Onderzoeksvoorstel "Het nieuwe werken"

Onderzoeksvoorstel “Het nieuwe werken” Onderzoeksvoorstel “Het nieuwe werken” | User Experience Design | Roby Beusink (1658161) & Hélène Schmitz (1656396) | Laurens Vreekamp | 28/04/2016 | Periode D1

2

InleidingVoor het vak User Experience Design (UXD) gaan wij ons richten op de doelgroep ‘flexwerkers’. Er zijn veel verschillende definities voor flexwerkers, maar wij richten ons op de vaste werknemers binnen bedrijven die gebruikmaken van ‘het nieuwe werken’. De aanleiding voor het kiezen van deze doelgroep was het artikel in het NRC waarin te lezen was dat de docenten van de Hogeschool Utrecht niet te spreken zijn over de nieuwe manier van werken. In dit nieuwe schoolgebouw wordt geen gebruik meer gemaakt van docentenkamers. Iedereen moet het doen met de flexibele werkplekken die door het hele gebouw te vinden zijn. De hogeschooldocenten ondervinden veel problemen aan deze flexibele werkplekken. Niet alleen bij de Hogeschool Utrecht, maar in meerdere bedrijven wordt deze manier vanwerken toegepast. Dit betekent dat er ook bij meerdere bedrijven ergernissen en klachten zullen zijn op het gebied vanflexwerkplekken. Wij gaan daarom onderzoeken wat precies het probleem is en wat wij daaraan zouden kunnen doen.Wij hopen iets voor hen te ontwikkelen waardoor de sfeer op het werk weer aangenamer wordt en werknemers binnen flexwerkbedrijven weer meer plezier hebben. In dit document leggen wij het onderzoeksvoorstel aan u voor. 3

4

Inhoud 03 05Inleiding 06Inhoud 08Stap 1: Het algemene onderwerp beschrijven 10Stap 2: Onderzoeksvraag en deelvragen 12Stap 3: Concrete case aangeven 14Stap 4: Te gebruiken bronnen beschrijven 16Stap 5: Methoden die we gaan toepassenStap 6: Voorlopige hypothese 5

Het algemene onderwerp Het ‘’nieuwe werken’’ oftewel flexwerken is een manier van werken dat Voordelen van het flexwerken sinds korte tijd in veel bedrijven wordt toegepast. Het nieuwe werken 1. Een wisselende werkplek vergroot de dynamiek in de organisatie. Je wordt gebruikt om bedrijven slimmer, efficiënter en effectiever te laten komt als medewerker in contact met meer collega’s, wat communicatie werken. Ook gebruiken ze hierbij nieuwe vormen van samenwerken en kennisuitwisseling stimuleert. waarbij werknemers meer eigen verantwoordelijkheid hebben. Creativiteit kan hierdoor de vrije loop. Omdat het nieuwe werken iets 2. Meer keuzevrijheid. Als een bedrijf overstapt op flexplekken, gaat dat groots is willen wij ons richten op één specifiek deel van flexwerken, vaak samen met andere vernieuwingen. Bijvoorbeeld de mogelijkheid namelijk de flexwerkplekken binnen bedrijven. De aanleiding voor om thuis te werken of werktijden aan te passen. het fenomeen ‘het nieuwe werken’ is de technologie. Dankzij de technologie is het tegenwoordig veel makkelijker om elkaar te bereiken, 3. Meer kennisuitwisseling. Omdat collega’s meer onderling contact tijd of afstand is hierdoor niet langer een probleem binnen en buiten hebben, kunnen ze sneller op iets inspringen. In een regulier kantoor bedrijven. Mensen zullen vaker thuis kunnen werken en hebben zelf de ontmoet je elkaar wel regelmatig, maar achter je flexplek kun je ook zien mogelijkheid om hun uren anders in te delen. Bedrijven passen kantoren waar ze mee bezig zijn. De kennisuitwisseling tussen collega’s gaat dus hierop aan. Mensen hebben geen eigen bureau’s meer in hun bezit, maar vooruit. Dit is niet alleen een voordeel voor de werknemers, maar ook er zijn losse eilanden van bureau’s op de werkvloer geplaatst. Iedereen voor de werkgever. kan aan zo’n flexibele werkplek plaatsnemen. Het kantoor is een stuk diverser ingedeeld en er zijn veel verschillende soorten werkplekken. Zo 4. Betere work-life balans. Werknemers zijn flexibeler hierdoor kunnen zijn er grote ruimtes maar zijn er ook af en toe wat kleinere werkplaatsen zij hun zakelijk en prive leven beter combineren. Dit bevorderd voor 2 à 3 personen ontworpen. Door de diversiteit aan werkplekken bijvoorbeeld relaties doordat je makkelijker je week kunt inplannen en hebben werknemers van te voren geen idee waar voor hen een plaats vrij bent op dezelfde dag als je vrienden of familie. beschikbaar is. Er is vaak grote onzekerheid over de beschikbaarheid van plekken. Het is de vraag of je op een fijne rustige plek kunt zitten of dat 5. Minder stress. Werknemers voelen zich vrijer in hun keuze qua je terechtkomt in een grote, onrustige ruimte. Voor veel werknemers is werktijden. Als een werknemer later op de dag productiever is dan het flexwerken erg wennen. Aan het flexwerken zitten dan ook zowel ‘s ochtends vroeg kan hij/zij later op de dag beginnen waardoor de voordelen als nadelen. werknemer lekkerder in zijn/haar vel zit.6

Nadelen aan het flexwerken valt natuurlijk onderling met elkaar te bespreken, maar het komt toch1. Het is moeilijk om het ideale aantal flexplekken te bepalen. Als er te vaker voor dat je alleen moet lunchen.weinig zijn, dan vindt niet iedereen een bureau. Maar zijn er te veel, danheeft dat tot gevolg dat mensen nauwelijks van plek wisselen. 7. Het lange zoeken naar een beschikbare werkplek. Als je op kantoor aankomt is het volkomen onduidelijk waar eventueel nog vrije plekken2. Gebrek aan privacy. Vertrouwelijk informatie, zoals roddels over beschikbaar zijn. Vaak zie je dan ook werknemers met hun spullencollega’s of andere onderwerpen die privacy vereisen, is niet meer privé. sjouwen op zoek naar een fijne plek.Dit geldt bijvoorbeeld ook voor vertrouwelijke telefoongesprekken. 8. De onzekerheid of er uberhaupt wel een plek vrij is. Zonder vaste3. Weinig concentratie. Door de open ruimtes worden werknemers werkplekken is er een grote kans dat je, als je eenmaal op kantoorsneller afgeleid. Je hoort en ziet veel om je heen waardoor het moeilijk aankomt, helemaal geen plek meer kunt vinden. De hele reis naar hetkan zijn je aandacht bij je werk te houden. werk is dan verspilde tijd geweest.4. Bereikbaarheid van collega’s. Je loopt elkaar vaker tegen het lijf, maar Flexwerken wordt in steeds meer bedrijven toegepast en zorgt vaaktoch is het lastiger om een specifieke collega te vinden aan de telefoon voor de nodige veranderingen binnen een bedrijf. Werknemers ervarenof in levenden lijve als niemand meer een vaste plek heeft. verschillende problemen met het gebruiken van flexibele werkplekken en dit leidt tot een onaangename ervaring.5. Mogelijke ICT problemen: er moet gezorgd worden dat iedereenoveral kan inloggen en dat de omstandigheden gelijk zijn. Andersontstaat er een stormloop op de goede werkplekken. De ICT-dienstmoet dus voldoende capaciteit hebben om het flexwerken aan tepakken.6. Alleen lunchen. Doordat je niet meer bij elkaar in de buurt zit is hetniet meer inzichtelijk wanneer jouw directe collega’s gaan lunchen. Dit 7

Onderzoeksvraag & deelvragen Via deskresearch en een kort onderzoek in het veld hebben wij een 5. Wat wordt er op dit moment allemaal ingezet om het flexwerken inzicht gekregen in de nadelen en ergernissen van het flexwerken. Het optimaal te laten verlopen? blijkt dat werknemers veel negatieve dingen ervaren bij het werken met flexplekken. Natuurlijk willen wij graag dat het flexwerken in de toekomst aangenamer wordt voor de werknemers. Wij gaan daarom onderzoek doen naar verschillende aspecten binnen het flexwerken om te kijken hoe we dit kunnen optimaliseren. De onderzoeksvraag die we opgesteld hebben luidt: “Hoe kunnen we het werken met flexplekken optimaliseren zodat deze manier van werken aangenamer wordt voor de werknemers?“ Om antwoord te krijgen op deze vraag zullen we onderzoek moeten doen naar het flexwerken zoals dat nu in zijn werk gaat. We hebben een aantal deelvragen opgesteld en verwachten hiermee een antwoord op de hoofdvraag te kunnen vormen. De deelvragen die we opgesteld hebben zijn: 1. Wat houdt ‘het nieuwe werken’ in? 2. Hoe ervaren de flexwerkers de flexwerkplekken? 3. Wanneer vinden flexwerkers hun werkomgeving aangenaam? 4. Hoe ziet het onderlinge contact tussen werknemers er op dit moment uit?8

9

Concrete case Wij gaan ons specifiek richten op bedrijven die ‘het nieuwe werken’ toepassen. Wij focussen ons daarbinnen op de werknemers in combinatie met de flexplekken. Vervolgens bieden wij een oplossing voor een van de problemen dat zich bevindt onder de flexwerkers.10

11

Te gebruiken bronnen Om onze onderzoeksvraag en deelvragen te beantwoorden gaan wij binnen de school ook contact opnemen met de werknemers. Deze gebruikmaken van verschillende kwantitatieve en kwalitatieve bronnen. werknemers kunnen ons van waardevolle informatie voorzien omdat zij We zullen gebruikmaken van diverse onderzoeksrapporten en artikelen zelf werken in deze omgeving. We zullen ook flexwerknemers uit andere die te maken hebben met flexwerken. Deze zijn te vinden op het bedrijven benaderen via persoonlijke connecties. internet en kunnen wij snel gaan raadplegen. Naast de deskresearch zullen onze belangrijkste bronnen zich in het veld bevinden. Wij gaan daarom naar een aantal bedrijven waar gebruikgemaakt wordt van flexplekken. We zullen deze omgeving goed kunnen gebruiken om informatie te verkrijgen. Naast de omgeving zullen de flexwerknemers van deze bedrijven de belangrijkste bron zijn. Zij zijn zelf bekend met het flexwerken en kunnen ons daarom van waardevolle informatie voorzien. Onderzoeksrapporten/Artikelen Voor ons onderzoek zullen wij diverse onderzoeksrapporten en artikelen gaan gebruiken. Deze bronnen kunnen ons onderzoek objectief onderbouwen. Flexwerkplekken We hebben al een aantal bedrijven gevonden die gebruikmaken van flexwerkplekken. Bij twee bedrijven gaan wij langs om onze onderzoeksmethodes toe te passen. Ook zullen wij de Hogeschool Utrecht gebruiken om te kijken hoe het flexwerken in zijn werk gaat. Flexwerknemers Natuurlijk zullen wij binnen de bedrijven die wij gaan bezoeken en12

Onderzoeksrapporten Flexwerkplekken Flexwerknemers en artikelen 13

Methoden die we gaan toepassen Om onze deelvragen te kunnen beantwoorden hebben we zowel met de ‘shadowing’ methode. We willen niet dat de gebruiker zijn of kwalitatieve als kwantitatieve informatie nodig. De kwantitatieve haar gedrag aanpast omdat er een student meeloopt. We willen de informatie (cijfers, objectief) zullen we voornamelijk via deskresearch werknemers daarom van een afstand observeren. Op deze manier verkrijgen. De meest relevante informatie gaan we halen uit kwalitatieve kunnen wij veel aflezen uit het gedrag, maar hoeft de werknemers zich informatie (meningen, subjectief). De kwalitatieve informatie halen we niet geforceerd anders te gedragen. vooral uit de flexwerkers. Om onze deelvragen te kunnen beantwoorden hebben we veel informatie nodig van onze flexwerkers. Deze informatie Draw the experience & Picture it zullen we niet alleen verkrijgen door deze aan hen te vragen, maar ook Naast deze methodes willen wij verschillende werknemers ook vragen via diverse andere methodes. om hun ideale werkplek te tekenen, oftewel ‘draw the experience’ en een foto te maken van hun huidige werkplek. Uiteindelijk willen wij deze A day in the life tekeningen en foto’s naast elkaar leggen en een vergelijkend onderzoek Een van de methodes die wij gaan toepassen is ‘A day in the life’. We uitvoeren. Wij gaan kijken naar de verschillen tussen de huidige gaan kijken hoe de dag van een flexwerker verloopt. Hierin zullen wij de werkplekken en de ideale werkplekken. We hopen er hiermee achter te gedachtes en achtergrond van de gebruiker analyseren. Als de gebruiker komen wat de werknemers nog missen aan hun huidige werkplek. zijn/haar dag beschrijft of als we met hem/haar meelopen kunnen wij dingen te weten komen die wij in eerste instantie niet voor ogen Toneelspel hadden. Als wij iets opvallends zien kunnen wij daarop doorvragen. Als laatst zetten wij toneelspel als creatieve methode in. We willen een niet-flexwerker een periode van ongeveer drie dagen laten flexwerken The five why’s om te kijken hoe dit bevalt en hoe hij hierop reageert. Hiermee komen we dan ook gelijk op de methode ‘the five why’s’. Met deze methode zullen wij in gesprekken doorvragen om tot de kern te komen. Om het flexwerken te optimaliseren moeten wij de kern van de problemen zien te achterhalen. Shadowing Ook zullen wij de flexwerkers gaan observeren. Dit zullen wij doen14

A day in the life Shadowing The 5 Why’sToneelspel Draw the experience Picture It 15

Voorlopige hypothese De doelstelling De hypothese Het ontwerpen van een middel om het werken met flexplekken te “Wij denken dat we het werken met flexplekken kunnen optimaliseren optimaliseren zodat deze manier van werken aangenamer wordt voor de door de werknemers een beter overzicht binnen het bedrijf te werknemers. genereren.” De probleemstelling Veel negatieve ervaringen binnen het flexwerken worden volgens De bedoeling van het gebruik van flexplekken is dat je bereik groter ons veroorzaakt door een gebrek aan overzicht. We weten niet wordt, omdat je iedere keer bij verschillende personen zit. Dit welke plekken beschikbaar zijn en hebben ook geen overzicht meer moet je zakelijk netwerk bevorderen. Mensen moeten zich door welke collega’s waar zitten. Het verslechterde overzicht leidt tot de keuzemogelijkheden vrijer voelen. Je werkt op een dynamische diverse problemen op de werkvloer, zo kunnen ze collega’s slechter werkplek waar veel keus is uit veel verschillende ruimtes. Van kleine vinden, lunchen ze vaker alleen, zijn ze lang op zoek naar beschikbare stilte ruimtes tot grote zalen. Als we kijken naar de positieve invloed die werkplekken en ontstaat er vaak onzekerheid of er nog wel een vrije dit heeft gehad op de werknemers dan valt dit nogal tegen. Werknemers werkplek is. ervaren veel negatieve dingen aan het flexwerken. Werknemers weten niet waar nog beschikbare plekken zijn en lopen collega’s mis. Het Het ontwerpvoorstel vinden van collega’s is lastig, werknemers lunchen vaker alleen en het is Als onze hypothese klopt zullen we dus iets moeten ontwerpen dat vaak onzeker of er nog wel plek is als je wat later op kantoor aankomt. het overzicht binnen het bedrijf verbeterd. We denken hierbij aan een Het werken met flexwerkplekken verloopt nog verre van optimaal en middel dat alle mogelijke flexplekken binnen het bedrijf aangeeft, met hier moet verandering in komen. daarbij de informatie of deze plek nog beschikbaar is of niet. Als je op een werkplek gaat zitten dan geef je dat ook netjes aan. Op deze manier Uit deze probleemstelling is de volgende onderzoeksvraag gekomen: kun je binnen je bedrijf zien welke plekken nog beschikbaar zijn en wie Hoe kunnen we het werken met flexplekken optimaliseren zodat deze waar zit. Dit zal de onzekerheden oplossen en het zoeken naar een vrije manier van werken aangenamer wordt voor de werknemer? plek zal minder lang duren.16

17