การสัมมนาทางเทคโนโลยีและสื่อสารการศึกษา

SEMINAR IN EDUCATIONAL TECHNOLOGY AND COMMUNICATIONS สั ม ม น า ท า ง เ ท ค โ น โ ล ยี แ ล ะ ส่ื อ ส า ร ก า ร ศึ ก ษ า ภาควชิ าเทคโนโลยแี ละสอื สารการศึกษา มหาวทิ ยาลัยนเรศวร Naresuan University



การสมั มนาทางเทคโนโลยแี ละสือ่ สารการศึกษา เรียบเรยี งโดย นางสาวเพญ็ พิชชา ศรที ัศน์



คำ�นำ� การเรียบเรยี งเอกสารประกอบการสอนรายวชิ าการสมั มนาทางเทคโนโลยี และสือ่ สารการศึกษา เปน็ ส่วนหนึง่ ของการจัดการเรยี นการสอนในรายวชิ า เทคโนโลยีสอ่ื สง่ิ พิมพ์ เนื้อหาภายในบทน้ีจะอธบิ ายถงึ รายละเอียดขอสมั มนาทาง เทคโนโลยแี ละสอื่ สารการศกึ ษาเราจงึ คำ�นงึ ถึงความรูเ้ กย่ี วกบั (1) โครงสร้างของ เนือ้ หา ชดุ วชิ า (2) งานที่กำ�หนดให้ทา (3) การเตรยี มตัวเสนอผลงาน (4) การเข้า รบั การ สัมมนาเสรมิ (5) การประเมนิ การเรียน (6) แนวทางการจัดโครงการและ แบบฟอรม์ รายงาน ดังน้นั นอกจากเรื่องของการออกแบบเล่มของเอกสารอย่าง เปน็ ทางการแล้วตอ้ งค�ำ นึงถงึ เร่อื งเน้อื หาสาระอยา่ งเคร่งครัดอกี ด้วย เรยี บเรยี งโดยนสิ ิตหลกั สตู รศิลปศาสตรบ์ ณั ฑิต (เทคโนโลยีส่อื สารการ ศกึ ษา คณะศกึ ศาสตร์ มหาลยั วทิ ยาลยั นเรศวร) ผเู้ รียบเรียงหวังว่าการเรียบเรียงหนังสอื เลม่ นี้มปี ระโยชนต์ อ่ นิสติ นกั ศึกษา และผูอ้ ่านท่ีจะน�ำ ไปศึกษาค้นควา้ ได้ไม่มากไมน่ ้อย นางสาวเพ็ญพชิ ชา ศรีทัศน์ ผเู้ รยี บเรียง



สารบญั เรื่อง หน้า บทที่ 1 การสัมมนา 1 1. หลกั การและแนวคดิ ส�ำ คญั ในการสมั มนา 2 1.1 กระบวนการกลมุ่ 3 1.2 แนวคดิ การสร้างวิธกี ารคดิ แก่สมาชิก 3 1.3 แนวคดิ การสรา้ งแรงจูงใจในการสัมมนา 4 2. หลกั การและแนวคิดส�ำ คัญในการสัมมนา 6 2.1 องคป์ ระกอบด้านเน้ือหา 6 2.2 องคป์ ระกอบดา้ นบุคลากร 6-7 2.3 องคป์ ระกอบดา้ นสถานที่ 2.4 องค์ประกอบดา้ นเวลา 7 2.5 องค์ประกอบดา้ นงบประมาณ 7 8 3. ประโยชนข์ องการสัมมนา 8-9 3.1 ข้อดขี องการสัมมนา 9 3.2 ขอ้ จ�ำ กัดของการสัมมนา 9 3.3 ลกั ษณะของการสัมมนาทีด่ ี 9 4. กระบวนการจัดสัมมนา 10 4.1 ขั้นเตรียมการกอ่ นการสัมมนา 10-11 4.2 ขน้ั ด�ำ เนินการระหวา่ งการสัมมนา 11-12 4.3 ข้นั ประเมนิ ผลหลงั การสัมมนา 12-13

เรื่อง หน้า 5. รูปแบบการสมั มนา 13 5.1. การอภิปรายแบบคณะ (Panel Discussion) 13 5.2 การอภปิ รายแบบซิมโพเซยี ม (Symposium) 14 5.3 การอภิปรายระดมสมอง (Brain Storming) 14 5.4 การอภิปรายแบบตอบกลบั (Circular Response) 15 5.5 การอภปิ รายแบบโตะ๊ กลม (Round Table) 15 5.6 การอภิปรายแบบถาม-ตอบ(Dialogue) 16 5.7 การอภปิ รายแบบกลุ่ม (Group discussion) 16 5.8 การอภิปรายแบบปจุ ฉาวิสชั นา (Colloquy) 16 5.9 การประชุมแบบร่วมโครงการ(Joint-Venture letting) 16 5.10การประชมุ แบบรบั ช่วง (Sub-Contract letting) 17 5.11 การประชมุ แบบคอนเวนชนั (Convention) 17 5.12 การประชมุ ทางวชิ าการ (Academic Meeting) 17 5.13 การประชุมเชิงปฏิบัติการ (work shop) 17 5.14 การอภิปรายแบบพาเนล (Panel discussion) 17 5.15 การอภิปรายแบบโตว้ าที (Debate) 18 6. บทบาท หน้าที่ จรรยาทางอาชพี 18 ของบคุ คลทีเ่ ก่ยี วข้องกับการสมั มนา 18 6.1 ประธาน 18 6.2 รองประธาน 19 6.3 เลขานกุ าร 19 6.4 ผู้ช่วยเลขานุการ 19 6.5 ฝ่ายทะเบียน 19 6.6 ฝ่ายสถานท่ี 20 6.7 ฝา่ ยสวสั ดกิ าร 20 6.8 ฝา่ ยเหรัญญิก

เรือ่ ง หนา้ 6.9 วิทยากร 21 6.10 ผรู้ ว่ มสมั มนา 21 7. การจัดทำ�เอกสารทเี่ กีย่ วกับการสมั มนา 22 7.1 การจดั ท�ำ เอกสารที่เก่ียวขอ้ งกบั การสัมมนา เอกสารท่ตี ้องจัดท�ำ 22 7.2 เอกสารประกอบการสมั มนา 25 7.3 การประเมนิ ผลการสัมมนา 25 7.4 เอกสารรายงานสรปุ ผลการสัมมนา 26 8. การจดั สถานทส่ี ัมมนา 26 8.1 การเตรียมสถานท่ีสัมมนา 26-27 8.2 เตรียมการและตรวจสอบความเรียบร้อย 27 8.3 ห้องสมั มนาขนาดใหญ่ 8.4 ห้องสัมมนาขนาดเล็ก 27-28 8.5 การจัดเวท ี 28 28-29 บทที่ 2 รูปแบบวธิ กี ารจัดการประชมุ สัมมนา 31 1. รปู แบบวธิ กี ารจดั การประชมุ สัมมนา 32 1.1 รูปแบบการประชมุ ท่ีเนน้ วัตถปุ ระสงค ์ 32 1.2 รปู แบบการประชุมท่เี น้นวิธีการจดั ประชมุ 32-39 1.3 การประชุมกลมุ่ ผสม 40 บทท่ี 3 เทคนิคการจัดการประชมุ สัมมนา 41 1. การด�ำ เนินการประชมุ 42 1.1 การเปดิ การประชุม 43 1.2 การด�ำ เนนิ การประชมุ 43-44 1.3 การอภปิ ราย 44-45

เรือ่ ง หน้า 1.4 การสรปุ การประชมุ 45 1.5 การปดิ ประชมุ 46 2.บทบาทของผเู้ ข้าร่วมประชมุ 46 3.บทบาทของประธานหรือผนู้ �ำ การประชมุ 47-48 3.1คุณสมบตั ขิ องประธานท่ีด ี 48-49 4. บทบาทของเลขานกุ าร 50 4.1 บทบาทของเลขานกุ าร 50 4.2 ข้อบกพร่องของเลขานุการ 50-51 5. บทบาท และหน้าทข่ี องสมาชกิ ผ้เู ขา้ รว่ มประชมุ 51 5.1 บทบาท และหนา้ ทที่ ่ีดีของสมาชิกผู้เขา้ ร่วมประชมุ 51-53 6. ปญั หาท่เี กดิ ในท่ีประชุม 53 บทท่ี 4 การจดั ท�ำ รายงานการประชุม 54 1. การตดิ ตามประเมนิ ผลการประชมุ 55 2. การติดตามผลการประชุม 55 3. ขั้นตอนในการติดตามผลการประชุม 55-56 4. การจัดทำ�รายงานการประชมุ 56-57 5. รปู แบบของรายงานการประชมุ 57 6.การประเมินผลการประชมุ 57-58 7. ส่งิ ที่ควรประเมนิ ในการจัดประชมุ 8. รปู แบบการจัดประชุมและสัมมนา 59 60 8.1 การเลอื กใชร้ ูปแบบและเทคนิคในการจดั สมั มนา 60

เรือ่ ง หนา้ 9. ตัวอย่างรปู แบบการจดั ประชุมและสัมมนา 61 62 บรรณานุกรม



บทท่ี 1 การสมั มนา 1 บทที่ 1 การสัมมนา



บทท่ี 1 การสัมมนา 2 บทที่ 1 การสัมมนา ความรูท้ ว่ั ไปเก่ยี วกบั การสัมมนา ความรู้ทั่วไปเก่ยี วกบั การสัมมนาเป็นพ้ืนฐานเบอ้ื งต้นในการเรียนรูว้ ธิ กี ารสมั มนา ซ่ึงจะก่อให้เกิดความเขา้ ใจ การรว่ มคิดรว่ มวเิ คราะห์ ปรึกษาและเปล่ียนเรยี นรู้ระหว่าง กลุ่ม เพื่อหาทางออกของปญั หาร่วมกัน สรา้ งปฏิสัมพนั ธร์ ะหวา่ งกนั ดว้ ยกนั ส่อื สารซงึ่ เปน็ ที่มาของค�ำ ว่า สมั มนา ภาพ : ในการสัมมนา ความหมายของการสัมมนา การสมั มนา หมายถึง การประชุมเพื่อ แสวงหาความรู้แลกเปลย่ี นเรยี นรแู้ ละ ความคดิ เหน็ โดยมีวัตถปุ ระสงคห์ รือการศกึ ษาในเรอ่ื งเดียวกนั รวมท้ังร่วมวิเคราะห์ ปญั หา หาแนวทางแกไ้ ข และหาขอ้ สรปุ รว่ มกนั เพอ่ื ใหเ้ ปน็ ประโยชนต์ ่อสว่ นรวมร่วมกัน ดังนั้น การสอนวชิ าสมั มนา เป็นกระบวนการหนงึ่ ของกจิ กรรมการเรยี นรู้ ศกึ ษา คน้ คว้า โดยวิธกี ารตา่ งๆ เปน็ การฝึกทกั ษะการคดิ อยา่ งเปน็ ระบบ การวเิ คราะหป์ ัญหา และการ เสนอแนวทางแกไ้ ขการแสดงออกโดยการพูด การสนทนา การอภปิ รายท่เี กีย่ วกับเน้อื หา ของเร่อื งนัน้ ๆ เพ่ือให้ได้ข้อสรปุ ของแนวทางทีม่ คี วามเป็นไปได้ โดยวธิ กี ารปรกึ ษาหารือ ร่วมกัน

3 บทที่ 1 การสมั มนา “สัมมนา” มาจากคำ�วา่ สํ + มน แปลวา่ รว่ มใจ เปน็ ศพั ทบ์ ัญญตั ิใหต้ รงกบั คำ�ว่า Seminar หมายถึง การประชมุ ท่สี มาชกิ ซ่ึงมีความรู้ ความสนใจในเรอื่ งเดยี วกันมาประชมุ ดว้ ยความร่วมใจ ปรึกษาหารอื ร่วมใจกันคิดช่วยกันแกป้ ัญหา สรปุ ได้ว่า การสัมมนา คือ การประชมุ ของกลุ่มบุคคลท่ีมีความรู้ ความสนใจ ประสบการณใ์ นเรือ่ งเดียวกัน ทีม่ ีจุดมุ่งหมายเพื่อร่วมกนั วิเคราะหแ์ ละหาแนวทางแก้ ปญั หาท่ีประสบอยู่ตามหลกั การของประชาธิปไตยการสัมมนาจะเกิดข้นึ ได้เนื่องจากเกดิ ปญั หาขน้ึ ในสถาบัน หนว่ ยงาน องคก์ าร หรือสว่ นราชการตา่ ง ๆ และปญั หาเหล่านนั้ เป็น ปญั หาร่วมกันท่ีทกุ คนตอ้ งการคลคี่ ลายทจี่ ะแกป้ ัญหาเหลา่ น้นั ใหด้ ีข้นึ จงึ หาวถิ ีทางหรือวิธี การมาประชมุ ร่วมกัน แลกเปลี่ยนความคดิ เหน็ หรือจดั ประชมุ อบรมรว่ มกันเพ่ือให้ไดม้ าซึง่ ค�ำ ตอบท่ีจะได้น�ำ ไปใชแ้ ก้ปญั หาได้ตอ่ ไป สว่ นรายวิชาสมั มนาการศึกษาเป็นกระบวนการ หน่งึ ทจ่ี ดั ข้นึ มาเพ่อื ใหผ้ เู้ รยี นไดเ้ รียนร้แู ละสามารถนำ�เอาวธิ ีการไปใช้ได้หลังจากส�ำ เร็จการ ศึกษาไปแลว้ ในวงการศึกษา สัมมนาเปน็ วชิ าทเ่ี ปดิ สอนให้นักศึกษา ได้รว่ มกันศกึ ษาปญั หา และประชุมอภิปรายกนั และเป็นการฝกึ ฝนให้นกั ศึกษารู้จักศกึ ษาคน้ คว้าเนอ้ื หาสาระ และข้อมลู เอกสารจากแหล่งตา่ ง ๆ คดั เลอื กรวบรวมเรยี บเรียง วิเคราะหว์ ิจารณข์ ้อมลู ที่ เกยี่ วข้องกับเร่อื งนนั้ ๆ สามารถเขยี นรายงานเปน็ ผลงานทางวชิ าการตามรูปแบบสากล นิยม และนำ�ผลการด�ำ เนนิ การมาจัดท�ำ เปน็ รายงานในเร่อื งท่ีได้ศกึ ษาค้นควา้ 1. หลักการและแนวคดิ ส�ำ คัญในการสมั มนา ดังนี้ ภาพ : การสัมมนา

บทที่ 1 การสัมมนา 4 1.1 กระบวนการกลมุ่ สัมมนาเปน็ การประชมุ ของกล่มุ คนท่ีมีความสนใจเรอ่ื ง เดียวกนั อย่ใู นแวดวงเดยี วกันมารว่ มคดิ รว่ มทำ�งานกนั เพ่อื ไปสู่จุดหมายเดยี วกัน เชน่ แก้ไขปัญหา สร้างสรรค์ผลงานรว่ มกัน คิดหาแนวทาง แนวปฏบิ ตั งิ าน เปน็ ต้น นัน่ หมายความว่าการจัดสัมมนาผูจ้ ัดกค็ วรใหส้ มาชกิ ไดป้ ะทะสงั สรรค์รว่ มคดิ รว่ มท�ำ เปน็ กลุม่ จะจัดแบบมกี ล่มุ ใหญ่ กล่มุ ยอ่ ย ตามระยะเวลาท่ีเหมาะสมในการสัมมนา กระบวนการกลุม่ มอี ทิ ธพิ ลมากต่อผลส�ำ เรจ็ และหากได้ควบคุมกระบวนการกลุม่ ให้ มีความเขม้ ข้น จรงิ จัง มีกรอบ ทศิ ทาง เปา้ หมายทีช่ ดั เจน มผี นู้ ำ�กลุ่มทเี่ กง่ ในการกระตนุ้ ให้สมาชกิ กลุ่มระดมความคดิ พูดคุย หรอื ปฏบิ ตั งิ านเข้มแขง็ มบี รรยากาศประชาธปิ ไตย แลกเปล่ียนความรู้ ความคิดอย่างมเี หตผุ ล เคารพกติกาของกล่มุ และรับผดิ ชอบ ตลอดจน มเี ลขานกุ ารกลุ่มบนั ทกึ การประชมุ กลมุ่ อยา่ งมีประสทิ ธิภาพ ไดป้ ระเด็นสำ�คญั กย็ ่อมเกิด มรรคผลได้อยา่ งแน่นอน ดังน้ันผูจ้ ัดก็ควรหาวทิ ยากรกลมุ่ ทเี่ กง่ ๆ และเขา้ ใจธรรมชาตขิ อง สมาชิก สามารถใหข้ ้อมูลและความกระจา่ งในขน้ั ตอน กจ็ ะเกิดประโยชน์คุม้ คา่ 1.2 แนวคดิ การสรา้ งวิธกี ารคิดแก่สมาชกิ คุณคา่ ของการสัมมนาอย่างหน่ึง ก็คอื ความคิดทไ่ี ด้จากสมาชิกซง่ึ เกิดจากการระดมความคิด (Brainstorming) หรอื พายุ แหง่ ความคดิ ซึ่งถ้าสมาชิกมวี ิธกี ารคดิ ที่มีประสทิ ธภิ าพกย็ อ่ มไดค้ วามคิดทม่ี คี ุณภาพ เพราะ “ความคิดคือหัวใจของการสมั มนา” ดงั น้ัน ควรมกี ารช้แี นะที่ดี ซ่งึ ไดจ้ ากวิทยากร ทม่ี แี นวคิดที่ดี ควรมีเปา้ หมาย กรอบ ขอบเขตท่ชี ดั เจน จะได้ไมฟ่ งุ้ ซ่านจบั ประเดน็ การ พูดคุยไมไ่ ด้ และอกี อยา่ งหนง่ึ กค็ อื ตอ้ งมขี ้อมูลที่ดี ค�ำ วา่ ข้อมลู ทด่ี ี หมายถึงต้องมคี วาม หลากหลาย มีความถูกตอ้ ง น่าเช่อื ถือ และมเี พยี งพอแก่การนำ�มาคดิ ตดั สนิ ใจ เพราะ ฉะนน้ั การท�ำ เอกสารประกอบการสัมมนาจึงตอ้ งมกี ารจดั การที่ดี เพอ่ื ให้มีคณุ ภาพพอท่ี จะน�ำ มาใช้พดู คุยกันได้ แต่นอกเหนือไปจากนนั้ สมาชกิ ท่ดี กี จ็ �ำ เป็นตอ้ งแสวงหาข้อมลู มา กอ่ น หรอื รวบรวมประสบการณข์ องตนมาล่วงหนา้ เพ่ือประกอบกับการคิด ตัดสนิ ใจด้วย

5 บทท่ี 1 การสัมมนา 1.3 แนวคิดการสร้างแรงจูงใจในการสัมมนา การจดั สัมมนาที่ดีและให้ได้ผล จำ�เปน็ ต้องสรา้ งแรงจงู ใจใหส้ มาชกิ มคี วามต้องการ กระตือรือรน้ ทจ่ี ะทมุ่ เททำ�งาน แก้ไข ปัญหาใหล้ ลุ ่วง หรอื อยากจะอย่ปู ระชมุ สัมมนาโดยตลอด ไม่แอบหนอี อกไป ชอ็ ปปิง้ หรือ นอนเล่นในหอ้ งของโรงแรม ท�ำ ใหส้ มั มนาเสยี ลองสงั เกตงา่ ยๆ ถา้ เป็นช่วงวนั แรกพิธเี ปดิ ผูค้ นจะแน่นหนาแต่พอเวลาเน่ินนานไปวนั ทีส่ อง –สาม ก็หนหี ายกันไปหมด บางคร้ังวนั แรกชว่ งบ่ายกห็ นีกลบั แลว้ ถา้ สัมมนานัน้ นา่ เบ่อื แรงจงู ใจในการจัดสมั มนาที่เห็นไดช้ ดั ทางกายภาพกห็ นีไมพ่ น้ เร่อื งสถานที่จัด สมั มนา ซ่งึ หมายถึงห้องประชมุ ดทู ันสมยั สะอาด สวยงามอาจไมจ่ ำ�เป็นต้องดหู รูหราแต่ เนน้ การเอ้ือตอ่ การประชุมทด่ี ูไม่แออดั คบั แคบ เคร่อื งปรับอากาศเปิดเยน็ ฉำ�่ มีอปุ กรณ์ เครอ่ื งแสง สี เสียง ภาพ พร้อมครบครนั ทันสมยั ไม่ตดิ ขดั ใช้การไม่ค่อยจะได้ จะลุก เขา้ หอ้ งน�้ำ ห้องทา่ กส็ ะดวกเพราะอยใู่ กล้ ห้องน้ำ�สะอาดสะอา้ น กล่นิ หอม ด้านอาหาร วา่ ง อาหารเครื่องดม่ื อร่อย เพียงพอ และตักรบั ประทานได้สะดวก รวดเร็ว ส่วนห้อง พกั ก็สะดวกถา้ จดั ในโรงแรมไม่ต้องเดนิ ทางไกล ห้องพักสะอาดสะอ้าน กว้างขวาง มมี ินิ บาร์ และเครอื่ งบันเทงิ จ�ำ เป็นเชน่ โทรทศั น์ วทิ ยุ เคเบิลแลว้ แต่พอใหไ้ ด้พกั ผอ่ นส่วนตวั บา้ ง ตลอดจนบรกิ ารตา่ งๆ ที่มีรองรบั ความตอ้ งการของผ้เู ขา้ สัมมนาได้ครบถ้วน จนไปถึง กายภาพภายนอก ทีด่ ูโอ่โถง สวยงาม ตั้งอยูใ่ จกลางเมืองบ้าง หรือในสถานที่ธรรมชาตอิ ัน งดงาม มีไมด้ อกไมป้ ระดบั และอ่ืนๆ ช่วยใหบ้ รรยากาศในการสมั มนาดี นา่ ประทับใจ ส่วนแรงจูงใจทีส่ �ำ คญั อีกอยา่ งหนึ่งกค็ ือเนอ้ื หาสาระการสมั มนาซึ่งประกอบดว้ ย กระบวนการสมั มนาที่เป็นระบบเรียบร้อย บรรยากาศเป็นกนั เอง มกี ระบวนการกลมุ่ ก่อให้ เกดิ การแลกเปล่ียนเรียนรู้ และได้ขอ้ ยุติเชน่ แนวคดิ แนวปฏิบัตทิ ชี่ ัดเจน สามารถนำ�ไปใช้ ประโยชน์ได้ บรรลุจดุ มงุ่ หมายที่วางไว้ แนน่ อนบุคคลสำ�คัญทีจ่ ะก่อให้เกิดสภาพเชน่ นี้ คือ วทิ ยากร ผู้จัดสัมมนา ท่จี ะควบคุม ดำ�เนินงานให้เป็นไปตามแผนท่วี างไว้ ความจรงิ ยงั มีแนวคดิ อีกหลายประการท่จี ะชว่ ยให้เกดิ แรงจงู ใจจนสามารถทำ�ให้ การสมั มนาเปน็ ไปอย่างมปี ระสิทธภิ าพ ตอ่ เนื่อง เช่น การจัดแสดงประกอบ การสาธติ การนำ�ทศั นศกึ ษาหรือไปดูของจรงิ สภาพจรงิ ในหัวขอ้ ท่เี ก่ียวขอ้ ง และการจดั แสดงและ ขายสินคา้ (อย่างหลงั เห็นบอ่ ยครับ แต่ตอ้ งระวงั เพราะสมาชกิ มวั แตซ่ ้อื ของหน้าหอ้ ง สมั มนาจนไม่เปน็ อนั ประชมุ สัมมนากันกม็ บี อ่ ย)

บทท่ี 1 การสัมมนา 6 2. องคป์ ระกอบของการสัมมนา มอี ยู่ 5 ดา้ น ได้แก่ 2.1 องคป์ ระกอบดา้ นเน้อื หา 2.1.1สาระหรอื เรอื่ งราวที่จะนำ�มาจัดสัมมนา ประกอบด้วย - จุดมุง่ หมายของการจดั สัมมนา ตอ้ งเขียนใหช้ ดั เจน มักกำ�หนด เพือ่ ใหไ้ ดส้ าระอย่างใดอยา่ งหน่ึง เช่น เพือ่ ร่วมกนั พิจารณา หาขอ้ สรปุ จากผลงานคน้ ควา้ วจิ ัย เพ่ือใหไ้ ดแ้ นวทางแกป้ ญั หาเรือ่ งใดเร่ืองหนง่ึ - เรอื่ งทีจ่ ะน�ำ มาจัดสมั มนาควรเป็นเรอ่ื งทีต่ ้องการศึกษาปญั หา และแนวทางแกไ้ ขที่เก่ยี วข้องกบั งาน หรอื เรือ่ งท่ีกำ�ลังศึกษาอยู่มคี วามทนั สมยั สอดคลอ้ ง กับสภาวะของสงั คม - สามารถก�ำ หนดปญั หาได้ เป็นเรือ่ งทีไ่ มก่ ว้างหรอื แคบจนเกินไป - ควรกำ�หนด “ช่ือเรอื่ ง” ทมี่ ีลักษณะสั้น กะทดั รัด กระชับ เข้าใจ ง่าย ชดั เจน และตรงความหมาย 2.1.2 หวั ข้อเรื่อง – เพอ่ื เป็นกรอบขอ แนวความคดิ ของเรื่องท่ีสัมมนา 2.1.3 กำ�หนดการสมั มนา - - ควรระบุชอื่ หน่วยงานหรอื กลุ่มบุคคล ผดู้ ำ�เนนิ การสัมมนา ช่ือ เรื่องสมั มนา วัน เดือน ปี (ทจี่ ัดสัมมนา) เวลา สถานท่ี 2.2 องค์ประกอบดา้ นบุคลากร 2.2.1 ผลท่ีได้จากการสมั มนา – ไดร้ ับประโยชน์อะไรบ้าง (ไดท้ ัง้ เชงิ ปรมิ าณและคุณภาพ) บคุ ลากรฝ่ายจัดการสมั มนา – บุคคลหรือคณะกรรมการท่ีมีหน้าท่ใี นการจัดสมั มนา อาจแบ่ง เปน็ ประธาน, รองประธาน, เลขานุการ, ฝา่ ยทะเบียน,ฝ่ายเอกสาร,เหรัญญกิ ,พธิ กี ร,สถาน ท,่ี อาหาร,ประชาสมั พันธ,์ ประเมนิ ผล ฯลฯ

7 บทที่ 1 การสมั มนา 2.2.2 วทิ ยากร – บุคคลทที่ ำ�หนา้ ทีบ่ รรยาย อภิปรายหรอื ถ่ายทอดความรู้ ประสบการณ์ ควรเลอื กวทิ ยากรท่ีมีความรู้ ความสามารถ เก่ียวข้องกบั หัวขอ้ เรือ่ งทใ่ี ชใ้ น การสัมมนา 2.2.3 ผเู้ ข้าร่วมสมั มนา 2.3 องค์ประกอบด้านสถานท่ี เครอ่ื งมอื และอปุ กรณต์ ่างๆ 2.3.1 ห้องประชมุ ใหญ่ – ห้องประชมุ รวมทีใ่ ชใ้ นการสมั มนา 2.3.2 ห้องประชมุ ยอ่ ย – ห้องประชมุ ขนาดกลางหรือเล็ก ควรอยใู่ กล้หอ้ งประชมุ ใหญ่ เพ่ือความสะดวกในการประสานงาน 2.3.3 ห้องรบั รอง – ใชร้ บั รองวิทยากร แขกพิเศษ ให้เตรยี มตวั กอ่ นสัมมนา 2.3.4 หอ้ งรบั ประทานอาหารว่าง 2.3.5 หอ้ งรับประทานอาหาร 2.3.6 อุปกรณด์ ้านโสตทศั นูปกรณ์ – ไมคล์ อย, เทปบันทึกเสียง, กล้องถา่ ยรปู ฯลฯ 2.4 องคป์ ระกอบด้านเวลา ควรค�ำ นึงถงึ ในเรื่องตอ่ ไปน้ี 2.4.1 ระยะเวลาสำ�หรบั เตรยี มการ – มีการวางแผนวา่ งานแตล่ ะชน้ิ ต้องใช้ระยะเวลาในการท�ำ เท่าไร เมอื่ ไรเสร็จ 2.4.2 การเชญิ วิทยากร – เป็นเรื่องส�ำ คัญมาก 2.4.3 เวลาท่ใี ชใ้ นการสมั มนา – จะมากหรอื น้อย ขนึ้ อยกู่ ับ “เรือ่ งทีส่ มั มนา” และ “หัวข้อที่ เกี่ยวข้องกบั เรอื่ งทส่ี ัมมนา”

บทท่ี 1 การสัมมนา 8 2.5 องคป์ ระกอบดา้ นงบประมาณ ต้องมีการวางแผนค่าใชจ้ า่ ยให้ รอบคอบ ขอ้ ควรค�ำ นึงในการ “จดั ท�ำ งบประมาณ” ดังน้ี 2.5.1 ใหแ้ ต่ละฝา่ ยที่ท�ำ หนา้ ที่รับผดิ ชอบท�ำ งาน จัดทำ�ประมาณค่า ใชจ้ า่ ยที่ตอ้ งใช้ – เสนอเหรญั ญิกและท่ีประชมุ – อนมุ ัติ 2.5.2 ค่าใช้จา่ ยตา่ งๆ ทต่ี อ้ งจดั ซื้อ - ควรร้รู าคาซอ้ื ขายในตลาดกอ่ น เพ่ือจะได้ไมผ่ ดิ พลาดเม่ือ ประมาณคา่ ใช้จา่ ย,ควรค�ำ นึงถึงคา่ ใช้จ่ายทีค่ าดว่าจะเพมิ่ ข้ึนได้ อาจใส่ในหมวดเบด็ เตล็ด 2.5.3 การจัดท�ำ งบประมาณ - เมือ่ วางแผนเกี่ยวกบั ค่าใช้จา่ ยของแตล่ ะฝ่าย และได้รับความ เหน็ ชอบจากที่ประชุม ใหจ้ ดั ท�ำ งบประมาณ รวมท้งั โครงการ แลว้ น�ำ ไปใสใ่ นโครงการเพ่ือ เสนอฝ่ายบริหารอนมุ ตั ิ หมายเหตุ เหรัญญกิ ต้องท�ำ บญั ชีรายรับ-รายจา่ ย รวมทงั้ มเี อกสาร การเบิกจา่ ยเงิน และ ลายเซ็นผ้รู บั เงนิ 2.5.4 การสรรหางบประมาณ เพอ่ื ใช้จา่ ยในการด�ำ เนินการ สมั มนาอาจทำ�ได้โดย - งบประมาณจากหนว่ ยงานท่ีจดั สมั มนา - การขอความสนับสนุนจากหน่วยงานอน่ื 3. ประโยชนข์ องการสมั มนา ประโยชนข์ องการสมั มนาในแตล่ ะครัง้ อยา่ งน้อยจะไดร้ บั ผลดงั ต่อไปนี้ คอื - ชว่ ยให้ผูเ้ ข้ารว่ มสมั มนามคี วามรู้ ความคิด และประสบการณเ์ พ่มิ ข้ึน - ช่วยให้ผูเ้ ขา้ รว่ มสัมมนาได้ขอ้ เสนอแนะ หรือแนวทางในการแก้ปญั หาต่าง ๆ - ชว่ ยให้ผู้เข้าร่วมสัมมนา ได้มปี ระสบการณใ์ นการแกป้ ญั หารว่ มกนั โดยใชค้ วาม คิดอยา่ งมีเหตุผล - ช่วยใหผ้ ู้เขา้ รว่ มสัมมนารู้จักกันดยี ิง่ ขนึ้ - ชว่ ยกระตุน้ ให้ผูเ้ ขา้ รว่ มสัมมนาเกิดความคดิ ท่จี ะปฏบิ ัตอิ ยา่ งใดอย่างหนึง่ ตอ่ ไป

9 บทที่ 1 การสมั มนา - ชว่ ยฝึกฝนผเู้ ขา้ ร่วมสัมมนาใหย้ อมรับผลการตัดสินใจ โดยใชก้ ระบวนการกลุ่ม - ชว่ ยให้ผเู้ ข้าร่วมสัมมนาได้แลกเปล่ียนความคิดเหน็ ซ่ึงกันและกัน - ผลของการสมั มนาจะเป็นประโยชนแ์ ก่ผสู้ มั มนาแก่บคุ คลและสถาบนั ต่าง ๆ ท่ี เกีย่ วข้องในเรอ่ื งของการสัมมนาโดยตรง นอกจากนี้ยงั จะเป็นประโยชน์ตอ่ ผทู้ ีจ่ ะศึกษาใน เรื่องทเ่ี กย่ี วข้องกบั การใชใ้ นการสัมมนาตอ่ ไป 3.1 ข้อดีของการสัมมนา - ผู้เขา้ สัมมนาได้มโี อกาสศึกษาค้นควา้ โดยไดร้ ับการให้คำ�ปรึกษาแนะน�ำ อย่างใกลช้ ดิ จากผู้ทรงคณุ วุฒิ - กระต้นุ ให้ผู้เข้าร่วมประชมุ สมั มนาทุกคน ไดม้ ีส่วนรว่ มในการสัมมนา อย่างเตม็ ท่ี - มกี ารเสนอเอกสารและขอ้ มลู ใหม่ ๆ - ไดร้ ปู แบบของการแก้ปญั หาหลาย ๆ แนวทางทีเ่ หมาะสมกับสถานการณ์ ตา่ ง ๆ 3.2 ข้อจำ�กัดของการสมั มนา - ผู้ทรงคุณวุฒิบางทา่ นอาจใจแคบไม่ยอมรบั ความคิดใหม่ๆ มักจะควบคมุ ใหก้ ารสมั มนาเปน็ ไปตามความคิดเห็นของตนเอง - ผูเ้ ขา้ รว่ มสัมมนาไมก่ ล้าตักเตอื นผเู้ ขา้ ร่วมสมั มนาท่านอื่น ๆ ทก่ี ระทำ�ตน ไม่เหมาะสมในขณะสมั มนา - ระยะเวลาในการสัมมนาถ้าหากมีเวลาจำ�กดั จะเป็นอปุ สรรคต่อการศึกษา คน้ คว้าหาข้อมลู ของผูเ้ ขา้ รว่ มสัมมนาการสมั มนาเปน็ การประชุมกล่มุ ประเภทหน่ึง ทีต่ ้อง อาศัยกลุ่มเปน็ หลักโดยท่ัวไป ผทู้ จี่ ะเขา้ สมั มนาจะตอ้ งเป็นผทู้ มี่ ีลักษณะของการสัมมนาท่ดี ี 3.3 ลักษณะของการสัมมนาท่ดี ี ลักษณะของการสัมมนาทีด่ นี ้ัน สมาชกิ ทเี่ ขา้ ร่วมสัมมนาทกุ คนจะต้อง ทราบวัตถุประสงคข์ องการสมั มนาอยา่ งละเอียด และผูจ้ ัดจะต้องพยายามจดั ให้สมาชิกผู้ เข้าร่วมสมั มนาได้มีประสบการณ์ในการเรยี นรูแ้ ละแก้ปัญหาร่วมกันอยา่ งมรี ะบบระเบียบ มกี ารแลกเปลี่ยนความคิดเห็นและข้อเท็จจริงระหว่างสมาชิก ผู้เข้ารว่ มสมั มนาจะต้องมี ทัศนคตทิ ีด่ ีต่อปัญหาและจริงใจต่อการท�ำ งานตามท่ีกลุ่มมอบหมาย

บทที่ 1 การสัมมนา 10 นอกจากนใ้ี นการสมั มนาแต่ละคร้งั สง่ิ ทจี่ ะขาดเสียไมไ่ ดน้ ้ันก็คอื การมผี ู้นำ�และผตู้ ามทด่ี ี มผี ู้ ฟงั และผูพ้ ูดที่ดี ทง้ั นเ้ี พื่อใหบ้ รรลเุ ปา้ หมายของการสัมมนาท่ีต้งั ไว้ 4. กระบวนการจัดสัมมนา ก่อนจะดำ�เนินการจัดสัมมนา หน่วยงานท่ีทำ�หน้าท่ีรบั ผิดชอบในดา้ นการพฒั นา องค์กรควรศกึ ษาปญั หา หรือหาความจำ�เป็นท่ีจะต้องทำ�การสมั มนาก่อน เพ่อื ให้ได้ข้อมูล ส�ำ คญั ทีเ่ ป็นเหตผุ ลที่ต้องจดั สัมมนา หรือ “การวิเคราะห์งาน” ได้แก่ การสังเกต การ ส�ำ รวจ แบบสอบถาม การสัมภาษณ์ และศึกษาจากเอกสาร การวเิ คราะหง์ านจะได้ขอ้ มูล ทีเ่ ปน็ ปญั หาสำ�คญั ในหนว่ ยงาน จากน้นั ข้อมลู ท่ีไดจ้ ากการวิเคราะห์งาน จะเป็นสว่ น หนง่ึ ของทม่ี าและความสำ�คัญของโครงการจัดสัมมนา และเปน็ แนวทางในการกำ�หนด วตั ถุประสงค์ของโครงการ การจดั สมั มนาทว่ั ไปแบ่งออกได้ 3 ขน้ั ตอน คือ ขัน้ เตรียมการกอ่ นการสมั มนาขน้ั ด�ำ เนนิ การระหวา่ งการสมั มนา และข้นั ประเมินผลหลงั การสัมมนา ซึ่งแต่ละขนั้ เหล่าน้ี มี รายละเอยี ดทจ่ี ะต้องด�ำ เนินการหลายอย่าง ผดู้ �ำ เนินการสมั มนาจำ�เป็นต้องวางแผนลว่ ง หน้าไว้ก่อนวา่ การจดั การสัมมนาในแตล่ ะคร้งั นนั้ จะต้องเตรยี มการอะไรบา้ ง มอี ะไรท่ตี ้อง ทำ�ก่อน มีอะไรต้องท�ำ ทหี ลังหรือทำ�พร้อม ๆ กันได้ โดยเฉพาะผดู้ �ำ เนนิ การควรจะต้องเตรี ยมการในเร่ืองตอ่ ไปน้ี (พิมลพรรณ ลีลาภทั รพนั ธ,ุ์ 2548) 4.1 ข้ันเตรียมการกอ่ นการสมั มนา เป็นการวางแผนและเตรยี มการในด้านตา่ ง ๆ เพอ่ื ให้มีความพร้อมก่อนที่จะด�ำ เนนิ การจัด สมั มนา ระยะการเตรยี มกอ่ นการสมั มนา แบง่ ออกเป็น 2 ระยะ คอื 4.1.1 เตรียมการก่อนการสมั มนาระยะแรก ตอ้ งจดั ให้มีการ ประชมุ โดยคณะกรรมการประสานการดำ�เนนิ งาน เพือ่ ทำ�หนา้ ท่ี /แตง่ ตัง้ ผู้ด�ำ เนนิ การจดั สัมมนา /กำ�หนดวัตถุประสงค์ /เลือกหัวข้อเร่ือง /จัดประเด็นของปญั หา /วิธกี ารสัมมนา /ก�ำ หนดวทิ ยากร /กำ�หนดสถานท่ี /กำ�หนด วนั เวลา ตารางการสมั มนา /ก�ำ หนดงบ ประมาณ /ก�ำ หนดกิจกรรม /กำ�หนดวิธีการประเมนิ ผล /วางแผนการประชาสัมพนั ธ์ /จดั ทำ�แผนปฏิบตั งิ าน /จัดท�ำ โครงการสมั มนา /และขออนมุ ตั ิโครงการสมั มนา

11 บทที่ 1 การสัมมนา 4.1.2 เตรยี มการก่อนการสมั มนาระยะท่ีสอง เม่ือโครงการสมั มนา ไดร้ บั การอนุมัติ ต้องด�ำ เนินงาน /ประชุมวางแผนร่วมกับทุกฝ่าย /เตรยี มระเบยี บวาระ การประชุม /ออกหนงั สอื เชญิ วิทยากร และสมาชกิ ผู้มเี กยี รตเิ ขา้ รว่ มสมั มนา /ติดตอ่ วทิ ยากร /รวบรวมรายชือ่ ผ้เู ขา้ รว่ มสัมมนา /จดั พิมพ์ เขา้ เล่ม เอกสารประกอบการสัมมนา /พมิ พ์แบบประเมนิ ผล /ติดต่อสถานท่ี /ท�ำ การประชาสมั พนั ธ์ /จดั เตรยี มค่าใช้จ่าย /จัด เตรียมของที่ระลึก /คา่ ตอบแทนวิทยากร และอื่น ๆ ดงั นี้ - ออกแบบสอบถาม และสง่ แบบสอบถามไปยงั ผู้ที่จะเข้ารว่ มสมั มนา เพอื่ หาขอ้ มูลของ เน้ือหาวิชาทอ่ี าจารยส์ ว่ นใหญ่ตอ้ งการ ทีจ่ ะให้สมั มนาและน�ำ มาวเิ คราะหเ์ พ่ือจัดทำ�ตาราง การสัมมนาและหลักสูตร - ออกแบบสอบถามเพอ่ื น�ำ มาค�ำ นวณ ค่าเบยี้ เลีย้ ง พาหนะ และ คา่ ท่ีพกั ของผเู้ ขา้ รว่ มสัมมนา - แตง่ ตัง้ คณะกรรมการสมั มนา - จดั ท�ำ ตารางสมั มนาและหลกั สูตร - เตรียมเอกสารประกอบการสมั มนา - แจง้ ขา่ ว เร่อื งโครงการสมั มนาให้ผเู้ ก่ียวข้องทราบ เช่น ประกาศ ในหนังสือพิมพ์เกีย่ วกบั ผ้เู ข้ารว่ มสมั มนา - จัดท�ำ แบบประวตั หิ รอื แบบลงทะเบยี นของผ้เู ขา้ รบั การสัมมนา - ท�ำ หนงั สือแจ้งหนว่ ยงานให้คดั เลอื กบคุ คลเขา้ รบั การสัมมนา โดย แจง้ คณุ สมบัตขิ องผเู้ ขา้ รบั การสัมมนาพร้อมทง้ั ส่งรายละเอียดเกย่ี วกบั การสมั มนาของแบบ ประวัตใิ หก้ รอก 4.2 ขัน้ ด�ำ เนินการระหวา่ งการสมั มนา ข้ันด�ำ เนินการจัดสมั มนาจะใช้เวลาเพียงวันเดยี ว หรอื หลายวนั ตรวจสอบ ความเรียบร้อยของห้องประชมุ /แสงเสียง /การจัดโตะ๊ เวที /วทิ ยากร ฯลฯ คอยต้อนรับ วทิ ยากร ผูด้ ำ�เนินรายการ และแขกผู้มเี กียรตริ ับลงทะเบยี นผู้เขา้ รว่ มสมั มนา แจกแบบ ประเมนิ ผล การดูแลและอ�ำ นวยความสะดวกตลอดงาน การมอบของทีร่ ะลกึ และการจ่าย คา่ ตอบแทนวทิ ยากร และอนื่ ๆ ดงั นี้

บทที่ 1 การสมั มนา 12 4.2.1 จดั แฟม้ ลงลายมอื ชอ่ื ประจ�ำ วัน 4.2.2 ชแี้ จงก�ำ หนดการประจ�ำ วัน 4.2.3 แจกเอกสารท่มี แี ตล่ ะคน (ควรเตรียมกระดาษเปล่าไวใ้ ห้ผู้ เข้าสมั มนาดว้ ย) 4.2.4 จดั รถรับ - ส่งวทิ ยากร 4.2.5 ตอ้ นรบั และสง่ วิทยากรและอำ�นวยความสะดวก เตรียมทพี่ ัก ใหว้ ทิ ยากร ช้ีแจงวธิ ใี ชอ้ ปุ กรณ์ เครอื่ งมอื ต่าง ๆ ที่วิทยากรตอ้ งการ 4.2.6 แนะนำ�วิทยากร และขอบคุณ 4.2.7 จดั ของสมนาคุณวทิ ยากร 4.2.8 จดั เครอ่ื งดมื่ ส�ำ หรับวทิ ยากร 4.2.9 จดั เครอื่ งดม่ื สำ�หรบั ผู้เข้ารบั การสมั มนา 4.2.10 สังเกตการณก์ ารสมั มนา 4.2.11 คอยควบคุมเวลาใหเ้ ปน็ ไปตามกำ�หนดการ 4.2.11 ตรวจสอบสถานที่ เวลา เสียง อุปกรณ์ให้พร้อมทจ่ี ะใช้อยู่ เสมอ 4.2.12 เปลีย่ นปา้ ยชื่อวทิ ยากร และผู้เขา้ รับการสมั มนา 4.2.13 อ�ำ นวยความสะดวกใหแ้ กผ่ ้เู ข้ารับการสมั มนา 4.2.14 สังเกต สอบถามและวิเคราะหป์ ญั หาประจ�ำ วัน 4.2.15 ประชุมกรรมการเพ่ือหาทางแก้ไข 4.3 ขัน้ ประเมนิ ผลหลงั การสัมมนา 4.3.1 วเิ คราะห์ประเมินผลการสมั มนา 4.3.2 รายงานผลการสัมมนาต่อผ้บู ังคบั บญั ชา 4.3.3 ท�ำ หนังสือแจง้ ผลการสมั มนาต่อหนว่ ยงานของผู้เข้ารบั การ สมั มนา 4.3.4 ดำ�เนินการเกี่ยวกบั งบประมาณค่าใชจ้ า่ ยอ่นื ๆ ใหเ้ รียบรอ้ ย 4.3.5 ติดตามผล 4.3.6 วิเคราะห์ ติดตามผล

13 บทท่ี 1 การสัมมนา 4.3.7 ปรับปรงุ หลักสตู ร 4.3.8 หากมอี ะไรตอ้ งตดิ ต่อผู้เขา้ รับการสัมมนาภายหลังได้ก�ำ หนด ไวก้ ่อน เก่ียวกบั สถานท่ี ซง่ึ อาจเปลี่ยนแปลงทหี ลัง หรือเกี่ยวกบั การแจกเอกสารที่จดั ท�ำ ทหี ลัง ถ้าจ�ำ เป็นอาจขอซองจดหมายปดิ แสตมป์ไวก้ อ่ นกไ็ ด้ 5. รูปแบบการสัมมนา ภาพ : PNG การอภิปรายแบบบูรณาการ 5.1. การอภปิ รายแบบคณะ (Panel Discussion) - มีการอภปิ รายแบบคณะ ตามหัวขอ้ ทกี่ �ำ หนด - มผี ทู้ รงคณุ วฒุ ิ 3.-8 คน โดยผ้อู ภปิ รายแตล่ ะคนเสนอขอ้ มลู ความรู้ขอ้ เทจ็ จริงและความคดิ เห็นแก่ผฟู้ ัง มีวตั ถปุ ระสงค์ให้ผ้เู ข้ารว่ มสมั มนาได้รับรู้ข้อคิดเหน็ ที่แตก ต่างกนั หลายแงม่ มุ ในเรอ่ื งเดียวกนั

บทท่ี 1 การสมั มนา 14 5.2 การอภปิ รายแบบซิมโพเซียม (Symposium) ภาพ : การอภปิ รายแบบซมิ โพเซียม - เหมาะกับการน�ำ มาใช้ในการประชุมเชงิ วชิ าการมีลักษณะเป็นทางการ - มวี ิทยากร 2.6 คน โดยผ้อู ภปิ รายแตล่ ะคนเตรียมขอ้ มูลความรู้และความ คิดเหน็ แก่ผ้ฟู งั มวี ตั ถุประสงค์ให้ผู้เขา้ รว่ มสมั มนาไดร้ บั ความรู้ขอ้ คดิ เหน็ ท่ีแตกต่างกันหลาย แง่มมุ ในเรือ่ งเดียวกนั ตามหัวขอ้ ท่ีไดร้ ับมอบหมายจะไมก่ า้ วก่ายหรือซำ้�ซอ้ นกับหวั ข้อของ วทิ ยากรท่านอนื่ 5.3 การอภิปรายแบบตอบกลบั (Circular Response) ภาพ : การอภปิ รายแบบตอบกลับ - ผูเ้ ขา้ ร่วมแสดงความคิดเห็นอย่างเสรี โดยการบนั ทกึ บนกระดานด�ำ เพ่ือ ใหส้ มาชิกไดเ้ หน็ รว่ มกันและรับทราบ - เพ่อื ใหส้ มาชิกแสดงความคิดเหน็ เรียงล�ำ ดบั ทลี ะคน กลุ่มสมาชิกประกอบ ด้วยประธาน เลขานุการและสมาชิก

15 บทที่ 1 การสัมมนา 5.4 การอภิปรายแบบโต๊ะกลม (Round Table) ภาพ : การอภปิ รายแบบโตะ๊ กลม - มีการจัดใหส้ มาชิกทกุ คนเหน็ หน้ากนั ไดอ้ ยา่ งชัดเจน มคี วามเปน็ กนั เอง ประธานทำ�หน้าทดี่ ำ�เนินการ ประชุม เลขานกุ ารจดบันทึกการประชมุ สมาชิกต้องการแสดงความคดิ เหน็ ยกมอื ขอพูด 5.5 การอภิปรายแบบถาม-ตอบ(Dialogue) - ประกอบดว้ ยสมาชกิ เพียง 2 คน ท าหน้าท่ีเปน็ ผู้ซกั ถามหรอื พิธกี ร อีก คนหน่งึ เปน็ ผเู้ ชยี่ วชาญหรือ วิทยากรทำ�หน้าท่ีตอบปญั หาที่มีพิธกี ารนอ้ ยและเป็นกันเองท่ีสุด เหมาะท่จี ะนำ�มาใช้จัด รายการวิทยุ หรอื โทรทัศน์ -การอภิปรายแบบถาม-ตอบ(Dialogue)- ไม่มีระเบียบกฎเกณฑ์เคร่งครัด เสนอเรื่อง ซักถามและตอบเหมาะทจี่ ะนำ�มาใชใ้ นการอภปิ รายหรอื เสนอแนะปัญหาของ บา้ นเมอื ง

บทที่ 1 การสัมมนา 16 5.6 การอภปิ รายแบบกลุ่ม (Group discussion) ภาพ : การอภปิ รายแบบกลมุ่ - มีการแบง่ กลมุ่ ย่อย 5-8 คน อภปิ ราย เหมาะกบั เรอ่ื งใหญท่ ี่มีหวั ข้อยอ่ ยท่ี ต้องการแกป้ ญั หาในหลาย เร่อื ง หาลูท่ างตกลงกนั เพือ่ เปน็ มติของกลมุ่ 5.7 การอภิปรายแบบปจุ ฉาวสิ ัชนา (Colloquy) - มีผูด้ �ำ เนินรายการ 1 คนผ้อู ภิปรายไมเ่ กิน 4 คน ผ้ดู ำ�เนินรายการเปน็ ผู้ ป้อนค าถามไปยังผู้ร่วมอภปิ รายได้ตอบค�ำ ถาม ใหค้ วามรู้ ขอ้ คดิ เห็น ข้อเสนอแนะ ในลกั ษณะเป็นกันเอง 5.8 การประชมุ แบบรว่ มโครงการ(Joint-Venture letting) - ใช้ในการประชมุ ตกลงทางธรุ กิจ รัฐวิสาหกจิ หรือองคก์ ารระหว่าง ประเทศ เพ่อื ให้หน่วยงานตงั้ แต่ 2 หนว่ ยงานสามารถรว่ มมอื กันทำ�โครงการใหญ่ๆโดยโครงการไมม่ รี ะเบียบกฎเกณฑ์ เครง่ ครัด เสนอเร่อื งซกั ถามและตอบ 5.9 การประชมุ แบบรับช่วง (Sub-Contract letting) - นยิ มใชใ้ นการประชุมตกลงของหนว่ ยงานภาคเอชน หรือหน่วยงาน รฐั วสิ าหกจิ เปน็ การประชุมระหว่างหน่วยงานที่มีความประสงคจ์ ะรบั ดำ�เนินงานใน โครงการยอ่ ยจากเจ้าของโครงการใหญ่จะกระท�ำ ระหวา่ งผรู้ บั ผิดชอบโครงการใหญ่และผ้รู ับผิดชอบโครงการย่อย

17 บทที่ 1 การสมั มนา 5.10 การประชมุ แบบคอนเวนชัน(Convention) - เป็นการจดั ประชุมใหญ่ท่ีมีสมาชิกเข้ารว่ มฟังจ�ำ นวนมาก มีลักษณะ กว้างขวางและประกอบด้วยหัวข้อเร่อื งยอ่ ยแตกแขนงเปน็ หลายชนิดหลายสาขาโดยผู้ เข้าฟังสามารถเลือกเขา้ ฟังไดต้ ามความสนใจการประชุมชนดิ นี้ใช้เวลาประมาณ 2-7 วัน ประกอบด้วยการอภิปรายสาธารณะอภิปรายเปน็ คณะการอภิปรายกลุ่มขนาดต่างๆเพื่อ สำ�รวจปัญหาตา่ งๆหาข้อยตุ ิตลอดจนเสนอแนะหรอื รายงานผลการศึกษาค้นคว้าเหมาะกบั การประชมุ ของพรรคการเมอื งหรอื การจดั ประชมุ ทางวิชาการประจำ�ปี 5.11 การประชมุ ทางวชิ าการ (Academic Meeting) - ใช้ในการประชมุ ทางวิชาการหรือแบ่งตามสาขาวชิ าใดวิชาหนึง่ เพื่อให้ ความรูแ้ ละประสบการณ์แกผ่ รู้ ่วมสมั มนาไมม่ ีระเบียบ กฎเกณฑ์เครง่ ครัด เสนอเรอ่ื ง ซัก ถามและตอบ 5.12 การประชุมเชิงปฏิบตั ิการ (work shop) - เป็นการจดั ประชมุ ประกอบด้วยสมาชิกเขา้ รว่ มฟงั ขนาดกลางประมาณ 30-100 คน การประชมุ มคี วามยดื หยนุ่ สูงอาจแบ่งสมาชกิ เป็นกลุ่มย่อยประมาณ 1-5 กลุ่ม ไม่นยิ มจดั การประชุมเกิน 2 สปั ดาห์ อาจมีการปฏบิ ัตกิ ารใหเ้ ห็นกระบวนการหรือ ขั้นตอนการปฏิบัติ ประโยชน์ทไ่ี ดจ้ ากการประชมุ เป็นการสำ�รวจปญั หาคน้ คว้าวธิ กี ารและ ขบวนการแก้ปญั หาสามารถปฏิบัติได้ 5.13 การอภิปรายแบบพาเนล (Panel discussion) - การอภปิ รายแบบนจี้ ะใหส้ มาชิกประมาณ 3 คน 6 คน หรอื 8 คน ผู้ พดู จะมีความรโู้ ดยท่ัวไป อภิปรายหรือพูดในปญั หาอยา่ งเดียวกนั โดยผูพ้ ูดเปน็ ผู้ท่ศี ึกษา หาความรู้ค้นคว้าหาหลักฐานข้อเทจ็ จริงมาพูดต่อหน้าผู้ฟงั เปน็ การสนทนาอยา่ งเป็น กันเอง โดยมีผู้ด�ำ เนนิ การเป็นผู้เชญิ ใหผ้ อู้ ภปิ รายแสดงความรู้ ความคิดและใหข้ ้อเสนอ แนะ ส�ำ หรับตอนท้ายของการอภิปรายควรเปดิ โอกาสให้ผู้ฟังได้รว่ มอภิปรายดว้ ย การ อภปิ รายแบบน้ีเหมาะสำ�หรับการแยกแยะประเด็นปญั หา และผูอ้ ภปิ รายทุกคนจะเป็นผู้ ศึกษาหาความรคู้ ้นควา้ ข้อเทจ็ จริงในเรื่องท่ีจะอภิปรายมาก่อนแลว้ นำ�มาพูดใหผ้ ูฟ้ ังฟัง การ พูดของผู้อภิปรายแต่ละคนจะเป็นการพดู ตามทัศนะของตน การอภิปรายแบบนี้นยิ มใช้กนั มากในองคก์ ารทง้ั ท่เี ปน็ ของรฐั และเอกชนต่าง ๆ โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ ในวงการศกึ ษา

บทที่ 1 การสัมมนา 18 5.14 การอภปิ รายแบบโตว้ าที (Debate) - เปน็ การอภปิ รายแบบโต้แยง้ กนั อยา่ งมเี หตผุ ล โดยมผี ูค้ า้ นฝา่ ยหนึ่งและผู้ เสนออกี ฝา่ ยหน่งึ หาเหตุผลมาหกั ลา้ งความคดิ ซ่ึงกนั และกนั ฝ่ายใดมเี หตุผลดีกวา่ อีกฝา่ ย หนง่ึ ฝ่ายมเี หตุผลกว่าก็จะได้รับชัยชนะ โดยมปี ระธานเปน็ ผตู้ ดั สนิ หรอื ด�ำ เนนิ การโต้วาที ใหเ้ ป็นไปอย่างเรยี บรอ้ ย วธิ กี ารนี้ใช้ส�ำ หรับหาขอ้ มลู หรือนโยบายท่ีตอ้ งการเลือกส่งิ หนึ่ง ส่ิงใดไปปฏบิ ัติและยงั ตกลงกันไมไ่ ด้ ต้องอาศัยวธิ กี ารอภิปรายนใี้ นการประชมุ ตัดสิน วิธนี ี้ สว่ นมากใช้ในการประชมุ พิจารณาเรือ่ งสำ�คญั หรอื ใชใ้ นที่ประชุมสภา 6. บทบาท หน้าที่ จรรยาทางอาชพี ของบุคคลท่ีเก่ียวขอ้ งกับการสัมมนา 6.1 ประธาน - ท�ำ หน้าทีอ่ �ำ นวยการจดั สมั มนา เชน่ สรรหากรรมการแต่ละฝ่าย ควบคุม ติดตาม ประสานงาน กบั แต่ละฝา่ ย วางแผน ดำ�เนินการ จดั ทำ�โครงการรว่ มกบั ฝ่ายตา่ งๆ ให้ปรกึ ษา ชว่ ยเหลอื สนบั สนุนแต่ละฝ่าย วเิ คราะห์ปญั หา หาแนวทางแก้ไข ตดั สนิ ปัญหา ดำ�เนนิ การจดั ประชุมคณะกรรมการ ลักษณะของประธาน ควรเปน็ ดังน้ี - เปน็ ผู้น�ำ ทด่ี ี มีบคุ ลกิ ภาพทางกาย การแต่งกาย การแสดงออก หน้าตา ย้ิมแยม้ แจม่ ใส พูดจาสภุ าพ มนี �ำ้ ใจ ประสานงานเกง่ กล้าคิด-ท�ำ -ตัดสินใจ มีอารมณ์ขนั ฯลฯ บคุ ลกิ ภาพทางจิต มีความมัน่ คงทางอารมณ์ สุขุม รอบคอบ ซอื่ สัตย์ มคี วามรบั ผดิ ชอบสูง อดทนอดกลั้น เทีย่ งธรรม ฯลฯ - ประธานตอ้ งเตรียมตวั ในเรอื่ ง วางแผนการประชมุ ร่วมกับเลขานกุ าร เร่อื งอะไร ทไี่ หน เมือ่ ไหร่ ท�ำ หนังสอื เชิญ.. จัดท�ำ วาระการประชุม ส่งให้กรรมการลว่ ง หนา้ 3 - 7 วนั วางแผนในเร่อื งทจี่ ะพูด ตามวาระการประชมุ จัดเตรียมอุปกรณท์ ตี่ ้องใชใ้ น การประชมุ ด�ำ เนนิ การประชุม เปดิ การประชุม / ทกั ทายสมาชกิ เสนอหัวขอ้ หรอื ปัญหา ช้ีแจงความจริง ถามคำ�ถาม ดำ�เนนิ การอภิปราย ส่งเสรมิ กระตนุ้ ใหส้ มาชิกมสี ว่ นรว่ ม สรปุ ประเด็นส�ำ คัญของการประชมุ ยุติลงความเห็น ข้อตัดสิน 6.2 รองประธาน - ทำ�หนา้ ทีช่ ่วยประธาน หากประธานติดธรุ ะจำ�เป็น ท�ำ ตามที่ประธาน มอบหมาย

19 บทท่ี 1 การสมั มนา 6.3 เลขานกุ าร - ทำ�หน้าที่สำ�คญั ในการประชมุ และจดั สมั มนา หนา้ ทเี่ ตรียมการประชมุ เปน็ ระยะๆ จนถงึ วนั สัมมนา โดยการออกหนังสือเชิญประชุม จดบนั ทกึ -สรปุ รายงานการ ประชมุ จัดสถานทีป่ ระชมุ เตรยี มการจัดสัมมนา เอกสารโครงการ เตรียมเอกสารประกอบ การสัมมนาทั้งหมดและเครื่องมือ เตรยี มจดั ท�ำ คำ�สัง่ แตง่ ต้งั คณะกรรมการ เตรียมจัด ท�ำ หนงั สอื ขออนุมตั ิโครงการ-งบประมาณ เตรยี มออกหนังสอื เชิญ ประธาน วทิ ยากร ผู้ ด�ำ เนนิ รายการ ผเู้ ข้ารว่ มสัมมนา ผ้ใู ห้การสนับสนุน เตรียมทำ�หนังสือขอความอนเุ คราะห์ สนับสนนุ เตรยี มรา่ งค�ำ กลา่ วเปิด-ปดิ เตรยี มรา่ งคำ�กล่าวรายงาน ดูแลการจดั สัมมนา ให้เรยี บร้อย เตรียมหนังสือขออนุญาตใช้สถานท่ี ยืมวสั ดอุ ุปกรณ์ ทำ�หนงั สือขอบคุณ ลกั ษณะของเลขานกุ าร บคุ ลิกภาพดี แคลว่ คลอ่ ง ว่องไว กิริยาวาจาสภุ าพ แตง่ กายสะอาด ทันสมัย แขง็ แรง ซึ่อสัตย์ จรงิ จัง จรงิ ใจ มนี ำ�้ ใจ สำ�นกึ ในงานบรกิ าร ชอบชว่ ยเหลือผู้อื่น มี ไหวพริบดี มีมนษุ ย์สมั พนั ธ์ มคี วามรับผดิ ชอบสงู 6.4 ผ้ชู ว่ ยเลขานกุ าร - ผชู้ ว่ ยเลขานกุ าร มหี นา้ ท่ี ช่วยงานเลขาในทกุ ด้าน ดแู ลการทำ�รายงาน ของฝ่ายตา่ ง ๆ ตดิ ต่อประสานงานกับฝ่ายเอกสาร จัดทำ�รายงานการประชมุ ปฏิบตั หิ น้าที่ แทนเลขานุการ เมื่อเลขาไมส่ ามารถปฏิบตั ิงานได้ 6.5 ฝ่ายทะเบียน - มีหน้าท่ี เตรยี มขอ้ มูลของผู้เข้าร่วมสมั มนาท้งั หมด สำ�รวจจ�ำ นวนผเู้ ขา้ สัมมนา ประสานงานฝา่ ยสถานที่และฝ่ายเอกสาร จัดทำ�แฟ้มการลงทะเบียน ลกั ษณะ ของฝ่ายทะเบียน ชอบให้บรกิ าร สภุ าพ ออ่ นนอ้ มถ่อมตน มีมนุษยส์ มั พนั ธ์ ยิม้ แยม้ แจม่ ใจ บคุ ลกิ ภาพดี มีความเช่ือม่นั ในตนเอง มีความรับผดิ ชอบ 6. ฝา่ ยสถานท่ี - มีหนา้ ที่ จดั ห้องสมั มนา หอ้ งรับรองแขกพิเศษ-วิทยากร ห้องน้ำ�-ห้องสขุ า จัดท�ำ เครอ่ื งหมายของเสน้ ทางเขา้ สหู่ อ้ งสัมมนา จัดเวที เตรียมเครอื่ งโสตทศั นูปกรณ์ ฯลฯ พร้อมทดสอบการใช้งาน ก่อนด�ำ เนนิ การจดั สมั มนา ในระหวา่ งสมั มนาลักษณะของฝ่าย สถานท่ี เป็นคนทีม่ ศี ิลปะในการท�ำ งาน รจู้ ักการวางรปู แบบของเวที โตะ๊ เก้าอ้ี ประดับ ประดาสถานที่ให้เหมาะกับบรรยากาศของการสมั มนา พูดจาสุภาพอ่อนน้อมถ่อมตน มี มนษุ ย์สมั พนั ธ์ เข้มแข็ง อดทน มนี ำ้�ใจ มคี วามรบั ผิดชอบสงู

บทท่ี 1 การสมั มนา 20 6.6 ฝ่ายสวสั ดิการ - มหี น้าที่ ด�ำ เนนิ การในเรื่องอาหาร อาหารวา่ ง เครือ่ งดืม่ จดั เตรียม ภาชนะ ใหเ้ พยี งพอ ประสานงานกับฝ่ายทะเบียน ฝา่ ยสถานที่ เรื่องจำ�นวนผู้เขา้ รว่ ม สมั มนาจดั ให้ใกล้กบั สถานที่สัมมนา ดแู ลน�ำ้ ดื่มวทิ ยากร จดั ให้มรี สนยิ มเหมาะสมกบั กาลเทศะการจดั สถานที่ ตอ้ งค�ำ นงึ ถงึ ความสะอาด สวยงาม สะดวก จัดแบบบุฟเฟต่ ์ จดั เป็นโตะ๊ รูปส่เี หลย่ี มกลางห้อง ตอ้ งการให้ผเู้ ข้าร่วมสมั มนายนื ประหยัดสถานที่ ผเู้ ข้ารว่ ม สัมมนาได้สนทนาท�ำ ความรูจ้ กั กันจดั แบบมโี ตะ๊ มีเกา้ นัง่ ต้องใชพ้ นื้ ทีม่ าก สะดวก แต่ผ้เู ข้า ร่วมสัมมนามีโอกาสผ้คู ุยกันน้อยมีผา้ ปูโต๊ะ อาหารว่างเช้า น้ำ�ชา-กาแฟ-โอวัลติน น�้ำ เปล่า ขนมเค้ก คกุ ก้ี ขนมไทยอาหารว่างบ่าย น�้ำ ผลไม้ น�้ำ หวาน ขนมหรือผลไมแ้ ยกค�ำ จัดแจกนั ดอกไม้ กระถางต้นไม้ ประดบั ประดาตามมุมหอ้ งลกั ษณะของฝา่ ยสวสั ดิการรกั สวยรกั งาม มีรสนยิ มในการรับประทานอาหาร ประหยดั มศี ิลปะในการจดั โตะ๊ อาหาร หอ้ งรับรอง และจดั อาหารให้น่ารบั ประทาน มีนิสัยยมิ้ แยม้ แจ่มใส อดทนอดกลั้น สุขมุ รอบคอบ ใจเยน็ รกั งานบรกิ าร มีนำ้�ใจ มีความรับผดิ ชอบสงู 6.7 ฝา่ ยเหรญั ญกิ - ฝา่ ยเหรัญญกิ มหี นา้ ทคี่ วบคมุ ดูแลเก่ยี วกับการเงนิ ท�ำ บัญชงี บประมาณ รายรบั -รายจ่าย งบดลุ ตรวจสอบงบประมาณของแต่ละฝา่ ย เข้มงวดเก่ยี วกบั การจา่ ย เงิน เกบ็ หลกั ฐานการการรบั -จ่ายเงนิ อยา่ งชัดเจน สามารถตอบค�ำ ถาม โดยอาศยั หลัก ฐานทางการบญั ชไี ด้ ลกั ษณะของฝา่ ยเหรญั ญิก มีความซี่อสัตย์สูง มคี วามรับผิดชอบ มี ความยืดหย่นุ เจ้าระเบียบ มีเหตผุ ล มหี ลักการ มีมนุษยส์ ัมพันธ์ สุภาพ มีสปิรติ ฝ่าย ประชาสมั พนั ธ์ มหี นา้ ท่ี เผยแพรข่ า่ วสารของการจัดสมั มนาไปยังกลมุ่ เปา้ หมาย ให้มาก ท่ีสุด โดยอาศยั สือ่ ต่างๆ เช่น แผน่ พับ โปสเตอร์ วิทยุ หนังสือพมิ พ์ ป้ายผา้ อนิ เตอรเ์ น็ต ฯลฯ ลกั ษณะของฝา่ ยประชาสัมพนั ธ์ มนุษยส์ มั พนั ธด์ ีเยย่ี ม ชอบให้บริการ มีความต้งั ใจ ในการท�ำ งาน มีความรับผิดชอบสงู มศี ลิ ปะในการใชภ้ าษาพูดและภาษาเขียนมีทศั นคตทิ ด่ี ี ตอ่ การจัดสมั มนา มองโลกในแงด่ ี พูดจาสุภาพ ชัดเจน ออ่ นน้อมถ่อมตน ริเร่ิมสรา้ งสรรค์

21 บทที่ 1 การสัมมนา 6.8 วิทยากร - เปน็ บคุ คลทท่ี ำ�หน้าทใี่ นการถ่ายทอดความรูค้ วามสามารถ ประสบการณ์ เสนอแนวคิด ให้ผฟู้ ังเกดิ ความรู้ ทักษะ และเจตนคติ สามารถน�ำ ความรูไ้ ปประยุกตใ์ ห้ เกดิ ประโยชนต์ อ่ ตนเอง หน่วยงานและสังคมสว่ นรวมสงิ่ ท่วี ิทยากรต้องเตรียมเรอ่ื งที่ จะบรรยายตามหัวข้อทผ่ี ้จู ัดสัมมนาก�ำ หนดเตรยี มวสั ดอุ ปุ กรณ์ สือ่ ท่ีตอ้ งใชป้ ระกอบ การสัมมนาตอบค�ำ ถามผู้เข้ารว่ มสมั มนา ด้วยนำ้�ใจไมตรี และให้แนวทางในการนำ�ไปใช้ ประโยชนใ์ นทางสรา้ งสรรค์ ลักษณะของวทิ ยากร เปน็ ผูท้ ีช่ อบแสวงหาความรใู้ หม่ๆ มนี สิ ยั รกั การอ่าน ค้นคว้าหาความรแู้ ละประสบการณ์ทแ่ี ปลกใหม่ มเี มตตากรุณา ยินดีให้ความ ช่วยเหลือ ใหค้ ำ�แนะน�ำ ปรกึ ษา แกป้ ญั หาด้วยความจริงใจ บคุ ลิกภาพดี พูดจาสภุ าพ ฉะฉาน ชดั เจน มีศลิ ปะในการพดู มีความรบั ผิดชอบสงู กระตอื รือร้น อารมณข์ นั ยืดหยนุ่ เกง่ ยอมรบั ฟงั ความคิดเหน็ มมี นุษยส์ ัมพนั ธ์ แก้ไขปญั หาเฉพาะหน้าได้ดี มคี วามคิด กา้ วหน้า มองการณไ์ กล มีความคดิ ริเริม่ สร้างสรรค์ มคี วามรู้ ความเข้าในในพฤตกิ รรมกลมุ่ และมจี ิตวทิ ยาในการถา่ ยทอด ประพฤตติ วั เป็นแบบอย่างท่ีดี สมถะ เรยี บงา่ ย ประหยัด ไมถ่ อื ตวั ไม่ตดิ ลาภ ตดิ ยศ มภี ูมปิ ญั ญาดี 6.9 ผู้ร่วมสมั มนา - ผเู้ ข้าร่วมสัมมนา หรือผูท้ เ่ี ข้ารว่ มฟงั อภิปราย เพื่อแลกเปล่ยี นความ คิดเห็นกับวิทยากรและบุคคลอ่นื เพอื่ ใหไ้ ดแ้ นวคิด ความรู้ วธิ ีการปฏบิ ตั ิ มีหนา้ ท่ีศกึ ษา เอกสารการสัมมนา ตัง้ ใจรับฟงั ความคดิ เห็นของผู้อ่นื ใช้ดุลยพนิ ิจพิจารณา คดิ และ ไตร่ตรองดว้ ยเหตผุ ล ก่อนพดู ทุกครง้ั เสนอแนวความคิดและแลกเปลีย่ นความรูก้ บั ผ้อู น่ื โดยอาศัยหลกั การและเหตุผลตามความเป็นจริงจดบันทึกประเด็นส�ำ คญั และสรปุ ส่ิงที่ได้ รบั ลักษณะของผเู้ ข้ารว่ มสมั มนา เป็นผูท้ ช่ี อบแสวงหา ความรูใ้ หมๆ่ มีความคดิ กว้างไกล ร้จู กั รบั ฟงั ความคิดเห็นของผู้อนื่ คิดกอ่ นพูดอย่างมีหลกั การและเหตุผล รู้จกั กาลเทศะ มี สปิรติ แสดงความคดิ เห็นในโอกาสและจังหวะท่เี หมาะสม ใหค้ วามร่วมมอื กบั กิจกรรมการ สมั มนา มารยาทในการสมาคม สงิ่ ท่ไี มค่ วรกระท�ำ ในการสมั มนา จ�ำ กัด ช้นี ำ�ความคิดเหน็ ของผู้อน่ื บิดเบอื นถอ้ ยค�ำ ผอู้ น่ื ใชภ้ าษาไมถ่ ูกต้อง เข้าใจยาก สงั่ การใชอ้ �ำ นาจในทกุ ๆ เร่ือง จำ�กัดขอบเขต สรปุ เรว็ เกนิ ไป

บทที่ 1 การสมั มนา 22 โต้เถียงท�ำ ให้เกดิ การทะเลาะววิ าท หวั เราะเยาะ มีท่าทีอวดเกง่ เบ่งทบั คนอื่น พูดจาไม่ สุภาพ กา้ วรา้ ว ใช้อารมณ์ ตลกเกินขอบเขต พูดมาก ไม่มสี าระ ประหมา่ ส่นั ขาดความ เชอื่ มัน่ ปลอ่ ยให้สมาชิกคนใดคนหนง่ึ ผกู ขาดการอภปิ ราย จรรยาทางอาชพี ของผเู้ ข้าร่วมสมั มนาเพอ่ื ให้บรรลวุ ตั ถุประสงคข์ องผู้เข้าร่วมสมั มนาทกุ กลุม่ มีแนวปฏบิ ตั ิดงั นี้มคี วามจริงใจ สนใจ เอาใจใสใ่ นการสมั มนาอยา่ งจริงจัง ต้ังใจฟัง วิทยากร ร่วมแสดงความคิดเหน็ มเี หตผุ ล เที่ยงตรง ไมแ่ สดงการคดั คา้ นอย่างมีอคตพิ ดู จา สุภาพและเหมาะสมกบั กาลเทศะรักษาอารมณใ์ หม้ ่นั คงยอมรับฟังความคิดเหน็ สว่ นรวม ถ่ายทอดความร-ู้ แสดงความคดิ เหน็ ทีเ่ ปน็ ประโยชนม์ ีน้�ำ ใจ ตรงต่อเวลา มีจติ สำ�นกึ ตอ่ ความเปน็ มนษุ ย์ น�ำ แนวความคดิ ทไ่ี ด้ ไปสร้างสรรคใ์ นแนวทางทีเ่ หมาะสม 7. การจัดท�ำ เอกสารที่เกีย่ วกบั การสัมมนา 7.1 การจัดท�ำ เอกสารท่เี กยี่ วขอ้ งกับการสัมมนา เอกสารท่ีต้องจัดทำ� ประกอบด้วย โครงการสัมมนาและแผนปฏบิ ตั งิ าน เอกสารประกอบการสมั มนา ราย ช่อื ผเู้ ขา้ รว่ มสัมมนาและหนังสือเชญิ เข้าร่วมสัมมนา ค�ำ ส่งั แต่งตงั้ คณะกรรมการด�ำ เนนิ งาน หนังสอื ขออนุมตั ิงบประมาณ หนงั สือเชญิ ประธานและหนงั สือเชิญวทิ ยากร ค�ำ กล่าวรายงาน – คำ�กล่าวเปิด – ปดิ หนงั สือขอบคณุ การประเมนิ ผลการสัมมนา เอกสาร รายงานสรุปผลการสมั มนา 7.1.1 โครงการสมั มนาและแผนปฏบิ ัติงาน เปน็ สว่ นสาระสำ�คัญ ทมี่ คี วามจ�ำ เปน็ ท่ีสดุ จดั ท�ำ เพอื่ นำ�เสนอใหผ้ ้บู รหิ ารตัดสนิ ใจอนุมตั ิ วตั ถุประสงคข์ องการ เขยี นแผนปฏิบตั ิงาน เปน็ การวางแผนการทำ�งาน ท�ำ ให้ทราบขัน้ ตอน ระยะเวลา สามารถ ติดตามงานได้ สามารถแก้ไขปัญหาได้ ทำ�ใหแ้ ตล่ ะฝ่ายเข้าใจงานที่จะปฏบิ ัติตามลำ�ดบั กอ่ น-หลงั รูปแบบและวิธกี ารเขยี นโครงการสมั มนา ประกอบดว้ ย - ชอื่ โครงการ ใชป้ ระโยคทสี่ ัน้ ๆ สร้างความสนใจ - ทม่ี าและความสำ�คัญ ความเปน็ มาและสถานการณป์ ัจจุบนั ปญั หา อดตี - วิธีแก้ แนวทางในการแกไ้ ข ความจำ�เป็นในการจดั สมั มนา - วัตถุประสงค์ ควรเขยี นให้กะทัดรัด ชัดเจน เข้าใจง่าย มีความ เปน็ ไปได้ วัดและประเมินผลได้ กอ่ ใหเ้ กดิ การเปลีย่ นแปลงได้

23 บทท่ี 1 การสมั มนา - เปา้ หมาย ควรเป็นปลายทางของการจัดสมั มนา บง่ ชคี้ วาม สำ�เรจ็ ท้งั ดา้ นปรมิ าณ และดา้ นคุณภาพ - ลกั ษณะโครงการ เปน็ โครงการตอ่ เนอื่ งหรือโครงการใหม่ - ผู้รับผิดชอบโครงการ กล่มุ บุคคล หน่วยงาน องคก์ ร ตง้ั แต่เริม่ - สนิ้ สดุ การจดั สมั มนา - วธิ ีด�ำ เนินการ /ลำ�ดับขนั้ ตอนการทำ�งาน (Gantt chart) - ขั้นเตรียมการ เช่น การวางแผนก�ำ หนดโครงการ ประชุมแต่งตัง้ คณะกรรมการ เขยี นโครงการเสนอตามล�ำ ดับ ประชุมติดตามงานแต่ละฝ่ายหาข้อบกพร่อง เพ่อื แกไ้ ข - ขน้ั ด�ำ เนนิ การ เช่น เชิญวทิ ยากร ประชาสัมพันธ์ จัดสถานที่ ดำ�เนนิ การจัดสัมมนา ติดตามประเมินผล สรปุ ผลการจดั สมั มนา เสนอเอกสารสรปุ การ จัดสมั มนา /เผยแพร่เอกสารสรุปผล - ระยะเวลาด�ำ เนินงาน ระยะเวลาท้งั หมดของการจัดสมั มนา ตัง้ แต่วางแผนจนกระทงั่ ด�ำ เนินการเสร็จ - สถานที่ สถานทีด่ �ำ เนินการกจิ กรรม สถานทีใ่ ช้จดั สมั มนา ที่- ห้อง-ช้นั อย่างไร เชน่ ขนาดของหอ้ ง จำ�นวนคน (เพศ-วยั -การศกึ ษา) การคมนาคม ใกล-้ ไกล-แหลง่ ชมุ ชน บรรยากาศ - งบประมาณ ค่าใช้จา่ ยในการจดั สัมมนา รวบรวมคา่ ใชจ้ า่ ยจาก แตล่ ะฝา่ ย ตามความเหมาะสม / งบประมาณทใ่ี ช้ เชน่ เงนิ บำ�รงุ การศกึ ษา เงินบริจาค เงินสนบั สนนุ เงินคา่ ลงทะเบียน เงินกองทุน ฯลฯ - การติดตามและประเมินผล เพอ่ื ใหท้ ราบว่าสามารถบรรลผุ ลตาม เปา้ หมายทีต่ ้งั ไว้ การประเมนิ ผลจาก การสงั เกต / ส�ำ รวจ / สมั ภาษณ์ / วิเคราะห์ - ผลทค่ี าดว่าจะได้รับ /การคาดคะเน ประโยชนห์ รอื เกดิ ผลดีหรอื ผลพลอยไดจ้ ากโครงการ

บทที่ 1 การสัมมนา 24 7.1.2 รปู แบบการเขียนโครงการสัมมนา โครงการ (ช่อื โครงการ) หลกั การและเหตผุ ล ความเปน็ มา ความส�ำ คญั ของปญั หา และแนวทางในการแก้ปัญหา ….…..…............ 1.วัตถุประสงค์ 1.1……..................… 1.2........................... 2.เปา้ หมาย 2.1 ดา้ นปรมิ าณ…………………………… 2.2 ดา้ นคณุ ภาพ…………………………… 3. ลกั ษณะโครงการ ………. (ตอ่ เน่ือง หรอื โครงการใหม)่ 4. ผ้รู บั ผิดชอบโครงการ 4.1 ……………………………….. 5. วิธีการด�ำ เนินการ 5.1 ขัน้ เตรียมการ 5.1.1………………… 5.2 ขนั้ ดำ�เนนิ การ 5.2.1 ……………….. 5.3 ขนั้ ประเมนิ ผล 5.3.1 ………………… 6.แผนปฏบิ ตั ิงาน ……….(โครงการเขยี นเป็นแผนภมู ขิ ั้นตอนการดำ�เนินการ (Gantt chart)) 7. ระยะเวลาดำ�เนนิ การ…………………………………………………………………. 8. สถานทีด่ �ำ เนนิ การ ณ หอ้ งประชมุ ………… อาคาร …….. ช้นั ……….. ทีอ่ ยู่ ………....... 9.งบประมาณ ……………………………………………………………………………….

25 บทที่ 1 การสัมมนา 10.ผลที่คาดวา่ จะได้รบั 10.1 …………………………….. ลงชอ่ื ………………. ลงชื่อประธานโครงการ ลงชอ่ื ………………. ลงชอ่ื ผอู้ นุมัตโิ ครงการ 7.2 เอกสารประกอบการสัมมนา จัดท�ำ ขึ้นเพ่อื แจกผเู้ ข้าร่วมสัมมนาเปน็ ขอ้ มูลส�ำ คัญของสภาพปญั หา หรอื หนทางแห่งการปฏิบัติเก่ียวกับหวั เร่ืองการจดั สัมมนา (ไมใ่ ชเ่ อกสารทสี่ มบูรณ์ แตเ่ ป็นส่วนเสรมิ หรอื แนวทางน�ำ ไปสูก่ ารสัมมนาเพื่อหาขอ้ สรุป ที่เหมาะสม) ประโยชนท์ ำ�ใหผ้ ูร้ ่วมสัมมนา เกดิ ความเขา้ ใจในเรอ่ื งทีจ่ ะสัมมนา /ทราบ ชอ่ งทางของปัญหา /ไดแ้ นวคิดเพอ่ื นำ�ปญั หาไปวเิ คราะห์ และรว่ มอภิปราย /เขา้ รว่ มการ สมั มนาไดอ้ ย่างถูกตอ้ งลกั ษณะของเอกสาร ประกอบดว้ ย 7.2.1 สภาพปัญหา ของหวั เร่อื งที่จัดสมั มนา ผู้จัดท�ำ เอกสารตอ้ ง ศกึ ษาหาข้อมูลที่เป็นปญั หาให้มาก มีแหลง่ ทม่ี าหรอื อ้างองิ ของขอ้ มูล น�ำ มาสรุปและ เขียนเอกสารใหม่ โดยน�ำ ปญั หาท่คี น้ คว้ามาทำ�การวิเคราะห์ปัญหาเพมิ่ เติมร่วมกบั คณะ กรรมการ ให้ได้เอกสารทีม่ คี วามเปน็ ไปไดม้ ากที่สุด 7.2.2 ความส�ำ คัญของเรอ่ื งท่ีจัดสมั มนา มีสาระสำ�คญั จากแนวคดิ และเทคโนโลยใี หมๆ่ มหี ลกั ฐาน สถิติ หรือ อา้ งอิง แสดง ความน่าเชอ่ื ถือ 7.2.3 วัตถุประสงคข์ องการด�ำ เนินการสมั มนา มุ่งไปท่ีการพัฒนาผู้ เขา้ รว่ มสัมมนา 3 ดา้ น คือ ความรู้ ความคิด และทักษะ 7.2.4 ขอ้ เขยี นของผู้ทรงคณุ วุฒิ หรอื ผูเ้ ช่ยี วชาญ 7.2.5 โครงการ ก�ำ หนดการสมั มนา วทิ ยากร 7.2.6 รายชอ่ื ผ้ใู ห้การสนับสนนุ 7.2.7 รายชอื่ และหนังสือเชญิ เขา้ ร่วมสมั มนา 7.3 การประเมินผลการสัมมนา จัดท�ำ หรอื สร้างแบบประเมนิ ผล และน�ำ มาใช้ตลอดช่วงเวลาการจัดสมั มนา เช่น วนั แรก แตล่ ะวนั วทิ ยากรแตล่ ะคน วันสดุ ท้ายให้ แจ้งพิธีกร ชีแ้ จงทบทวนการรวบรวมแบบประเมนิ การสง่ คืน สถานท่ี เวลา ใหช้ ดั เจน น�ำ แบบประเมินไปวเิ คราะหท์ ันที แลว้ มอบให้เลขานกุ ารจัดเกบ็ ไว้เพ่อื สรปุ รายงานผล (ควร ด�ำ เนนิ การใหเ้ สรจ็ ส้ินก่อนพิธปี ิด)

บทที่ 1 การสมั มนา 26 7.4 เอกสารรายงานสรปุ ผลการสมั มนา เอกสารรายงานสรุปผลการ สัมมนา จะจดั ท�ำ เม่ือเสรจ็ สิน้ การดำ�เนินการสัมมนา เป็นการรวบรวมเอกสารส�ำ คญั ใน การจดั สัมมนา และผลการจดั สัมมนา สรุป เรียบเรียง จดั รูปเลม่ และจดั ส่งให้หน่วยงานที่ เกย่ี วข้อง รวมทัง้ ห้องสมุดในสถาบันการศึกษา หน่วยงานภาครัฐและเอกชน 8. การจดั สถานที่สัมมนา เพอื่ ใหเ้ กดิ ความราบร่ืนในการสัมมนา มีบรรยากาศน่าสนใจ ก่อให้เกดิ ความภาคภมู ิใจ ของผ้จู ดั และผ้เู ขา้ รว่ มสัมมนา เป็นหน้าท่ขี องฝ่ายจัดสถานท่ี จะต้องประสานไปยงั ฝา่ ยท่ี เกี่ยวขอ้ ง ได้แก่ ประธาน เลขานุการ งานทะเบยี น สวสั ดิการ เพื่อหาข้อมลู ประกอบการ จดั สถานที่ ดังนี้ - จ�ำ นวนผ้เู ขา้ ร่วมสัมมนาทง้ั หมด เพอ่ื จัดที่น่งั จดั หอ้ งสมั มนา - จำ�นวนและขนาดของหอ้ งทใ่ี ชส้ ัมมนา จัดให้เหมาะสมกับจำ�นวนคน - สถานที่ตั้งของห้องสัมมนาหรอื ห้องประชุม ควรเดนิ ทางสะดวก เปน็ ท่ีรจู้ กั อาคาร ช้ัน หอ้ ง ระบใุ หล้ ะเอียด ท�ำ ปา้ ยเดินทางเข้าสู่หอ้ งสัมมนา มีแผนท่ปี ระกอบ - หอ้ งสัมมนา ห้องรบั รอง หอ้ งน�้ำ ควรอยู่บรเิ วณใกลก้ ัน - หอ้ งสัมมนาควรเป็นเอกเทศ ไม่มกี ลิน่ แสง เสยี ง รบกวน - มีอากาศถ่ายเทสะดวก อุณหภมู ิ แสงสว่าง ระบบเสียง ที่เหมาะสม - เครือ่ งอ�ำ นวยความสะดวก จัดหาระบบโสตฯ และเครอ่ื งมอื ทีจ่ ำ�เป็นพร้อมผู้ ดูแล - จัดทำ�แผนทีเ่ ดินทางมาห้องสมั มนา ขนาดใหญ่-เลก็ ประชาสมั พันธ์ - จัดทำ�ผงั หอ้ งสมั มนา ติดลูกศรชที้ างเขา้ -ออก ติดปา้ ยชอ่ื ห้องใหช้ ดั เจน - จดั เตรียมปา้ ยช่ือ วิทยากร ประธาน ปา้ ยรบั ลงทะเบียน ป้ายฝ่ายประชาสัมพนั ธ์ ฯลฯ - วางแผนออกแบบเวทสี ัมมนา 8.1 การเตรียมสถานทส่ี มั มนา มขี นั้ ตอนในการเตรยี มสถานที่ ดงั นี้ 8.1.1 ตดิ ต่อขอใช้สถานที่ ทำ�หนังสือขออนุญาต - จองล่วงหน้า ติดตอ่ ผู้ดแู ลสถานที่

27 บทที่ 1 การสมั มนา 8.1.2 ส�ำ รวจอุปกรณ์ เครื่องมือโสตฯ เครื่องปรับอากาศ เคร่อื ง เขียน ปลั๊กไฟ ทดสอบการใชง้ าน 8.1.3 ดแู ลความสะอาด 8.2 เตรียมการและตรวจสอบความเรยี บร้อย -> กระทำ�ก่อนล่วงหน้า 1 วนั เชน่ จดั กระถางตน้ ไม้ จัดเตรยี มเวที ตดิ อักษรชื่อบนฉาก - ผ้าม่าน จดั วางโต๊ะ ผ้าปูโตะ๊ เก้าอ้ี แทน่ บรรยาย ส�ำ หรับผเู้ ขา้ รว่ มสัมมนา วทิ ยากร ประธานเปิดงาน ทลี่ งทะเบียน ฯลฯ 8.3 เตรยี มการและตรวจสอบความเรียบรอ้ ย -> กระท�ำ ก่อนลว่ งหน้า 1 วัน เชน่ 8.3.1 ติดต้ังไมโครโฟน คอมพวิ เตอร์ โปรเจคเตอร+์ จอภาพ เคร่อื ง ฉาย ฯลฯ 8.3.2 เตรยี ม-ต้ังแผ่นปา้ ยชอื่ วิทยากร 8.3.3 ติดปา้ ยชื่อฝา่ ยต่างๆ ติดสัญลักษณ์เส้นทางการเข้าสหู่ อ้ ง สัมมนา ห้องนำ�้ -สขุ า 8.3.4 ถ้าเป็นพิธกี าร จะต้องตง้ั โต๊ะหมู่บูชา ประดับธงชาตไิ ทย พระบรมฉายาลักษณ์ โดยวางไว้มมุ ขวาของเวที 8.3.5 รูปแบบการจัดหอ้ งสัมมนา 8.3.6 จัดให้วทิ ยากรมองเหน็ ผ้เู ขา้ รว่ มสมั มนาทกุ คน 8.3.7 ช่องทางเดินสะดวก คล่องตวั ไมแ่ คบจนเกนิ ไป 8.3.8 บรรยากาศดี เยน็ สบาย สะอาด 8.3.9 สามารถจัดไดห้ ลายแบบตามความเหมาะสม / ความนิยม โดยยึดความสะดวกเป็นหลัก ส่วนโตะ๊ ผู้เข้ารว่ มสมั มนาสามารถจดั ไดด้ งั นี้ 8.4 หอ้ งสมั มนาขนาดใหญส่ �ำ หรับผเู้ ขา้ รว่ มสัมมนาทม่ี ปี ริมาณมาก จดั โตะ๊ วทิ ยากรไว้ด้านหน้าสูงกวา่ โต๊ะผเู้ ข้ารว่ มสัมมนา 8.4.1 โรงภาพยนตร์ เป็นที่นงั่ แบบไมม่ โี ต๊ะ หรือใชโ้ ตะ๊ แบบมแี ท่น รองเขียน แนวตรงหรอื เฉยี งเข้าหากนั (ชอ่ งทางเดนิ เป็นรปู ตัว Y)

บทที่ 1 การสมั มนา 28 8.4.2 ห้องเรยี น เป็นท่นี งั่ แบบมีโต๊ะและเกา้ อี้ แถวเรยี งต่อเน่ืองกนั มชี ่องทางเดินตรงกลาง 8.5 หอ้ งสัมมนาขนาดเล็ก ผเู้ ขา้ รว่ มสมั มนา 10-20 คน 8.5.1 รูปตวั ยู (U) หรือ ตวั วี (V) วทิ ยากรหรอื ประธาน น่ังอย่หู วั โตะ๊ ด้านซา้ ย – ขวา ใชส้ �ำ หรบั การประชมุ กลมุ่ ย่อยเชน่ สมั มนาคณะกรรมการ ผู้บรหิ าร ผู้เข้ารว่ มสมั มนาเหน็ กจิ กรรม/ร่วมกจิ กรรมได้ดี มีประสิทธิภาพ 8.5.2 รปู ตวั ที (T) วิทยากรหรือประธาน นง่ั อยู่หวั โต๊ะดา้ นหน้า ผู้ เข้ารว่ มสมั มนาน่งั หันหน้าเข้าหากนั ตามแนวยาว 8.5.3 รปู ตัวโอ (O) วทิ ยากรหรอื ประธาน นัง่ อยู่หัวโตะ๊ ด้านหน้า ตรงข้ามกับเลขานกุ าร ผู้เข้าร่วมสมั มนานัง่ รอบๆ โต๊ะ 8.5.4 รปู ตัวแอล (L) วทิ ยากรหรอื ประธาน นงั่ แยกต่างหาก หัน หนา้ เข้ากงึ่ กลางตัวแอล ผูเ้ ข้าร่วมสัมมนานง่ั ตามโต๊ะรูปตวั แอล 8.5.5 โต๊ะกลมและส่เี หลยี่ ม วทิ ยากรหรอื ประธาน นง่ั อยูห่ วั โต๊ะ ด้านหนา้ ผูเ้ ขา้ ร่วมสัมมนานั่งรอบๆ โต๊ะ 8.5.6 กระจายกลุม่ วทิ ยากรหรือประธาน นั่งอยู่โต๊ะดา้ นหน้า ผู้เข้าร่วมสัมมนานั่งแยกโต๊ะ น่งั รอบโตะ๊ ยกเวน้ ดา้ นวิทยากร แต่ละคนหนั หนา้ ไปทาง วทิ ยากร 8.5.7 อ�ำ นวยการ จัดแบบงา่ ยๆ สะดวก มีโต๊ะเดียวหรอื หลายโตะ๊ ก็ได้ วิทยากรหรอื ประธาน เลือกนง่ั ตามความสะดวก 8.5.8 หอ้ งสัมมนาขนาดกลาง ผู้เข้าร่วมสัมมนา 30-50 คน ประยกุ ต์ใช้จากหอ้ งสมั มนาขนาดใหญ่ โดยกั้นจากหอ้ งใหญ่สามารถป้องกันเสียงรบกวน จากหอ้ งอื่นได้ หรือประยกุ ตจ์ ากรปู แบบขนาดเล็ก 8.6 การจดั เวที จดั ใหน้ ่าสนใจ ภูมฐิ าน น่าเชื่อถือ สวยงาม ใชส้ �ำ หรับจัด แบบพธิ กี าร มอี งค์ประกอบ ดงั นี้ 8.6.1 ธงชาติ โต๊ะหมูบ่ ูชา พระบรมฉายาลกั ษณ์ จดั วางด้าน ขวาของเวที หันหน้าเขา้ หาผู้รว่ มสมั มนา ธงชาติอยดู่ า้ นขวาของโตะ๊ หมู่บูชา พระบรม ฉายาลกั ษณต์ ง้ั ไว้ด้านขวาของโตะ๊ หมบู่ ชู า โต๊ะหมบู่ ชู า วางรปู พระพทุ ธรูป เทียนคู่

29 บทที่ 1 การสมั มนา กระถางธปู จากดา้ นบนตามล�ำ ดบั และโตะ๊ กราบ-หมอนรองเขา่ ธปู ทอ่ี ย่บู นกระถางควร ทานำ้�มัน หรอื ยาหมอ่ งจะชว่ ยให้ติดไฟง่าย เตรียมไม้ขีดไฟ เทยี นตดิ ปลายไม้ ส�ำ หรบั จุดไฟ ใหป้ ระธานจดุ ธปู และเทยี น 8.6.2 โต๊ะประธานหรือวทิ ยากร จัดวางไว้กลางเวที (จัดตาม จ�ำ นวนวทิ ยากร กรณที ี่วทิ ยากรพรอ้ มน�ำ เสนอพรอ้ มกนั ) จะใชโ้ ตะ๊ หรือแท่นบรรยาย ถ้า วทิ ยากรบรรยายคนละเวลา ควรจัดโต๊ะรบั แขกไวอ้ ีก 1 ชุด ด้านซา้ ยของเวที ปูผ้าโต๊ะ จัด ไมโครโฟนตามจำ�นวนวทิ ยากร มแี จกันดอกไม้ ตดิ เปลี่ยนปา้ ยชื่อวทิ ยากรให้ตรงกบั ทนี่ ั่ง (ให้ตัง้ หลงั จากพธิ ีเปดิ ) ในพธิ ีปดิ เปลยี่ นปา้ ยชอ่ื วทิ ยากรเป็นชอื่ ประธาน 8.6.3 ฉากหรือมา่ นตดิ ตวั อักษรชื่อการสมั มนา ประกอบด้วย ช่อื การสัมมนา ผูจ้ ดั สมั มนา วนั -เดอื น-ปี ตัวอกั ษรใหม้ ีลักษณะเด่น สะดุดตา สวยงาม ขนาดใหญ-่ เล็กตาม ความส�ำ คญั ของสาระ 8.6.3 แท่นส�ำ หรบั พธิ ีกร จัดอยู่ด้านล่างขวามือของเวที หนั หนา้ ระดับกลางระหว่างโตะ๊ ประธานกบั ผู้เขา้ รว่ มสมั มนา มไี มโครโฟน แจกันดอกไม้ จัดรูปทรง เตีย้ ไมใ่ หบ้ งั หนา้ พิธกี ร 8.6.4 แท่นส�ำ หรับประธานเปิดจัดอยดู่ ้านล่างซ้ายมือของเวที หนั หนา้ ระดับกลางระหว่างแทน่ วทิ ยากรกบั ผเู้ ขา้ รว่ มสัมมนา มไี มโครโฟน แจกันดอกไม้ จดั รปู ทรงเตยี้ ไม่ให้บังหนา้ ประธาน กรณีทไี่ ม่ต้องใชต้ อ่ ในการสัมมนา ใหย้ กออกเกบ็ ไว้ด้าน ข้างหลงั จากพธิ เี ปิดเสร็จ 8.7 การจดั หอ้ งรบั ประทานอาหาร 8.7.1 หอ้ งรับประทานของว่างอยูใ่ กล้กับทส่ี มั มนา ใช้ในเวลาพกั คร่ึงของการสมั มนา ครึง่ เช้า คร่ึงบ่าย หรือช่วงกลางคืน จดั โตะ๊ วางชดุ กาแฟ ขนม ผลไม้ แยกเป็นชดุ ๆ โตะ๊ ส�ำ หรับวางกานำ�้ ร้อน น้ำ�แข็ง น�ำ้ เปล่า น้�ำ ผลไม้ ควรแยกโตะ๊ ใหผ้ เู้ ข้า ร่วมสัมมนามองเห็นและเลือกเอง ผู้เขา้ รว่ มสมั มนายนื รบั ประทาน

บทท่ี 1 การสัมมนา 30 8.7.2 หอ้ งรบั ประทานอาหาร ใช้ในเวลาเช้า กลางวนั เยน็ อยใู่ กล้ กบั ทส่ี ัมมนา มีโตะ๊ สำ�หรบั นัง่ รบั ประทานอาหาร ใหแ้ ยกและทำ�ป้ายโต๊ะส�ำ หรบั วทิ ยากร ออกจากผเู้ ขา้ รว่ มสมั มนา จดั ผลไม้ จานใส่ผลไม้ ไม้จม้ิ หรอื ซ่อม ไวก้ ลางโตะ๊ ให้ผเู้ ขา้ รว่ ม สัมมนาเลอื กเอง อาหารทจ่ี ดั เป็นแบบบุฟเฟต่ ์ หรือ อาหารชดุ อาหารเช้า เปน็ อาหารเบา เช่น ขา้ วตม้ โจ๊ก ไข่ดาว นม นำ�้ ผลไม้ สลัดผัก ขนมปัง ฯลฯ อาหารกลางวัน เป็นอาหาร หนกั หลากหลาย เชน่ เนือ้ ปลา หมู ไก่ ผกั ผลไม้ ขนมหวาน และนำ�้ ดืม่ อาหารเย็น คล้าย อาหารกลางวนั แตร่ ายการจะมากกว่า



บทที่ 2 รปู แบบวธิ ีการจัดการประชุมสมั มนา 31 บทที่ 2 รปู แบบวธิ ีการ จัดการประชมุ



บทท่ี 2 รูปแบบวธิ กี ารจดั การประชุมสัมมนา 32 บทที่ 2 รปู แบบวิธีการจดั การประชมุ สมั มนา 1. รปู แบบวิธีการจัดการประชุมสมั มนา การประชุมแต่ละคร้งั ผ้จู ดั การประชุมจะต้องทราบวัตถุประสงคข์ องการประชุมใหช้ ดั เจน และสามารถจัดรปู แบบของการประชมุ เพอื่ ให้การประชมุ นน้ั ดำ�เนินไปสเู่ ป้าหมาย ดัง น้ันการเลอื กรูปแบบของการประชมุ เป็นสงิ่ สำ�คญั ยิ่งส�ำ หรับการประชุม ผรู้ ับผิดชอบการ ประชมุ จะตอ้ งมีความรคู้ วามเขา้ ใจเรอ่ื งรูปแบบของการประชมุ เปน็ อย่างดี การประชุมมีการจัดประเภทออกเป็นหลายแบบ ในที่นีข้ อแยกออกเปน็ 2 ลักษณะใหญๆ่ ดงั นี้ - รูปแบบการประชุมที่เน้นวตั ถปุ ระสงค์ - รูปแบบการประชมุ ทเี่ นน้ วิธีการจัดประชมุ 1.1 รปู แบบการประชุมทเ่ี นน้ วตั ถปุ ระสงค์ การประชุมรปู แบบน้ี อาจแบ่งออกไดด้ ังน้ี 1.1.1การประชุมเพ่ือใหข้ ่าวสาร เป็นการแลกเปล่ยี น ความคดิ เหน็ ให้ขอ้ มลู และขอ้ เทจ็ จรงิ เพอื่ ให้มกี ารตัดสนิ ใจทถี่ ูกต้องเกีย่ วกบั นโยบาย 1.1.2 การประชุมเพือ่ ให้เหตุผล เป็นการประชุมระดับสูง เพ่ือให้เหตุผลของการตัดสินใจบางอยา่ งที่ส่งผลมากระทบตอ่ ผปู้ ฏิบัติ เชน่ การโยกย้าย การแต่งตง้ั บคุ คลดำ�รงตำ�แหน่งต่างๆ การมอบงานใหท้ �ำ เป็นตน้ 1.1.3 การประชุมเพ่ือวางแผนกลยุทธ์ เป็นการประชมุ เพื่อการวางแผนปฏิบัตงิ าน 1.1.4 การประชุมเพอื่ แก้ปญั หา และตัดสินใจ มกั เปน็ การ ประชุมทใี่ ช้ระยะเวลาสน้ั ๆ เพ่ือการแก้ปัญหาแตล่ ะวนั 1.2 รปู แบบการประชมุ ทีเ่ น้นวิธกี ารจดั ประชุม การประชุมในรปู แบบนจ้ี ัดรปู แบบแตกต่างกันออกไปตาม วัตถปุ ระสงค์ของการประชุมตามคณุ สมบตั ิ และจำ�นวนของผูเ้ ข้ารว่ มประชมุ มักมีช่อื เรียกตา่ งๆ กันไป วธิ กี ารจัดประชมุ แบง่ ออกเปน็ 3 ประเภทใหญ่ๆ ดงั น้ี

33 บทที่ 2 รปู แบบวธิ ีการจดั การประชมุ สัมมนา - การประชมุ กลมุ่ เล็ก หรอื กลุม่ ย่อย - การประชมุ กลุ่มใหญ่ - การประชุมกลุ่มผสม 1.2.1 การประชุมกลุม่ เล็ก การประชุมกลมุ่ เล็กมสี มาชกิ ไม่มาก นกั ประมาณ 5 – 20 คน ส่วนมากจะเปน็ การประชมุ คณะกรรมการต่างๆ เพื่อปรึกษา หารอื หรอื ดำ�เนินการอยา่ งใดอย่างหนง่ึ ซ่งึ มีการจดั ไดห้ ลายลักษณะเรียกชื่อต่างกันออก ไป การประชุมกลมุ่ เล็กไม่มพี ธิ ีรีตองอะไรมากนกั เมื่อเรม่ิ ประชมุ ควรเลือกประธาน 1 คน ส�ำ หรบั ดำ�เนนิ การประชมุ และเลขานุการ 1 คน สำ�หรบั จดบนั ทกึ ข้อสรปุ ของการ ประชุมก็เพียงพอแล้ว การประชมุ กล่มุ เลก็ มกี ารเรยี กช่อื ต่างๆ กันดังนี้ - การประชุมคณะกรรมการ (committee) เป็นการประชมุ กลุ่ม ผู้ทำ�งานที่ได้รบั การแต่งตงั้ เพอ่ื ปรึกษาหารอื กำ�หนดแนวทางปฏิบัติและแบ่งงานกนั รบั ผดิ ชอบ หรอื เพอื่ แก้ปญั หาใดปัญหาหน่งึ มีการบันทกึ การประชมุ เปน็ ทางการ มปี ระธานและเลขานกุ ารของการประชมุ บางคร้ังใชเ้ วลาประชุมยาวนานมาก - การอภปิ รายกลุ่มยอ่ ย (Buzz session) เปน็ การรวมกลุ่มของ ผู้ประชมุ เป็นกลุ่มเล็กๆ โดยให้สมาชกิ ทน่ี ง่ั แถวเดียวกันจับกลมุ่ กนั 2 – 4 คน ใหเ้ วลา ปรกึ ษาหารือหรอื แสนอความคดิ กันในเวลาสัน้ ๆ ท�ำ ให้มคี วามกระตือรือรน้ ทจี่ ะตอ้ งรีบ แสดงความคิดเห็น เนื่องจากกล่มุ อยใู่ กล้กันมากจึงมเี สยี งรบกวนกันเสมอ - การประชุมกลมุ่ ย่อยแบบฟิลลิป 6 – 6 (Philip 6 – 6 ) เป็นการ ประชมุ กลมุ่ ย่อยที่จับกลุม่ กันอยา่ งรวดเรว็ โดยสมาชิกไมต่ ้องย้ายท่ีน่ัง ใหค้ นทน่ี ่งั อยูแ่ ถว หน้า 3 คน หนั กลบั ไปรวมกบั แถวหลงั 3 คน ก็จะมีสมาชกิ เป็นกลุม่ เล็กกลมุ่ ละ 6 คน กำ�หนดเวลาให้อภปิ รายสนั้ ๆ 6 นาที ใหส้ มาชกิ แต่ละคนออกความคดิ เหน็ ได้คนละ 1 นาที รวบรวมความคดิ เสนอตอ่ ทปี่ ระชมุ ใหญ่ - การประชุมกลมุ่ แบบฮดั เดิลดก์ ร๊ปุ (the huddled group) เป็นการสร้างกลมุ่ ยอ่ ยโดยใช้วธิ ีนบั ให้สมาชกิ ทีก่ ระจายอยู่ไดม้ าเข้าเปน็ กล่มุ ย่อยๆ เชน่ ตอ้ งการ 6 กลมุ่ ย่อย กใ็ ห้นบั หนงึ่ ถงึ หกไปเร่อื ยๆ แล้วให้พวกทีน่ ับเหมือนกันมารวม กันเปน็ กล่มุ วิธีน้แี ต่ละกลุม่ อาจมสี มาชกิ หลายคนแล้วให้อภิปรายหรอื ทำ�กจิ กรรมตาม ต้องการ

บทท่ี 2 รูปแบบวิธีการจัดการประชุมสัมมนา 34 - การประชมุ กลมุ่ แบบนกี รุ๊ป (knee group) เป็นการประชุมกลมุ่ ยอ่ ยโดยมสี มาชิกกลุ่มละ 3-5 คน ใหม้ ีโอกาสอภปิ รายกนั อยา่ งใกล้ชิดเหมือนจับเขา่ คยุ กนั เพื่อใหเ้ กิดความสนทิ สนม และให้ขอ้ สรปุ ทีร่ วดเรว็ ขึน้ - การประชุมแบบซินดิเคต (syndicate) เป็นการประชุมกล่มุ ย่อย ของบุคคลทม่ี อี าชีพเดียวกนั มีหน้าที่การงาน หรอื มีปญั หาอยา่ งเดยี วกนั เพื่อปรึกษาหารอื แลกเปลย่ี นความคิดเห็นและแกป้ ัญหา แล้วนำ�ขอ้ สรปุ ทีป่ ระชมุ ใหญ่ - การระดมสมอง (brainstorming) เปน็ การประชุมกลมุ่ ท่ีมี สมาชกิ ไมเ่ กิน 15 คน เพ่อื ใหท้ กุ คนเสนอแนวทางแก้ไขปัญหา และจดข้อเสนอไวท้ ุกคน ไม่มกี ารติวา่ ดีหรอื ไม่ดี ถูกหรือไม่ถูก ซึง่ จะรวบรวมนำ�ไปวิเคราะหภ์ ายหลงั - การประชมุ แบบเซอร์คิดลารเ์ รสพอนส์ (circular response) เป็นการประชุมกลมุ่ ย่อยทีใ่ หส้ มาชิกทุกคนพดู หรือเสนอความคดิ เรยี งกันไปตามลำ�ดบั โดย ใหแ้ ตล่ ะคนมโี อกาสพูดเพียงครง้ั เดียวในแตล่ ะรอบ เพอื่ ใหท้ ุกคนมโี อกาสพูดโดยท่วั ถึง 1.2.2 การประชุมกลมุ่ ใหญ่ การประชุมกลุ่มใหญเ่ ป็นการประชุมท่ี มีสมาชิกจ�ำ นวนมากๆ นยิ มจัดประชุมเปน็ ทางการส่วนมากเปน็ การประชมุ เพอ่ื บอกกล่าว หรอื แจ้งให้ทราบ เชน่ แถลงนโยบาย แนวปฏบิ ตั ิ ผลการด�ำ เนินงาน ใหค้ วามรู้ ฝกึ อบรม เปน็ ต้น จ�ำ นวนสมาชิกผูเ้ ข้าประชุมตั้งแต่ 20 คนขึ้นไปจนถงึ จำ�นวนเปน็ รอ้ ย การประชุม แบบนีม้ ชี ่ือเรยี กตา่ งๆกันดงั นี้ 1.2.2.1การประชุมปรึกษาหารอื (conference) เปน็ การ ประชมุ เพอ่ื รวบรวมความคิดเหน็ ของกลมุ่ บุคคลท่ีมคี วามรแู้ ละประสบการณอ์ ย่างเดียวกนั หรือมีหนา้ ที่การงานอย่างเดยี วกนั สมาชิกทีร่ ว่ มประชุมมตี ง้ั แต่ 4-5 คนขึน้ ไปจนถงึ จำ�นว นมากๆ ไมจ่ �ำ กดั เช่น การประชุมพรรคการเมอื ง การประชุมกรรมการท่มี ีขนาดใหญ่ การ ประชุมสันนบิ าตสหกรณ์ เป็นตน้ มีประธานดำ�เนนิ การประชุมและเลขานกุ ารจดบันทึก การประชุม

35 บทท่ี 2 รปู แบบวิธกี ารจัดการประชุมสัมมนา วธิ ีด�ำ เนนิ การ - แต่งต้งั ประธานกรรมการ และเลขานุการการประชมุ (ถ้าไมม่ คี ำ�ส่ังแตง่ ตั้งไว้ก่อน) - ประธานด�ำ เนนิ การประชมุ โดยนำ�ปัญหา หรือเร่ืองทีป่ รกึ ษาหารือเสนอตามวาระ การประชุม ใหส้ มาชิกพจิ ารณาเสนอความคดิ เห็น - ประธานสรุปประเดน็ หรอื ขอ้ ยุติ ขอ้ ดี สามารถแก้ปญั หาตา่ งๆ ไดด้ ีขนึ้ และตรงตามวตั ถปุ ระสงค์ เพราะผูเ้ ข้ารว่ มประชุม คอื ผู้ท่เี กยี่ วขอ้ งกบั เร่อื งน้นั โดยตรง สมาชกิ มีโอกาสแสดงความคดิ เหน็ อย่างท่ัวถึง เพราะสมาชิกมจี �ำ นวนไม่มากนกั ข้อจ�ำ กดั - ถ้าผเู้ ขา้ รว่ มประชุมนั่งฟงั อยา่ งเดยี ว ไม่ออกความคดิ เหน็ การประชมุ กไ็ ร้ ประสทิ ธภิ าพ - ถ้ามสี มาชิกมากเกินไปการเสนอความคดิ เห็นไมท่ วั่ ถึง และกว่าจะสรปุ ไดต้ ้องเสีย เวลามาก 1.2.2.2 การประชมุ ทางวชิ าการ (symposium) บางแห่งเรยี กว่าการ ประชุมปาฐกถา เปน็ การประชุมทางวิชาการทมี่ ุ่งเนน้ ให้ความรู้ความคิดใหมๆ่ หรือแลก เปลี่ยนความคดิ เหน็ ผเู้ ข้ารว่ มประชุมเป็นผเู้ ชีย่ วชาญหรอื ทำ�งานในด้านเดยี วกนั ดำ�เนนิ การ ประชมุ โดยวทิ ยากร 2-6 คน บรรยายให้ความรูห้ รอื เสนอความรู้ใหญ่ โดยมีพธิ ีกรดำ�เนิน การแลว้ เปดิ โอกาสใหส้ มาชกิ ซักถามหรืออภิปรายเพมิ่ เตมิ วัตถปุ ระสงค์ - เพือ่ เพิ่มพนู ความรู้ และประสบการณ์ใหม่ๆ ใหแ้ ก่ผู้เขา้ ประชุม - เพอื่ แลกเปลยี่ นความรู้ และเทคนคิ ใหม่ๆ ทางวิชาการ