พรพนิต อินทร์แก้ว

เร่อื งโปรแกรมดานเอกสรางในการสื่อสารขอ สารสนเทศ จดั ทาํ โดย นางสาวพรพนิต อินทรแ กว ชั้น ปวส1. สาขาคอมพิวเตอรธ รุ กจิ วทิ ยาลยั การอาชีพพรหมครี ี

Google Apps คือ แอปพลิเคชันทีถ่ ูกพัฒนาขึน้ มาโดย Google เพือ่ ให บริการทางดานการบริหารจดั การภายในองคกร ซงึ่ ไดม ีการรวมแอปพลิเคชนั ตางๆ ทถี่ ือวา มคี วามจาํ เปนตอ องคกรในปจจบุ ันอนั ไดแก Gmail เปน การใหบ รกิ ารอเี มลของ Google ถกู พัฒนาขน้ึ มาเมื่อป ค.ศ 2006 โดยในชว งแรกของการเปดใหบรกิ ารจะใหบ ริการเฉพาะบางกลมุ เทา น้นั ยังไมม กี ารเปด ใหบ ริการฟรเี หมือนกบั ในปจ จบุ ัน และใหพ ้ืนทีก่ ารใชงานที่ เยอะมาก ซึง่ ถือไดวาเยอะทีส่ ดุ ในตอนน้ันคือ 2 GB โดย Gmail รองรบั การใช งานทง้ั POP3 และ IMP สามารถทํางานไดทง้ั บนเว็บไซต http://gmail.com และบนเครื่อง PC โดยใชโปรแกรม Mail Client เชน Outlook,Tunderbird เปน ตน

เรอื่ ง Google Docs การสรา งเอกสาร แทรกรูปภาพและตารางหรือสิง่ อน่ื ๆ Google Docs เปน โปรแกรมประยกุ ตบ นเว็บฟรซี ึง่ สามารถสรา ง เอกสาร แกไข และจดั เก็บแบบออนไลน สามารถเขาถึงไฟลเ อกสารไดจ าก คอมพวิ เตอรท ีเ่ ชอ่ื มตอ กบั อินเตอรเ น็ตและ มี Web browser ผใู ช Google Docsสามารถนําเขา สราง แกไ ข และปรับปรงุ เอกสาร ฟอน ตและรปู แบบไฟลตา งๆ รวมขอ ความเขา กับสูตร, list, ตาราง และภาพ Google Docs ซ่งึ สอดคลอ งกับซอฟตแ วรและ word processor สว นใหญ งานเอกสารน้ี สามารถเผยแพรเปน เวบ็ เพจหรือเพจพรอ มพิมพผ ูใชสามารถ ควบคุมผใู ชงานไดGoogle Docs เปนโปแกรมทใ่ี ช สาํ หรบั การเผยแพรงานเอกสารภายในองคกร

● Google Calendar เปนโปรแกรม Calendar ออนไลนท าํ งานบนเว็บไซ ตโ ดยผูใชงานสามารถสรา งตารางงาน หรอื ตารางนัดหมายงานของตวั เอง ได ● Google Docs น้นั เปนท่ีไดรับความนยิ มกนั อยา งแพรหลายในปจจุบัน Google Docs เปนการนาํ โปรแกรมประเภท Word Processing และ Spreadsheet ไปไวบ นเว็บไซต ผูใ ชงานสามารถสรา งเอกสาร Word หรือ Excel เหมือนกับโปรแกรม Word และ Excel ของ Microsoft ได นอกจากนั้นยงั สามารถ Export ใหเ ปนไฟล PDF ไดอ กี ดว ย โดย ไฟลเอกสารตา งๆทเี่ ราสรางขนึ้ จะถกู เกบ็ ไวท เ่ี วบ็ ไซตข อง Google ● Google Talk เปน โปรแกรมสาํ หรับใชส นทนากนั ผานระบบเครอื ขาย อเิ ทอรเ น็ต เหมือนกบั โปรแกรม Yahoo , MSN ● Google Site เปนบริการสรางหนาเว็บไซตออนไลน ผูใชง านสามารถ สรางเวบ็ ไซตข องตัวเองขน้ึ มาใชงานได ซง่ึ จะมี Template ตา งๆใหเราได เลือก การใชง านกเ็ หมือนกับการสรางเวบ็ บล็อกทวั่ ๆไป

ประโยนของ Google Apps ● การประหยดั คาใชจายท่ไี ดร บั การพสิ จู นแลว ● แอปพลิเคชันการสง ขอความและการทาํ งานรวมกันทที่ ํางานแบบเว็บของ Google ไมจ าํ เปนตองใชฮ ารด แวรห รอื ซอฟตแ วร และตองการการดูแล ระบบนอ ยท่ีสดุ สรางเวลาเพ่มิ ขึ้นอยางมากมาย และประหยัดคาใชจ าย สาํ หรบั ธุรกจิ ● พนื้ ท่เี ก็บขอมูลมากกวาคา เฉลีย่ ของอตุ สาหกรรม 50 เทา ● พนักงานแตละรายจะมพี ื้นท่ีเก็บขอมูลอเี มลขนาด 25 กกิ ะไบต ดังนัน้ จึง สามารถเกบ็ ขอมูลสําคญั และคน หาไดท นั ทดี ว ยการคนหาของ Google ท่ี มอี ยูภ ายในระบบ ● การเขาถงึ อเี มล ปฏิทิน และ IM บนโทรศัพทม ือถอื ● ความปลอดภัยของขอมลู และเปนไปตามขอกําหนด ● เมอื่ คุณวางใจท่จี ะมอบขอมูลของบริษทั แก Google คุณสามารถม่นั ใจได วา ขอ มูลสําคัญของคณุ จะปลอดภัย ● การควบคมุ การดูแลระบบและขอ มูลแบบสมบูรณ ● ผูด ูแลระบบสามารถปรับแตง Google Apps ในเชงิ ลกึ เพื่อใหส อดคลอง กบั ขอกําหนดดา นเทคนคิ ตราสนิ คา และธรุ กิจของตนได

บาํ รุงรักษาบลอ็ ก หรืองานเขยี นสาํ หรบั การเผยแพร สาธารณะทว่ั ไป ความสามารถในการทาํ งาของ GoogleDocs - การทาํ งานที่ สามารถเขาถึงงานเอกสารได ท้งั โทรศัพทม อื ถอื แท็บเล็ต แอนดรอยด หรือ เครือ่ ง คอมพิวเตอร( PC) - การทํางานรว มกนั ในแบบเรียลไทม ซง่ึ เปน ความสามารถพิเศษของ การใช Google Docs ที่ผูใชง าน ตอ งการใหผ ูอืน่ สามารถเขามาใชงาน เอกสารในเวลาเดยี วกนั ไดเ พยี งแคปอนทอี่ ยูอีเมลข องผูท่ีเราตองการให ใชง านเอกสารและสง คาํ เชญิ ไปใหซ ง่ึ ทกุ คนทไี่ ดรับเชญิ เขา มาใชง าน เอกสาร สามารถเขามาดงู านเอกสาร งาน นาํ เสนอ หรือสเปรตชตี ได พรอมกับดาํ เนนิ การแกไ ขไปพรอม ๆ กนั กบั ผูใชง าน

- การสนทนาหรือแสดงความคดิ เหน็ ขณะทาํ งานรวมกัน Google Docs มหี นาตา งสนทนาบนหนาจอ เพือ่ ใหผ ูใชแ ละผใู ชงานรว มกนั สามารถ สนทนาในเรอื่ งของชน้ิ งานเอกสาร พรอมแกไ ข นําเสนอไดอ ยางอตั โนมตั - การจดั การงานเอกสาร ดวยเคร่ืองมอื ทมี่ ีหลากหลายใน Google Docs มีรูปแบบเครอื่ งมือแบบอกั ษร ท่ีมากนับพัน สามารถทําให ผใู ชง าน จัดการงานเอกสารได อยางคลอ งตวั สะดวก รวดเร็ว และมีสว นเสรมิ ตา งๆ ให เลอื กใช ตามวตั ถุประสงค - การจดั เกบ็ งานและจดั ระเบยี บงานอยางปลอดภัย Google Docs มี อปุ กรณก ารเกบ็ ขอ มลู แบบออนไลนแ ละ การบันทึกอัตโนมตั ใิ นขณะทมี่ ี การพิมพ หรือ แกไ ข ชว ยใหผ ูใชงานไมต อ งกังวลเรอื่ งไฟฟาดบั หรอื ฮารด ไดรฟเสยี

ขอควรระวงั ในการแกงานเอกสารพรอ มกันใน Google Docs - กรณที เี่ ปด ไฟลง านและแกไขงานในเวลาไลเลี่ยกัน ระบบจะบนั ทึกขอ มูลของ คนทพี่ ิมพเ ปนคนแรกและ คอ ยบนั ทกึ ของคนถัดๆ มา หรอื กรณที ่ีพิมพข อ มลู พรอมกนั ระบบจะบนั ทึกขอ มลู ไปพรอ มกนั และจะอปั เดตบน หนาจออตั โนมตั ิ ซึ่งเราจะเห็นการเปลย่ี นแปลงบนหนา จอของแตละคนเหมือนกนั เราสามารถ นําไปประยุกตใชใ น การจัดการเรียนรู การจัดทําแผนการเรยี นรู การจดั ทาํ ส่ือใบงาน แบบฝกหัด พรอมๆ กันไดแ ละสามารถใชใ นการ บริหารจัดการ เชน การประชุมระดมความคิดเหน็ วาระการประชุมตางๆ โดยใชการบนั ทึก การประชมุ รว มกัน - กรณีที่แกไขขอมูลในประโยคเดยี วกันในระยะเวลาพรอ มๆ กนั ระบบก็จะบนั ทึกไวท ง้ั คูและอัปเดตให เห็นบนหนาจออตั โนมตั ิ แตการอับเดตจะชา กวาปกติ ซึ่งอาจใชเ วลามากนอยขึ้นอยกู ับความเร็วของเครอื ขาย อินเทอรเน็ต การจัด ระเบียบงานเอกสาร Google Docs สามารถบันทกึ เอกสารไปยงั เคร่อื ง คอมพวิ เตอรข องผใู ชงานในรูปแบบที่ Comments 25 หลากหลาย เชน DOCS, PDF, RTF และ HTML ไดผใู ชงานสามารถคนหาเอกสารไดอยา งงา ย ดว ยการจัดระเบียบ เอกสารในโฟลเดอรตาง ๆ ลากและวางเอกสารตาง ๆ ลง ในหลายโฟลเดอรไดตามท่ตี อ งการ และควรจดั เกบ็ เอกสารทุกชนิดทส่ี รางขึ้น ไวใน Google Drive ใหสรา งโฟลเดอรโดยคลิกที่ New สรา งโฟลเดอร

ขนั้ ตอนการอัปโหลดงานเอกสาร - ท่ีหนาหลักของ Google Drive เมอื่ สรางโฟลเด อรสาํ หรับจดั เก็บเอกสารตามประเภทเรยี บรอยแลว เชน ตองการเก็บ ไฟลไวใ นโฟลเดอรทช่ี ือ่ Google docs ใหค ลกิ ทป่ี ุม New เลอื ก อัปโหลด ไฟลหรอื โฟลเดอร(File Uplode, Folder uplode) หรอื คลกิ ขวาทพี่ ้นื แลวเลอื ก “ไฟลห รอื โฟลเดอร” ที่ตอ งการจะอปั โหลดข้นึ ไวใ น Google Drive ตามโฟลเดอรท ีก่ ําหนด จากน้ันจะปรากฏหนาตางใหเลือกไฟลท่ี ตองการอปั โหลด - คลิกเลอื กไฟลท ต่ี องการอัปโหลดจากคอมพวิ เตอรจากน้ันใหกดปมุ Open “เรม่ิ ตน อัปโหลด” จากนน้ั โปรแกรมจะ ทําการอัปโหลดไฟลขึ้นไปไวใน Google Drive โฟลเดอรท ่ชี ่ือ Google Docs และบอก สถานการณอ ปั โหลดวา เรียบรอ ยแลว (Uploaded Completed)

ประกอบดว ยคําส่งั ตา งๆ แยกยอ ยดงั น้ี 1.Common ในแถบนจี้ ะประกอบดวยเครอื่ งมอื ท่ใี ชง านบอยๆ เชน สรา งตาราง , สรางลิงค หรอื ใสรูปในเวบ็ เพจ 2.Layout ในแถบนจี้ ะเปน เครื่องมือทเ่ี กยี่ วกับ การแสดงผลแบบ div , ตาราง และ frame สําหรบั ใชส รางเวบ็ เพจ แบบ layout 3.Forms ในแถบน้ปี ระกอบดวยคาํ ส่ังท่ีใชในการสรา ง form เชน radio , check box เปน ตน 4.Data เปนแถบทใี่ สสําหรบั Dynamic เว็บไซต ใชจดั การกบั ระบบ data base จะใชมากในการพฒั นา web application บนเว็บไซต เชนการ เขยี นระบบ web board , ระบบสมาชิก 5.Spry เปนแถบใหมของ dreamwerver ทีห่ ลายคนจะตองชอบ เพราะ เปน เครอ่ื งมือท่รี วม javascript กบั HTML , CSS เขาดวยกัน ทําใหเ ว็บไซ ตม ีความนา สนใจ และมีความสะดวกในการใชงานมากข้ึน 6.Text ในนจี้ ะเปน เครือ่ งมอื ทใ่ี ชจดั การกับตวั อักษรท้ังหมด เชนใส สญั ลักษณพ เิ ศษตางๆ 7.Favorites แถบอันนคี้ ุณสามารถเพ่ิม เครือ่ งมอื ตางดวยตวั เอง โดย การคลกิ ขวา สําหรับผทู ี่ตอ งการเกบ็ เครื่องมือตา งๆทใี่ ชง านบอยไวใ นน้ี