กลุ่มบริหารงานกลาง

รายงานการฝึกประสบการณ์ กลมุ่ บริหารงานกลาง สานกั อานวยการ สานักงานเลขาธกิ ารครุ ุสภา โดย นางสาวอภิญญา โพธพิ นั ธ์ นายพฐั รธณพงก์ จรี ะสมบัติ รายงานนีเ้ ปน็ สว่ นหน่ึงของการพัฒนาเตรียมความพร้อมสู่การบรหิ าร หลักสูตร “พฒั นาศักยภาพผนู้ ายคุ ใหม่ รนุ่ ที่ 2” สานกั งานเลขาธกิ ารคุรสุ ภา 2563

ข คานา การฝึกปฏิบัติงานในกลุ่มบริหารงานกลางสานักอานวยการ เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาเตรียม ความพร้อมสู่การเป็นผู้บริหารหลกั สูตร “พัฒนาศกั ยภาพผู้นายุคใหม่รนุ่ ที2่ ” เปน็ รายงานทีร่ วบรวมข้อมูล เก่ียวกับการศึกษาสภาพจริงในการทางานกลุ่ม บริหารงานกลางซ่ึงได้รับมอบหมายให้ศึกษา และจัดทาข้อเสนอแนวทางในการพัฒนางานในหน้าที่ให้ตรงตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ตลอดจน สามารถนาไปใช้ประโยชน์ในการพัฒนางานอนื่ ไดใ้ นโอกาสตอ่ ไป ขอขอบคุณรองเลขาธิการคุรุสภา (ดร.บูรพาทิศ พลอยสุวรรณ์) ผู้อานวยการสานักอานวยการ (นางสาววราภรณ์สายน้อย) ผู้อานวยการกลุ่มบริหารงานกลาง (นางสาวจุฑารัตน์ ประพฤทธิกุล) และเจ้าหนา้ ที่กลุ่มบริหารงานกลางทกุ ท่านทใ่ี ห้ความรู้ข้อมูลการปฏบิ ัติงานและให้การช่วยเหลือเสนอแนะ ขอ้ มูลในการจัดทารายงานการฝกึ ประสบการณ์ คณะผู้จัดทาหวังเปน็ อยา่ งยิง่ วา่ รายงานฉบบั นจี้ ะเป็นประโยชน์ต่อผู้ทีส่ นใจศึกษาตอ่ ไป นางสาวอภญิ ญา โพธิพันธ์ นายพัฐรธณพงก์ จรี ะสมบัติ 18 มกราคม 2563

ค สารบัญ คานา .................................................................................................................................................ข บทสรุปผบู้ รหิ าร.................................................................................................................................. ง ส่วนที่ 1 บทนา ................................................................................................................................. 1 ความเป็นมาและความสาคญั .................................................................................................................. 1 วัตถุประสงค์........................................................................................................................................... 1 นยิ าม คาจากดั ความ หรือความหมาย.................................................................................................... 1 ประโยชน์ทค่ี าดวา่ จะได้รับ ..................................................................................................................... 1 ขอบเขตการศึกษา.................................................................................................................................. 1 ส่วนท่ี 2 เอกสารทเี่ ก่ียวข้อง............................................................................................................... 2 หลักการดาเนนิ งาน ................................................................................................................................ 2 โครงสรา้ งองค์กร .................................................................................................................................... 2 กฎหมาย ระเบยี บที่เก่ยี วข้อง ................................................................................................................. 3 แนวคิดและทฤษฎที เี่ กีย่ วขอ้ ง...............................................................................................................36 งานวิจัยทีเ่ ก่ยี วขอ้ ง...............................................................................................................................38 ส่วนที่ 3 ขน้ั ตอนและวิธีการฝึกประสบการณ์...................................................................................46 ขน้ั ตอนและวธิ ีการฝึกประสบการณ์ .....................................................................................................46 เครอื่ งมอื ในการฝึกประสบการณ์..........................................................................................................46 รายงานการฝึกประสบการณ์ ................................................................................................................47 ส่วนท่ี 4 ผลการดาเนินการ.............................................................................................................48 ผลการศึกษากระบวนการบริหารจดั การกลุ่มบริหารงานกลาง.............................................................48 ผลการวิเคราะห์ปจั จยั แวดลอ้ มของกลุม่ บริหารงานกลาง ....................................................................48 ตวั ช้ีวัดหรอื ตัวบ่งช้ี หรอื การวัดประเมนิ ของงาน ..................................................................................49 บทที่ 5 การสรุปผลปัญหาและขอ้ เสนอแนะ......................................................................................50 การสรุปผล ...........................................................................................................................................50 ปญั หา...................................................................................................................................................50 ขอ้ เสนอแนะ.........................................................................................................................................50 เอกสารอ้างองิ ..................................................................................................................................51 ผจู้ ดั ทา............................................................................................................................................52

ง บทสรปุ ผูบ้ รหิ าร การฝึกปฏิบัติงานในกลุ่มบริหารงานกลางสานักอานวยการ เป็นส่วนหนึ่งของการพัฒนาเตรียม ความพร้อมสู่การเป็นผู้บริหารหลักสูตร “พฒั นาศักยภาพผู้นายุคใหม่รุ่นท่ี2” เปน็ รายงานทร่ี วบรวมข้อมูล เก่ี ย ว กั บ ก า ร ศึ ก ษ า ส ภ า พ จ ริ ง ใ น ก า ร ท า ง า น ก ลุ่ ม บ ริ ห า ร ง า น ก ล า ง ซ่ึ ง ไ ด้ รั บ ม อ บ ห ม า ย ใ ห้ ศึ ก ษ า และจัดทาข้อเสนอแนวทางในการพัฒนางานในหน้าท่ีให้ตรงตามวัตถุประสงค์และเป้าหมาย ตลอดจน สามารถนาไปใช้ประโยชน์ในการพฒั นางานอ่ืนได้ในโอกาสตอ่ ไป ส รุ ป ผ ล ก า ร วิ เค ร า ะ ห์ จ า ก ก า ร ศึ ก ษ า ใน ค รั้ ง นี้ ด้ า น ก า ร ด า เนิ น ง า น ก ลุ่ ม บ ริ ห า ร ง า น ก ล า ง มี ค าส่ั งม อ บ ห ม า ย ห น้ า ท่ี ก าร รั บ ผิ ด ช อ บ งาน ภ าย ใน ก ลุ่ ม ที่ ชั ด เจ น บุ ค ล าก ร มี ค ว า ม รู้ ป ร ะ ส บ ก า ร ณ์ ช่ ว ย เห ลื อ เกื้ อ กู ล แ ล ะ ป ฏิ บั ติ งา น แ ท น กั น ได้ มี เค ร่ื อ ง มื อ แ ล ะ เท ค โน โล ยี ท่ี ช่ ว ย เพิ่ ม ป ร ะ สิ ท ธิ ภ า พ ในการบริหารจัดการระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบบริหารจัดการงบประมาณ การให้บริการ ด้านยานพาหนะ และระบบสารสนเทศผู้ประกอบวิชาชีพครูและบุคลากรทางการศึกษา ลงทะเบียน หนังสือส่งออกทางไปรษณีย์ด้านบริหารจัดการ มีการควบคุม ติดตาม ตรวจสอบ การดาเนินงานบุคลากร ภายในกลุ่มอย่างสม่าเสมอเพ่ือให้ดาเนินการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และไม่ให้เกิดความผิดพลาด ในการปฏบิ ัตงิ าน สามารถนาความรแู้ ละประสบการณ์มาใชใ้ นการบริหาร ในสว่ นงานอนื่ ๆ ได้ ปัญหาที่พบคือ 1) หนังสือของส่วนงานต่าง ๆ ส่วนใหญ่ยังพบวา่ ยังมีคาผิดและใช้คาไม่เหมาะสม จงึ ทาให้ต้องมีการส่งกลับคนื เพอื่ ดาเนนิ การแก้ไข ทาให้การปฏิบตั ิงานต้องใช้เวลาในการปฏบิ ัติงานมากข้ึน ส่งผลกระทบต่อการดาเนินงานของส่วนงานและ และสานักงานโดยส่วนรวม2) การขอใช้รถยนต์โดย เร่งด่วนและเป็นภารกิจท่ีสาคัญ ทาให้การบริหารจัดการด้านยานพาหนะไม่สามารถตอบสนองผู้ขอใช้ บรกิ ารได้3) ไม่มีค่มู ือปฏบิ ตั ิงานทเ่ี ป็นแนวทางในการปฏบิ ตั งิ านของแตล่ ะงานภายในกล่มุ ข้อเสนอแนะท่ีได้ศึกษาในครั้งน้ี 1) ควรมีคู่มือในการปฏิบัติงานที่เป็นแนวปฏิบัติของการ ปฏิบัติงานในแต่ละงาน2) บุคลากรควรเพ่ิมทักษะในระบบสารสนเทศเพื่อแก้ไขปัญหาในระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์และระบบบริหารจัดการงบประมาณ การให้บริการดา้ นยานพาหนะ ท่ีต้องการผู้ที่มีความรู้ ความสามารถเฉพาะด้าน3) ในการเสนอหนังสือควรให้ทุกส่วนงานควรมีการควบคุม กากับ ดูแล และ ตรวจสอบอักษรและข้อมูลรายละเอียดต่าง ๆ ของหนังสือทุกประเภทให้ถี่ถ้วน ชัดเจน และถูกต้อง ครบถ้วนตามหลกั การ เพื่อมใิ หส้ ่งผลกระทบต่อภาพลกั ษณ์ของสานักงาน

1 ส่วนท่ี 1 บทนา 1. ความเป็นมาและความสาคัญ พระราชบัญญัติสภาครูและบุคลาการทางการศึกษา มาตรา 34 กาหนดให้สานักงานเลขาธิการ คุรุสภา มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการดาเนินงานของคุรุสภา ประสานและดาเนินการเกี่ยวกับกิจการอื่น ที่คุรุสภามอบหมายจึงมีความจาเป็นต้องมีหน่วยงานดาเนินงานบริหารท่ัวไปและสนับสนุนการดาเนินงาน ของส่วนงานตา่ งๆ ให้บรรลุเปา้ หมายตามทก่ี าหนดไว้ 2. วตั ถปุ ระสงค์ 1. เพ่อื ศกึ ษาเรียนร้แู ละฝกึ ปฏบิ ัติงานในกลมุ่ บรหิ ารงานกลาง สานักอานวยการ 2. เพ่ือเสนอแนะแนวทางการพัฒนางานในกลมุ่ บรหิ ารงานกลาง สานักอานวยการ 3. นยิ าม คาจากัดความ หรอื ความหมาย สานักงาน หมายความวา่ สานักงานเลขาธกิ ารครุ สุ ภา ส่วนงาน หมายความว่า หน่วยงานภายใต้สานักงานเลขาธิการคุรุสภา ตามระเบียบคุรุสภาว่า ดว้ ยการจัดแบ่งส่วนงานและขอบเขตหน้าท่ีของส่วนงานในสานักงานเลขาธิการคุรุสภา พ.ศ. 2560 และ ประกาศสานักงานเลขาธิการคุรุสภา เร่ือง การจัดแบ่งส่วนงานภายใต้สานักงานเลขาธิการคุรุสภา พ.ศ. 2560 งานสารบรรณ หมายความว่า งานท่ีเกี่ยวกับการบริหารงานเอกสารเร่ิมต้ังแต่การจัดทา การรับ การส่ง การเกบ็ รกั ษา การยมื จนถงึ การทาลาย อิเล็กทรอนิกส์ หมายความว่า กระประยุกต์ใช้วิธีการทางอิเล็กตรอน ไฟฟ้า คล่ืนแม่เหล็กไฟฟ้า หรือวิธีอื่นใดในลักษณะคล้ายกัน และให้ความหมายรวมถึงการประยุกต์ใช้วิธีการทางแสง วิธีการทาง แม่เหล็ก หรอื อุปกรณ์ทเี่ ก่ียวข้องกบั การประยุกต์ใชต้ ่าง ๆ เช่นว่านน้ั ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ อิ เล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ห ม า ย ค ว า ม ว่ า ก า ร รั บ ส่ ง ข้ อ มู ล ข่ า ว ส า ร ห รื อ ห นั งสื อ ผ่ า น ระบบส่ือสารด้วยวธิ ีการอิเลก็ ทรอนกิ ส์ หนังสือ หมายความว่า หนงั สือราชการ การทาหนังสอื ราชการหมายความวา่ การคิดร่างแตง่ พิมพท์ าสาเนา 4. ประโยชน์ที่คาดวา่ จะไดร้ บั 1. ผู้รับการพัฒนาได้ทราบถึงสภาพการปฏิบัติงานในกลุ่มบริหารงานกลาง สานักอานวยการ และสามารถนาความรู้และประสบการณน์ าไปใช้ในการทางานใหป้ ระสบผลสาเรจ็ 2. กลุม่ บรหิ ารงานกลาง สานักอานวยการได้ขอ้ เสนอแนะแนวทางการพฒั นางาน 5. ขอบเขตการศกึ ษา ศึกษาสภาพการปฏิบัติงาน การบริหารจัดการ ขอบกลุ่มบริหารงานกลาง สานักอานวยการ และ เสนอแนะแนวทางการพัฒนางาน

2 สว่ นท่ี 2 เอกสารทเ่ี กีย่ วข้อง การฝึกประสบการณ์บริหารกลุ่มงานคร้ังน้ีเป็นการศึกษาการปฏิบัติงานของกลุ่มบริหารงานกลาง สานักอานวยการ ผู้จัดทาได้ศึกษาทบทวนเอกสารและงานวิจัยต่าง ๆ ที่เก่ียวข้องซ่ึงมีเนื้อหาครอบคลุม หวั ขอ้ ต่อไปนี้ 1 หลกั การดาเนินงาน 2.โครงสร้างองคก์ ร 3. กฎหมาย ระเบยี บท่เี กีย่ วขอ้ ง 4. แนวคิดทฤษฎีท่เี ก่ียวขอ้ ง 5. งานวิจยั ที่เก่ียวขอ้ ง 1.หลกั การดาเนนิ งาน พระราชบัญญัติสภาครูและบุคลากรทางการศึกษา พ.ศ. 2546 มาตรา 34 กาหนดให้ มีสานักงานเลขาธิการคุรุสภามีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการดาเนินงานของคุรุสภา ประสานและ ดาเนินการเกี่ยวกับกิจการอ่ืนที่คุรุสภามอบหมาย นอกจากนี้ในมาตรา 35 ได้กาหนดให้สานักงาน เลขาธิการคุรุสภามีเลขาธิการคุรุสภา บริหารกิจการของสานักงานเลขาธิการคุรุสภา จึงมีความจาเป็น ต้องมีหน่วยงานดาเนินงานบริหารทั่วไป เพื่อจัดระบบการอานวยการ งานธุรการและสารบรรณ งานเลขานุการ งานสนบั สนุนการกุศลและกิจกรรมวนั สาคัญให้ดาเนินการอยา่ งเป็นระบบ มีความคล่องตวั สะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง ประหยัดเวลา แรงงานและค่าใช้จ่าย รวมท้ังอานวยความสะดวก และสนับสนุนการดาเนินงานของส่วนงานต่างๆ ให้บรรลุเป้าหมายตามที่กาหนดไว้ และเน่ืองจากส่วนหน่ึง ของงานบริหารท่ัวไป คือการดาเนินงานธุรการและสารบรรณซ่ึงถือว่าเป็นงานท่ีมีอยู่ทุกหน่วยงาน และเป็นงานที่ตอ้ งดาเนินงานดว้ ยระบบเอกสารอยู่เป็นประจาอย่างตอ่ เนื่อง ให้ถูกต้องเปน็ ไปตามระเบียบ ด้วยความเรียบร้อย 2.โครงสรา้ งองคก์ ร ระเบียบครุ ุสภาวา่ ด้วยการจัดแบ่งสว่ นงานและขอบเขตหน้าท่ีของส่วนงานในสานกั งานเลขาธกิ าร คุรุสภา พ.ศ. 2560 ลงวันท่ี 4 กันยายน 2560 และประกาศสานักงานเลขาธิการคุรุสภา เร่ือง การ จัดแบ่งส่วนงานภายใต้สานักงานเลขาธิการคุรุสภา พ.ศ. 2560 ลงวันท่ี 21 กันยายน 2560 ได้กาหนดการจัดแบง่ ส่วนงานและขอบเขตหน้าทีข่ องสานกั อานวยการและกลมุ่ บรหิ ารงานกลาง ดงั น้ี สานักอานวยการมีหน้าท่ีและความรับผิดชอบเกี่ยวกับช่วยงานอานวยการและงานเลขานุการ ของสานักงานเลขาธิการคุรุสภา งานเลขานุการของคณะกรรมการคุรุสภา และคณะกรรมการ มาตรฐานวิชาชีพ การพัฒนาระบบงานและดาเนินการบริหารงานบุคคล การบริหารงานการเงินการบัญชี การบริหารงานพัสดุ อาคารสถานท่ี ยานพาหนะ สวัสดิการ และการบริหารทั่วไปของสานักงาน เลขาธิการคุรุสภา งานกองทุนบาเหน็จพนักงานเจ้าหน้าท่ี การเสนอแผนงาน แนวทางการพัฒนา กากับ ดูแล และประสานการดาเนินงานตามภารกิจของคุรุสภาในส่วนภูมิภาค การดาเนินการจัดกิจกรรม

3 พิเศษ งานการกุศลและงานอื่นใดท่ีมิได้กาหนดให้เป็นหน้าท่ีของส่วนงานใดของสานักงานเลขาธิการ คุรุสภาและงานอื่นตามท่ไี ดร้ บั มอบหมาย ภายใต้การจดั แบ่งส่วนงานมกี ารแบ่งสว่ นงานภายใตส้ านักอานวยการ 5 กลมุ่ ดงั นี้ 1. กลมุ่ บรหิ ารงานกลาง 2. กลมุ่ บริหารงานบุคคล 3. กลุ่มการเงินและบัญชี 4. กลมุ่ การพสั ดแุ ละอาคารสถานที่ 5. กลมุ่ การประชมุ และประสานงาน กลุ่มบริหารงานกลาง มีหน้าท่ีและความรับผิดชอบเก่ียวกับการดาเนินงาน ดังต่อไปน้ี ศึกษา วเิ คราะห์ พัฒนาวางระบบงานธุรการและสารบรรณวางแผนและดาเนินงานธุรการและงานสารบรรณกลางช่วยอานวยการ ผู้บริหาร และงานเลขานุการของสานักงานเลขาธิการคุรุสภาประชุมผู้บริหารสานักงานเลขาธิการคุรุสภา จั ด กิ จ ก ร ร ม พิ เ ศ ษ แ ล ะ ง า น ก า ร กุ ศ ล ข อ ง คุ รุ ส ภ า ท่ี น อ ก เ ห นื อ จ า ก ภ า ร กิ จ ของส่วนงานอ่ืนควบคุม ดูแล บารุงรักษา และให้บริการยานพาหนะปฏิบัติงานอ่ืนใดที่มิได้กาหนดให้เป็น หนา้ ที่ของสว่ นงานใดของสานักงานเลขาธกิ ารคุรุสภาปฏิบัตงิ านอืน่ ตามทไี่ ดร้ บั มอบหมาย 3. กฎหมาย ระเบียบท่ีเกีย่ วขอ้ ง 1. พระราชบญั ญัตสิ ภาครูและบคุ ลากรทางการศึกษา พ.ศ. 25461 มาตรา 34 ใหส้ านักงานเลขาธกิ ารครุ ุสภา มีหน้าที่ดังต่อไปน้ี (1) รบั ผดิ ชอบเกี่ยวกบั การดาเนนิ งานของครุ สุ ภา (2) ประสานและดาเนนิ การเกี่ยวกบั กจิ การอนื่ ท่คี รุ ุสภามอบหมาย (3) จดั ทารายงานประจาปีเกี่ยวกับการดาเนินงานเสนอตอ่ ครุ ุสภา 2. ระเบียบคุรุสภาว่าด้วยการจัดแบ่งส่วนงานและขอบเขตหน้าท่ีของส่วนงานในสานักงาน เลขาธกิ ารครุ สุ ภาพ.ศ. 2560 ข้อ ๕ ใหจ้ ัดแบ่งส่วนงานของสานักงาน ออกเป็น 7 สานัก 1 สถาบนั 1 กลุ่ม ดงั ตอ่ ไปน้ี (๑) สานักมาตรฐานวิชาชพี (๒) สานกั ทะเบยี นและใบอนุญาตประกอบวชิ าชีพ (๓) สานกั จรรยาบรรณวิชาชพี และนิติการ (๔) สานกั พัฒนาและสง่ เสริมวชิ าชีพ (๕) สานักนโยบายและแผน (๖) สานักเทคโนโลยสี ารสนเทศและการสือ่ สาร (๗) สานักอานวยการ (๘) สถาบนั ครุ พุ ัฒนา 1พระราชบญั ญัติสภาครูและบคุ ลากรทางการศึกษา พ.ศ. 2546 เล่มที่ 120 ตอนที่ 52 ก หนา้ ที่ 1

4 (๙) กลุ่มพฒั นาระบบงาน ข้อ 6 ใหห้ น่วยตรวจสอบภายใน เปน็ ส่วนงานที่มฐี านะเทียบเท่าระดบั กลมุ่ โดยขนึ้ ตรงต่อ ประธานกรรมการครุ สุ ภา ขอ้ 7 ส่วนงานของสานักงาน มหี นา้ ทแ่ี ละความรบั ผดิ ชอบ ดังตอ่ ไปนี้ (๑) สานักมาตรฐานวิชาชีพ มีหน้าที่และความรับผิดชอบเก่ียวกับการศึกษาและวิจัย เกีย่ วกับการประกอบวชิ าชพี ทางการศึกษา เสนอแผนงานและแนวทางในการกาหนดและพฒั นามาตรฐาน วิชาชีพและจรรยาบรรณของวิชาชีพทางการศึกษา การรับรองปริญญา ประกาศนียบัตร และวุฒิบัตร ทางการศกึ ษาเพื่อการประกอบวชิ าชีพทางการศึกษา การรับรองคุณวุฒิการศึกษาเพ่ือการประกอบวชิ าชพี ทางการศึกษา การรับรองความรู้และประสบการณ์วิชาชีพทางการศึกษา การกาหนดแนวทาง หลักเกณฑ์ และวิธีการทดสอบเพ่ือรับใบอนุญาตประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การรับรองความชานาญในการ ประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การกาหนดระดับคุณภาพของมาตรฐานในการประกอบวิชาชีพทางการ ศึกษา การประเมินระดับคุณภาพของผู้รับใบอนุญาตประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การกาหนด หลักเกณฑ์การต่ออายใุ บอนุญาตประกอบวิชาชพี ทางการศกึ ษา และงานอื่นตามท่ีไดร้ บั มอบหมาย (๒) สานักทะเบียนและใบอนุญาตประกอบวิชาชีพมีหน้าที่และความรับผิดชอบเก่ียวกับ การเสนอแผนงานและแนวทางในการจัดระบบงานใบอนุญาตประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การออก ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การต่ออายุใบอนุญาตประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การจัดทา แ ล ะ ดู แ ล รั ก ษ า ท ะ เ บี ย น ใบ อ นุ ญ า ต ป ร ะ ก อ บ วิ ช า ชี พ ท า ง ก า ร ศึ ก ษ า แ ล ะ ท ะ เบี ย น ส ม า ชิ ก คุ รุ ส ภ า และการดาเนินการอนุญาตให้ประกอบวิชาชีพทางการศึกษาในกรณีอื่น ๆ รวมท้ังการตรวจสอบรับรอง ข้อมูลการประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การจัดทาข้อมูลสารสนเทศ ผู้ได้รับใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ ทางการศึกษา งานบริหารท่ัวไปทางการทะเบียนใบอนุญาตประกอบวิชาชีพทางการศึกษา และงานอื่น ตามท่ไี ดร้ บั มอบหมาย (๓) สานักจรรยาบรรณวิชาชีพและนิติการมีหน้าท่ีและความรับผิดชอบเก่ียวกับ การรบั เรื่องรอ้ งเรยี นการประพฤตผิ ิดจรรยาบรรณวิชาชีพ การรวบรวมข้อมูลการประพฤติผดิ จรรยาบรรณ ข อ ง วิ ช า ชี พ ก า ร ด า เนิ น ง า น ก ร ะ บ ว น ก า ร สื บ ส ว น ส อ บ ส ว น แ ล ะ ก า ร พิ จ า ร ณ า การประพฤติผิดจรรยาบรรณของวิชาชีพ รวมทั้งการดาเนินการแจ้งคาวินิจฉัยกรณีการประพฤติผิด จรรยาบรรณของวิชาชีพตามกฎหมายกาหนด การพักใช้ใบอนุญาตหรือเพิกถอนใบอนุญาต การอุทธรณ์ กรณีไม่ออกใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ ไม่ต่ออายุใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ และไม่ออกใบแทน ใบอนุญาตประกอบวิชาชีพ การอุทธรณ์คาวินิจฉัยกรณีประพฤติผิดจรรยาบรรณของวิชาชีพ การ ดาเนินการทางวินัยแก่พนักงานเจ้าหน้าที่สานักงาน การอุทธรณ์ร้องทุกข์ของพนักงานเจ้าหน้าที่ เป็นท่ี ปรึกษาด้านกฎหมายของส่วนงานภายในสานักงานเก่ียวกับการดาเนินการคดีแพ่ง คดีอาญา คดีปกครอง และดาเนินการรวบรวมตรวจสอบและพิจารณากฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับของคุรุสภา รวมท้ังให้ ความเห็นและข้อเสนอแนะในการทาสัญญาหรือข้อตกลงระหว่างคุรุสภากับหน่วยงานภายนอก และงานอืน่ ตามทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย (๔) สานักพัฒนาและส่งเสริมวิชาชีพมีหน้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับการศึกษาและ วิจัยเกี่ยวกับการพัฒ นาวิชาชีพ การยกย่องและผดุงเกียรติผู้ประกอบวิชาชีพทางการศึกษา

5 ตามมาตรฐานวิชาชีพและจรรยาบรรณของวิชาชีพ การเสนอแผนงานและแนวทางการพฒั นา การสง่ เสริม การสนับสนุน การยกย่องและการผดุงเกียรติผู้ประกอบวิชาชีพทางการศึกษา ให้มีการประพฤติปฏิบัติ ตามมาตรฐานและจรรยาบรรณของวิชาชีพ รับรองวุฒิบัตรและกิจกรรมการพัฒนาวิชาชีพทางการศึกษา การประสาน ส่งเสริม สนับสนุนเครือข่ายเพื่อการพัฒนาวิชาชีพและผู้ประกอบวิชาชีพทางการศึกษา การเสริมสร้าง และเผยแพร่องค์ความรู้และนวัตกรรมเพ่ือการประกอบวิชาชีพทางการศึกษา ดาเนินงานต่าง ๆ ท่ีเกีย่ วขอ้ งกับมูลนิธแิ ละกองทุนของครุ ุสภา มูลนิธริ างวัลสมเดจ็ เจ้าฟ้ามหาจกั รี และงาน อ่ืนตามทไี่ ดร้ บั มอบหมาย (๕) สานักนโยบายและแผนมีหน้าที่และความรับผิดชอบเกี่ยวกับการกาหนดนโยบาย และแผนพัฒนาวิชาชีพ ประสาน ส่งเสริมการศึกษาและการวิจัยเกี่ยวกับการประกอบวิชาชีพ ทางการศึกษา การจัดทาแผนยุทธศาสตร์ แผนปฏิบัติการ และแผนงานโครงการของคุรุสภา การจัดทาข้อเสนอต่อคณะรัฐมนตรีหรือรัฐมนตรี เก่ียวกับนโยบายหรือปัญหาการพัฒนาวิชาชีพทาง การศึกษา การประกอบวิชาชีพทางการศึกษา หรือการออกกฎกระทรวง ระเบียบ และประกาศต่างๆ การ จดั ตั้ง จัดสรร และบริหารงบประมาณ วิจัย ตดิ ตามประเมินผลและรายงานผลการดาเนินงาน การควบคุม ภ ายใน การจัดท ารายงาน ป ระจาปี เสน อคณ ะกรรม การคุรุสภ า เพ่ื อเสน อคณ ะรัฐม น ตรี การประสานสัมพันธ์ ส่งเสริมสนับสนุนเพ่ือการพัฒนาวิชาชีพขององค์กรทั้งในประเทศและต่างประเทศ การระดมทรัพยากร ความร่วมมือ การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารเก่ียวกับพันธกิจของคุรุสภา และงานอื่น ตามทไี่ ด้รบั มอบหมาย (6) สานักเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมีหน้าท่ีและความรับผิดชอบเกี่ยวกับการ เสนอนโยบาย วางแผน กากับ ดูแล สนับสนุน ส่งเสริม ติดตามการใช้และการให้บริการเทคโนโลยีดิจิทัลการพัฒนา ระบบงานคอมพิวเตอร์เพื่อการประมวลผลข้อมูล ระบบงานสารสนเทศเพ่ือการบริหาร ระบบ คลังข้อมูลและสถิติ การบริหารจัดการฐานข้อมูล ระบบคอมพิวเตอร์เครือข่าย การรักษา ความปลอดภัยของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ การบริหารจัดการเว็บไซต์ของคุรุสภา การจัดทาข้อมูลสถิติและ สารสนเทศของคุรุสภา ศูนย์ข้อมูลข่าวสาร ระบบตอบรับอัตโนมัติ (Call Center) การสื่อสารองค์กร หรือการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสาร การจัดทาวารสารวิทยาจารย์และวารสารอื่นๆ ของคุรุสภา การบริการงานวิทยบริการการดาเนินงานหอสมุดคุรุสภา หอจดหมายเหตุวิชาชีพทางการศึกษา และคลังปญั ญาวชิ าชพี ทางการศึกษา และงานอ่ืนตามทไ่ี ด้รับมอบหมาย (7) สานักอานวยการ มีหนา้ ทีแ่ ละความรบั ผดิ ชอบเกยี่ วกับงานชว่ ยอานวยการ และ งานเลขานุการของสานักงานเลขาธิการคุรุสภา งานเลขานุการของคณ ะกรรมการคุรุสภา และคณะกรรมการมาตรฐานวิชาชีพ การพัฒนาระบบงานและดาเนินการบริหารงานบุคคล การบริหารงานการเงินการบัญชี การบริหารงานพัสดุ อาคารสถานท่ี ยานพาหนะ สวัสดิการ และการบริหารท่ัวไปของสานักงานเลขาธิการคุรุสภา งานกองทุนบาเหน็จพนักงานเจ้าหน้าท่ี การเสนอ แผนงาน แนวทางพัฒนา กากับ ดูแลและประสานการดาเนินงานตามภารกิจของคุรุสภาในส่วนภูมิภาค การดาเนินการจัดกิจกรรมพิเศษ งานการกุศลและงานอื่นใดที่มิได้กาหนดให้เป็นหน้าท่ีของ ส่วนงานใดของสานกั งานเลขาธิการคุรสุ ภา และงานอน่ื ตามที่ไดร้ บั มอบหมาย (8) สถาบันครุ ุสภา มีหน้าที่และความรับผิดชอบเก่ียวกับเสนอแนะนโยบายและยุทธศาสตร์ การพัฒนาครูและบุคลากรทางการศึกษา วิจัย พัฒนา และสร้างสรรค์นวัตกรรม องค์ความรู้ท่ีลุ่มลึก และสร้างความเชี่ยวชาญเฉพาะทางเกี่ยวกับวิชาชีพทางการศึกษา และศาสตร์ที่เกี่ยวข้องระดับปริญญา

6 รบั รองหลักสูตรการอบรมและพฒั นาผูป้ ระกอบวิชาชีพทางการศกึ ษา ตลอดจนพัฒนาแนวทางการรับรอง หลักสูตรการอบรมและพัฒนาผู้ประกอบวิชาชีพทางการศึกษา ส่งเสริม สนับสนุน การอบรม พัฒนาผู้ประกอบวิชาชีพทางการศึกษา และจัดกิจกรรมเพื่อพัฒนาวิชาชีพทางการศึกษา ดาเนินงาน เก่ียวกับการฝึกอบรมและการดาเนินการอื่นตามท่ีได้รับมอบหมายจากคุรุสภา พัฒนาคลังความรู้ และเป็นศูนย์กลางข้อมูลเกี่ยวกับหลักสูตรการอบรมและพัฒนาผู้ประกอบวิชาชีพทางการศึกษา เพื่อเผยแพร่รวมท้ังเป็นศูนย์กลางการติดต่อและแลกเปล่ียนความรู้ทางวิชาการ และกิจกรรมอื่นๆ ในวิชาชีพทางการศกึ ษาทง้ั ในประเทศและต่างประเทศ (9) กลุ่มพั ฒ น าระบ บ งาน มีห น้าที่ และความรับ ผิดเก่ียวกับ เสนอแนะ ให้ คาป รึกษ า วางแผนและดาเนินการพัฒนาระบบงานของสานักงาน ยุทธศาสตร์การพัฒนาระบบบริหาร ประสาน การปรับบทบาท ภารกิจ โครงสร้างการแบ่งส่วนงาน และการวางแผนอัตรากาลัง การปรับกลไก วธิ ีการบริหาร การปรับขั้นตอนและวธิ ีการปฏิบตั ิงาน การปรับเปลี่ยนวัฒนธรรมและค่านิยม การกาหนด กรอบและดาเนินการประเมินผลการปฏิบัติงานประจาปี การกากับ ดูแล ติดตามประเมินผลการพัฒนา ระบบงานและงานอ่ืนทีไ่ ด้รบั มอบหมาย (10) หน่วยตรวจสอบภายใน มีหน้าที่และความรับผิดชอบเก่ียวกับการกาหนดเป้าหมาย ทิศทางภารกิจงานตรวจสอบภายในเพื่อสนับสนุนการบริหารงาน การบริหารความเสี่ยง และระบบการ ควบคุมภายในของหน่วยรับตรวจ กาหนดกฎบตั รการตรวจสอบภายในไวเ้ ป็นลายลักษณ์อักษร ปฏบิ ัตงิ าน ตรวจให้เป็นไปตามมาตรฐานคู่มือและแนวปฏิบัติการตรวจสอบภายใน เสนอแผนการตรวจสอบประจาปี รายงานและตดิ ตาม ผลการตรวจสอบ เสนอแนะและให้คาปรกึ ษาแก่หน่วยรับตรวจ ให้คาแนะนาเกย่ี วกับ ระบบการควบคุมภายในและสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของหน่วยรับตรวจ ประสานกับ สว่ นงานตา่ ง ๆ ท่เี กี่ยวข้องทัง้ ภายในและภายนอก และงานอ่นื ตามทีไ่ ดร้ บั มอบหมาย 3. ประกาศสานักงานเลขาธิการคุรุสภาเร่ืองการจัดแบ่งส่วนงานภายใต้สานักในสานักงาน เลขาธกิ ารคุรสุ ภา พ.ศ. 2560 ลงวันที่ 21 กันยายน 2560 กลุ่มบริหารงานกลาง มีหนา้ ท่แี ละความรับผดิ ชอบเกีย่ วกับการดาเนินงาน ดงั ตอ่ ไปน้ี (๑) ศกึ ษา วเิ คราะห์ พัฒนา วางระบบงานธรุ การและสารบรรณ (๒) วางแผนและดาเนินงานธุรการและงานสารบรรณกลาง (๓) ช่วยอานวยการผู้บริหาร และงานเลขานกุ ารของสานกั งานเลขาธกิ ารคุรุสภา (๔) ประชุมผู้บริหารสานกั งานเลขาธิการคุรสุ ภา (๕) จัดกิจกรรมพิเศษและงานการกุศลของคุรุสภาที่นอกเหนือจากภารกิจของ ส่วนงานอน่ื (๖) ควบคมุ ดูแล บารุงรกั ษา และให้บรกิ ารยานพาหนะ (๗) ปฏิบัตงิ านอน่ื ใดท่ีมไิ ด้กาหนดให้เป็นหน้าทข่ี องส่วนงานใดของสานกั งานเลขาธิการ ครุ สุ ภา (8) ปฏบิ ัติงานอนื่ ตามทีไ่ ด้รบั มอบหมาย 4. คาสั่งสานักงานเลขาธิการครุ สุ ภา ท่ี 212/2561 เร่อื งการมอบหมายงานและมอบอานาจ ให้รองเลขาธิการคุรุสภารับผิดชอบปฏิบัติงาน ส่ัง และปฏิบัติงานแทนเลขาธิการคุรุสภา ลงวันท่ี 3 ตลุ าคม 2561

7 1. นางสาวจุฑารัตน์ ประพฤทธิกุล ตาแหน่งผู้อานวยการกลุ่ม เป็นผู้ควบคุม ดูแล รับผิดชอบ การปฏิบัติงานในกลุ่มบริหารงานกลาง กากับ ดูแล บังคับบัญชาพนักงานเจ้าหน้าท่ีในกลุ่มบริหารงานกลาง ดังนี้ 1.1 ศึกษา วเิ คราะห์ พัฒนา วางระบบงานธรุ การและสารบรรณ 1.2 วางแผนและดาเนินงานธรุ การและงานสารบรรณกลาง 1.3 ชว่ ยอานวยการผบู้ รหิ าร และงานเลขานกุ ารของสานักงานเลขาธิการครุ ุสภา 1.4 ประชุมผู้บริหารสานักงานเลขาธกิ ารครุ สุ ภา 1.5 จดั กิจกรรมพิเศษและงานการกศุ ลของคุรสุ ภาทนี่ อกเหนอื จากภารกิจของส่วนงานอ่ืน 1.6 ควบคุม ดูแล บารงุ รักษา และให้บรกิ ารยานพาหนะ 1.7 ปฏิบัติงานอ่ืนใดที่มิได้กาหนดให้เป็นหน้าท่ีของส่วนงานใดของสานักงานเลขาธิการ คุรุสภา 1.8 ปฏิบัติงานอน่ื ตามทไ่ี ด้รับมอบหมาย 2. นางสาวอมั พวันวนั วงค์ ตาแหน่งนกั วชิ าการ มีหน้าที่ความรับผดิ ชอบ ดงั นี้ 2.1 งานเลขานุการของเลขาธิการครุ ุสภา 2.2 งานพิจารณาตรวจสอบ กลั่นกรองหนงั สือต่างๆ กอ่ นนาเสนอพจิ ารณาสง่ั การ 2.3 งานพิจารณาตรวจสอบการนดั หมายการประชุม 2.4 งานบนั ทึกกาหนดการประชมุ และการนดั หมายลงปฏิทินประจาเดือน 2.5 งานการจัดลาดับความสาคัญ การแจ้งเตือนและการยกเลิกเก่ียวกับงานและ การประชุมต่างๆ 2.6 งานจัดเตรียมเอกสาร ระเบยี บวาระการประชุมและการบรรยายงานในเรอ่ื งต่างๆ และจดั เก็บเขา้ แฟม้ ตามลาดบั 2.7 งานจัดเตรียมและประสานเกี่ยวกับการเดินทาง 2.8 งานต้อนรับ ติดต่อและประสานงานต่างๆ แก่ผู้มาขอเช้าพบและติดต่อสอบถาม ในเรื่องตา่ งๆท้ังบุคคลภายนอกและทกุ สว่ นงาน 2.9 งานการติดตามการเข้ารว่ มประชมุ และการบรรยายงานในโอกาสต่างๆ 2.10 ปฏิบตั ิงานอน่ื ๆ ตามท่ไี ด้รบั มอบหมาย 3. นางสาวกรวิกา ห่วงนาค ตาแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารท่ัวไปปฏิบัติการ มีหน้าท่ีความรับผิดชอบ ดงั น้ี 3.1 งานออกเลขที่หนังสือออก คาส่ังและประกาศตา่ งๆ ของสานักงานเลขาธิการคุรสุ ภา 3.2 การสแกนหนงั สอื ออก คาสง่ั และประกาศต่างๆ ของสานกั งานเลขาธิการครุ ุสภา 3.3 งานการจัดเกบ็ หนังสอื ต่างๆ ของสานักงานเลขาธิการคุรุสภา 3.4 งานการทาลายหนังสอื ตา่ งๆ ของสานกั งานเลขาธกิ ารคุรสุ ภา 3.5 งานชว่ ยคดั แยกหนังสือรบั เขา้ จากหนว่ ยงานภายนอก

8 3.6 งานช่วยรับลงทะเบียนหนังสือรับเข้าจากหน่วยงานภายนอกและลงทะเบียน สง่ หนังสือออก 3.7 งานช่วยปฏบิ ัติงานหนา้ หอ้ งเลขาธกิ ารครุ ุสภาและรองเลขาธิการครุ สุ ภา 3.8 ปฏิบัตงิ านอื่นๆ ตามทีไ่ ดร้ ับมอบหมาย 4. นางสาวเสาวคนธ์ เกิดทอง ตาแหน่งเจ้าหน้าท่ีบริหารท่ัวไปปฏิบัติการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังน้ี 4.1 งานวันคลา้ ยวันสถาปนาสานกั งานเลขาธิการคุรุสภา 4.2 งานพระกฐินพระราชทานประจาปี 4.3 งานประชุมผบู้ รหิ ารสานกั งานเลขาธิการคุรุสภา 4.4 งานงบประมาณประจาปี 4.5 งานรายงานผลการด าเนิ นงานตามแผนปฏิ บั ติ การและแผนการใช้ จ่ าย ตามงบประมาณประจาปี 4.6 งานช่วยออกเลขท่ีหนังสือออก คาส่ังและประกาศต่างๆ ของสานักงานเลขาธิการ คุรสุ ภา 4.7 งานช่วยรับลงทะเบียนหนังสือรับเข้าจากหน่วยงานภายนอกและลงทะเบียน ส่งหนังสอื ออก 4.8 ปฏบิ ตั ิงานอื่นๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย 5. นางวีรินทร์ แก้วจันทร์ ตาแหน่ง ตาแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารทั่วไปปฏิบัติการ มีหน้าท่ีความรับผิดขอบ ดงั น้ี 5.1 งานรับหนงั สอื เข้าเพ่อื เสนอผู้บรหิ ารระดับสูงพจิ ารณาสงั่ การของส่วนงานตา่ งๆ ดงั น้ี 5.1.1 สานกั พัฒนาและสง่ เสรมิ วชิ าชพี 5.1.2 สานกั นโยบายและแผน 5.1.3 สานกั เทคโนโลยสี ารสนเทศและการสอ่ื สาร 5.1.4 สถาบันคุรพุ ฒั นา 5.1.5 กลุ่มการพัสดแุ ละอาคารสถานท่ี 5.2 งานพิ จารณาและตรวจสอบรายละเอียดของหนังสือในส่วนงานที่ รับผิดชอบ เพ่อื พิจารณาสั่งการ 5.3 งานจดั ส่งหนังสือที่ส่งั การแล้วคืนไปยังส่วนงานตา่ งๆ 5.4 งานการติดตอ่ และประสานงานเร่อื งการแก้ไขหนังสอื และเรือ่ งเร่งดว่ นในกรณตี า่ งๆ 5.5 งานหนังสอื แจ้งเวียนต่างๆ 5.6 งานชว่ ยคัดแยกหนงั สือรบั เข้าจากหน่วยงานภายนอก 5.7 งานช่วยปฏบิ ัติงานหน้าห้องผูอ้ านวยการสานกั อานวยการ 5.8 งานชว่ ยปฏิบตั ิงานกิจกรรมวันสาคัญและงานการกศุ ลของสานักงานเลขาธิการครุ สุ ภา 5.9 ปฏบิ ัตงิ านอืน่ ๆ ตามที่ไดร้ บั มอบหมาย

9 6. นางธนาภา ล้ิมสารา ตาแหน่งเจ้าหน้าท่ีบริหารท่ัวไปปฏิบัติการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดังน้ี 6.1 งานรับหนงั สอื เข้าเพอื่ เสนอผบู้ ริหารระดับสูงพิจารณาสง่ั การของสว่ นงานต่างๆ ดังนี้ 6.1.1 สานกั มาตรฐานวิชาชพี 6.1.2 สานักทะเบียนและใบอนุญาตประกอบวิชาชพี 6.1.3 สานักจรรยาบรรณวชิ าชีพและนิติการ 6.1.4 สานกั อานวยการ (ยกเวน้ กล่มุ การพสั ดุฯ) 6.1.5 กลุ่มพฒั นาระบบงาน 6.1.6 หน่วยตรวจสอบภายใน 6.2 งานพิจารณาและตรวจสอบรายละเอียดของหนังสือในส่วนงานท่ีรับผิดชอบ เพ่ือพจิ ารณาส่ังการ 6.3 งานจัดสง่ หนงั สอื ทีส่ งั่ การแลว้ คืนไปยังสว่ นงานต่างๆ 6.4 งานพิจารณาและเกษียนหนังสือเก่ียวกับงานเลขานุการของสานักงานเลขาธิการ คุรุสภา 6.5 งานอ่นื ใดทีม่ ิไดก้ าหนดให้เปน็ หน้าท่ขี องส่วนงานใดของสานกั งานเลขาธกิ ารครุ สุ ภา 6.6 งานบรหิ ารความเสี่ยงและการควบคมุ ภายใน 6.7 งานการติดตอ่ และประสานงานเรอ่ื งการแก้ไขหนังสือและเรือ่ งเรง่ ดว่ นในกรณตี ่างๆ 6.8 งานชว่ ยปฏบิ ตั งิ านกจิ กรรมวนั สาคญั และงานการกุศลของสานักงานเลขาธิการคุรสุ ภา 6.9 ปฏบิ ตั ิงานอน่ื ๆ ตามทไี่ ดร้ บั มอบหมาย 7. นางสาวอาทิตยา บุษย์ศรีเจริญ ตาแหน่งเจ้าหน้าท่ีบริหารท่ัวไปปฏิบัติการ มีหน้าท่ีความรับผิดชอบ ดังน้ี 7.1 งานกากบั ควบคมุ ดูแลพนักงานขบั รถยนต์ของสานักงานเลขาธกิ ารครุ ุสภา 7.2 งานการให้บริการยานพาหนะของสานกั งานเลขาธกิ ารคุรสุ ภา 7.3 งานการจัดซอ่ มบารุงยานพาหนะของสานกั งาน 7.4 งานการจัดทาประกนั ภยั คา่ ธรรมเนียมและค่าภาษียานพาหนะของสานกั งาน 7.5 งานการเบิกจ่ายค่าธรรมเนยี มผ่านทางพเิ ศษและค่ารถรับจ้าง 7.6 งานกิจกรรมวนั สาคัญต่างๆ ของสานกั งาน 7.6.1 งานวันข้นึ ปีใหม่ของกระทรวงศกึ ษาธกิ าร 7.6.2 งานวันคลา้ ยวันสถาปนากระทรวงศกึ ษาธกิ าร 7.6.3 งานวนั สงกรานต์ของกระทรวงศึกษาธิการ 7.6.4 งานวันสงกรานตข์ องสานกั งานเลขาธกิ ารคุรุสภา 7.6 .5 งานวันเฉลิมพระชนมพรรษาสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวมหาวชิราลงกรณ์ บดินทรเทพวรางกูร

10 7.6.6 งานวันเฉลิมพระชนมพรรษาสมเด็จพระนางเจ้าสิริกิติ์ พระบรมราชินีนาถ ในรชั กาลท่ี 9 7.6.7 งานวันคลา้ ยวนั ถงึ แก่อนิจกรรมนายทวี บุณยเกตุ 7.6.8 งานวันคล้ายวันสวรรคตพระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหาภูมิพลอดุลยเดช บรมนาถบพติ รฯ 7 .6 .9 งา น วั น ส า คั ญ ต่ า งๆ ย ก เว้ น งา น วั น ค ล้ า ย วั น ส ถ า ป น า ส า นั ก งา น เลขาธิการครุ สุ ภา 7.7 ชว่ ยปฏิบัตงิ านการคัดแยกหนงั สอื รบั เขา้ ต่างๆ จากหน่วยงานภายนอก 7 .8 ช่ วยปฏิ บั ติ งานหน้ าห้ องเลขาธิ การคุ รุ สภา รองเลขาธิ การคุ รุ สภาและ ผ้อู านวยการสานกั อานวยการ 7.9 ปฏิบัตงิ านอ่ืนๆ ตามทไี่ ดร้ ับมอบหมาย 8. นางสาวนราทิพย์ บุญแสน ตาแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารท่ัวไปปฏิบัติการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดงั นี้ 8.1 งานพิจารณา วิเคราะห์และคัดแยกหนังสอื รบั เขา้ จาหน่วยงานภายนอก 8.2 งานการจัดลาดับความเร่งด่วนและขั้นความลับของหนังสือรับเข้าจาก หน่วยงานภายนอก 8.3 งานบันทึกการลงทะเบียนหนงั สือรับเช้าจากหนว่ ยงานภายนอก 8.4 งานการจดั ส่งหนงั สอื รบั เข้าไปยังสว่ นงานตา่ งๆ ของสานกั งานเลขาธิการคุรุสภา 8.5 งานช่วยปฏิบัติงานการออกเลขท่ีหนังสือออก คาส่ังและประกาศต่างๆ ของสานักงาน เลขาธกิ ารครุ ุสภา 8 .6 ง า น ช่ ว ย ป ฏิ บั ติ ง า น ก า ร ล ง ท ะ เบี ย น ห นั ง สื อ อ อ ก เพื่ อ จั ด ส่ ง ไป ยั ง บริษทั ไปรษณีย์ไทย จากดั 8.7 ปฏบิ ตั ิงานอืน่ ๆ ตามท่ไี ด้รบั มอบหมาย 9. นางพัชรินทร์สาอางค์ศรี ตาแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารท่ัวไปปฏิบัติการ มีหน้าท่ีความรับผิดชอบ ดังนี้ 9.1 งานเลขานุการผู้อานวยการสานักอานวยการ 9.2 งานวเิ คราะหก์ ลั่นกรองหนังสอื เพ่ือพิจารณาสั่งการ 9.3 งานลงทะเบียนรบั – สง่ หนงั สอื 9.4 งานจัดลาดับความสาคัญและเรง่ ด่วนของหนังสือ 9.5 งานการแจง้ หนังสอื เวียนกรณีต่างๆ ไปยังกลุ่มงานในสงั กัด 9.6 งานต้อนรบั ติดต่อและประสานงานต่างๆ 9.7 ปฏิบัตงิ านอืน่ ๆ ตามท่ีไดร้ บั มอบหมาย

11 10. นางสาวขวัญชนก ธิรัตน์ ตาแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารทั่วไปปฏิบัติการมีหน้าท่ีความรับผิดชอบ ดังนี้ 10.1 งานเลขานกุ ารของเลขาธิการครุ สุ ภา 10.2 งานวเิ คราะห์กล่ันกรองหนงั สอื เพ่อื พิจารณาส่ังการ 10.3 งานจัดทาปฏทิ ินการประชมุ และการนัดหมาย 10.4 งานลงทะเบยี นรับ – สง่ หนงั สือ 10.5 งานจดั ลาดับความสาคัญและเรง่ ด่วนของหนงั สือ 10.6 งานจัดเตรียมเอกสาร ระเบียบวาระการประชมุ และการบรรยายงานในเรื่องต่างๆ 10.7 งานจัดเตรียมและประสานเกย่ี วกับการเดนิ ทาง 10.8 งานต้อนรับ ติดต่อและประสานงานต่างๆ แก่ผู้มาขอเช้าพบและติดต่อสอบถาม ในเร่ืองตา่ งๆทั้งบคุ คลภายนอกและทุกส่วนงาน 10.9 งานจัดเก็บเอกสารและระเบยี บวาระการประชุมเข้าแฟ้ม 10.10 ปฏบิ ตั งิ านอนื่ ๆ ตามท่ีได้รบั มอบหมาย 11. นางสาวรจิต ทวีทุน ตาแหน่งเจ้าหน้าท่ีบริหารทั่วไปปฏิบัติการ มีหน้าที่ความรับผิดชอบ ดงั นี้ 11.1 งานเลขานกุ ารของรองเลขาธิการคุรุสภา (นายบรู พาทศิ พลอยสุวรรณ)์ 11.2 งานวิเคราะห์กล่นั กรองหนังสือเพอื่ พจิ ารณาส่งั การ 11.3 งานจดั ทาปฏทิ ินการประชุมและการนดั หมาย 11.4 งานลงทะเบยี นรับ – ส่งหนังสือ 11.5 งานจดั ลาดับความสาคญั และเร่งดว่ นของหนงั สอื 11.6 งานจดั เตรียมเอกสาร ระเบียบวาระการประชุมและการบรรยายงานในเรอื่ งตา่ งๆ 11.7 งานจัดเตรยี มและประสานเกย่ี วกับการเดนิ ทาง 11.8 งานต้อนรับ ติดต่อและประสานงานต่างๆ แก่ผู้มาขอเช้าพบและติดต่อสอบถามในเร่ือง ต่างๆทงั้ บคุ คลภายนอกและทกุ สว่ นงาน 11.9 งานจดั เกบ็ เอกสารและระเบียบวาระการประชุมเขา้ แฟ้ม 11.10 ปฏบิ ัตงิ านอน่ื ๆ ตามท่ีไดร้ บั มอบหมาย 12. นายมงคล โชคเฉลมิ ตาแหน่งเจา้ หนา้ ทบ่ี ริการ มหี นา้ ทคี่ วามรบั ผิดชอบ ดังนี้ 12.1 งานคัดแยกและตรวจสอบหนงั สอื ออกทุกประเภทที่จดั สง่ ไปยังหน่วยงานภายนอก ตามความเรง่ ดว่ น 12.2 งานติดสติ๊กเกอร์ประทับหน้าของจดหมายลงทะเบียนด่วนพิเศษ จดหมาย ลงทะเบียนธรรมดาในกรณีเพอ่ื การลงทะเบยี นตอบรบั และเร่งดว่ น 12.3 งานบันทึกขอ้ มูลหนงั สอื ออกในระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ 1 2 .4 งานจัดส่งหนังสือออกไปยังที่ท าการไปรษณี ย์ กระท รวงศึกษาธิการ และหน่วยงานอนื่ ๆ

12 12.5 งานตรวจสอบใบนาสง่ หนังสือออกประจาเดือน 12.6 ตรวจสอบค่าบริการในการนาสง่ จดหมายประจาเดือน 12.7 งานชว่ ยปฏิบัติงานคัดแยกหนังสือรบั เข้าจากหนว่ ยงานภายนอก 12.8 งานชว่ ยบันทึกการรับหนังสอื รับเขา้ ตามทะเบียนการรบั หนังสือในระบบสารบรรณ อเิ ล็กทรอนกิ ส์เพอ่ื จดั สง่ ไปยงั สว่ นงานและกลุ่มงานต่างๆ 12.9 งานติดต่อและประสานงานกบั ทุกสว่ นงานและบรษิ ัทไปรษณีย์ไทย จากดั 12.10 ปฏบิ ัตงิ านอน่ื ๆ ตามท่ีได้รับมอบหมาย 13. นายสเุ ต็ม บ่าพมิ าย ตาแหน่งเจา้ หนา้ ที่บรกิ าร มีหนา้ ทีค่ วามรับผิดชอบ ดงั นี้ 13.1 ขบั รถยนต์ของสานกั งานในส่วนกลางและส่วนภูมภิ าค 13.2 ดูแล รักษาและตรวจเช็คสภาพรถยนต์ให้มีความพรอ้ มใช้งานอยเู่ สมอ 13.3 ศกึ ษา สารวจเสน้ ทางการเดนิ ทางกอ่ นการปฏบิ ตั งิ าน ณ สถานที่ตา่ งๆ 13.4 ปฏิบตั ิงานอน่ื ๆ ตามท่ไี ด้รับมอบหมาย 14. นายอานาจ จนั ทวร ตาแหนง่ เจา้ หนา้ ที่บริการ มหี นา้ ทีค่ วามรับผดิ ชอบ ดงั นี้ 14.1 ขับรถยนต์ของสานักงานในส่วนกลางและส่วนภมู ิภาค 14.2 ดูแล รกั ษาและตรวจเชค็ สภาพรถยนตใ์ ห้มคี วามพร้อมใชง้ านอยู่เสมอ 14.3 ศึกษา สารวจเส้นทางการเดินทางกอ่ นการปฏิบัตงิ าน ณ สถานที่ตา่ งๆ 14.4 ปฏิบตั ิงานอ่ืนๆ ตามที่ได้รับมอบหมาย 15. นายเกษมศกั ด์ิ แสนองอาจ ตาแหน่งลกู จา้ งชั่วคราว มีหน้าท่คี วามรบั ผดิ ชอบ ดังนี้ 15.1 ขับรถยนตข์ องสานกั งานในส่วนกลางและสว่ นภูมิภาค 15.2 ดูแล รักษาและตรวจเช็คสภาพรถยนต์ให้มคี วามพร้อมใชง้ านอยเู่ สมอ 15.3 ศึกษา สารวจเสน้ ทางการเดินทางกอ่ นการปฏิบัติงาน ณ สถานทีต่ ่างๆ 15.4 ปฏิบัตงิ านอน่ื ๆ ตามท่ไี ดร้ บั มอบหมาย ๕. ระเบยี บสานกั นายกรฐั มนตรีว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 25262 ข้อ 9 หนงั สือราชการ คือ เอกสารท่ีเปน็ หลกั ฐานในราชการ ได้แก่ 9.1 หนงั สอื ทม่ี ีไปมาระหวา่ งส่วนราชการ 9.2 หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือท่ีมีไปถึง บคุ คลภายนอก 9 .3 ห นั งสือที่ ห น่ วยงาน อื่น ใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ ห รือท่ี บุ คคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการ 2ระเบยี บสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526เล่ม 122 ตอนพิเศษ 99 ง

13 9.4 เอกสารท่ีทางราชการจัดทาขึน้ เพ่อื เป็นหลักฐานในราชการ 9.5 เอกสารทีท่ างราชการจัดทาข้ึนตามกฎหมาย ระเบยี บ หรือขอ้ บงั คับ 9.6 ข้อมูลขา่ วสารหรือหนังสือท่ไี ดร้ บั จากระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ ข้อ 10 หนงั สอื มี 6 ชนดิ คอื 10.1 หนังสอื ภายนอก 10.2 หนงั สอื ภายใน 10.3 หนังสอื ประทบั ตรา 10.4 หนังสอื ส่งั การ 10.5 หนังสือประชาสมั พันธ์ 10.6 หนงั สือทเ่ี จา้ หนา้ ทท่ี าข้ึนหรอื รับไว้เป็นหลักฐานในราชการ ส่วนที่ 1 หนังสือภายนอก ข้อ 11 หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑเป็น หนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการ หรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีถึง บคุ คลภายนอก โดยกรอกรายละเอยี ด ดงั นี้ 11.1 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ทับเลขทะเบียน หนังสือส่ง 11.2 ส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ ใหล้ งช่อื สว่ นราชการ สถานที่ราชการ และทต่ี งั้ 11.3 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ทีอ่ อกหนังสือ 11.4 เร่อื ง ใหล้ งเร่อื งยอ่ ที่เปน็ ใจความสัน้ ทีส่ ุดของหนังสือ ในกรณีทีเ่ ป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติใหล้ งเรอ่ื งของหนงั สอื ฉบบั เดิม 11.5 คาขน้ึ ต้น ใหใ้ ชค้ าขน้ึ ตน้ ตามฐานะของผู้รบั หนังสือ แล้วลงตาแหน่งของผู้ทห่ี นังสอื นนั้ มถี ึง หรือชื่อบุคคลในกรณีท่มี ีถงึ ตวั บคุ คลไม่เกยี่ วกบั ตาแหน่งหนา้ ที่ 11.6 อ้างถึง (ถ้ามี) ให้อ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกันเฉพาะหนังสือท่ีส่วนราชการผู้รับ หนังสือได้รับมาก่อนแล้ว จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือและเลขที่ หนงั สือ วันที่ เดอื น ปีพุทธศกั ราชของหนงั สอื นน้ั การอ้างถึง ใหอ้ า้ งถึงหนังสอื ฉบบั สุดท้ายที่ติดต่อกนั เพียง ฉบับเดียว เว้นแต่มีเรื่องอ่ืนท่ีเป็นสาระสาคัญต้องนามาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอ่ืน ๆ ท่ีเกี่ยวกับ เรอ่ื งนั้นโดยเฉพาะให้ทราบด้วย 11.7 สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงช่ือสิ่งของ เอกสาร หรือบรรสารท่ีส่งไปพร้อมกับ หนังสอื นั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกันได้ให้แจ้งด้วยวา่ ส่งไปโดยทางใด 11.8 ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมีความประสงค์ หลายประการใหแ้ ยกเปน็ ขอ้ ๆ 11.9 คาลงทา้ ย ให้ใชค้ าลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ บั หนงั 11.10 ลงชื่อ ให้ลงช่ือเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ ลายมือชื่อ

14 11.11 ตาแหน่ง ให้ลงตาแหนง่ ของเจ้าของหนังสือ 11.12 ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่อื งหรอื หน่วยงานท่อี อก หนังสือ ถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดบั กระทรวงหรือทบวง ให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ืองท้ัง ระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมลงมาให้ลงช่ือส่วนราชการเจ้าของเร่ือง เพียงระดับกองหรือหน่วยงานท่ีรับผดิ ชอบ 11.13 โทร ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานท่ีออก หนงั สือ และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถา้ มี) ไว้ดว้ ย 11.14 สาเนาส่ง (ถ้ามี) ในกรณีที่ผู้ส่งจัดทาสาเนาส่งไปให้ส่วนราชการหรือบุคคลอื่น ทราบ และประสงค์จะให้ผู้รับทราบว่าได้มีสาเนาส่งไปให้ผู้ใดแล้ว ให้พิมพ์ช่ือเต็มหรือช่ือย่อของส่วน ราชการหรือช่ือบุคคลท่ีส่งสาเนาไปให้ เพ่ือเป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ถ้าหากมีรายชื่อที่ส่งมากให้ พิมพ์วา่ สง่ ไปตามรายชือ่ ทแี่ นบและแนบรายชอ่ื ไปดว้ ย ส่วนท่ี 2 หนังสอื ภายใน ข้อ 12 หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการท่ีเป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็น หนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ โดยกรอก รายละเอียด ดงั น้ี 12.1 ส่วนราชการ ให้ลงช่ือส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมี รายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกรมข้ึนไปให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของเร่ืองทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการท่ีออกหนังสืออยู่ในระดับต่ากว่ากรมลง ให้ลงช่ือส่วน ราชการเจ้าของเรื่องเพยี งระดบั กอง หรอื สว่ นราชการเจ้าของเรือ่ งพร้อมทัง้ หมายเลขโทรศพั ท์ (ถา้ มี) 12.2 ท่ี ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ทับเลขทะเบียน หนังสือส่ง 12.3 วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออก หนงั สือ 12.4 เร่อื ง ให้ลงเรือ่ งยอ่ ท่ีเปน็ ใจความสนั้ ท่ีสดุ ของหนงั สอื ฉบบั น้ัน ในกรณีทเ่ี ปน็ หนังสือ ตอ่ เน่ืองโดยปกติให้ลงเร่อื งของหนังสอื ฉบบั เดิม 12.5 คาขน้ึ ต้น ใหใ้ ช้คาขน้ึ ต้นตามฐานะของผ้รู บั หนงั สอื ใชค้ าขึ้นต้น สรรพนาม และคา ลงท้าย แล้วลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือน้ันมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีท่ีมีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตาแหน่ง หน้าท่ี 12.6 ข้อความ ให้ลงสาระสาคัญของเร่ืองให้ชัดเจนและเข้าใจงา่ ย หากมีความประสงค์ หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึงหนังสือท่ีเคยมีตดิ ตอ่ กันหรือมีส่ิงท่ีส่งมาด้วย ให้ระบุ ไว้ในขอ้ นี้ 12.7 ลงชือ่ และตาแหน่ง ให้ปฏบิ ัตติ ามขอ้ 11.10 และข้อ 11.11 โดยอนุโลม

15 ส่วนท่ี 3 หนงั สอื ประทบั ตรา ข้อ 13 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือท่ีใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมข้นึ ไป เปน็ ผ้รู บั ผิดชอบลงชอื่ ยอ่ กากบั ตรา หนังสอื ประทับตราใหใ้ ช้ได้ทงั้ ระหว่างสว่ นราชการกับ สว่ นราชการ และระหวา่ งส่วนราชการกบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีท่ไี มใ่ ช่เรอื่ งสาคญั ไดแ้ ก่ 13.1 การขอรายละเอยี ดเพิ่มเติม 13.2 การส่งสาเนาหนงั สอื ส่ิงของ เอกสาร หรอื บรรณสาร 13.3 การตอบรบั ทราบท่ไี ม่เกี่ยวกบั ราชการสาคญั หรอื การเงนิ 13.4 การแจ้งผลงานทไี่ ด้ดาเนนิ การไปแลว้ ให้ส่วนราชการทีเ่ ก่ียวขอ้ งทราบ 13.5 การเตอื นเร่อื งทีค่ า้ ง 13.6 เรื่องซ่ึงหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไปกาหนดโดยทาเป็นคาส่ังให้ใช้หนังสือ ประทับตรา ขอ้ 14 หนงั สอื ประทับตรา ใช้กระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอยี ด ดังนี้ 14.1 ที่ ให้ลงรหัสตวั พยัญชนะและเลขประจาของเจ้าของเร่ือง ทับเลขทะเบียนหนังสือ สง่ 14.2 ถงึ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการ หน่วยงาน หรอื บคุ คลทหี่ นงั สอื น้นั มถี งึ 14.3 ข้อความ ให้ลงสาระสาคญั ของเรอ่ื งใหช้ ัดเจนและเข้าใจงา่ ย 14.4 ช่อื สว่ นราชการที่ออกหนงั สือ ให้ลงช่อื ส่วนราชการท่ีส่งหนงั สือออก 14.5 ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการตามข้อ 72 ด้วยหมึกแดงและ ให้ผูร้ ับผดิ ชอบลงลายมือชื่อย่อกากับตรา 14.6 วัน เดอื น ปี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ชอื่ เต็มของเดอื นและตัวเลขของปพี ุทธศกั ราชท่ี ออกหนังสอื 14.7 ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ืองหรือหน่วยงานที่ออก หนังสือ 14.8 โทร หรือที่ตงั้ ให้ลงหมายเลขโทรศพั ท์ของส่วนราชการเจา้ ของเรื่องและหมายเลข ภายในตสู้ าขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณีท่ีไม่มีโทรศัพท์ ให้ลงที่ต้งั ของส่วนราชการเจ้าของเรื่องโดยให้ลงตาบลที่ อย่ตู ามความจาเปน็ และแขวงไปรษณีย์ (ถา้ ม)ี ส่วนที่ 4 หนงั สอื สงั่ การ ข้อ 15 หนังสือสง่ั การ หนงั สอื ส่งั การมี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คาส่ัง ระเบยี บ และข้อบังคบั ข้อ 16 คาส่ัง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาส่ังการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้ กระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอียด ดงั นี้ 16.1 คาสงั่ ใหล้ งชอ่ื สว่ นราชการหรอื ตาแหน่งของผูม้ ีอานาจทีอ่ อกคาส่ัง 16.2 ท่ี ให้ลงเลขที่ท่ีออกคาส่ัง โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลาดับไปจนสิ้นปี ปฏทิ นิ ทับเลขปพี ุทธศักราชท่ีออกคาส่ัง

16 16.3 เรอื่ ง ใหล้ งชอื่ เร่ืองท่ีออกคาสง่ั 16.4 ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคาสั่ง และอ้างถึงอาจท่ีให้ออกคาส่ัง (ถ้ามี) ไวด้ ้วยและ จึงลงข้อความทส่ี ัง่ และวันใชบ้ งั คบั 16.5 ส่ัง ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ซื่อเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพทุ ธศกั ราชท่ี ออกคาสง่ั 16.6 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกคาส่ัง และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ ลายมือชื่อ 16.7 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกคาส่งั ข้อ 17 ระเบียบ คือ บรรดาข้อความท่ีผูม้ อี านาจหน้าที่ได้วางไว้ โดยจะอาศัยอานาจของกฎหมาย หรอื ไม่กไ็ ด้ เพอื่ ถือเป็นหลักปฏิบตั งิ านเป็นการประจา ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 17.1 ระเบยี บ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการทอ่ี อกระเบยี บ 17.2 วา่ ดว้ ย ใหล้ งชื่อของระเบยี บ 17.3 ฉบับที่ ถ้าเป็นระเบียบท่ีกล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเร่ืองนั้น ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับท่ี เทา่ ใด แตเ่ ป็นระเบียบเร่อื งเดียวกนั ทม่ี กี ารแกไ้ ขเพมิ่ เติมให้ลงเปน็ ฉบบั ที่ 2 และทีถ่ ดั ๆ ไปตามลาดับ 17.4 พ.ศ.ให้ลงตัวเลขของปพี ทุ ธศกั ราชทอ่ี อกระเบียบ 17.5 ข้อความ ให้อา้ งเหตผุ ลโดยย่อ เพื่อแสดงถึงความมุ่งหมายท่ีต้องออกระเบียบและ อ้างถึงกฎหมายทีใ่ หอ้ านาจออกระเบียบ (ถ้าม)ี 17.6 ข้อ ให้เรียงข้อความท่ีจะใช้เป็นระเบียบเป็นข้อ ๆ โดยให้ข้อ 1 เป็นช่ือระเบียบ ข้อ 2 เป็นวนั ใช้บังคับกาหนดว่าให้ใชบ้ ังคับตง้ั แตเ่ ม่ือใด และข้อสุดท้ายเปน็ ข้อผู้รกั ษาการ ระเบียบใดถ้ามี มากข้อหรือหลายเรื่องจะแบ่งเป็นหมวดก็ได้ โดยให้ย้ายข้อผู้รักษาการไปเป็นข้อสุดท้ายก่อนที่จะข้ึน หมวด 1 17.7 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของ ปพี ทุ ธศกั ราชท่อี อกระเบยี บ 17.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกระเบียบ และพิมพ์ช่อื เต็มของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ใต้ ลายมอื ช่ือ 17.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหนง่ ของผู้ออกระเบียบ 18 ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความท่ีผู้มีอานาจหน้าท่ีกาหนดให้ใช้โดยอาศัยอานาจของกฎหมายท่ี บัญญตั ิใหก้ ระทาได้ ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอยี ด ดังน้ี 18.1 ขอ้ บังคบั ใหล้ งชื่อส่วนราชการท่อี อกขอ้ บงั คับ 18.2 วา่ ดว้ ย ใหล้ งชอื่ ของข้อบงั คับ 18.3 ฉบับท่ี ถ้าเป็นข้อบังคับที่กล่าวถึงเป็นครั้งแรกในเรื่องน้ัน ไม่ต้องลงว่าเป็นฉบับท่ี เท่าใด แต่ถา้ เป็นข้อบงั คบั เรื่องเดยี วกันทม่ี ีการแกไ้ ขเพม่ิ เติมให้ลงเป็นฉบับที่ 2 และท่ีถดั ๆ ไป ตามลาดับ 18.4 พ.ศ. ใหล้ งตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราชที่ออกขอ้ บงั คับ 18.5 ข้อความ ให้อ้างเหตผุ ลโดยย่อเพ่ือแสดงถึงความมุ่งหมายที่ต้องออกข้อบังคับและ อ้างถงึ กฎหมายทีใ่ หอ้ านาจออกขอ้ บงั คับ

17 18.6 ข้อ ให้เรียงข้อความที่จะใช้เป็นข้อ ๆ โดยให้ ข้อ 1 เป็นช่ือข้อบังคับ ข้อ 2 เป็น วันที่ใช้บังคับกาหนดว่าให้ใชบ้ ังคับต้ังแต่เม่ือใด และข้อสุดท้ายเป็นข้อผู้รักษาการ ข้อบังคับใดถ้ามีมากข้อ หรือหลายเรอ่ื งจะแบ่งเปน็ หมวดกไ็ ด้ โดยให้ยา้ ยข้อผรู้ กั ษาการไปเปน็ ขอ้ สดุ ท้ายก่อนท่จี ะข้นึ หมวด 1 18.7 ประกาศ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พุทธศักราชท่อี อกข้อบังคบั 18.8 ลงช่ือ ให้ลงลายมือชอื่ ผู้ออกข้อบังคับ และพิมพช์ ื่อเต็มของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ใต้ ลายมือชื่อ 18.9 ตาแหน่ง ใหล้ งตาแหน่งของผู้ออกข้อบงั คับ ส่วนท่ี 5 หนังสอื ประชาสัมพนั ธ์ ขอ้ 19 หนังสือประชาสัมพันธ์ มี 3 ชนดิ ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และขา่ ว ข้อ 20 ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรือชแี้ จ้งให้ทราบหรือแนะแนวทาง ปฏบิ ตั ิ ใชก้ ระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอียด ดงั นี้ 20.1 ประกาศ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกประกาศ 20.2 เรื่อง ให้ลงช่อื เรอ่ื งทป่ี ระกาศ 20.3 ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลที่ตอ้ งออกประกาศและขอ้ ความท่ปี ระกาศ 20.4 ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พทุ ธศักราชท่อี อกประกาศ 20.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือช่ือผู้ออกประกาศ และพิมพ์ชือ่ เต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ ลายมอื ชือ่ 20.6 ตาแหนง่ ใหล้ งตาแหน่งของผอู้ อกประกาศ ในกรณีทีก่ ฎหมายกาหนดให้ทาเป็นแจง้ ความ ให้เปลย่ี นคาวา่ ประกาศ เปน็ แจง้ ความ ข้อ 21 แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพ่ือทาความเข้าใจในกิจการของทาง ราชการ หรือเหตุการณ์หรือกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยท่ัวกัน ใช้กระดาษตราครุฑ และให้จัดทาตาม แบบ โดยกรอกรายละเอียด ดงั น้ี 21.1 แถลงการณ์ ใหล้ งชื่อสว่ นราชการที่ออกแถลงการณ์ 21.2 เรือ่ ง ให้ลงช่อื เร่อื งท่ีออกแถลงการณ์ 21.3 ฉบับที่ ใช้ในกรณีที่จะตอ้ งออกแถลงการณ์หลายฉบบั ในเรอื่ งเดยี วทต่ี ่อเน่ืองกันให้ ลงฉบับทเ่ี รยี งตามลาดบั ไวด้ ้วย 21.4 ข้อความ ใหอ้ า้ งเหตผุ ลที่ตอ้ งออกแถลงการณ์และขอ้ ความทีแ่ ถลงการณ์ 21.5 ส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ ให้ลงช่ือส่วนราชการที่ออกแถลงการณ์ 21.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ท่ีออกแถลงการณ์

18 ขอ้ 22 ข่าว คือ บรรดาขอ้ ความทท่ี างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ ห้ทราบ 22.1 ข่าว ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการท่ีออกข่าว 22.2 เร่ือง ใหล้ งชอ่ื เรอ่ื งทอี่ อกข่าว 22.3 ฉบบั ท่ี ใชใ้ นกรณที จ่ี ะตอ้ งออกขา่ วหลายฉบบั ในเรอื่ งเดยี วทต่ี อ่ เนือ่ งกัน ให้ลงฉบับ ทเี่ รยี งตามลาดับไวด้ ้วย 22.4 ขอ้ ความ ใหล้ งรายละเอียดเก่ียวกับเร่อื งของข่าว 22.5 สว่ นราชการทีอ่ อกข่าว ใหล้ งชื่อสว่ นราชการทอ่ี อกข่าว 22.6 วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราช ที่ออกข่าว สว่ นที่ 6 หนงั สอื ที่เจา้ หนา้ ทท่ี าขึน้ หรอื รบั ไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ ข้อ 23 หนังสือท่ีเจ้าหน้าท่ีทาข้ึนรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทาข้ึน นอกจากท่ีกล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมี มาถึงส่วนราชการ และส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชมุ บันทกึ และหนงั สอื อ่นื ข้อ 24 หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรับรองแก่ บุคคลนิติบุคคล หรือ หน่วยงาน เพ่ือวัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จาเพาะเจาะจง ใช้กระดาษ ตราครฑุ โดยกรอกรายละเอยี ด ดงั น้ี 24.1 เลขที่ ให้ลงท่ีของหนังสือรับรองโดยเฉพาะ เร่ิมต้ังแต่เลขที่ 1 เรียงเป็นลาดับไป จนถึงสิ้นปีปฏิทิน ทับเลขปีพุทธศักราชท่ีออกหนังสือรับรอง หรือลงเลขที่ของหนังสือทั่วไปตามแบบ หนงั สือภายนอกอย่างหนึ่งอยา่ งใด 24.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อของส่วนราชการซ่ึงเป็นเจ้าของหนังสือน้ัน และจะลงสถานท่ีตัง้ ของส่วนราชการเจ้าของหนังสอื ดว้ ยกไ็ ด้ 24.3 ข้อความ ให้ลงข้อความข้ึนต้นวา่ หนังสือฉบับน้ีให้ไวเ้ พอ่ื รบั รองวา่ แล้วต่อด้วยชอื่ บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานท่ีทางราชการรับรอง ในกรณีเป็นบุคคลให้พิมพ์ช่ือเต็ม โดยมีคานาหน้า นาม ช่ือ นามสกุล ตาแหน่งหน้าที่ และสังกัดหน่วยงานท่ีผู้นั้นทางานอยู่อย่างจัดแจ้ง แล้วจึงลงข้อความที่ รับรอง 24.4 ใหไ้ ว้ ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวนั ท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพทุ ธศกั ราช ท่อี อกหนังสอื รับรอง 24.5 ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือหรือผู้ท่ีได้รับมอบหมาย และพิมพ์ชือ่ เต็มของเจ้าของลายมอื ชอื่ ไว้ใตล้ ายมือช่ือ 24.6 ตาแหนง่ ให้ลงตาแหนง่ ของผลู้ งลายมือช่อื ในหนังสือ 24.7 รูปถ่ายและลายมือช่ือผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีที่การรับรองเป็นเรื่องสาคัญที่ ออกให้แก่บุคคลให้ติดรูปถ่ายของผู้ท่ีได้รับการรับรอง ขนาด 4 x 6 เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือบนขอบล่างด้านขวาของรูปถ่ายคาบต่อลงบนแผ่นกระดาษ และ ใหผ้ ูน้ น้ั ลงลายมอื ชื่อไว้ใตร้ ูปถา่ ยพรอ้ มทง้ั พมิ พช์ ่ือเต็มของเจา้ ของลายมือชือ่ ไว้ใต้ลายมือชื่อดว้ ย

19 ข้อ 25 รายงานการประชมุ คอื การบันทึกความคิดเหน็ ของผมู้ าประชมุ ผู้เขา้ ร่วมประชมุ และมติ ของทีป่ ระชมุ ไว้เป็นหลักฐาน โดยกรอกรายละเอียดดังนี้ 25.1 รายงานการประชมุ ให้ลงช่อื คณะที่ประชมุ หรือชอ่ื การประชุมน้ัน 25.2 คร้ังที่ ใหล้ งครั้งทป่ี ระชมุ 25.3 เมือ่ ใหล้ งวันเดือนปที ีป่ ระชุม 25.4 ณ ใหล้ งสถานท่ีที่ประชมุ 25.5 ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะท่ีประชุมซ่ึงมา ประชมุ ในกรณที ี่มีผมู้ าประชุมแทนให้ลงชอ่ื ผมู้ าประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผใู้ ดหรอื ตาแหนง่ ใด 25.6 ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ท่ีได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะท่ี ประชมุ ซง่ึ มไิ ดม้ าประชุมพร้อมทงั้ เหตผุ ล (ถา้ มี) 25.7 ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตาแหน่งของผู้ท่ีมิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ ประชมุ ซึง่ ได้เขา้ ร่วมประชุม (ถา้ ม)ี 25.8 เริม่ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาที่เริม่ ประชมุ 25.9 ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เร่ิมต้นด้วยประธานกล่าวเปิด ประชุมและเร่อื งท่ีประชุม กับมติหรือข้อสรปุ ของทป่ี ระชุมในแตล่ ะเร่อื งตามลาดับ 25.10 เลิกประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทีเ่ ลิกประชมุ 25.11 ผูจ้ ดรายงานการประชมุ ใหล้ งชือ่ ผูจ้ ดรายงานการประชุมครั้งน้ัน ข้อ 26 บันทึก คือ ข้อความซ่ึงผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือผู้บังคับบัญชาสั่งการ แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือข้อความที่เจ้าหน้าท่ีหรือหน่วยงานระดับต่ากว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกัน ในการปฏิบัตริ าชการ โดยปกตใิ หใ้ ชก้ ระดาษบนั ทึกข้อความและให้มีหวั ขอ้ ดงั ต่อไปน้ี 26.1 ช่ือตาแหนง่ ทบ่ี นั ทกึ ถงึ 26.2 สาระสาคัญของเร่ือง ให้ลงใจความของเร่ืองท่ีบันทึก ถ้ามีเอกสารประกอบก็ให้ ระบไุ ว้ด้วย 26.3 ชื่อและตาแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อและตาแหน่งของผู้บันทึก และในกรณีที่ไม่ใช่ กระดาษบันทึกข้อความ ให้ลงวันเดือนปีที่บันทึกไว้ด้วยการบันทึกต่อเนื่อง โดยปกติให้ผู้บันทึกระบุ คาข้ึนต้น ใจความบนั ทึก และลงชื่อเชน่ เดยี วกบั ทไ่ี ด้กล่าวไว้ขา้ งต้น และให้ลงวัน เดือน ปี กากบั ใต้ลายมือ ช่อื ผบู้ ันทกึ หากไมม่ ีความเห็นใดเพ่มิ เติมให้ลงชอื่ และวันเดอื นปีกากบั เทา่ นน้ั ข้อ 27 หนังสืออ่ืน คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดท่ีเกิดขึ้นเน่ืองจากการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลาง บันทึกข้อมูลด้วย หรือหนังสือของบุคคลภายนอก ท่ียื่นต่อเจ้าหน้าที่และเจ้าหน้าที่ได้รับเข้าทะเบียนรับ หนังสือของทางราชการแล้ว มีรูปแบบตามที่กระทรวง ทบวง กรม จะกาหนดข้ึนใช้ตามความเหมาะสม เวน้ แต่มีแบบตามกฎหมายเฉพาะเร่ืองให้ทาตามแบบ เชน่ โฉนดท่ีดิน แผนท่ี แผนผงั สญั ญา หลักฐานการ สืบสวนและสอบสวน และคารอ้ งเปน็ ต้น

20 สื่อกลางบันทึกข้อมูลตามวรรคหน่ึง หมายความถึง ส่ือใด ๆ ที่อาจใช้บันทึกข้อมูลได้ด้วยอุปกรณ์ ทางอิเล็กทรอนิกส์ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล เทปแม่เหล็ก จานแม่เหล็ก แผ่นซีดี-อ่านอย่างเดียว หรือแผ่น ดจิ ิทัลอเนกประสงค์ เปน็ ตน้ ส่วนที่ 7 บทเบ็ดเตลด็ ข้อ 28 หนังสือที่ต้องปฏบิ ัติให้เร็วกวา่ ปกติ เป็นหนังสือท่ีต้องจัดส่งและดาเนินการทางสารบรรณ ดว้ ยความรวดเรว็ เปน็ พิเศษ แบง่ เป็น 3 ประเภท คือ 28.1 ด่วนทีส่ ุด ให้เจา้ หน้าที่ปฏบิ ัติในทันทที ไ่ี ด้รับหนังสือนั้น 28.2 ดว่ นมาก ให้เจา้ หน้าท่ีปฏบิ ัติโดยเร็ว 28.3 ด่วน ให้เจา้ หน้าทปี่ ฏบิ ัตเิ รว็ กว่าปกติเท่าทจี่ ะทาได้ ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยตัวอักษรสีแดงขนาดไม่เล็กกว่าตัวพิมพ์โป้ง 32 พอยท์ ให้เห็นชัดบน หนังสือและบนซอง โดยให้ระบุคาว่า ด่วนท่ีสุด ด่วนมาก หรือด่วน สาหรับหนังสือตามข้อ 28.1 ข้อ 28.2 และขอ้ 28.3 แลว้ แตก่ รณี ในกรณีท่ีต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กาหนด ให้ระบุคาว่า ด่วนภายในแล้วลง วัน เดือน ปี และกาหนดเวลาท่ีต้องการให้หนังสือน้ันไปถึงผู้รับ กับให้เจ้าหน้าที่ส่งถึงผู้รับซึ่งระบุบนหน้าซอง ภายในเวลาที่กาหนด ข้อ 29 การติดต่อราชการนอกจากจะดาเนินการโดยหนังสือที่เป็นเอกสารสามารถดาเนินการ ด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสไ์ ด้ ในกรณีที่ตดิ ต่อราชการดว้ ยระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ให้ผู้ส่งตรวจสอบผลการส่งทุกคร้ังละ ใหผ้ ู้รับแจ้งตอบรบั เพอ่ื ยนื ยันวา่ หนังสือไดจ้ ดั ส่งไปยังผู้รับเรียบร้อยแล้ว และส่วนราชการผู้ส่งไม่ตอ้ งจดั ส่ง หนังสือเป็นเอกสาร เว้นแต่กรณีเป็นเร่ืองสาคัญจาเป็นต้องยืนยันเป็นเอกสารให้ทาเอกสารยืนยันตามไป ทันที การส่งข้อความทางเครื่องมือส่ือสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียง หรือวิทยุโทรทัศน์ เปน็ ตน้ ให้ผู้รับปฏบิ ัติเช่นเดียวกับไดร้ ับหนังสือ ในกรณีท่ีจาเปน็ ตอ้ ง ยนื ยนั เปน็ หนงั สอื ใหท้ าหนงั สือยนื ยนั ตามไปทนั ที การส่งข้อความทางเคร่อื งมือส่ือสารซ่งึ ไม่มีหลักฐานปรากฏชดั แจ้ง เช่น ทางโทรศพั ท์ วิทยุส่ือสาร วิทยกุ ระจายเสยี ง หรอื วทิ ยุโทรทัศน์ เปน็ ต้น ให้ผ้สู ่งและผรู้ บั บันทกึ ขอ้ ความไว้เป็นหลักฐาน ข้อ 30 หนังสือที่จัดทาขึ้นโดยปกติให้มีสาเนาคู่ฉบับเก็บไว้ท่ีต้นเร่ือง 1 ฉบับ และให้มีสาเนาเก็บไว้ท่ี หน่วยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบับ สาเนาคู่ฉบับให้ผู้ลงช่ือลงลายมือช่ือหรือลายมือช่ือย่อและให้ผู้ร่าง ผู้พิมพ์ และผู้ตรวจลงลายมือ ชอื่ หรือลายมือชือ่ ยอ่ ไวท้ ี่ข้างทา้ ยขอบล่างด้านขวาของหนังสือ ข้อ 31 หนังสือท่ีเจ้าของหนังสือเห็นว่ามีส่วนราชการอื่นที่เก่ียวข้องควรได้รับทราบด้วย โดยปกติให้ส่ง สาเนาไปให้ทราบโดยทาเป็นหนงั สือประทบั ตรา สาเนาหนังสือนี้ให้มีคารับรองว่า สาเนาถูกต้อง โดยให้เจ้าหน้าที่ต้ังแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่าข้ึน ไปซง่ึ เป็นเจ้าของเร่ืองลงลายมอื ชอื่ รับรอง พรอ้ มท้งั ลงชื่อตัวบรรจงและตาแหน่งท่ขี อบล่างของหนงั สอื

21 ข้อ 32 หนังสือเวียน คือ หนังสือท่ีมีถึงผู้รับเป็นจานวนมาก มีใจความอย่างเดียวกัน ให้เพิ่มรหัสตัว พยัญชนะ ว หนา้ เลขทะเบียนหนงั สอื สง่ ซ่งึ กาหนดเป็นเลขทีห่ นงั สือเวียนโดยเฉพาะ เรมิ่ ตง้ั แตเ่ ลข 1 เรยี ง เปน็ ลาดับไปจนถึงสิน้ ปปี ฏิทิน หรือใช้เลขทขี่ องหนังสือท่วั ไปตามแบบหนงั สือภายนอกอย่างหนึง่ อยา่ งใด เม่ือผู้รับได้รับหนังสือเวียนแล้วเห็นว่าเร่ืองน้ันจะต้องให้หน่วยงานหรือบุคคลในบังคับบัญชาใน ระดบั ตา่ ง ๆ ไดร้ ับทราบดว้ ย ก็ใหม้ หี น้าทจี่ ัดทาสาเนาหรอื จัดส่งใหห้ นว่ ยงานหรอื บุคคลเหล่าน้ันโดยเร็ว ข้อ 33 สรรพนามท่ีใช้ในหนังสือ ให้ใช้ตามฐานะแห่งความสัมพันธ์ระหว่างเจ้าของหนังสือและ ผรู้ บั หนังสอื ตาม ข้อ 34 หนงั สือภาษาต่างประเทศ ให้ใชก้ ระดาษตราครุฑ หมวด 2 การรบั และสง่ หนงั สือ ส่วนท่ี 1 การรบั หนงั สือ ข้อ 35 หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ให้เจ้าหน้าท่ีของหน่วยงานสารบรรณ กลางปฏบิ ัติตามที่กาหนดไวใ้ นส่วนนี้ การรบั หนังสอื ที่มชี น้ั ความลับ ให้ช้ันลบั หรอื ลบั มากด้วยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ให้ผู้ใชง้ าน หรือผู้ปฏิบัติงานที่ได้รับการแต่งต้ังให้เข้าถึงเอกสารลับแต่ละระดับเป็นผู้รับผ่านระบบการรักษาความ ปลอดภัย โดยใหเ้ ปน็ ไปตามระเบียบวาดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ ข้อ 36 จัดลาดับความสาคัญและความเร่งด่วนของหนังสือเพื่อดาเนินการก่อนหลังและให้ผู้เปิด ซองตรวจเอกสาร หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ เพ่ือ ดาเนินการใหถ้ ูกต้อง หรอื บนั ทกึ ขอ้ บกพรอ่ งไวเ้ ป็นหลักฐานแล้วจึงดาเนนิ การเรอื่ งนั้นต่อไป ข้อ 37 ประทับตรารับหนังสือตามแบบที่ 12 ท้ายระเบียบ ท่ีมุมบนด้านขวาของหนังสือ โดย กรอกรายละเอยี ดดงั นี้ 37.1 เลขรับให้ลงเลขทีร่ บั ตามเลขทีร่ บั ในทะเบียน 37.2 วันที่ ให้ลงวนั เดือนปีทีร่ ับหนงั สือ 37.3 เวลา ให้ลงเวลาทร่ี ับหนงั สอื ขอ้ 38 ลงทะเบียนรับหนังสอื ในทะเบยี นหนงั สอื รบั โดยกรอกรายละเอียด ดงั น้ี 38.1 ทะเบียนหนงั สือรับ วันท่ี เดอื น พ.ศ. ให้ลงวันเดอื นปีท่ลี งทะเบียน 38.2 เลขทะเบียนรับ ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลาดับติดต่อกันไป ตลอดปปี ฏิทิน เลขทะเบยี นของหนงั สือรบั จะต้องตรงกบั เลขทีใ่ นตรารับหนังสอื 38.3 ที่ ใหล้ งเลขทขี่ องหนังสอื ที่รบั เขา้ มา 38.4 ลงวันที่ ให้ลงวันเดอื นปีของหนังสือที่รับเข้ามา 38.5 จาก ให้ลงตาแหน่งเจ้าของหนังสือหรือชื่อส่วนราชการหรือช่ือบุคคลในกรณีท่ีไม่มี ตาแหนง่ 38.6 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือช่ือบุคคลในกรณี ทีไ่ ม่มีตาแหนง่ 38.7 เรอื่ ง ใหล้ งชื่อเรอื่ งของหนังสอื น้ัน ในกรณที ่ไี ม่มชี ือ่ เรอื่ งใหล้ งสรุปเรอื่ งย่อ 38.8 การปฏิบัติ ใหบ้ นั ทึกการปฏิบตั เิ กีย่ วกับหนังสือฉบบั น้ัน 38.9 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ข้อความอืน่ ใด (ถ้ามี)

22 ข้อ 39 จัดแยกหนังสือที่ลงทะเบียนรับแล้วส่งให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องดาเนินการโดยให้ลงช่ือ หน่วยงานท่ีรับหนังสือน้ันในช่องการปฏิบัติ ถ้ามีช่ือบุคคลหรือตาแหน่งท่ีเก่ียวข้องกับการรับหนังสือให้ลง ชือ่ หรือตาแหน่งไวด้ ว้ ย การส่งหนังสือท่ีลงทะเบียนรับแล้วไปให้ส่วนราชการท่ีเกี่ยวข้องดาเนินการตามวรรคหน่ึง จะส่ง โดยใช้สมุดส่งหนังสือตามข้อ 48 หรือให้ผู้รับหนังสือลงช่ือและวันเดือนปีที่รับหนังสือไว้เป็นหลักฐานใน ทะเบียนรบั หนงั สอื ก็ได้ ถ้าหนังสือรับนั้นจะต้องดาเนินเร่ืองในหน่วยงานน้ันเองจนถึงข้ันได้ตอบหนังสือไปแล้ว ให้ ลงทะเบียนว่าได้ส่งออกไปโดยหนังสือทเ่ี ท่าใด วันเดือนปีใด ข้อ 40 การรบั หนังสอื ภายในสว่ นราชการเดยี วกัน เม่ือผู้รับได้รบั หนงั สือจากหนว่ ยงานสารบรรณ กลางแล้วใหป้ ฏบิ ัติตามวธิ กี ารทก่ี ล่าวข้างต้นโดยอนุโลม สว่ นท่ี 2 การส่งหนังสอื ข้อ 41 หนังสือส่ง คือ หนังสือท่ีส่งออกไปภายนอก การส่งหนังสือที่มีชั้นความลับ ในชั้นลับหรือ ลบั มาก ด้วยระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ ใหผ้ ูใ้ ชง้ านหรอื ผู้ปฏบิ ัติงานทไ่ี ด้รบั การแตง่ ตั้งให้เข้าถงึ เอกสาร ลับแต่ละระดับเป็นผู้ส่งผ่านระบบการรักษาความปลอดภัย โดยให้เป็นไปตามระเบียบว่าด้วยการรักษา ความลับของทางราชการ ข้อ 42 ให้เจ้าของเร่ืองตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งส่ิงท่ีจะส่งไปดว้ ยให้ครบถ้วนแล้ว สง่ เรอ่ื งให้เจา้ หนา้ ท่ขี องหน่วยงานสารบรรณกลางเพอ่ื ส่งออก ขอ้ 43 เม่ือเจ้าหนา้ ทขี่ องหน่วยงานสารบรรณกลางไดร้ บั เรื่องแลว้ ใหป้ ฏบิ ัติดังนี้ 43.1 ลงทะเบยี นหนงั สอื ในทะเบียนหนังสอื ส่ง โดยกรอกรายละเอยี ดดงั น้ี 43.1.1 ทะเบยี นหนังสอื สง่ วนั ที่ เดือน พ.ศ. ใหล้ งวนั เดือนปที ่ลี งทะเบียน 43.1.2 เลขทะเบียนส่ง ให้ลงเลขลาดับของทะเบียนหนังสือลงเรียงลาดับ ติดตอ่ กนั ไปตลอดปีปฏทิ นิ 43.1.3 ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจาของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ในหนังสอื ท่ีจะส่งออก ถ้าไมม่ ที ่ีดงั กลา่ วชอ่ งนจ้ี ะวา่ ง 43.1.4 ลงวนั ที่ ใหล้ งวันเดอื นปีทจ่ี ะส่งหนังสือนั้นออก 43.1.5 จาก ให้ลงตาแหน่งเจ้าของหนงั สือหรือช่ือส่วนราชการหรือชอ่ื บุคคลใน กรณีทไ่ี มม่ ีตาแหน่ง 43.1.6 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือช่ือ บุคคลในกรณีท่ีไมม่ ีตาแหน่ง 43.1.7 เร่ือง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสอื ฉบับน้ัน ในกรณีท่ีไม่มีชือ่ เรอื่ งให้ลงสรุป เรอื่ งยอ่ 43.1.8 การปฏิบตั ิ ให้บันทึกการปฏบิ ัตเิ กี่ยวกบั หนังสือฉบับนัน้ 43.1.9 หมายเหตุ ให้บนั ทกึ ขอ้ ความอน่ื ใด (ถ้าม)ี 43.2 ลงเลขท่ีและวันเดือนปีในหนังสือท่ีจะส่งออกท้ังในต้นฉบับ และสาเนาคู่ฉบับให้ ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวนั เดือนปีในทะเบยี นหนงั สือส่งตามขอ้ 43.1.2 และขอ้ 43.1.4 ขอ้ 44 กอ่ นบรรจุซองให้เจา้ หน้าท่ขี องหน่วยงานสารบรรณกลางตรวจความเรยี บรอ้ ยของหนังสือ ตลอดจนส่งิ ทีส่ ง่ ไปดว้ ยอีกครั้งหนึง่ แล้วปดิ ผนึก

23 หนังสือท่ีไม่มีความสาคัญมากนัก อาจส่งไปโดยวิธีพับยึดติดด้วยแถบกาว กาว เย็บด้วยลวด หรือ วิธอี น่ื แทนการบรรจซุ อง ขอ้ 45 การจ่าหน้าซอง สาหรบั หนงั สือท่ตี ้องปฏิบตั ิใหเ้ รว็ กวา่ ปกตใิ ห้ปฏบิ ัตติ ามขอ้ 28 ในกรณีท่ไี ม่ใชส่ มดุ สง่ หนงั สือให้มใี บรับหนังสือตามข้อ 49 แนบติดซองไปด้วย ข้อ 4 6 การส่งห นั งสือโดยท างไป รษ ณี ย์ ให้ ถือป ฏิ บั ติตาม ระเบี ยบ ห รือวิธีการที่ การสือ่ สารแห่งประเทศไทยกาหนด การสง่ หนังสอื ซึง่ มิใช่เป็นการสง่ โดยทางไปรษณีย์ เมื่อส่งหนงั สือใหผ้ ู้รบั แล้ว ผู้ส่งต้องให้ผรู้ ับลงชื่อ รบั ในสมดุ สงหนงั สือหรือใบรบั แล้วแต่กรณี ถา้ เปน็ ใบรับใหน้ าใบรบั นนั้ มาผนึกตดิ ไว้ท่ีสาเนาคฉู่ บับ ข้อ 47 หนังสือที่ได้ลงทะเบียนส่ง ในกรณีที่เป็นการตอบหนังสือซึ่งรับเข้ามาให้ลงทะเบียนว่า หนงั สอื น้นั ได้ตอบตามหนงั สือรบั ท่ีเทา่ ใด วันเดือนปใี ด ขอ้ 48 สมุดส่งหนงั สอื โดยกรอกรายละเอียดดงั นี้ 48.1 เลขทะเบียน ใหล้ งเลขทะเบียนหนงั สอื สง่ 48.2 จาก ใหล้ งตาแหนง่ หรอื ชื่อสว่ นราชการหรอื ชอ่ื บคุ คลที่เปน็ เจา้ ของหนงั สือ 48.3 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือนั้นมีถึงหรือช่ือส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณี ท่ีไม่มีตาแหน่ง 48.4 หนว่ ยรับ ให้ลงชอ่ื ส่วนราชการทรี่ ับหนงั สือ 48.5 ผรู้ บั ให้ผูร้ ับหนงั สอื ลงช่อื ที่สามารถอ่านออกได้ 48.6 วนั และเวลา ใหผ้ รู้ ับหนังสือลงวันเดอื นปีและเวลาที่รบั หนงั สอื 48.7 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกข้อความอืน่ ใด (ถ้ามี) ขอ้ 49 ใบรบั หนงั สอื โดยกรอกรายละเอยี ด ดงั นี้ 49.1 ที่ ให้ลงเลขท่ขี องหนงั สือฉบบั นน้ั 49.2 ถึง ให้ลงตาแหน่งของผู้ท่ีหนังสือน้ันมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือชื่อบุคคลในกรณี ทไี่ ม่มตี าแหนง่ 49.3 เรอ่ื ง ให้ลงชื่อเรอ่ื งของหนงั สอื ฉบบั นัน้ ในกรณที ไี่ ม่มชี ่ือเร่ืองให้ลงสรุปเรอื่ งยอ่ 49.4 รบั วนั ท่ี ใหผ้ รู้ บั หนังสือลงวันเดอื นปที ร่ี บั หนงั สอื 49.5 เวลา ให้ผู้รับหนังสือลงเวลาท่รี ับหนังสอื 49.6 ผู้รบั ให้ผูร้ บั หนงั สอื ลงช่อื ท่สี ามารถอา่ นออกได้ ส่วนท่ี 3 บทเบด็ เตลด็ ข้อ 50 เพ่ือให้การรับและส่งหนังสือดาเนินไปโดยสะดวกเรียบร้อยและรวดเร็ว ส่วนราชการจะ กาหนดหน้าท่ีของผู้ปฏิบัติตลอดจนแนวทางปฏิบัตินั้นไว้ด้วยก็ได้ ท้ังนี้ ให้มีการสารวจทะเบียนหนังสือรับ เป็นประจาว่าหนังสือตามทะเบียนรับนั้นได้มีการปฏิบัติไปแล้วเพียงใด และให้มีการติดตามเร่ืองด้วย ใน การน้ีส่วนราชการใดเห็นสมควรจะจัดให้มีบัตรตรวจค้นสาหรับหนังสือรับและหนังสือส่งเพ่ือความสะดวก ในการค้นหาก็ไดต้ ามความเหมาะสม

24 ข้อ 51 บตั รตรวจค้น โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 51.1 เรือ่ ง รหัส ใหล้ งเรื่องและรหสั ตามหมวดหมู่ของหนังสือ 51.2 เลขทะเบยี นรับ ใหล้ งเลขทะเบยี นตามที่ปรากฎในทะเบยี นหนังสอื รบั 51.3 ที่ ใหล้ งเลขที่ของหนังสือ 51.4 ลงวนั ที่ ให้ลงวันเดือนปีของหนงั สือ 51.5 รายการ ใหล้ งเรือ่ งยอ่ ของหนังสือเพ่ือให้ทราบว่าหนงั สอื นนั้ มาจากที่ใดเรือ่ งอะไร 51.6 การปฏิบัติ ใหบ้ ันทกึ การปฏบิ ตั เิ ก่ยี วกบั หนงั สอื นนั้ เพื่อใหท้ ราบวา่ สง่ ไปทีใ่ ดเมื่อใด หมวด 3 การเกบ็ รกั ษา ยืม และทาลายหนงั สือ ข้อ 52 การเก็บหนังสือแบง่ ออกเปน็ การเก็บระหว่างปฏบิ ตั ิ การเก็บเมื่อปฏิบตั ิเสร็จส้นิ และการ เกบ็ ไวเ้ พือ่ ใช้ในการตรวจสอบ ข้อ 53 การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบ ของเจา้ ของเร่ืองโดยให้กาหนดวธิ ีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบตั ิงาน ข้อ 54 การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มี อะไรทจี่ ะต้องปฏบิ ตั ติ อ่ ไปอกี ใหเ้ จา้ หน้าทีข่ องเจ้าของเร่อื งปฏิบตั ิดังน้ี 54.1 จัดทาบัญชีหนังสือส่งเก็บอย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับสาหรับเจ้าของ เรอ่ื งและหน่วยเก็บเกบ็ ไว้อยา่ งละฉบับ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ 54.1.1 ลาดบั ท่ี ใหล้ งเลขลาดบั เร่อื งของหนงั สือทเ่ี กบ็ 54.1.2 ที่ ให้ลงเลขท่ีของหนงั สือแต่ละฉบับ 54.1.3 ลงวนั ที่ ใหล้ งวันเดือนปีของหนังสือแต่ละฉบบั 54.1.4 เรื่อง ให้ลงช่ือเร่ืองของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีชื่อเร่ืองให้ลง สรปุ เร่ืองยอ่ 54.1.5 อายุการเก็บหนังสือ ให้ลงวันเดือนปีที่จะเก็บถึง ในกรณีให้เก็บไว้ ตลอดไป ใหล้ งคาว่าห้ามทาลาย 54.1.6 หมายเหตุ ให้บนั ทกึ ขอ้ ความอื่นใด (ถ้าม)ี 54.2 ส่วนหนังสือและเร่ืองปฏิบัติท้ังปวงที่เก่ียวข้องกับหนังสือน้ัน พร้อมท้ังบัญชี หนังสอื ส่งเก็บไปใหห้ นว่ ยเก็บที่ส่วนราชการน้นั ๆ กาหนด ข้อ 55 เม่ือได้รับเร่ืองจากเจ้าของเรื่องตามข้อ54 แล้ว ให้เจ้าหน้าท่ีผู้รับผิดชอบในการเก็บ หนงั สือปฏบิ ตั ิดังน้ี 55.1 ประทับตรากาหนดเก็บหนังสือตามข้อ 73 ไว้ท่ีมุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่น แรกของหนงั สือฉบบั น้ัน และลงลายมือชอ่ื ย่อกากับตรา 55.1.1 หนังสือท่ีต้องเก็บไว้ตลอดไป ให้ประทับตราคาว่า ห้ามทาลาย ด้วย หมึกสีแดง 55.1.2 หนังสือที่เก็บโดยมีกาหนดเวลา ให้ประทับตราคาว่า เก็บถึง พ.ศ..... ด้วยหมึกสนี ้าเงนิ และลงเลขของปีพุทธศกั ราชที่ใหเ้ กบ็ ถงึ

25 55.2 ลงทะเบียนหนังสือเก็บไว้เปน็ หลักฐาน โดยกรอกรายละเอยี ด ดงั น้ี 55.2.1 ลาดบั ท่ี ให้ลงเลขลาดบั เรอ่ื งของหนังสอื ที่เก็บ 55.2.2 วนั เกบ็ ใหล้ งวนั เดือนปีท่ีนาหนังสือนน้ั เขา้ ทะเบยี นเก็บ 55.2.3 เลขทะเบยี นรับ ให้ลงเลขทะเบยี นรบั ของหนงั สอื แตล่ ะฉบับ 55.2.4 ที่ ให้ลงเลขทข่ี องหนังสือแต่ละฉบบั 55.2.5 เรื่อง ให้ลงช่ือเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับในกรณีท่ีไม่มีชื่อเร่ืองให้ลง สรุปเรอื่ งย่อ 55.2.6 รหัสแฟม้ ให้ลงหมายเลขลาดับหมู่ของการจดั แฟ้มเกบ็ หนงั สอื 55.2.7 กาหนดเวลาเก็บ ให้ลงระยะเวลาการเก็บตามท่ีกาหนดในตรากาหนด เก็บหนงั สือตามขอ้ 55.1 55.2.8 หมายเหตุ ใหบ้ ันทึกข้อความอ่ืนใด (ถ้าม)ี ข้อ 56 การเก็บไว้เพ่ือใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว แต่ จาเป็นจ้ะองใช้ในการตรวจสอบเป็นประจา ไม่สะดวกในการสงไปเก็บยังหน่วยเกบ็ ของส่วนราชการตามข้อ 54 ให้เจ้าของเร่ืองเกบ็ เปน็ เอกเทศ โดยแตง่ ตั้งเจ้าหน้าที่ขึ้นรับผิดชอบก็ได้ เม่ือหมดความจาเป็นที่จะต้อง ใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัดส่งหนังสือน้ันไปยังหน่วยเก็บของส่วนราชการโดยให้ถือปฏิบัติตามข้อ 54 และ ข้อ 55 โดยอนโุ ลม ข้อ 57 อายุการเก็บหนังสือ โดยปกตใิ หเ้ ก็บไว้ไมน่ อ้ ยกวา่ 10 ปี เว้นแตห่ นังสอื ดังต่อไปนี้ 57.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัตติ ามกฎหมายระเบียบว่าด้วยการรักษา ความปลอดภยั แหง่ ชาติ หรือระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ 57.2 หนังสือท่ีเป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวน หรือหนังสืออ่ืนใดท่ีได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกาหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตาม กฎหมายและระเบียบแบบแผนวา่ ด้วยการน้ัน 57.3 หนังสือท่ีมีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขาวิชา และมีคุณค่าต่อการศึกษา คน้ คว้า วจิ ยั ให้เกบ็ ไว้เปน็ หลักฐานสาคญั ทางประวตั ศิ าสตรข์ องชาตติ ลอดไป หรือตามทส่ี านกั หอจดหมาย เหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร กาหนด 57.4 หนังสือท่ีได้ปฏิบัติงานเสร็จส้ินแล้ว และเป็นคู่สาเนาที่มีต้นเร่ืองจะค้นได้จากที่อ่ืน ใหเ้ ก็บไว้ไมน่ ้อยกวา่ 5 ปี 57.5 หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มีความสาคัญ และเป็นเรื่องที่เกิดข้ึนเป็น ประจาเม่อื ดาเนินการแล้วเสรจ็ ใหเ้ กบ็ ไว้ไมน่ ้อยกว่า 1 ปี 57.6 หนังสือหรือเอกสารเกี่ยวกับการเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหน้ีผูกพันทาง การเงินท่ีไม่เป็นหลักฐานแห่งการก่อ เปลี่ยนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงิน รวมถึง หนังสือหรือเอกสารเก่ียวกับการรับเงิน การจ่ายเงิน หรือการก่อหนี้ผูกพันทางการเงินที่หมดความจาเป็น ในการใช้เป็นหลักฐานแห่งการก่อเปล่ียนแปลง โอน สงวน หรือระงับซึ่งสิทธิในทางการเงินเพราะได้มี หนังสือหรือเอกสารอื่นที่สามารถนามาใช้อ้างอิงหรือทดแทนหนังสือหรือเอกสารดังกล่าวแล้ว เม่ือ สานักงานการตรวจเงินแผ่นดินตรวจสอบแล้วไม่มีปัญหา และไม่มีความจาเป็นต้องใช้ประกอบการ ตรวจสอบหรือเพอื่ การใด ๆ อกี ใหเ้ กบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกวา่ 5 ปี หนังสือที่เก่ียวกับการเงิน ซ่ึงเห็นว่าไม่มีความจาเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี หรือ 5 ปี แล้วแตก่ รณใี หท้ าความตกลงกับกระทรวงการคลงั

26 ข้อ 58 ทุกปีปฏิทินให้ส่วนราชการจัดส่งหนังสือท่ีมีอายุครบ 20 ปี นับจากวันที่ได้จัดทาข้ึน ที่ เกบ็ ไว้ ณ ส่วนราชการใด พร้อมทั้งบัญชีส่งมอบหนังสอื ครบ 20 ปี ให้สานกั หอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม ศิลปากร ภายในวนั ท่ี 31 มกราคม ของปถี ัดไป เว้นแต่หนงั สือต่อไปน้ี 58.1 หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษา ความปลอดภัยแห่งชาติ หรือระเบยี บว่าด้วยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ 58.2 หนังสือท่ีมีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือระเบียบท่ีออกใช้เป็นการท่ัวไปกาหนดไว้เป็น อยา่ งอนื่ ข้อ 59 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี และบัญชีหนังสือครบ 20 ปที ี่ขอเก็บเอง อย่างน้อยให้มี ต้นฉบบั และสาเนาคู่ฉบับ เพอื่ ให้ส่วนราชการผ้มู อบและสานกั หอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ผู้รับ มอบยึดถอื ไว้เปน็ หลกั ฐานฝ่ายละฉบบั 59.1 บัญชสี ง่ มอบหนังสือครบ 20 ปี โดยกรอกรายละเอียด ดงั นี้ 59.1.1 ชื่อบัญชีส่งมอบหนังสือครบ 20 ปี ประจาปี ให้ลงตัวเลขของปี พทุ ธศกั ราชท่จี ัดทาบญั ชี 59.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชื่อส่วนราชการที่จัดทาบญั ชี 59.1.3 วนั ที่ ให้ลงวนั เดือน ปี ทจี่ ดั ทาบญั ชี 59.1.4 แผน่ ท่ี ให้ลงเลขลาดบั ของแผน่ บัญชี 59.1.5 ลาดับท่ี ใหล้ งเลขลาดับเรอื่ งของหนงั สอื ท่ีสง่ มอบ 59.1.6 รหสั แฟ้ม ให้ลงหมายเลขลาดบั หมู่ของการจัดแฟ้มเกบ็ หนงั สอื 59.1.7 ที่ ใหล้ งเลขทีข่ องหนงั สือแต่ละฉบบั 59.1.8 ลงวนั ที่ ให้ลงวัน เดอื น ปี ของหนังสอื แตล่ ะฉบับ 59.1.9 เลขทะเบยี นรับ ให้ลงเลขทะเบยี นรบั ของหนังสือแตล่ ะฉบบั 59.1.10 เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบบั ในกรณีที่ไม่มีชอ่ื เรื่องให้ลง สรุปเรอ่ื งยอ่ 59.1.11 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทกึ ข้อความอืน่ ใด (ถา้ ม)ี 59.1.12 ลงชื่อผู้มอบ ให้ผู้มอบลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและนามสกุลด้วย ตัวบรรจง พร้อมทง้ั ลงตาแหนง่ ของผมู้ อบ 59.1.13 ลงช่อื ผู้รับมอบ ให้ผู้รับมอบลงลายมือชื่อและวงเล็บชื่อและนามสกุล ด้วยตัวบรรจงพร้อมทัง้ ลงตาแหนง่ ของผู้รบั มอบ 59.2 บัญชหี นังสอื ครบ 20 ปี ทข่ี อเก็บเอง โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี 59.2.1 ชื่อบัญชีหนังสือครบ 20 ปี ท่ีขอเก็บเองประจาปี ให้ลงตัวเลขของปี พุทธศักราชทจี่ ัดทาบัญชี 59.2.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ใหล้ งชอื่ สว่ นราชการทจี่ ัดทาบญั ชี 59.2.3 วนั ท่ี ใหล้ งวนั เดือน ปที ่ีจัดทาบญั ชี 59.2.4 แผ่นท่ี ให้ลงเลขลาดบั ของแผ่นบญั ชี 59.2.5 ลาดบั ท่ี ใหล้ งเลขลาดบั เร่ืองของหนังสอื ที่ขอเก็บเอง 59.2.6 รหัสแฟ้ม ใหล้ งหมายเลขลาดับหมขู่ องการจัดแฟ้มเกบ็ หนงั สอื 59.2.7 ท่ี ใหล้ งเลขทข่ี องหนงั สือแต่ละฉบบั

27 59.2.8 ลงวันท่ี ให้ลงวัน เดอื น ปี ของหนังสือแต่ละฉบับ 59.2.9 เรื่อง ให้ลงชื่อของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีที่ไม่มีช่ือเรื่องให้ลงสรุป เรื่องย่อ 59.2.10 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ข้อความอนื่ ใด (ถา้ ม)ี ข้อ 60 หนังสือท่ียังไม่ถึงกาหนดทาลายซ่ึงส่วนราชการเห็นว่าเป็นหนังสือที่มีความสาคัญและ ประสงคจ์ ะฝากให้กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร เก็บไวใ้ หป้ ฏบิ ตั ดิ งั น้ี 60.1 จัดทาบัญชีฝากหนังสืออย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับ โดยกรอก รายละเอยี ด ดังน้ี 60.1.1 ช่ือบัญชีฝากหนังสือประจาปี ให้ลงตัวเลขของปีพุทธศักราชท่ีจัดทา บัญชี 60.1.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงช่อื ส่วนราชการที่จดั ทาบญั ชี 60.1.3 วันที่ ให้ลงวนั เดือน ปี ท่ีจัดทาบญั ชี 60.1.4 แผ่นที่ ใหล้ งเลขลาดับของแผ่นบญั ชี 60.1.5 ลาดับที่ ให้ลงเลขลาดับเรอื่ งของหนงั สอื 60.1.6 รหสั แฟม้ ใหล้ งหมายเลขลาดบั หม่ขู องการจัดแฟ้มเกบ็ หนังสอื 60.1.7 ท่ี ให้ลงเลขทขี่ องหนงั สอื แตล่ ะฉบบั 60.1.8 ลงวนั ที่ ใหล้ งวนั เดือน ปี ของหนงั สอื แตล่ ะฉบบั 60.1.9 เลขทะเบยี นรบั ให้ลงเลขทะเบียนรับของหนังสือแต่ละฉบบั 60.1.10 เร่ือง ให้ลงชื่อเร่ืองของหนังสือแตล่ ะฉบบั ในกรณีท่ีไม่มีชอื่ เรือ่ งให้ลง สรุปเรอ่ื งย่อ 60.1.11 หมายเหตุ ใหบ้ นั ทึกข้อความอน่ื ใด (ถา้ ม)ี 60.1.12 ลงช่ือผู้ฝาก ให้ผู้ฝากลงลายมือชื่อและวงเล็บช่ือและนามสกุลด้วยตัว บรรจง พร้อมทั้งลงตาแหน่งของผฝู้ าก 60.1.13 ลงชื่อผู้รับฝาก ให้ผู้รับฝากลงลายมือช่ือและวงเล็บชื่อและนามสกุล ดว้ ยตัวบรรจงพรอ้ มท้งั ลงตาแหนง่ ของผู้รบั ฝาก 60.2 ส่งต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือพร้อมกับหนังสือท่ีจะฝากให้กอง จดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร 60.3 เมื่อกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือแล้ว ให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสอื แลว้ คนื ตน้ ฉบับใหส้ ่วนราชการผูฝ้ ากเกบ็ ไว้เป็นหลักฐาน หนังสือท่ีฝากเก็บไว้ท่ีกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ให้ถือว่าเป็นหนังสือของ ส่วนราชการผู้ฝาก หากส่วนราชการผู้ฝากต้องการใช้หนังสือหรือขอคืน ให้ทาได้โดยจัดทาหลักฐานต่อกัน ไวใ้ ห้ชดั แจง้ เมอื่ ถึงกาหนดการทาลายแล้ว ใหส้ ่วนราชการผู้ฝากดาเนินการตามข้อ 66 ข้อ 61 การรักษาหนังสือ ให้เจ้าหน้าท่ีระมัดระวังรักษาหนังสือให้อยู่ในสภาพใช้ราชการได้ทุก โอกาส หากชารุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม หากสูญหายต้องหาสาเนามาแทน ถ้า ชารุดเสียหายจนไม่สามารถซ่อมแซมให้คงสภาพเดิมได้ ให้รายงานผู้บังคบั บญั ชาทราบและให้หมายเหตไุ ว้ ในทะเบยี นเก็บดว้ ย

28 ถ้าหนังสือท่ีสูญหายเป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสาคัญท่ีเป็นการแสดงเอกสารสิทธิ ใหด้ าเนนิ การแจง้ ความต่อพนักงานสอบสวน ส่วนที่ 2 การยืม ข้อ 62 การยมื หนังสือทสี่ ่งเก็บแล้ว ใหป้ ฏิบตั ิดังน้ี 62.1 ผ้ยู มื จะตอ้ งแจง้ ให้ทราบวา่ เรอ่ื งที่ยมื นน้ั จะนาไปใช้ในราชการใด 62.2 ผู้ยืมจะต้องมอบหลกั ฐานการยืมให้เจ้าหน้าท่ีเก็บ แล้วลงชื่อรบั เรื่องที่ยืมไว้ในบัตร ยืมหนงั สือ และให้เจ้าหน้าที่เกบ็ รวบรวมหลกั ฐานการยมื เรยี งลาดบั วันเดอื นปไี ว้เพอ่ื ตดิ ตามทวงถาม ส่วน บัตรยมื หนังสือนั้นใหเ้ ก็บไว้แทนที่หนงั สือทถ่ี ูกยืมไป 62.3 การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมตอ้ งเป็นหัวหน้าส่วน ราชการระดับกองข้ึนไป หรือผูท้ ไ่ี ดร้ ับมอบหมาย 62.4 การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็น หวั หน้าสว่ นราชการระดบั แผนกขน้ึ ไป หรือผ้ทู ่ีได้รบั มอบหมาย ข้อ 63 บัตรยืมหนงั สอื โดยกรอกรายละเอียด ดังน้ี 63.1 รายการ ใหล้ งชื่อเร่อื งหนงั สอื ทข่ี อยมื ไปพร้อมด้วยรหสั ของหนงั สือนน้ั 63.2 ผยู้ ืม ให้ลงช่ือบุคคล ตาแหนง่ หรอื ส่วนราชการท่ียมื หนงั สอื นัน้ 63.3 ผู้รับ ให้ผู้รับหนังสือนั้นลงลายมือช่ือ และวงเล็บช่ือกากับพร้อมด้วยตาแหน่งใน บรรทัดถดั ไป 63.4 วนั ยืม ให้ลงวนั เดือนปีท่ยี มื หนงั สือนั้น 63.5 กาหนดสง่ คนื ใหล้ งวันเดือนปีท่จี ะสง่ หนงั สือนั้นคืน 63.6 ผสู้ ง่ คืน ใหผ้ ้สู ่งคืนลงลายมอื ชื่อ 63.7 วนั สง่ คืน ใหล้ งวนั เดอื นปีทส่ี ง่ หนังสือคืน ข้อ 64 การยืมหนังสือท่ีปฏิบตั ิยังไม่เสร็จหรือหนังสอื ท่ีเก็บไว้เพื่อใชใ้ นการตรวจสอบให้ถือปฏิบัติ ตามข้อ 62 โดยอนุโลม ข้อ 65 การให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือจะกระทามิได้ เว้นแต่จะให้ดูหรือคัดลอกหนังสือ ทั้งนี้ จะตอ้ งได้รับอนญุ าตจากหวั หน้าส่วนราชการกระดับกองขึน้ ไป หรือผูท้ ีไ่ ด้รับมอบหมายกอ่ น สว่ นท่ี 3 การทาลาย ขอ้ 66 ภายใน 60 วนั หลังจากวันสิ้นปปี ฏิทิน ให้เจ้าหน้าท่ีผู้รับผดิ ชอบในการเก็บหนังสอื สารวจ หนังสือที่ครบกาหนดอายุการเก็บในปีน้ัน ไม่ว่าจะเป็นหนังสือที่เก็บไว้เองหรือท่ีฝากเก็บไว้ที่กองจดหมาย เหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แล้วจัดทาบัญชีหนังสือขอทาลายเสนอหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมเพื่อ พจิ ารณาแต่งต้งั คณะกรรมการทาลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทาลาย อย่างน้อยให้มีต้นฉบับและสาเนาคู่ฉบับโดยกรอกรายละเอียด ดงั น้ี

29 66.1 ชือ่ บญั ชีหนังสือขอทาลาย ประจาปี ใหล้ งตวั เลขของปีพุทธศักราชทจ่ี ัดทาบัญชี 66.2 กระทรวง ทบวง กรม กอง ให้ลงช่ือส่วนราชการที่จัดทาบัญชี 66.3 วนั ท่ี ใหล้ งวันท่ี เดือน ปี ท่ีจัดทาบญั ชี 66.4 แผน่ ที่ ให้ลงเลขลาดับของแผน่ บญั ชี 66.5 ลาดับที่ ใหล้ งเลขลาดบั เร่อื งของหนงั สอื 66.6 รหัสแฟม้ ให้ลงหมายเลขลาดับหมขู่ องการจัดแฟ้มเกบ็ หนังสือ 66.7 ที่ ให้ลงเลขทีข่ องหนังสือแต่ละฉบบั 66.8 ลงวันที่ ใหล้ งวนั เดอื น ปี ของหนังสือแตล่ ะฉบบั 66.9 เลขทะเบยี นรับ ให้ลงทะเบยี นรบั ของหนงั สือแตล่ ะฉบับ 66.10 เร่ือง ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือแต่ละฉบับ ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเรื่องให้ลง สรปุ เร่อื งยอ่ 66.11 การพิจารณา ใหค้ ณะกรรมการทาลายหนังสอื เปน็ ผกู้ รอก 66.12 หมายเหตุ ใหบ้ ันทกึ ขอ้ ความอืน่ ใด (ถา้ ม)ี ข้อ 67 ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมแต่งตั้งคณะกรรมการทาลายหนังสือประกอบด้วย ประธานกรรมการ และกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งต้ังจากข้าราชการต้ังแต่ระดับ 3 หรอื เทยี บเท่าข้นึ ไป ถ้าประธานกรรมการไม่สามารถปฏบิ ัติหน้าท่ีได้ให้กรรมการท่ีมาประชุมเลือกกรรมการคนหน่ึงทา หนา้ ทปี่ ระธาน มติของคณะกรรมการใหถ้ อื เสยี งข้างมาก ถ้ากรรมการผู้ใดไมเ่ ห็นดว้ ยให้ทาบนั ทึกความเห็นแย้งไว้ ข้อ 68 คณะกรรมการทาลายหนังสือ มีหนา้ ทด่ี ังนี้ 68.1 พิจารณาหนงั สือทจ่ี ะขอทาลายตามบญั ชีหนังสือขอทาลาย 68.2 ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือฉบับใดไม่ควรทาลายและควรจะ ขยายเวลาการเก็บไว้ ให้ลงความเห็นว่าจะขยายเวลาการเก็บไว้ถึงเม่ือใด ในช่องการพิจารณา ตามข้อ 66.11 ของบัญชีหนังสือขอทาลาย แล้วให้แก้ไขอายุการเก็บหนังสือในตรากาหนดเก็บหนังสือโดยให้ ประธานกรรมการทาลายหนงั สอื ลงลายมือช่ือกากบั การแก้ไข 68.3 ในกรณีท่ีคณะกรรมการมีความเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรให้ทาลายให้กรอก เคร่อื งหมายกากบาท (X) ลงในช่องการพจิ ารณาตามขอ้ 66.11 ของบญั ชีหนังสอื ขอทาลาย 68.4 เสนอรายงานผลการพิจารณาพร้อมทัง้ บันทึกความเห็นแย้งของคณะกรรมการ(ถ้า มี) ต่อหัวหนา้ สว่ นราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสงั่ ตามตามข้อ 69 68.5 ควบคุมการทาลายหนังสือซงึ่ ผู้มีอานาจอนมุ ัติให้ทาลายไดแ้ ล้ว โดยการเผาหรือวธิ ี อน่ื ใดท่ีจะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ และเมื่อทาลายเรียบร้อยแล้วให้ทาบันทึกลงนามรว่ มกันเสนอผู้ มอี านาจอนุมตั ิทราบ ข้อ 69 เม่ือหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมได้รับรายงานตามข้อ 68.4 แล้วให้พิจารณาสั่งการ ดงั นี้ 69.1 ถ้าเห็นวา่ หนังสือเร่ืองใดยังไม่ควรทาลาย ให้สั่งการให้เก็บหนังสือน้ันไว้จนถึงเวลา ทาลายงวดต่อไป

30 69.2 ถ้าเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรทาลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอทาลายให้กองจดหมาย เหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอ่ น แล้วแต่หนังสือประเภทที่ส่วนราชการนั้นไดข้ อทาความตกลงกับ กรมศิลปากร ไม่ต้องส่งไปพิจารณา ข้อ 70 ให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบัญชีหนังสือขอทาลาย แลว้ แจ้งใหส้ ว่ นราชการทส่ี ง่ บัญชีหนงั สือขอทาลายทราบดังนี้ 70.1 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ให้แจ้งให้ส่วนราชการ นน้ั ดาเนินการทาลายหนงั สือตอ่ ไปได้ หากกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ไม่แจ้งให้ทราบอย่างใด ภายในกาหนดเวลา 60 วัน นับแต่วันท่ีส่วนราชการน้ันได้ส่งเร่ืองให้กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรม ศิลปากรให้ถือว่ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ได้ให้ความเห็นชอบแล้ว และให้ส่วนราชการ ทาลายหนังสอื ได้ 70.2 ถ้ากองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นว่าหนังสือฉบับใดควรจะขยาย เวลาการเก็บไว้อย่างใดหรือให้เก็บไว้ตลอดไป ให้แจ้งให้ส่วนราชการน้ันทราบ และให้ส่วนราชการน้ัน ๆ ทาการแก้ไขตามท่ีกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร แจ้งมา หากหนังสือใดกองจดหมายเหตุ แห่งชาติ กรมศิลปากร เห็นควรให้ส่งไปเก็บไว้ท่ีกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ก็ให้ส่วนราชการ นั้น ๆ ปฏิบตั ิตาม เพื่อประโยชน์ในการนี้ กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร จะส่งเจ้าหน้าท่ีมาร่วม ตรวจสอบหนงั สือส่วนราชการน้ันก็ได้ หมวด 4 มาตรฐานตรา แบบพมิ พ์ และซอง ข้อ 71 ตราครุฑสาหรับแบบพมิ พ์ มี 2 ขนาด คือ 71.1 ขนาดตวั ครฑุ สงู 3 เซนติเมตร 71.2 ขนาดตวั ครฑุ สงู 1.5 เซนตเิ มตร ข้อ 72 ตราช่ือส่วนราชการ มีลักษณะเป็นรูปวงกลมสองวงซ้อนกันเส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก 4.5 เซนติเมตร วงใน 3.5 เซนติเมตร ล้อมครุฑตามข้อ 71.1 ระหว่างวงนอกและวงในมี อักษรไทยชื่อ กระทรวง ทบวง กรม หรือสว่ นราชการทีเ่ รยี กชอื่ อยา่ งอืน่ ที่มีฐานะเป็นกรมหรอื จังหวัดอยู่ขอบล่างของตรา ส่วนราชการใดท่มี กี ารติดต่อกบั ต่างประเทศ จะให้มชี อ่ื ภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยกไ็ ด้ โดยให้อกั ษรไทยอยขู่ อบบนและอักษรโรมนั อยูข่ อบล่างของตรา ขอ้ 73 ตรากาหนดเก็บหนังสือ คอื ตราที่ใชป้ ระทบั บนหนงั สือเกบ็ เพ่ือให้ทราบกาหนดระยะเวลา การเกบ็ หนังสอื นนั้ มีคาว่า เก็บถงึ พ.ศ..... หรือคาว่า หา้ มทาลาย ขนาดไม่เล็กกว่าตวั พิมพ์ 24 พอยท์ ข้อ 74 มาตรฐานกระดาษและซอง 74.1 มาตรฐานกระดาษโดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้าหนัก 60 กรัม ต่อราราง เมตร มี 3 ขนาด คือ 74.1.1 ขนาดเอ 4 หมายความว่า ขนาด 210 มิลลิเมตร x 297 มิลลเิ มตร 74.1.2 ขนาดเอ 5 หมายความว่า ขนาด 148 มิลลิเมตร x 210 มลิ ลิเมตร 74.1.3 ขนาดเอ 8 หมายความว่า ขนาด 52 มิลลิเมตร x 74 มลิ ลเิ มตร

31 74.2 มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้าตาล น้าหนัก 80 กรัมต่อ ตารางเมตร เว้นแตซ่ องของขนาด ซี 4 ใหใ้ ช้กระดาษนา้ หนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร มี 4 ขนาด คือ 74.2.1 ขนาดซี 4 หมายความวา่ ขนาด 229 มลิ ลเิ มตร x 324 มลิ ลิเมตร 74.2.2 ขนาดซี 5 หมายความว่า ขนาด 162 มลิ ลิเมตร x 229มิลลิเมตร 74.2.3 ขนาดซี 6 หมายความว่า ขนาด 115 มลิ ลิเมตร x 162มิลลิเมตร 74.2.4 ขนาดดีแอล หมายความวา่ ขนาด 110 x 220มิลลิเมตร ขอ้ 75 กระดาษตราครุฑให้ใชก้ ระดาษขนาดเอ 4 พิมพค์ รุฑตามข้อ 71.1 ด้วยหมกึ สีดา หรือทา เปน็ ครฑุ ดุน ที่กึง่ กลางส่วนบนของกระดาษ ข้อ 76 กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาด เอ 4 หรือ ขนาด เอ 5 พิมพ์ครุฑตามข้อ 71.2 ดว้ ยหมกึ สดี าท่ีมุมบนดา้ นซ้าย ขอ้ 77 ซองหนังสอื ให้พมิ พ์ครฑุ ตามข้อ 71.2 ด้วยหมกึ สีดาทม่ี มุ บนด้านซา้ ยของซอง 77.1 ขนาดซี 4 ใช้สาหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับมีชนิดธรรมดา และขยายขา้ ง 77.2 ขนาดซี 5 ใหส้ าหรับบรรจุหนงั สอื กระดาษตราครุฑพับ 2 77.3 ขนาดซี 6 ใหส้ าหรับกระดาษตราครฑุ พบั 4 77.4 ขนาดดีแอล ใช้สาหรับบรรจุหนงั สอื กระดาษตราครุฑพับ 3 สว่ นราชการใดมีความจาเป็นตอ้ งใช้ซองสาหรับส่งทางไปรษณีย์อากาศโดยเฉพาะ อาจใช้ ซองพิเศษสาหรบั ส่งทางไปรษณยี อ์ ากาศและพิมพ์ตราครุฑตามที่กล่าวข้างต้นได้โดยอนุโลม ข้อ 78 ตรารับหนังสือ คือ ตราท่ีใช้ประทับบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับหนังสือมีลักษณะ เป็นรูปสเี่ หล่ยี มผืนผ้า ขนาด 2.5 เซนติเมตร x 5 เซนตเิ มตร มชี ื่อส่วนราชการอย่ตู อนบน ข้อ 79 ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สาหรับลงรายการหนังสือท่ีได้รับเข้าเป็นประจาวันโดยเรียงลาดับ ลงมาตามเวลาทีไ่ ดร้ บั หนังสอื มขี นาดเอ 4 พิมพ์สองหนา้ มีสองชนดิ คือ ชนิดเปน็ เลม่ และชนิดเปน็ แผ่น ข้อ 80 ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สาหรับลงรายการหนังสือที่ได้ส่งออกเป็นประจาวันโดยเรียงลาดับ ลงมาตามเวลาท่ีไดส้ ่งหนังสือ มีขนาดเอ 4 พิมพส์ องหนา้ มีสองชนิด คอื ชนิดเปน็ เล่มและชนดิ เป็นแผ่น ข้อ 81 สมุดส่งหนังสือและใบรับหนังสือ ใชส้ าหรับลงรายการละเอียดเกี่ยวกับการส่งหนังสือโดย ใหผ้ ูน้ าสง่ ถอื กากับไปกับหนังสอื เพื่อให้ผ้เู ซ็นรับแลว้ รับกลับคนื มา 81.1 สมุดส่งหนังสือ เป็นสมุดสาหรับใช้ลงรายการส่งหนังสือ มีขนาดเอ 5 พิมพส์ องหน้า 81.2 ใบรับหนังสือ ใช้สาหรับกากับไปกับหนังสือที่นาส่งโดยให้ผู้รับเซ็นช่ือรับแล้วรับ กลับคืนมา มขี นาดเอ 8 พิมพห์ น้าเดียว ข้อ 82 บัตรตรวจค้น เป็นบัตรกากับหนังสือแต่ละรายการเพื่อให้ทราบว่าหนังสือน้ัน ๆ ได้มีการ ดาเนินการตามลาดับข้ันตอนอย่างใด จนกระทั่งเสร็จส้ิน บัตรนี้เก็บเรียงลาดับกันเป็นชุดในท่ีเก็บโดยมี กระดาษติดเป็นบัตรดรรชนี ซึ่งแบ่งออกเป็นตอน ๆ เพ่ือสะดวกแก่การตรวจค้น มีขนาดเอ 5 พมิ พ์สองหน้า ข้อ 83 บัญชหี นงั สือส่งเก็บ ใชส้ าหรบั ลงรายการหนังสือทจี่ ะเก็บ มขี นาดเอ 4 พิมพ์หนา้ เดียว ข้อ 84 ทะเบียนหนังสือเก็บ เป็นทะเบยี นที่ใชล้ งรายการหนังสือเก็บ มีขนาดเอ 4 พิมพ์สองหน้า มสี องชนิด คือ ชนดิ เปน็ เลม่ และชนดิ เปน็ แผ่น

32 ข้อ 85 บัญชีส่งมอบหนังสือครบ 25 ปี เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี ส่ง มอบเก็บไว้ท่ีกองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร มลี ักษณะเป็นแผ่นขนาดเอ 4 พมิ พ์สองหน้า ขอ้ 86 บัญชหี นังสือครบ 25 ปี ที่ขอเก็บเอง เป็นบัญชีท่ีใชล้ งรายการหนังสือที่มีอายุครบ 25 ปี ซึง่ ส่วนราชการน้ันมีความประสงค์จะเกบ็ ไว้เอง มีลกั ษณะเป็นแผน่ ขนาดเอ 4 พมิ พ์สองหนา้ ข้อ 87 บัญชีฝากหนังสือ เป็นบัญชีที่ใช้ลงรายการหนังสือท่ีส่วนราชการนาฝากไว้กับกอง จดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากร มีลักษณะเปน็ แผ่นขนาดเอ 4 พมิ พ์สองหน้า ข้อ 88 บัตรยืมหนังสือ ใช้สาหรับเป็นหลักฐานแทนหนังสือที่ให้ยืมไป มีขนาดเอ 4 พิมพ์หน้า เดียว ข้อ 89 บัญชีหนังสือขอทาลาย เป็นบัญชีที่ลงรายการหนังสือท่ีครบกาหนดเวลาการเก็บมี ลักษณะเปน็ แผ่นขนาดเอ 4 พิมพ์สองหนา้ ขอ้ 90 แบบพิมพ์ และซอง ซ่ึงมอี ยู่ก่อนวันท่รี ะเบียบนใ้ี ช้บังคับ ให้ใช้ไดต้ อ่ ไปจนกว่าจะหมด 7. ระเบียบวา่ ดว้ ยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 25443 ข้อ ๑๒ ชั้นความลบั ของข้อมูลขา่ วสารลับ แบ่งออกเป็น ๓ ชัน้ คือ (๑) ลับท่ีสุด (TOP SECRET) (๒) ลับมาก (SECRET) (๓) ลบั (CONFIDENTIAL) ข้อ ๑๓ ลับท่ีสุด หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะ กอ่ ใหเ้ กดิ ความเสียหายแก่ประโยชนแ์ ห่งรฐั อยา่ งร้ายแรงทสี่ ดุ ข้อ ๑๔ ลับมาก หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยทั้งหมดหรือเพียงบางส่วนจะ กอ่ ให้เกิดความเสยี หายแก่ประโยชนแ์ ห่งรฐั อยา่ งรา้ ยแรง ข้อ ๑๕ ลับ หมายความถึง ข้อมูลข่าวสารลับซ่ึงหากเปิดเผยท้ังหมดหรือเพียงบางส่วนจะ กอ่ ใหเ้ กิดความเสียหายแกป่ ระโยชนแ์ หง่ รัฐ ข้อ ๑๖ ให้หัวหน้าหน่วยงานของรัฐมีหน้าที่รับผิดชอบในการกาหนดชั้นความลับพร้อมทั้งให้ เหตุผลประกอบการกาหนดช้ันความลับของข้อมูลข่าวสารลับนั้นด้วยว่าเป็นข้อมูลข่าวสารประเภทใดและ เพราะเหตุใด ในการน้ีอาจมอบหมายหน้าที่ดังกล่าวได้ตามความจาเป็นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาหรือให้แก่ ราชการส่วนภูมิภาค ในกรณีท่สี ามารถมอบอานาจได้ตามกฎหมาย ข้อ ๑๙ การกาหนดให้ข้อมูลข่าวสารลับอยู่ในชั้นความลับใด ให้พิจารณาถึงองค์ประกอบ ตอ่ ไปนี้ เชน่ ๑. ความสาคญั ของเนอ้ื หา ๒. แหล่งที่มาของข้อมูลข่าวสาร ๓. วธิ กี ารนาไปใชป้ ระโยชน์ ๔. จานวนบุคคลท่ีควรรับทราบ ๕. ผลกระทบหากมกี ารเปดิ เผย ๖. หน่วยงานของรัฐทร่ี ับผิดชอบในฐานะเจ้าของเร่อื งหรอื ผอู้ นมุ ตั ิ 3ระเบียบว่าด้วยการรกั ษาความลับของทางราชการ พ.ศ. 2544

33 8. ระเบียบว่าดว้ ยการรักษาความลบั ของทางราชการ (ฉบับท่ี 2) พ.ศ. 25614 ข้อ ๓ ให้ยกเลิกความในบทนิยาม คาว่า “หัวหน้าหน่วยงานของรัฐ” ในข้อ ๕ แห่งระเบียบ ว่าดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔ และใหใ้ ช้ความต่อไปนแี้ ทน “หวั หนา้ หนว่ ยงานของรฐั ” หมายความว่า (๑) หัวหน้าส่วนราชการที่มฐี านะเป็นนิติบคุ คลสาหรับกระทรวงกลาโหม ให้หมายความ รวมถงึ หวั หน้าสว่ นราชการทข่ี ึ้นตรงต่อสว่ นราชการในสังกดั กระทรวงกลาโหมทม่ี ีฐานะเปน็ นติ ิบุคคลดว้ ย (๒) ผวู้ า่ ราชการจังหวดั สาหรบั ราชการส่วนภูมภิ าค (๓) ผู้ว่าราชการกรุงเทพมหานคร นายกองค์การบริหารส่วนจังหวัด นายกเทศมนตรี นายกองค์การบริหารส่วนตาบล นายกเมืองพัทยา หรือหัวหน้าผู้บริหารองค์กรปกครองส่วนท้องถ่ินอ่นื ท่ีมี กฎหมายจัดตัง้ แล้วแตก่ รณี สาหรบั ราชการส่วนทอ้ งถ่ิน (๔) ผู้ว่าการ ผู้อานวยการ กรรมการผู้จัดการ ผู้จัดการ หรือบุคคลซ่ึงดารงตาแหน่ง ผบู้ รหิ ารสงู สดุ ทม่ี ีอานาจหน้าทีค่ ลา้ ยคลึงกันในรฐั วิสาหกิจน้ัน สาหรบั งานของรัฐวิสาหกิจ (๕) ผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงานอื่นของรัฐ เช่น อัยการสงู สุด เลขาธิการสานักงานศาล ยุติธรรมเลขาธกิ ารสภาผู้แทนราษฎร เลขาธิการคณะกรรมการป้องกันและปราบปรามการทุจริตแห่งชาติ ผู้อานวยการองคก์ ารมหาชน นายกสภาทนายความ ข้อ ๕ ให้ยกเลิกความในข้อ ๑๙ แห่งระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการพ.ศ. ๒๕๔๔ และให้ใช้ความต่อไปน้ีแทน “ข้อ ๑๙ การกาหนดให้ข้อมูลข่าวสารอยู่ในช้ันความลับใด ใหพ้ จิ ารณาถึงองค์ประกอบอย่างน้อยดังตอ่ ไปนี้ (๑) ความสาคัญของเนอื้ หา (๒) แหล่งทมี่ าของข้อมูลข่าวสาร (๓) วิธีการนาไปใชป้ ระโยชน์ (๔) จานวนบุคคลที่ควรรับทราบ (๕) ผลกระทบหากมีการเปิดเผย (๖) หน่วยงานของรัฐทีร่ ับผดิ ชอบในฐานะเจา้ ของเรอ่ื งหรอื ผ้อู นุมัติ” 9. ระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีวา่ ดว้ ยรถราชการ พ.ศ. 25235 “รถส่วนกลาง” หมายความว่า รถยนต์หรือรถจักรยานยนต์ท่ีจัดไว้เพ่ือกิจการอันเป็นส่วนรวม ของส่วนราชการ ข้อ ๗ รถส่วนกลางทุกคันให้มีตราเครื่องหมายประจาของส่วนราชการขนาดกว้างหรือยาว ไม่น้อยกว่า ๑๘ เซนติเมตร และอักษรช่ือเต็มของส่วนราชการขนาดสูงไม่น้อยกว่า ๕ เซนติเมตร หรือ ชือ่ ย่อขนาดสงู ไมน่ ้อยกวา่ ๗.๕ เซนตเิ มตร ไวด้ ้านข้างนอกรถทง้ั สองด้าน ตราเคร่ืองหมายและอักษรชื่อแสดงสังกัดของส่วนราชการในวรรคหนึ่งและวรรคสองให้พ่นด้วย สขี าว เวน้ แต่ใช้สขี าวแล้วมองไม่เห็นชดั ให้ใช้สีอืน่ แทน ในกรณีที่มกี ารจาหน่ายรถสว่ นกลางใหส้ ่วนราชการ 4 ระเบียบว่าดว้ ยการรกั ษาความลบั ของทางราชการ (ฉบบั ที่ 2) พ.ศ. 2561 เลม่ ท่ี 135 ตอนพิเศษ 148 ง หนา้ 1 5 ระเบียบสานกั นายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยรถราชการ พ.ศ. 2523

34 เจ้ าข อ งรถ ล บ ห รือท าล ายต ราเค รื่อ งห ม ายแ ล ะอั ก ษ รช่ือ แ ส ดงสั งกั ด ข องส่ วน ราช ก ารออ ก ทั้ งห ม ด ก่อนท่จี ะส่งมอบรถสว่ นกลางให้บคุ คลอนื่ ส่วนราชการใดมีเหตุผลและความจาเป็นซ่ึงเห็นว่าการมีตราเครื่องหมายและอักษรช่ือแสดง สังกัดของส่วนราชการไว้ด้านข้างนอกรถอาจไม่ปลอดภัยแก่ผู้ใช้หรือไม่เหม าะสมแก่การปฏิบัติงาน ให้ขออนมุ ตั ปิ ลัดกระทรวงเพื่อขอยกเวน้ การมีตราเครือ่ งหมายและอักษรช่อื แสดงสังกดั ได้ ส าห รับ ส่ วน ราชก ารซึ่ งมิ ได้ อยู่ใน บั งคั บ บั ญ ชาของป ลั ดก ระท รวงห รือ มิ ได้ สั งกั ด สานักนายกรัฐมนตรี กระทรวงหรอื ทบวง ใหห้ ัวหน้าส่วนราชการขออนมุ ัตติ อ่ ผบู้ งั คับบัญชาเหนอื ขนึ้ ไป รถคันได้รับการยกเว้นการมีตราเครื่องหมายและอักษรช่ือการแสดงสังกัดของส่วนราชการ ให้ส่วนราชการรายงานผู้รักษาการตามระเบียบ และสานักงานการตรวจเงินแผ่นดินทราบ และให้มี การพิจารณาทบทวนเหตุผลและความจาเป็นของการยกเว้นการมีตราเครื่องหมายและอักษรช่ือ แสดงสังกดั ของสว่ นราชการในช่วงเวลาอันเหมาะสมอยู่ด้วยเสมอ ข้อ ๙ ให้ส่วนราชการเจ้าของรถจัดทาบัญชีรถราชการแยกประเภทเป็นรถประจาตาแหน่ง รถส่วนกลาง รถรับรอง หรือรถรับรองประจาจังหวัด รวมทั้งแสดงหลักฐานการได้มาและการจาหน่าย จ่ายโอนรถราชการ การเปล่ียนแปลงประเภทรถราชการตามวรรคหนึ่งจะกระทามิได้เว้นแต่ในกรณีท่ีมีความจาเป็น ให้เปล่ียนแปลงได้ โดยให้หัวหน้าส่วนราชการเสนอปลัดกระทรวงเจ้าสังกัดพิจารณาอนุมัติ ด้วยความ เห็นชอบของสานักงบประมาณ สาหรับส่วนราชการซ่ึงมิได้อยู่ในบังคับบัญชาของปลัดกระทรวง หรือมิได้ สังกัดสานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง หรือ ทบวง ให้หัวหน้าส่วนราชการขออนุมัติต่อผู้บังคับบัญชาเหนือ ขึ้นไปดว้ ยความเหน็ ชอบของสานกั งบประมาณ ข้อ ๑๐ ในแต่ละปีงบประมาณ ส่วนราชการต้องสารวจและกาหนดเกณฑ์การใช้ส้ินเปลือง เช้ือเพลิงของรถทุกคัน เพื่อเป็นหลักฐานการเบิกจ่ายเชื้อเพลิง และการตรวจสอบของ เจ้าหน้าที่ ฝ่ายตรวจสอบ ข้อ ๑๓ รถส่วนกลาง รถรับรอง และรถรับรองประจาจังหวัด ให้ใช้เพื่อกิจการอันเป็นส่วนรวม ของส่วนราชการ หรือเพ่ือประโยชน์ของทางราชการ ตามหลักเกณฑ์ท่ีส่วนราชการเจ้าของรถนั้น กาหนดขนึ้ ข้อ ๑๔ ให้ส่วนราชการจัดให้มีสมุดบันทึกการใช้รถส่วนกลาง รถรับรอง รถรับรองประจาจังหวัด ประจารถแต่ละคัน ส่วนราชการต้องควบคมุ พนกั งานขับรถให้ลงรายการไปตามความเป็นจริง ข้อ ๑๖ การเก็บรักษารถส่วนกลาง รถรับรอง และรถรับรองประจาจังหวดั ให้อยู่ในความควบคุม และรบั ผิดชอบของส่วนราชการ โดยเก็บรักษาในสถานท่ีเก็บหรือบริเวณของสว่ นราชการ สาหรับรถส่วนกลาง หัวหน้าส่วนราชการ หรือผู้ที่ได้รับมอบอานาจจากหัวหน้าส่วนราชการจะ พิจารณาอนุญาตให้นารถไปเกบ็ รักษาท่ีอ่ืนเปน็ การช่วั คราวหรือเป็นครั้งคราวได้ในกรณีตอ่ ไปนี้ คือ (๑) ส่วนราชการไม่มีสถานทเี่ ก็บรกั ษาปลอดภยั เพยี งพอ หรือ (๒) มีราชการจาเป็นเรง่ ด่วนหรอื การปฏบิ ัตริ าชการลับ

35 ข้อ ๑๖ ทวิ การอนญุ าตให้นารถสว่ นกลางไปเก็บรกั ษาทอี่ ื่นเปน็ การช่ัวคราวอนั เนอื่ งมาจากสว่ น ราชการไม่มีสถานที่เก็บรักษาปลอดภัยเพียงพอ ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บรักษารถส่วนกลาง จัดทารายงานขออนุญาตพร้อมด้วยเหตุผลความจาเป็น และรายละเอียดของสถานท่ีท่ีจะนารถส่วนกลาง ไปเก็บรักษา ซึ่งแสดงให้เหน็ ไดอ้ ยา่ งชัดเจนวา่ มีความปลอดภัยเพียงพอเสนอประกอบการพิจารณาของผู้มี อานาจขออนญุ าตดว้ ยทุกคร้ัง ไม่ไดร้ ับอนุญาตตามวรรคหน่ึงแล้ว ให้ส่วนราชการรายงานผู้รักษาการตามระเบียบและสานักงาน ตรวจเงินแผ่นดนิ ทราบ ข้อ ๑๖ ตรี ในกรณีที่เกิดการสูญหายหรือเสียหายข้ึนกับรถส่วนกลางในระหว่างการเก็บรักษาที่ อื่นเป็นการช่ัวคราว ตามข้อ ๑๖ ทวิ ผู้เก็บรักษาต้องรับผิดชดใช้ค่าสินไหมทดแทนให้แก่ทางราชการ เว้น แต่จะพิสูจน์ได้ว่าได้ใช้ความระมัดระวังดูแลรักษาเย่ียงวิญญูชนจะพึงสงวนรักษาทรัพย์ของตนแล้ว และ การสญู หายและเสียหายนัน้ มิได้เกิดขึน้ จากความประมาทเลินเล่ออยา่ งรา้ ยแรงของผูเ้ ก็บรักษา แต่หากการ สูญหายและเสียหายนั้นเกิดข้ึนเนื่องจากการนาไปใช้ในการอ่ืน ให้ผู้อื่นใช้ หรือนาไปเก็บไว้ ณ ที่ท่ีมิได้รับ อนุญาต ผู้เก็บรักษาต้องรับผิดชอบทุกกรณี แม้ว่าจะเกิดด้วยเหตุสุดวิสัย เว้นแต่จะพิสูจน์ได้ว่าถึงอย่างไร ความสญู หายหรือเสยี หายก็จะเกดิ แก่รถส่วนกลางคนั้ นนั้ ข้อ ๑๘ ส่วนราชการมีหน้าท่ีรับผิดชอบการซ่อมบารุงรถประจาตาแหน่ง รถส่วนกลาง รับรับรอง และรถรบั รองประจาจงั หวัด ให้อยใู่ นสภาพพร้อมทจี่ ะใชง้ านได้ดอี ยเู่ สมอ ข้อ ๑๘ ทวิ ให้ส่วนราชการดาเนินการตรวจสอบและดูแลสภาพรถประจาตาแหน่ง รถส่วนกลาง รถรับรอง รถรับรองประจาจังหวัด มิให้มีมลพิษทางอากาศและระดับเสียงจากท่อไอเสียเกินระดับ มาตรฐานทก่ี ระทรวงวิทยาศาสตร์เทคโนโลยีและสง่ิ แวดลอ้ มกาหนด ในการเริ่มตรวจสอบมลพิษขอบรถราชการตามวรรคหนึง่ ให้อยู่ในดุลพินิจของหัวหน้าส่วนราชการ ท่ีจะพิจารณาดาเนินการได้ตามความเหมาะสม แต่ทั้งน้ีจะต้องดาเนินการตรวจสอบรถราชการทุกคันใน ครัง้ แรกให้เสรจ็ สน้ิ ภายใน ๖ เดือน นบั แต่ทรี่ ะเบียบมีผลบังคบั นอกจากการตรวจสอบมลพิษของรถราชการตามวรรคสองแล้ว ให้มีการตรวจสอบมลพิษทุกระยะ ๖ เดือน หรือทุกระยะทาง ๑๕,๐๐๐ กิโลเมตร แล้วแต่จะถึงกาหนดอย่างใดก่อน และภายหลังการซ่อม บารุงที่เก่ียวกับระบบการทางานของเคร่ืองยนต์ทุกครั้ง เมื่อพบว่ารถราชการคันใดมีมลพิษเกินระดับ มาตรฐานใหด้ าเนนิ การแก้ไขซอ่ มบารงุ หรือปรับแต่งสภาพเครือ่ งยนต์ให้ดที นั ที ให้ส่วนราชการแต่ละแห่งรายงานผลการดาเนินงานให้กระทรวงวิทยาศาสตร์เทคโนโลยีและ สิง่ แวดล้อม อย่างนอ้ ยปลี ะคร้งั ข้อ ๑๙ วรรคสอง เมื่อเกิดการสูญหายหรือเสียหายกับรถส่วนกลาง รถรับรอง หรือรถรับรอง ประจาจงั หวัด ใหพ้ นักงานขบั รถรบี รายงานผบู้ งั คบั บัญชาตามลาดับ จนถึงหวั หนา้ สว่ นราชการทราบทันที ขอ้ ๒๐ ให้ส่วนราชการจดั ทาสมดุ แสดงรายการซ่อมบารุงรถแตล่ ะคัน ข้อ ๒๑ วรรคสอง รถส่วนกลาง รถรับรอง และรถรับรองประจาจังหวัด ให้เบิกจ่ายค่าเชื้อเพลิงท่ี ไดต้ ง้ั งบประมาณเพือ่ การน้ี

36 4. แนวคิดและทฤษฎที เ่ี ก่ยี วข้อง 1.ความหมายงานสารบรรณ นักวิชาการหลายทา่ นไดใ้ ห้ความหมายของงานสารบรรณ ซ่ึงสามารถสรุปได้ ดงั น้ี สานักงานปลัดสานักนายกรัฐมนตรี (2526) ได้ให้ความหมายของงานสารบรรณ หมายถึง งานเกย่ี วกับการบรหิ ารงานเอกสารตัง้ แตก่ ารจัดทา การรบั การส่งการเก็บรกั ษา การยืม และการทาลาย กิติมา ปรีดีดิลก (2532) ได้ให้ความหมายของงานสารบรรณ หมายถึงงานเกี่ยวกับหนังสือ นบั ตั้งแตก่ ารคิด การรา่ ง เขยี น แตง่ พมิ พ์ จดั ทาสาเนา รบั ส่ง บันทึกย่อเร่ือง เสนอ สังการ ตอบ เก็บเข้าท่ี คน้ หา การยมื ตลอดจนการทาลาย จารัส นองมาก (2533) ได้ให้ความหมายของงานสารบรรณ หมายถึงงานท่ีเก่ียวกับหนังสือ ราชการเรมิ่ ตั้งแต่ คิด ร่าง เขียน แต่ง อ้างกฎหมายระเบยี บ พมิ พ์ จัดทาสาเนา ส่ง รบั บนั ทึกย่อเรื่องเสนอ สงั การ ตอบ จัดเก็บเข้าทแี่ ละค้นหา ลักษณามณพี ันธุ์ (2542) ได้ใหค้ วามหมายของงานสารบรรณ หมายถงึ งานทเ่ี ก่ียวกับหนังสอื หรอื เอกสารเริ่มตั้งแต่ การคิด การเตรียม การร่าง การเขียน การพิมพ์ การจดบันทึก การจัดการทาสาเนาการ คัดลอก การย่อ การแสดงความคิดเห็น การสังการ การโต้ตอบจดหมาย การจัดเก็บ การเผยแพร่ การ ค้นหา การนามาใชอ้ ้างองิ จนรวมไปถึงการทาลาย จานง หอมแย้ม , จิรภาสชยานันท์ และภราดร หอมแย้ม (2548) ได้ให้ความหมายของ งานสารบรรณ หมายถึง งานท่ีเก่ียวกับการบริหารเอกสาร ท่ีใช้ติดต่อท้ังภายในและภายนอกส่วนราชการ ต้งั แต่การจัดทา การรับ การส่ง การเกบ็ รักษา การยืม จนถึงการทาลาย ซ่ึงเปน็ การกาหนดขนึ้ ตอนและขอ ข่ายของงานสารบรรณว่าเก่ียวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการบริหารเอกสารท้ังปวง จะเริ่มตน้ ตั้งการการคิด อ่าน ร่าง เขียน แต่ง พิมพ์ จัดทาสาเนา ส่งหรือสื่อข้อความรับ บนั ทึก จดรายงาน การประชุม สรุป ย่อเรื่องเสนอ สังการ ตอบทารหัส เก็บเข้าท่ี ค้นหา ติดตาม และการทาลาย ท้ังนี้ ต้องเปน็ ระบบท่สี ะดวก รวดเรว็ ถูกตอ้ ง และมปี ระสทิ ธิภาพ เพอื่ ประหยดั เวลา จากการศึกษาความหมายงานสารบรรณ ผู้ศึกษาสามารถสรุปได้ว่า งานสารบรรณหมายถึง งานทีเ่ ก่ยี วกับการบริหารงานดา้ นเอกสารท่ใี ชป้ ระสานงานตดิ ต่อกนั ระหวา่ งหน่วยงานภายนอกและภายใน ส่วนราชการ ระหว่างหน่วยงานของรัฐกับหน่วยงานของรัฐหน่วยงานของรัฐกับเอกชน หน่วยงานของรัฐ กับบุคคลภายนอก เริ่มต้ังแต่ การจัดทาหนังสือ การรับหนังสือ การส่งหนังสือ การเก็บรักษาหนังสือ การ ยมื หนังสอื และการทาลายหนังสือ 2. ขอบขา่ ยงานสารบรรณ ขอบข่ายงานสารบรรณตามระเบยี บสานกั นายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 และท่ี แกไ้ ขเพ่มิ เติม ฉบบั ที่ 2 พ.ศ. 2548 ไดอ้ ธบิ ายไว้ดังน้ี(สานักงานปลัดสานกั นายกรฐั มนตรี 2548) 1. การจัดทาหนังสือราชการ หมายถึง การจัดทาหรือพิมพ์หนังสือราชการตามข้ันตอน คือ การร่างหนังสือ การเขียน หรือการพิมพ์ และการทาสาเนา ซึ่งหนังสือตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 แบ่งออกเป็น 6 ชนิด คือหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือ

37 ประทับตราหนังสือสังการ หนังสือประชาสัมพันธ์ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาข้ึนหรือรับไว้เป็นหลักฐาน ในราชการ 2. การรับหนังสือ หมายถึง การรับหนังสือจากส่วนราชการหน่วยงานและบุคคล ซึ่งมาจาก ท้ังภายนอกและภายในหนังสือที่รับไว้แล้วนั้น เรียกว่า “หนังสือรับ”หนังสือรับแต่ละหน่วยงานจะต้อง ทาหลักฐานไว้ทุกข้ันตอนจะต้องมีทะเบียนรับ – ส่งหนังสือเพ่ือให้ทราบว่าหนังสือน้ันรับเข้ามาเม่ือไร ได้ดาเนินการไปแล้วอย่างไร ถ้าเป็นหนังสือราชการปกติให้ผู้รับผนึกและลงชื่อรับถ้าเป็นหนังสือลับ จะต้องปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับทางราชการประทับตราหรือเขียน วัน เดือน พ.ศ. ท่ีรับหนังสือมุมบนด้านขวาถ้าเป็นหนังสือด่วน ให้เขียนเวลาท่ีรับหนังสือไว้ด้วยและเสนอผู้บังคับบัญชา เพ่ือดาเนนิ การต่อไป 3. การส่งหนังสือ หมายถึง การดาเนนิ การส่งหนังสอื ท่ีปฏิบตั ิเสร็จ แล้วไปยังผรู้ ับหนังสือ หนังสือ ที่สง่ ออกไปภายนอกหน่วยงาน เมื่อผบู้ งั คับบัญชาลงชอ่ื หนังสอื แล้วใหด้ ูความเรยี บร้อยลงทะเบียนหนังสือ สง่ ลงวันท่ี พ.ศ. บรรจซุ องหนังสือท่สี ่งออกถา้ เป็นหนังสือดว่ นหรอื ด่วนมากให้ลงคาวา่ ด่วนหรอื ดว่ นมากไว้ ก่ึงกลางซองในระดบั เดียวกับเลขที่ 4. การเก็บรักษา หมายถึง การควบคุมดูแลหนังสือให้เป็นระบบมีระเบียบสะดวกแก่การค้นหา ง่ายแก่การดูแลรักษาไม่ให้สูญหายมีความคล่องตัวต่อการปฏิบัติงานและสะดวกต่อการทาลาย เมื่อหมด ความจาเปน็ ตอ้ งใชง้ าน 5. การยืมหนังสือ หมายถึง การยืมใช้หนังสือของสานักงานท่ีเป็นหนังสือที่ยังไม่ส่งเก็บและ หนังสอื ทสี่ ่งเก็บแล้วการยมื แบง่ ออกเป็น 2 ประเภท คอื การยืมหนังสือราชการภายในหน่วยงานเดียวกัน คือผู้ยืมจะต้องเป็นข้าราชการที่ได้รับ มอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการช้ันหัวหน้า แผนกผู้ดาเนินการเร่ืองน้ัน และผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็น หวั หนา้ ส่วนราชการช้ันหัวหน้าแผนกขนึ้ ไป การยืมผู้มายืมและขอรับเร่ืองต้องเป็นข้าราชการท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วน ราชการระดับกองขึ้นไป และผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าราชการระดับกองขึ้นไป หรือผู้ท่ีได้รับ มอบหมายหา้ มมใิ หบ้ ุคคลภายนอกยมื ดูหรอื คัดลอกหนงั สอื ราชการเว้นแต่จะไดร้ ับอนญุ าตจากหัวหนา้ ส่วน ราชการระดบั กองขน้ึ ไป 6. การทาลายหนังสอื หมายถึง การขจัดหรือทาลายหนงั สือที่ไม่ได้ใชป้ ระโยชน์มีความจาเป็นตอ้ ง เกบ็ รกั ษาเรือ่ งที่ไมส่ าคัญ เพอื่ ประหยัดเนอ้ื ทใ่ี นการจัดเกบ็ และการดูแลรักษา 3. ความสาคัญของงานสารบรรณ งานสารบรรณเป็นงานท่ีมีความสาคัญมากงานหน่ึง ซ่ึงเป็นงานด่านหน้าท่ีให้บริการผู้มาติดต่อ ราชการในหนว่ ยงานน้ัน ๆ เพ่ือใช้หนังสือหรือเอกสารในการอ้างอิงและเป็นหลกั ฐานเกีย่ วกับโครงการหรือ งานต่าง ๆก่อนดาเนินการ งานที่อยู่ในระหว่างดาเนินการ และงานท่ีดาเนินการแล้วเสร็จแล้ว เพ่ือให้ โครงการหรอื งานต่าง ๆ สาเรจ็ บรรลจุ ดุ มุง่ หมาย โดยมีผู้สรุปความสาคญั เก่ยี วกับงานสารบรรณ ดงั น้ี

38 จันทรานี สงวนนาม (2543 : 54) กลา่ วว่า งานสารบรรณเป็นงานเก่ยี วกบั หนังสือหรือเอกสารมี ความสาคัญสรุปได้ ดงั นี้ 1. ใช้เปน็ เครอ่ื งมอื ในการบริหารงานราชการ 2. เป็นการส่อื สารในการติดต่อประสานงานการทาข้อตกลงทาความเข้าใจ 3. เป็นเครื่องมอื สาหรับใชเ้ ตอื นความจา 4. เป็นส่ิงที่มีคุณค่าสาหรับการศึกษาค้นคว้า และอ้างอิงในอนาคตนัยยา เกิดวิชัย (2543 : 8) ได้สรุปความสาคญั เกีย่ วกับงานสารบรรณ ดงั น้ี 1. ใชเ้ ป็นเคร่ืองมอื ในการบริหารงาน 2. เอกสารหรือหนังสือราชการทที่ าขึ้น ใช้เปน็ สอ่ื สารในการติดตอ่ ทาความเข้าใจระหวา่ ง หน่วยงานกับหนว่ ยงาน หน่วยงานกบั บคุ คล และบคุ คลกบั บุคคล 3. เอกสารหรอื หนงั สือทที่ าขนึ้ เป็นเสมอื นเครอื่ งเตือนความจาของหนว่ ยงาน 4. เปน็ หลกั ฐานอ้างอิงในการติดตอ่ หรอื การทาความตกลง 5. หนังสอื หรือเอกสารทท่ี าข้นึ เป็นสิง่ ที่มคี ณุ คา่ ใช้ในการศกึ ษาค้นคว้าตอ่ ไปในอนาคต จากการศึกษาความสาคัญของงานสารบรรณ ผู้ศึกษาสามารถสรุปได้ว่า งานสารบรรณ มีความสาคัญต่อหน่วยงานซ่ึงงานสารบรรณเป็นด่านหน้าของหน่วยงาน และเป็นหน่วยบริการในการ ติดต่อประสานงาน ให้งานน้ันสาเร็จลุล่วงไดด้ ้วยดี ทาให้เกิดการทาความตกลงหรือทาความเข้าใจระหว่าง หน่วยงานกับหน่วยงานหน่วยงานกับบุคคล และบุคคลกับบุคคลและยังสาคัญต่อผู้บริหาร ผูป้ ฏบิ ัติงาน ใน การนาข้อมูลเอกสารไปใชใ้ นการดาเนนิ งานและสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างองิ ในอนาคตได้ 5. งานวจิ ยั ท่ีเก่ียวข้อง จกั รกฤษณ์ สง่ากอง6. (2558). ปจั จยั ที่สง่ ผลตอ่ ความพงึ พอใจในการใชง้ านระบบสารบรรณ อิเลก็ ทรอนิกสข์ องพนักงานเทศบาลนครรงั สิต. [Online]. แหล่งท่มี าhttp://ethesisarchive. library.tu.ac.th/thesis/2015/TU_2015_5723036033_3653_2345.pdf. สืบค้นเมอื่ วันที่ 26 ธนั วาคม 2562 ปัจจยั ด้านประสทิ ธิภาพของระบบ (System Performance) และปัจจยั ด้านเจา้ หน้าทผี่ ู้ใหบ้ รกิ าร (Service Officers) มีความสัมพันธ์กับความพงึ พอใจในการใชร้ ะบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และจากการ วิเคราะห์ค่าสัมประสิทธ์ิการถดถอย ท่ีระดับนัยสาคัญ กลุ่มปัจจัยท่ีส่งผลต่อความพึงพอใจในการใช้ระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มากท่ีสุด ปัจจัยด้านประสิทธิภาพของระบบ รองลงมาคือ ปัจจัยด้านเจ้าหน้าที่ ผู้ให้บริการ ส่วนปจั จัยกลุ่มกระบวนการไม่ส่งผลตอ่ ความพงึ พอใจในการใช้ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ได้แก่ ปัจจัยด้านด้านฟังก์ชันและคุณสมบัติ(Function & Features) ปัจจัยด้านข้ันตอนกระบวนการ (Process) และ ปัจจัยด้านการออกแบบส่วนแสดงผล (User Interface) โดยสามารถสรุปผลจากการ ทดสอบสมมติฐานได้ดังน้ีคือ พบว่า ปัจจัยด้านประสิทธิภาพของระบบ (System Performance) มี 6จักรกฤษณ์ สง่ากอง. (2558). ปัจจัยที่ส่งผลต่อความพึงพอใจในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของพนักงานเทศบาลนคร รังสิ ต . [Online]. แ ห ล่ งท่ี ม า http://ethesisarchive.library.tu.ac.th/thesis/2015/TU_2015_5723036033_3653_2345.pdf. สบื คน้ เมอื่ วันท่ี 26 ธันวาคม 2562

39 ความสัมพันธ์เชิงบวกตอ่ ความพึงพอใจในการใช้ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ส่วนปัจจัยดา้ นด้านฟงั ก์ชัน และคุณสมบัติ(Function & Features) ปัจจัยด้านขั้นตอนกระบวนการ (Process) และ ปัจจัยด้านการ ออกแบบส่วนแสดงผล (User Interface) ไม่มีความสัมพันธ์เชิงบวกต่อความพึงพอใจในการใช้ระบบสาร บรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ ข้อเสนอแนะเชิงพฒั นาระบบ การปรับปรุงและพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ให้สามารถทางานได้เต็มประสิทธิภาพ ที่สุด จาเป็นที่จะต้องอาศัยองค์ประกอบในหลายๆส่วน ไม่ว่าจะเป็นด้านงบประมาณฮาร์ดแวร์ หรือการ ปรับปรุงชุดคาส่ัง โดยแนวทางในการปรับปรุงท่ีรวดเร็วท่ีสุด ก็คือการปรับปรุงดัชนีของหนังสือท่ีบันทึก ภายในฐานข้อมูล เพ่ือให้ระบบสามารถทาการเชื่อมต่อ และเรียกใช้งานฐานข้อมูลได้รวดเร็วข้ึน หรือแม้ กระทั้งการปรับปรุงในส่วนของคิวร่ีท่ีใช้ติดต่อกับฐานข้อมูล โดยจะต้องทาการลีนคิวร่ีให้มีความกระชับ มากข้ึน เพื่อที่จะประหยัดทรัพยากรของเคร่ืองแม่ข่ายที่ใช้รันระบบนอกจากน้ียังมีแนวทางในระยะถัดไป คือการลงทุนในการขยายเครื่องแม่ข่ายเพื่อให้สามารถรองรับผู้ใช้งานได้ในจานวนที่มากข้ึน และมี ประสิทธิภาพในการท างานมากข้ึน แต่ทั้งนี้ก็จะต้องตระหนักถึงจานวนเงนิ ที่จะต้องลงทุนไปในคราวเดยี ว โดยแนวทางสุดท้ายคือการน าระบบข้ึนสู่ระบบคราวน์ ซ่ึงจะมีข้อดีคือ สามารถบริหารจัดการทรัพยากร เครอื ขา่ ยไดต้ ามทตี่ อ้ งการใช้งาน ซ่ึงจะทาให้ระบบสามารถใหบ้ รกิ ารต่อผูใ้ ชไ้ ด้อย่างมปี ระสิทธภิ าพสงู สดุ ข้อเสนอแนะเชิงนโยบาย 1. ผู้พัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ควรจะตอ้ งมีแผนงานในการพัฒนาและปรับปรุงระบบ โดยให้ความสาคัญกับ 2 ด้านหลักๆ คือ ปัจจัยด้านประสิทธิภาพของระบบ และปัจจัยด้านเจ้าหน้าที่ผู้ ให้บริการ และให้ความสาคัญกับ ปัจจัยด้านการออกแบบส่วนแสดงผล ปัจจัยด้านด้านฟังก์ชันและ คณุ สมบตั ปิ ัจจัยด้านขน้ั ตอนกระบวนการ รองลงมาตามความสาคัญ 2. ผู้พัฒนาระบบจะต้องวางแผนงานในการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคในการใช้งานระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โดยจะต้องปรับปรุงในส่วนของ การค้นหาหนังสือ ที่ต้องมีความรวดเร็วและ ทันต่อการใช้งาน และปัญหาในส่วนของระบบทางานล้าช้า ขณะที่มีการเข้าใช้งานพร้อมกันจานวนมาก นอกจากน้ีผู้ดูแลระบบหรือผู้ที่ดูแลในส่วนของรายชื่อพนักงานควรจะมีการปรับปรุงข้อมูลอย่างสม่าเสมอ เพ่อื ให้ข้อมลู เป็นปจั จบุ นั 3. ควรมีการส่งเสริมหรือขับเคลื่อนทัศนคติในการใช้งานระบบสารสนเทศภายในองค์กรหรือการ เน้นการสร้างวัฒนธรรมองค์กรในยุคดิจิตอล เพื่อให้เกิดกระบวนการในการเปลี่ยนผ่านองค์กรเข้าสู่ยุค ดจิ ติ อล

40 ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.ปริศนา มัชฌิมา และคณะ.7 (2555). พฤติกรรมและประสิทธิภาพ การใชร้ ะบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (e-Office) ของมหาวิทยาลยั ราชภฏั สวนดสุ ิต. [Online]. แหล่งท่มี า http://dusithost.dusit.ac.th/~prisana_mut/eport/RESEARCH/E_office.pdf. สื บ ค้ น เม่ื อ วั น ที่ 26 ธันวาคม 2562 ผลการวิจัยพบวา่ 1.สถานภาพของผู้ตอบแบบสอบถามส่วนใหญ่เป็นเพศหญิงอายุ 31-40 ปีระดับการศึกษา ปรญิ ญาตรีสถานภาพการทางานเป็นเจา้ หน้าท่ีและสังกดั หน่วยงานสนับสนนุ ดา้ นวชิ าการ 2.พฤติกรรมการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต กลุ่มตัวอย่างส่วนใหญ่ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ทุกวันในช่วงเวลา 8.01-12.00 น. เพอ่ื ตดิ ตามงานเอกสาร 3.ประสิทธิภาพของการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิต ในด้านความพึงพอใจในการใช้งานความสามารถของระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และปัญหาในการ ใชง้ านโดยภาพรวมอยใู่ นระดับปานกลาง 4. การวิเคราะห์เปรียบเทียบประสิทธภิ าพการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์มหาวทิ ยาลัย ราชภัฏสวนดุสิตพบว่าบุคลากรที่มีเพศอายุระดับการศึกษาสถานภาพการทางานและหน่วยงานท่ีสังกัด ต่ างกั น มี ป ร ะ สิ ท ธิ ภ าพ ข อ งก า ร ใช้ งาน ร ะ บ บ ส าร บ ร ร ณ อิ เล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ โด ย ภ า พ ร ว ม ไม่แตกตา่ งกนั ผลการวเิ คราะห์ 1. พฤติกรรมการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิตพบว่า บุคลากรส่วนใหญ่ มีความถี่ในการใช้งานระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ทุกวันในช่วงเวลา 8.01-12.00 น. ซ่ึงเป็นช่วงเวลาที่ตนเองสะดวกและอยู่ในวันทาการ (กิดานันท์มลิทอง, 2545) ซ่ึงพฤติกรรมการเข้าใช้บริการขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของผู้ใช้ท่ีจะแสดงออกตามความสนใจหรือความ ต้องการเฉพาะบุคคลซ่ึงเกิดจากประสบการณ์รวมถึงระดับการศึกษาท่ีชี้ให้เห็นความต้องการพื้นฐานของ บุคคลส่งผลให้เกิดแรงจูงใจในการเปิดรับข้อมูลในแหล่งท่ีอยู่ใกล้เพราะการรับข้อมูลของบุคคลนา มาซึ่ง ความพึงพอใจหรือไม่พึงพอใจโดยกระบวนการดังกล่าวเกิดข้ึนภายใต้โครงสร้างทางสังคมดังท่ี McQuaik (1994) กล่าวว่าแนวทางการศึกษาตามทฤษฎีพฤติกรรมความพึงพอใจนี้ให้ความสาคัญกับการเลือกการ รับรู้และการตอบสนองต่อสารของผู้รับอยู่เสมอวัตถุประสงค์ในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ส่วนใหญ่ใช้เพื่อติดตามงานเอกสารติดตามข้อมูลและจัดทาบันทึกข้อความอาจเน่ืองมาจากในยุคปัจจุบัน ข้อมูลข่าวสารมีเป็นจานวนมากและสาม ารถสืบค้นได้ตลอดเวลาบุคลากรจึงจา เป็นต้องใช้บริการ ระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ทุกวันเพ่ือติดตามข้อมูลข่าวสารทั้งภายในและ ภายนอกมหาวิทยาลัย ซ่ึงระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เป็นระบบจัดเก็บสาเนาเอกสารให้เป็นไฟล์ดิจิทัลและสามารถเรียกดูได้ จากเครือข่ายคอมพิวเตอร์และอินเทอร์เน็ตทุกที่ทุกเวลาภายใต้ระบบรักษาความปลอดภัยเพิ่ม 7 ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร.ปริศนา มัชฌิมา และคณะ. (2555). พฤติกรรมและประสิทธิภาพการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ( e-Office) ข อ ง ม ห า วิ ท ย า ลั ย ร า ช ภั ฏ ส ว น ดุ สิ ต . [ Online]. แ ห ล่ ง ที่ ม า http://dusithost.dusit.ac.th/ ~prisana_mut/eport/RESEARCH/E_office.pdf. สบื ค้นเมอ่ื วนั ที่ 26 ธันวาคม 2562

41 ประสิทธิภาพในการสื่อสารภายในมหาวิทยาลัยให้คล่องตัวสะดวกรวดเร็วและบรรลุวัตถุประสงค์ในเรื่อง การสื่อสารน้ันๆรวมถึงยังสามารถตรวจสอบติดตามสถานะเอกสารการดาเนินเร่ืองของเอกสารได้ ตลอดเวลาซึ่งสอดคล้องกับผลงานวิจัยของนฤทธิ์มัยรัตน์ (2549) ได้ทาการศึกษาสภาพปัจจุบัน สภาพขั้นต่าที่ยอมรับได้และความคาดหวังเกี่ยวกับการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของสานักงาน นโยบายและแผนการขนส่งและจราจรกระทรวงคมนาคมพบว่าการนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เขา้ มาใช้และทาให้การจัดเกบ็ ข้อมูลครบถ้วนถูกตอ้ งส่งผลให้การสืบคน้ ขอ้ มลู หรือการตรวจสอบเอกสารใน กรณที ต่ี อ้ งการนาเอกสารน้ันๆมาอา้ งองิ ได้ทันที 2. ความพึงพอใจในการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์มหาวิทยาลยั ราชภฏั สวนดสุ ติ ด้านการเข้าใช้งานพบว่าบคุ ลากรมีความพึงพอใจในการเขา้ ใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์(การระบุ รหัสผู้ใช้รหสั ผ่าน) อาจเนื่องมาจากบุคลากรเห็นว่าการเข้าใชร้ ะบบงานและการเข้าสรู่ ะบบมีการกรอกรหัส ผู้ใช้และการกรอกรหัสผ่านเข้าใช้ระบบมีความปลอดภัยและเป็นสว่ นตัวซงึ่ สอดคล้องกบั ผลงานวิจัยของธีร ภทั รกางมลู (2554) ศึกษาสภาพปัจจุบนั และความคาดหวังของการใช้ระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ (e- Office) สานักงานเขตพ้ืนท่ีการศึกษาประถมศึกษาสมุทรสงครามพบว่าการเรียกใช้และการเข้าระบบมี ค่าเฉลี่ยท่ีอยู่ในระดับมากได้แก่การป้องกันการเข้าระบบการกรอกรหัสผ่านเข้าใช้ระบบการเรียกใช้และ การกรอกรหัสผู้ใช้ตามลาดับสัมพันธ์กับผลการวิจัยของนฤทธ์ิมัยรัตน์ (2549) ท่ีพบว่าบุคลากรพอใจกับ การเข้าสู่ระบบมีการกรอกรหัสผู้ใช้การกรอกรหัสผ่านเข้าใช้ระบบการระบุหน่วยงานต้นทางของระบบรับ ห นั ง สื อ ก า ร ร ะ บุ ห น่ ว ย ง า น ป ล า ย ท า ง ข อ ง ร ะ บ บ รั บ ห นั ง สื อ การสร้างหนังสือของระบบส่งหนังสือการระบุเลขท่ีหนังสือของระบบส่งหนังสือ การกาหนดชื่อเรื่องของ ระบบส่งหนงั สือการเลอื กประเภทหนังสือของระบบส่งหนงั สอื การกาหนดชั้นความลับของระบบส่งหนังสือ การระบุเลขทะเบียนรับของระบบค้นหาและติดตามหนังสือการเลือกวันที่รับหนังสือของระบบค้นหาและ ติดตามหนังสือการกาหนดเลขทะเบียนส่งของระบบค้นหาและตดิ ตามหนังสือการเลือกชนิดสมุดทะเบียน ส่งของระบบค้นหาและตดิ ตามหนังสอื การระบุเลขทะเบียนส่งของระบบค้นหาและติดตามหนงั สือการระบุ วันท่ีของหนังสือในระบบแก้ไขรายละเอียดการระบุช่ือเร่ืองของระบบแก้ไขรายละเอียดหนังสือการเลือก หน่วยงานปลายทางประเภทของรายงานความปลอดภัยของระบบเช่นมีการกาหนดผู้ใช้และรหัสผ่านและ การเผยแพรเ่ อกสาร ด้านการจัดการเอกสารพบว่าบุคลากรมีความพึงพอใจในการเปิดดูเอกสารเข้า-ออกการ เปิดดูข่าวด่วน-แจ้งเตือนการเปิดดูกระดานข่าวอาจเน่ืองมาจากภายในมหาวิทยาลัยในแต่ละวันมีการใช้ ข่าวสารจานวนมากสว่ นหน่ึงของข้อมลู ขา่ วสารมาจากนอกมหาวทิ ยาลัยซึง่ เปน็ การตดิ ตอ่ มาจากหน่วยงาน ต่างๆภายนอกมหาวิทยาลัย (มหาวิทยาลัยเชียงใหม่, 2547) ส่ิงที่เด่นชัดของการดาเนินการระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์คือบุคลากรสามารถติดตามเอกสารเข้า-ออกของตนเองได้อย่างสะดวกการติดตาม ข่าวสารงานภายในของมหาวิทยาลัยผ่านระบบข่าวดว่ น-แจ้งเตือนทาให้บุคลากรได้รับข้อมูลไดร้ วดเร็วข้ึน การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็วแม้การส่งข้ามคณะสานักสถาบันก็จ ะไปได้ทันทีส่งผลในการเพิ่ม ประสิทธิภาพการทางานโดยรวมของมหาวิทยาลัยการเน้นในเร่ืองความเร็วและเวลาเป็นส่ิงที่ได้ประโยชน์ อยา่ งชดั เจนเพอื่ การจดั การเอกสารของมหาวทิ ยาลยั ที่ดีขนึ้ ด้านการต้ังค่าเอกสารพบว่าบุคลากรมีความพึงพอใจในการต้ังเส้นทางเดินเอกสารได้แก่ การสร้างเส้นทางส่วนบุคคลและการเลือกใช้เส้นทางส่วนบุคคลอาจเนื่องมาจากบุคลากรสามาร ถเลือก ช่องทางในการส่งเอกสารโดยกาหนดเส้นทางของเอกสารด้วยตนเองทาให้สามารถติดตามว่าเอกสาร

42 ขณะนั้นอยู่ที่ใครกาลังดาเนินการอยู่ในข้ันตอนใดและเมื่อมีข้อผิดพลาดจะสามารถเรียกเอกสารเพ่ือแก้ไข ใหม่ได้ทันทีสามารถจัดเก็บและเข้าถึงเอกสารติดตามสถานะของเอกสารและกาหนดความปลอดภัยของ ข้อมูลได้สอดคล้องกับงานวิจัยของเดชาสุพรรณทอง (2548) ศึกษาสภาพปัจจุบันสภาพท่ียอมรับได้และ ความคาดหวังต่อการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกสใ์ นสานกั งานปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ าร 3. ความสามารถของระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกสม์ หาวิทยาลัยราชภัฏสวนดสุ ิต ดา้ นการจัดการเอกสารพบว่าการตรวจสอบการค้นหาและติดตามงานตา่ งๆเพ่ือค้นหาเอกสารและติดตาม เอกสารย้อนหลังสอดคล้องกับงานวิจัยของอมรรัตน์โพธิรังสรรค์ (2550) ซ่ึงศึกษาระบบงานสารบรรณ ของสานักผู้อานวยการองค์การโทรศัพท์แห่งประเทศไทยพบว่าระบบงานสารบรรณช่วยลดเวลาในการ คน้ หาข้อมูลหรือตรวจสอบสถานะของหนังสือลดการซ้าซ้อนในวิธีปฏิบัติงานบางขั้นตอนทาให้หน่วยงานที่ เกี่ยวข้องมีข้อมูลท่ีถูกต้องตรงกันและระบบยังทาให้เกิดประสิทธิภาพในการว างแผนการติดตามการ ปฏิบตั ิงานตามคาสั่งการของผู้บรหิ ารและการบริหารเวลาในการจดั การงานเอกสารทีม่ ีกาหนดเวลา ด้านการต้งั คา่ เอกสารคอื การเลือกผ้รู ับได้ถกู ตอ้ งและตรงตามความต้องการเป็นการตง้ั คา่ เอกสารการตงั้ เสน้ ทางเดนิ เอกสารและการต้ังคา่ การลงนามเพื่อแสดงความสัมพนั ธร์ ะหว่างบุคคลกับข้อมลู อิเล็กทรอนิกส์โดยมีวัตถุประสงค์เพ่ือระบุตัวบุคคลผู้เป็นเจ้าของลายมือชอื่ ซ่ึงสัมพันธก์ ับผลการวิจัยของน ฤทธม์ิ ัยรัตน์ (2549) ท่ีพบว่าการใช้ระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์ชว่ ยลดระยะเวลาและทรัพยากรในการ รั บ -ส่ ง ห นั ง สื อ คื อ ก า ร แ บ่ ง โค ร ง ส ร้ า ง ก า ร ท า ง า น ภ า ย ใน เช่ น ก า ร แ บ่ ง ก ลุ่ ม ผู้ ใช้ เป็ น สานัก/กอง/ศูนย์/ฝ่าย/ส่วน/กลุ่มการฝึกอบรมบุคลากรการกาหนดสิทธกิ ารเข้าใช้ระบบเชน่ ผู้ใช้ระบบและ ผู้ดูแลระบบการติดต้ังโปรแกรมและอุปกรณ์การระบุหน่วยงานต้นทางของระบบรับหนังสือการระบุ หน่วยงานปลายทางของระบบรบั หนังสอื การระบุเลขทีห่ นงั สือของระบบสง่ หนังสือและการกาหนดช่ือเรือ่ ง ของระบบส่งหนังสือ 4. ปัญหาในการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ สม์ หาวิทยาลยั ราชภฏั สวนดสุ ิต ปัญหาด้านการเข้าใช้งานพบว่าบุคลากรเห็นว่าข้ันตอนในการเข้าใช้งานระบบฯ (การระบุรหัสผู้ใช้ รหัสผ่าน) มีความล่าช้าบางครั้งไม่สามารถเข้าใช้งานได้สัมพันธ์กับผลการวจิ ัยของอารยาขันทอง (2549) ศึกษาปัญหาด้านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์พบว่าปัญหาที่พบมากท่ีสุดคือใช้เวลาในการเข้าสู่ระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของโรงเรียนในสังกัดสานักงานเขตพื้นที่การศึกษาหนองคายเขต 1 เป็นระบบ การรับส่งเอกสารระหว่างโรงเรียนและสานักงานเขตพื้นที่การศึกษาหนองคายเขต 1 ผ่านระบบเครือข่าย อินเทอร์เน็ตมีปัญหามากที่สุดคือช่องสัญญาณต่าทาให้การติดต่อส่ือสารช้าการส่ือสารมีความเร็วต่า เซิรฟ์ เวอรข์ ัดข้องบอ่ ยและติดตอ่ ยากเพราะเป็นเวลาทมี่ ผี ู้ใช้มาก ปญั หาด้านการจัดการเอกสารพบวา่ การจัดหน้ากระดาษบนั ทึกข้อความหนังสือภายนอก ทาได้ไม่สะดวกไม่สามารถคัดลอกข้อความในหน้าบันทึกข้อความได้อาจเน่ืองมาจากเอกสารอาจจะเป็น หนังสือราชการติดต่อสื่อสารหรือการดาเนินกิจกรรมต่างๆดังน้ันหน่วยงานทุกแห่งในมหาวิทยาลัยจะ ทางานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสารและเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อออกไปการดาเนินการจึง เป็นการกระทาที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึงกลไกลที่เปลี่ยนจากอนาล็อกมาเป็นดิจิทัลซ่ึงเห็นได้ชดั ว่าเอกสาร ท่ี เป็ น ก ระดาษ เดิม ที่ เข้ าม าจาก ภ ายน อก จะได้รับ การป รับ เป ล่ี ยน ให้ เป็ น เอ กส ารดิจิทั ล แล้วนามาเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวอร์กลไกท่ีสาคัญที่จะต้องกระทาคือการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสาร ดิจิทัลโดยปกติเอกสารที่สร้างมักจะสร้างด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) เก็บข้อมูล

43 เป็นไฟล์เอกสารจึงสามารถปรับปรุงให้เป็นดจิ ิทัลได้ทันทีแตส่ าหรับเอกสารที่เป็นกระดาษก็สามารถแปลง ให้เป็นดิจิทัลไดไ้ ม่ยากด้วยการใชเ้ ครือ่ งสแกนเนอรแ์ ปลงเปน็ รูปภาพและเกบ็ ไวใ้ นเซริ ์ฟเวอรไ์ ดเ้ ชน่ กัน ปัญหาด้านการดาเนินงานพบว่าปัญหาในการเปิดอ่านเอกสารฉบับถัดไปหรือฉบับ ก่อนหน้าการเปิดดูรายงานการรับ-ส่งหนังสือในแต่ละวันและย้อนหลังหรือการทางานในขั้นตอนอ่ืนๆเป็น ต้นทาให้ผู้ใช้ระบบต้องใช้เวลาในการทารายการแต่ละรายการในระบบมากข้ึนโดยมัลลิกาหงส์หิรัญและ ศิริพรเลาหกุล (2550) ศึกษาปัจจัยท่ีเกี่ยวข้องกับการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของบุคลากรใน คณะเกษตรศาสตร์มหาวิทยาลัยเชียงใหม่อย่างมีประสิทธิภาพคือ ความซ้าซ้อนในการส่งเร่ือง ที่ไม่เก่ียวข้องผ่านระบบทาให้เกิดความเบื่อหน่ายไม่อยากใช้งานควรจัดให้มีการอบรมขั้นตอนการรับ-ส่ง หนังสือและการแจ้งเวียนทางสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์อย่างถูกวิธีและมีนโยบายหรือมาตรการที่เด็ดขาด สาหรับการไม่ให้ความร่วมมือในการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ส่งผลกระทบให้ประสิทธิภาพ การปฏบิ ตั งิ านลดลง 5. เปรียบเทียบประสิทธิภาพการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มหาวิทยาลัยราชภัฏ สวนดุสติ 5.1 บุคลากรที่มีเพศต่างกันมีประสิทธิภาพของการใช้งานระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างกันสามารถอธิบายได้ว่าเพศชายและเพศหญิงมีประสิทธิภาพของการใช้งาน ร ะ บ บ ส า ร บ ร ร ณ อิ เล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ไม่ ต่ า งกั น นั บ ได้ ว่ า เพ ศ ไม่ มี บ ท บ า ท ส า คั ญ ใน ก า ร เลื อ ก เข้ า ใช้ ง า น ไม่สอดคล้องกับแนวคิดของพิภพวชังเงิน (2547) ที่เห็นว่าภาวะความเป็นเพศชายและเพศหญิง มีความแตกต่างกันในเร่ืองการปรับตัวทางสังคมความสามารถในการเรียนรู้แรงจูงใจความสามารถ ในการแก้ปัญหาการงานทักษะในการปฏิบัติงานทั้งน้ีเพราะวัฒนธรรมและสังคมกาหนดบทบาทและ กจิ กรรมของคนสองเพศไว้ต่างกันท่ีไม่สอดคล้องกันอาจเนื่องมาจากปจั จุบันผหู้ ญิงกบั ผูช้ ายมีความสนใจใน การใช้เทคโนโลยีพอๆกันมาให้ไม่มีความแตกต่างกันของประสิทธิภาพในการใช้งานระบบสารบรรณ อเิ ล็กทรอนิกส์ซ่ึงสอดคล้องกับนิพนธ์ลือกิตินันท์ (2547) ได้ศึกษาปัจจัยท่ีมีผลตอ่ ความสาเร็จขององค์กร ในการใช้ระบบสารสนเทศในการปฏิบัติงานของพนักงานบริษัทคาโออินดัสเตรียล (ประเทศไทย) จากัด พบว่าเพศไม่มผี ลตอ่ ความสาเร็จขององค์กรในการใชร้ ะบบสารสนเทศในการปฏิบตั งิ าน 5.2 บุคลากรท่ีมีอายุที่แตกต่างกันมีประสิทธิภาพของการใช้งานระบบสารบรรณ อิ เล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ไม่ แ ต ก ต่ า ง กั น เม่ื อ พิ จ า ร ณ า เป็ น ร า ย ด้ า น พ บ ว่ า ด้ า น ค ว า ม พึ งพ อ ใจ เก่ี ย ว กั บ ร ะ บ บ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และด้านปัญหาในการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างกันส่วนด้าน ความสามารถในการนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงานแตกต่างกันสามารถอธิบาย ได้ว่าอายุไม่ได้มีบทบาทสาคัญเก่ียวกับการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์เน่ืองจากโลกในยุคปัจจุบัน เป็นยุคของเทคโนโลยีสารสนเทศบุคลากรทุกวัยจึงจาเป็นต้องใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร เพือ่ ใชใ้ นการสืบค้นข้อมูลเพอ่ื ทาผลงานทางวชิ าการและเพ่ือการวิจยั 5.3 ระดับการศึกษาท่ีแตกต่างกันมีประสิทธิภาพของการใช้งานระบบสารบรรณ อิ เล็ ก ท ร อ นิ ก ส์ ไม่ แ ต ก ต่ า ง กั น เมื่ อ พิ จ า ร ณ า เป็ น ร า ย ด้ า น พ บ ว่ า ด้ า น ค ว า ม พึ งพ อ ใจ เกี่ ย ว กั บ ร ะ บ บ สารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ดา้ นความสามารถในการนาระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัตงิ าน และด้านปัญหาในการใช้ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกตา่ งกันถึงแม้ว่าระดับการศึกษาจะส่งผลให้ บุคคลมีความรู้ความเข้าใจท่ีต่างกันซ่ึงสอดคล้องกับศรีสมพรรอดศิริ (2551) ศึกษาประสิทธิผลการ ปฏิบัตงิ านของบุคลากรในการนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในกรมตรวจบัญชีสหกรณ์กระทรวง

44 เกษตรและสหกรณ์ท่ีพบว่าระดับการศึกษาและระยะเวลาในการปฏิบัติงานส่งผลต่อประสิทธิผลการ ปฏิบัติงานแต่ที่ระดับการศึกษาไม่มีผลต่อประสิทธิภาพในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของ มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนดุสิตอาจเนื่องมาจากเป็นระบบที่ใหม่ทุกคนเร่ิมเรียนรู้พร้อมกันซ่ึงต้องอาศัย ทักษะในการใช้งานหรอื การใช้งานเป็นประจามากกว่าระดับการศกึ ษาถึงจะใชง้ านได้อย่างมปี ระสทิ ธิภาพ 5.4 บุคลากรที่มีสถานภาพการทางานต่างกันมีประสิทธิภาพของการใช้งานระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างกันเมื่อพิจารณาเป็นรายด้านพบว่าด้านความพึงพอใจเก่ียวกับระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ดา้ นความสามารถในการนาระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกสม์ าใช้ในการปฏบิ ัติงาน และดา้ นปัญหาในการใช้ระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างกันสามารถอธบิ ายไดว้ ่าสถานภาพการ ทางานที่ต่างกันไม่มีบทบาทสาคัญในการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของบุคลากรแต่ทักษะใน การป ฏิ บั ติงาน มีผลต่อป ระสิท ธิภ าพ การใช้งานระบ บ สารบ รรณ อิเล็กท รอนิ กส์มากกว่า จากงานวจิ ัยของศรีสมพรรอดศิริ (2551) ที่พบว่าทักษะในการปฏิบตั ิงานและเจตคติต่อการเปล่ียนแปลง เทคโนโลยีมีผลต่อการใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ของกรมบัญชีสหกรณ์กระทรวงเกษตร และสหกรณ์ 5.5 หน่วยงานที่สังกัดท่ีแตกต่างกันมีประสิทธิภาพของการใช้งานระบบสารบรรณ อิเล็กทรอนิกส์ไม่แตกต่างกันเม่ือพิจารณาเป็นรายด้านพบว่าด้านความพึงพอใจเก่ียวกับระบบสารบรรณ อเิ ล็กทรอนิกส์ด้านความสามารถในการนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์มาใช้ในการปฏิบัติงานและด้าน ปญั หาในการใชร้ ะบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ไม่แตกตา่ งกันสามารถอธิบายไดว้ า่ หนว่ ยงานที่สังกดั แตกตา่ งกันไมม่ ีสว่ นสาคญั ตอ่ ประสทิ ธภิ าพของการใชง้ านระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนกิ ส์ แตข่ ้ึนกบั ทกั ษะในการปฏบิ ัติงานมากกวา่ ขอ้ เสนอแนะ 1. ขอ้ เสนอแนะในทางปฏบิ ัติ หน่วยงานท่รี ับผิดชอบดูแลระบบสารบรรณอิเลก็ ทรอนกิ สข์ องมหาวิทยาลัยราชภฏั สวนดุสิต ควรพัฒนาระบบให้มปี ระสทิ ธิภาพมากข้นึ ดังน้ี 1.1 การจดั การเอกสาร - ควรเพ่มิ เคร่อื งมอื ในการจัดหน้าเอกสารและการตัดคาในแตล่ ะบรรทัดใหใ้ กล้เคียงกับ โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) เพ่อื ความสะดวกและความสวยงามในการจดั พิมพ์เอกสาร - การเปิดอ่านเอกสารฉบับถดั ไปหรอื กอ่ นหนา้ ควรมปี ุ่มกดเล่อื นไปเรือ่ ยๆโดยไมต่ ้อง ย้อนกลบั ไปหน้าแรกใหมค่ ลา้ ยๆการใชอ้ เี มล์ซ่งึ จะทาให้ไดร้ บั ความสะดวกมากขนึ้ - การจัดรูปแบบเอกสารขณะพิมพ์หรือมุมมอง (ตัวอย่าง) ก่อนพิมพ์และหลังพิมพ์ ควรเหมือนกนั - ควรให้มีการบันทึกไฟล์ข้อมูลได้สะดวกมากข้ึนเพ่ือเก็บไว้เป็นหลักฐานหรือส่งต่อ ใหผ้ ู้ท่เี ก่ยี วขอ้ งต่อไปได้ - ควรเพ่ิมช่องท่ีให้พิมพ์ข้อความก่อนจะลงนามให้มีขนาดใหญ่ข้ึนเพื่อลดข้อผิดพลาด ในการพิมพ์ - ในการพิมพ์เอกสารควรมีในส่วนของ print preview เพื่อดูว่าเอกสารที่ต้องการพิมพ์ อยู่หน้าไหนทาใหไ้ มต่ อ้ งพิมพ์ทกุ หน้าช่วยลดการส้ินเปลอื งกระดาษได้

45 - เวลาสง่ เอกสารควรมสี ถานะใหร้ ู้วา่ สง่ เอกสารออกไปแล้ว - ควรมีการสาเนาเอกสารไดจ้ ากบันทึกเดิมที่สร้างเพือ่ ลดเวลาในการทางาน 1.2 ระบบฐานข้อมูลและการสบื ค้น - ควรมีการปรับปรงุ ระบบการสืบค้นใหม้ คี วามงา่ ยสะดวกรวดเร็วและมปี ระสิทธภิ าพ มากข้ึน - ควรเพ่ิมประสิทธิภาพของฐานขอ้ มลู ในการจัดเก็บหรอื ประมวลผลเพอ่ื รองรบั ผใู้ ช้งาน จานวนมากในเวลาเดยี วกัน 1.3 ระบบคอมพิวเตอรแ์ ละเครือขา่ ย - หากวันไหนระบบจะมปี ญั หาควรแจ้งลว่ งหนา้ เพ่ือไม่ให้เสยี เวลาในการทางาน - ควรพัฒนาระบบใหส้ ามารถใช้ได้กบั อุปกรณเ์ ทคโนโลยสี ารสนเทศในหลาย แพลตฟอรม์ (platform) และรองรบั โปรแกรมเว็บบราวเซอร์ (web browser) ทห่ี ลากหลายมากขนึ้ - ควรพฒั นาระบบใหม้ กี ารประมวลผลเรว็ ขนึ้ กว่าเดิม - พัฒนาระบบอนิ เทอรเ์ นต็ ใหเ้ สถยี รมากขน้ึ เพ่อื ไมใ่ หร้ ะบบหลุดบอ่ ยๆทาใหล้ ดปัญหา ในการใชง้ านได้ 1.4 การใชง้ าน - หากเปลี่ยนรหสั ผ่านแลว้ ควรกลับมาใชร้ หสั เดิมซ้าอกี ได้ - ควรแบ่งหน้าท่ีของบุคลากรแต่ละหน่วยงานในการแจ้งข่าวสารให้ดีกว่านี้ เพือ่ ลดปรมิ าณข้อมลู ที่สง่ มาแบบซา้ ซ้อน - จดั อบรมผูใ้ ช้ใหม้ ีความชานาญมากกว่านโี้ ดยเฉพาะบุคลากรทีเ่ ขา้ มาทางานใหม่ - ควรมศี นู ยใ์ หค้ าแนะนาหรือบริการสอนการใชง้ านเมือ่ เกิดปัญหา - ประชาสัมพันธใ์ หบ้ ุคลากรทกุ คนเขา้ ใชง้ านอย่างท่วั ถึง 2. ข้อเสนอแนะเพอื่ การวิจัยต่อไป 2.1 ควรมีการศกึ ษาปจั จัยทส่ี ง่ ผลตอ่ การพัฒนาระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์ของมหาวิทยาลยั ราชภัฏสวนดสุ ติ 2.2 ควรมีการศึกษาประเมินเคร่ืองมือเช่นระบบฐานข้อมูลอุปกรณ์เครือข่ายท่ีใช้ของระบบสาร บรรณอิเล็กทรอนิกส์ความพึงพอใจของผู้ใช้บริการตลอดจนงบประมาณที่ได้รับจัดสรรโดยใช้หลั กการ ประเมนิ ของ Balance Score Card

46 ส่วนท่ี 3 ข้นั ตอนและวธิ กี ารฝึกประสบการณ์ 1.ข้นั ตอนและวิธีการฝึกประสบการณ์ สานักงานเลขาธิการคุรุสภากาหนดให้มีการพัฒนาเตรียมความพร้อมสู่การเป็นผู้บริหาร มีวัตถุประสงค์เพ่ือพัฒนาผู้เข้ารับการพัฒนาให้มีความรู้ทักษะ และคุณลักษณะที่เหมาะสมกับการเป็น ผู้บริหารระดับกลุ่ม โดยกาหนดให้มีการฝึกประสบการณ์ปฏิบัติงาน โดยวิธีจัดสลาก สุ่มเลือกกลุ่มงานท่ี จะต้องไปฝึกปฏิบัติงาน ในการการฝึกปฏิบัติงานครั้งน้ีได้ฝึกปฏิบัติงานกลุ่มบริหารงานกลาง สานัก อานวยการ สานกั งานเลขาธิการครุ ุสภา ตั้งแต่วนั ท่ี 23-26 ธันวาคม2562 จานวน ๒๒.5 ชวั่ โมง และมี การรายงานผลการฝึกประสบการณ์ มขี ้นั ตอนและวธิ ฝี ึกประสบการณ์ดังน้ี 1.ศึกษาสภาพการบริหารจัดการของกลุ่มบริหารงานกลาง 2. วเิ คราะหป์ จั จยั และสภาพแวดลอ้ มของกลุม่ บรหิ ารงานกลาง 3. ฝกึ ประสบการณต์ ามที่กาหนด โดยมีขอบเขตงาน คือ 3.1 ศกึ ษาลกั ษณะงานของกลุ่มบรหิ ารงานกลาง 3.2 ศกึ ษาความรคู้ วามเข้าใจเกยี่ วกบั การปฏิบตั งิ าน 3.3 ปฏบิ ัตงิ านตามท่ผี อู้ านวยการกล่มุ บรหิ ารงานกลางมอบหมาย 3.4 รายงานผลการปฏบิ ัตงิ านตามที่ผอู้ านวยการกลมุ่ บริหารงานกลางมอบหมาย 4. จดั ทารายงานงานผลการฝึกประสบการณ์ 5. นาเสนอผลการฝึกประสบการณ์ 2.เคร่ืองมอื ในการฝึกประสบการณ์ ในการดาเนินการฝึกประสบการณ์ เปน็ การศกึ ษาเชิงคณุ ภาพ ซึง่ ผูฝ้ ึกประสบการณ์ไดใ้ ชเ้ ครื่องมือ ในการเก็บรวบรวมข้อมูลด้วยวิธีการสัมภาษณ์ สังเกต จดบันทึก ถ่ายภาพประกอบ ให้ได้รายละเอียด ตามขอบเขตเน้อื หา ดงั น้ี 1. การสัมภาษณ์ 1.1 การสัมภาษณ์ผู้อานวยการกลุ่มบริหารงานกลาง เพ่ือให้ได้ข้อมูลเกี่ยวกับการ บริหารงาน โครงสร้าง อัตรากาลัง งบประมาณ ข้ันตอนการปฏิบัติงาน ระเบียบหรือกฎหมาย ทเ่ี ก่ียวขอ้ งกบั การปฏิบตั ิงาน 1.2 สัมภาษณ์พนักงานเจ้าหน้าท่ีเพ่ือให้ได้ข้อมูลเก่ียวกับงานที่ได้รับมอบหมาย ข้ันตอน วธิ กี าร แนวทางการปฏบิ ตั ิงานตามทผี่ ู้อานวยการกลุม่ มอบหมายงาน 2. การสังเกตผู้ฝึกปฏิบัติงานได้สังเกตการณ์ปฏิบัติงาน ซึ่งสังเกตการณ์ การบริหารงานของ ผู้อานวยการกลุ่ม การมีส่วนร่วมในการปฏิบัติงานของพนักงานเจ้าหน้าท่ีในกลุ่ม เพื่อให้ได้ข้อมูล ทีส่ มบูรณข์ องรายงานการฝึกประสบการณ์ 3. การจดบันทึกในการสัมภาษณ์และการสังเกตผู้ฝึกปฏิบัติงานได้จดบันทึกรายละเอียด เพอื่ วิเคราะห์ สรุปผลการฝึกประสบการณแ์ ละจัดทารายงานการฝกึ ประสบการณ์