4. บทที่ 3 การใช้โปรแกรมประมวลผลคำเพื่อจัดทำเอกสาร

❖ การแยกเซลล์ 2. เลือกแทบ็ Layout (เคา้ โครง) คลกิ เมาสท์ ่ี ป่มุ คาส่งั Split Cells(แยกเซลล)์ 1. คลกิ เมาสเ์ ลือกเซลล์ 3. กาหนดจานวนแถว และคอลมั นท์ ่ีจะแยก 4. คลกิ เมาส์ จะไดจ้ านวนช่องเซลลต์ ามท่ีเรากาหนด

ปรับข้อมูลในตาราง 2. คลกิ เลือกแทบ็ Layout (เคา้ โครง) ❖ปรบั ใหช้ ิดดา้ นบน ก่งึ กลาง หรอื ดา้ นลา่ งช่องตาราง 3. เลือกรูปแบบ การจดั วางท่ีตอ้ งการ 1. เลือกเซลล์ หรอื ช่องตารางท่ี ตอ้ งการปรบั ตาแหน่งขอ้ ความ ผลลพั ธท์ ่ีได้

❖การจดั แนวการวางของขอ้ ความในตาราง 1. คลกิ เมาสเ์ ลือกช่องขอ้ ความ 2. คลกิ เมาสเ์ พ่ือเปล่ยี นการจดั การขอ้ ความ ขอ้ ความหลงั เปล่ยี นแนวการจดั วาง 3. คลกิ เมาสเ์ พ่ือเลือกรูปแบบยอ่ ย ของแนวการจดั วางปัจจบุ นั คลกิ เมาสอ์ ีกครงั้ เพ่ือเปล่ยี นแนวการจดั วางอีก

➢ การเปล่ยี นรูปแบบการจดั วางใหห้ มนุ แนวไปอีก คลกิ เมาสเ์ พ่ือเปลย่ี นการจดั วางขอ้ ความไปเร่ือยๆ

ใส่ สีสันลงในตาราง ❖ใสส่ ีสนั ลงในตาราง 2. คลกิ เมาสป์ ่มุ Shading 1. แดรกเมาสเ์ ลอื กช่องตาราง 3. เลือกสี ผลลพั ธก์ ารเทสีพืน้ ลงบนช่องตาราง

ปรับแต่งเส้ นขอบตาราง 2. คลกิ เมาสป์ ่มุ Borders และ เลือก No Borders เพ่ือลบเสน้ ตารางออกก่อน 1. คลกิ เมาสเ์ ลอื กเซลล์ แสดงเสน้ ตารางของเซลลท์ ่ีเลอื กถกู ลบออก

3. คลกิ ป่มุ Borders เลอื ก รูปแบบเสน้ ตารางท่ีตอ้ งการแสดง 4. แสดงเสน้ ตารางเซลลห์ ลงั ปรบั แลว้

❖รูปแบบเสน้ ขอบตาราง Button Border (เสน้ ขอบลา่ ง ) Top Border (เสน้ ขอบบน) Left Border (เสน้ ขอบซา้ ย) Right Border (เสน้ ขอบขวา) No Border (ไมม่ ีเสน้ ขอบ) All Border (เสน้ ขอบทงั้ หมด) Outside Border (เสน้ ขอบนอก) Inside Border (เสน้ ขอบภายใน) Inside Horizontal Border (เสน้ ขอบภายในแนวนอน) Inside Vertical Border (เสน้ ขอบภายในแนวตงั้ ) Descending diagonal (เสน้ ขอบทแยงมมุ ลง) Ascending diagonal (เสน้ ขอบทแยงมมุ ขนึ้ )

การสร้างสูตรคานวณ ❖คานวณจากฟังกช์ ่นั 2. คลกิ ท่ี Layout->Formula 1. คลกิ เมาสใ์ นเซลลท์ ่ีตอ้ งการแสดงผล 3. เลอื กฟังกช์ นั ท่ีตอ้ งการคานวณ 4. เลือกรูปแบบตวั เลข 5. คลกิ ท่ี OK ผลท่ีได้

เอกสารต่างๆ ท่ีทางราชการจดั ทาขึน้ รวมทงั้ เอกสารที่ บคุ คลภายนอกส่งมายงั หน่วยงาน และเจ้าหน้าท่ีรบั ไว้ถือว่าเป็น หนังสือราชการด้วย













การใส่ ข้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษ ❖ ขนั้ ตอนการแทรกหวั กระดาษ/ทา้ ยกระดาษ 1. เลือกแทบ็ Insert (แทรก) จากนนั้ คลกิ ป่มุ คาส่งั Header (หวั กระดาษ) เพ่ือใสห่ วั กระดาษ 2. เลือกรูปแบบของหวั กระดาษท่ีตอ้ งการ จากตวั อยา่ งคลกิ เลือก Blank (วา่ งเปลา่ ) 3. แสดงขอบเขตหวั กระดาษ ใหเ้ รา ใสข่ อ้ ความหรอื ภาพต่างๆ 4. คลกิ เมาสเ์ พ่ือสลบั ไปยงั ทา้ ยกระดาษ

6. คลกิ เมาสเ์ พ่ือยกเลกิ การทางานกบั หวั กระดาษ และทา้ ยกระดาษ และกลบั สกู่ ารทางานปกตกิ บั เอกสาร 5. แสดงขอบเขตทา้ ยกระดาษใหเ้ ราใสข่ อ้ ความ หรอื ภาพต่างๆ หวั กระดาษ เอกสาร

❖ แทรกขอ้ ความแบบตา่ งๆ บนหวั -ทา้ ยกระดาษ แทรกวนั ท่ี เวลา รูปภาพ ลงในหวั กระดาษ ตวั เลอื กสาหรบั กาหนดหวั กระดาษ ปิดการทางานกบั หวั กระดาษ หรอื ทา้ ยกระดาษ หรอื ทา้ ยกระดาษ และทา้ ยกระดาษ สาหรบั ใส่ หรอื เปล่ยี นแปลงรูปแบบของ การเปล่ียนตาแหน่งไปทางานท่ี กาหนดตาแหน่งการจดั วางหวั กระดาษ หวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ หวั กระดาษหรอื ทา้ ยกระดาษ หรอื ทา้ ยกระดาษ

❖ ปรบั ขอบเขตของหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ 1. ดบั เบลิ้ คลกิ เพ่ือเขา้ ทางานกบั สว่ นหวั กระดาษ/ทา้ ยกระดาษ 2. เล่อื นเมาสม์ าวางท่ีขอบ ตวั ชีเ้ มาสจ์ ะเปล่ยี นไป 3. แดรกเมาสป์ รบั ขนาด พืน้ ท่ีของหวั กระดาษ/ ทา้ ยกระดาษ ท่ีเพ่ิมขนึ้

การใส่ ลาดบั เลขหน้า 2. ท่ีกลมุ่ คาส่งั Header&Footer ใหค้ ลกิ ป่มุ Page Number 1. คลกิ แทบ็ และเลอื กตาแหน่งการวางเลขหนา้ Insert (แทรก) 3. จากนนั้ เลอื กตาแหน่งของ หมายเลขหนา้ ท่ีหวั กระดาษ ลาดบั เลขหนา้

การทาดัชนี (Index) ❖ กาหนดคาเพ่ือใชเ้ ป็นดชั นี 2. ไปท่ีแทบ็ References (การอา้ งอิง) ในกลมุ่ Index (ดชั นี) ให้ คลกิ ป่มุ Mark Entry เพ่ือเปิดหนา้ ต่าง Mark Entry ขนึ้ มา 1. เลือกขอ้ ความท่ีตอ้ งการทาเป็นดชั นี

3. คลกิ เมาสเ์ พ่ือใหด้ ชั นีอา้ งอิงถงึ หนา้ นี้ ในหนา้ ต่าง Mark Index Entry มรี ายละเอียดดงั นี้ ▪ Main entry (รายการหลกั ) แสดงคาท่ีเลอื กมาทาดชั นีหลกั ▪ Subentry (รายการรอง) แสดงคาท่ีเลอื กมาทาดชั นีย่อย ▪ Options (กาหนดตวั เลอื ก) : Cross-reference อา้ งองิ โยงใหไ้ ปดเู พ่มิ เติมยงั : Current page หนา้ ปัจจบุ นั : Bookmark อา้ งองิ ไปยงั ท่ีค่นั หนา้ 4. คลกิ เมาส์ จะปรากฏ Control Character

❖ สรา้ งหนา้ ดชั นีใหก้ บั เอกสาร 1. ท่ีทา้ ยเอกสาร ไปท่ีแทบ็ References (การอา้ งอิง) ในกลมุ่ Index (ดชั นี) ใหค้ ลกิ ป่มุ Insert Index (แทรกดชั นี) เลอื กกาหนดจานวนคอลมั น์ และภาษาท่ีใชบ้ นหนา้ ดชั นี 2. คลกิ เมาสเ์ ลือกรูปแบบของดชั นี 3. คลกิ เมาส์

ในหนา้ ตา่ ง Index มีรายละเอียดดงั นี้ ▪ Type (ชนิด) เลอื กวธิ ีแสดงรายการดชั นีรอง ▪ Column (คอลมั น)์ เลอื กจานวนคอลมั นท์ ่ีจะจดั วางรายการคาดชั นี ▪ Language (ภาษา) เลอื กภาษาของคาดชั นี ▪ Right align page numbers (จดั หมายเลขชิดขวา) จดั เลขหนา้ ชิดขวาคอลมั น์ ▪ Tab leader (ตวั นาแทบ็ ) คลกิ เลอื กแสดงเสน้ ประในชอ่ งว่างระหวา่ งคากบั เลขหนา้ ▪ Formats (รูปแบบ) คลกิ เลือกรูปแบบการจดั วางดชั นี โดยจะแสดงตวั อยา่ งในกรอบ Preview ดา้ นบน ผลลพั ธท์ ่ีได้

การใส่เชิงอรรถ (Footnotes) 2. ไปท่ีแท็บ References (การอา้ งอิง) 1. ลากเมาสเ์ ลอื กขอ้ ความท่ีจะอา้ งองิ เชิงอรรถ ในกลมุ่ Footnotes (เชิงอรรถ) ใหค้ ลกิ ป่มุ Insert Footnote (แทรกเชิงอรรถ)

การใส่เชิงอรรถ (Footnotes) เชงิ อรรถท่ีได้ 3. ปอ้ นขอ้ ความ

การกาหนด Bookmark 2. ท่ีแท็บ Insert (แทรก) ในกลมุ่ Links (การเช่ือมโยง) ใหค้ ลกิ ป่มุ 4. คลกิ เมาส์ 1. แดรกเมาสเ์ ลือกขอ้ ความท่ีจะทา Bookmark 3. ตง้ั ช่ือ Bookmark

➢ หลงั จากท่ีไดก้ าหนด Bookmark แลว้ สามารถเลือกกระโดดไปท่ีคาๆนนั้ ไดท้ นั ที ดงั นี้ 1. ท่ีแทบ็ Insert (แทรก) ในกลมุ่ Links (การเช่ือมโยง) 2. เลอื กช่ือ Bookmark ท่ีตอ้ งการ ใหค้ ลกิ ป่มุ Bookmark (ท่ีค่นั หนา้ ) 3. คลกิ เมาส์ โปรแกรมจะกระโดดไปยงั หนา้ Bookmark นน้ั ๆทนั ที

การอ้างองิ โยง (Cross reference) 1. เลือกตาแหน่งในเอกสาร 2. ท่ีแท็บ Insert (แทรก) ในกลมุ่ Links (การเช่ือมโยง) ใหค้ ลกิ ป่มุ คลกิ เมาสท์ ่ี Cross-reference 3. เลอื ก Bookmark 4. เลอื ก Bookmark ท่ีตอ้ งการ 5. เลอื กรูปแบบการอา้ งอิง 6. คลกิ เมาส์ ผลลพั ธก์ ารใสข่ อ้ ความท่ีเป็น Bookmark

➢ จากตาแหน่งการอา้ งอิงโยงนี้ หากเปิดดเู อกสารดว้ ยโปรแกรม สามารถเลอื กกระโดดไปยงั ตาแหนง่ ท่ี Bookmark ไว้ จากการอา้ งอิงโยงนี้ ดว้ ยการกด <Ctrl> คา้ งไว้ และคลกิ เมาส์ โปรแกรมจะกระโดดไปยงั ตาแหน่ง Bookmark ท่ีเราอา้ งองิ ถึง กด <Ctrl> คา้ งไว้ ตวั ชีเ้ มาสจ์ ะ เปล่ยี นเป็น จากนน้ั คลกิ เมาส์

การกาหนด และยกเลกิ การขนึ้ หน้าใหม่ 2. ท่ีแท็บ Page Layout คลกิ ท่ี Break 3. เลือกแบง่ หนา้ คอลมั น์ หรอื จดั ขอ้ ความหนา้ เวบ็ เพจ 3. หรอื เลอื กแบง่ สว่ นเอกสาร 1. คลกิ เมาสบ์ รรทดั ท่ีตอ้ งการแยกหนา้

การใส่สัญลกั ษณ์พเิ ศษอื่นๆ 2. ท่ีแท็บ Insert (แทรก) ในกลมุ่ คาส่งั Symbols (สญั ลกั ษณ)์ 1. คลกิ เมาสเ์ ลือกตาแหน่งในเอกสาร 4. เลือกสญั ลกั ษณ์ 3. คลกิ เมาสเ์ ลอื กสญั ลกั ษณท์ ่ีตอ้ งการ หรอื เลอื กคาส่งั More Symbols… เพ่ือเปิดหนา้ ต่าง Symbol ขนึ้ มา 5. คลกิ เมาส์

❖ โครงสรา้ งสมการ (Structures) Function (ฟังกช์ นั ) Operator (ตวั ดาเนินการ) Bracket (วงเลบ็ เหล่ยี ม) Integral (อนิ ทิกรลั ) Fraction (เศษสว่ น) Large Operator Matrix (เมทรกิ ซ)์ Script (สครปิ ต)์ (ตวั ดาเนินการขนาดใหญ่) Limit and Log (ขีดจากดั และลอการทิ มึ ) Radical (เครอ่ื งหมายกรณฑ)์ Accent (สว่ นท่ีถกู เนน้ )

❖ แทรกสตู รท่ีตอ้ งการ 1. คลกิ เมาสเ์ ลอื กกลมุ่ ของสตู ร 2. คลกิ เลอื กสตู รท่ตี อ้ งการ สตู รท่ีเลอื กจะปรากฏบนเอกสาร 3. เราสามารถพมิ พอ์ กั ษร ท่ีตอ้ งการลงในชอ่ งไดท้ นั ที คลกิ เมาสบ์ รเิ วณใดๆในเอกสาร เพ่ือออกจากการทางาน กบั แถบเครอ่ื งมือ Equation Tools

ข้นั ตอนการสร้างจดหมายเวยี น ❖ ขนั้ ตอนท่ี 1 สรา้ งเนือ้ ความในจดหมายท่ีใชร้ ว่ มกนั ➢ จดั ทาขอ้ ความจดหมายท่ใี ชร้ ว่ มกนั ซง่ึ จะเหมือนกนั ในแตล่ ะฉบบั เรยี กว่า เอกสารหลกั (main document) โดยเวน้ ท่วี า่ งสาหรบั ใสข่ อ้ มลู ผรู้ บั จดหมายท่แี ตกตา่ งกนั สว่ นท่ีเวน้ ไว้

❖ ขนั้ ตอนท่ี 2 สรา้ งแหลง่ เกบ็ ขอ้ มลู ของผรู้ บั จดหมาย 1. คลกิ ท่ี File->New (สรา้ ง) เพ่ือสรา้ งเอกสารเปลา่ 2. คลกิ ท่ี Insert->Table (แทรก->ตาราง) เพ่ือสรา้ งตาราง 3.1 ใสข่ อ้ มลู ของหวั ขอ้ 3.2 ใสช่ ่ือท่ีอยขู่ องผรู้ บั จดหมาย 4. คลกิ ท่ี File->Save (บนั ทกึ ) เพ่ือบนั ทกึ เอกสาร

❖ ขนั้ ตอนท่ี 3 เช่ือมตอ่ เอกสารหลกั กบั แหลง่ ขอ้ มลู 1. ท่ีแท็บ Mailing ใหค้ ลกิ Start Mail Merge และเลอื กคาส่งั Step by Step Mail Merge Wizard… 2. คลกิ เลือกชนิดเอกสารหลกั 3. คลกิ เมาสเ์ ลือกใชเ้ อกสาร แลว้ คลกิ เมาสไ์ ปยงั ขน้ั ตอนถดั ไป ท่ีเปิดอยู่ ▪ Use the current document (ใชเ้ อกสารปัจจบุ นั ) ▪ Start from a template (เรม่ิ จากแมแ่ บบ) ▪ Start from existing (เร่มิ จากเอกสารท่ีมีอย)ู่ 4. คลกิ เมาสเ์ พ่ือไปยงั ขน้ั ตอนสรา้ ง หรอื เลือกตารางขอ้ มลู

5. คลกิ เลือก Use an existing list เพ่ือเลอื กไฟลต์ ารางท่ีอยขู่ องผรู้ บั ▪ Use an existing list (ใชร้ ายการท่ีมอี ย่)ู ▪ Select from Outlook contacts (เลอื กจากท่ีตดิ ต่อ Out-look) ▪ Type a new list (พมิ พร์ ายการใหม)่ 7. เลอื กไฟลร์ ายช่ือผรู้ บั 6. คลกิ เลือก Select a different list… 8. คลกิ ท่ี Open

9. แสดงรายช่ือท่ีอย่ขู องผรู้ บั จากนนั้ คลกิ ท่ี เพ่ือเลอื กหรอื ไมเ่ ลือกก็ได้ แลว้ คลกิ ท่ี OK แสดงช่ือไฟลข์ อ้ มลู หากตอ้ งการ แกไ้ ขใหค้ ลกิ ท่ี Edit… การจดั การกบั รายช่ือ เชน่ การจดั เรยี ง กรองขอ้ มลู ตรวจสอบท่ีอยู่ เป็นตน้

❖ ขนั้ ตอนท่ี 4 กาหนดตาแหนง่ ท่ีจะใสข่ อ้ มลู ในจดหมาย ➢ ตอ้ งกาหนดฟิลดข์ อ้ มลู ในตารางท่ีตอ้ งการนามาแทรกลงในจดหมาย เชน่ ในสว่ นของคาขนึ้ ตน้ จะนาเฉพาะช่ือมาแทรก เป็นตน้ ในท่ีนีจ้ ะเลอื กเฉพาะหวั ขอ้ First Name เพ่ือใหเ้ ป็นช่ือ ของผทู้ ่ีเราสง่ จดหมายถงึ ท่ีจะปรากฏตรงตาแหน่งท่ีเลือก คลกิ เพ่ือเลอื กใหม่ 2. คลกิ เมาสท์ ่ี คลกิ เพ่ือแกไ้ ข Address block 1. คลกิ เมาสเ์ ขา้ สกู่ ารแทรกขอ้ มลู ในจดหมาย

4. คลกิ เลือกหวั ขอ้ ท่ีตอ้ งการใหแ้ สดง 3. คลกิ เลอื กรูปแบบการวาง จากนนั้ คลกิ ท่ี Match Fields… จากนน้ั คลกิ ท่ี OK AddressBlock ท่ีถกู กาหนดในจดหมายเวียน

❖ ขนั้ ตอนท่ี 5 ทดสอบผลลพั ธก์ ารสรา้ งจดหมายเวียน 2. แสดงขอ้ มลู ในสว่ น First Name ของรายการแรก 1. คลกิ เมาส์ ทดสอบการทางานของจดหมายเวียน

❖ ขนั้ ตอนท่ี 6 ใสข่ อ้ มลู ของผรู้ บั ลงในจดหมาย คลกิ เลอื กเพ่ือส่งั พิมพ์ 2. คลกิ เลอื กเพ่ือผนวก เลือกจานวนช่ือท่ีจะพมิ พ์ ขอ้ มลู ลงจดหมาย และ จากนนั้ คลกิ OK สรา้ งเป็นเอกสารฉบบั ใหม่ คลกิ เล่อื นไปดรู ายช่ืออ่ืนๆ 1. คลกิ เมาสเ์ พ่ือผนวก ขอ้ มลู ในจดหมาย

➢ แสดงจดหมายท่ีถกู สรา้ งเป็นเอกสารใหม่ ตามจานวนรายช่ือทงั้ หมดท่ีมีอย่ใู นไฟลข์ อ้ มลู

การพมิ พ์ซองจดหมาย 1. สรา้ งเอกสารใหมข่ นึ้ มา 2. ท่ีแทบ็ mailing (การสง่ จดหมาย) ใหเ้ รา คลกิ เลอื กคาส่งั Envelopes (ซองจดหมาย) 3. คลกิ เลอื ก Envelopes จากนน้ั เลือกท่ี Options…

4. เลอื กขนาดซองจดหมาย 5. กาหนดรูปแบบ และการวางขอ้ ความ 6. เลอื กวิธีปอ้ นซองจดหมาย

1. พิมพเ์ ลข 0-9 2. คลิกคาสงั่

3. ตงั้ ช่ือ คลิกเมาส์ 4. เลือกป่ มุ เรียกแมโคร

5. แทนค่าเลขอารบิคด้วยเลขไทย