LAPORAN_ISIC_PERISA_INOVASI

ONE-STOP LAB BOOKING SYSTEM: SISTEM TEMPAHAN MAKMAL ATAS TALIAN 1.0 PENGENALAN 1.1 Perkembangan teknologi banyak mengubah cara belajar di seluruh dunia menjadikan proses pembelajaran semakin melangkaui ruang fizikal bilik kuliah dan bersifat lebih global. Rentetan itu, ramai pensyarah aktif menerokai potensi teknologi melalui peralatan teknologi maklumat dan komunikasi serta multimedia untuk menyokong proses pembelajaran. Pengintegrasian teknologi ke dalam kurikulum menjadi satu cabaran kepada para pensyarah di dalam mendepani cabaran Industri 4.0 ini. Menyedari hakikat tersebut, politeknik telah menyediakan infrastruktur kampus dengan menyediakan makmal bahasa yang dilengkapi oleh komputer dan capaian Internet bagi setiap orang pelajar dan alat bantuan audio dan video (AVA) yang lain. Alat persembahan (presentation tools) yang biasa digunakan berbentuk LCD projektor, Skrin LCD dan Skrin LED. Semua alat ini boleh disambungkan ke komputer peribadi (CPU) dan komputer riba turut disediakan di makmal bahasa ini. Kajian lampau mendapat teknik pengajaran bahasa menggunakan komputer dapat meningkatkan motivasi pelajar. 1Jamaludin dan Zaidaton (2003) mendapati penggunaan ICT multimedia seperti pita rakaman audio, dapat merangsang indera pendengaran pelajar. 2Ali (1990) dalam kajiannya membuat rumusan bahawa penggunaan teknologi dalam pengajaran bahasa: (a) dapat menghidupkan suasana pembelajaran; (b) dapat mempelbagaikan kaedah; (c) dapat mengaktifkan pancaindera pelajar-pelajar; (d) dan dapat mengukuh dan menguatkan gaya Bahasa. Pengajaran dan pembelajaran (PdP) yang berlangsung di makmal bahasa dapat mengoptimakan penggunaan multimedia. Penggunaan multimedia dapat mewujudkan pembelajaran yang menyeronokkan. Kajian mendapati pelaksanaan pembelajaran menyeronokkan dapat meningkatkan prestasi PdP. Di Politeknik Seberang Perai (PSP), bilangan makmal adalah amat terhad iaitu hanya dua makmal bahasa berbanding bilangan kelas pada sesi Dis 2018 adalah sebanyak 55 kelas. Bilangan kelas yang banyak dan makmal yang terhad ini menyebabkan para pensyarah perlu kerap merujuk kepada pembantu makmal untuk mengetahui slot kekosongan makmal untuk menjalankan proses PdP. Tambahan pula, proses tempahan makmal adalah sukar dan memakan masa pensyarah. 1Jamaludin Harun dan Zaidatun Tasir. 2003. Multimedia dalam Pendidikan. Bentong: PTS Publications and Distributors Sdn. Bhd. 2Ali Haji Mahmood. 1990. Masalah Penggunaan Alat dan Bahan Pengajaran Bahasa Melayu KBSR dan KBSM.Dlm. Juriah Long dan Noor Ein Mohd. Noor (pnyt). Alat dan Bahan Bahasa Malaysia. hlm. 71-85. KualaLumpur: Dewan Bahasa dan Pustaka.

Proses tempahan makmal menggunakan kaedah manual iaitu pensyarah perlu berjumpa dengan pembantu makmal untuk menyemak rekod tempahan dan membuat tempahan slot makmal. Seterusnya pembantu makmal perlu menyemak dua fail rekod tempahan yang berbeza untuk mengenalpasti slot yang kosong. Kaedah manual ini memberi kesukaran dari segi kemudahkesanan, penyediaan dan penyimpanan borang tempahan makmal. Ketiadaan pembantu makmal di jabatan akan lebih menyukarkan proses tempahan makmal dan membazirkan masa pensyarah. Masalah timbul kerana proses tempahan makmal bahasa masih menggunakan kaedah manual. Antara masalah yang dihadapi ialah: i. Jadual rekod tempahan disimpan dalam dua fail berasingan bagi Makmal Bahasa 1 dan Makmal Bahasa 3. ii. Bantuan Pembantu Makmal diperlukan untuk menyemak fail bagi mengetahui kekosongan slot. iii. Tempahan perlu dicatatkan di dalam jadual rekod tempahan. 1.2 Kelewatan urusan tempahan makmal ini menyebabkan beberapa masalah timbul sekaligus menggangu perancangan PdP. Hal ini kerana pensyarah perlu mencari tempat atau bilik kuliah lain untuk melaksanakan proses PdP sekiranya tiada slot kosong untuk tempahan makmal. Ini akan memakan masa pensyarah dan juga pelajar untuk mencari tempat atau bilik kuliah untuk melaksanakan kelas. Justeru, PdP tidak dapat dijalankan seperti yang dirancang memandangkan pensyarah sudah menyediakan rancangan mengajar dan aktiviti yang perlu menggunakan sistem AVA yang terdapat di makmal. Masa pensyarah juga dibazirkan kerana perlu melalui pembantu makmal untuk membuat tempahan. Masa yang dibazirkan ini boleh digunakan untuk aktiviti penilaian atau persediaan kelas oleh pensyarah. Oleh yang demikian, proses tempahan perlu diperbaiki untuk menghapuskan masalah-masalah di atas. Sistem tempahan atas talian ‘online’ didapati dapat menawarkan satu kaedah sistem tempahan makmal yang lebih mudah, cepat dan tersusun.

2.0 PENYATAAN MASALAH Ketiadaan pembantu makmal di jabatan akan menyukarkan proses tempahan makmal dan membazirkan masa pensyarah kerana proses manual tersebut memerlukan bantuan pembantu makmal untuk tempahan slot makmal. Prosedur tempahan makmal menggunakan kaedah manual memberi kesukaran kepada staf untuk mengetahui kekosongan slot tempahan makmal serta melibatkan penggunaan kertas dan memerlukan ruang untuk penyimpanan fail. Masalah timbul kerana proses tempahan makmal bahasa masih menggunakan keadah manual. Antara masalah yang dihadapi ialah: i. Jadual rekod tempahan disimpan dalam dua fail berasingan bagi Makmal Bahasa 1 dan Makmal Bahasa 3. ii. Bantuan Pembantu Makmal diperlukan untuk menyemak fail bagi mengetahui kekosongan slot. iii. Tempahan perlu dicatatkan di dalam jadual rekod tempahan. Menyedari masalah-masalah seperti di atas, satu sistem tempahan makmal secara atas talian ‘online’ yang dinamakan One-Stop Lab Booking System telah dilaksanakan untuk mengatasi masalah-masalah diatas. Penggunaan One-Stop Lab Booking System ini dapat membolehkan para pensyarah memberi tumpuan kepada aktiviti peningkatan kualiti pembelajaran. Jika masa yang digunakan untuk membuat tempahan secara manual dapat dijimatkan, para pensyarah boleh memanfaatkan masa tersebut untuk melakukan aktiviti PdP serta menyediakan lebih banyak alat bantu mengajar tempahan. 3.0 CIRI-CIRI INOVASI ‘One-Stop Lab Booking System’ yang diakses secara web-based ini merupakan satu sistem cloud-based di mana pensyarah boleh membuat tempahan di mana-mana sahaja melalui peranti yang mempunyai sambungan internet. Data tempahan makmal boleh disimpan selama setahun dan dimuat turun mengikut tempoh masa yang dikehendaki oleh pentadbir sistem. Setiap tempahan yang dibuat atau dibatalkan akan dimaklumkan melalui notifikasi ke email yang telah didaftarkan. Pensyarah mempunyai tanggungjawab sepenuhnya ke atas tempahan yang telah dilakukan. Penggunaan sistem ini membolehkan pensyarah melihat kesediaan makmal bagi lima makmal pada masa yang serentak secara sebelah-menyebelah.

4.0 CARA OPERASI Gambarajah berikut menunjukkan proses tempahan makmal menguunakan One-Stop Lab Booking System



Jadual menunjukkan contoh ’screenshot’ ringkasan tarikh dan masa dan penggunaan tempahan makmal secara keseluruhan oleh semua pensyarah dalam tempoh sebulan tempahan dibuat.

Jadual menunjukkan contoh ’screenshot’ proses tempahan makmal yang dilaksanakan oleh pensyarah yang mana pensyarah boleh mengisi tarikh dan masa tempahan makmal mengikut keperluan masa pensyarah. 5.0 GAMBARAJAH INOVASI/ KOS INOVASI Gambarajah di atas menujukkan 'screenshot' paparan tempahan makmal bahasa. Tiada kos diperlukan untuk menggunakan sistem temapahan atas talian ‘online’ ini bagi urusan tempahan makmal memandangkan ia adalah sistem web-based dan storan cloud-based.

6.0 IMPAK INOVASI Sistem ini telah direplikasi di beberapa jabatan/ unit di Politeknik Seberang Perai. Unit-unit tersebut adalah meliputi Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia (UIDM), Perpustakaan dan Pentadbiran. Sistem ini juga telah digunapakai di Pusat Pengajian Bahasa, Literasi dan Terjemahan (PPBLT), Universiti Sains Malaysia. Inovasi One-Stop Lab Booking Sistem ini telah berhasil memberi kesan dan impak yang besar terhadap masa yang diambil untuk membuat tempahan fasiliti dan penjimatan kos pembelian kertas serta kos percetakan jadual tempahan. Sistem ini juga menjamin persekitaran kerja yang kemas dan bersih. Ini bertepatan dengan saranan kerajaan di dalam Pekeliling Perbendaharaan Malaysia (Garis Panduan Langkah-Langkah Mengoptimumkan Perbelanjaan Kerajaan 2016) untuk melaksanakan langkah-langkah mengoptimumkan perbelanjaan dalam institusi kerajaan. Tambahan pula, inovasi ini menyahut saranan Arahan Pentadbiran Dalaman Jabatan Perkhidmatan Awam 2019 ke arah penjimatan penggunaan kertas cetak dan aktiviti percetakan. Ini juga selari dengan objektif Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) Politeknik Seberang Perai pada objektif ke enam iaitu menggalakkan amalan penambahbaikan secara berterusan dalam perkhidmatan. 7.0 CADANGAN PENAMBAHBAIKKAN, KEASLIAN, ADAPTASI ATAU PENAMBAHBAIKKAN IDEA SEDIA ADA Bagi peluang penambahbaikan, beberapa cadangan telah dikenalpasti untuk penambahbaikan iaitu: a. Mewujudkan manual penggunaan sistem untuk kegunaan Pentadbir Sistem dan pengguna. b. Memuat turun laporan penggunaan bulanan untuk tujuan audit (sekiranya diperlukan). Penggunaan sistem tempahan secara ‘online’ One-Stop Lab Booking System adalah bagi menggantikan sistem tempahan makmal secara manual. Sistem tempahan makmal secara ‘online’ ini boleh memudahkan proses tempahan makmal kerana ia boleh diakses oleh semua pensyarah pada bila-bila masa sekaligus dapat menjimatkan masa. Di samping itu, kaedah tempahan ‘online’ ini dapat membantu proses tempahan makmal supaya lebih sistematik.

8.0 KESIMPULAN Pengurusan makmal pada masa kini menjadi lebih kompleks yang memerlukan satu sistem pengurusan yang lebih sistematik. Objektif penambahbaikan sistem pengurusan makmal ini adalah untuk menggantikan sistem manual pengurusan makmal kepada sistem pengurusan baru yang lebih teratur dan sistematik terutama dalam proses tempahan makmal. Penggunaan sistem ini juga seiring dengan kemajuan penggunaan komputer pada masa kini. Sistem pengurusan makmal ini merangkumi aspek tempahan makmal, maklumat pensyarah dan maklumat pembantu makmal. Proses PdP yang menggunakan makmal bahasa sebagai tempat belajar lebih menyeronokkan pelajar-pelajar di mana sesi PdP tersebut boleh dilaksanakan secara lebih interaktif. Bagi merealisasikan PdP tersebut, makmal bahasa di politeknik perlu mempunyai sistem tempahan yang lebih efisien. Ini adalah bertujuan membantu pihak pensyarah melaksanakan PdP dengan lebih terancang, berkesan dan menghasilkan impak.