PANDUAN JUKNIS OPERASIONAL ISTIYA (IKATAN SILATURAHIM ORANGTUA SISWA AULIYA) TAHUN PELAJARAN 2023-2024 (1)

PANDUAN JUKNIS OPERASIONAL ISTIYA (IKATAN SILATURAHIM ORANG TUA SISWA AULIYA) TAHUN PELAJARAN 2023-2024

PETUNJUK TEKNIS ORGANISASI ISTIYA

TUJUAN ISTIYA 1.Menjalin ikatan silaturahim yang lebih erat antara orang tua siswa dengan sekolah dan antar orang tua siswa dalam berbagai kegiatan positif dan bermanfaat. 2.Membangun dan menguatkan kemitraan dalam pengembangan kualitas sekolah sesuai Visi dan Misi sekolah. 3.Menjadi sarana partisipasi dan kolaborasi orang tua siswa, yang meliputi co-creating, co-educating, dan co-organizing dalam optimalisasi program dan kegiatan sekolah untuk mencapai Visi dan Misi sekolah. 4.Menjadi sarana komunikasi dan kontribusi orang tua siswa dalam kegiatan kemasyarakatan di sekitar lingkungan sekolah. 01

STRUKTUR ORGANISASI ISTIYA PENGURUS : Ketua 1 orang Wakil 1 orang Sekretaris 1 orang Bendahara 1 orang PJ Koordinator Level* 1 orang Koordinator Kelas 1-5 orang ANGGOTA ISTIYA: Seluruh orang tua siswa Sekolah Islam Terpadu AULIYA. *) menyesuaikan kebutuhan jika dianggap perlu 02

FUNGSI ISTIYA Inisiator kemitraan dalam komunikasi dan koordinasi keterlibatan orang tua pada kegiatan sekolah Inisiator dalam kolaborasi semua kegiatan sekolah (seperti program utama dan program pendukung, dll) Kemitraan dalam pengembangan kualitas edukasi dan fasilitas sekolah yang meliputi co- creating, co-educating dan co-organizing Kemitraan dalam penggalangan dana dan sumber daya pendidikan lainnya dari orang tua dan masyarakat baik perorangan/organisasi/dunia usaha/dunia industri maupun pemangku kepentingan lainnya melalui upaya kreatif dan inovatif. Kemitraan dalam membangun branding sekolah dengan mengkampanyekan kegiatan- kegiatan ISTIYA melalui media-media yang dimiliki orang tua. *ISTIYA menjalankan fungsinya berlandaskan nilai ukhuwwah dan nilai-nilai Islam 03

TUGAS PENGURUS ISTIYA A. Badan Pengurus Harian Berkolaborasi dan berkoordinasi dengan pimpinan unit dalam kegiatan ISTIYA Mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan program pengembangan kualitas edukasi sekolah kepada orang tua. Mengkoordinir seluruh program yang menjadi tugas dan fungsi struktur dibawahnya Bertanggung jawab kepada seluruh orang tua akan pengelolaan kegiatan dan penggunaan Iuran ISTIYA. B. Penanggung Jawab Koordinator Level, Berkolaborasi dan berkoordinasi dengan BPH ISTIYA, pimpinan unit dalam kegiatan level kelas. Mengsinergikan dan menyelaraskan Program Utama Edukasi dan Program Pendukung Edukasi bersama Koordinator Kelas. 04

TUGAS PENGURUS ISTIYA C. Koordinator Kelas Mensinergikan, menyelaraskan dan mensukseskan pelaksanaan Program Utama Edukasi dan Program Pendukung Edukasi Program Komunitas Kelas dan program lainnya. Contoh pendampingan program utama, dokumentasi, pembuatan album kelas, sponsorship dan lain-lain. Menginisiasi pembentukan dan menghidupkan komunitas kelas antara lain mengkomunikasikan program kelas dan sekolah melalui WAG, bersilaturahim kepada orang tua, siswa dan wali kelas sesuai kebutuhan, dan lain-lain. 05

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS A. Waktu Penjaringan Ketua Penjaringan calon ketua dimulai dari April dan selambat-lambatnya berakhir di bulan Mei Sebelum periode kerja pengurus ISTIYA berakhir. B. Kriteria Calon Ketua ISTIYA : Perwakilan orang tua : Untuk unit TK : dari orang tua TK A Untuk unit SD : dari orang tua kelas 2,3 dan 4 (diutamakan kelas 3 yang akan naik ke kelas 4) Untuk unit SMP : dari orang tua kelas 7 dan 8 (diutamakan kelas 7 yang akan naik ke kelas 8) Untuk unit SMA : dari orang tua kelas 10 dan 11 (diutamakan kelas 10 yang akan naik ke kelas 11). 06

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS B. Kriteria calon ketua ISTIYA : Pernah menjabat pengurus ISTIYA. Bersedia dan sanggup memberikan dan meluangkan waktunya. Mampu berkomunikasi dengan baik dan positif kepada semua pihak (orang tua, siswa, sekolah, Yayasan dan mitra lainnya). Mampu bekerjasama secara kolaboratif dengan baik dan positif kepada semua pihak (orang tua, siswa, sekolah, Yayasan dan mitra lainnya.) C. Panitia Pemilihan Ketua dan BPH ISTIYA Ketua : Kepala Sekolah Anggota : Wakil Kepala Sekolah BPH Periode Berjalan* (hanya terlibat dalam pemilihan ketua Istiya) Perwakilan Yayasan* (hanya terlibat dalam pemilihan Ketua Istiya) 07

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS D. Tata Cara Pemilihan Ketua ISTIYA Penetapan Calon Ketua ISTIYA Nama calon Ketua diusulkan oleh Koordinator Level kepada panitia. Panitia memberikan kesempatan kepada Koordinator Level untuk mengusulkan 2 nama sesuai kriteria Calon Ketua. Dalam hal mengusulkan 2 nama calon Ketua, Koordinator Level hendaknya telah melakukan proses penjaringan dan serap aspirasi dari orang tua di level kelasnya masing-masing. Tiap Koordinator Level membantu panitia memberikan form biodata calon Ketua kepada calon Ketua yang diusulkan dan selanjutnya menyerahkan form biodata yang sudah diisi tersebut kepada panitia. 08

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS D. Tata Cara Pemilihan Ketua ISTIYA Penetapan Pemilih Ketua Istiya Pemilih adalah: BPH ISTIYA periode berjalan KOKES dan atau perwakilan orang tua dari tiap kelas, dengan jumlah maksimal 5 dari tiap kelas. Setiap pemilih memiliki 1 suara Pemilih tidak di perkenankan mewakilkan suaranya kepada siapapun. 09

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS E. Pemilihan, Perhitungan dan Penetapan Ketua ISTIYA. Pemilihan Ketua dilakukan dengan cara: Musyawarah Mufakat Voting Pemilihan Ketua dengan musyawarah mufakat dilakukan jika: Hanya ada 1 calon Ketua untuk menjadi Ketua ISTIYA Semua pemilih menyepakati 1 calon Ketua untuk menjadi Ketua Istiya Pemilihan Ketua dengan voting dilakukan jika: Terdapat lebih dari 1 calon Ketua dan belum ada musyawarah mufakat 10

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS E. Pemilihan, Perhitungan dan Penetapan Ketua ISTIYA. Penghitungan Voting dilakukan dengan cara : Melalui link google form yang disiapkan oleh panitia Pemilih mengakses google form pada periode waktu pemilihan yang ditentukan oleh panitia Setelah waktu pemilihan berakhir, panitia menghitung hasil suara Panitia mengumumkan suara terbanyak sebagai ketua terpilih 11

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS E. Pemilihan, Perhitungan dan Penetapan Ketua ISTIYA. Penetapan Ketua ISTIYA : Proses dan hasil pemilihan ketua ISTIYA disampaikan kepada Manajemen SIT AULIYA Ketua ISTIYA yang terpilih dari hasil musyawarah mufakat selanjutnya ditetapkan menjadi Ketua ISTIYA dengan SK Ketua Pengurus Yayasan Ketua ISTIYA yang terpilih dari hasil voting dengan suara terbanyak,selanjutnya ditetapkan menjadi Ketua ISTIYA dengan SK Ketua Pengurus Yayasan. 12

MEKANISME PEMBENTUKAN PENGURUS F. Prosedur Pemilihan Koordinator Kelas (Kokes) Penjaringan calon Kokes dilaksanakan saat pertemuan orang tua pada Collaboration Day Tim penjaringan calon Kokes terdiri atas Wakil Kepala Sekolah, Wali Kelas, Koordinator level dan BPH ISTIYA Kriteria Koordinator Kelas : Bersedia dan pernah menjadi pengurus ISTIYA Bertanggung jawab dan obyektif terhadap semua siswa di kelas Bersedia meluangkan waktu Berjiwa sosial dan supel Mampu berkomunikasi dengan baik dan positif Dapat bekerjasama 13

RANGKAP JABATAN Pengurus BPH ISTIYA sebaiknya tidak rangkap jabatan dengan menjadi pengurus BPH Majelis Taklim Rangkap jabatan menjadi pengurus Majelis Taklim hanya diperkenankan untuk staf BPH ISTIYA diperkenankan rangkap jabatan menjadi kokes pada unit yang sama atau unit berbeda. 14

PERGANTIAN & PENGUKUHAN PENGURUS Pengukuhan pengurus baru dilakukan selambat-lambatnya pada bulan Agustus Pengukuhan pengurus dilakukan oleh Ketua Yayasan/Direktur SIT AULIYA Pergantian kepengurusan dilaksanakan setelah masa jabatan berakhir sesuai dengan periode kepengurusan Pengunduran diri dengan alasan tertentu pengurus ISTIYA dapat mengajukan pengunduran diri dengan ketentuan : Pengunduran diri pengurus diajukan kepada Ketua ISTIYA dan dinformasikan kepada Kepala Sekolah dan Manajemen. Pengunduran dilakukan setelah terpilihnya pengganti yang baru. 15

PERIODE KEPENGURUSAN Periode kepengurusan ISTIYA TK, SD, SMP dan SMA, berlaku selama 2 (Dua) Tahun Pelajaran. MEKANISME KOORDINASI DAN KOMUNIKASI ISTIYA ISTIYA merencanakan Program Kerja dan Rencana Anggaran Satu Tahun bersama Manajemen SIT AULIYA selambat-lambatnya di bulan Agustus ISTIYA memberikan Rencana Program Kerja dan Rencana Anggaran Satu Tahun Pelajaran kepada Kepala Sekolah pada awal Tahun Pelajaran baru, untuk diketahui dan disetujui oleh Kepala Sekolah. ISTIYA menyampaikan informasi rencana program kegiatan dan anggaran 1 tahun kepada orang tua siswa 16

MEKANISME PENGELOLAAN & PENCAIRAN DANA ISTIYA Dana ISTIYA adalah bersumber dari iuran wajib siswa pada awal Tahun Pelajaran Dana ISTIYA diamanahkan pengelolaannya oleh Yayasan kepada ISTIYA untuk penyelenggaraan proses kegiatan ISTIYA Pengelolaan dana ISTIYA dilakukan untuk membiayai penyelenggaraan program kerja ISTIYA selama 1 (satu) tahun. Secara umum alokasi pengeluaran dibagi dalam skala prioritas sebagai berikut : Iuran ISTIYA sebesar Rp 250.000 x jumlah siswa kelas TK A,TKB, I–VI, VII-XI, X – XII Rp 50.000 dialokasikan untuk menunjang kegiatan pelepasan siswa kelas TKB, VI, IX, XII 80% (setelah dikurangi Rp 50.000) dialokasikan untuk menunjang Kegiatan Sekolah 20% (setelah dikurangi Rp 50.000) dialokasikan untuk menunjang kegiatan ISTIYA & Majelis Taklim (sesuai kesepakatan) 17

MEKANISME PENGELOLAAN & PENCAIRAN DANA ISTIYA Iuran ISTIYA sebesar Rp 250.000 x jumlah siswa kelas TK A,TKB, I–VI, VII-XI, X – XII Jika terdapat saldo dana ISTIYA pada akhir periode kepengurusan, maka dapat dialokasikan untuk kegiatan siswa secara langsung maupun tidak langsung dan bentuk kegiatan dikoordinasikan kepada Kepala Sekolah, atau dalam bentuk fasilitas/sarana belajar siswa. Kenaikan Iuran Istiya per tahun tidak lebih dari 5-10% Untuk pengumpulan dana/kerja sama sponsor dari luar sekolah, berkoordinasi dengan Kepala Sekolah dan Manajemen. 18

MEKANISME PENGELOLAAN & PENCAIRAN DANA ISTIYA Prosedur Pengajuan dan Pencairan Dana ISTIYA sebagai berikut : Pengumpulan dana ISTIYA untuk siswa kelas TK B, II – VI, VIII-IX, XI-XII dilaksanakan oleh Koordinator Kelas setelah Kepala Sekolah menginformasikan kepada orang tua mengenai iuran ISTIYA melalui surat yang dikeluarkan pada Tahun Pelajaran baru. Pengurus ISTIYA terpilih (yang diwakili oleh Bendahara) membuka rekening bersama dengan pihak Manajemen SIT AULIYA Pengurus ISTIYA berhak untuk mendapatkan laporan transaksi keuangan sesuai kebutuhan Pada akhir semester, ISTIYA membuat Laporan Realisasi Keuangan untuk disampaikan kepada Kepala Sekolah dan Manajemen, diinformasikan kepada orang tua siswa Pada akhir Tahun Pelajaran ISTIYA menyusun laporan Pertanggungjawaban Keuangan 1 tahun untuk disampaikan kepada Manajemen SIT AULIYA dan orang tua siswa. 19

PROSEDUR ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN ISTIYA ISTIYA mengeluarkan surat dengan menggunakan kop surat, logo dan stempel yg telah disepakati dan ditetapkan oleh Manajemen SIT AULIYA sebagai berikut : Setiap surat yang keluar untuk internal dan eksternal dikoordinasikan kepada Kepala Sekolah dan ditandatangani bersama oleh Kepala Sekolah dan Ketua ISTIYA Setiap surat keluar dan masuk harus tercatat dan terarsip dengan rapih. 20

LAIN-LAIN Jika dibutuhkan perubahan dan tambahan ketentuan di luar Panduan ini, maka akan diatur kemudian. 21