คู่มือปฏิบัติงานระบบบริหารการเช่าเครื่องจักรกล

คมู่ ือการปฏบิ ตั งิ าน ระบบบรหิ ารการเชา่ เครอื่ งจักรกล สว่ นสารสนเทศเคร่ืองจักรกล สานักเครอื่ งกลและสือ่ สาร กรมทางหลวง

สว นสารสนเทศเคร่อื งจักรกล คูมือการปฏบิ ตั งิ านระบบบรหิ ารการเชาเครื่องจักรกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง คำนำ คูมือการปฏิบัติงานดานการเชาใชเครื่องจักร-ยานพาหนะในระบบบริหารการเชาเครื่องจักรกลของเงินทุน หมุนเวียนฯ ฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อใหเจาหนาที่เงินทุนหมุนเวียนฯ ผูเกี่ยวของ และผูสนใจ ใชเปนหลักเกณฑหรือ แนวทางในการปฏิบัติงานดานการบริการการเชาเครื่องจักรกลอยางมีมาตรฐานและถือปฏิบัติในแนวทางเดียวกนั ชวยลดขอผิดพลาดที่อาจกอใหเกิดปญหาในการปฏิบัติงาน และความเขาใจท่ีไมตรงกันในเรื่องการขอเชา ขอใช การโอนยาย การรบั โอนเครื่องจักรกลเพื่อใชงาน การบนั ทกึ การปฏบิ ัติงานของเครื่องจักร-ยานพาหนะ การขอเลิก เชา กอนครบสัญญาเชา การตรวจสอบเครอ่ื งจกั รทไี่ มมีสัญญาเชา ประจำวนั การขอแกไขคาเชา การสรปุ ขอมูลสถิติ เชา/ใชเครื่องจักรกล และการประมาณการรายได เปนตน โดยแสดงถึงขั้นตอนตาง ๆ ของการปฏิบัติงานฯ ตลอดจนผังงานของระบบงาน (Flow chart) เพื่อชวยใหเกิดความเขาใจที่ชัดเจนในแตละกระบวนการ ซึ่งจะ สงผลใหก ารทำงานบรรลุผลสำเรจ็ ไดอยางมปี ระสิทธิภาพและประสทิ ธิผล คณะผูจดั ทำหวังเปน อยา งยงิ่ วา คูม อื ฯ ฉบับน้ี จะใชเ ปน แนวทางในการปฏิบัติงานไดเปน อยางดี และบรรลุ ผลสัมฤทธติ์ ามวัตถุประสงคท ี่ตัง้ เปาหมายไวท ุกประการ สว นสารสนเทศเครื่องจักรกล สำนักเคร่อื งกลและส่อื สาร มิถุนายน 2563

สว นสารสนเทศเคร่อื งจกั รกล คูมอื การปฏิบตั งิ านระบบบริหารการเชา เคร่ืองจักรกล สำนกั เคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง สารบญั 1.UT24 หลักการและเหตผุ ล4U2T......................................................................................................................................... 1 2.UT24 วตั ถปุ ระสงค4U2T .................................................................................................................................................... 1 3.42TU ขอบเขต.......U42T .................................................................................................................................................... 1 4.42TU คำจำกดั ความU42T .................................................................................................................................................. 1 5.UT24 ความร/ู เคร่อื งมอื ท่ีจำเปน 4U2T ............................................................................................................................... 2 6.UT24 บทบาทหนาทีค่ วามรบั ผิดชอบ4U2T........................................................................................................................ 2 7.42TU ผังกระบวนงานมาตรฐานการใหบริการการเชาและใชเครื่องจักรกลU42T.............................................................4 8.42TU ขน้ั ตอนการใหบ รกิ ารขอเชาและขอใชเ ครื่องจักรกลU42T ......................................................................................9 9.42TU การปฏิบัตงิ านในระบบบริหารการเชาเครอ่ื งจักรกลU42T....................................................................................14 10.42TU การตดิ ตามและประเมินผลU42T......................................................................................................................... 41 11.UT24 ปญหาอปุ สรรคและวธิ ีแกไข/ขอเสนอแนะU42T ................................................................................................. 41 12.UT24 แบบฟอรมที่ใช4U2T ............................................................................................................................................ 44 13.42TU เอกสารอางอิงU42.T ............................................................................................................................................. 44 ภาคผนวก42TU U24T กT24 2T4 4ร2T หัสประเภทงานทใ่ี ชร ายงานการปฏบิ ตั งิ านของเครือ่ งจกั รกลT24 ข เอกสารทีเ่ กีย่ วขอ งกบั การดำเนนิ งาน ค คณะทำงานโครงการจดั การความรู (ระบบสารสนเทศเพ่อื การบรหิ ารเครื่องจกั รกล เงินทุนหมนุ เวยี นฯ ระบบเชา )42T ง ตดิ ตอ สอบถามปญหาเก่ียวกบั งานดา นระบบบรหิ ารการเชาฯและดา นไอที (Network) ของเงนิ ทุนหมนุ เวียนฯ

สว นสารสนเทศเครอื่ งจักรกล คูม อื การปฏิบตั ิงานระบบบริหารการเชา เคร่ืองจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 1. หลกั การและเหตุผล เพ่ือใหการบริหารจัดการเงินทุนหมุนเวียนฯ ดานการบริการเชาใชเครื่องจักรกลบรรลุเปาหมาย ตาม วัตถุประสงคสูงสุดน้ัน ตองอาศัยองคประกอบหลายอยาง และองคประกอบท่ีมีความสำคัญยิ่ง คือ บุคลากรท่ีมี ทักษะความเช่ียวชาญในการควบคุม ดูแล บริหารเครื่องจักรกล ท่ีมีประสบการณ ความเชี่ยวชาญชำนาญในงาน แต ดว ยนโยบายรัฐบาลท่ีตองการลดคาใชจายภาครัฐจึงกำหนดใหลดขนาดองคก รลง โดยมีหลักคดิ วา “ใชคนนอยแตไ ด งานมากและเกิดประโยชนสูงสุด” ซึ่งสายงานสนับสนุนมักถูกนำมาพิจารณาในการดำเนินการกอนเปนลำดับตน ๆ จากนโยบายดังกลาว สงผลใหเกิดการเลิกจางลูกจางประจำและบุคลากรในสวนอื่น ๆ โดยไมมีการทดแทน ทำให ขาดชวงบุคลากรที่จะรับการถายทอดทักษะความชำนาญจากรุนสูรุน สำนักเครื่องกลและส่ือสารไดตระหนักถึง ปญหาที่เกิดข้ึน จึงพยายามแกไขปญหาโดยการจัดใหมีการฝกอบรมบุคลากรควบคุมและดูแลเครื่องจักรกล แตก็ยัง ไมเ พยี งพอ ดังนั้นคณะทำงานโครงการจัดการความรูฯ จึงไดจัดทำคูมือการปฏิบัติงานดานการเชาใชเคร่ืองจักร- ยานพาหนะในระบบบริหารการเชาเครื่องจักรกล และวีดีโอสาธิต เพ่ือใหความรู ทักษะ ความเช่ียวชาญ ชำนาญ ตาง ๆ ยังคงอยูตอไป และนำไปเผยแพรในการฝกอบรม (Training) ไดอยางตอเน่ือง เกิดผลสัมฤทธิ์รวดเร็วอยาง กวางขวาง 2. วัตถปุ ระสงค 2.1 เพือ่ ใชเปนคมู ือประกอบการปฏิบัติงานในระบบบรหิ ารการเชา เคร่ืองจักรกลที่มมี าตรฐานและถือปฏิบัตใิ น แนวทางเดียวกัน 2.2 เพ่ือใหเจาหนาท่ีเงินทุนหมุนเวียนฯ ผูเกี่ยวของและผูสนใจ มีความรูความเขาใจในดานบริการการเชาใช เครื่องจักรกลของเงินทุนหมุนเวียนฯ สามารถปฏิบัติงานไดอยางถูกตองตามขั้นตอน และมีประสิทธิภาพ มากขนึ้ 3. ขอบเขต คูมือการปฏิบัติงานฉบับน้ี ครอบคลุมกระบวนงานมาตรฐานการใหบริการการเชาและใชเครื่องจักรกล/ ขั้นตอนการปฏิบัติงานสำหรับการขอเชาการขอใชเครื่องจักรกลของแตละศูนยเคร่ืองจักรกล การอนุมัติการเชา การโอนยายเคร่ืองจักรกลจากศูนยเคร่ืองจักรกลผูใหเชาเดิมไปยังศูนยเครื่องจักรกลผูใหเชาใหม การรับโอน เคร่ืองจักรกลเพื่อใชงาน และบันทึกการปฏิบัติงานของเครื่องจักร-ยานพาหนะในระหวางการเชา การขอเลิกเชา เคร่ืองจักรกลเมื่อตองการเลิกใชงานกอนครบกำหนดการเชา การตรวจสอบเครื่องจักรกลที่ไมมีสัญญาเชา ประจำวัน การขอแกไขคาเชา การสรุปขอมูลสถิติเชา/ใชเครื่องจักรกล การประมาณการรายไดคาเชาประจำป หลังจากไดขอมูลการใชงานเบ้ืองตนแลวก็จะนำขอมูลเหลานี้ไปคำนวณคาเชา และคำนวณเปอรเซ็นตการ ปฏิบัติงานสงฝายการเงนิ เพือ่ ใชใ นการจัดทำรายงานตาง ๆ ตอไป 4. คำจำกัดความ 4.1 Pool Superintendent (PS) หมายถึง ตัวแทนเงินทุนหมุนเวียนฯ สำนักงานทางหลวง/ศูนยสรางทาง/ ศนู ยสรา งและบูรณะสะพาน 4.2 Fund District Representative (FDR) หมายถึง ตัวแทนเงนิ ทุนหมุนเวยี นฯ แขวงทางหลวง 1

สวนสารสนเทศเคร่อื งจักรกล คูมอื การปฏิบัติงานระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจกั รกล สำนกั เคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 4.3 สก./สทล./ศท./ศ.สส./ขท. หมายถึง สำนักเครื่องกลและสอื่ สาร/สำนักงานทางหลวง/ศูนยสรางทาง/ศูนย สรา งและบูรณะสะพาน/แขวงทางหลวง ตามลำดับ 4.4 EMS หมายถึง Equipment Management System ระบบสารสนเทศบริหารเครื่องจักรกล 4.5 ระบบบริหารการเชาเคร่ืองจักรกล (ระบบ EMS) เปนระบบท่ีรวบรวมขอมูลที่เก่ียวของกับการใชงาน เคร่ืองจักรกล เพื่อใชในการบริหารการใชงานเครื่องจักรกลงานเงินทุนหมุนเวียนฯ และนอกเงินทุน หมนุ เวยี นฯ ทง้ั ภายในสว นกลางและสวนภูมิภาค 5. ความรู/เครอื่ งมือทีจ่ ำเปน 5.1 เครือ่ งคอมพวิ เตอรทเี่ ชอื่ มตอ กับเครือขายระบบบรหิ ารเคร่ืองจักรกลของกรมทางหลวง 5.2 เครอื่ งพมิ พเอกสาร 5.3 เจาหนาที่เงินทุนฯ หรือเจาหนาท่ีซ่ึง PS/FDR มอบหมาย ตองมีความรูพ้ืนฐานทางดานเทคโนโลยีสารสนเทศ ในฐานะผูใชงานระบบ EMS เชน การบันทึกขอมูล และการพมิ พเอกสารจากระบบ EMS เปน ตน 6. บทบาทหนา ท่คี วามรับผิดชอบ 6.1 Pool Superintendent (PS) ตัวแทนเงินทุนหมุนเวียนฯ สำนักงานทางหลวง/ศูนยสรางทาง/ศูนยสราง และบูรณะสะพาน มหี นา ที่และความรับผิดชอบ ดงั น้ี - เปน ผลู งนามตกลงใหเชา /ใหใช/ เลิกเชาเครื่องจกั รกลในสังกดั - ควบคุม กำกับการสง มอบ/สงกลบั เครือ่ งจกั รกลใหเชา - ควบคุมดแู ลการใชงานของเคร่ืองจักรกลในสังกัด - เปนผูลงนามในใบแจงหนี้คาเชาเคร่ืองจักรกล กรณีใหหนวยงานภายนอกกรมทางหลวงเชาใช เครื่องจกั รกล 6.2 Fund District Representative (FDR) ตัวแทนเงินทุนหมุนเวียนฯ แขวงทางหลวง มีหนาที่และความ รับผดิ ชอบ ดังนี้ - เปน ผูล งนามตกลงใหเ ชา / ใหใ ช/ เลิกเชา เครอ่ื งจกั รกลในสงั กดั - ควบคมุ กำกับการสง มอบ/สง กลับเครอ่ื งจักรกลใหเ ชา - ควบคุมดูแลการใชง านของเครื่องจักรกลในสงั กัด - เปนผูลงนามในใบแจงหนี้คาเชาเคร่ืองจักรกล กรณีใหหนวยงานภายนอกกรมทางหลวง เชาใช เครือ่ งจกั รกล 6.3 เจา หนาท่เี งนิ ทุนฯ หรอื เจาหนา ที่ผซู ึ่ง PS/FDR มอบหมาย มีหนา ท่แี ละความรับผดิ ชอบ ดงั นี้ - บันทึก/แจงผลการพิจารณาอนุมัติการเชา/ขอใช/เลิกเชา ดวยระบบ EMS ของหนวยงานในสังกัด และ สง เอกสารผลการอนมุ ัติใหผ ูขอเชา - ประสานงานกบั เจาหนาท่ีของหนวยงานในสังกัด PS และเจาหนาที่ของหนวยงานผูเชาในสังกัดและตาง สังกดั ในการรายงานการปฏบิ ตั งิ านเพ่อื คำนวณคา เชาเครื่องจักรกลดว ยระบบ EMS ทกุ ส้ินเดอื น - ประสานงานกับผูขอเชาหนวยงานภายในทางหลวงและหนวยงานภายนอกกรมทางหลวงเกี่ยวกับการ ใหบ ริการเชา เคร่อื งจักรกล รวมทง้ั ใหคำแนะนำการกรอกแบบฟอรม ท่ีเกีย่ วของ 2

สว นสารสนเทศเคร่อื งจกั รกล คมู ือการปฏบิ ตั งิ านระบบบริหารการเชาเครือ่ งจกั รกล สำนกั เคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง - จัดทำ/บันทึกสัญญาเชาเครื่องจักรกล (ED4)/ขอใชเครื่องจักรกล (ED4M) ดวยระบบ EMS พิมพเปน เอกสาร - จัดทำใบแจงเลิกเชาเครื่องจักรกล (ED5) โดยใชแบบฟอรมที่กำหนดใหจากสำนักเครื่องกลและสื่อสาร/ บนั ทกึ ใบแจงเลกิ เชาเคร่อื งจักรกล (ED5) ดว ยระบบ EMS - จัดทำ/บันทึกใบสงพัสดุและโอนยายเคร่ืองจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26 ถามี) จากระบบ EMS พิมพ เปน เอกสาร - จัดทำรายงานการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักร-ยานพาหนะ (EC1-W) โดยใชแบบฟอรมที่กำหนดใหจาก สำนกั เครอื่ งกลและสือ่ สาร และบันทึกรายงานการปฏิบตั งิ านของเคร่ืองจกั รยานพาหนะดว ยระบบ EMS - จัดทำรายงานคาเชาเคร่ืองจักรกล แยกตามเคร่ืองจักรกล หรือแยกตามผูเชา (รายงานขอ 13 ในระบบ EMS) สง สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร - นำสงรายไดคาเชาเครอ่ื งจกั รกลเขาบญั ชเี งนิ ทุนหมุนเวียนฯ 6.4 เจาหนา ท่ีสวน/ฝาย/งานปรับซอ มเครื่องจกั รกลผูซึ่ง PS/FDR มอบหมาย มหี นา ทีแ่ ละความรับผิดชอบ ดงั น้ี - จดั เตรียมเครื่องจักรกลใหผูขอเชา โดยตรวจสอบหมายเลขและสถานะของเครื่องจักรกลตามสัญญาเชา เคร่ืองจักรกล - ประสานงานกับผูขอเชาเกี่ยวกับการรับ/สงเครอื่ งจกั รกลตามระเบียบราชการ กรณีเชาขามหนวยงานใช ระเบยี บพสั ด/ุ กรณีเชา ภายในหนวยงานใชแ บบฟอรม ทก่ี ำหนดภายในหนว ยงาน - ตดิ ตาม ควบคุม ดูแล และรบั รองการปฏบิ ตั งิ านของเครื่องจักรกลท่ใี หเ ชา 6.5 เจา หนา ท่ขี อง สก./สทล./ศท./ศ.สส./ขท. มหี นาที่และความรับผดิ ชอบ ดังน้ี - จดั ทำใบขอเชา/ขอใชเครอ่ื งจักรกล เสนอผูบงั คบั บัญชาตามลำดบั - ตรวจสอบงบประมาณคาเชาเคร่ืองจกั รกลของผขู อเชา ซึ่งอยใู นบนั ทึกแนบ ED4 - ประสานงานระหวางเจาหนาที่เงนิ ทุนฯ หรือเจาหนาท่ีผูซง่ึ PS/FDR มอบหมายกับผูขอเชาในการจัดทำ สัญญาเชา ฯ ใบแจงเลกิ เชา ฯ - จดั ทำบันทึกขอเลกิ เชากรณมี ีการเลกิ เชา กอ นครบสญั ญา 6.6 หัวหนาสวนราชการ หรือผูที่ไดรับมอบหมายใหควบคุมการเชาใชเครื่องจักรกลของกรมทางหลวง (ผูเชา ไดแก นายชา งโครงการฯ หมวดทางหลวง) มีหนา ทีแ่ ละความรบั ผิดชอบ ดงั นี้ - พิจารณาอนุมัตกิ ารขอเชาเครือ่ งจกั รกลของเงนิ ทุนหมุนเวยี นฯ มาปฏิบัติภารกจิ ของกรมทางหลวง เปนผู ลงนามในสัญญาเชา/เลิกเชา เครอ่ื งจักรกล 3

สว นสารสนเทศเคร่อื งจักรกล คมู ือการปฏิบัติงานระบบบรหิ ารการเชา เคร่ืองจักรกล สำนกั เคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 7. ผงั กระบวนงานมาตรฐานการใหบรกิ ารการเชา และใชเ คร่ืองจักรกล 7.1 ผังกระบวนการใหบริการเชา และใชเครอ่ื งจกั รกล ผรู บั ผิดชอบ กิจกรรม เอกสารทีเ่ กย่ี วของ 1. เจาหนาท่ีของ สก./สทล./ ทำใบขอเชา เคร่ืองจกั รกล บนั ทึกขอความขอเชา / ขอใชเ คร่ืองจักรกล ศท./ศ.สส/ขท. ไมอ นุมัติ 2. หัวหนาสวนราชการ/ผูที่ไดร ับ พิจารณาอนมุ ตั ิ มอบหมายของกรมทางหลวง ใหเชา 3. เจาหนา ทเ่ี งินทนุ หรอื เจา หนา ทีซ่ งึ่ อนมุ ัติ PS/FDR มอบหมายเจาหนาท่ี ลงรับ (เจา หนาท่เี งินทนุ ) สว น/ฝา ย/งานปรบั ซอ มเคร่ืองจักรกล 4. PS/FDR พจิ ารณา ประสาน จัดหาเครือ่ งจักรกล (ไมเ กิน 1 วันทำการ) 5. เจาหนาทีเ่ งินทนุ หรือเจา หนาที่ซงึ่ กรณเี ชาภายในหนวยงาน และเชา ED4 และ พ.1-26 PS/FDR มอบหมายเจาหนาท่ี หนวยงานนอกสงั กดั ตกลงทำสญั ญาเชา/ สว น/ฝา ย/งานปรบั ซอมเคร่ืองจกั รกล ใช และจัดทำเอกสารนำสง เครอ่ื งจกั รกล (ไมเ กิน 1 วันทำการ) 6. หวั หนา สวนราชการ/ผทู ่ไี ดร บั ลงนามตกลงการเชา / ใช มอบหมายของกรมทางหลวง (ผูเชาลงนาม) PS/FDR (ไมเ กนิ 1 วันทำการ) ก 4

สวนสารสนเทศเครื่องจกั รกล คูมือการปฏบิ ัติงานระบบบรหิ ารการเชา เคร่ืองจกั รกล สำนกั เคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง ก 7. เจา หนา ท่ีเงนิ ทุนหรอื เจาหนาท่ซี ง่ึ - สงเครอื่ งจักรกลและเอกสารที่เกีย่ วของ PS/FDR มอบหมายเจาหนาที่ ใหผูเชา สวน/ฝา ย/งานปรบั ซอ มเคร่ืองจกั รกล - เมอื่ ผเู ชา ไดร บั แลว ใหส งเอกสาร กลับคืนหนวยงานผูใหเชา (ไมเกนิ 2 วนั ทำการ) 8. เจาหนาทเี่ งนิ ทุนหรอื เจา หนาท่ซี ง่ึ บันทกึ รบั รองรายงาน/จดั ทำ/ PS/FDR มอบหมายเจาหนาที่ การปฏิบัติงานของเคร่ืองจักรกล สว น/ฝา ย/งานปรบั ซอมเคร่ืองจกั รกล (ไมเ กนิ 7 วนั ทำการ) 9. เจาหนาท่เี งนิ ทุนหรือเจาหนาที่ซึง่ - เจา หนา ที่เงนิ ทุนคำนวณคาเชา PS/ FDR มอบหมายเจา หนาท่ี - แจง สก. ใหต รวจสอบรายงานคา เชา สวน/ฝา ย/งานปรบั ซอ มเคร่ืองจักรกล (นับจากสนิ้ เดอื นไมเ กิน 5 วันทำการ) ไมถ ูกตอ ง 10. เจา หนา ท่ีสวนสารสนเทศฯ ของ สก. ตรวจสอบรายงาน คาเชา ถูกตอง 11. เจาหนาทีส่ วนสารสนเทศฯ ของ สก. พมิ พรายงานคาเชาจากระบบ EMS สง สวนบัญชี เงนิ ทนุ ฯ เพื่อออกใบแจง หนี้ (ไมเ กนิ 1.5 วนั ทำการ) ข 5

สว นสารสนเทศเครื่องจักรกล คูม ือการปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง ข 12. เจาหนาที่สวนบัญชีเงินทุนฯ ของ สก. ออกใบแจงหนี้ (ไมเ กนิ 2 วนั ทำการ) 13. ฝา ยบัญชีของหนว ยงานผูเชา เบกิ จา ยเงนิ คา เชา (ไมเกนิ 5 วันทำการ) รวมระยะเวลาดำเนนิ การไมเกนิ 24 วนั ทำการ 6

สว นสารสนเทศเคร่ืองจกั รกล คมู อื การปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชา เครอื่ งจกั รกล สำนกั เคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 7.2 ผังกระบวนงานการแจง เลิกเชาเครือ่ งจกั รกลกอ นสิน้ สดุ สัญญาเชา ผรู บั ผิดชอบ กจิ กรรม เอกสารท่ีเก่ียวของ 1. เจา หนาทขี่ อง สก./สทล./ศท./ ทำเร่ืองขอเลิกเชา ศ.สส/ขท. (ไมเกนิ 0.5 วันทำการ) 2. เจาหนา ทเี่ งินทุนหรือเจาหนา ท่ซี ง่ึ จัดทำใบแจง เลิกเชา / เลกิ ใช PS/FDR มอบหมายเจาหนาท่ีสว น/ เครอ่ื งจักรกล ฝา ย/งานปรบั ซอ มเคร่ืองจักรกล (ไมเ กนิ 1 วนั ทำการ) 3. หวั หนา สวนราชการ/ผทู ไี่ ดรบั มอบหมายของกรมทางหลวง ไมอนุมัติ ED5 ลงนามขอเลกิ เชา / เลิกใช (ไมเ กิน 1 วนั ทำการ) 4. PS/FDR พจิ ารณาอนุมัติหรือ 5. เจาหนาท่ีสวนสารสนเทศฯ ของ สก. ตกลงเลกิ เชา /เลิกใช (ไมเกนิ 1 วันทำการ) อนมุ ตั ิ ยืนยันในระบบ ก 7

สว นสารสนเทศเคร่อื งจกั รกล คมู อื การปฏบิ ัตงิ านระบบบรหิ ารการเชาเครื่องจกั รกล สำนกั เคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 6. เจาหนา ที่เงนิ ทุนหรือเจาหนา ทซี่ ง่ึ ก พ.1-26 PS/FDR มอบหมายเจา หนาทส่ี วน/ ฝาย/งานปรับซอ มเคร่ืองจักรกล รับ/สง เคร่อื งจักรกล (ไมเกนิ 2 วนั ทำการ) ภายในหนว ยงาน 7. เจา หนาทเ่ี งินทุนหรอื เจา หนา ที่ซ่งึ รับเครือ่ งจักรกลคนื โดยจัดทำใบ ในหนว ยงานใช พ.1-19 PS/FDR มอบหมายเจาหนาที่สวน/ สง พัสดุชั่วคราว ฝา ย/งานปรับซอมเคร่ืองจักรกล (ไมเกิน 2 วนั ทำการ) 8. เจาหนาที่เงนิ ทนุ หรือเจา หนาทซ่ี ึ่ง ภายนอกหนว ยงาน นอกหนวยงานใช พ.1-26 PS/FDR มอบหมายเจาหนาที่สว น/ ฝา ย/งานปรับซอมเคร่ืองจกั รกล รับเครื่องจักรกลคนื โดยจัดทำบันทึก ใบสง พัสดุและโอนยา ยเคร่ืองจกั รกล -ยานพาหนะฯ (พ.1-26) (ไมเ กิน 2 วนั ทำการ) รวมระยะเวลาดำเนินการไมเกนิ 14 วันทำการ 8

สวนสารสนเทศเครอื่ งจกั รกล คมู ือการปฏิบัตงิ านระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจักรกล สำนักเคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 8. ข้นั ตอนการใหบริการขอเชาและขอใชเคร่ืองจักรกล 8.1 การใหบรกิ ารเชาและใชเ คร่ืองจกั รกล 8.1.1 ทำใบขอเชาเครื่องจักรกล ระยะเวลาดำเนินการ–วัน เจาหนาที่ของ สก./สทล./ศท./ศ.สส./ขท. (ผูขอเชา) ดำเนนิ การ ดงั น้ี  หนว ยงานภายในกรมทางหลวงขอเชาเครอ่ื งจักรกล - จัดทำบันทกึ ขอความขอเชา/ขอใช (สำหรับหนวยงานกรมทางหลวง) เสนอผูบงั คับบญั ชาตามลำดับ (โดยใชบ ัญชีอตั ราคาเชาสำหรบั กรมทางหลวง)  หนวยงานภายนอกกรมทางหลวงขอเชาเคร่ืองจักรกล - นำใบขอเชาเครื่องจักรกล (สำหรับหนวยงานนอกกรมทางหลวง) ใหผูขอเชากรอกพรอมอธิบาย วิธีการกรอกแบบฟอรมใหครบถวน แลวเสนอผูบังคับบัญชาตามลำดับ (ใชบัญชีคาเชา สำหรับ หนว ยงานภายนอกกรมทางหลวง) 1) กรณีเปน บคุ คลธรรมดา - แนบสำเนาบัตรประชาชน หรอื สำเนาทะเบียนบา นของผเู ชา พรอมรบั รองสำเนาถูกตอง 2) กรณีเปน นิติบุคคล - แนบสำเนาหนังสือรับรองการจดทะเบียนของผูเชา และหนังสือมอบอำนาจของผูเชา พรอม สำเนาบัตรประชาชนหรือสำเนาทะเบียนบานของผูมอบอำนาจและผูรับมอบอำนาจพรอม รบั รองสำเนาถูกตองและประทบั ตราของผเู ชา (ถา ม)ี 3) กรณเี ปน หนว ยงานของรฐั (เชน เทศบาล อบจ. อบต.) - ใหหัวหนาหนวยงานของผูเชา หรอื ผูไ ดร ับมอบอำนาจจากหวั หนา หนวยงานของผูเชา เปน ผขู อเชา - ผูขอเชาประสานงานกับเจาหนาท่ีเงินทุนฯ หรือเจาหนาท่ีผูซึ่ง PS/FDR มอบหมายกับผูขอเชา ในการจดั ทำสัญญาเชา ฯ 8.1.2 พิจารณาอนุมัติใหขอเชา ระยะเวลาดำเนินการ–วัน (เพ่ิมของหนวยงานภายนอก) หัวหนาสวนราชการ หรอื ผูท ่ีไดรบั มอบหมายใหควบคุมการเชา ใชเ คร่อื งจักรกลของกรมทางหลวง (ผเู ชา ) ดำเนนิ การ ดังนี้  พจิ ารณาอนุมัตกิ ารขอเชาเครอื่ งจักรกลของเงนิ ทนุ หมุนเวียนฯ มาปฏิบตั ิภารกิจของกรมทางหลวง (ใน กรณีอนุมัติ/ไมอนุมัติ) กรณีอนุมัติ ลงนามในใบขอเชาเคร่อื งจักรกล (สำหรับหนวยงานกรมทางหลวง) และสงเอกสารใหเจาหนาท่ีของ สก./สทล./ศท./.สส./ขท. ดำเนินการตอไป กรณีไมอนุมัติ ไมลงนาม ใบขอเชา เครือ่ งจักรกล 8.1.3 ลงรบั (เจาหนาท่ีเงินทนุ ฯ) เจา หนา ท่เี งินทนุ ฯ หรอื เจา หนาทซ่ี ง่ึ PS/FDR มอบหมายเจา หนา ทสี่ วน/ฝาย/ งานปรบั ซอ มเครอ่ื งจักรกล ดำเนนิ การ ดงั นี้  ลงรบั บนั ทึกขอความในแบบ บ. 1-01 เรือ่ ง ขอเชาเคร่อื งจักรกล 8.1.4 พิจารณา ประสาน จัดหาเคร่ืองจักรกล ระยะเวลาดำเนนิ การไมเ กนิ 1 วนั ทำการ PS/FDR มอบหมาย 9

สว นสารสนเทศเครื่องจกั รกล คูมือการปฏบิ ัติงานระบบบรหิ ารการเชา เครอ่ื งจักรกล สำนักเคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 8.1.5 เชา ภายในหนว ยงาน และเชา หนว ยงานนอกสงั กัด ตกลงทำสญั ญาเชา/ใช และจัดทำเอกสารนำสง เครื่องจักรกล ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 1 วันทำการ เจา หนา ทเี่ งนิ ทนุ ฯ หรอื เจาหนาที่ซ่ึง PS/FDR มอบหมายเจาหนาทส่ี ว น/ฝาย/งานปรบั ซอ มเคร่ืองจกั รกล ดำเนนิ การ ดังน้ี  กรณีมเี ครือ่ งจักรกลใหเ ชา /ใช ครบตามใบขอเชา - จัดพิมพสัญญาเชาโดยแยกประเภทและชวงเวลาตามความเหมาะสมตามวิธีปฏิบัติงานการทำ สัญญาเชาเครื่องจักรกล/ขอใชเคร่ืองจักรกล (ED4/ED4M) ประสานงานกับเจาหนาท่ีของ สก./ สทล./ศท./ศ.สส./ขท. โดยใหผ ขู อเชาลงนามในสัญญาเชาเครื่องจกั รกล (ED4)  กรณมี เี ครอื่ งจกั รกลใหเชา /ใช ไมค รบตามใบขอเชา - ประสานกับเจาหนาท่ีเงินทุนฯ หรือเจาหนาที่ผูซ่ึง PS/FDR มอบหมายหนวยงานใกลเคียงเพ่ือจัด เครื่องจักรกลใหไดครบตามใบขอเชา โดยโอนเครื่องจักรในระบบบริหารการเชาเคร่ืองจักรกล (ระบบ EMS) กอนทำสัญญาเชาจัดทำใบสงพัสดุและโอนยายเคร่ืองจักรกล (พ.1-26) ในระบบ บริหารการเชาเครื่องจักรกล (ระบบ EMS) และใหหัวหนาสวนราชการหรือผูท่ีไดรับมอบหมายลง นามเจรจาตกลงการเชาใชกับผูขอเชาจนไดขอยุติ เชน เปลี่ยนแปลงชวงเวลาเชาใหเหมาะสมตาม สถานการณ เปนตน จัดพมิ พสัญญาเชา โดยแยกประเภทและชวงเวลาตามความเหมาะสม ตามวิธี ปฏบิ ัตงิ านการทำสัญญาเชา เครื่องจักรกล/ขอใชเครื่องจักรกล (ED4/ED4M) กรณกี ารขอเชา/ขอใช เคร่ืองจักรกล หรือใบแจงเลิกเชาเครื่องจักรกล (ED5) กรณีการเลิกเชาเคร่ืองจักรกล ดวยระบบ EMS เสนอ PS/FDR ลงนามในสัญญาเชาเครื่องจักรกล (ED4) ประสานงานกับเจาหนาท่ีของ สก./ สทล./ศท./ศ.สส./ขท. โดยใหผขู อเชาลงนามในสญั ญาเชาเครื่องจักรกล (ED4) 8.1.6 ลงนามตกลงการเชา/ใช ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 1 วันทำการ PS/FDR และผูที่ไดรับมอบหมายให ควบคมุ การเชาใชเ คร่ืองจกั รกลของกรมทางหลวงดำเนินการ ดังน้ี  PS/FDR ลงนาม ผใู หเ ชา /ผูอนุญาต ทัง้ ตน ฉบับและสำเนาคฉู บบั แลวสง เอกสารทงั้ หมดให เจาหนาท่ี เงินทุนฯ หรือเจาหนา ทผี่ ซู ึ่ง PS/FDR มอบหมายดำเนินการตอไป  ผเู ชา /ผูข ออนุญาต ลงนาม ผเู ชา /ผขู ออนุญาตท้งั ตนฉบับ และสำเนาคูฉ บับ แลวสง เอกสารทั้งหมดให เจาหนาท่เี งินทนุ ฯ หรือเจา หนา ทผี่ ซู ึ่ง PS/FDR มอบหมายดำเนนิ การตอไป 8.1.7 สงเคร่ืองจักรกล และเอกสารที่เกย่ี วของใหผเู ชา ระยะเวลาดำเนนิ การ 2 วนั ทำการ เจาหนาทีเ่ งนิ ทนุ ฯ หรือ เจาหนาที่ซึ่ง PS/FDR มอบหมายเจาหนาที่สว น/ฝาย/งานปรับซอมเคร่ืองจักรกล ดำเนินการ ดังนี้  แจงหนวยงานท่ีควบคุมการเชา และบันทึกผลการพิจารณา ในระบบ EMS ตามวิธีปฏิบัติงานสง สัญญาเชา/ขอใชเคร่ืองจักรกล (ED4/ED4M) และเอกสารที่เก่ียวของใหผูขอเชา/ผูขออนุญาตและ เกบ็ ตนฉบับไวเ ปนหลักฐาน  แจงเจาหนาที่สวน/ฝาย/งานปรับซอมเคร่ืองจักรกล ใหประสานงานกับผูขอเชา/ขอใชเก่ียวกับการ ดำเนินการรับ/สงเครื่องจักรกล ตามเอกสารท่ีเกี่ยวของตามระเบียบราชการสงเครื่องจักรกล โดย จัดทำบันทึกใบสงพัสดุและโอนยายเครื่องจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) หรือ พ.1-19 กรณีรับโอน เครอ่ื งจักรจากหนว ยงานอน่ื เพ่อื บริการใหเ ชา จัดทำเอกสารการโอนเครอื่ งจกั รกลตามระบบ EMS  เมือ่ ผเู ชา ไดรับเคร่อื งจักรกลแลว ใหสง เอกสารกลับคืนหนวยงานผูเ ชา 10

สวนสารสนเทศเครอ่ื งจักรกล คมู อื การปฏบิ ตั งิ านระบบบรหิ ารการเชา เครอ่ื งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 8.1.8 บันทึกรับรองรายงาน จัดทำเอกสารการปฏิบัติงานเคร่ืองจักรกล ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 7 วันทำการ เจาหนาทีเ่ งนิ ทุนฯ หรือเจาหนา ทซี่ ่ึง PS/FDR มอบหมายเจาหนา ที่สว น/ฝาย/งานปรับซอมเครื่องจักรกล ดำเนินการ ดังน้ี  ติดตาม ควบคุม ดูแล และรับรองการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักรกลในสังกัด โดยลงนามรวมกับผูขอ เชา/ขอใชในรายงานการปฏิบัติงานของเครื่องจักร–ยานพาหนะ (EC1-W) ที่กำหนดใหจากสำนัก เคร่อื งกลและสอื่ สาร เจาหนา ทีเ่ งินทุนฯ หรือเจาหนา ท่ีผูซง่ึ PS/FDR มอบหมาย ดำเนนิ การ  จดั ทำรายงานการปฏิบัติงานของเคร่อื งจักร-ยานพาหนะ (EC1-W) โดยบนั ทึกรายงานการปฏิบัติงาน ของเครื่องจักร-ยานพาหนะดวยระบบ EMS ตามวิธีปฏิบัติงานการบันทึกการปฏิบัติงานของ เครือ่ งจักรกล ดว ยระบบ EMS 8.1.9 เจาหนาท่ีเงินทุนฯ คำนวณคาเชา และแจงสวนกลางใหตรวจสอบรายงานคาเชา ระยะเวลาดำเนินการ นบั จากสิ้นเดอื นไมเกิน 5 วันทำการ เจาหนาท่ีเงินทุนฯ หรือเจาหนาที่ซ่ึง PS/FDR มอบหมายเจาหนาท่ี สว น/ฝา ย/งานปรบั ซอ มเคร่ืองจกั รกล ดำเนินการ ดงั น้ี  ตรวจสอบสัญญาเชาที่ไมมีการบันทึกรายงานการปฏิบัติงานเคร่ืองจักรกล (EC1-W) คำนวณคาเชา เครื่องจักรกลในระบบ EMS ทำไดเฉพาะสำนักเคร่ืองกลและสอ่ื สารกับ PS เทา น้นั  สงอเี มล/โทรสารและโทรศัพทแ จง สวนสารสนเทศเครอื่ งจักรกล สำนกั เคร่ืองกลและสอื่ สาร  เจาหนาที่สว นสารสนเทศเคร่ืองจักรกล สำนกั เครอื่ งกลและส่อื สาร ดำเนนิ การดงั น้ี - ตอบรับอีเมลหรือโทรศัพทแจงวาไดรับแลวตรวจสอบรายงานคาเชาเครื่องจักรกล แยกตาม เคร่ืองจักรกล หรือแยกตามผูเชา (รายงานขอ 13) กับยอดที่แจงมาน้ัน ใหถูกตอง ออกรายงานขอ 13 ใหสวนการเงินและบัญชีเงินทุนหมุนเวียน ถาไมถูกตอง เจาหนาท่ีสวนสารสนเทศ จะแจง เจา หนาที่หนว ยงานภูมิภาค ใหแกไ ขใหถ ูกตอ งแลว ยนื ยันอเี มลกลบั มาใหม 8.1.10 สวนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล ตรวจสอบรายงานคาเชา ระยะเวลาดำเนินการ 1 วันทำการ ดำเนินการ ดงั น้ี  พิมพรายงานคาเชาเคร่ืองจักรกล จากระบบ EMS ให PS/FDR และหัวหนาสวนราชการลงนาม สง ตนฉบับใหสวนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล สำนักเคร่ืองกลและสื่อสารและเก็บสำเนาไวที่หนวยงาน 1 ชุด 8.1.11 สวนสารสนเทศเครื่องจักรกล นำสงรายงานจากระบบ EMS ใหกับสวนการเงินและบัญชีเงินทุน หมุนเวียนฯ เพื่อออกใบแจงหนี้ ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 1.5 วันทำการ เจาหนาที่สวนสารสนเทศ เครื่องจกั รกล ดำเนนิ การ ดงั น้ี  นำสงรายงานจากระบบ EMS โดยกดยนื ยันคาเชา เพ่อื ใหเขาสูระบบการเงินและการบัญชี  สงรายงานคาเชาเครื่องจักรกล แยกตามเครื่องจักรกล หรือแยกตามผูเชา (รายงานขอ 13) ลงนาม โดยผูจดั ทำรายงานและผอู ำนวยการสวนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล สำนักเครื่องกลและส่ือสาร พรอม ท้ังสง เอกสารตนฉบับ และสำเนา 3 ชดุ ใหส ว นการเงินและบัญชีเงินทนุ หมนุ เวยี นฯ 8.1.12 ออกใบแจงหนี้ ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 2 วันทำการ สวนการเงินและบัญชีเงินทุนหมุนเวียนฯ ออก ใบแจง หน้ี ผา นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนกิ ส 11

สวนสารสนเทศเคร่ืองจกั รกล คูมือการปฏบิ ัติงานระบบบริหารการเชาเคร่อื งจกั รกล สำนกั เคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 8.1.13 เบิกจายเงินคาเชา ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 5 วันทำการ สวนภูมิภาคนำสงเงินรายไดคาเชา เครอื่ งจักรกล 8.1.14 รับ/สงเคร่ืองจักรกลและเอกสารที่เกี่ยวของกลับคืน ระยะเวลาดำเนินการ 1 วัน เมื่อส้ินสุดสัญญาเชา เจา หนา ที่เงนิ ทนุ ฯ หรอื เจาหนา ที่ผูซ่ึง PS/FDR มอบหมาย ดำเนนิ การ ดงั น้ี  กรณเี ชา ภายในหนวยงาน - รบั เครื่องจักรกลคืนโดยจดั ทำใบสงพสั ดุช่ัวคราว (พ.1-19)  กรณเี ชาขามหนว ยงาน - รับเครื่องจักรกลคืนโดยจัดทำบันทึกใบสงพัสดุและโอนยายเครื่องจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) ดวย ระบบ EMS พิมพเปนเอกสารตามวิธีปฏิบัติงานการรับ/สงเครื่องจักรกลกรณีเชาขามหนวยงาน ดวย ระบบ EMS - แจงเจาหนาท่ีสวน/ฝาย/งานปรับซอมเครื่องจักรกล ของ สทล./ขท. ใหประสานงานกับผูขอเชา/ ขอใช/เลกิ เชา เกย่ี วกับการดำเนินการรับ/สง เครื่องจักรกลตามเอกสารทเ่ี กยี่ วของตามระเบียบของ ทางราชการ 8.2 การขอเลกิ เชา เคร่ืองจักรกลกอ นสน้ิ สดุ สัญญาเชา 8.2.1 ทำเร่ืองขอเลิกเชา ตองทำกอนวันที่เลิกเชาใชงาน 1 วัน ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 0.5 วันทำการ เจาหนาท่ขี อง สทล./ศท./ศ.สส./ขท. (ผูขอเชา ) ดำเนินการ ดังนี้  จัดทำบันทึกขอความขอเลิกเชา/ใช ที่ไดรับแจงจากผูใชงานประสานงานระหวางเจาหนาที่เงินทุนฯ หรือเจาหนา ท่ผี ูซ่งึ PS/FDR มอบหมายกับผูขอเชาในการจดั ทำใบขอเลิกเชาเครื่องจักรกล (ED5) 8.2.2 จัดทำใบแจงเลิกเชา/เลิกใชเคร่ืองจักรกล ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 1 วันทำการ เจาหนาท่ีเงินทุนฯ หรอื เจา หนา ทซ่ี ึง่ PS/FDR มอบหมายเจา หนา ทส่ี วน/ฝาย/งานปรบั ซอ มเครือ่ งจกั รกล ดำเนนิ การ ดังน้ี  จัดทำใบขอเลิกเชาเคร่ืองจักรกล (ED5) ดวยระบบ EMS กรณีขอเลิกใชเครื่องจักรกลสามารถเขาไป แกไขวนั สนิ้ สดุ การขออนญุ าตใชงานในระบบ EMS ในแบบฟอรม การขอใชเ คร่ืองจักรกล (ED4M) 8.2.3 ลงนามใบแจงเลิกเชาเครื่องจักรกล ระยะเวลาดำเนนิ การไมเกิน 1 วันทำการ หัวหนาสวนราชการหรือผู ทไี่ ดร บั มอบหมายใหค วบคุมการเชาใชเครื่องจกั รกลของกรมทางหลวง (ผเู ชา ) ดำเนนิ การ ดงั น้ี  ลงนามเลกิ เชาเครือ่ งจกั รกลโดยเปนตวั แทนกรมทางหลวง (ผูเ ชา)ในใบแจง เลิกเชา เคร่อื งจักรกล (ED5) 8.2.4 พิจารณาอนุมัติหรือตกลงการเลิกเชา ระยะเวลาดำเนินการ 1 วัน PS/FDR พิจารณาอนุมัติเลิกเชา เครอ่ื งจกั รกล ดังนี้  ใหเลิกเชา ลงนามแลว สงเอกสารใหเจาหนาท่ีเงนิ ทนุ ฯ หรอื เจาหนา ที่ผซู ง่ึ PS/FDRมอบหมาย แจงผล การพิจารณาและสงเอกสารท้ังหมดใหผูท่ีเก่ียวของดำเนินการใหเลิกเชา ลงนามแลวสงเอกสารให เจาหนาที่เงินทุนฯ หรือเจาหนาท่ีผูซ่ึง PS/FDR มอบหมายแจงผลการพิจารณาและสงเอกสาร ท้งั หมดใหผ ทู เ่ี ก่ียวของ เพ่ือสง คืนผูข อเชา 8.2.5 สว นสารสนเทศเครือ่ งจักรกล ยนื ยนั ในระบบ EMS ระยะเวลาดำเนนิ การไมเกนิ 1 วนั ทำการ 12

สวนสารสนเทศเครอื่ งจกั รกล คูม ือการปฏบิ ัติงานระบบบริหารการเชา เครือ่ งจกั รกล สำนักเคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 8.2.6 รับ/สงเคร่อื งจกั รกลและเอกสารท่ีเกี่ยวขอ งกลับคืน ระยะเวลาดำเนินการไมเกิน 2 วนั ทำการ เจาหนาท่ี เงินทุนฯ หรือเจาหนาที่ซึ่ง PS/FDR มอบหมายเจาหนาที่สวน/ฝาย/งานปรับซอมเครื่องจักรกล ดำเนินการ ดังนี้  รับ/สงเครื่องจักรกลโดยจัดทำ/บันทึกใบสงพัสดุ และโอนยายเคร่ืองจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) กรณีการเชาขามหนวยงาน ดวยระบบ EMS พิมพเปนเอกสารตามวิธีปฏิบัติงานการรับ/สง เครือ่ งจกั รกล แจง เจาหนาท่ีสวน/ฝาย/งานปรบั ซอมเคร่ืองจักรกลของ สทล./ขท. ใหประสานงานกับ ผูขอเชา/ขอใช/เลิกเชา เก่ียวกับการดำเนินการรับ/สงเครื่องจักรกลตามเอกสารท่ีเก่ียวของตาม ระเบยี บของทางราชการ 1) กรณเี ชาภายในหนว ยงาน - รับเครอ่ื งจักรกลคนื โดยจัดทำใบสงพสั ดุชัว่ คราว (พ.1-19) 2) กรณเี ชา นอกหนว ยงาน - รับเครื่องจักรกลคืน โดยจัดทำบันทึกใบสงพัสดุและโอนยายเครื่องจักรกล–ยานพาหนะ (พ.1-26) ดวยระบบ EMS พิมพเปนเอกสารตามวิธีปฏิบัติงานการรับ/สงเครื่องจักรกลดวยระบบ EMS แจง เจา หนาที่สว น/ฝาย/งาน ปรับซอมเคร่อื งจักรกลของ สทล./ขท. ใหป ระสานงานกบั ผูขอเชา/ขอใช/ เลิกเชา เกี่ยวกับการดำเนินการรับ/สงเคร่ืองจักรกลตามเอกสารที่เก่ียวของ ตามระเบียบของทาง ราชการ 13

สวนสารสนเทศเครอื่ งจกั รกล คูมือการปฏิบตั งิ านระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 9. การปฏบิ ัติงานในระบบบริหารการเชา เคร่ืองจักรกล 9.1 การทำสญั ญาขอเชา /ใชเคร่ืองจกั รกล (ED4/ED4M)  จดั ทำสญั ญาขอเชาฯ รหสั ประเภทงาน W, C, V, O  จัดทำสญั ญาขอใชฯ รหสั ประเภทงาน M 1 2 9.1.1 การทำสญั ญาขอเชา เครือ่ งจักรกล (ED4) 3 เปนการบันทึกขอ มูลสญั ญาขอเชาเครอื่ งจกั รกล 14  คลิกปุม เพ่มิ  ระบุ เลขที่สญั ญาเชา ลงวนั ที่จดั ทำสญั ญา และรหัสผเู ชา  คลิกปมุ เพม่ิ รายการ  ระบรุ ายละเอยี ดขอมูลตาง ๆ ใหครบถวน และทำการบันทึกรายการ 2 4 1 หมายเหตุ : ดูรายละเอยี ดรหสั ประเภทงานท่ี ภาคผนวก ก

สวนสารสนเทศเคร่อื งจักรกล คมู อื การปฏบิ ัตงิ านระบบบรหิ ารการเชา เครอ่ื งจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง เลือก Tab รายละเอียดสญั ญา ลงชอื่ สญั ญาเชา ลงนามผูเชา /ผูใหเ ชา คลิกปุม ยนื ยัน 5 6 7  เลือก  ใหเชา เพื่ออนมุ ัตกิ ารเชา  คลกิ ปุม บันทกึ 8 15

สวนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล คมู ือการปฏิบัตงิ านระบบบริหารการเชาเครอ่ื งจักรกล สำนกั เคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง **ขอ เสนอแนะเพิ่มเตมิ ในการทำสัญญาขอเชาฯ** 1. เคร่อื งจกั รกลท่ปี ระเภทคาเชาตางกัน (รายป, รายเดือน, รายวัน, รายสัปดาห) ไมควรทำไวใ นสญั ญาฉบับเดยี วกัน 2. เครอ่ื งจักรกลที่รหสั ประเภทงานตา งกัน (W, C, V) ไมควรทำไวในสญั ญาฉบบั เดยี วกนั 3. สญั ญาเชา ฯ รหัสงานประเภท C และ V หากไมม กี ารเชา ใชงาน ไมควรทำสัญญาเชา 9.1.2 การทำสัญญาขอใชเคร่อื งจกั รกล (ED4M) เปนการบันทึกรายการขอใชเครื่องจักรกลสนับสนุนงานเงินทุนฯ (รหัสประเภทงาน M) เชน รถหลังคาอะลูมิเนียม หนวยงานปรับซอม (44) หางลาก (15) หัวลาก (61) รถบรรทุกเคร่ืองจักร (64) รถบริการหลอ ลื่น (27) และรถยกของแบบ งา (73) เปน ตน ในการทำสญั ญาขอใชเครอื่ งจักรกลฯ ใหทำสญั ญาเปนประเภทคาเชารายป  คลกิ ปุม เพม่ิ  ระบุ เลขที่ขอใช และ วนั ท่จี ัดทำ  คลกิ ปมุ เพิ่มรายการ  ระบุขอมูลตามชอ งขอมลู ตา ง ๆ และทำการบนั ทึกรายการ 2 4 3 1 16

สว นสารสนเทศเครอ่ื งจักรกล คมู ือการปฏิบัติงานระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจักรกล สำนักเคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  เลือก Tab ลงชอ่ื ขอใช ลงนาม ผูข ออนญุ าต/ผูอนุญาต  คลกิ ปมุ ยนื ยนั 5  เลือก  อนุญาต 6  คลิก บนั ทกึ เพื่ออนุญาตใหใชเ คร่ืองจักรกล 7 8 17

สวนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล คูมือการปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชา เคร่ืองจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 9.2 การบนั ทึกการปฏิบัติงานของเครื่องจักร-ยานพาหนะ เปนการบันทึกขอมูลรายละเอียดการปฏิบัติงานของเครือ่ งจักร-ยานพาหนะ เพ่ือใชในการคำนวณคาเชา และรายงาน อตั ราการใชประโยชน (Utilization) ของเครือ่ งจักรกล โดยคลิกปุม บนั ทกึ การปฏิบตั งิ านของเครือ่ งจักร-ยานพาหนะ 9.2.1 บันทกึ การปฏิบัติงานของเครื่องจกั ร-ยานพาหนะ ผานระบบ  คลกิ ปมุ คน หา หรือคลิก ระบุ หมายเลขเครอ่ื งจกั ร-ยานพาหนะ ป เดือน และคลิกปุม แสดงขอ มูล  คลกิ ปุม ตกลง 1 2 18

สวนสารสนเทศเครอื่ งจักรกล คูมือการปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง  คลกิ ปุม เพมิ่  คลิก Tab บันทกึ การปฏบิ ตั ิงาน และระบรุ ายละเอยี ดขอมูล พรอ มทำการบนั ทึก 4 3 9.2.2 การบันทกึ การปฏิบัตงิ านของเครอ่ื งจกั ร-ยานพาหนะ ดวยการ “นำเขา ไฟล”  คลิกปมุ ตัวอยางไฟล  เลือกท่อี ยูไฟลท่จี ะจัดเกบ็ และคลกิ ปมุ ตกลง 2 1 19

สวนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล คมู อื การปฏบิ ตั งิ านระบบบริหารการเชา เครอ่ื งจกั รกล สำนกั เคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  เปดไฟล EC1_Template (.xls) ท่ีจัดเก็บไว ( C:\\DOHEMS3\\P3EMS2\\report\\EC1_Template.xls ) จากน้ันทำ การบันทกึ รายละเอียดตาง ๆ ใหถูกตอ งและครบถวน 3 ทำการบันทกึ ไฟล (Save As) เปนชนดิ (Save as type) CSV (Comma delimited) 4 20

สวนสารสนเทศเครอื่ งจักรกล คมู อื การปฏิบัตงิ านระบบบรหิ ารการเชาเคร่อื งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง  คลิกปุม นำเขาไฟล  คลิกเลอื กไฟล EC1_Template (.CSV) ทบี่ นั ทึกไว และคลกิ ปมุ Open 6 5 **ขอเสนอแนะเพิม่ เติมในการบันทึกการปฏิบตั งิ านฯ** 1. ระบุขอมูลชั่วโมงท่ีปฏบิ ตั ิงานของผูเชา หนวยงานของกรมทางหลวง (W, C, V, M) และชัว่ โมงท่ีปฏิบัติงานของผูเชา หนวยงาน ภายนอกกรม (O) และชั่วโมงที่ไมป ฏิบตั งิ าน (F, R, S, U, N) 2. รหัสประเภทงาน W, C, V ถามีการรองานระหวางเชาใหบันทึกในชองรหัส S สวนรหัสประเภทงาน M ถามีการรองานของ ผูใหเชาใหบันทึกในชองรหัส N และไมตองบันทึกการรองานระหวางเชา (S)/รองานของผูใหเชา (N) ในวันหยุด (เสาร, อาทติ ย, วนั หยดุ นกั ขตั ฤกษ) 3. ควรบนั ทึกชวั่ โมงการปฏิบตั งิ านของเครือ่ งจกั รกลใหตรงกับรหสั ประเภทงาน ท่ีระบุในสญั ญาเชา 9.3 การเลกิ เชา ใชเ ครือ่ งจกั รกลกอ นสน้ิ สดุ สญั ญาเชา (ED5) เปน การขอเลิกเชาเครอื่ งจักรกลท่ีไมต อ งการเชา ครบตามสญั ญาเชา โดยจัดทำในกรณีจำหนา ยเคร่ืองจักร สงเคร่ืองจกั ร คนื สำนกั เครือ่ งกลฯ ซอมเปน เวลานาน และสญั ญาเชา ขามปงบประมาณ เปนตน ซ่ึงจะตองแจงใหส วนกลางเปนผูอนมุ ตั ิ 21

สว นสารสนเทศเคร่ืองจักรกล คมู อื การปฏบิ ัติงานระบบบริหารการเชาเครือ่ งจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง  คลกิ ปมุ เพ่มิ 7  ระบุ เลขทข่ี อเลกิ เชา และ ลงวันที่  คลิกปมุ เพ่มิ รายการ ระบขุ อ มลู ตามชอ งขอมลู ตา ง ๆ และทำการบนั ทกึ รายการ ระบุขอ มลู ผูเชา /ผูใหเชา คลกิ ปุม บันทกึ แจง สว นกลางอนุมัตยิ ืนยนั ใหเลกิ เชา 2 43 5 16 **ขอเสนอแนะเพิม่ เติมในการเลกิ เชา ฯ (ED5)** 1. การขอเลิกเชาเครื่องจักรกลกอนส้ินสุดสัญญาเชา จะทำในกรณีท่ีจำหนายเครื่องจักรกล สงเครื่องจักรคืนสำนักเคร่ืองกลฯ ซอ มเปนเวลานาน และสญั ญาเชาขา มปงบประมาณ เปน ตน 2. การระบุ “ลงวันท่ี” ตอ งระบกุ อนวนั ส้ินสดุ การเชา 22

สวนสารสนเทศเครื่องจกั รกล คูมอื การปฏบิ ัตงิ านระบบบริหารการเชา เคร่ืองจกั รกล สำนักเคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 9.4 การขอโอนยาย/การรับโอนเครื่องจักรกล  การขอโอนยายเคร่ืองจักรกล เปนการขอโอนยายเคร่ืองจักรกลสำหรับบริหารการเชา เพ่ือนำไปใหเชาที่ศูนย เคร่อื งจักรกลอืน่ ๆ  การรับโอนเคร่ืองจักรกล เปนการรับโอนเครื่องจักรกลจากศูนยเคร่ืองจักรผูใหเชาเดิม ที่ไดทำการโอนยาย เครอื่ งจกั รกลมายงั ศนู ยเครือ่ งจกั รกลใหม 1 2 9.4.1 การขอโอนยา ยเครื่องจักรกล  คลิกปมุ เพม่ิ  ระบุ เลขทีใ่ บโอนยาย ลงวนั ที่จดั ทำเอกสาร วนั ท่โี อนยาย และคลิก ระบุ ศนู ยเ ครือ่ งจกั รกลทีจ่ ะรับโอน  คลกิ ปมุ เพม่ิ รายการ  ระบขุ อมูลตามชอ งขอมลู ตาง ๆ และทำการ บนั ทึกรายการ พรอมคลกิ ปมุ บันทกึ 2 43 1 23

สวนสารสนเทศเคร่อื งจักรกล คูมือการปฏบิ ตั ิงานระบบบรหิ ารการเชาเครื่องจกั รกล สำนักเคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง คลกิ ปุม แกไ ข คลิก Tab ลงช่ือผูโอน ระบขุ อ มลู ตามชองขอ มูลตา ง ๆ พรอ มคลกิ ปุม อนุมตั สิ ง เครอื่ งจกั รกล 6 5 9.4.2 การรบั โอนเคร่อื งจักรกล ระบุ เลขที่ใบโอนยาย  คลกิ ปุม คนหา หรือคลกิ  คลกิ ปมุ แกไข  ระบุ ลงวันทร่ี ับโอน 1 3 2 24

สว นสารสนเทศเครื่องจกั รกล คูมือการปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชา เครอื่ งจักรกล สำนักเคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง คลิก Tab ลงช่อื ผูรับโอน ระบขุ อ มลู ตามชองขอมลู ตา ง ๆ พรอ มคลิกปมุ ตรวจรับ 4 **ขอเสนอแนะเพิ่มเติมในการโอนยาย/การรบั โอนเคร่ืองจกั รกล** 1. การโอนยายเครอ่ื งจักรกลตอ งมกี ารประสานงานกันระหวา งผโู อนและผรู ับโอน เพื่อทำการโอนเคร่ืองจักรกลใหแลวเสร็จกอน การทำสญั ญาเชา/ใชเ ครือ่ งจกั รกล 2. ในกรณีทผี่ ูโ อนยงั เชาใชงานเครือ่ งจกั รอยู (มสี ัญญาเชา) การระบวุ นั ทีโ่ อนยายจะตอ งไมเ ปนวนั ที่มกี ารเชาใชง าน 3. ในกรณีผรู บั โอนจะเชา ใชง านเคร่ืองจักรจะตอ งระบวุ นั ทร่ี บั โอนกอ นการเชา หรือจะเปน วนั แรกของการเชากไ็ ด 4. เครอ่ื งจกั รกลทโ่ี อนยา ย/รบั โอน มีสถานะ “ตรวจรับแลว ” จะไมส ามารถแกไข “วันท่ีโอนยา ย” ได 5. ถา ตอ งการแกไข “วนั ท่ีรับโอน” ใหตดิ ตอสว นกลาง (สำนกั เครอ่ื งกลฯ เบอรโทร 28026, 28028, 28096 และ 28097) 25

สวนสารสนเทศเครอ่ื งจักรกล คูมอื การปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชาเคร่อื งจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 9.5 การคำนวณคา เชาสงฝายบญั ชี เปนการคำนวณคาเชาเครื่องจกั รกลในแตล ะศนู ยเคร่ืองจกั รกล และสงขอ มูลจากการคำนวณคา เชา ใหฝา ยการเงนิ และบญั ชี โดยหนวยงานของแขวงทางหลวงจะตองแจง สทล. หรอื สก. เพอ่ื ทำการคำนวณ สวนการสงขอ มลู ฯ สก.จะเปนผูด ำเนนิ การ  คลกิ หรอื ระบุ รหสั ศนู ยเ ครอ่ื งจกั รกล เลอื ก Tab งวดสัญญาเชา ทถี่ งึ กำหนด คลิกปมุ แสดงขอมูล  คลกิ  เลขทส่ี ญั ญาเชา ท่ีตองการคำนวณ หรือคลกิ  ท้งั หมด  คลกิ ปุม คำนวณคาเชา คลิกปมุ ตกลง เพอื่ ยืนยนั การคำนวณ กรณีตองการยกเลิกการคำนวณคลิกปุม ยกเลกิ 1 4 2 3 26

สว นสารสนเทศเครอ่ื งจกั รกล คมู อื การปฏิบัตงิ านระบบบริหารการเชาเครอ่ื งจักรกล สำนกั เคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  คลกิ Tab รอสง ฝายบญั ชี  คลิก  เลขที่สัญญาเชา หรือคลิก  ท้ังหมด ท่คี ำนวณแลว เพอ่ื สง ฝา ยบัญชี  คลกิ ปมุ ยืนยนั สงฝายบัญชี 5 6 7  ระบุ ผูจัดทำ ผตู รวจทาน  คลกิ ปุม สงฝายบัญชี  คลิกปมุ ตกลง เพื่อยนื ยันสงฝายบญั ชี 10 8 9 27

สวนสารสนเทศเครื่องจกั รกล คูมอื การปฏบิ ัตงิ านระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจักรกล สำนักเคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 9.6 รายงานคา เชาเคร่อื งจักรกลประจำเดือน รายงานขอมลู เกี่ยวกับระบบบรหิ ารการเชา เครื่องจักรกล ของงานเงินทุนหมุนเวียน โดยคลกิ เลือกปุม รายงาน  คลิกเลือกรายงานขอ 13.รายงานคาเชา เครือ่ งจกั รกลประจำเดือน (สงฝายบญั ชี)  ระบุเง่อื นไขรายงานนขอมูลตามชองขอ มูลตาง ๆ  คลิกปุม ตวั อยางกอ นพิมพ 2 1 3 28

สว นสารสนเทศเคร่อื งจกั รกล คมู ือการปฏิบัติงานระบบบรหิ ารการเชาเคร่อื งจักรกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง  ลงชื่อผูจัดทำ ชอื่ ผตู รวจทาน และคลกิ ปุม พิมพ 4 **ขอเสนอแนะเพิ่มเตมิ ในการพิมพรายงานฯ** 1. การพิมพรายงานคาเชาเคร่ืองจกั รกลประจำเดือน (รายงานขอ 13) โดยกรอกขอมลู ตามเงอ่ื นไขท่ีตองการพิมพรายงาน และ ใหเ ลือกแสดงรายงาน “แยกตามเครอ่ื งจกั รกล” หรอื “แยกตามผเู ชา ” เพื่อออกใบแจงหนี้ใหถกู ตอง 2. เจาหนาที่เงินทุนฯ แตละหนวยงานจัดพิมพรายงานคาเชาตนฉบับจากระบบ EMS เสนอ PS/FDR ลงนาม สงมาที่สำนัก เคร่อื งกลและสอื่ สาร 3. สวนสารสนเทศฯ พมิ พรายงานคา เชา จากระบบ EMS สงสวนการเงนิ และบัญชีเงนิ ทนุ ฯ เพอ่ื ออกใบแจง หน้ี 29

สว นสารสนเทศเครื่องจกั รกล คมู อื การปฏิบตั งิ านระบบบรหิ ารการเชาเครื่องจักรกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 9.7 การขอแกไขคา เชา เปนการขอแกไขขอมูลคาเชาเครื่องจักรกล เพื่อออกใบแจงหน้ีใหม ซึ่งสาเหตุจะตองมาจากมีการบันทึก EC1 ไมต รงกบั รหัสประเภทงาน  คลกิ ปมุ เพม่ิ  ระบุ เลขท่ีเอกสาร ลงวันที่จัดทำ และคลิก หรืออางอิงเลขทสี่ ญั ญาเชา พรอมระบุสาเหตทุ ่ขี อแกไ ขคา เชา  ลงชอ่ื ขอแกไ ขคาเชา ระบุขอ มูลช่อื ตำแหนง ผเู ชา /ผูใ หเ ชา  คลกิ ปมุ บันทึก 2 3 4 1 30

สวนสารสนเทศเคร่ืองจกั รกล คูม ือการปฏิบตั งิ านระบบบริหารการเชา เครอื่ งจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  คลิกปมุ แกไ ข  คลกิ ปมุ ยนื ยันขอแกไ ข 5 6 9.8 การตรวจสอบเครื่องจกั รกลทไ่ี มมีสัญญาเชาประจำวนั เปนการตรวจสอบเครอ่ื งจักรกลทีไ่ มมสี ญั ญาเชาประจำวนั ซงึ่ ระบบจะแสดงสถานะเปน “รหสั Y” (รอเชาใช) 9.8.1 ระบบจดั ทำการตรวจสอบเคร่อื งจักรกลทไี่ มม สี ญั ญาเชาประจำวนั ใหอตั โนมตั ิ ระบบจัดทำการตรวจสอบฯ ใหอัตโนมัติภายหลังจากมีการจัดทำรายงานคาเชาประจำเดือนไปแลว 1 เดือน เชน รายงานคาเชาประจำเดือนเมษายน ระบบจะทำการตรวจสอบเคร่ืองจักรกลที่ไมมีสัญญาเชาประจำวันของเดือนเมษายน ให อัตโนมัติในเดอื นมถิ นุ ายน เปนตน 9.8.2 เจา หนาทเี่ ปนผจู ดั ทำการตรวจสอบเครอ่ื งจักรกลทไี่ มมสี ัญญาเชาประจำวนั เอง เจาหนาท่ีสามารถจัดทำการตรวจสอบเคร่ืองจักรกลท่ีไมมีสัญญาเชาประจำวัน ภายหลังจากไดรับใบแจงหนี้ ประจำเดอื นนั้น ๆ จาก สก. แลว 31

สวนสารสนเทศเครือ่ งจักรกล คูมอื การปฏิบัติงานระบบบรหิ ารการเชาเคร่อื งจกั รกล สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  ระบุ รหสั ศนู ยเ ครื่องจกั รกล วนั ท่จี ัดทำ (วนั ทำการ ยกเวน วนั เสาร- อาทิตย) และคลิกปมุ แสดงขอมลู  คลกิ ปุม ตกลง 1 2  คลิกปมุ จดั ทำ  กรณวี ันที่จัดทำเปนวนั หยุดนกั ขัตฤกษ คลิก  วันหยุด  ระบุ ผรู ายงาน ตำแหนง ลงวันที่  คลกิ ปุม บันทึก 4 5 3 6 32

สว นสารสนเทศเครื่องจักรกล คูมอื การปฏบิ ัตงิ านระบบบรหิ ารการเชาเครือ่ งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง  คลิกปมุ ปรับปรงุ ขอ มลู 7 9.8.3 การจดั ทำการตรวจสอบเคร่ืองจกั รกลทไ่ี มมีสญั ญาเชาประจำวนั ใหมอีกครง้ั ถาหากมีการตรวจรับโอนเคร่อื งจักรกลภายหลังจากทมี่ ีการจดั ทำการตรวจสอบเคร่ืองจักรกลทไี่ มม สี ญั ญาเชา ประจำวันไปแลว เจา หนาท่จี ะตอ งลบขอ มูลการจัดทำการตรวจสอบฯ ในวนั ดังกลาว  คลิกปุม ยกเลกิ ปรับปรุงขอ มลู  คลิกปมุ ตกลง 2 1 33

สว นสารสนเทศเครื่องจกั รกล คูมอื การปฏิบตั งิ านระบบบรหิ ารการเชาเคร่ืองจักรกล สำนกั เคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  คลิกปมุ ลบ  คลกิ ปุม ตกลง 4 3 เมื่อทำการลบขอ มลู การจดั ทำตรวจสอบฯ ในวันดังกลาวเรยี บรอยแลว ใหจัดทำการตรวจสอบฯ ใหมอ กี ครั้ง ตาม ขนั้ ตอนในขอ 9.8.2 9.9 สรปุ ขอ มลู สถติ ิเชา /ใชเ ครื่องจักรกล การสรุปขอมลู สถิติเชา/ใชเ ครื่องจกั รกลงานเงินทนุ หมุนเวียนฯ จะตองจัดทำหลงั จากมีการตรวจสอบเครื่องจักรกลท่ีไมมี สัญญาเชาประจำวัน และไดรับใบแจง หน้ีเรยี บรอยแลว 34

สว นสารสนเทศเครอ่ื งจกั รกล คูมือการปฏิบตั งิ านระบบบริหารการเชาเครอ่ื งจักรกล สำนักเคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง  คลิกเลอื ก ศนู ยเครื่องจกั รกล เดือนที่สรปุ ขอ มลู ระบุ พ.ศ. และคลกิ ปมุ แสดงขอมลู  คลิกปุม ตกลง  คลกิ ปุม สรปุ ขอ มูล 1 2 3  คลกิ ปุม ยืนยนั การสรุปขอมูล 4 35

สวนสารสนเทศเคร่ืองจักรกล คมู อื การปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชาเครอ่ื งจกั รกล สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง **ขอเสนอแนะเพ่ิมเติมในการสรปุ ขอ มลู สถิติเชา /ใชเครอ่ื งจักรกล** 1. การจดั ทำสรุปขอมูลสถิติเชา /ใชเ ครื่องจักรกลจะเสร็จสมบูรณ ตอ งข้นึ สถานะ “ยืนยันการสรปุ ขอมูล” 2. การสรุปขอมูลสถิติฯ แลวพบวา “เครือ่ งจกั รกลไมมีรายงานการใชง าน” สาเหตุเบื้องตน อาจจะเกดิ จาก  บันทึกการปฏิบัติงานไมครบตามสัญญาเชาฯ (EC1) ดังน้ันตองบันทึกการปฏิบัติงานใหครบตามสัญญาฯ จึงจะสามารถ สรุปสถิตฯิ ได  มีการตรวจรับโอนเครือ่ งจกั รกลภายหลังจากที่มีการจัดทำการตรวจสอบเครื่องจกั รกลที่ไมมีสญั ญาเชา ประจำวันไปแลว ดังนั้นตองจัดทำการตรวจสอบฯ ใหม (ทำตามขั้นตอนในขอ 9.8.3) ในวันท่ีเคร่ืองจักรไมมีรายงานการใชงาน จึงจะ สามารถสรปุ สถติ ิฯ ได 9.10 การสืบคนขอมลู เปนการสบื คนขอมลู ตา ง ๆ ของระบบบริหารการเชาเครอื่ งจกั รกล งานเงนิ ทนุ หมุนเวยี นฯ การจัดทำรายงานคา เชา เครือ่ งจักรประจำเดือน (สงฝา ยบญั ช)ี จะตอ งทำการสบื คนฯ จำนวน 2 เมนู ดังนี้ 36

สว นสารสนเทศเครอ่ื งจักรกล คูม ือการปฏบิ ตั งิ านระบบบริหารการเชา เครอ่ื งจักรกล สำนักเคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  สบื คน วันที่เชา/ใชเ คร่อื งจักรกล  สบื คนเครือ่ งจักรกลท่ีบนั ทึก EC1 ไมค รบตามสญั ญาเชา/ใบขอใชร ถ 1 2 9.10.1 สบื คนวันท่เี ชา /ใชเ ครื่องจักรกล เพื่อใหรายงานการเชา/ใชเคร่ืองจักรกลและสัญญาเชาฯ มีความถูกตองครบถวน จะตองทำการสืบคนวันท่ีเชา/ใช เครอ่ื งจักรกล ซ่ึงจะเปน การสืบคน ขอมูลเครอ่ื งจักรกลทมี่ กี ารทำสญั ญาเชาฯ แลว แต “ยงั ไมย นื ยัน” สัญญาเชา ฯ  ระบุเงอื่ นไขการคนหา ศูนยเคร่ืองจักรกลผูใหเชา วันท่ีเชา เลือกเงื่อนไข การอนุมัติ “ยังไมยืนยัน” ประเภทขอเชา และคลิกปุม คนหา 1 37

สวนสารสนเทศเครื่องจกั รกล คมู ือการปฏิบัตงิ านระบบบรหิ ารการเชา เครอ่ื งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 9.10.2 สืบคนเครื่องจักรกลทีบ่ นั ทกึ EC1 ไมครบตามสญั ญาเชา /ใบขอใชรถ เพ่ือใหรายงานการเชา/ใชเคร่ืองจักรกล และการบันทึก EC1 มีความถูกตองครบถวน จะตองทำการ สืบคน เครื่องจักรกลทบี่ นั ทกึ EC1 ไมค รบตามสัญญาเชา /ใบขอใชร ถ  ระบุเง่ือนไข ป พ.ศ. ระบุหรือคน หา เดอื น ศูนยเ ครอ่ื งจักรกล และคลิกปมุ คนหา 1 9.11 การประมาณการรายไดคาเชาประจำป เนื่องดวยสำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร จะตองจัดทำประมาณการรายรับรายจา ย ประจำปงบประมาณ เพื่อเสนอขออนุมัติ จากคณะกรรมการบริหารเงินทุนหมุนเวียนฯ ใหแลวเสร็จภายในไตรมาสที่ 3 ในการจัดทำประมาณการดานรายรับของเงินทุน หมุนเวียนฯ จึงมีความจำเปนตองมีขอมูลดานรายไดคาเชาหลัก ที่เกิดข้ึนจากการที่นำเครื่องจักรกลและยานพาหนะไปใหบริการ เชา ใชงาน ดงั นัน้ การประมาณการรายไดคา เชาประจำป จงึ มีวัตถุประสงคเพือ่ ใหต วั แทนเงนิ ทุนหมุนเวียนฯ วางแผนดานการบริหาร จดั การเคร่ืองจกั รกลภายในตนสังกดั โดยสามารถประเมินและทราบถึงแผนการใชง านเครื่องจักร อตั ราการใชประโยชน และรายได ทเ่ี กิดข้ึนจากการนำเคร่ืองจักรกลไปใหบริการเชา ใชงาน ในแตละปง บประมาณ ทั้งน้ีสำนักเคร่ืองกลฯ จะรวบรวมขอมูลในภาพรวม เพ่ือทำการวเิ คราะห กอนนำไปใชประกอบการพจิ ารณาการจดั ทำประมาณการรายรับรายจา ยในแตละป 38

สว นสารสนเทศเครอื่ งจักรกล คูมือการปฏิบตั ิงานระบบบรหิ ารการเชาเคร่ืองจักรกล สำนักเคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง  ระบุ ปงบประมาณ ที่ตอ งการประมาณการรายไดคาเชา กด Enter  คลกิ ปมุ ตกลง และ จัดทำ 1 2  ระบบจะดึงขอมลู บัญชเี คร่อื งจกั รกลของหนว ยงาน (ยอนหลงั 2 ป นับจากปง บประมาณท่ีระบุ) คลกิ ปมุ แกไข  ระบุ ขอ มลู แผน/เปา หมายการเชาใชตามหมายเลขเคร่ืองจกั รกล ในชวง 1 ปงบประมาณ ระบบจะทำการคำนวณ คา เชาประมาณการ และอตั ราการใชป ระโยชน Utilization ของเครอ่ื งจกั รกล - ตอ งกรอกขอมลู ข้ันตำ่ 1 ชอ ง - กรณีกรอก ตัวเลข 0 * ตองระบุหมายเหตุดวยทุกครั้ง เชน หมดความจำเปนเน่ืองจากอนุมัติจำหนาย ไดรับ เคร่อื งจักรใหมท ดแทน (พรอ มระบหุ มายเลข) เครอ่ื งจกั รสนับสนุนงานเงนิ ทุนฯ รหสั M เปนตน  คลิกปุม แกไ ขรายการ เพือ่ เริม่ ตน ดำเนนิ การจัดทำประมาณการรายไดค า เชาของเครอ่ื งจกั รกลแตละคนั 4 5 3 39

สวนสารสนเทศเครอ่ื งจกั รกล คมู อื การปฏิบตั ิงานระบบบริหารการเชาเครือ่ งจักรกล สำนักเคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง  คลกิ ปุม บนั ทกึ 6  เลือก Tab ลงชอ่ื และ ลงชื่อผูรายงาน  จากนัน้ กด พิมพ พรอ มลงนาม สง มาสำนกั เครื่องกลฯ  คลกิ ปมุ สงสว นกลาง เพอ่ื สงขอมลู ทางระบบ 7 89 **ขอ เสนอแนะเพ่ิมเตมิ ในการประมาณการรายไดค า เชา ประจำป** 1. เครอ่ื งจกั รประเภทเชา รายป ควรระบุจำนวนทเ่ี ชา 12 เดือน (รหสั 04,12,20,21,36,37,44,46,98) 2. รถบรรทุกนำ้ ควรมีรายไดไ มน อยกวา 6 เดือน 3. เคร่ืองจักรท่ีใชในงานสนบั สนนุ รหสั M ไดแ ก (รหสั 00,01,58,64,15และ61 ใชรหสั M กรณีใชส ำหรบั ขนยายเครื่องจักรของ เงินทุนหมุนเวียนฯ 40

สว นสารสนเทศเครอื่ งจกั รกล คูมือการปฏบิ ัตงิ านระบบบริหารการเชา เครือ่ งจกั รกล สำนกั เคร่อื งกลและสื่อสาร กรมทางหลวง 10. การตดิ ตามและประเมินผล หนวยงานผูเชาสงอีเมลยืนยันยอดคาเชาเครื่องจักรกล จัดสงรายงานคาเชาเครื่องจักรกลประจำเดือน (ตน ฉบับ) และจดั สง สญั ญาเชาเคร่ืองจักรกลของผูเชาบุคคลภายนอก ใหสำนักเครื่องกลและส่ือสาร กรมทางหลวง ซ่งึ เจาหนาทส่ี วนสารสนเทศ ของ สก. จะทำการบันทึกลงวนั ที่รับอีเมลฯ และบนั ทึกลงวันทีร่ บั รายงานฯ ตามลำดับ และจดั ทำสรุปสถติ ิหนวยงานทจี่ ัดสงอีเมลยนื ยนั ยอดคาเชา ของแตละหนวยงาน เปนรายไตรมาส เพ่ือใชเปนขอมูล ในการติดตามเรงรัดการสงคาเชาฯ ใหรวดเร็วข้ึนทันตามเวลาที่กำหนด รวมทั้งตรวจสอบและพิมพรายงานคาเชา เครื่องจักรประจำเดือน จากระบบ EMS สงสวนการเงินและบัญชีเงินทุนฯ เพื่อออกใบแจงหนี้ ทั้งน้ีเงินทุน หมุนเวียนฯ จะมีการประเมินผลความพึงพอใจในการใชงานระบบ EMS ทุก ๆ ป เพ่ือนำขอมูลมาใชในการ ปรับปรุง/แกไขระบบฯ ใหมคี วามทนั สมยั ตรงตามความตองการของผูใชบริการมากทีส่ ดุ 11. ปญหาอุปสรรคและวธิ ีแกไข/ขอเสนอแนะ 11.1 การทำสญั ญาเชา และการเลกิ เชา เครอ่ื งจักรกล ปญหาอุปสรรค วิธแี กไ ข/ขอเสนอแนะ 1. การทำสัญญาเชาฯ ประเภทคาเชารายปของเครื่องจักร 1. หากไดรับเคร่ืองจักรระหวางป (รับหลังจากวันที่ 1 ท่ีไดรับใหมในระหวางป เปนสัญญาขามปงบประมาณ ต.ค.ของปงบประมาณปจจุบัน) ใหทำสัญญาขอเชา (ควรเหลอื ระยะเวลาเชามากกวา 3 เดือน) เคร่ืองจักรประเภทคาเชารายป เปนสัญญาขาม ปงบประมาณ ตัวอยางสัญญาเชาขามปงบประมาณ เชน สัญญาเชาท่ีมีวันที่เชา 5 มี.ค.63 – 4 มี.ค.64 (ระยะเวลาเชา 12 เดือน) เปนตน และใหโทรแจง สวนสารสนเทศฯ เพื่อยืนยันสัญญาฯ ทุกคร้ัง เม่ือ สวนสารสนเทศฯ ยืนยันสัญญาฯ เรียบรอยแลว ให หนวยงานผูเชาทำขอเลิกเชา (ED5) ทันที โดย กำหนดวันสิ้นสุดการเชาใน ED5 เปน 30 ก.ย ของ ปงบประมาณปจจุบัน และโทรแจงสวนสารสนเทศฯ อีกคร้ัง เพ่ือทำการยืนยันใหเลิกเชาในระบบ EMS ตอไป 2. การทำสัญญาเชาฯ ประเภทคาเชารายเดือน ของ 2. ถาวันเร่ิมเชาในสัญญาฯ ไมใชวันท่ี 1 ของเดือน ให เครือ่ งจักรที่ไดร บั ใหม ระบุวันส้ินสุดสัญญาเชาเปนวันสิ้นเดือนของเดือน ถัดไป โดยช่ัวโมงการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักรและ ยอดคาเชาท้ังหมด จะรายงานในเดือนถัดไป ตัวอยางเชน สัญญาเชาฯ มีการระบุวันท่ีเชา 2 มี.ค.-30 เม.ย. ทำใหชั่วโมงการปฏิบัติงานของ เครื่องจักรและยอดคาเชาทั้งหมด จะรายงานใน เดอื นเมษายน เปนตน 41

สว นสารสนเทศเครอ่ื งจกั รกล คมู ือการปฏิบัติงานระบบบรหิ ารการเชาเคร่ืองจักรกล สำนกั เคร่อื งกลและส่ือสาร กรมทางหลวง ปญหาอุปสรรค วธิ แี กไ ข/ขอ เสนอแนะ 3. การขอเลกิ เชาเครอื่ งจักร (ED5) 3.1 กรณที ี่ 1 ตองการขอเลิกเชา เนื่องจากมกี ารจำหนา ย 3.1 ใหโทรแจงสารวัตรภาคเปนผูตรวจสอบ เพื่อให เคร่ืองจักรกล สงเครื่องจักรคืนสำนักเคร่ืองกลฯ ซอม สวนสารสนเทศฯ ดำเนินการยืนยันใหเลิกเชา ใน เปนเวลานาน เปน ตน ระบบ EMS 3.2 กรณที ี่ 2 ตองการขอเลิกเชาสญั ญาเชา ขา มปง บประมาณ 3.2 ใหโ ทรแจง สวนสารสนเทศฯ เพื่อดำเนินการยนื ยัน ใหเ ลกิ เชา ในระบบ EMS 11.2 การโอนยา ย/การรบั โอนเครือ่ งจกั รกล ปญหาอุปสรรค วิธแี กไ ข/ขอ เสนอแนะ 1. การเชาเครื่องจักรกลจากศูนยเครื่องจักรผูใหเชาที่ 1. ใหประสานงานกับตัวแทนเงินทุนฯ ตนสังกัดที่ ไมใชของหนวยงานผูเชา เอง ตองการเชา เพื่อใหทำการโอนยายเครื่องจักรใน ระบบเชากอนวันเริ่มเชา และตองรับโอนกอนวันที่ เริ่มเชา/วันเดียวกันกับวันเริ่มเชา เมื่อครบกำหนด เชา ใหห นว ยงานทำการโอนกลับตน สังกดั 2. กรณีที่มีการรับโอนเคร่ืองจักรกลแลว ไมสามารถเชา 2. ใหประสานกับเจาหนาท่ีสวนสารสนเทศฯ สำนัก เครือ่ งจักรกลได เครอ่ื งกลและส่อื สาร ทันที 3. กรณีที่ไมสามารถทำการโอนยายเครื่องจักรกลได สาเหตอุ าจจะเกดิ จาก 2 ประเด็น ดังนี้ 3.1 วันที่โอนยายเครื่องจักรกลเปนวันท่ีอยูระหวางเชา 3.1 ใหทำการขอเลิกเชา (ED5) ในสัญญาขอเชา กอน (มสี ญั ญาเชา) วันท่โี อนยา ยฯ 3.2 หากทำการโอนยาย/รับโอนเคร่ืองจักรแลว ไม 3.2 ใหติดตอประสานงานมาท่ีสวนสารสนเทศฯ ทันที สามารถทำการเชาได หามทำการโอนหลายฉบบั 4. งานคางทตี่ อ งดำเนนิ การในระบบฯ มี 2 กรณี 4.1 ทำการโอนยา ยเครือ่ งจกั รกล 4.1 เมื่อมีงานคางที่เปนใบโอนยายเครื่องจักรกล หนวยงานผูโอนใหทำการอนุมัติสงเครื่องจักรกล และประสานงานไปยังหนวยงานผูรับโอนเพ่ือทำ การรบั โอนเครอ่ื งจักรกลทนั ที 4.2 ทำการตรวจรับเครือ่ งจักรกล 4.2 หนวยงานผูรับโอนจะตองทำการตรวจรับ เครือ่ งจกั รกลใหเ รยี บรอย 42

สวนสารสนเทศเครอ่ื งจกั รกล คูมอื การปฏบิ ตั งิ านระบบบรหิ ารการเชา เคร่ืองจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 11.3 การบนั ทกึ EC1 และคำนวณคา เชา วธิ แี กไข/ขอเสนอแนะ ปญหาอุปสรรค 1. ใหบันทึกช่ัวโมงการปฏิบัติงานในรหัสงาน M และ 1. ในกรณเี ครอื่ งจักรท่ีไมเ สยี คาเชา (รหัส M) ช่ัวโมงรองานในรหัสงาน N 2. การทำสญั ญาเชา กบั บคุ คลภายนอก/เอกชน (รหัสO) 2.1 สัญญาเชากับบุคคลภายนอก/เอกชน (รหัสO) เมื่อ สิ้นสุดสัญญาเชาใหคำนวณและยืนยันคาเชาสงสวน สารสนเทศฯ ทันที เพื่อใหการเงินและบัญชีออกใบ แจงหนตี้ อไป 2.2 ใหทำบันทึกขอความสงสัญญาเชารหัส O ใหสวน สารสนเทศเครื่องจักรกลทุกครั้ง เพ่ือเก็บรวบรวม ไวใ หส ำนกั งานตรวจสอบภายในตรวจสอบตอ ไป 11.4 การตรวจสอบเคร่อื งจักรกลที่ไมม ีสัญญาเชา ประจำวนั และสรุปขอมลู สถิตกิ ารเชา /ใชเ ครือ่ งจกั รกล ปญ หาอุปสรรค วธิ ีแกไข/ขอ เสนอแนะ 1. การตรวจสอบเคร่ืองจักรกลทีไ่ มม สี ัญญาเชาประจำวัน 1. การตรวจสอบฯ ระบบจะทำใหอตั โนมตั ิ (รหสั Y) 2. การสรปุ ขอมูลสถิติการเชา/ใชเคร่ืองจักรกล 2. การสรุปขอมูลสถิติเชา/ใชเคร่ืองจักรกล หนวยงาน ภูมิภาคตองจัดทำเองทุกเดือน (หลังจากทำการ ตรวจสอบเคร่ืองจักรกลที่ไมมีสัญญาเชาประจำวัน เรยี บรอยแลว ) 11.5 อื่น ๆ ท่ีเก่ยี วขอ ง ปญ หาอุปสรรคการ วธิ แี กไ ข/ขอ เสนอแนะ 1. กรณีที่มีเงินงบประมาณของงานฉุกเฉิน (รหัส C) ไม 1.1 ใหหนว ยงานทำบันทึกของบประมาณงานฉกุ เฉนิ ไป เพยี งพอ ท่ี สร. พรอมจัดทำสัญญาเชาเปนประเภทงาน C และ บันทึกชว่ั โมงการปฏิบัติงานของเคร่ืองจักรในรหสั C 1.2 เม่อื ไดร บั ใบแจง หนี้แลว ใหท ำบันทกึ ขอความแจง สวนการเงินและบญั ชเี งินทุนฯ สำนกั เครื่องกลฯ เพ่อื ขอจา ยเงินรหัส C ในภายหลัง (ตดิ ตอบัญชฯี เบอรโ ทรศัพท 28067) 2. การคิดคาเชาเพ่ิม ในกรณีท่ีมีการใชงานเครื่องจักรกล 2. รายละเอียดตามหนังสือเลขที่ สก.6/690 ลงวันที่ 9 เกนิ 7 ชว่ั โมงใน 1 วัน จะคดิ คาเชาเพิม่ เฉพาะเครือ่ งจกั ร ต.ค. 2560 เร่ือง “การปรับปรุงการคำนวณคาเชา ที่เคยมีการใหเ ชา เปนรายช่ัวโมง เครอื่ งจักรกลงานเงินทุนหมนุ เวยี นฯ” 3. การกันเงินไวเบิกจายคาเชาในเดือนกันยายนของ 3. ใหเอายอดทั้งหมดของคาเชาตามงวดลบกับยอดคา สัญญาเชารายป ซึ่งเปนสัญญาท่ีมีการเรียกเก็บ เชาทใ่ี ชจริงทีไ่ ดจ ายมาแลว มากกวา 1 งวด 43

สวนสารสนเทศเคร่อื งจักรกล คมู ือการปฏิบตั ิงานระบบบริหารการเชาเครอ่ื งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง 12. แบบฟอรม ที่ใช ชือ่ แบบฟอรม รหสั เอกสาร (ถา มี) ลำดบั ท่ี - - 1 ใบขอเชาเครอ่ื งจกั รกลสำหรับหนว ยงานกรมทางหลวง ED4/ED4M 2 ใบขอเชา เคร่ืองจกั รกลสำหรับหนว ยงานภายนอกกรมทางหลวง ED5 3 สญั ญาเชาเครือ่ งจักรกล/ขอใชเครือ่ งจกั รกล EC1 – W 4 ใบแจงเลิกเชา เคร่อื งจักรกล พ.1 - 26 5 รายงานการปฏบิ ตั ิงานของเครอ่ื งจกั ร-ยานพาหนะประจำสัปดาห - 6 ใบสงพสั ดแุ ละโอนยา ยเครอื่ งจกั รกล – ยานพาหนะ 7 รายงานคาเชา เคร่ืองจักรกลประจำเดอื น (รายงานขอ 13 ใน EMS) 13. เอกสารอางอิง 13.1 คมู ือการปฏบิ ตั งิ านการใหบริการเชาใชเ ครอ่ื งจกั รกลเงินทุนหมนุ เวียนฯ 13.2 คูม อื การใชงานระบบบรหิ ารการเชา เครอ่ื งจกั รกล 44

สวนสารสนเทศเครอื่ งจักรกล คมู ือการปฏิบตั งิ านระบบบรหิ ารการเชา เคร่อื งจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและส่ือสาร กรมทางหลวง ภาคผนวก

สว นสารสนเทศเครือ่ งจกั รกล คูม อื การปฏบิ ัติงานระบบบริหารการเชา เคร่ืองจกั รกล สำนักเคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง ภาคผนวก ก รหสั ประเภทงานทใ่ี ชร ายงานการปฏบิ ัติงานของเคร่ืองจกั รกล

สว นสารสนเทศเคร่อื งจักรกล คมู ือการปฏิบัตงิ านระบบบรหิ ารการเชา เครื่องจักรกล สำนักเคร่ืองกลและสื่อสาร กรมทางหลวง รหัสประเภทงานทใี่ ชรายงานการปฏบิ ตั ิงานของเครื่องจักรกล รหสั ท่เี กบ็ คาเชา รหัสทไ่ี มเ ก็บคา เชา รหัส W = ของงานตามหนาท่ีปกติของหนวยงานผูเชา รหัส M = งานของผูใหเชา รหสั V = งานอน่ื ๆ ของกรมฯ นอกเหนือจากงาน รหสั F = เคร่อื งจักรปฏิบัติงานไมไดเ นือ่ งจาก ปกติของหนวยงานผเู ชา อุปสรรคธรรมชาติ เชน ฝนตกหนกั ท้งั วัน รหัส O = งานตาง ๆ ท่ีกรมทางหลวงไดรบั มอบหมาย รหัส R = ชำรุดหรือบริการหลอลืน่ ซ่ึงไดร บั งบประมาณจากสวนราชการอน่ื หรืองานท่ีหนวยงานอ่ืนนอกกรมทางหลวง ขอเชาโดยตรง รหัส C = งานฉกุ เฉนิ หรอื งานใหบริการสาธารณะ รหสั U = ความผิดของผูใหเชา เชน กรณเี คร่ืองจักรท่ี ตางๆ ท่ีจะเบิกคา เชาใหภายหลงั ปฏบิ ตั งิ านรวมกันมีคนั ใดคนั หน่งึ ชำรดุ ทำ ใหเคร่ืองจักรท่รี ายงานปฏิบัตงิ านไมได รหสั S = การรองานระหวางเชา รหสั N = รองานของผูใหเ ชา รหสั Y = รอเชา ใช