What is AGILE HR? 2
Agile is an iterative approach to developing Agile HR is defined as an approach that initiatives that are structured around prioritizes the speed of responsiveness experimentation, integration, and review, and and adaptiveness within the HR function. supported by a trusting and collaborative culture. Agile has its roots in the software development 3 world, but the mindset and principles of agile are increasingly being tested out in the world of human resources.
การนาํ Agile มาใชก้ ับงาน HR ไมเ่ น้น ยอมรับในความ เนน้ การทํางาน ความสําคัญ ต้องการของ เปน็ ทีมท่ปี ระสาน ของเอกสาร องคก์ รที่ ความต่างได้ ตา่ ง ๆ เปลย่ี นแปลงไป อยา่ งลงตวั อยา่ งรวดเรว็ ลงมอื ทาํ ทันที 4
From hierarchy to network Leaders enabling Bureaucracy success and steering and alignment reporting around vision Dicision making Customer at the top Cross-functional, Coaches supporting self-organizing, Executive at the Position team performance end-to-end bottom and job and cross-team teams decription collaboration 5
Main changes Hierarchy to network Agile way of reducing the dependency on hierarchical, management-heavy working decision-making structures, and enabling business decisions organically through networked, self-organizing and team-based models Functional roles to projects moving away from rigid resource plans, towards project-based work, where the movement of people is more fluid, and based on end-customer needs and capability requirements Customer value streams shifting from operating models based on product lines towards teams joined up along end-customer value streams with the aim of creating an end-to-end customer experience or journey challTenraginngstpheatrraedniticoynaal cnuldturkenofo‘iwnfolremdagtioensehquaarlsipnogwer’ and beginning to transparently share all available data across the wider business to enable real-time business decisions and team- based pprrioDobriloteimziendsgobluvoisninngeecslsotspheoitrnotfotghlieowethneadlt-lcfoucsutosmeseerffort developing a on the most important end-customer need or business problem to ensure one job is done really well rather than spreading people’s talents across multiple projects at the same time Agile business planning a rolling and ongoing approach to budgeting and tracking company performance Simplification and removing waste simplifying support functions and reassessing the value of internal processes so they enable rather than hinder the business 6
The Agile Onion More implicit & Mindset more powerful More explicit & Values Stable/re less powerful quire systemic & long- term change Principles Practices Tools Can be And quickly Process adopted & adapted 7
Agile principles 8
Customer centricity 9 The aim is to delight the end-customer and user of the product or service. To do this we always start from the perspective of the customer and never assume we know what’s right until we test. Making it practical: Agile teams use a strong product vision to guide their work, which clearly articulates the value the product or service will deliver to the end-customer. Agile HR example: For each HR initiative, outline the business value, employee value and end- customer value that we want to deliver. For example, can we assess how the onboarding process will deliver value to the end-customer for the business as well as our employees?
Adaptive planning Agile teams embrace short cycles of ‘plan, do, check, act’ and welcome important changes even at the later stages of development. We are disciplined in how we prioritize and adapt our plans based on evidence and feedback. Making it practical: Agile teams understand that change will impact their work and that there is no use detailing everything upfront. Instead, they plan the most important things first and regularly review and update their plans based on data and feedback. Agile HR example: Avoid blueprinting the whole HR solution upfront and lose the ability to adapt and change the plan once we being test and validate what works. 10
Incremental value delivery Through collaboration with the end-customer we discover how to deliver slices or increments of value. The goal is to develop the solution step by step, by delivering value early and often. Making it practical: An Agile team develops a ‘good enough’ product (known as a minimal viable product or MVP) and releases that to the end-customer, knowing they can continue to develop and improve the product based on feedback. A good illustration is mobile apps releasing updates every few weeks. Agile HR example: Break down big complex problems into smaller pieces of work and aim to deliver slices of value to our employees. For example, breaking down organisational change project into smaller and more tangible deliverables, such as ‘peer-feedback is frequently done by 60% of the employee in Unit X. 11
Continuous improvement Through the inspect-and-adapt cycle we aim to continuously improve how we work and what we deliver. We seek feedback from users and stakeholders to improve our solutions and test our hypothesis. At regular intervals we seek to improve our own performance and adjust behaviour accordingly. Making it practical: In the event of a failure, an Agile team uses the learning to understand what to do next. Agile HR example: An HR team invites other functions, like internal communications and compliance, to join them in a retrospective and assess how they can improve collaboration. 12
Transparency We embrace transparency in all our work to enable quick decision making and self-organization. By sharing information, we can quickly resolve dependencies and allow multiple teams and stakeholders to coordinate across the organization. Making it practical: Agile teams use visualization tools, like Scrum or Kanban boards (both digital and physical), to make their work transparent and to ruthlessly prioritize. Agile HR example: Set up an HR Kanban board in the main hallway to transparently share the work and progress on a large organizational development project with employees.
Kanban Board
Prioritization We focus on the most valuable work and prioritize in a disciplined way. To avoid unnecessary tasks, we assess each requirement and only work on the things that deliver the most value. Making it practical: Agile teams understand that Agile HR example: Rather than striving to the end-customer will only use approximately 25% make the product perfect, an HR team of the features initially planned (Sutherland, 2019). delivers the most important features first Instead of aiming to finish all the requested requirements, Agile teams constantly reprioritize and then prioritizes what to focus on next, their work based on value and use end-customer based on employee feedback. feedback to validate the most important features. 16
Evidence based We gather evidence before making decisions and use prototyping and testing to understand the problem before committing to the project. Teams track success and continuously assess how they work to ensure the solution delivers value. Making it practical: An Agile team creates four different versions of a website and tests each version with a range of customers to gather data and assess which one works best. Agile HR example: An HR team does a mock-up of an example product using cardboard cut-outs and observes the reactions of employees to assess usefulness and impact. 17
Sustainable velocity We limit the work in progress according to our true capacity and seek to discover a sustainable workflow. We know multitasking ruins performance and live by the mantra ‘stop starting, start finishing’. Making it practical: Agile teams self- organize and pull work from a backlog, and no one pushes work on them from above. Agile HR example: An HR team limits the number of projects they are working on to ensure that they finish and achieve the desired results before moving on to a new initiative.
Self-organizing teams Making it practical: An Agile team is given a set budget and allowed to test and experiment with alternative solutions within certain boundaries, without the need to ask for permission first. Agile HR example: An HR team redesigns their whole approach to learning and development and allocates a certain percentage of the overall budget to support self-directed learning. This allows individuals to make their own development investment decisions up to a certain budget limit, without the need for prior approval or sign-off. 19
People and interaction The best solutions are built through face-to-face collaboration. High- performing teams require time and space to build trust and collaborate effectively. Making it practical: A virtual Agile team makes sure they will meet face to face first for a decent kick-off and to get to know each other before they begin working on a project. Agile HR example: HR business partners and people from the centre of expertise get together for a monthly prioritization session and assess upcoming projects. 20
Trust We trust our people and believe teams can solve problems given the right support. We aim to build psychological safety across the organization so that people feel comfortable to speak up and learn together. Making it practical: An Agile organization transparently shares the financial details of projects to allow teams to make their own spending decisions. Agile HR example: An HR team streamlines policy and trusts people to make adult decisions on things like travel and expenses. 21
การคดิ เชิงออกแบบ (Design thinking) ในการพัฒนา HR และนวตั กรรมภาครฐั ระบปุ ระเดน็ ปัญหา สรา้ งตน้ แบบ Define Prototype Emphasis Ideate Test 22 เข้าใจ ระดม ทดสอบ กลุ่มเป้าหมาย ความคิดเหน็ ตน้ แบบ
Emphasis 23
การระบปุ ระเดน็ ปญั หา Problem Tree Analysis ผลกระทบ (Effect) ปญั หา (Core Problem) ต้นเหตุ 24 (Root Cause)
การระดมความคดิ (Ideate) Creative Analysis Prototypes thinking thinking 25
What is prototyping? https://www.youtube.com/watch?v=_1bOaNSy5XY 26
การทดสอบตน้ แบบเพ่อื ใช้ในการแก้ปญั หาของกล่มุ เป้าหมาย (Test) 27
Government Innovation Lab 28
https://www.youtube.com/watch?v=quIBTVM9WdA 29
หอ้ งปฏิบัติการนวัตกรรมภาครฐั คอื อะไร? หอ้ งปฏบิ ตั ิการนวตั กรรมภาครัฐ คือ หนว่ ยงานท่ี ประกอบด้วยผู้เช่ียวชาญ หรอื นวัตกร (Innovator) จากหลากหลายสาขาอาชพี ทั้งจากภาครฐั และเอกชน ซึ่งรว่ มงานกันอยา่ งบูรณาการดว้ ยกระบวนการคิด เชิง ออกแบบ (Design Thinking) โดยมีลักษณะเชิง โครงสรา้ งองค์กรทเี่ อือ้ ให้เกดิ การแลกเปล่ียนองค์ ความรู้ เพื่อ พฒั นาแนวคิดและวีธีการแก้ปัญหาใน รูปแบบใหมๆ่ ซ่งึ ก้าวข้ามระบบการทํางานแบบมสี าย บังคับบัญชาใน แนวดิ่ง ห้องปฏบิ ัติการภาครัฐมี บทบาทในการเป็นผนู้ าํ ความเปลย่ี นแปลง (Change Agent) ให้ระบบราชการ และบริการสาธารณะ สามารถสร้างคณุ คา่ และเสริมศกั ยภาพใหแ้ ก่ภาค ประชาชนได้อย่างเปน็ รปู ธรรม 30
หวั ใจสาํ คญั ของหอ้ งปฏบิ ัตกิ ารนวตั กรรมภาครฐั มีความแปลกใหมใ่ นแนวคิด หรือแนวทางการปฏบิ ัติ ชว่ ยปรบั ปรงุ และ เปลีย่ นแปลงบรกิ าร สาธารณะหรือโครงสร้าง ของภาครฐั นวตั กรรมไม่ไดเ้ ป็นเพียง แนวคดิ แตต่ อ้ งนาํ ไปใช้ได้ จริงและสามารถ กระจาย สสู่ งั คมในวงกว้างได้ 31
กรณศี กึ ษาห้องปฏิบตั ิการนวัตกรรมภาครฐั ในต่างประเทศ หอ้ งปฏิบตั กิ ารนวตั กรรมภาครัฐ (Government Innovation Lab) เปน็ การประยกุ ตใ์ ชก้ ารคิดเชิงออกแบบ (design thinking) และมีการดำเนินการอย่างแพร่หลายในต่างประเทศ 32
Seoul Innovation 33 Bureau Based: Seoul, South Korea Mission statement: “Uing social innovation to improve citizens’ lives” What defines them: Citizen-led innovation Size of team: 58 Example of impact: Applying the social media tools used in the mayor’s political field campaign to day-to-day government, rapidly increasing citizen engagment
โครงการ The Sharing City ทเ่ี กิดขนึ้ ในกรงุ โซล 34
สรา้ งองคก์ รแห่งนวัตกรรมดว้ ย Design Thinking และกลยุทธ์ Agility ของกรมสรรพากร 35
ปญั หาและความท้าทายทางนโยบาย 36
กรมสรรพากรได้นาํ แนวคดิ Agile มาปรับใชก้ ับการทํางานรูปแบบใหม่ โดยมุง่ เนน้ 4 ดา้ น ยึดผู้รับบรกิ ารเปน็ หลกั เนน้ ผลลัพธ์ ทนั การเปล่ยี นแปลง ทํางานเปน็ ทมี 37
ปรบั เปลีย่ นกระบวนงานเพอ่ื นาํ ไปสู่การเปน็ องคก์ รนวัตกรรม (D-Digital Transformation) (1) จดั ทาํ สถาปตั ยกรรมองคก์ ร (Enterprise Architecture: EA) เพอื่ เตรียมปรับปรุง ระบบ ทง้ั หมดของกรมสรรพากรใหพ้ ร้อมตอ่ การเปลี่ยนแปลงของเทคโนโลยีและการ เปล่ยี นแปลง ของกระบวนการทางธรุ กจิ (2) พัฒนาระบบการกรอกแบบลว่ งหน้า (Prefill) เพื่ออํานวยความสะดวกการยืน่ แบบภาษีบคุ คลธรรมดา 38
เพิ่มประสิทธภิ าพการวเิ คราะห์ขอ้ มูล (D-Data Analytics) เชน่ เชื่อมโยงข้อมูล (Data Integration) เพื่ออํานวยความสะดวกผู้เสียภาษแี ละ เพิ่มประสทิ ธภิ าพการทาํ งานของกรมสรรพากร 39
เก็บภาษีให้มปี ระสทิ ธิภาพ ถกู ตอ้ งและเป็นธรรม (R-Revenue Collection) โดยเฉพาะ การสํารวจผูเ้ สยี ภาษีรายใหมท่ ี่ตอ้ งมีการชาํ ระภาษี และสรา้ งความเปน็ ธรรมให้กับผเู้ สียภาษี ถูกตอ้ งในระบบ รวมทั้งพัฒนางานกฎหมาย และงานอุทธรณ์ภาษีเพอ่ื เพิม่ ประสิทธภิ าพ การจัดเก็บภาษีและเพ่มิ ประสทิ ธิภาพการทํางานของกรมสรรพากรทาํ ใหง้ านอทุ ธรณ์มกี าร พิจารณา รวดเรว็ ขนึ้ 40
สรา้ งนวตั กรรมใหม่ ๆ เพ่อื ใหเ้ กิดการจัดเกบ็ ภาษี ทม่ี ีประสิทธภิ าพ (I–Innovation) โดยจดั ทาํ โครงการ RD Sandbox เพือ่ รองรบั การนาํ นวตั กรรมตา่ ง ๆ ทไี่ ด้จากการทํา Design thinking และการประกวด Hackathon มาทดสอบ ในสภาพแวดล้อมจรงิ 41
พัฒนากรมสรรพากรใหเ้ ปน็ องค์กรคณุ ธรรม (V–Values) โดยจัดทาํ แผนงานขับเคล่ือน องค์กร คณุ ธรรมเพ่ือนาํ คณุ ธรรมของกรมสรรพากร ไดแ้ ก่ ซื่อสตั ย์ (Honesty) รับผดิ ชอบ (Accountability) มอบใจบรกิ าร (Service Mind) ไปสู่การปฏบิ ตั ิอย่างเป็น รปู ธรรม 42
ยกระดับประสทิ ธภิ าพของคนและงาน (E–Efficiency) แผนงานโรงเรียนสรรพากร เพ่ือพฒั นาบคุ ลากร สรรพากรทุกระดบั อย่างตอ่ เนอ่ื ง แผนงาน RD Branding เพอ่ื สร้าง เอกลักษณ์ของ กรมสรรพากร และสรา้ งการรับรู้คณุ คา่ และ ประสบการณท์ ีด่ ีใหก้ ับผู้ท่ตี ดิ ตอ่ กบั กรมสรรพากร แผนงานประชาสัมพนั ธภ์ ายในและภายนอกเพ่อื ทําให้ เรือ่ งภาษีเปน็ เรื่องง่าย คนไทยตระหนักถึงหน้าทกี่ าร เสียภาษี แผนงานองคก์ รอัจฉรยิ ะ (Smart Office) เพ่อื พัฒนาการทํางานของกรมสรรพากรใหม้ ปี ระสิทธภิ าพ ประสทิ ธิผลมากย่งิ ขน้ึ 43
การกาํ หนดเป้าหมายที่ชดั เจน ผู้บริหารองคก์ ร ซึ่งได้แก่อธิบดีกรมสรรพากรมีการกาํ หนดเป้าหมายทช่ี ัดเจน คือ ต้องการปฏริ ปู การทาํ งานให้เปน็ องคก์ รทค่ี ลอ่ งตวั (Agile Organization) เร่งกระบวนการเปลี่ยนผ่านองคก์ รสดู่ จิ ิทลั (Digital Transformation) สร้างนวัตกรรมท่ยี ึดผเู้ สยี ภาษเี ป็นศนู ยก์ ลาง และส่งเสริมการสร้างกระบวนการ การ ทาํ งานทมี่ กี ารปรับตัวและการเรยี นรดู้ ว้ ย Agile บทเรยี นจาก การวิเคราะหแ์ ละเขา้ ใจปัญหาของระบบการทาํ งานของ กรณีศกึ ษากับ กรมสรรพากร หน่วยงานราชการเปน็ องค์กรที่ต่างคนต่างทาํ งาน การพฒั นา มีการทํางานแบบแยกสว่ น (Silo) รับผดิ ชอบ ตามภาระหน้าที่ นวตั กรรมภาครฐั เท่านน้ั โดยไมไ่ ด้ใหค้ วามสําคัญหรือสนใจกบั หนว่ ยงานอน่ื ๆ หรอื แมก้ ระทง่ั หนว่ ยงาน ภายในองค์กรดว้ ยกัน ซึ่งลักษณะการทาํ งาน ดงั กล่าวมกั เป็นอปุ สรรคสําคญั ในการแก้ไขปญั หาต่าง ๆ รวมถึง ไมส่ ามารถทาํ ใหเ้ กดิ การพฒั นาหรือสรา้ งนวตั กรรมใหม่ ๆ ภายใน องคก์ รได้ การออกแบบเครอ่ื งมอื /มาตรการที่จะนาํ มา ปรับใช้ คณะทาํ งานตอ้ งมีการนาํ เครอ่ื งมือ หรือกระบวนการ Design Thinking มาใช้ใน การปรบั กระบวนการคดิ ของขา้ ราชการ ใน กรมสรรพากรเพอื่ ปรบั มุมมองและทัศนคตทิ ่ดี ี ของการทํางาน โดยเฉพาะกลมุ่ ผู้บรหิ ารของ แตล่ ะหน่วยให้ รสู้ ึกถงึ การมสี ่วนร่วมที่จะปฏริ ปู 44 องคก์ ร
(1) เน้นการส่ือสารและปฏิสมั พนั ธ์ หลกั การทาํ งานแบบ Agile ประกอบด้วย กนั ระหว่างคนมากกว่าการใช้ 4 หลักการ เครื่องมือตา่ ง ๆ (2) เน้นการทาํ งานเพอื่ พฒั นา Agile งานหรือโครงการมากกวา่ การ ทาํ งานเอกสาร (3) เน้นการตอบสนองตามความตอ้ งการของผู้ใช้ (4) เนน้ การปรับปรุงพฒั นา งานมากกวา่ การทําตามหนา้ ท่ี มากกวา่ การทาํ ตามแผนที่วาง เอาไว้ 46
ตวั อยา่ ง : บรษิ ทั บทิ คบั ออนไลน์ จาํ กดั 47
แนวคดิ ในการบรหิ ารทรพั ยากรบคุ คล แนวคดิ ในการบรหิ ารทรพั ยากรบคุ คลของ บทิ คบั เรมิ่ จากการท่ีองคก์ ารตอ้ งมกี ารตั้ง วสิ ัยทัศน์ (Vision) พนั ธกจิ (Mission) และค่านิยม (Core Value) ทช่ี ดั เจน โดยวิสัยทศั นอ์ าจมกี าร เปลยี่ นแปลงได้ เปรียบเสมอื นเปา้ หมายท่ีองคก์ าร ตอ้ งการจะไปถึงโดยจะต้องตัง้ ให้พนักงานรู้สึก ภมู ใิ จหากทำใหเ้ ป้าหมายน้ันสำเร็จ ในส่วนของ พนั ธกิจไมค่ วรเปล่ยี นแปลงตอ้ งแสดงใหเ้ ห็นถงึ วัตถปุ ระสงค์ในการกอ่ ตั้งองคก์ ารขน้ึ มาและพนั ธ กิจไมต่ ้ังเป็นเร่อื งเงินหรอื กำไร สุดท้ายคอื ค่านิยม หลกั ต้องเป็นค่านยิ มท่คี นในองคก์ ารเช่ือจริงๆ
แนวคดิ เกย่ี วกับ A-Player มคี วามสามัคคี มรี ะเบยี บวนิ ยั ในตนเอง เชอ่ื ม่นั ในองค์กร มุ่งม่นั กับ มองการณ์ไกล เป้าหมาย 49
แนวทางการประเมิน Short Term Goal Long Term Goal พนักงานจะต้องมีการตั้ง Daily Task เป็นการวดั ผลแบบ KPI เพอื่ ประเมินการ ทุกๆ วนั เพอ่ื ใหท้ ราบว่าวนั น้จี ะตอ้ งทำ ทำงานซง่ึ แตล่ ะทมี จะเปน็ ผู้กำหนด KPI เอง อะไรบ้าง แล้วมกี ารพดู คุยกบั เพ่อื นร่วม โดยจะวดั ผลเดือนตอ่ เดอื น และในทกุ วันศกุ ร์ ทีมในตอนเชา้ เป็นการประชุมส้นั กอ่ นกลับบ้าน พนักงานในทีมตอ้ ง Reflection เรียกวา่ Scrum เป็น Stand up กันเพอ่ื ดวู า่ เปา้ หมายท่เี ขาตั้งไว้สำเรจ็ ไหม เกดิ meeting ทุกคนจะคุยกนั ว่าวันนีต้ ้องทำ ปญั หาอะไรจะไดแ้ กไ้ ขตอ่ ในสปั ดาหต์ ่อไป ซงึ่ ใน อะไรบ้าง เมอ่ื วานทำอะไรบา้ ง สว่ นนี้ทีม HR จะนำผลการทำงานทไ่ี ดต้ าม แลกเปลยี่ นขอ้ มลู ซึ่งกันและกนั เพื่อทีจ่ ะ เปา้ หมายนั้น มาใชใ้ นการประเมนิ ผลการ ทำงานตอ่ จากกนั ไดส้ ำเร็จ ปฏบิ ัตงิ านในระยะยาวของพนักงานในบิทคบั ด้วย ซงึ่ จะเปน็ การประเมินผลผ่านทาง แอพพลิเคชน่ั ที่จะได้กล่าวในหัวขอ้ ถัดๆ ไป
Search
