คู่มือนักจัด กศน.

เอกสารประกอบการพัฒนา สายงานนักจดั การงานทวั่ ไป สำ�นกั งานส่งเสรมิ การศึกษานอกระบบและการศกึ ษาตามอัธยาศยั สำ�นกั งานปลดั กระทรวง กระทรวงศึกษาธิการ

เอกสารประกอบการพัฒนา สายงานนักจดั การงานท่วั ไป จดั พิมพ์โดย : สำ�นกั งานส่งเสริมการศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั พิมพค์ ร้ังที่ สำ�นักงานปลัดกระทรวง กระทรวงศึกษาธิการ : 1/2557 ออกแบบรปู เล่ม : วริ ะยทุ ธ นาถชยั โย พมิ พท์ ี่ : บริษทั เก็ทเดอะฟิวเจอร์ จ�ำ กัด 43/48 หมู่บา้ นทวีทอง ซอยเพชรเกษม 110 แขวงหนองคา้ งพลู เขตหนองแขม กรุงเทพมหานคร 10160 โทรศัพท์ 08-9451-9541

คำ�น�ำ งานธุรการนับเป็นงานหลักของหน่วยงาน ซ่ึงเปรียบเสมือนประตูผ่านสำ�หรับ การตดิ ต่อสอ่ื สารกับหนว่ ยงานภายนอกและรวมถงึ หนว่ ยงานภายใน เป็นงานที่ต้องการ ความถูกต้องและรวดเร็ว ทั้งนี้ หากศึกษารายละเอียดของงานธุรการแล้วจะเห็นได้ว่า งานธุรการเป็นงานหลักงานหน่ึงที่ส่งเสริมสนับสนุนให้การปฏิบัติงานของหน่วยงานเป็น ไปอยา่ งรวดเร็วและมปี ระสทิ ธภิ าพยงิ่ ข้ึน ดังนั้น สำ�นักงานส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย จึงได้จัดทำ�คู่มือการปฏิบัติงานสำ�หรับผู้ที่ปฏิบัติงานในสายงานนักจัดการงานทั่วไป ขึ้น เพื่อให้บุคลากรท่ีปฏิบัติงานและผู้ท่ีเกี่ยวข้องได้ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน ร่วมกัน หากข้อความของคู่มือมีความผิดพลาดประการใด หรือหากมีข้อเสนอแนะท่ี จะเป็นประโยชน์ต่อการปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงานฉบับน้ี ขอน้อมรับไว้ด้วยความ ยนิ ดแี ละพร้อมทจี่ ะปรบั ปรงุ แกไ้ ขเพือ่ ความถกู ต้องสมบรู ณต์ ่อไป สำ�นักงาน กศน.

คำ�แนะนำ�การใช้ ค่มู ือการปฏบิ ตั ิงานส�ำ หรับผู้ปฏบิ ัติงานในสายงานนักจัดการงานทั่วไป สังกัดส�ำ นักงานสง่ เสรมิ การศกึ ษานอกระบบและการศึกษาตามอธั ยาศยั ******************************* คู่มือการปฏิบัติงานส�ำหรับผู้ปฏิบัติงานในสายงานนักจัดการงานทั่วไป สังกัดส�ำนักงาน ส่งเสริมการศึกษานอกระบบและการศึกษาตามอัธยาศัย เป็นคู่มือส�ำหรับการอบรมเจ้าหน้าท่ีผู้ปฏิบัติ งานด้านการบริหารงานทั่วไปที่เข้ารับการอบรมตามหลักสูตรที่ก�ำหนด มีขั้นตอนในการปฏิบัติ ดังนี้ ๑. ศึกษารายละเอยี ดคู่มือใหเ้ ขา้ ใจ ๒. เขา้ รับการอบรมตามระยะเวลาที่ก�ำหนด ๓. ศกึ ษาเนือ้ หาและฝกึ ปฏิบตั ิตามใบงานที่กำ� หนดระหวา่ งการอบรม ๔. หากยังไม่เขา้ ใจใหส้ อบถามและขอค�ำแนะนำ� จากวทิ ยากร ๕. ศึกษาคมู่ อื ในหน่วยหนง่ึ หนว่ ยใดแล้วยงั ไม่เข้าใจให้ทบทวนอีกครง้ั หน่ึง ๖. เม่อื ปฏบิ ัติงานจรงิ สามารถใช้เป็นค่มู อื ส�ำหรับในการปฏบิ ัติงานได้อย่างถูกต้อง ผู้ใช้คู่มือฉบับน้ี ไดแ้ ก่ ผูท้ �ำหน้าทธ่ี ุรการ เจ้าหน้าที่บรหิ ารงานทว่ั ไป นักจดั การงานทว่ั ไป

โครงสรา้ งค่มู อื การปฏิบตั ิงานส�ำหรบั ผูป้ ฏบิ ัตงิ าน ในสายงานนกั จดั การงานทวั่ ไป สงั กดั ส�ำนกั งานสง่ เสริมการศกึ ษานอกระบบและการศกึ ษาตามอธั ยาศัย ******************************* วัตถุประสงค์ ๑. เพอ่ื ใหผ้ ู้เข้ารบั การอบรมมคี วามร้คู วามเข้าใจและสามารถปฏบิ ตั งิ านในหน้าทไ่ี ด้อยา่ งมีประสทิ ธภิ าพ ตามกฎ ระเบยี บ กฎหมาย มติ ครม. ข้อบังคบั และหนงั สือสัง่ การของทางราชการอยา่ งเครง่ ครัด ๒. เพอ่ื ให้ผู้เขา้ รับการอบรมปฏิบตั หิ น้าทด่ี ว้ ยความถูกต้อง โปร่งใส ตรวจสอบได้ สาระการเรียนรู้ หน่วยท่ี ๑ งานสารบรรณ ๑.๑ การดำ� เนนิ งานธรุ การและงานสารบรรณ ๑.๒ การเขยี นหนงั สอื ราชการ ๑.๓ การพิมพห์ นังสือราชการ ๑.๔ การเขียนค�ำกล่าวในโอกาสต่างๆ หน่วยท่ี ๒ งานเลขานุการ ๒.๑ ความหมายของเลขานุการ ๒.๒ คณุ สมบัตขิ องเลขานกุ าร ๒.๓ ความสำ� คัญและความจ�ำเป็นของเลขานกุ าร ๒.๔ ขอบเขตงานเลขานกุ าร ๒.๕ การเตรยี มความพรอ้ มส�ำหรับการเปน็ เลขานุการ ๒.๖ บทบาทหนา้ ทขี่ องเลขานุการ ๒.๗ การปฏิบัตงิ านเลขานุการ ๒.๘ เทคนิคการประสานงาน ๒.๙ เลขานุการที่ดีในทศั นะของผบู้ รหิ าร

หน่วยท่ี ๓ การบริหารงานบุคคล ๓.๑ ความหมายของการบรหิ ารงานบคุ คล ๓.๒ การสรรหาและเลอื กสรรพนักงานราชการ ๓.๓ การจดั ทำ� บัตรประจำ� ตวั ขา้ ราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา ลูกจ้างประจ�ำ และ พนักงานราชการ ๓.๔ การลาของขา้ ราชการ ลกู จ้างประจำ� และพนกั งานราชการ ๓.๕ การลาศกึ ษาตอ่ ภายในประเทศ ๓.๖ การขอมแี ละเลอ่ื นวิทยฐานะของขา้ ราชการครแู ละบุคลากรทางการศึกษา ๓.๗ การประเมนิ ผลการปฏิบัติงาน ๓.๘ การเสนอขอพระราชทานเคร่อื งราชอสิ ริยาภรณ์และเหรียญจกั รพรรดมิ าลา หนว่ ยท่ี ๔ งานเผยแพร่ประชาสัมพนั ธ์ ๔.๑ ความสำ� คัญของการเผยแพร่ประชาสมั พันธง์ าน กศน. ๔.๒ บทบาทหนา้ ทแี่ ละวิธกี ารเผยแพรป่ ระชาสัมพันธง์ าน กศน.

สารบญั คำ�แนะน�ำ การใช้คู่มอื ………………………………………………………………………................................. หนา้ โครงสรา้ งคมู่ ือ........................................................................................................................... ๔ หนว่ ยท่ ี ๑ งานสารบรรณ....................................................................................................... ๕ - การดำ�เนินงานธรุ การและสารบรรณ.................................................................. ๙ - การเขียนหนงั สอื ราชการ.................................................................................... ๑๑ - การพมิ พ์หนังสอื ราชการ..................................................................................... ๑๗ - การเขียนคำ�กล่าวในโอกาสตา่ งๆ........................................................................ ๓๐ หนว่ ยท ่ี ๒ งานเลขานุการ....................................................................................................... ๓๘ ๔๙ - ความหมายของเลขานกุ าร.................................................................................. ๕๑ - คุณสมบัติของเลขานุการ.................................................................................... ๕๓ - ความสำ�คญั และความจำ�เป็นของเลขานุการ..................................………………… ๕๔ - ขอบเขตงานเลขานกุ าร....................................................................................... ๕๔ - การเตรียมความพรอ้ มสำ�หรบั การเปน็ เลขานกุ าร............................................... ๕๕ - บทบาทหน้าทีข่ องเลขานุการ.............................................................................. ๕๘ - การปฏบิ ัตงิ านเลขานกุ าร.................................................................................... ๕๙ - เทคนคิ การการประสานงาน............................................................................... ๗๐ - เลขานกุ ารที่ดใี นทัศนะของผบู้ รหิ าร................................................................... ๗๒ หน่วยท่ ี ๓ การบรหิ ารงานบุคคล........................................................................................... ๗๕ - ความหมายของการบรหิ ารงานบคุ คล................................................................ ๗๗ - การสรรหาและเลือกสรรพนักงานราชการ.......................................................... ๗๘ - การขอมบี ตั รประจำ�ตัวเจา้ หนา้ ทขี่ องรฐั ............................................................. ๘๔ - การลาของขา้ ราชการ ลูกจา้ งประจำ� และพนักงานราชการ............................... ๘๖ - การลาศึกษาต่อภายในประเทศ.......................................................................... ๙๐ - การขอมีและเล่ือนวทิ ยฐานะของขา้ ราชการครูและบุคลากรทางการศกึ ษา....... ๙๓ - การประเมินผลการปฏบิ ตั งิ าน............................................................................ ๙๕ - การเสนอขอพระราชทานเครอ่ื งราชอิสริยาภรณ์และเหรยี ญจกั รพรรดิมาลา ๙๖ หน่วยท ี่ ๔ งานประชาสมั พนั ธ์............................................................................................... ๙๙ - ความสำ�คญั ของการเผยแพรป่ ระชาสัมพันธง์ าน กศน........................................ - บทบาทหน้าที่และวิธีการเผยแพรป่ ระชาสมั พนั ธง์ าน กศน................................ ๑๐๑ เอกสารอ้างองิ ............................................................................................................................ ๑๐๑ ภาคผนวก................................................................................................................................... ๑๑๒ ๑๑๔



๑หนว่ ยที่ งานสารบรรณ

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หน่วยที่ ๑ งานสารบรรณ วัตถุประสงค์ ๑. เพื่อให้ผู้เข้ารับการพัฒนามีความรู้พ้ืนฐานเก่ียวกับงานธุรการและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการ ได้อย่างถกู ต้อง ๒. เพอ่ื ใหผ้ ้เู ขา้ รับการพฒั นาเกดิ ทกั ษะจนสามารถปฏบิ ัติงานธุรการและการเขยี นหนังสอื ราชการ ไดอ้ ยา่ งมีประสทิ ธิภาพ ขอบข่ายเนื้อหา ๑. การดำ� เนินงานธรุ การและงานสารบรรณ ๒. การเขียนหนังสือราชการ ๓. การพมิ พ์หนงั สอื ราชการ ๔. การเขียนคำ� กล่าวในโอกาสตา่ งๆ 10

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ งานสารบรรณ การด�ำเนินงานธุรการและงานสารบรรณ งานธุรการ พจนานุกรมไทย ฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.ศ. ๒๕๕๔ ได้บัญญัติความหมายของงานธุรการไว้ดังนี้ “ธรุ การ คอื การจัดกจิ การงานโดยส่วนรวมของแตล่ ะหน่วย ซง่ึ มใิ ชง่ านวิชาการ” ดงั นน้ั งานธุรการ จงึ หมาย รวมถงึ “งาน รา่ ง พมิ พ์ โต้ตอบ ตดิ ต่อประสานงาน ไม่วา่ จะเปน็ ทางหนงั สอื การพูด และการสอ่ื สารทางระบบ อิเล็กทรอนิกส์ หรอื งานทีเ่ กยี่ วกบั การบรหิ ารงานเอกสาร ซงึ่ มิใชง่ านวิชาการ” ๑. ความส�ำคัญของงานธุรการ การบรหิ ารงานธรุ การ นบั ไดว้ า่ เปน็ บนั ไดขนั้ แรกในการทำ� งานของหนว่ ยงานตา่ งๆ ในทกุ ระดบั ที่ ต้องใช้การส่ือสารเป็นส่ือในการปฏบิ ัตงิ าน การติดต่อสื่อสาร ประกอบด้วย สาร, ผสู้ ่งสาร และ ผูร้ บั สาร เจ้า หน้าทธ่ี ุรการจะตอ้ งเปน็ สอ่ื ในการนำ� สารจากผสู้ ง่ สารไปยังผู้รับสาร เพอ่ื เข้าสูก่ ระบวนการปรับเปลีย่ นไปสู่การ ท�ำงานตามภารกิจตอ่ ไป เจ้าหน้าทีธ่ รุ การต้องเปน็ ผทู้ ม่ี คี วามรู้ความสามารถในการปฏบิ ัติงานในหน้าที่ได้อยา่ ง ดีและมีคุณภาพ ทั้งน้ีการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่างๆ ย่อมต้องอาศัยการท�ำงานของเจ้าหน้าท่ีธุรการเป็น สำ� คญั ดังจะเห็นไดจ้ ากมีการก�ำหนดให้มีงานธรุ การในทกุ หนว่ ยงาน ดังนนั้ งานธุรการจึงเปรยี บเสมอื นกลไกที่ ส�ำคญั ของหน่วยงานที่จะขาดไปหรือไมม่ ีไม่ได้ ๒. คณุ สมบตั ิของผู้ปฏบิ ตั ิงานธรุ การ การปฏิบัตงิ านธรุ การให้มีคุณภาพนั้น ผ้ปู ฏบิ ัตงิ านควรมคี ณุ สมบัติ ดังนี้ ๒.๑ มีความรู้ความสามารถในการอ่าน การตีความและสรปุ สาระสำ� คัญ ๒.๒ มีความรู้ ความเขา้ ใจ ในโครงสรา้ ง ภาระงานและภารกจิ ของหนว่ ยงาน ๒.๓ รจู้ กั บทบาทภารกจิ หน้าท่ีของตนเองและมีความรับผดิ ชอบต่อตนเองและหน่วยงาน ๒.๔ มีความสามารถในการจดั ล�ำดับความสำ� คญั และความเรง่ ดว่ นของงาน (เอกสาร) ๒.๕ มคี วามสามารถในการจดั ทำ� แผนการปฏบิ ตั งิ านและกำ� หนดงานในชว่ งระยะเวลาตา่ งๆ ได้ ๒.๖ มีความรักและศรทั ธาในงานทรี่ บั ผดิ ชอบ ๒.๗ ท�ำงานอยา่ งเตม็ ใจ เตม็ ศักยภาพ และเต็มเวลา ๒.๘ เปน็ ผ้รู กั ษาระเบยี บวนิ ัยอย่างเคร่งครัด ๒.๙ มีความรูแ้ ละสามารถใชง้ านในระบบสารสนเทศและการสือ่ สารได้อยา่ งมปี ระสทิ ธิภาพ 11

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป งานสารบรรณ งานสารบรรณ เปน็ งานที่เก่ยี วกับหนังสอื นบั ต้ังแตค่ ิด ร่าง เขียน แตง่ พมิ พ์ จดจำ� ทำ� ส�ำเนา รับ ส่ง บันทึก ยอ่ เรอ่ื ง โตต้ อบ จัดเก็บ ค้นหา ทำ� ลาย ในทางปฏิบัติ งานสารบรรณ หมายถึง การบริหารงานเอกสารทัง้ ปวง ต้งั แต่ การคดิ รา่ ง เขียน อา่ น แต่ง พิมพ์ จด ท�ำสำ� เนา ส่งหรอื ส่ือขอ้ ความ รบั บนั ทึก จดรายงานการประชุม สรุป ยอ่ เรอื่ ง เสนอ ส่งั การ ตอบ ทำ� รหสั เก็บเขา้ ท่ี คน้ หา ตดิ ตามและทำ� ลาย ทัง้ น้ตี อ้ งเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถกู ตอ้ ง และมี ประสทิ ธภิ าพ เพ่ือประหยดั เวลา แรงงาน และค่าใช้จ่าย จากความหมายของ “งานสารบรรณ” ทำ� ใหส้ ามารถ เหน็ ถึงขนั้ ตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเก่ยี วข้องกับเร่อื งใดบา้ ง เรม่ิ ต้งั แต่ ๑. การผลติ หรอื จดั ทำ� เอกสาร (พจิ ารณา–คดิ –รา่ ง เขยี น ตรวจรา่ ง–พมิ พ์ ทาน สำ� เนา–เสนอ–ลงนาม) ๒. การสง่ (ตรวจสอบ–ลงทะเบียน–ลงวันเดือนป–ี บรรจุซอง–น�ำสง่ ) ๓. การรบั (ตรวจ–ลงทะเบียน–แจกจ่าย) ๔. การเก็บ รักษา และการยมื ๕. การทำ� ลาย ประเภทของหนงั สือราชการ ระเบียบสำ� นักนายกรฐั มนตรวี ่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ กำ� หนดไวว้ า่ “หนงั สือราชการ” คอื เอกสารทีเ่ ปน็ หลกั ฐานในราชการ ได้แก่ ๑. หนังสือท่มี ไี ปมาระหว่างส่วนราชการ ๒. หนงั สือที่ส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอนื่ ใดซึง่ มิใชส่ ว่ นราชการหรือทมี่ ไี ปถงึ บุคคลภายนอก ๓. หนังสือท่หี น่วยงานอน่ื ใดซ่งึ มใิ ช่สว่ นราชการหรือทบี่ ุคคลภายนอกมมี าถงึ ส่วนราชการ ๔. เอกสารทท่ี างราชการจัดท�ำข้นึ เพ่ือเป็นหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารท่ีทางราชการจัดทำ� ข้นึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ข้อบงั คับ หนงั สอื ราชการ มี ๖ ชนิด คือ ๑. หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือ ตดิ ตอ่ ระหวา่ งสว่ นราชการ หรอื สว่ นราชการมถี งึ หนว่ ยงานอนื่ ใดซงึ่ มใิ ชส่ ว่ นราชการ หรอื ทมี่ ถี งึ บคุ คลภายนอก ๒. หนงั สอื ภายใน คอื หนงั สอื ตดิ ตอ่ ราชการทเ่ี ปน็ แบบพธิ นี อ้ ยกวา่ หนงั สอื ภายนอกเปน็ หนงั สอื ตดิ ตอ่ ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดเดียวกัน ใชก้ ระดาษบนั ทึกขอ้ ความ ๓. หนงั สอื ประทบั ตรา คอื หนงั สอื ทใ่ี ชป้ ระทบั ตราแทนการลงชอื่ ของหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรม ขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ท่ีได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมข้ึนไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อก�ำกับตรา ให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการ กบั บุคคลภายนอก เฉพาะกรณีทไี่ มใ่ ชเ่ ร่อื งส�ำคญั โดยใช้กระดาษตราครุฑ ไดแ้ ก่ 12

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ๓.๑ การขอรายละเอียดเพ่มิ เตมิ ๓.๒ การส่งส�ำเนาหนังสอื สง่ิ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร ๓.๓ การตอบรบั ทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำ� คัญ หรือการเงนิ ๓.๔ การแจง้ ผลงานท่ีไดด้ ำ� เนนิ การไปแล้วใหส้ ว่ นราชการท่เี กยี่ วข้องทราบ ๓.๕ การเตอื นเร่ืองท่คี ้าง ๓.๖ เรอื่ งซงึ่ หวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรมขน้ึ ไปกำ� หนดโดยทำ� เปน็ คำ� สง่ั ใหใ้ ชห้ นงั สอื ประทบั ตรา ๔. หนงั สือสงั่ การ มี ๓ ชนดิ ได้แก่ ๔.๑ ค�ำส่ัง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ ๔.๒ ระเบยี บ คอื บรรดาขอ้ ความทผี่ มู้ อี ำ� นาจหนา้ ทไี่ ดว้ างไว้ โดยจะอาศยั อำ� นาจของกฎหมาย หรอื ไมก่ ็ได้ เพื่อถือเปน็ หลกั ปฏบิ ตั ิงานเป็นการประจำ� ใชก้ ระดาษตราครุฑ ๔.๓ ข้อบังคับ คือ บรรดาข้อความที่ผู้มีอ�ำนาจหน้าที่ก�ำหนดให้ใช้โดยอาศัยอ�ำนาจของ กฎหมายทบ่ี ัญญตั ิใหก้ ระทำ� ได้ ใช้กระดาษตราครฑุ ๕. หนังสือประชาสมั พนั ธ์ มี ๓ ชนดิ ได้แก่ ๕.๑ ประกาศ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบ หรือแนะแนว ทางปฏิบัติ ใชก้ ระดาษตราครุฑ ๕.๒ แถลงการณ์ คือ บรรดาข้อความท่ีทางราชการแถลงเพื่อท�ำความเข้าใจในกิจการของ ทางราชการ หรือเหตุการณห์ รอื กรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทัว่ กนั ใชก้ ระดาษตราครฑุ ๕.๓ ขา่ ว คอื บรรดาขอ้ ความทท่ี างราชการเห็นสมควรเผยแพรใ่ หท้ ราบ ๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ท�ำข้ึน หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือ หนังสือท่ีทางราชการท�ำข้ึน นอกจากท่ีกล่าวมาแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซ่ึงมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึง สว่ นราชการ และส่วนราชการรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานของทางราชการ มี ๔ ชนดิ ได้แก่ ๖.๑ หนงั สอื รับรอง คือ หนังสือท่ีส่วนราชการออกให้เพ่ือรบั รองแก่ บคุ คล นิตบิ ุคคล หรือ หน่วยงาน เพ่ือวัตถุประสงค์อย่างหน่ึงอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยท่ัวไปไม่จ�ำเพาะเจาะจง ใช้กระดาษตรา ครุฑ ๖.๒ รายงานการประชุม คือ การบันทกึ ความคดิ เห็นของผูม้ าประชมุ ผูเ้ ข้าร่วมประชมุ และ มติของที่ประชมุ ไวเ้ ป็นหลักฐาน ๖.๓ บนั ทกึ คอื ขอ้ ความซง่ึ ผใู้ ตบ้ งั คบั บญั ชาเสนอตอ่ ผบู้ งั คบั บญั ชา หรอื ผบู้ งั คบั บญั ชาสง่ั การ แก่ผู้ใตบ้ งั คบั บญั ชา หรือขอ้ ความท่เี จ้าหน้าท่ี หรือหนว่ ยงานระดบั ต่�ำกว่าสว่ นราชการระดับกรม ติดต่อกนั ใน การปฏบิ ัติราชการ โดยปกติให้ใช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ 13

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๖.๔ หนงั สอื อน่ื คอื หนงั สอื หรอื เอกสารอนื่ ใดทเ่ี กดิ ขนึ้ เนอ่ื งจากการปฏบิ ตั งิ านของเจา้ หนา้ ท่ี เพ่ือเปน็ หลักฐานทางราชการ ซึ่งรวมถงึ ภาพถา่ ย ฟิล์ม แถบบันทึกเสียง แถบบนั ทกึ ภาพ หนังสอื สญั ญา โฉนด ทด่ี นิ แผนท่ี แผนผงั แบบ และหนงั สอื ของบคุ คลภายนอกทยี่ น่ื ตอ่ เจา้ หนา้ ที่ และเจา้ หนา้ ทไ่ี ดร้ บั ลงทะเบยี นเปน็ หนังสือราชการแลว้ ชน้ั ความเรง่ ด่วน หนังสือท่ีต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและด�ำเนินการทางสารบรรณด้วยความ รวดเรว็ เปน็ พเิ ศษ แบง่ เปน็ ๓ ประเภท คือ ๑. ด่วนทส่ี ดุ ใหเ้ จ้าหน้าที่ปฏิบัติในทนั ทีทไ่ี ดร้ บั หนงั สอื นน้ั ๒. ด่วนมาก ให้เจ้าหนา้ ท่ปี ฏิบัตโิ ดยเร็ว ๓. ด่วน ให้เจ้าหน้าทีป่ ฏบิ ตั เิ ร็วกว่าปกติเท่าท่ีจะท�ำได้ การด�ำเนนิ งานสารบรรณ การลงทะเบยี นหนงั สอื รับ คอื หนังสอื ท่ีไดร้ บั เข้ามาจากภายนอก มขี ัน้ ตอนการปฏิบัติ ดังน้ี ๑. จดั ลำ� ดับความส�ำคัญและความเรง่ ด่วนของหนงั สือเพ่อื ดำ� เนินการก่อนหลงั ๒. ประทบั ตรารับหนงั สอื ทีม่ มุ บนด้านขวาของหนงั สือ โดยกรอก เลขรับ วัน เดือน ปี และเวลาท่รี บั เอกสารนั้นๆ ๓. ลงทะเบยี นรบั หนงั สอื ในสมดุ ทะเบยี นรบั โดยแยกเปน็ ทะเบยี นรบั ภายใน และทะเบยี นรบั ภายนอก ๔. ลงทะเบยี นรับดว้ ยระบบสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ (E–document) การจดั แฟ้มเสนอหนังสอื ต่อ ผู้บงั คับบัญชา การเสนอหนังสือ คือ การน�ำหนังสือท่ีด�ำเนินการช้ันเจ้าหน้าท่ีเสร็จแล้วเสนอต่อผู้บังคับบัญชา เพ่ือพจิ ารณา บนั ทกึ สงั่ การ ทราบ และลงช่ือ การเสนอหนังสอื ให้เสนอไปตามสายการปฏบิ ัติงาน ตามล�ำดับ ช้นั การบงั คบั บญั ชา โดยเจา้ หนา้ ที่เป็นผู้รวบรวมเร่ืองเสนอ และแยกหนังสอื ทเ่ี สนอออกเปน็ ประเภท ตามชัน้ ความลบั ความเรง่ ดว่ น จดั ลำ� ดบั วา่ เปน็ เรอ่ื งทตี่ อ้ งสง่ั การ พจิ ารณา หรอื เพอื่ ทราบ แลว้ ใสแ่ ฟม้ เสนอตามลกั ษณะ ความส�ำคญั ของหนังสือแต่ละเรื่อง การสง่ หนังสอื หนงั สอื ส่ง คอื หนงั สือทส่ี ่งออกไปภายนอก มี ๒ ลกั ษณะ ซง่ึ มีขั้นตอนการปฏบิ ัติ ดงั น้ี ๑. หนงั สือสง่ ภายนอก ๑.๑ ให้ตรวจสอบความถกู ต้อง ครบถว้ น ของหนงั สอื ๑.๒ บรรจุซองแล้วปิดผนึก จา่ หน้าซองถงึ ผูร้ ับ และผสู้ ่งให้ชัดเจน ๒. หนังสือสง่ ภายใน ๒.๑ ใหต้ รวจสอบความถกู ตอ้ ง ครบถ้วนของหนงั สอื ๒.๒ ลงทะเบยี นสง่ หนงั สอื โดยกรอกเลขทะเบยี นสง่ จากหนว่ ยงานผสู้ ง่ ถงึ หนว่ ยงานผรู้ บั ลายมอื 14

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ชอ่ื ผ้รู ับ และวนั ท่รี ับหนังสอื น้ัน หากเป็นหนงั สือเร่งดว่ นจะสง่ เอกสารผา่ นระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ หรอื โทรสารไปยงั หนว่ ยงานที่เกย่ี วขอ้ ง แลว้ จงึ ประสานทางโทรศัพท์เพือ่ ตรวจสอบการรับหนังสอื อกี คร้ังหนงึ่ การเกบ็ รกั ษาหนังสอื แบง่ ออกเปน็ ๓ ประเภท ดังนี้ ๑. การเกบ็ ระหวา่ งปฏบิ ตั ิ คอื การเกบ็ หนงั สอื ทป่ี ฏบิ ตั ยิ งั ไมเ่ สรจ็ ใหอ้ ยใู่ นความรบั ผดิ ชอบของเจา้ ของ เรือ่ ง โดยให้ก�ำหนดวธิ ีการเก็บให้เหมาะสมตามข้นั ตอนของการปฏิบตั ิงาน ๒. การเกบ็ เมื่อปฏบิ ัติเสร็จแล้ว คอื การเก็บหนังสือทป่ี ฏบิ ตั ิเสร็จเรียบร้อยแลว้ และไม่มอี ะไรทจ่ี ะ ตอ้ งปฏบิ ตั ติ อ่ ไปอกี ใหเ้ จา้ หนา้ ทเี่ จา้ ของเรอื่ งจดั ทำ� บญั ชหี นงั สอื สง่ เกบ็ ตามแบบทร่ี ะเบยี บงานสารบรรณกำ� หนด จากนน้ั ใหส้ ง่ เอกสารทเี่ กยี่ วขอ้ งพรอ้ มทง้ั บญั ชหี นงั สอื สง่ เกบ็ ใหห้ นว่ ยงานทท่ี างราชการกำ� หนด และใหเ้ จา้ หนา้ ที่ ผู้รบั ผดิ ชอบในการเก็บเอกสารปฏิบตั ิ ดังน้ี ๒.๑ ประทับตราก�ำหนดการเก็บหนังสือ ไว้ท่ีมุมล่างด้านขวาของกระดาษแผ่นแรกของหนังสือ ฉบับน้นั และลงลายมือชือ่ ย่อกำ� กบั ตรา โดย ๒.๑.๑ หนังสอื ที่ตอ้ งเกบ็ ไว้ตลอดไปให้ประทับตราคำ� วา่ “หา้ มทำ� ลาย” ด้วยหมกึ สีแดง ๒.๑.๒ หนงั สอื ทเ่ี ก็บโดยมกี ำ� หนดเวลา ให้ประทับตราคำ� วา่ “เกบ็ ถงึ พ.ศ. ....” ด้วยหมึก สีน�้ำเงิน และลงเลขของปพี ทุ ธศักราชทใ่ี ห้เกบ็ ถึง ๒.๒ ลงทะเบียนหนงั สือเก็บไวเ้ ป็นหลักฐานตามแบบท่รี ะเบียบสารบรรณฯ ก�ำหนด ๓. การเกบ็ ไว้เพื่อใชใ้ นการตรวจสอบ คือ การเกบ็ หนงั สือท่ปี ฏบิ ัติเสรจ็ เรยี บร้อยแลว้ แตจ่ �ำเปน็ จะ ต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจ�ำ ไม่สะดวกในการส่งไปเก็บยังหน่วยเก็บของหน่วยงาน ให้เจ้าของเร่ืองเก็บ เป็นเอกเทศ โดยแต่งตั้งเจ้าหน้าที่ข้ึนรับผิดชอบ เม่ือหมดความจ�ำเป็นท่ีจะต้องใช้ในการตรวจสอบแล้ว ให้จัด สง่ เอกสารน้นั ไปยงั หน่วยเก็บของหนว่ ยงาน การยืมหนังสอื การยมื หนงั สือท่สี ่งเกบ็ แล้วใหป้ ฏบิ ัติ ดังนี้ ๑. ผยู้ มื ต้องแจ้งใหท้ ราบวา่ เร่อื งทยี่ มื น้ันจะน�ำไปใชใ้ นราชการใด ๒. ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยมื ให้เจ้าหน้าท่เี ก็บ แล้วลงชอ่ื รบั เรอ่ื งทีย่ ืมไว้ในบัตรยมื หนังสอื และ ใหเ้ จ้าหนา้ ที่เกบ็ รวบรวมหลักฐานการยมื เรียงล�ำดบั วนั เดือน ปี ไว้เพอื่ ติดตามทวงถาม ส่วนบตั รยืมหนงั สอื นั้น ให้เก็บไว้แทนท่ีหนงั สือที่ถกู ยืมไป ๓. การยืมหนังสือระหว่างส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้อนุญาตให้ยืมต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับ กองข้ึนไป หรอื ผทู้ ไี่ ดร้ บั มอบหมาย ๔. การยืมหนงั สือภายในสว่ นราชการเดียวกัน ผยู้ มื และผอู้ นุญาตใหย้ ืมต้องเป็นหวั หน้าสว่ นราชการ ระดบั แผนกขนึ้ ไป หรอื ผทู้ ไี่ ดร้ บั มอบหมาย การใหบ้ คุ คลภายนอกยมื หนงั สอื จะกระทำ� มไิ ด้ เวน้ แตจ่ ะใหด้ เู พอื่ คดั ลอกหนังสือ ท้ังนี้จะต้องไดร้ บั อนญุ าตจากหัวหนา้ สว่ นราชการระดบั กองข้ึนไป หรือผทู้ ีไ่ ด้รับมอบหมายเทา่ นั้น การท�ำลายหนังสือ ใหด้ �ำเนินการภายใน ๖๐ วนั หลังจากวนั ส้ินปีปฏทิ นิ ใหเ้ จา้ หน้าทผ่ี ู้รบั ผดิ ชอบใน การเกบ็ หนงั สอื สำ� รวจหนงั สอื ทคี่ รบกำ� หนดอายกุ ารเกบ็ ในปนี น้ั ไมว่ า่ จะเปน็ หนงั สอื ทเี่ กบ็ ไวเ้ อง หรอื ทฝี่ ากเกบ็ 15

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ไวท้ ก่ี องจดหมายเหตแุ หง่ ชาตกิ รมศลิ ปากรแลว้ จดั ทำ� บญั ชหี นงั สอื ขอทำ� ลายเสนอหวั หนา้ สว่ นราชการระดบั กรม เพอื่ พจิ ารณาแตง่ ตง้ั คณะกรรมการทำ� ลายหนงั สอื ซง่ึ ประกอบดว้ ย ประธานกรรมการ และกรรมการ อยา่ งนอ้ ย สองคน โดยปกตแิ ตง่ ตงั้ จากขา้ ราชการ ตง้ั แตร่ ะดบั ๓ หรอื เทยี บเทา่ ขน้ึ ไป มตขิ องคณะกรรมการใหถ้ อื เปน็ เสยี ง ขา้ งมาก ถา้ กรรมการผใู้ ดไมเ่ หน็ ดว้ ยใหท้ ำ� บนั ทกึ ความเหน็ แยง้ ไว้ โดยคณะกรรมการทำ� ลายหนงั สอื มหี นา้ ทดี่ งั น้ี ๑. พิจารณาหนังสอื ทีจ่ ะขอท�ำลายตามบัญชหี นงั สอื ขอทำ� ลาย ๒. ในกรณที ค่ี ณะกรรมการมคี วามเหน็ วา่ หนงั สอื ฉบบั ใดไมค่ วรทำ� ลายและควรจะขยายเวลาการเกบ็ ไว้ ใหล้ งความเห็นวา่ จะขยายเวลาการเกบ็ ไวถ้ งึ เมือ่ ใด แล้วใหแ้ กไ้ ขอายใุ นการกำ� หนดเก็บหนงั สือ โดยใหป้ ระธาน กรรมการทำ� ลายหนังสอื ลงลายมือชือ่ กำ� กับการแกไ้ ข ๓. ในกรณที ค่ี ณะกรรมการมคี วามเหน็ วา่ หนงั สอื เรอ่ื งใดควรใหท้ ำ� ลาย ใหก้ รอกเครอื่ งหมายกากบาท ลงในชอ่ งการพจิ ารณาของบญั ชหี นงั สือขอท�ำลาย ๔. เสนอรายงานผลการพิจารณา พร้อมทั้งบันทึกความเหน็ แย้งของคณะกรรมการ (ถา้ ม)ี ต่อหัวหน้าสว่ นราชการระดบั กรม เพือ่ พจิ ารณาส่ังการ ดงั น้ี ๔.๑ ถา้ เหน็ วา่ หนงั สอื เรอื่ งใดยงั ไมค่ วรทำ� ลาย ใหส้ ง่ั การใหเ้ กบ็ หนงั สอื นนั้ ไวจ้ นถงึ เวลาการทำ� ลาย งวดตอ่ ไป ๔.๒ ถ้าเห็นว่าหนังสือเร่ืองใดควรท�ำลาย ให้ส่งบัญชีหนังสือขอท�ำลายให้กองจดหมายเหตุแห่ง ชาติ กรมศลิ ปากร พจิ ารณาก่อน เวน้ แต่หนงั สือประเภทที่สว่ นราชการนน้ั ได้ขอท�ำความตกลงกับกรมศิลปากร แล้ว ไม่ต้องสง่ ไปใหพ้ จิ ารณา เมอื่ กองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการในบญั ชีหนังสือขอ ทำ� ลายแล้วแจ้งให้สว่ นราชการทส่ี ่งบญั ชหี นงั สอื ขอท�ำลายทราบ ดงั น้ี ๔.๒.๑ ถ้ากองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร เห็นชอบด้วย ใหแ้ จ้งให้สว่ นราชการนัน้ ดำ� เนนิ การท�ำลายหนงั สือต่อไปได้ หากกองจดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร ไมแ่ จง้ ใหท้ ราบอยา่ งใดภายใน กำ� หนดเวลา ๖๐ วนั นบั แตว่ ันทส่ี ว่ นราชการน้นั ได้สง่ เรอ่ื งใหก้ องจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศลิ ปากร ให้ถือวา่ กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร ไดใ้ หค้ วามเหน็ ชอบแล้ว และให้ส่วนราชการท�ำลายหนังสอื ได้ ๔.๒.๒ ถา้ กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศิลปากร เหน็ วา่ หนังสือฉบับใดควรจะขยายเวลา เก็บไว้อย่างใดหรอื ให้เก็บไว้ตลอดไป ใหแ้ จง้ ใหส้ ว่ นราชการนนั้ ทราบ และให้ส่วนราชการนน้ั ๆ แกไ้ ขตามทก่ี อง จดหมายเหตแุ ห่งชาติ กรมศลิ ปากร แจ้งมา หากหนงั สอื ใด กองจดหมายเหตแุ หง่ ชาติ กรมศลิ ปากรเหน็ ควรให้ สง่ ไปเก็บไวท้ ี่กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ กรมศิลปากร กใ็ หส้ ่วนราชการนัน้ ๆ ปฏิบตั ติ าม ๕. ควบคุมการท�ำลายหนังสือซึ่งผู้มีอ�ำนาจอนุมัติให้ท�ำลายได้แล้ว โดยการเผาหรือวิธีอ่ืนใดที่จะไม่ ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเร่ืองได้ และเมื่อท�ำลายเรียบร้อยแล้ว ให้ท�ำบันทึกลงนามร่วมกันเสนอผู้มีอ�ำนาจอนุมัติ ทราบ 16

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ การเขียนหนงั สือราชการ การเขียนหนังสือราชการ ถือเป็นส่วนหน่ึงของกระบวนการด�ำเนินงานสารบรรณท่ีมีความส�ำคัญเป็น อย่างย่ิง ผู้มีหน้าท่ีปฏิบัติงานสารบรรณ จึงจ�ำเป็นต้องมีความรู้ความเข้าใจในแนวทางปฏิบัติหลายประการซึ่ง จะช่วยให้ผลการปฏบิ ตั ิงานสารบรรณดำ� เนนิ ไปอยา่ งมปี ระสิทธภิ าพ โดยมหี ลกั การ ดังนี้ หลกั ในการเขียนหนงั สอื ราชการ หนงั สอื ราชการทดี่ ี คอื หนงั สอื ทผ่ี รู้ บั อา่ นแลว้ เขา้ ใจความหมายสามารถปฏบิ ตั ไิ ดต้ รงตามวตั ถปุ ระสงค์ และบังเกดิ ผลดตี อ่ ทางราชการ ดงั นัน้ ในการเขียนหนังสอื ราชการจึงตอ้ งค�ำนงึ ถึงเรอื่ งตอ่ ไปนี้ ๑. เขียนให้เขา้ ใจง่าย หมายความว่า ต้องเขยี นให้ชดั เจน กระจ่าง ไมค่ ลุมเครือ หรอื แปลความ ไดห้ ลายอยา่ ง ๒. เขยี นใหเ้ ขา้ ใจตรงกนั หมายความวา่ เขยี นแลว้ ผรู้ บั หนงั สอื อา่ นเขา้ ใจถกู ตอ้ งตรงกนั ในสง่ิ ทผ่ี เู้ ขยี น ต้องการสือ่ สาร ไม่กอ่ ให้เกิดความเข้าใจท่คี ลาดเคลอ่ื นหรอื ผดิ ความหมาย ๓. เขยี นใหต้ รงเป้า หมายความวา่ เขยี นให้ตรงตามประเด็นที่ต้องการ ไม่ออ้ มคอ้ ม วกวน หรอื เขียน บรรยายความยดื เย้ือ ๔. เขยี นใหเ้ กดิ ผลดี หมายความวา่ ผู้รบั อ่านแลว้ เกิดความรสู้ กึ ไปในทางท่ีดี ในทางทเี่ ปน็ มิตร หรือ ยินดี พร้อมท่ีจะด�ำเนินการให้ หรือก่อให้เกิดความสัมพันธ์อันดีต่อกัน โดยเฉพาะอย่างย่ิงถ้าเป็นหนังสือตอบ ปฏิเสธ ควรใชถ้ อ้ ยค�ำสภุ าพ ออ่ นนอ้ ม ถ่อมตน มีเหตุมผี ลตามสมควร เพอ่ื ใหผ้ ู้อ่านไมเ่ กิดความรสู้ ึกทไี่ ม่ดี สรปุ การทจ่ี ะเขียนหนงั สือราชการให้ได้ตามหลกั ๔ ประการข้างตน้ จะตอ้ งยึดหลักท่วี า่ ใคร ท�ำไม อะไร ท่ไี หน เมือ่ ไร อย่างไร ตวั อย่าง นายชยาภัทร กิตติ ขออนญุ าตไปราชการ การท�ำบนั ทึกเสนอจะตอ้ งอ่านแลว้ ให้ทราบวา่ ๑. ใคร คอื นายชยาภทั ร กติ ติ และ นายชยาภทั ร คือใคร เชน่ เป็นขา้ ราชการ ต�ำแหนง่ นักจัดการงานท่วั ไป เป็นตน้ ๒. ท�ำไม คอื ประสงค์อนญุ าตไปราชการ ๓. อะไร คอื ไปราชการอะไร (ไปเข้ารบั การอบรม ประชมุ สมั มนา เรื่องอะไร) ๔. ที่ไหน คอื ไปทีไ่ หน (จังหวัดอะไร หากมีสถานท่โี ดยเฉพาะก็ควรบอกไว้ดว้ ย เชน่ หอประชุม คุรุสภา กรงุ เทพมหานคร) ๕. เมื่อไร คอื ไปเมอื่ วนั เดอื น ปใี ด ถึงวนั เดอื น ปีใด ๖. อย่างไร คือ ท�ำอย่างไร ต้องการให้ท�ำอย่างไร เห็นเป็นอย่างไร ควรด�ำเนินการอย่างไร (บางเรอ่ื งอาจจะไมม่ ี จงึ ต้องพจิ ารณาเป็นเรือ่ งๆ ไป) 17

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป จากตัวอยา่ งข้างตน้ เนอื้ ความของหนังสอื ราชการ (บนั ทกึ เสนอ) มดี ังนี้ ตามที่ กระทรวงศกึ ษาธกิ าร จะจดั อบรมหลักสตู ร “ข้าราชการบรรจุใหม”่ ประจำ� ปีงบประมาณ พ.ศ. ๒๕๕๗ จงึ ให้ขา้ ราชการทบ่ี รรจุใหม่ไปเข้ารบั การอบรม น้ัน สำ�นักงาน กศน. มขี า้ ราชการบรรจใุ หม่ ๑ ราย คือ นายชยาภทั ร กิตติ ตำ�แหน่งนักจดั การ งานทั่วไป ระดบั ปฏบิ ตั กิ าร สังกดั สำ�นกั งานเลขาธกิ าร สำ�นกั งาน กศน. จึงเห็นสมควรให้ นายชยาภทั ร กิตติ เดนิ ทางไปราชการ เพอ่ื เขา้ รบั การอบรมหลกั สตู ร “ขา้ ราชการบรรจใุ หม”่ ณ หอประชมุ ครุ สุ ภา กรงุ เทพมหานคร ในวันที่ ๒๓ – ๒๙ เมษายน ๒๕๕๗ จึงเรยี นมาเพ่ือโปรดพิจารณาอนญุ าต เทคนคิ การเขียนหนงั สอื ราชการ ในการเขียนหนังสือราชการให้สามารถส่ือความหมายไปยังผู้รับได้อย่างถูกต้องตรงตามวัตถุประสงค์ ผ้เู ขียนควรยดึ หลกั ในการเขียนหนงั สอื ราชการ ดังต่อไปน้ี ๑. ผูเ้ ขยี นจะตอ้ งค�ำนงึ กอ่ นเขยี นเสมอวา่ ๑.๑ จะเขยี นเรอื่ งอะไร ๑.๒ จะเขยี นถึงใคร ๑.๓ จะเขยี นทำ� ไม ๑.๔ จะเขยี นอย่างไร ๒. จะเขยี นเรอ่ื งอะไร หนังสือบางฉบบั อาจมเี รอื่ งทตี่ อ้ งกลา่ วถงึ มากกวา่ ๑ เรอ่ื ง ถา้ เข้าใจวา่ จะเขยี นเร่ืองอะไรก็สามารถ จดั ลำ� ดบั ของเรอ่ื งไดถ้ กู ตอ้ ง มเี นอื้ หาสาระครบถว้ นตามทอ้ งเรอื่ ง และทสี่ ำ� คญั จะชว่ ยใหส้ ามารถตงั้ ชอื่ เรอื่ งของ หนงั สือได้ถูกต้อง กระชบั ชัดเจน ๓. จะเขยี นถงึ ใคร การรู้ว่าจะเขียนถึงใคร ท�ำให้สามารถใช้ถ้อยค�ำ ส�ำนวน ได้ถูกต้อง เหมาะสมกับฐานะของผู้รับ หนงั สอื กาลเทศะ และโดยเฉพาะอย่างย่งิ ท�ำให้ใชค้ �ำข้นึ ต้น ค�ำลงท้าย รวมทงั้ สรรพนาม ได้อย่างถูกตอ้ งเหมาะ สมอกี ด้วย ๔. จะเขยี นท�ำไม การรู้ว่าจะเขียนท�ำไม ท�ำให้สามารถเขียนได้บรรลุเป้าประสงค์ท่ีต้องการ และท�ำให้ผู้รับได้รับ หนงั สอื เขา้ ใจความตอ้ งการ สามารถดำ� เนนิ การไดถ้ กู ตอ้ งตามเปา้ ประสงค์ เชน่ เขยี นไปเพอื่ ใหท้ ราบ ใหพ้ จิ ารณา ขอความร่วมมอื ช้แี จง ขออนมุ ัติ ขออนุญาต เปน็ ตน้ 18

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ๕. จะเขยี นอยา่ งไร การท่จี ะร้วู ่าจะเขยี นอยา่ งไร ขอใหย้ อ้ นกลบั ไปดูหลักการเขยี นหนังสอื ราชการ ซง่ึ ได้กล่าวมาแลว้ ข้างตน้ ปญั หาท่พี บเหน็ ได้บ่อยครง้ั ในการเขยี นหนงั สอื ราชการ ๑. เขียนไม่ชดั เจนวา่ จะทำ� อะไร ท่ีไหน เมื่อไร อย่างไร ๒. ใช้ภาษาราชการไมถ่ กู ตอ้ ง มกั ใชภ้ าษาพูดในการเขยี นหนังสอื ราชการ ๓. ใชส้ ะกด การนั ต์ วรรคตอน ไมถ่ กู ต้อง ๔. ยอ่ ความไม่เป็น ๕. จับประเดน็ ไมถ่ ูกตอ้ ง ไมช่ ดั เจน ๖. ไม่อา้ ง หนังสือทีอ่ ้างถงึ กรณที ี่เคยติดตอ่ กนั มากอ่ น ๗. ตอบไมต่ รงประเดน็ (เรือ่ ง) ๘. การใชส้ ำ� นวนไมด่ พี อ ๙. ไม่ละเอยี ดรอบคอบ โครงสรา้ งของหนงั สอื ราชการ ส่วนที่ ๑ ไดแ้ ก่ หัวเรอื่ ง (หนังสอื ) เร่มิ ต้ังแต่ ท่ี ชอื่ สว่ นราชการ ไปจนถงึ ส่งิ ทส่ี ง่ มาด้วย สว่ นท่ี ๒ ได้แก่ เนือ้ เร่ือง (เหตุท่มี ีหนงั สือไป, หรอื ปรารภเหตุ โดยปกติ คือ ย่อหน้าแรกของหนงั สอื สว่ นที่ ๓ ไดแ้ ก่ จดุ ประสงค์ของเร่ือง จดุ ประสงค์ทมี่ หี นังสอื ไป หรือปรารภผล โดยปกติ คอื ย่อหนา้ ทส่ี องของหนงั สือ สว่ นท่ี ๔ ไดแ้ ก่ ท้ายเรือ่ ง (หนงั สือ) เร่มิ ตงั้ แต่ คำ� ลงทา้ ย ไปจนถึง หมายเลขโทรศัพท์ วธิ ีเขยี นหนังสอื ราชการ ๑. การต้งั ชอ่ื เร่อื ง ชอ่ื เรอื่ ง คอื ใจความของหนงั สอื ทย่ี อ่ สน้ั ทส่ี ดุ นน่ั คอื เพยี งแคอ่ า่ นชอ่ื เรอื่ งกส็ ามารถทราบเรอื่ งราว ในหนงั สอื โดยภาพรวมๆ ไดแ้ ลว้ โดยเฉพาะอยา่ งยง่ิ คอื การทราบความตอ้ งการ/ความประสงค/์ เหตทุ ม่ี หี นงั สอื มา ท�ำใหก้ ารพจิ ารณาง่าย สะดวก รวดเรว็ ย่ิงข้นึ การตัง้ ช่ือเรอื่ ง ต้องเขียนให้บรรลุจุดมงุ่ หมายอย่างน้อย ๒ ประการ คือ ๑. พอรใู้ จความของเรอ่ื งทย่ี ่อสน้ั ทสี่ ดุ ๒. สะดวกแกก่ ารเกบ็ ค้น อา้ งองิ 19

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ชอื่ เร่ืองท่ีดี ต้องเปน็ ประโยค หรือ วลี เช่น เร่อื ง วธิ ปี ฏบิ ตั เิ กี่ยวกับการรับรองสำ� เนาหนังสอื เรอ่ื ง การเชา่ เคร่อื งถ่ายเอกสาร เป็นต้น การต้ังชอ่ื เรือ่ งเป็น ค�ำนาม หรอื ค�ำกริยา เชน่ เร่ือง เคร่อื งถ่ายเอกสาร เรอื่ ง แจง้ มติที่ประชมุ เป็น สิ่งท่ไี มเ่ หมาะสม เพราะไม่สามารถสื่อใหผ้ ู้อ่านเข้าใจถึงวัตถุประสงค์ของการเขียนหนงั สือราชการดังกลา่ ว โดยปกติหนังสือท่ีมาถึงหน่วยงานใช้ช่ือเรื่องอะไร เวลาตอบกลับไปก็ใช้ช่ือเรื่องเดิมนั้นเสมอ แต่ บางเร่อื งอาจไม่สามารถท�ำได้ เช่น เรือ่ ง ขออนุมัตเิ บิกเงนิ คา่ ใชจ้ ่ายในการเดินทางไปราชการ เวลาตอบกลับไป หากใช้ชือ่ เรอ่ื งเดมิ กแ็ สดงว่าเราขออนมุ ตั อิ กี ทง้ั ๆ ที่เราเปน็ ผ้อู นุมตั ิ กรณอี ยา่ งนจี้ งึ ตอ้ งเปล่ยี นชื่อเรอ่ื งใหมเ่ ป็น เรือ่ ง อนมุ ตั ิเบิกเงนิ ......... หรอื เร่ือง การขออนมุ ตั เิ บกิ เงนิ ................. ๒. การเขยี น “เรียนหรอื กราบเรยี น การเขยี น “เรยี นหรอื กราบเรียน ทงั้ หนงั สอื ราชการภายนอก หนังสือราชการภายใน และบันทึก ตอ้ งใช้ใหถ้ กู ตอ้ งตามระเบยี บสำ� นักนายกรัฐมนตรฯี ซ่งึ มี ๑๔ ต�ำแหน่งเท่าน้นั ท่ีใชก้ ราบเรยี น ๓. การเขียน “อา้ งถึง” (ถา้ มี) การเขยี น “อา้ งถงึ ”ใหอ้ า้ งถงึ หนงั สอื ทเ่ี คยตดิ จอ่ กนั เฉพาะหนงั สอื ทส่ี ว่ นราชการผรู้ บั หนงั สอื ไดร้ บั มากอ่ นแลว้ จะจากส่วนราชการใดก็ตาม โดยให้ลงชอ่ื สว่ นราชการเจ้าของหนงั สอื และเลขที่หนงั สอื วันท่ี เดอื น ปพี ทุ ธศักราชของหนังสือน้ัน โดยให้อ้างถึงหนงั สอื ฉบับสุดท้ายทีต่ ิดต่อกันเพียงฉบบั เดียว เว้นแต่เร่อื งอ่นื ที่เป็น สาระสำ� คญั ต้องน�ำมาพจิ ารณา จึงอ้างถึงหนงั สอื ฉบบั อื่น ๆ ทเ่ี ก่ยี วกบั เร่ืองนน้ั โดยเฉพาะใหท้ ราบดว้ ย เชน่ อ้างถงึ หนงั สอื ส�ำนักงาน กศน.จังหวัดเชียงใหม่ ที่ ศธ ๐๒๑๐.๐๖/๒๗ ลงวนั ที่ ๔ มกราคม ๒๕๕๗ ๔. การเขยี นเน้ือหาของหนังสอื ราชการ (ภายนอก) ๔.๑ การเขยี นขอ้ ความท่เี ป็นเหตุ กรณมี ีหนงั สอื อา้ งถึง ใหข้ นึ้ ต้นขอ้ ความวา่ “ตามหนังสือท่อี ้างถงึ ” และลงท้ายดว้ ยคำ� วา่ “ความแจง้ แล้วนนั้ ” กรณไี มม่ หี นงั สืออ้างถงึ (๑) กรณเี ปน็ เรอื่ งทมี่ กี ารตดิ ตอ่ ประสานงานแลว้ ใหข้ นึ้ ตน้ ขอ้ ความวา่ “ตามท”่ี และลงทา้ ย ด้วยคำ� ว่า “นน้ั ” (๒) กรณเี ปน็ เรอื่ งใหมซ่ ง่ึ ยงั ไมเ่ คยเกดิ ขนึ้ หรอื ตดิ ตอ่ ประสานงานกนั มากอ่ น ใหข้ น้ึ ตน้ ขอ้ ความ วา่ “ดว้ ย” หรอื “ชือ่ ส่วนราชการ” ท้งั น้ี หา้ มลงท้ายดว้ ยค�ำว่า “นั้น” อย่างเดด็ ขาด คำ� ขน้ึ ตน้ ขอ้ ความทเ่ี ปน็ เหตมุ ใี ชก้ นั อยหู่ ลายคำ� ดว้ ยกนั เชน่ ดว้ ย, เนอ่ื งจาก, ตาม, ตามท,่ี อนสุ นธิ และ ตามหนังสือท่ีอา้ งถึง เปน็ ตน้ 20

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ๔.๒ การเขียนอา้ งอิงกฎหมาย ระเบียบ ต้องระบใุ หช้ ัดเจน ซึง่ มีวิธเี ขยี น ๒ วิธี คอื (๑) เขียนชัดเจน (เต็มยศ) เช่น ตามพระราชบัญญัติระเบียบข้าราชการพลเรือน พ.ศ. ๒๕๕๑ หรือตามระเบยี บกระทรวงศึกษาธกิ ารวา่ ด้วยการลงโทษนักเรียนหรอื นักศกึ ษา พ.ศ. ๒๕๑๕ (๒) เขยี นโดยยอ่ เชน่ ตามกฎหมายวา่ ดว้ ยระเบยี บขา้ ราชการพลเรอื น หรอื ตามระเบยี บ ว่าดว้ ยการลงโทษนักเรียนหรอื นกั ศึกษา พ.ศ. .... เปน็ ตน้ ๔.๓ การเขียนขอ้ ความทเี่ ป็นผล คอื จดุ ประสงคข์ องเร่อื ง ต้องเขียนใหแ้ นช่ ัดวา่ ตอ้ งการอะไร จะใหผ้ ู้รับหนังสือท�ำอะไร อย่างไร เชน่ - ตอ้ งการให้ “อนมุ ตั /ิ อนญุ าต” กเ็ ขยี นแสดงเหตผุ ล/ความจำ� เปน็ ในการขออนมุ ตั /ิ อนญุ าต และจบดว้ ย ขออนมุ ตั ิ/อนุญาต เร่อื งอะไร - ตอ้ งการให้ “ทราบ” ใหล้ งท้ายวา่ “จึงเรยี นมาเพ่อื ทราบ” (โปรดทราบ) - ต้องการให้ “พจิ ารณา” ให้ลงทา้ ยวา่ “จงึ เรียนมาเพื่อพจิ ารณา” (โปรดพจิ ารณา) โดย ต่อท้ายใหช้ ดั ว่า จะใหพ้ ิจารณาอะไร ประเด็นไหน - หรอื กรณอี น่ื ๆ เช่น เพอ่ื ซ้อมความเขา้ ใจเพือ่ ถอื ปฏิบัติ เพอ่ื ด�ำเนนิ การ เพอื่ ชี้แจงข้อเท็จ จริง เพอื่ รายงาน เพอ่ื สบื สวนสดับรับฟงั เพ่อื ใหส้ ังวรระมัดระวัง อาจสรปุ ไดว้ า่ การเขยี นเนอ้ื หาของหนงั สอื ราชการ (ภายนอก) สามารถจำ� แนกเนอ้ื หาได้ ๓ ยอ่ หนา้ ดว้ ยกนั คือ ยอ่ หนา้ แรก (ปญั หาหรือทม่ี าของเร่ือง หรือสาเหตโุ ดยตรงที่ทำ� เรอื่ งน้)ี เช่น ตามหนังสือท่ีอ้างถงึ ช่ือหนว่ ยงาน...............หารอื (กรณีหารอื ) สรปุ ย่อเรื่อง ........ความละเอียด แจ้งแล้ว นั้น ยอ่ หนา้ ทส่ี อง (ขอ้ เสนอทเ่ี ปน็ ประเดน็ ความตอ้ งการของหนงั สอื และอา้ งสาเหตุ เรอื่ งราว ระเบยี บ ท่เี ก่ยี วข้อง) เช่น หนว่ ยงาน...(เจา้ ของหนงั สอื )..... ขอเรยี นวา่ ตามท่ี ......(ชอื่ หนว่ ยงาน).....หารอื นนั้ .......................... (ได้หรอื ไม่ได้ ขัดข้องหรอื ไม่ ให้ทำ� อะไร ทำ� อย่างไร และอา้ งสาเหตุเร่ืองราว ระเบยี บตาม) ยอ่ หนา้ ท่สี าม ข้อความปิดท้ายหนงั สอื จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดทราบ 21

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ขอ้ สังเกตการใช้ถ้อยค�ำ เนอ่ื งจากภาษาไทยมถี อ้ ยคำ� ใหใ้ ชม้ าก คำ� หลายๆ คำ� มคี วามหมายอยา่ งเดยี วกนั เชน่ กนิ มคี ำ� ทม่ี คี วาม หมายถงึ กนิ อยมู่ าก เชน่ ทาน รบั ประทาน เสวย ฉนั ซงึ่ แตล่ ะคำ� จะมรี ะดบั การใชเ้ ปน็ ทท่ี ราบกนั อยแู่ ลว้ โดยมาก อยา่ งไรก็ตามมีถอ้ ยคำ� บางคำ� ทีอ่ ยากน�ำมาเน้นย�้ำเพราะมักใช้ผิดกันบอ่ ยๆ เช่น ๑. การใช้ ขอบคณุ - ขอบคณุ ใช้ทั่วไป - ขอบพระคณุ ขอบพระคุณมาก ขอบพระคุณยิง่ เป็นพระคุณมาก เปน็ พระคุณย่งิ ๒. อนุมตั ิ หมายถึง เห็นชอบตามทก่ี �ำหนดใหจ้ ะใชก้ รณีทีม่ ีระเบยี บ กฎหมาย ระบไุ ว้ ๓. การอนญุ าต หมายถงึ ยินยอม ยอมให้ ตกลง ใชโ้ ดยท่วั ไป ๔. การใช้ ณ (นะ) ไม่ต้องมจี ดุ ๕. ฯลฯ (ไปยาลใหญ่) ไม่ต้องเว้นวรรค ๖. หมายก�ำหนดการ ใช้กบั งานพระราชพธิ กี รณมี ีการเสดจ็ ๗. ก�ำหนดการ ใชท้ ัว่ ไป ๘. กอปร หมายถึง ประกอบ มักเขยี นผดิ เปน็ กอรป หรอื กอร์ป ๙. การใช้บุพบท กับ หมายถงึ ติดกนั ด้วยกัน เท่ากนั แก่ หมายถงึ สำ� หรบั (ใชท้ ัว่ ไป) แด่ หมายถงึ สำ� หรับใช้กบั ผ้สู ูงอายุ หรือใช้กับพระภกิ ษุสงฆ์ เชน่ ถวายแด่ อทุ ศิ แด่ แต่ หมายถงึ เฉพาะ อยา่ ง เท่านนั้ ตอ่ หมายถงึ กระทำ� ต่อ ตาม ต่อเม่ือ หมายถงึ เมือ่ ถึง ตอ่ เนือ่ ง หมายถงึ ติดต่อกันไป ตอ่ ไป หมายถงึ ถดั ไป ต่อมา หมายถงึ ถัดมา แตถ่ งึ กระน้นั กด็ ี ใชใ้ นกรณี เชอ่ื มความใหแ้ ยง้ กนั แต่ละ ใช้ในกรณี บอกแยกเปน็ จ�ำนวนหน่งึ ๆ แต่ว่า ใชเ้ ช่ือมความใหก้ ลบั กนั แยง้ กัน ควร เป็นค�ำแนะน�ำท่วั ไป พึง เป็นคำ� ทใ่ี ช้วางมาตรฐาน ย่อม เปน็ ค�ำบังคับทางการ แตไ่ มเ่ ดด็ ขาด 22

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ต้อง เปน็ ค�ำบังคับทางการ และเดด็ ขาด ให้ เป็นคำ� บงั คบั ทางการ และเดด็ ขาด อาจ (จะ) ใช้บอกการคาดคะเน การใช้ภาษาราชการ การเขียนหนงั สือราชการนยิ มใชภ้ าษาราชการ ไมใ่ ชภ้ าษาล�ำลอง ภาษาพดู ภาษานักประพนั ธ์ เชน่ ๑. พร้อมกันนี้ไดแ้ จง้ ใหจ้ ังหวดั ทราบแลว้ เหมือนกัน - พรอ้ มกนั นไ้ี ด้แจ้งใหจ้ ังหวัดทราบดว้ ยแลว้ (เหมอื นกนั เปน็ ภาษาพดู ) ๒. ค�ำอทุ ธรณ์ของผรู้ ้องไม่มขี ้อเทจ็ จรงิ อะไรเพ่มิ เตมิ - คำ� อทุ ธรณ์ของผ้รู ้องไม่มขี ้อเท็จจริงอนั ใดเพมิ่ เติม (อะไร เปน็ ภาษาพูด) ๓. ครูและนกั เรียนในเขตสีจ่ ังหวดั ภาคใต้ได้รับความเดือดรอ้ นแสนสาหสั - ครแู ละนักเรียนในเขตสจ่ี ังหวดั ภาคใตไ้ ด้รบั ความเดือดร้อนเปน็ อยา่ งยงิ่ (แสนสาหัส เปน็ ภาษานกั ประพนั ธ)์ การบันทกึ บันทกึ เป็นหนังสอื ราชการทีเ่ รยี กว่า “หนังสอื ทีเ่ จา้ หน้าทท่ี �ำข้นึ หรอื รบั ไวเ้ ปน็ หลักฐานในราชการ” บันทึก คอื ข้อความซึ่งผู้ใตบ้ ังคับบัญชาเสนอผบู้ งั คับบญั ชา ผู้บังคับบัญชาส่ังการแก่ผใู้ ตบ้ ังคับบญั ชา เจ้าหนา้ ท่ีหรอื หน่วยงานระดับตำ�่ กว่าส่วนราชการระดับกรมตดิ ต่อกันในการปฏิบตั ิราชการ ข้อสงั เกต หนังสือราชการทใ่ี ช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความเขียน/พิมพเ์ ชน่ เดยี วกนั กบั บันทกึ เสนอผู้บงั คบั บญั ชาซ่งึ ตดิ ต่อราชการระหว่างกรมภายในกระทรวงเดยี วกนั เป็น “หนงั สือภายใน” ซง่ึ เปน็ หนงั สอื ราชการอกี ประเภทหน่งึ มิใช่ “บันทกึ ” ตามความหมายในทน่ี ้ี การจดั ท�ำบันทกึ เสนอ การจัดท�ำบันทึกเสนอ เป็นเรื่องภายในของส่วนราชการ/หน่วยงาน เพื่ออ�ำนวยความสะดวกใน การติดตอ่ และส่งั งาน ตามระเบียบงานสารบรรณ จึงก�ำหนดให้มีหัวขอ้ เฉพาะ - ช่อื หรอื ตำ� แหน่ง ท่บี นั ทกึ ถึง - สาระส�ำคัญของเรื่อง - ชื่อ และ ตำ� แหนง่ ของผูบ้ นั ทึก อย่างไรก็ตาม การบันทึกกรณีใช้กระดาษบันทึกข้อความ จึงนิยมใส่ส่วนราชการและอ่ืนๆ ตาม กระดาษบนั ทึกขอ้ ความตามไปดว้ ย 23

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หลกั การบนั ทกึ เพอื่ ให้สะดวกในการพิจารณาส่ังการ ควร ๑. แยกเป็นเร่อื งๆ ๒. แตล่ ะหัวข้อเร่อื ง ควรมขี ้อความให้ทราบว่า อะไร เมอ่ื ไร ท่ไี หน ใคร ทำ� ไม อย่างไร ๓. ใชค้ �ำขน้ึ ตน้ เช่นเดียวกับหนงั สือภายนอก การบนั ทกึ เสนอผบู้ ังคบั บญั ชา การบันทึกเสนอผบู้ งั คับบัญชา มี ๔ ลกั ษณะ ดังนี้ ๑. บันทกึ ย่อเรือ่ ง คือ การเรยี บเรยี งขอ้ ความโดยเกบ็ แตป่ ระเดน็ สำ� คญั ๆ แตใ่ หเ้ ขา้ ใจในเนื้อเร่ืองครบ ถว้ นทีจ่ ะส่ังงานโดยไม่ผดิ พลาด หนังสอื ฉบับใดมขี ้อความสำ� คัญไม่มากนกั หรือไม่อาจย่อลงใหส้ ้ันได้อกี กเ็ สนอ ใหพ้ จิ ารณาไดเ้ ลยแตค่ วรขดี เสน้ ใตเ้ ฉพาะทข่ี อ้ ความสำ� คญั นนั้ ๆ ไวด้ ว้ ย กอ่ นบนั ทกึ ยอ่ เรอ่ื งผบู้ นั ทกึ ตอ้ งอา่ นเรอื่ ง ราวให้ละเอียดเสียก่อน แล้วจับประเด็นส�ำคัญของเร่ือง เขียนเป็นข้อความส้ันๆ อาจไม่จ�ำเป็นต้องเรียงล�ำดับ ขอ้ ความตามหนังสอื แตค่ วรเรียบเรียงขอ้ ความใหม่เพื่อใหเ้ ข้าใจงา่ ยข้ึน ดงั น้ัน การบันทึกยอ่ เร่อื ง จึงตอ้ ง - สรุปสาระส�ำคัญของเรื่องให้สมบูรณ์ และชัดเจน - ยอ่ เร่ืองให้สั้น - เสนอเร่อื งใหเ้ ขา้ ใจง่าย ทั้งนี้ เพือ่ ใหผ้ ู้บงั คับบญั ชา - รู้ใจความเรื่องโดยสมบรู ณ์ และชดั เจน - เสียเวลาอา่ นนอ้ ยท่ีสุด - เขา้ ใจเร่ืองไดง้ ่ายท่สี ดุ โดยปกตมิ กั ใชก้ บั เรอื่ งทผี่ บู้ งั คบั บญั ชาจะตอ้ งทราบหรอื ปฏบิ ตั ิ และเปน็ เรอ่ื งทจี่ ะตอ้ งอา่ นเรอื่ งเดมิ มาก หรือมีเอกสารประกอบมาก หรือมีขั้นตอนการปฏิบัติโต้ตอบหลายครั้ง หรือประเด็นหรือมูลเหตุท่ีต้องการให้ ทราบและพจิ ารณามหี ลายเรอ่ื ง เพือ่ ใหผ้ บู้ ังคับบัญชาเขา้ ใจเร่อื งได้ง่ายขน้ึ และใชเ้ วลาอา่ นนอ้ ยลง ๒. บันทึกรายงาน คือ การเขียนข้อความรายงานเร่ืองท่ีตนปฏิบัติหรือประสบพบเห็นหรือส�ำรวจ สืบสวนได้เสนอต่อผบู้ ังคับบัญชา ควรเขยี นใหส้ ้ัน พจิ ารณาเฉพาะข้อความทจ่ี �ำเปน็ ตอ้ งรายงาน แต่ถา้ เป็นการ รายงานเรือ่ งท่ีไดร้ ับมอบหมายใหป้ ฏิบัติต้องรายงานทุกขอ้ ท่ีผู้บังคับบญั ชาต้องการทราบหรอื สนใจ ๓. บนั ทกึ ความเหน็ คอื การเขยี นขอ้ ความแสดงความรสู้ กึ นกึ คดิ ของตนทม่ี เี กยี่ วกบั เรอื่ งทเี่ สนอ เพอ่ื ช่วยประกอบการพิจารณาสั่งการของผู้บังคับบัญชา อาจบันทึกต่อท้ายเรื่องใดเร่ืองหนึ่งหรือบันทึกต่อท้ายย่อ เรอื่ ง ถา้ เปน็ เรอ่ื งทสี่ งั่ การไดห้ ลายทาง อาจเขยี นบนั ทกึ ความเหน็ ไวด้ ว้ ยวา่ ถา้ สง่ั การทางใดจะเกดิ ผลหรอื มขี อ้ ดี ข้อเสยี อย่างไร และถา้ มกี ารอ้างกฎหมายและระเบียบใดก็ควรจัดนำ� เสนอประกอบเรอ่ื งนั้นๆ ด้วย ดังนั้น การ ท�ำบันทึกรายงาน จงึ ต้อง 24

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ - ชีใ้ หเ้ ห็นถึงเหตผุ ล/ความจ�ำเป็นท่รี ายงาน - สาระส�ำคัญของเรอ่ื งต้องสมบูรณ์ ชัดเจน - กะทัดรดั (ไมใ่ ชบ่ รรยายความ) - เข้าใจงา่ ย - ถา้ มีรายละเอยี ดมาก ควรทำ� เป็นเอกสารแนบทา้ ย - ถา้ จ�ำเป็นต้องอ้างกฎหมาย ระเบียบ ต้องระบุให้ชดั เจน - เสนอแนะแนวทางปฏบิ ัติ/สง่ั การ - ถา้ เปน็ เรอื่ งทค่ี อ่ นขา้ งยาว ควรเขยี นความเหน็ เสนอผบู้ งั คบั บญั ชา เพอื่ ประกอบการพจิ ารณา ส่ังการ เป็นบันทึกท่ีใช้อยู่เป็นประจ�ำเกือบทุกวัน ซึ่งบันทึกความเห็นนี้อาจใช้กระดาษบันทึกโดยเฉพาะ หรือ บันทึกตอ่ เนอื่ ง (ท้ายหนงั สือ) ก็ได้ ดงั นัน้ การทำ� บนั ทกึ ความเห็น จึงต้องพิจารณาก่อนว่าควรทำ� ตอ่ ทา้ ยเรอ่ื ง น้นั ๆ หรอื ควรท�ำข้ึนใหม่ - ถ้าเป็นเร่ืองสั้นๆ เข้าใจงา่ ย ไม่มีขอ้ มูลที่ตอ้ งเสนอประกอบ ควรท�ำต่อท้ายเรอ่ื ง - ถา้ เปน็ เรอื่ งทยี่ าว หรอื มปี ระเดน็ ในการพจิ ารณา หรอื เอกสารในการพจิ ารณามาก ควรสรปุ เรอื่ ง โดยสรปุ ข้อเทจ็ จริง ข้อมูล ประเดน็ ทเ่ี ป็นปัญหา หรอื ท่เี ปน็ เหตุ แลว้ จึงเขียนความเห็นทผี่ ล หรือข้อเสนอ แนะในกรณที เ่ี ปน็ เรอ่ื งทอี่ าจสงั่ การไดห้ ลายทาง อาจใหค้ วามเหน็ พรอ้ มขอ้ เสนอแนะดว้ ยวา่ สง่ั การทางใดจะเกดิ ผลอย่างไร ตา่ งกนั อย่างไร ประกอบด้วย - ตวั อย่างการใช้ค�ำเสนอความเหน็ ในตอนทา้ ย ของบันทกึ ย่อเรื่อง เช่น “เพ่อื โปรดทราบ” “เพอ่ื โปรดทราบและแจง้ ให.้ ..................ทราบดว้ ย” “เพือ่ โปรดทราบและลงนามใน..........ดังแนบ” “เพ่ือโปรดพิจารณาลงนาม” “เพื่อโปรดพจิ ารณาอนญุ าต” “เพอ่ื โปรดพจิ ารณาส่ังการ” “เพอ่ื โปรดส่ังการใหถ้ ือปฏบิ ตั ิตอ่ ไป” “เพอื่ โปรดพิจารณาอนมุ ัต”ิ ๑. โครงการ ๒. งบประมาณคา่ ใชจ้ ่าย 25

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป “เพอื่ โปรดพิจารณา ๑. อนญุ าต ๒. ลงนาม ฯลฯ ๔. บนั ทกึ ตดิ ตอ่ และสงั่ การ คอื การเขยี นข้อความติดต่อภายใน ระหว่างบุคคลในหนว่ ยงานเดยี วกนั หรอื ผู้บังคับบญั ชาสั่งการไปยงั ผู้ใตบ้ ังคับบัญชา การจัดท�ำรายงานการประชุม การประชุม คือ การท่ีบุคคล ตงั้ แต่ ๒ คนขึ้นไป พบกนั รว่ มปรึกษาหารือ เสนอแนะ อภิปราย ฯลฯ เพือ่ ใหบ้ รรลุวัตถปุ ระสงค์ตามท่ีต้องการ รปู แบบของการประชมุ มี ๔ รปู แบบ ๑. แจ้งข้อความ - ถ่ายทอดความรู้ ๒. แลกเปลีย่ นทศั นะ ๓. หาข้อยุติ – ความยินยอม ๔. หาแนวทางปฏบิ ัติ หนา้ ทขี่ องเลขานกุ ารท่ปี ระชุม ๑. จดั เตรียมรายงานการประชมุ ครั้งทแี่ ลว้ ๒. เตรียมวาระการประชุม/ประสานกบั ประธาน/ผูเ้ กยี่ วขอ้ ง ๓. ศกึ ษาเรอ่ื งทจ่ี ะประชุมโดยละเอียด ถอ่ งแท้ ๔. นดั หมาย/เตือน กำ� หนดการประชมุ ๕. เตรยี มเอกสารประกอบตา่ งๆ ท่คี าดวา่ จะตอ้ งใชป้ ระกอบการพจิ ารณา ๖. บันทกึ /จดรายงานการประชมุ รายงานการประชมุ การบันทกึ ความคดิ เห็นของผูม้ าประชมุ ผูเ้ ขา้ รว่ มประชมุ และมติของทปี่ ระชุมไว้เปน็ หลักฐาน ท�ำไมต้องท�ำรายงานการประชุม ๑. เพื่อเก็บไวเ้ ปน็ หลกั ฐานอ้างอิง ๒. เพ่อื ยันยนั การปฏบิ ตั ิงาน ๓. เพ่ือแสดงกิจกรรมทดี่ �ำเนนิ มาแล้ว ๔. เพอื่ แจง้ ผลการประชุมให้ผเู้ กีย่ วขอ้ งทราบและปฏบิ ตั ิ 26

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ หัวข้อในรายงานการประชมุ มี ๑๑ หวั ขอ้ ๑. ช่ือรายงานการประชมุ ใหล้ งช่ือคณะที่ประชุม / ชอื่ การประชมุ น้นั ๒. ครง้ั ท่ี ให้ลงครง้ั ทปี่ ระชุมเปน็ รายปี โดยเริม่ คร้ังแรกจากเลข ๑ เรียงเปน็ ล�ำดับไปจนสน้ิ ปีปฏทิ นิ ทบั เลขปีพุทธศักราช ที่ประชมุ เมอ่ื ข้นึ ปีปฏิทินใหมใ่ หเ้ ริ่มครั้งท่ี ๑ ใหม่ ๓. เมือ่ ให้ลงวนั ที่ เดือน ปี ที่ประชมุ โดยลงวนั ท่ี พร้อมตวั เลขของวันที่ ช่อื เต็มของเดือน และตวั เลข ของปพี ุทธศักราช เช่น เม่ือวนั ที่ ๑๐ มกราคม ๒๕๕๗ ๔. ณ ให้ลงช่ือสถานท่ที ี่ประชมุ ๕. ผมู้ าประชุม ใหล้ งชอ่ื และหรือต�ำแหนง่ ของผู้ทไี่ ดร้ ับการแตง่ ต้งั เปน็ คณะทปี่ ระชมุ ซึง่ มาประชุม ในกรณมี ผี มู้ าประชุมแทนใหล้ งชอ่ื ผมู้ าประชุมแทน และลงว่ามาประชมุ แทนผูใ้ ด หรอื ต�ำแหน่งใด ๖. ผไู้ มม่ าประชุม ใหล้ งชอื่ และหรอื ตำ� แหนง่ ของผู้ที่ไดร้ ับการแตง่ ต้ังเป็นคณะทป่ี ระชมุ ซ่ึงมิได้มาประชมุ พรอ้ มกันทง้ั เหตุผล (ถ้ามี) ๗. ผเู้ ขา้ รว่ มประชมุ ใหล้ งชอ่ื และหรอื ตำ� แหนง่ ของผทู้ มี่ ไิ ดร้ บั การแตง่ ตงั้ เปน็ คณะทปี่ ระชมุ ซง่ึ ไดม้ า เขา้ ร่วมประชุม (ถ้ามี) ๘. เรม่ิ ประชุมเวลา ใหล้ งเวลาท่ีเร่ิมประชมุ ๙. ข้อความ ให้บนั ทึกขอ้ ความทีป่ ระชุม โดยปกติให้เรมิ่ ตน้ ดว้ ยประธานกลา่ วเปดิ ประชุม และเรื่อง ทป่ี ระชุม กับมติหรือข้อสรปุ ของท่ีประชุมในแตล่ ะเรอ่ื งตามล�ำดับ โดยทัว่ ไปจะประกอบด้วยหัวขอ้ ดงั นี้ ๙.๑ เรือ่ งที่ประธานแจง้ ใหท้ ปี่ ระชุมทราบ ๙.๒ เร่ืองการรับรองรายงานการประชุมครงั้ ทแ่ี ลว้ ๙.๓ เรื่องทีเ่ สนอใหท้ ีป่ ระชมุ ทราบ ๙.๔ เรือ่ งท่เี สนอให้ทปี่ ระชมุ พิจารณา ๙.๕ เรื่องอืน่ ๆ (ถ้าม)ี ๑๐. เลกิ ประชมุ เวลา ให้ลงเวลาท่เี ลิกประชุม ๑๑. ผจู้ ดรายงานการประชมุ ใหล้ งชื่อผจู้ ดรายงานการประชมุ ครงั้ นนั้ ๑๒. อาจตอ้ งมีผูต้ รวจรายงานการประชมุ 27

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การจดรายงานการประชมุ รายงานการประชมุ (ราชการ) - เปน็ หนังสือราชการชนดิ หน่งึ - หนงั สอื ทเ่ี จา้ หนา้ ทที่ ำ� ข้นึ เป็นหลกั ฐานทางราชการ - การบันทึกความคิดเห็นของผมู้ าประชุม ผเู้ ข้ารว่ มประชุมและมติของที่ประชมุ ไว้เป็นหลักฐาน หลกั การจดรายงานการประชมุ ๑. มคี วามรคู้ วามเขา้ ใจระเบยี บงานสารบรรณโดยเฉพาะเรอื่ งการจดรายงานการประชมุ และสามารถ น�ำไปใชไ้ ดอ้ ยา่ งถูกต้อง ๒. มคี วามรู้ ความเข้าใจในการใชร้ ูปแบบรายงานการประชมุ ๓. มีความเขา้ ใจเนื้อหา และประเด็นท่ีควรจด ๔. มสี มาธใิ นการฟัง เพอื่ สามารถสรปุ เน้ือหาและประเดน็ ไดถ้ ูกต้อง ๕. มคี วามรูค้ วามเข้าใจในการสรปุ –มตทิ ่ีประชุม ๖. บันทึกอยา่ งไร จงึ จะได้เนือ้ หาสาระท่อี ่านง่าย–เข้าใจดี–กะทดั รดั ๗. ใช้ภาษาถกู ต้อง ๘. ใชส้ ำ� นวน–ถอ้ ยค�ำเหมาะสม ๙. ย่อความเก่ง ๑๐. มีความรู้เรือ่ งการบนั ทึกย่อเรอื่ ง–การรา่ งหนงั สอื ดี วธิ ีการจดรายงานการประชุม ท�ำได้ ๓ แบบ ๑. จดทกุ คำ� พดู พร้อมมติ ๒. จดคำ� พดู เฉพาะประเดน็ ส�ำคัญ พร้อมมติ ๓. จดสรุปสาระสำ� คญั ความเห็น เหตุผล พรอ้ มมติ การจดรายงานการประชมุ แบบจดสรปุ สาระส�ำคญั การจดวา่ ทปี่ ระชุมไดพ้ ิจารณาเรอ่ื งใด มีสาระสำ� คญั อย่างไร - ทป่ี ระชมุ มีความเห็นในการพจิ ารณาอย่างไร - ทป่ี ระชุมมีเหตผุ ลในการพิจารณาอย่างไร - ทป่ี ระชมุ มมี ติ อยา่ งไร 28

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ขอ้ เสนอแนะในการจดรายงานการประชมุ ๑. กอ่ นจดรายงานฯ ตามระเบียบวาระท่ี ๑ เมอื่ เขยี นคำ� ว่า “เริ่มประชุมเวลา” แลว้ ต้องเขียนกล่าว นำ� ก่อน ดังนี้ ถ้าเป็นการประชุมตามกฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บังคบั ท่กี ำ� หนดองค์ประชุมตอ้ งระบุไวด้ ว้ ยว่า “ครบ องคป์ ระชมุ ” เชน่ ปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร ในฐานะประธาน อ.ก.พ.สำ� นกั งานปลดั กระทรวงศกึ ษาธกิ าร กลา่ ว ว่าขณะนี้ อ.ก.พ.สป.ศธ. มาประชมุ ๙ ทา่ น ครบองคป์ ระชมุ แลว้ จึงขอเปดิ การประชมุ กจ็ ดวา่ “ประธานกลา่ ว เปดิ การประชมุ แลว้ ทปี่ ระชมุ ไดพ้ จิ ารณาเรอื่ งตา่ งๆ ตามระเบยี บวาระดงั ตอ่ ไปน”ี้ หรอื “เมอ่ื ประธานกลา่ วเปดิ ประชมุ แลว้ ไดด้ �ำเนนิ การประชุมตามระเบียบวาระดงั ต่อไปน”ี้ ๒. ระเบียบวาระท่ี ๑ เรือ่ งทป่ี ระธานแจ้งใหท้ ป่ี ระชมุ ทราบ ถ้ามมี ากกว่า ๑ เรือ่ ง ต้องแยกเปน็ ข้อๆ โดยจดว่าได้แจ้งเรื่องอะไร มเี นือ้ หาโดยย่อว่าอยา่ งไร ท่ี ประชุมมีขอ้ สรุปหรือมติอยา่ งไร ๓. ระเบียบวาระท่ี ๒ เรอื่ งรับรองรายงานการประชุม ถ้ามีการแกไ้ ขเพม่ิ เติม ควรจดดงั น้ี ท่ปี ระชุมได้..............โดยมกี ารแก้ไขเพ่ิมเติมรวม...............แห่ง ดงั น้ี ๑. ระเบียบวาระท่ี.......หน้า...........ข้อ............บรรทัดท่ี...........ข้อความเดิม “............” แก้เป็น “..............” หรอื “หน้า...........หัวขอ้ ............ข้อหรือบรรทัดท่ี..............” การรบั รองรายงานการประชุม เมอื่ ทปี่ ระชมุ รบั รองรายงานการประชมุ แลว้ โดยหลกั ตอ้ งใหป้ ระธานการประชมุ ลงนามในรายงาน การประชมุ เปน็ หลกั ฐานดว้ ย โดยเขียนไวท้ ้ายรายงานการประชุมวา่ “ท่ีประชุมคร้ังที่.............../........... วันท่ี.....................................ได้พิจารณารับรองรายงานการ ประชุมนี้แล้ว โดยไมม่ ีการแกไ้ ขเพิ่มเติม” (หรือ โดยมกี ารแกไ้ ขเพ่มิ เติม..............แหง่ ) ลายมอื ชือ่ (....................................................) ประธานการประชมุ 29

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๔. ระเบียบวาระท่ี ๓ เร่อื งสืบเนอื่ งจากการประชุมครงั้ กอ่ น ถา้ ไม่มกี จ็ ดวา่ “ไม่ม”ี ถา้ มตี อ้ งระบวุ ่าเรอื่ งน้นั มาจากระเบยี บวาระทเ่ี ทา่ ไร หนา้ อะไร ขอ้ ใด เรอื่ ง อะไร ได้จัดดำ� เนนิ การไปอย่างไร และทปี่ ระชุมมมี ติอย่างไร ๕. ระเบยี บวาระที่ ๔ เรอื่ งเสนอเพื่อทราบ จดแยกเป็นเร่ืองๆ (ขอ้ ) โดยสรุปเนื้อหาให้สนั้ กะทดั รัด พรอ้ มประเดน็ และมติทป่ี ระชุม ๖. ระเบยี บวาระที่ ๕ เร่อื งเสนอเพ่ือโปรดพจิ ารณา จัดแยกเป็นเรอ่ื งๆ (ขอ้ ) โดยจดว่าใครเสนอเรื่องอะไร ใหท้ ำ� ไม อยา่ งไร ทั้งนี้ ตอ้ งสรปุ เนือ้ หาให้สน้ั กะทัดรัด พรอ้ มประเด็น ผลการพิจารณาของทป่ี ระชมุ และมตทิ ป่ี ระชมุ ๗. ระเบยี บวาระท่ี ๖ เร่ืองอื่นๆ จดแยกเปน็ เรื่องๆ (ข้อ) โดยจดวา่ ผ้ใู ดเสนอเรื่องอะไร สรุปประเด็นใหก้ ะทัดรดั พร้อมมติทป่ี ระชุม วาระนีผ้ ู้เข้าประชุมจะเสนอกันเองในท่ีประชมุ การพิมพห์ นังสือราชการ ค�ำแนะน�ำและแบบมาตรฐานการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ือง คอมพิวเตอร์ การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทย การจัดท�ำกระดาษตราครุฑและกระดาษบันทึกข้อความ โดยใช้ โปรแกรมการพิมพ์ในเคร่ืองคอมพิวเตอร์ ให้จัดท�ำให้ถูกต้องตามแบบของกระดาษตราครุฑ และแบบของ กระดาษบนั ทึกขอ้ ความ ทา้ ยระเบียบสำ� นักนายกรฐั มนตรีวา่ ดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ๑. การตงั้ คา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ ๑.๑ การตัง้ ระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร - ขอบบน ๒.๕ เซนติเมตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนติเมตร ๑.๒ การตงั้ ระยะบรรทัด ใหใ้ ชค้ า่ ระยะบรรทดั ปกติ คอื ๑ เท่า หรอื Single ในกรณที ี่มคี วาม จำ� เปน็ อาจปรบั ระยะเป็น ๑.๐๕ พอยท์ หรอื ๑.๑ พอยท์ ไดต้ ามความเหมาะสม โดยใหค้ ำ� นึงถึงความสวยงาม และรปู แบบหนงั สอื เปน็ สำ� คัญ (ระยะ ๑.๐๕ พอยท์ หรือ ๑.๑ พอยท์ จะสวยงาม อ่านงา่ ยและสบายตากว่า ระยะ ๑ เท่า หรือ Single) ๑.๓ การก้ันค่าไมบ้ รรทัดระยะการพิมพ์ อย่รู ะหว่าง ๐ – ๑๖ เซนติเมตร (หน้ากระดาษ เอ ๔ เมอ่ื ตงั้ ระยะขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนตเิ มตร จะเหลือพน้ื ทีส่ �ำหรับการพมิ พ์ มีความกวา้ ง ๑๖ เซนตเิ มตร) 30

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ๒. ขนาดตราครุฑ ๒.๑ ตราครฑุ สงู ๓ เซนตเิ มตร ใชส้ ำ� หรบั การจดั ทำ� กระดาษตราครฑุ ตราครฑุ สงู ๑.๕ เซนตเิ มตร ใช้ส�ำหรบั การจดั ทำ� กระดาษบันทกึ ข้อความ ๒.๒ การวางตราครฑุ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร (เผอ่ื พน้ื ทส่ี ำ� หรบั การประทับตรารบั หนังสือ และการลงทะเบียนรบั ทางระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์) ๓. การพมิ พ์ ๓.๑ การจดั ทำ� หนงั สอื ราชการตามแบบทา้ ยระเบยี บฯ จำ� นวน ๑๑ แบบ (ไดแ้ ก่ หนงั สอื ภายนอก หนงั สือภายใน หนงั สอื ประทับตรา ค�ำสัง่ ขอ้ บังคบั ระเบยี บ ประกาศ แถลงการณ์ ขา่ ว หนังสือรับรอง และ รายงานการประชมุ ) ใหใ้ ช้รปู แบบตัวพิมพ์ (ฟอนต์) ไทยสารบรรณ (Th Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การพมิ พห์ นงั สอื ทมี่ ขี อ้ ความมากกวา่ ๑ หนา้ หนา้ ตอ่ ไปใหใ้ ชก้ ระดาษทม่ี คี ณุ ภาพเชน่ เดยี วกนั หรือใกล้เคยี งกบั แผ่นแรก ๓.๓ การพมิ พ์หัวข้อตา่ งๆ ของหนงั สอื แตล่ ะชนิด ใหเ้ ปน็ ไปตามที่ก�ำหนดไว้ในระเบยี บ ๓.๔ ก่อนเริม่ พมิ พข์ ้อความ ให้ click File > ต้งั ค่าหน้ากระดาษ (Page Setup) กอ่ นเสมอ เพื่อ เลอื กขนาดกระดาษทจ่ี ะใช้พมิ พ์ ต้ังระยะขอบหน้ากระดาษ และการวางแนวกระดาษ ๓.๕ จำ� นวนบรรทดั การพมิ พห์ นงั สอื ราชการในแตล่ ะหนา้ ใหเ้ ปน็ ไปตามความเหมาะสมกบั จำ� นวน ข้อความ และความสวยงาม 31

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตัวอยา่ งหนังสอื ราชการ ตวั อยา่ งท่ี ๑ บันทกึ ขอ้ ความ ๒.๕ ซม. แบบหนังสือภายใน (ใช้กระดาษบันทกึ ข้อความ) สูง ๑.๕ ซม. ค่าแน่นอน (Exactly) 35 pt บันทึกขอ้ ความ ๓ ซม. ส่วนราชการ%%ชอ่ื สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สอื %(ชือ่ สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง%โทร.%X%XXXX%XXXX) ท่ี%%รหัสตวั พยัญชนะ%XXXX/ (1 Enter) วันที่ เดอื น ปี เร่อื ง%% คาขน้ึ ต้น%%................................(.1...E.n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6..p..t.)..... (ย่อหนา้ ๒.๕ ซม.) ขอ้ ความ...........(.1..E..n..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e..6...p..t.)............................................................................................ ..............................................................................................................(1...เ.ท..า่ ..ห..ร..ือ...S.i.n..g.l.e..)......................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ๒ ซม. ........................(.1...E..n.t..e.r..+...B..e..f.o..r.e..6...p..t.)............................................................................................ .............................................................................................................(.1...เ.ท..า่ ..ห..ร..ือ...S.i.n..g.l.e..)......................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ........................(.1...E..n.t.e..r..+...B..e..f.o.r.e...6...p..t.)............................................................................................ ..............................................................................................................(1...เ.ท..า่ ..ห..ร..อื ...S.i.n..g.l.e..)......................................... (2 Enter) ยศ ลายมอื ชื่อ (ช่อื %%สกลุ ) (1 Enter) ตาแหนง่ (1 Enter) หมายเหตุ - % = เวน้ ๑ เคาะ - 1 Enter = ๑ เท่า หรือ Single ในกรณที ีม่ คี วามจาเป็นอาจปรับระยะ เป็น 1.05 pt หรอื 1.1 pt ไดต้ ามความเหมาะสม โดยใหค้ านงึ ถึง ความสวยงามและรปู แบบของหนังสอื เปน็ สาคญั ๒ ซม. 32

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ค�ำแนะนำ� ประกอบการพิมพ์หนงั สือบันทกึ ข้อความ ๑. การตั้งค่าในโปรแกรมการพิมพ์ ๑.๑ การต้ังระยะขอบหนา้ กระดาษ - ขอบซ้าย ๓ เซนติเมตร ขอบขวา ๒ เซนติเมตร - ขอบบน ๒.๕ เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ ๒ เซนติเมตร ๑.๒ การตั้งระยะบรรทัด ให้ใชค้ า่ ระยะบรรทัดปกติ คอื ๑ เท่า หรือ Single ๑.๓ การกนั้ คา่ ไม้บรรทดั ระยะการพิมพ์ อย่รู ะหว่าง ๐ – ๑๖ เซนตเิ มตร ๒. ขนาดตราครฑุ ๒.๑ ตราครุฑสงู ๑.๕ เซนติเมตร ๒.๒ การวางตราครฑุ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร (ชดิ ขอบบนดา้ นซา้ ย) ๓. การพมิ พ์ ๓.๑ ใชร้ ูปแบบตวั พมิ พไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การพิมพส์ ว่ นหัวของแบบบันทึกข้อความ ๓.๒.๑ คำ� วา่ “บนั ทกึ ขอ้ ความ” พมิ พด์ ว้ ยอกั ษรตวั หนาขนาด ๒๙ พอยท์ และปรบั คา่ ระยะ บรรทดั จาก ๑ เท่าเป็นค่าแนน่ อน (Exactly) ๓๕ พอยท์ ๓.๒.๒ ค�ำวา่ “ส่วนราชการ วันท่ี เรือ่ ง” พมิ พ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด ๒๐ พอยท์ ๓.๒.๓ การพมิ พค์ ำ� ว่า “วันที่” ใหพ้ มิ พ์ตรงกบั ตัวอักษร “ข” และใหพ้ มิ พต์ วั อักษรตัวแรก ของชื่อเดือน ตรงกับแนวหลงั ของตวั อกั ษร “ม” ของค�ำว่า “บนั ทึกขอ้ ความ” (ดูแบบฟอรม์ ประกอบ) ๓.๒.๔ ใช้จุดไขป่ ลาแสดงเสน้ บรรทัดที่เปน็ ช่องวา่ งหลงั คำ� ส่วนราชการ ที่ วันที่และ เร่ือง ๓.๓ การพิมพ์คำ� ขึ้นตน้ ใหม้ รี ะยะบรรทัดห่างจากเร่อื งเท่ากบั ระยะบรรทดั ปกตแิ ละเพ่ิมค่ากอ่ น หนา้ อกี ๖ พอยท์ (๑ Enter + Before ๖ pt) ๓.๔ การย่อหน้าข้อความ ให้มีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ ๒.๕ เซนติเมตร ๓.๕ การพมิ พ์ยศของผลู้ งชอื่ ให้พิมพ์อักษรตวั แรกอยใู่ นแนวกง่ึ กลางกระดาษ และใหเ้ วน้ ระยะ บรรทดั การพิมพ์ ๒ บรรทัดปกติ (๒ Enter) จากบรรทดั สดุ ทา้ ยของขอ้ ความ ๓.๖ การพมิ พต์ ำ� แหนง่ ในกรณที ตี่ อ้ งพมิ พต์ ำ� แหนง่ ๒ บรรทดั ระหวา่ งบรรทดั ใหใ้ ชร้ ะยะ ๑ Enter 33

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อย่างที่ ๒ หนังสอื ภายนอก ๒.๕ ซม. แบบหนงั สือภายนอก สงู ๓ ซม. ท่ี%รหัสตัวพยัญชนะ%XXXX/ ส่วนราชการเจา้ ของหนงั สือ เรอ่ื ง%%......................................(.1...E..n.t..e.r..+...B..e..f.o.r.e...6...p..t.)..... (1 Enter) ทต่ี ง้ั และรหสั ไปรษณีย์ (1 Enter + Before 6 pt) เดือน%ปี คาขึ้นตน้ %%................................(1...E..n..t.e.r..+...B..e..f.o..r.e..6...p..t.)..... อา้ งถึง%%....................................(.1..E..n..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e..6...p..t.)..... สงิ่ ท่ีสง่ มาด้วย%%........................(.1..E..n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6..p..t.)..... (ยอ่ หนา้ ๒.๕ ซม.) ภาคเหต.ุ ..........(.1..E..n..t.e..r..+..B..e..f.o..r.e...6..p..t.)............................................................................................. ...........................................................................................................(.1..เ.ท..่า...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)............................................ ๓ ซม. .............................................................................................................................................................................. ๒ ซม. (1 Enter + Before 6 pt) ภาคความประสงค์...................................................................................................................... ...........................................................................................................(.1..เ.ท..่า...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)............................................ .............................................................................................................................................................................. ภาคสรปุ ..........(.1...E.n..t.e..r..+...B.e..f.o..r.e...6..p..t.)............................................................................................. ...........................................................................................................(.1..เ.ท..่า...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)............................................ (1 Enter + Before 12 pt) คาลงท้าย (2 Enter + Before 6 pt) (1 Enter) ยศ ลายมอื ช่ือ (1 Enter) (ชอื่ %%สกลุ ) ตาแหน่ง ส่วนราชการเจ้าของเร่อื ง (1 Enter) หมายเหตุ โทร.%X%XXXX%XXXX โทรสาร%X%XXXX%XXXX - % = เว้น ๑ เคาะ ไปรษณียอ์ เิ ลก็ ทรอนิกส์ (ถ้าม)ี - 1 Enter = ๑ เท่า หรือ Single ในกรณีท่ีมคี วามจาเปน็ อาจปรับระยะ สาเนาส่ง (ถ้ามี) เป็น 1.05 pt หรือ 1.1 pt ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คานงึ ถงึ ความสวยงามและรูปแบบของหนังสอื เป็นสาคญั ๒ ซม. 34

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ค�ำแนะน�ำประกอบการพิมพห์ นังสอื ภายนอก ๑. การต้ังคา่ ในโปรแกรมการพิมพ์ ๑.๑ การตงั้ ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซา้ ย ๓ เซนตเิ มตร ขอบขวา ๒ เซนตเิ มตร - ขอบบน ๒.๕ เซนตเิ มตร ขอบลา่ งประมาณ ๒ เซนตเิ มตร ๑.๒ การตงั้ ระยะบรรทดั ใหใ้ ช้ค่าระยะบรรทัดปกติ คือ ๑ เทา่ หรอื Single ๑.๓ การก้ันคา่ ไม้บรรทดั ระยะการพมิ พ์ อยูร่ ะหวา่ ง ๐ – ๑๖ เซนตเิ มตร ๒. ขนาดตราครุฑ ๒.๑ ตราครฑุ สูง ๓ เซนตเิ มตร ๒.๒ การวางตราครฑุ ใหว้ างห่างจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนติเมตร (ชิดขอบบน) ๓. การพมิ พ์ ๓.๑ ใชร้ ปู แบบตวั พิมพ์ไทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การพมิ พ์ “ท”่ี และ “ส่วนราชการเจา้ ของหนังสือ” ใหพ้ ิมพ์ตรงกบั แนวเท้าของตราครุฑ ๓.๓ การพิมพ์ชอื่ เดอื น ใหต้ ัวอกั ษรตัวแรกอยูต่ รงกบั แนวเท้าขวาของตราครฑุ ๓.๔ การพิมพ์เรือ่ ง คำ� ขึ้นต้น อ้างถึง ส่ิงทีส่ ่งมาด้วย ให้มรี ะยะบรรทัดระหวา่ งกันเท่ากับระยะ บรรทดั ปกติ และเพิม่ ค่ากอ่ นหนา้ อกี ๖ พอยท์ (๑ Enter + Before ๖ pt) ๓.๕ การย่อหนา้ ข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ใหม้ รี ะยะย่อหน้า ตามคา่ ไมบ้ รรทัดระยะการพมิ พ์ เท่ากบั ๒.๕ เซนตเิ มตร ๓.๖ การพมิ พค์ ำ� ลงทา้ ย ใหพ้ มิ พต์ วั อกั ษรตวั แรกอยตู่ รงกบั แนวกง่ึ กลางของตราครฑุ และหา่ งจาก บรรทัดสุดท้ายของภาคสรุปเทา่ กับระยะบรรทดั ปกติ และเพม่ิ ค่าก่อนหน้าอีก ๑๒ พอยท์ (๑ Enter +Before ๑๒ pt) ๓.๗ การพิมพ์ยศของผูล้ งชอื่ ใหอ้ ยูห่ นา้ แนวกงึ่ กลางของตราครุฑ กับให้เวน้ บรรทดั การพมิ พ์ ๒ บรรทัดปกติ และเพ่ิมคา่ กอ่ นหน้าอีก ๖ พอยท์ (๒ Enter + Before ๖ pt) จากค�ำลงทา้ ย ๓.๘ การพิมพช์ ่อื เต็มของเจา้ ของหนงั สือ (ชอ่ื สกลุ ) และตำ� แหน่ง ใหถ้ อื คำ� ลงท้ายเปน็ หลกั โดยใหอ้ ยู่กงึ่ กลางซ่ึงกันและกนั ในกรณีทตี่ อ้ งพิมพ์ตำ� แหนง่ ๒ บรรทัด ระหวา่ งบรรทัดใหใ้ ชร้ ะยะ ๑ Enter ๓.๙ ระยะระหว่างต�ำแหน่ง กับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้พิจารณาตามความเหมาะสมของ พน้ื ที่ทเ่ี หลืออยใู่ นหนา้ กระดาษนัน้ โดยสามารถเลอื กใชร้ ะยะบรรทดั ๑ Enter หรอื ๑ Enter + Before ๖ pt หรือ ๒ Enter ไดต้ ามความเหมาะสม 35

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อย่างที่ ๓ หนังสือประทับตรา ๒.๕ ซม. แบบหนังสอื ประทบั ตรา สูง ๓ ซม. ที่%รหัสพยญั ชนะ%XXXX/ ถงึ %%...........................(1...E..n.t..e.r..+...B..e..f.o..r.e..6...p..t.). (2 Enter + Before 6 pt) (ยอ่ หนา้ ๒.๕ ซม.) ข้อความ..................................................................................................................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ....................................................................................................(.1..เ.ท..า่...ห..ร.อื...S..in..g..l.e.)................................................... .............................................................................................................................................................................. .............................................................................................................................................................................. ๓ ซม. (4 Enter) ๒ ซม. (1 Enter) สว่ นราชการทสี่ ง่ หนังสือออก (4 Enter) เดือน%ปี ลายมอื ชื่อยอ่ กากบั ตรา ส่วนราชการเจา้ ของเรื่อง (1 Enter) โทร.%X%XXXX%XXXX โทรสาร%X%XXXX%XXXX หมายเหตุ - % = เว้น ๑ เคาะ - 1 Enter = ๑ เทา่ หรือ Single ในกรณที ีม่ คี วามจาเปน็ อาจปรบั ระยะ เปน็ 1.05 pt หรือ 1.1 pt ได้ตามความเหมาะสม โดยให้คานึงถึง ความสวยงามและรปู แบบของหนงั สอื เป็นสาคัญ ๒ ซม. 36

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ค�ำแนะน�ำประกอบการพมิ พห์ นังสือประทบั ตรา ๑. การตัง้ ค่าในโปรแกรมการพมิ พ์ ๑.๑ การต้งั ระยะขอบหน้ากระดาษ - ขอบซ้าย ๓ เซนตเิ มตร ขอบขวา ๒ เซนตเิ มตร - ขอบบน ๒.๕ เซนตเิ มตร ขอบล่างประมาณ ๒ เซนตเิ มตร ๑.๒ การตงั้ ระยะบรรทดั ใหใ้ ชค้ ่าระยะบรรทดั ปกติ คือ ๑ เท่า หรือ Single ๑.๓ การก้ันค่าไม้บรรทัดระยะการพมิ พ์ อยรู่ ะหวา่ ง ๐ – ๑๖ เซนตเิ มตร ๒. ขนาดตราครฑุ ๒.๑ ตราครุฑสงู ๓ เซนตเิ มตร ๒.๒ การวางตราครฑุ ใหว้ างหา่ งจากขอบกระดาษบนประมาณ ๒.๕ เซนตเิ มตร (ชดิ ขอบบน) ๓. การพิมพ์ ๓.๑ ใชร้ ูปแบบตัวพิมพไ์ ทยสารบรรณ (ฟอนต์ TH Sarabun PSK) ขนาด ๑๖ พอยท์ ๓.๒ การย่อหน้าข้อความ หรือข้อความภาคเหตุ ภาคความประสงค์ และภาคสรุป ให้มีระยะ ย่อหนา้ ตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เทา่ กบั ๒.๕ เซนตเิ มตร ๓.๓ พิมพ์ช่อื ส่วนราชการท่ีสง่ หนังสอื ออก และเดือน ปี ใหอ้ ยูภ่ ายในวงกลมตราชือ่ สว่ นราชการ ๓.๔ ประทับตราช่ือส่วนราชการใหเ้ ส้นรอบวงวงนอกอยใู่ นแนวกงึ่ กลางตราครฑุ 37

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป การเขียนค�ำกลา่ วในโอกาสต่างๆ ความส�ำคัญของการกล่าวในโอกาสตา่ งๆ กอ่ นทผี่ ศู้ กึ ษาจะทราบรายละเอยี ดของการกลา่ วแตล่ ะประเภท ควรทราบความสำ� คญั ของการกลา่ วใน โอกาสตา่ งๆ ก่อน ดงั ต่อไปนี้ ๑. เพ่ือเปน็ การใหเ้ กียรติแก่เจา้ ของงานและผู้ร่วมงานทุกคน ๒. เพอ่ื แสดงความรู้สึกทด่ี ีตอ่ ผู้ฟงั ๓. เพื่อแสดงน�้ำใจไมตรีที่ดงี ามต่อผ้ฟู ัง ๔. ก่อให้เกิดมติ รภาพและความสามัคครี ะหวา่ งกนั ๕. สรา้ งความร้สู กึ ทด่ี ี สรา้ งความประทับใจ สร้างความเขา้ ใจ ความเหน็ อกเหน็ ใจ ๖. เพอ่ื ใหบ้ รรยากาศของงานเป็นไปอย่างเหมาะสมและสอดคล้องตามวตั ถุประสงค์ของงาน ๗. เพ่ือเป็นการให้เกียรติแก่ผู้ที่เจ้าภาพเชิญขึ้นไปกล่าว อาจจะเป็นผู้บังคับบัญชา ผู้ใหญ่ที่ นับถอื ฯลฯ และเปน็ การแนะน�ำท่านให้รู้จักในวงสังคมอีกดว้ ย หลักและวธิ กี ารเขียน (รา่ ง) คำ� กลา่ วในโอกาสตา่ งๆ ๑. การเขียนค�ำกล่าวแนะน�ำผูพ้ ูด การกลา่ วแนะนำ� ผพู้ ดู เปน็ การกลา่ วเพอื่ แนะนำ� ผทู้ เี่ ราเชญิ มาพดู เชน่ อภปิ ราย ปาฐกถา บรรยาย โต้วาที ฯลฯ การเขยี นร่างค�ำกลา่ วแนะน�ำผู้พดู ควรประกอบดว้ ยเน้อื หาตามลำ� ดบั ดงั น้ี (๑) เขียนค�ำปฏิสันถารทักทายผ้ฟู งั (๒) เขยี นถึงข้อมูลของผู้ทจี่ ะเชญิ ข้ึนพูด ได้แก่ - คุณวุฒกิ ารศึกษา - สถาบันที่จบการศกึ ษา - ตำ� แหน่งหนา้ ท่กี ารงาน - สถานที่ท�ำงาน - ความสามารถพเิ ศษ / งานพเิ ศษ / ความเชี่ยวชาญ - รางวัลเกียรตคิ ณุ ต่างๆ (๓) เขียนคำ� กล่าวเชญิ ข้นึ พูดโดยการเอ่ยนามของผทู้ ี่เราแนะน�ำ 38

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ตวั อย่างค�ำกลา่ วแนะน�ำวิทยากร ท่านวิทยากร คณาจารย์ และนกั ศกึ ษา ทกุ ทา่ น มหาวิทยาลยั ฯ รสู้ กึ ยินดอี ย่างย่ิงท่ีไดร้ ับเกยี รตจิ ากทา่ นวทิ ยากรผทู้ รงคณุ วุฒิมาบรรยายในหวั ข้อ “การเขียนรายงานการประชมุ ” ในวันนี้ วทิ ยากรทา่ นนส้ี ำ�เรจ็ การศึกษาศลิ ปศาสตรมหาบณั ฑติ สาขา การสอนภาษาไทย จากมหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ ปจั จุบันดำ�รงตำ�แหน่งผู้ชว่ ยศาสตราจารยร์ ะดบั ๘ มหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลสวุ รรณภมู ิ ศนู ย์นนทบรุ ี ในด้านเกียรตคิ ณุ ทางภาษาและวฒั นธรรม ท่านได้รบั คดั เลอื กเปน็ ครภู าษาไทยดเี ดน่ ระดบั อดุ มศึกษาของคุรสุ ภา กระทรวงศกึ ษาธิการ เคยได้รบั พระราชทานรางวัลนกั ศกึ ษาดเี ด่นระดบั อุดมศกึ ษา ของกระทรวงศกึ ษาธิการ และเคยชนะการประกวด บทรอ้ ยกรองในระดับตา่ งๆ เป็นจำ�นวนมาก นอกจากนท้ี า่ นยังมผี ลงานด้านการแตง่ ตำ�ราและหนงั สอื ตา่ งๆ รวม ทัง้ บทความทางวิชาการเปน็ จำ�นวนมากเช่นกัน วิทยากรทา่ นน้ี คือ ทา่ นผชู้ ว่ ยศาสตราจารยธ์ นู ทดแทนคุณ ขอเรียนเชญิ ... ๒. การเขยี นค�ำกลา่ วตอ้ นรับ การกล่าวต้อนรับ เป็นการกลา่ วในโอกาสทีม่ ผี มู้ าเยอื น เพื่อแสดงความปรารถนาดี และสรา้ งความอบอุ่นประทับใจให้แกผ่ ู้มาเยือน การเขยี นรา่ งคำ� กล่าว ควรมเี นือ้ หาตามล�ำดับดังน้ี (๑) เขยี นคำ� ปฏิสันถาร (๒) เขียนค�ำขอบคุณผมู้ าเยีย่ ม (เอย่ นามผ้มู าเยยี่ ม) ที่ใหเ้ กียรตมิ าเยีย่ มหน่วยงานเรา (๓) เขียนยกย่องช่อื เสียงของผู้มาเยี่ยม (๔) เขียนถึงความสัมพันธท์ ีม่ ตี อ่ กนั (๕) เขียนถึงข้อมูลสว่ นทเี่ ราจะแนะน�ำใหค้ ณะผมู้ าเย่ยี มชมไดร้ จู้ ัก (๖) เขียนถงึ ความบกพรอ่ งทอ่ี าจเกิดขึน้ ได้จากการต้อนรบั ไมท่ ว่ั ถึง (๗) จบลงด้วยการเขียนถึงการจะได้มโี อกาสต้อนรบั อกี ครงั้ ในโอกาสต่อๆ ไป 39

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตัวอยา่ งการเขียนค�ำกลา่ วตอ้ นรับ เรียน ทา่ นอธกิ ารบดี ผ้บู ริหาร-คณาจารย์ และเจ้าหนา้ ที่ จากมหาวิทยาลัยเทคโนโลยรี าชมงคลสุวรรณภมู ิ ศูนยน์ นทบรุ ี ทกุ ทา่ น ดิฉันในนามของมหาวิทยาลัยแม่โจ้ มีความยินดีเป็นอย่างยิ่ง และขอขอบคุณที่ท่านทั้งหลาย ไดก้ รณุ าใหเ้ กียรตเิ ย่ียมชมและศึกษาดูงานที่มหาวทิ ยาลยั แมโ่ จ้ในวันน้ี อนั ทจี่ รงิ มหาวทิ ยาลยั ของเราทง้ั สองเปน็ เสมอื นบา้ นพเ่ี มอื งนอ้ งกนั เราเคยมโี ครงการความรว่ มมอื ระหวา่ ง กนั ซ่ึงนับว่าส่งผลดตี ่อระบบการศกึ ษาของชาตไิ ด้มากพอสมควร ในสว่ นของมหาวทิ ยาลยั แมโ่ จ้ ไดป้ ฏบิ ตั ภิ ารกจิ ตา่ งๆ เพอ่ื ตอบสนองตอ่ การพฒั นาสงั คมและประเทศชาติ ในทุกๆ ด้าน ซงึ่ ท่ผี า่ นมามหาวิทยาลยั ได้ดำ�เนินการในด้านตา่ งๆ มากมาย ซง่ึ หลายท่านคงได้รบั ทราบข้อมูลจาก สอื่ มวลชนมาบ้างแล้ว และท่านจะไดร้ บั ทราบจากการไปเย่ียมชมกันแตล่ ะหนว่ ยงานอกี ต่อจากนี้ การศกึ ษาดูงานในวนั น้ี หากมหาวทิ ยาลัยฯ ดแู ลตอ้ นรบั ทา่ นไมท่ วั่ ถึง ต้องขออภัยไว้ ณ ทนี่ ี้ และหวงั วา่ จะไดม้ ีโอกาสตอ้ นรับทา่ นอกี ในโอกาสต่อไป สวัสดี ๓. การเขยี นค�ำกล่าวแสดงความยินดี การกลา่ วแสดงความยินดี เป็นการกลา่ วท่แี สดงมทุ ิตาจิตต่อบคุ คลทไ่ี ดร้ บั สงิ่ ทน่ี า่ ยินดี เพื่อกอ่ ให้ เกิดความรัก ความสามคั คี ก�ำลงั ใจ และเพอื่ เปน็ เกียรติแก่ผรู้ บั การกลา่ ว การเขียนร่างค�ำกล่าว ควรมเี นอ้ื หา ตามลำ� ดับ ดงั น้ี (๑) เขียนคำ� ปฏิสนั ถาร (๒) เขยี นถงึ โอกาสในการแสดงความยนิ ดี และกลา่ วแนะน�ำบคุ คลที่แสดงความยินดี (๓) เขียนค�ำกล่าวแสดงความยินดี โดยการยกย่องสรรเสริญในคุณงามความดี ความอุตสาหะ ความขยันหมนั่ เพยี ร ฯลฯ (๔) จบลงด้วยการเขยี นคำ� อวยพร 40

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ตวั อยา่ งการเขียนค�ำกลา่ วแสดงความยินดี ทา่ นผู้บรหิ ารกระทรวงยุตธิ รรม และท่านผู้มเี กียรตทิ กุ ทา่ น นับเป็นนิมิตหมายท่ีดี ที่พวกเราจะได้แสดงมุทิตาจิตในโอกาสท่ีแพทย์หญิงพรทิพย์ โรจนสุนันท์ ได้รับพระมหากรุณาธิคุณโปรดเกล้าฯ จากพระบาทสมเด็จพระเจ้าอย่หู ัว พระราชทานเคร่อื งราชอิสริยาภรณ์ อันสง่ ผลใหไ้ ดร้ ับคำ�นำ�หนา้ นามว่า “คณุ หญิง” ซึ่งนบั เปน็ เกียรตสิ งู ย่ิงแก่ท่านเองและวงศต์ ระกลู ตลอดระยะเวลาที่ผ่านมา พวกเราคงประจักษ์แก่สายตาแล้วว่า แพทย์หญิงคุณหญิงพรทิพย์ โรจนสุนันท์ เป็นบุคลากรที่ทรงคุณค่ายิ่งของวงการนิติวิทยาศาสตร์ของไทย ท่านได้ใช้วิชาความรู้ ความสามารถ เอื้ออำ�นวยประโยชน์ต่อประชาชน และประเทศชาตินานัปการ ทำ�ให้กระบวนการยุติธรรมของ ประเทศไทย มบี รรทดั ฐานทางวชิ าชพี ท่ีสงู ข้นึ การได้รับพระมหากรุณาธิคุณโปรดเกล้าฯ ในคร้งั น้ี ถือเป็นความภาคภูมิใจของกระทรวงเป็นอย่างย่งิ จึงขอแสดงมุทิตาจิตต่อคุณหญิง และขออาราธนาพระบารมีของสิ่งศักด์ิสิทธ์ิทั้งหลาย ตลอดจนพระบารมีของ พระบาทสมเด็จพระเจา้ อยหู่ วั โปรดอภบิ าลรักษาให้คุณหญงิ ประสบแต่ความสุขความเจริญยิ่งๆ ขึน้ ไป สวัสดี ๔. การเขียนค�ำกลา่ วมอบรางวัล การกล่าวมอบรางวัล เป็นการกล่าวในโอกาสท่ีมีการมอบรางวัลแก่ผู้ได้รับมอบรางวัลต่างๆ เพื่อ แสดงความยินดีตอ่ ความสำ� เรจ็ การเขยี นร่างค�ำกลา่ ว ควรมเี นอื้ หาตามลำ� ดบั ดังน้ี (๑) เขียนค�ำปฏิสนั ถาร (๒) เขยี นถงึ โอกาสในการมอบรางวลั (๓) เขยี นยกย่องผไู้ ด้รับรางวลั (๔) เขยี นค�ำแสดงความยินดีแกผ่ ไู้ ดร้ ับรางวัล (๕) เขียนเน้นถงึ ความหมายของการให้รางวลั (ใหต้ ระหนักในคุณคา่ ของรางวัล ไม่ใช่ตระหนัก ถงึ ราคาค่าของรางวัล) (๖) เขยี นถงึ การรักษาคณุ งามความดี หรือคงคณุ ค่าของรางวลั ไวต้ ลอดไป (๗) เขียนค�ำกลา่ วอวยพรแกผ่ ู้ได้รบั รางวลั 41

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อยา่ งการเขยี นค�ำกล่าวมอบรางวัล ทา่ นคณาจารย์และนักศึกษาทุกทา่ น ผมมีความยินดีเป็นอย่างย่ิงท่ีได้มีโอกาสมาเป็นประธานในการมอบรางวัลนักศึกษาผู้มีผลการเรียนสูงสุด ของมหาวิทยาลัยฯ ในวันน้ี ผมขอยกย่อง ชมเชย ผู้ได้รับรางวัลทั้ง ๓ คน คือ ๑............. ๒............. และ ๓............. ท่ไี ด้พากเพียร อตุ สาหะ มานะบากบัน่ ในการเรยี นจนประสบความสำ�เรจ็ มผี ลการเรียนสูงสดุ ซงึ่ นบั เปน็ เรอื่ งที่ นา่ ภาคภมู ิใจ จงึ ขอแสดงความยนิ ดีไว้ ณ ท่ีน้ี รางวัลผลการเรียนสูงสุดที่มอบให้ในวันน้ี ถึงแม้จะเป็นเพียงประกาศนียบัตรท่ีมีค่าไม่มากใน เชิงราคา แต่มากไปด้วยคุณค่าทางจิตใจ จึงขอให้รักษาคุณความดีนี้ไว้ เพื่อให้สมแก่การท่ีมหาวิทยาลัย มอบรางวัลและเชดิ ชูเกยี รตติ อ่ หนา้ นักศกึ ษาทง้ั มหาวทิ ยาลัย ในวนั นี้ ขออวยพรให้นักศึกษา ท้ัง ๓ คน ประสบความสุขความเจริญ มีความสำ�เร็จในด้านการศึกษา เพื่อประกอบกิจการงานสรา้ งความเจริญรุ่งเรอื งให้กับสังคมและประเทศชาตติ อ่ ไป สวัสดี ๕. การเขยี นค�ำกลา่ วอวยพร การกลา่ วอวยพร เปน็ การกลา่ วเพื่ออ�ำนวยพรให้แกผ่ ู้ท่ีเราปรารถนาดี ดว้ ยการพูดแต่สิ่งดๆี เพอ่ื แสดงการให้ความเคารพนับถือ ใหเ้ กียรติยกยอ่ ง ฯลฯ ในการเขียนร่างค�ำกลา่ วควรมเี นื้อหาตามลำ� ดบั ดงั นี้ (๑) เขยี นคำ� ปฏิสันถาร (๒) เขยี นถึงโอกาสในการอวยพร (๓) เขยี นแสดงความรสู้ กึ เป็นเกยี รตทิ ีไ่ ด้ขึ้นมากลา่ วอวยพร (๔) เขยี นถงึ ความสมั พันธร์ ะหว่างผู้กลา่ วกับผูร้ บั คำ� อวยพร (๕) เขยี นถ้อยค�ำอวยพร (หากเปน็ ผู้อาวโุ สกว่า ควรอัญเชิญส่งิ ศักดิส์ ิทธมิ์ ากล่าวอ้าง) (๖) เขียนค�ำขอบคุณ และเชิญชวนแขกผมู้ เี กียรติรว่ มดม่ื อวยพร 42

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ตัวอย่างการเขยี นค�ำกล่าวอวยพร ท่านเจา้ ภาพ คู่บา่ ว-สาว และแขกผมู้ เี กียรติทกุ ท่าน กระผมยินดีและเป็นเกียรติอย่างย่ิงท่ีได้มีโอกาสมากล่าวอวยพรในงานมงคลสมรสของ คณุ วรนันธ์ เหล็กเพชร และคณุ อญั วรี ์ เจียมใจ ในวันน้ี คุณวรนนั ธ์ เปน็ หลานท่ผี มดแู ลมาตง้ั แตเ่ ดก็ เป็นผ้ทู ีม่ ีความมานะอดทนในการสร้างฐานะด้วยความขยัน ขันแขง็ มีน้ำ�ใจและความรับผิดชอบ เป็นท่ีรักของญาตพิ น่ี ้องและเพื่อนๆ มาโดยตลอด สว่ นคณุ อัญวรี ์ เปน็ เจา้ สาว ทเ่ี รียบร้อย มมี นษุ ยสมั พันธ์และอัธยาศยั ท่ดี งี าม ทั้งสองจงึ เป็นคูส่ มรสทเ่ี หมาะสมกันอย่างยิง่ กระผมขอฝากข้อคดิ ในการใชช้ ีวิตคู่ว่า ความรักคือความเขา้ ใจและการให้อภัย ขอให้คบู่ า่ ว-สาวร่วมชวี ติ ด้วยความเข้าใจและใหอ้ ภัยกนั สุดทา้ ยนี้ขออวยพรให้ค่บู ่าว-สาวมีชีวิตที่ราบร่ืน รุ่งเรอื ง และร่ำ�รวยตลอดไป สวสั ดี ๖. การเขียนค�ำกล่าวขอบคณุ การกล่าวขอบคุณเป็นการกล่าวเพ่ือแสดงความขอบคุณในโอกาสท่ีมีผู้ให้การช่วยเหลือหรือโอกา สอน่ื ๆ ที่เราควรแสดงความขอบคุณดว้ ยการกลา่ วตอ่ หนา้ ทีช่ มุ นุมชน เพือ่ เป็นการใหเ้ กยี รตยิ กยอ่ งผทู้ ี่ขอบคุณ การเขียนร่างคำ� กล่าวควรมเี น้ือหาตามลำ� ดับ ดงั นี้ (๑) เขียนปฏสิ นั ถาร (๒) เกรน่ิ ถงึ โอกาสทจี่ ะกลา่ วขอบคุณ (๓) เขยี นค�ำกลา่ วขอบคณุ โดยมสี าระ คือ - การใหก้ ารช่วยเหลอื - ความมีน�ำ้ ใจไมตรขี องผชู้ ว่ ยเหลือ - พฤติกรรมการช่วยเหลือที่ควรแกก่ ารขอบคณุ (๔) เขยี นถงึ ประโยชน์ที่เราไดร้ บั จากการช่วยเหลือนั้น (๕) จบลงด้วยการเขียนขอบคณุ อกี คร้งั หน่ึง และอวยพร 43

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ตวั อย่างการเขียนค�ำกลา่ วขอบคณุ วิทยากร เรยี น ท่านวทิ ยากรท่เี คารพ กระผมในนามของผู้บริหารและเจ้าหน้าท่ีท่ีเข้าฟังการบรรยายในวันน้ี ขอกราบขอบพระคุณท่าน วิทยากรเป็นอย่างสูง ท่ีท่านได้กรุณาสละเวลามาให้ความรู้ ข้อแนะนำ� รวมทั้งแนวปฏิบัติในการเขียน หนังสือราชการแก่พวกเรา ตลอดเวลาการบรรยายของท่าน พวกเราได้เก็บเกี่ยวความรู้และข้อแนะนำ�ต่างๆ ไวม้ ากมาย ซ่ึงความรู้ดังกลา่ วจะเปน็ ประโยชนอ์ ย่างมากต่อการปฏบิ ตั ริ าชการ และพวกเราหวังเปน็ อย่างยิง่ ว่าจะ ได้รบั ความกรณุ าจากทา่ นอีกในโอกาสตอ่ ไป ขอกราบขอบพระคุณครับ ๗. การเขยี นค�ำกลา่ วอ�ำลา การกลา่ วอำ� ลา เปน็ การกลา่ วในโอกาสทมี่ ผี จู้ ะออกจากงานหรอื โยกยา้ ยหรอื เปลย่ี นแปลงทท่ี ำ� งาน เพอ่ื ไปรับตำ� แหนง่ หนา้ ทใ่ี หม่ เพือ่ แสดงถึงความผกู พันตอ่ ผู้รว่ มงาน และเป็นการแสดงความร้สู กึ ทีด่ ีตอ่ กนั การ เขียนร่างคำ� กล่าวควรมเี นอ้ื หาตามล�ำดบั ดงั น้ี (๑) เขยี นคำ� ปฏิสันถาร (๒) เขียนถงึ เหตุที่ต้องอำ� ลา (๓) เขยี นถึงความผกู พันทเ่ี คยมใี นสถานที่เก่า (๔) เขียนถึงความรู้สึกทีไ่ ม่อยากจากที่เกา่ (๕) เขยี นถงึ ทที่ ำ� งานใหม่ ในลกั ษณะของการไปรบั ผดิ ชอบหนา้ ทใี่ หม่ พรอ้ มแนะนำ� การเดนิ ทาง ไปยงั สถานทที่ �ำงานใหม่ (๖) เขียนแสดงความหวังที่จะได้มีโอกาสกลับมาที่เก่าอีก และเขียนค�ำเชิญชวนให้ผู้ร่วมงานไป เย่ยี มท่หี น่วยงานใหม่บ้าง (๗) เขียนแสดงความขอบคณุ ในความปรารถนาดีท่จี ัดงานเลีย้ งอำ� ลาให้ (๘) เขียนถึงความรู้สกึ ทด่ี ีงามทจี่ ะจดจำ� ไว้ตลอดไป (๙) เขียนคำ� อวยพรผูท้ ี่มาร่วมงานอำ� ลา 44

งานสารบรรณ ๑หน่วยที่ ตวั อย่างการเขียนค�ำกลา่ วอ�ำลา ทา่ นผู้ว่าราชการจงั หวดั มกุ ดาหาร และทา่ นผูม้ ีเกียรติทุกทา่ น ดิฉันรู้สึกใจหายที่ได้รับคำ�ส่ังจากทางราชการให้ย้ายไปรับตำ�แหน่งประกันสังคมจังหวัดสระแก้ว ตลอดระยะเวลา ๔ ปี ที่ดิฉันรบั ราชการในตำ�แหนง่ ประกนั สังคมจงั หวัดมุกดาหาร ดิฉนั มีความสุข และ มคี วามผกู พนั กบั ทน่ี เ่ี ปน็ อยา่ งมาก นบั วา่ ดฉิ นั โชคดที ไ่ี ดท้ ง้ั ผบู้ งั คบั บญั ชาและเพอื่ นรว่ มงานทดี่ ี ความสำ�เรจ็ ในการ ทำ�งานของดฉิ นั จะเกดิ ขน้ึ ไมไ่ ดห้ ากไมม่ ที า่ นทกุ คนทช่ี ว่ ยกนั ทมุ่ เททง้ั กายและใจใหง้ านตา่ งๆ ลลุ ว่ งไปได้ ดฉิ นั ขอให้ คำ�มน่ั สญั ญาวา่ ความสัมพนั ธ์แนน่ แฟน้ ทีเ่ รามีต่อกนั จะยังคงอยตู่ ลอดไป แม้ว่าดฉิ ันจะย้ายไปอยทู่ จ่ี ังหวดั สระแกว้ แลว้ ก็ตาม และหากทกุ ท่านมโี อกาสได้ไปทจี่ งั หวัดสระแก้ว ขอใหแ้ วะเยย่ี มเยียน ดฉิ นั ยินดีต้อนรบั ทุกเวลา สดุ ทา้ ยดฉิ นั และครอบครวั ขออำ�ลาทกุ ทา่ น และขออวยพรใหท้ กุ ทา่ นมคี วามสขุ ความเจรญิ กา้ วหนา้ ตลอด ไป ขอขอบคุณ / สวัสดี ๘. การเขยี นค�ำกล่าวในพธิ ีเปดิ -ปดิ การอบรม/สัมมนา ค�ำกลา่ วในพิธีเปดิ -ปดิ การอบรมสมั มนา ผจู้ ดั เตรียมใหเ้ รียบรอ้ ยและสอดคล้องกบั การจดั อบรม/ สัมมนา จะตอ้ งเตรียม ๔ ส่วนได้แก่ ๘.๑ ค�ำกล่าวรายงาน ผ้ดู �ำเนินรายการ จะตอ้ งจดั เตรยี มคำ� กล่าวรายงาน เป็นพธิ ีการแรกของ พิธีเปิดการอบรม/สัมมนา ส�ำหรับกล่าวรายงานต่อประธาน..../ ผู้ด�ำเนินรายการและผู้เข้าร่วมอบรม/สัมมนา ซ่ึงประกอบด้วย ค�ำข้ึนต้น (กล่าวถึงประธานผู้เปิดงาน วิทยากร ผู้เข้าร่วมอบรม/สัมมนา เนื้อหา ท่ีมา และ วัตถุประสงค์ ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับในการจัด และเรียนเชิญประธานในการอบรม/สัมมนา โดยมีเนื้อหา ดังนี้ เรียน ท่านประธาน........ (ท่านผู้ติดตามประธาน)....... ท่านวิทยากร...................... และแขกผู้มีเกียรติท่ีเคารพทุกท่าน ดิฉัน/กระผม.................................. ในนามของ......................................... การจดั การสัมมนา..............................................ในคร้ังน้ี มวี ตั ถปุ ระสงคเ์ พ่อื ..................................(สามารถย่อตามเนือ้ หาทเ่ี หมาะสม)................... ประโยชน์ทคี่ าดวา่ จะไดร้ ับ............................................................................................... ดิฉัน/กระผม ขอกราบเรียนเชิญ (ยศ- ช่ือ- ตำ�แหน่ง ของประธาน) ได้โปรดกล่าวเปิดงาน สัมมนา................................ ในครง้ั น้ี ขอกราบเรียนเชญิ ค่ะ/ครับ 45

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป ๘.๒ ค�ำกล่าวเปิด ผู้ด�ำเนินรายการจะต้องเตรียมค�ำกล่าวเปิดให้แก่ท่านประธาน โดยจัดส่งให้ ประธานไดอ้ า่ นกอ่ นการกลา่ วเปดิ ประกอบดว้ ยคำ� ขนึ้ ตน้ /เนอื้ หา / อารมั ภบทจากคำ� กลา่ วรายงาน/จบั ประเดน็ จากเนื้อเร่ือง สอดแทรกวิสัยทัศน์ แง่คิดแก่ผู้เข้าร่วมสัมมนา สรุปปิดท้าย แสดงความยินดีต่อคณะกรรมการ จัดงาน อวยพรให้บรรลุวัตถุประสงค์การจัดสัมมนา และท่านผู้บริหาร วิทยากร ท่านผู้มีเกียรติและผู้เข้าร่วม อบรม/สัมมนาทกุ ทา่ น โดยมีเนือ้ หาดง้ นี้ ข้าพเจ้า (ยศ ชื่อ ตำ�แหน่งประธาน)..........................ในนามของ.......................................... ขอขอบคุณท่ีได้รับเกียรติให้มาเป็นประธานการจัดอบรม/สัมมนา ในคร้ังน้ี ข้าพเจ้ารู้สึกยินดี....................... บัดน้ี ได้เวลาอันสมควรแล้ว ข้าพเจ้าขอเปิดการอบรม/สัมมนาเรื่อง................................. ขอใหก้ ารจัดสัมมนาในครั้งน้ี ประสบความสำ�เร็จและบรรลวุ ตั ถปุ ระสงคด์ ังท่คี าดหวงั ทุกประการ ๘.๓ ค�ำกลา่ วรายงานผลการสัมมนา ผู้จดั จะตอ้ งกล่าวรายงานตอ่ ประธานในพิธปี ดิ ประกอบ ดว้ ยคำ� ขน้ึ ตน้ (ประธานผทู้ ท่ี ำ� หนา้ ทปี่ ดิ /วทิ ยากร และผเู้ ขา้ รว่ มสมั มนา เนอ้ื หา กะทดั รดั กลา่ วถงึ เรอ่ื ง............... ผจู้ ดั ................................เวลา/และสรปุ ผลการจดั บรรลตุ ามวตั ถปุ ระสงคแ์ ละเสรจ็ สนิ้ อยา่ งไร) สรปุ ปดิ ทา้ ย และ เรียนเชญิ ทา่ นประธานได้กลา่ วปดิ การสัมมนา ดงั นี้ เรียน ท่าน...ตำ�แหนง่ ประธาน)........ ท่านผู้ติดตาม วทิ ยากร และผู้เข้าร่วมอบรม/สมั มนา การจดั สมั มนาเรอ่ื ง............................................................ ซง่ึ จดั โดย........................เปน็ เวลา......วนั ขณะน้ี ได้ถึงช่วงท้ายของการจัดอบรม/สัมมนาแล้ว ข้าพเจ้าและคณะผู้ดำ�เนินการจัดสัมมนา ขอรายงานสรุปผล การจัดสัมมนาดังน้ี โดยภาพรวม วิทยากร สถานที่ อาหาร ท่ีพัก เอกสาร การบริการ อยู่ในเกณฑ์.......... ได้รับการเสนอแนะจากผู้เข้าร่วมอบรม/สัมมนา................. นับได้ว่าการจัดอบรม/สัมมนา............................. ได้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ และเพื่อเป็นการให้เกียรติแก่ผู้เข้าร่วมอบรมสัมมนา ขอกราบเรียนเชิญ ทา่ นประธานไดโ้ ปรดกล่าวปดิ การอบรม/สมั มนาในคร้งั นีด้ ว้ ย ขอกราบเรยี นเชญิ คะ่ /ครบั 46

๘.๔ ค�ำกล่าวปดิ การอบรม/สมั มนา ผูจ้ ดั จะตอ้ งเตรยี มและส่งมอบใหป้ ระธานอา่ นก่อนกล่าวปิด ซ่ึงจะต้องเขียนให้สอดคล้องกับค�ำกล่าวรายงานผลการด�ำเนินงาน ประกอบด้วยค�ำข้ึนต้น (ผู้เข้าร่วมสัมมนา พดู ถึงตำ� แหน่งโดยภาพรวม เนอ้ื หา/อารัมภบท อา้ งจากค�ำกลา่ วสรปุ รายงาน ชถ้ี ึงความสำ� เรจ็ ในการจดั การ ให้ความรว่ มมอื และแนวทางทีไ่ ด้จากการอบรม/สมั มนา นำ� ไปใชใ้ ห้เกิดประโยชน์ สรุปปิดท้ายเป็นการอวยพร และกล่าวปิดการสมั มนาลักษณะของค�ำกล่าว ดงั น้ี ท่านผู้ดำ�เนินการจัดอบรม/สัมมนา ท่านวิทยากร......... และผู้เข้าร่วมอบรมสัมมนาทุกท่านจาก คำ�กล่าวรายงาน สรุปผล....................................................................................................ทำ�ให้ทราบว่า การจัดอบรม/สัมมนา เร่ือง............................................................................................ได้บรรลุวัตถุประสงค์เป็น ............................................................................................................. ขอขอบคุณคณะผู้ดำ�เนินการ และ หวงั เป็นอย่างยง่ิ วา่ การจดั อบรม/สัมมนาในครัง้ น้ีจะเป็นแนวทางท่ีจะนำ�ไปพฒั นา............................... ขออำ�นวยพรให้ทกุ ท่านจงประสพแตค่ วามสขุ ความเจรญิ และเดินทางกลับโดยสวัสดภิ าพ



๒หน่วยที่ งานเลขานุการ

เอกสารประกอบการพัฒนาสายงานนักจัดการงานทั่วไป หน่วยที่ ๒ งานเลขานกุ าร วัตถุประสงค์ ๑. เพ่อื ใหผ้ ูเ้ ข้ารับการพฒั นามีความร้คู วามเขา้ ใจเก่ยี วกบั งานเลขานกุ าร ๒. เพอื่ ให้ผ้เู ขา้ รบั การพฒั นาเกิดทักษะ และสามารถปฏบิ ัติงานเลขานุการได้อย่างมปี ระสทิ ธภิ าพ ขอบข่ายเนือ้ หา ๑. ความหมายของเลขานกุ าร ๒. คุณสมบัติของเลขานุการ ๓. ความสำ� คัญและความจ�ำเปน็ ของเลขานุการ ๔. ขอบเขตงานเลขานกุ าร ๕. การเตรียมความพร้อมส�ำหรับการเป็นเลขานกุ าร ๖. บทบาทหนา้ ทีข่ องเลขานกุ าร ๗. การปฏิบัตงิ านเลขานกุ าร ๘. เทคนคิ การประสานงาน ๙. เลขานกุ ารทดี่ ใี นทัศนะของผบู้ รหิ าร 50