PageScope Cabinet Manual del Operador
4 Primeros pasos Cómo llevar a cabo la configuración del sistema A continuación, se muestran las diferentes configuraciones que se pueden realizar en el cuadro de diálogo “Configuración del sistema“. Valor del intervalo para carpetas de detección automática / Intervalo Determine el intervalo para activar las carpetas de objeto de gestión (en segundos) en el cuadro de texto Intervalo. Esta configuración surtirá efecto inmediatamente. Puede establecer intervalos para: ➜ Detección automática y observación periódica para unidades específicas. PageScope Cabinet observa periódicamente la carpeta de objeto de gestión. ➜ La observación periódica de la carpeta de consumo automático de PageScope Cabinet observa periódicamente la carpeta de consumo automático. Unidad de detección automática para la carpeta objeto de gestión Esta configuración especifica la unidad de búsqueda de carpetas de objeto de gestión. Las unidades con una marca de verificación en la casilla de verificación se buscan para las carpetas de objeto de gestión. Esta configuración surtirá efecto inmediatamente. ➜ Seleccione la unidad que necesite. Valor de la ubicación para las carpetas / Ubicación Con esta configuración se asigna el directorio correspondiente a las tres funciones de supervisión. Las carpetas especificadas deben existir. ➜ Carpeta objeto de gestión predeterminada Esta configuración determina la carpeta objeto de gestión en el cuadro de texto Ubicación. Esta configuración surtirá efecto inmediatamente. ➜ Carpeta de consumo automático Esta configuración especifica la carpeta de destino de consumo automático. Esta configuración surtirá efecto inmediatamente. ➜ Carpeta raíz de FTP Esta configuración especifica la carpeta de conexión con el FTP permitido. Esta configuración surtirá efecto la siguiente vez que se conecte al FTP. Máximo de veces para deshacer marcador Los cambios surtirán efecto la próxima vez que abra el visor de documentos de PageScope Cabinet. ➜ Especifica el número máximo para deshacer marcadores. 4-16 PageScope Cabinet
Primeros pasos 4 Advertencia capacidad disco residual Cuando el espacio vacío de la unidad de disco duro en que se encuentra la carpeta de consumo automático esté por debajo del valor establecido, el indicador de la barra de estado se volverá rojo para advertirle. Esta configuración surtirá efecto inmediatamente. ➜ Escriba un valor adecuado que se adapte al entorno del sistema. PageScope Cabinet 4-17
4 Primeros pasos 4-18 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 5 Cómo gestionar archivos de documento Este capítulo proporciona información sobre las funciones del software para manejar de manera cómoda los documentos e información sobre los formatos de archivo que PageScope Cabinet puede gestionar. 5.1 Cómo registrar, cambiar el nombre y suprimir archivos de documento PageScope Cabinet le permite añadir y eliminar archivos de documento en una carpeta objeto de gestión. También puede cambiar el nombre de archivos de una carpeta objeto de gestión. Cómo añadir un nuevo archivo de documento con el Explorador de Windows Desde la barra de menús: 1 En el Explorador de Windows, copie el archivo deseado en el portapapeles. 2 Seleccione una carpeta objeto de gestión de la ventana “Árbol de carpetas“ para añadir el archivo de documento. ❍ Si no, seleccione la vista de miniatura o la vista de lista de una carpeta objeto de gestión. 3 Seleccione “Pegar“ del menú “Edición“ o del menú “Contexto“. El archivo de documento se añade a la carpeta objeto de documento especificado. Si desea añadir palabras clave, indicadores e información de marcador al mismo tiempo, consulte pàgina 5-3. PageScope Cabinet 5-1
5 Cómo gestionar archivos de documento Mediante arrastrar y soltar: 1 Arrastre el archivo de documento mientras pulsa la tecla [CONTROL] desde el Explorador de Windows. 2 Suelte el botón izquierdo del ratón en una carpeta objeto de gestión de la ventana “Árbol de carpetas“, en la vista de miniatura o en la vista de lista. El archivo de documento se añade a la carpeta objeto de documento especificado. ? ¿Utilizó la función arrastrar y soltar sin pulsar la tecla [CONTROL] de la misma unidad de disco? El archivo de documento se moverá. ➜ Pulse la tecla [CONTROL] mientras utiliza la función arrastrar y soltar para asegurarse de que el archivo se ha copiado. ✎ Nota En caso de haber un archivo con el mismo nombre en la carpeta de destino y si las carpetas de destino y origen son diferentes, el sistema le pedirá que lo confirme y lo sobrescriba. Si las carpetas de destino y origen son la misma, se cambiará el nombre del nuevo archivo y se añadirá. Esta operación es idéntica a la utilizada en el Explorador de Windows. 5-2 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 Cómo añadir un nuevo archivo de documento con PageScope Cabinet Desde la barra de menús: 1 Seleccione un archivo de documento o el modo “Combinación virtual“ que va a copiar desde la vista de miniatura o desde la vista de lista. ❍ La vista de miniatura o la vista de lista de los resultados de búsqueda se pueden también utilizar para este propósito. 2 Seleccione “Copiar“ del menú “Edición“ o del menú “Contexto“. 3 Seleccione una carpeta objeto de gestión de la ventana “Árbol de carpetas“ para añadir el archivo de documento. ❍ Si no, seleccione una vista de miniatura o vista de lista. 4 Seleccione “Pegar“ del menú “Edición“ o del menú “Contexto“. El archivo de documento o el modo “Combinación virtual“ se añaden a la carpeta objeto de gestión. Mediante arrastrar y soltar: 1 Arrastre el archivo de documento o el modo “Combinación virtual“ que desea copiar desde una vista de miniatura o una vista de lista mientras pulsa la tecla [CONTROL]. ❍ La vista de miniatura o la vista de lista de los resultados de búsqueda no se pueden utilizar para la función arrastrar y soltar. 2 Suelte el botón izquierdo del ratón en una carpeta objeto de gestión de la ventana “Árbol de carpetas“, en la vista de miniatura o en la vista de lista. El archivo de documento o el modo “Combinación virtual“ se añaden a la carpeta objeto de gestión. ? ¿Utilizó la función arrastrar y soltar sin pulsar la tecla [CONTROL] de la misma unidad de disco? El archivo de documento se moverá. Si utiliza la función arrastrar y soltar sin pulsar la tecla [CONTROL] de la misma ventana, se producirá el modo de “combinación virtual” y, por lo tanto, no se añadirá el archivo. ➜ Pulse la tecla [CONTROL] mientras utiliza la función arrastrar y soltar para asegurarse de que el archivo se ha copiado. PageScope Cabinet 5-3
5 Cómo gestionar archivos de documento Si desea añadir palabras clave, indicadores e información de marcador al mismo tiempo, tendrá que añadir el archivo de documento nuevo en una carpeta objeto de gestión mediante PageScope Cabinet. Al copiar un modo de “combinación virtual” se copiarán también los archivos existentes. Al copiar un modo de “combinación virtual” sobrescribiendo los archivos existentes, se cancelará el estado del modo “combinación virtual”. ✎ Nota En caso de haber un archivo con el mismo nombre en la carpeta de destino y si las carpetas de destino y origen son diferentes, el sistema le pedirá que lo confirme y lo sobrescriba. Si las carpetas de destino y origen son la misma, se cambiará el nombre del nuevo archivo y se añadirá. Esta operación es idéntica a la utilizada en el Explorador de Windows. 5-4 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 Cómo cambiar el nombre de archivos de documento PRECAUCION Si cambia el nombre de un archivo de documento utilizando aplicaciones que no sean PageScope Cabinet, se perderán las palabras clave, los indicadores y la información de marcador. ➜ Es recomendable que siempre cambie el nombre de los archivos de documento con PageScope Cabinet. 1 Abra la vista de miniatura o la vista de lista. ❍ La vista de miniatura o la vista de lista de los resultados de búsqueda se pueden también utilizar para este propósito. 2 Seleccione el archivo de documento al que desea cambiar el nombre. ❍ En el modo “Combinación virtual“, haga clic en los botones de flecha hasta que aparezca el archivo de documento. En la vista de lista, el archivo de destino del modo “combinación virtual” será el primer archivo de documento. 3 Seleccione “Cambiar nombre“ del menú “Edición“ o del menú “Contexto“. 4 Cómo cambiar el nombre del archivo. 5 Pulse [INTRO]. o Pulse la tecla [ESCAPE] si desea cancelar la operación. ✎ Nota Si ya existe un archivo con un nombre idéntico, no podrá cambiar el nombre del archivo con el mismo nombre. PageScope Cabinet 5-5
5 Cómo gestionar archivos de documento Cómo suprimir archivos de documento PRECAUCION Los archivos de documento y los modos de “combinación virtual” suprimidos se eliminarán de manera permanente y no se podrán recuperar. Los archivos y el modo de “combinación virtual” suprimidos se eliminarán directamente sin ser enviados a la papelera de reciclaje. ➜ Realice este procedimiento con cuidado. 1 Abra la vista de miniatura o la vista de lista. ❍ La vista de miniatura o la vista de lista de los resultados de búsqueda se pueden también utilizar para este propósito. 2 Seleccione el archivo de documento que desea suprimir. 3 Seleccione “Suprimir“ del menú “Edición“ o del menú “Contexto“. El programa le pedirá que confirme la supresión. 4 Haga clic en el botón [ACEPTAR]. El archivo seleccionado se suprimirá. 5-6 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 5.2 Propiedades y detalles de los archivos de documento Cómo mostrar las propiedades de un archivo de documento Para mostrar las propiedades de un archivo de documento, siga estos pasos. 1 Seleccione el archivo de documento deseado desde la vista de miniatura o la vista de lista. 2 Seleccione “Propiedad“ del menú “Ver“ o del menú “Contexto“. Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedad. Se muestra la información del archivo de documento especificado 1 2 3 4 N.º Nombre 1 campo miniatura 2 campo indicador 3 campo “Información de archivo de documento“ 4 campo palabra clave Para establecer indicadores y palabras clave de los archivos de documento, consulte pàgina 5-25 y pàgina 5-27. ✎ Nota En el modo “Combinación virtual“, aparecerán las miniaturas de todos los archivos. La información de cada archivo de documento aparece al hacer clic en el archivo con el botón izquierdo del ratón. PageScope Cabinet 5-7
5 Cómo gestionar archivos de documento Cómo mostrar los detalles de un archivo de documento Para mostrar los detalles de un archivo de documento, siga estos pasos. 1 Seleccione el archivo de documento deseado desde la vista de miniatura o la vista de lista. 2 Seleccione “Abrir“ del menú “Archivo“ o del menú “Contexto“. Aparecerá el cuadro de diálogo Visor de documentos de PageScope Cabinet. 1 2 3 4 5 6 7 8 N.º Nombre 1 barra de menús 2 campo miniatura 3 campo “Document Displaying (Mostrar documento)“ 4 barra “Mostrar opciones“ 5 barra de marcador 6 campo indicador 7 campo “Información de archivo de documento“ 8 campo palabra clave ✎ Nota A veces, el cuadro de diálogo Visor de documentos de PageScope Cabinet se abre después de la ventana “PageScope Cabinet“. 5-8 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 Puede ajustar el tamaño de la pantalla de un archivo de imagen del campo “Document Displaying (Mostrar documento)“ en función de sus requisitos: ➜ Seleccione el valor deseado en el menú desplegable de la barra “Mostrar opciones“. El cuadro de diálogo Visor de documentos de PageScope Cabinet comprueba si la imagen impresa es vertical u horizontal. Si la orientación de la imagen impresa es diferente de la del papel, la imagen se girará 90 grados. Los archivos TIFF de varias páginas contienen varias imágenes. Puede examinar cada imagen deslizándose por ellas: ➜ Haga clic en los botones de flecha de la barra “Mostrar opciones“. Los números indican la imagen que aparece momentáneamente. Cuando el cuadro de diálogo del visor de documentos de PageScope Cabinet abre el modo “Combinación virtual“, aparecerán las miniaturas de todos los archivos. Pero: Sólo se imprimirá la página que aparece actualmente en la pantalla. La información de cada archivo de documento aparece al hacer clic en el archivo con el botón izquierdo del ratón. En el caso de los archivos sin imágenes, el visor de documentos de PageScope Cabinet abre la aplicación relacionada con la extensión del nombre de archivo. Los detalles de la operación del campo “Document Displaying (Mostrar documento)“ dependerán de la aplicación original y, por lo tanto, no se explicarán aquí. ✎ Nota Cuando intente abrir un archivo de documento de Microsoft Office en un PC que no tenga Microsoft Office instalado, aparecerá un cuadro de diálogo que contiene “You have chosen to download a file from this location (Ha decidido descargar un archivo desde esta ubicación)“ . En este caso, haga clic en el botón [CANCELAR]. PageScope Cabinet 5-9
5 Cómo gestionar archivos de documento 5.3 Combinación virtual PageScope Cabinet le permite combinar varios archivos de documento en un archivo aparentemente único. La combinación de archivos relacionados en el modo “Combinación virtual“ le ayudará a manejar más fácilmente los archivos. Cómo combinar virtualmente archivos de documento 1 Seleccione el archivo de documento que desea combinar en la vista de miniatura o la vista de lista. ❍ La vista de miniatura o la vista de lista de los resultados de búsqueda no se pueden utilizar para este propósito. 2 Pulsando el botón izquierdo del ratón, arrastre y suéltelo en el archivo de documento de destino o en el modo “Combinación virtual“. El archivo que suelte se moverá y añadirá virtualmente al archivo de documento de destino. Se habrá creado un modo “Combinación virtual“. ✎ Nota Cuando coloque un archivo de documento en modo “Combinación virtual“ en la vista de miniatura o vista de lista, este archivo de documento se insertará antes que el archivo de documento que se muestra en el modo “Combinación virtual“. 5-10 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 Cómo deslizar la miniatura de un modo de combinación virtual En el modo “Combinación virtual“, las miniaturas aparecerán con un número de archivo y con flechas ➜ Si hace clic en la flecha de la derecha aparecerá la miniatura del siguiente archivo de documento. ➜ Si hace clic en la flecha de la izquierda aparecerá la miniatura del archivo de documento anterior. Cómo eliminar un archivo de documento de un modo de “combinación virtual” 1 Seleccione el modo “Combinación virtual“ en la vista de miniatura. ❍ Haga clic en los botones de flecha hasta que aparezca el archivo de documento deseado. 2 Seleccione “Combinación/Descargar página actual“ del menú “Archivo“ o del menú “Contexto“. El archivo especificado se elimina del modo “Combinación virtual“ y aparece en la vista de miniatura. Cómo eliminar todos los archivos de un modo de “combinación virtual” 1 Seleccione el modo “Combinación virtual“ en la vista de miniatura o en la vista de lista. 2 Seleccione “Combinación/Descargar documento“ del menú “Archivo“ o del menú “Contexto“. Todos los archivos especificados se eliminan del modo “Combinación virtual“ y aparecen como archivos únicos en la vista de miniatura. PageScope Cabinet 5-11
5 Cómo gestionar archivos de documento Muestra de diapositivas Esta sección proporciona información sobre cómo iniciar la muestra de diapositivas. La opción Mostrar diapositiva muestra automáticamente todos los archivos de documentos contenidos en un modo “Combinación virtual“. Cómo iniciar una muestra de diapositivas Para iniciar una muestra de diapositivas, siga estos pasos. 1 Abra una carpeta objeto de gestión en la vista de miniatura o en la vista de lista. También puede utilizar la vista de miniatura de un resultado de búsqueda. 2 Seleccione la “Combinación virtual“ que desea visualizar en la muestra de diapositivas. 3 Seleccione “Mostrar diapositiva“ del menú “Herramientas“ o del menú “Contexto“. La ventana“PageScope Cabinet Slide Show (Mostrar diapositiva de PageScope Cabinet)“ se abre y se visualizan secuencialmente los archivos de documento del archivo de “Combinación virtual“. 5-12 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 Botones y pantallas de la ventana Mostrar diapositiva Mediante los botones podrá gestionar y manipular la ejecución de la muestra de diapositivas. ➜ Seleccione la función deseada haciendo clic en el botón correspondiente. 1 23 45 67 89 N.º Botón/Pantalla Función 1 Botón Cerrar para cerrar la ventana “Mostrar diapositiva“ 2 Primera imagen para mostrar la primera imagen 3 Imagen anterior para mostrar la imagen anterior 4 Botón Detener para detener la muestra de diapositivas 5 Botón Iniciar para iniciar la muestra de diapositivas 6 Siguiente imagen para mostrar la siguiente imagen 7 Última imagen para mostrar la última imagen 8 Intervalo para establecer el tiempo de aparición (en segundos) de una imagen 9 Contador de imágenes muestra el número de la imagen en pantalla De manera predeterminada, la función Mostrar diapositiva muestra todas las imágenes automáticamente. Para mostrar las imágenes manualmente, siga estos pasos: 1 Haga clic en el botón [DETENER] durante la ejecución automática de la muestra de diapositivas. 2 Para moverse hacia atrás o hacia delante, haga clic en el botón correspondiente (consulte la tabla). ✎ Nota La función Mostrar diapositiva no puede mostrar archivos GIF combinados en un archivo de “Combinación virtual“. PageScope Cabinet 5-13
5 Cómo gestionar archivos de documento 5.4 Combinación real PageScope Cabinet le permite transformar el modo de “Combinación virtual“ en un solo archivo PDF o en un único archivo TIFF de varias páginas. Sólo los archivos de imagen se pueden combinar en un único archivo PDF o en un único archivoTIFF de varias páginas. ✎ Nota Cuando cree un archivo así desde un modo de “combinación virtual”, no podrá transferir las palabras clave, los marcadores ni los indicadores del mismo. Cómo convertir un modo de “combinación virtual” en un archivo PDF o en un archivo TIFF de varias páginas 1 Seleccione el modo “Combinación virtual“ en la vista de miniatura o en la vista de lista. 2 Seleccione “Combinación/Guardar como real“ del menú “Archivo“ o del menú “Contexto“. Aparecerá el cuadro de diálogo “Combinación real“. 3 Escriba el nombre de archivo en el cuadro de texto Nombre. 4 Seleccione “Pdf“ o “Tiff de varias páginas“ en el menú desplegable Tipo. ❍ Si ha seleccionado “Pdf“, podrá elegir el nivel de calidad deseado en el menú desplegable Compresión. 5 Haga clic en el botón [ACEPTAR]. El archivo nuevo se guardará en el formato definido. Aparecerá en la vista de miniatura o en la vista de lista. ✎ Nota El modo de “Combinación virtual“ permanecerá intacto. 5-14 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 5.5 Formatos de archivos de documento Formatos de archivo aplicables PageScope Cabinet gestiona todos los archivos de documento contenidos en una carpeta objeto de gestión. Para ver los archivos de documento, el programa utiliza el visor. Si el visor no puede procesar el formato de archivo, la aplicación relacionada con la extensión del nombre de archivo se abrirá. PageScope Cabinet le permite convertir archivos de imágenes diferentes en otro formato de archivo. La siguiente tabla le ofrece una visión general de los diferentes formatos de archivo. De/a PDF BMP TIFF JPG PNG PDF – – – – – BMP ✔ ✔✔✔ TIFF ✔✔ ✔✔ JPG ✔✔✔ ✔ PNG ✔✔✔✔ “✔“ significa que el formato de archivo se puede convertir en el otro correspondiente. “–“ significa que la conversión no es posible. PageScope Cabinet 5-15
5 Cómo gestionar archivos de documento Cómo transformar formatos de archivo Para transformar el formato de un archivo de documento, siga estos pasos. 1 Seleccione un archivo original que desee transformar de la vista de miniatura o la vista de lista. ❍ Seleccione los botones de flecha de los archivos de “Combinación virtual“ situados en la parte superior hasta que aparezca el archivo deseado. En la vista de lista, el archivo de destino del modo “combinación virtual“ será el primer documento. 2 Seleccione “Cambio de formato“ del menú “Ver“ o del menú “Contexto“. Aparecerá la ventana Cambio de formato. 3 Elija un formato de destino, una profundidad de color y un método de compresión. 4 Haga clic en el botón [ACEPTAR]. El archivo nuevo se guardará en el formato definido. El nombre de archivo del nuevo formato será el mismo que el del archivo de documento original pero con la extensión de archivo correcta. ✎ Nota Si el nombre de archivo ya existe, PageScope Cabinet modificará el nombre nuevo para sobrescribir el archivo actual. Por ejemplo, MyPic.tif se guardará como MyPic.jpg. Como MyPic.jpg ya existe, se creará un archivo denominado MyPic.1.jpg. Las palabras clave, los indicadores y los marcadores establecidos no se transformarán en el archivo nuevo. 5-16 PageScope Cabinet
Cómo gestionar archivos de documento 5 5.6 Cómo trabajar con marcadores PageScope Cabinet le permitirá establecer marcadores en archivos de documento. Para trabajar con marcadores, abra el visor de documentos de PageScope Cabinet y consulte pàgina 5-8. Configuración de marcadores Antes de empezar, asegúrese de que está activada la opción “Mostrar marcadores“ del menú “Ver“ del visor de documentos de PageScope Cabinet. Puede deshacer las funciones descritas anteriormente llevando a cabo los siguientes pasos: ➜ Seleccione \"Deshacer\" del menú \"Edición\" o del menú “Contexto“. El estado de marcador se restablecerá en el que estaban antes de la operación. Configuración de líneas o símbolos 1 Haga clic en el botón de la barra de marcadores tal y como se muestra en la figura. 2 Seleccione un tipo de línea o un símbolo en el menú desplegable correspondiente. 3 Defina un color de línea en el menú desplegable que está negro en la figura. 4 Mueva el cursor del ratón a la posición deseada de la imagen del campo “Document Displaying (Mostrar documento)“. 5 Pulse el botón izquierdo del ratón. ❍ Si ha seleccionado antes un tipo de línea, mantenga pulsado el botón, mueva el cursor a la posición de línea deseada y suelte el botón. PageScope Cabinet 5-17
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