คู่มือคำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ

คมู่ ือค�ำ ศัพท์วชิ าการจดหมายเหตุ สำ�นักหอกจรดมหศมลิ าปยาเหกตรุแห่งชาติ 14/12/2560 13:30:10 AW update2.indd 1

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ พิมพ์คร้ังแรก พุทธศักราช 2560 จ�ำนวน 5,000 เล่ม ข้อมูลทางบรรณานุกรมของส�ำนักหอสมุดแห่งชาติ National Library of Thailand Cataloging in Publication Data ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ. คู่มือค�ำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ.-- กรุงเทพฯ : ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร, 2560. 60 หน้า. 1. จดหมายเหตุ--พจนานุกรม. I. ช่ือเร่ือง. 413.1 ISBN 978-616-283-347-2 ที่ปรึกษา นายอนันต์ ชูโชติ อธิบดีกรมศิลปากร นางสาวพิมพ์พรรณ ไพบูลย์หวังเจริญ นักอักษรศาสตร์ทรงคุณวุฒิ (ผู้เช่ียวชาญเฉพาะด้านภาษา เอกสาร และหนังสือ) นายขจร มุกมีค่า รองอธิบดีกรมศิลปากร นางสาวนันทกา พลชัย ผู้อ�ำนวยการส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ บรรณาธิการ นางสาวกรพินธุ์ ทวีตา ผู้อ�ำนวยการกลุ่มเอกสารจดหมายเหตุและบริการ ผู้แปล นางสาวกรพินธุ์ ทวีตา ผู้อ�ำนวยการกลุ่มเอกสารจดหมายเหตุและบริการ นางสาววรนุช วีณะสนธิ นักจดหมายเหตุช�ำนาญการ คณะบรรณาธิการ นางสาวศุภราพร ฤกษ์ดิกุล นักจดหมายเหตุช�ำนาญการ นางสาววัชราภรณ์ สิทธิวิไล นักจดหมายเหตุปฏิบัติการ นางสาวณัฏฐา อ่อนพรม เจ้าพนักงานจดหมายเหตุปฏิบัติงาน พิมพ์ที่ ศูนย์ส่ือและสิ่งพิมพ์แก้วเจ้าจอม มหาวิทยาลัยราชภัฏสวนสุนันทา เลขที่ 1 ถนน อู่ทองนอก แขวงดุสิต เขตดุสิต กรุงเทพมหานคร 10300 โทร. 0 2160 1263-4 โทรสาร 0 2160 1309 E-mail : [email protected] AW update2.indd 2 14/12/2560 13:30:10

ค�ำน�ำ สำ� นักหอจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร เป็นหน่วยงานท่ีมีภารกจิ ส�ำคญั ในการบรหิ ารเอกสารและดำ� เนินงาน จดหมายเหตุของชาติ ได้แก่ การรวบรวมเอกสารจากหน่วยงานของรัฐและเอกสารส่วนบุคคล การประเมินคุณค่าเอกสาร การจัดเรียงเอกสารจดหมายเหตุและจัดท�ำเคร่ืองมือช่วยค้น การเก็บรักษาและอนุรักษ์ การให้บริการข้อมูลจดหมายเหตุ เพ่ือการศึกษา การค้นคว้าหรือการวิจัย รวมท้ังการจัดกิจกรรมต่างๆ เช่น นิทรรศการ การประชุมสัมมนาวิชาการ เพื่อเผยแพร่ความส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุและส่งเสรมิ งานจดหมายเหตุ วชิ าการจดหมายเหตเุ ปน็ ศาสตร์สากลที่ประเทศต่าง ๆ ให้การยอมรบั และให้ความสำ� คัญ เนือ่ งจากเป็นการบริหาร งานเอกสารและงานจดหมายเหตุของหน่วยงานจดหมายเหตุซึ่งมีเป้าหมายสูงสุดคือ การเก็บรักษา การอนุรักษ์มรดก ทางวฒั นธรรม และให้บรกิ ารเอกสารจดหมายเหตุ ซง่ึ เป็นข้อมลู สำ� คัญทางประวตั ศิ าสตร์ของทอ้ งถิ่น ประเทศ และของโลก ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ตระหนักถึงความส�ำคัญและความจ�ำเป็นที่ต้องมีคู่มือค�ำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ เพ่ือเป็นแนวทางในการนำ� ไปใชป้ ฏบิ ัตงิ านของบคุ ลากรด้านจดหมายเหตุ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ขอขอบคุณ นางสาวทรงสรรค์ นิลก�ำแหง อดีตเลขาธิการราชบัณฑิตยสภา นางจิราภรณ์ ศิริธร รองผู้อ�ำนวยการ ฝ่ายส่งเสริมความรู้ทางการเงิน ส่วนบริการสารสนเทศและบริการความรู้ ธนาคารแห่งประเทศไทย ท่ีให้เกียรติเป็นวิทยากรผู้วิพากษ์และให้ข้อเสนอแนะท่ีเป็นประโยชน์ต่อการจัดท�ำคู่มือค�ำศัพท์ วิชาการจดหมายเหตุ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร หวังเป็นอย่างย่ิงว่าคู่มือค�ำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุเล่มน้ี จะให้ความรู้ ความเข้าใจในวิชาการจดหมายเหตุและเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาองค์ความรู้ของบุคลากรด้านจดหมายเหตุ นักวชิ าการ ผูป้ ฏบิ ตั ิงานท่เี ก่ียวขอ้ งกบั งานเอกสารและการบรหิ ารงานเอกสารจดหมายเหตุ นกั ศกึ ษาและบคุ คลทั่วไป (นายอนันต์ ชโู ชติ) อธบิ ดีกรมศิลปากร AW update2.indd 3 14/12/2560 13:30:11

ค�ำชีแ้ จง ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้จัดท�ำคู่มือค�ำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุขึ้นด้วยมีวัตถุประสงค์ให้บุคลากร ด้านจดหมายเหตุ ผู้ปฏิบัติงานท่ีเกี่ยวข้องกับงานเอกสารและการบริหารงานเอกสารจดหมายเหตุ นักวิชาการ นักศึกษา และผู้ที่สนใจสามารถน�ำคู่มือนี้ไปขยายผลในการศึกษาต�ำราหรือคู่มือวิชาการจดหมายเหตุ โดยได้จัดการประชุมเชิงปฏิบัติการ เรื่องการวิพากษ์การจัดการองค์ความรู้คู่มือค�ำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ เมื่อพุทธศักราช 2554 เพ่ือน�ำข้อเสนอแนะ จากผูท้ รงคณุ วุฒิ นกั วิชาการ และผู้เข้าร่วมการประชุมมาปรบั ปรุงและแก้ไขเพมิ่ เติมคำ� ศัพทใ์ ห้สมบรู ณ์ขนึ้ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ได้ศึกษาค�ำศัพท์ภาษาอังกฤษจากหนังสือค�ำศัพท์ต่าง ๆ ท่ีจัดพิมพ์โดย หอจดหมายเหตุแห่งชาติ สมาคมวิชาชีพ และมหาวิทยาลัยในต่างประเทศ ด�ำเนินการคัดเลือก รวบรวมค�ำศัพท์ที่ส�ำคัญ และเป็นค�ำเฉพาะที่ใช้ในกระบวนงานจดหมายเหตุ จัดแปลและเพ่ิมเติมเน้ือหาท่ีเกี่ยวข้องพร้อมยกตัวอย่างเพื่อให้ผู้อ่าน เข้าใจความหมายไดด้ ยี ่ิงขน้ึ ส�ำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติหวังว่า จะได้ด�ำเนินการจัดท�ำคู่มือค�ำศัพท์วิชาการจดหมายเหตุที่ทันสมัย เพ่ือเป็น ประโยชน์ต่องานวชิ การจดหมายเหตุ และทันต่อการเปลย่ี นแปลงทางวิชาการในเลม่ ต่อไปในอนาคต (นางสาวนันทกา พลชยั ) ผอู้ �ำนวยการส�ำนกั หอจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ AW update2.indd 4 14/12/2560 13:30:11

สารบัญ คำ�น�ำ หนา้ A 1 B 9 C 13 D 19 E 23 F 25 G 29 H 31 I 33 L 37 M 39 O 43 P 45 R 47 S 51 T 55 V 57 W 59 61 บรรณานุกรม 14/12/2560 13:30:11 AW update2.indd 5

AW update2.indd 6 14/12/2560 13:30:11

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ A AW update2.indd 1 14/12/2560 13:30:11

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ access (n.) การเขา้ ถงึ สิทธิ โอกาส การใช้ การแก้ไขข้อมลู ทั้งนร้ี วมถึงกฎหมาย ระเบียบข้อบงั คับ นโยบาย ทไ่ี ดม้ ีการก�ำหนดไว้ access policy (n.) นโยบายในการเข้าถงึ นโยบายทห่ี อจดหมายเหตุก�ำหนดเง่อื นไขในการเข้าถงึ เอกสารจดหมายเหตุ accession number (n.) เลขทะเบียนการรบั มอบ เลขท่ีหอจดหมายเหตุก�ำหนดขึ้นในการรับมอบเอกสารท่ีได้รับมาในแต่ละครั้ง เช่น ล�ำดับท่ี 37/2560 คือ เอกสาร ลำ� ดับที่ 37 ไดร้ บั มอบในปี 2560 accompanying material (n.) ส่ิงท่แี นบกบั เอกสาร สงิ่ ที่แนบมากับเอกสารมลี ักษณะทางกายภาพหรอื รูปแบบท่ีแตกตา่ งกัน ใช้ในการศึกษาค้นคว้าร่วมกบั เอกสาร เชน่ หนงั สือ ภาพ แผนท่ี แบบแปลน แผนผัง ฯลฯ accountability (n.) ความนา่ เช่อื ถือ ความน่าเช่ือถือขององค์กร บุคคล หรือระบบที่สามารถตอบค�ำถาม อธิบายถึงการกระท�ำหรือการตัดสินใจอย่างใด อยา่ งหน่งึ ได้ ในความหมายของเอกสาร แหลง่ กำ� เนิดของเอกสารจะสร้างความน่าเช่อื ถอื ในฐานะท่ีเป็นตน้ ฉบับ acid (n.) กรด เป็นสารที่มีคุณสมบัติกร่อนเน้ือเยื่อท้ังพืชและสัตว์ จึงสามารถท�ำลายวัสดุประเภทกระดาษ ไม้ ผ้า โดยจะท�ำลายโมเลกุล ของวัสดุ ท�ำให้เซลลูโลสของวัสดุเสื่อมสภาพ แตกหัก และเปลี่ยนสี กระดาษบางชนิดอาจมีกรดปรากฏตั้งแต่กระบวนการ ผลติ วสั ดุ หรือเกิดจากกรดท่มี อี ยู่ในสภาพแวดล้อม กรดสามารถท�ำใหม้ ีสภาพเปน็ กลางได้ด้วยด่าง (alkali) acid deterioration (n.) การเสอื่ มสภาพจากกรด การเสื่อมสภาพที่เกิดจากกรด โดยกรดจะท�ำลายโมเลกุลของวัสดุท�ำให้สูญเสียความแข็งแรงของโมเลกุลท่ียึดเกาะ ดังนั้นจึงน�ำไปสู่การเส่ือมสภาพของกระดาษ อันเนื่องมาจากโครงสร้างของกระดาษถูกกรดท�ำลาย ท�ำให้กระดาษ ขาดความยึดหยุน่ เปราะ แตกหักงา่ ย acid - free paper (n.) กระดาษไรก้ รด กระดาษที่ผลิตขึ้นโดยมีค่าความเป็นกรด (PH) เฉล่ียอยู่ที่ระดับ 7.0 หรือมากกว่า กระดาษท่ีผลิตจากโรงงาน สามารถแปรสภาพเป็นกระดาษท่ีมีกรดได้หากมีการจัดเก็บร่วมกับวัสดุที่เป็นกรด หรืออยู่ในสภาพแวดล้อมที่มีกรด ดงั น้นั การใชส้ ารอัลคาไลนเ์ ป็นส่วนผสมในการผลิตกระดาษเพอื่ ทำ� ให้เกิดสภาวะความเป็นกลาง acid migration (n.) การแพร่กระจายของกรด การเคล่ือนทข่ี องกรดไปสวู่ ัสดทุ ่ีไมม่ กี รด หรือวสั ดุที่มกี รดน้อยกวา่ อาจเปน็ การสมั ผสั โดยตรงจากวสั ดุหนง่ึ ไปสู่อีกวัสดุหนง่ึ หรอื จากกรดท่มี อี ย่ใู นสภาพแวดล้อม 2 update2.indd 2 14/12/2560 13:30:11 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ acquisition ; accession (n.) การรวบรวม การจัดหา การรวบรวมเอกสารจากหน่วยงานของรัฐ เอกชน ส่วนบุคคล ตามกฎหมาย ระเบียบ หรือการยินยอมมอบให้ และหอจดหมายเหตุด�ำเนินการตามการบริหารงานจดหมายเหตุ เพ่ือจัดเก็บรักษาและให้บริการ acquisition policy (n.) นโยบายการจดั หาเอกสาร นโยบายที่หอจดหมายเหตุก�ำหนดข้ึนและประกาศใช้เป็นทางการ ระบุถึงประเภทของเอกสารที่หอจดหมายเหตุแต่ละแห่ง จะรับมอบ หรือจัดหาเพื่อน�ำมาอนุรักษ์และให้บริการในฐานะที่เป็นเอกสารจดหมายเหตุ นโยบายดังกล่าวจะช่วยให้ นักจดหมายเหตุสามารถตัดสินได้ว่าเอกสารใดควรจะน�ำมาจัดเก็บเป็นเอกสารจดหมายเหตุ หรือผู้ที่ต้องการมอบเอกสาร ใหแ้ กห่ อจดหมายเหตสุ ามารถตดั สนิ ใจได้ว่าจะมอบเอกสารท่ีตนครอบครอง หรอื มีอยู่ใหแ้ กห่ อจดหมายเหตุหรือไม่ Act (n.) พระราชบญั ญตั ิ หรือรัฐบญั ญัติ รูปแบบของกฎหมายทีพ่ ระมหากษัตรยิ ท์ รงตราข้นึ หรอื ประมขุ ของรัฐตราขึน้ โดยค�ำแนะนำ� และยินยอมของฝา่ ยนติ ิบญั ญัติ active records (n.) เอกสารท่ีอยใู่ นระหวา่ งกระแสการปฏบิ ตั งิ าน เอกสารทหี่ นว่ ยงานผลติ ขึ้นหรือรับไว้เพ่ือใช้ในการปฏิบัติงานและยงั นำ� มาใช้อยเู่ ปน็ ประจำ� อย่างต่อเนือ่ ง ดูที่ current records administrative history (n.) ประวตั กิ ารบรหิ ารงาน ประวัติของหน่วยงานซึ่งเป็นผู้ผลิตหรือเป็นผู้ก่อให้เกิดเอกสารกลุ่มนั้น รายละเอียดจะกล่าวถึงประวัติของหน่วยงาน โครงสร้างของหน่วยงาน ภารกิจหนา้ ท่ีความรับผดิ ชอบของหน่วยงาน administrative records (n.) เอกสารการบริหารงาน เอกสารท่หี น่วยงานผลิตขึ้น รับไว้ และใชเ้ พ่ือการบริหารงาน เอกสารประเภทน้จี ะมีอยูใ่ นทกุ หน่วยงาน administrative value (n.) คุณค่าทางการบรหิ ารงาน เอกสารจดหมายเหตุท่ีมีคณุ คา่ ตอ่ การบริหาร และด�ำเนนิ งานของหนว่ ยงานในปัจจุบนั และในอนาคต agency (n.) หน่วยงานของรัฐ บรษิ ัทตวั แทน 1. หน่วยงานของรัฐท่ีได้รับการจัดตั้งตามกฎหมายโดยการตราพระราชบัญญัติ หรือพระราชกฤษฎีกาจัดต้ัง มกี ารแบง่ โครงสร้างการบริหารตามลำ� ดบั ขนั้ 2. ตวั แทนทไ่ี ด้รับการแต่งตั้งตามกฎหมายหรอื ตามสญั ญา เพื่อใหส้ ามารถด�ำเนนิ การแทนบุคคลหรอื หน่วยงานได้ alkaline reserve paper (n.) กระดาษท่มี ีอัลคาไลน์เปน็ ส่วนผสม กระดาษที่มีอัลคาไลน์เป็นส่วนผสมหรือเป็นชนวนป้องกันกรด ซ่ึงกรดอาจเกิดข้ึนได้หากจัดเก็บรวมกับวัสดุ หรือสภาพแวดล้อมที่มีสภาพเป็นกรด AW update2.indd 3 3 14/12/2560 13:30:11

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ alphabetic arrangement (n.) การจดั เรียงเอกสารตามล�ำดับตัวอกั ษร การจัดเรียงเอกสารตามล�ำดับตัวอักษร โดยยึดหลักส�ำคัญทางจดหมายเหตุ คือ หลักการจัดเรียงเอกสารตามแหล่งท่ีมา ของเอกสาร ดทู ี่ arrangement appraisal (n.) การประเมินคุณค่า การด�ำเนนิ งานศกึ ษา วเิ คราะห์ เนื้อหาเอกสาร ความเชื่อมโยง และความเกย่ี วเนือ่ งกบั เอกสารอน่ื ๆ เพ่อื พจิ ารณาคดั เลือก เอกสารท่ีมีคุณค่าเก็บรักษาไว้เพื่อประโยชน์ในการศึกษา ค้นคว้า วิจัย และการอ้างอิงอย่างมีหลักเกณฑ์ ตามหลัก จดหมายเหตุ ท้ังน้ีพิจารณาคุณค่าด้านการบริหารงาน ด้านกฎหมาย ด้านการเงิน เป็นข้อมูลหลักฐานที่มีคุณค่า ทางประวัติศาสตร์ และความสมั พนั ธ์กบั เอกสารชดุ อื่น ๆ architectural records (n.) เอกสารทางสถาปตั ยกรรม เอกสารทผี่ ลิตข้ึนเพื่อใช้ในการออกแบบการก่อสรา้ งอาคาร สถานท่ี ภมู สิ ถาปัตย์ เช่น แบบแปลน พิมพ์เขยี ว งานออกแบบศลิ ป์ แบบจ�ำลองตา่ ง ๆ ภาพวาด เปน็ ตน้ archival administration ; archival management (n.) การบรหิ ารจัดการงานจดหมายเหตุ การบริหารงานจดหมายเหตุเร่ิมตั้งแต่กระบวนการในการประเมินคุณค่า การรวบรวม การจัดเรียงและจัดท�ำค�ำอธิบาย การเก็บรักษา การอนุรักษ์ และการให้บริการเอกสารจดหมายเหตุ รวมถึงการจัดกิจกรรม เพ่ือเผยแพร่คุณค่าและ ความสำ� คัญของเอกสารจดหมายเหตุ โดยมกี ารก�ำหนดภารกจิ เปา้ หมาย การรกั ษาความปลอดภัย และการประเมินผล archival description (n.) การจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ การจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุเป็นกระบวนการในการวิเคราะห์ รวบรวม และบันทึกรายละเอียดที่ส�ำคัญ ของเอกสารจดหมายเหตุ เพ่ืออ�ำนวยความสะดวกในการเข้าถึงและสืบค้น ซึ่งการจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารประกอบด้วย รหัสเอกสาร ช่ือชุดเอกสาร ระยะเวลาในเอกสาร ปริมาณเอกสาร ประวัติเจ้าของเอกสาร เนื้อหาในชุดเอกสาร ประวัติ การรับมอบ หลักการจดั เอกสาร เงอื่ นไขในการใช้เอกสาร และความสมั พนั ธ์กับเอกสารชดุ อ่นื archival integrity (n.) ความครบถว้ นสมบูรณท์ างจดหมายเหตุ หลกั ส�ำคัญของการจดั เอกสาร เอกสารท่มี ีกิจกรรมเดียวกันต้องจัดไว้กลมุ่ เดียวกนั โดยไม่มีการแยกหรอื เพ่มิ เตมิ ทง้ั นี้เพ่ือให้ คงคุณค่าทางด้านหลกั ฐานทางประวตั ศิ าสตร์ ไมเ่ ปล่ยี นแปลงจากบริบทเดิม archival nature (n.) คณุ ลักษณะจดหมายเหตุ ลกั ษณะพิเศษของเอกสารจดหมายเหตุ เกดิ ขน้ึ ตงั้ แต่การผลติ เอกสาร ไดแ้ ก่ 1. ความเป็นธรรมชาติ ซง่ึ หมายถงึ เอกสารทผี่ ลิตขนึ้ และสะสมเพ่มิ พนู ขน้ึ จากการปฏบิ ตั งิ านเป็นกลุ่มเอกสาร (naturalness) 2. เอกสารซงึ่ สะทอ้ นความสมั พนั ธภ์ ายในกลุ่มหรือระหว่างกลมุ่ เอกสาร (interrelationship) 3. เอกสารซึง่ สะท้อนภารกจิ การด�ำเนินงานของหนว่ ยงาน (impartiality) 4. การเปน็ ตน้ ฉบับ (authenticity) 5. ความเชื่อมโยงของเอกสารในกลุ่มหรือระหว่างกลุ่ม รวมถึงผู้ผลิตเอกสาร ท�ำให้เอกสารแต่ละชิ้นมีความพิเศษ (uniqueness) 4 AW update2.indd 4 14/12/2560 13:30:11

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ archival quality (n.) คุณสมบตั ทิ างด้านจดหมายเหตุ คุณสมบัติของวัสดุที่เหมาะสม และมีคุณภาพท่ีใช้ในการผลิต หรือจัดเก็บเอกสาร เช่น การใช้กระดาษไร้กรด หมึกท่ีมีคุณภาพไม่ท�ำลายเนื้อกระดาษ หรือฟิล์มที่ได้มาตรฐาน เพ่ือท�ำให้เอกสารจดหมายเหตุท่ีจัดเก็บและใช้งาน มีความคงทน ไม่เสอ่ื มสภาพ เปน็ ต้น archival repository (n.) คลงั เอกสารจดหมายเหตุ อาคารหรอื หอ้ ง ซง่ึ ใช้จดั เกบ็ รกั ษาเอกสารจดหมายเหตุ archival software (n.) โปรแกรมจดหมายเหตุ โปรแกรมคอมพิวเตอร์ทีอ่ อกแบบเพ่ือใช้ในการดำ� เนินงานจดหมายเหตุ รวมถงึ เอกสารอเิ ลก็ ทรอนิกส์ archival standard (n.) มาตรฐานทางดา้ นจดหมายเหตุ มาตรฐานด้านจดหมายเหตุที่หน่วยงานก�ำหนด เช่น สถาบันมาตรฐานแห่งชาติสหรัฐอเมริกาเป็นหน่วยงานท่ีได้รับรอง คณุ ภาพและความคงทนของไมโครฟิล์ม กระดาษและสื่ออิเลก็ ทรอนิกส์ เปน็ ต้น archival storage condition (n.) สภาพแวดลอ้ มที่จัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ สภาพแวดล้อมท่ีเหมาะสมในการจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อให้ปลอดภัยจากภัยพิบัติต่าง ๆ เช่น โจรกรรม อัคคีภัย อทุ กภัย แมลง จลุ นิ ทรีย์ วินาศกรรม อณุ ภูมไิ มค่ งที่ ความชืน้ สัมพัทธ์ และแสงสวา่ ง เป็นต้น archival studies (n.) การศึกษาวชิ าการจดหมายเหตุ การศึกษาวชิ าการจดหมายเหตุ ประกอบด้วย 1. หลกั สูตรภาคทฤษฎี และภาคปฏิบตั ิวิชาการจดหมายเหตุ 2. องคค์ วามรดู้ ้านการประเมนิ คณุ คา่ เอกสาร การรวบรวมเอกสาร archival value (n.) คณุ ค่าทางจดหมายเหตุ คุณค่าของเอกสารที่มีต่อการบริหารงาน และการด�ำเนินงาน เป็นหลักฐานในทางกฎหมาย ทางการเงิน การค้นคว้าวิจัย ทางประวตั ิศาสตร์ทกุ ด้าน เอกสารท่มี คี ุณคา่ ทางจดหมายเหตตุ ้องจดั เก็บรักษาไว้ตลอดไป archives (n.) จดหมายเหตุ มีความหมายดงั น้ี 1. เอกสารจดหมายเหตุที่หน่วยงานของรัฐ เอกชน บุคคล ผลิตข้ึนตามภารกิจ หน้าท่ีความรับผิดชอบและจัดเก็บไว้ เนื่องจากมีคุณค่าส�ำคัญทางประวัติศาสตร์ เอกสารส�ำคัญเหล่าน้ีจัดเรียงตามแหล่งที่มา และจัดเรียงตามรูปแบบเดิม ของหนว่ ยงานท่ีจัดไว้ 2. หนว่ ยงานทรี่ ับผดิ ชอบเก็บรกั ษาเอกสารส�ำคญั ของหน่วยงานตัวเอง 3. หน่วยงานทร่ี วบรวมเอกสารของหนว่ ยงานอืน่ ๆ หรอื เอกสารส่วนบคุ คล 4. วิชาการที่เก่ยี วกบั การบรหิ ารจัดการเอกสารจดหมายเหตุ 5. อาคารทจี่ ดั เก็บเอกสารจดหมายเหตุ 6. ส่ิงพิมพ์และวารสารวิชาการจดหมายเหตุ 5 AW update2.indd 5 14/12/2560 13:30:11

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ archives act (n.) พระราชบญั ญัตจิ ดหมายเหตุ เปน็ กฎหมายท่รี องรบั อ�ำนาจหน้าทขี่ องหอจดหมายเหตแุ หง่ ชาตใิ นการรวบรวม เกบ็ รักษา การท�ำลายเอกสารท่ไี ม่มีคณุ ค่า ของหนว่ ยงานของรฐั และส่วนบุคคล รวมถึงการให้บริการ archives box (n.) กล่องเก็บเอกสารจดหมายเหตุ บรรจุภัณฑซ์ ึ่งท�ำจากวัสดทุ ี่เหมาะสม และมีคณุ ภาพสงู ส�ำหรับการจดั เก็บเอกสารจดหมายเหตุให้มีอายุยาวนาน archivist (n.) นกั จดหมายเหตุ ผทู้ ป่ี ฏิบตั หิ น้าทใ่ี นการประเมินคณุ ค่าเอกสาร การรวบรวม การจดั เรียง การจดั ทำ� ค�ำอธบิ าย การอนุรกั ษ์ และการใหบ้ รกิ าร เอกสารท่ีมีคณุ คา่ ถาวรตามแหล่งทีม่ าของเอกสาร และตามรูปแบบเดิมของหนว่ ยงานทจี่ ัดไว้ ARMA International (Association of Records Managers and Administrators) (n.) สมาคมนักบริหารจดั การข้อมูลข่าวสาร องค์กรวิชาชีพการบริการจัดการงานเอกสาร ประกอบด้วยผู้บริหารเอกสาร นักจดหมายเหตุ บรรณารักษ์ นักกฎหมาย นกั วิชาการ นกั การศกึ ษา มหี นา้ ที่เผยแพรอ่ งค์ความรู้ คน้ ควา้ วจิ ัย และสรา้ งเครือข่ายในระหว่างนักบรหิ ารจัดการเอกสาร arrangement (n.) การจดั เรยี ง กระบวนการในการจัดเรียงเอกสารทุกประเภท โดยยึดหลักการจัดเรียงตามแหล่งที่มาของเอกสารและหลักการจัดเรียง ตามรูปแบบเดิมของเอกสาร เพื่อสะท้อนให้เห็นความสัมพันธ์ต่อเน่ืองของเอกสาร กระบวนการดังกล่าวประกอบด้วย การศึกษาวิเคราะห์โครงสร้างของเจ้าของเอกสาร การคัดแยกจัดกลุ่มเอกสารตามโครงสร้าง ก�ำหนดหัวเร่ืองใหญ่ หวั เรอ่ื งรอง ก�ำหนดรหัสเอกสาร การบรรจเุ อกสารในวัสดุจัดเก็บ ตดิ ป้ายประจำ� กล่อง จดั เรยี งขน้ึ ชั้นเก็บ artificial collection (n.) กลุ่มเอกสารท่รี วบรวมจากแหล่งตา่ ง ๆ กลุ่มเอกสารเร่ืองเดียวกนั ทร่ี วบรวมมาจากแหล่งก�ำเนดิ ทแี่ ตกตา่ งกนั น�ำมาจัดเรยี งเพอ่ื วัตถุประสงค์ในการใชง้ าน associated material (n.) เอกสารทส่ี มั พนั ธ์กับเอกสารชดุ อ่นื เอกสารที่จัดเก็บรักษาในสถานที่อื่นซึ่งมีความเช่ือมโยง และสัมพันธ์กับเอกสารชุดที่ได้จัดเรียงและจัดท�ำเครื่องมือช่วยค้น เนอ่ื งจากมาจากแหล่งท่ีมาเดียวกนั audio tape (n.) แถบบนั ทกึ เสยี ง ส่ือที่มีลักษณะเป็นแถบเคลือบสารแม่เหล็ก ใช้บันทึกสัญญาณเสียง มีหลายรูปแบบ ได้แก่ เทปตลับ (cassette tape) เทปมว้ น (reel) audiovisual records (n.) เอกสารโสตทศั นจดหมายเหตุ เอกสารหรือส่ือใด ๆ ท่ีได้บันทึกข้อมูลในรูปของภาพหรือเสียง หรือท้ังภาพและเสียงประกอบกัน เช่น ภาพถ่าย ฟิลม์ ภาพยนตร์ แถบวีดทิ ัศน์ แถบบันทึกเสียง จานเสยี ง เปน็ ตน้ 6 update2.indd 6 14/12/2560 13:30:11 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ audit trail (n.) การตรวจสอบข้อมลู ขอ้ มลู การดำ� เนนิ งานในเอกสาร ตง้ั แตก่ ารผลิตจนถึงการดแู ลรักษาขอ้ มูล สามารถตรวจสอบการดำ� เนินงานเพอื่ เป็นไปตาม นโยบายและมาตรฐานท่กี �ำหนด รวมถึงการดำ� เนินงานเอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์ authentication (n.) การพสิ จู นค์ วามเป็นของแท้ 1. กระบวนการการพสิ ูจนแ์ ละยืนยนั ความเป็นของแท้หรือด้งั เดิมของสิ่งน้นั ๆ 2. ความหมายทางวิชาการคอมพิวเตอร์เป็นกระบวนการการพิสูจน์ตัวตนของผู้ใช้งาน เช่น การก�ำหนดช่ือผู้ใช้ (username) และรหัสผ่าน (password) authenticity (n.) การเปน็ ต้นฉบบั เอกสารท่ีเป็นของแท้ เป็นต้นฉบับ ไม่ได้มีการเปล่ียนแปลง แก้ไขดัดแปลง ซึ่งแสดงให้เห็นว่าเอกสารน้ันเป็นเอกสารของ บุคคลหรือหน่วยงาน โดยการพิสูจน์จากคุณสมบัติทางกายภาพ โครงสร้าง เนื้อหา ความเช่ือมโยงกับเอกสารอ่ืน ๆ หรอื จากบรบิ ทของเอกสาร AW update2.indd 7 7 14/12/2560 13:30:11

AW update2.indd 8 14/12/2560 13:30:11

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ B AW update2.indd 9 14/12/2560 13:30:11

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ backlog (n.) เอกสารรอด�ำเนนิ การ เอกสารตา่ ง ๆ ทีร่ ับมอบ แต่ยังไมไ่ ดด้ ำ� เนินการใด ๆ หรืออยรู่ ะหวา่ งรอการพิจารณาเพอื่ ด�ำเนนิ การ backup (n.) การส�ำรองข้อมูล กระบวนการในการท�ำส�ำเนาข้อมูลต้นฉบับท่ีจัดเก็บอยู่ในส่ือประเภทต่าง ๆ เช่น กระดาษ คอมพิวเตอร์ แถบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ เป็นต้น โดยแยกเก็บจากต้นฉบับ เพ่ือเป็นการรักษาความปลอดภัยของข้อมูล กรณีเกิดการช�ำรุดเสียหาย หรอื อุบัติภัย bibliographic description (n.) ขอ้ มลู บรรณานุกรม ข้อมูลท่ีจัดท�ำข้ึนเพ่ือให้รายละเอียดท่ีเก่ียวกับเอกสาร ได้แก่ ผู้ผลิตเอกสาร ชื่อเร่ือง วันเดือนปี ระยะเวลาของเอกสาร และเน้อื หา เพื่ออำ� นวยความสะดวกในการระบุท่มี าของเอกสาร เพือ่ การบรหิ ารจดั การ และความเข้าใจในการทำ� งาน biding (n.) การเย็บเลม่ การนำ� เอกสารทีไ่ ด้จดั เรยี งล�ำดบั ไวแ้ ละเป็นเรอ่ื งหรอื กล่มุ เดียวกนั มาเย็บรวมแลว้ จัดท�ำปกเอกสาร biographic note (n.) บันทกึ หนา้ ประวตั ิ สว่ นหนึ่งของเคร่ืองมือช่วยค้นทีใ่ หร้ ายละเอยี ดเกี่ยวกับประวัติหรอื ผลงานของบคุ คลหรอื ครอบครัวผู้เป็นเจา้ ของเอกสาร born digital (n.) ข้อมลู ที่ก�ำเนิดในรูปดจิ ทิ ลั ข้อมูลท่ีได้ผลิตและจัดเก็บในรูปแบบของอิเล็กทรอนิกส์นับต้ังแต่เริ่มต้น ท้ังนี้ไม่รวมถึงข้อมูลท่ีได้แปลงเป็นรูปของ อิเล็กทรอนิกส์ เช่น ขอ้ มูลท่ไี ดแ้ ปลงจากแอนะล็อกเป็นดิจทิ ลั เป็นตน้ brittleness (n.) การเสื่อมสภาพ สภาพของกระดาษหรือวัสดุใด ๆ ท่ีเส่ือมสภาพ เช่น กรอบ หัก เปราะ เป็นต้น ทั้งน้ีมีสาเหตุมาจากสภาพความเป็นกรด ของวสั ดุ รวมท้งั สาเหตุจากความร้อน แสง และอายุของวสั ดุ buffer (n.) สภาพความเป็นกลาง สสารที่มีคุณสมบัติเป็นกลาง เช่น อัลคาไลน์ ซ่ึงใส่ในขั้นตอนการผลิตกระดาษ เพื่อป้องกันการเกิดสภาพความเป็นกรด ในกระดาษ เป็นต้น bulk dates (n.) ช่วงเวลาของเอกสาร ช่วงเวลาที่เอกสารน้ันได้รับการรวบรวมข้ึน โดยครอบคลุมช่วงเวลาของเอกสารท้ังหมดในแต่ละระดับ เช่น ระดับกลุ่ม เอกสาร ระดบั ชุดเอกสาร เป็นต้น bundle (n.) มัดเอกสาร เอกสารท่นี �ำมารวมเขา้ ด้วยกันและมัดรวมไว้ด้วยเชือก เทป หรือวสั ดุอ่ืน ๆ 10 update2.indd 10 14/12/2560 13:30:11 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ bureaucracy (n.) ระบบราชการ โครงสรา้ งการบรหิ ารหน่วยงานของรฐั หรอื องค์กร ซึ่งมีข้นั ตอนการบริหารงานตามล�ำดบั ชน้ั business archives (n.) เอกสารจดหมายเหตุการปฏบิ ัติงานของหนว่ ยงาน เอกสารที่ผลิตข้ึนหรือรับไว้เพื่อใช้ในการด�ำเนินกิจการของหน่วยงานทางธุรกิจ และได้รับการอนุรักษ์ไว้ เนื่องจากมีคุณค่า ทางจดหมายเหตุ AW update2.indd 11 11 14/12/2560 13:30:11

AW update2.indd 12 14/12/2560 13:30:11

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ C AW update2.indd 13 14/12/2560 13:30:11

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ calendar (n.) ปฏิทนิ เอกสาร เครื่องมือช่วยค้นเอกสารท่ีมีประสิทธิภาพสูงท�ำนองเดียวกับคู่มือแนะน�ำเอกสารเฉพาะเร่ือง แต่มีความละเอียดและใช้เวลา มากกว่า คอื จะตอ้ งเลอื กเรอื่ งเอกสารทม่ี ีความสำ� คญั มาก น�ำมาย่อสว่ นสำ� คญั เปน็ รายช้นิ เอกสารจะถกู นำ� มารวมกนั ภายใต้ หัวเร่ือง ซงึ่ จะตอ้ งลำ� ดับ วนั เดือน ปี ปฏิทินเอกสารน้มี วี ตั ถุประสงคส์ �ำคัญอกี ประการหนงึ่ คือ เพอ่ื ให้ผคู้ น้ คว้าใชท้ ดแทน เอกสารต้นฉบบั ทช่ี ำ� รดุ หรือลบเลือนได้ call number (n.) เลขเรียกหนงั สือ ตวั อกั ษรและตวั เลขทใ่ี ชร้ ่วมกันในก�ำหนดหนังสืออ้างองิ เพ่อื อ�ำนวยความสะดวกในการจัดเก็บและคน้ คืน cartographic record (n.) เอกสารประเภทแผนท่ี แบบแปลน แผนผัง เอกสารประเภทภาพทีบ่ นั ทกึ ข้อมูลเชงิ ระนาบ ไดแ้ ก่ แผนที่ แบบแปลน แผนผัง cartridge (n.) ตลับเทป หรือกล่องใชเ้ กบ็ ขอ้ มลู ตลับเทปหรือกล่องใช้เก็บข้อมูลท่ีเป็นฟิล์มหรือแถบบันทึกเสียง โดยทั่วไปใช้กับเคร่ืองอ่าน เคร่ืองบันทึก หรือแผ่นดิสก์ ดสิ เกตต์ เพ่อื ปอ้ งกนั การสมั ผสั โดยตรง case files (n.) แฟม้ เฉพาะเร่ือง แฟ้มที่จัดเก็บเอกสารเฉพาะเรื่องท่ีเกิดจากกิจกรรมเดียวกันหรือมีเน้ือหาสาระท่ีเกี่ยวข้องกันในเรื่องใดเรื่องหน่ึงโดยเฉพาะ เชน่ แฟ้มสอบสวนอาชญากรรม แฟ้มประวตั ผิ ปู้ ่วย เป็นต้น catalog (n.) บัญชีรายชื่อ รายชื่อของเอกสารท่ีมีค�ำบรรยายรายละเอียดประกอบ โดยทั่วไปจะได้รับการจัดเรียงอย่างเป็นระบบ บัญชีรายช่ือมีหลาย รูปแบบ หนงั สือ บตั ร ไมโครฟลิ ์ม หรือในรูปแบบอเิ ล็กทรอนกิ ส์ cellulose acetate (n.) สารสังเคราะหช์ นดิ หนงึ่ สารสังเคราะห์ที่ผลิตจากสารต้ังต้นโดยสกัดจากเยื่อของพืช มีกระบวนการผลิตและเติมสารเคมีอื่น ๆ ผสม เพ่ือใช้ ในการผลิตฟิล์ม ขอ้ ด้อยของฟิล์มชนดิ นี้เสื่อมสภาพไดง้ า่ ยจากปจั จยั ความชนื้ และแสงอัลตราไวโอเล็ต ทำ� ใหฟ้ ิลม์ เส่ือมสภาพ และมกี ล่ินเหม็นคล้ายน้ำ� สม้ สายชู ดูท่ี vinegar syndrome cellulose nitrate (n.) สารสงั เคราะหช์ นดิ หนึง่ สารสังเคราะห์ท่ีผลิตจากสารต้ังต้นโดยสกัดจากเย่ือของพืช ใช้เป็นวัตุดิบในการผลิตฟิล์มเนกาตีฟ และฟิล์มภาพยนตร์ มีคณุ สมบตั สิ ามารถตดิ ไฟได้งา่ ย certified copy (n.) ส�ำเนารบั รอง ส�ำเนาของเอกสารที่ได้มีการประทับตรา หรือลงชื่อโดยหอจดหมายเหตุที่เป็นผู้จัดเก็บเอกสารนั้นแสดงว่าเป็นเอกสาร ทีไ่ ดท้ �ำสำ� เนาจากตน้ ฉบับจรงิ 14 update2.indd 14 14/12/2560 13:30:11 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ chargeout (n.) การบนั ทึกข้อมูลการน�ำเอกสารออกจากคลงั เอกสาร เอกสารการบันทกึ ขอ้ มูลการน�ำเอกสารออกจากคลังเก็บเอกสารเพอ่ื การใชง้ านซง่ึ ระบผุ ูใ้ ช้และสถานท่ีที่น�ำไปใช้ chronological file (n.) แฟ้มเอกสารจดั เรยี งล�ำดับตาม วัน เดอื น ปี แฟม้ เอกสารทจ่ี ัดเก็บ และจดั เรียงตามล�ำดับ วัน เดอื น ปี classification (n.) การจ�ำแนกกลุ่ม 1. การจดั เอกสารตามโครงสร้างของหนว่ ยงานทีม่ คี วามสัมพนั ธ์เก่ยี วเนอ่ื งกนั ในแต่ละระดบั 2. วิธกี ารในการกำ� หนดรหสั หรอื หวั เรื่องตามล�ำดบั ของเอกสาร 3. การก�ำหนดข้อห้ามในการเข้าถึงเอกสาร หรือข้อจ�ำกัดพิเศษในการเข้าถึงเอกสาร โดยเฉพาะข้อก�ำหนดเพ่ือการรักษา ความปลอดภยั แหง่ ชาตหิ รอื ระดบั ของการรกั ษาความปลอดภยั closed file (n.) แฟ้มปิด 1. แฟ้มเก็บเอกสารที่ได้มีการด�ำเนินการเสร็จส้ินและไม่มีการน�ำเอกสารเข้าไปจัดเก็บเพ่ิมเติมในแฟ้ม หรือแฟ้มเอกสาร ท่ีมีความหนาของแฟ้มท่ีเหมาะสม ไม่มีการน�ำเอกสารเข้าไปจัดเก็บเพ่ิมเติม การปิดแฟ้มอาจท�ำได้โดยการขีดเส้นทแยงมุม จากด้านลา่ งซ้ายข้ึนไปทางมุมบนขวาและเขยี นค�ำว่า “ปดิ แฟม้ ” พร้อมลงวันท่ีทำ� การปดิ แฟ้ม 2. แฟ้มเอกสารทมี่ ีขอ้ หา้ มในการนำ� มาใช้ โดยมกี ารระบุขอ้ หา้ มไวท้ ่หี นา้ แฟม้ นั้น collection (n.) กล่มุ เอกสาร 1. กลุ่มเอกสารประเภทตา่ ง ๆ ทนี่ �ำมารวมเขา้ ไว้ดว้ ยกนั เนอ่ื งจากมีคุณสมบตั ิที่เหมอื นกัน 2. เอกสารที่น�ำมารวมกันไว้โดยบุคคล องค์กร หรือหอจดหมายเหตุ ซ่ึงเอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารที่มาจากหลายแหล่งที่มา โดยน�ำมาจดั เป็นกลมุ่ เอกสาร “artificial collection” 3. เอกสารท่อี ยู่ในความดแู ลหรอื ในความครอบครองของหอจดหมายเหตุ กลุ่มเอกสารจดหมายเหตุหนึ่งกลุ่มเกิดจากการรวบรวมโดยบุคคล ครอบครัว หน่วยงานหรือองค์กรท่ีเก่ียวข้อง จากแหล่งท่ีมาต่าง ๆ กัน อันเน่ืองมาจากกิจกรรม ภารกิจหน้าที่หรือรวบรวมข้ึนโดยวัตถุประสงค์อ่ืนใด โดยไม่ค�ำนึงถึง แหล่งที่มาหรือแหล่งก�ำเนิดของเอกสารเหล่านั้น กลุ่มของเอกสารเหล่าน้ีประกอบไปด้วยเอกสารหลายประเภท เช่น ตน้ ฉบบั ลายมอื จดหมายโต้ตอบ บันทึก ภาพถา่ ย แผนที่ ภาพวาด จลุ สาร ขา่ วตดั หนงั สอื พมิ พ์ เปน็ ต้น หลักการจดหมายเหตุ การจัดกลุ่มเอกสารจะยึดหลักของแหล่งที่มาของเอกสาร (principle of provenance) เพือ่ ให้เอกสารสะทอ้ นใหเ้ ห็นถึงการดำ� เนินงาน หรอื ภารกจิ ของหน่วยงานเจา้ ของเอกสาร collective records group (n.) กลุ่มเอกสารทไี่ ดร้ วบรวบไว้ กลุ่มของเอกสารที่มีความสัมพันธ์กันหรือเกิดจากภารกิจหน้าที่ท่ีคล้ายกัน โดยท่ีเอกสารเหล่าน้ันเป็นเอกสารที่มีปริมาณ ไม่มากหรอื เป็นเอกสารจากหนว่ ยงานทมี่ ีอายุการด�ำเนนิ งานสั้น AW update2.indd 15 15 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ compact shelving (n.) ตูเ้ ลื่อน ตู้เก็บเอกสารมีรางท่ีสามารถเล่ือน เปิด - ปิดด้วยแกนหมุน เป็นการประหยัดเน้ือที่ และเพื่อความปลอดภัยในการจัดเก็บ เอกสาร อาจเปน็ ระบบทใ่ี ชม้ อื ระบบไฟฟ้า หรือใช้ทงั้ สองระบบ conservation (n.) การอนรุ ักษ์ การซ่อมแซม การท�ำให้คงสภาพโดยการใช้สารเคมี หรือการด�ำเนินการทางกายภาพของเอกสารเพ่ือให้เอกสาร สามารถด�ำรงอยูใ่ นสภาพเดมิ ไดน้ านที่สดุ เทา่ ท่ีจะทำ� ได้ รวมถึงการดแู ลและบำ� รุงรักษาเอกสารจดหมายเหตปุ ระเภทตา่ ง ๆ โดยการท�ำความสะอาด การซ่อมแซม และการจัดเก็บเอกสารในสภาพแวดล้อมท่ีเหมาะสมตามมาตรฐาน เพ่ือป้องกัน การเสอ่ื มสภาพของเอกสาร conservator (n.) นกั อนรุ กั ษเ์ อกสาร บุคลากรท่ีได้รับการอบรม ฝึกหัดทางด้านศิลปะและวิทยาศาสตร์ท่ีเก่ียวข้องกับทฤษฎี และการด�ำเนินงานอนุรักษ์ สงวนรกั ษาวัสดุ และเอกสารท่ีมคี ณุ ค่า content (n.) เน้ือหาเอกสาร เน้ือหาสาระของเอกสาร ประกอบด้วย ข้อมูล หัวข้อส�ำคัญ สัญลักษณ์ ตัวเลข ภาพ และเสียง เนื้อหาเป็นองค์ประกอบ ส�ำคญั อยา่ งยิ่งท่มี ีคณุ คา่ ในดา้ นข้อมลู เชน่ เดยี วกบั context และ structure context (n.) บริบท สภาวะแวดล้อมท่ีเก่ียวกับองค์กร ภารกิจหน้าท่ี การปฏิบัติหน้าที่ ซึ่งมีส่วนส�ำคัญต้ังแต่การผลิตเอกสาร การรับมอบ การจัดเก็บ หรือการใช้ รวมถึงความสัมพันธ์ที่เช่ือมโยงกับเอกสารชุดอ่ืน ในวิชาการจดหมายเหตุ บริบทของเอกสาร มีความส�ำคัญมาก การขาดบริบทอาจท�ำให้เอกสารจดหมายเหตุขาดคุณค่าในการเป็นหลักฐาน สะท้อนการท�ำงานของ หนว่ ยงาน การเขา้ ใจบรบิ ทของจดหมายเหตุช่วยใหเ้ ข้าใจเอกสารมากขึน้ ดูที่ evidential value controlling agency (n.) หนว่ ยงานทค่ี วบคมุ เอกสาร หน่วยงานที่ควบคุมกลุ่มเอกสาร ซ่ึงมีส่วนเกี่ยวข้องในการเพิกถอนหรือน�ำเอกสารเหล่านั้นมาใช้ การก�ำหนดตาราง อายเุ อกสาร การท�ำลายเอกสาร และการอนญุ าตให้สาธารณชนสามารถเขา้ ถงึ เอกสารน้นั ๆ ไดต้ ามอ�ำนาจหนา้ ท่ขี องหน่วยงาน ซงึ่ อาจจะเป็นหนว่ ยงานทเ่ี ป็นผสู้ ่งมอบเอกสารหรือหนว่ ยงานท่ีไดร้ บั มอบอ�ำนาจท�ำการแทน conversion (n.) การแปลงสญั ญาณ กระบวนการในการเปล่ียนเอกสารจากส่ือหน่ึงไปยังอีกสื่อหน่ึง หรือจากรูปแบบหนึ่งไปยังอีกรูปแบบหนึ่ง โดยการเปล่ียนแปลง รูปแบบดังกล่าวจะยังคงไว้ซ่ึงข้อมูลเดิมที่ได้รับการบันทึกไว้ เช่น การถ่ายเอกสารต้นฉบับเป็นไมโครฟิล์มหรือการสแกน ตน้ ฉบับเปน็ ดจิ ทิ ัล เป็นตน้ ดูท่ี migration copyright (n.) ลขิ สิทธ์ิ สิทธิโดยชอบตามกฎหมายของเจ้าของผลงานหรือของผู้ที่ได้รับมอบหมายให้มีสิทธิในการเผยแพร่หรือท�ำซ�้ำผลงาน หรอื สทิ ธิในการมอบอำ� นาจใหม้ กี ารเผยแพร่หรือท�ำซ้ำ� ผลงานน้นั 16 AW update2.indd 16 14/12/2560 13:30:12

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ correspondence (n.) เอกสารโต้ตอบ เอกสารทไี่ ดม้ กี ารเขยี นข้อความเพ่ือรับและสง่ ไดแ้ ก่ จดหมาย ไปรษณียบัตร บนั ทกึ ข้อความ รวมถึงหนังสือโตต้ อบระหว่าง หนว่ ยงาน creator (n.) ผูผ้ ลติ เอกสาร บุคคล องคก์ รหรือหน่วยงานทเ่ี ป็นผผู้ ลติ และใช้ หรือรบั และใช้เอกสารจดหมายเหตุน้ัน ๆ เพอื่ ดำ� เนินการตามพนั ธกิจ current records (n.) เอกสารท่อี ยใู่ นระหว่างกระแสการปฏิบัติงาน เอกสารที่ยังคงน�ำมาใช้ในการด�ำเนินกิจกรรมหรือด�ำเนินธุรกิจของหน่วยงานผู้ผลิตเอกสารโดยกิจกรรมดังกล่าว ยงั ไม่เสรจ็ สนิ้ เอกสารเหล่านีจ้ ะยงั คงจดั เก็บไว้ในสำ� นกั งาน ดูที่ active records custodian (n.) ผดู้ ูแลเอกสาร หน่วยงานหรือบุคคลผู้มีหน้าท่ีและรับผิดชอบในการดูแลและควบคุมเอกสารประเภทต่าง ๆ ซึ่งอาจเป็นนักจดหมายเหตุ เจ้าหน้าท่ีธุรการ ผู้บริหารเอกสาร หรือต�ำแหน่งท่ีมีชื่อเรียกแตกต่างกันออกไป ในบางกรณีผู้ดูแลอาจมีหน้าที่ในการดูแล ดา้ นกฎหมายที่เก่ียวกบั เอกสาร โดยไม่ไดด้ ูแลในดา้ นกายภาพของเอกสารก็ได้ custody (n.) การดแู ลเอกสาร การรักษาความปลอดภัย การอนุรักษ์ การสงวนรักษาทางกายภาพของเอกสารจดหมายเหตุ และความรับผิดชอบ ในฐานะที่เปน็ เจ้าของ รวมถึงการกำ� หนดนโยบายในการเข้าถึงเอกสารจดหมายเหตุ ไมว่ า่ เอกสารจดหมายเหตุน้นั จะจัดเก็บ อยทู่ ่ีใดก็ตาม AW update2.indd 17 17 14/12/2560 13:30:12

AW update2.indd 18 14/12/2560 13:30:12

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ D AW update2.indd 19 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ deacidification (n.) การลดกรด กระบวนการในการกำ� จัดกรดออกจากเอกสารหรือวัตถใุ ด ๆ เพ่อื การอนรุ ักษ์ โดยใหค้ า่ ความเป็นกรดอยทู่ ี่ระดับ 7.0 ขึ้นไป deed of gift (n.) เอกสารการรบั มอบ หนังสือที่ระบุรายละเอียดในการท่ีบุคคลหรือหน่วยงานประสงค์จะมอบเอกสารให้แก่หอจดหมายเหตุโดยไม่มีค่าใช้จ่าย หนังสือดังกล่าวจะอยู่ในรูปของสัญญาที่ระบุเง่ือนไขในการเข้าถึงหรือการใช้เอกสาร และมีการลงนามไว้ท้ังฝ่ายผู้มอบ และหอจดหมายเหตุ dehumidification (n.) การควบคมุ ความชน้ื สมั พทั ธ์ การลดสภาพความชื้นสัมพัทธ์ในสภาพแวดล้อมภายในคลังเอกสาร โดยทางเคมีหรือทางกลศาสตร์ การควบคุม ความชนื้ สมั พทั ธใ์ ห้ได้มาตรฐานตามประเภทของเอกสารช่วยให้เอกสารอยใู่ นสภาพดี มีอายยุ าวนาน deposit (n.) การรับฝาก การท่ีหน่วยงานน�ำเอกสารมาฝากเก็บยังหอจดหมายเหตุ โดยท่ีเอกสารน้ันยังไม่มีผลทางกฎหมายหรือมีผลตาม พระราชบัญญัติจดหมายเหตุ description (n.) การจัดท�ำค�ำอธิบาย กระบวนการวเิ คราะห์ การรวบรวมขอ้ มูลเอกสารจดหมายเหตุ เพื่อจัดคำ� อธบิ ายของกลมุ่ เอกสารน้ัน ๆ เชน่ ช่ือชุดเอกสาร สถานท่ีจัดเก็บ อายุของเอกสาร ปริมาณเอกสาร เนื้อหาของเอกสาร ความเช่ือมโยงของเอกสาร เป็นต้น เพื่อจัดท�ำ เปน็ เครอื่ งมือชว่ ยค้น destruction (n.) การท�ำลายเอกสาร กระบวนการในการท�ำลายเอกสารท่ีสิ้นสุดการปฏิบัติงานโดยวิธีต่าง ๆ เช่น การเผา การขาย การย่อยเป็นช้ินเล็ก จนไม่สามารถอ่านได้ ในกรณีของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การลบข้อมูล หรือการท�ำลายวัสดุท่ีจัดเก็บข้อมูล ดูที่ disposition digital archive (n.) จดหมายเหตุดิจทิ ัล การด�ำเนินงานจดหมายเหตุท่ีเป็นเอกสารในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล โดยใช้หลักการเดียวกับเอกสารท่ีอยู่ในรูปของกระดาษ ต้งั แตก่ ารผลิต การจดั เกบ็ และการอนรุ ักษ์เอกสารดจิ ทิ ัล digitization (n.) การแปลงข้อมลู การแปลงสภาพข้อมูลเอกสารให้อย่ใู นรูปแบบของไฟล์ดิจทิ ัล disaster plan (n.) แผนปอ้ งกนั ภยั พบิ ัติ แผนการท่ีได้เขียนไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ก�ำหนดวิธีการปฏิบัติโดยค�ำนึงถึงความเส่ียง และผลกระทบให้น้อยท่ีสุด เม่ือเกดิ อุบัติภัยตา่ ง ๆ เช่น อัคคีภัย อุทกภัย วาตภัย แผ่นดนิ ไหว การจลาจล เปน็ ตน้ แผนดังกลา่ วจะกำ� หนดวิธปี ้องกนั และ การอนุรักษใ์ นภายหลงั ทเี่ กดิ เหตุการณ์ 20 AW update2.indd 20 14/12/2560 13:30:12

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ disposal schedule ; records schedule ; records retention schedule ; transfer schedule (n.) ตารางการท�ำลายเอกสาร ; ตารางเอกสาร ; ตารางก�ำหนดอายเุ อกสาร ; ตารางการยา้ ยโอนเอกสาร เอกสารที่จัดท�ำขึ้นเป็นลายลักษณ์อักษร ซ่ึงระบุและอธิบายข้อก�ำหนด ระยะเวลา และการปฏิบัติต่อเอกสาร ของหน่วยงานตามอายุของเอกสาร ซึ่งระบุถึงระยะเวลาในการจัดเก็บ ข้อปฏิบัติในการจัดเก็บ การท�ำลาย การย้ายโอน หรือการส่งมอบเอกสารไปยังหอจดหมายเหตุตามข้อตกลง ระเบียบ หรือตามข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง กับการจัดเก็บเอกสารนั้น ๆ ดทู ่ี records schedule disposition (n.) การก�ำจัดเอกสาร กระบวนการในการก�ำจัดเอกสารในหน่วยงานเมื่อครบอายุการจัดเก็บตามตารางก�ำหนดอายุการเก็บเอกสารที่ก�ำหนดไว้ เช่น การย้ายโอนไปจดั เกบ็ ในศนู ย์เก็บเอกสาร การส่งมอบให้หอจดหมายเหตุ หรือการทำ� ลายเอกสาร ดูท่ี destruction document (n.) เอกสาร เอกสารตัวเขียนหรือตัวพิมพ์ เป็นข้อมูลท่ีบันทึกบนสื่อทุกประเภท เช่น เอกสารโบราณ เอกสารดิจิทัล เอกสารต้นฉบับ ตวั เขียน ภาพถ่าย และสงิ่ พิมพ์ ฯลฯ documentation (n.) การจดั ท�ำเอกสารการด�ำเนินงาน 1. การรวบรวมข้อมูลและการด�ำเนินงานจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารหรือเอกสารจดหมายเหตุเป็นลายลักษณ์อักษร เพือ่ นำ� ไปเปน็ ขอ้ มูลส�ำหรับผู้ใชเ้ อกสาร และเคร่อื งมือชว่ ยค้นประเภทตา่ ง ๆ 2. นโยบาย ระเบียบ ขั้นตอน รูปแบบ และรายงานที่จัดท�ำไว้เพ่ือเป็นหลักฐานการด�ำเนินงานในข้ันตอนต่าง ๆ ของหน่วยงาน 3. ความหมายท่ีเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หมายถึง การจัดท�ำค�ำอธิบายที่เป็นลายลักษณ์อักษรระบุถึง ระบบปฏบิ ัตกิ ารซอฟต์แวร์ท่ีจ�ำเปน็ ต่อการใชแ้ ละการดูแลรกั ษาสารสนเทศในรปู ของอิเล็กทรอนิกส์ donation (n.) การบริจาค การเพ่ิมปรมิ าณเอกสารในหอจดหมายเหตโุ ดยการขอรบั บรจิ าคจากบคุ คล องคก์ ร หรือหน่วยงาน ซ่ึงสว่ นใหญ่เป็นเอกสาร ส่วนบุคคลท่ีหอจดหมายเหตุเห็นว่ามีคุณค่าและน่าสนใจ การรับบริจาคหอจดหมายเหตุจะท�ำข้อตกลงระหว่างผู้มอบ เก่ยี วกับเงอื่ นไขในการบรกิ าร รวมถงึ รายละเอยี ดต่าง ๆ ท่เี กี่ยวกบั การรับมอบเอกสาร AW update2.indd 21 21 14/12/2560 13:30:12

AW update2.indd 22 14/12/2560 13:30:12

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ E AW update2.indd 23 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ electronic records (n.) เอกสารอิเลก็ ทรอนกิ ส์ ข้อมูลในรูปแบบแอนะล็อกท่ีแปลงเป็นดิจิทัลและเอกสารที่ก�ำเนิดในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ จัดเก็บและเข้าถึงด้วยระบบ โดยฮารด์ แวร์ (hardware) และซอฟตแ์ วร์ (software) encapsulation (n.) การห่อหมุ้ วิธีการอนุรักษ์เอกสารโดยการห่อหุ้มด้วยแผ่นโพลีเอสเตอร์ (polyester) ซึ่งเป็นวัสดุส�ำหรับงานอนุรักษ์เพ่ือป้องกัน การสัมผัสโดยตรง ป้องกันฝุน่ ละอองและปฏิกริ ยิ าทางเคมี encyclopedic arrangement (n.) การจัดเรยี งตามล�ำดบั ข้ัน วิธีการในการจัดเรียงเอกสารตามล�ำดับ เช่น เอกสารท่ีมีการบริหารตามต�ำแหน่งท่ีต้ังจะจัดแบ่งกลุ่มตามรัฐ ตามเมือง และสุดท้ายเขา้ ถงึ เอกสารโดยชือ่ เปน็ ต้น ephemera (n.) สงิ่ พมิ พ์ ส่ิงพิมพ์ประเภทต่าง ๆ ที่จัดท�ำขึ้นในโอกาสพิเศษ หรือจัดพิมพ์ขึ้นโดยมีวัตถุประสงค์เฉพาะ มีระยะเวลาใช้งานไม่นาน เช่น แผน่ โฆษณา โปสเตอร์ แผ่นพบั เมนู บตั รเชิญ ต๋ัว และใบเสรจ็ เอกสารประเภทน้ีส่วนใหญเ่ ปน็ เอกสารทบ่ี คุ คลสะสม เพ่อื เปน็ ความทรงจ�ำหรือเปน็ ที่ระลึก ฯลฯ evidential value (n.) คณุ คา่ ดา้ นหลกั ฐาน 1. คุณค่าของเอกสารของหน่วยงานผู้ผลิตท่ีแสดงให้เห็นถึงข้อมูลหลักฐานการปฏิบัติงาน หรือการด�ำเนินกิจกรรมใด ๆ ของหนว่ ยงาน 2. คุณค่าเปน็ ประจกั ษพ์ ยานทางกฎหมาย exhibition (n.) นทิ รรศการ รูปแบบหรือวิธีการในการเผยแพร่ความรู้ โดยน�ำเอาวัสดุอุปกรณ์หรือสื่อมาผสมผสานกัน เช่น การน�ำภาพและข้อมูล เอกสารจดหมายเหตุมาจัดแสดงเพ่ือเผยแพร่เอกสารจดหมายเหตุแก่สาธารณชน ทั้งน้ีต้องให้ความส�ำคัญสภาพแวดล้อมท่ี น�ำเอกสารไปจัดแสดง เชน่ อุณหภมู ิ แสงสว่าง ระบบรกั ษาความปลอดภัย เป็นตน้ 24 update2.indd 24 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ F AW update2.indd 25 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ file (n.) แฟม้ เอกสาร 1. กล่มุ เอกสารทีม่ ีความสัมพันธ์เกยี่ วเนอื่ งกนั และน�ำมาจดั เรยี งไวด้ ้วยกันตามหวั เรือ่ งที่ไดก้ �ำหนดไว้ 2. กลุม่ ขอ้ มูลทจ่ี ัดเก็บและใช้งานในระบบคอมพวิ เตอร์ file management (n.) การบรหิ ารจดั การแฟ้ม 1. กิจกรรมท่ีเก่ียวข้องกับการจัดเก็บแฟ้มเอกสารในระบบคอมพิวเตอร์เม่ือมีการผลิตเพ่ิมเติม การใช้งาน การแก้ไข หรอื การลบขอ้ มูล 2. การบริหารจัดการแฟ้มเอกสารอย่างมีระบบ โดยการเปล่ียนแฟ้มที่จัดเก็บเอกสารเม่ือแฟ้มเก่า ช�ำรุด หรือซ่อม เอกสารในกรณีท่ีเอกสารในแฟ้มฉีกขาด การจัดการเอกสารที่จัดเก็บผิดพลาดโดยน�ำไปเก็บในแฟ้มท่ีไม่ใช่แฟ้ม ที่เก่ียวขอ้ ง และการตรวจสอบเพ่ือให้แนใ่ จว่าเนือ้ หาของเอกสารในแฟ้มเปน็ ไปอยา่ งถูกตอ้ งตามล�ำดบั film records (n.) เอกสารประเภทภาพยนตร์ เอกสารท่เี กีย่ วกับภาพยนตร์ หรือเอกสารจดหมายเหตทุ อ่ี ยู่ในรูปแบบของภาพเคล่ือนไหว filmstrip (n.) แถบภาพเล่อื น ภาพนิง่ บนั ทกึ บนฟลิ ์มขนาด 35 มม. บันทกึ ภาพเปน็ เรอื่ ง เปน็ ชุด ถา่ ยเรยี งล�ำดบั ประมาณ 30 - 60 ภาพ มี 2 ขนาด ได้แก่ ฟิล์มสตริปเงียบ มีค�ำบรรยายภาพประกอบ และฟิล์มสตริปเสียง ซึ่งบันทึกค�ำบรรยายลงบนเทปบันทึกเสียง เวลาฉายเปิด เสยี งประกอบกบั ภาพ finding aid (n.) เครอื่ งมอื ช่วยค้น 1. เครื่องมือช่วยค้นท่ีอ�ำนวยความสะดวกให้ผู้ใช้เอกสารสามารถเรียกใช้เอกสารได้ตรงตามความต้องการและรวดเร็ว เชน่ บัญชีเอกสารจดหมายเหตุ ดรรชนีเอกสาร คมู่ อื แนะน�ำเอกสาร คู่มอื แนะนำ� เอกสารเฉพาะเร่ืองและปฏิทินเอกสาร 2. ค�ำอธิบายเอกสารจดหมายเหตุ เป็นการบันทึกรายละเอียดส�ำคัญของเอกสารจดหมายเหตุเพื่อเป็นการควบคุม กายภาพ โครงสร้างและเน้ือหาสาระของเอกสาร ช่วยให้ผู้ใช้เอกสารสามารถเข้าถึงและเข้าใจในเอกสารแต่ละกลุ่ม ซึ่งระบุสาระส�ำคัญต่าง ๆ ของเอกสาร คือ รหัสเอกสาร ชื่อชุดเอกสาร ระยะเวลาในเอกสาร ปริมาณเอกสาร ประวัติของหน่วยงาน เนื้อหาในชุดเอกสาร ประวัติการรับมอบ หลักการจัดเอกสาร เงื่อนไขในการใช้เอกสาร และความสัมพันธ์กับเอกสารชุดอ่ืน แต่เดิมเครื่องมือช่วยค้นมักอยู่ในรูปของเอกสารเป็นรูปเล่ม ในปัจจุบันเครื่องมือ ช่วยค้นมที ั้งเอกสารท่เี ปน็ รปู เล่ม สิง่ พิมพ์ และฐานข้อมลู อเิ ลก็ ทรอนิกส์ fire detection system (n.) ระบบแจง้ เตอื นอคั คีภยั ระบบแจ้งเตือนการเกิดเพลิงไหม้ โดยติดต้ังระบบสัญญาณภายในอาคารเพื่อแจ้งเตือน หรือกระตุ้นการท�ำงานของระบบ ดับเพลิง เชน่ กรณเี กดิ ควันหรอื อุณหภมู ภิ ายในสถานท่ีสูงขนึ้ ผดิ ปกติ ระบบดบั เพลิงจะทำ� งาน เปน็ ตน้ fire extinguishing system (n.) ระบบดบั เพลงิ ระบบทตี่ ิดตงั้ ในอาคารเพื่อปอ้ งกันการเกิดเพลิงไหม้ ระบบดับเพลิงมหี ลายระบบ เชน่ ระบบน�้ำ ระบบแกส๊ ระบบหมอกน้�ำ ฯลฯ 26 update2.indd 26 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ fiscal value (n.) คณุ ค่าทางการเงนิ เอกสารเก่ียวกับรายงานสถานะทางการเงินและงบประมาณ เอกสารหลักฐานทางการเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ทะเบียน คุมหลักฐานขอเบกิ งบประมาณ และเงนิ นอกงบประมาณ งบประมาณโครงการ เปน็ ต้น เปน็ ขอ้ มลู หลักฐานส�ำคัญเก่ียวกบั การเงนิ fonds (n.) กลมุ่ เอกสาร กลุ่มเอกสารของหน่วยงาน ครอบครัว หรือบคุ คล ทผี่ ลิตขน้ึ และรวบรวมไว้สะท้อนภารกจิ ของผผู้ ลิตเอกสาร foxing (n.) ร่องรอยจดุ ดา่ งสีนำ�้ ตาล ลักษณะจุดเล็ก ๆ ท่ีปรากฏบนพื้นผิวของฟิล์ม ไมโครฟิล์ม ท�ำให้ไม่ปรากฏภาพหรือตัวหนังสือบนเนื้อฟิล์ม ตรงบรเิ วณทมี่ ีจุดเล็ก ๆ นั้น freedom of information (n.) เสรภี าพในการรับรูข้ ้อมูลข่าวสาร สิทธิของสาธารณะท่ีได้รับตามกฎหมายในการเข้าถึงข้อมูลข่าวสารของหน่วยงานราชการซึ่งมีข้อก�ำหนดไว้ โดยเฉพาะ การเข้าถงึ ขอ้ มูลข่าวสารของราชการแตล่ ะประเภท frozen records (n.) การขยายอายกุ ารเกบ็ เอกสาร ในกระบวนการบริหารเอกสาร มีเอกสารท่ียังไม่สามารถท�ำลายได้ตามท่ีระบุในตารางก�ำหนดอายุเอกสารด้วยเหตุผล บางประการ เช่น การใช้เพ่ือเป็นหลักฐานการพิจารณาตรวจสอบบัญชี และเป็นหลักฐานในการประกอบการพิจารณา คดีความ จึงจ�ำเปน็ ตอ้ งขยายเวลาของอายเุ อกสารออกไป เปน็ ต้น fumigation chamber (n.) ตู้อบเอกสาร ตู้ส�ำหรับอบเอกสารด้วยก๊าซ เพื่อฆ่าแมลงท่ีอยู่ในเอกสาร ปัจจุบันนิยมใช้ก๊าซไนโตรเจน ซ่ึงไม่ท�ำลายกระดาษ เอกสาร รวมถึงไมเ่ ปน็ อนั ตรายตอ่ มนุษย์ และสภาพแวดล้อม functional records (n.) เอกสารตามภารกจิ หน้าที่ เอกสารที่ผลิตข้ึนตามภารกิจหน้าที่เฉพาะของหน่วยงาน เป็นหลักฐานการด�ำเนินงานตามภารกิจหน้าที่มีเอกลักษณ์ หรือมีลักษณะเฉพาะตามภารกิจของหน่วยงานน้ัน ซ่ึงแตกต่างไปจากเอกสารการบริหารงาน (administrative records) ที่พบได้ในทกุ หน่วยงาน AW update2.indd 27 27 14/12/2560 13:30:12

AW update2.indd 28 14/12/2560 13:30:12

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ G AW update2.indd 29 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ general records group (n.) กลุ่มเอกสารท่ัวไป เอกสารการบริหารงานของหนว่ ยงาน ซงึ่ รวมถงึ ดา้ นบริหาร ด้านการเงนิ ดา้ นบุคคล และด้านอนื่ ๆ general records schedule (n.) ตารางก�ำหนดอายเุ อกสารท่วั ไป รายการของเอกสารทีพ่ บได้ทั่วไปในหน่วยงานตา่ ง ๆ ซ่ึงระบรุ ะยะเวลาในการจดั เกบ็ การท�ำลาย และการย้ายโอนเอกสาร guide (n.) คมู่ ือแนะน�ำเอกสาร เครื่องมือช่วยค้นที่ให้ค�ำแนะน�ำเกี่ยวกับภาพรวมของเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่ในหอจดหมายเหตุ โดยทั่วไปคู่มือแนะน�ำ เอกสารจะแนะน�ำเอกสารในระดับกลุ่มเอกสาร คู่มือแนะน�ำเอกสารมี 2 ประเภทซึ่งมีชื่อเรียกแตกต่างกันตามล�ำดับ ของรายละเอียดทีแ่ นะน�ำ ดงั น้ี 1. คู่มือแนะน�ำคลังเอกสารจดหมายเหตุ (repository guide) หรือคู่มือแนะน�ำเอกสารระหว่างคลังจดหมายเหตุ (interrepository guide) ให้รายละเอียดที่ครอบคลุมเอกสารจดหมายเหตุของหอจดหมายเหตุต่าง ๆ ท่ีอยู่ภายใต้ การบริหารงานเดยี วกนั วา่ หอจดหมายเหตุแตล่ ะแหง่ มีเอกสารจดหมายเหตกุ ลมุ่ ใดบ้าง เพ่อื ทผ่ี ู้ใช้เอกสารสามารถติดต่อกบั หอจดหมายเหตนุ ้ัน ๆ ได้โดยตรง เช่น เอกสารจดหมายเหตขุ องหอจดหมายเหตสุ ่วนภมู ภิ าคที่อย่ภู ายใตห้ อจดหมายเหตุ แหง่ ชาติ 2. คูม่ อื แนะน�ำเอกสารเฉพาะเรือ่ ง (subject guide) ใหร้ ายละเอียดเกี่ยวกับเอกสารจดหมายเหตเุ ฉพาะกล่มุ หรอื หวั เร่อื ง 30 update2.indd 30 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ H AW update2.indd 31 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ housekeeping records (n.) เอกสารการบริหารงานของหน่วยงาน เอกสารท่ีหน่วยงานใช้ปฏิบัติงานและบริหารจัดการ ได้แก่ เอกสารโต้ตอบภายในหน่วยงาน และระหว่างหน่วยงาน เชน่ เอกสารบรหิ ารงานบคุ คล เอกสารวสั ดุและครุภัณฑ์ และรายงานต่าง ๆ ฯลฯ ดทู ี่ administrative records hygrometer (n.) เครื่องมือวัดความช้ืนสมั พัทธ์ เป็นอุปกรณใ์ ช้วัดความชื้นสัมพทั ธ์ในคลงั เอกสารจดหมายเหตุ hygrothermograph (n.) เครอ่ื งมือวดั ความชน้ื สมั พัทธแ์ ละอณุ หภมู ิ อุปกรณใ์ ชว้ ัด บนั ทกึ ค่าความช้ืนสมั พัทธ์ และอุณหภูมใิ นห้องคลังเอกสารจดหมายเหตุ 32 update2.indd 32 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ I AW update2.indd 33 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ ICA (International Council on Archives) (n.) สภาการจดหมายเหตรุ ะหวา่ งประเทศ เป็นองค์กรกลางส�ำหรับการบริหารจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ การบริหารราชการแบบธรรมาภิบาล การอนุรักษ์ ปกป้องรกั ษา และเผยแพรม่ รดกด้านจดหมายเหตแุ ก่สาธารณชน inactive records (n.) เอกสารทสี่ น้ิ กระแสการปฏิบัตงิ าน เอกสารการด�ำเนินงานของหน่วยงานท่ีได้น�ำมาใช้ในการปฏิบัติงานและหมดความจ�ำเป็นในการใช้งาน เอกสารบางส่วนมี คุณคา่ ตอ่ หน่วยงานท่จี �ำเปน็ ต้องเก็บรกั ษาไว้เพื่อประโยชนใ์ นการศกึ ษา คน้ ควา้ วิจยั ทางดา้ นตา่ ง ๆ index (n.) ดรรชนี 1. ค�ำท่จี ดั เรียงตามล�ำดบั ตัวอักษรตามพจนานกุ รม เชน่ หัวเรื่อง ดรรชนีรายช่ือ ดรรชนีค�ำศพั ท์ เปน็ ต้น 2. เคร่ืองมือช่วยค้นประเภทหน่ึงท่ีผู้ใช้เอกสารสามารถเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้จากค�ำค้นที่ก�ำหนดไว้ โดยอาจเป็นค�ำ จากหัวเรื่อง หรอื จากช่อื ของชุดเอกสาร ชอื่ บุคคล สถานท่ี เหตุการณ์ ล�ำดับเวลา อาจอยใู่ นรูปของบัตรรายการ หรอื ในรูป ของฐานข้อมูล หอจดหมายเหตุบางแห่งจะท�ำดรรชนีเรียงล�ำดับค�ำค้นตามชุดเอกสาร หรืออาจเรียงตามล�ำดับของ กล่มุ เอกสาร เพื่อให้ขอ้ มูลเบื้องต้นแก่ผูใ้ ช้เอกสารก่อนท่จี ะเขา้ ถงึ เอกสารในแตล่ ะกลมุ่ ชดุ หรอื เรอื่ ง information value (n.) คณุ คา่ ทางการศกึ ษาคน้ ควา้ วิจยั คุณค่าของเอกสารซงึ่ เป็นข้อมลู เฉพาะดา้ น เช่น เศรษฐกจิ การต่างประเทศ สังคม เป็นตน้ สำ� หรับอ้างอิงและคน้ ควา้ วิจัย insecticide (n.) การก�ำจัดแมลง การกำ� จดั แมลงด้วยวธิ กี ารต่าง ๆ เช่น การอบในตอู้ บด้วยก๊าซทไี่ มเ่ ปน็ อนั ตรายต่อมนุษย์ หรือการแช่แข็ง เปน็ ต้น integrity (n.) ความครบถว้ นสมบรู ณ์ ความครบถ้วนสมบูรณ์ของเน้ือหาเอกสาร คุณสมบัติส�ำคัญของเอกสารไม่เสียไป เช่น เอกสารเก่าหมึกจางลง ขอบของ เอกสารอาจชำ� รดุ แต่เนือ้ หาของเอกสารยงั คงสมบรู ณค์ รบถ้วน เปน็ ต้น intellectual control (n.) การควบคุมเนอื้ หาสาระและโครงสร้าง การควบคุมความเช่ือมโยงของเอกสารโดยยึดถือเนื้อหาสาระของเอกสาร และการจัดท�ำเอกสารท่ีเป็นลายลักษณ์อักษร เกี่ยวกับแหล่งท่ีมาของเอกสาร ซ่ึงเอกสารท่ีจัดท�ำขึ้นจะเป็นไปตามกระบวนการของการจัดเรียงและการจัดท�ำค�ำอธิบาย เอกสารจดหมายเหตุ 34 update2.indd 34 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ intrinsic value (n.) คุณคา่ อนั แทจ้ รงิ คุณค่าและความส�ำคญั ของเอกสาร พิจารณาจากคณุ สมบตั ทิ างกายภาพ รูปแบบดงั้ เดมิ ของเอกสาร วสั ดุหรือขบวนการทใ่ี ช้ ในการผลิตอาจมีคุณค่าแท้จริงอันเน่ืองมาจากการที่เป็นเอกสารส�ำคัญของบุคคล หรือเกี่ยวกับกิจกรรมเหตุการณ์ องค์กร หรือสถานทท่ี มี่ คี วามส�ำคัญ การประเมนิ คณุ คา่ จงึ ประเมินจากการเป็นต้นฉบบั ซงึ่ ประกอบด้วย 1. รูปแบบของเอกสารทมี่ ีประโยชน์ต่อการศกึ ษาเฉพาะดา้ นใดดา้ นหนงึ่ 2. ความงดงามหรอื คุณค่าทางศิลปะ 3. เอกลักษณเ์ ฉพาะตวั ของเอกสาร 4. อายขุ องเอกสารทีแ่ สดงใหเ้ หน็ ถึงเอกลกั ษณเ์ ฉพาะตัวของเอกสาร 5. คณุ ค่าตอ่ การจดั แสดง 6. ความเปน็ ต้นฉบบั ตัวจรงิ มวี นั เวลา ผเู้ ขยี น หรือคุณสมบัติสำ� คญั อ่ืน ๆ ท่สี ามารถตรวจสอบไดท้ างกายภาพ 7. ความนา่ สนใจเนื่องจากเก่ยี วขอ้ งกบั บคุ คล องคก์ ร เหตุการณ์ สถานท่ีสำ� คญั หรอื ทางประวตั ศิ าสตร์ 8. เอกสารท่ีเกย่ี วกบั การกอ่ ตง้ั หรอื มคี ุณคา่ ทางกฎหมายตอ่ หนว่ ยงาน หรอื สถาบนั 9. เอกสารที่มคี วามส�ำคญั ตอ่ การจัดทำ� นโยบายซ่ึงก่อใหเ้ กิดผลกระทบต่อหน่วยงานหรือสถาบนั inventory (n.) บญั ชเี อกสาร เครื่องมือช่วยค้นที่ประกอบด้วยรายการของชุดเอกสารในกลุ่มเอกสารจดหมายเหตุ นักจดหมายเหตุจ�ำเป็นต้องจัดท�ำ ควบคู่กับการจัดเรียงเอกสาร ซึ่งจะเป็นการบันทึกรายละเอียดของเอกสารท้ังกลุ่ม โดยบันทึกรายละเอียดของเอกสาร ทุกช้ินในกลุ่มเอกสารกลุ่มเดียวกัน ซ่ึงนอกจากจะใช้เป็นเครื่องมือในการช่วยค้นของผู้ใช้เอกสารแล้ว ยังเป็นเคร่ืองมือ ส�ำหรับผู้ปฏิบัติงานในการควบคุมเอกสารไม่ให้ปะปนกับเอกสารกลุ่มอื่น รวมท้ังยังใช้ส�ำหรับการตรวจสอบเอกสารที่อยู่ ในความครอบครองของหอจดหมายเหตุ และใชเ้ ปน็ หลักฐานอา้ งองิ ในการปฏิบตั ิงาน หอจดหมายเหตุแต่ละแห่งจะมีรูปแบบของการจัดท�ำบัญชีเอกสารที่แตกต่างกันออกไป โดยส่วนใหญ่บัญชีเอกสาร มีส่วนประกอบดังนี้ ส่วนของบทน�ำหรือค�ำอธิบายเอกสาร ประวัติหน่วยงานหรือเจ้าของเอกสาร ภาพรวมของเอกสาร ได้แก่ จ�ำนวน ขนาด เน้ือหา การจัดเรียงเอกสาร ค�ำอธิบายรายละเอียดของชุดเอกสาร หอจดหมายเหตุบางแห่ง อาจลงลึกถึงรายละเอียดของเอกสารในแต่ละกล่อง แต่ละแฟ้ม หรือลงลึกในระดับของหัวเรื่องเอกสารแต่ละชุด ซง่ึ ขนึ้ อยูก่ ับนโยบายของหอจดหมายเหตุนั้น ๆ ISAD (G) (general international standard archives description) (n.) มาตรฐานค�ำอธิบายจดหมายเหตุ จดั ท�ำโดยสภาการจดหมายเหตุระหวา่ งประเทศ (International Council on Archives) พิมพเ์ ผยแพร่คร้ังแรก พ.ศ. 2537 และแก้ไขเพิ่มเติม พ.ศ. 2542 เป็นมาตรฐานการลงรายการเอกสารท่ัวไปในการจัดท�ำค�ำอธิบายเอกสารอย่างกว้าง ๆ โดยไม่ค�ำนึงถึงรูปแบบ (format) ของเอกสาร แต่ก�ำหนดรายละเอียดที่จ�ำเป็นในการจัดท�ำค�ำอธิบายท่ีสามารถน�ำไปใช้ เพ่ือการสืบค้นและแลกเปล่ียนข้อมูลระหว่างหอจดหมายเหตุแห่งอื่น มาตรฐานค�ำอธิบายจดหมายเหตุสามารถน�ำไป ประยุกต์ใช้ในการจัดทำ� คำ� อธิบายเอกสารแต่ละประเภทได้ AW update2.indd 35 35 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ item (n.) หน่วยท่ีเลก็ ท่สี ุด หน่วยท่ีเล็กท่ีสุดของเอกสารที่อยู่ภายใต้กลุ่มเอกสารกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง และเป็นระดับที่เล็กท่ีสุดในการจัดท�ำเครื่องมือ ชว่ ยคน้ เช่น เอกสารหนง่ึ เรื่อง หรอื ภาพหน่ึงภาพ เป็นต้น 36 update2.indd 36 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ L AW update2.indd 37 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ lamination (n.) การผนกึ 1. วิธีการเสริมสร้างความแข็งแรงให้กระดาษท่ีเสื่อมสภาพ ช�ำรุด กรอบ แตกหัก ข้ันตอนแรกต้องผ่านกระบวนการ ลดกรดทมี่ อี ยใู่ นเอกสาร หลังจากน้นั ผนกึ เอกสารทีต่ อ้ งการอนุรกั ษด์ ้วยกระดาษสาไรก้ รด 2. การใชว้ สั ดอุ นรุ ักษพ์ ลาสติกบางหมุ้ เอกสารเพื่อเสริมความแข็งแรงและปอ้ งกันสภาพแวดลอ้ ม legal value (n.) คุณคา่ ทางกฎหมาย เอกสารที่เป็นประโยชน์หรือมีคุณค่าส�ำคัญเพ่ือปกป้องสิทธิ์ และผลประโยชน์ของบุคคล หรือหน่วยงาน เป็นหลักฐานใช้ ประกอบคดคี วาม หรอื ใช้เพ่ือวตั ถุประสงคอ์ นื่ ทางกฎหมาย เช่น โฉนดท่ีดนิ สญั ญาตา่ ง ๆ ขอ้ ตกลง เปน็ ต้น life cycle (n.) วงจรชวี ติ ระยะเวลาของเอกสารนับตั้งแต่การผลิต การรับเอกสาร การใช้เอกสาร จนถึงข้ันตอนการท�ำลาย หรือการประเมินคุณค่า เพอื่ อนุรักษไ์ ว้ในฐานะเอกสารประวัตศิ าสตร์ หรอื เอกสารจดหมายเหตุ แต่ละชว่ งระยะเวลาจะมคี วามแตกตา่ งอยา่ งชัดเจน loan (n.) การให้ยืม การย้ายเอกสารจากหน่วยงานหน่ึงไปยังหน่วยงานอื่น ในการปฏิบัติงานของหอจดหมายเหตุอาจมีการขอยืมหรือให้ยืม เอกสารจดหมายเหตุประเภทใด ๆ ซ่ึงเป็นเอกสารส่วนบุคคล หรือหน่วยงาน เพ่ือวัตถุประสงค์ส�ำหรับจัดนิทรรศการ เพอ่ื เปน็ ขอ้ มูลประกอบการพจิ ารณาเร่อื ง หรือเพ่ือการท�ำสำ� เนา 38 update2.indd 38 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ M AW update2.indd 39 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ manuscript (n.) เอกสารตัวเขียน ได้แก่ 1. เอกสารท่ีเป็นต้นฉบับลายมือ 2. เอกสารทไี่ ม่ใชส่ ง่ิ พมิ พ์ 3. ตน้ ฉบบั หนงั สือ บทความ หรอื งานใด ๆ ทีจ่ ดั ท�ำขน้ึ ส�ำหรับส่งพิมพ์ หรืออาจอย่ใู นรูปแบบใด ๆ ที่ไมใ่ ช่ลายลักษณอ์ ักษร เชน่ จดหมาย บนั ทกึ สว่ นตวั บญั ชี บนั ทกึ การประชมุ คำ� กลา่ วรายงาน หนงั สอื ตวั เขยี น และเอกสารทางกฎหมาย เปน็ ตน้ manuscript collection (n.) กลุม่ เอกสารตัวเขยี น เอกสารตัวเขียน รวมถึงเอกสารที่เป็นตัวเขียนยังไม่มีการจัดพิมพ์และเอกสารจัดพิมพ์แล้ว เป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลหรือ จากครอบครัว ประกอบด้วยเอกสารประเภทต่าง ๆ ได้แก่ จดหมาย บันทึกส่วนตัว สมุดบันทึก ค�ำกล่าว ต้นฉบับหนังสือ และบทความ งานวิจัยหรือเอกสารอ้างอิง ภาพถ่าย ภาพวาด รายงานการประชุม ระเบียบวาระ เอกสารการเงิน แผนท่ี และแผนผงั ฯลฯ microfilm (n.) ไมโครฟิลม์ เป็นฟิล์มที่ใช้บันทึกภาพย่อส่วน ฟิล์มที่ใช้โดยส่วนใหญ่เป็นชนิด silver gelatin, ชนิด vesicular และชนิด diazo การแปลงเอกสารจดหมายเหตุให้อยู่ในรูปแบบไมโครฟิล์ม เป็นการอนุรักษ์เอกสารจดหมายเหตุต้นฉบับ ป้องกันการช�ำรุด เสยี หายของเอกสารจดหมายเหตุตน้ ฉบบั microfilm inspection (n.) การตรวจสอบไมโครฟลิ ม์ การตรวจสอบคุณภาพไมโครฟิล์มท่ีได้จัดท�ำข้ึน เพื่อให้ตรงตามมาตรฐาน เช่น ความคมชัด ความสว่าง เป็นต้น รวมถึง การตรวจสอบไมโครฟิล์มท่ีจัดเก็บเพื่อตรวจสอบการเสื่อมสภาพ เช่น กรอบ หักงอ มีเช้ือรา มีละอองน�้ำ ความชื้น สีเปลี่ยนสภาพ หรอื จางลง ซึง่ เกดิ จากปจั จัยต่าง ๆ microfilm jacket (n.) ซองบรรจุฟลิ ์ม ซองพลาสติกท่ีใช้บรรจุแผ่นไมโครฟิล์มเพ่ือป้องกันฝุ่นละออง และรอยเปื้อนต่าง ๆ microfilm processing (n.) กระบวนการลา้ งฟิล์ม ขั้นตอนการล้างฟิลม์ หรือไมโครฟิลม์ ทีไ่ ด้ถ่ายทำ� แลว้ ดว้ ยสารเคมที ีเ่ ปน็ ตวั สรา้ งภาพใหป้ รากฏบนฟิลม์ microfilm quality control (n.) การควบคุมคุณภาพของการผลิตไมโครฟลิ ์ม กระบวนการควบคุมคุณภาพของการจัดท�ำไมโครฟิล์มให้ได้มาตรฐาน เช่น การตรวจสอบความหนาแน่นของฟิล์ม และการตรวจสอบรอยดา่ งและจดุ เลก็ ๆ บนฟลิ ม์ เปน็ ตน้ 40 update2.indd 40 14/12/2560 13:30:12 AW

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ microform (n.) ไมโครฟอร์ม รูปลักษณ์ของภาพย่อเล็ก ๆ ไมว่ ่าจะปรากฏบนฟิล์มหรือกระดาษทึบแสง migration (n.) การยา้ ยโอน การย้ายโอนเอกสารจากระบบหนึง่ ไปยงั อีกระบบหนึ่ง โดยยงั คงรักษาความแท้จริง ความตอ่ เนื่อง ความเป็นจรงิ ของเอกสาร และสามารถน�ำมาใช้ได้ตลอดเวลา การย้ายโอนเป็นงานท่ีเก่ียวข้องกับการออกแบบระบบอย่างต่อเน่ืองเป็นระยะ ในการถ่ายโอนเอกสารท่อี ยใู่ นรปู แบบดจิ ทิ ัลจากเทคโนโลยีรุ่นหนง่ึ ไปยงั อีกรุ่นหน่งึ moneytary appraisal (n.) การประเมินคณุ คา่ ทางการเงนิ การประเมนิ คณุ ค่าของเอกสารโดยพจิ ารณาคณุ ค่าและประโยชน์ทางการเงนิ mylar (n.) ไมล่า พลาสติกโพลีเอสเตอร์ (polyester) ท่ีมีคุณสมบัติเหนียว แข็งแรง ทนความร้อน ไม่เกิดการเปลี่ยนแปลงง่ายจากปัจจัย สภาพแวดล้อม และไม่เป็นอันตรายต่อเอกสารจดหมายเหตุ จึงมีคุณสมบัติเหมาะสมส�ำหรับการจัดเก็บเอกสาร จดหมายเหตุ ในรูปของบรรจุภัณฑ์ เช่น ซอง แฟ้ม ฯลฯ AW update2.indd 41 41 14/12/2560 13:30:12

AW update2.indd 42 14/12/2560 13:30:12

สำ�นักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ O AW update2.indd 43 14/12/2560 13:30:12

คู่มือคำ�ศัพท์วิชาการจดหมายเหตุ oral history (n.) ประวตั ศิ าสตร์บอกเลา่ การจัดเก็บข้อมูลโดยการบันทึกค�ำสัมภาษณ์ความทรงจ�ำของบุคคลที่อยู่ร่วมและรู้เห็นในเหตุการณ์หรือร่วมสมัย กับเหตุการณ์ประวัติศาสตร์หรือเหตุการณ์ส�ำคัญ เพ่ือน�ำข้อมูลจากการสัมภาษณ์มาใช้เป็นหลักฐานและเติมเต็มข้อมูล เอกสารลายลักษณ์ท่ีขาดหาย หรือเป็นการจัดเก็บข้อมูลของเหตุการณ์ส�ำคัญท่ีเกิดขึ้น โดยการสัมภาษณ์บุคคลท่ีเกี่ยวข้อง เพ่ือจดั เก็บกอ่ นทีข่ อ้ มูลจะสญู หาย และรวมถึงเอกสารการสมั ภาษณบ์ ุคคลที่หอจดหมายเหตุไดร้ วบรวมหรอื รบั มอบไว้ original order (n.) การจัดเรียงตามรูปแบบเดิม วิธีการจัดเรียงเอกสารตามล�ำดับเดิมท่ีหน่วยงานหรือบุคคลเจ้าของเอกสารได้วางระบบการจัดเก็บเอกสารไว้เพ่ือใช้ ในการปฏิบัติงานประจ�ำ เม่ือหอจดหมายเหตุได้รับมอบเอกสารเหล่าน้ันมา สามารถก�ำหนดรหัสเพ่ือการเรียกใช้เอกสาร จดหมายเหตไุ ดโ้ ดยคงรปู แบบการจัดไวเ้ หมอื นเดิม 44 update2.indd 44 14/12/2560 13:30:12 AW