คู่มือการใช้งาน ระบบ DMS for SCG Chems(Rev.1)

12/19/2019 คูมือการใชงาน ระบบ DMS FOR SCG CHEMS REPCO RAYONG ENGINEERING AND PLANT SERVICE

1 วิธีการเข้าไปใช้งาน DMS Request on Lotus Notes เปิ ดโปรแกรม Lotus Notes แล้วไปท่ี Menu bar Work space (right click )open applicationNOTESROC02/ROCInfobaseDMS for SCG Chems

2 วิธีการสร้างเอกสาร DMS Request 1. เปิ ดโปรแกรม Lotus Notes แล้วไปท่ี DMS RequestNew DMS Request

3 1.1 สร้างเอกสาร โดยกดป่ มุ สถานะ “Open” 1.2 Click ท่ี New DMS Request จะเข้าไปยงั หน้าจอ DMS for SCG Chem 1.3 Part I : Work Request Requestor : (ช่ือจะขนึ ้ ให้ Auto. ตามท่ี login เข้า Lotus Notes) ให้ใสร่ ายละเอียดในแตล่ ะ field ดงั นี ้ - ใสเ่ บอร์โทรศพั ท์ของ Requestor และ Required Date - ใส่ Company โดยการกดเลอื ก และเลอื ก Plant โดยกดป่ มุ

4 - ใส่ Reference No ( if any) จะใสห่ รือไมก่ ็ได้ การแก้ไขเอกสาร - Click เลอื ก Required Type ตามต้องการ - แนบไฟล์หรือลงิ ค์ - Current Rev. No: - Click เลอื ก Minor Change หรือ Major Change ด้วย (field บงั คบั ) คลกิ เลอื ก (field บงั คบั ) เพ่มิ เอกสาร - ชอ่ ง Description ใสร่ ายละเอียดเพิ่มเติมวา่ ต้องการให้ทาํ อะไรหรือคาํ อธิบายงานทต่ี ้องการให้ DMS Team ดําเนนิ การให้ - ชอ่ ง Work Issue For : ให้ใส่ Company และ Plant ของ Requestor ด้วยวา่ เป็ นงานของสงั กดั ไหน Company : Plant *: - ชอ่ ง Approver 1: ให้เลอื กผ้อู นมุ ตั ขิ อง Requestor (จะขนึ ้ Auto ให้ แตส่ ามารถเลอื กผ้อู นมุ ตั ไิ ด้)

5 1.4 เสร็จแล้วให้ทําการ กดป่ มุ เพ่อื สง่ Request ไปให้กบั DMS Team Master สถานะ “Approved” 1.5 Mail จะถกู สง่ ไปยงั DMS Team Master และปรากฎ Pop-up message ดงั รูปแล้วกด OK Request Job จะสง่ e-mail ไปที่ DMS Team Master เพ่ือ Assign งานให้กบั DMS Team ตามหน้าที่รับผดิ ชอบ ของแตล่ ะคนดงั รูปนี ้

6 2. Part II : DMS Team Action สาํ หรับ DMS Team Master กดป่ มุ Yes 2.1 ท่ี DMS Name : ให้คลกิ เลอื ก DMS operator

7 แล้วกด Submit to DMS Name แล้วกด OK

8 3. Part III : Work Request status  Assign job 3.1 ให้ใสต่ วั เลขประมาณการเวลาทที่ าํ งานในช่อง Estimated man-hrs และวนั ทค่ี าดวา่ จะทาํ งานเสร็จ Estimate finish date 3.2 แล้วคลกิ เลอื ก Submit Link or Submit file สว่ นช่อง CC. จะใสห่ รือไมก่ ็ได้

9 แล้วกดเลอื ก Inform estimate date จะสง่ e-mail ไปที่ Requestor 4. Part IV : Work Doc. Update Req. ให้ submit link หรือ attach file document ตามต้องการ แล้วกด Submit file or link จะสง่ e-mail ไปที่ Approver (Requestor)

10 5. Part III : Work Follow-up (Requestor) เลอื ก Yes or No กดเลอื ก Submit for Approve จะสง่ e-mail ไปท่ี Approver (Requestor) เพอ่ื ทาํ การอนมุ ตั ิ

11 ถ้าอนมุ ตั ใิ ห้กด Approve จะสง่ e-mail ไปท่ี DMS Master Status : Waiting for complete ให้คลกิ เลอื ก Already Load to PDF และ Document Request Job Completed and Close.

12 แล้วคลกิ เลอื ก Complete