คู่มือนักจัด กศน.

งานเลขานกุ าร ๒หน่วยที่ งานเลขานกุ าร ความหมาย ค�ำว่า เลขานุการ ในความหมายหรือนิยามตามความเข้าใจของคนท่ัวไป ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐ หรือภาคเอกชน จะหมายถึง บุคคลใดบุคคลหน่ึงที่ใกล้ชิด ท�ำหน้าท่ีสารพัด อ�ำนวยความสะดวก พร้อม ประสานงานและติดต่อส่ือสารภายในองค์กร ทั้งยังภารกิจต่างๆ ที่เป็นประโยชน์แก่ผู้บังคับบัญชาหรือ นายจ้าง แต่ในความหมายตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๔๒ ให้ความหมายไว้ว่า เลขานุการ คือ ผู้ท่ีมีหน้าที่เก่ียวข้องกับหนังสือหรืออื่นๆ ตามท่ีผู้บังคับบัญชาส่ัง ส่วนในมาตรฐานอาชีพ ของกรมการจดั หางาน กระทรวงแรงงานใหค้ �ำนยิ ามของอาชพี เลขานุการไว้ว่า เป็นผู้ท่ีท�ำหนา้ ท่ีอำ� นวยความสะดวก ใหแ้ กผ่ บู้ รหิ ารขององคก์ รในการบรหิ ารจดั การงานขององคก์ รใหบ้ รรลผุ ลสำ� เรจ็ ตามนโยบายและเปา้ หมายขององคก์ ร ตลอดจนชว่ ยแก้ไขปัญหาและอุปสรรคในการบรหิ ารจัดการใหเ้ ป็นไปดว้ ยความราบรน่ื และรวดเร็ว เลขานุการในภาษาอังกฤษ คือ Secretary เป็นศัพท์มากจากภาษาลาตินว่า “Secretum” แปลว่า “Secret” ซ่ึงแปลเป็นภาษาไทย คือ “ความลับ” ผู้ที่ท�ำงานในต�ำแหน่งเลขานุการ ก็คือผู้ที่รู้ความ ลับของผู้บังคับบัญชาหรือนายจ้าง งานเลขานุการเป็นงานส�ำคัญ ผู้เป็นเลขานุการต้องเป็นผู้รอบคอบเป็นผู้ที่ ไว้เนื้อเช่ือใจได้และเหมาะสมกับต�ำแหน่ง ดังนั้น ในทางปฏิบัติแล้ว งานเลขานุการควรเป็นผู้ที่มีความสามารถ ในทักษะทุกๆ เร่ืองของส�ำนักงาน เป็นงานที่ต้องรับผิดชอบขึ้นตรงต่อผู้บริหาร มีความรับผิดชอบในงานที่ ท�ำอยู่โดยไม่ต้องมีการควบคุมหรือส่ังการ เลขานุการที่ดีมีส่วนช่วยให้ผู้บริหารมีประสิทธิภาพในการท�ำงานเพิ่มข้ึน ทงั้ ยังสามารถใชค้ วามคดิ พิจารณาตัดสินใจในขอบเขตทไี่ ด้รับมอบหมายไดอ้ ยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ ความหมายของเลขานกุ าร ตามพยญั ชนะในภาษาอังกฤษของค�ำวา่ “Secretary” มีต�ำราทางวิชาการ ไดใ้ หค้ �ำจ�ำกดั ความท่ีรวบรวมไว้ไดม้ ดี ังน้ี S หมายถึง Sense คอื การมีสามญั ส�ำนึกรจู้ ักรบั ผิดชอบในการทำ� งานว่า สิง่ ใดทีค่ วรจะท�ำไมค่ วรทำ� เป็นผู้ ไมท่ �ำงานโดยปราศจากความยัง้ คดิ รวมถงึ การแตง่ กายใหถ้ ูกตอ้ งตามกาลเทศะ และมีการตัดสินใจอย่างเด็ดขาด E หมายถงึ Efficiency คือ การมสี มรรถภาพในการท�ำงาน สมรรถภาพเปน็ เรื่องทีม่ อี ยูใ่ นตวั บคุ คลแตล่ ะ บคุ คลยอ่ มมสี มรรถภาพมากนอ้ ยแตกตา่ งกนั การปฏบิ ตั งิ านและผลงานจะแสดงถงึ สมรรถภาพของการทำ� งานทเ่ี พมิ่ ขนึ้ หรือลดลงได้ C หมายถึง Courage คือ ความมมุ านะของบุคคล ซง่ึ ข้นึ อยูก่ บั จติ ใจทจี่ ะทำ� งานให้สำ� เรจ็ ลลุ ว่ งตามความมุ่ง หมาย R หมายถงึ Responsibility คอื ความรบั ผดิ ชอบ คอื ตอ้ งเป็นผู้ลงมือท�ำงานดว้ ยตนเอง และตอ้ งรับผิดชอบ ดว้ ย ไม่ใชค่ อยรับงานจากผู้อนื่ อยา่ งเดียวเท่านั้น E หมายถงึ Energy คอื พลงั ในการท�ำงาน เลขานุการต้องรูจ้ ักแบง่ เวลาการทำ� งานใหถ้ กู ต้อง เพอ่ื รา่ งกาย ไดร้ บั การพกั ผ่อนตามสมควรอันจะส่งผลต่อการทำ� งานระยะยาว 51

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป T หมายถึง Technique คอื การรู้จักดดั แปลงใหเ้ หมาะสม เทคนิคนี้เป็นเร่อื งของแต่ละคน แต่อาจจะเลียน แบบจากผู้อ่นื และนำ� เทคนิคมาพฒั นาใหด้ ีขึ้นได้ A หมายถงึ Active คอื เลขานกุ ารตอ้ งตนื่ ตวั อยเู่ สมอแมจ้ ะมงี านมากนอ้ ยกต็ อ้ งมคี วามกระตอื รอื รน้ อยเู่ สมอ R หมายถึง Rich คือ ความสมบูรณ์ในด้านจิตใจและศีลธรรม หากเลขานุการเป็นผู้ด้อยทางศีลธรรมและ วฒั นธรรมอาจทำ� ใหก้ ารงานเสยี ได้ แตท่ างกลบั กนั หากเลขานกุ ารเปน็ ผมู้ คี ณุ ธรรมทดี่ ี กจ็ ะนำ� ความเจรญิ มาสอู่ งคก์ ร ที่ตนท�ำงานอยไู่ ด้ Y หมายถึง Youth คือ ต�ำแหนง่ เลขานกุ ารเหมาะสำ� หรบั คนอายนุ ้อยๆ เพราะงานนี้เปน็ งานทต่ี อ้ งติดตอ่ กบั คนทว่ั ไปต้องอาศยั มารยาทท่อี อ่ นนอ้ มถอ่ มตน ประเภทของเลขานกุ าร ประเภทของเลขานกุ ารมีการแบ่งหลายรูปแบบ ในทีน่ ้ีจะแบ่งเพียง ๒ ประเภท หลกั ๆ ดงั นี้ ๑. เลขานุการส่วนตัว/สว่ นบคุ คล ( Private or Personal Secretary) มคี วามหมายคือเพยี ง แค่ชือ่ ของตำ� แหนง่ กส็ ามารถเข้าใจได้อยู่แลว้ เนื่องจากเป็นการทำ� งานให้นายจา้ งหรอื ผ้บู งั คับบัญชาโดยตรง เฉพาะคนคนเดยี วเท่านน้ั ๒. เลขานุการส�ำนักงาน (Office Secretary) มคี วามหมายคอื เปน็ เลขานกุ ารใหก้ ับส่วนรวม โดยมิไดเ้ ปน็ เลขานกุ ารของคนใดคนหน่งึ โดยตรง คุณสมบตั ขิ องเลขานุการ คณุ สมบัตขิ องเลขานุการส่วนตัว ๑. มีความสุขุมรอบคอบและความจงรักภักดี คือ ละเว้นต่อการกระท�ำอันเป็นปฏิปักษ์กับผู้บังคับบัญชา และต้องรักษาความลับของผู้บงั คับบญั ชาอย่างเครง่ ครดั ๒. มีเชาวน์ปัญญาแนบเนียน ถูกต้องตามกาลเทศะ และมีความสุภาพอ่อนโยน นุ่มนวลในการติดต่อกับ บุคคลภายนอก ท้งั แบบการเผชิญหนา้ และการสนทนาทางโทรศพั ท์ ๓. มคี วามเป็นระเบยี บเรยี บรอ้ ย คอื การงานท่ที ำ� ให้เปน็ ระบบ ไมส่ บั สน ๔. ตรงตอ่ เวลา คอื รจู้ ักแบ่งเวลาให้ถูกต้อง เพ่อื ให้งานส�ำเรจ็ ลลุ ่วงตามเวลาทก่ี ำ� หนด ๕. มีสามัญส�ำนึก งานบางอย่างสามารถใช้วิจารณญาณของตนเองอย่างรอบคอบได้ ไม่จ�ำเป็นที่จะต้อง ปรกึ ษาหารือผู้บังคบั บญั ชาทุกกรณี ๖. มีความจ�ำดี ถงึ แม้วา่ จะมบี นั ทกึ ชว่ ยความจำ� อยู่แลว้ หากเป็นผู้มีความจ�ำดี ก็จะท�ำให้งานรวดเร็วยงิ่ ขน้ึ ๗. มีความรับผิดชอบสูง เพราะบ่อยคร้ังที่ผู้บังคับบัญชามักจะมอบหมายให้เลขานุการท�ำแทน หากเลขานุการมีความรับผิดชอบสูง ก็จะเป็นการแบ่งเบาภาระของผู้บังคับบัญชา ท่ีไม่ต้องคอยติดตาม การทำ� งานทุกขัน้ ตอนของเลขานกุ ารได้ 52

งานเลขานกุ าร ๒หน่วยที่ ๘. มีความกระตือรือร้นในการท�ำงาน คือ รู้จักปรับปรุงเปล่ียนแปลงวิธีการท�ำงานให้ได้ผลดี และ รวดเร็วยิง่ ขึ้น ๙. มีวุฒิภาวะทางอารมณ์ คือ รักษาอารมณ์ให้สม�่ำเสมออยู่ตลอดเวลา การแสดงออกทางสีหน้า ว่าเต็มใจท�ำงาน ไม่ว่างานจะหนกั หรือเบา ไมแ่ สดงความเบอื่ หนา่ ย ไมแ่ สดงอารมณ์เสยี เมอื่ พบงานท่ีย่งุ เหยิง ๑๐. มีศักดิ์ศรีสูง คือ ต้องส�ำนึกเสมอว่าตนเองมีศักดิ์ศรี มีเกียรติ มีคุณค่า การท�ำงานแต่ละอย่าง จะต้องท�ำด้วยความมั่นใจและภาคภูมิ มีมาตรฐานในการท�ำงาน งานที่ผ่านเลขานุการไปแล้วนั้นควรม่ันใจ วา่ เรียบร้อย ถูกตอ้ ง คุณสมบัตขิ องเลขานุการส�ำนักงาน นอกจากจะตอ้ งมคี ุณสมบัตขิ องเลขานุการสว่ นตัวแลว้ เลขานุการส�ำนกั งานควรมคี ณุ สมบตั ติ ่างๆ เพิม่ เตมิ ดังนี้ ๑. ลกั ษณะท่าทาง รูปร่าง หนา้ ตา (Personal Appearance) หมายถงึ ๑.๑ การแตง่ กาย ต้องเลอื กใหเ้ หมาะสมกับกาลเทศะ แตง่ กายดี สะอาด เรียบรอ้ ย ๑.๒ ความสะอาดเรยี บรอ้ ย หมายถงึ เครอ่ื งแตง่ กายทกุ อยา่ ง รวมทงั้ รา่ งกาย ใบหนา้ มอื ทรงผมดว้ ย ๑.๓ สุขภาพสมบูรณ์ ๑.๔ การวางตัวเหมาะสมกบั ภาวการณ์ ๑.๕ ทว่ งทา่ กริ ยิ า หมายถงึ การแสดงออกทางรา่ งกาย เชน่ การลกุ นงั่ เดนิ ยนื ควรมที ว่ งทา่ เรยี บรอ้ ย สงา่ งาม ๒. บคุ ลิกภาพ (Personality) เปน็ เร่อื งลกั ษณะเฉพาะบคุ คล แตส่ ามารถฝึกการมีบุคลกิ ภาพทด่ี ไี ด้ ๓. ความปราดเปรยี วกระฉบั กระเฉงทางแนวคดิ และความรสู้ กึ (Mental Alertness) คอื การมคี วามพรอ้ ม ทางดา้ นจิตใจ และสตปิ ญั ญา ทจี่ ะท�ำงานไดอ้ ย่างถูกตอ้ ง ๔. ความเปน็ บคุ คลทีไ่ วใ้ จได้ (Dependability) สามารถเกบ็ ความลับของผู้บังคับบัญชาและองค์กรได้ ๕. ความสามารถในการปฏบิ ตั งิ าน (Production Ability) ตอ้ งเปน็ ผมู้ คี วามรคู้ วามสามารถในงานหลายดา้ น โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ ความรเู้ รอื่ งงานของหนว่ ยงานทป่ี ฏบิ ตั งิ านอยู่จงึ จะสามารถปฏบิ ตั งิ านในหนา้ ทไี่ ดอ้ ยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ ๖. สามารถใช้อปุ กรณ์ส�ำนักงานและเทคโนโลยีทจ่ี �ำเป็นต่อการปฏิบตั ิงานได้ ๗. มีมนษุ ยสัมพนั ธ์ สามารถสร้างความสมั พนั ธ์อนั ดีระหวา่ งบคุ คล หรอื องค์กรท่มี าตดิ ตอ่ รวมทั้งมีความ สามารถในการตดิ ต่อประสานงาน 53

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ความส�ำคญั และความจ�ำเป็นของงานเลขานกุ าร ในปัจจุบันผู้บริหารต้องการผู้ที่มีความรู้ความสามารถและไว้วางใจได้มาช่วยเหลือ เพ่ือช่วยแบ่งเบา ภาระในการท�ำงานในด้านต่างๆ ให้ด�ำเนินไปได้อย่างรวดเร็วและถูกต้องตามที่ต้องการ จึงนับว่าเลขานุการ มสี ว่ นสำ� คญั อยา่ งมากทจี่ ะทำ� ใหง้ านของผบู้ รหิ ารประสบผลสำ� เรจ็ หรอื เกดิ ความลม้ เหลวกไ็ ด้ ซงึ่ เลขานกุ ารจงึ เปรยี บ ได้กบั แขนขวา (Right Arm) ของผบู้ ริหารน่นั เอง เลขานกุ ารเปน็ บคุ คลสำ� คญั ในการประสานงานระหวา่ งผบู้ รหิ ารและบคุ คลอน่ื ทงั้ ภายในและภายนอกองคก์ าร เปน็ ผชู้ ว่ ยใหง้ านของผบู้ รหิ ารดำ� เนนิ ไปโดยเรว็ ประสบผลสำ� เรจ็ ตามทม่ี งุ่ หวงั เปน็ ผสู้ รา้ งสมั พนั ธภาพอนั ดใี นองคก์ าร เป็นสอ่ื กลางระหวา่ งผบู้ รหิ ารกบั ผู้มาติดตอ่ เป็นภาพลกั ษณข์ ององค์การและผบู้ ริหาร จะตอ้ งเป็นผู้ท่มี ีความรคู้ วาม สามารถในการปฏบิ ัติงานด้านเลขานกุ ารเปน็ อยา่ งดี ทัง้ งานในหนา้ ท่แี ละงานทไ่ี ดร้ บั มอบหมาย และรจู้ กั ใชด้ ลุ ยพนิ จิ พจิ ารณาวา่ งานใดควรทำ� งานใดไมค่ วรทำ� ลำ� ดบั ความสำ� คญั ของงานภายในขอบข่ายอำ� นาจหนา้ ท่ีของตน โดยไมไ่ ป กา้ วก่ายงานในหนา้ ที่ของผอู้ ่ืน ขอบเขตของงานเลขานกุ าร เลขานุการจะปรากฏอยู่ในหน่วยงานขององค์กร บางแห่งมีการก�ำหนดชื่อต�ำแหน่งไว้โดยเฉพาะ เช่น ในภาคเอกชนจะมีต�ำแหน่งเลขานุการประธานบริษัท เลขานุการผู้จัดการกรรมการบริหาร เลขานุการ ฝ่ายจัดซื้อ ฯลฯ เป็นต้น ในภาคราชการบางแห่งต�ำแหน่งเลขานุการอาจเรียกว่าเลขาธิการ ตัวอย่างเช่น เลขาธิการคณะรัฐมนตรี เลขาธิการสภาผู้แทนราษฎร เลขาธิการวุฒิสภา เลขานุการส�ำนักงาน เลขานุการ ประจ�ำต�ำแหน่งต่างๆ อาทิ เลขานุการรัฐมนตรี เลขานุการประธานวุฒิสภา เลขานุการอัยการสูงสุด ฯลฯ ในส่วนของทหารบกและทหารอากาศ จะมีเลขานุการประจ�ำต�ำแหน่งซ่ึงเรียกว่านายทหารคนสนิท (ทส.) ส�ำหรับ ต�ำแหน่งผู้บังคับหน่วย (พล.ต. ขึ้นไป) ในส่วนของทหารเรือจะเป็นต�ำแหน่งนายธง และในส่วนของต�ำรวจจะเป็น ต�ำแหนง่ นายเวร เปน็ ตน้ แตใ่ นบางแห่งก็ได้มีการกำ� หนดช่อื ตำ� แหนง่ ไว้โดยเฉพาะ แต่เป็นท่ีทราบกนั วา่ บุคคลใดเปน็ เลขานกุ ารของผูด้ ำ� รงตำ� แหนง่ ใด ตามเอกสารจัดประเภทมาตรฐานอาชีพ (ประเทศไทย) ฉบับปี ๒๕๕๔ ได้ก�ำหนดลักษณะงาน ของเลขานุการไว้ว่า มีลักษณะงานเป็นการตรวจสอบงานเป็นประจ�ำ เพ่ือป้องกันความผิดพลาด ท�ำการ นัดหมายและจัดตารางนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชา เตือนการนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงก�ำหนดการ นัดหมายล่วงหน้า ติดต่อสอบถามงานทางโทรศัพท์หรือทางอินเตอร์เน็ต บันทึกงานจากผู้บังคับบัญชาบันทึก เป็นเทปบันทึกเสียงแล้วน�ำมาจัดพิมพ์ ร่างจดหมายโต้ตอบท้ังภาษาไทยและภาษาต่างประเทศที่องค์กร ใชเ้ ปน็ ประจำ� ดแู ลรบั ผดิ ชอบ จดั แฟม้ เอกสาร จดั การประชมุ เตรยี มเอกสารการประชมุ ของผบู้ งั คบั บญั ชา การจดั ทำ� รายงานการประชมุ จัดการดแู ลเอกสารท่ีเปน็ สว่ นตัวและที่ส�ำคญั แก่ผู้บังคบั บัญชา เจรจาโต้ตอบและการนดั หมาย ธุรกจิ ประสานงานกบั เจา้ หนา้ ท่ใี นองค์กรทเี่ ก่ียวข้องกับงานของผูบ้ งั คับบัญชา ต้องมคี วามเข้าใจถึงธรรมชาติ และ ภาระหน้าที่ของท้ังผู้บังคับบัญชาและองค์กรท่ีตนปฏิบัติงานอยู่ และรู้จักการแก้ไขปัญหาข้อขัดแย้ง เมื่อปฏิบัติงาน จนไดร้ บั ความไวว้ างใจของผู้บังคบั บัญชาแล้ว อาจไดร้ บั มอบหมายให้ท�ำงานแทนได้ในบางกรณี 54

งานเลขานุการ ๒หน่วยที่ จากการก�ำหนดลักษณะงานเลขานุการดังกล่าวข้างต้น ท�ำให้มองเห็นภาพของงานเลขานุการ เบื้องต้นได้อย่างชัดเจนว่าเลขานุการนั้นเสมือนเป็นผู้ช่วยผู้บังคับบัญชา เป็นกันชนให้ผู้บังคับบัญชา เป็น ผู้เช่ือมโยงหรือประสานนโยบายให้ระดับผู้บริหารและระดับหัวหน้างานหรือระดับอื่นๆ เกิดความเข้าใจ ซง่ึ กันและกัน ซง่ึ จะท�ำให้งานขององคก์ รสามารถขับเคล่ือนไปได้อยา่ งมีประสทิ ธิภาพ การเตรียมความพรอ้ มส�ำหรับการเปน็ เลขานุการ ส�ำหรับบุคคลท่ีท�ำงานอยู่ในกลุ่มงานเลขานุการจะต้องตรวจสอบตนเอง และพัฒนาปรับปรุงตนเอง โดยฝกึ ฝนอบรมในเรอื่ งตา่ งๆ เพอื่ เป็นการเพม่ิ พูนศกั ยภาพในการทำ� งาน ดังน้ี ๑. ศึกษาหน้าที่ของการเป็นเลขานุการที่ดี เลขานุการที่ดีเป็นอย่างไรน้ันมีข้อก�ำหนดมากมาย แต่พอจะสรปุ เปน็ หลกั ๆ ได้ดงั น้ี ๑.๑ ใหค้ วามเคารพนบั ถอื เกรงใจ ซอ่ื สตั ยส์ จุ รติ และไมท่ ำ� การเปน็ ปฏปิ กั ษต์ อ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา การแอบ อ้างด�ำเนนิ การสำ� คัญๆ โดยอาศยั ตำ� แหนง่ ผบู้ ังคับบัญชา ๑.๒ แสดงตนว่าเปน็ ผมู้ ีเกยี รติ เพราะการเช่ือม่นั วา่ ตนเปน็ ผู้มีเกยี รติ ยอ่ มท�ำใหต้ นไมก่ ลา้ ประพฤติ ปฏิบตั ิในสิ่งทีไ่ ม่สมควร เชน่ การประพฤตติ นฉันท์ชู้สาวกับผู้บังคบั บญั ชา การแสวงหาประโยชนจ์ ากต�ำแหนง่ หน้าท่ี เป็นตน้ ๑.๓ เป็นผู้รู้จักควบคุมอารมณ์ คือ ไม่แสดงอารมณ์ฉุนเฉียว โกรธเคือง ไม่ก่อความร�ำคาญ ให้บคุ คลอ่นื ไมก่ ลัน่ แกลง้ หรือขัดขวางบคุ คลอื่นท่ปี ฏิบัติการตามหนา้ ทอ่ี ันถูกตอ้ ง ๑.๔ เก็บรกั ษาความลบั ของหน่วยงาน ผบู้ งั คับบัญชา และเพ่อื นรว่ มงาน ๑.๕ ปฏบิ ตั งิ านในลกั ษณะการออ่ นนอ้ มถอ่ มตนอยา่ งสภุ าพและจรงิ ใจ และยอมรบั ขอ้ ผดิ พลาดทเ่ี กดิ จากตนเอง ๑.๖ ปฏบิ ตั ิงานในหน้าท่ีทไ่ี ด้รบั มอบหมายอย่างมปี ระสิทธภิ าพ ๒. ศึกษาหาความรูเ้ ก่ียวกับงานในส�ำนกั งานและในส่วนท่ีเกี่ยวขอ้ งท่ตี อ้ งประสานงาน ๒.๑ เข้าใจในรายละเอยี ดของงานได้ถกู ตอ้ ง ๒.๒ ปฏิบัตติ นตามนโยบายและแผนงานทว่ี างไว้ ๒.๓ สามารถวเิ คราะห์งานได้ ๒.๔ ตดั สนิ ใจไดร้ วดเรว็ ถกู ตอ้ ง 55

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. พฒั นาบคุ ลกิ ภาพ ซง่ึ หมายถงึ ทา่ ทกี ารแสดงออก การวางตวั กริ ยิ ามารยาท นำ�้ เสยี ง การพดู จา ทศั นคติ ทางสงั คม การแสดงพฤตกิ รรมใหส้ อดคลอ้ งกบั กาลเทศะ บคุ ลกิ ภาพทค่ี วรไดร้ บั การพฒั นาและปรบั ปรงุ คอื บคุ ลกิ ภาพ ข้ันพ้ืนฐาน ไดแ้ ก่ ๓.๑ ความวอ่ งไว จะตอ้ งปรบั ตนใหเ้ ปน็ บคุ คลทที่ นั ตอ่ เหตกุ ารณป์ จั จบุ นั รอบดา้ น รบั ผดิ ชอบตอ่ งาน ที่ได้รับมอบหมายและเสรจ็ ทันเวลา ระมดั ระวงั แก้ไขขอ้ ผิดพลาด ปฏบิ ัตภิ ารกิจประจำ� วันให้ทนั ตามคำ� ส่งั หรือตามท่ี ได้รบั มอบหมาย ๓.๒ เอาใจใส่ ต้ังใจรับฟังคำ� อธิบายงานแต่ละชิ้น ตัง้ ใจและมสี มาธใิ นการท�ำงาน ปฏิบัติการอย่างมี เหตุผล ด�ำเนินการอย่างถกู ต้องตามขัน้ ตอนและวิธกี าร กำ� หนดเปา้ หมายและตดิ ตามผลการปฏบิ ัตงิ าน ๓.๓ ความไวว้ างใจได้ เมอ่ื ไดร้ บั มอบหมายใหป้ ฏบิ ตั หิ นา้ ทใี่ นเรอื่ งใดจะตอ้ งดำ� เนนิ การตามคำ� สงั่ คำ� แนะนำ� คำ� ชี้แจงให้ถกู ตอ้ งเตม็ ตามขัน้ ตอนและใหผ้ ลงานออกมาอยา่ งมปี ระสิทธิภาพ ๓.๔ ความสนใจ นอกจากจะมีความชอบในงานที่ท�ำแล้ว ถ้าจะให้ผลงานดีมีประสทิ ธิภาพ ผู้ปฏิบตั ิ งานจะตอ้ งให้ความสนใจและกระทำ� อย่างดีทีส่ ดุ ศึกษา วธิ กี าร และมองเห็นผลงานที่จะท�ำลว่ งหนา้ ๓.๕ การตดั สนิ ใจ กำ� หนดเวลาในการทำ� งานแตล่ ะอยา่ งใหแ้ นน่ อน ควรพจิ ารณาวา่ จะเลอื กทำ� งานชน้ิ ใดก่อนและหลงั และตอ้ งชข้ี าดใหร้ วดเร็ว ก�ำหนดเวลาใหเ้ พียงพอทจ่ี ะท�ำงานนั้นให้เสรจ็ และท�ำใหไ้ ด้ตามทกี่ �ำหนด ๓.๖ ความคิดริเริ่ม งานที่ได้รับมอบหมายโดยผู้ส่ังมิได้อธิบายรายละเอียดจะต้องอาศัยความ คิดริเร่ิมของตนเอง หาวิธีการท�ำงานน้ันให้เสร็จด้วยตนเอง เว้นแต่เป็นเร่ืองท่ีเกินความสามารถของตนเองจริงๆ อาจใช้การปรึกษาหารือกับคนอื่น หรือประมวลเอาวิธีการต่างๆ ที่เคยปฏิบัติมาดัดแปลงแก้ไขให้เข้ากับงานท่ีได้รับ มอบหมายนนั้ ๓.๗ ความอตุ สาหพยายาม งานบางอยา่ งอาจจะตอ้ งใชเ้ วลาปฏบิ ตั งิ านนานกวา่ ปกตแิ ละอาจจะเปน็ งานท่ีซ้�ำซากนา่ เบอื่ จะตอ้ งมคี วามมุ่งมนั่ ท�ำใหส้ ำ� เร็จ พยายามหาวธิ ีทีง่ ่ายและรวดเร็วเพ่ือใหง้ านนั้นสัมฤทธผ์ิ ล ๓.๘ ความถกู ต้อง งานด้านการพมิ พ์ คำ� นวณ การเลือกค�ำ ตัวสะกด วรรคตอน การคดั ลอกข้อความ ชอ่ื ที่อยผู่ ู้ทม่ี าติดต่อ จะตอ้ งถูกตอ้ ง ระมดั ระวงั อยา่ ให้มขี อ้ ผิดพลาด ๓.๙ ความเรว็ การลงมือท�ำงาน ตอ้ งตง้ั ใจและรวดเร็ว การท�ำบา้ งหยุดบา้ งจะก่อใหเ้ กดิ ผลเสยี ข้นึ ได้ ๓.๑๐ ความเป็นระเบียบ เคร่ืองใช้ส�ำนักงาน อุปกรณ์ต่างๆ เอกสารในการปฏิบัติงาน และสิ่งอ่ืนๆ ภายในทที่ ำ� งาน จะต้องเกบ็ ใหเ้ ปน็ ระบบ และมีความเปน็ ระเบียบเรยี บรอ้ ย สะดวกต่อการน�ำกลับมาใช้ ๓.๑๑ ความสะอาด จะตอ้ งมคี วามสะอาดทงั้ ร่างกาย เคร่อื งแต่งกาย รวมถึงผลการปฏิบัตงิ านทเี่ ปน็ เอกสารทุกประเภทจะตอ้ งสะอาดเรยี บร้อย ๓.๑๒ ความฉับพลัน ลงมือท�ำงานทันทีท่ีมาถึงส�ำนักงาน และควรมาก่อนเวลาเร่ิมต้น ของเวลาเขา้ งาน หยดุ พกั รบั ประทานอาหารกลางวนั ตามเวลาและรบี กลบั มาทำ� งานเมอื่ รบั ประทานเสรจ็ ถา้ มกี ารนดั หมายก็ตอ้ งไปใหท้ นั ตามเวลา อยา่ ใหอ้ ีกฝา่ ยหนึ่งตอ้ งคอย และงานทกุ ชน้ิ ตอ้ งเสรจ็ ตามเวลาที่ก�ำหนด ๓.๑๓ ความจ�ำ เร่ืองที่ส�ำคัญๆ เก่ียวกับการปฏิบัติงานจะต้องจ�ำให้ข้ึนใจ ช่ือผู้บังคับบัญชา หรือบุคลากรระดับผู้บริหาร หมายเลขโทรศัพท์ของผู้บังคับบัญชาโดยตรง รายละเอียดเกี่ยวกับแต่ละคน 56

งานเลขานุการ ๒หน่วยที่ โดยย่อ ที่พอจะช้ีแจงให้บุคคลทราบเม่ือจ�ำเป็น และการจดจ�ำกระบวนการท�ำงานทั้งหลายที่เป็นงาน ในหนา้ ท่ีเพอื่ เสรมิ ประสทิ ธิภาพในการท�ำงาน ๓.๑๔ การปรบั ตวั จะตอ้ งพยายามปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบั สงิ่ ตา่ งๆ หรอื ปรบั ตวั ใหเ้ ขา้ กบั บคุ คลอน่ื ในส�ำนกั งาน ๓.๑๕ การใหค้ วามรว่ มมอื ปฏบิ ตั ติ ามคำ� แนะนำ� ในทางทถ่ี กู ตอ้ ง วเิ คราะหง์ านหรอื กระบวนการปฏบิ ตั ิ งานรว่ มกบั บคุ คลในระดบั หวั หนา้ หรอื ผบู้ รหิ ารเพอ่ื แกไ้ ขขอ้ บกพรอ่ งในการทำ� งาน เตม็ ใจปฏบิ ตั งิ านพเิ ศษนอกเหนอื จากงานในหนา้ ทเ่ี ม่ือไดร้ บั การร้องขอจากคนอื่น หรอื เปน็ ค�ำสง่ั เฉพาะกิจของผูบ้ งั คับบญั ชา ร่วมท�ำงานหรือท�ำงาน ประสานกับบุคคลที่เกี่ยวข้องในวงงาน สามารถแบ่งเบาภาระของผู้อ่ืนเท่าที่จะท�ำได้ สร้างบรรยากาศท่ีดีกับเพื่อน รว่ มงาน ๓.๑๖ ความสามารถตกลงใจ เมื่อมีปัญหาเก่ียวกับการปฏิบัติงาน หรือมีงานที่ยุ่งยากซับซ้อนจะต้อง พจิ ารณาเกย่ี วกบั การปฏบิ ตั งิ าน หรอื มงี านทย่ี งุ่ ยากซบั ซอ้ นจะตอ้ งพจิ ารณาหาทางตกลงใจทจ่ี ะกระทำ� (ตกลงใจดว้ ย ตนเองหรือปรกึ ษาคนอน่ื ) จะตอ้ งไมก่ ลวั ว่างานน้นั จะไม่มีทางท�ำได้ ต้องกลา้ ลอง และตั้งใจทำ� อย่างแท้จริง วนิ จิ ฉยั ถงึ ปญั หาหรือสาเหตุทีท่ ำ� ใหเ้ กดิ ปัญหา ๓.๑๗ ความจงรักภกั ดี จะต้องอทุ ิศเวลาให้กบั การท�ำงานจนเตม็ ที่ ต้งั ใจทำ� งานจนเต็มความสามารถ ไมว่ ่างานนนั้ จะยากเพยี งใด แสดงทศั นคติทดี่ ีตอ่ ผู้รว่ มงาน ส่งเสริมกจิ กรรมทกุ ประเภททตี่ นเองเก่ยี วขอ้ ง ซอ่ื สตั ย์ ต่อผู้บงั คบั บญั ชา ไมเ่ ปิดเผยความลับของหนว่ ยงานออกไปส่ภู ายนอก ๓.๑๘ ความรอบคอบ ตอ้ งพยายามใชว้ จิ ารณญาณในการทำ� งาน ตอ้ งไตรต่ รองหรอื พนิ จิ พเิ คราะหง์ าน แตล่ ะอยา่ งใหถ้ ถ่ี ว้ น การใช้ดุลพนิ ิจเพื่อวนิ ิจฉยั ส่งั การจะตอ้ งตง้ั อยบู่ นรากฐานแห่งเหตุผล ๓.๑๙ ความซ่อื สัตยส์ ุจรติ ไม่ถอื เอาประโยชน์หรอื สิง่ ท่ีไมใ่ ช่สทิ ธิของตนมาครอบครอง กระทำ� การท้ัง หลายดว้ ยความสจุ รติ ใจ ไมเ่ บยี ดเบยี นบคุ คลอน่ื ไมใ่ ชเ้ วลาทำ� งานไปประกอบธรุ กจิ ของตนเอง ยอมรบั ความผดิ ในขอ้ บกพรอ่ งทั้งหลายทต่ี นเองกระทำ� ขึ้นโดยไมผ่ ลักความรบั ผิดชอบนั้นไปใหบ้ คุ คลอื่น ๓.๒๐ ความกล้าหาญ พร้อมท่ีจะเผชิญความจริงในทุกกรณี กล้าเสี่ยงกล้าท�ำและกล้ารับผิดเมื่อเกิด ขอ้ บกพรอ่ งขนึ้ ไมท่ อ้ ถอยตอ่ งานทเ่ี หน็ วา่ ยงุ่ ยาก กลา้ ทจ่ี ะสกู้ บั การปฏบิ ตั งิ านในทกุ ดา้ น กลา้ ทจ่ี ะแสดงความคดิ เหน็ ในทางทจ่ี ะเปน็ ประโยชนต์ อ่ หนว่ ยงานเปน็ สว่ นรวม กลา้ ทจ่ี ะทว้ งตงิ ขอ้ ผดิ พลาดทบี่ คุ คลอนื่ กระทำ� ซงึ่ หมายถงึ เพอ่ื น ร่วมงานและผบู้ งั คับบัญชาดว้ ย ๓.๒๑ ความอดทน เมื่อเวลาที่พบปัญหาทกี่ อ่ ให้เกดิ ความรำ� คาญใจ เช่น พบบุคคลที่พูดมาก บางคน ไม่เข้าใจคำ� ชแี้ จงแนะน�ำ บางคนทำ� งานช้าเกินไป หรอื รบี เรง่ เกินไป จู้จจ้ี กุ จกิ หรอื พบการพิมพ์งานทผ่ี ดิ พลาดมากๆ แกไ้ ขซ�้ำแลว้ ซ้�ำอีก หรือกรณีอื่นๆ จะต้องเปน็ ผู้รจู้ ักอดทนอดกล้นั ต่อปัญหาตา่ งๆ อยา่ ให้อารมณ์เสยี ตามเหตุการณ์ นน้ั ๆ ๓.๒๒ มคี วามสงา่ ผา่ เผย วางตนใหเ้ หมาะสม ใหภ้ าคภมู ิ มศี กั ดศ์ิ รี ตอ้ งทำ� ตนใหม้ เี กยี รติ เปน็ ทศี่ รทั ธา ของบุคคลอ่นื ม่ันใจในการท�ำงาน ท�ำตนให้มีเสนห่ ์ สง่านา่ ชวนมอง ไมท่ ำ� ตนเป็นคนอวดดี เย่อหยิง่ ๓.๒๓ ลั ก ษ ณ ะ ท ่ า ท า ง ต ้ อ ง มี ก า ร ค ว บ คุ ม พ ฤ ติ ก ร ร ม ข อ ง ต น เ อ ง ก า ร แ ส ด ง อ อ ก ของพฤติกรรมควรเป็นไปด้วยจิตใจที่บริสุทธ์ิ พยายามปิดบังซ่อนเร้นอารมณ์ท่ีไม่พึงปรารถนาเอาไว้ อย่าปรากฏออกมาใหเ้ ปน็ ที่ประจักษ์ 57

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓.๒๔ อารมณข์ นั ควรสรา้ งอารมณข์ นั ใหเ้ กดิ ขนึ้ อยา่ งถกู ตอ้ งกบั เวลาและสถานท่ี การครำ่� เครยี ดเกนิ ไป จะทำ� ใหส้ ขุ ภาพจติ เสอื่ ม ซง่ึ จะทำ� ใหส้ ขุ ภาพกายพลอยเสอื่ มตามไปดว้ ย ควรหาทางสนกุ สนานรา่ เรงิ สรา้ งบรรยากาศ ในทท่ี ำ� งานใหเ้ กดิ ความเปน็ กนั เอง คยุ กบั เพอื่ นรว่ มงานในเวลาพกั ผอ่ นถงึ เรอ่ื งชวนหวั เพอ่ื เปน็ การผอ่ นคลายอารมณ์ ๓.๒๕ ความสุภาพอ่อนโยน เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่ การแสดงออกต้องมีความนุ่มนวล สุภาพ และอ่ืนๆ ตามควรแกก่ รณี แสดงความยนิ ดกี บั คนอน่ื อยา่ งจรงิ ใจ ใหค้ วามเหน็ ใจผทู้ ปี่ ระสบเคราะหก์ รรมเทา่ ทจ่ี ะสามารถทำ� ได้ ๓.๒๖ สุขภาพ จดั สรรเวลาทำ� งานและการพกั ผ่อนใหส้ มดุลกนั พยายามรักษาสขุ ภาพรา่ งกายให้เปน็ ปกติ รับประทานอาหารที่มคี ณุ ค่า ออกกำ� ลังกายสม�ำ่ เสมอ และพบแพทย์เพือ่ ตรวจสขุ ภาพประจำ� ปี อยา่ ให้รา่ งกาย ตรากตร�ำกบั งานมากเกนิ ไป บทบาทหน้าที่ของเลขานุการ ๑. งานเลขานุการผู้บริหาร ๑.๑ ดำ� เนนิ การจัดทำ� หนังสอื ขออนุญาตไปราชการของผ้บู รหิ าร ๑.๒ ดำ� เนนิ การขออนมุ ัตงิ บประมาณในการไปราชการ ๑.๓ ด�ำเนนิ การเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายในการไปราชการของผู้บรหิ าร ๑.๔ จัดเตรียมเอกสารคา่ ใช้จา่ ยต่างๆ ของผูบ้ รหิ าร ๑.๕ ด�ำเนนิ การเบกิ จา่ ยค่าใชจ้ ่ายตา่ งๆ ของผ้บู รหิ าร ๑.๖ ดำ� เนินการตดิ ต่อประสานงานทางโทรศัพท์ภายในและภายนอก พร้อมรบั -ส่งโทรสาร จดหมาย อิเลก็ ทรอนกิ ส์ใหก้ ับหน่วยงานภายใน ภายนอก และบุคคลตา่ งๆ ๑.๗ ต้อนรบั อาคันตุกะของผ้บู ริหาร ๑.๘ ประสานการนดั หมายต่างๆ ๑.๙ อำ� นวยความสะดวกใหก้ ับผบู้ รหิ ารในทกุ ๆ ด้าน ๒. งานประชมุ ๒.๑ ด�ำเนินการจัดการประชุมตามท่ีผู้บริหารส่ังการ และไม่อยู่ในหน้าท่ีของหน่วยงาน หรือบุคคลใดบคุ คลหนง่ึ ๒.๒ บนั ทกึ การประชุม ๒.๓ จดั ท�ำรายงานและหรอื สรุปสาระส�ำคญั ของการประชุมให้ผูบ้ รหิ าร ๒.๔ ตดิ ตามผลการด�ำเนนิ งานตามทีห่ ารือในท่ปี ระชุม ๒.๕ จัดเอกสารประชมุ ให้เป็นระเบยี บงา่ ยต่อการสืบคน้ ในการอา้ งองิ 58

งานเลขานกุ าร ๒หน่วยที่ ๓. งานเอกสารและงานธรุ การ ๓.๑ จดั ลำ� ดบั ความส�ำคญั และความเรง่ ดว่ นของหนงั สือราชการ เพ่ือดำ� เนินการเสนอกอ่ นและหลัง ๓.๒ พจิ ารณากลนั่ กรองหนงั สอื โดยตรวจทานวา่ ผา่ นกระบวนการจากหนว่ ยงานทเ่ี กย่ี วขอ้ ง และผบู้ รหิ าร ท่ีก�ำกบั ดูแลใหค้ รบถว้ นก่อนเสนอผูบ้ ริหารพิจารณา ๓.๓ ดแู ลตรวจสอบความถกู ตอ้ งของอกั ษร และรปู แบบหนงั สอื ราชการจากหนว่ ยงานตา่ งๆ กอ่ นนำ� เสนอผู้บริหารและลงนามในหนังสือ พร้อมตรวจทานหนังสือจากผู้บริหารพิจารณาสั่งการ และลงนามให้ครบถ้วน ก่อนจัดส่งคนื หน่วยงาน ๓.๔ ให้ข้อมูลเบื้องต้นเพ่ือประกอบการตัดสินใจของผู้บริหาร กรณีหน่วยงานภายใน หรือภายนอก เชญิ ประชมุ สมั มนา รว่ มเป็นเกยี รติ เปน็ ประธานในพิธีเปดิ -ปดิ งาน หากมกี ารก�ำหนดเวลาท่ีซ้�ำซอ้ นกบั ภารกิจอื่นที่ ได้มกี ารนดั หมายล่วงหนา้ แลว้ บทบาทของเลขานุการทเี่ ปลย่ี นไป บทบาทใหม่ บทบาทเดมิ (๑) ใชว้ ิจารณญาณของตนเอง (๒) มองภาพกว้าง (๑) ทำ�งานตามนายสั่ง (๓) เป็นผจู้ ัดการข้อมูล (๒) มองภาพแคบ (๔) ปริมาณงานข้ึนอยู่กบั เปา้ หมายของงาน (๓) ข้อมลู ในการทำ�งานมาจากเจ้านายเป็นสว่ นใหญ่ (๕) มีความรู้ในการนำ�เทคโนโลยมี าใช้ (๔) ไม่มีเป้าหมายในการทำ�งาน ในการปฏิบตั ิงานมากข้ึน (๕) นำ�เทคโนโลยีมาใชใ้ นการปฏบิ ตั งิ าน เป็นส่วนน้อย การปฏิบัตงิ านเลขานุการ ๑. วธิ ีปฏบิ ตั ใิ นการรบั ค�ำสง่ั โดยตรงจากผบู้ ังคับบัญชา เมือ่ ผูบ้ ังคบั บัญชาเรียกไปสัง่ งานจะต้องเตรียมตัวให้พร้อม มีขอ้ ควรปฏิบตั ดิ ังน้ี ๑.๑ เตรยี มกระดาษ ดินสอหรอื ปากกา หรอื อุปกรณ์อ่ืนใดท่สี ามารถบนั ทกึ สาระส�ำคญั ของคำ� สงั่ ได้ ๑.๒ ยนื รอรบั คำ� สง่ั จากผบู้ งั คบั บญั ชาดว้ ยทา่ ทสี ภุ าพ หรอื นงั่ ตามคำ� สง่ั ผบู้ งั คบั บญั ชาและเตรยี มพรอ้ ม ที่จะบนั ทึกค�ำสงั่ ๑.๓ บนั ทกึ รายละเอยี ดของคำ� สง่ั ใหค้ รบถว้ นและไมค่ วรขดั จงั หวะของผบู้ งั คบั บญั ชาขณะสงั่ ขอ้ ความ แตเ่ มอ่ื ผูบ้ งั คบั บัญชาสงั่ เสร็จไม่เขา้ ใจใหร้ ีบถามทนั ทแี ละทบทวนคำ� สั่งอกี ครั้งเพ่ือความถูกตอ้ งในการปฏบิ ตั ิ ๑.๔ กรณเี ปน็ งานโดยสภาพทต่ี อ้ งใชเ้ วลาปฏบิ ตั พิ อสมควร ควรสอบถามผบู้ งั คบั บญั ชาถงึ กำ� หนดเวลา ของงานด้วย เชน่ อยา่ งช้าท่สี ดุ ภายในวัน เวลาใด เปน็ ตน้ 59

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๑.๕ กรณีมอี ุปสรรคหรือเหตกุ ารณเ์ ปล่ียนแปลง อันมีผลกระทบถงึ คำ� สั่งของผู้บังคับบญั ชา ควรรีบ ปรึกษาหารือผู้บังคับบัญชา เพ่ือขอทราบค�ำสั่งใหม่ หรือการเปล่ียนแปลงค�ำสั่งบางส่วน กรณีที่ปรึกษาได้ทันท่วงที ผู้บริหารติดประชุมเป็นหน้าท่ีเลขานุการที่จะตัดสินใจด�ำเนินการทางท่ีสมประโยชน์และตรงตามวัตถุประสงค์ของผู้ บงั คบั บัญชาใหม้ ากที่สุด แลว้ รบี รายงานผบู้ ังคับบญั ชา ๒. วิธปี ฏบิ ัติในการรับค�ำสงั่ จากบันทกึ งานของผู้บังคบั บัญชา โดยปกติแล้ว ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการมักจะรับค�ำส่ังโดยตรง คือ ทางวาจาจากผู้บังคับบัญชา มากกว่าจะได้รับค�ำส่ังเป็นลายลักษณ์อักษร การรับค�ำส่ังเป็นลายลักษณ์อักษรจะปรากฏในส่วนงานท่ี เป็นหนังสือราชการหรือจากทางโทรสาร แต่ในทางปฏิบัติแล้ว ผู้บังคับบัญชาส่วนใหญ่จะสั่งการเป็นลาย ลักษณ์อักษรเฉพาะข้อความสั้น ส่วนรายละเอียดของค�ำสั่งจะเป็นเรื่องส่ังทางวาจา แต่เม่ือได้รับค�ำส่ังเป็น ลายลกั ษณอ์ ักษรแล้ว มขี ้อควรปฏบิ ตั ิดังน้ี ๒.๑ อา่ นและทำ� ความเขา้ ใจในคำ� สง่ั นัน้ หากคำ� สง่ั น้ันไมช่ ดั เจน เปน็ หนา้ ทขี่ องผ้ทู ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ าร ท่ีจะต้องสอบถามเพื่อให้เกดิ ความชดั เจน จะได้ปฏบิ ัติใหถ้ กู ต้องเหมาะสมต่อไป ๒.๒ ผู้ท�ำหนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะต้องกล้าถามในสง่ิ ท่ีควรจะถาม ไม่ใชถ่ ามพรำ�่ เพรอ่ื บางเรอื่ งเป็นเร่ือง ท่ตี อ้ งใช้สามญั สำ� นึกในการคดิ และตัดสนิ ใจไดเ้ อง ไมต่ อ้ งสอบถามผบู้ ังคับบญั ชาให้ท่านเกดิ ความร�ำคาญ ๒.๓ ปฏบิ ตั ติ ามคำ� สงั่ อยา่ งเครง่ ครดั หากมกี ารเปลย่ี นแปลงในเรอ่ื งใดๆ อนั ทำ� ใหไ้ มส่ ามารถปฏบิ ตั ติ าม ค�ำสงั่ ทีเ่ ปน็ ลายลักษณอ์ กั ษรนั้นได้ ตอ้ งนำ� เรียนผูบ้ ังคับบญั ชาทราบ เพ่อื แก้ไขค�ำสง่ั ท่ีเปน็ ลายลักษณ์อกั ษรนน้ั หรอื ออกคำ� ส่งั เป็นลายลกั ษณ์อักษรนัน้ ใหม่ ๓. วิธีปฏิบตั ิในการรบั ค�ำสั่งทางโทรศพั ทจ์ ากผูบ้ งั คบั บัญชา ในปัจจบุ นั เทคโนโลยีได้มกี ารพฒั นาสูงขึน้ ทำ� ใหก้ ารสั่งงานของผู้บงั คับบญั ชาไม่ไดถ้ กู จ�ำกดั อยู่เฉพาะ การเรยี กตัวผใู้ ตบ้ ังคบั บญั ชาไปสงั่ งานโดยตรงแต่เพยี งอยา่ งเดียว การส่งั งานทางโทรศพั ท์ ท้ังโทรศพั ท์แบบธรรมดา (ทางใกล้ ทางไกลในประเทศ และต่างประเทศ) และโทรศพั ทม์ ือถอื กเ็ ปน็ อกี หนง่ึ ช่องทางในการสั่งงานของผบู้ งั คบั บัญชา ดงั นน้ั เลขานกุ ารจะตอ้ งเตรียมพรอ้ มทจ่ี ะรับคำ� ส่งั ทางโทรศพั ทจ์ ากผบู้ ังคบั บัญชาตลอดเวลา มีขอ้ ควรปฏบิ ตั ิ ดงั นี้ ๓.๑ จดั เตรยี มกระดาษ ดนิ สอหรอื ปากกาวางไวใ้ กลโ้ ทรศพั ทเ์ สมอ และกรณโี ทรศพั ทม์ อื ถอื ผู้ท�ำหน้าที่ เลขานุการจะตอ้ งพกอปุ กรณ์ คอื กระดาษหรือสมุดโนต้ เล็ก และปากกาหรือดินสอตดิ ตัวเปน็ ประจำ� เพราะหากไมม่ ี อุปกรณด์ งั กลา่ วในกรณที ี่เป็นข้อความการจดจำ� สาระสำ� คญั ของค�ำสั่งคงเป็นเรอ่ื งไมย่ ากนัก แตก่ รณขี องคำ� ส่งั ให้เรา ดำ� เนนิ การตดิ ตอ่ ไปยงั หมายเลขโทรศพั ท์ ชอ่ื บคุ คล วนั ท่ี เวลาหรอื กรณอี น่ื ใดทม่ี รี ายละเอยี ดมากๆ หากไมม่ อี ปุ กรณ์ ดงั กลา่ ว เราอาจจะสบั สนหรืออาจจะจำ� ไมไ่ ด้ทั้งหมด ก็ท�ำใหก้ ารปฏบิ ตั ิตามค�ำสัง่ ไมอ่ าจบรรลผุ ลได้ ๓.๒ ตั้งใจฟังรายละเอียดของค�ำส่ังให้ดี เน่ืองจากการส่ือสารทางโทรศัพท์บางคร้ังอาจเป็นเร่ืองของ สัญญาณท่ีขาดหายไป ท�ำให้ฟังค�ำส่ังไม่ชัดเจน และบันทึกรายละเอียดของค�ำสั่งให้ครบถ้วน เมื่อผู้บังคับบัญชาส่ัง ขอ้ ความเสรจ็ แล้วใหท้ วนค�ำสง่ั นนั้ โดยสรุปใหผ้ ู้บงั คับบญั ชาทราบอีกครั้งหนง่ึ เพือ่ ยนื ยันความถูกต้อง ๓.๓ ปฏบิ ตั ติ ามคำ� สง่ั นนั้ และควรจดั ทำ� สมดุ บนั ทกึ การรบั คำ� สงั่ ทางโทรศพั ท์ โดยระบวุ นั ที่ เวลา เรอ่ื ง และรายละเอยี ด เพือ่ ประโยชนใ์ นการติดตามเรื่องราวในภายหลงั 60

งานเลขานกุ าร ๒หน่วยที่ ๔. วธิ ปี ฏิบตั ิในการติดต่อทางโทรศพั ท์ การติดต่อทางโทรศัพท์เป็นปัจจัยส�ำคัญในการท�ำงานในปัจจุบัน ดังน้ัน มารยาทในการรับโทรศัพท์จึง เปน็ เร่อื งทีจ่ �ำเป็น และเป็นคุณสมบัติพื้นฐานของผใู้ ชท้ ุกคน ไมจ่ ำ� กดั เฉพาะผูท้ ำ� หนา้ ทีเ่ ลขานุการเท่าน้นั มารยาทในการใชโ้ ทรศัพท์ ๑. เวลาตอ่ โทรศัพท์ ถา้ หากตอ่ ผิดควรกลา่ วค�ำขอโทษ ไม่ควรวางโทรศพั ทเ์ ฉยๆ ๒. ควรเลือกเวลาติดต่อทางโทรศัพท์ให้เหมาะสม ไม่เลือกโทรในยามวิกาล หรือในช่วงรับประทาน อาหารกลางวัน หรืออาหารเย็น หรอื ในเวลาเลิกงาน ๓. ไม่ควรตอ่ โทรศัพท์เลน่ เพ่ือกล่ันแกล้งผอู้ ยู่ปลายสาย ๔. ไมค่ วรพดู โทรศพั ทน์ านเกินไป เพราะอาจมผี ู้อื่นรอใชส้ ายหรือมสี ายอน่ื รอเรยี กเข้าอยู่ ๕. ไม่ควรรบั โทรศัพทแ์ ล้ววางหเู ฉยๆ โดยไม่กลา่ วอะไรเลย ๖. ไมค่ วรหัวเราะหรอื พดู หยอกล้อกับคนใกล้เคยี งขณะโทรศพั ท์อยู่ ๗. ไม่ควรอม ขบเคี้ยวขนมหรอื อาหาร หรอื สบู บุหรข่ี ณะโทรศพั ท์ ๘. ไม่ควรใชว้ าจาไมส่ ภุ าพ หรือพูดไม่มหี างเสยี ง การต่อสายโทรศัพทใ์ ห้ผู้บังคับบญั ชาท้งั การต่อออก รับสายเรยี กเขา้ และการโต้ตอบโทรศพั ท์ มขี อ้ ควร ปฏิบตั ิดงั น้ี การรับโทรศัพท์ ๑. รบั สายทนั ทเี มอื่ มเี สยี งโทรศพั ทเ์ รยี กเขา้ อยา่ ปลอ่ ยใหเ้ สยี งโทรศพั ทด์ งั อยเู่ ปน็ เวลานาน เพราะจะท�ำให้ ผ้ตู ดิ ต่อมาเขา้ ใจว่าไมม่ ีผูร้ บั สาย ทำ� ใหว้ างสายไปเสียก่อน และกรณเี ปน็ เรอื่ งส�ำคัญจะทำ� ใหเ้ กดิ ความเสียหายได้ ๒. เมอื่ รบั สายแลว้ ใหก้ ลา่ วคำ� สวสั ดี และบอกชอ่ื และสถานทอ่ี ยขู่ องผรู้ บั (บางครงั้ อาจบอกเพยี งสถาน ท่)ี เพอื่ ใหผ้ ู้ตดิ ตอ่ มามคี วามมั่นใจวา่ เป็นสถานท่ีท่ตี ้องการจะติดต่อด้วย ๓. การใช้น�้ำเสียง ตอ้ งสุภาพ นมุ่ นวล พดู ให้ชดั เจนและใช้ถอ้ ยค�ำให้เหมาะสม ๔. กรณเี ปน็ การรบั สายท่ีตอ้ งการติดตอ่ กับบคุ คลอื่นในหนว่ ยงานเดียวกนั ตอ้ งรบี แจ้งให้ผนู้ ั้นทราบโดย เรว็ ทส่ี ดุ เท่าทจ่ี ะเรว็ ได้ เพ่อื มิให้ผู้ติดต่อมารอนาน หากผ้นู ั้นยังมอิ าจมารบั สายได้ทนั ที ควรแจ้งให้ผู้ติดตอ่ มาทราบวา่ ผนู้ ั้นก�ำลังติดภารกจิ อะไรอยู่ เชน่ กำ� ลงั รับโทรศัพท์อกี สายหน่งึ เป็นตน้ เพื่อใหผ้ ู้ตดิ ตอ่ มาตดั สนิ ใจวา่ จะรอสายหรือ จะตดิ ตอ่ กลับมาในภายหลงั ๕. กรณเี ปน็ การรบั สายทต่ี อ้ งการตดิ ตอ่ กบั ผบู้ งั คบั บญั ชาโดยตรง (กรณที ผี่ บู้ งั คบั บญั ชาอยแู่ ละไมม่ คี ำ� ส่ังทปี่ ระสงคจ์ ะไมร่ บั โทรศพั ท์) ควรกล่าวค�ำขอโทษ เพอ่ื ขอทราบถึงช่อื และสถานทข่ี องผู้ตดิ ต่อมา เชน่ ขอโทษนะ คะ (ครับ) ไม่ทราบว่าใครจะเรยี นสายด้วย หรือไมท่ ราบวา่ จะให้เรียนท่านวา่ ใครประสงคจ์ ะเรยี นสายดว้ ย หรืออาจ ใช้วิธีแนะน�ำชือ่ ตนเองกอ่ น แลว้ รบกวนขอทราบนามของผตู้ ดิ ตอ่ มา เช่น ดฉิ ัน (ผม) ช่อื ...รบกวนขอทราบนามของ ทา่ นคะ่ (ครบั ) แลว้ จงึ บอกใหผ้ ตู้ ดิ ตอ่ มาคอยสกั ครู่ ผทู้ ำ� หนา้ ทเี่ ลขานกุ ารจะตอ้ งจดจำ� ชอื่ และสถานทข่ี องผตู้ ดิ ตอ่ มา แลว้ รายงานใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาทราบ เพอ่ื ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาพจิ ารณาตดั สนิ ใจวา่ จะรบั สายนั้นหรือไม่ กรณีผู้บงั คบั บัญชายนิ ดี 61

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป รบั สายนนั้ ก็จะไม่มปี ัญหาอย่างใด สามารถโอนสายให้ได้เลย แต่เราควรแจ้งให้ผู้ตดิ ตอ่ ทราบวา่ ก�ำลังจะโอนสายนน้ั ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา ซงึ่ ตอ้ งระวงั กรณกี ารโอนแลว้ สายหลดุ ดว้ ย หากสายหลดุ แลว้ ผตู้ ดิ ตอ่ นนั้ ไดต้ ดิ ตอ่ เขา้ มาใหมเ่ ราตอ้ ง กลา่ วคำ� ขอโทษสำ� หรบั เหตนุ น้ั ดว้ ย แตก่ รณที ผี่ บู้ งั คบั บญั ชาไมป่ ระสงคจ์ ะรบั สายของบคุ คลทตี่ ดิ ตอ่ เขา้ มา เปน็ หนา้ ท่ี ของเลขานกุ ารทจี่ ะตอ้ งแจง้ ใหผ้ ตู้ ดิ ตอ่ เขา้ มาทราบ โดยวธิ กี ารทน่ี มุ่ นวลและไมใ่ หเ้ สยี ความรสู้ กึ เชน่ อาจจะแจง้ วา่ ผบู้ งั คบั บญั ชากำ� ลงั พดู โทรศพั ทอ์ กี เครอ่ื งหนง่ึ ซงึ่ อาจจะใชเ้ วลานาน หรอื ทา่ นกำ� ลงั มแี ขกสำ� คญั จงึ เรยี นเพอื่ ขอเบอรโ์ ทรศพั ท์ ติดต่อกลับไว้ หรอื ทา่ นก�ำลงั รีบจะไปประชุมและใหเ้ รียนขอเบอร์ตดิ ต่อกลบั ไว้ เป็นตน้ ๖. กรณีการรับโทรศัพท์ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชาไม่อยู่ เราต้องแจ้งให้ผู้ติดต่อมาทราบทันทีว่าผู้บังคับ บัญชาไม่อยู่ และควรจะบอกถงึ สถานที่อยูข่ องท่านในขณะนนั้ (ถ้าพจิ ารณาแลว้ ไมเ่ ป็นความลับ) เชน่ ทา่ นไมอ่ ยูค่ ะ่ (ครบั ) ไปประชมุ ท.ี่ .. เปน็ ตน้ รวมทงั้ บอกกำ� หนดเวลากลบั เขา้ มายงั ทท่ี ำ� งานดว้ ย เชน่ ทา่ นจะกลบั มาเวลาประมาณ... เปน็ ต้น ท้งั น้ี เพ่ือใหผ้ ู้ตดิ ต่อเข้ามาพจิ ารณาวา่ จะด�ำเนนิ การอยา่ งไร เช่น อาจจะตดิ ตอ่ เขา้ มาใหม่ในชว่ งเวลาทท่ี า่ น กลบั เข้ามา หรือจะฝากขอ้ ความ หรือจะโทรศัพท์ตดิ ตอ่ ทางมือถือ เป็นตน้ นอกจากนี้ เราจะตอ้ งแจ้งใหผ้ ู้ตดิ ตอ่ มาท ราบวา่ เรายนิ ดแี ละเต็มใจท่ีจะรบั ใชผ้ ู้ตดิ ตอ่ เข้ามา เชน่ มอี ะไรให้ดิฉัน (ผม) รับใช้หรอื ไม่คะ (ครบั ) ซงึ่ อาจเป็นการ บันทึกข้อความ การปฏบิ ตั ิธรุ ะแทน การตอบปัญหาบางเรอ่ื งหรอื อ่ืนๆ เท่าท่ีสามารถจะท�ำได้ เพอ่ื ให้ผตู้ ดิ ต่อมาเกิด ความร้สู ึกท่ดี ี และรสู้ ึกไม่เสยี เวลาเปลา่ ๗. กรณที ผี่ ตู้ ดิ ตอ่ มาตอ้ งการใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาตดิ ตอ่ กลบั เราจะตอ้ งจดชอื่ สถานทต่ี ดิ ตอ่ เบอรโ์ ทรศพั ท์ ตลอดจนเร่ืองที่ติดตอ่ ไว้ รวมทั้งกำ� หนดเวลาทีป่ ระสงคจ์ ะใหต้ ิดต่อกลบั เพ่อื มใิ หเ้ กดิ ข้อผดิ พลาดได้ ๘. การจบการสนทนาทางโทรศัพท์ ควรจบด้วยค�ำพูดที่สุภาพและควรรอให้ฝ่ายที่ติดต่อเข้ามาวางหู โทรศัพท์กอ่ น แล้วเราจึงวางสายตามและจัดสายโทรศัพท์ใหเ้ ขา้ ทเ่ี รียบรอ้ ย การตอ่ โทรศพั ท์ ๑. มสี มาธใิ นการกดหมายเลขโทรศพั ทเ์ มอ่ื มผี รู้ บั สายแลว้ ใหก้ ลา่ วคำ� วา่ สวสั ดี พรอ้ มแนะนำ� ชอื่ และสถาน ทข่ี องตนเอง เชน่ สวสั ดคี ะ่ (ครบั ) ดฉิ นั (ผม) ระบชุ อ่ื ........ จาก...(ชอ่ื หนว่ ยงาน)....... แลว้ แจง้ ความประสงคข์ องเราไป ๒. การใชน้ �ำ้ เสียงตอ้ งสภุ าพ นุ่มนวล พดู ใหช้ ัดเจน และใชถ้ อ้ ยค�ำให้เหมาะสม ๓. กรณเี ปน็ การตอ่ โทรศพั ทใ์ หผ้ บู้ งั คบั บญั ชา หลงั จากแนะนำ� ตนเองและชอ่ื หนว่ ยงานแลว้ ใหบ้ อกชอ่ื และตำ� แหนง่ ของผบู้ งั คบั บญั ชาวา่ ประสงคจ์ ะตดิ ตอ่ กบั ผใู้ ด หากบคุ คลนน้ั ไมอ่ ยจู่ ะตอ้ งสอบถามนามของผรู้ บั สาย รวม ท้งั ขอ้ มูลวัน เวลา หรอื สถานทท่ี ่จี ะตดิ ต่อบคุ คลนน้ั ๆ ได้ หรือขอขอ้ แนะน�ำในการตดิ ตอ่ แลว้ จดบนั ทกึ ไว้ เพอื่ นำ� เรยี น ผบู้ งั คบั บญั ชาใหท้ ราบตอ่ ไป หรอื อาจฝากหมายเลขโทรศพั ทไ์ วก้ ไ็ ด้ ๔. จบการสนทนาด้วยค�ำกล่าวขอบคุณ หรือค�ำพูดที่สุภาพ แล้ววางโทรศัพท์ด้วยกิริยาที่นุ่มนวล ไม่ ท�ำให้เกิดเสียงกระแทก อันจะทำ� ใหผ้ ู้รับสายเกิดความรสู้ ึกท่ไี ม่ดี และเสียภาพพจน์ของหน่วยงาน 62

งานเลขานุการ ๒หน่วยที่ การบันทกึ ข้อความทไี่ ดร้ ับทางโทรศัพท์ การบนั ทึกข้อความทางโทรศพั ท์ มีข้อควรปฏบิ ตั ดิ ังนี้ ๑. สอบถามและบันทึกรายละเอียดการสนทนาให้ได้ใจความมากท่ีสุด เพื่อให้ผู้รับบันทึกนั้นสามารถ เขา้ ใจความหมายที่สื่อสารได้ ๒. บนั ทกึ หมายเลขโทรศพั ท์ ชอ่ื บคุ คล สถานทขี่ องผตู้ ดิ ตอ่ มา และของผทู้ ตี่ อ้ งการใหต้ ดิ ตอ่ กลบั อยา่ ง ชดั เจนและถูกต้อง ควรมีการทบทวนระหว่างการสนทนาดว้ ย ๓. กรณีที่ให้ติดต่อกลับ เมื่อจดรายการอย่างละเอียดแล้ว ให้น�ำใบบันทึกน้ันไปวางท่ีโต๊ะท�ำงานผู้ท่ี เกี่ยวขอ้ ง หากเป็นของผูบ้ ังคับบญั ชาควรท�ำสำ� เนาไว้ดว้ ย เพื่อคอยเตือนผบู้ ังคับบญั ชา หรอื เปน็ ข้อมลู กรณีที่ผู้บังคับ บัญชาใหต้ ดิ ตอ่ กลบั ๔. เพอื่ ปอ้ งกนั ความผดิ พลาดและเปน็ ประโยชนใ์ นการบนั ทกึ ควรจดั ทำ� แบบฟอรม์ การบนั ทกึ ขอ้ ความ ไวใ้ ช้ในหนว่ ยงาน โดยมสี าระส�ำคัญให้ทราบว่า ตอ้ งการติดตอ่ กบั ผใู้ ด ใครเป็นผู้ตดิ ต่อมา เบอร์โทรศัพทข์ องผตู้ ิดตอ่ ส่ิงท่ตี ้องการให้ปฏบิ ัติ (เชน่ ตดิ ต่อกลับ หรืออื่นๆ) วนั เวลารบั โทรศพั ท์ และช่ือผูร้ บั โทรศพั ท์ หรือผู้บนั ทกึ ซึ่งแต่ละ แบบฟอร์มสามารถปรบั เปลย่ี นไดต้ ามความสะดวกในการใชง้ าน ดงั ตัวอย่างน้ี ใบบันทกึ ข้อความทางโทรศพั ท์ ถงึ .......................................................................................................... จาก........................................................................................................ เบอร์โทรศพั ท.์ ....................................................................................... วันท่ี..................................................เวลา.............................................  ให้โทรกลบั ไป  จะโทรมาภายหลัง  เร่อื งด่วน  ฝากข้อความไว้ ขอ้ ความ................................................................................................. .............................................................................................................. .............................................................................................................. (ลงช่ือ)...........................................ผ้รู ับโทรศพั ท์ (..........................................) 63

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๕. วธิ ปี ฏิบัตใิ นการตรวจสอบกล่นั กรองเอกสารต่างๆ งานเลขานุการเป็นงานท่ีต้องตรวจสอบเอกสารต่างๆ ที่มีมาถึงผู้บังคับบัญชา ไม่ว่าจะเป็นแฟ้มงาน จดหมาย หรอื เอกสารอืน่ ๆ มขี อ้ ควรปฏิบัติดงั นี้ ๕.๑ เมอ่ื ได้รับแฟ้มงาน จดหมาย หรอื เอกสารอน่ื ใด จะตอ้ งจดั การด้านธรุ การใหเ้ รยี บรอ้ ยก่อน คอื การลงทะเบียนรับเอกสารนั้นๆ ๕.๒ การตรวจสอบเอกสารน้ัน จะต้องอ่านรายละเอียดให้ทราบว่าเป็นเรื่องอะไร จากใคร และมี ประเดน็ สำ� คญั อยา่ งไร หากมปี ระเดน็ ทมี่ ขี อ้ สงสยั ควรสอบถามหรอื จดั หาขอ้ มลู เพมิ่ เตมิ เพอื่ เปน็ การเตรยี มพรอ้ มเมอื่ ผู้บังคบั บญั ชาสอบถาม จะไดช้ ้ีแจงให้ถกู ตอ้ ง หรอื มีข้อมลู ประกอบเพอื่ นำ� เสนอ ๕.๓ ในกรณที ี่เอกสารน้นั เป็นเรือ่ งเกีย่ วกบั การนัดหมาย เช่น ก�ำหนดนดั ประชุม ก�ำหนดงานพิธี งาน พระราชพธิ ี หรอื นดั หมายอน่ื ๆ ควรบนั ทกึ ขอ้ มลู นนั้ ในสมดุ นดั หมาย เพอื่ สะดวกในการใหข้ อ้ มลู เมอ่ื มผี มู้ าตดิ ตอ่ หรอื ผ้บู งั คบั บัญชาสอบถาม ๕.๔ กรณเี ปน็ จดหมายถงึ ผบู้ งั คบั บญั ชา ซง่ึ มที ง้ั จดหมายราชการและจดหมายสว่ นตวั ผเู้ ปน็ เลขานกุ าร จะเป็นผู้เปดิ ซองจดหมาย ยกเว้นจดหมายสว่ นตัวของผูบ้ งั คบั บัญชา แตโ่ ดยปกติทั่วไปเราไม่สามารถจะทราบได้เลย วา่ จดหมายนนั้ เปน็ จดหมายสว่ นตวั หรอื ไม่ นอกจากจะไดเ้ หน็ วา่ เปน็ จดหมายสว่ นตวั ควรแยกประเภทจดหมายนน้ั ไว้ คนละแฟม้ และจดจำ� ชอื่ ผสู้ ง่ เพอ่ื ในโอกาสตอ่ ไปเราจะไดไ้ มต่ อ้ งเปดิ ซองจดหมาย การเปดิ ซองตอ้ งไมใ่ หซ้ องจดหมาย นั้นฉีกขาดควรใช้กรรไกรตัดริมซอง หรือใช้เปิดซองจดหมาย จดหมายส่วนตัวจะไม่มีการบันทึกหรือด�ำเนินการทาง ธรุ การ สาเหตทุ ีผ่ ู้ทำ� หน้าท่เี ลขานกุ ารจะตอ้ งตรวจสอบจดหมายกอ่ น เน่อื งจากในบางคร้งั อาจจะมจี ดหมายประเภท ใบปลิวโฆษณา หรอื แผ่นปลวิ ร้องเรยี นท่ไี ม่มผี ูล้ งนาม ซ่ึงควรใชด้ ุลพนิ ิจในการตรวจสอบก่อนนำ� เสนอด้วย ๕.๕ กรณเี ปน็ เอกสารลบั ผทู้ ำ� หนา้ ทเี่ ลขานกุ ารจะตอ้ งดำ� เนนิ การดว้ ยความระมดั ระวงั และเกบ็ รกั ษา ความลบั ตามระเบียบของทางราชการอยา่ งเครง่ ครัด มิควรแพร่งพรายให้บุคคลอ่ืนทราบ ในการกล่นั กรองเอกสารตา่ งๆ เลขานุการต้องให้ความส�ำคญั ในเรือ่ งดังตอ่ ไปน้ี - ความครบถ้วนของเนอื้ หา - ความถกู ตอ้ งของภาษา - ความถกู ต้องของรปู แบบการพิมพ์ตามระเบียบของทางราชการ ๖. เลขานุการกับการใช้จดหมายอิเล็กทรอนกิ ส์ (e-mail) ในท่ีน้ีจะไม่ขอกล่าวถึงวิธีการใช้อีเมล์ ท่ีผู้ใช้สามารถเลือกอีเมล์ชนิดต่างๆ ได้ท้ังฟรีและ เสียค่าใช้จ่าย ทั้งค�ำสั่งเป็นภาษาไทยและภาษาอังกฤษ ซึ่งค�ำส่ังนั้นไม่ค่อยจะแตกต่างกันมากนัก ตัวอย่าง เช่น Hotmail หรือ Gmail เป็นต้น การใช้ค�ำว่าถึง Hotmail ใช้ค�ำว่า ส�ำเนาถึง ส�ำเนากลับถึง Gmail ใช้ค�ำว่า เพ่ิม Cc, เพิ่ม Bcc หรือค�ำว่า เรื่อง หัวเร่ือง ตามล�ำดับ รายละเอียดการใช้ท้ังการรับ-ส่ง-ตอบ ก็สามารถสมัครและทดลองใช้ได้ตามความเหมาะสมและความพึงพอใจของผู้ใช้ ส�ำหรับเรื่องที่จะกล่าวถึงต่อไปน้ี คงจะเกีย่ วข้องกบั การนำ� เอาอเี มล์มาใชใ้ นงานเลขานกุ าร ทจ่ี ะท�ำอยา่ งไรให้เกดิ ประโยชนก์ ับงาน และหนว่ ยงานมาก ทสี่ ดุ โดยมขี อ้ แนะน�ำดงั น้ี 64

งานเลขานุการ ๒หน่วยที่ ๖.๑ ควรจดั เกบ็ อเี มลแ์ อดเดรส (E-mail Address) ไวใ้ นรายชอื่ ผตู้ ดิ ตอ่ และบนั ทกึ เมอ่ื มกี ารตดิ ต่อกับบคุ คล นั้นๆ ในครั้งแรก และอีเมล์บางชนิดสามารถจดั เก็บกลุม่ ผู้ติดต่อได้ ควรจดั ไวเ้ ปน็ หมวดหมู่ ๖.๒ การสอบถามอีเมล์แอดเดรส กรณีติดต่อกันทางโทรศัพท์ ควรน�ำ Airline Codes หรือ ICAO Phonetic Alphabet มาใชเ้ พอ่ื ป้องกนั การสะกดอกั ษรผดิ ๖.๓ การจัดเกบ็ อเี มลแ์ อดเดรสนน้ั ให้จัดเกบ็ ตามหนว่ ยดัชนี (ภาษาอังกฤษ-ชื่อ นามสกุล หนว่ ยที่ ๑ ชื่อ ตวั หน่วยที่ ๒ ชอื่ รอง หน่วยที่ ๓) ๖.๔ เมือ่ ได้รบั อเี มล์ จะตอ้ งตอบรบั ทุกครั้ง โดยใช้คำ� ส่งั ตอบกลบั (reply) ๖.๕ กรณีที่จะต้องติดต่อกับบุคคลเดิมในเรื่องใหม่ ไม่ควรใช้ตอบกลับ (reply) ฉบับเดิม ควรก�ำหนด จดหมายใหม่ หรอื Computer ใหม่ ๖.๖ ต้องเชค็ อีเมลท์ ุกวนั โดยก�ำหนดเวลาเช็คอีเมล์ เช่น เชา้ กลางวนั บ่าย ๖.๗ การแนบไฟล์ (attach file) ไฟลท์ ่จี ะแนบนนั้ ควรระบุชื่อใหส้ อดคล้องกบั เน้ือหาไฟล์ และการแนบ ไฟลท์ ม่ี หี น่วยความจำ� มากๆ อาจจะแยกอีเมลเ์ ปน็ หลายฉบบั (ปัจจุบัน free e-mail มีหนว่ ยความจ�ำมากขนึ้ ) ๖.๘ ข้อความทจ่ี ะเขยี นในอเี มล์ควรสนั้ กระชับ และเข้าใจง่าย สว่ นรายละเอยี ดตา่ งๆ ควรจะเปน็ ไฟล์ แนบ (attach file) ๖.๙ ควรมีอเี มลส์ �ำรองไวม้ ากกว่า ๑ อีเมล์ เช่น อาจมที ั้งของ Hotmail, Gmail หรือ Yahoo เปน็ ต้น ๖.๑๐ อีเมล์ส�ำหรับงานควรแยกต่างหากจากอีเมลส์ ว่ นตวั ๖.๑๑ การเขา้ ไปอา่ นจดหมาย forward ทง้ั หลาย (ทไ่ี มเ่ กย่ี วขอ้ งกบั งาน) หรอื forward ตอ่ ขณะท�ำงานเปน็ เรอื่ งท่ไี มพ่ ึงปฏบิ ัติ ๖.๑๒ กรณที ี่ free e-mail (Hotmail, Gmail) มกั จะมโี ปรแกรมแชทตา่ งๆ เชน่ msn (hotmail) ไมค่ วร ใชข้ ณะทำ� งาน เพราะจะท�ำใหเ้ สยี สมาธิ ทำ� งานลา่ ช้าและเกิดความผดิ พลาดได้ ๖.๑๓ จัดการลดอีเมล์ขยะต่างๆ และหลีกเลี่ยงจากอีเมล์ขยะ โดยมีการไม่โพสต์หรือลงทะเบียนอีเมล์ ตามเวบ็ บอรด์ ต่างๆ ไมต่ อบกลบั อีเมล์ขยะ (www.thaizone.com ๓๐ สิงหาคม ๒๕๕๐) 65

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป กรณเี ลขานกุ ารได้รับผดิ ชอบอเี มลข์ องผ้บู ังคบั บัญชา นอกจากเลขานุการจะเป็นผู้รับส่งอีเมล์ในงานส�ำนักงานท่ีเกี่ยวข้องแล้ว บางคร้ังอาจจะไดร้ บั มอบหมาย ใหด้ แู ลอเี มลข์ องผบู้ งั คบั บญั ชา ดงั นน้ั ขอ้ พงึ ปฏบิ ตั ติ า่ งๆ ดงั ตอ่ ไปน้ี กค็ งจะเปน็ อกี หนา้ ทหี่ นง่ึ ของเลขานกุ ารยุคปัจจุบนั ๑. เปิดเช็คอีเมลข์ องผูบ้ งั คบั บญั ชาทกุ วนั ๒. แจ้งหรือติดตอ่ ผ้บู งั คบั บัญชาดว้ ยวาจา หากเปน็ เรื่องท่ีเร่งด่วน ๓. สรปุ เรอื่ งนำ� เสนอผบู้ งั คบั บญั ชาใหท้ ราบถงึ เนอื้ หาของอเี มล์ กรณมี เี อกสารแนบกใ็ หแ้ นบไปพรอ้ มกนั ๔. กรณที เี่ ปน็ เอกสารแนบและเกย่ี วขอ้ งกบั งาน กด็ ำ� เนนิ การลงทะเบยี นรบั (ถา้ ม)ี แลว้ นำ� เสนอผบู้ งั คบั บัญชา ๕. จัดเก็บเอกสารที่แนบมาพร้อมอีเมล์ เก็บไว้ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์หรืออีเมล์ชนิดนั้นๆ แล้วจัดเก็บ เป็นหมวดหมขู่ องเร่อื งตามระบบจัดเก็บเอกสารของสำ� นักงาน ๖. จดั เก็บอีเมล์แอดเดรสของผตู้ ดิ ตอ่ งานกับผู้บงั คับบัญชาใหเ้ ป็นหมวดหมู่ และอาจเพิม่ รายละเอียด ของหมายเลขโทรศัพท์ ทอ่ี ยู่ หรืออ่นื ๆ ท่ีเก่ยี วข้อง ๗. จัดเก็บอีเมลท์ อ่ี า่ นแลว้ ไวเ้ ป็นหมวดหม่หู รอื ลบทงิ้ กรณีไม่ไดใ้ ช้ ๘. จดั การอเี มลข์ ยะต่างๆ และหลีกเลี่ยงจากอเี มล์ขยะ ดงั ท่กี ล่าวไปแลว้ วา่ อีเมลก์ �ำลงั เขา้ ไปอยู่ในแทบทุกสาขาอาชพี ไมว่ า่ จะเป็นภาคธุรกจิ และบรกิ ารต่างๆ นน้ั เลขานกุ ารในยคุ ปจั จบุ นั กค็ งจะตอ้ งยอมรบั วา่ ความรใู้ นการใชอ้ เี มล์ เรมิ่ ตงั้ แตก่ ารสมคั รอเี มล์ ของบรกิ ารฟรอี เี มล์ หรือขององค์กร (ถ้ามี) รวมถึงงานสง่ -รบั -ตอบ-ลบ จดั การอเี มล์เม่ือมงี านใชอ้ ีเมล์เกดิ ข้ึนกค็ งจะตอ้ งมีข้อทคี่ วรปฏิบตั ิ นัน่ คอื จะท�ำอยา่ งไรใหก้ ารปฏบิ ตั ิในเรื่องนี้เป็นประโยชน์ส�ำหรบั งานสำ� นักงานตอ่ ไป เมือ่ เราน�ำมาใชใ้ หเ้ กดิ ประโยชน์ แลว้ การรเู้ ทา่ ทันอเี มลก์ เ็ ปน็ เรอื่ งทตี่ ้องร้เู ชน่ กัน ๗. วิธีปฏิบตั ิเกย่ี วกับการเตรยี มสนุ ทรพจนห์ รอื ค�ำกลา่ วต่างๆ เนื่องจากผู้บงั คับบญั ชามีภาระหนา้ ทมี่ าก ไม่มเี วลาที่จะเตรียมสนุ ทรพจน์หรือคำ� กลา่ วตา่ งๆ ด้วยตนเอง ดงั นนั้ จงึ เปน็ งานของเลขานกุ ารทจี่ ะตอ้ งเตรยี มสนุ ทรพจนห์ รอื คำ� กลา่ วในโอกาสตา่ งๆ ใหแ้ กผ่ บู้ งั คบั บญั ชา บางครง้ั ก็เป็นเพียงการเรียบเรียงเร่ืองราว หรือจัดเตรียมบางส่ิงบางอย่างท่ีใช้เป็นแนวทางให้แก่ผู้บังคับบัญชาในการกล่าว เทา่ น้ัน ซง่ึ มีขอ้ ควรปฏิบตั ิดังนี้ ๗.๑ ศึกษาหาข้อมูลประกอบการจัดเตรียมสุนทรพจน์หรือค�ำกล่าวนั้นๆ ท้ังในเรื่องของรูปแบบและ เนื้อหา เช่น คำ� ข้ึนต้นของการกล่าว จะต้องกล่าวอยา่ งไร โดยรูปแบบของค�ำขึน้ ตน้ ตอ้ งอาศัยข้อมลู ประกอบ คอื เรา จะตอ้ งทราบถงึ องคป์ ระกอบของงานท่ีจดั ข้นึ ว่ามีผู้ใดรว่ มงานบา้ ง ใครเปน็ ประธานในพิธี ต�ำแหน่ง ยศศักดิ์ ไลเ่ ลยี ง กนั อยา่ งไร เปน็ ต้น ในส่วนของเนือ้ หาก็ตอ้ งเป็นข้อมลู ท่ีถูกตอ้ ง เชื่อถือได้ บางคร้ังตอ้ งคน้ คว้าข้อมลู บางประการ เช่น ประวตั คิ วามเปน็ มา สถติ ิ เปน็ ตน้ เพอ่ื เพมิ่ ความนา่ สนใจแกผ่ รู้ บั ฟงั และแสดงถงึ ความสนใจและความรอบรู้ (Smart) ของผกู้ ลา่ ว 66

งานเลขานกุ าร ๒หน่วยที่ ๗.๒ คดั เลอื กตวั อยา่ งสนุ ทรพจนห์ รอื คำ� กลา่ วของบคุ คลอน่ื ๆ ในเรอ่ื งประเภทเดยี วกนั เปน็ แนวทางสำ� หรบั ผู้บังคบั บญั ชา เพ่ือใช้เปรียบเทียบและแกไ้ ขสุนทรพจน์หรือคำ� กล่าวที่ได้จดั เตรียมไว้ ๘. การกลา่ วต้อนรับผูท้ ี่มาตดิ ตอ่ กอ่ นจะถงึ วธิ ปี ฏิบัตใิ นการต้อนรับ เราควรทราบถึงหลักของการตอ้ นรับในเบือ้ งต้นเพอื่ เปน็ แนวทางของ การปฏบิ ตั ิตอ่ ไป หลักการต้อนรับ ส่งิ ทผี่ ทู้ ำ� หน้าทต่ี ้อนรบั จะตอ้ งมีหรือแสดงออก คอื ๑. แสดงอัธยาศัยดี คอื ผ้ตู ้อนรบั ต้องแสดงต่อผู้มาตดิ ต่อดว้ ยความรู้สึกเต็มใจจากใจจรงิ มิใช่แสรง้ ทำ� ต้องกระท�ำด้วยกิริยาธรรมดา แม้บุคคลนั้นจะมีฐานะต�่ำกว่าตนก็ตาม อย่าแสร้งท�ำ ซึ่งจะท�ำให้ผู้มาติดต่อไม่พอใจ อันจะทำ� ใหเ้ กิดทศั นคตทิ ีไ่ ม่ดตี ่อส�ำนักงาน ๒. แสดงความเอาใจใสแ่ ละเปน็ มติ ร คอื ผตู้ อ้ นรบั จะตอ้ งเขา้ ใจธรรมชาตขิ องมนษุ ยใ์ นขอ้ หนง่ึ วา่ “มนษุ ยเ์ รา ชอบให้ใครตอ่ ใครสนใจตน” ผูต้ อ้ นรับจะตอ้ งไม่แสดงกริ ิยามึนตึง หรอื ไม่เตม็ ใจต้อนรบั ผู้มาติดต่อ ๓. สอบถามกจิ ธรุ ะ คอื ผตู้ อ้ นรบั ควรทกั ทายปราศรยั กอ่ นทนั ที เมอ่ื มผี มู้ าตดิ ตอ่ จะมาหาผใู้ ดกต็ าม อยา่ ปล่อยใหผ้ มู้ าติดต่อยืนรีรอหรือเกอ้ เขนิ อยู่ เพราะบางครัง้ ผู้มาตดิ ต่อบางคนไมท่ ราบวา่ จะตดิ ตอ่ สอบถามได้จากที่ใด ดงั นั้น ผตู้ อ้ นรบั ควรจะเช้ือเชิญกอ่ นด้วยการแสดงความเอาใจใสแ่ ละทกั ทายดว้ ยคำ� พดู สภุ าพ เชน่ “สวสั ดคี ะ่ ” (ครบั ) “ดฉิ นั ” (ผม) เปน็ ตน้ ซงึ่ การทกั ทายดงั กลา่ วจะชว่ ยใหผ้ ู้มาตดิ ต่อร้สู ึกสบายใจขึ้นบ้าง และท�ำให้ทราบถึงเร่อื งของเขา ด้วย เม่ือทราบแล้วก็สามารถให้คำ� แนะน�ำหรอื ดำ� เนนิ การตามความประสงคข์ องเขาได้ตอ่ ไป ๔. เป็นผมู้ ีจติ บริการ มบี คุ ลกิ ภาพดี แต่งกายสะอาดและเหมาะสม วิธปี ฏิบตั ใิ นการต้อนรับผทู้ ่ีมาติดตอ่ ในการต้อนรับผู้ที่มาติดต่อ ผู้ท�ำหน้าที่เลขานุการจะต้องตระหนักอยู่เสมอว่า ตนเองเป็นผู้แทนของ ส�ำนักงาน ควรต้องพูดให้เกิดทัศนคติท่ีดีต่อส�ำนักงาน ดังน้ัน ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการจะต้องเป็นผู้ที่มีลักษณะดี มี วาทศลิ ป์ มีความอดทน รอบคอบ เขา้ ใจสภาวะและจติ ใจของผูม้ าติดตอ่ ซงึ่ มหี ลากหลายประเภท และต้องสามารถ หาวธิ สี อบถาม เพอื่ ใหท้ ราบความตอ้ งการของผมู้ าตดิ ตอ่ จะไดอ้ ำ� นวยความสะดวกไดอ้ ยา่ งถกู ตอ้ งและเปน็ ประโยชน์ แก่สำ� นักงาน ซง่ึ มขี อ้ ควรปฏบิ ตั ิ ดงั น้ี ๑. เมอื่ มผี มู้ าตดิ ตอ่ ตอ้ งแสดงทา่ ทเี ปน็ มติ ร ใหเ้ ขาเกดิ ความรสู้ กึ วา่ เรายนิ ดที จ่ี ะตอ้ นรบั มสี หี นา้ ยมิ้ แยม้ แจม่ ใส ในกรณที ผี่ มู้ าตดิ ตอ่ เปน็ ผทู้ ม่ี อี าวโุ สควรใหเ้ กยี รตดิ ว้ ยการยนื ตอ้ นรบั ในบางครง้ั สำ� หรบั ผอู้ าวโุ สทม่ี คี วามสำ� คญั เป็นกรณพี เิ ศษ การลุกขน้ึ และเดินไปให้การต้อนรบั กเ็ ปน็ สิง่ ท่ีสมควรจะกระท�ำ ๒. ต้องมีกริ ยิ ามารยาททเ่ี รยี บร้อย ไมแ่ สดงความรังเกยี จหรอื แสดงกิรยิ าเบื่อหนา่ ย รำ� คาญใหป้ รากฏ ๓. การพูดหรือถามต้องเป็นไปในลักษณะที่แสดงความสุภาพอ่อนน้อม หากขณะท่ีมีผู้มาติดต่อนั้นยัง ไม่อาจจะให้การต้อนรับหรือซักถามได้ เน่ืองจากติดธุระส�ำคัญ ควรเช้ือเชิญให้นั่งรอก่อน และรีบเร่งท�ำธุระให้เสร็จ หากไม่ใชธ่ รุ ะสำ� คัญจะตอ้ งผละจากธรุ ะน้ันก่อนเพอ่ื จะให้การต้อนรบั และซักถาม 67

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๔. กรณที ม่ี ผี มู้ าตดิ ตอ่ ในโอกาสเดยี วกนั หลายคน ควรใหค้ วามสนใจและใหก้ ารตอ้ นรบั อยา่ งทดั เทยี มกนั ๕. ใชค้ วามสามารถทจี่ ะสรปุ รวบรดั ความประสงคข์ องผมู้ าตดิ ตอ่ เพอื่ มใิ หเ้ สยี เวลามากนกั แตต่ อ้ งระวงั มใิ ห้เปน็ การเร่งรดั จนเกินไป ซ่งึ จะเป็นเร่ืองที่เสยี มารยาทและไมตรอี ันดี ๖. จะตอ้ งมคี วามฉลาดและไหวพรบิ ในการตดั สนิ ใจวา่ จะใหบ้ คุ คลทมี่ าตดิ ตอ่ เขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชาหรอื ไม่ หรืออาจเรยี นถามผู้บงั คบั บญั ชาเปน็ แนวทางในเบื้องตน้ ไวก้ ่อนว่า บุคคลประเภทใดทท่ี า่ นไมป่ ระสงคจ์ ะใหเ้ ขา้ พบ บา้ ง เราจะไดห้ าวธิ กี ารแจง้ ใหเ้ ขาทราบโดยไมใ่ หเ้ ขาเสยี ความรสู้ กึ วา่ ไมไ่ ด้รับการตอ้ นรบั หรืออาจเรียนถามเป็นกรณๆี ไป ซึ่งการเรียนถามในกรณีหลังน้ี ต้องอาศัยความแนบเนียนกว่าในกรณีแรก เพราะเป็นกรณีที่เขาทราบว่าผู้บังคับ บัญชาอยู่ แต่ไม่ทราบสาเหตุว่าท�ำไมเขาจึงเข้าพบไม่ได้ เราจะต้องหสาเหตุท่ีเหมาะสมและไม่ท�ำให้เกิดความรู้สึกท่ี ไม่ดตี ่อผูบ้ ังคับบญั ชา ๗. กรณีบุคคลน้ันเป็นบุคคลที่ผู้บังคับบัญชาให้เข้าพบได้ หากผู้บังคับบัญชายังมีแขกอื่นอยู่ หรือติด ภารกิจบางประการที่ท�ำให้ต้องรอเวลาอยู่ก่อน ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการจะต้องต้อนรับด้วยการเช้ือเชิญให้น่ังคอยในท่ี ที่เหมาะสม เช่น ทร่ี ับรองผมู้ าติดตอ่ และจดั หาหนังสอื มาให้อ่าน รวมท้ังอาจจัดหาเครื่องดืม่ มารับรองระหวา่ งทร่ี อ พบผบู้ งั คบั บญั ชานนั้ ดว้ ย และหากเลขานกุ ารมเี วลาวา่ งพอกอ็ าจจะพดู คยุ ในเรอ่ื งธรรมดาทวั่ ไปแตห่ ากไมว่ า่ งกส็ ามารถ พดู จาขอตวั ไปทำ� งานทค่ี า้ งไวโ้ ดยบอกกลา่ วกบั ผรู้ อวา่ เมอ่ื ผบู้ งั คบั บญั ชาพร้อมใหเ้ ข้าพบแล้วจะรบี มาเรยี นเชญิ ทันที วิธปี ฏบิ ัติในการนดั หมาย ผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะตอ้ งรบั ผดิ ชอบในการนดั หมาย ตลอดจนการบนั ทกึ นดั หมายนน้ั ไว้ จะตอ้ งมกี าร วางหลักเกณฑ์การเขา้ พบไว้ด้วย ซง่ึ มขี อ้ ควรปฏิบัตดิ งั นี้ ๑. ควรจดั บนั ทกึ การนัดหมายไวท้ ุกครง้ั เพราะเป็นส่งิ ท่ีจำ� เปน็ และจะตอ้ งกระท�ำอยา่ งรอบคอบด้วย ไมค่ วรใชว้ ิธจี ดจำ� เพราะอาจเกดิ ขอ้ ผดิ พลาดได้ ๒. การรับนัดหมายจากบคุ คลภายนอก ตอ้ งขอทราบรายละเอียดทั้ง ชอ่ื ชื่อสกลุ เร่ืองทน่ี ดั หมาย วัน เวลาทขี่ อนัดหมาย รวมถงึ สถานทต่ี ิดตอ่ กลบั และหมายเลขโทรศัพท์ดว้ ย ทัง้ น้ี เพือ่ สอบถามและจัดนดั หมายใหต้ รง กับวัน เวลาและความประสงค์ของผ้บู ังคบั บัญชาในการรับนดั ด้วย ๓. การขอนัดหมายให้ผู้บังคับบัญชาพบบุคคลภายนอก ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นบุคคลในระดับท่ีสูงกว่าผู้ บงั คับบัญชา ดงั นน้ั ผทู้ �ำหนา้ ทเี่ ลขานุการจะต้องขอค�ำปรึกษาจากผู้บงั คับบญั ชาและจัดกำ� หนดวนั เวลาทีส่ ะดวกใน การขอนดั หมายอยา่ งน้อย ๒ เวลา ซึง่ อาจจะระบุเวลาที่แน่นอน หรือช่วงเวลาเพ่อื ใหเ้ ขาเลอื กไดส้ ะดวกขึ้น เชน่ “วัน จนั ทร์ที่ ๑๐ เวลา ๑๑.๐๐ น. หรือวันองั คารที่ ๑๑ เวลา ๑๑.๐๐ น.” หรือวนั จนั ทร์ท่ี ๑๐ ชว่ งเชา้ หรอื บ่ายก็ได”้ เป็นตน้ ๔. กรณที มี่ บี คุ คลมาตดิ ตอ่ โดยมไิ ดน้ ดั หมาย ผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะตอ้ งสอบถามกอ่ นวา่ ไดม้ กี ารนดั หมายไวล้ ว่ งหน้าหรอื ไม่ - กรณที ี่ไม่ไดม้ กี ารนดั หมายไวล้ ว่ งหน้า และผูบ้ ังคบั บัญชาอยู่ในส�ำนักงาน ผทู้ ำ� หน้าทเี่ ลขานกุ ารจะ ต้องเป็นผู้ตัดสินใจในเบื้องต้นอย่างรวดเร็วว่าสมควรจะให้พบผู้บังคับบัญชาหรือไม่ แต่การตัดสินใจน้ันไม่ควรดูจาก การแตง่ กายของบคุ คล เพราะบางคนแตง่ กายดมี ากแตอ่ าจมาขายประกนั หรอื บางคนอาจแตง่ กายธรรมดาแตเ่ ปน็ บคุ คล สำ� คญั กไ็ ด้ ถา้ พจิ ารณาแลว้ เหน็ วา่ บคุ คลนน้ั ไมส่ มควรใหเ้ ขา้ พบผบู้ งั คบั บญั ชา ผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ ารจะตอ้ งใชว้ าทศลิ ปใ์ น การพดู ใหบ้ คุ คลนน้ั เขา้ ใจวา่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตดิ ภารกจิ สำ� คัญอยไู่ ม่อาจให้เขา้ พบได้ ดงั น้นั อาจขอให้ฝากขอ้ ความเพือ่ ให้ 68

งานเลขานุการ ๒หน่วยที่ ผูบ้ ังคับบญั ชาพจิ ารณาและก�ำหนดวนั นดั หมายในภายหลงั ซึง่ จะแจง้ ใหท้ ราบทางโทรศพั ท์อกี ครง้ั หน่งึ เปน็ ตน้ สว่ น ในกรณที พี่ จิ ารณาแลว้ วา่ สมควรกข็ อทราบชอ่ื หรอื ขอนามบตั รของผนู้ นั้ รวมทง้ั เรอ่ื งทขี่ อเขา้ พบดว้ ยเพื่อน�ำเรียนผู้บังคับ บัญชา - กรณีท่ีไมไ่ ดม้ กี ารนดั หมายไว้ และผู้บังคับบญั ชาไม่อยู่ในสำ� นกั งาน ควรขอทราบชอื่ นามสกุล และ ธุระของผูม้ าติดต่อ และบันทกึ นำ� เรยี นให้ผู้บงั คับบญั ชาทราบในภายหลงั ๕. กรณีที่ได้มีการนัดหมายไว้ล่วงหน้า ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการจะต้องน�ำเข้าพบตามเวลาหรือก่อนเวลา หากผู้บังคับบัญชาสะดวกและไม่มีภารกิจอ่ืน และผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการควรทักทายโดยการเอ่ยนามของผู้มาติดต่อ จะทำ� ใหเ้ ขารสู้ กึ วา่ ไดร้ บั ความสนใจและเอาใจใส่ ทำ� ใหเ้ กดิ ความประทบั ใจตอ่ การตอ้ นรบั ของเรา เชน่ สวสั ดคี ะ่ (ครบั ) คุณ...ท่ีนัดไว้ใช่ไหมคะ (ครับ) เชิญน่ังรอสักครู่นะคะ (ครับ) ดิฉัน (ผม) จะน�ำเรียนให้ท่านทราบว่าคุณ...มาถึงแล้ว เป็นต้น ๖. การเรียนให้ผู้บังคับบัญชาทราบถึงก�ำหนดนัด หากผู้บังคับบัญชาอยู่เพียงล�ำพัง อาจเรียนโดยตรง ด้วยวาจา แต่หากทา่ นก�ำลงั มแี ขกหรอื กำ� ลังประชมุ ให้หาวธิ เี ขียนโน้ตสัน้ ๆ นำ� เรยี น หรืออาจแนบนามบัตรของผเู้ ขา้ พบไปดว้ ยก็ได้ ๗. กรณีที่ผู้นัดหมายไว้หรือผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าพบ ใช้เวลาเกินที่นัดหมายหรือเวลาท่ีสมควรมาก และผบู้ งั คับบัญชามภี ารกิจทีจ่ ะตอ้ งทำ� อย่างอืน่ ต่อ เชน่ มีแขกคนต่อไป หรือมีประชมุ ควรโทรศัพท์หรอื เขยี นบนั ทึก ส้นั เรยี นให้ผบู้ งั คบั บัญชาทราบ ๘. ผู้ท�ำหน้าที่เลขานุการจะต้องสามารถจดจ�ำช่ือและจ�ำบุคคลได้อย่างแม่นย�ำ อันจะเป็นประโยชน์ ส�ำหรบั การตอ้ นรับท่เี หมาะสมย่งิ ขึน้ ในโอกาสตอ่ ไป วธิ ีปฏบิ ัตใิ นการให้ขอ้ มลู ต่างๆ ผ้ทู �ำหนา้ ทีเ่ ลขานุการจะต้องเปน็ ผู้ที่ควรจดจ�ำหรอื รอบรูเ้ รื่องราวตา่ งๆ ได้หมดทุกอย่าง ซงึ่ เปน็ การรอบรู้ ในลกั ษณะกวา้ งๆไมไ่ ดเ้ จาะลกึ ได้ยงิ่ จะเปน็ ประโยชนต์ อ่ การทำ� งานดงั นน้ั เพอ่ื ใหก้ ารปฏบิ ตั งิ านเปน็ ไปอยา่ งมปี ระสทิ ธภิ าพ รวดเร็ว และถกู ตอ้ ง มขี อ้ ปฏิบัตดิ ังน้ี ๑. จะต้องเป็นผู้ที่ใฝ่รู้ และขวนขวายหาอุปกรณ์ หรือหนังสืออ้างอิงต่างๆ มาประกอบในการท�ำงาน อยูเ่ สมอ หนงั สอื ทคี่ วรมอี ยู่ประจำ� เชน่ พจนานกุ รมฉบบั ราชบัณฑติ ยสถาน พจนานกุ รมองั กฤษไทย สมดุ รายนาม ผู้ใช้โทรศพั ท์ นามสงเคราะหส์ ว่ นราชการไทย ระเบียบงานสารบรรณ แผนทีป่ ระเทศไทย แผนทโ่ี ลก เปน็ ตน้ ส่วน หนังสืออน่ื ๆ ท่ีจ�ำเปน็ เก่ยี วกับการท�ำงาน เชน่ การประดบั เครอื่ งราชอสิ รยิ าภรณ์ การใชค้ �ำราชาศพั ท์ หนงั สอื พมิ พ์ รายวัน รายสัปดาห์ เป็นต้น ๒. การใหข้ อ้ มลู แกผ่ บู้ งั คบั บญั ชา ควรเปน็ ขอ้ มลู ทถี่ กู ตอ้ งและชดั เจนแนน่ อน ในกรณที ไี่ มส่ ามารถใหค้ ำ� ตอบไดใ้ นทนั ที เนอื่ งจากไมม่ รี ายละเอยี ดหรอื ไมแ่ นใ่ จวา่ จะถกู ตอ้ ง ผทู้ ำ� หนา้ ทเี่ ลขานกุ ารไมค่ วรจะใหค้ ำ� ตอบ ควรเรยี น ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชาทราบตามความจรงิ วา่ ไมท่ ราบเรอื่ งนหี้ รอื ยงั ไมแ่ นใ่ จในเรอื่ งนแ้ี ตจ่ ะรบี หาขอ้ มลู นำ� มาเรยี นใหท้ ราบโดย เรว็ ตอ้ งจำ� ไวว้ า่ การใหข้ อ้ มลู ผดิ ๆ แกผ่ บู้ งั คบั บญั ชาเพอื่ รกั ษาหนา้ ตนเองวา่ เปน็ ผรู้ ทู้ กุ เรอื่ งนน้ั จะทำ� ใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชา เสยี หนา้ เมอ่ื ทา่ นน�ำข้อมูลท่ไี ดจ้ ากเราไปบอกกลา่ วกับคนอ่นื หรือใชใ้ นการตดั สนิ ใจ ผลท่ีจะเกดิ ตามมาภายหลังจะ เปน็ เรอ่ื งที่เสยี หายย่งิ ต่อการท�ำหนา้ ทข่ี องเลขานกุ าร 69

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. การจดั เกบ็ เอกสารทเ่ี ปน็ ระบบ จะทำ� ให้การใหข้ อ้ มูล หรอื การค้นหาเป็นไปด้วยความรวดเรว็ และทนั ต่อความตอ้ งการของผบู้ ังคับบัญชา วิธีปฏิบตั ใิ นการจดั เกบ็ เอกสาร การจดั เกบ็ เอกสารเปน็ หนา้ ทท่ี ส่ี ำ� คญั ประการหนง่ึ ของผทู้ ำ� หนา้ ทเ่ี ลขานกุ าร เพราะเปน็ ผทู้ ผี่ บู้ งั คบั บญั ชา ไวว้ างใจในการเกบ็ เอกสารตา่ งๆ ทง้ั ทส่ี ำ� คญั และไมส่ ำ� คญั เลขานกุ ารควรมรี ะบบการจดั เกบ็ เอกสารทด่ี เี พอื่ สะดวกใน การค้นหา และงา่ ยต่อการจดั เกบ็ ดังน้ัน ควรมีวธิ แี ยกประเภทของเอกสารและจัดเกบ็ เป็นประเภทของเอกสาร ดังน้ี ๑. เอกสารที่ยงั อยรู่ ะหว่างการปฏบิ ตั ิงาน ๒. เอกสารที่ปฏบิ ัตงิ านเสร็จสน้ิ แล้ว สามารถแยกเปน็ - เอกสารที่ไม่จ�ำเป็น หมายถึง เอกสารท่ีมีคุณค่าในระยะเวลาส้ันๆ เช่น ร่างเอกสารที่เขียนด้วย ปากกาหรอื ดนิ สอ ประกาศต่างๆ จดหมายเชญิ ประชุม เป็นตน้ จัดเปน็ เอกสารประเภทไม่ควรเกบ็ ไว้ - เอกสารที่มีประโยชน์ หมายถึง เอกสารที่มีประโยชน์เพ่ือใช้ในการปฏิบัติงานภายในระยะเวลา ๔-๕ สัปดาห์ หลังจากพ้นระยะเวลาน้นั พอสมควรแล้ว จดั เป็นเอกสารทไี่ มค่ วรเกบ็ ไว้ - เอกสารส�ำคัญ หมายถึง เอกสารท่ีมีคุณค่าหรือความส�ำคัญต่อองค์กรหรือผู้บังคับบัญชา หาก สญู หายจะเป็นผลเสยี รา้ ยแรงต่อองค์กรหรอื ผู้บงั คบั บญั ชา เชน่ เอกสารทางด้านกฎหมาย หนังสอื สัญญาต่างๆ จดั เป็นเอกสารทีค่ วรเก็บไวต้ ลอด ๓. เอกสารทค่ี วรทำ� ลาย หมายถงึ เอกสารทไี่ มม่ คี วามจำ� เปน็ ตอ้ งใช้ และไมม่ กี ฎหมายบงั คบั ใหต้ อ้ งเกบ็ ไว้ ทัง้ นี้ เม่ือแยกประเภทเอกสารแล้ว ในการจดั เกบ็ เอกสารให้ถือปฏิบัตติ ามระเบียบส�ำนกั นายกรฐั มนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณให้ถูกต้องอย่างเป็นระบบ เพื่อง่ายต่อการจัดเก็บและสะดวกในการค้นหา อีกท้ังยังเพ่ือความ เปน็ ระเบยี บเรียบร้อยด้วย เทคนคิ การประสานงาน การประสานงาน คอื การจดั ระเบยี บวธิ กี ารทำ� งานเพอ่ื ใหง้ านและเจา้ หนา้ ทฝี่ า่ ยตา่ งๆ รว่ มมอื ปฏบิ ตั งิ านเปน็ แนวทางเดียวกนั ไม่ทำ� ใหง้ านซ�ำ้ ซ้อน หรอื เหล่ือมล�้ำกนั เพ่อื ใหก้ ารทำ� งานเปน็ ไปอย่างราบร่นื และมีประสทิ ธภิ าพ กอ่ นการประสานงาน เราควรทราบความตอ้ งการใหแ้ น่ชดั ว่า เราจะประสานใหเ้ กดิ ผลลัพธ์ทเ่ี ราตอ้ งการได้ อยา่ งไร เชน่ เพอื่ แจง้ ให้ทราบ เพอ่ื ขอความยนิ ยอมหรือให้ความเหน็ ชอบ เพื่อขอความชว่ ยเหลือ เพอื่ ขจัดขอ้ ขัดแย้ง ท่ีอาจจะเกิดข้ึน เพ่ือรักษาสัมพันธภาพต่อกัน ซึ่งรูปแบบในการประสานงาน คือ แบบทางการและไม่เป็นทางการ ดังนี้ ๑. การใช้เคร่อื งมือสื่อสาร เช่น โทรศัพท์ โทรสาร อเี มล์ ๑.๑ โทรศัพท์ เป็นเครื่องมือสอ่ื สารท่รี วดเร็ว ประหยดั เวลา ๑.๒ กอ่ นเรม่ิ ประสาน คดิ กอ่ นวา่ เราตอ้ งการอะไร เมอ่ื ไหร่ ทไี่ หน อยา่ งไร ควรตดิ ตอ่ ใคร หนว่ ยงานใด ๑.๓ ควรมบี ญั ชโี ทรศัพท์ของบคุ คลและหนว่ ยงานทเ่ี กี่ยวข้องไวเ้ ปน็ ส่วนตวั และส่วนกลาง 70

งานเลขานกุ าร ๒หน่วยที่ ๑.๔ เมอื่ ตดิ ตอ่ กบั ผใู้ ด ควรจดชอื่ และเบอรโ์ ทรศพั ทข์ องผนู้ น้ั ไวใ้ ชต้ ดิ ตอ่ ในโอกาสตอ่ ไป บางครง้ั ควร ทำ� เปน็ บัญชไี วใ้ นปกแฟ้มเรื่องนัน้ ๆ ๑.๕ ควรประสานกบั ผทู้ อี่ ย่ใู นระดบั เดียวกนั หรือต�ำ่ กวา่ ก่อน ๑.๖ ใช้ค�ำพดู สุภาพ ใหเ้ กยี รตคิ ู่สนทนา แมร้ วู้ ่าเขามีตำ� แหนง่ ตำ่� กว่า ไม่พูดยกตนข่มท่าน ๑.๗ อาจหาขอ้ มลู กอ่ นวา่ ผ้ทู ี่เราจะติดตอ่ ประสานงาน เป็นผใู้ ด ต�ำแหน่งหนา้ ทใ่ี ด อายเุ ท่าใด เมอื่ สนทนากนั อาจเรียก พ่ี นอ้ ง ท่าน จะทำ� ใหเ้ ขารสู้ ึกดี ๑.๘ การออ่ นนอ้ มถ่อมตนดว้ ยความจรงิ ใจ มกั เป็นที่พอใจของผู้อื่น ๑.๙ ในการประสานคร้ังท่ี ๒ หลงั จากรู้จักกันแลว้ อาจทักทายหรือซักถามด้วยความห่วงใย จริงใจ เก่ียวกบั เรือ่ งสุขภาพ การงาน ฯลฯ ก่อนประสานเรือ่ งงาน ๑.๑๐ กลา่ วคำ� ขอบคุณทุกคร้งั ก่อนจบการสนทนา ๑.๑๑ เมือ่ รบั ปากเร่อื งใดไว้ ต้องรีบทำ� เช่น จะรีบสง่ โทรสารไปให้ จะรีบท�ำหนงั สอื ไป ๒. การประสานดว้ ยหนงั สือ ๒.๑ ใช้ในกรณีที่เป็นงานประจำ� ท่ที ง้ั สองหน่วยงานทราบระเบยี บปฏบิ ตั ิอยแู่ ลว้ ๒.๒ หากเปน็ เรือ่ งใหม่ ควรประสานทางโทรศพั ท์กอ่ นเสมอ ๒.๓ ตัวอยา่ งเรอ่ื งท่ีอาจตอ้ งมหี นังสือไป หลงั จากโทรติดตอ่ ด้วยวาจาแลว้ เชน่ ขอทราบขอ้ มลู ขอ หารอื ขอทราบความต้องการ ขอรับการสนบั สนนุ ขอความอนุเคราะห์ ฯลฯ ๒.๔ การรา่ งหนงั สอื ควรใหถ้ ูกหลกั การ ถูกตอ้ ง ถูกใจ (ผรู้ ับ) ๒.๕ การร่างหนังสอื ขอรับการสนบั สนนุ หรือขอความอนุเคราะห์ ควรประกอบด้วย - เหตทุ ีม่ หี นังสือมา - ยกยอ่ งหน่วยงานที่จะขอรบั การสนบั สนุน/ขอความอนเุ คราะห์ - เรื่องราวที่ตอ้ งการขอรับการสนบั สนุน/ขอความอนุเคราะห์ - ตงั้ ความหวงั ท่ีจะได้รับการสนับสนนุ /ขอความอนุเคราะห์ - ขอบคณุ ๒.๖ การร่างหนังสือขอความรว่ มมือ ควรประกอบดว้ ย - เหตุทมี่ หี นงั สอื มา - ความจ�ำเป็นและเรอ่ื งท่จี ะขอความร่วมมือ - เร่อื งราวท่ีตอ้ งการขอความรว่ มมือ - ตงั้ ความหวังทจี่ ะได้รับความรว่ มมอื - ขอบคุณ ๒.๗ เมื่อได้รับการสนับสนนุ การอนเุ คราะหแ์ ล้ว ควรมีหนงั สอื ไปขอบคุณหนว่ ยงานนัน้ ๆ เสมอ เพื่อ สานความสัมพันธ์ไวส้ �ำหรบั โอกาสต่อไป 71

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. การพบปะด้วยตนเอง เป็นการประสานงานทดี่ ีทส่ี ดุ เพราะไดพ้ บหนา้ ไดเ้ หน็ บุคลิกลกั ษณะ สหี น้าทา่ ทางของผตู้ ดิ ตอ่ ทั้งสอง ฝา่ ย มเี วลาในการซกั ถามทำ� ความเขา้ ใจกนั ไดอ้ ยา่ งพอเพยี ง เพราะทง้ั สองฝา่ ยตอ้ งวางมอื จากงานอนื่ ๆ ทง้ั หมด ซง่ึ ใน การพบปะด้วยตนเองเราควรเตรยี มหวั ขอ้ หารือไปใหพ้ รอ้ ม และจดบันทึกไว้ หากอกี ฝ่ายไม่ไดบ้ นั ทึก เราอาจบันทึก สนั้ ๆ ใสก่ ระดาษโนต้ ไวใ้ หเ้ ขา หรอื เตรยี มพมิ พร์ ายการไปลว่ งหนา้ เพอ่ื ใหเ้ ขามบี นั ทกึ ชว่ ยจำ� และใชส้ ง่ั การแกบ่ คุ ลากร ในหน่วยงานของเขาได้ ข้อเสียของการพบปะด้วยตนเอง คือ ใช้เวลามาก จึงมักใช้การพบปะในกรณีท่ีเปน็ เรอ่ื งนโยบาย เปน็ เรอ่ื งสำ� คญั หรอื มรี ายละเอยี ดมาก หรอื ตอ้ งการใหเ้ กยี รตใิ หค้ วามสำ� คญั แกอ่ กี ฝา่ ยหนงึ่ หรอื ตอ้ งการสร้างความรสู้ ึกที่ ดแี กอ่ ีกฝ่ายหนงึ่ ให้เขารสู้ ึกว่าเราให้ความสำ� คญั แก่เขาด้วยการมาพบดว้ ยตนเอง เทคนคิ การประสานงานแบบมืออาชีพ ๑. ศึกษาข้อมูลให้ถ่องแท้ ท้ังในเรื่องงาน และโดยเฉพาะคนท่ีเราจะประสานงานด้วย ว่าเป็นคนอย่างไร มีบุคลิกภาพอย่างไร ชอบวิธีการแบบไหน เพ่ือจะได้เตรียมวิธีเจรจา หว่านล้อม หรือซ้ือใจให้ถูกต้อง เพราะถ้า วัตถุประสงค์ชดั เจน แต่เขา้ ผิดวธิ กี อ็ าจทำ� ใหห้ นทางท่ีจะเดนิ ไปไม่สะดวกนกั ๒. วตั ถปุ ระสงคช์ ดั เจน จะไดไ้ มเ่ กดิ ภาวการณท์ ำ� งานซำ�้ ซอ้ น และมเี ปา้ หมายชดั เจนในระยะเวลาการดำ� เนนิ งาน รวมทั้งกำ� หนดเวลาแล้วเสร็จให้ชัดเจน ๓. น�ำมาประยุกต์ใช้ หาสไตล์การประสานงานของตัวเอง พร้อมท้ังดูแลเร่ืองของความสัมพันธ์ ไม่ว่าจะเปน็ ในฐานะผ้บู งั คับบญั ชา ผู้ใต้บงั คบั บัญชา หรอื ผ้รู ่วมงาน เพราะถา้ ตัวเราท�ำตัวไม่ดี ความนา่ เช่ือถอื ในตัว เราก็จะไม่ดีพอท่ีคนอื่นจะเชือ่ มัน่ และปฏบิ ัติงานตามแผนงานที่วางไว้ ๔. ประเมินผลแบบไม่โน้มเอียง เม่ือเห็นว่าผลลัพธ์ปลายทางของเร่ืองที่ด�ำเนินการอยู่จะประสบปัญหา กค็ วรปรึกษาผู้รู้ หรือหาแนวทางแก้ไข ก็ไมค่ วรดนั ทรุ งั ท�ำต่อไป ๕. สรา้ งความประทบั ใจ ความประทบั ใจตง้ั แตค่ รง้ั แรกทตี่ ดิ ตอ่ งานกนั เปน็ สงิ่ สำ� คญั ทสี่ ดุ จงึ ควรเลอื กใชค้ ำ� พดู อากปั กิรยิ า สีหนา้ เพื่อการสอ่ื สารทดี่ แี ละมเี สน่ห์ ใช้น�ำ้ เสยี งที่สุภาพ และแต่งกายใหเ้ หมาะสมกับกาลเทศะ เลขานุการทีด่ ใี นทัศนะของผูบ้ ริหาร ๑. เชยี่ วชาญงานหลกั รจู้ กั หนา้ ทคี่ วามรบั ผดิ ชอบ มคี วามสามารถงานพน้ื ฐานทว่ั ไปทจี่ ำ� เปน็ สำ� หรบั เลขานกุ าร เชน่ พิมพด์ ีด การจดบันทึก การรา่ งเอกสาร เทคนคิ การใช้โทรศพั ท์ ทักษะคอมพวิ เตอร์ ฯลฯ ๒. รจู้ ักกล่นั กรอง ตอ้ งสามารถกลัน่ กรองผู้มาติดตอ่ เร่ืองตา่ งๆ ใหผ้ ูบ้ ริหารตัดสนิ ใจได้ ๓. ตอบสนองฉับไว เวลาส่งั งานใดๆ แล้วเลขานุการสามารถดำ� เนินการได้ทันที ๔. รู้ใจผู้บริหารเสมอ เป็นเลขานุการต้องรู้ใจผู้บริหาร เพราะจะได้ท�ำงานให้ถูกใจ เช่น ผู้บริหาร ที่เปน็ คนเจ้าระเบียบ จจู้ ้ี ก็ตอ้ งทำ� งานให้เรยี บรอ้ ย พมิ พ์งานก็ตอ้ งใหเ้ รียบร้อย สะอาด และถูกตอ้ ง ฯลฯ 72

งานเลขานุการ ๒หน่วยที่ ๕. เสนองานเปน็ ล�ำดบั เลขานุการทีด่ ี ควรจะสามารถจดั ลำ� ดบั ความสำ� คญั ของงานใหผ้ ้บู ริหารได้ เพ่ือให้ งานทันก�ำหนด ๖. มคี วามรบั ผดิ ชอบ เมอื่ ผบู้ รหิ ารใหง้ านไปแลว้ ไมว่ า่ จะเปน็ งานของตวั เองหรอื ไม่ ตอ้ งมคี วามรบั ผดิ ชอบ ท�ำงานน้ันให้เรียบร้อย หรอื พยายามตดิ ตามงานให้ได้ตามกำ� หนด ๖. รอบคอบสอบทาน งานทจี่ ะผา่ นเขา้ ไปยงั โตะ๊ ผบู้ รหิ าร หรอื จะปลอ่ ยออกไปจะตอ้ งมกี ารพจิ ารณาตรวจ สอบใหถ้ กู ตอ้ งกอ่ นเสมอ ๗. ปฏภิ าณไหวพรบิ ดี เลขานกุ ารนน้ั ฉลาดอยา่ งเดยี วไมพ่ อ ตอ้ งเฉลยี วดว้ ย คอื สามารถแกไ้ ขปญั หาเฉพาะ หนา้ ได้ ๘. มคี วามซ่ือสตั ย์เป็นท่ไี ว้วางใจไดใ้ นทุกเรอื่ ง โดยเฉพาะด้านการเงิน ๙. การรกั ษาความลบั ตอ้ งไมน่ ำ� เอาความลบั ไปเปดิ เผย ไมว่ า่ จะเปน็ เรอื่ งสว่ นตวั หรอื เรอ่ื งงานขององคก์ ร ๑๐. พฒั นาตนเอง ผู้บรหิ ารส่วนใหญช่ อบเลขานุการทมี่ ีการปรบั ปรุงงานใหด้ ีขึ้นเสมอ ตลอดจนคอยพัฒนา ตนเองให้ทนั สมัยอยู่เสมอ ๑๑. ไม่เกรงงานหนัก บางคร้ังบางโอกาสอาจมีงานหนัก ซ่ึงบางทีอาจจะล้นมือท�ำแทบไม่ทันก็อาจจะต้อง ท�ำงานนอกเวลา เลขานุการที่ดตี ้องสงู้ าน ไม่ทอ้ ถอย ม่งุ ผลส�ำเรจ็ ของงานมากกว่าคา่ ตอบแทนการทำ� งานนอกเวลา ๑๒. รักงานเลขานกุ าร คนเราทำ� อะไรไดด้ กี ต็ ่อเม่ือเรามีความเตม็ ใจ ภมู ใิ จ และรกั ในสิ่งทีต่ วั เองทำ� อยู่ สรุป ผู้ท�ำหน้าท่ีเลขานุการ มีหน้าท่ีรับผิดชอบในการอ�ำนวยความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาท้ังด้านการบริหาร องค์กร งานธุรการ งานติดต่อประสานงาน และงานบริการ จึงนับว่ามีส่วนส�ำคัญในการสนับสนุนให้การท�ำหน้าที่ ของผู้บังคับบัญชาด�ำเนนิ การไปไดอ้ ย่างราบรืน่ และมปี ระสิทธภิ าพ ซ่งึ มเี คลด็ ลบั ที่ส�ำคญั คอื การสนองไดต้ ามความ ประสงคโ์ ดยไมข่ ดั ตอ่ กฎหมาย ศลี ธรรม ประเพณอี นั ดี ตอ้ งรกั ษาความลบั ซอื่ สตั ย์ และมจี ติ บรกิ ารสงู มมี นษุ ยสมั พนั ธ์ ในการประสานงานกับคนอื่น สร้างภาพลักษณ์ที่ดีแกผ่ ู้บังคับบัญชา ซง่ึ จะส่งผลให้หน่วยงานเปน็ ทีย่ อมรับจากหน่วย งานทัง้ ภายในและภายนอก 73

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป 74

๓หน่วยที่ การบรหิ าร งานบคุ คล

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หน่วยที่ ๓ การบรหิ ารงานบุคคล วัตถปุ ระสงค์ ๑. เพ่ือให้ผูเ้ ข้ารบั การพัฒนามีความร้คู วามเขา้ ใจเกี่ยวกบั การบริหารงานบุคคล ๒. เพ่อื ให้ผ้เู ขา้ รบั การพฒั นาสามารถปฏิบตั งิ านการบรหิ ารงานบุคคลได้อย่างถกู ต้องและมปี ระสทิ ธิภาพ ขอบข่ายเนอื้ หา ๑. ความหมายของการบริหารงานบุคคล ๒. การสรรหาและเลือกสรรพนักงานราชการ ๓. การขอมีบตั รประจ�ำตัวเจ้าหนา้ ที่ของรฐั ๔. การลาของขา้ ราชการ ลกู จา้ งประจำ� และพนกั งานราชการ ๕. การลาศกึ ษาตอ่ ภายในประเทศ ๖. การขอมแี ละเลื่อนวทิ ยฐานะของข้าราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา ๗. การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงาน ๘. การเสนอขอพระราชทานเคร่อื งราชอิสรยิ าภรณแ์ ละเหรยี ญจักรพรรดิมาลา 76

การบริหารงานบคุ คล ๓หน่วยที่ การบริหารงานบุคคล ความหมาย การบริหารงานบุคคล หมายถึง การบริหารทรัพยากรเพ่ือใช้คนให้เหมาะสมกับงาน โดยมีเป้าหมายของ การบริหารงานบุคคล คือ การได้มาซ่ึงคนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมตามความต้องการของหน่วยงาน โดย ยึดหลักการส�ำคัญ ๑๒ ประการ คอื หลักความเสมอภาค หลกั ความสามารถ หลักความมั่นคง หลักความเปน็ การ กลางทางการเมอื ง หลักการพฒั นา หลกั ความเหมาะสม หลักความยตุ ธิ รรม หลกั สวสั ดกิ าร หลกั เสรมิ สรา้ ง หลัก มนุษยสมั พนั ธ์ หลักประสทิ ธภิ าพ หลกั การศึกษาวจิ ัย กระบวนการบริหารงานบุคคล ประกอบด้วย การก�ำหนดนโยบาย การวางแผนก�ำลังคน การสรรหา การคดั เลอื ก การบรรจแุ ตง่ ตงั้ การปฐมนเิ ทศ การมอบหมายงาน การพฒั นา การประเมนิ สวสั ดกิ าร และวนิ ยั ความสำ� คญั และความจ�ำเป็นของการบรหิ ารงานบคุ คล การจดั การศึกษาใหม้ คี ณุ ภาพ บคุ ลากรนับว่ามคี วามส�ำคญั เป็นอยา่ งยง่ิ การจะใหก้ ารจดั การศกึ ษาในสถาน ศกึ ษาประสบผลสำ� เรจ็ ตามเปา้ หมายตอ้ งอาศยั ทรพั ยากรทจ่ี ำ� เปน็ ๔ อยา่ ง คอื คน เงนิ วสั ดุ และการจดั การ ซงึ่ การใช้ ทรัพยากรท้งั ๔ ให้เกดิ ประโยชนต์ อ้ งค�ำนงึ ถงึ หลักการส�ำคญั ๓ ประการ คือ หลักความเสมอภาค หลกั ประสิทธภิ าพ และหลกั ประสทิ ธผิ ล หนว่ ยงานทางการศกึ ษาและสถานศกึ ษามบี ทบาทสำ� คญั ในการพฒั นาและใหค้ วามรแู้ กส่ มาชกิ ในสงั คม ในองคก์ ารมขี อบขา่ ยและปจั จยั หลายอยา่ งทต่ี อ้ งดำ� เนนิ งาน ซง่ึ ทกุ ภารกจิ มคี วามสำ� คญั และจำ� เปน็ ทจี่ ะชว่ ย สง่ เสรมิ สนบั สนนุ กัน ปจั จยั และทรพั ยากรตา่ งๆ มีความสำ� คัญ คนจึงนับวา่ มีความส�ำคญั เพราะคนเป็นผู้ใชป้ จั จยั ใน การบรหิ ารอื่นๆ ดังนั้น การจัดการศกึ ษาจะมีประสิทธิภาพ มปี ระสทิ ธิผลเพยี งใดย่อมขึ้นอยกู่ บั คนในองคก์ าร ขอบเขตของงาน ๑. การดำ� เนนิ การเก่ยี วกบั การสรรหา การสอบคดั เลอื ก การบรรจุ การใหพ้ ้นจากต�ำแหน่ง การประเมินผล การปฏบิ ตั งิ าน และการจัดทำ� สญั ญาจ้าง ของพนักงานราชการ ๒. การด�ำเนินการเกี่ยวกับการขอมีบัตรประจ�ำตัวของข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา ลูกจ้าง ประจำ� และพนกั งานราชการ ๓. การดำ� เนินงานเกี่ยวกบั การลาของขา้ ราชการ ลกู จ้างประจ�ำ และพนกั งานราชการ ๔. การดำ� เนนิ งานเกีย่ วกบั การลาศึกษาตอ่ ภายในประเทศของขา้ ราชการ ๕. การดำ� เนนิ งานเกย่ี วกบั การเลอื่ นระดบั /วทิ ยฐานะ การปรบั ปรงุ ตำ� แหนง่ ของขา้ ราชการครแู ละบคุ ลากร ทางการศึกษา และลูกจา้ งประจ�ำ ๖. การดำ� เนนิ งานเกยี่ วกบั ประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านประจำ� ปี ของขา้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษา ลกู จา้ งประจำ� และพนกั งานราชการ เพอื่ ประกอบการพจิ ารณาความดคี วามชอบ หรอื การพจิ ารณาเลอื่ นคา่ ตอบแทน ๗. การดำ� เนนิ งานเกย่ี วกบั การเสนอขอพระราชทานเครอื่ งราชอสิ รยิ าภรณแ์ ละเหรยี ญจกั รพรรดมิ าลา ให้ แก่ขา้ ราชการ ลกู จ้างประจำ� และพนกั งานราชการ 77

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การสรรหาและเลือกสรรพนักงานราชการ ระเบยี บท่ีเกยี่ วข้อง ๑. ระเบียบส�ำนกั นายกรัฐมนตรวี ่าด้วยพนักงานราชการ พ.ศ. ๒๕๔๗ ๒. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง หลักเกณฑ์และวิธีการสรรหาและเลือกสรร พนักงานราชการ และแบบสัญญาจ้างของพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๒ ประเภทของพนักงานราชการ จำ� แนกเป็น ๒ ประเภท ดังน้ี ๑. พนักงานราชการทวั่ ไป ไดแ้ ก่ พนักงานราชการซึ่งปฏิบตั งิ านในลกั ษณะเปน็ งานประจำ� ทั่วไปของส่วน ราชการในดา้ นงานบรกิ าร งานเทคนคิ งานบรหิ ารทว่ั ไป งานวชิ าชพี เฉพาะ หรอื งานเชยี่ วชาญเฉพาะพนกั งานราชการ ทว่ั ไปจ�ำแนกออกเป็น ๕ กล่มุ งาน ไดแ้ ก่ ๑.๑ กลมุ่ งานบริการ ๑.๒ กลุ่มงานเทคนิค และกลุ่มงานเทคนิคพิเศษ ๑.๓ กลมุ่ งานบรหิ ารท่วั ไป ๑.๔ กลมุ่ งานวชิ าชพี เฉพาะ ๑.๕ กลุ่มงานเชี่ยวชาญเฉพาะ ๒. พนักงานราชการพิเศษ ได้แก่ พนักงานราชการซึ่งปฏิบัติงานในลักษณะที่ต้องใช้ความรู้หรือความ เชย่ี วชาญสงู มากเปน็ พเิ ศษเพอ่ื ปฏบิ ตั งิ านในเรอ่ื งทมี่ คี วามสำ� คญั และจำ� เปน็ เฉพาะเรอ่ื งของสว่ นราชการ หรอื มคี วาม จำ� เปน็ ต้องใช้บคุ คลในลักษณะดังกลา่ ว การสรรหาและเลอื กสรรพนกั งานราชการ การสรรหา หมายถึง การเสาะแสวงหาบุคคลท่มี ีความรู้ สามารถและคณุ สมบตั ิอน่ื ๆ ท่ีจ�ำเป็นต่อการปฏิบตั ิ งานในตำ� แหน่งทส่ี ว่ นราชการก�ำหนดจำ� นวนหนงึ่ เพอ่ื ที่จะท�ำการเลอื กสรร การเลอื กสรร หมายถงึ การพิจารณาบคุ คลท่สี ่วนราชการได้ท�ำการสรรหามาทั้งหมด และท�ำการคัดเลอื ก บุคคลท่ีเหมาะสมกับตำ� แหน่งงานและสว่ นราชการมากทสี่ ดุ ไว้ กระบวนการสรรหาและเลอื กสรรบุคคล ประกอบด้วย ๕ ข้ันตอน ดังน้ี ๑. วางแผนการสรรหาและเลือกสรร ๒. กำ� หนดคณุ ลกั ษณะของบุคคลทต่ี อ้ งการ ๓. การสรรหา ๔. การเลือกสรร ๕. การติดตามและประเมินผล 78

การบริหารงานบุคคล ๓หน่วยที่ หลักเกณฑ์และวิธีการสรรหาและเลือกสรรพนกั งานราชการ ๑. ประกาศรบั สมคั รเป็นการทว่ั ไป ไมน่ ้อยกว่า ๕ วนั ท�ำการก่อนรับสมคั ร ๒. รบั สมคั รไม่น้อยกวา่ ๕ วันท�ำการ ๓. ก�ำหนดคา่ ธรรมเนยี มในการสอบได้ ๔. กำ� หนดหลกั เกณฑก์ ารเลอื กสรร ภายใตห้ ลกั ความรคู้ วามสามารถ ทกั ษะ และสมรรถนะทจี่ ำ� เปน็ สำ� หรบั การปฏบิ ตั งิ าน ๕. ก�ำหนดเกณฑก์ ารตดั สนิ ได้ตามความเหมาะสม ๖. อายบุ ญั ชผี ู้สอบแขง่ ขนั ได้ ไม่เกนิ ๒ ปี ขั้นตอนการสรรหาพนักงานราชการท่ัวไป ๑. การเตรียมการกอ่ นรบั สมคั ร ๑.๑ วางแผนดำ� เนนิ การสรรหาและเลอื กสรร ๑.๒ กำ� หนดรายละเอียดตา่ งๆ เกี่ยวกบั การสรรหาและเลอื กสรร เร่มิ ต้ังแต่การวิเคราะห์งาน เพือ่ ให้ ทราบถึงลกั ษณะงานที่จะปฏบิ ตั แิ ละคณุ สมบตั ิของบคุ คลท่ีจะเขา้ สตู่ �ำแหน่ง ๑.๓ จัดท�ำประกาศรบั สมัคร โดยระบุรายละเอยี ดในประกาศรับสมัคร ดงั นี้ (๑) กลมุ่ งานตามลักษณะงาน (๒) ชอ่ื ตำ� แหนง่ สามารถกำ� หนดชอ่ื ตำ� แหนง่ ไดต้ ามความเหมาะสม โดยพจิ ารณาใหส้ อดคลอ้ ง กับหน้าทคี่ วามรับผดิ ชอบ เช่น พนกั งานบริการ พนกั งานการเงิน นักคอมพวิ เตอร์ เจ้าหนา้ ทีฝ่ กึ อบรม เป็นต้น (๓) ลกั ษณะงานทจ่ี ะปฏิบัติและหนา้ ทีค่ วามรบั ผดิ ชอบของตำ� แหนง่ (๔) ระยะเวลาการจา้ ง ตามความจำ� เปน็ หรอื ตามภารกจิ ของสว่ นราชการ แตไ่ มเ่ กนิ ๔ ปี ตาม ระยะเวลาของกรอบอัตราก�ำลงั พนักงานราชการ (๕) ค่าตอบแทนทีจ่ ะได้รับตามหลักเกณฑท์ ่ีกำ� หนดในประกาศ คพร. เรื่องคา่ ตอบแทนและ สิทธปิ ระโยชนข์ องพนกั งานราชการ (๖) คณุ สมบัติของผ้มู สี ทิ ธิสมคั ร ก�ำหนดคณุ สมบตั ทิ วั่ ไปตามท่ีก�ำหนดใน ขอ้ ๘ ของระเบยี บ สำ� นกั นายกรฐั มนตรวี า่ ดว้ ยพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๔๗ ยกเวน้ ขอ้ ๘ (๘) สว่ นคณุ สมบตั เิ ฉพาะส�ำหรับต�ำแหน่งให้ พจิ ารณาก�ำหนดวฒุ ิการศกึ ษาทมี่ คี วามเหมาะสมและสอดคลอ้ งกบั ลักษณะงานทป่ี ฏบิ ัติ (๗) หลกั เกณฑก์ ารเลอื กสรร ใหก้ ำ� หนดความรคู้ วามสามารถหรอื ทกั ษะและสมรรถนะทจ่ี ำ� เปน็ ตอ้ งใช้สำ� หรบั การปฏบิ ตั งิ านในตำ� แหนง่ และวิธกี ารประเมนิ ในเร่อื งตา่ งๆ ทีก่ ำ� หนด (๘) เกณฑก์ ารตดั สนิ และเงอ่ื นไขการจา้ งอน่ื ๆ ใหพ้ จิ ารณาตามความเหมาะสมกบั หลกั เกณฑ์ การเลอื กสรรท่กี �ำหนด 79

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป (๙) ค่าธรรมเนียมในการสอบ ส่วนราชการสามารถก�ำหนดค่าธรรมเนียมในการสอบได้ตาม ความเหมาะสม และความจ�ำเป็นในการด�ำเนนิ การสรรหาและเลอื กสรร (๑๐) หลกั ฐานตา่ งๆ ท่ีตอ้ งใช้ในการรบั สมัครตามทส่ี ว่ นราชการเหน็ สมควร ๑.๔ แพร่ข่าวการรับสมัคร โดยประชาสัมพันธ์การประกาศรับสมัครเป็นการท่ัวไป มีระยะเวลาไม่ น้อยกวา่ ๕ วันทำ� การ ทัง้ น้ี ควรเลือกใช้สอื่ ทเ่ี หมาะสมซึง่ เป็นสอื่ หรอื ช่องทางทีจ่ ะเขา้ ถึงกลุ่มเปา้ หมายซึ่งเปน็ ผทู้ มี่ ี คณุ สมบัตติ ามท่ีสว่ นราชการตอ้ งการด้วย ๑.๕ เตรียมเอกสารการรับสมัครต่างๆ เช่น ใบสมัคร บัตรประจ�ำตัวผู้สมัคร แบบค�ำร้อง ขอสมัคร แบบฟอร์มใบรับรองแพทย์ เปน็ ต้น ๒. การรบั สมัคร สว่ นราชการกำ� หนดระยะเวลาในการรับสมคั รไดต้ ามความเหมาะสม แตต่ อ้ งไมน่ อ้ ยกวา่ ๕ วันท�ำการ ส่วนราชการจัดเตรียมการรบั สมคั ร ซงึ่ อาจเป็นการรบั สมคั รดว้ ยตนเอง รับสมัครทางไปรษณีย์ หรือรับ สมคั รผา่ นระบบอนิ เทอรเ์ นต็ โดยถา้ เปน็ การรบั สมคั รดว้ ยตนเองจะตอ้ งจดั เตรยี มสถานทท่ี ร่ี บั สมคั รและเจา้ หนา้ ทร่ี บั สมคั รที่มีความเหมาะสมและเพียงพอกับจำ� นวนผทู้ ี่คาดว่าจะมาสมัคร ๓. การตรวจสอบคุณสมบตั ผิ ู้สมคั ร ในกรณีการรับสมัครดว้ ยตนเอง ณ สถานทที่ ีส่ ว่ นราชการก�ำหนด ส่วนราชการนนั้ ตอ้ งตรวจสอบหลกั ฐานต่างๆ ตามท่รี ะบุไว้ในประกาศรบั สมัคร เชน่ ใบสมคั ร สำ� เนาบตั รประจ�ำตัวประชาชน ปรญิ ญาบตั ร เปน็ ต้น ๔. การประกาศรายชื่อผูม้ สี ิทธเิ ข้ารบั การประเมิน หลงั จากตรวจสอบคณุ สมบตั ผิ สู้ มคั รครบถว้ นแลว้ สว่ นราชการจดั ทำ� ประกาศรายชอื่ ผมู้ สี ทิ ธเิ ขา้ รบั การ ประเมินความรคู้ วามสามารถ ทกั ษะ และสมรรถนะ พรอ้ มประกาศกำ� หนดวนั เวลา และสถานทส่ี อบ และระเบียบ เกีย่ วกับการประเมนิ ความรูค้ วามสามารถ ทักษะ และสมรรถนะดงั กล่าว ๕. การเตรยี มการก่อนวันประเมิน เม่ือครบกำ� หนดระยะเวลาการรับสมัครและส่วนราชการทราบจำ� นวนผสู้ มคั รแลว้ ฝา่ ยเลขานุการคณะ กรรมการด�ำเนินการสรรหาและเลือกสรรควรเตรยี มการในเรอ่ื งเอกสาร บุคคล หรอื สถานที่ ใหพ้ ร้อมก่อนทีจ่ ะมกี าร ประเมินความรูค้ วามสามารถ ทักษะ และสมรรถนะ ซ่งึ การประเมินในแตล่ ะเรอื่ งมีวิธกี ารประเมินไดห้ ลากหลายวิธี แต่วธิ ที ่สี ่วนราชการนิยมใช้ในปจั จุบนั คอื การสอบข้อเขียน การทดสอบตวั อย่างงาน และการสอบสมั ภาษณ์ ซึ่งวิธี การต่างๆ ดงั กล่าวนี้ ฝ่ายเลขานุการคณะกรรมการดำ� เนินการสรรหาและเลอื กสรรควรเตรียมการในเร่ืองตา่ งๆ ดงั น้ี กรณกี ารสอบข้อเขยี น หรอื การทดสอบตัวอย่างงาน ๑. จัดหาสถานทส่ี อบทีเ่ หมาะสมกับจ�ำนวนผสู้ มคั รสอบ ๒. จัดทำ� ประกาศกำ� หนดวัน เวลา และสถานทส่ี อบ และระเบยี บเกี่ยวกับการสอบ ๓. จัดท�ำค�ำสั่งแต่งต้ังเจ้าหน้าที่จัดท�ำแบบทดสอบ และกระดาษค�ำตอบ หรือสมุดเขียนตอบ สำ� หรบั การสอบขอ้ เขยี น และอปุ กรณต์ า่ งๆ ทจ่ี ะตอ้ งใชใ้ นการทดสอบตวั อยา่ งงาน คำ� สงั่ แตง่ ตงั้ คณะกรรมการออกขอ้ สอบ 80

การบรหิ ารงานบคุ คล ๓หน่วยที่ และเจา้ หนา้ ทปี่ ฏบิ ตั งิ านในวนั สอบ รวมทง้ั คำ� สงั่ แตง่ ตง้ั เจา้ หนา้ ทก่ี รอกและรวมคะแนน ซงึ่ ตอ้ งกำ� หนดใหม้ เี จา้ หนา้ ที่ ๒ ชดุ เพือ่ ตรวจทานผลคะแนนสอบให้มีความถูกต้อง ๔. จัดหางบประมาณและค่าตอบแทนแกเ่ จ้าหนา้ ท่ีและกรรมการ ๕. จดั ใหม้ กี ารประชมุ ชแี้ จงกรรมการและเจา้ หนา้ ทปี่ ฏบิ ตั งิ านในวนั สอบกอ่ นการดำ� เนนิ การสอบ เพอ่ื ใหท้ ราบและตระหนกั ถงึ ความสำ� คญั แนวทางในการปฏบิ ตั งิ าน ทง้ั ทเี่ ปน็ ความลบั และไมเ่ ปน็ ความลบั และมาตรการ รกั ษาความปลอดภยั กรณีการสอบสมั ภาษณ์ ๑. จดั หาสถานท่ี ไดแ้ ก่ ห้องรอสอบสัมภาษณ์ และหอ้ งสอบสัมภาษณ์ ๒. จดั ท�ำประกาศก�ำหนดวนั เวลา และสถานท่ีสอบ และระเบยี บเกีย่ วกับการสอบ ๓. จัดท�ำค�ำสั่งแต่งตั้งคณะกรรมการสอบสัมภาษณ์และเจ้าหน้าท่ีปฏิบัติงาน รวมท้ัง ค�ำสั่งแต่งตั้งเจ้า หนา้ ทกี่ รอกและรวมคะแนน ซง่ึ ตอ้ งกำ� หนดใหม้ เี จา้ หนา้ ท่ี ๒ ชดุ เชน่ กนั แตก่ รณีทมี่ ที ั้งการสอบขอ้ เขยี นและการสอบ สมั ภาษณ์ ควรจดั ทำ� คำ� สง่ั แตง่ ตงั้ เจา้ หนา้ ทเ่ี พยี งชดุ เดยี วเพอ่ื ปฏบิ ตั งิ านทง้ั การกรอกและรวมคะแนนจากการสอบขอ้ เขียนและการสอบสัมภาษณ์ ๔. จัดหางบประมาณและค่าตอบแทนแก่เจา้ หนา้ ท่แี ละกรรมการ ๕. จดั เตรยี มเอกสารในวนั สมั ภาษณ์ เชน่ แบบฟอรม์ การประเมนิ ใบลงลายมอื ชอื่ ทหี่ นา้ ซองกรรมการ สอบสมั ภาษณ์ เปน็ ตน้ ๖. จัดใหม้ กี ารประชุมชีแ้ จงกรรมการสมั ภาษณแ์ ละเจา้ หนา้ ที่ปฏิบตั ิงาน เพอื่ ให้ทราบและตระหนักถงึ ความส�ำคัญ เพื่อซักซ้อมความเข้าใจและข้อตกลงเกี่ยวกับแนวทางการสัมภาษณ์และแนวทางการให้คะแนนท่ีเป็น ความลับ เพ่อื ใหก้ ารปฏบิ ัติงานเป็นมาตรฐานเดียวกนั กรณกี ารประเมนิ ดว้ ยวธิ กี ารอนื่ ๆ เชน่ การประเมนิ จากใบสมคั ร การตรวจสอบบคุ คลอา้ งองิ การประเมนิ จากหนังสอื รับรอง การประเมินจากแบบบันทึกความสำ� เรจ็ เปน็ ต้น ๑. จดั เตรยี มเอกสารประกอบการประเมนิ เชน่ แบบฟอรม์ การประเมนิ แนวทางการประเมนิ เป็นต้น ๒. จัดท�ำค�ำส่ังแต่งตั้งคณะกรรมการประเมินและเจ้าหน้าที่ปฏิบัติงาน รวมท้ังค�ำสั่งแต่งตั้งเจ้าหน้าท่ี กรอกและรวมคะแนน และกรณที ่มี ที ง้ั การสอบขอ้ เขียน การสอบสมั ภาษณ์ และการประเมินด้วยวธิ ีการอื่นๆ ก็ให้ จดั ท�ำคำ� สั่งเพยี งชุดเดยี ว ๓. จัดหางบประมาณและคา่ ตอบแทนแก่กรรมการ ๔. จัดให้มีการประชุมชี้แจงกรรมการประเมินและเจ้าหน้าท่ีปฏิบัติงาน เพื่อให้ทราบและตระหนักถึง ความส�ำคัญ แนวทางการประเมินและแนวทางการให้คะแนนท่ีเป็นความลับ เพ่ือให้การปฏิบัติงานเป็นมาตรฐาน เดียวกัน 81

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๖. การกรอกและรวมคะแนน เจา้ หนา้ ทกี่ รอกและรวมคะแนนทไี่ ดร้ บั แตง่ ตงั้ ทงั้ ๒ ชดุ ทำ� หนา้ ทรี่ วมคะแนนจากการประเมนิ ตามหลกั เกณฑ์การเลอื กสรร และจัดลำ� ดับทข่ี องผสู้ อบผ่านตามเกณฑก์ ารตัดสินทร่ี ะบุไว้ในประกาศรบั สมคั รสอบ โดยการก รอกและรวมคะแนน ตลอดจนการจดั ลำ� ดบั ท่ี เจา้ หนา้ ทท่ี งั้ ๒ ชดุ ตอ้ งดำ� เนนิ การอยา่ งเอกเทศ เปน็ อสิ ระจากกนั และ ตรวจทานผลคะแนนซึ่งกันและกนั สำ� หรบั กรณที ปี่ ระกาศรบั สมคั รกำ� หนดการประเมินเป็น ๒ ครงั้ ส่วนราชการกจ็ ะ ตอ้ งด�ำเนนิ การกรอกและรวมคะแนน และประกาศผลเป็น ๒ ครง้ั เชน่ กนั ๗. การประกาศรายช่ือผ้ผู ่านการเลอื กสรร เม่ือเจ้าหน้าท่ีที่ได้รับแต่งต้ังให้กรอกและรวมคะแนน ซ่ึงได้จัดล�ำดับท่ีของผู้สอบผ่านแล้ว ให้จัดท�ำ ประกาศรายชื่อผู้ผ่านการเลือกสรรเสนอประธานกรรมการด�ำเนินการสรรหาและเลือกสรรเพื่อรายงานให้หัวหน้า สว่ นราชการทราบ และหวั หนา้ สว่ นราชการลงนามในประกาศรายชอ่ื ผ้ผู ่านการเลอื กสรรตอ่ ไป โดยก�ำหนดใหบ้ ัญชี รายชอื่ ผู้ผา่ นการเลอื กสรรมีอายุตามทีส่ ่วนราชการเหน็ สมควร แตท่ ้ังน้ีตอ้ งไมเ่ กิน ๒ ปี นบั แตว่ ันประกาศบญั ชรี าย ชื่อผ้ผู ่านการคัดเลือก ๘. การเรยี กผ้ผู ่านการเลอื กสรรมารายงานตัว ส่วนราชการต้องเรียกผู้ผ่านการเลือกสรรมารายงานตัวและจัดจ้างตามจ�ำนวนอัตราว่างภายในระยะ เวลาของอายุบัญชี แต่ในกรณีท่ีส่วนราชการมีเหตุผลความจ�ำเป็นท่ีจะจัดจ้างพนักงานราชการภายหลังจากบัญชีฯ หมดอายุ ส่วนราชการต้องมีการเรียกผู้ผ่านการเลือกสรรมารายงานตัวภายในระยะเวลาของอายุบัญชี และการท�ำ สญั ญาจ้างต้องด�ำเนินการภายใน ๓๐ วัน นบั จากวนั ที่บญั ชหี มดอายุ การใช้บญั ชผี ู้ผ่านการเลือกสรร ๑. การใช้บัญชีผ้ผู ่านการเลอื กสรรพนักงานราชการของสว่ นราชการอ่ืน เมอื่ สว่ นราชการมอี ตั ราวา่ ง และไมม่ บี ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรพนกั งานราชการในตำ� แหนง่ นนั้ ๆ หวั หนา้ สว่ นราชการสามารถขอใชบ้ ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรพนกั งานราชการของสว่ นราชการอนื่ ได้ โดยมเี งอ่ื นไขวา่ ตำ� แหนง่ ท่ี จะขอใชบ้ ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรกบั ตำ� แหนง่ ทม่ี กี ารขนึ้ บญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรไว้ จะตอ้ งมลี กั ษณะงานเหมอื นกนั หรอื คล้ายกัน และต้องมีคุณสมบัติเฉพาะส�ำหรับต�ำแหน่งอย่างเดียวกันหรือคล้ายคลึงกัน โดยส่วนราชการผู้ขอใช้บัญชี ดำ� เนินการดังนี้ ๑.๑ กำ� หนดหลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารเลอื กสรรทง้ั ในสว่ นของความรคู้ วามสามารถ ทกั ษะ และสมรรถนะ ทีจ่ ะประเมนิ เพ่ิมเตมิ และแต่งตั้งคณะกรรมการดำ� เนนิ การสรรหาและเลอื กสรรเพ่ือประเมนิ ฯ ก่อนการประกาศราย ชือ่ ผผู้ า่ นการเลือกสรร ๑.๒ ประสานกับส่วนราชการเจ้าของบัญชีโดยตรง ในเร่ืองจ�ำนวนรายชื่อผู้ผ่านการเลือกสรรและ ขอ้ มลู ผู้ผา่ นการเลือกสรรดังกลา่ วทตี่ ้องการ ๑.๓ เมอ่ื ไดจ้ ำ� นวนรายชอ่ื และขอ้ มลู ของผผู้ า่ นการเลอื กสรรแลว้ ตอ้ งแจง้ ผผู้ า่ นการเลอื กสรรตามราย ชอ่ื ใหท้ ราบ เพ่ือมาแจ้งความประสงคส์ มคั รเข้ารบั การประเมนิ โดยจดั ทำ� เป็นหนงั สือราชการถงึ ผู้ผา่ นการเลอื กสรร ทุกคนโดยตรง 82

การบริหารงานบุคคล ๓หน่วยที่ รายละเอยี ดเพ่ิมเติม ๑. ผ้ผู า่ นการเลือกสรรที่ไม่ประสงค์ไปรบั การประเมนิ ความรู้ความสามารถ ทักษะ และสมรรถนะเพ่มิ เติมในส่วนราชการท่ีขอใช้บัญชี หรือผู้ผ่านการเลือกสรรท่ีได้รับการประเมินในส่วนราชการที่ขอใช้บัญชีและไม่ผ่าน การประเมินจะยังมสี ทิ ธทิ ี่จะไดร้ บั การจัดจ้างในบัญชีผู้ผา่ นการเลอื กสรร ๒. เมื่อส่วนราชการผขู้ อใชบ้ ญั ชีได้มีการประกาศขนึ้ บัญชีผผู้ า่ นการเลือกสรรพนกั งานราชการใหม้ แี ล้ว และเมอื่ ผผู้ า่ นการเลอื กสรรมกี ารสละสทิ ธกิ ารจดั จา้ งในบญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรของสว่ นราชการเจา้ ของบญั ชผี ผู้ า่ น การเลือกสรรจะยงั คงมสี ิทธใิ นการจดั จา้ งในบญั ชผี ู้ผา่ นการเลอื กสรร ๓. เมอ่ื สว่ นราชการผขู้ อใชบ้ ญั ชไี ดจ้ ดั จา้ งผผู้ า่ นการเลอื กสรรแลว้ ควรแจง้ สว่ นราชการเจา้ ของบญั ชี เพอื่ เป็นฐานขอ้ มูลของการจดั จา้ งพนักงานราชการในบัญชีของสว่ นราชการเจ้าของบัญชี ๒. การใชบ้ ญั ชผี ู้ผา่ นการเลอื กสรรพนักงานราชการในสว่ นราชการเดียวกนั ๒.๑ กรณเี ปน็ อตั ราวา่ งในชอื่ ตำ� แหนง่ เดยี วกนั สว่ นราชการสามารถจดั จา้ งเปน็ พนกั งานราชการตาม ล�ำดับท่ที ่สี อบได้ ๒.๒ กรณเี ป็นอตั ราวา่ งในรายชอื่ ตำ� แหน่งอื่น แตส่ ว่ นราชการพจิ ารณาแล้ววา่ อตั ราวา่ งดงั กลา่ วเป็น อตั ราวา่ งในงานลกั ษณะเดยี วกนั หรอื คลา้ ยกนั และตอ้ งการบคุ คลทม่ี คี ณุ สมบตั เิ ฉพาะสำ� หรบั ตำ� แหนง่ อยา่ งเดยี วกนั หรอื คล้ายกันหรอื ตอ้ งการใชบ้ คุ คลท่มี ีความร้คู วามสามารถ ทักษะ และสมรรถนะเพิม่ เตมิ โดยกรณที ่ีมีการประเมนิ เพมิ่ เตมิ ใหด้ ำ� เนนิ การตามแนวทางการใชบ้ ญั ชผี ผู้ า่ นการเลอื กสรรพนกั งานราชการของสว่ นราชการอนื่ ขอ้ ๑.๑ - ๑.๓ การจดั ทำ� สัญญา ๑. เมอ่ื สว่ นราชการสรรหาและเลือกสรรพนกั งานราชการไดแ้ ล้ว สว่ นราชการตอ้ งจัดท�ำสัญญาจ้างผผู้ ่าน การเลือกสรรในแนวทางดังต่อไปน้ี ๑.๑ สว่ นราชการทำ� สญั ญาจา้ งผผู้ า่ นการเลอื กสรร ดว้ ยแบบสญั ญาจา้ งตามทก่ี ำ� หนดแนบทา้ ยประกาศ คพร. เรอื่ ง หลกั เกณฑ์ วธิ กี ารและเงอ่ื นไขการสรรหาและเลอื กสรรพนกั งานราชการ และแบบสญั ญาจา้ งแรงงาน พ.ศ. ๒๕๕๒ โดยมีระยะเวลาการจา้ งโดยความจ�ำเป็นหรอื ความเหมาะสมกับภาระงาน หรอื ตามระยะเวลาส้นิ สดุ ของงาน หรือโครงการ เชน่ ๒-๓ ปี แตไ่ มเ่ กนิ ๔ ปี ๑.๒ เน่ืองจากระบบพนักงานราชการ ส่วนราชการต้องใช้สัญญาจ้างในการบริหารจัดการพนักงาน ราชการตลอดอายสุ ัญญา ดงั นน้ั สิง่ ส�ำคัญของการทำ� สัญญาจ้าง คอื การกรอกขอ้ ความ หรอื จัดท�ำรายละเอยี ดตา่ งๆ ในสญั ญาจา้ งใหม้ ีความชัดเจน ครบถว้ น และสมบรู ณ์ ๑.๓ หวั หน้าส่วนราชการ หรือผ้ทู ี่หวั หน้าสว่ นราชการมอบหมายเป็นผู้ลงนามในสญั ญาจา้ ง ในฐานะ ส่วนราชการ กบั คูส่ ญั ญา คือ พนักงานราชการ ๒. ส่วนราชการต้องควบคุม หรือดูแลให้มีการปฏิบัติตามสัญญาจ้างในระหว่างสัญญา เช่น การหักภาษี เงินได้ การด�ำเนนิ การกรณีมีการฝา่ ฝนื สญั ญา เชน่ การเปดิ เผยความลับ หรอื การละเมิดลิขสิทธิ์ของราชการ 83

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๓. กรณีท่ีสัญญาจ้างของพนักงานราชการส้ินสุด และส่วนราชการมีภาระงานซึ่งจ�ำเป็นต่อสัญญา จ้างพนักงานราชการ ส่วนราชการต้องท�ำสัญญาจ้างใหม่ตามแนวทางปฏิบัติของการท�ำสัญญาจ้างในครั้งแรก แต่ท้ังนี้ต้องเป็นไปตามข้อก�ำหนดเก่ียวกับการประเมินผลการปฏิบัติงาน ตามประกาศ คพร. เรื่อง แนวทาง การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านของพนกั งานราชการ กล่าวคือ ผู้ทจี่ ะได้รับการต่อสญั ญาจะตอ้ งมผี ลการปฏบิ ัติงานท่ี ผ่านมาดว้ ยคะแนนเฉลย่ี ย้อนหลังไม่เกิน ๔ ปี ไมต่ ่ำ� กว่าระดับดี การจัดท�ำบัตรประจ�ำตวั ข้าราชการครูและบุคลากรทางการศึกษา ลกู จา้ งประจ�ำและพนักงานราชการ กฎ ระเบยี บ หลักเกณฑ์ท่เี ก่ยี วข้อง พระราชบัญญตั ิบัตรประจำ� ตัวเจา้ หน้าท่ีของรัฐ พ.ศ. ๒๕๔๒ ขา้ ราชการครแู ละบุคลากรทางการศกึ ษา ลูกจา้ งประจ�ำ และพนกั งานราชการ ขั้นตอนการด�ำเนินการ ๑. รบั คำ� รอ้ งขอมีบตั รประจ�ำตวั โดยแนบเอกสาร ดงั น้ี ๑.๑ แบบค�ำร้องขอมบี ตั ร (แบบ บจ.๑) ๑.๒ บตั รเก่า (กรณตี ่ออายบุ ตั ร) ๑.๓ ส�ำเนาบัตรประจำ� ตัวประชาชน หรือสำ� เนาทะเบยี นบ้าน ๑.๔ รูปถ่ายหน้าตรง สวมเครื่องแบบข้าราชการ หรือพนักงานราชการ (แล้วแต่กรณี) ถ่ายไวไ้ ม่เกนิ ๖ เดอื น ขนาด ๑ น้ิว จ�ำนวน ๒ รูป ๒. จัดท�ำบัตรประจ�ำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐ และแบบบัตรประจ�ำตัวเจ้าหน้าที่ของรัฐท่ีไม่ได้ออกด้วยระบบ คอมพวิ เตอร์ (แบบที่ ๒ ก.) เพ่ือเสนอผู้มอี �ำนาจลงนาม ๓. เมื่อผู้มีอ�ำนาจลงนามแล้ว ให้ประทับตรา ส�ำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ด้วยหมึกสี แดง และประทับตรา ผู้อ�ำนวยการส�ำนักงาน กศน.จังหวัด... ปฏิบัติราชการแทนปลัดกระทรวงศึกษาธิการ ในต�ำแหน่งผูอ้ อกบัตร ลงบนบัตรประจำ� ตวั เจา้ หน้าที่ของรัฐและแบบบตั รประจ�ำตวั เจา้ หน้าทข่ี องรัฐทไี่ มไ่ ดอ้ อกดว้ ย ระบบคอมพิวเตอร์ (แบบที่ ๒ ก.) ๔. บนั ทึกขอ้ มลู ลงในทะเบยี นคมุ บัตรประจ�ำตวั เจา้ หน้าท่ีของรัฐ ๕. แจ้งใหผ้ ยู้ ่ืนค�ำขอมบี ัตรมารบั บตั ร และให้ลงลายมือช่อื รับบัตรในทะเบยี นคมุ บตั ร 84

การบรหิ ารงานบุคคล ๓หน่วยที่ ผู้บรหิ ารการศึกษา และผูบ้ ริหารสถานศึกษา ขั้นตอนการด�ำเนนิ การ ๑. รับค�ำร้องขอมีบตั รประจ�ำตัว โดยแนบเอกสาร ดงั นี้ ๑.๑ แบบคำ� รอ้ งขอมบี ตั ร (แบบ บจ.๑ และแบบท่ี ๒ ก. ซง่ึ ผยู้ นื่ คำ� ขอมบี ตั รไดล้ งลายมอื ชอื่ ใตร้ ปู ถา่ ย เรยี บรอ้ ยแลว้ ) ๑.๒ บตั รเกา่ (กรณีต่ออายบุ ตั ร) ๑.๓ ส�ำเนาบัตรประจ�ำตวั ประชาชน หรือสำ� เนาทะเบียนบ้าน ๑.๔ รูปถา่ ยหนา้ ตรง สวมเคร่อื งแบบข้าราชการ ถ่ายไวไ้ มเ่ กิน ๖ เดือน ขนาด ๑ น้วิ จ�ำนวน ๒ รูป ๒. จัดทำ� หนังสือน�ำสง่ เอกสารตา่ งๆ ไปยังสำ� นักงาน กศน. ๓. เมอื่ ไดร้ บั บตั รประจำ� ตวั จากสำ� นกั งาน กศน. แลว้ ใหล้ งทะเบยี น ในทะเบยี นคมุ บตั รประจำ� ตวั เจา้ หนา้ ท่ี ของรัฐ ๔. แจ้งใหผ้ ยู้ นื่ คำ� ขอมบี ตั รมารับบตั ร และให้ลงลายมอื ชื่อรบั บตั รในทะเบยี นคุมบตั ร ขา้ ราชการบ�ำนาญ ข้นั ตอนการด�ำเนนิ การ ๑. รบั ค�ำร้องขอมีบตั รประจ�ำตวั โดยแนบเอกสาร ดงั น้ี ๑.๑ แบบคำ� รอ้ งขอมบี ตั ร (แบบ บจ.๑ และแบบที่ ๒ ก. ซงึ่ ผยู้ นื่ คำ� ขอมบี ตั รไดล้ งลายมอื ชอื่ ใตร้ ปู ถา่ ย เรียบร้อยแล้ว) ๑.๒ บัตรเก่า (กรณตี อ่ อายุบตั ร) ๑.๓ ส�ำเนาบัตรประจ�ำตวั ประชาชน หรอื สำ� เนาทะเบียนบ้าน ๑.๔ รปู ถ่ายหนา้ ตรง สวมชุดสภุ าพ ติดเครื่องหมาย นก. (นอกราชการ) บนปกเส้ือด้านขวา ถา่ ยไว้ไม่ เกนิ ๖ เดอื น ขนาด ๑ นว้ิ จำ� นวน ๒ รปู ๒. จัดทำ� หนงั สือน�ำสง่ เอกสารต่างๆ ไปยังสำ� นักงาน กศน. ๓. เมอื่ ไดร้ บั บตั รประจำ� ตวั จากสำ� นกั งาน กศน. แลว้ ใหล้ งทะเบยี น ในทะเบยี นคมุ บตั รประจำ� ตวั เจา้ หนา้ ที่ ของรัฐ ๔. แจง้ ให้ผู้ยืน่ ค�ำขอมบี ตั รมารับบัตร และใหล้ งลายมอื ช่ือรับบตั รในทะเบยี นคุมบัตร 85

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การลาของขา้ ราชการ ลกู จ้างประจ�ำ และพนักงานราชการ ระเบียบท่ีเกย่ี วขอ้ ง ๑. ระเบยี บสำ� นกั นายกรัฐมนตรวี า่ ด้วยการลาของข้าราชการ พ.ศ. ๒๕๕๕ ๒. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เรื่อง ค่าตอบแทนและสิทธิประโยชน์ของพนักงาน ราชการ (ฉบบั ท่ี ๓) พ.ศ. ๒๕๔๘ ประเภทการลาของข้าราชการ การลาของข้าราชการ แบง่ ออกเป็น ๑๑ ประเภท ดังต่อไปนี้ ๑. การลาป่วย ๒. การลาคลอดบตุ ร ๓. การลาไปช่วยเหลอื ภริยาทีค่ ลอดบตุ ร ๔. การลากิจสว่ นตวั ๕. การลาพกั ผ่อน ๖. การลาอปุ สมบทหรือการลาไปประกอบพธิ ฮี ัจย์ ๗. การลาเขา้ รบั การตรวจเลอื กหรือเขา้ รบั การเตรยี มพล ๘. การลาไปศึกษา ฝึกอบรม ปฏบิ ัติการวิจัย หรือดูงาน ๙. การลาไปปฏิบัติงานในองค์การระหวา่ งประเทศ ๑๐. การลาตดิ ตามคูส่ มรส ๑๑. การลาไปฟื้นฟสู มรรถภาพดา้ นอาชพี หลกั เกณฑ์และวิธีปฏบิ ตั ิเกีย่ วกับการลา การลาของข้าราชการและลกู จ้างประจ�ำ มดี ังน้ี ๑. การลาปว่ ย เปน็ การลาเพอ่ื ไปรกั ษาตวั เมอื่ เจ็บปว่ ย ๑.๑ ให้เสนอหรือจัดส่งใบลาต่อผู้บังคับบัญชาตามล�ำดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตก่อน หรือ ในวันที่ลา เวน้ แต่ในกรณจี �ำเปน็ จะเสนอหรือจัดส่งใบลาในวันแรกท่ีมาปฏบิ ตั ริ าชการกไ็ ด้ ๑.๒ การลาป่วยตดิ ต่อกนั ๓๐ วันข้นึ ไป ตอ้ งมใี บรบั รองแพทยแ์ นบกบั ใบลาดว้ ย ๑.๓ การลาป่วยไม่เกนิ ๓๐ วัน ไม่ว่าลาครงั้ เดยี วหรือหลายคร้งั ตดิ ต่อกนั ผูบ้ ังคับบญั ชาอาจส่ังให้มี ใบรับรองแพทยเ์ พอ่ื ประกอบการพจิ ารณากไ็ ด้ 86

การบรหิ ารงานบคุ คล ๓หน่วยที่ ๑.๔ การนับวันลาป่วยให้นับเฉพาะวันท�ำการ ปีละไม่เกิน ๖๐ วันท�ำการ แต่ถ้าผู้บังคับ บัญชาต้ังแต่ต�ำแหน่งอธิบดีหรือต�ำแหน่งเทียบเท่าข้ึนไปเห็นสมควรจะให้จ่ายเงินเดือนต่อไปอีกก็ได้ แต่ไม่เกิน ๖๐ วนั ท�ำการ (รวมแลว้ ไมเ่ กิน ๑๒๐ วนั ทำ� การ) ๒. การลาคลอดบตุ ร การลาคลอดบตุ ร เปน็ การลาหยดุ งานของสตรซี ง่ึ มคี รรภใ์ นชว่ งกอ่ นคลอด วนั คลอด บตุ ร และหลงั คลอด ๒.๑ ให้เสนอหรือจัดส่งใบลาต่อผู้บังคับบัญชาตามล�ำดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตก่อน หรือ ในวันท่ีลา ๒.๒ การลาคลอดบุตรจะลาในวันทค่ี ลอด กอ่ น หรอื หลงั วนั ทค่ี ลอดบตุ รก็ได้ ๒.๓ ลาโดยไม่ตอ้ งมใี บรับรองแพทย์ ๒.๔ การนับวันลาคลอดบุตรให้นบั วันหยดุ ราชการรวมด้วย ลาคร้ังหนึ่งไม่ไดเ้ กิน ๙๐ วัน ๓. การลาไปชว่ ยเหลอื ภรยิ าทคี่ ลอดบตุ ร เปน็ การลาเพอื่ ไปชว่ ยเหลอื ภรยิ าโดยชอบดว้ ยกฎหมายทคี่ ลอด บุตร ๓.๑ ให้เสนอหรือจัดส่งใบลาต่อผู้บังคับบัญชาตามล�ำดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตก่อน หรือ ในวันทล่ี า ภายใน ๙๐ วนั นับแตว่ ันท่ีคลอดบตุ ร ๓.๒ ลาครง้ั หนงึ่ ติดต่อกนั ได้ ไมเ่ กิน ๑๕ วนั ทำ� การ ๓.๓ ผูม้ ีอำ� นาจอนญุ าตอาจให้แสดงหลักฐานประกอบการพจิ ารณาอนญุ าตดว้ ยก็ได้ ๔. การลากิจสว่ นตัว การลากิจส่วนตวั เป็นการลาหยดุ งานเพอ่ื ท�ำกจิ ธุระ ๔.๑ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าต และเมอ่ื ไดร้ บั อนญุ าต แลว้ จึงจะหยุดราชการได้ เว้นแต่มีเหตุจำ� เปน็ ไม่สามารถรอรบั อนญุ าตได้ทัน จะเสนอหรือจัดส่งใบลาพรอ้ มระบุเหตุ จำ� เปน็ ไว้ แลว้ หยดุ ราชการไปกอ่ นกไ็ ด้ แต่จะตอ้ งชแี้ จงเหตุผลให้ผู้มีอ�ำนาจอนุญาตทราบโดยเร็ว ๔.๒ กรณลี ากิจสว่ นตัวเพอ่ื เล้ยี งดูบตุ รให้มีสิทธลิ าต่อเนื่องจากการลาคลอดบุตรได้ไมเ่ กิน ๑๕๐ วนั ท�ำการ ๕. การลาพักผ่อน ๕.๑ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าต และเมอื่ ไดร้ บั อนญุ าต แล้วจงึ จะหยุดราชการได้ ๕.๒ ข้าราชการมสี ิทธิลาพักผ่อนประจำ� ปี ในปงี บประมาณหน่ึงได้ ๑๐ วันท�ำการ ๕.๓ หากขา้ ราชการผใู้ ดมไิ ดล้ าพกั ผอ่ นประจำ� ปี หรอื ลาพกั ผอ่ นประจำ� ปแี ลว้ แตไ่ มค่ รบ ๑๐ วนั ทำ� การ ใหส้ ะสมวันท่ียงั มิได้ลาในปีน้นั รวมเขา้ กับปีต่อๆ ไปได้ ไมเ่ กิน ๒๐ วนั ทำ� การ กรณีท่ีรับราชการตดิ ต่อกันมาแล้วไม่ น้อยกว่า ๑๐ ปี ใหส้ ะสมไดไ้ ม่เกนิ ๓๐ วันทำ� การ ๕.๔ ข้าราชการท่ีปฏิบตั งิ านในสถานศกึ ษาและมีวนั หยดุ ภาคการศึกษา หากไดห้ ยดุ ราชการตามวัน หยดุ ภาคการศึกษาเกนิ กว่าวนั ลาพักผอ่ นตามที่ระเบียบของทางราชการก�ำหนดไม่มสี ิทธลิ าพกั ผ่อน 87

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๖. การลาอปุ สมบทหรอื การลาไปประกอบพธิ ฮี จั ย์ ๖.๑ ให้เสนอหรือจดั ส่งใบลาต่อผู้บงั คบั บัญชาตามลำ� ดับจนถึงผู้มีอ�ำนาจพจิ ารณาหรืออนญุ าต ก่อน วนั อปุ สมบท หรอื กอ่ นวันเดนิ ทางไปประกอบพิธีฮัจย์ ไมน่ ้อยกวา่ ๖๐ วัน ๖.๒ เมอ่ื ไดร้ บั อนุญาตให้ลาแล้ว จะตอ้ งอปุ สมบทหรอื ออกเดนิ ทางไปประกอบพธิ ีฮจั ย์ ภายใน ๑๐ วันนบั แตว่ นั เริ่มลา และกลบั มารายงานตวั เข้าปฏิบตั ิราชการภายใน ๕ วนั นบั แตว่ ันท่ลี าสกิ ขาหรอื วนั ที่เดินทางกลบั ถงึ ประเทศไทยหลงั จากการเดนิ ทางไปประกอบพธิ ีฮจั ย์ โดยนับรวมอยู่ภายในระยะเวลาที่ได้รับอนุญาตการลา ๗. การลาเขา้ รบั การตรวจเลอื กหรอื เขา้ รบั การเตรียมพล ๗.๑ ข้าราชการทีไ่ ด้รับหมายเรยี กเข้ารับการตรวจเลือก ให้รายงานลาต่อผบู้ งั คบั บญั ชา กอ่ นวนั เข้ารับการตรวจเลือกไม่นอ้ ยกว่า ๔๘ ช่ัวโมง ๗.๒ ข้าราชการที่ได้รับหมายเรียกเข้ารับการเตรียมพลให้รายงานลาต่อผู้บังคับบัญชาภายใน ๔๘ ช่วั โมงนับแตเ่ วลารับหมายเรยี ก ๗.๓ ใหข้ า้ ราชการไปเขา้ รบั การตรวจเลอื ก หรอื เขา้ รบั การเตรยี มพลตามวนั เวลาในหมายเรยี กนน้ั โดย ไม่ต้องรอรับค�ำสัง่ อนุญาต และให้ผู้บังคบั บญั ชาเสนอรายงานลาไปตามล�ำดบั จนถึงหัวหน้าส่วนราชการ ๗.๔ เม่ือพ้นจากการเข้ารับการตรวจเลือกหรือเข้ารับการเตรียมพลแล้ว ให้มารายงานตัวกลับเข้า ปฏิบัติราชการตามปกติตอ่ ผู้บงั คับบญั ชา ภายใน ๗ วัน ๘. การลาไปศึกษา ฝกึ อบรม ปฏบิ ัตกิ ารวิจัย หรอื ดงู าน ขา้ ราชการซึ่งประสงค์จะลาไปศกึ ษา ฝึกอบรม ปฏิบัติการวจิ ัย หรือดูงานในประเทศ หรอื ตา่ งประเทศ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าตตามลำ� ดบั จนถงึ หวั หนา้ สว่ นราชการ แลว้ แตก่ รณี เพอื่ พจิ ารณา อนญุ าต ทงั้ นี้ จะตอ้ งปฏบิ ตั ใิ หถ้ กู ตอ้ งตามระเบยี บวา่ ดว้ ยการใหข้ า้ ราชการไปศกึ ษา ฝกึ อบรม ปฏบิ ตั กิ ารวจิ ยั หรอื ดงู าน ในประเทศ หรือต่างประเทศ (แล้วแต่กรณ)ี ๙. การลาไปปฏบิ ตั ิงานในองค์การระหวา่ งประเทศ ๙.๑ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ รฐั มนตรเี จา้ สงั กดั เพอื่ พจิ ารณาอนญุ าต ๙.๒ ขา้ ราชการทล่ี าไปปฏบิ ตั งิ านในองคก์ ารระหวา่ งประเทศทมี่ รี ะยะเวลาไมเ่ กนิ ๑ ปเี มอื่ ปฏบิ ตั งิ าน แล้วเสรจ็ ให้รายงานตวั เขา้ ปฏิบัติหนา้ ทร่ี าชการภายใน ๑๕ วนั นบั แตว่ นั ครบก�ำหนดเวลา ๙.๓ ใหร้ ายงานผลเกยี่ วกบั การลาไปปฏบิ ตั งิ านในองคก์ ารระหวา่ งประเทศ ใหร้ ฐั มนตรเี จา้ สงั กดั ทราบ ภายใน ๓๐ วนั นบั แต่วนั ที่กลับมาปฏบิ ัตหิ น้าทร่ี าชการ โดยใช้แบบรายงานตามท่ีทางราชการกำ� หนด ๑๐. การลาตดิ ตามคสู่ มรส ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจอนญุ าต เพอื่ พจิ ารณาอนญุ าตใหล้ า ได้ไมเ่ กิน ๒ ปี และในกรณีจำ� เปน็ อาจอนญุ าตใหล้ าต่อได้อีก ๒ ปี แตเ่ มอื่ รวมแลว้ ตอ้ งไมเ่ กนิ ๔ ปี ถา้ เกนิ ๔ ปใี ห้ลา ออกจากราชการ 88

การบริหารงานบคุ คล ๓หน่วยที่ ๑๑. การลาไปฟืน้ ฟูสมรรถภาพด้านอาชีพ ๑๑.๑ ข้าราชการผู้ใดได้รับอันตรายหรือการป่วยเจ็บเพราะเหตุปฏิบัติราชการในหน้าที่หรือถูก ประทุษร้ายเพราะเหตุกระท�ำการตามหน้าท่ี จนท�ำให้ตกเป็นผู้ทุพพลภาพหรือพิการ หากข้าราชการผู้น้ันประสงค์ จะลาไปเขา้ รบั การฝกึ อบรมหลกั สตู รเกยี่ วกบั การฟน้ื ฟสู มรรถภาพทจี่ ำ� เปน็ ตอ่ การปฏบิ ตั หิ นา้ ทร่ี าชการ หรอื ทจ่ี ำ� เปน็ ต่อการประกอบอาชีพ แล้วแตก่ รณี มสี ทิ ธลิ าไปฟน้ื ฟสู มรรถภาพดา้ นอาชพี คร้งั หนึง่ ไดต้ ามระยะเวลาทก่ี ำ� หนดไว้ใน หลักสตู รท่ปี ระสงค์จะลา แต่ไมเ่ กนิ ๑๒ เดือน ๑๑.๒ ใหเ้ สนอหรอื จดั สง่ ใบลาตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชาตามลำ� ดบั จนถงึ ผมู้ อี ำ� นาจพจิ ารณาหรอื อนญุ าต พรอ้ ม แสดงหลกั ฐานเก่ียวกบั หลักสูตรทปี่ ระสงค์จะลา และเอกสารทีเ่ ก่ียวข้อง (ถา้ มี) เพ่ือพิจารณาอนญุ าต และเมือ่ ได้รบั อนุญาตแล้วจึงจะหยุดราชการเพือ่ ไปฟน้ื ฟูสมรรถภาพด้านอาชพี ได้ พนักงานราชการ มีสิทธกิ ารลาประเภทต่างๆ มดี งั น้ี ๑. ลาปว่ ย มีสิทธลิ าป่วยไดเ้ ทา่ ที่ป่วยจรงิ และมีสทิ ธิไดร้ ับค่าตอบแทนระหว่างลาได้ ปงี บประมาณหน่ึงไม่ เกนิ ๓๐ วัน (นับเฉพาะวนั ทำ� การ) การลาปว่ ยตั้งแต่ ๓ วันขน้ึ ไป ผมู้ อี �ำนาจอนญุ าตอาจสั่งให้มใี บรับรองแพทยจ์ าก สถานพยาบาลทที่ างราชการรบั รองประกอบการลา หรอื ประกอบการพจิ ารณาอนุญาตก็ได้ ๒. ลาคลอดบุตร มีสิทธิลาคลอดบุตรได้ ๙๐ วัน และมีสิทธิได้รับค่าตอบแทนระหว่างลาคลอดบุตร ได้ไม่เกนิ ๔๕ วัน ส่วนอีก ๔๕ วัน ใหร้ ับจากส�ำนักงานประกนั สงั คม ทัง้ นี้ ตามสิทธิท่ีเกิดขึ้นตาม กฎหมายวา่ ด้วย ประกนั สังคม ๓. ลากจิ สว่ นตวั มสี ทิ ธลิ ากจิ สว่ นตวั ไดป้ งี บประมาณหนงึ่ ไมเ่ กนิ ๑๐ วนั โดยไดร้ บั คา่ ตอบแทนระหวา่ งลา (นบั เฉพาะวนั ทำ� การ) และในกรณที พี่ นกั งานราชการเขา้ ทำ� งานไมถ่ งึ ๑ ปี ใหท้ อนสทิ ธทิ จี่ ะไดร้ บั คา่ ตอบแทนระหวา่ งลา ลงตามสว่ นของจ�ำนวนวนั ทจี่ า้ ง ๔. ลาพักผ่อน มีสิทธิลาพักผ่อนปีงบประมาณหน่ึงไม่เกิน ๑๐ วัน โดยได้รับค่าตอบแทน ระหว่าง ลา (นับเฉพาะวันท�ำการ) และในกรณีท่ีพนักงานราชการเข้าท�ำงานไม่ถึง ๑ ปี ให้ทอนสิทธิท่ีจะได้รับค่าตอบแทน ระหว่างลาลดลงตามส่วนของจ�ำนวนวันที่จ้าง ส�ำหรับในปีแรกที่ได้รับการจ้างเป็นพนักงานราชการยังไม่ครบ ๖ เดอื น ไมม่ สี ทิ ธลิ าพกั ผอ่ น ทงั้ นี้ พนกั งานราชการจะไมไ่ ดร้ บั สทิ ธวิ นั ลาพกั ผอ่ นสะสมแตอ่ ยา่ งใด ๕. ลาเพ่ือรับราชการทหาร ในการเรียกพลเพ่ือตรวจสอบเพ่ือฝึกวิชาทหารเข้ารับการระดมพล หรือ เพื่อทดลองความพร่ังพร้อมตามกฎหมายว่าด้วยการรับราชการทหาร ให้มีสิทธิได้รับค่าตอบแทน ระหว่างลาได้ ปงี บประมาณหนงึ่ ไมเ่ กิน ๖๐ วัน ทงั้ น้ี เมอ่ื พ้นจากการเข้ารับการตรวจเลอื กหรือเตรยี มพลให้ รายงานตัวกลบั เขา้ ปฏิบัตงิ านภายใน ๗ วนั ๖. ลาเพ่ือไปอปุ สมบทหรอื ประกอบพิธีฮัจญ์ พนกั งานราชการท่ีได้รบั การจ้างต่อเนื่องไม่น้อยกว่า ๔ ปี มิ สทิ ธ์ิลาไปอุปสมบทหรือประกอบพธิ ฮี ัจญ์ได้จ�ำนวน ๑ คร้ัง ตลอดช่วงเวลาของการมสี ถานภาพเปน็ พนักงานราชการ โดยการลาอปุ สมบทมสี ทิ ธลิ าไดไ้ มเ่ กิน ๑๒๐ วัน และการลาไปประกอบพิธฮี จั ญ์ได้ไมเ่ กนิ ๑๒๐ วัน 89

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป สิทธิได้รับค่าตอบแทนระหว่างลาของพนกั งานราชการ ๑. ลาป่วย ให้ได้รับค่าตอบแทนระหวา่ งลาได้ปหี นึ่งไมเ่ กิน ๓๐ วัน ส่วนทีเ่ กนิ ๓๐ วัน มสี ิทธิไดร้ บั เงนิ ทดแทนการขาดรายไดจ้ ากกองทนุ ประกนั สงั คม ทัง้ นีต้ ามหลกั เกณฑแ์ ละเงื่อนไขตามกฎหมายว่าดว้ ยประกนั สงั คม ๒. ลาคลอดบุตร ไดร้ ับคา่ ตอบแทนระหวา่ งลาได้ไมเ่ กิน ๔๕ วัน และมสี ทิ ธิได้รับเงนิ สงเคราะห์การหยดุ งานเพ่อื การคลอดบุตรจากกองทนุ ประกันสังคม ทงั้ นีต้ ามหลกั เกณฑ์และเง่ือนไขตามกฎหมายว่าดว้ ยประกันสังคม ๓. ลากจิ สว่ นตัว ได้รบั ค่าตอบแทนระหวา่ งลาได้ปหี นึง่ ไม่เกนิ ๔๐ วนั ๔. ลาพกั ผอ่ นประจ�ำปี ไดร้ ับค่าตอบแทนระหว่างลาไดป้ ีหนงึ่ ไมเ่ กิน ๑๐ วนั ๕. ลาเพอื่ รบั ราชการทหารเพอ่ื ตรวจสอบ เพอ่ื ฝกึ วชิ าทหาร เขา้ รบั การระดมพล หรอื ทดลองความพรงั่ พรอ้ ม ได้รับค่าตอบแทนระหว่างลาปหี น่ึงไม่เกนิ ๖๐ วนั ๖. ลาเพื่อไปอปุ สมบท หรอื ลาไปประกอบพธิ ฮี จั ญ์ ได้รบั คา่ ตอบแทนระหว่างลาได้ไม่เกิน ๑๒๐ วัน การไปตา่ งประเทศในระหวา่ งการลา หรือในระหว่างวันหยุดราชการ หากขา้ ราชการ ลกู จา้ งประจำ� หรอื พนกั งานราชการ ประสงคจ์ ะไปตา่ งประเทศในระหวา่ งลา หรอื ในระหวา่ ง วันหยุดราชการให้ด�ำเนินการเสนอขออนุญาตต่อผู้บังคับบัญชาจนถึงผู้มีอ�ำนาจอนุญาตการลา ท้ังน้ี จะต้องได้รับ อนุญาตการลา พักผ่อน หรอื ลากิจ จากผบู้ ังคับบัญชาผมู้ ีอำ� นาจอนุญาตการลากอ่ น แล้วจึงเสนอขออนญุ าตการไป ตา่ งประเทศ การลาศึกษาตอ่ ภายในประเทศ ระเบยี บท่เี กย่ี วขอ้ ง ๑. ระเบียบกระทรวงศกึ ษาธกิ ารวา่ ดว้ ยการใหข้ ้าราชการไปศกึ ษาตอ่ และฝกึ อบรมภายในประเทศ พ.ศ. ๒๕๓๘ และที่แกไ้ ขเพ่มิ เตมิ (ฉบบั ท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๔๗ ๒. มติคณะรัฐมนตรี เม่ือวันที่ ๑๔ พฤษภาคม ๒๕๓๙ ก�ำหนดหลักเกณฑ์การท�ำสัญญาค้�ำประกันของ ข้าราชการท่ีลาไปศึกษาว่า ผู้ค้�ำประกันจะต้องเป็นบิดา หรือมารดาของผู้ที่จะไปศึกษา หากไม่สามารถจัดหาผู้ค้�ำ ประกนั ทเ่ี ปน็ บิดา หรือมารดาได้ ๓. ระเบยี บกระทรวงการคลงั วา่ ดว้ ยการทำ� สญั ญาและการชดใชเ้ งนิ กรณรี บั ทนุ ลาศกึ ษา ฝกึ อบรม ปฏบิ ตั ิ การวจิ ัย และปฏบิ ัติงานในองค์การระหวา่ งประเทศ พ.ศ. ๒๕๔๘ ๔. หลกั เกณฑ์วธิ ปี ฏบิ ัตเิ กย่ี วกบั การจดั ท�ำสญั ญาและการชดใชเ้ งนิ กรณีรบั ทนุ ลาศกึ ษา ฝึกอบรม ปฏบิ ตั ิ การวจิ ยั และปฏบิ ตั งิ านในองคก์ ารระหวา่ งประเทศ ตามหนงั สอื กระทรวงการคลงั ท่ี กค ๐๔๐๖.๒/ว ๘๓ ลงวันท่ี ๒๖ กันยายน ๒๕๔๙ 90

การบรหิ ารงานบุคคล ๓หน่วยที่ ๕. กฎ ก.ค.ศ. วา่ ดว้ ยการเล่อื นข้ันเงินเดือนขา้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศึกษา พ.ศ. ๒๕๕๐ ๖. คำ� ส่งั สำ� นักงานปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ าร ที่ ๒๗๐/๒๕๕๑ ลงวนั ที่ ๕ มนี าคม พ.ศ. ๒๕๕๑ เรอ่ื ง มอบ อ�ำนาจให้ผู้อ�ำนวยการส�ำนักงานส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัยจังหวัดและผอู้ ำ� นวยการ สำ� นกั งานสง่ เสรมิ การศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศยั จงั หวดั /กรงุ เทพมหานคร ปฏบิ ตั ริ าชการแทน ๗. ระเบยี บ ก.ค.ศ. วา่ ดว้ ยการสง่ เสรมิ สนบั สนนุ ใหข้ า้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษาไปศกึ ษา ฝกึ อบรม ดูงาน หรือปฏบิ ัติงานวิจยั และพัฒนา พ.ศ. ๒๕๕๒ ๘. แนวปฏบิ ตั ใิ นการขออนมุ ตั แิ ละแนวทางการพจิ ารณาอนมุ ตั ใิ หข้ า้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษา ลาศึกษา ฝึกอบรม หรือปฏิบัติการวิจัย ถือเป็นการปฏิบัติหน้าที่ราชการและมิสิทธิได้รับการพิจารณาเลื่อนข้ันเงิน เดอื นในระหวา่ งลาศกึ ษา ตามนัยหนงั สอื สำ� นกั งาน ก.ค.ศ. ที่ ศธ ๐๒๐๖.๗/ว ๘ ลงวนั ท่ี ๒๘ มิถุนายน ๒๕๕๔ และ หนงั สือดว่ นมาก ที่ ศธ ๐๒๐๖.๗/ว ๒๖ ลงวันที่ ๑๑ ตุลาคม ๒๕๕๕ ๙. ระเบียบส�ำนกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยการลาของขา้ ราชการ พ.ศ. ๒๕๕๕ ข้ันตอนด�ำเนินการ ๑. กรณลี าศึกษาต่อภาคปกติ (ไมเ่ ลอื่ นขั้นเงินเดอื น) ก่อนไปสมัครสอบคัดเลอื ก (๑) รบั ค�ำร้องขออนญุ าตไปสมคั รสอบจากขา้ ราชการ (๒) ตรวจสอบคณุ สมบตั ขิ องขา้ ราชการทขี่ ออนญุ าตไปสมคั ร ระดบั การศกึ ษา โควตาการอนญุ าตให้ ขา้ ราชการลาศกึ ษาต่อภาคปกติ และสาขาวิชา ให้เปน็ ไปตามหลักเกณฑท์ ท่ี างราชการกำ� หนด (๓) จดั ทำ� บนั ทึกเสนอผบู้ ังคับบญั ชาเพอ่ื อนญุ าตใหข้ ้าราชการไปสมัครสอบ (๔) เม่อื ผู้บังคับบัญชาอนุญาตแล้ว ใหแ้ จง้ ผลการอนุญาตใหข้ ้าราชการทราบ เมอื่ ไดร้ บั แจง้ จากขา้ ราชการวา่ ผา่ นการคดั เลอื กจากสถาบนั การศกึ ษาใหเ้ ขา้ รบั การศกึ ษาตอ่ ใหด้ ำ� เนนิ การดงั นี้ (๑) แจ้งให้ข้าราชการผู้ลาศกึ ษาต่อ จัดทำ� สัญญาลาศึกษาฯ โดยมอบฟอร์มสัญญาพรอ้ มท้ังอธบิ าย การกรอกขอ้ ความ และการเตรียมเอกสารหลกั ฐานตา่ งๆ ใหข้ ้าราชการผ้ลู าศกึ ษาตอ่ และผ้คู ้ำ� ประกนั ทราบ (๒) รับสัญญาและเอกสารหลกั ฐานต่างๆ จากผู้ลาศกึ ษาต่อ แลว้ ตรวจสอบความถกู ต้องของสัญญา ทุกฉบบั ตรวจสอบความสมบูรณ์ของเอกสารหลักฐานตา่ งๆ (๓) ด�ำเนินการใหผ้ ูล้ าศึกษา และผคู้ ำ�้ ประกัน ลงนามในสญั ญาต่อหน้าหวั หนา้ หน่วยงานหรอื สถาน ศกึ ษา และพยาน ๒ คน จากนน้ั ให้พยานลงนามเปน็ พยานดว้ ย 91

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป (๔) จัดท�ำบันทึกเสนอผู้บงั คับบญั ชาลงนามในเอกสารดงั นี้ - สัญญาลาศึกษาต่อ จำ� นวน ๒ ฉบับ - ค�ำส่งั อนุญาตใหข้ า้ ราชการลาศกึ ษาต่อ - หนงั สอื ส่งตัวข้าราชการลาศึกษาตอ่ ไปยงั สถาบนั การศกึ ษา - หนังสือแจง้ สำ� นกั งาน กศน. (๕) เมื่อผู้บงั คับบญั ชาลงนามในเอกสารเรยี บรอ้ ยแลว้ ใหม้ อบสัญญาไปศกึ ษา ใหแ้ กข่ ้าราชการผู้ลา ศึกษาตอ่ จำ� นวน ๑ ชดุ และมอบสัญญาคำ้� ประกนั ใหผ้ ้คู �้ำประกัน จ�ำนวน ๑ ชดุ (๖) จดั สง่ หนังสอื แจง้ ให้สำ� นกั งาน กศน. ทราบ พร้อมแนบเอกสารดงั น้ี - สำ� เนาค�ำสั่งอนญุ าตให้ขา้ ราชการลาศกึ ษาต่อ - สัญญาไปศึกษา และสัญญาคำ�้ ประกัน อยา่ งละ ๑ ชุด - รายละเอียดหลกั สตู รท่ีขา้ ราชการลาศกึ ษา จ�ำนวน ๑ ชุด - จดั เกบ็ คำ� สง่ั และสญั ญาฯ ไวใ้ นทเี่ หมาะสม และจะตอ้ งรกั ษาไวเ้ พอ่ื เปน็ หลกั ฐานในการตรวจ สอบต่อไป การดำ� เนนิ การระหว่างข้าราชการลาศกึ ษาอยรู่ ะหว่างการศกึ ษา (๑) ให้ข้าราชการลาศึกษารายงานผลการศึกษาให้หน่วยงานต้นสังกัดทราบตามแบบฟอร์มท่ีทาง ราชการกำ� หนด ทกุ ภาคการศึกษา (๒) ส�ำนกั งาน กศน.จงั หวัด จัดทำ� หนังสือน�ำส่ง พร้อมแนบแบบรายงานผลการศึกษาของขา้ ราชการ ลาศกึ ษาตอ่ รายงานให้สำ� นักงาน กศน. ทราบ ทุกภาคการศกึ ษา เมอื่ ขา้ ราชการลาศกึ ษา เสรจ็ สนิ้ การศกึ ษา และรายงานตวั ขอกลบั เขา้ ปฏบิ ตั งิ านตามเดมิ ณ หนว่ ยงาน ตน้ สังกัด ใหด้ �ำเนนิ การดงั น้ี (๑) ท�ำบนั ทกึ เสนอผูบ้ ังคับบัญชาลงนาม - ค�ำสง่ั ใหข้ ้าราชการลาศึกษาตอ่ กลบั เข้าปฏบิ ตั ริ าชการตามเดมิ - หนงั สอื แจ้งสำ� นกั งาน กศน. (๒) เมอื่ ผู้บังคบั บญั ชาลงนามในเอกสารเรยี บรอ้ ยแลว้ ใหแ้ จ้งให้สำ� นกั งาน กศน. ทราบ พร้อมแนบ เอกสารส�ำเนาคำ� สงั่ ให้ข้าราชการลาศึกษาต่อกลับเข้าปฏบิ ตั ิราชการตามเดิม (๓) แจง้ คำ� สั่งใหข้ า้ ราชการลาศกึ ษาและผู้ที่เกย่ี วข้องทราบ 92

การบริหารงานบุคคล ๓หน่วยที่ ๒. กรณีลาศกึ ษาต่อภาคนอกเวลา การลาศึกษาตอ่ ภาคนอกเวลา โดยไมใ่ ชเ้ วลาราชการไปศึกษา ไม่ตอ้ งขออนุญาตหัวหนา้ หน่วยงานหรอื สถานศึกษา แตต่ ้องรายงานเปน็ ลายลักษณอ์ ักษรใหผ้ ู้บริหารสถานศกึ ษา หรือหัวหนา้ หนว่ ยงานที่ตนปฏิบัติงานอยู่ ทราบก่อน จึงจะไปศกึ ษาต่อภาคนอกเวลาได้ การขอเล่อื นวิทยฐานะของขา้ ราชการครูและบคุ ลากรทางการศกึ ษา กฎ ระเบียบ หลักเกณฑท์ ่ีเกี่ยวข้อง ๑. หนังสือส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ด่วนที่สุด ท่ี ศธ ๐๒๐๖.๔/ว ๑๗ ลงวันที่ ๓๐ กันยายน ๒๕๕๒ เรื่อง หลักเกณฑ์และวิธีการให้ขา้ ราชการครูและบคุ ลากรทางการศกึ ษามวี ทิ ยฐานะและเลื่อนวิทยฐานะ ๒. หนังสือส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ที่ ศธ ๐๒๐๖.๔/ว ๑๐ ลงวันท่ี ๒๙ กรกฎาคม ๒๕๕๔ เรอ่ื ง หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารใหข้ า้ ราชการครแู ละบคุ ลากรทางการศกึ ษาในจงั หวดั ยะลา ปตั ตานี นราธวิ าส และสงขลา (เฉพาะพื้นที่อ�ำเภอเทพา สะบา้ ย้อย นาทวี และจะนะ) มีวิทยฐานะและมีหรือเลือ่ นวิทยฐานะชำ� นาญการพเิ ศษ ๓. หนังสือส�ำนักงาน ก.ค.ศ. ที่ ศธ ๐๒๐๖.๔/๔๔๘๘ ลงวันที่ ๒๘ ธันวาคม ๒๕๕๓ เรอื่ ง การพิจารณาประสบการณเ์ พอื่ ขอมีวิทยฐานะครูช�ำนาญการ ๔. หนงั สอื ส�ำนกั งาน ก.พ. ที่ นร ๑๐๐๖/ว ๑๐ ลงวนั ที่ ๑๕ กันยายน ๒๕๔๘ ขนั้ ตอนการด�ำเนนิ การ ๑. สำ� นกั งาน กศน. จงั หวดั ดำ� เนนิ การตรวจสอบคณุ สมบตั แิ ละแบบเสนอขอรบั การประเมนิ ของขา้ ราชการ ครูและบคุ ลากรทางการศกึ ษาทีย่ ืน่ คำ� ขอตามหลกั เกณฑแ์ ละวิธกี ารที่ ก.ค.ศ. กำ� หนด ๒. จัดท�ำหนังสือสง่ ส�ำนักงาน กศน. พรอ้ มแบบเสนอขอรับการประเมินและผลงานทางวชิ าการ จำ� นวน ๔ ชุด ๓. สำ� นกั งาน กศน.จะดำ� เนนิ การตรวจสอบคณุ สมบตั แิ ละแบบเสนอขอ หากไมถ่ กู ตอ้ งจะแจง้ ใหส้ ำ� นกั งาน กศน.จงั หวดั ดำ� เนนิ การแกไ้ ข หากถกู ตอ้ งจะมหี นงั สอื แจง้ ใหแ้ ตง่ ตงั้ คณะกรรมการประเมนิ ประกอบดว้ ย ผทู้ รงคณุ วฒุ ิ จำ� นวน ๓ ราย ขา้ ราชการครูและบุคลากรทางการศึกษาที่มวี ทิ ยฐานะไมต่ ำ่� กวา่ วทิ ยฐานะของผยู้ น่ื ค�ำขอ จำ� นวน ๓ ราย แล้วสง่ ให้ส�ำนักงาน กศน. ๔. ส�ำนกั งาน กศน. จะเสนอรายชือ่ คณะกรรมการให้เลขาธิการ กศน. เปน็ ผ้คู ัดเลือก ใหเ้ หลือประเภทละ ๑ คน แลว้ เสนอปลัดกระทรวงศึกษาธกิ าร ลงนามคำ� สั่งแตง่ ตั้งคณะกรรมการประเมิน จำ� นวน ๓ คน ประกอบดว้ ย ผู้อ�ำนวยการสถานศึกษาหรือผู้บริหารการศึกษา (แล้วแต่กรณี) เป็นประธาน ผู้ทรงคุณวุฒิ และข้าราชการครูและ บุคลากรทางการศกึ ษา เปน็ กรรมการ 93

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๕. เมื่อปลัดกระทรวงศึกษาธิการลงนามในค�ำส่ังแต่งต้ังคณะกรรมการแล้ว ส�ำนักงาน กศน.จะมีหนังสือ แจ้งใหส้ �ำนกั งาน กศน. จงั หวดั ดำ� เนินการประเมนิ ภายในระยะเวลาท่สี ำ� นักงาน กศน.ก�ำหนด ๖. ให้ส�ำนักงาน กศน.จังหวัดดำ� เนินการแจ้งคณะกรรมการเพ่ือประเมินข้าราชการครูฯตามแบบที่ ก.ค.ศ. กำ� หนด ๗. เม่ือส�ำนักงาน กศน.จังหวัด ด�ำเนินการประเมินเรียบร้อยแล้ว ให้ส่งแบบประเมินให้ส�ำนักงาน กศน. ตรวจสอบ หากคณะกรรมการประเมนิ ไม่ถกู ตอ้ ง ครบถ้วน สำ� นกั งาน กศน. จะแจง้ ให้ส�ำนักงาน กศน. จังหวดั ด�ำเนิน การแกไ้ ข ๘. สำ� นกั งาน กศน. จะนำ� เสนอ อ.ก.ค.ศ. สำ� นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร อนมุ ตั ผิ ลการประเมนิ ดา้ นที่ ๑ และ ๒ สำ� หรบั วทิ ยฐานะชำ� นาญการพเิ ศษและเชย่ี วชาญ และผลการประเมนิ ดา้ นท่ี ๑, ๒ และ ๓ สำ� หรบั วทิ ยฐานะ ชำ� นาญการ ๙. เมอื่ อ.ก.ค.ศ.สำ� นักงานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ ารอนมุ ตั ิให้ผา่ นการประเมินแลว้ สำ� นกั งาน กศน. จะ ดำ� เนินการดังนี้ ๙.๑ วิทยฐานะเชี่ยวชาญ ส่งผลงานให้คณะกรรมการกลั่นกรองพิจารณา โดยเสนอปลัดกระทรวง ศกึ ษาธกิ าร ในฐานะประธาน อ.ก.ค.ศ.ส�ำนกั งานปลดั กระทรวงศึกษาธิการ ลงนามคำ� สงั่ แตง่ ต้งั คณะกรรมการกลน่ั กรอง แล้วส่งผลงานทางวิชาการให้คณะกรรมการกลั่นกรองพิจารณา เมื่อคณะกรรมการกล่ันกรองพิจารณาแล้ว จะส่งผลงานทางวชิ าการให้สำ� นกั งาน ก.ค.ศ. พิจารณาต่อไป สำ� นักงาน ก.ค.ศ. จะด�ำเนินการแตง่ ตง้ั คณะกรรมการ อ่านผลงาน (ด้านที่ ๓) แล้วนำ� เสนอ อ.ก.ค.ศ.สำ� นกั งานปลัดกระทรวงศกึ ษาธิการเพ่อื ทราบ เม่อื ก.ค.ศ. มมี ตอิ นุมัติ ส�ำนกั งาน กศน.จะเสนอปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ ารลงนามค�ำส่งั และแจ้งสำ� นกั งาน กศน.จงั หวดั เพอื่ ทราบตอ่ ไป ๙.๒ วทิ ยฐานะช�ำนาญการพิเศษ จะเสนอ อ.ก.ค.ศ.ส�ำนกั งานปลัดกระทรวงศึกษาธิการแตง่ ตง้ั คณะ กรรมการอา่ นผลงาน (ดา้ นท่ี ๓) และสง่ ผลงานใหค้ ณะกรรมการพจิ ารณา เมอื่ คณะกรรมการพจิ ารณาแลว้ จะนำ� เสนอ อ.ก.ค.ศ. ส�ำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ อนุมัติให้ผ่านการประเมิน และออกค�ำสั่งแต่งต้ัง และแจ้งส�ำนักงาน กศน.จังหวัดเพ่ือทราบตอ่ ไป ๙.๓ วทิ ยฐานะช�ำนาญการ จะดำ� เนนิ การออกคำ� สง่ั และแจง้ สำ� นกั งาน กศน.จงั หวดั เพอ่ื ทราบตอ่ ไป ๑๐. เม่ือส�ำนักงาน กศน.จังหวัด ได้รับค�ำส่ังเล่ือนวิทยฐานะ ให้ส�ำเนาค�ำส่ังแจ้งไปยังผู้ได้รับการเล่ือน วิทยฐานะ และเจา้ หน้าทีก่ ารเงนิ พร้อมบนั ทึกข้อมูลลงใน ก.พ.๗ โดยจัดเก็บค�ำส่งั ตวั จรงิ ไวท้ ส่ี ำ� นักงาน กศน.จังหวดั 94

การบริหารงานบุคคล ๓หน่วยที่ การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงาน การประเมนิ ผลการปฏบิ ตั งิ านสำ� หรบั ขา้ ราชการ ลกู จา้ งประจำ� และพนกั งานราชการ กำ� หนดใหด้ ำ� เนนิ การ ปลี ะ ๒ ครั้ง ดงั น้ี ครั้งที่ ๑ : ๑ ตลุ าคม – ๓๑ มนี าคม ครง้ั ที่ ๒ : ๑ เมษายน – ๓๐ กันยายน การดำ� เนินการเร่ืองการประเมินผลการปฏิบัตงิ าน ส�ำหรับข้าราชการ ลูกจ้างประจ�ำ และพนักงานราชการ ใหด้ �ำเนนิ การตามระเบียบ หลกั เกณฑ์ตามท่ีทางราชการกำ� หนด ดังน้ี ข้าราชการครูและบคุ ลากรทางการศกึ ษา และลกู จ้างประจ�ำ ๑. หนังสือส�ำนักงาน ก.พ. ท่ี นร ๑๐๑๒/ว ๒๐ ลงวันท่ี ๓ กนั ยายน ๒๕๕๒ ๒. หนงั สือส�ำนกั งาน ก.พ. ด่วนทีส่ ุด ท่ี นร ๑๐๐๘.๑/ว ๒๘ ลงวันท่ี ๒๒ ตุลาคม ๒๕๕๒ ๓. หลักเกณฑ์และวิธีการประเมินประสิทธิภาพและประสิทธิผลการปฏิบัติงานของข้าราชการครูและ บคุ ลากรทางการศกึ ษา (หนงั สอื ส�ำนกั งาน ก.ค.ศ. ท่ี ศธ ๐๒๐๖.๕/๔๘๒ ลงวันท่ี ๓๑ มนี าคม ๒๕๕๑) ๔. หนงั สือส�ำนกั งาน ก.ค.ศ. ท่ี ศธ ๐๒๐๖.๒/ว ๘ ลงวันที่ ๓๑ ตลุ าคม ๒๕๕๐ ๕. ประกาศสำ� นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร เรอื่ ง หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ริ าชการ ของขา้ ราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา ตามมาตรา ๓๘ค. (๒) ลงวันท่ี ๑๙ กมุ ภาพนั ธ์ ๒๕๕๓ ๖. หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารประเมนิ ประสทิ ธภิ าพและประสทิ ธผิ ลการปฏบิ ตั งิ านของลกู จา้ งประจำ� (หนงั สอื กระทรวงการคลัง ท่ี กค ๐๔๒๘/ว ๙๐ ลงวนั ท่ี ๒๔ สงิ หาคม ๒๕๕๓) พนักงานราชการ ๑. ระเบยี บส�ำนกั นายกรัฐมนตรวี ่าดว้ ยพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๔๗ ๒. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เรื่อง แนวทางการประเมินผลการปฏิบัติงานของ พนักงานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๔ ๓. ประกาศคณะกรรมการบรหิ ารพนกั งานราชการ เรอื่ ง สทิ ธปิ ระโยชนข์ องพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๔ ๔. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง ค่าตอบแทนของพนกั งานราชการ พ.ศ. ๒๕๕๔ ๕. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง ค่าตอบแทนของพนักงานราชการ (ฉบับท่ี ๒) พ.ศ. ๒๕๕๔ ๖. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง ค่าตอบแทนของพนักงานราชการ (ฉบับที่ ๔) พ.ศ. ๒๕๕๔ ๗. ประกาศคณะกรรมการบริหารพนักงานราชการ เร่ือง ค่าตอบแทนของพนักงานราชการ (ฉบับที่ ๖) พ.ศ. ๒๕๕๖ 95

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๘. ประกาศส�ำนักงานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร เร่อื ง หลกั เกณฑแ์ ละวธิ กี ารประเมนิ ผลการปฏบิ ตั ิงานของ พนกั งานราชการทัว่ ไป สงั กดั สำ� นักงานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร ๙. ประกาศส�ำนกั งานปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ าร เรอ่ื ง หลกั เกณฑ์และวธิ ีพิจารณาเล่ือนคา่ ตอบแทนประจ�ำ ปีของพนกั งานราชการ สังกัดส�ำนักงานปลัดกระทรวงศกึ ษาธกิ าร ๑๐. ประกาศสำ� นกั งานปลดั กระทรวงศึกษาธกิ าร เร่อื ง หลกั เกณฑก์ ารบริหารวงเงินงบประมาณการเลื่อน ค่าตอบแทนประจ�ำปีของพนักงานราชการ สงั กัดสำ� นักงานปลดั กระทรวงศึกษาธกิ าร การเสนอขอพระราชทานเครอื่ งราชอสิ รยิ าภรณแ์ ละเหรยี ญจกั รพรรดมิ าลา กฎ ระเบียบ หลักเกณฑ์ทเ่ี กยี่ วขอ้ ง ๑. พระราชบญั ญตั เิ ครอ่ื งราชอสิ ริยาภรณ์อันเป็นท่เี ชดิ ชยู ิ่งชา้ งเผือก พ.ศ. ๒๔๘๔ ๒. พระราชบญั ญตั ิเครื่องราชอสิ ริยาภรณอ์ ันมเี กยี รตยิ ศม่ิงมงกฎุ ไทย พ.ศ. ๒๔๘๔ ๓. ระเบียบส�ำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์อันเป็นท่ีเชิดชูย่ิงช้าง เผือก และเครอื่ งราชอิสรยิ าภรณ์อนั มีเกียรติยศย่ิงมงกฎุ ไทย พ.ศ. ๒๕๓๖ ๔. ระเบยี บสำ� นกั นายกรฐั มนตรวี ่าด้วยการประดับเครอ่ื งราชอิสรยิ าภรณไ์ ทย พ.ศ. ๒๕๓๖ ๕. ประกาศส�ำนักนายกรัฐมนตรี เรื่อง การปรบั ปรงุ ราคาชดใช้แทนเคร่อื งราชอิสรยิ าภรณ์ทไี่ ม่สามารถสง่ คนื ตามกฎหมาย ประจำ� ปีงบประมาณ ๒๕๔๘ – ๒๕๕๐ ๖. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๔/ว ๑๙๔ ลงวันที่ ๒๑ ธันวาคม ๒๕๓๕ เรื่อง การจดั ท�ำประวตั ผิ ไู้ ดร้ ับพระราชทานเครื่องราชอสิ รยิ าภรณ์ ๗. หนงั สือส�ำนักเลขาธกิ ารคณะรฐั มนตรี ท่ี นร ๐๒๐๔/ว ๓๙ ลงวนั ที่ ๒๔ กุมภาพันธ์ ๒๕๓๖ เรอ่ื ง การ ขอพระราชทานเคร่อื งราชอิสรยิ าภรณ์ ๘. หนงั สือส�ำนักเลขาธกิ ารคณะรัฐมนตรี ที่ นร ๐๒๐๔/ว ๘๗ ลงวันที่ ๑๖ พฤษภาคม ๒๕๓๗ เรื่อง การ ขอพระราชทานเครอื่ งราชอิสริยาภรณเ์ ปน็ กรณพี เิ ศษ ๙. หนังสอื ส�ำนักเลขาธิการคณะรฐั มนตรี ที่ นร ๐๒๐๔/ว ๓๗ ลงวันท่ี ๑๑ กมุ ภาพันธ์ ๒๕๔๐ เรอื่ ง การ ขอแก้ไขค�ำผิดของคำ� นำ� หนา้ ชื่อ ช่อื ตวั และหรือช่ือสกุลในราชกจิ จานเุ บกษา 96

การบรหิ ารงานบคุ คล ๓หน่วยที่ ๑๐. หนังสอื สำ� นักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ที่ นร ๐๒๐๗/ว ๑๘๓ ลงวนั ท่ี ๕ กันยายน ๒๕๔๐ เรอ่ื ง การขอ พระราชทานเคร่อื งราชอิสรยิ าภรณ์ชนั้ สายสะพายใหแ้ ก่ขา้ ราชการทเ่ี กษยี ณอายรุ าชการ ๑๑. หนังสอื สำ� นักเลขาธิการคณะรฐั มนตรี ที่ นร ๐๒๐๗/ว ๑๒๖ ลงวันท่ี ๒๒ กันยายน ๒๕๔๓ เรอ่ื ง การ ขอพระราชทานเคร่ืองราชอิสริยาภรณ์ในวโรกาสพระราชพิธเี ฉลมิ พระชนมพรรษาประจำ� ปี ๑๒. หนงั สอื สำ� นักเลขาธกิ ารคณะรฐั มนตรี ที่ นร ๐๒๐๗/ว ๖๓ ลงวนั ที่ ๑๓ กันยายน ๒๕๔๔ เรอ่ื ง การ จ่ายเครื่องราชอิสรยิ าภรณช์ ้ันต่�ำกวา่ สายสะพาย ๑๓. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ที่ นร ๐๒๐๗/ว ๖๓ ลงวันที่ ๒๔ เมษายน ๒๕๔๕ เร่อื ง การเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอสิ ริยาภรณ์ประจำ� ปี ๑๔. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๒๐๗/๙๘๕๖ ลงวันที่ ๘ กรกฎาคม ๒๕๔๕ เรื่อง หารือการเสนอขอพระราชทานเครื่องราชอสิ รยิ าภรณ์ ๑๕. หนังสือส�ำนักเลขาธิการคณะรัฐมนตรี ท่ี นร ๐๕๐๗/ว ๑๕๐ ลงวันที่ ๑๐ มิถุนายน ๒๕๔๖ เรอ่ื ง การนับระยะเวลาสำ� หรบั การเสนอขอพระราชทานเครอ่ื งราชอิสรยิ าภรณป์ ระจำ� ปีให้แกข่ ้าราชการท่ีไดร้ ับการ บรรจุกลับเข้ารับราชการ 97

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป 98

๔หนว่ ยที่ งานประชาสมั พันธ์

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หน่วยท่ี ๔ งานเผยแพรป่ ระชาสมั พนั ธ์ วตั ถปุ ระสงค์ เพื่อให้ผู้เข้ารับการพัฒนาสามารถดำ�เนินงานเผยแพร่ประชาสัมพันธ์งานการศึกษานอกโรงเรียนได้อย่างมี ประสิทธภิ าพ ขอบขา่ ยเนื้อหา ๑. ความสำ�คญั ของการเผยแพรป่ ระชาสัมพนั ธ์งาน กศน. ๒. บทบาทหน้าทีแ่ ละวธิ กี ารเผยแพรป่ ระชาสัมพันธ์งาน กศน. 100