MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALสนบั สนุนโดย กองเทคโนโลยสี ารสนเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวทิ ยาลัยมหิดล Abstract ทมี งานฝึกอบรม Word2013 ได้ดาเนินการจดั ทาคูม่ อื เลม่ นี้เพ่ือสนบั สนุนการอบรม Word 2013 และนาไปประยกุ ตก์ ับการทางานด้านเอกสารในโปรแกรม Microsoft Word 2013 ได้เปน็ อย่างดี ทมี งานฝกึ อบรม Word 2013 นายชญานท์ ัต พฤกษาชวี ะ นายปริญญา นรนิ ทร์ นางสาวมนติ า คงสวุ รรณ นายสมบรู ณ์ เสยี งระฆัง [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL สารบญัMS. Word 2013 Training for Office Working มีอะไรใหมใ่ น Word 2013 ....................................................................................................................... 4 มมุ มองการอา่ น ................................................................................................................................... 4 เพ่ิมรูปภาพออนไลน์ ............................................................................................................................. 8 เพ่ิมวดี ีทศั น์ออนไลน์............................................................................................................................. 9 การใช้แมแ่ บบออนไลน์........................................................................................................................11 แก้ไขไฟลท์ ่เี สยี หาย ................................................................................................................................11 ตงั ้ ไฟล์สารองอตั โนมตั แิ ละ...................................................................................................................12 การจดั รูปแบบเอกสาร(Formatting Document) ......................................................................................14 การทาสารบญั อตั โนมตั ิ(TOC: Table of Contents) ...................................................................................21 ติดตามการเปลยี่ นแปลงเอกสาร (Document Tracking Change) ...............................................................25 การเริ่มต้นการติดตามการเปลยี่ นแปลงเอกสาร .......................................................................................25 การสนิ ้ สดุ การตดิ ตามการเปลย่ี นแปลงเอกสาร ........................................................................................26 การตอบรับการเปลยี่ นแปลงเอกสาร......................................................................................................26 การปฏเิ สธการเปลย่ี นแปลงเอกสาร.......................................................................................................27 Option ตา่ งๆ ของ Track Change ......................................................................................................28 การแทรกคาแนะนา (Comments) .......................................................................................................32 วิธีป้ องกนั เอกสารเบอื ้ งต้น (Protect Document) ..................................................................................34 การทาจดหมายเวียน (Mail Merge) ........................................................................................................35 การทาจดหมายเวียน (Mail Merge) ....................................................................................................35 การประยกุ ต์ใช้ Mail Merge กบั การจดั ทา ซองจดหมาย จดหมาย หนงั สอื ราชการ.......................................43References .................................................................................................................................................45Appendix ...................................................................................................................................................46 แป้ นพมิ พ์ลดั สาหรับ Microsoft Word (Microsoft, n.d.) .........................................................................47กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวทิ ยาลัยมหิดล หน้า 1
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL สารบญั รปู ภาพ 4 4รปู ท่ี 1 มมุ มองการอ่าน 5รูปท่ี 2 ค้นหาหน้าเอกสาร 5รูปที่ 3 ค้นหาจาก Bing 6รูปที่ 4 การโชว์ Comment 6รูปที่ 5 Column width แบบ Narrow 6รปู ท่ี 6 Column width แบบ Default 7รูปที่ 7 Column width แบบ Wide 7รูปที่ 8 โหมดการปรับสกี ารอา่ นแบบ None 7รูปท่ี 9 โหมดการปรับสกี ารอ่านแบบ Sepia 7รูปที่ 10 โหมดการปรับสีการอา่ นแบบ Inverse 8รปู ที่ 11 มุมมองการอา่ นแบบอ่ืนๆ 9รูปท่ี 12 การเพิ่มรปู ภาพออนไลน์ 9รปู ท่ี 13 การค้นหาแหล่งรปู ภาพ 9รปู ท่ี 14 ตวั อย่างการคน้ หาจากคาวา่ \"mahidol salaya campus\" 10รูปท่ี 15 การแทรก Video Online 11รปู ที่ 16 ตัวอยา่ งการค้นหาวดิ โี อจาก Youtube 11รปู ท่ี 17 การคน้ หาแมแ่ บบออนไลน์ 12รปู ที่ 18 ตวั อย่างแมแ่ บบท่ีเลอื ก 13รปู ที่ 19 ตัวอย่างการแก้ไขไฟลท์ ี่เสียหาย 14รูปท่ี 20 กาหนดให้โปรแกรมบนั ทกึ อัตโนมตั ิ 15รูปท่ี 21 การตกแต่งตัวอักษรในเอกสาร 16รูปที่ 22 การจดั รูปแบบข้อความในส่วนย่อหน้า 17รปู ท่ี 23 การจดั ข้อความโดยใช้การแบง่ หนา้ กระดาษ 18รูปที่ 24 การตกแตง่ รูปแบบอักษรตามสไตล์ทก่ี าหนด 19รปู ที่ 25 การแทรกหนา้ ปก ตาราง รปู ภาพ หัวกระดาษ ทา้ ยกระดาษ และสญั ลักษณพ์ ิเศษ 20รูปท่ี 26 การตกแตง่ Themes ให้กับรปู แบบขอ้ ความในเอกสาร 21รปู ที่ 27 การตั้งคา่ หนา้ กระดาษ ปรบั อักษรและรปู แบบรปู ภาพ 21รปู ที่ 28 การทาสารบญั อัตโนมตั ิ 22รูปที่ 29 การตั้งคา่ และตกแต่งสารบญั 22รูปท่ี 30 การต้ังคา่ รปู แบบสารบญั ในเมนู Options 23รปู ที่ 31 ตั้งคา่ หัวข้อในการโชว์หน้าสารบญั 25รปู ที่ 32 ฟังก์ชันสาหรับการอ้างอิงเอกสารเพิ่มเติมรูปที่ 33 การคลกิ แทบ Review ใน Document Tracking Changeกองเทคโนโลยสี ารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลยั มหิดล หน้า 2
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALรูปที่ 34 การคลิก Track Changes ใน Document Tracking Change 25รปู ท่ี 35 ภาพตัวอย่างหากมกี ารแก้ไขหลงั มกี ารเปดิ การใช้งาน Track Changes 25รปู ท่ี 36 ภาพตวั อย่างสน้ิ สุดการตดิ ตามการเปลีย่ นแปลงเอกสาร 26รปู ท่ี 37 ภาพตวั อย่างการตอบรับการเปลยี่ นแปลงเอกสาร 27รปู ท่ี 38 ภาพตัวอยา่ งการปฏเิ สธการเปลยี่ นแปลงเอกสาร 27รปู ท่ี 39 ภาพตวั อยา่ งการเพิม่ คาแนะนา 32รูปท่ี 40 วธิ ีการป้องกันการเปล่ียนแปลงเอกสาร Restrict Editing 34รปู ที่ 41 วิธกี ารทา Mail Merge 36กองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลัยมหิดล หน้า 3
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALมอี ะไรใหมใ่ น Word 2013มมุ มองการอ่าน Microsoft Word 2013 มมี ุมมองการอา่ นเอกสารของคณุ เพียงเลอื กทโ่ี หมดการอา่ น (Read mode)จะแสดงแสดงหนา้ เอกสารทค่ี ุณสามารถ เปลีย่ นหน้าการอา่ นได้ในแนวนอนได้อยา่ งต่อเน่ือง คล้ายการอา่ นหนงั สือ รูปท่ี 1 มมุ มองการอ่านเทคนคิ การค้นหาข้อความ 1. เลอื กท่ีแทบ Tools 2. แล้วทาการคลิกเลือกท่ี Find เพื่อค้นหาในหนา้ เอกสาร รปู ที่ 2 คน้ หาหนา้ เอกสาร หน้า 4กองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL3. หรือคลิกเลือกที่ Search with Bing เพื่อคน้ หน้าใน Microsoft's Bing search engine รูปที่ 3 คน้ หาจาก Bingเทคนคิ การตรวจดู Comment1. เลอื กทีแ่ ทบ View2. แล้วทาการคลกิ เลือกท่ี Show Comments รูปท่ี 4 การโชว์ Commentเทคนิคแบง่ ความการอ่านเอกสาร 1. เลือกที่แทบ View 2. แลว้ ทาการคลกิ เลือกท่ี Column width จะสามารถเลือกได้ 3 แบบคอื a. Narrow แบ่งเป็นช่วงข้อความแคบๆ จานวนคอลมั น์ขนึ้ อยู่กบั ความกวา้ งขอหนา้ จอกองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล หน้า 5
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL รูปท่ี 5 Column width แบบ Narrowb. Default แบง่ เป็นช่วงข้อความออกเปน็ 2 คอลมั น์คล้ายกับหนังสือ รูปท่ี 6 Column width แบบ Defaultc. Wide แสดงขอ้ ความกว้างเต็มหน้าจอ และเล่ือนหน้าต่อไปตามแนวนอน รปู ท่ี 7 Column width แบบ Wide หน้า 6เทคนิคปรับสีในโหมดการอา่ น 1. เลือกที่แทบ View 2. แลว้ ทาการคลิกเลือกท่ี Page color จะสามารถเลอื กได้ 3 แบบคือ a. None ใชส้ เี ดิมของเอกสาร กองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลยั มหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL รูปที่ 8 โหมดการปรับสกี ารอ่านแบบ None b. Sepia แสดงเอกสารให้ออกเป็นสรี งควัตถุสนี ้าตาลดา รูปที่ 9 โหมดการปรบั สีการอ่านแบบ Sepia c. Inverse แสดงเอกสารเปน็ สีตรงกนั ขา้ มกับต้นฉบบั รูปท่ี 10 โหมดการปรับสกี ารอา่ นแบบ Inverseมมุ มองอน่ื ๆ1 5 23 4 รปู ท่ี 11 มมุ มองการอ่านแบบอืน่ ๆ กองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลยั มหิดล หน้า 7
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL Print Layout: มมุ มองที่แสดงเสน้ แบง่ เป็นแนวนอนหนาสเี ข้ม เพ่ือให้สามารถเห็นไดช้ ัดเจน ทส่ี ิน้ สดุ และเรม่ิ ตน้ ก่อนพมิ พ์เอกสาร Web Layout: แสดงเอกสารของคุณตรงตามทีจ่ ะปรากฏถ้าคณุ บนั ทึกเป็นเวบ็ เพจ Outline: แสดงเอกสารเป็นส่วนหัวของเค้ารา่ งและหวั เรอ่ื งยอ่ ย. Draft: แสดงเอกสารโดยไม่แสดงขอบกระดาษด้านบนหรือดา้ นลา่ ง ท่ีแบ่งหน้าปรากฏเป็นเสน้ ประเพิม่ รปู ภาพและวดี ที ัศนอ์ อนไลน์ หากคาดวา่ จะเพ่ิมสีสนั รูปภาพ หรือ สอง หรือ ส่ิงท่ดี งึ ดดู สายตาในเอกสารท่เี ราอา่ น ใน Word 2013คุณจะสามารถแทรกและแก้ไขรปู ภาพ เลือกภาพตัดปะหรือรูปภาพจากแหล่งข้อมูลออนไลน์ แมแ้ ต่ถา่ ยภาพของหนา้ จอของคุณเพื่อรวมไว้ในเอกสารของคุณ นอกจากการเพ่มิ รปู ภาพออนไลน์ จากแหลง่ ทแ่ี บ่งปนั บนเวบ็ ไซตต์ า่ ง แม้กระท้ังเพม่ิ คลิป Video ไปยงั เอกสารของคุณทีผ่ ูอ้ นื่ สามารถดูได้เพิ่มรูปภาพออนไลน์ 1. เลือก Ribbon Insert 2. คลิกป่มุ Online Picturesรูปที่ 12 การเพม่ิ รปู ภาพออนไลน์กองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลยั มหดิ ล หน้า 8
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL3. จะพบแหล่งรูปภาพ Online 3 ทคี่ อื Office.com, Bing และ OneDriveรปู ท่ี 13 การคน้ หาแหล่งรปู ภาพ รูปที่ 14 ตวั อย่างการค้นหาจากคาว่า \"mahidol salaya campus\"เพิ่มวีดที ัศน์ออนไลน์ 1. เลอื ก Ribbon Insert 2. คลกิ ป่มุ Online Videoรปู ที่ 15 การแทรก Video Onlineกองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหดิ ล หน้า 9
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL3. จะพบแหลง่ รูปภาพ Online 3 ทค่ี อื Office.com, Bing และ OneDriveรปู ท่ี 16 ตัวอย่างการคน้ หาวิดโี อจาก Youtubeกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลัยมหดิ ล หน้า 10
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALการใช้แม่แบบออนไลน์ในกรณที ี่คณุ ต้องการจดั รปู แบบเอกสารท้ังหมดการ คุณอาจตอ้ งการใช้แม่แบบแทน เชน่ จัดเอกสารตารางงานเปน็ ตน้ Microsoft Office มีบรกิ ารแม่แบบตา่ ง ๆ ผา่ นเว็บไซต์ การสรา้ งเอกสารจากแม่แบบมีขั้นตอนต่างๆดังนี้1. เลอื ก Ribbon File2. จากนัน้ เลือก New ทาการค้นหาแมแ่ บบออนไลนท์ ่ีมอี ยู่ รปู ที่ 17 การคน้ หาแม่แบบออนไลน์3. ดบั เบลิ คลิกทีแ่ ม่แบบท่ตี ้องการ จะไดเ้ อกสารเปลา่ ตามแมแ่ บบท่คี ุณเลือกรูปที่ 18 ตัวอย่างแมแ่ บบทเ่ี ลือกแกไ้ ขไฟลท์ ี่เสียหายใน Microsoft Word 2013 มเี ครื่องมเี พ่อื เปน็ การป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นได้ทุกขณะ ซง่ึ อาจทาให้ทาให้งานเอกสารของหายไปได้ เพอ่ื จะไดไ้ มต่ ้องเริ่มต้นทางานใหม่ ซ่ึงจะมี 2 วธิ ีมาแนะนาคอืกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลัยมหิดล หน้า 11
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALตั้งไฟลส์ ารองอัตโนมตั แิ ละ1. คลิก File Ribbon2. คลิกเมนู Options จะปรากฏหน้าต่าง Word Options3. คลกิ เมนู Advanced4. ใหค้ ลกิ ถูกหน้าข้อความ “Always create backup copy ภายใต้หวั ขอ้ save ไฟล์สารองจะมีไฟลน์ ามสกลุ.WBK (Microsoft Word Backup Document)5. คลกิ ปุ่ม OK เพื่อยนื ยนัรูปที่ 19 ตัวอย่างการแก้ไขไฟล์ทีเ่ สียหายกาหนดใหโ้ ปรแกรมบันทึกอัตโนมัติ1. คลกิ File Ribbon2. คลกิ เมนู Options จะปรากฎหน้าตา่ ง Word Options3. คลกิ เมนู Save4. ใหค้ ลกิ ถกู หนา้ ข้อความ Save Auto Recover information every5. ใหก้ าหนดจานวนความถี่ในการ save ทกุ กนี่ าท่ี (โดยปกตคิ ่าเรม่ิ ตน้ กาหนดไวท้ ี่ทุก10 นาที) เกดิ เป็นversion ของไฟล์จาก Auto save ขึน้ มา6. คลิกป่มุ OK เพื่อยืนยันกองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล หน้า 12
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALรูปที่ 20 กาหนดให้โปรแกรมบนั ทึกอัตโนมัติกองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวิทยาลยั มหิดล หน้า 13
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALการจดั รูปแบบเอกสาร(Formatting Document)1. การตกแต่งอักษรในเอกสารให้เปน็ รปู แบบที่ต้องการ 1.1. คลิกที่ Ribbon “Home” 1.2. คลิกที่ Tab Menu “Font” หรือ “Ctrl+D” 1.3. คลกิ เลือกรูปแบบตัวอักษร ที่ List Box: Font, Font style, Size 1.4. นอกจากนีค้ ลิกเลือก Check Box ท่ี Effects เพ่ือกาหนดตัวอักษรในรูปแบบอน่ื ๆ 1.5. หากตอ้ งการกาหนดช่องวา่ งตัวอักษร และตาแหนง่ ตัวอักษรท่ี Tab Menu “Advanced” 1.6. กาหนดช่องวา่ งตวั อกั ษร และตาแหนง่ ที่ List Box: Scale (%), Spacing (Expanded ขยาย, Condensed สน้ั กะทดั รัด), Position (Raised สูงขึน้ , Lowered ตา่ ลง) 1.7. ถา้ ต้องการจัดชอ่ งไฟใหก้ บั ตวั อกั ษร สามารถคลิกท่ี Check Box: Kerning for fonts 1.8. ในส่วนของ Open Type Features จะประกอบดว้ ย Ligatures (ตวั อักษรควบ), Number spacing (ชอ่ งวา่ งระหว่างตวั เลข), Number forms (รปู แบบตัวเลข), และ Stylistic sets (ชดุ อักษรดัดแปลง) 1.9. ถา้ ต้องการใหต้ วั อกั ษรเหมอื นตามบรบิ ท ให้คลิกท่ี Check Box: User Contextual alternates (เหมาะกบั การใช้ Font ภาษาอังกฤษ) รูปท่ี 21 การตกแตง่ ตัวอกั ษรในเอกสาร หน้า 142. การจัดรูปแบบข้อความใหต้ รงตามรปู แบบทีต่ ้องการ 2.1. คลิกท่ี Ribbon “Home” 2.2. คลกิ ที่ Tab menu “Paragraph” หรือ Tab menu “Page Layout” กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวทิ ยาลยั มหดิ ล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL2.3. คลิกเลอื ก การจดั รูปแบบอักษร ซงึ่ แบง่ เป็น 2 ส่วน ได้แก่ Indent and spacing และ Line and page break 2.3.1. การจัดรูปแบบข้อความและชอ่ งวา่ งบรรทดั (Indent and spacing) ประกอบดว้ ย 2.3.1.1. Alignment (การจัดรูปแบบข้อความ) ซง่ึ แสดงใน List box ใหส้ ามารถไดห้ ลาย รปู แบบ ได้แก่ ซ้าย, กลาง, ขวา, พอดี และจัดรปู แบบใหพ้ อดีแบบขอ้ ความไทย 2.3.1.2. Outline level (การเลือกระดับข้อความ) ซึ่งแสดงใน List Box ใหส้ ามารถคลิก เลือกได้หลายระดับ ไดแ้ ก่ เนื้อหาข้อความ, Level1-9 เป็นตน้ 2.3.1.3. Indentation (การปรับย่อหน้า) สามารถปรบั จานวนวัดเป็นขนาดเซนติเมตร ไดท้ ั้ง ดา้ นซา้ ย และดา้ นขวา และจะมี List Box พิเศษ เพื่อกาหนด First Line and Hanging โดยวัดเป็นขนาดเซนตเิ มตร สาหรับ Check box: Mirror indents มไี ว้เพ่อื ปรับย่อหนา้ Inside และ Outside แทนด้านซา้ ยขวา 2.3.1.4. Spacing (การปรับช่องว่าง) สามารถปรับจานวนระหวา่ งหา่ งกอ่ น และหลังข้อความ ได้ และสามารถกาหนดช่องว่างระหวา่ งบรรทดั ได้หลายรปู แบบไดแ้ ก่ Single, 1.5 lines, Double, At least, Exactly Multiple สาหรับCheck box: Don’t add space between paragraphs of the same style มีไวเ้ พ่ือไม่ต้องเพ่ิมช่องวา่ งระหวา่ งบรรทัด ในสไตลเ์ ดียวกัน รูปที่ 22 การจัดรูปแบบข้อความในส่วนย่อหนา้ หน้า 15กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลัยมหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL 2.3.2 Line and Page Break ประกอบด้วย 2.3.2.1 Pagination การจัดแบง่ หน้าตามทีต่ ้องการบนจอภาพ ซึง่ สามารถคลิกเลือก Check Box: Window/Orphan control, Keep with next, Keep lines together, Page break before 2.3.2.2 Formatting exceptions (รปู แบบข้อความท่ยี กเวน้ ) สามารถคลิกเลือกได้ 2 กล่องขอ้ ความ ไดแ้ ก่ Suppress line numbers (แสดงเส้นบรรทัดโดยไมน่ บั บรรทัดทกี่ าหนดไว้) และ don’thyphenate (ไมม่ ีการแบ่งคายาวๆออกเป็นสองส่วน โดยเคร่ืองหมายในการแบ่งคาคือ “-”) 2.3.2.3 Textbox options (ฟังกช์ ันสาหรับกล่องข้อความ) ถ้าไม่ไดจ้ ัดรูปแบบกล่องขอ้ ความจะไม่ ปรากฏ List box ดังตอ่ ไปน้ี None, All, First line and last line, First line only, last line only รูปที่ 23 การจดั ข้อความโดยใชก้ ารแบง่ หน้ากระดาษ3. จดั รูปแบบอักษรตามสไตลท์ ่ีกาหนดได้อัตโนมตั ิ 3.1. คลกิ ท่ี Ribbon “Home” 3.2. คลกิ ที่ Tab menu “Styles”กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหดิ ล หน้า 16
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL3.3. คลกิ เลือกข้อความทีเ่ ราต้องการเปลยี่ นสไตล์ตามที่ต้องการ โดยคลกิ ในกลอ่ ง Styles ยกตัวอยา่ งเช่น Normal, Heading1, Title เปน็ ตน้ (การกาหนดสไตลเ์ มนูนีจ้ ะชว่ ยทาให้สะดวกในการจัดรูปแบบ หัวขอ้ สารบัญ) รปู ท่ี 24 การตกแต่งรปู แบบอักษรตามสไตล์ทีก่ าหนด4. การแทรกหน้าปก ตาราง รูปภาพ หัวกระดาษ ทา้ ยกระดาษ และสัญลักษณ์พเิ ศษ 4.1. คลกิ เลือกที่ Ribbon “Insert” 4.2. คลิกเลือกท่ีส่วน Pages เพื่อทาการแทรกหนา้ ปก จะสามารถกาหนดรปู แบบได้หลายแบบ โดยคลกิ ท่ี เมนู Cover Page หรอื ถ้าไม่ตอ้ งการรปู แบบอยากไดก้ ระดาษเปลา่ ก็สามารถคลิกท่ี Blank Page หรอื จะขึน้ หนา้ กระดาษใหม่ ก็สามารถคลกิ ท่ี Page Break 4.3. คลิกเลือกทีส่ ว่ น Tables เพอื่ กาหนดรปู แบบตาราง หรือแทรกตารางในเอกสารได้อตั โนมตั ิ โดยคลกิ ทเี่ มนู Tables จะปรากฏเมนูใหเ้ ลือกแทรกตาราง วาดตาราง จดั ทาแบบexcel และรูปแบบอน่ื ๆกองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล หน้า 17
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL4.4. คลิกเลือกท่สี ่วน Illustrations เพื่อแทรกรปู ภาพ รูปภาพออนไลน์ รูปแบบกลอ่ งขอ้ ความ แผนผงั อักษร กราฟ และภาพทีถ่ กู caption ไว้4.5. ในสว่ นของ Apps, Media, and Links ได้อธิบายไวส้ ่วนเพิ่มรปู ภาพและวดี ีทศั น์ออนไลน์ ซึ่งอยใู่ น หวั ขอ้ เบือ้ งตน้4.6. ในสว่ น Comment จะสามารถเพิม่ ข้อความทีจ่ ะแกไ้ ข หรือเสนอแนะเพม่ิ เติมในแตล่ ะบรรทดั เพอ่ื เตอื นความจา และนาไปแก้ไขในอนาคตได้ รายละเอียดอยูใ่ น Ribbon “Review” เอกสาร ซ่ึงจะอยู่ ในหวั ข้อถดั ไป4.7. การกาหนดหวั กระดาษ ทา้ ยกระดาษ และเลขจานวนหนา้ ในเอกสาร เราสามารถคลิกในสว่ นของเมนู Header, Footer และ Page Number4.8. หากตอ้ งการแทรกกลอ่ งขอ้ ความในหลายรปู แบบ ใหค้ ลิกในส่วนเมนู Text Box หรือจะต้องตกแต่ง รปู แบบในสว่ นของ Drop Cap(อกั ษรตวั แรกเปน็ ตัวใหญ่ในข้อความ) และสามารถแทรกวนั ทแ่ี ละ เวลาไดอ้ ัตโนมตั ิ4.9. สาหรบั เครอื่ งหมายสมการ หรอื สัญลักษณ์ สามารถแทรกไดจ้ ากเมนู Equation และ เมนู Symbol รูปท่ี 25 การแทรกหน้าปก ตาราง รูปภาพ หัวกระดาษ ทา้ ยกระดาษ และสญั ลกั ษณ์พิเศษ5. การตกแตง่ Themes ใหก้ ับรูปแบบขอ้ ความในเอกสารให้เปน็ รูปแบบอัตโนมตั ิ 5.1. คลกิ เลือกท่ี Ribbon “Design” 5.2. คลกิ กล่องรปู แบบเอกสาร (Document Formatting) เพอื่ ตกแตง่ รูปแบบหวั ขอ้ และข้อความตาม ภาพทปี่ รากฏกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหิดล หน้า 18
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL5.3. การตกแต่งสีในเอกสาร ทาได้โดยคลกิ ที่เมนู Themes หรอื เมนู Colors5.4. สาหรับการเลอื กอกั ษรของเอกสารท้งั หมดหลังจากเลอื กรูปแบบ โดยการคลิกที่เมนู Fonts5.5. หากต้องการจัดรปู แบบระยะห่างในเอกสารสามารถคลกิ เลือกที่ Paragraph Spacing เพอ่ื ง่ายในการ จัดรูปแบบระยะหา่ งของเอกสาร5.6. สาหรบั การตกแต่งสแี ละขอบของหนา้ กระดาษ ใหค้ ลิกทีเ่ มนู Page Color และ Page Border จะ สามารถกาหนดค่าสกี ระดาษ และต้งั ค่าขอบหน้ากระดาษไดอ้ ัตโนมัติ5.7. หากเอกสารเป็นเอกสารสาคัญต้องการใสล่ ายน้า และกาหนดข้อความในลายน้า ใหค้ ลิกที่เมนู Watermark เพ่ือตัง้ ค่าอักษร ที่จะโชวใ์ นรปู แบบลายนา้ บนหน้าเอกสารไดอ้ ตั โนมัติ รูปท่ี 26 การตกแตง่ Themes ใหก้ บั รูปแบบข้อความในเอกสาร6. การจดั รปู แบบหนา้ กระดาษ และจัดรูปแบบของรูปภาพในเอกสาร 6.1. คลกิ ที่ Ribbon “Page Layout” 6.2. หากเราตอ้ งการต้ังคา่ ขอบกระดาษ(Margins) การจดั วางแนวกระดาษ(Orientation) และชนาดของ กระดาษ(Size) เราสามารถคลกิ ในสว่ นเมนขู อง Page Setup หรอื คลิกท่ี Tab menu “Page Setup” จะแสดงเมนหู ลักๆทั้งหมด 3 สว่ น ได้แก่ 6.2.1.Margins กาหนดขอบกระดาษ 6.2.2.Paper กาหนดขนาดของกระดาษ 6.2.3.Layout กาหนดส่วน Section และ Header & Footerกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลยั มหดิ ล หน้า 19
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL 6.3. หากตอ้ งการให้ข้อความแบ่งมากกวา่ 1 คอลมั น์ขน้ึ ไป ใหค้ ลิกท่เี มนู “Columns” แลว้ กาหนด รปู แบบ More Columns หรือ คลิกเลือกตามรายการทีแ่ สดงในเมนู 6.4. สาหรบั การค่ันหน้ากระดาษ หรือแบ่งหนา้ กระดาษในรปู แบบต่างๆ ให้คลิกทเี่ มนู Breaks โดยเมนูที่ แสดงแบ่งเป็น 2 ส่วน คอื Page Break และ Section Break 6.4.1.Page Break 6.4.1.1. Page ตดั ขอ้ ความหลังคาท่ีกาหนดให้ไปอย่หู น้าถดั ไป 6.4.1.2. Column กาหนดคอลัมน์ข้อความ 6.4.1.3. Text Wrapping วธิ ีกาหนดใหข้ ้อความล้อมรอบภาพ 6.4.2. Section Break 6.4.2.1. Next Page แบ่งหนา้ กระดาษในหนา้ ตอ่ ไป 6.4.2.2. Continuous แบง่ หนา้ กระดาษต่อเนื่อง 6.4.2.3. Even Page แบง่ หน้ากระดาษตามหน้าคู่ 6.4.2.4. Odd Page แบ่งหน้ากระดาษตามหน้าค่ี 6.5. กรณีที่ต้องการรู้จานวนตวั เลขในแต่ละบรรทัด สามารถคลิกที่เมนู Line Numbers หรือคลิกที่ Layout ในเมนู Page Setup เพอ่ื ให้แสดงตัวเลขกากบั ในแต่ละบรรทัดได้อตั โนมัติ (ส่วนใหญ่ใช้กรณี กากบั การอธิบาย Coding หรือ การระบุตาแหนง่ การเขียน Code) 6.6. Hyphenation คอื การตัดคาในบรรทดั หากตรวจการรวมเป็นคาเดยี วกัน หรอื แยกกนั จะสามารถใช้ เมนเู พื่อตรวจสอบการจัดคาในแตล่ ะบรรทัดได้อตั โนมัติ7. Paragraph ไดอ้ ธบิ ายในหวั ข้อท่ี 2 หรือการจดั รปู แบบข้อความใหต้ รงตามรปู แบบทีต่ ้องการ8. Arrange มไี ว้สาหรับการจัดรูปแบบภาพ ได้แก่ ตาแหน่งภาพ(Position), Wrap Text, Bring Forward, Send Backward, Selection Pane, Align, Group and Rotateรปู ที่ 27 การต้งั ค่าหน้ากระดาษ ปรับอักษรและรปู แบบรูปภาพ หน้า 20 กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลัยมหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALการทาสารบญั อัตโนมตั ิ(TOC: Table of Contents) 1. คลิกท่ี Ribbon “References” 2. คลิกที่เมนู “Table of Contents ” (Microsoft, n.d.) จะโชวร์ ายการสารบญั แบบ Auto หรอื ถา้ จะ ตกแตง่ เพิม่ เติมให้คลิกท่ี “Custom Table of Contents” รปู ท่ี 28 การทาสารบัญอัตโนมตั ิ 3. การตกแตง่ สารบญั สามารถทาได้หลายแบบในสว่ นของ Table of Contents ไดแ้ ก่ a. Tab leader จะเปน็ แทบกลางหลายรูปแบบเพื่อเวน้ ชว่ งระหวา่ งขอ้ ความและตวั เลขหน้า เอกสาร b. General ได้แก่ Format และ Show levels c. Options จะสามารถเรียงลาดับ Levels ในการโชวห์ วั ข้อในหน้าสารบญั ได้ รูปท่ี 29 การตง้ั ค่าและตกแต่งสารบญั หน้า 21กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALรปู ท่ี 30 การตั้งค่ารูปแบบสารบญั ในเมนู Options รปู ท่ี 31 ตั้งค่าหวั ข้อในการโชว์หน้าสารบัญ หน้า 22กองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL4. ฟงั กช์ นั อ่นื ๆเพิ่มเติมในสว่ นของ References ท่ใี ช้การอ้างอิงเอกสารเพิ่มเติม มดี งั ต่อไปน้ีรปู ท่ี 32 ฟังกช์ ันสาหรบั การอ้างอิงเอกสารเพ่ิมเติมa. Add Text คอื การเพิ่มอักษรในแตล่ ะ Levelb. Update Table ไวใ้ ช้สาหรับกรณีแก้ไขขอ้ มลู ในแต่ละหน้าเอกสาร แล้วอัพเตดเลขหน้า เอกสารใหมอ่ ีกครัง้ ในหน้าสารบัญc. Footnotes จะแบง่ ไดเ้ ป็นสองกรณี คือ i. Insert Endnoteคอื การแทรกสญั ลักษณ์อ้างอิงทอ่ี ยเู่ หนือขอ้ ความ โดยจะอธิบาย คาๆน้ันในท้ายเอกสารท่อี ้างถึง ii. Insert Footnote คือ การแทรกตัวเลขอ้างอิงท่ีอย่ทู า้ ยท่ีอยเู่ หนอื ข้อความ โดยจะ อธบิ ายคาๆนน้ั ในทา้ ยเอกสารท่อี ้างถงึd. Citations & Bibliography ไวส้ าหรบั แทรกหนังสืออา้ งอิง(Reference) และแทรก อตั ชีวประวตั ิผู้ทารายงานหรือผู้จดั ทาวิทยานพิ นธ์ ส่วนใหญจ่ ะอยู่ด้านหลงั สดุ ของหน้า เอกสารe. Caption แบง่ เปน็ 2 สว่ นหลกั ๆ คอื i. Insert Table of Figures คือ การแทรกคาบรรยายใต้ตาราง ii. Insert Caption คอื การแทรกคาบรรยายใตภ้ าพ iii. Cross-reference สามารถกาหนดการแทรก Reference Type ตามหัวขอ้ ต่างๆได้ ในแตล่ ะหัวข้อแบบอัตโนมัติf. Index การทางานกับดัชนี แบ่งเปน็ i. Mark Entry ไว้สาหรับโชว์ “¶” เพอื่ ทาการ Mark ขอ้ ความในเน้ือหาข้อความ ท้งั หมด เพ่ือป้องกนั การตกหล่นของบรรทดั ใช้ตรวจสอบเนอ้ื หาก่อนและหลงั แก้ไขกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล หน้า 23
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL ได้ หากไมต่ ้องการให้ปรากฏข้ึน“¶” หรอื ต้องการซอ่ นสัญลักษณ์น้ีให้คลิกที่ Ribbon “HOME” แล้วคลกิ ท่สี ญั ลกั ษณ์ “¶” ในส่วนเมนู Paragraphii. Insert Index and Update Index สามารถคลิกเพอื่ ดชั นีในเอกสารได้เพิ่มเตมิกองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลัยมหดิ ล หน้า 24
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALติดตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร (Document Tracking Change) การตดิ ตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร (Document Tracking Change) เราสามารถทาการติดตามการเปล่ียนแปลงทเ่ี กดิ ขนึ้ ภายในเอกสาร เช่น การแก้ไข ปรับเปลี่ยน ขอ้ ความ รูปแบบของข้อความ ตา่ งๆ เป็นตน้การเริ่มต้นการตดิ ตามการเปล่ียนแปลงเอกสาร 1. เลือกแถบ Review รูปท่ี 33 การคลกิ แทบ Review ใน Document Tracking Change 2. คลกิ เลอื กที่ป่มุ Track Changes รูปท่ี 34 การคลิก Track Changes ใน Document Tracking Change 3. เมือ่ สีทีป่ ่มุ Track Changes เปล่ียนเปน็ สเี ทาหรอื สีฟา้ อ่อน จะเป็นการแสดงการทางานของระบบ ตดิ ตามการเปลย่ี นแปลงเอกสาร (หากเปน็ สีขาวแสดงวา่ ไม่ได้เปิดการทางานของ Track Changes)รปู ท่ี 35 ภาพตัวอย่างหากมกี ารแก้ไขหลังมีการเปิดการใช้งาน Track Changesกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหดิ ล หน้า 25
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALการสิน้ สดุ การตดิ ตามการเปลี่ยนแปลงเอกสาร 1. เลอื กแถบ Review2. คลิกเลือกท่ปี ุม่ Track Changes 3. เม่ือ สที ป่ี ุ่ม Track Changes เปลี่ยนเป็นขาว เป็นการแสดงการหยดุ ทางานของระบบติดตามการ เปล่ยี นแปลงเอกสาร Tips : เราสามารถเปิด-ปิด การทางานของการติดตามเอกสาร ( Track Changes) ได้ด้วยวิธีลัดคือการกดปุ่มท่ี key board “Ctrl + Shift + E” รูปท่ี 36 ภาพตัวอยา่ งส้ินสดุ การติดตามการเปลย่ี นแปลงเอกสารการตอบรบั การเปลี่ยนแปลงเอกสาร 1. เลอื กแถบ Reviewกองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลยั มหิดล หน้า 26
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL2. คลิกตาแหนง่ ที่ต้องการจะตกลงยอมรบั การเปล่ียนแปลงเอกสาร3. คลกิ ปุ่ม Accept 3 2 รูปที่ 37 ภาพตวั อย่างการตอบรบั การเปล่ียนแปลงเอกสารการปฏเิ สธการเปลย่ี นแปลงเอกสาร 1. เลือกแถบ Review 2. คลกิ ตาแหน่งที่ต้องการจะปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเอกสาร 3. คลกิ ปมุ่ Reject 3 2รปู ที่ 38 ภาพตัวอยา่ งการปฏิเสธการเปล่ียนแปลงเอกสาร หน้า 27 กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลัยมหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALOption ต่างๆ ของ Track ChangeTrackingTrack Changes: เปิด-ปิด การทางานของ Track ChangesLock Tracking: เข้ารหัสผา่ นในการปดิ การทางานของ Track ChangesSimple Markup: แสดงการปรบั เปลย่ี นเอกสารล่าสุด All Markup: แสดงการเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดต้ังแต่มกี ารเริ่มการทางานของ TrackChanges No Markup: ไม่ต้องแสดงการเปลย่ี นแปลงเอกสาร Original : แสดงเอกสารตน้ ฉบับกอ่ นทจี่ ะมีการเรมิ่ การทางานของ Track ChangesComment: แสดงคาแนะนา หน้า 28 กองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวทิ ยาลัยมหิดล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL Ink: แสดงการเปล่ียนแปลงกรณกี ารใช้ Ink (Tool: pen, pen style) Insertions and Deletions: แสดงการเพมิ่ สงิ่ ต่างๆ ของเอกสาร และ การลบสง่ิ ตา่ งๆ ของเอกสาร Formatting: แสดงการเปลี่ยนรูปแบบอักษร รูปแบบเอกสาร Show Revisions in Balloons: ใหแ้ สดงการเปล่ยี นแปลงเอกสารใน Balloons (กลอ่ งขอ้ ความดา้ นขวามอื ) Show All Revisions Inline: ให้แสดงการเปลย่ี นแปลงเอกสารในบรรทัดนน้ั ๆ Show Only Comments and Formatting in Balloons: ใหแ้ สดงการเปล่ยี นแปลงเอกสารในบรรทัดน้นั ๆ และแสดงใน Balloons (กล่องขอ้ ความอธิบายการเปลี่ยนแปลงดา้ นขวามอื )กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล หน้า 29
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALSpecific People All Reviewers: เลอื กรายช่อื ท่จี ะให้แสดงการเปล่ยี นแปลงเอกสารทต่ี ้องการ (ค่าต้งั ตน้ จะแสดงทุกคนทท่ี าการเปล่ียนแปลงเอกสาร) Reviewing Pane Reviewing Pane Vertical: แสดงรายการเปลี่ยนแปลงเอกสารในแนวตง้ั Reviewing Pane Horizontal: แสดงรายการเปลย่ี นแปลงเอกสารในแนวนอนกองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลัยมหิดล หน้า 30
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALChanges Accept: ตอบรับการเปลีย่ นแปลงเอกสาร Reject: ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเอกสารPrevious: ดตู าแหน่งทีม่ ีการเปลี่ยนแปลงเอกสารกอ่ นหนา้ Next: ดูตาแหนง่ ที่มีการเปลย่ี นแปลงเอกสารถัดไปAccept and Move to Next: ตอบรับการเปล่ียนแปลงเอกสารและยา้ ยไปตรวจสอบตาแหน่งทม่ี ีการ เปล่ยี นแปลงเอกสารตาแหน่งถัดไป Accept This Change: ตอบรับการเปลย่ี นแปลงเอกสารตาแหนง่ ปจั จบุ นั Accept All Changes: ตอบรบั การเปล่ยี นแปลงเอกสารท้ังหมดAccept All Change and Stop Tracking: ตอบรับการเปลย่ี นแปลงเอกสารทงั้ หมดและหยดุ การทางานของ การตดิ ตามการเปลย่ี นแปลงเอกสาร (Tracking) กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล หน้า 31
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALReject and Move to Next: ปฏเิ สธการเปลย่ี นแปลงเอกสารและยา้ ยไปตรวจสอบตาแหน่งที่มีการ เปลี่ยนแปลงเอกสารตาแหน่งถดั ไป Reject Change: ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงเอกสารตาแหน่งปัจจบุ นั Reject All Changes: ปฏเิ สธการเปลีย่ นแปลงเอกสารทัง้ หมดReject All Change and Stop Tracking: ปฏิเสธการเปลีย่ นแปลงเอกสารท้ังหมดและหยดุ การทางานของ การตดิ ตามการเปลยี่ นแปลงเอกสาร (Tracking)การแทรกคาแนะนา (Comments) ในการตรวจสอบเอกสาร (Review) หากมคี วามประสงค์จะทาการให้คาแนะนาลงในเอกสารสามารถจัดทาได้ดังน้ีการแทรกคาแนะนา (Comment) 1. เลือกแถบ Review 2. คลกิ ปุ่ม New Comment 3. ทาการเพม่ิ คาแนะนา (Comment) รูปท่ี 39 ภาพตัวอยา่ งการเพ่ิมคาแนะนา หน้า 32การลบคาแนะนา (Delete Comment) 1. เลือกคาแนะนาท่ตี ้องการลบ โดยการคลกิ สัญลกั ษณ์ 2. คลิกปมุ่ Delete เพื่อทาการลบคาแนะนา กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหดิ ล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL ภาพก่อนลบคาแนะนา ภาพหลังลบคาแนะนาการแสดงคาแนะนา (Show Comment)ณ ตาแหน่งใดของเอกสารทมี่ ีการแทรกคาแนะนาไว้จะปรากฏสญั ลกั ษณ์ ดา้ นขวามือของคอลมั น์นัน้ เราสามารถใช้คาสั่งใหแ้ สดงคาแนะนาได้ดงั นี้1. คลกิ ปมุ่ Show Comments2. จะปรากฏแสดงการแทรกคาแนะนาพร้อมช่ือผู้ทาการแทรกคาแนะนา กองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหดิ ล หน้า 33
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALวธิ ปี อ้ งกันเอกสารเบอื้ งต้น (Protect Document)เราสามารถทาการป้องกันการเปล่ียนแปลงเอกสารได้ดงั นี้ 1. เลือกแถบ Review 2. คลิกเลอื ก Restrict Editing จะปรากฏแถบสาหรบั ตัง้ คา่ ป้องกันการเปล่ยี นแปลงเอกสาร รปู ท่ี 40 วิธีการป้องกันการเปล่ียนแปลงเอกสาร Restrict Editing3. ในแถบเมนู Restrict Editing ขอ้ 2.Editing restrictions คลกิ ที เพื่อทาสัญลักษณ์ หน้าขอ้ ความ “Allow only this type of editing in the document”4. เลือกรายการทจ่ี ะทาการป้องกันการเปลีย่ นแปลง - Tracked Changes: ปอ้ งกันการยกเลกิ การใชง้ าน Track Changes - Comments: อนญุ าตใหเ้ ปล่ียนแปลงเอกสารไดเ้ ฉพาะ การเพิ่มคาแนะนา (Comment) เท่าน้ัน - Filling in forms: อนญุ าตใหเ้ ปลีย่ นแปลงเอกสารได้ เฉพาะส่วนที่เลอื กเทา่ นั้น - No changes (Read only): อนญุ าตให้อ่านเอกสารได้ อย่างเดยี วไมส่ ามารถเปลี่ยนแปลง เอกสารได้5. ในแถบเมนู Restrict Editing ขอ้ 3.Start enforcement คลิกป่มุ “Yes, Start Enforcing Protection”กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล หน้า 34
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALพิมพ์ Password ท่จี ะใชใ้ นการปลดการปอ้ งกนั การเปลี่ยนแปลงเอกสาร โดยพมิ พ์ Password ใหเ้ หมอื นกันท้ังสองชอ่ ง 6. คลกิ “OK” เพ่ือเสร็จสนิ้ การป้องกนั การเปลย่ี นแปลงเอกสารการทาจดหมายเวยี น (Mail Merge)การทาจดหมายเวียน (Mail Merge) การจัดทาจดหมายเวียนสามารถช่วยลดระยะเวลาในการจดั ทาเอกสาร หนงั สอื จดหมาย ท่มี เี น้อื หาแบบเดยี วกนั แต่มีบางส่วนท่แี ตกตา่ งกนั เช่น มีชอื่ ผรู้ บั ทอ่ี ยผู่ รู้ ับ ไมเ่ หมอื นกัน ตัวอย่างมขี ัน้ ตอนการจดั ทาดงั น้ี 1. จดั ทารายชือ่ ผ้รู ับ ทีอ่ ยู่ หรือรายการทจ่ี ะมีการเปล่ียนแปลงในจดหมายแต่ละฉบับไม่เหมือนกนั ดว้ ย MS. Excel ตามภาพตัวอย่างเป็นการสร้างข้อมูล ชือ่ -นามสกลุ ทีอ่ ยู่ ในไฟล์ NamesAddresses.xlsx “NamesAddresses.xlsx”กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหดิ ล หน้า 35
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL2. จัดทาร่างจดหมายสาหรบั เตรียมจดั ทาจดหมายเวียน จดหม าย . doc x3. เลอื กแถบ “MAILINGS”4. คลิกเลอื ก “Start Mail Merge” และ คลกิ เลือก “Step-by-Step Mail Merge Wizard” รูปที่ 41 วธิ ีการทา Mail Merge หน้า 36กองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL5. จะปรากฏแถบเมนสู าหรบั จัดทา Mail Merge ทางด้านขวามือ6. คลกิ เลอื ก “Letters” และคลิก “Next Starting document”7. คลิกเลอื ก “Use the current document” และคลกิ “Next Select recipients”กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหดิ ล หน้า 37
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL8. การเลอื กไฟล์ Excel ขอ้ มลู ชื่อ ท่ีอยู่ ทจ่ี ะทาการจัดส่งจดหมายท่ีเตรยี มไว้ a. คลกิ เลือก “Use an existing list” และ “Browse” b. จะปรากฏ Dialog Box เลอื กไฟลท์ ่เี ตรยี มไว้ c. เมือ่ ทาการเลอื กไฟล์ Excel ที่เตรยี มไว้แลว้ ในกรณีมีหลาย Sheet จะมีการถามยืนยนั การ เลือก Sheet ที่จะนาข้อมลู เข้ามาจดั ทา Mail Merge d. หลงั จากเลือก Sheet ที่จะนาเข้าข้อมลู มาใชใ้ นการจัดทาจดหมายแลว้ จะปรากฏ Dialog Box ให้จัดการขอ้ มูลตา่ งๆ ก่อนนาไปใช้งาน หากตรวจสอบดูแล้วใชท้ ้ังหมดตามค่าตง้ั ต้นท่ใี ห้ มาให้ทาการกดปุ่ม “OK” เพ่ือนาเขา้ ขอ้ มลู e. ข้อมูลถูกนาเขา้ มาทาจดหมายเวียนเรียบรอ้ ยแลว้ จะปรากฏชอ่ื ไฟลท์ ่ีทาการนาเข้า f. คลกิ “Next Write your letter” เพอ่ื ดาเนินการจัดทาจดหมายเวยี นตอ่ ในขนั้ ถดั ไป a b cกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหิดล หน้า 38
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL de f9. การเพ่ิมชอ่ื ผู้รบั ในจดหมาย a. คลิก ณ ตาแหนง่ ทีต่ ้องการวางช่ือผรู้ ับจดหมาย (ตามไฟล์ตัวอย่างใหล้ บคา “GreetingLine” ออกก่อน) b. ตรงแถบเมนู Mail Merge ด้านขวามอื เลอื กคลิกท่ี “Greeting line” c. เม่อื ปรากฏ Dialog Box ช่ือผรู้ ับ เลอื กรูปแบบช่อื ผูร้ บั แล้วกดปุ่ม “OK” d. ณ ตาแหน่งชอื่ ผรู้ บั จะประกฎคาว่า “GreetingLine” เสรจ็ สิ้นการเพิม่ ชื่อผู้รับกองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวทิ ยาลัยมหดิ ล หน้า 39
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALabc d10. การเพ่ิมที่อยู่ผู้รับในจดหมาย b a. คลกิ ณ ตาแหน่งที่ตอ้ งการวางทอี่ ยูผ่ ูร้ บั จดหมาย (ตามไฟล์ตัวอยา่ งใหล้ บคา “AddressBlock” ออกก่อน) b. ตรงแถบเมนู Mail Merge ดา้ นขวามือ เลอื กคลิกที่ “Address Block” c. เม่ือปรากฏ Dialog Box ทอี่ ยู่ผู้รับ เลอื กรูปแบบที่อย่แู ล้วกดป่มุ “OK” d. ณ ตาแหน่งช่ือผู้รบั จะประกฎคาวา่ “AddressBlock” เสร็จสิ้นการเพมิ่ ชื่อผรู้ บั e. คลกิ ที่ “Next Preview your letters” เพ่ือจดั ทาจดหมายในขน้ั ถัดไป aกองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวทิ ยาลัยมหิดล หน้า 40
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL c d e11. ตรวจสอบรายชอ่ื หลงั ทาการนาข้อมูลรายช่ือเข้าในจดหมายเวยี น a. ชอื่ และที่อยูผ่ ู้รบั จะปรากฏในตาแหนง่ ที่ทาการเพิ่มชอ่ื และทอี่ ยู่ b. ในแถบ Preview your letters จะปรากฏเลขทร่ี ายการรายช่ือและท่ีอยู่ผู้รับ “Recipient xx” c. สามารถทาการแกไ้ ขรายการรายชอ่ื ผู้รับไดใ้ นแถบ Make changes โดยคลิกท่ี “Edit recipient list” จะปรากฏ Dialog Box ใหจ้ ดั การรายช่ือและท่ีอยู่ผู้รับ d. หากตอ้ งการเวน้ รายช่อื และที่อยผู่ ู้รบั ทีแ่ สดงอยู่ ณ ปจั จุบนั ทีห่ นา้ จดหมายสามารถทาไดโ้ ดย คลิกที่ “Exclude this recipient” ชื่อและท่ีอยู่ผู้รบั ทแี่ สดงอยูจ่ ะถูกซ่อนไว้ e. คลิกที่ “Next Complete the merge” เพ่อื จัดทาจดหมายเวยี นในข้ันถดั ไป abกองเทคโนโลยสี ารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวทิ ยาลยั มหดิ ล หน้า 41
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL c d e12. เลือกคลิก “Print” เพอ่ื สง่ั พิมพเ์ อกสารจดหมาย หรอื คลกิ เลือก “” เพ่อื ตรวจสอบรายละเอียด จดหมายก่อนส่ังพิมพจ์ ดหมายจดหมายเ วียน _ finish. doc xกองเทคโนโลยสี ารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลยั มหิดล หน้า 42
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALการประยุกต์ใช้ Mail Merge กบั การจัดทา ซองจดหมาย จดหมาย หนังสอื ราชการ การประยุกตใ์ ช้ Mail Merge สามารถนาไปใชไ้ ด้หลากหลายดงั ตัวอย่างต่อไปนี้ซองจดหมายกรณจี ดั สง่ จดหมายให้กับผู้รับหลายๆ คน ซองจดหมาย . doc xหนังสอื ราชการที่มีการจัดส่งถึงผ้รู บั หลายคนเ รี่ยน เ ชญิ เ ป็ น วทิ ยากร .docขอความอนุ เ คร าห์ . F ac ulty. xlsx docกองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลัยมหดิ ล หน้า 43
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALการ์ดของขวญั c ard. doc x NamesAddresses.xlsxปา้ ยชื่อ ป้ ายชอื่ .docx NamesAddresses.xlsx กองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวทิ ยาลยั มหิดล หน้า 44
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALReferencesMicrosoft. (n.d.). Microsoft. Retrieved from https://support.microsoft.com/en-us/kb/290938/thMicrosoft. (n.d.). Office. Retrieved from https://support.office.com/th-th/article/การสร้าง สารบัญ-eb275189-b93e-4559-8dd9-c279457bfd72?ui=th-TH&rs=th-TH&ad=TH#bm2กองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหดิ ล หน้า 45
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALAppendixกองเทคโนโลยีสารเทศ สานักงานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหดิ ล หน้า 46
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUALแปน้ พิมพ์ลดั สาหรบั Microsoft Word (Microsoft, n.d.)Command Name Shortcut KeysA All Caps CTRL+SHIFT+A Annotation ALT+CTRL+M App Maximize ALT+F10 App Restore ALT+F5 Apply Heading1 ALT+CTRL+1 Apply Heading2 ALT+CTRL+2 Apply Heading3 ALT+CTRL+3 Apply List Bullet CTRL+SHIFT+L Auto Format ALT+CTRL+K Auto Text F3 or ALT+CTRL+VB Bold CTRL+B or CTRL+SHIFT+B Bookmark CTRL+SHIFT+F5 Browse Next CTRL+PAGE DOWN Browse Previous CTRL+PAGE UP Browse Sel ALT+CTRL+HOMEC Cancel ESC Center Para CTRL+E Change Case SHIFT+F3 Char Left LEFT Char Left Extend SHIFT+LEFT Char Right RIGHT Char Right Extend SHIFT+RIGHT Clear DELETE Close or Exit ALT+F4 Close Pane ALT+SHIFT+C Column Break CTRL+SHIFT+ENTER Column Select CTRL+SHIFT+F8 Copy CTRL+C or CTRL+INSERT กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวิทยาลัยมหิดล หน้า 47
MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL Copy Format CTRL+SHIFT+C Copy Text SHIFT+F2 Create Auto Text ALT+F3 Customize Add Menu ALT+CTRL+= Customize Keyboard ALT+CTRL+NUM + Customize Remove Menu ALT+CTRL+- Cut CTRL+X or SHIFT+DELETED Date Field ALT+SHIFT+D Delete Back Word CTRL+BACKSPACE Delete Word CTRL+DELETE Dictionary ALT+SHIFT+F7 Do Field Click ALT+SHIFT+F9 Doc Close CTRL+W or CTRL+F4 Doc Maximize CTRL+F10 Doc Move CTRL+F7 Doc Restore CTRL+F5 Doc Size CTRL+F8 Doc Split ALT+CTRL+S Double Underline CTRL+SHIFT+DE End of Column ALT+PAGE DOWN End of Column ALT+SHIFT+PAGE DOWN End of Doc Extend CTRL+SHIFT+END End of Document CTRL+END End of Line END End of Line Extend SHIFT+END End of Row ALT+END End of Row ALT+SHIFT+END End of Window ALT+CTRL+PAGE DOWN End of Window Extend ALT+CTRL+SHIFT+PAGE DOWN Endnote Now ALT+CTRL+D Extend Selection F8กองเทคโนโลยสี ารเทศ สานกั งานอธิการบดี มหาวทิ ยาลยั มหิดล หน้า 48
F MICROSOFT WORD 2013 TRAINING MANUAL Field Chars Field Codes CTRL+F9 Find ALT+F9 Font CTRL+F Font Size Select CTRL+D or CTRL+SHIFT+F Footnote Now CTRL+SHIFT+P ALT+CTRL+FG Go Back SHIFT+F5 or ALT+CTRL+Z Go To CTRL+G or F5 Grow Font CTRL+SHIFT+. Grow Font One Point CTRL+]H CTRL+T Hanging Indent ALT+SHIFT+R Header Footer Link F1 Help CTRL+SHIFT+H Hidden Hyperlink CTRL+KI CTRL+M Indent CTRL+I or CTRL+SHIFT+I ItalicJ CTRL+J Justify ParaL CTRL+L Left Para DOWN Line Down SHIFT+DOWN Line Down Extend UP Line Up SHIFT+UP Line Up Extend ALT+CTRL+L List Num Field CTRL+3 or CTRL+F11 Lock FieldsM กองเทคโนโลยีสารเทศ สานกั งานอธกิ ารบดี มหาวิทยาลยั มหดิ ล หน้า 49
Search
