ARAHAN PENTADBIRAN UMUM

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) Pendahuluan Tujuan arahan ini adalah bagi menetapkan peraturan mengenai pengurusan kenderaan Jabatan Pendidikan Politeknik dan Kolej Komuniti (JPPKK). Kenderaan yang diperolehi untuk kegunaan JPPKK dan semua PTJ di bawah Jabatan hendaklah diurus, direkodkan, dikawal dan dipantau dengan sempurna bagi mengelakkan dari berlakunya pembaziran dan disalah guna serta disimpan dengan selamat. Pengurusan kenderaan perlu mematuhi Pekeliling Perbendaharaan WP 4.1. Kenderaan Kerajaan juga perlu diselenggara dengan baik bagi memastikan berfungsi dengan lancar dan selamat. Penyelengaraan dapat memelihara jangka hayat, meningkatkan keupayaan, mengurangkan kerosakan dan menjimatkan perbelanjaan kerajaan. Lima aspek utama yang perlu diberi perhatian berkaitan Pengurusan Kenderaan adalah: a. Pelantikan Pegawai Kenderaan b. Kawalan Penggunaan Kenderaan c. Kawalan Kad Inden Minyak d. Kawalan Kad Elektronik Bagi Pembayaran e. Pengurusan Penyenggaraan Kenderaan. 1. LATAR BELAKANG Pekeliling Perbendaharaan WP.4.1 adalah berkaitan pengurusan kenderaan Kerajaan yang perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi Kerajaan. Oleh yang demikian, menjadi tanggungjawab pegawai yang terlibat memahami dan mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan. Oleh yang demikian, panduan ini disediakan sebagai panduan kepada pegawai dalam mematuhi peraturan pengunaan kenderaan di Jabatan. ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 1

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) 2. PENGGUNAAN KENDERAAN KERAJAAN i. Kenderaan Kerajaan hendaklah digunakan bagi Tugas Rasmi sahaja kecuali Kereta Rasmi Jawatan. ii. Penggunaan Kereta Rasmi Jawatan dibekalkan untuk kegunaan urusan rasmi pegawai sahaja. Walau bagaimanapun, pegawai dibenarkan menggunakannya untuk urusan persendirian, khusus untuk pegawai berkenaan sahaja. Pegawai dibenarkan untuk menyimpan kereta di rumah dan bertanggungjawab sepenuhnya dari segi penggunaan, kawalan, keselamatan serta jadual penyenggaraan ke atas kereta tersebut. iii. Pegawai tidak layak menerima kemudahan Kereta Rasmi Jawatan, Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit, SmartTAG dan Kad Inden dalam keadaan berikut: a. digantung kerja; b. cuti tanpa gaji atas sebab persendirian bagi tempoh 3 bulan dan ke atas selain sebab kesihatan diri dan keluarga seperti yang ditetapkan dalam Perintah Am Bab C; atau c. cuti belajar bergaji penuh/menghadiri kursus jangka masa panjang di luar negeri. iv. Pegawai yang hilang kelayakan seperti di perenggan iii hendaklah memulangkan kemudahan Kereta Rasmi Jawatan, Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit, SmartTAG dan Kad Inden dengan kadar segera. Sekiranya pegawai masih menggunakan kemudahan tersebut, pegawai dikehendaki membuat bayaran semula bagi kos pajakan kenderaan tersebut, kos penggunaan Kad Inden dan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit kepada Ketua Jabatan bermula ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 2

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) daripada tarikh digantung kerja atau bercuti. Ketua Jabatan hendaklah menuntut pembayaran semula tersebut daripada pegawai. v. Tindakan tatatertib dan/atau surcaj boleh diambil ke atas pegawai yang menyalahgunakan Kenderaan Jabatan untuk tujuan persendirian; dan Pekeliling Perbendaharaan Malaysia WP 4.1 M.S. 8/22 vi. Penggunaan Kenderaan Jabatan untuk aktiviti rasmi Persatuan/Kelab di Kementerian/Jabatan adalah tertakluk kepada Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1991 - Peraturan Mengenai Pelbagai Kemudahan Dan Kelengkapan Jabatan Kerajaan Oleh Pertubuhan Kebajikan Dan Sukan Di Agensi-agensi Kerajaan dan pindaannya. Walau bagaimanapun, sekiranya berlaku kerosakan, kos pembaikan akan ditanggung sepenuhnya oleh Kementerian/Jabatan. Kelayakan kemudahan pemandu bagi Pegawai Perkhidmatan Awam Gred Utama B/Khas A dan ke atas atau setaraf adalah mengikut kelayakan masing-masing berdasarkan peraturan yang berkuat kuasa; vii. Pegawai Perkhidmatan Awam Gred Khas B dan C serta Gred Utama C atau yang setaraf tidak diperuntukkan dengan pemandu oleh Kerajaan. Pegawai boleh menggaji pemandu sendiri berdasarkan WP 1.4 - Kadar Dan Syarat Tuntutan Elaun, Kemudahan Dan Bayaran Kepada Pegawai Perkhidmatan Awam Kerana Menjalankan Tugas Rasmi (Tidak Termasuk Anggota Tentera Dan Anggota Polis) dan pindaannya. Walau bagaimanapun, pemandu ini tidak tertakluk kepada peraturan-peraturan di bawah pekeliling ini dan pengurusan kenderaan masih lagi di bawah tanggungjawab pegawai tersebut. ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 3

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) 3. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI KENDERAAN • Penggunaan kenderaan Jabatan adalah untuk tujuan rasmi sahaja dengan kelulusan Pegawai Kenderaan. • Semua kenderaan hendaklah mempamerkan nama/logo jabatan yang jelas dan bersesuaian pada kedua-dua belah sisi kenderaan. Bagi kenderaan khas untuk penyamaran dan risikan, nama/logo hendaklah ditandakan di tempat yang tidak mudah dilihat dan mempunyai surat kelulusan pengecualian dari Kementerian Kewangan. 4. TEMPAHAN KENDERAAN PEJABAT Permohonan Kenderaan hendaklah di isi dengan Menggunakan Borang Permohonan berserta dengan surat Arahan Dan hendaklah di isi 3 Hari Sebelum 5. KAWALAN KAD INDEN MINYAK i. Kad Inden disimpan oleh Pegawai Kenderaan dan diserahkan kepada pemandu sekiranya ada keperluan mengisi bahan api. Kad Inden dikembalikan kepada Pegawai Kenderaan apabila urusan mengisi bahan api telah selesai. ii. Buku Rekod Pergerakan Kad Inden diselenggarakan dengan kemas kini dengan melengkapkan catatan tarikh kad diambil, nama dan tandatangan pegawai yang menyerahkan kad dan menerima kad yang dikembalikan, nama dan tandatangan pemandu, tarikh kad dikembalikan, jumlah RM dan liter yang diisi serta nombor resit. Ketua Jabatan hendaklah memeriksa Buku Rekod Pergerakan Kad Inden dari semasa ke semasa. ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 4

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) iii. Butiran pengambilan bahan api mengunakan Kad Inden hendaklah dicatatkan di dalam Buku Log kecuali Anggota Pentadbiran dan Pegawai Perkhidmatan Awam Gred Utama/ Khas B/C dan ke atas yang memandu sendiri Kereta Rasmi Jawatan. iv. Resit bagi setiap transaksi hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan. v. Pegawai Kenderaan hendaklah mendapatkan Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (ZWDAPR048) daripada Unit Perakaunan. vi. Pegawai Kenderaan membuat semakan dan pengesahan terhadap Penyata Pembelian Bahan Api daripada pembekal dengan resit dan Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (BP21). Sekiranya terdapat kesilapan pada Penyata Pembelian Bahan Api, Pegawai Kenderaan hendaklah melaporkan dengan segera kepada pembekal. vii. Pegawai Kenderaan menyemak penggunaan bahan api Kenderaan Rasmi Jawatan dan membuat kutipan bayaran balik daripada pegawai sekiranya penggunaan bahan api melebihi had bulanan yang dibenarkan. viii. Pegawai Kenderaan mengkaji penggunaan bahan api bulanan bagi mengesan sebarang perjalanan luar biasa untuk diambil tindakan bersesuaian. ix. Penyata Pembelian Bahan Api, resit dan Laporan Terperinci Pembayaran Pukal (BP21) difailkan mengikut bulan. 6. SISTEM BAYARAN TOL TANPA RESIT BAGI KENDERAAN JABATAN i. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit dan Smart TAG hendaklah disimpan oleh Pegawai Kenderaan dan diberi kepada pemandu ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 5

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) apabila diarahkan menjalankan tugas yang memerlukan bayaran tol. Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit dan Smart TAG tersebut hendaklah diserahkan semula kepada Pegawai Kenderaan setelah tugas selesai. ii. Format Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit seperti di Pekeliling WP4.1 hendaklah dikemas kini dan disimpan selamat oleh Pegawai Kenderaan. Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai Kenderaan untuk memastikan semua butiran penggunaan kad dimasukkan ke dalam buku rekod sebelum kad diberikan kepada pemandu. iii. Setiap pemandu Kenderaan Jabatan mestilah merekodkan butiran penggunaan kad berkenaan di dalam Buku Rekod Pergerakan Dan Penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit sebaik sahaja selesai menjalankan tugas. iv. Pegawai Kenderaan hendaklah mendapatkan salinan penyata yang menunjukkan semua transaksi penggunaan Kad Sistem Bayaran Tol Tanpa Resit daripada syarikat pembekal kad tersebut untuk tujuan penyemakan dan memastikan tidak berlakunya penyalahgunaan. 7. BUKU LOG KENDERAAN KERAJAAN i. Tanggungjawab Pegawai Kenderaan • Memastikan setiap Kenderaan Kerajaan dibekalkan dengan Buku Log. • Merekodkan maklumat kenderaan, penyenggaraan berjadual dan maklumat mengenai notis kesalahan lalu lintas dalam Buku Log. ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 6

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) • Memastikan Buku Log dicatat dan dikemas kini oleh pemandu setiap kali selesai menjalankan tugas. • Memeriksa Buku Log dan membuat pengesahan pengiraan Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan selewat-lewatnya sebelum 10 haribulan berikutnya. • Mencatat notis kesalahan lalu lintas yang diterima pada bulan berkenaan. • Memastikan odometer berfungsi dengan baik dan memantau bacaan odometer di dalam Buku Log untuk tujuan penyenggaraan berjadual. Sekiranya odometer mengalami kerosakan, catatan hendaklah dibuat di dalam Buku Log dan jarak perjalanan hendaklah dianggarkan. • Membuat Analisa Kadar Penggunaan Bahan Api Bulanan pada akhir bulan. Ulasan berkenaan dengan analisa tersebut perlu dibuat setiap 6 bulan. • Menyimpan Buku Log semasa kenderaan tidak digunakan. ii. Tanggungjawab Pengguna Kenderaan • Mengesahkan penggunaan kenderaan dengan menandatangani butir-butir. • Penggunaan Kenderaan dalam Buku Log selepas menggunakan kenderaan. iii. Tanggungjawab Ketua Jabatan • Membuat pemeriksaan mengejut ke atas penggunaan Buku Log sekurang-kurangnya sekali setahun. Pemeriksaan mengejut hendaklah dibuat oleh pegawai selain daripada Pegawai Kenderaan. • Membuat ulasan tahunan berkenaan Analisa Kadar Penggunaan Bahan ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 7

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) iv. Pengurusan Buku Log • Setiap catatan dalam butir-butir Penggunaan Kenderaan hendaklah dimulakan dengan muka helaian yang baru bagi sesuatu bulan. Sekiranya sesebuah Buku Log telah habis digunakan, buku baru hendaklah digunakan. Jumlah akhir jarak perjalanan yang direkodkan dalam Buku Log lama hendaklah dicatatkan ke dalam Buku Log baru kini secara berterusan. • Buku Log ini hendaklah dibawa bersama di dalam kenderaan setiap kali perjalanan untuk mencatat butiran yang berkenaan semasa perjalanan. Salinan asal butir-butir Penggunaan Kenderaan hendaklah disimpan di pejabat. 8. NOTIS KESALAHAN LALU LINTAS/SAMAN i. Pemandu Kenderaan Kerajaan hendaklah mematuhi sepenuhnya undang-undang dan peraturan lalu lintas. ii. Pemandu adalah bertanggungjawab menyelesaikan notis kesalahan lalu lintas/saman yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa (Polis Diraja Malaysia, Pihak Berkuasa Tempatan, Jabatan Pengangkutan Jalan dan pihak-pihak lain) jika kesalahan dilakukan oleh pemandu. iii. Sekiranya sesuatu kesalahan lalu lintas dilakukan oleh pemandu atas arahan pegawai pengguna, maka pegawai tersebut hendaklah bertanggungjawab untuk menyelesaikan notis kesalahan lalu lintas/saman tersebut dengan syarat arahan untuk melakukan kesalahan berkenaan hendaklah dicatat dalam Buku Log dan disahkan oleh pegawai pengguna. iv. Sekiranya pemandu/pegawai pengguna tidak menyelesaikan saman tertunggak setelah diberi peringatan bertulis dalam tempoh sebulan ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 8

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) oleh Ketua Jabatan, tindakan berikut hendaklah dilaksanakan: i. Ketua Jabatan hendaklah membuat proses tukar nama saman daripada Kementerian/Jabatan kepada pemandu/ pegawai pengguna dengan merujuk kaedah di Lampiran D; atau ii. Ketua Jabatan boleh mendahulukan bayaran saman menggunakan peruntukan Kementerian/Jabatan dan mengambil tindakan memotong gaji pemandu/pegawai pengguna berkenaan secara sekaligus atau ansuran mengikut jumlah saman. 9. SIMPANAN KENDERAAN i. Semua Kenderaan Kerajaan kecuali Kereta Rasmi Jawatan hendaklah disimpan di dalam kawasan pejabat yang mempunyai perlindungan berbumbung semasa tidak digunakan, kecuali sekiranya kemudahan tersebut tidak dapat disediakan. Jabatan yang mempunyai bilangan kenderaan yang besar seboleh-bolehnya menyediakan depoh kenderaan; ii. Bagi Jabatan yang mempunyai pengawal keselamatan, rondaan berjadual hendaklah juga dilakukan ke atas depoh atau tempat simpanan berkenaan. 10. KESELAMATAN KENDERAAN i. Semua kenderaan hendaklah mempamerkan nama/logo jabatan yang jelas dan bersesuaian pada kedua-dua belah sisi kenderaan. ii. Setiap kenderaan yang diperolehi hendaklah didaftarkan dalam Daftar Harta Modal (Kew.PA-2). ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 9

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) iii. Kenderaan Kerajaan hendaklah sentiasa dikunci dengan selamat apabila tidak digunakan. Bagi Kenderaan Jabatan, semua set kunci disimpan oleh Pegawai Kenderaan atau pegawai yang diberi kuasa semasa kenderaan tidak digunakan. Satu set kunci hendaklah diberi kepada pemandu semasa bertugas. Bagi Kereta Rasmi Jawatan, semua set kunci hendaklah diserahkan kepada pengguna. Kenderaan Kerajaan kecuali Kereta Konsesi hendaklah dibekalkan dengan kunci tambahan seperti pengunci stereng di mana sesuai bagi tujuan keselamatan. iv. Tangki bahan api yang terdedah seperti tangki lori hendaklah dilengkapkan dengan penutup yang boleh dikunci. v. Tayar ganti disimpan dengan sempurna di ruang khas yang disediakan pada kenderaan. vi. Kenderaan Kerajaan diletakkan di tempat yang tidak berisiko tinggi bagi mengelakkan kemalangan dan kecurian. vii. Apabila berlaku sesuatu kemalangan yang melibatkan Kenderaan Kerajaan, peraturan di dalam WP 4.2 - Kemalangan Yang Melibatkan Kenderaan Kerajaan Malaysia dan pindaannya hendaklah dipatuhi sepenuhnya. 11. PENYELENGGARAAN KENDERAAN KERAJAAN SELAIN KERETA KONSESI i. Manual/buku panduan pengguna berkaitan penggunaan kenderaan hendaklah disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyenggaraan kenderaan. ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 10

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) ii. Pegawai kenderaan hendaklah merancang dan menyediakan program penyenggaraan berjadual dengan lengkap dan kemas kini dan direkodkan dalam Senarai Harta Modal Kerajaan Yang Memerlukan Penyelenggaraan Berjadual (KEW.PA-13). iii. Semua kenderaan kerajaan hendaklah disenggara secara berjadual sepertimana yang ditetapkan dalam manual pengguna yang dikeluarkan oleh pengeluar/pengedar kenderaan. iv. Penyenggaraan kenderaan yang dibuat hendaklah direkod dalam Buku Log dan Daftar Penyelenggaraan Harta Modal (KEW. PA-14). v. Jabatan kerajaan yang tidak mempunyai woksyop yang lengkap dengan peralatan dan kakitangan mahir, kenderaannya hendaklah disenggara dan dibaiki di woksyop Jabatan Kerja Raya atau woksyop swasta. vi. Kos penyenggaraan dan pembaikan (setiap kali penyenggaraan dan pembaikan) di woksyop swasta yang melebihi RM3,000 bagi motosikal, RM5,000 bagi kereta saloon, RM9,000 bagi kenderaan ringan, dan RM15,000 bagi kenderaan berat, hendaklah dirujuk kepada Jabatan Kerja Raya. Peraturan ini dikecualikan bagi jabatan yang mempunyai woksyop sendiri. vii. Jabatan hendaklah membuat kajian pasaran ke atas woksyop/ kadar supaya menepati spesifikasi/ tugas penyenggaraan dan kadar ditawarkan adalah berdasarkan nilai faedah terbaik kepada kerajaan. 12. KEHILANGAN, HAPUS KIRA DAN PELUPUSAN KENDERAAN • Rujuk kepada Senarai Semak Kawalan Pengurusan Aset ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 11

PENGURUSAN KENDERAAN JABATAN (JPPKK) 13. PENGGANTIAN KENDERAAN • Kementerian/Jabatan hendaklah membuat penggantian kenderaan sekiranya berlaku kehilangan atau pelupusan supaya tidak menjejaskan operasi Jabatan. BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN JABATAN PENDIDIKAN POLITEKNIK DAN KOLEJ KOMUNITI JULAI 2021 ARAHAN PENTADBIRAN UMUM 12