- ния – до момента, когда ему установят  Предложите работнику все вакансии,  инвалидность или сотрудник выздоро- которые подходят ему по медзаключению  веет   ст. 182 ТК с учетом противопоказаний и рекомен- даций по условиям труда. Если работник  Беременной работнице или женщи- согласен перейти на другую работу, пере- не с ребенком до полутора лет, кото- ходите к шагу 3.  рую перевели по медзаключению, плати- Шаг 3. Подпишите с работником допсо- те зарплату не ниже среднего заработка  глашение о переводе. по прежней работе до окончания срока  перевода   ст. 254 ТК Предложение о переводе на другую работу по медзаключению Общество с ограниченной ответственностью                                 Маляру цеха № 2 «Афиша» (ООО «Афиша»)                                                               Тимофееву Д.А. ПРЕДЛОЖЕНИЕ 22.07.2019 № 18 О переводе Уважаемый Дмитрий Алексеевич! В  связи  с  Вашим  заяв лением  от  19.07.2019  №  10  и  приложенным  к  нему  ме дицинским  зак лючением  от 18.07.2019 № 897/м-19 предлагаем Вам временный перевод на работу, которую Вы можете выполнять  по состоянию здоровья, – администратором на КПП № 1 с должностным окладом 25 000 рублей.  Ув е до м ля е м  В ас,  ч то  в  со от в е тс т в ии  с  час т ью  т р е т ь е й  с т ат ьи  73  Трудо в о го  ко декс а  в  с л у чае  от к а з а  от перевода на другую работу трудовой договор с Вами будет прекращен по пункту 8 части первой ста- тьи 77 Трудового кодекса. Генеральный директор                 С.С. Скородумов Согласен на перевод  на должность администратора. Маляр              Д.А. Тимофеев            22.07.2019 64

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Что делать, если сотрудник не согласен  Исключение – беременные женщины.  на перевод или у вас нет подходящей рабо- Если не можете предоставить им подхо- ты, зависит от срока перевода и самого ра- дящую по состоянию здоровья работу, не- ботника. Если срок не превышает четырех  зависимо от срока перевода и должнос- месяцев, отстраните сотрудника на ука- ти освобождайте их от прежней работы  занный в медзаключении срок с сохра- и сохраняйте средний заработок. нением места работы   ч. 2 ст. 73 ТК Зарпла- ту за этот период не платите, если иное  Тем, кого уволили по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК,  не предусмотрели в колдоговоре, согла- выплатите при увольнении выходное по- шении или трудовом договоре. собие в размере двухнедельного среднего  заработка, если не договорились о более  Если по медзаключению работни- высоком размере в трудовом или коллек- ка нужно перевести постоянно или вре- тивном договоре   ст. 178 ТК менно, но на срок более четырех меся- О чем Роструд умолчал. Роструд на- цев, прекращайте с ним трудовой договор  звал три этапа перевода по медзаключе- по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК. нию, но умолчал о других действиях, про- пускать которые вы не должны. Если временный или постоянный пере- вод нужен директору компании, ее филиа- Как только получите от сотрудника  ла, представительства, иного обособлен- медзаключение, проверьте его подлин- ного структурного подразделения или его  ность. Посмотрите, есть ли на нем лич- заму, а также главбуху, их сразу же мож- ная подпись врача, подпись главврача,  но уволить по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК. Вы може- штамп и печать медорганизации. те отстранить их от работы   ч. 4 ст. 73 ТК Допсоглашение о переводе сотрудника на другую работу по медзаключению  22.07.2019    ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ №  25 к трудовому договору от 21.03.2016 № 14/10   Москва Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша»), именуемое в дальнейшем Работо- датель, в лице генерального директора Скородумова Сергея Сергеевича, действующего на основании устава  и трудового договора от 28.06.2017 № 06/17, с одной стороны, и маляр цеха № 2 Тимофеев Дмитрий Алексее- вич, именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, составили настоящее соглашение о следующем: 1. Перевести Работника с 23.07.2019 на должность администратора на КПП № 1 на срок, указанный в ме- дицинском заключении: с 23.07.2019 по 18.09.2019. 2. Должностные обязанности Работника определяются должностной инструкцией администратора КПП  от 04.08.2014 № 15-ди, с которой Работник ознакомлен под подпись до подписания настоящего соглашения. 3. Работнику установлен оклад согласно штатному расписанию 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей. 4. Соглашение составлено в двух экземплярах для каждой из сторон и является неотъемлемой частью  трудового договора. ... 65

ПРА К Т И К А   Как перевести сотрудника на другую работу по медзаключению Шаг 1. Получите от сотрудника медзаключение Шаг 2. Отстраните сотрудника от работы до того, как решите вопрос о переводе Есть ли у вас работа, которую можете предложить сотруднику? Да Нет Шаг 3. Предложите сотруднику перевод Согласен ли сотрудник на перевод? Да Нет Шаг 4. Подпишите  К какой категории относится сотрудник? допсоглашение   о переводе Шаг 5. Издайте  Беременная Директор / зам / главбух Остальные  приказ о переводе  на другую работу На какой период  сотруднику  требуется перевод Шаг 6. Внесите  Более 4 месяцев / постоянно До 4 месяцев запись о переводе  в личную карточку  сотрудника Освободите от работы,  Увольте по п. 8 ч. 1   Отстраните от работы,  не сохраняйте средний  сохраните средний  ст. 77 ТК заработок заработок © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 66

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru В оттиске печати должно быть пол- Исключение – работники с инвалид- ное наименование медицинской органи- ностью. Они могут отказаться выполнять  зации, как его указали в уставе. Если за- рекомендации ИПРА полностью или час- ключение выносит врачебная комиссия,  тично. Если им противопоказана преж- его подписывают члены и руководитель  няя работа, но они письменно откажутся  комиссии   п. 14 Порядка от ИПРА, отстранять их или переводить  на другую работу не нужно.  После того как проверите подлин- ность документов, отстраните сотрудника  Роструд отметил, что работнику нужно  от работы до тех пор, пока не решите во- предложить вакансии, которые подходят  прос о переводе. Издайте приказ по лич- ему по состоянию здоровья, но не объяс- ному составу. Укажите, что отстраняе- нил, как это сделать. Мы советуем напра- те сотрудника от работы на весь период,  вить работнику письменное предложение  до того как решите вопрос о его переводе  о переводе и приложить к нему пере- на другую работу. чень подходящих вакансий. Закон это- го не требует, но так вы сможете доказать  Даже если сотрудник просит оставить  инспектору ГИТ или судье, что свою обя- его на прежней должности, вы обязаны  занность выполнили.  его отстранить и найти ему другую рабо- ту. Не сделаете этого, компанию оштра- Предлагать нужно вакансии, которые  фуют до 130 тыс. руб.   ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП подходят работнику по состоянию здоровья. Приказ об отстранении сотрудника от работы 19.07.2019     Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» № 14к    (ООО «Афиша»)  ПРИКАЗ Москва Об отстранении от работы Тимофеева Д.А. Отстранить от работы с 19.07.2019 маляра Тимофеева Д.А. по состоянию здоровья до решения вопроса  о переводе его на другую постоянную работу (часть первая статьи 76 Трудового кодекса Российской Федерации). Основание: медицинское заключение от 18.07.2019 № 897/м-19. Генеральный директор                 С.С. Скородумов С приказом ознакомлен: Маляр                     Д.А. Тимофеев             19.07.2019 67

ПРА К Т И К А   Другая работа должна также соответ- и какие гарантии у него будут при пере- ствовать квалификации сотрудника. Вы- воде. шестоящие должности, для которых у ра- Что разъяснил Роструд. Инициатива  ботника нет образования или не хватает  перейти в другую компанию может исхо- опыта, предлагать не обязаны. дить как от работника, так и от работода- теля. Если идея принадлежит работнику,  Кроме того, вы обязаны предлагать  он должен написать заявление с просьбой  подходящие вакансии только в данной  уволить его по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК в связи  местности. Предлагать работу в других  с переводом к другому работодателю. местностях обязаны, только если про- писали это в соглашении, коллективном  Расторгнуть трудовой договор по это- или трудовом договоре. му основанию можно, только если об этом  договорились трое: работник, его нынеш- Если работник согласится на перевод,  ний и будущий работодатели. Если хотя  после того как подпишете допсоглаше- бы одна из сторон против, увольнять ра- ние к трудовому договору, издайте приказ  ботника по этому основанию нельзя. о переводе на другую работу. На основа- нии приказа внесите запись в раздел�III  Механизм перевода таков: сначала ны- личной карточки. Если перевод посто- нешний работодатель увольняет сотруд- янный, запись о переводе сделайте еще  ника по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК, затем будущий  и в трудовой книжке. оформляет прием на работу. Отказать- ся принять сотрудника на ту должность,  Как перевести сотрудника  на которую письменно его пригласил, но- к другому работодателю вый работодатель не вправе. Гарантия  действует в течение месяца со дня, когда  Роструд определил, когда можете пере- он уволился. Кроме того, будущий работо- вести сотрудника к другому работодате- датель не вправе установить новичку ис- лю, какие документы для этого оформить   пытание. Заявление об увольнении в порядке перевода с согласием директора Отдел закупок                Директору ООО «Афиша» ЗАЯВЛЕНИЕ                С.С. Скородумову        01.07.2019 № 12-з              Громовой А.А. Об увольнении                      Уволить 05.07.2019 в порядке перевода                                  01.07.2019   Прошу уволить меня 5 июля 2019 года в порядке перевода в Акционерное общество «Мир» (АО «Мир»).  Письмо о переводе в АО «Мир» от 27.06.2019 № 03/01-19 прилагаю. Специалист отдела закупок                                    И.С. Степанова 68

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru О чем Роструд умолчал. Во-первых,  Поэтому к заявлению работник, ско- чиновники упомянули не все докумен- рее всего, приложит официальное письмо  ты, которые нужно оформить, чтобы пере- от будущего работодателя. Однако не бу- вести сотрудника к другому работодате- дет ошибкой, если принимающая сторона  лю. Это не только заявление работника,  направит письмо вам и попросит напря- но также письмо-приглашение от буду- мую работодателя уволить сотрудника  щего работодателя. Если инициатива ис- в порядке перевода. ходит не от работника, вместо заявления  будет письменное предложение о перево- Если же инициатор перевода нынеш- де от работодателя. ний работодатель, официальное пись- мо принимающая сторона адресует ему,  В заявлении работник должен указать  а не работнику.  дату увольнения и наименование компа- нии, куда просит его перевести. В пись- Во-вторых, Роструд не объяснил, что  ме-приглашении будущий работодатель  делать, если директор против перевода. должен выразить намерение взять на ра- боту вашего сотрудника в порядке пере- Если руководитель компании не хочет  вода из вашей компании, указать его  увольнять сотрудника в порядке пере- должность и условия работы. вода к другому работодателю, он дол- жен отразить свое решение в резолюции  В чей адрес принимающая сторона  на заявлении: написать «Отказать», по- направит письмо, зависит от того, кто  ставить подпись и дату. инициатор перевода в другую компанию.  От этого будет зависеть и формулиров- Менять просьбу работника и предла- ка в приказе о прекращении трудового  гать ему уволиться по собственному же- договора и трудовой книжке работника:  ланию нельзя. Резолюция «отвечает»  «по просьбе работника» или «с согласия  только на ту просьбу, которую сотруд- работника».  ник высказал в заявлении. Дальше со- трудник решает, как ему поступить. Если  Если сотрудник обратится к вам  он принял решение о переходе в дру- с просьбой уволить его по п. 5 ч. 1   гую компанию, он напишет заявление  ст. 77 ТК, он уже договорился с другой  об увольнении по собственному желанию.  компанией, которая готова принять его. Отказать в этой просьбе директор уже  не сможет  КАК ПЕРЕВЕСТИ К ДРУГОМУ РАБОТОДАТЕЛЮ 1 2  3 4 5 Работнику Будущий ра- Работник пишет заявле- Работодатель  Работодатель  ботодатель  ние об увольнении в по- дает согласие  издает приказ  направляет  рядке перевода на перевод об увольнении  письмо с при- в порядке пере- глашением  вода о переводе 2а 3а 4а Работода- Работодатель направляет  Работник дает  телю работнику письменное  письменное   предложение о переводе  согласие к другому работодателю 69

Рекомендации для заведующего  детским садом  В журнале вы найдете:   Л  НА, шаблоны документов с примерами  заполнения по ГОСТу   Ц  иклограммы работы на месяц, полугодие и год   Р  ешение кадровых вопросов: профстандарты,  управление персоналом, оплата труда   С  анитарные правила и нормы для организации  образовательной среды в соответствии с СанПиН   Р  екомендации по информационной и пожарной  безопасности, а также по охране труда Реклама Быстрая подписка  8 (800) 511-98-65 

ДОКУМЕНТЫ Как оформить   пять кадровых   документов   по новой Методичке   Росархива   72 Образец. Инструкция по кадровому делопроизводству:  90что�изменить, чтобы применять новую Методичку в компании    ...........................................................

ДОКУМЕНТЫ    Как оформить пять  кадровых документов  по новой Методичке  Росархива ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3  Узнайте, что поменять  4  в Инструкции по кадровому  1  Оформляйте кадровые доку- делопроизводству в вашей  менты по ГОСТу и новым  компании   с. 90 Методическим рекоменда- Не следуйте Рекомендациям,  циям Росархива когда ставите на документах  печать или подписываете кад- 2  Следуйте Рекомендациям,  ровые документы за директора  когда оформляете реквизиты  и применяете новые перечни  кадровых документов 72

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Росархив написал Методичку к ГОСТу-2016. Впервые рекоменда- ции, как оформлять документы, собрали из нескольких норматив- ных актов в один. Получилось 90 страниц. Мы выбрали из них  правила для кадровых документов. Получите инструкции, как оформить приказ и локальный акт,  составить протокол, акт и письмо. Покажем, какие нормы стоит  перенести из Методички в вашу Инструкцию по кадровому дело- производству   с. 90 Образцы документов из статьи можете исполь- зовать для своих шаблонов и трафаретных текстов. Как оформить приказы: по личному составу  и по основной деятельности Вы составляете для руководителя проекты приказов по основной  деятельности в пределах компетенции отдела кадров. Например,  вам поручили разработать новую редакцию Правил внутренне- го трудового распорядка. Чтобы ввести ее в действие, надо издать  приказ по основной деятельности. Руководителю на утверждение  передадите проекты ПВТР и приказа. Образец   с. 79 Проекты приказов по личному составу вы готовите, чтобы вы- полнить кадровые процедуры. Образец   с. 77 На каком бланке составлять. Приказы по основной деятель- ности и по личному составу оформляйте на бланках, которые  утвердили в компании. Для каждого листа приказа, который  оформляют на бланке и хранят длительный срок, есть требова- ние к размеру полей   п. 6.1 Методических рекомендаций Для приказов по личному составу вы можете использовать  унифицированные формы Госкомстата, а можете утвердить свои.  Сделать это надо в составе бухгалтерской учетной политики. НОВЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Росархив разработал  В Методичке Росархив ответил  –  разработать бланки и элек- и утвердил Методические ре- на вопросы, которые появились  тронные шаблоны документов  комендации по применению  после утверждения ГОСТа. Чинов- по требованиям стандарта. ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стан- ники разъяснили, как применять  дартов по информации, библио- стандарт и установили, что для  Для этого ведомство собрало в од- течному и издательскому делу.  ну Методичку правила создания,  Организационно-распорядитель- этого компания должна   п. 1.5 Методи- оформления и хранения документов,  ная документация. Требования  которые утвердили много разных ре- к оформлению документов». На- ческих рекомендаций комендательных и нормативных ак- помним, что ГОСТ надо применять  тов. В разделах Методички мы выде- с 1 июля 2018 года. –   привести локальные акты  лили новые правила и рекомендации,  об оформлении документов  в соответствие со стандартом  которых не было в ГОСТе   с. 85 и Методичкой; 73

ДОКУМЕНТЫ  Какие реквизиты оформлять. На бланке приказа реквизи- ты располагают продольно. Состав реквизитов надо утвердить ло- кальным нормативным актом, например, Инструкцией по кадро- вому делопроизводству   п. 6.3 Методических рекомендаций Приказ не имеет юридической силы, пока не оформите: –  наименование организации – автора документа; –  дату документа; –  место составления или издания документа; –  подпись. Дата приказа соответствует дате, когда его подписал руково- дитель   п. 4.10 Методических рекомендаций Ставьте ее после того, как получи- те от руководителя подписанный приказ и будете регистрировать  документ. Это лучше сделать в тот же рабочий день, но Методич- ка разрешает и на следующий, если директор подписывает доку- менты в конце дня. Дату в приказе указывайте под словом «Приказ». Методич- ка допускает, что дату можно ставить под подписью, но только  в докладных и объяснительных записках. Обязательно указывайте в приказах место составления.  Из всех документов, которые называем в статье, этот реквизит  не надо оформлять только на служебном письме, так как в его  бланке и так есть полный адрес компании. Также «Место состав- ления документа» не пишите на докладных записках и не тре- буйте, чтобы сотрудники указывали его на заявлениях. Если в приказе не указать место составления, будет неясно, кто  создал документ. Работник сможет обжаловать приказ и заявить,  что компания его не издавала. В случае спора вы подтвердите из- дание приказа другими документами, но это займет время. КАК ПОДПИСЫВАТЬ ДОКУМЕНТЫ ЗА ДИРЕКТОРА   И НАДО ЛИ СЛЕДОВАТЬ МЕТОДИЧЕСКИМ РЕКОМЕНДАЦИЯМ В пункте 5.22 ГОСТа есть правило:  его подписывает не руководитель  ководителя госоргана. В будущем  «при подписании документа лицом,  компании, а сотрудник, которо- его могут или назначить на долж- исполняющим обязанности руково- му делегировали право подписи.  ность руководителя, или вернуть  дителя, подпись оформляется с ука- К сожалению, Методичка ситуацию  к исполнению прежних обязанно- занием статуса должностного лица  не исправила, а только еще раз по- стей. Это единственная ситуация,  в соответствии с приказом». Далее  вторила эти примеры   п. 4.22 когда в реквизите «Подпись» надо  стандарт приводит примеры: «И. о.  В госорганах бывают ситуации,  указать «исполняющий обязанности  генерального директора» и «Испол- когда один из сотрудников исполня- руководителя». няющий обязанности директора». ет обязанности руководителя до то- Коммерческим компаниям не ре- Из-за такого примера некото- го, как окончится процедура на- комендуем использовать примеры  рые кадровики теперь счита- значения на должность. Тогда так  из Стандарта и Методички. ют, что именно так нужно оформ- и указывают, что сотрудник назна- Трудовой кодекс предусмотрел  лять подпись на документах, когда  чен исполняющим обязанности ру- несколько вариантов, когда обя- 74

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Так, все любят приводить примеры с условным «ООО Ромашка».  Тем временем в ЕГРЮЛ есть 2880 юридических лиц с таким на- званием. Если в бланке приказа или другого кадрового докумен- та не указать место составления, невозможно будет определить,  в какой именно компании «Ромашка» его издали. Место составления можно не указывать, если из названия ор- ганизации понятно, кто создал документ. То есть если в наимено- вании организации присутствует указание на место ее нахожде- ния   п. 4.13 Методических рекомендаций Например, в бланках кадровых документов Московского госу- дарственного университета им. М.В. Ломоносова можно не указы- вать, что их составили в Москве. Место составления документа – это название местности в соот- ветствии с административно-территориальным делением, где на- ходится организация   п. 64 ГОСТ Если место составления документа состоит из нескольких слов,  Методичка допускает набирать его шрифтами размером № 11 или  10 и размещать в две строки   п. 4.13 Пример: с. Верхненовокутлум- бетьево, Матвеевский р-н, Оренбургская обл. Для городов федерального значения – Москва, Санкт-Петер- бург и Севастополь – слово «город» в сокращенном написании  «г.» не указывайте   п. 4.12 Методических рекомендаций Также это сокращение  не пишите для населенных пунктов, в названии которых есть  слово «город»: Белгород, Калининград, Новгород, Волгоград и др.  А вот Екатеринбург уже требует сокращение «г.». Следите, чтобы подпись не переносилась на отдельный лист.  Реквизиты «Подпись» и «Гриф согласования» должны помещаться  на одной странице с текстом документа   п. 3.7 Методических рекомендаций занности руководителя, в том числе  договор по этой должности, в том  ководитель на работе. Указывайте  обязанность подписывать приказы,  числе по внутреннему совмести- в реквизите «Подпись» наименова- выполняют другие сотрудники. тельству. Он занимает должность  ние должности специалиста, кото- 1. Сотрудник исполняет обязанно- руководителя. Ее и надо указывать  рый подписывает документ. сти отсутствующего руководите- в реквизите «Подпись», например:  «В соответствии с приказом», как  ля без освобождения от своей ра- «Генеральный директор». этого требует ГОСТ. И в соответ- боты. Он занимает свою должность,  Руководитель также может делеги- ствии со штатным расписанием, как  например, «заместитель генераль- ровать право подписывать отдель- этого требует ТК. А в штатном рас- ного директора». Ее и надо указы- ные виды документов разным со- писании коммерческой компании  вать в реквизите «Подпись». трудникам. не бывает должности «исполняю- 2. Сотрудника временно перевели  В этом случае они на своей долж- щий обязанности генерального ди- на должность руководителя или за- ности на законных основаниях под- ректора» или «и. о. генерального  ключили с ним срочный трудовой  писывают документы, даже если ру- директора». 75

ДОКУМЕНТЫ  Приказ имеет юридическую силу без отметки об ознакомлении  работников с содержанием документа. Но оформить этот рекви- 76 зит надо, чтобы выполнить требования закона и процедуры. Не влияют на юридическую силу приказа, но помогают рабо- тать с ним: –  наименование вида документа; –  регистрационный номер документа; –  отметка о приложении; –  отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Вид документа располагайте под наименованием компании  и печатайте прописными буквами. Это можно делать слитно –  ПРИКАЗ или вразрядку – А К Т   п. 4.9 Методических рекомендаций Как оформить текст. Прежде всего напишите заголовок к тек- сту. Он отражает краткое содержание приказа и формулирует- ся с предлогом «О»/«Об» и отвечает на вопрос «О чем?». Приказы  по основной деятельности называйте общими формулировками:  «Об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству».  В приказах по личному составу в заголовках указывайте работ- ников: «Об увольнении Дмитриева А.Н.». Заголовки из нескольких строк печатайте через один меж- строчный интервал. В конце заголовка точку не ставьте. Не за- ключайте заголовки в кавычки и не подчеркивайте их. А вот вы- делить полужирным шрифтом можете   п. 4. 17 Методических рекомендаций Приказы по личному составу, как правило, пишут без преамбу- лы. Она не нужна, так как обычно кадровые процедуры не надо  дополнительно обосновывать   п. 5.5 Методических рекомендаций В тексте сразу формулируют суть распоряжения в отношении  конкретного сотрудника: «Уволить Дмитриева Алексея Никола- евича 19.07.2019 по собственному желанию, пункт 3 части пер- вой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Далее  в основании к приказу указывают документы, которые привели  к такому кадровому решению. В нашем примере это «заявление  Дмитриева А.Н. от 04.07.2019». Образец рядом. Приказы по основной деятельности имеют преамбулу, в ко- торой работодатель объясняет, почему и на каком основании  он принимает то или иное решение. Методичка называет эту  часть приказа констатирующей   п. 5.5 Чтобы обосновать свои дей- ствия, руководитель может: –  сослаться на нормативный правовой акт или свой же приказ,  который издал ранее; –  сформулировать цели и задачи, которые стоят перед компани- ей, описать факты или события, которые привели к необходи- мости издать приказ. Текст приказа по основной деятельности излагайте от первого  лица единственного числа: «приказываю».

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как по новой Методичке оформить кадровый приказ  11.07.2019    Акционерное общество «Афиша» 2 1  Реквизит «Наимено- (АО «Афиша») вание вида документа»  3    № 91-к поможет хранить и ис- 1 кать приказы. Печатайте  его прописными буквами  П Р И К А З слитно или вразрядку –  по выбору компании       Москва 2  Проставляйте «Реги- страционный номер до- Об объявлении выговора специалисту по продажам Степановой И.С. кумента» после того, как  приказ подписал руко- 4 водитель. Для регистра- ции кадрового приказа  Объявить специалисту по продажам Степановой Ирине Семеновне выговор  к регистрационному но- за периодические опоздания на работу без уважительных причин, учитывая тя- меру прибавьте букву «к» жесть совершенных проступков, обстоятельства, при которых они совершены,  а также предшествующее поведение Степановой И.С., ее отношение к труду (ст.  3  Заголовок к тексту  192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации). Рабочие дни 1, 4 и 8 июля  оформляйте с предлогом  2019 года Степановой И.С. оплатить пропорционально отработанному времени. «о» и отвечает на вопрос  «о чем?», в кадровом при- 5 казе называйте работни- ка и процедуру Основание: докладные записки начальника отдела продаж Миргансанли А.Н.  от  01.07.2019  №  52- с з,  от  04.07.2019  №  55 - с з,  от  08.07.2019  №  59 - с з;  объясни- 4  В основной части кад- тельные записки специалиста по продажам Степановой И.С. от 01.07.2019 № 53- рового приказа без пре- сз, от 05.07.2019 № 57-сз, от 11.07.2019 № 61-сз. амбулы формулируйте  суть распоряжения руко- 6 водителя Замгенерального директора 5  Перечислите докумен- по кадровым вопросам            С.С. Скородумов ты, которые послужили  основанием для решения 7 С приказом ознакомлены:        М.М. Глебова Главный бухгалтер         11.07.2019   А.Н. Миргансанли             И.С. Степанова Начальник отдела продаж       11.07.2019           Специалист по продажам       11.07.2019      8 В дело № 04-02 Инспектор отдела кадров           11.07.2019 6  Без реквизита «Подпись» приказ не имеет юридической силы. Если его подписал не руководитель, указывается долж- ность сотрудника без указания «и. о.» 7  «Отметку об ознакомлении работника с документом» надо оформить, чтобы выполнить требования закона. С приказом  о выговоре работник должен быть ознакомлен под подпись 8  «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» нужна для хранения  и поиска документов 77

ДОКУМЕНТЫ  Слово «ПРИКАЗЫВАЮ» вы можете печатать прописными бук- вами без разрядки с новой строки от абзаца или строчными бук- 78 вами вразрядку «п р и к а з ы в а ю» в продолжение преамбулы,  выделять полужирным шрифтом или не выделять, проставлять  двоеточия   п. 5.5 Методических рекомендаций Лучше выбрать способ, закрепить  его в Инструкции и все приказы оформлять единообразно. Далее следует распорядительная часть. В ней руководи- тель перечисляет решения. Если решение организационное:  «утвердить», «создать», в пункте приказа надо сформулиро- вать само решение. Исполнителей и сроки не указывайте. Если  же пункт приказа формулирует поручение, то надо указать: пору- чение, исполнителя, сроки. В последнем пункте приказа по основной деятельности обяза- тельно укажите сотрудника, который будет отвечать за исполне- ние приказа. Образец рядом. Как оформить локальные нормативные акты Принимает решение создать локальные акты и утверждает их ру- ководитель. Вы должны выполнять поручения, когда составить  и оформить локальный акт должен отдел кадров. Обычно это  ПВТР, положения о командировках, об оплате труда, о порядке  обработки персональных данных и др., должностные инструкции  и положения о структурных подразделениях, Инструкция по кад- ровому делопроизводству. Образец   с. 81 На каком бланке составлять. Положения, инструкции, прави- ла вы оформляете на бланках локального нормативного акта. Какие реквизиты оформлять. Реквизиты заголовочной части  располагают в левом верхнем углу бланка, чтобы в правом офор- мить гриф утверждения или отметку о приложении. ЛНА не имеет юридической силы, пока не оформите реквизи- ты: –  наименование организации – автора документа; –  дату документа; –  место составления или издания документа; –  подпись составителя; –  отметку об учете мнения представительного органа работни- ков, если он есть в компании, а закон требует учесть его мне- ние; –  гриф утверждения, если локальный акт руководитель  утвердил лично; –  отметку о приложении, если локальный акт руководитель  утвердил, когда подписал приказ по основной деятельности.

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как по новой Методичке оформить приказ по основной  деятельности об утверждении локального нормативного акта 1 Акционерное общество «Афиша» 1  «Дата документа» –  (АО «Афиша») это дата, когда руководи- 22.07.2019      № 111 тель подписал приказ ПРИКАЗ 2  В реквизите «Место         2   составления или издания  г. Екатеринбург документа» к названию  города присоедините со- Об утверждении Правил внутреннего трудового распорядка кращение «г.» 3 3  В преамбуле перечис- лите основания и причи- На основании статьи 189 Трудового кодекса Российской Федерации, в связи  ны, по которым руководи- тель издает приказ  с внесением изменений в действующие в АО «Афиша» Правила внутреннего тру- 4  Распорядительную  дового распорядка 4 словесную формулу  «Приказываю» печатайте  ПРИКАЗЫВАЮ: 5 6 прописными буквами без  разрядки с новой строки  1. Утвердить новую редакцию Правил внутреннего трудового распорядка (при- от абзаца или строчными  буквами вразрядку в про- ложение). должение преамбулы 2. Сотрудникам АО «Афиша» руководствоваться Правилами внутреннего тру- 5  В распорядительной  части приказа формули- дового распорядка с 1 августа 2019 года. Ответственные – руководители струк- руйте организационные  решения и задания со- турных подразделений, срок – постоянно. 7 трудникам 3. Контроль исполнения приказа оставляю за собой.  6  Сделайте в тексте от- метку о приложении 8 Генеральный директор            В.В. Хрусталев 9 С приказом ознакомлены: Главный бухгалтер            М.М. Глебова               22.07.2019 … 10 В дело № 01-02 за 2019 г. Секретарь руководителя               22.07.2019 7  В последнем пункте приказа укажите сотрудника, который будет контролировать исполнение. Иногда руководитель  оставляет контроль за собой. 8  Без реквизита «Подпись» приказ не имеет юридической силы. Подпись нельзя отрывать от текста документа и перено- сить на отдельный лист 9  «Отметку об ознакомлении работника с документом» оформляйте, чтобы ознакомить ответственных сотрудников с со- держанием приказа 10  «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» нужна для хранения  и поиска документов 79

ДОКУМЕНТЫ  Дата локального акта соответствует дате, когда его утвердил  руководитель – лично или приказом    Ставь-п. 4.10 Методических рекомендаций  те дату после того, как получите подпись руководителя в грифе  утверждения или он подпишет приказ. Если локальный акт утвердили приказом, на акте оформляй- те реквизит «Отметка о приложении». Надо ли в локальном ак- те в этом случае ставить гриф утверждения? ГОСТ на этот вопрос  не отвечал, решение есть в Методичке: на первом листе прило- жения проставляют отметку о приложении      п. 4.19 Методических рекомендаций без грифа утверждения. Затем документ печатают и хранят вместе с приказом. Если  локальный акт надо распечатать без приказа, то отметку о при- ложении надо заменить на гриф утверждения. ЛНА имеет юридическую силу без виз согласования и отметок  об ознакомлении работников. Но оформить эти реквизиты надо,  чтобы выполнить требования закона и процедуры. Не влияют на юридическую силу локального нормативного ак- та, но помогают работать с ним: –  наименование вида документа; –  регистрационный номер документа; –  отметка о приложении; –  отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Как оформить текст. В локальных нормативных актах, кото- рые устанавливают права и обязанности компании, структурных  подразделений, сотрудников формулируйте текст от третьего ли- ца единственного или множественного числа: «отдел выполняет  функции», «в состав управления входят»   п. 5.6 Методических рекомендаций Текст делите на разделы, подразделы, пункты и подпунк- ты. Нумеруйте их арабскими цифрами. Не выделяйте больше  четырех уровней рубрикации   п. 5.3 Методических рекомендаций Разделы и подразделы должны иметь заголовки, пишите  их с прописной буквы. Можно набирать заголовок полностью про- писными буквами. Подзаголовки пишите, начиная с прописной  буквы, строчными. Как изложить распоряжения в тексте локального акта Что надо сделать Какие модальные глаголы для этого использовать Разрешить Разрешается, может, имеет право, вправе, рекомендуется Обязать Должны, обязаны, необходимо, следует Запретить Запрещается, не разрешается, не допускается, не следует 80

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Излагайте содержание локального акта в виде грамматически  связного текста, включайте анкеты и таблицы. Анкета – это текст документа, который построен в виде вопро- сов и ответов   п. 5.4 Методических рекомендаций Он характеризует один объект  по набору признаков. Таблица – текст документа, который имеет упрощенную логи- ческую структуру и организован так, что позволяет сопоставить  предметы, явления, процессы по определенному набору призна- ков   п. 5.4 Методических рекомендаций Если локальный акт регламентирует процесс, в тексте надо из- ложить причинно-следственные связи между нормами, правила- ми, требованиями   п. 5.4 Методических рекомендаций В тексте локальных ак- тов Методичка предлагает использовать модальные значения  в разных ситуациях. Смотрите в таблице слева. Как по новой Методичке оформить локальный акт 1 1  Реквизит «Отмет- ка о наличии приложе- Акционерное общество «Афиша»    Приложение ния» нужен для хранения  документов и их поис- (АО «Афиша»)          к приказу АО «Афиша» ка. Укажите его в тексте  приказа, а также в левом  ПРАВИЛА          от 22.07.2019 № 111 верхнем углу докумен- та – приложения. По- г. Екатеринбург          2 сле этого приказ и утвер- жденный им локальный              УТВЕРЖДЕНЫ акт хранятся вместе внутреннего трудового распорядка    приказом АО «Афиша»    2  Реквизит «Гриф утвер- ждения» на приложении               от 22.07.2019 № 111 к приказу оформляйте  только тогда, когда ло-   кальный акт распечаты- ваете и отдаете в работу          1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ без приказа 1.1. … 3  Локальный норматив- ный акт должен подпи- 3 сать составитель Начальник отдела кадров          А.А. Громова 4 Мнение профкома учтено (протокол от 17.07.2019 № 3-проф) 55 Главный бухгалтер        Начальник юридического отдела              М.М. Глебова                       Д.А. Тимофеев 18.07.2019          19.07.2019 4  «Отметка об учете мнения представительного органа работника». Без этого реквизита локальный акт не имеет юридиче- ской силы в случаях, когда работодатель должен по закону учесть мнение представительного органа работников 5  Сотрудники, которые согласовывают содержание локального акта, оформляют «Визу согласования документа»  81

ДОКУМЕНТЫ  Как оформить протоколы 82 Протоколы вы составляете, когда оформляете коллективные реше- ния по результатам работы аттестационных комиссий, по сокра- щению, по проверке работы с документами и т. д. Образец рядом. На каком бланке составлять. Протоколы оформляйте на спе- циальном бланке протокола или на стандартном листе бумаги    п. 5.7 Методических рекомендаций Какие реквизиты оформлять. Протокол не имеет юридиче- ской силы, пока не оформите реквизиты: –  наименование организации – автора документа; –  дату документа; –  место составления или издания документа; –  подписи председателя и членов комиссии. Дата протокола соответствует дате, когда состоялось заседание  комиссии или по-другому приняли коллегиальное решение. Протокол имеет юридическую силу без отметки об ознаком- лении работника с содержанием документа. Но оформить этот  реквизит надо, чтобы выполнить требования закона и процедуры. Не влияют на юридическую силу протокола, но помогают рабо- тать с ним: –  наименование вида документа; –  регистрационный номер документа; –  отметка о приложении; –  отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Как оформить текст. Вы можете вести полные или краткие  протоколы   п. 5.7 Методических рекомендаций Решение о форме протокола при- нимает руководитель. Полный протокол содержит повестку дня, указывает присут- ствующих и запись выступлений на заседании, вопросы и вы- ступления лиц, которые принимали участие в обсуждении, при- нятые решения. Краткий протокол включает тему выступления,  фамилии выступивших и принятые решения. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части укажите: фамилии председателя и секретаря  заседания; должности и фамилии участников и приглашенных  лиц; повестку дня. В повестке дня укажите вопрос или вопро- сы, которые будете обсуждать. Должность и фамилию доклад- чика можно не указывать. Если вопросов несколько, нумеруйте  их арабскими цифрами и располагайте в порядке обсуждения. Текст основной части состоит из отдельных разделов по числу  вопросов повестки дня. Каждый раздел надо оформить по одной  схеме   с. 86

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как по новой Методичке оформить протокол 1  Дата протокола –  это день, когда комиссия  Акционерное общество «Афиша» провела заседание (АО «Афиша») 2  Регистрационный но- ПРОТОКОЛ мер документа простав- 1 заседания аттестационной комиссии ляйте после того, как его  2 подписали председатель  и секретарь комиссии.  25.07.2019            3     № 10 п К номеру прибавьте бук- венное обозначение Санкт-Петербург 3  В реквизите «Место  4 составления или издания  документа» к городу фе- Председатель – Громова А.А. дерального значения со- кращение «г.» не присо- Секретарь – Скородумов С.С. единяйте Присутствовали: 15 человек (список прилагается) 4  Во вводной части про- токола укажите пред- Приглашенные: Егоров К.С., Тимофеев Д.А. седателя и секретаря  комиссии, перечислите  5 присутствующих и при- глашенных и напишите  ПОВЕСТКА ДНЯ: повестку дня Об аттестации начальника отдела абонентного обслуживания потребителей Ти- 5  Основную часть про- токола стройте по схеме:  мофеева Дмитрия Алексеевича и подтверждения соответствия его квалификации  Слушали – Выступили –  Постановили выполняемой работе и требованиям профессионального стандарта «Специалист  6  Результаты голосова- по абонентному обслуживанию потребителей», утв. приказом Минтруда от 11.04.2014  ния указывайте после по- становляющей части № 243н. Сообщение начальника службы работы с потребителями Егорова К.С. 7  Без реквизита «Под- СЛУШАЛИ: пись» протокол не имеет  Начальник отдела кадров Громова А.А. ознакомила членов комиссии с атте- юридической силы. Про- токол подписывают пред- стационными материалами на начальника отдела абонентного обслуживания по- седатель и секретарь  требителей Тимофеева Д.А.: комиссии ... ВЫСТУПИЛИ: Начальник службы работы с потребителями Егоров К.С. положительно оха- рактеризовал работу Тимофеева Д.А. Работник качественно и в срок выполняет  должностные обязанности: ... ПРОВЕРКА ЗНАНИЙ И НАВЫКОВ: В процессе аттестации Тимофеев Д.А. выполнил тестовые задания на про- верку знаний по темам: ... ПОСТАНОВИЛИ: Признать, что квалификация Тимофеева Д.А. соответствует выполняемой работе  и требованиям профессионального стандарта «Специалист по абонентному об- служиванию потребителей». 6 Голосование: единогласно. Председатель              А.А. Громова Секретарь    7           С.С. Скородумов 83

ДОКУМЕНТЫ  Как оформить письмо Служебные письма вы оформляете, когда отвечаете на запро- сы государственных органов, фондов, сами направляете запросы,  в том числе в другие компании, переписываетесь с сотрудниками  и кандидатами на работу. Образец   с. 87 На каком бланке составлять. На бланке письма компании. Какие реквизиты оформлять. В бланке письма указывают  реквизиты: –  наименование организации – автора документа; –  справочные данные об организации; –  дату документа – дату создания письма; –  регистрационный номер документа; –  ссылку на номер и дату поступившего документа; –  адресат; –  подпись; –  печать, если требуется; –  отметку об исполнителе; –  отметку об исполнении и направлении документа в дело. Справочные данные об организации вы указываете только  в письмах   п. 5.8 ГОСТ Они включают: почтовый адрес; адрес места  нахождения компании, если он не совпадает с почтовым; номера  телефона, факса; адрес электронной почты. Также вы указываете  ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП. Наименование вида документа в письмах не указывайте   п. 5.9 ГОСТ ГДЕ СТАВИТЬ ПЕЧАТЬ И НАДО ЛИ СЛЕДОВАТЬ МЕТОДИЧКЕ Оттиск печати надо проставлять  В пункте 4.24 Методички привели  менте когда угодно, оттиск в нару- так, чтобы не захватывать соб- пример, на котором видно, что пе- шение правил могли поставить да- ственноручную подпись сотрудни- чать предлагают разместить под  же на пустом листе бумаги. ка, который подписал документ.  подписью, не захватывая ее. Советуем проставлять печать, за- Это требование п. 5.24 ГОСТа. Не рекомендуем следовать это- хватывая или наименование долж- Где именно ставить оттиск, при  му образцу. Получается, что пе- ности, или расшифровку подписи.  этом стандарт не уточняет. чать не касается ни одной из ча- И в подписи, и в оттиске печа- В случае, когда на документе нет  стей реквизита «Подпись». Печать  ти тексты должны быть читае- места печати, которое обознача- должна придать документу юри- мыми. Пропишите свой вариант  ют «М. П.», возникают проблемы.  дическую силу, подтвердить его  в Инструкции по кадровому дело- Обычно печать ставят или с захва- подлинность. Но если вы ставите  том должности или немного заде- печать на пустом поле документа,  производству   с. 90, а также до- вают расшифровку подписи. Не за- то не достигаете этой цели. Такая  трагивают только подпись. печать могла появиться на доку- полните ее Перечнем документов,  на которых надо ставить печать    п. 4.24, Приложение № 3 Методических рекомендаций 84

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Какими правилами Методичка дополняет ГОСТ Разделы  Правила, которых нет в ГОСТе, пункты Методички Методички 1. Общие положения Разъяснили, как применять ГОСТ, и что для этого надо привести локальные акты, которые  устанавливают порядок оформления документов, в соответствии с ГОСТом. А также раз- работать и утвердить бланки документов и шаблоны электронных документов по ГОСТу 2. Термины и опреде- Ввели 12 определений терминов, которые отличаются от тех, которые приводит ГОСТ:  ления бланк документа, копия документа, оформление документа, подписание документа и др. 3. Общие требования  Реквизиты «Подпись» и «Гриф согласования» должны быть на одной странице с текстом до- к созданию документов кумента. Переносить эти реквизиты на отдельный пустой лист нельзя   п. 3.7 4. Оформление рекви- Методичка разъясняет, как оформлять реквизиты: зитов документов «Наименование структурного подразделения – автора документа»  и «Наименование должности лица – автора документа», которые ввел ГОСТ   пп. 4.6, 4.7 «Справочные данные об организации»   п. 4.8 «Дата документа»   п. 4.10 «Место составления (издания) документа»   п. 4.13 «Гриф ограничения доступа к документу», который ввел ГОСТ   п. 4.14 «Адресат»   п. 4.15 «Заголовок к тексту»   п. 4.17 «Отметка о приложении»   п. 4.19 «Виза»   п. 4.21 «Отметка об электронной подписи»   п. 4.23 «Печать»   п. 4.24 «Резолюция»   п. 4.28 Методичка впервые дает примерные перечни документов, которые надо утверждать   п.  4.16, Приложение 2 и на которые надо ставить печать организации   п. 4.24, Приложение 3 5. Подготовка текстов  В Методичке подробно прописали правила составления текста   п. 5.3 Текст документа разде- документов лили на анкету, таблицу или грамматически связанный текст   п. 5.4, дали правила, как оформ- лять. Как грамматически строить текст, Методичка советует по видам документов: – приказы и распоряжения   п. 5.5  – локальные акты   п. 5.6  – протоколы   п. 5.7 – письма   п. 5.8  – акты   п. 5.59 Есть совет использовать шаблоны с трафаретным текстом, чтобы готовить документы  в однотипных ситуациях   п. 5.10 6. Бланки документов Методические рекомендации установили, что размеры полей документов   п. 6.1, бланки  писем структурного подразделения и должностных лиц   п. 6.3, состав реквизитов бланков   п. 6.3  устанавливают локальные акты компании. Бланки электронных документов имеют белый фон и должны быть защищены от несанк- ционированных изменений   п. 6.2 7. Особенности подго- Перечень электронных документов утверждает руководитель   п. 7.1 Также он утверждает  товки электронных до- состав реквизитов, правила их расположения, альбом электронных шаблонов   п. 7.2 кументов 85

ДОКУМЕНТЫ  Как оформить текст. Учтите правила   п. 5.8 Методических рекомендаций 1. Посвятите письмо одному вопросу. Два и больше вопросов  рассматривайте, если по ним требуется общее решение. 2. Не пишите большие письма. 3. Используйте формы изложения: –  от первого лица множественного числа: «просим направить»,  «требуем разъяснить», «представляем на утверждение»; –  от третьего лица единственного числа: «компания не возража- ет», «общество считает возможным»; –  от первого лица единственного числа: «считаю необходимым»,  «предлагаю рассмотреть», «прошу предоставить». 4. Можете использовать вступительное обращение: «Уважае- мый ...» и заключительную этикетную фразу «С уважением, ...». Текст письма может состоять: –  из одной части, если основное содержание письма не надо обос- новывать; –  двух частей: обоснование и заключение; –  трех частей: вступление, обоснование и заключение. Во вступлении формулируйте тему письма. Вступление может  содержать: ссылку на документ или его отдельные пункты, фак- ты, события и ситуации. В основной части письма опишите со- бытия или ситуацию, проанализируйте ее и приведите доказа- тельства. В заключении сделайте выводы: предложения, мнение,  требования, просьбы, отказы, напоминания. Что писать в каждом разделе протокола по повестке дня Раздел основной  Что указать в тексте части протокола СЛУШАЛИ В именительном падеже укажите фамилию докладчика и тему доклада. Если есть текст  доклада, после фамилии сделайте отметку: «Текст доклада прилагается» ВЫСТУПИЛИ Последовательно укажите фамилии лиц, которые обсуждали доклад, и их мнения. Фамилии  выступивших и содержание их выступлений записывайте в форме 3-го лица единственного  или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают». По необходимости здесь же фиксируйте вопросы, которые задали докладчику, и его ответы РЕШИЛИ/ПОСТАНО- Запишите принятое решение. Формулируйте его в неопределенной форме глагола: «дорабо- ВИЛИ тать…», «одобрить…», «проинформировать…». Если по одному вопросу приняли несколько  решений, нумеруйте их арабскими цифрами. При необходимости укажите результаты голосования: количество голосов, поданных «за»,  «против», «воздержавшихся». Если один из участников заседания не согласен с решением, он может представить особое  мнение. Пусть изложит его на отдельном листе и присоединит к протоколу. В протоколе по- сле записи решения сделайте пометку: «Особое мнение Петрова А.П. прилагается» 86

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как по новой Методичке оформить письмо 1  В справочных данных  об организации почтовый  Акционерное общество «Афиша»      Государственная адрес указывайте в со- ответствии с Правилами  (АО «Афиша»)    1        инспекция труда оказания услуг почтовой  связи. Номер телефона –  Удельная ул., д. 28,          в городе Москве группами цифр  через тире Москва, 143005           2  Дата документа, когда  Тел.: (495) 155-44-133, факс (495) 112-11-100    Начальнику отдела письмо направляют в ГИТ E-mail: mail@a�sha.su          Федерального 3  Регистрируйте письмо  после того, как его под- ОКПО 43219071, ОГРН 1234567890123      государственного  писал руководитель ИНН 7654813801, КПП 156718293      надзора 4  В заголовке к тексту  укажите краткое содер-     2     3       Семенову В.И. жание письма 08.07.2019  №  69/04-08 5  Используйте вступи- тельное обращение На № 141-2019 от 03.07.2019 4 6  Текст письма форму- О представлении документов лируйте в трех частях:  вступление, основание  5 и заключение Уважаемый Сергей Игнатьевич! 6 7  Печать проставляйте  с захватом наименования  Вы проводите в АО «Афиша» документарную плановую проверку соблюде- должности ния требований трудового законодательства об оплате труда. 3 июля 2019 г. на- 8  Отметку об испол- нителе проставляйте  чальник отдела кадров Громова А.А. получила ваш запрос № 141-2019 на пред- на письмах, чтобы ад- ресат знал, к кому обра- ставление документов. титься К настоящему письму прилагаем заверенные копии: 9  Отметку о направ- лении документа в дело  – штатного расписания АО «Афиша»; проставляйте на экзем- пляре, который остается  – Правил внутреннего трудового распорядка АО «Афиша». в организации, после от- правки оригинала письма По вашему запросу не предоставлены копии: – журнала регистрации инструктажа на рабочем месте; – приказа о проведении проверки знаний требований охраны труда. Перечисленные в последнем разделе документы не относятся к предмету про- водимой проверки (п. 3 ст. 15, п. 6 ст. 18, п. 5 ч. 2 ст. 20 Федерального закона  от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных пред- принимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муни- ципального контроля», пп. 6–8, 48, 51 Административного регламента исполнения  Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуще- ствлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового  законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы тру- дового права, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354н). 7 Генеральный директор            В.В. Хрусталев               8 Громова Алла Алексеевна, начальник отдела кадров (495) 123-56-47, bea@a�sha.su 9 В дело № 04-08 за 2019 г. Инспектор по кадрам              08.07.2019 87

ДОКУМЕНТЫ  Как оформить акт 88 Акты вы составляете, чтобы при свидетелях зафиксировать собы- тие, доказать, что соблюдали процедуру, работник допустил нару- шение, потеряли документы и т. д. Образец рядом. На каком бланке составлять. Акты оформляйте на бланке  с продольным или угловым расположением реквизитов. Какие реквизиты оформлять. Акт не имеет юридической си- лы, пока не оформите реквизиты: –  наименование организации – автора документа; –  дату документа; –  место составления или издания документа; –  гриф утверждения, если акт надо утвердить у руководителя; –  подписи сотрудников, которые составили акт. Дата акта – это   п. 4.10 Методических рекомендаций 1. Дата события, если акт фиксирует одномоментно соверша- емое действие, например, сотрудник передает материальные  ценности. 2. Дата подписания акта, если событие растянуто во времени,  а текст акта составили на заседании комиссии. Например, прово- дили проверку. Период проверки укажите в акте. Акт имеет юридическую силу без отметки об ознакомлении ра- ботника с содержанием документа. Но оформить эти реквизиты  надо, чтобы выполнить требования закона и процедуры. Не влияют на юридическую силу, но помогают работать: –  наименование вида документа; –  регистрационный номер документа; –  отметка о приложении; –  отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Как оформить текст. Текст акта, которым подтверждаете дей- ствие или событие, составляют сотрудники, которые совершают  действие   п. 5.9 Методических рекомендаций Например, вы передаете и прини- маете дела. Если перед актом была проверка, акт создает комис- сия. Вы можете составлять акт в присутствии других сотрудни- ков, которые будут свидетелями того, что вы напишете в акте. Текст акта может состоять из двух частей: вводной и констати- рующей. Во вводной части акта укажите приказ, на основании которого  создаете акт. Или опишите место, время и обстоятельства, в кото- рых составляете акт. Здесь же назовите составителей акта. В основной части акта изложите установленные факты, выво- ды и заключения. Текст акта завершайте сведениями о количе- стве экземпляров акта и месте, где они хранятся 

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Как по новой Методичке оформить акт 1 1  Реквизит «Наимено- вание организации – ав- Акционерное общество «Афиша» тора документа» придает  (АО «Афиша») акту юридическую силу 2 АКТ 4 3 2  Дата акта – это день,  когда комиссия приня- 25.07.2019    Севастополь  № 10а  ла решение на заседании  после проверки 5 3  Регистрационный но- проверки организации хранения документов мер документа ставьте  после того, как акт под- 6 писали председатель  и секретарь комиссии.  Основание:  приказ  генерального  директора  АО  «Афиша»  от  21.07.2019  Для регистрации акта  № 98 «О проведении проверки организации хранения документов в АЛ «Афиша»». к регистрационному но- меру прибавьте буквен- Акт составлен комиссией: ное обозначение Председатель комиссии – Громова А.А.; Секретарь комиссии – Скородумов С.С.; 4  В реквизите «Место  Члены комиссии: Тимофеев Д.А., Степанова И.С., Морозова Е.А. составления или изда- ния документа» к городу  7 федерального значения  не присоединяйте сокра- С 15.07.2019 по 25.07.2019 комиссия проверяла организацию хранения доку- щение «г.» ментов АО «Афиша». 1. Выводы: 1.1. Порядок хранения документов в организации в целом соответствует пра- вилам, установленным локальными нормативными актами. ... 2. Замечания: 5  В реквизите «Заго- 2.1. ... ловок к тексту» укажите  краткое содержание акта 8 6  Во вводной части ак- Председатель комиссии           А.А. Громова та укажите приказ рабо- тодателя, на основании  которого проводили про- Секретарь комиссии            С.С. Скородумов верку, назовите пред- седателя и секретаря  комиссии и остальных со- ставителей акта 7  В тексте основной части акта перечислите установленные факты, выводы и заключения комиссии 8  Без реквизита «Подпись» акт не имеет юридической силы. Акт подписывают председатель и секретарь комиссии 89

ДОКУМЕНТЫ  Образец Инструкция  по кадровому  делопроизводству:  что изменить, чтобы  применять новую  Методичку в компании Росархив в Методических рекомендациях ссылается на то, что бланки документов,  состав реквизитов, особенности оформления документов должен утверждать руко- водитель компании в локальном нормативном акте. Не забудьте внести изменения  в Инструкцию. Росархив уточнил правила оформления реквизитов и ввел два новых  перечня документов   с. 72 Чтобы облегчить вам задачу, мы доработали образец Инструкции с учетом новой  Методички. Возьмите наш образец за основу. В полной версии документа больше  100 страниц   pro-personal.ru/docs, в статье приводим важные новые правила. Акционерное общество «Афиша»          Приложение к приказу (АО «Афиша»)                генерального директора                   АО «Афиша» ИНСТРУКЦИЯ                от 01.07.2019 № 79 Москва по кадровому делопроизводству 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Инструкцию обязаны применять сотрудники отдела кадров и другие работники АО «Афиша», когда  составляют и оформляют документы по личному составу. 1.2. Инструкция вступает в силу с 1 июля 2019 г. 1.3. Текст Инструкции составлен с учетом нормативных правовых актов и методических документов: – Трудового кодекса Российской Федерации; ... 90

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru – Методических рекомендаций Росархива по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по ин- формации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требо- вания к оформлению документов»; – Инструкции по делопроизводству и иных локальных нормативных актов АО «Афиша». 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ … Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его  внешние признаки, не имеющий юридической силы. ... 3. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОЗДАНИЮ ДОКУМЕНТОВ ... 3.7. Реквизиты «Подпись» и «Гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом доку- мента. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист. ... 3.9. При оформлении документов не используется начертание шрифта «курсив» и подчеркивания текста. Реквизиты «Наименование организации – автора документа», «Наименование вида документа», «Заголо- вок к тексту» допускается выделять полужирным шрифтом. ... 4. ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ ... 4.10. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа (приказ, распоряжение,  письмо) или дате события, зафиксированного в документе (протокол). Дата акта может являться: – датой события, если акт фиксирует одномоментно совершаемое действие (например, передачу мате- риальных ценностей); – датой подписания документа, если событие было растянуто во времени (например, проверка), а текст  акта был принят на заключительном заседании комиссии. В этом случае период проверки указывается в тек- сте акта. ... 4.14. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа докумен- та (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в доку- менте информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. При получении входящего документа с грифом ограничения доступа на нем проставляется гриф ограни- чения доступа, принятый в АО «Альфа». Если на лицевой стороне недостаточно места, гриф проставляется  на обороте правового верхнего угла документа. ... 4.16.  Перечень  док ументов,  которые  под ле ж ат  у тверж дению,  приве ден  в  приложении  3  к  нас тоящей  Инструкции. ... 4.24. Печать. Перечень документов, на которые ставится печать организации, приведен в приложении 4 к настоящей  Инструкции. ... 7. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ 7.1. Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно  в форме электронных документов, содержится в приложении 5 к настоящей Инструкции... 91

ДОКУМЕНТЫ / Образец                       Приложение 3 ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,  подлежащих утверждению 1. Акты проверок и ревизий; экспертизы; передачи дел; ликвидации и т. д. 2. Задания на проведение работ, технические и т. д. 3. Инструкции, правила должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудо- вого распорядка и т. д.). 4. Методические рекомендации. 5. Номенклатура дел организации. 6. Нормы и нормативы труда, численности работников и т. д. 7. Описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. 8. Отчеты о производственной деятельности, командировках, работе. 9. Перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем; сотрудников, на которые распро- страняются определенные льготы и т. д. 10. Планы производственные; работы подразделения и т. д. 11. Положения об организации; о структурном подразделении; о премировании и т. д. 12. Правила. 13. Программы проведения работ и мероприятий; командировок и т. д. 14. Регламенты. 15. Стандарты организации. 16. Структура и штатная численность. 17. Унифицированные формы документов. 18. Штатное расписание и изменения к нему. 19. Графики отпусков, сменности и т. д. ... ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ,  Приложение 4 на которые ставится печать организации 1. Акты. 2. Справки лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарпла- ту; о начисленной и причитающейся зарплате и т. д. 3. Документы налоговой отчетности. 4. Исполнительные листы. 5. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйствен- ных операций. 6. Письма гарантийные на выполнение работ, услуг. 7. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалю- ты со счетов, перевод валюты. 8. Представления и ходатайства о награждении орденами и медалями; премиями и т. д. 9. Соглашения. 92

СПОРЫ,   ПРОВЕРКИ 10 вопросов,  которые надо  задать инспектору  на внеплановой   проверке       94  Шпаргалка. Как отказать в приеме на работу, когда это  112 не связано с деловыми качествами кандидата  ........................................................ Как защититься от неугодного кандидата:   113 аргументы для отказа и суда  ......................................................................................

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ    10 вопросов, которые  надо задать инспектору  на внеплановой  проверке ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3  Когда сможете не исполнять  предписание в срок  1  Из-за каких ошибок инспек- тора сможете отменить штраф  4  Как вы должны отчитаться  перед инспектором  2  Когда сможете не предостав- лять документы инспектору  94

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru Готовьтесь к выездной внеплановой проверке, в том числе по жа- лобе работника, по нашему сценарию. Разберетесь в процеду- ре, будете знать, что потребует инспектор, обжалуете результаты,  если он сам нарушит порядок. Про основание проверки Если инспектор проверит компанию внепланово без законных  оснований, вы можете использовать это, чтобы обжаловать реше- ние и отменить результаты проверки, даже если он выявит нару- шения и оштрафует компанию и руководителя      п. 2 ч. 1 ст. 20 Закона № 294-ФЗ Основание проверки также поможет вам понять, что вправе про- верять инспектор и какие документы потребует. Попросите инспектора показать удостоверение и получите под  подпись копию распоряжения о проверке. Внимательно изучите распоряжение. В нем инспектор ука- зывает цель и задачи проверки, а также реквизиты документа,  на основании которого руководитель инспекции издал распоря- жение. Например, дату и номер ранее выданного предписания  об устранении нарушений, реквизиты жалобы сотрудника и др.  Из этого пункта поймете, на каком основании инспектор прово- дит проверку. Если что-то так и не выяснили, уточняйте. ЧТО СПРОСИТЬ ОБ ОСНОВАНИИ ПРОВЕРКИ На каком основании проводите проверку? Поступила жалоба Поступила жалоба Проверяем,  От кого? как выполнили  Не могу сообщить,  От кого? предписание заявитель просил  этого не делать Смотрите  в распоряжении Если не найдете  автора обращения  в распоряжении кадровик  инспектор изучите распоряжение  направьте  о проверке письменный запрос © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 95

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ  Что спросить. На каком основании проводите проверку? Что может ответить инспектор. Вариант 1 –  На вас поступила жалоба от работника. –  От кого именно? –  Заявитель пожелал остаться неизвестным. Если основание проверки – жалоба сотрудника, проверьте, указал  ли инспектор в распоряжении ее автора. Обращение, по которому  нельзя установить его автора, не может быть основанием для про- верки     Есч. 3 ст. 10 Закона № 294-ФЗ ли фамилии и инициалов автора жало- бы в распоряжении нет, вы можете написать инспектору запрос  и установить заявителя. Образец найдете в конце статьи. Инспектор не сообщит, кто конкретно пожаловался, если сотруд- ник попросил об этом в обращении     Вы убе-ч. 2 ст. 358 ТК, ч. 3 ст. 10 Закона № 294-ФЗ дитесь, что жалоба не анонимная и проверка законная. Просто  заявителя так и не узнаете. Что может ответить инспектор. Вариант 2 –  Пришел проверить, как исполнили предписание. С внеплановой проверкой инспектор нагрянет, если:  –  в ГИТ поступила информация о том, что компания не выпла- чивает или выплачивает не полностью зарплату и иные  выплаты, установила зарплату меньше МРОТ, не оформляет  трудовые договоры или оформляет их неправильно, заключает  гражданский договор вместо трудового, допускает иные нару- шения, которые угрожают жизни и здоровью работников; КОГДА ИНСПЕКЦИЯ ПРИДЕТ С ВНЕПЛАНОВОЙ ПРОВЕРКОЙ Истек срок,  Работник пожаловался,  Граждане, компании,  Руководитель ГИТ  издал приказ о проведении  в течение которого  что работодатель  госорганы, профсоюзы  проверки по поручению  президента, правительства  работодатель должен  нарушил его права  сообщили, что  или прокуратуры был исполнить  или попросил проверить  работодатель нарушает  предписание ГИТ условия труда на его  права работников рабочем месте © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 96

Справочник кадровика №7, 2019 • pro-personal.ru –  руководитель ГИТ, его зам издал приказ о проведении внепла- новой проверки по поручению президента, правительства или  по требованию прокурора   ч. 7 ст. 360 ТК, ч. 2 ст. 10 Закона № 294-ФЗ Если этих оснований в распоряжении нет, он проводит про- верку незаконно. Обжалуйте действия инспектора. Про уведомление о проверке Что спросить. Почему не предупредили заранее? Что может ответить инспектор. Вариант 1 –  По этой проверке уведомлять не обязаны. Без предупреждения инспектор придет с проверкой по жалобе ра- ботника и иным обращениям о том, что компания:  –  нарушает закон, в том числе требования об охране труда, что  причинило вред жизни и здоровью работников; –  несвоевременно или не в полном размере выплачивает зарпла- ту работнику либо установила зарплату меньше МРОТ; –  не оформляет трудовые договоры, оформляет их неправильно  или подменяет их гражданскими   ч. 9 ст. 360 ТК, ч. 17 ст. 10 Закона № 294-ФЗ В остальных случаях о внеплановой проверке инспектор дол-  жен уведомить не менее чем за 24 часа      ч. 16 ст. 10 Закона № 294-ФЗ Не сделает этого или уведомит несвоевременно – грубо нару- шит процедуру проверки     п. 1 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ Обжалуйте   результаты. ЧТО СПРОСИТЬ ОБ УВЕДОМЛЕНИИ Почему не предупредили о проверке заранее? По этой проверке  Не смог до вас  Вчера направили вам  уведомлять не обязаны дозвониться, телефон  письмо по электронке постоянно занят Если письмо  Если должен  не поступало  был уведомить,  или не заверено  но не уведомил электронной  подписью кадровик  инспектор изучите распоряжение  проверьте входящую  обжалуйте  о проверке корреспонденцию результаты проверки © Справочник кадровика, 2019 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 97

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ  Что может ответить инспектор. Вариант 2 –  Не смог до вас дозвониться, телефон постоянно занят. Предупредить о проверке инспектор может любым доступ- ным способом: почтовым отправлением, в том числе телеграм- мой, нарочным, по факсу, электронке, если адрес компании есть  в ЕГРЮЛ или вы предоставляли его в инспекцию   ч. 16 ст. 10 Закона  № 294-ФЗ, п. 72 Административного регламента, утв. приказом Минтруда от 30.10.2012 № 354, далее – Регламент Если инспектор решил уведомить вас по телефону, но не дозво- нился, не означает, что он выполнил обязанность по уведомлению  о проверке. Не смог дозвониться – должен был уведомить иным  доступным способом. Возьмите это на заметку. Используйте ука- занное обстоятельство, чтобы признать результаты проверки не- действительными. Однако, если вы не получили уведомление о проверке, потому  что компания фактически находится не по адресу, указанному  в ЕГРЮЛ, обвинить инспектора о ненадлежащем уведомлении  не сможете. В этом случае риск неполучения юридически значи- мых сообщений несет компания   п. 1 постановления Пленума ВАС от 30.07.2013 № 61 Что может ответить инспектор. Вариант 3 –  Предупредили. Вчера направили вам письмо по электронке,  проверьте. Если инспектор утверждает, что направил уведомление о про- верке по электронке, по факсу и т. д., уточните у сотрудника, от- ветственного за регистрацию входящей корреспонденции, посту- пал ли такой документ. Убедитесь, что электронный документ подписан усиленной  квалифицированной электронной подписью. Без такой подпи- си уведомление не имеет юридической силы. В этом случае ре- зультаты проверки также сможете признать недействительными. Про согласование проверки Что спросить. Вы согласовали проверку с прокуратурой? Что может ответить инспектор. Вариант 1 –  Да, вот копия решения прокуратуры. ГИТ обязана согласовать внеплановую выездную проверку с про- куратурой, если в результате нарушений работодатель причинил  или мог причинить вред жизни и здоровью работника   ч. 5 ст. 10 Зако- на № 294-ФЗ Реквизиты решения инспектор указывает в акте проверки     Это общее праприложение № 3 к приказу Минэкономразвития от 30.04.2009 № 141 вило. 98