e book2

จดหมายเวียน (Mail Merge) จดหมายเวยี น กค็ อื การทาจดหมายหลายๆ ฉบบั โดยมเี น้ือความเหมอื นกนั แต่มชี ่อื และทอ่ี ยู่ของผรู้ บั ทไ่ี มเ่ หมอื นกนั เท่านนั้ ซง่ึ แทนทจ่ี ะตอ้ งพมิ พจ์ ดหมายแต่ละฉบบั สาหรบั ผรู้ บั แต่ละราย กเ็ พยี งแต่สรา้ งไฟล์ ทเ่ี กบ็ ช่อื และทอ่ี ยไู่ วก้ ่อน และสรา้ งไฟลท์ เ่ี กบ็ ขอ้ ความในจดหมายไวอ้ กี ไฟลห์ น่งึ แยกจากกนั แลว้ จงึ นาขอ้ มลู ทงั้ สองไปรวมหรอื ผนวกกนั ทาใหไ้ ด้จดหมายท่มี รี ปู แบบและขอ้ ความทเ่ี หมอื นกนั หมด เว้นแต่ช่อื และทอ่ี ยู่ ของผูร้ บั เท่านัน้ เม่อื ต้องการทาจดหมายเวยี นในลกั ษณะน้ีอกี กเ็ พยี งสรา้ งไฟลท์ ่เี กบ็ ขอ้ ความในจดหมาย ใหม่ แลว้ นาไฟลร์ ายช่อื ของผรู้ บั ทไ่ี ดส้ รา้ งไวแ้ ลว้ มาใชอ้ กี ช่วยทาใหท้ างานเรว็ ขน้ึ องคป์ ระกอบของจดหมายเวียน 1. เอกสารหลกั (Main document) คอื เอกสารทเ่ี รม่ิ ตน้ จะเป็นจดหมาย แบบฟอรม์ ขอ้ ความอเี มล ของจดหมาย หรอื ป้ายเลเบล ท่ไี ดก้ าหนดให้มขี อ้ ความ ขนาดและรูปร่างท่เี หมอื นกนั ไวเ้ พ่อื ใชเ้ ป็นต้นแบบ ของการพมิ พจ์ านวนมาก 2. แหล่งข้อมูล (Data Source) คอื รายช่อื และทอ่ี ยขู่ องผรู้ บั e-mail Address ฯลฯ ซง่ึ ส่วนใหญ่จะ เก็บอย่ใู นรูปแบบของตารางของ Word ตารางรายช่อื ของ Excel ตารางฐานขอ้ มูลของ Access เพ่อื นามา ผนวกเข้ากบั ตัวเอกสารหลกั เม่อื สงั่ พมิ พ์จดหมาย ซอง หรอื ป้ายเลเบล โปรแกรมจะเปล่ยี นรายช่อื ใน เอกสารแต่ละชุดใหโ้ ดยอตั โนมตั ิ ประเภทของเอกสารหลกั เอกสารหลกั (main document) ท่สี ามารถสรา้ งเป็นจดหมายเวยี นได้ จะมใี ห้เลอื กในขนั้ ตอนท่ี 1 ของ Wizard หรอื ตวั ชว่ ยของการสรา้ งจดหมายเวยี น ดงั น้ี 1. Letters (จดหมาย) ส่งจดหมายไปยงั ผรู้ บั จานวนมาก 2. E-mail message (ขอ้ ความอเี มล) สง่ ขอ้ ความแบบอเี มลไปยงั รายช่อื ผรู้ บั 3. Envelopes (ซองจดหมาย) พมิ พช์ ่อื -ทอ่ี ยลู่ งบนซองจดหมาย 4. Labels (ป้ายผนึก) พมิ พช์ อ่ื -ทอ่ี ยลู่ งบนป้ายผนึก หรอื ฉลาก 5. Directory (ไดเรกทอร)ี จะเป็นการรวบรวมขอ้ มลู ต่างๆ มาไวใ้ นเอกสาร เช่น รายช่อื สมาชกิ , ท่ี อย,ู่ เบอรโ์ ทรศพั ท์ การสร้างจดหมายเวียนด้วยตวั ช่วยสรา้ ง (Mail Merge Wizard) การสรา้ งจดหมายเวยี นด้วยตวั ช่วยสรา้ งจดหมายเวยี น (Mail Merge Wizard) ซง่ึ เป็นเคร่อื งมอื ท่มี ี ขนั้ ตอนการทางานทอ่ี านวยความสะดวก และงา่ ยในการสรา้ งจดหมาย สามารถสรา้ งเอกสาร ซองจดหมาย สาหรบั ส่งไปยงั ผรู้ บั หลายๆ คนไดอ้ กี ดว้ ย ซง่ึ มขี นั้ ตอนดงั ต่อไปน้ี

ขนั้ ตอนท่ี 1 : พมิ พ์จดหมายท่จี ะทาจดหมายเวยี น โดยพมิ พ์เฉพาะส่วนท่เี หมอื นกนั ทุกฉบบั ส่วนทเ่ี ปลย่ี นไป อย่างเช่น ช่อื ใหเ้ วน้ เอาไว้ ดงั ภาพ เม่อื พมิ พเ์ สรจ็ แลว้ ให้ Save เกบ็ ไว้ จากตวั อย่างบนั ทกึ ช่อื ไฟล์ Letter01.docx 98/122 ถนนราชพฤกษ์ ต.บางพลบั ต.บางพลบั อ.ปากเกร็ด จ.นนทบุรี 25 เมษายน 2557 เรียน เน่ืองจากวนั ที่ 1 มกราคม เป็ นวนั ปี ใหม่ และทางบริษทั ตอ้ งการจดั งานเล้ียงประจาปี จึงขอเชิญเขา้ ร่วมงานปาร์ต้ีใน วนั ที่ 23 ธนั วาคม ศกน้ี การเขา้ ร่วมปาร์ต้ีในคร้ังน้ี มีช่ืองานคือ “แฟนซีสีสม้ ” ทางบริษทั จึงขอใหใ้ ส่เส้ือสม้ ในงานปาร์ต้ีในคร้ังน้ี และหาก ท่านมีสม้ เขา้ ร่วมในงานปาร์ต้ี ท่านจะไดร้ ับของขวญั จากฝ่ ายจดั งาน “ปาร์ต้ีแฟนซีสีสม้ ” อีกดว้ ย จึงขอเรียนเชิญเขา้ ร่วมงานโดยพร้อมเพรียงกนั ขอแสดงความนบั ถือ (นายปัญญา สารพนั ) ฝ่ ายจดั งานปาร์ต้ี ขนั้ ตอนที่ 2 : สร้างรายการผู้รบั จดหมาย โดย เลอื กรบิ บอน Mailings แลว้ เลอื ก Start Mail Merge คลกิ ท่ี คาสงั่ Step by Step Mail Merge Wizard

หลงั จากนนั้ จะปรากฏ Dialog Box ของ Mail Merge ขน้ึ มา ให้เลอื ก Letters แล้วคลกิ “Next : Starting document” Dialog Box ของ Mail Merge จะเปลย่ี นหน้าไป เลอื กเอกสารทจ่ี ะใช้ ในตวั อย่างเลอื กเอกสารท่ี ทางานในปัจจุบนั โดยคลกิ เลอื กท่ี Use the current document แลว้ คลกิ ท่ี Next: Select recipients เพ่อื เลอื ก รายการผรู้ บั ต่อไป

ขนั้ ตอนต่อไปเป็ นขนั้ ตอนการเลือกรายช่ือผ้รู บั ซ่งึ มวี ธิ ดี าเนินการได้ 3 วธิ ี แต่จะยกมาเป็น ตวั อยา่ ง 2 วธิ ดี งั น้ี 1. กรณีท่ียงั ไมไ่ ด้สร้างฐานข้อมลู รายชื่อผรู้ บั ใหเ้ ลอื กผรู้ บั โดยคลกิ เลอื กท่ี Type a new list เพ่อื ทจ่ี ะพมิ พร์ ายการผรู้ บั ใหม่ หลงั จากนนั้ ใหค้ ลกิ ท่ี Create… เพ่อื พมิ พร์ ายการผรู้ บั จะปรากฏ Dialog Box ของ New Address List ขน้ึ มา ในกรณที น่ี กั เรยี นตอ้ งการลบฟิลดท์ ไ่ี มต่ อ้ งการ ใหป้ ฏบิ ตั ดิ งั น้ี 1. คลกิ ทป่ี ่มุ Customize Columns… 2. เลอื กรายการฟิลดท์ ต่ี อ้ งการจะลบ เชน่ ตอ้ งการลบฟิลด์ Title 3. คลกิ ทป่ี ่มุ Delete และตอบ OK (หากตอ้ งการลบฟิลดอ์ ่นื อกี ใหท้ าเชน่ เดมิ ไปเรอ่ื ยๆ) 2 2 1

หลังจากนัน้ พิมพ์ข้อมูลผู้รบั จดหมาย ดังภาพ (เม่อื พิมพ์เสร็จแต่ละบรรทดั แล้วต้องการพิมพ์ รายการอกี กใ็ หค้ ลกิ ท่ี New Entry) หากนกั เรยี นใสข่ อ้ มลู ผรู้ บั จดหมายเสรจ็ แลว้ ใหค้ ลกิ ท่ี OK 1 2 3 เมอ่ื ปรากฏ Dialog Box ของ Save Address List ขน้ึ ใหน้ ักเรยี นตงั้ ช่อื ไฟล์ ซง่ึ จะเป็นฐานขอ้ มลู ของ รายชอ่ื ทเ่ี ราสรา้ งขน้ึ หลงั จากนนั้ ใหค้ ลกิ Save แลว้ เลอื ก OK อกี ครงั้ 1 2

จากนนั้ ใหด้ าเนินขนั้ ตอนท่ี 3 ต่อไป 2. กรณีท่ีมรี ายชื่อผรู้ บั แล้ว สร้างจากโปรแกรม Microsoft Excel กรณีท่มี ไี ฟล์ Database อย่แู ล้ว ให้เลอื กท่ี Use an existing list หรอื สามารถสรา้ งจากโปรแกรม Microsoft Excel กไ็ ด้ แลว้ ทาการบนั ทกึ ไฟล์ ในตวั อยา่ งบนั ทกึ ช่อื NameList01 เลอื กผรู้ บั โดยคลกิ เลอื กท่ี Use an existing list เพ่อื เปิดไฟลร์ ายช่อื ผรู้ บั ทไ่ี ดส้ รา้ งไว้ จากนนั้ คลกิ Open เพ่อื เปิดไฟลร์ ายการผรู้ บั

จะปรากฏ Dialog Box รายช่อื ผรู้ บั ใหค้ ลกิ OK หน้าต่างรายช่อื ผรู้ บั จะแสดงขน้ึ ใหค้ ลกิ OK จากนนั้ ใหด้ าเนนิ ขนั้ ตอนท่ี 3 ต่อไป ขนั้ ตอนที่ 3 : ผสานขอ้ มลู รายการผรู้ บั ทส่ี รา้ งไวก้ บั จดหมายมวี ธิ กี ารทา ดงั น้ี 1. คลกิ เลอื กบรเิ วณทต่ี อ้ งการใหแ้ สดงรายชอ่ื ผรู้ บั โดยคลกิ เคอรเ์ ซอรท์ ห่ี ลงั เรยี น 2. ไปทร่ี บิ บอน Mailings แลว้ เลอื ก Insert Merge Field คลกิ เลอื ก First_Name 3. เคาะวรรค 2 เคาะ แลว้ ไปทร่ี บิ บอน Mailings แลว้ เลอื ก Insert Merge Field คลกิ เลอื ก Last_Name

4. จะปรากฏชอ่ื ฟิลดบ์ รเิ วณทเ่ี ราตอ้ งการผสานขอ้ มลู รายการผรู้ บั 5. คลกิ ท่ี Preview Results เมอ่ื ตอ้ งการแสดงรายช่อื ขนั้ ตอนท่ี 4 : การรวมจดหมายกบั รายชอ่ื ดว้ ยกนั คลกิ ไอคอน \"Finish & Merge\" และเลอื กคาสงั่ \"Edit Individual document\" เลอื ก \"All\" แลว้ คลกิ OK โปรแกรมจะทาการสรา้ งเป็นจดหมายอกี ฉบบั ทท่ี าการผนึกรวมจดหมายกบั รายช่อื ทไ่ี ดท้ าการแทรก ไวแ้ ลว้ ในจดหมาย ใหท้ าการบนั ทกึ เป็นจดหมายอกี ฉบบั สาหรบั ในตวั อยา่ งน้บี นั ทกึ เป็นชอ่ื Mailmerg01 การสรา้ งซองจดหมาย การสร้างซองจดหมายสาหรบั การส่งจดหมายท่ี ไม่ได้มีการบนั ทึกข้อมลู ผรู้ บั ไว้ 1. คลกิ ทป่ี ่มุ Envelopes 2. พมิ พ์ช่อื ท่อี ยู่ของผู้รบั (Delivery address) และผู้ส่ง (Return dddress) 3. พมิ พช์ ่อื ของผสู้ ่งในช่อง (Return address) แลว้ คลกิ ทป่ี ่มุ Add to Document

ถา้ มกี ารแกไ้ ขขอ้ มลู ทพ่ี มิ พผ์ ดิ เมอ่ื แกไ้ ขเสรจ็ แลว้ ใหท้ าการคลกิ ทป่ี ่มุ Change Document การสร้างซองจดหมายจากรายช่ือผ้รู บั ที่มีการบนั ทึกไว้ 1. คลกิ ทป่ี ่มุ Envelopes 2. พมิ พช์ ่อื ของผสู้ ่งในช่อง (Return address) แลว้ คลกิ ท่ี ป่มุ Add to Document 3. เลอื กทค่ี าสงั่ Select Recipients เพ่อื เปิดไฟลข์ อ้ มลู ท่ี บนั ทกึ ชอ่ื ทอ่ี ยขู่ องผรู้ บั

การรวมซองจดหมายทบ่ี นั ทกึ รายชอ่ื ผรู้ บั และผสู้ ง่ ดว้ ยกนั คลกิ ทป่ี ุ่มคาสงั่ \"Finish & Merge\" และเลอื กคาสงั่ \"Edit Individual document\" เลอื ก \"All\" แลว้ คลกิ OK โ ป ร แ ก ร ม จ ะ ท า ก า ร ส ร้า ง เ ป็ น เอกสารซองจดหมายท่ีมรี ายช่ือผู้รบั ผู้ส่ง อีกฉบบั ท่ีทาการผนึกรวมการจ่าหน้าซอง จดหมายกบั รายช่อื ทไ่ี ดท้ าการแทรกไว้ ให้ ทาการบนั ทกึ เป็นเอกสารอกี ฉบบั สาหรบั ใน ตวั อยา่ งน้บี นั ทกึ เป็นชอ่ื Evelopes01