book_1

Microsoft PowerPoint รู้จกั กบั PowerPoint 2013 โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 เป็นซอฟต์แวร์นาเสนอที่ช่วยผู้ใช้ในการจัดทาสไลด์ในการนาเสนอ ซ่ึงผู้ใช้สามารถเพ่ิม ภาพเคลื่อนไหว แผนภูมิ รูปภาพ วิดีโอ เสียง ลงในสไลด์เพ่ือให้งานนาเสนอน่าชมและน่าติดตาม ในโปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 ได้มีการปรับปรงุ และเพิ่มเครอ่ื งมือใหม่ ๆ ที่จะชว่ ยงานงานนาเสนอมีความน่าสนใจมากขึ้น โดยใช้เวลาในการจัดทาทรี่ วดเร็ว ดสู วยงามและมคี วามเปน็ มืออาชพี การเปิ ดโปรแกรม PowerPoint 2013 1. เปดิ หนา้ เรมิ่ ต้น แล้วเลอื ก งานนาเสนอเปลา่ 2. จะปรากฏหนา้ จอของงานนาเสนอดังรูป 1

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิ PowerPoint 2013 มีลักษณะท่ีคล้ายคลึงกับ PowerPoint 2010 ถ้าผู้ใช้เคยใช้โปรแกรมPowerPoint 2010 มาก่อน ก็จะคุ้นเคยกับ หน้าตาโปรแกรม PowerPoint 2013 แต่ถ้าไม่เคยใช้โปรแกรมนม้ี าก่อน ผู้ใชค้ วรจะใชเ้ วลาในการทาความคุ้นเคยกบั หนา้ ตาของโปรแกรม 1 2 3 54 67 8 9 102

Microsoft PowerPoint การทางานกบั ส่วนต่าง ๆ ของ PowerPoint 2013 โปรแกรม Microsoft PowerPoint 2013 จะมีหน้าตาและส่วนประกอบที่คล้ายกับMicrosoft PowerPoint เวอร์ช่ัน 2007 และ 2010 โดยท่ีจะยังคงใช้แถบเมนูแบบริบบอนและแถบเมนดู ่วน ซ่งึ เปน็ สว่ นทีเ่ กบ็ คาสง่ั ในการใชท้ ่ัวไปของโปรแกรมไว้ แถบเมนูริบบอน (Ribbon) PowerPoint 2013 ใช้ระบบเมนูแบบแท็บริบบอน แทนการใช้เมนูแท็บเมนูแบบเดิมริบบอนประกอบไปด้วย แท็บเมนูหลายแถบด้วยกันและในแต่ละแถบเมนูจะประกอบไปด้วยคาส่ังหลาย ๆ กลุ่ม ในการทางานกับ PowerPoint 2013แตล่ ะแท็บถูกแบง่ คลิกทีแ่ ท็บเพื่อดคู าส่งั คลิกท่ีลกู ศรเพ่ือดูคาส่ังใน วตั ถแุ ตล่ ะตวั ทเี่ ลือกจะมี ออกเป็นกลมุ่ เพ่ิมเตมิ แต่ละกลุ่มเพม่ิ แท็บเมนูรปู แบบผู้ใชส้ ามารถเปล่ยี นการเลอื กระหวา่ งแถบเมนู เพื่อง่ายต่อการคน้ หาคาสัง่ ท่ตี ้องการได้ แถบเมนูหน้าแรกหรือ Home ประกอบไปด้วยคาสั่งที่ใช้งานท่ัวๆ ไป เช่น คัดลอก, วาง,จัดรูปแบบ รวมถึงการสร้างสไลด์ในการสร้างงานนาเสนอใหม่ และเมื่อใช้งานโปรแกรม Powerpoint จะปรากฏ แถบเมนนู ้ีจะเปน็ เมนูเร่ิมตน้ 3

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิ แถบเมนูแทรกหรือ Insert ประกอบไปด้วยคาส่ังท่ีใช้ในการแทรกวัตถุต่าง ๆ เช่น รูปภาพ,แผนภูมิ, ตาราง, รูปร่างหรือรูปทรงเรขาคณิต และวิดีโอ ซ่ึงสามารถช่วยให้ผู้ใช้งานนาเสนอข้อมูลได้ตามรปู แบบทีต่ อ้ งการ แถบเมนูออกแบบหรือ Design นั้นจะประกอบไปด้วย themes ซึ่งคือต้นแบบของภาพน่ิงหรือสไลด์น่ันเอง ต้นแบบ คือการผสมผสานสี แบบอักษร และลูกเล่น ซึ่งสามารถเปลี่ยนลักษณะรูปแบบของงานนาเสนอท้ังหมด และต้นแบบที่แตกต่างกันก็จะประกอบไปด้วยการวางโครงร่างของภาพน่ิงท่ีตา่ งกนั ด้วย แถบเมนูการเปลี่ยนหรือ Transitions นั้นจะเป็นลูกเล่นของการเปล่ียนภาพน่ิงในงานนาเสนอ ซึ่งจะปรากฏขนึ้ ในการเปลีย่ นภาพนง่ิ ในระหวา่ งการนาเสนอ แถบเมนูภาพเคลื่อนไหวหรือ Animations น้ันจะเป็นลูกเล่นของการเคล่ือนไหวของวัตถุต่าง ๆ ที่อยู่บนภาพน่ิง เช่น ข้อความ ภาพตัดปะ รูปร่าง และรูปภาพ ภาพเคล่ือนไหวยังสามารถช่วยให้งานนาเสนอดูน่าสนใจและลาดับของการนาเสนอภาพนง่ิ เข้าใจง่าย 4

Microsoft PowerPoint แถบการนาเสนอสไลด์หรือ Slide Show ประกอบด้วยเคร่ืองมือที่จะให้งานนาเสนอดูกลมกลืนและเปน็ มอื อาชพี ด้วยเคร่อื งมือในการกาหนดเวลาและบนั ทึกการบรรยาย แถบการรีวิวหรือ Review ประกอบด้วยเครื่องมือที่มีคุณสมบัติในการช่วยการแก้ไข รวมท้ังการตรวจคาสะกด และการเพิม่ หมายเหตุ คณุ สมบตั ิเหล่านจ้ี ะทาให้การตรวจทานความถูกต้องในงานนาเสนองา่ ยข้นึ แถบการมมุ มองหรอื View จะชว่ ยใหผ้ ้ใู ชเ้ ปลย่ี นมมุ มองในการทางานกับการนาเสนอภาพนิ่งซ่ึงประกอบไปด้วยมุมมองแบบเค้าร่าง, แบบตัวเรียงลาดับสไลด์ (Slide Sorter) และต้นแบบสไลด์มุมมองแต่ละแบบนจี้ ะช่วยในการจัดเตรยี มและการจดั เรยี งการนาเสนอภาพนิง่ แถบเครื่องมือรูปแบบหรือ Contextual จะปรากฏเม่ือทางานกับบางเมนู อย่างเช่น ตาราง,รูปร่าง และรูปภาพ เมนูเหล่าน้ีประกอบไปด้วยกลุ่มคาสั่งพิเศษท่ีช่วยในการจัดทารูปแบบของวัตถุดังกล่าว 5

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิ การยอ่ และขยายแถบเมนูริบบอน 1 คลิกทต่ี ัวเลือกของการแสดงริบบอนรปู ลูกศรที่อยู่ทางมมุ ขวาของรบิ บอน เลอื กตวั เลอื กของย่อเมนจู ากเมนูในรปู ดา้ นบน ประกอบไปด้วย  ริบบอนท่ีซ่อนโดยอัตโนมัติ ริบบอนจะถูกซ่อนและหายไป ถ้าต้องการแสดงริบ บอนอีกคร้ังให้คลิกท่ีตัวเลือกขยายริบบอน (Expand Ribbon) ที่ด้านบนสุดของ หน้าจอ  ซ่อนแท็บ หรือ แสดงแถบเมนูเป็นตัวเลือกที่ใช้ในการซ่อนกลุ่มของคาส่ังทั้งหมดที่ ไม่ได้ใช้ แต่ยังปรากฏให้เห็นบนหน้าจอ เม่ือต้องการแสดงแถบเมนูให้คลิกท่ีแถบ เมนูนั้น  แสดงแท็บและคาสั่ง เป็นการแสดงแถบเมนูและคาส่ัง ตัวเลือกน้ีจะใช้ในการขยาย ริบบอน ซึ่งแถบเมนูและคาสั่งท้ังหมดจะปรากฏให้เห็น ตัวเลือกเมนูจะปรากฏให้ เหน็ เมือ่ เรม่ิ เข้าใชแ้ ปรแกรม PowerPoint ทุกคร้ัง แถบเมนูด่วน(The Quick Access toolbar) แถบเมนูด้วนจะอยู่ตรงด้านบนของแถบริบบอน แบเมนูด่วนจะช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงคาสั่งปกติของโปรแกรมได้ตลอดเวลาไม่ว่าทางานอยู่ที่แถบเมนูใดก็ตาม โดยปกติแล้วแถบเมนูด่วนจะประกอบไปด้วยคาสั่ง บันทึก, ย้อนกลับ, ทาซ้าและเร่ิมการนาเสนอ และผู้ใช้ยังสามารถเพ่ิมคาส่ังอื่นๆ ตามที่ต้องการ 6

การเพิม่ คาสง่ั บนแถบเมนูด่วน Microsoft PowerPoint 1 คลิกทล่ี ูกศรดา้ นล่างขวาของ แถบเมนดู ่วน 2 เลือกคาสัง่ ทตี่ ้องการจากเมนู และเม่ือต้องการเพิ่มคาสั่งอื่นอีกให้ เลอื ก More Commandsคาสงั่ ใหม่จะปรากฏเพิม่ ในแถบเมนดู ่วน 3 คาสง่ั ใหมจ่ ะปรากฏเพิ่มในแถบเมนู ดว่ น ไมบ้ รรทดั แนวทางและเส้นร่าง PowerPoint ประกอบด้วยเคร่ืองมือต่างๆ ที่ช่วยในการจัดเรียงและวางส่วนประกอบต่างๆในการนาเสนอภาพน่งิ รวมทงั้ ไมบ้ รรทัด, เส้นบอกแนว และเสน้ บอกแนว เครื่องมือพวกน้ีจะทาให้การจัดแนวของวัตถุบนภาพนิ่งทาได้ง่ายขึ้น เพียงแค่คลิกท่ี check boxes ในกลุ่มคาส่ังแสดงบนแถบเมนูมมุ มอง เพือ่ ใชใ้ นการแสดงและซอ่ นเครือ่ งมือเหลา่ นี้ 1การใช้งานเพียงคลิกเมาส์แล้วลากเ พ่ื อ เ ค ล่ื อ น ที่ ไ ป ต า ม แ น ว ต้ั ง แ ล ะแนวนอนในตาแหนง่ ใหม่ 7

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิ Backstage view Backstage view เป็นส่วนที่รวมตัวเลือกเมนูคาส่ังของการบันทึก การเปิดไฟล์ การพิมพ์ และการแบง่ สว่ นของงานนาเสนอ 1 คลกิ ทแ่ี ท็บรบิ บอนเมนูไฟล์ 2. Backstage view จะปรากฏ ดังรูป8

Microsoft PowerPoint การสร้างและเปิ ดใชง้ านนาเสนอ ไฟล์ของ PowerPoint จะถกู เรียกว่างานนาเสนอ เมื่อไหร่ก็ตามท่ีเริ่มสร้างไฟล์ PowerPointตัวใหม่จาเป็นจะต้องมีการสร้างงานนาเสนอจาก งานนาเสนอเปล่า และต้นแบบ รวมถึงการเปิดใช้งานนาเสนอท่ีมอี ยู่แล้วการสร้างงานนาเสนอใหม่ 1 เลือกแถบเมนูไฟล์ เพ่ือแสดง Backstage view 2 เลือกคาส่ังสร้างหรือ ใหม่ ทางด้านซ้ายชองหน้าจอ แล้ว คลิกเลอื ก งานนาเสนอเปลา่ หรอื เลือกธีมหรอื ชดุ ต้นแบบ 9

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิการเปิ ดใชง้ านนาเสนอท่ีมีอยแู่ ลว้ เลือกแถบเมนไู ฟล์ เพ่ือแสดง Backstage view 2 เลอื กคาส่ังเปดิ 3 เลือกตัวเลือกคอมพิวเตอร์ แลว้ คลกิ คาส่งั เรยี กดู จะปรากฏกล่องไดอะลอก ดังรูป เลือกไฟลง์ านนาเสนอท่ีตอ้ งการแล้วกดป่มุ เปิด 4 เลือกไฟลง์ านนาเสนอ ท่ีต้องการแลว้ กดปุม่ เปิด10

Microsoft PowerPoint การปักหมุดงานนาเสนอ ถา้ ตอ้ งการทางานบนงานนาเสนอเดิมบ่อยๆ ผู้ใช้สามารถจะปกั หมุดเพ่ือเป็นการงา่ ยต่อการใช้งาน 1. เลือกแถบเมนแู ฟ้มเพื่อเขา้ สู่ backstage view คลิกคาส่ังเปิด งานนาเสนอล่าสุดจะปรากฏขน้ึ 2 เ อ า เ ม า ส์ ว า ง บ น ง า น นาเสนอที่ต้องการปักหมุด แลว้ คลิกท่ไี อคอน3. งานนาเสนอจะยงั คงอยู่บนงานล่าสุด 4 การยกเลิกการปักหมุดให้ คลกิ ตรงหมดุ ทปี กั อีกคร้งั นอกจากนี้เราสามารถเลือกท่ีจะปักหมุดบนโฟลเดอร์ไว้บน backstage view เพ่ือง่ายต่อการเข้าถึง โดยการเลือกคาส่ังเปิด บน backstage view เลือกโฟลเดอร์ท่ีต้องการปักหมุด แล้วคลิกบนไอคอนรูปหมุด 11

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิ การใชต้ น้ แบบภาพนิ่งหรือเทมเพลท เทมเพลทหรือต้นแบบคืองานนาเสนอที่ถูกออกแบบไว้แล้ว ซึ่งผู้ใช้สามารถนามาใช้สร้างงานนาเสนอได้อย่างรวดเร็ว โดยปกติแล้วต้นแบบจะรวมถึง การจัดรูปแบบและออกแบบ จะช่วยผู้ใช้ประหยัดเวลาในการเริม่ ทางานนาเสนอตวั ใหม่การสร้างงานนาเสนอจากตน้ แบบหรือเทมเพลต 1. คลิกเลอื กริบบอนแฟ้ม เข้าถึง backstage view 2. เลือกคาส่ังใหม่ หรือจะใช้แถบค้นหาเพื่อค้นหาแม่แบบหรือเทมเพลตแบบท่ีต้องการ อย่างเช่น การค้นหาแมแ่ บบของการนาเสนอทางธรุ กิจ แลว้ เลอื กต้นแบบทต่ี อ้ งการ 2 เลอื กประเภทแม่แบบของการ นาเสนอทางธุรกจิ 3 เลือกแม่แบบทตี่ ้องการ12

Microsoft PowerPoint 3. รูปแบบต่างๆ ของเทมเพลตท่ีต้องการจะปรากฏ พร้อมกับข้อมูลเพ่ิมเติมในการใช้งานเทม เพลตหรอื แมแ่ บบ แล้วคลิกที่คาสงั่ สร้างเพอ่ื เรียกใช้แม่แบบที่เลอื ก คลกิ ทีค่ าส่งั สร้างเพ่ือเรียกใช้ แม่แบบทเี่ ลือก 3โหมดที่เขา้ กนั ได(้ Compatibility mode) บางคร้ังผู้ใช้จาเป็นต้องทางานบนโปรแกรมนาเสนอท่ีถูกสร้างมาโดยใช้โปรแกรมในเวอร์ช่ันเก่าของ PowerPoint เช่น PowerPoint 2003 หรือ PowerPoint 2000 แต่เมื่อเปิดงานนาเสนอน้ันจะปรากฏอยใู่ นโหมดเขา้ กนั ได้ ในส่วนของโหมดเข้ากันได้นัน้ คณุ สมบัติบางอย่างของโปรแกรมจะไม่สามารถใช้งานได้ ดังน้ันผ้ใู ช้จะสามารถใช้งานคาสัง่ ของโปรแกรมเวอรช์ ั่นทส่ี ร้างงานนาเสนอน้ัน เช่น ถ้าสร้างงานนาเสนอจากPowerPoint 2003 ผู้ใช้จะสามารถใช้ได้เพียงคาสั่งและเมนูท่ีพบใน PowerPoint 2003 เท่านั้นถงึ แม้จะเปิดใช้งานในเวอร์ชั่นทส่ี ูงกว่าอย่าง PowerPoint 2010 ก็ตาม ในรปู ภาพด้านล่าง จะเหน็ งา่ งานนาเสนอนีอ้ ยใู่ นโหมดเขา้ กันได้ ซง่ึ จะไม่สามารถใช้คาส่ังหรือคณุ สมบตั ิบางอย่างของ PowerPoint 2003 ได้ เช่น ชนดิ ของเปลี่ยนสไลด์ในการนาเสนอแบบใหม่ การออกจากโหมดเข้ากันได้เพ่ือเข้าสู่โหมดของการใช้โปรแกรมปกติ ผู้ใช้จาเป็นต้องทาการแปลงงานนาเสนอนั้นให้เป็นเวอร์ชั่นปัจจุบัน อย่างไรก็ตามถ้าต้องการที่จะใช้งานร่วมกับโปรแกรมเวอร์ช่ันเก่าน้ัน วิธีที่ดีที่สุดคือปล่อยให้งานนาเสนออยู่ในโหมดของการเข้ากันได้เพราะรูปแบบของโปรแกรมจะไม่มกี ารเปลี่ยนแปลง 13

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิการแปลงไฟลง์ านนาเสนอ เมื่อต้องการจะทางานบน PowerPoint 2013 เราจาเป็นจะต้องแปลงงานให้อยู่ในรูปแบบของโปรแกรม PowerPoint 2013 *** การแปลงไฟล์นาเสนอจะมีผลกับการวางแบบรา่ งของไฟล์เดมิ ก่อนทาการแปลง 1. คลกิ ทีแ่ ถบเมนูไฟล์เพอ่ื เขา้ สู่ Backstage view 2. เลอื กที่คาสั่งแปลงไฟล์ ดงั รูป 2 เลอื กที่คาส่ังแปลงไฟล์ 3. คลกิ ทแ่ี ถบเมนแู ฟม้ เพ่ือเข้าสู่ Backstage view จะปรากฏกล่องไดอะล็อกของการบันทึก เปน็ เลือกทอี่ ยูข่ องไฟลท์ ่ีต้องการจัดเกบ็ ใส่ชอื่ ไฟล์ แล้วกดปมุ่ บันทกึ 3 ใส่ช่ือไฟล์ 4 กดปุ่มบันทึก14

Microsoft PowerPoint การบนั ทึกงานนาเสนอ เมอ่ื มีการสร้างงานนาเสนอข้ึนมาใหม่ เราจาเป็นต้องบันทึกเก็บไว้เพ่ือนามาแก้ไขในภายหลังใน PowerPoint เวอร์ช่ันเก่าเราจะบันทึกงานลงเคร่ืองคอมพิวเตอร์โดยตรง แต่ใน PowerPoint2013 เราสามารถลงใน Cloud โดยใช้ OneDrive หรือแม้กระท่ัง export หรือ Share งานนาเสนอโดยตรงจากโปรแกรมบนั ทึกและบนั ทึกเป็น การบันทึกไฟล์งานนาเสนอใน PowerPoint มี 2 ประเภท คือ บันทึกและบันทึกเป็น การทางานของทัง้ สองคณุ สมบตั ิจะทางานในลักษณะเดียวกัน  บันทึก จะทางานเม่ือผใู้ ชเ้ ปิดไฟล์งานนาเสนอข้ึนมาแก้ไข และใช้คาสั่งบันทึกเพื่อทาการ บนั ทกึ งานทแ่ี ก้ไขแลว้  บันทึกเป็น จะทางานเมื่อผู้ใช้ต้องการบันทึกงานนาเสนอโดยท่ีไม่ต้องการให้บันทึกทับ ไฟลเ์ ดมิ เมื่อต้องการใชง้ านคาสง่ั น้ีควรจะต้ังช่ือไฟล์นาเสนอเปน็ คนละช่ือกับไฟล์เดมิการบนั ทึกไฟลง์ านนาเสนอ การบันทึกงานถือเป็นส่ิงท่ีสาคัญ เมื่อมีการสร้างงานใหม่หรือแก้ไขงานเดิม การบันทึกงานบ่อยๆ จะชว่ ยป้องกันการสญู หายหรอื ข้อมูลเสียหายได้ 1. เลือกที่อยแู่ ละเมอื่ ตอ้ งการบันทึกข้อมลู ใหเ้ ลือกคาสัง่ บันทกึ ทีแ่ ถบเมนดู ่วน 2. เมอื่ บันทกึ ทาการบันทกึ ไฟล์งานเปน็ ครง้ั แรก ให้ใชค้ าส่ังบันทกึ เป็นทแ่ี ถบเมนแู ฟม้ 3. ผู้ใช้สามารถเลือกที่อยู่ของไฟล์ตอนที่ตั้งชื่อไฟล์งานนาเสนอ โดยการเลือกตัวเลือก คอมพวิ เตอร์ แล้วคลกิ ปุ่มเปิดดูหรือ browse ดงั รปู 15

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิ 3 คลกิ ปุ่มเปดิ ดู เพื่อ เลือกที่อย่ขู องไฟล์ 4. กล่องไดอะล็อกของบันทึกเป็นจะปรากฏขึน้ แล้วเลือกท่อี ยูข่ องไฟลท์ ตี่ ้องการบนั ทึก 5. ใส่ชื่อไฟล์ทีต่ ้องการบนั ทกึ แล้วคลกิ ทีป่ ุ่มบันทึก 5 ใส่ชอื่ ไฟล์ แล้วกดปุ่ม บันทกึ **** สามารถใชค้ ียล์ ัด Ctrl+S บนคีย์บอรด์ ในการบันทึกไฟล์นาเสนอ การใชบ้ นั ทึกเป็นเพ่อื สร้างสาเนาขอ้ มูล เมื่อต้องการบันทึกไฟล์นาเสนอเป็นไฟล์ตัวใหม่ โดยท่ี ไฟล์เดิมยังคงอยู่ เข่น ถ้ามีไฟล์ชื่อ Presentation แล้วต้องการ บนั ทึกเป็นไฟลช์ อ่ื Presentation2 และสามารถทาการแก้ไขไฟล์ ตัวใหม่โดยที่ยังคงเนื้อหาของไฟล์เดิมไว้อยู่ โดยการใช้คาส่ัง บันทึกเป็นที่อยู่ในแถบเมนูแฟ้มเหมือนกับตอนท่ีบันทึกไฟล์ แค่ ระบทุ ่ีอยูช่ อื่ ไฟลต์ วั ใหม่เท่านนั้16

Microsoft PowerPointการเปลี่ยนที่อยไู่ ฟลเ์ ร่ิมตน้ ถ้าไม่ต้องการใช้ OneDrive ในการบันทึกข้อมูล เราสามารถเปลยี่ นค่าทอี่ ยเู่ ริม่ ต้นของไฟล์ได้ 1 คลกิ ทแี่ ถบเมนูแฟ้มเพ่ือเขา้ สู่ Backstage view 2 เลอื กที่คาสง่ั ตวั เลือก กล่องไดอะลอ็ กของ PowerPoint จะปรากฏข้ึนมา ดงั รูป 3 เลอื กท่ีคาส่ังบันทึก 4 เชค็ ตรง checkbox ของคาสั่ง บนั ทกึ ลงคอมพวิ เตอร์เป็นค่าเรม่ิ ต้น คลกิ ปุ่มตกลง 5 17

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิการใชก้ ไู้ ฟลค์ ืนอตั โนมตั ิ PowerPoint จะบันทึกไฟล์งานอัตโนมัติลงในโฟล์เดอร์ชั่วคราว ถ้าเกิดวา่ การบันทึกไฟล์งานเกิดการแคลช (crashes) หรือชนกัน จาเปน็ ตอ้ งทาการกู้คืนไฟลโ์ ดยใชก้ ารกู้คนื อตั โนมัติ 1. เปิดโปรแกรม PowerPoint 2013 ที่เป็นเวอร์ช่ัน ท่ีมี autosave หรือการบันทึกข้อมูลอัตโนมัติ การกู้คืนเอกสารหรือ งานนาเสนอจะปรากฏทางดา้ นซา้ ยมือ 2. คลิกเลือกไฟล์หรืองานนาเสนอที่ต้องการจะกู้คืน และ ไฟล์งานจะถกู กคู้ ืนกลับมา ดงั รปู ด้านลา่ ง โดยปกติ PowerPoint จะทาการบนั ทึกอตั โนมัติทุก ๆ 10 นาที แต่ถ้าเราได้ทาการแก้ไขไฟล์โดยในเวลาไมถ่ งึ 10 นาที PowerPoint จะไม่ทาการบันทกึ อัตโนมัตใิ ห้ *** ถา้ ไม่พบไฟล์ทตี่ ้องการ ผใู้ ชส้ ามารถเปดิ ดูไฟลท์ บ่ี ันทกึ อัตโนมัติไว้ทั้งหมดจาก Backstageview โดยใช้แถบเมนูแฟม้ แล้วคลกิ ท่ี Manage Version แล้วเลือก กคู้ นื ไฟล์ท่ยี ังไม่ได้บันทึกการส่งออกไฟลน์ าเสนอ (Export) โดยปกติไฟล์นาเสนองานจะถูกบันทึกเป็นไฟล์นามสกุล .pptx แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการที่จะบันทึกหรือทางานกบั โปรแกรมเวอรช์ ั่นอื่นหรือประเภทไฟล์อ่ืน อย่างเช่น PDF หรือ PowerPoint 97-2003เราสามารถทาการสง่ ออกไฟลห์ ลาย ๆ ไฟล์ได้งา่ ย  สร้างเอกสาร PDF/XPS บันทึกเป็นเอกสาร PDF แทนการบันทึกเป็นไฟล์นาเสนอของ PowerPoint  สร้างวิดีโอ บนั ทกึ ไฟลน์ าเสนอให้เปน็ แบบ Video  Package for CD เป็นการบันทึกไฟล์นาเสนอของ PowerPoint ในโฟลเดอร์พร้อมด้วย Microsoft PowerPoint Viewer เป็นไฟล์นาเสนองานแบบพิเศษท่ีใครๆสามารถดาวน์ โหลดได้  Handouts: เป็นการสรา้ งเอกสารประกอบคาบรรยาย  เปล่ียนชนิดไฟล์ เป็นการแปลงชนิดของไฟล์ PowerPoint เป็นรูปแบบของเอกสารหรือ ไฟลช์ นิดอนื่18

Microsoft PowerPointการส่งออกไฟลง์ านตัวอยา่ งเชน่ เมือ่ ต้องการจะบันทกึ ไฟล์นาเสนอใหเ้ ป็นไฟล์ PowerPoint 97-2003 1 คลิกท่แี ถบเมนูแฟม้ เพื่อเขา้ สู่ Backstage view 2 เลอื กคาสั่งสง่ ออก เลือกชนดิ ของไฟล์ทต่ี ้องการ 4 5 คลิกเลอื กคาสงั่ บันทกึ เป็น 3 เลอื กตัวเลอื กท่ีต้องการ เช่น การเลือกเปลี่ยนชนดิ ของไฟล์ 19

การประยุกต์ใช้ซอฟต์แวร์ในงานธุรกจิ กลอ่ งไดอะล็อกของการบันทึกเปน็ จะปรากฏขึน้ ใหเ้ ลือกที่อยู่ท่ีจะเก็บไฟล์ 4 ใสช่ ่ือไฟล์ 5 กดปมุ่ บันทึก ผใู้ ช้สามารถใชค้ าส่ังบันเป็นชนดิ จากเมนูท่ีอยใู่ นกล่องไดอะล็อกของการบนั ทกึ เป็น เพือ่ ทาการบนั ทกึ ไฟลง์ านเป็นไฟลช์ นดิ ต่าง ๆ20