myob-step-by-step

BALAI PELATIHAN DAN PENDIDIKAN KEJURUAN (BPPK) JAKARTA SELATAN Jl. Camat Gabun II, Lenteng Agung Tlp. 021-78893561 JAKARTA

Data Baru Perusahaan 1. Buka program MYOB 2. Klik tombol Create new company file 3. Kemudian klik Next 4. Setelah itu, masukkan data-data perusahaan 5. Klik Next 6. Berikutnya adalah mengisi Accounting Information pada MYOB a. Current Financial Year : 2009 b. Last Month of Financial Year : Desember c. Conversion Month : Desember d. Number of Acc. Period : Twelve 7. Kemudian klik Next 8. Klik Next. Kemudian pilih opsi yang kedua 9. Klik Next, kemudian tentukan lokasi penyimpanan file 10. Kemudian klik Next dan tunggu proses pembuatan data baru selesai 11. Pilih Command Center

Import Data Akun 1. Buat / ketik daftar akun di Microsoft Excel 2. Simpan dalam format Excel, a. Klik File – Save As b. Tulis nama file – klik Save 3. Kemudian Simpan dalam format Text (Tab Delimited) a. Klik File – Save As b. Pada save as type – pilih Text (Tab Delimited) c. Klik Save – OK – Yes 4. Tutup File Excel a. Klik File – Exit - NO 5. Kemudian kembali ke MYOB 6. Klik Menu File – Import Data – Accounts 7. Pada kolom Duplicate Record pilih Update Existing Records, setelah itu Klik Continue 8. Carilah file Akun.txt yang sebelumnya telah Anda buat, klik file tersebut lalu klik Open. 9. Klik Match All. 10. Klik Import. 11. Klik OK

Setup Link Akun 1. Klik menu Setup – Linked Accounts • Klik Accounts & Banking Accounts • Undeposited Funds diganti Cash in Bank 2. Klik menu Setup – Linked Accounts • Klik Sales Accounts • Trade Debtors diganti Account Receivable • Cheque Account diganti Cash in Bank • Klik “I give discount for early payment” kemudian isi dengan Sales Discount 3. Klik menu Setup – Linked Accounts • Klik Purchases Accounts • Trade Creditors diganti Account Payable • Cheque Account diganti Cash in Bank • Klik “I take discount for early payment” kemudian isi dengan Purchase Discount 4. Klik Ok

Menyesuaikan Link Akun Equity 1. Klik Accounts 2. Klik Accounts List 3. Klik Equity 4. Hapus account-account berikut ini : • 3-2000 Retained Earnings • 3-3000 Current Year Earnings • 3-9999 Historical Balancing 5. Rubah nomor account-account berikut ini : • 3-0800 Retained Earnings menjadi 3-2000 • 3-0900 Current Year Earnings menjadi 3-3000 • 3-0999 Historical Balancing menjadi 3-9999

Langkah Koreksi Akun 1. Membuat Akun Baru a. Klik New pada kelompok akun yang akan dibuat b. Isi Nomor Akun, kemudian Enter c. Isi Nama Akun d. Pilih Header atau Detail e. Tentukan Account Type f. Klik Ok 2. Memperbaiki akun yang salah a. Klik tanda panah pada akun yang akan diperbaiki b. Perbaiki sebagaimana mestinya c. Klik Ok 3. Menghapus Akun a. Klik tanda panah pada akun yang akan dihapus b. Klik Edit c. Klik Delete Account

Menyesuaikan Link Pajak 1. Klik menu List – Tax Codes 2. Klik tanda panah pada VAT Value Added Tax, untuk mengedit Editlah kolom-kolom tersebut seperti berikut : Tax code : VAT Rate : 10% Linked Account for Tax Collected : VAT Out Linked Account for Tax Paid : VAT In 3. Kemudian klik OK – Close

Card File 1. Membuat Daftar Pelanggan (Customer) a. Klik Card File – Cards List b. Klik Customer dan klik New untuk membuat data pelanggan yang baru c. Isi data-data pelanggan sesuai dengan data pelanggan yang tersedia d. Pada bagian Selling Details. Isi kolom ID Tax Number sesuai dengan NPWP, pastikan Tax Code = PPN, Freight Tax Code : N-T e. Klik OK jika data telah terisi dengan benar f. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi data pelanggan yang lain.

Card File 2. Membuat Daftar Pemasok (Supplier) a. Klik Card File – Card List b. Klik tab Supplier dan klik New untuk mencatat data baru. c. Isi data pemasok sesuai dengan data yang tersedia. d. Pada bagian Buying Details, Isi kolom ID Tax Number sesuai dengan NPWP, pastikan Tax Code = PPN, Freight Tax Code : N-T e. Kemudian klik OK f. Ulangi langkah tersebut untuk mengisi data pemasok yang lain.

Input Saldo Awal melalui Jurnal • Klik Accounts – Record Journal Entry • Isi kolom general journal sesuai dengan nomor, nama akun, dan posisi saldo masing-masing. Untuk menginput nama akun, klik tanda panah - klik ”Nama akun” – klik Use Account • Kemudian isi saldo awal sesuai dengan posisi debet atau kredit pada neraca saldo, lakukan langkah tersebut sampai seluruh saldo akun tercatat. • Klik Record • Kemudian Klik Journal untuk melihat jurnal, atau Cancel untuk kembali ke Command Center

Input Saldo Awal melalui Opening Balance • Pada Command centre klik Setup- Balances- Account Opening Balances • Isi saldo akun-akun seperti yang tertera pada neraca saldo awal. Beri tanda minus (-) bagi saldo akun yang sifatnya negatif/mengurangi saldo normal. • Pastikan Amount left to be allocated terisi Rp O yang artinya saldo debit dan kredit sudah balance. • Klik OK bila sudah balance.

Input Saldo Piutang Klik Setup – Balances – Customer Balances 1. Klik Add Sale 2. Pilih Customer Name untuk memilih pelanggan. Kemudian klik Use Customer. 3. Klik tanda panah pada Term untuk mengisi termin 4. Isi Nomer Invoice jika ada pada Invoice # 5. Isi tanggal sesuai awal bulan. 6. Isi total sejumlah Piutang, dan pilih N-T 7. Klik Record 8. Ulangi langkah tersebut 9. klik OK

Input Saldo Hutang • Klik Setup – Balances – Supplier Balances • Klik Add Purchases • Pilih Supplier Name untuk memilih pelanggan. Kemudian klik Use Customer. • Klik tanda panah pada Term untuk mengisi termin • Isi Nomer Invoice jika ada pada Invoice # • Isi tanggal sesuai awal bulan. • Isi total sejumlah Hutang, dan pilih N-T • Klik tanda panah pada Term untuk mengisi termin • Klik Record • Ulangi langkah tersebut • klik OK

Inventory 1. Klik command centers Inventory – Items List 2. Klik New untuk mencatat persediaan barang yang baru 3. Kemudian isi sesuai data yang ada 4. Pada bagian Buying Details dan Selling Details, pastikan Pajak (VAT) dan satuan unit terisi (Unit) dan pada Selling Details isi Base Selling Price dengan harga jual. 5. Klik OK 6. Ulangi langkah yang sama untuk mengisi data persediaan berikutnya 7. Klik Close apabila telah selesai mengisi data persediaan

Lanjutan … Menginput Jumlah Persediaan & Harga / Unit 1. Klik Inventory – Count Inventory 2. Isi jumlah persediaan pada kolom Counted, kemudian klik Adjust Inventory 3. Pilih Akun ”Inventory” pada Default Adjustment Account, kemudian klik Continue 4. Klik Opening Balances 5. Isi tanggal sesuai awal bulan, kemudian isi harga/unit pada kolom Unit Cost 6. Klik Record

Pembelian Kredit 1) Klik Command Centre Purchases – Enter Purchases 2) Ubah layout dan pilih jenis item. Dengan cara klik Layout – pilih Item – klik OK 3) Pilih pemasok dengan cara klik tanda panah pada Supplier. Untuk mengisi termin, klik tanda panah pada Terms dan isi sesuai termin yang berlaku. 4) Kemudian klik OK 5) Isi sesuai dengan bukti transaksi 6) Klik Record 7) Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, klik Journal untuk melihat jurnal Lihat Contoh Bukti Transaksi Kembali Ke Pembelian

Pembelian Tunai 1) Klik Command Centre Purchases – Enter Purchases 2) Ubah layout dan pilih jenis item. Dengan cara klik Layout – pilih Item – klik OK 3) Pilih pemasok dengan cara klik tanda panah pada Supplier. Untuk mengisi termin, klik tanda panah pada Terms dan isi sesuai termin yang berlaku. 4) Kemudian klik OK 5) Isi sesuai dengan bukti transaksi 6) Isi kolom Paid Today sejumlah Total Amount 7) Klik Record 8) Klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, klik Journal untuk melihat jurnal Lihat Contoh Bukti Transaksi Kembali Ke Pembelian

Pendapatan Kredit 1. Klik Command Centre Sales – Enter Sales 2. Untuk mencatat penerimaan dari jasa dapat digunakan Layout jenis Item, caranya klik Layout – pilih Item – klik OK 3. Untuk memilih customer klik tanda panah. Kemudian apabila ada termin, klik tanda panah pada Terms 4. Isi sesuai dengan bukti transaksi 5. Klik Record 6. Klik Cancel untuk kembali ke command center, klik Journal untuk melihat jurnal transaksi. Lihat Contoh Bukti Transaksi

Penjualan Kredit 1. Klik Command Centre Sales – Enter Sales 2. Untuk mencatat transaksi penjualan digunakan Layout Item, klik Layout – pilih Item – klik OK 3. Untuk memilih pelanggan, klik tanda panah pada kolom customer. Untuk mengisi termin, klik tanda panah pada Terms kemudian isi sesuai dengan termin yang berlaku – klik OK 4. Untuk berpindah ke kolom berikut gunakan tombol Tab pada keyboard. Untuk mengisi item number ambil dari list yang tersedia dengan cara klik salah satu barang yang dimaksud, kemudian klik Use item 5. Isi sesuai dengan bukti transaksi 6. Klik Record 7. Klik Cancel untuk kembali ke command centre, klik Journal untuk melihat jurnal transaksi. Lihat Contoh Bukti Transaksi

Pendapatan Tunai 1. Klik Command Centre Sales – Enter Sales 2. Untuk transaksi penjualan tunai yang pertama kali, Anda harus membuat data pelanggan baru yaitu Pelanggan Tunai. Caranya klik tanda panah pada kolom Customer, klik New. 3. Tulis Pelanggan Tunai pada kolom name, kemudian klik OK 4. Gunakan nama Pelanggan Tunai untuk mengisi kolom Customer. 5. Klik Layout – Pilih Item – Klik OK 6. Kemudian isi jurnal sesuai dengan bukti transaksi. Cara mengisi sama seperti mengisi transaksi pendapatan kredit. 7. Isi kolom Paid Today sejumlah Total Amount. 8. Isi kolom Ship To dan Journal Memo 9. Klik Record 10. Kemudian klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, atau klik Journal untuk melihat jurnal transaksi.

Penjualan Tunai 1. Klik command centre Sales – Enter Sales 2. Untuk mencatat transaksi penjualan digunakan Layout Item, klik Layout – pilih Item – klik OK 3. Pilih Penjualan Tunai pada kolom Customer jika sudah ada. 4. Kemudian isi jurnal sesuai dengan bukti transaksi. Cara mengisi sama seperti mengisi transaksi penjualan kredit. Setelah itu, isi kolom Paid Today sejumlah Total Amount. 5. Isi kolom Ship To dan Journal Memo 6. Klik Record 7. Kemudian klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, atau klik Journal untuk melihat jurnal transaksi. Lihat Contoh Bukti Transaksi

Receive Payment Mencatat Transaksi Penerimaan Kas yang berasal dari Pelunasan Piutang 1. Klik Command Centre Sales – Receive Payment 2. Akan muncul kotak Receive Payment, klik pada Customer untuk memilih nama pelanggan – klik Use Customer 3. Isi data penerimaan kas. 4. Isi Amount Received sebesar yang jumlah yang diterima.Klik pada kolom Amount Apllied pada baris transaksi yang bersangkutan. 5. Klik Record untuk mencatat jurnalnya 6. Jika muncul kotak dialog, pilih Print Later 7. Klik Cancel untuk kembali ke command center, klik Journal untuk melihat jurnal yang baru saja tercatat. Lihat Contoh Bukti Transaksi Jika ada Potongan Penjualan

Lanjutan… (Jika ada Potongan) • Kemudian Klik Journal – Pilih All • Buka Transaksi yang terdapat akun Discount. • Klik Panah pada kolom Tax, kemudian hapus jumlah pajaknya. • Kemudian klik OK.

Receive Money Mencatat penerimaan kas melalui Banking, selain dari pelunasan piutang 1. Klik Banking – Receive Money 2. Isi jurnal sesuai dengan bukti transaksi 3. Klik Record 4. Kemudian klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, atau klik Journal untuk melihat jurnal transaksi. Lihat Contoh Bukti Transaksi

Pay Bills Untuk mencatat Transaksi Pelunasan Hutang Dagang 1. Klik Command Centre Purchases – Pay Bills 2. Pilih nama pemasok dengan cara klik tanda panah pada kolom Supplier. Klik pemasok yang dipilih, kemudian klik Use Supplier. 3. Isi sesuai dengan bukti transaksi. Gunakan tombol Tab untuk berpindah kolom atau klik dengan menggunakan mouse. 4. Klik pada kolom Amount Applied sesuai dengan faktur yang ingin dibayar 5. Klik Record 6. Kemudian klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, klik Journal untuk melihat jurnal Lihat Contoh Bukti Transaksi

Banking –Spend Money Mencatat Transaksi Pengeluaran Kas Selain Pembayaran Hutang 1. Klik Command Centre Banking – Spend Money. 2. Pastikan Account terisi dengan akun yang diinginkan, seperti Petty Cash, Cash on hand, dan Cash In bank. 3. Isi Jurnal Pengeluaran sesuai dengan bukti transaksi 4. Klik Record 5. Kemudian klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, atau klik Journal untuk melihat jurnal tersebut. Lihat Contoh Bukti Transaksi

Retur Pembelian 1. Klik Command Centre Purchases – Enter Purchases 2. Kemudian isi jurnal sesuai dengan bukti transaksi. Caranya sama seperti mengisi transaksi pembelian. Akan tetapi, untuk kolom Ship (jumlah barang) tambahkan tanda minus(-) didepan jumlah barang yang akan diretur. Contoh : -25. 3. Klik Record 4. Kemudian klik Cancel untuk kembali ke Command Centre 5. Selanjutnya klik Purchases Register 6. Klik Returns & Debits – klik transaksi – kemudian klik Apply to Purchase 7. Isi Nomor Invoice dan tanggal transaksi, kemudian klik pada kolom Amount Applied 8. Enter kemudian klik Record 9. Klik Close untuk kembali ke Command Center Lihat Contoh Bukti Transaksi

Retur Penjualan 1. Klik Command Centre Sales – Enter Sales 2. Kemudian isi jurnal sesuai dengan bukti transaksi. Caranya sama seperti mengisi transaksi penjualan. Akan tetapi, untuk kolom Ship (jumlah barang) tambahkan tanda minus(-) didepan jumlah barang yang akan diretur. Contoh : -10. 3. Klik Record 4. Klik Sales – Sales Register 5. Pilih Returns & Credits – klik transaksi – kemudian klik Apply to Sale 6. Isi Nomor Invoice dan tanggal transaksi, kemudian klik pada kolom Amount Applied 7. Enter kemudian klik Record 8. Klik Close untuk kembali ke CommandLCiheanttrCeontoh Bukti Transaksi

Retur Penjualan Tunai 1. Klik Command Centre Sales – Enter Sales 2. Kemudian isi jurnal sesuai dengan bukti transaksi. Caranya sama seperti mengisi transaksi penjualan. Akan tetapi, untuk kolom Ship (jumlah barang) tambahkan tanda minus(-) didepan jumlah barang yang akan diretur. Contoh : -10. 3. Klik Record 4. Klik Register. 5. Pilih Returns & Credits – klik transaksi – kemudian klik Pay Refund. 6. Isi Nomor Invoice dan tanggal transaksi. 7. Klik Record. 8. Klik Close untuk kembali ke Command Centre Lihat Contoh Bukti Transaksi

Mencatat Transaksi Memorial (Penyesuaian) 1. Klik Accounts – Record Journal Entry 2. Isi jurnal sesuai dengan bukti transaksi, contoh seperti berikut : 3. Klik Record 4. Kemudian klik Cancel untuk kembali ke Command Centre, klik Journal untuk melihat jurnal transaksi.

Transfer Money • Pada Command Centre klik Accounts – Transfer Money. • Isi tanggal dan nomor bukti transaksi • Isi Transfer Money from dengan asal akun yang akan dipindahkan • Isi Transfer Money to dengan akun yang akan menerima • Klik Record.

Rekonsiliasi Bank • Klik banking- Reconcile Accounts • Pastikan Account terisi dengan akun misal Cash in Bank • Isi New Statement balance dengan saldo yang berasal dari rekening koran • Isi Bank Statement dengan tanggal akhir periode yaitu 31/12/09, lalu tekan Enter. • Cocokkan setiap transaksi dengan yang ada di rekening koran. • Masukkan transaksi yang tidak ada melalui fasilitan Bank entry • Isi service charge dengan Bank service Charge dan saldonya • Isi interest earn dengan Interest Income sebesar pendapatan bersih. Klik Record. • Check List semua transaksi yang akan direkonsiliasi • Klik Reconcile- Reconcile • Klik Cancel untuk kembali.

Laporan Keuangan 1. Klik Reports – Accounts 2. Pilih jenis laporan yang diinginkan 3. Klik Customise.Isi periode dengan akhir periode. 4. Klik Display.