คู่มือปฏิบัติงานระบบทะเบียนเครื่องจักรกล

คู่มอื การปฏิบัติงาน ระบบทะเบยี นเครอ่ื งจักรกล หวั ข้อ 1. การตรวจสอบครุภัณฑป์ ระจาปี 2. การพมิ พ์สาเนาใบคูม่ ือจดทะเบยี นรถ และ สาเนากรมธรรมป์ ระกันภยั จดั ทาโดย คณะทางานโครงการจัดการความรู้ ระบบทะเบียนเคร่อื งจกั รกล สานกั เคร่ืองกลและสือ่ สาร กรมทางหลวง ปีงบประมาณ พ.ศ.2563

คำนำ ระบบทะเบียนเครอ่ื งจักรกลเป็นระบบท่ีรวบรวมรายละเอียดขอ้ มูลต่างๆ ของเคร่ืองจักรกลแต่ละประเภท มาจัดทาเป็นทะเบียนเครื่องจักรกล เพ่ือให้ทราบถึงคุณลักษณะ ประวัติ และประเภทการใช้งาน รวมท้ังข้อมูลท่ี เก่ยี วขอ้ งกับเครื่องจกั รกลของแตล่ ะประเภท ซ่ึงเปรียบเสมือนคลังข้อมลู ของเครื่องจกั รกลทุกหมายเลขของเงินทุน หมนุ เวียน นอกจากนี้ยังสามารถจัดการข้อมูลเคร่ืองจักรกลได้ ไม่ว่าเป็นเรื่องการโอนย้ายเคร่ืองจักรกลระหว่างศูนย์ เครื่องจักรกล Lock และยกเลิกการ Lock เครอื่ งจักรกล หรือการโอนย้ายเคร่ืองจักรกลจากนอกเงินทุนฯ เข้างาน เงินทุนฯ เป็นต้น ซึ่งในแต่ละเรื่องจะมีข้ันตอนการดาเนินการท่ีชัดเจน ซ่ึงสามารถศึกษาจากคู่มือการใช้งานระบบ สารสนเทศเคร่ืองจักรกล (EMS) ระบบทะเบียนได้ โดยคู่มือฉบับน้ีประกอบด้วยเน้อื หาที่เกยี่ วขอ้ งกับระบบทะเบียนเครื่องจักรกล ใน 2 หวั ข้อ ดังน้ี 1) การเข้าใชง้ านหน้าขอ้ มูลหลักการตรวจสอบครภุ ัณฑป์ ระจาปี 2) การคน้ หาสาเนาใบคู่มือจดทะเบียนรถและสาเนากรมธรรม์ประกนั ภยั คณะผ้จู ัดทาหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือฉบับนี้จะใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานได้เป็นอย่างดีและบรรลุผล สัมฤทธิ์ตามวัตถปุ ระสงคท์ ี่ตง้ั เป้าหมายไว้ทุกประการ คณะทางานโครงการจัดการความรู้ ระบบทะเบียน สานักเครอ่ื งกลและส่ือสาร ปงี บประมาณ พ.ศ.2563

สำรบัญ หนำ้ เรอื่ งท่ี 1 การตรวจสอบครุภัณฑ์ประจาปี 1 เรอ่ื งท่ี 2 การค้นหาสาเนาใบคูม่ ือจดทะเบียนรถและสาเนากรมธรรม์ประกันภัย 10 ภาคผนวก - คาสง่ั แตง่ ตง้ั คณะทางานจัดการความรู้ เร่อื ง ระบบทะเบยี นเครอื่ งจักรกล - ตัวอยา่ ง คาส่ังแตง่ ตงั้ คณะกรรมการตรวจสอบครภุ ณั ฑ์ประจาปี

1 เรื่องที่ 1 การตรวจสอบครุภณั ฑป์ ระจาปี ระบบทะเบยี นเคร่อื งจักรกลมีฟังก์ชน่ั สำหรบั กำรใช้งำนและสบื ค้นข้อมูลค่อนข้ำงหลำกหลำย แต่โดยปกติ ทั่วไป กำรใช้งำนของผู้เช่ำท่ีใช้เป็นประจำคือกำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปีและกำรหำสำเนำเอกสำรท่ีเกี่ยวข้อง ของเครื่องจักรกลเพ่ือใช้ในกำรต่อภำษีประจำปี รวมถึงกำรใช้เป็นหลักฐำนเมอื่ เกิดเหตทุ ี่ไม่คำดคิดข้ึนเช่น กำรเกิด อุบัตเิ หตุ เป็นตน้ 1. บทนา ในกำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี จะเริ่มจำกเดือนสุดท้ำยก่อนส้ินปีงบประมำณของทุกปี โดยหัวหน้ำ หน่วยงำนของรัฐหรือหัวหน้ำหน่วยพัสดุ แต่งต้ังผู้รับผิดชอบในกำรตรวจสอบพัสดุซึ่งมิใช่เป็นเจ้ำหน้ำท่ีตำมควำม จำเป็น เพ่ือตรวจสอบกำรรับจำ่ ยพัสดใุ นงวด ๑ ปีท่ีผำ่ นมำ และตรวจนบั พัสดุประเภทท่ีคงเหลอื อยู่เพียงวันสน้ิ งวด นั้น และให้เร่ิมดำเนินกำรตรวจสอบพัสดุในวันเปดิ ทำกำรวันแรกของปีงบประมำณเปน็ ต้นไป วำ่ กำรรบั จ่ำยถูกต้อง หรือไม่ พัสดคุ งเหลอื มตี ัวอยู่ตรงตำมบญั ชหี รอื ทะเบยี นหรอื ไม่ สำนักเครื่องกลและสื่อสำร กำหนดให้มีกำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประเภทเครื่องจักรกลโดยอ้ำงอิงข้อมูล เคร่ืองจักรกลที่มีอยู่ในระบบทะเบียนเครื่องจักรกล ณ วันแรกของปีงบประมำณถัดไป และจะกำหนดช่วงเวลำ ใหัตรวจสอบครุภัณฑ์พร้อมบันทึกข้อมูลในระบบเป็นระยะเวลำ 30 วันทำกำร จำกกำรเร่ิมทำงำนวันแรกของ ปงี บประมำณถัดไป ภาพท่ี 1 แสดงรำยละเอยี ดข้ันตอนกำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปีในระบบทะเบียนเคร่ืองจักกล

2 2. ข้ันตอนการการตรวจสอบครุภัณฑ์ประจาปี 2.1 ณ ส้ินปีงบประมำณ แต่ละหน่วยงำนท่ีถือครองเครื่องจักรกลของเงินทุนหมุนเวียนฯ จะต้อง ดำเนินกำรตรวจสอบครภุ ณั ฑป์ ระจำปี 2.2 เม่ือได้ตรวจสอบครุภณั ฑ์เครื่องจักรกลงำนเงินทุนหมุนเวียนฯ ประจำปีแลว้ เสร็จ ให้คณะกรรมกำรฯ ตรวจสอบลงควำมเหน็ ผลกำรตรวจสอบครุภัณฑ์เคร่ืองจักรกลในระบบและจะตอ้ งดำเนินกำรให้แล้ว เสร็จภำยในระยะเวลำที่กำหนด ทั้งน้ีหำกมีพัสดุใดชำรุด เส่ือมคุณภำพ หรือพัสดุใดไม่จำเป็นต้องใช้ ในหน่วยงำนของรัฐต่อไป ให้ลงควำมเห็นว่ำ ควรจำหน่ำย และเสนอรำยงำนผลกำรตรวจสอบ ดังกล่ำวตอ่ ผูแ้ ตง่ ต้งั ดว้ ย 2.3 เครื่องจักรกลท่ีคณะกรรมกำรฯ กำรลงควำมเห็นว่ำ ควรจำหน่ำย ให้จัดทำบัญชีเคร่ืองจักรกลท่ีควร จำหนำ่ ย (จน.1) แนบมำพรอ้ มรำยงำนผลกำรตรวจตรวจสอบครภุ ณั ฑ์ประจำปี กำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี ดำเนินกำรตำมข้ันตอนข้อ 8.1.1 ถึงข้อ 8.1.3 ให้จัดทำเอกสำร ในระบบบริหำรเคร่ืองจักรกล (EMS) เอกสำรต้องพิมพ์จำกระบบทั้งหมดและกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน อนึ่ง กำร ตรวจสอบครุภัณฑ์เครื่องจักรกล ขอให้แต่งต้ังเจ้ำหน้ำที่ฝ่ำยเคร่ืองกลเป็นคณะกรรมกำรฯ ร่วมในกำรตรวจสอบ ด้วย เน่ืองจำกมีควำมรู้ควำมเข้ำใจและรู้สภำพเครื่องจักรกลของหน่วยงำนนั้น และเพ่ือให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ครบถ้วน 3. ขน้ั ตอนการใช้งานระบบ EMS 3.1 เขำ้ สขู่ ัน้ ตอนเร่มิ กำรตรวจสอบครุภณั ฑ์ประจำปีโดยเปิดระบบทะเบยี นเคร่ืองจักรกล ภาพที่ 2 Icon ระบบทะเบยี นเครอื่ งจักรกล 3.2 เข้ำสู่ระบบทะเบยี นโดยกรอกช่ือผู้ใช้และรหสั ผำ่ น โดยที่ ชื่อผใู้ ช้งำนคือ EMSXXX_YY (XXX คอื รหสั หน่วยงำน) (YY คอื รหสั ส่วนงำน) ตวั อย่าง แขวงนนทบุรี รหสั หน่วยงำน : 418 หนว่ ยงำนพสั ดุจัดทำ รหสั หนว่ ยงำน : 08 Username: EMS418_08 Password: EMS418_08 หมำยเหตุ หำกเข้ำระบบด้วย Password ไม่ได้แสดงว่ำหน่วยงำนนั้น ๆ มีกำรเปล่ียน รหัสผ่ำน ต้องสอบถำมผู้รับผิดชอบของหน่วยงำน หำกยังไม่สำมำรถเข้ำ ระบบได้ ให้ประสำนงำนมำท่ี สำนักเคร่ืองกลฯ เบอร์ภำยใน 28075 (คุณ ศริ ชิ ัย)

3 ภาพท่ี 3 กำรระบุช่ือผู้ใชแ้ ละรหสั ผำ่ นเพ่อื เข้ำส่รู ะบบทะเบียนเคร่อื งจักรกล 3.3 เลอื กแถบ ”ข้อมลู หลัก” และเลือกเมนู ”ข้อมลู คณะกรรมกำรตรวจสอบพสั ดคุ งคลงั ประจำปี” จำกน้ันกรอกข้อมูลคณะกรรมกำรที่ได้รับกำรแต่งตั้ง โดยกด “เพิ่ม” และกด ”บันทึก” เมื่อใส่ข้อมูลครบถ้วนและ กด ”ออก” ภาพที่ 4 กำรเลือกเมนเู พื่อกรอกข้อมลู คณะกรรมกำรตรวจสอบพสั ดคุ งคลังประจำปี

4 ภาพท่ี 5 หนำ้ ต่ำงของระบบทะเบียนเครื่องจักรกลสำหรบั กรอกขอ้ มลู คณะกรรมกำรฯ 3.4 จำกน้นั เลือกแถบ “งำนเงินทุนหมุนเวียน” และเลือกเมนู “กำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี” ภาพที่ 5 หนำ้ ต่ำงของแถบงำนเงนิ ทุนหมุนเวียนฯของระบบทะเบยี นเครอ่ื งจักรกล

5 3.5 ทำกำรกรอกขอ้ มลู ตำมข้นั ตอนดังน้ี - พิมพ์ปีงบประมำณท่ีต้องกำรจัดทำข้อมูลกำรตรวจสอบครุภัณฑ์ในช่องปีงบประมำณ จำกนั้นกด “Enter” ระบบจะปรำกฏ Pop up เพ่ือยืนยันกำรจัดทำข้อมูลบัญชีครุภัณฑ์ กด “ตกลง” รปู ท่ี 9.1.6 : ลำดับกำรกรอกขอ้ มลู เพ่ือจดั ทำขอ้ มูลบญั ชีครุภณั ฑท์ ีต่ รวจสอบ ภาพท่ี 6 ลำดับกำรกรอกข้อมูลเพือ่ จัดทำข้อมูลบญั ชคี รุภัณฑ์ท่ตี รวจสอบ - หลงั จำกน้ันกดเมนู “จดั ทำบญั ชี” ด้ำนล่ำงซ้ำยมือเพื่อให้ระบบแสดงบัญชีครภุ ัณฑ์ ภาพท่ี 7 ลำดับกำรกรอกข้อมลู เพอื่ จดั ทำข้อมลู บญั ชคี รภุ ัณฑท์ ่ีตรวจสอบ 3.6 ระบบจะแสดงข้อมูลเครื่องจักรกลท่ีสังกัดของหน่วยงำนท้ังหมด โดยสำมำรถนำข้อมูล เคร่ืองจักรกลน้ีไปทำกำรตรวจสอบได้

6 ภาพที่ 8 กำรแสดงข้อมูลเคร่ืองจกั รกลของเมนูกำรตรวจสอบครุภัณฑป์ ระจำปี 3.7 หลักจำกที่ไดต้ รวจสอบเครือ่ งจกั รกลเสรจ็ สิ้นเรียบร้อยแล้ว คณะกรรมกำรตรวจสอบครุภัณฑ์ ประจำปีจะต้องกรอกข้อมูลในระบบ โดยเริ่มจำกขั้นตอนท่ี 3.1 ใหม่เพ่ือเข้ำสู่ระบบทะเบียนเครื่องจักรกลใหม่ จนถึงข้ันตอนที่ 3.5 ให้กด “ค้นหำ” และพิมพ์ปีงบประมำณที่ได้บันทึกข้อมูลไปในครั้งแรก หลังจำกน้ันระบบจะ แสดงดังภำพท่ี 8 กด “แกไ้ ข” เพ่ือบนั ทกึ ผลหลงั จำกที่ไดต้ รวจสอบ 3.8 หลงั จำกบันทกึ ขอ้ มูลเสรจ็ แล้วกด “บันทกึ ” เพื่อบันทึกผลกำรตรวจสอบเขำ้ ใปในระบบ รปู ท่ี 9.1.9 : กำรกดบนั ทกึ ข้อมูลเครื่องจักรกลหลงั กำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี ภาพที่ 9 กำรกดบันทึกข้อมลู เครอ่ื งจักรกลหลังกำรตรวจสอบครุภัณฑ์ประจำปี

7 3.9 จำกน้นั กด “ปรบั สภำพ” เพอ่ื ยืนยันข้อมลู เครื่องจักรกล ตำมภำพท่ี 10 ภาพท่ี 10 ขอ้ มูลเครื่องจักรกลหลงั กำรตรวจสอบครภุ ณั ฑ์ประจำปี (หลังปรบั สภำพ) 3.10 กด “พิมพ์” ตำมรูปท่ี 9.1.10 เพื่อพิมพ์รำยงำนผลกำรตรวจสอบครภุ ัณฑป์ ระจำปีท่ไี ด้ จัดทำ ระบบจะแสดงดงั ภำพท่ี 11 ภาพท่ี 11 ขอ้ มลู เครื่องจกั รกลหลงั กดปรบั สภำพ

8 ภาพท่ี 12 ข้อมูลเครื่องจกั รกลหลงั กดพมิ พ์ 3.11 ลงนำมในเอกสำรตำมภำพท่ี 13 ที่ได้พิมพ์จำกระบบและรำยงำนใหห้ วั หน้ำหนว่ ยงำนหรือผู้ แตง่ ต้ังทรำบ รปู ท่ี 9.1.13 : จดุ ลงนำมในเอกสำรรำยงำนผลกำรตรวจสอบครุภณั ฑ์ประจำปี ภาพที่ 13 จดุ ลงนามในเอกสารรายงานผลการตรวจสอบครุภณั ฑป์ ระจาปี

9 4. การตดิ ตามและประเมินผล ถ้ำสำนกั เครื่องกลและสื่อสำร จัดทำหนังสอื แจง้ เตือนทำงหน่วยงำนสว่ นภมู ิภำคให้จัดกำรตรวจสอบครภุ ณั ฑ์ ประจำปี ในช่วงปลำยปีงบประมำณ เพ่ือจัดทำรำยงำนตรวจสอบครภุ ัณฑ์ประจำปี มำท่ีสำนักเครอ่ื งกลและสื่อสำร ตำมวัน เวลำ ทกี่ ำหนด ตำมระเบยี นพัสดตุ อ่ ไป ………………………………………………………………………………………………………….

10 เร่อื งท่ี 2 การคน้ หาสาเนาใบคู่มอื จดทะเบียนรถและสาเนากรมธรรมป์ ระกันภัย 1. บทนา เงินทุนหมุนเวียนฯ ได้มีกำรเก็บสำเนำใบคู่มือจดทะเบียนรถและสำเนำกรมธรรม์ประกันภัยไว้ในระบบ ทะเบียนเคร่ืองจักรกล เพ่ือง่ำยต่อกำรใช้งำน โดยแต่ละหน่วยงำนที่ต้องกำรเอกสำรสำมำรถดำวน์โหลดได้จำก ระบบและใช้งำนได้ทันที เป็นกำรประหยัดเวลำในกำรดำเนินกำรต่ำงๆ โดยไม่ต้องติดต่อขอเอกสำรจำกเจ้ำหน้ำท่ี ส่วนกลำง 2. ขน้ั ตอนการค้นหาสาเนาใบค่มู ือจดทะเบยี นรถและสาเนากรมธรรม์ประกนั ภยั เนื่องดว้ ยเป็นข้นั ตอนท่ไี มซ่ ับซอ้ นและงำ่ ยต่อกำรเข้ำใจ จะขออธบิ ำยในหัวขอ้ ถัดไปพร้อมคำอธบิ ำย

11 3. ข้ันตอนการคน้ หาสาเนาใบคู่มอื จดทะเบียนรถและสาเนากรมธรรมป์ ระกันภยั 3.1 เข้ำส่ขู ้ันตอนเรมิ่ กำรตรวจสอบครุภณั ฑ์ประจำปโี ดยเปิดระบบทะเบียนเคร่ืองจักรกล ภาพที่ 1 ระบบทะเบียนเครื่องจักรกล 3.2 เขำ้ สรู่ ะบบทะเบยี นโดยกรอกชื่อผใู้ ชแ้ ละรหสั ผ่ำน โดยท่ี ชอ่ื ผูใ้ ช้งำนคือ EMSXXX_YY (XXX คือ รหสั หน่วยงำน) (YY คอื รหัสสว่ นงำน) ตัวอยา่ ง แขวงนนทบุรี รหสั หนว่ ยงำน : 418 หนว่ ยงำนพสั ดุจัดทำ รหสั หนว่ ยงำน : 08 Username : EMS418_08 Password : EMS418_08 หมำยเหตุ หำกเข้ำไม่ได้แสดงว่ำหน่วยงำนน้ัน ๆ มีกำรเปลี่ยนรหัสผ่ำน ต้องสอบถำม ผูร้ ับผดิ ชอบของหน่วยงำน หำกยังไม่สำมำรถเข้ำระบบได้ ใหป้ ระสำนงำนมำ ท่ี สำนกั เครอื่ งกลฯ เบอร์ภำยใน 28075 (คุณศิรชิ ัย) ภาพท่ี 2 กำรระบุชือ่ ผใู้ ช้และรหัสผำ่ นเพ่อื เขำ้ สู่ระบบทะเบียนเครอื่ งจักรกล

12 3.3 จำกนน้ั เลือกแถบ “งำนเงนิ ทนุ หมนุ เวียน” และเลอื กเมนู “กำรลงทะเบียนเคร่อื งจักรกล” ภาพที่ 3 หนำ้ ต่ำงของแถบงำนเงนิ ทนุ หมุนเวยี นฯของระบบทะเบียนเครอื่ งจักรกล 3.4 หลังจำกกดเมนู “กำรลงทะเบยี นเครอ่ื งจักรกล” ระบบจะแสดงดังรปู 9.2.4 จำกนั้นกด “คน้ หำ” ภาพท่ี 4 ระบบทะเบยี นเครื่องจกั รกลเมื่อแสดงหน้ำกำรลงทะเบียนเครือ่ งจักรกล

13 3.5 ใสข่ อ้ มูลเคร่ืองจักรกลท่ีต้องกำรคน้ หำสำเนำใบคมู่ ือจดทะเบยี นรถและสำเนำกรมธรรม์ประกนั ภยั และกด ”คน้ หำ” อีกครัง้ และเลือกหมำยเลขเครื่องจักรให้ข้ึนแถบสีฟ้ำ จำกน้นั กด “เลอื ก” ภาพที่ 5 กำรสบื ค้นข้อมลู เคร่อื งจักรกลในเมนูกำรลงทะเบียนเครือ่ งจักรกล 3.6 เลือกแถบ “ข้อมูลทะเบียน” และคลิ๊ก “มีไฟล์คู่มอื จดทะเบียนรถ” ภาพที่ 6 กำรค้นหำใบสำเนำคูม่ ือจดทะเบียนรถ

14 3.7 ระบบจะแสดงใบสำเนำค่มู อื จดทะเบียนรถเป็นไฟล์ PDF ผ้ใู ช้งำนสำมำรถส่งั พิมพ์หรือบันทึกไวใ้ น คอมพวิ เตอรเ์ พื่อใช้งำนในครง้ั ต่อไปได้ ภาพที่ 7 ใบสำเนำคู่มือจดทะเบียนรถทไี่ ดจ้ ำกระบบทะเบียนเครอ่ื งจักรกล 3.8 หำกตอ้ งกำรคน้ หำสำเนำกรมธรรมป์ ระกันภัย เลอื กแถบ “ข้อมูลกรรมธรรม์” และคลกิ๊ “มีไฟล์กรรม ธรรม์” ภาพท่ี 8 กำรค้นหำใบสำเนำคมู่ อื จดทะเบยี นรถ

15 3.9 ระบบจะแสดงใบสำเนำกรมธรรมเ์ ปน็ ไฟล์ PDF ผู้ใชง้ ำนสำมำรถสง่ั พิมพ์หรือบนั ทึกไว้ในคอมพิวเตอร์ หมายเหตุ : เครอ่ื งจกั รกลบำงประเภทจะไม่มีไฟล์ประกนั ภัยภำคสมคั รใจ ตำมระเบียบกำรประกนั ภัยรถรำชกำร …………………………………………………………………………………………

ภาคผนวก