CA PPMGestão de ProjetosManual do usuário
CA PPMTexto e Ilustrações: Igor PadetiRevisão: Leonardo GantoisCoordenação: Afonso Maciel/Flávio PintoVersão/Ano: 02/2018 Tribunal de Justiça do Estado de Mato Grosso © 2018 - Todos os Direitos ReservadosÍndice GLOSSÁRIO.................................................................................................................................................................. 3 CONHECENDO O MANUAL DO USUÁRIO........................................................................................................................ 4 ACESSANDO O SISTEMA ............................................................................................................................................... 4 PÁGINA INICIAL ............................................................................................................................................................ 5 CONFIGURAÇÃO DA SUA CONTA .................................................................................................................................. 6 DEFININDO UM SUBSTITUTO.......................................................................................................................................... 6 CRIAÇÃO DE IDEIA........................................................................................................................................................ 8 ENVIAR PARA APROVAÇÃO A IDEIA ............................................................................................................................ 10 ANALISAR A IDEIA ...................................................................................................................................................... 11 APROVAÇÃO COMISSÃO ............................................................................................................................................ 14 PROJETO – INICIAÇÃO................................................................................................................................................ 18 PROJETO – APROVAÇÃO DA INICIAÇÃO ..................................................................................................................... 22 PROJETO – PLANEJAMENTO ...................................................................................................................................... 25 PROJETO – APROVAÇÃO DO PLANEJAMENTO............................................................................................................ 41 PROJETO – EXECUÇÃO – SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA............................................................................................... 44 PROJETO – EXECUÇÃO – APROVAÇÃO DA SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA .................................................................... 48 PROJETO – EXECUÇÃO – EXECUTAR A SOLICITAÇÃO DE MUDANÇA.......................................................................... 51 PROJETO – EXECUÇÃO .............................................................................................................................................. 54 PROJETO – ENCERRAMENTO ..................................................................................................................................... 56 PROJETO – APROVAÇÃO DO ENCERRAMENTO........................................................................................................... 60 PROJETO – SUSPENSÃO ............................................................................................................................................ 63 PROJETO – APROVAÇÃO DA SUSPENSÃO .................................................................................................................. 66 PROJETO – REATIVAR................................................................................................................................................ 67 PROJETO – CANCELAMENTO ..................................................................................................................................... 69 PROJETO – APROVAÇÃO DO CANCELAMENTO ........................................................................................................... 71 2
CA PPMGlossárioIdeia É um meio para capturar, classificar, avaliar e organizar todas as fontes de ideias. A ideia em uma organização pode assumir muitas formas. A ideia após criada, analisada e aprovada será convertida em um projeto ou em uma iniciativa.Projetos Projetos são conjuntos de atividades desenvolvidas para atingir um determinado objetivo. Seus principais elementos são as tarefas, que definem o trabalho do projeto, e a equipe, que são os recursos que executam essas tarefas. Os projetos são orientados por restrições de tempo e orçamento, que estimam e determinam a duração de cada tarefa (e, portanto, do projeto inteiro) e o seu custo.Riscos Os riscos de projeto são um conjunto de eventos que podem ocorrer sob a forma de ameaças ou de oportunidades que, caso se concretizem, influenciam o objetivo do projeto, negativamente ou positivamente.Solicitação de Mudança Formulário para criar mudanças durante a execução do projeto, todas solicitações de mudanças devem ser documentadas no Registro das mudanças e devem ser aprovadas ou rejeitadas conforme Fluxo definido. As solicitações de mudanças aprovadas devem ser devidamente implementadas.Item de ação Item que notifica um usuário ou um grupo de usuários. Essa ação pode ser apenas uma notificação como para informar que o projeto mudou de etapa ou pode ser uma ação que deve ser respondida como uma aprovação de uma ideia ou uma aprovação de fase do projeto. 3
CA PPMConhecendo o Manual do UsuárioO Manual foi desenvolvido, seguindo as estruturas do sistema “CA PPM”, a fim de tornar a leitura maisdinâmica e objetiva para o usuário.Acessando o sistemaPara acessar o sistema “CA PPM” é necessário inserir no navegador o seguinte endereço:http://ppm.tjmt.jus.br Conforme ilustrado na figura abaixo:Tela de LoginA tela de login aparecerá, uma vez que permite acesso externo ao Tribunal de Justiça. 1. Informe seu Username (nome de usuário) e Password (senha) da rede. 2. Clique em Login para acessar o sistema. 4
CA PPMPágina InicialA tela inicial do CA PPM: 1 2 31 Menu de navegação e acesso às funcionalidades do sistema.2 Lista de item de ação em andamento.3 Lista de projetos selecionados com os meus projetos. 5
CA PPMConfiguração da sua Conta Permite o recurso atualizar localidade, fuso horário e idioma do PPM. 1. Na página principal, clique na funcionalidade “Configurações da conta”.2. O sistema apresentará as informações do usuário e pode atualizar o fuso horário, localidade e idioma.Definindo um substituto Nas configurações da conta você pode incluir um substituto para atuar em suas ações. 6
CA PPM1. Clique na funcionalidade “Substituto”, conforme ilustrado abaixo:2. Na funcionalidade “Substituto” incluir o recurso que vai atuar como substituto e a data de início e término que o recurso vai atuar. 7
CA PPMCriação de Ideia Permite o usuário criar novas ideias, as quais quando aprovadas serão convertidas em projetos ou em iniciativas. 1. Clique em “Ideias” para visualizar todas as ideias criadas e criar novas. 2. Clique em “Novo” para criar uma nova ideia. 8
CA PPM3. Preencher o formulário e clicar no botão “Salvar”.4. Após salvar preencher as informações de custo da ideia e clicar no botão “Salvar”. 9
CA PPMEnviar para aprovação a Ideia Permite ao usuário enviar para aprovação a ideia. 5. Nas propriedades da ideia, clicar em “Enviar para aprovação” em ações.6. Clicar em “Sim” para confirmar a execução do processo de aprovação7. A ideia será enviada para análise do escritório de projetos e após a análise o grupo de comissão deverá aprovar para a ideia virar um projeto. 10
CA PPMAnalisar a Ideia Permite que o escritório de projetos analise a ideia que foi enviada para aprovação. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar no item de ação para analisar a ideia. 2. Clicar na ideia para realizar a análise. 11
CA PPM3. Nas propriedades da ideia clicar em “Análise da Ideia”4. Preencher as informações de análise e clicar no botão “Salvar”.OBS: Se a ideia for marcada como “Fast Track” ela será convertidaautomaticamente e não irá passar pela aprovação da comissão. 12
CA PPM5. Voltar para a página inicial, no item de ação selecionar uma das opções: Aprovado: O processo seguirá para aprovação da comissão. Se a Ideia for marcada como Fast Track será convertida automaticamente em projeto na etapa de planejamento. Rejeitar: A Ideia será rejeitada e o processo será concluído. Incompleta: A Ideia será devolvida para o solicitante complementar as informações. 13
CA PPM 6. Após selecionar uma opção clicar no botão “Salvar”. OBS: O item de ação vai para o grupo de pessoas do EGP, sendo necessária apenas a atuação de uma pessoa para realizar o processo de análise.Aprovação Comissão Permite que a comissão analise a ideia que foi enviada para aprovação. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar no item de ação para aprovar a ideia. 14
CA PPM2. Clicar na ideia para realizar a análise.3. Analisar a Ideia. 15
CA PPM4. Voltar para a página inicial no item de ação selecionar uma das opções: Aprovado: A ideia será aprovada e convertida em projeto. Rejeitar: A Ideia será rejeitada e o processo será concluído. Incompleta: A Ideia será devolvida para o solicitante complementar as informações. o O solicitante irá receber uma notificação por e-mail que a ideia precisa ser revisada. OBS: Exemplo ilustrativo de email que o gerente irá receber. 16
CA PPM5. Após selecionar uma opção clicar no botão “Salvar”.6. Após salvar o item de ação a ideia foi convertida em projeto.OBS: Se a Ideia for do Tipo “Iniciativa” a ideia será convertida em umprojeto na etapa de execução e se for do Tipo “Projeto” será convertidaem um projeto na fase de iniciação. 17
CA PPMProjeto – Iniciação Permite que o gerente de projeto atualize as informações da iniciação do projeto. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar em “Projetos”.2. Clicar no projeto que deseja realizar o preenchimento das informações da iniciação. 18
CA PPM3. Preencher as informações na tela geral e clicar no botão “Salvar”.4. Clicar em “Produtos Entregues” para realizar o seu cadastro.5. Clicar no botão “Novo”. 19
CA PPM6. Entrar com o nome do produto e clicar em “Salvar e voltar”. 20
CA PPM7. Repetir esse procedimento para todos os cadastros necessários dos produtos entregues.8. Após todo o preenchimento da iniciação do projeto em ações clicar em “Avançar para planejamento” para avançar o projeto para a próxima etapa.9. Clicar no botão “Sim” para confirmar a execução do processo. 21
CA PPMProjeto – Aprovação da Iniciação Permite que o Escritório de Projetos, Líder, Comissão e o Patrocinador aprovem a iniciação do projeto. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar no “Item de ação” para aprovar a iniciação do projeto. 2. Clicar no projeto para analisar as informações. 22
CA PPM3. Analisar o projeto4. Voltar para a página inicial no item de ação selecionar uma das opções: Aprovado: O processo seguirá para as próximas aprovações. Revisar: O projeto será devolvido para o gerente de projeto complementar as informações. o O gerente irá receber uma notificação por e-mail que o projeto precisa ser revisado. OBS: Exemplo ilustrativo de email que o gerente irá receber. 23
CA PPM5. Após selecionar uma opção clicar no botão “Salvar”.OBS: Repetir esse procedimento para as aprovações do Líder doprojeto, Comissão e Patrocinador. 24
CA PPMProjeto – Planejamento Permite que o gerente de projeto atualize as informações do planejamento do projeto. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar em “Projetos”. 25
CA PPM2. Clicar no projeto que deseja realizar o preenchimento das informações do planejamento.3. Clicar em “Equipe” para realizar o seu cadastro.4. Clicar no botão “Adicionar”. 26
CA PPM5. Filtrar o recurso que gostaria de incluir na equipe, marcar esse recurso e clicar no botão: Adicionar: Se for adicionar apenas esse recurso. Adicionar e selecionar mais: Se for adicionar outro recurso.6. Clicar em “Plano do escopo” para realizar o seu cadastro. 27
CA PPM7. Entrar com as informações do Plano de Escopo e clicar no botão ”Salvar”.8. Clicar em “Classificação de risco” para realizar o seu cadastro. 28
CA PPM9. Classificar os riscos e clicar no botão “Salvar”.10. Clicar em “Benefícios do projeto” para realizar o seu cadastro. 29
CA PPM11. Clicar no botão ”Novo”.12. Selecionar o Tipo e clicar no botão “Salvar”.13. Preencher as informações obrigatórias dos benefícios e clicar no botão “Salvar e voltar”. 30
CA PPM14. Clicar em “Planos de partes interessadas” para realizar o seu cadastro.15. Clicar no botão ”Novo”. 31
CA PPM16. Selecionar o “Tipo” e depois clicar no botão “Salvar”.17. Entrar com as informações e clicar no botão “Salvar e Voltar”. 32
CA PPM18. Clicar em “Plano de comunicação” para realizar o seu cadastro.19. Clicar no botão “Novo”. 33
CA PPM20. Preencher as informações e clicar no botão “Salvar e voltar”. 34
CA PPM21. Clicar em “Relatório de Status” para realizar o seu cadastro.22. Clicar no botão “Novo”. 35
CA PPM23. Preencher as informações necessárias e clicar no botão “Salvar e voltar”.24. Clicar em “Riscos/Ocorrências/Mudanças” para realizar o cadastro de um risco. 36
CA PPM25. Clicar no botão “Novo”.26. Entrar com as informações necessárias a clicar no botão “Salvar”. 37
CA PPM27. Após salvar preencher o detalhamento do risco se necessário e clicar no botão “Salvar e voltar”.28. Nas propriedades gerais do projeto clicar em “Gantt do PPM” em abrir no agendador para realizar o cadastro do cronograma. 38
CA PPM29. Clicar na opção “Criar Tarefa”.30. Entrar com as informações das tarefas e clicar no botão “Salvar e voltar”. 39
CA PPM31. Na lista de Recursos atribuídos selecionar os recursos que vão atuar no projeto e depois clicar no ícone do “disquete” para salvar as atualizações.32. Selecionar a tarefa e clicar no ícone “subordinar” para criar a subordinação das tarefas.33. Após subordinar as tarefas, elas apresentarão o formato hierárquico. 40
CA PPM 34. Nas propriedades gerais do projeto em ações clicar em “Avançar para execução”. 35. Clicar em “Sim” para confirmar a execução do processo.Projeto – Aprovação do Planejamento Permite que o Escritório de Projetos, Líder, Comissão e o Patrocinador aprovem o planejamento do projeto. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar no “Item de ação” para analisar o planejamento do projeto. 41
CA PPM2. Clicar no projeto para analisar as informações.3. Analisar o projeto: 42
CA PPM4. Voltar para a página inicial no item de ação e selecionar uma das opções: Aprovado: O processo seguirá para as próximas aprovações. Revisar: O projeto será devolvido para o gerente de projeto complementar as informações. o O gerente irá receber uma notificação por e-mail que o projeto precisa ser revisado. OBS: Exemplo ilustrativo de email que o gerente irá receber. 43
CA PPM5. Após selecionar uma opção clicar no botão “Salvar”. OBS: Repetir esse procedimento para as aprovações do Líder do projeto, Comissão e Patrocinador.Projeto – Execução – Solicitação de Mudança Permite que o gerente de projeto realize o acompanhamento do cronograma, execute as tarefas e se necessário solicite uma mudança do projeto. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar em “Projetos”. 44
CA PPM2. Clicar no projeto que deseja realizar o acompanhamento da execução do projeto.3. Será necessário criar uma nova tarefa no cronograma e será necessário criar uma solicitação de mudança para atualizar a linha de base do projeto.4. Clicar em “Riscos/Ocorrências/Mudanças” para realizar o cadastro da mudança.5. Passar o mouse sobre a seta e depois clicar em ”Solicitação de mudança”. 45
CA PPM6. Clicar no botão “Novo”.7. Entrar com as informações necessárias e clicar no botão “Salvar”. 46
CA PPM8. Após salvar entrar com o detalhamento das informações e clicar botão “Salvar”.9. Após preencher todas as informações da mudança enviar para aprovação em ações “Enviar para aprovação”. 47
CA PPM10. Clicar na opção “Sim” para confirmar a execução do processo. 11. A solicitação de mudança será enviada para aprovação do Escritório de projetos, Líder de projetos e Patrocinador.Projeto – Execução – Aprovação da Solicitação de Mudança Permite que o Escritório de Projetos, Líder e o Patrocinador aprovem a solicitação de mudança do projeto. 1. Na página inicial do CA PPM, clicar no “Item de ação” para aprovar a mudança do projeto. 48
CA PPM2. Clicar na “solicitação de mudança” para analisar as informações.3. Analisar a solicitação de mudança. 49
CA PPM4. Voltar para a página inicial no item de ação e selecionar uma das opções: Aprovado: O processo seguirá para as próximas aprovações. Rejeitado: A solicitação de mudança será rejeitada. Revisar: A solicitação de mudança será devolvida para o gerente de projeto complementar as informações. o O gerente irá receber uma notificação por e-mail que o projeto precisa ser revisado. OBS: Exemplo ilustrativo de email que o gerente irá receber. 50
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