การสัมมนาทางเทคโนโลยีและสื่อสารการศึกษา

บทท่ี 2 รปู แบบวธิ กี ารจดั การประชุมสมั มนา 36 วธิ ดี ำ�เนินการ - เชิญวทิ ยากร หรอื ผู้เชยี่ วชาญทศ่ี กึ ษาคน้ ควา้ วจิ ัยส่ิงใหม่ๆ มาบรรยายให้ความ ร ู้ - ถา้ มีวิทยากรหลายคนบรรยายในเรื่องเดยี วกนั ตอ้ งมพี ธิ กี ร หรือผู้ด�ำ เนินการ อภิปรายทำ�หน้าท่เี ชอื่ มโยงสรุปประเดน็ - เปิดโอกาสให้ผ้ฟู ังไดม้ ีการซกั ถาม อาจใหถ้ ามระหวา่ งบรรยายหรอื เมื่อส้นิ สุดการ บรรยายกไ็ ด้ - ในกรณีทตี ้องการใหส้ มาชกิ มีการแลกเปล่ยี นความคดิ เห็นในเรอื่ งน้นั ๆ อย่าง กวา้ งขวางอาจมกี ารแบง่ กลุ่มยอ่ ยเพือ่ อภปิ รายต่อก็ได้ - เมือ่ สิ้นสดุ การประชุมควรมีการสรุปผลการประชมุ และพมิ พเ์ ผยแพร่ ขอ้ ดี - ถา้ กลมุ่ ไม่ใหญน่ กั การแสดงความคดิ เหน็ ท�ำ ได้ทั่วถงึ - ผู้เขา้ ฟงั มีอิสระที่จะอภิปรายซักถามหรอื ไมก่ ไ็ ด้ ข้อจ�ำ กัด - ถา้ สมาชกิ มีจำ�นวนมากการซกั ถามแสดงความคดิ เหน็ จะท�ำ ได้ไมท่ ัว่ ถึง - ถา้ มีการแบ่งกลมุ่ ย่อยต่อไปอีกจะทำ�ให้เสียเวลามากขนึ้ สมาชกิ อาจเบอื่ หน่ายได้ งา่ ย 1.2.2.3 การประชุมใหญ่ (convention) การประชมุ ใหญ่เป็นการ ประชุมของผู้แทนทเ่ี ป็นทางการจากหน่วยงานในองคก์ ารใหญ่ๆ อาจเป็นผดู้ �ำ รงตำ�แหน่ง หวั หนา้ หนว่ ยงานหรือเปน็ ตัวแทนกไ็ ด้ เรอ่ื งทป่ี ระชุมจะเก่ียวกบั นโยบายแนวปฏบิ ตั ิ หรอื การเปลยี่ นแปลงแกไ้ ขในเร่ืองใดๆ เชน่ การประชุมผู้ว่าราชการจังหวัดท่ัวประเทศ การ ประชุมหวั หน้าสาขาของพรรคการเมอื ง การประชุมผูถ้ อื หนุ้ ของบรษิ ัท เป็นตน้

37 บทท่ี 2 รูปแบบวิธกี ารจัดการประชุมสมั มนา วัตถุประสงค์ - เพือ่ ส�ำ รวจปัญหาและแนวทางแก้ปญั หา - เพ่อื รับทราบนโยบายหรือแนวทางปฏิบตั ทิ ่ีเปล่ยี นแปลงไป - เพอื่ สร้างความม่นั คงให้แกอ่ งค์การ วธิ ดี �ำ เนนิ การ - ประธานเสนอปัญหาและความจ�ำ เป็นท่ตี อ้ งจัดประชมุ ให้สมาชกิ ฟงั อย่างชดั เจน เพ่อื ให้ทราบปญั หาต่างๆ อย่างละเอยี ดโดยทั่วกนั - เปดิ ใหอ้ ภิปรายเสนอแนวความคิด หรอื แบง่ กลุ่มอภปิ รายเพอื่ หาแนวทางแก้ ปญั หา - แจ้งแนวปฏิบัติใหส้ มาชิกทราบทวั่ กัน - ถ้ามีการแบง่ กลมุ่ อภปิ รายต้องให้แต่ละกล่มุ เสนอผลการอภปิ รายต่อทป่ี ระชุมใหญ่ แลว้ สรปุ ผลการประชุม - พมิ พข์ ้อสรุปของการประชมุ แจกแก่สมาชกิ ผู้เก่ียวขอ้ ง ขอ้ ดี - ผู้แทนจากหน่วยงานตา่ งๆ มโี อกาสมาพบปะแลกเปลี่ยนความคดิ เห็น - เปิดโอกาสใหส้ มาชกิ ไดแ้ สดงความคดิ เห็น - ท�ำ ให้ทราบแนวปฏิบัตสิ �ำ หรบั นำ�ไปปฏิบัตใิ ห้เปน็ แนวทางเดยี วกนั - สร้างความสามคั คีและความมัน่ คงให้แก่องคก์ ร ขอ้ จำ�กดั - ตอ้ งสางแผนเปน็ เวลานาเพราะเปน็ การประชุมขนาดใหญ่ - สิน้ เปลอื งค่าใช้จา่ ยสงู - สมาชิกอาจเบอื่ หน่ายไดง้ ่าย

บทท่ี 2 รูปแบบวิธกี ารจดั การประชมุ สัมมนา 38 12.2.4 การประชมุ สัมมนา (seminar) การประชมุ สมั มนาเปน็ การ ประชมุ ของบคุ คลที่มหี น้าทกี่ ารงานอย่างเดยี วกัน หรอื มปี ญั หาอย่างเดยี วกนั เพือ่ ใหร้ บั ทราบแนวทางปฏบิ ัตอิ ย่างกวา้ งๆ เช่น การสมั มนาผู้จัดการฝ่ายตา่ งๆ เปน็ ตน้ ผู้เข้าร่วม สัมมนาจะเปน็ ทง้ั ผูร้ บั และผใู้ ห้ นัน่ คอื ต้องรว่ มแสดงความคิดเห็นกบั สมาชิกอ่นื ๆ วัตถุประสงค์ - เพื่อแก้ไขปญั หาทสี่ ำ�คัญขององค์การ - เพอ่ื แสวงหาขอ้ ตกลงหรอื แนวปฏบิ ตั ทิ ่ีสมาชิกเหน็ ฟ้องต้องกนั - เพ่อื แลกเปลี่ยนความคิดเห็นซงึ่ กนั และกัน วธิ ีด�ำ เนินการ - รวบรวมปญั หาไว้ลว่ งหนา้ กอ่ นการสมั มนา - บรรยายโดยผู้เชี่ยวชาญให้แกส่ มาชกิ เป็นการปพู นื้ ฐานใหม้ คี วามเขา้ ใจไปในแนว เดยี วกัน - แบ่งกลุม่ ย่อยอภิปรายปัญหา - เสนอท่ีประชุมใหญเ่ พอ่ื สรุปเป็นแนวทางปฏบิ ตั ิ - จดั พิมพ์ขอ้ สรปุ ของการสัมมนาเผยแพร่ ข้อดี - สมาชิกทกุ คนได้มโี อกาสเสนอความคดิ เหน็ ไดม้ ีสว่ นรว่ มอย่างเตม็ ที่ - สมาชกิ ทุกคนตื่นตวั อยเู่ สมอ ไมเ่ บอ่ื หน่าย ข้อจำ�กัด - สมาชกิ บางคนไม่เสนอความเหน็ ทำ�ใหข้ ้อมลู หรือขอ้ สรุปไมส่ มบูรณ์ - บางครงั้ ด่วนสรุปเรว็ เกินไปหรือสมาชิกอภิปรายนอกประเด็นท�ำ ใหเ้ สียเวลา - ส้นิ เปลืองเวลามากถ้ามีกลุ่มยอ่ ยมาก

39 บทท่ี 2 รูปแบบวธิ ีการจดั การประชมุ สมั มนา 1.2.2.5 การประชุมเชงิ ปฏิบัติการ (workshop) การประชมุ เชิง ปฏิบตั กิ าร เปน็ การประชมุ ท่มี งุ่ เนน้ ใหผ้ ้เู ข้าประชุมไดร้ ับประสบการณแ์ ละสามารถนำ� ประสบการณ์ทไี่ ดไ้ ปใช้ หรือมุ่งสรา้ งส่ิงใดสิ่งหน่ึงใหเ้ กดิ ข้นึ ในการประชมุ เพ่ือนำ�กลับไปใช้ ณ หน่วยงานเดมิ ของตน เชน่ ฝกึ ปฏบิ ตั กิ ารใชเ้ ครอื่ งมอื หรอื ร่วมกันสร้างค่มู ือการปฏิบัติ งาน เป็นตน้ วัตถปุ ระสงค์ - เพอื่ ใหส้ มาชกิ ได้ปฏบิ ัติจริง - เพ่อื ใหเ้ กิดผลงานใหมๆ่ ข้ึน - ส่งเสรมิ ความร่วมมอื ของสมาชกิ วิธีการดำ�เนนิ การ - วทิ ยากรบรรยายให้ความรู้เก่ยี วกับเร่ืองที่จะปฏบิ ัติเพอ่ื เปน็ พน้ื ฐาน - แบ่งกลุม่ ปฏิบตั ิ - รายงานผลงานของกลุ่มต่อท่ีประชุมใหญ่ - สรุปผลการรายงาน และพมิ พ์เผยแพร่ ขอ้ ดี - ผ้เู ข้ารว่ มประชุมมีโอกาสปฏิบัติจริงตามที่สนใจ - บรรยากาศเป็นกนั เองไมน่ า่ เบอื่ - เป็นการพัฒนาความรู้และประสบการณ์ ข้อจำ�กัด - เหมาะสำ�หรับการประชมุ กลมุ่ เลก็ ๆ - ถา้ มีกลมุ่ ย่อยมากจะเสยี เวลามาก

บทท่ี 2 รูปแบบวธิ ีการจัดการประชุมสัมมนา 40 1.3 การประชุมกลมุ่ ผสม ในการประชมุ บางคร้งั ใชท้ ง้ั การประชุมแบบกลุม่ ใหญ่ และกล่มุ เล็กผสมกนั ท้ังนี้ เพ่อื ให้สมาชกิ มีส่วนรับรเู้ หมอื นๆ กนั และมสี ่วนร่วมออกความ คิดเห็นอยา่ งท่วั ถึง สว่ นมากมกั เปน็ การประชมุ ทางวิชาการหรือการประชมุ อบรม รูปแบบของการประชุมกลุ่มผสม มีขน้ั ตอนดังนี้ - ระยะแรกของการประชมุ เปน็ การประชมุ แบบกลมุ่ ใหญ่ จดั ทีน่ ง่ั แบบหอ้ งเรยี น ทวั่ ไปเปน็ ช่วงของการประชุมเพ่ือสร้างความเข้าใจใหต้ รงกัน หรอื ปพู ืน้ ฐานความรู้ให้ใกล้ เคยี งกันหรอื เปน็ ไปในแนวเดยี วกัน - ระยะกลางของการประชุม แบง่ ออกเปน็ กลุ่มยอ่ ยกล่มุ ละ 5-10 คน แล้วแต่ จ�ำ นวนสมาชิกท้ังหมดหรือจ�ำ นวนหัวขอ้ ที่จะต้องอภปิ รายหาข้อสรปุ จดั หวั ขอ้ ใหแ้ ต่ละกลุ่ม น�ำ ไปอภปิ รายหาขอ้ สรุป โดยในแตล่ ะกลุ่มควรให้เพียงหัวขอ้ เดยี วจะเหมาะสมทส่ี ุด - ระยะสุดท้ายของการประชมุ เปน็ การประชมุ แบบกลมุ่ ใหญ่ จดั ทนี่ นั่ แบบห้องเรยี น ทัว่ ไปใหแ้ ตล่ ะกลุ่มนำ�ขอ้ สรุปมารายงานเสนอต่อทป่ี ระชุม มกี ารอภปิ รายซกั ถามเพมิ่ เติมใน ทป่ี ระชุมใหญ่ อาจมีการสรปุ เป็นความเหน็ ของท่ีประชมุ ใหญ่ดว้ ย สรุป รูปแบบของการประชมุ มีหลายแบบ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กบั วตั ถปุ ระสงคข์ องการประชุม การประชมุ กลุ่มเล็กๆ นิยมน�ำ ไปใช้ในการฝึกอบรม และเป็นการประชุมทไ่ี มเ่ ป็นทางการ สว่ นการประชมุ กลุม่ ใหญ่นนั้ มกั จะเป็นการประชมุ แบบเป็นทางการ มปี ระธาน เลขานุการ และมกี ารจดบันทกึ การประชมุ ดว้ ยการประชมุ และการฝึกอบรมมกั เปน็ ของค่กู ันเสมอ



บทท่ี 3 เทคนิคการจดั การประชมุ สมั มนา 41 บทท่ี 3 เทคนิคการจดั การ ประชมุ สัมมนา



บทท่ี 3 เทคนคิ การจดั การประชมุ สมั มนา 42 บทท่ี 3 เทคนิคการจดั การประชมุ สัมมนา 1. การด�ำ เนนิ การประชมุ การด�ำ เนินการประชมุ เปน็ ขน้ั ตอนของการประชมุ ที่ผู้เข้าร่วมประชมุ ทุกคนจะตอ้ ง ปฏบิ ัตติ ามการท่ีคนจ�ำ นวนมากมาร่วมประชมุ พดู คุยกันมคี วามคิดเหน็ แตกตา่ งกนั หากไม่มี กฎหรือระเบยี บวางไวย้ ่อมจะทำ�ลายประสิทธภิ าพของการประชมุ การดำ�เนินการประชุม ทด่ี ีจะทำ�ใหก้ ารประชมุ มปี ระสทิ ธิภาพกลา่ วคอื การประชุมนนั้ จะบรรลวุ ตั ถปุ ระสงคท์ ี่ตงั้ ไว้ ประหยัดเวลาและงบประมาณ ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนมีความพงึ พอใจ การด�ำ เนนิ การประชุมควรด�ำ เนินการเปน็ ขั้นตอนดงั นี้ - การเปดิ การประชมุ - การดำ�เนินการประชมุ - การอภิปราย - การสรุปการประชมุ - การปิดการประชุม

43 บทท่ี 3 เทคนิคการจดั การประชมุ สมั มนา 1.1 การเปิดการประชมุ เมอื่ ผู้เข้าร่วมประชุมหรือสมาชิกทก่ี ำ�หนดให้เข้ารว่ มประชุมมาพรอ้ มกนั แลว้ ใน กรณที ่ีเปน็ การประชุมเปน็ ทางการ โดยทั่วไปถือวา่ จ�ำ นวนผเู้ ขา้ ร่วมประชมุ มาครบก่งึ หน่ึง ก็ถือว่าครบองค์ประชุมประธานเร่มิ เปดิ ประชมุ ได้ การเปิดประชุมประธานควรเปิดประชุม ตามก�ำ หนดเวลาด้วยบรรยากาศทีเ่ ปน็ กนั เอง กล่าวสวัสดตี อ่ ทป่ี ระชมุ แสดงความช่นื ชม ยนิ ดี และขอบคณุ ที่สมาชิกมาเขา้ รว่ มประชมุ หากการประชมุ กลมุ่ เล็กขนาดไมเ่ กิน 10 คน ประธานอาจจะแนะน�ำ ผูเ้ ข้าร่วมประชุมใหร้ ู้จกั กันอยา่ งทัว่ ถงึ ส�ำ หรบั การประชมุ ขนาด ใหญ่ เชน่ การประชมุ ประจ�ำ ปีของบรษิ ทั หรือการประชุมทางวชิ าการ คงไม่สามารถ แนะนำ�สมาชิกทุกคนได้ท่ัวถงึ ในกรณที เี่ ป็นการประชมุ คณะกรรมการหรอื คณะทำ�งานทมี่ ี การประชมุ กนั สม�ำ่ เสมอ ประธานควรแนะน�ำ สมาชกิ ใหม่แก่ทป่ี ระชมุ แสดงความยินดีหรอื เสยี ใจแกส่ มาชกิ ท่ีได้รับโชคดีหรอื โชคร้ายกอ่ นดำ�เนนิ การประชุมตอ่ ไป 1.2 การดำ�เนนิ การประชุม โดยปกตกิ ารประชุมที่สำ�คัญและมีผเู้ ข้ารว่ มประชมุ เปน็ จำ�นวนมากจะตอ้ งมขี อ้ บังคบั การประชมุ เช่น การประชุมสภาผู้แทนราษฎร เป็นต้น การประชมุ จะตอ้ งดำ�เนนิ ไปตามขอ้ บงั คับการประชมุ จึงจะไมเ่ กดิ ความวนุ่ วายสบั สน เมือ่ กลา่ วเปดิ การประชุมแลว้ ควรแจ้งวัตถุประสงคข์ องการประชมุ ให้ท่ปี ระชมุ ได้ทราบแลว้ นำ�เข้าสู่วาระการประชุม โดย ปกตจิ ะด�ำ เนนิ การดงั นี้ วาระที่ 1 เรือ่ งทีป่ ระธานจะแจ้งให้ทราบ วาระนป้ี ระธานอาจแจ้งให้ทราบถึงความจำ�เปน็ หรอื เหตผุ ลท่ตี ้องจดั การประชมุ ข้นึ มเี ร่อื งดว้ นทีป่ ระธานจะแจ้งใหท้ ราบและจะเป็นประโยชน์แกส่ มาชิก หรือแนะนำ�สมาชกิ ใหม่ วาระท่ี 2 เรอื่ งรับรองรายงานการประชมุ ครัง้ ทีแ่ ล้ว ประธานควรระบใุ ห้ทราบวา่ เปน็ รายงานการประชุมครั้งทเ่ี ทา่ ไร เดือนอะไร พ.ศ. อะไร วธิ ีการอาจให้เลขานุการอ่านใหฟ้ งั หรือให้สมาชิกอ่านเองชว่ั ขณะหนงึ่ หรอื ให้ พจิ ารณาเรอ่ื งไปทลี ะหน้าของบันทึกการประชมุ ถา้ มสี ่ิงใดผดิ พลาดคลาดเคล่อื นหรือไม่ตรง กับข้อเท็จจรงิ ของการประชุมครงั้ ทแี่ ล้ว สมาชิกกม็ สี ทิ ธทิ ักทว้ งเพอ่ื น�ำ ไปแก้ไขใหถ้ ูกตอ้ ง

บทท่ี 3 เทคนคิ การจัดการประชมุ สัมมนา 44 วาระท่ี 3 เรอื่ งสืบเนอื่ ง ประธานน�ำ เขา้ สู่เร่ืองท่พี ิจารณาในทป่ี ระชุมคร้ังทีแ่ ล้ว ซงึ่ ไมเ่ สรจ็ เพราะมสี าเหตุ ใหป้ ดิ การประชุมไปกอ่ น หรือเล่ือนมาประชมุ ครง้ั นก้ี น็ ำ�มาอภปิ รายตอ่ นอกจากน้ี ควร เปิดโอกาสใหส้ มาชกิ อภิปรายซกั ถามว่าเร่อื งทีต่ กลงด�ำ เนนิ การไปในการประชุมครง้ั ทีแ่ ลว้ ได้ ดำ�เนินการแล้วหรอื ยัง ได้ผลอยา่ งไร วาระท่ี 4 เรอ่ื งนำ�เสนอเพ่อื พจิ ารณา ประธานน�ำ เขา้ สู่เรือ่ งท่จี ะเสนอเพ่อื พจิ ารณา โดยนำ�เสนอทีละเรื่องว่าจะพิจารณา เรื่องอะไรเชิญเจ้าของเรือ่ งน้นั ๆ ชแี้ จงแกท่ ป่ี ระชมุ แลว้ เปิดโอกาสใหท้ ีป่ ระชุมอภิปรายซกั ถามจนเปน็ ทพ่ี อใจหรือสมควรแก่เวลาจึงขอความเห็นตอ่ ที่ประชมุ ให้ลงมตวิ า่ จะพจิ ารณา อนุญาตหรือไม่ โดยถอื เสียงขา้ งมากเปน็ เกณฑ์ จากนน้ั พิจารณาเปน็ เรื่องๆ ไปจนหมดเร่อื ง ทเี่ สนอเพือ่ พิจารณา วาระที่ 5 เรอื่ งอ่นื ๆ (ถ้ามี) ประธานเปดิ โอกาสใหส้ มาชิกเสนอเร่อื งอ่นื ๆ ทีส่ ำ�คญั เร่งด่วนท่ไี ม่สามารถบรรจุลงวาระท่ี 4 ไดท้ นั น�ำ เสนอก่อนแลว้ จึงเปดิ โอกาสใหส้ มาชกิ เสนอเรื่องปลีกย่อยอน่ื ๆ เม่ือด�ำ เนนิ การ ประชุมมาครบวาระหรอื ตามกำ�หนดเวลาแล้ว ประธานควรปิดการประชุมไมค่ วรประชมุ ต่อ ไปจนเลยก�ำ หนดเวลา 1.3 การอภปิ ราย การประชมุ ควรเปิดโอกาสให้มีการอภิปรายกันอยา่ งกว้างขวาง ตามปกติผูอ้ ภิปราย ในการประชมุ แตล่ ะคนควรจะใช้เวลาในการอภปิ รายคนละไมเ่ กดิ 5 นาที หรือตามข้อ บังคบั ของการประชุมแตบ่ างครัง้ การอภปิ รายของสมาชิกก็ยืดเย้อื ไมย่ อมยุติ หรอื มีข้อโต้ แยง้ ทไี่ ม่สามารถตกลงกนั ได้จึงทำ�ให้การอภิปรายขยายวงไปอย่างกว้างขวาง หรือบางครง้ั การอภปิ รายทำ�ใหบ้ รรยากาศของการประชุมเป็นไปในทางท่ีไมป่ ลอดภยั ประธานในที่ ประชมุ ก็ควรจะใชอ้ ำ�นาจของประธานท�ำ การยุติการอภิปรายเรอ่ื งนน้ั ซ่งึ ทำ�ได้หลายวิธีดงั น้ี - พกั การประชมุ เปน็ การชัว่ คราวเพ่ือให้คลายความเครยี ดและยดื เวลาในการ พจิ ารณาไตรต่ รองออกไปอกี - เลอื่ นการพจิ ารณาไปโดยมีกำ�หนดท่ีแนน่ อน

45 บทท่ี 3 เทคนิคการจดั การประชมุ สมั มนา - เลือ่ นการพจิ ารณาเป็นการช่วั คราว (โดยไมม่ กี ำ�หนดที่แน่นอนจนกวา่ จะมีความ พร้อมท่ีจะพูดกันเรอื่ งนตี้ ่อไป) - สง่ ปัญหาใหส้ ว่ นที่เก่ยี วขอ้ งหรอื คณะกรรมการพจิ ารณาและตัดสนิ - ลงมติใหม้ กี ารปดิ อภิปรายในเรอ่ื งนี้ และให้ดำ�เนินการประชมุ วาระอื่นตอ่ ไป 1.4 การสรุปการประชุม หนา้ ทีส่ �ำ คัญในระหวา่ งการดำ�เนนิ การประชุมของประธานอยา่ งหน่งึ กค็ ือการสรปุ ผลการประชุมการสรุปน้ีมี 2 ประเภท คือ การสรุปประเดน็ ย่อยๆ และการสรุปการ ประชมุ ท้ังหมดก่อนที่จะปิดการประชุม การสรปุ การประชมุ มปี ระโยชน์หลายประการดังนี้ - ท�ำ ใหส้ มาชกิ สามารถเขา้ ใจและติดตามการประชุมไดต้ ลอดวา่ ขณะน้กี ารประชุมได้ ด�ำ เนนิ การมาถงึ วาระไหนและได้ผลเป็นอย่างไร - เป็นการรวบรวมการอภิปรายของสมาชิกท้ังหมดใหไ้ ดเ้ ฉพาะความสำ�คัญ กระชบั กะทัดรัด - เป็นการยนื ยนั ย้�ำ เตือนอีกครงั้ ว่าท่ไี ด้ตกลงกันน้นั คืออะไร จะไดไ้ ม่มกี ารถกเถียง กันภายหลังอกี วิธกี ารสรปุ การประชุมท่ดี ี ควรท�ำ ดังน้ี - ฟังการเสนอความคดิ เหน็ อย่างตัง้ ใจ - จบั ประเด็นในแตล่ ะวาระการประชมุ แลว้ นำ�มาสรุปรวม - ตอ้ งให้เน้อื ความสรุปชดั เจน - รวมแนวความคดิ เห็นทสี่ อดคลอ้ งกนั เขา้ ดว้ ยกนั - แยกประเดน็ ของขอ้ คดิ เห็นทีไ่ มส่ อดคลอ้ งกนั ออกจากกันใหเ้ ห็นเด่นชัด - ย้�ำ มติของที่ประชมุ อกี ครัง้ เมือ่ จะสรุปรวมทัง้ หมดก่อนปิดประชมุ - ชี้ประเดน็ ทีข่ ัดแยง้ กันและตกลงกันไมไ่ ดใ้ นกรณีทตี่ อ้ งเลอื่ นการพิจารณาไปอีก

บทท่ี 3 เทคนคิ การจดั การประชุมสัมมนา 46 1.5 การปิดประชมุ ในการประชุมหลายครั้งท่ีประธานท�ำ ใหส้ มาชิกทีเ่ ข้าประชุมรสู้ ึกว่าการประชุมยงั ไม่บรรลผุ ลแตป่ ระธานก็ปดิ การประชมุ โดยอา้ งว่าเวลาหมด หรือว่าได้อภิปรายกนมานาน แล้ว มีงานอน่ื ทจ่ี ะต้องท�ำ อีกมาก จงึ ต้องจอปดิ การประชุมเพียงแคน่ ี้ ถา้ เปน็ ลักษณะ นี้การประชมุ ครั้งนัน้ คงลม้ เหลวโดยส้ินเชิงการปดิ การประชมุ ถือเป็นระยะท่สี ำ�คัญท่ีสดุ ที่ ประธานจะตอ้ งใช้วาทะสรา้ งความพึงพอใจใหเ้ กดิ แก่ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ ในครั้งนั้น และท�ำ ให้ เหน็ วา่ การเสยี สละเวลามารว่ มประชมุ ครงั้ นม้ี ีประโยชน์ไม่สูญเปลา่ วิธกี ารปดิ การประชมุ ทีด่ ี การปิดการประชมุ ทด่ี คี วรมลี ักษณะดังนี้ สรปุ มตขิ องการทปี่ ระชมุ ทั้งหมด เป็นการเนน้ และตอกย้ำ�ถึงขอ้ ตกลงการตดั สนิ ใจ ในวาระต่างๆ ของการประชุม ประธานจะตอ้ งแถลงอยา่ งชดั เจนเน้นหนกั วา่ ทีป่ ระชมุ มขี อ้ ตกลงและตัดสินใจกนั อย่างไร เป็นการย�ำ้ ครั้งสดุ ทา้ ยเพอ่ื ยนื ยันว่าจะไม่มผี ใู้ ดคดั ค้านในภาย หลงั ช้ีประเด็นทขี่ ดั แย้งและตกลงกนั ไมไ่ ด้ อาจมบี างเรอ่ื งทสี่ มาชกิ มคี วามคิดเหน็ ท่แี ตกต่าง กนั หาขอ้ ยุตไิ มไ่ ด้ ประธานจะต้องแยกแยะใหเ้ หน็ ชัดเจนวา่ ข้อจดั แย้งน้ันคืออะไร มีความ คดิ เหน็ ทยี่ งั ตกลงกันไมไ่ ดก้ ่ปี ระเด็น อะไรบ้าง ทจ่ี ะต้องเอาไวพ้ ูดกันในโอกาสตอ่ ไปสรา้ ง ความส�ำ คญั และความพึงพอใจใหแ้ กส่ มาชิก โดยกล่าวถึงประโยชน์ของการทสี่ มาชิกไดม้ า ประชุมร่วมกนั ในวนั นี้ กลา่ วขอบคณุ ผ้เู ข้าร่วมประชุม นดั ประชมุ คร้งั ต่อไป และกล่าวปดิ การประชุม 2.บทบาทของผู้เขา้ ร่วมประชมุ ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ ได้แก่ ประธานหรอื ผ้นู �ำ ในการประชุม เลขานุการประชมุ สมาชกิ ผเู้ ขา้ รว่ มประชุม บางคร้งั อาจมีผู้เข้าสงั เกตการณก์ ารประชุมเขา้ รว่ มด้วย บุคคล เหล่านี้จะมีสว่ นท�ำ ให้การดำ�เนินการประชุมเป็นไปโดยเรียบร้อย บรรลุวตั ถปุ ระสงค์หรอื ไมข่ ึ้นอยูก่ ับบทบาทของเขาทีแ่ สดงออกในที่ประชมุ บุคคลทีเ่ ข้าประชมุ จะมบี ทบาทเฉพาะ ตัวในฐานะผู้เข้ารว่ มประชุม ซ่งึ บทบาทเหลา่ นีจ้ ะเป็นทยี่ อมรบั ของคนทัว่ ไป หากใคร ไมป่ ฏิบตั ิตามบทบาททถ่ี ูกต้องจะถูกต�ำ หนิตเิ ตยี น เกดิ ความเสื่อมศรัทธาและถกู วิพากษ์ วิจารณ์ไปในทางไมด่ ี

47 บทที่ 3 เทคนคิ การจดั การประชมุ สัมมนา 3. บทบาทของประธานหรือผูน้ �ำ การประชมุ ประธานในที่ประชุมเปน็ บคุ คลส�ำ คญั ยิง่ ของการประชุมท่ีจะท�ำ ให้การประชุม ประสบความส�ำ เรจ็ หรอื ล้มเหลว บทบาทของประธานท่ดี ีควรมีลกั ษณะดงั นี้ - เปิดการประชุม ดว้ ยบรรยากาศเปน็ กันเองยิม้ แยม้ แจม่ ใสพรอ้ มกริ ิยาทเ่ี ปน็ มิตร กับสมาชกิ ทุกคน - นำ�เรอ่ื งเขา้ สู่วาระการประชุม โดยแจง้ วตั ถปุ ระสงค์ ข้อมูล เหตุผลของการ ประชุม และความมุ่งหวังของการประชุม - กระตนุ้ ให้ทกุ คนอภปิ รายแสดงความคดิ เหน็ ให้สมาชิกรสู้ ึกวา่ ควรคิดเห็นของเขา มีคณุ ค่าต่อทปี่ ระชุม - วางตวั เปน็ กลาง ประธานต้องท�ำ หนา้ ท่ที ี่ดงึ ความคดิ เหน็ ของสมาชิกออกมาให้มาก ที่สดุ ไมค่ วรแสดงความคิดเหน็ ส่วนตวั ออกมา คอยจบั ประเดจ็ ช้แี จงข้อเทจ็ จริงใหส้ มาชิก อภิปรายอยา่ งต่อเนอ่ื ง - มคี วามยุตธิ รรม มองเหน็ ความส�ำ คัญของการเสนอความคดิ เห็นของสมาชิกทกุ คน ไม่สนับสนุนพวกใดพวกหนึ่งโดยเฉพาะ - ควบคุมการประชุมให้อยใู่ นประเด็นเปน็ ไปตามวาระ สมาชิกบางคนอภปิ รายออก นอกเรอ่ื งหรอื พยายามหนว่ งเหน่ียวการประชุมใหล้ ่าชา้ ประธานตอ้ งมีไหวพรบิ นำ�เรื่องเขา้ สู่ประเดน็ และตดั สนิ ใจแต่ละเรือ่ งใหเ้ สรจ็ ส้นิ กอ่ นนำ�เข้าสวู่ าระตอ่ ไป - ควบคมุ ความประพฤติของสมาชิกขณะประชุม เพ่อื รกั ษาระเบยี บของการประชุม ใหด้ �ำ เนินไปด้วยดี เพราะอาจมี--- สมาชิกบางคนละเมิดมารยาทในการประชุม ประธานมี อำ�นาจดังนี้ - อนญุ าตใหม้ ีการตดิ สินใจและลงมติ - ถ้าคะแนนเสียงเทา่ กนั 2 ฝา่ ย ประธานลงคะแนนเป็นเสียงชขี้ าด - สั่งใหผ้ ูล้ ะเมดิ ระเบียบของทปี่ ระชุมออกไปจากท่ปี ระชุม - สัง่ ปิดการประชุม โดยทว่ั ไปประธานควรจะหลีกเลย่ี งการโต้เถียงกบั สมาชิก หากมกี ารโต้แย้งเกดิ ขึน้ ระหวา่ งความเห็นสองฝา่ ย ประธานต้องพยายามประนีประนอมให้เร่อื งยุติ

บทท่ี 3 เทคนิคการจัดการประชุมสมั มนา 48 - ใหค้ วามสนใจตอ่ การแสดงความคิดเห็นของสมาชิก ไมค่ วรละความสนใจไป ทำ�งานอืน่ หากไม่จ�ำ เป็นเรง่ ด่วนจริงๆ ไม่ควรให้น�ำ งานอนื่ มารบกวน เช่น การรบั โทรศัพท์ การน�ำ งานมาให้ลงนาม เปน็ ต้น - สร้างบรรยากาศท่ีดใี นการประชมุ ถา้ สมาชกิ เคร่งเครียดกันมากควรมกี ารให้หยุด พักอภปิ รายบางชว่ งหรอื สรา้ งอารมณ์ขันให้เกิดขนึ้ บ้าง - รักษาระเบยี บของทป่ี ระชมุ ไว้ เช่น สมาชกิ ต้องขออนุญาตประธานกอ่ นพูดทุก คร้งั ควบคมุ ใหพ้ ูดทีละคน พยายามอย่าให้มกี ารพูดคยุ กลุ่มย่อย - รักษาเวลาในการประชมุ ประธานตอ้ งวางแผนเกี่ยวกับระยะเวลาการพจิ ารณา ของแต่ละวาระวา่ จะใช้เวลานานเทา่ ใดใหเ้ หมาะสม ส่วนใหญ่วาระแรกๆ ให้อภิปรายกนั ยืด ยาวพอถึงวาระหลังๆ ก็เรง่ รัดให้จบตามเวลา - สรุปประเดน็ การประชุมเป็นระยะๆ เมื่อมีการอภิปรายพอสมควรแล้ว ประธาน ควรสรปุ เรอื่ งท่อี ภิปรายให้ชดั เจนเป็นระยะๆ เพ่ือให้สมาชกิ ติดตามการประชมุ ได้ทัน เม่อื พิจารณาหมดทกุ วาระแลว้ ควรสรปุ รวมท้งั หมดอีกคร้งั - ปิดการประชุมดว้ ยดี นบั เปน็ ช่วงเวลาท่ีสำ�คญั ที่สุด ประธานตอ้ งสรปุ รวมส่งิ ที่ได้ จากการประชุมทั้งหมด ไมว่ ่าจะเปน็ ขอ้ ตกลง การตัดสนิ ใจ หรือมตขิ องท่ีประชุมเพื่อใหท้ ุก คนเหน็ ผลของการประชมุ คร้ังนี้ ข้อคดิ เห็นที่ตกลงกันไม่ไดต้ อ้ งแยกแยะให้เหน็ ชัดวา่ ข้อคดิ เหน็ แตกต่างกันอยา่ งไร จะตอ้ งเล่อื นการพิจารณาออกไปยังการประชุมคร้งั ตอ่ ไป ขอบคณุ ในความร่วมมือของสมาชกิ ทกุ คน แล้วกล่าวปิดประชุม - ตดิ ตามผลการประชมุ ส่งรายงานการประชุมไปให้ผู้เกย่ี วขอ้ งทุกคน แลว้ คอย ตดิ ตามผลการปฏบิ ตั ิถา้ การประชุมคร้ังนน้ั มขี อ้ ตกลงใหม้ ผี ู้ปฎบิ ตั ิต่อไป 3.1คณุ สมบตั ขิ องประธานทด่ี ี 3.1.1 คุณสมบัติสว่ นตวั ของประธานจะชว่ ยใหก้ ารประชมุ บรรลผุ ลสำ�เร็จ ซ่ึงควรมลี กั ษณะดงั นี้ - มีบคุ ลิกภาพดี มารยาทดี แตง่ กายสะอาด สุภาพ กระตอื รอื รน้ สดชื่น แจม่ ใสมคี วามเชือ่ มนั่ ในตนเอง

49 บทท่ี 3 เทคนิคการจดั การประชุมสัมมนา - เป็นผทู้ ่ีควบคมุ อารมณ์ได้ อดทน ใจเย็น รจู้ ักประนีประนอม - เปน็ ผมู้ คี วามรใู้ นเรอื่ งทป่ี ระชมุ อย่างแจ่มแจง้ สามารถตอบคำ�ถามสมาชกิ ไดอ้ ย่างรวดเรว็ - รู้ระเบยี บข้อบังคับของการประชมุ เป็นอย่างดี - มีความสามารถในการใช้คำ�พูดได้อย่างชัดเจน เข้าใจงา่ ย ไมว่ กวนทำ�ให้ สับสนสามารถตงั้ คำ�ถามไดเ้ หมาะสม - รู้จกั ฟังอยา่ งสนใจ การตง้ั ใจฟังสมาชกิ อภปิ รายจะทำ�ใหผ้ ู้เสนอความคิด เห็นเพิ่มข้ึน - ต้องเป็นตรงต่อเวลา การไม่ตรงตอ่ เวลาจะทำ�ใหส้ มาชิกเสอื่ มศรทั ธา สามารถรกั ษาเวลาของการประชมุ เช่น เปิด-ปดิ ตรงเวลา ไดเ้ นือ้ หาสาระ 3.1.2 สงิ่ ทป่ี ระธานไม่ควรกระทำ�ในท่ปี ระชุม บ่อยคร้งั ทีต่ ัวประธานมพี ฤติกรรมท่ีมีปญั หา สรา้ งความไมพ่ ึงพอใจใหแ้ ก่ สมาชกิ ยากตอ่ การทกั ทว้ ง พฤติกรรมของประธานท่พี ึงละเว้นในที่ประชมุ มดี ังนี้ - เผดจ็ การครอบง�ำ ความคดิ ของสมาชกิ - ตดั สนิ ใจตอ่ ความคิดเหน็ ของสมาชิกดว้ ยตนเองแทนที่จะใชม้ ตขิ องกลุ่ม - รวบรัดเรอ่ื งเร็วเกินไปโดยผูเ้ ข้าร่วมประชมุ ยังไมม่ กี ารอภปิ ราย - ต�ำ หนสิ มาชกิ ผเู้ ข้ารว่ มประชมุ โดยไมม่ ีเหตุผลสมควร - อารมณ์เสียโตเ้ ถียงกับผ้เู ขา้ ร่วมประชุม - ปิดโอกาสการซกั ถามของสมาชกิ และหลกี เลี่ยงที่จะใหข้ อ้ เท็จจรงิ ต่างๆ - ผูกขาดการพดู คนเดยี ว สมาชกิ ไมม่ โี อกาสแสดงความคดิ เห็น - เอางานอยา่ งอื่นมาท�ำ ขณะดำ�เนินการประชุม - ไม่รักษาเวลา ปล่อยให้สมาชกิ อภปิ รายโดยไมม่ ขี อบเขต เสียเวลานานเกิน ไป

บทที่ 3 เทคนิคการจดั การประชมุ สมั มนา 50 4.บทบาทของเลขานุการ 4.1 ในระหวา่ งการประชมุ เลขานุการเป็นบคุ คลส�ำ คัญอกี คนหน่ึงทจี่ ะตอ้ ง เป็นผ้คู อยช่วยเหลอื ประธานชีแ้ จงความกระจา่ งของขอ้ มลู และอ�ำ นวยความสะดวกในด้าน ตา่ งๆ แก่ทป่ี ระชมุ งานของเลขานกุ ารท่ีส�ำ คญั มีดงั นี้ -ดูแลความเรียบร้อยของหอ้ งประชมุ - เตรียมเอกสาร ขอ้ มูลต่างๆ ทีจ่ ะใชป้ ระกอบการพจิ ารณาในท่ีประชมุ ไวใ้ ห้ ผเู้ ข้าร่วมประชมุ ให้พร้อม - ช่วยประธานในการแจง้ ระเบยี บวาระหรอื ช้แี จงรายละเอียดประกอบการ พจิ ารณาตามที่ประธานส่งั - อำ�นวยความสะดวกและให้บริการทกุ ๆ เรอื่ งแก่ผู้เขา้ ร่วมประชุม - บนั ทกึ เร่อื งราวตา่ งๆในการประชุมครัง้ นน้ั ตัง้ แตเ่ น้ือหาสาระที่เปน็ ประเด็นสำ�คญั ผลการอภปิ ราย และมติของท่ปี ระชมุ - เมื่อสงสยั ในหวั ขอ้ อภปิ รายของสมาชกิ รายใด ตอ้ งซกั ถามใหเ้ ข้าใจชดั เจน เพอ่ื มิให้การบนั ทึกการประชุมผดิ พลาด - ชว่ ยประธานในการสรุปการประชุม โดยรายงานหรอื ทบทวนการอภปิ ราย ใหส้ มาชิกทราบเป็นระยะ เพื่อดำ�เนนิ การประชมุ ใหอ้ ยู่ในประเด็น - ทำ�งานร่วมกับสมาชกิ ผูเ้ ข้ารว่ มประชุม และควรแสดงความคดิ เหน็ ใน ฐานะสมาชิกผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ คนหนึ่งดว้ ย - เมือ่ เสร็จสน้ิ การประชมุ แลว้ ต้องท�ำ รายงานการประชมุ ใหป้ ระธานตรวจ สอบ แลว้ สง่ ไปให้ผเู้ ก่ยี วขอ้ งไดร้ บั ทราบผลการประชุมด้วยอย่างทว่ั ถงึ 4.2 ขอ้ บกพร่องของเลขานุการที่มักพบในการดำ�เนนิ การประชมุ เลขานกุ าร ท่บี กพรอ่ งมกั มพี ฤติกรรมดังนี้ - เลขานกุ ารมาไม่ทันเวลาในการประชมุ ท�ำ ใหเ้ กดิ ความขลกุ ขลักในการเรม่ิ ตน้ ประชุมเพราะเลขานกุ ารเปน็ ผรู้ ้เู ร่อื งท้ังหมด

51 บทท่ี 3 เทคนิคการจดั การประชมุ สัมมนา - เอกสารทเ่ี ตรียมมาไมเ่ พยี งพอแก่ผู้เข้าร่วมประชุม - การบริการและอ�ำ นวยความสะดวกในหอ้ งประชมุ ไมท่ ันทว่ งที - จดบันทึกการประชมุ ไมถ่ กู ต้องตามมตขิ องทปี่ ระชมุ - เลขานุการบางคนพูดมากเกนิ ไป โดยการชแ้ี จงขอ้ มลู ตา่ งๆ เย่ินเยอ้ ไม่ สรุปให้กระชบั - เลขานุการไม่สนใจฟงั การประชุม และบางทกี ลบั กอ่ นการประชุมยตุ ิ - เลขานกุ ารชอบทักท้วงหรอื เสนอเรือ่ งออกนอกประเด็น - ไม่จดั สมดุ บนั ทกึ รายชอ่ื ผู้เขา้ ร่วมประชมุ ไว้ก่อนล่วงหน้า ต้องเอามาให้เช็ค ขณะประชมุ - เลขานกุ ารไม่มที กั ษะในการจดบนั ทกึ การประชมุ - เลขานุการบางคนไมม่ คี ณุ สมบัตทิ ่ีจะเปน็ เลขานุการการประชุม 5. บทบาท และหนา้ ทขี่ องสมาชกิ ผูเ้ ขา้ รว่ มประชุม เมอื่ ท่านไดร้ ับเชิญเปน็ สมาชิกในการประชมุ ย่อมแสดงว่าทา่ นเปน็ ผู้หนง่ึ ซ่ึงผู้ ดำ�เนินการจัดประชมุ ไดเ้ ล้งเห็นว่าทา่ นเป็นผ้มู ีความสำ�คัญตอ่ การประชุมคร้ังนน้ั โดยทา่ น อาจจะเปน็ ผูใ้ ห้ข้อมลู ทดี่ เี ปน็ ท่ปี รึกษาทจ่ี ะใหข้ ้อเสนอแนะ ชแ้ี จงเหตผุ ล หรอื ทา่ นจะต้อง มีส่วนในการรับรูเ้ รือ่ งราวตา่ งๆ ในการะประชมุ ครั้งนั้น เพื่อจะไดน้ �ำ เรอื่ งทีป่ ระชุมไปใช้ให้ เปน็ ประโยชน์ตอ่ การทำ�งานทั้งในปัจจบุ ันและอนาคตจึงเปน็ หน้าทส่ี ำ�คญั ทีส่ มาชกิ ทกุ คนที่ ได้รับการเชญิ ประชุมจะต้องเขา้ ร่วมประชมุ ทุกครงั้ สมาชกิ ไมค่ วรท่จี ะขาดการประชมุ โดย ไม่จำ�เปน็ และเมื่อทา่ นเข้าไปนง่ั อย่ใู นที่ประชมุ โปรดระลกึ ถงึ บทบาทที่ดีของสมาชิกผู้เขา้ รว่ มประชุม และจงปฏิบตั ิตามแนวทางดังที่จะกล่าวตอ่ ไปจนกวา่ การประชุมจะเสรจ็ สิน้ 5.1 บทบาท และหนา้ ทท่ี ีด่ ขี องสมาชิกผ้เู ข้ารว่ มประชุม มดี ังน้ี - ศกึ ษาระเบยี บและขอ้ บงั คับของการประชุมใหเ้ ข้าใจชดั เจนก่อนทจี่ ะเขา้ ประชุม - ศกึ ษาระเบียบ วาระ วัตถุประสงค์การประชมุ ตลอดจนเอกสารตา่ งๆท่ี เลขานกุ ารส่งมาใหเ้ พือ่ เตรียมขอ้ มูล ข้อเท็จจริง และข้อคิดทเี่ ป็นประโยชนน์ ำ�เสนอตอ่ ท่ี ประชมุ

บทที่ 3 เทคนคิ การจัดการประชมุ สมั มนา 52 - เขา้ ร่วมประชุมให้ตรงเวลา ถ้าไม่สามารถเขา้ ร่วมประชมุ ได้ต้องแจง้ ให้ เลขานุการทราบลว่ งหน้า - อา่ นรายงานการประชมุ อยา่ งรอบคอบ และทกั ทว้ งแกไ้ ขเมื่อเหน็ ว่าไมถ่ กู ต้อง - ยกมือขออนุญาตประธานกอ่ นทกุ ครัง้ เมื่อไดร้ ับอนญุ าตจึงพดู อย่าพดู สอดข้ึนมาหรือพดู กบั สมาชกิ ด้วยกันเอง ไมค่ วรแย่งกนั พูดในขณะท่สี มาชิกคนหนึง่ กำ�ลังพดู อยู่ - ถา้ ต้องการเข้าหรอื ออกจาหอ้ งประชมุ ระหวา่ งด�ำ เนินการประชุมตอ้ ง ท�ำ ความเคารพประธานก่อน จึงค่อยเดนิ ออกไป - ตงั้ ใจฟังเรื่องทป่ี ระชุมอย่างสนใจ อย่าทำ�ส่ิงอ่ืนในขณะประชมุ เช่น เขียน หรืออา่ นหนงั สือ เป็นตน้ - ถา้ มขี อ้ สงสยั ควรซักถามประธานใหเ้ ข้าใจ - อยา่ เอาจรงิ เอาจังกับข้อโตเ้ ถียง และความขัดแยง้ จนเกินไป เพราะประชมุ เพอื่ หาขอ้ ตกลงรว่ มกนั มิใชก่ ารเอาชนะกัน - รจู้ ักใชค้ วามคิดและเหตุผลในการให้ข้อเสนอแนะและชี้แจงขอ้ เทจ็ จรงิ ตา่ งๆ - ตอ้ งมีความอดทน รูจ้ กั ระงบั อารมณ์ ถ้าสมาชกิ บางคนไมเ่ ห็นดว้ ยกับ แนวคิดของตน - ใชค้ �ำ พูดทด่ี ีในการประชุม ไม่พดู เสียดสี กระทบกระแทกหยาบคายในท่ี ประชุมหรือแสดงอากบั กริ ิยาในทางกา้ วร้าวในทป่ี ระชมุ - ใหเ้ กรียติแกส่ มาชกิ ผู้เขา้ ประชุมดว้ ยกัน โดยร้จู กั ฟงั เหตผุ ลของคนอื่นและ ยอมรับในเหตุผลที่ถกู ตอ้ ง - ไมพ่ ูดออกนอกประเด็น เมอื่ ให้ขอ้ เสนอแนะเรอื่ งใดตอ้ งพยายามพูดใหต้ รง จุดพูดไม่สับสน วกวน และใหข้ ้อมลู ทด่ี แี กท่ ่ีประชุม - กล้าแสดงความคดิ เห็นในที่ประชมุ ไม่ควรน่ังเฉยตลอดระยะเวลาการ ประชุมอยา่ ลมื ว่าเหตผุ ลที่ไดร้ ับเชญิ ประชุมเพราะคาดว่าทา่ นจะได้ใหส้ ิง่ ทเี่ ป็นประโยชน์แก่ ทปี่ ระชุมได้

53 บทท่ี 3 เทคนคิ การจัดการประชมุ สัมมนา - ค�ำ นงึ ถึงผลประโยชนส์ ว่ นรวมในการแสดงความคดิ เหน็ และให้ข้อเสนอ แนะ - เคารพและรกั ษาระเบยี บของทป่ี ระชุมแตง่ กายให้สภุ าพเหมาะสม 6. ปญั หาทีเ่ กดิ ในทป่ี ระชมุ มกั เกิดขน้ึ เนอื่ งจากส่ิงต่อไปนี้ - ความแตกตา่ งของสมาชิกแต่ละคน ตง้ั แตค่ วามแตกตา่ งทางกายภาพ ความคิดประสบการณ์ตา่ งๆ - สมาชกิ ไมเ่ ขา้ ใจสภาพปัญหา - สมาชกิ ไมม่ รี ะเบียบวินยั จึงสรา้ งความร�ำ คาญใหแ้ กผ่ อู้ นื่ ดว้ ยวิธีการต่างๆ - การมปี ญั หาของสมาชกิ มกั จะมีสาเหตุบางอย่างแอบแฝงอยู่ เป็นหน้าท่ี ของประธานหรือผู้นำ�การประชุมทีจ่ ะตอ้ งศกึ ษาปญั หาและพยายามแก้ไขพฤติกรรมทม่ี ี ปัญหานั้นให้ไดเ้ พอ่ื นำ�ไปสคู่ วามส�ำ เรจ็ ของการประชมุ สรุป การด�ำ เนินการประชุมที่ดี ผู้น�ำ การประชุมจะต้องด�ำ เนินการทุกข้ันตอนใหเ้ หาะสม อ�ำ นวยใหก้ ารประชมุ บรรลเุ ปา้ หมายท่ีต้ังไว้นบั ต้งั แตก่ ารเปดิ การประชุมไดเ้ หมาะสม ให้ทุก คนเหน็ ความสำ�คญั ของการประชมุ ดำ�เนนิ การประชมุ ตามวาระการประชุม เปิดโอกาสให้ ผรู้ ว่ มประชุมอภิปรายความคิดเห็นแลว้ สรุปและขอมติทป่ี ระชมุ เมื่อด�ำ เนินการประชมุ จน หมดวาระแล้วตอ้ งปดิ การประชุมทันทเี พื่อมิใหใ้ ช้เวลาในการประชมุ มากเกินไป





บทท่ี 4 การจัดท�ำ รายงานการประชุม 54 บทที่ 4 การจดั ทำ�ราย งานการประชุม



บทท่ี 4 การจัดท�ำ รายงานการประชมุ 55 บทท่ี 4 การจัดทำ�รายงานการประชมุ 1. การตดิ ตามประเมนิ ผลการประชุม มีบ่อยครั้งเม่อื การประชุมไดด้ ำ�เนนิ การภายในหอ้ งประชุมจนกระทง่ั ประธานในที่ ประชมุ กลา่ วปดิ การประชุมไปแล้ว ทุกสิ่งทุกอยา่ งที่ได้พูดกนั ในทปี่ ระชมุ ก็ถกู ปิดเงยี บตาม ไปดว้ ย ไมไ่ ดม้ ีการตดิ ตามผลหรอื พูดถึงการประชุมคร้งั นัน้ อกี เลย นบั วา่ เป็นความสญู เปลา่ อยา่ งย่ิง การเปน็ ผนู้ ำ�การประชมุ ท่สี มบูรณแ์ บบจะตอ้ งไม่ลืมการตดิ ตามผลและประเมินผล การประชุมทผี่ ่านมาเพ่ือทราบถงึ ความส�ำ เรจ็ ของการประชุมว่ามมี ากน้อยเพยี งใด ถา้ ผล ของการประชมุ นน้ั มีข้อบกพร่องหรอื ขอ้ ตกลงทไ่ี มส่ ามารถน�ำ ไปปฏิบัติได้ จะได้ชว่ ยกันคิด หาแนวทางแกไ้ ขปรบั ปรงุ ตอ่ ไป 2. การติดตามผลการประชุม การติดตามผลการประชมุ นั้น ผนู้ ำ�การประชมุ อาจจะทำ�รว่ มกับเลขานกุ ารประชมุ หรอื คณะกรรมการด�ำ เนินการจดั ประชมุ กไ็ ด้ ในท่ีนจ้ี ะขอแยกพูดถงึ วิธีการติดตามผลการ ประชุมทีละประเด็น การติดตามว่าส่งิ ทไ่ี ดพ้ ูดกันในท่ีประชุมนน้ั เมอ่ื ถึงข้ันนำ�ไปปฏบิ ัติมีปัญหาอยา่ งไร หรือไม่ หรอื มีความก้าวหน้าเพียงไร สามารถทำ�ได้สำ�เร็จหรอื ไม่ แต่กอ่ นทีจ่ ะตดิ ตาม การปฏบิ ัตงิ านตามข้อตกลงเลขานกุ ารประชุมจะต้องจดั ทำ�รายงานการประชุมสง่ ใหผ้ เู้ ขา้ ประชุมและผเู้ กี่ยวขอ้ งไดร้ บั ราบเปน็ ลายอกั ษรเสียกอ่ น เพอ่ื ทกุ คนจะไดท้ ราบข้อตกลงท่ีจะ ต้องถือเปน็ แนวปฏบิ ตั โิ ดยท่ัวถงึ กัน 3. ข้ันตอนในการตดิ ตามผลการประชมุ ด�ำ เนินเป็นขนั้ ตอนดังนี้ - เลขานกุ ารน�ำ รายงานการประชุมฉบับรา่ งให้ประธานการประชุมไดต้ รวจดคู วาม ถูกตอ้ งก่อนท่ีจะส่งไปให้ผู้เก่ยี วขอ้ งได้รับทราบ - เมือ่ ประธานตรวจความถกู ตอ้ งแล้ว ประธานจะให้เลขานกุ ารสง่ รายงานการ ประชุมไปให้ผู้เก่ยี วข้องให้ทัว่ ถึง

56 บทท่ี 4 การจัดท�ำ รายงานการประชมุ - ประธานจะบนั ทกึ ขอ้ ตกลงทจี่ ะตอ้ งมกี ารปฏบิ ัตวิ า่ มีอะไรบ้าง จะใชร้ ะยะ เวลาเทา่ ไร และจะต้องสำ�เร็จเม่ือไร - ประธานจะตอ้ งบันทึกความก้าวหน้าของการท�ำ งานเป็นระยะๆ โดยการ ตดิ ตามอยา่ งสม�ำ่ เสมอ - เมื่อการปฏิบตั ินัน้ ส�ำ เร็จประธานก็จะทำ�รายงานสิ่งทเ่ี กดิ ข้นึ ใหมห่ รอื ทำ� ส�ำ เรจ็ แลว้ เพ่ือแจง้ ในทีป่ ระชมุ ครง้ั ตอ่ ไป 4. การจดั ทำ�รายงานการประชมุ การจดั ทำ�รายงานการประชุมเปน็ หนา้ ที่ของเลขานกุ ารการประชุม โดยเลขานกุ าร ประชุมจะตอ้ งยนั ทึกผลการประชมุ ตามความเปน็ จริง และจะตอ้ งเป็นผรู้ บั ผดิ ชอบใน รายงานการประชมุ ซ่งึ ถ้าทป่ี ระชมุ ไมร่ ับรองรายงานการประชมุ นนั้ เลขานุการจะต้อง ทำ�การแกไ้ ขรายงานน้ันใหถ้ กู ตอ้ งตามทปี่ ระชุมไดท้ ักท้วง รายงานการประชุมถือเป็น หนังสือส�ำ คัญชนดิ หนงึ่ ซ่ึงจะเป็นหลักฐานขององคก์ ารท่ีจะให้เป็นข้อมูลหรอื อ้างองิ คน้ หา ข้อเทจ็ จริงได้ ดังนัน้ รายงานการประชุมจึงนับเป็นหนังสอื สำ�คญั ทีจ่ ะตอ้ งจัดท�ำ ให้ถกู ต้อง เลขานกุ ารการประชุมจึงต้องมีความรู้และความเขา้ ใจในการเขียนรายงานการประชุม การท�ำ รายงานการประชมุ จะตอ้ งเร่มิ ตน้ ทก่ี ารจดบนั ทึกการประชุมในระหว่าง ด�ำ เนินการประชุม วิธกี ารจดบันทกึ การประชมุ มี 3 วธิ ี คือ - จดรายละเอยี ดทกุ ค�ำ พดู ของผ้เู ข้าประชมุ ทุกคนพร้อมด้วยมตขิ องทีป่ ระชมุ - จดยอ่ ค�ำ พูดทเ่ี ป็นประเด็นสำ�คัญอนั เป็นเหตุผลไปส่มู ติทีป่ ระชมุ พรอ้ มดว้ ย มติของท่ีประชมุ - จดแตเ่ หตผุ ลกบั มตขิ องที่ประชุม เลขานกุ ารจะเลอื กใช้วธิ ีใดวธิ ีหน่งึ กไ็ ดต้ ามความต้องการของหนว่ ยงาน โดยทัว่ ไป มกั นยิ มใช้แบบที่ 2 และแบบท่ี 3 แบบท่ี 1 ไมน่ ิยม เพราะทำ�ไดย้ าก สิ้นเปลือง แรงงาน และไม่สะดวกในการตรวจสอบอ้างถงึ และรบั รองในท่ีประชมุ การบนั ทึกการ ประชมุ นั้น เลขานกุ ารตอ้ งบนั ทกึ ตามความเป็นจรงิ ไม่นำ�ความคดิ เหน็ ส่วนตวั หรือส่ิงทไ่ี ม่ ไดพ้ ดู ถึงใส่ไวใ้ นรายงานการประชุมเด็ดขาด เพราะรายงานการประชุมเป็นหนังสือท่มี ีจุดมงุ่ หมายเพ่อื

บทท่ี 4 การจัดท�ำ รายงานการประชุม 57 - เพอ่ื เก็บเปน็ หลักฐานอ้างอิง - เพือ่ ยนื ยันการปฏิบตั ิงาน - เพ่ือแสดงกจิ การท่ดี ำ�เนินการแลว้ - เพ่ือแจ้งผลการประชมุ ให้บคุ คลทเ่ี ก่ยี วข้องทราบและปฏิบตั ิต่อไป - รายงานการประชมุ เป็นเอกสารแสดงหลักฐานขององคก์ ารและเปน็ เอกสารอ้างองิ ท่ถี ูกต้องขององค์การ ศาลถอื วา่ รายงานการประชุมใช้เปน็ หลักฐานประกอบ การพจิ ารณาคดไี ด้ และผู้สอบบญั ชจี ะใช้เป็นเอกสารส�ำ หรับตรวจสอบอำ�นาจการใช้จ่าย เงินในรายการสำ�คัญขององค์การ ดงั นนั้ รายงานการประชมุ จึงตอ้ งยึดถือความถูกต้องเป็น ส�ำ คัญ 5. รปู แบบของรายงานการประชุม ในหน่วยงานแตล่ ะหน่วยงานอาจมขี ้อตกลงในการใช้รูปแบบการประชมุ ทมี่ ขี ้อแตก ตา่ งกนั บา้ งแล้วแตค่ วามตอ้ งการของหนว่ ยงานน้นั แต่โดยทวั่ ไปมักจะใชร้ ปู แบบรายงาน การประชุมตามระเบียบส�ำ นกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 คำ�อธิบาย รายละเอียด ดงั น้ี - รายงานการประชมุ ให้ลงชอ่ื คณะที่ประชุมหรือช่อื การประชุมน้ันๆ เชน่ รายงานการประชมุ คณะกรรมการบรษิ ัท รายงานการประชมุ ผ้จู ัดการฝา่ ยต่างๆ เป็นตน้ - ครัง้ ที่ ใหล้ งคร้ังทีป่ ระชมุ เชน่ คร้ังท่ี 2/2556 - เมื่อ ใหล้ งวัน เดือน ปที จี่ ัดประชุม เชน่ เมื่อวันท่ี 2 กรกฎาคม 2556 - ณ ใหเ้ วน้ 1 ช่วงตัวอักษรแล้วใสส่ ถานทป่ี ระชุม - ผ้มู าประชุม คือผูท้ ี่ไดร้ บั เชญิ ใหม้ าประชมุ ใหล้ งชือ่ และต�ำ แหนง่ ของ แต่ละคนและควรจดเรียงตามลำ�ดบั อาวธุ โส กรณที ่ีผมู้ าประชมุ มากเกินไปอาจบอกเพยี งผู้ มาประชุมจ�ำ นวน .... คน ตามหลกั ฐานสมุดจดรายงานการประชุมของ.....(ในสมุดจดราย วานการประชมุ ต้องมชี ื่อทุกคนปรากฎอยเู่ ปน็ หลกั ฐาน) - ผูไ้ มม่ าประชุม คอื ผทู้ ีเ่ ชิญมาประชมุ แต่ไม่ได้มาประชุมและไม่ไดส้ ่งตวั แทนมาประชุม ให้ลงชอื่ และตำ�แหนง่ พรอ้ มทง้ั เหตผุ ล - ผเู้ ข้าร่วมประชมุ คอื ผทู้ ่ีไม่ได้รบั เชญิ มาประชุม และไมม่ หี น้าทีเ่ ข้าประชุม แตม่ คี วามสนใจอยากฟงั เรื่องราวทปี่ ระชุม ให้ลงชอื่ และตำ�แหนง่

58 บทที่ 4 การจดั ทำ�รายงานการประชมุ - เร่ิมประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทเี่ รม่ิ ประชุมจริง - ข้อความ ใหส้ รุปย่อตามวิธกี ารตามรายงานการประชมุ มักเรมิ่ ต้นว่า “เมื่อประธานกลา่ วเปดิ ประชมุ แลว้ ไดด้ �ำ เนินการประชมุ ตามระเบยี บวาระต่อไปน.้ี ..” - เลกิ ประชุมเวลา ให้ลงเวลาเลิกประชมุ จริง - ผู้จดรายงานประชุมและผตู้ รวจรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงาน และผูต้ รวจรายงานการประชุมครงั้ น้นั บางครงั้ อาจลงตำ�แหน่งด้วยกไ็ ด้ 6. การประเมนิ ผลการประชุม การประเมนิ ผลการประชมุ คือการประเมนิ วา่ การจดั ประชมุ ทีเ่ สรจ็ สนิ้ ไปนนั้ มผี ลเป็น อยา่ งไรต่อผ้เู ขา้ รว่ มประชมุ เพอ่ื จะได้น�ำ ผลการประเมินมาเปน็ ขอ้ มลู ทจ่ี ะปรบั ปรุงแกไ้ จ การประชุมครงั้ ต่อไปให้มปี ระสิทธิภาพมากยงิ่ ขนึ้ ผูท้ ีจ่ ะท�ำ หนา้ ที่ประเมินกค็ ือผู้ทเี่ ขา้ ร่วม ประชมุ ในครัง้ นัน้ ซงึ่ ไดแ้ ก่ ประธาน เลขานุการ และอาจเปน็ สมาชกิ ผู้เขา้ รว่ มประชมุ กไ็ ด้ วิธีการทจี่ ะใช้ประเมนิ ผลการประชมุ ได้แก่ - ใชก้ ารสงั เกต ขณะที่เขา้ รว่ มประชมุ เมือ่ การประชุมไดเ้ สรจ็ สน้ิ ไปแล้วถา้ มีโอกาส ได้สงบสักพกั หนงึ่ คิดย้อนถงึ สง่ิ ที่ไดป้ ระสบและสงั เกตเห็นในทีป่ ระชมุ หรอื ไดก้ ระทำ�ไป ในทปี่ ระชมุ วา่ มสี ิง่ ใดที่เปน็ สิง่ ทีถ่ กู ต้อง ทำ�แล้วเกดิ ผลดีจะน�ำ ไปปฏบิ ตั ติ อ่ ไป แต่ส่งิ ท่ีเปน็ ข้อผิดพลาดจะไดเ้ ตรียมหาแนวทางแก้ไขต่อไป - ใช้การบันทกึ ส้นั ๆ ในขณะทเ่ี ข้ารว่ มประชุมว่ามีสิ่งใดเกิดข้นึ ทีจ่ ะเป็นตวั อย่างทัง้ ในดา้ นดีและไม่มี เพ่อื จะไดเ้ ปน็ ข้อคิดทจ่ี ะแกไ้ ข การบันทึกจะเป็นการช่วยประหยดั พลงั ความคิดและประหยดั เวลาอีกด้วย เพราะบางคร้ังถา้ เรารอจนประชมุ เสรจ็ อาจจะลมื บางสิง่ บางอยา่ งทีส่ ำ�คญั ไปได้ - การสัมภาษณ์ อาจจะใชเ้ วลาตอนพักหรือหลงั ออกจากห้องประชุม สุ่มความรสู้ กึ ของสมาชิกว่ามคี วามพอใจการประชุมครงั้ นหี้ รอื ไม่ เพราะอะไร และจะมขี ้อเสนอแนะ อยา่ งไรบา้ งแตก่ ารสอบถามนน้ั ไม่ควรจะถามอยา่ งเอาจริงเอาจงั ควรใช้ลักษณะการสนทนา พูดคุยแบบเปน็ กนั เอง เหมือนกบั การถามทุกข์สุขกนั ธรรมดา จงึ จะท�ำ ให้ไดร้ บั คำ�วิจารณ์ท่ี เปน็ ความจริงมากกว่าการซักถามแบบเปน็ พธิ ีการ

บทที่ 4 การจัดท�ำ รายงานการประชมุ 59 - การใชแ้ บบประเมินเป็นลายลักษณอ์ กั ษร ซึง่ อาจจะใชก้ ับการประชมุ ใหญ่ ท่ีมีผ้เู ข้าร่วมประชุมจำ�นวนมาก หรอื เปน็ การประชุมทม่ี คี วามส�ำ คัญ ซ่ึงผู้จัดการประชุม อยากจะทราบความคดิ เหน็ ของผู้เขา้ รว่ มประชุมเพอ่ื นำ�ไปใช้วเิ คราะห์ วจิ ัย เพอื่ พฒั นาการ ประชุมใหด้ ขี ้นึ 7. สิ่งท่ีควรประเมนิ ในการจัดประชุม 7.1 ส่งิ ที่ควรประเมนิ ในการจัดการประชุมมีหลายประการ ได้แก่ - วตั ถปุ ระสงคข์ องการประชุม - การเตรียมการประชุม - การดำ�เนนิ การประชมุ - ข้อเสนอแนะต่างๆ 7.2 วตั ถุประสงคข์ องการประชมุ เหมาะสมหรือไม่ 7.3 การเตรยี มการประชมุ เรียบรอ้ ยหรือไม่ เชน่ - วาระการประชุม - สถานท่ีประชุม - โสตทศั นูปกรณ์ - บรรยากาศของการประชุม - การอ�ำ นวยความสะดวกของเจ้าหนา้ ที่ 7.4 การดำ�เนินการประชมุ ราบรื่นหรือไม่ - การนำ�ประชมุ ของประธาน - พฤติกรรมของผเู้ ข้าร่วมประชุม - ลักษณะการอภิปราย - ระยะเวลาในการอภปิ ราย 7.5 ข้อเสนอแนะทีจ่ ะเปน็ ประโยชนใ์ นการจดั ประชุมครงั้ ต่อไป - อยากให้มีการประชุมเรื่องอะไรบ้าง - ทา่ นมีข้อเสนอแนะอะไรบา้ ง

60 บทท่ี 4 การจดั ทำ�รายงานการประชมุ 8. รปู แบบการจดั ประชุมและสมั มนา 8.1 การเลอื กใชร้ ูปแบบและเทคนิคในการจัดสมั มนา รปู แบบและเทคนคิ ท่ีถูกตอ้ งเหมาะสม มคี วามสำ�คญั อย่างยงิ่ ในการเรยี นรู้ ของสมาชิกที่เข้ารว่ มสัมมนา ชนดิ และรูปแบบของการอภปิ รายและประชมุ สามารถนำ�มา ประยุกตใ์ ช้ในการจดั สมั มนา มีหลายรปู แบบดังน้ี - การอภิปรายแบบคณะ (Panel Discussion) - การอภิปรายแบบซิมโพเซียม(Symposium) - การอภิปรายแบบระดมสมอง(Brain Storming) การอภปิ รายแบบเสียงกระซิบ(Buzz Discussion) - การอภปิ รายแบบบทบาทสมมตุ (ิ Role Playing) - การอภปิ รายแบบตอบกลับ(Circular Response) - การอภิปรายแบบโตะ๊ กลม(Round Table) - การอภิปรายแบบถาม-ตอบ(Dialogue) - การอภปิ รายแบบฟอรัม(Forum) - การอภปิ รายแบบกลุม่ (Group Discussion) - การอภปิ รายแบบปุจฉาวสิ ัชนา(ColloGuy) - การประชุมแบบรว่ มโครงการ(Joint-Ventruc llecting) - การประชมุ แบบรับชว่ ง(Sub-Contract llecting) - การประชมุ แบบคอนเวนชัน่ (Convention) - การประชมุ ทางวิชาการ(Academic Meeting) - การประชมุ เชงิ ปฏิบัติการ(Work Shop)

บทที่ 4 การจัดท�ำ รายงานการประชมุ 61 9. ตัวอยา่ งรปู แบบการจดั ประชุมและสัมมนา สรุป การจดั ทำ�รายงานการประชมุ เปน็ สิ่งส�ำ คัญมากถือเปน็ หนา้ ที่ของเลขานุการการ ประชมุ ซ่ึงจะตอ้ งบันทึกให้ได้สาระครบถ้วนและตามความเปน็ จริงทตี่ กลงกันในห้องประชุม การติดตามประเมินผลการประชุมเปน็ ภารกจิ อกี อย่างหนงึ่ ทผ่ี ู้รบั ผิดชอบในการประชุมจะ ตอ้ งด�ำ เนนิ การ แต่ส่วนใหญม่ ักไมใ่ ห้ความส�ำ คญั ในเร่ืองน้ี การประเมนิ ผลการประชมุ จะ เปน็ ข้อมลู ส�ำ หรบั ปรบั ปรุงการประชุมครงั้ ตอ่ ไปเพ่ือให้มปี ระสทิ ธิภาพย่ิงขึน้



บรรณานกุ รม 62 บรรณานกุ รม



บรรณานกุ รม 62 บรรณานุกรม ณริ ดา เวชญาลักษณ์ ,กศด. การบริหารการศึกษา คณะครศุ าสตร์ มหาวทิ ยาลัยราชภฏั พิบลู สงคราม สบื ค้นเมือ่ 15 พฤษภาคม 2562 http://elearning.psru.ac.th/courses/185/Lesson1.pdf นายกรเพชร เพชรรุง่ .สืบค้นเมือ่ 20 พฤษภาคม 2562 https://www.gotoknow.org/posts/173831 องค์ประกอบของการสมั มนา สืบคน้ เมื่อ 20 พฤษภาคม 2562 www.elfms.ssru.ac.th/sittichai_th/file.php/1/2-2560/3/unit3.ppt Pngtree.สบื ค้นเม่ือ 22 พฤษภาคม 2562 https://th.pngtree.com/freepng/comprehensive-discussion_1697673.html Seminar techniques เทคนคิ การจัดสัมมนา.สืบค้นเมอ่ื 23 พฤษภาคม 2562 http://www.usciamodalsilenzio.org/symposium- นจิรายุ โพธศิ์ ร.ี สบื ค้นเม่อื 24 พฤษภาคม 2562 http://nkw0576105761.circlecamp.com/index.php?page=jtsctheone. สบื คน้ เมอื่ 24 พฤษภาคม 2562