ใบความรู้ หน่วยที่ 1

หนว่ ยท่ี 1 การเลือกใช้โปรแกรมสาเรจ็ รูปตามลกั ษณะงาน1.1 ความหมายของโปรแกรมสาเร็จรูป โปรแกรมสาเรจ็ รูป (Package Software) คอื โปรแกรมหรอื ซอฟตแ์ วรท์ ่ถี ูกออกแบบมาเพือ่ ใช้ในงานดา้ นใดด้านหนึง่ โดยเฉพาะ อันไดแ้ ก่ โปรแกรมสาเรจ็ รปู ต่างๆ เช่น ชุดโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟศิ(Microsoft office) ที่นามาใชก้ ับงานจดั การเอกสาร งานคานวณ และงานนาเสนอ นอกจากนย้ี ังรวมถึงโปรแกรมทถ่ี กู เขียนข้นึ ดว้ ยภาษาคอมพิวเตอรร์ ะดับสูงเพือ่ ใช้กับงานทางธรุ กิจตา่ งๆ เชน่ โปรแกรมบัญชีโปรแกรมเงินเดือน และโปรแกรมควบคมุ สินค้าคงคลัง เป็นตน้ โดยโปรแกรมเหลา่ นี้จะไมส่ ามารถทาการดดั แปลงหรือแก้ไขโปรแกรมภายในได้ ผู้ใชไ้ ม่จาเปน็ ต้องเขยี นโปรแกรมเองทั้งหมด ซ่ึงประหยดั เวลาและแรงงาน เพียงแตม่ าเรยี นร้วู ธิ ีใช้เทา่ นน้ั1.2 โปรแกรมสาเรจ็ รูปทน่ี ยิ มใช้งานในปจั จบุ นั ซอฟตแ์ วรท์ ่ีสรา้ งข้นึ เพื่อใช้ในสานักงานท่ัว ๆ ไป สร้างโดยบริษทั ท่ีมีความชานาญในด้านนั้น ๆโดยเฉพาะมีการปรบั ปรงุ รนุ่ (Version) ของซอฟตแ์ วร์ใหม้ ีประสทิ ธิภาพสงู ขน้ึ อยเู่ สมอ โปรแกรมสาเรจ็ รูปสามารถแบง่ ออกเป็นประเภทต่างๆ ดงั น้คี ือ 1. โปรแกรมประมวลผลคา (Word Processor) ใช้สาหรบั พิมพ์เอกสารรายงานต่าง ๆ เชน่ -โปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ วิรด์ (Microsoft Word) -โปรแกรม กูเก้ลิ ด๊อกซ์ (Google Docs) 2. โปรแกรมตารางงาน (Spreadsheet) ใช้สาหรบั คานวณ สร้างกราฟ และจัดการด้าน ฐานข้อมูล เช่น -โปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ อ็กเซล (Microsoft Excel) -โปรแกรม กเู กิ้ลชีท (Google Sheet) 3. โปรแกรมนาเสนอผลงาน (Presentation) ใช้ในการนาเสนอผลงานและนาเสนอขอ้ มลู ใน รปู แบบสไลด์ เช่น -โปรแกรมไมโครซอฟตเ์ พาเวอร์พอยน์ (Microsoft PowerPoint) -โปรแกรม กูเกิล้ สไลด์ (Google Slide) - โปรแกรมโปรโชว์ - โปรแกรม มาโครมิเดยี ออ้ โตแ้ วร์ (Macromedia Autothorware) - โปรแกรม Swish ใช้สาหรบั ทาเอฟ็ เฟ็คต์เกีย่ วกับภาพและตวั หนงั สือ - โปรแกรม Adobe Captivate ใช้สาหรบั สร้างสื่อมลั ติมิเดีย

2 4. โปรแกรมจดั การฐานข้อมูล (Database) คือ โปรแกรมที่ทาหน้าที่ในการจัดการฐานขอ้ มูล เชน่ -โปรแกรมไมโครซอฟตแ์ อคเซส (Microsoft Access) -โปรแกรมไมโครซอฟต์ฟอกซโ์ ปร (Microsoft FoxPro) 5. โปรแกรมเวบ็ เพจ ใช้ในการเขยี นเวบ็ เพจเพ่ือใช้งานในเว็บไซต์ของอินเทอร์เนต็ เช่น -โปรแกรม ไมโครซอฟตฟ์ อนตเ์ พจ (Microsoft FrontPage) -โปรแกรม ดรีมวฟี เวอ่ ร์ (Dreamweaver) 6. โปรแกรมสอื่ สารระยะไกล ใชใ้ นการติดต่อส่อื สารทางอินเตอร์เน็ต หรือโปรแกรม เวบ็ บราวเซอร์ เช่น -โปรแกรม อินเทอร์เน็ตเอก็ พลอเรอ (Internet Explorer) -โปแกรมโมซลิ ล่า ไฟรฟ์ อก (Mozilla Firefox) -โปรแกรมกูเกลิ โครม (Google Chrome) 6. โปรแกรมเขยี นแบบ ใช้ในการออกแบบและเขียนแบบด้านตา่ ง ๆ เช่น ช้ินงาน อาคาร -โปรแกรมออโต้แค็ต (AutoCAD) 7. โปรแกรมกราฟกิ ส์ ใชใ้ นการสร้างและจัดการรปู ภาพในคอมพิวเตอร์ เช่น -โฟโตช้ ็อป (Photoshop) -โปรแกรมอิลลาสเทรเตอร์ (Illustrator) -โปรแกรมเพ้นท์ (Paint) -โปรแกรม คอเดรลดรอล์ (CorelDraw) 8. โปรแกรมเพื่อความบันเทงิ ใช้สาหรับดหู นงั ฟงั เพลง ไดแ้ ก่ เช่น -โปรแกรม GOM Player -โปรแกรม Windows Media Player -โปรแกรม VLC Media Player -โปรแกรม KMPlayer 9. โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางสถติ ิ ได้แก่ โปรแกรม SPSS1.3 การเลอื กใช้ซอฟตแ์ วร์

3 การเลือกใช้ซอฟตแ์ วรส์ าหรับแก้ปัญหาด้วยกระบวนการเทคโนโลยีสารสนเทศนั้นมคี วามแตกต่างกันตามระดบั ของการใช้งาน ในระดบั องค์กร การเลอื กใช้มีข้อพิจารณาหลกั อยู่ทค่ี วามคุ้มค่าของการลงทนุ ดังน้ี 1.3.1 โปรแกรมสาเร็จรปู ท่วั ไป (Off-the-shelf software) เช่น โปรแกรมในชุด Microsoft office ,โปรแกรมสถติ ิ SPSS, โปรแกรม Desktop publishing PageMaker,โปรแกรมบรหิ ารโครงการ MicrosoftProject โปรแกรมเหลา่ นผี้ ลติ และจาหน่ายแบบ Mass Production มผี ู้ใช้จานวนมาก จงึ มีราคาถูก 1.3.2 โปรแกรมก่งึ สาเร็จรูปเฉพาะกจิ (Customizable Software) เช่น โปรแกรมบญั ชี โปรแกรมPOS ชุดโปรแกรม Hotel Management และ Hospital Management โปรแกรมเหลา่ นมี้ ีผู้ผลติ และจาหน่ายนอ้ ยราย มลี ักษณะเกือบพร้อมใช้งาน แต่ตอ้ งมีการปรบั แต่งใหเ้ ข้ากับงานของแต่ละองคก์ ร โดยทางบรษิ ทั ผผู้ ลิตจะติดตง้ั และปรบั แตง่ ให้ แมจ้ ะมีราคาสงู กว่าโปรแกรมสาเรจ็ รปู ทั่วไป แตก่ ็นบั ว่าเป็นราคาที่ประหยัดและคุ้มค่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งสาหรับธรุ กจิ ขนาดกลางและขนาดยอ่ ม 1.3.3 โปรแกรมจดั ทาขึ้นเปน็ พิเศษ (Taylor made Software) อาจใช้วธิ ีจ้างเหมาให้บริษทั หรอืบคุ คลภายนอกจัดทาให้ หรอื อาจใชพ้ นักงานภายในองคก์ รทเี่ ปน็ นักคอมพวิ เตอรใ์ หจ้ ัดทาขึ้น ท้ัง 2 วิธีส้นิ เปลอื งทงั้ เงินและเวลามาก รวมทัง้ มคี วามเสยี่ งท่ีอาจได้โปรแกรมที่ไมต่ รงกับความตอ้ งการ อยา่ งไรกต็ ามสาหรบั องคก์ รขนาดใหญท่ ่ีตอ้ งการใชร้ ะบบงานแบบบูรณาการ (Integrated System) จาเปน็ ต้องใช้ซอฟต์แวรแ์ บบน้ี ในระดับหน่วยงานขนาดเลก็ หรือระดบั บคุ คล มีข้อแนะนาสาหรบั การเลอื กใชซ้ อฟต์แวร์ ดงั น้ี 1.ความถี่ในการใชง้ าน หากเป็นงานท่ีใช้คร้งั เดียว หรือใช้ไม่บ่อยนัก ควรจัดหาซอฟต์แวรส์ าเร็จรปู มาใช้โดยตรง เชน่ การรวมคะแนนและตดั เกรด การคานวณภาษเี งนิ ได้บคุ คลธรรมดา ควรใช้โปรแกรมตารางคานวณ เช่น โปรแกรม Microsoft Excel หากจาเป็นอาจเพ่มิ ขีดความสามารถของโปรแกรมโดยการเขยี นคาส่ังแมโคร(Macro) 2.ปริมาณขอ้ มูล หากเป็นงานทีต่ ้องใช้ฐานขอ้ มลู แต่มีปรมิ าณทีม่ ขี อ้ มลู ไม่มากนกั ควรใชโ้ ปรแกรมจดั การฐานขอ้ มูลสาเร็จรปู เช่น Microsoft Access ซง่ึ ผูใ้ ชส้ ามารถเขยี นคาสง่ั ให้ทางานตามที่เราต้องการได้ 3. โปรแกรมระบบงานสานักงาน ซง่ึ มีผู้ใชเ้ ปน็ จานวนมาก หากเป็นไปได้ควรเลอื กใช้ซอฟตแวร์แจกให้นาไปพัฒนาต่อ (Open-source Software) เพื่อประหยัดคา่ ใช้จ่ายและขอ้ หลีกเลี่ยงปัญหาการละเมิดลิขสิทธ์ิแต่อาจต้องคานึงถงึ ความสามารถในการแลกเปลย่ี นขอ้ มูลระหว่างผ้ใู ชง้ านที่อาจใช้ซอฟต์แวรต์ ่างกนั ดว้ ย เรือ่ งนเ้ี ปน็ ปญั หาท่เี กิดขน้ึ อยู่แล้ว แม้จะใช้ซอฟต์แวร์มีลขิ สิทธ์กิ ็ตาม เชน่ Microsoft Office เวอร์ชันต่างกัน มีรูปแบบไฟลท์ ี่เข้ากันไม่ได้ ดังนั้นจึงควรมกี ารกาหนดมาตรฐานกลางของแตล่ ะสานักงานวา่ จะใหใ้ ช้ซอฟตแ์ วร์อะไร และใชร้ ปู ไฟลอ์ ย่างไร

41.4 โปรแกรมไมโครซอฟตอ์ อฟฟศิ ไมโครซอฟท์ออฟฟิศ (Microsoft Office) เปน็ ช่ือของกลมุ่ หรอื ชุดโปรแกรมสานักงาน ที่พัฒนาโดยบรษิ ัทไมโครซอฟท์ (Microsoft) ซง่ึ ประกอบดว้ ยโปรแกรมตา่ งๆ มากมาย แต่ท่ยี กตวั อย่างมา ณ ท่ีนี้ จะประกอบด้วยโปรแกรมย่อยต่างๆ ดงั น้ี  ไมโครซอฟทเ์ วริ ด์ (Microsoft Word) ใช้พมิ พ์เอกสาร  ไมโครซอฟทเ์ อ็กเซล (Microsoft Excel) ใชค้ านวณ  ไมโครซอฟท์พาวเวอร์พอยด์ (Microsoft PowerPoint) ใช้นาเสนอผลงาน  ไมโครซอฟท์แอคเซส (Microsoft Access) ใชส้ ร้างฐานข้อมลู  ไมโครซอฟทเ์ อาท์ลคุ (Microsoft Outlook) ใช้รับ-ส่งเมล์  ไมโครซอฟท์พับบลิชเชอร์ (Microsoft Publisher) ใช้สรา้ งสื่อส่งิ พิมพ์  ไมโครซอฟท์วซิ ิโอ (Microsoft Visio) ใช้สร้างชาร์ต แผนภาพ  ไมโครซอฟทว์ นั โน๊ต (Microsoft One Note) ใช้บันทกึ ขอ้ มลู ช่วยจา  ไมโครซอฟต์อินฟอรพ์ าท (Microsoft InfoPath) ใชส้ าหรับออกแบบฟอร์มตา่ งๆ  แตล่ ะโปรแกรม กจ็ ะมคี วามสามารถแตกต่างกนั ออกไป ในสว่ นของทางบริษัท ไมโครซอฟท์เอง กจ็ ะมีการขาย และจับกลุ่มของโปรแกรมแยกแตกต่างกันออกไป ปัจจบุ ัน การพฒั นาโปรแกรม จะเนน้ การใหบ้ ริการผา่ นออนไลน์ ที่เราเรียกวา่ Cloud และใชว้ ิธกี ารชาระเป็นรายเดอื น แทนการสั่งซ้อื โปรแกรมมาตดิ ตง้ั บนเคร่อื งคอมฯ โดยตรง อยา่ งไรก็ตาม Microsoft Office 2013 กย็ งั มีการขายในลกั ษณะของโปรแกรมอยู่เชน่ เดมิ เรยี กวา่ มีทงั้ สองแบบให้เลือกซ้อื เลอื กใช้งาน เวอร์ชั่นของโปรแกรม  Microsoft Office XP  Microsoft Office 2003  Microsoft Office 2007  Microsoft Office 2010  Microsoft Office 2013  Office 365 (ล่าสุดในปี 2556)