FLIP ALF 2703-Excel 2013 mit Win8.1

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 3 ARBEITEN MIT ARBEITSBLÄTTERN Jede Arbeitsmappe beinhaltet eine Reihe von Tabellen. Wird die Mappe neu ange- legt (siehe Punkt 1.1.2, Seite 17), so enthält diese 1 Tabelle. Es können jederzeit wei- tere Tabellenblätter neu eingefügt werden oder Tabellen aus anderen Mappen über- nommen werden. Ebenso können bestehende Tabellen wieder gelöscht und auch in eine andere Mappe kopiert oder verschoben werden. 3.1 Zeilen und Spalten Die Zellen einer Tabelle sind in 1.048.576 Zeilen und 16.384 Spalten geordnet und über den Zeilenkopf bzw. den Spaltenkopf auch gemeinsam auswählbar. 3.1.1 Eine Zeile, mehrere benachbarte Zeilen oder mehrere nicht be- nachbarte Zeilen auswählen  Um eine Zeile in ihrer gesamten Länge (also bis an ihr Ende bei der Spalte XFD) mit der Maus zu markieren, klicken Sie einmal auf den Zeilenkopf. Mehrere Zeilen werden durch Ziehen bei gedrückter linker Maustaste über die Zeilennummern markiert. Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Zeilen gemeinsam markie- ren, so wählen Sie die erste Zeile aus, halten die -Taste gedrückt und klicken die weiteren Zeilen an.  Die aktuelle markieren Sie über die Tastatur mit + . 3.1.2 Eine Spalte, mehrere benachbarte Spalten oder mehrere nicht be- nachbarte Spalten auswählen  Um eine Spalte in ihrer gesamten Länge (also bis zur Zeile 1.048.576) mit der Maus zu markieren, klicken Sie einmal auf den Spaltenkopf. Mehrere Spalten werden durch Ziehen bei gedrückter linker Maustaste über die Spaltenköpfe markiert. Möchten Sie mehrere nicht zusammenhängende Spalten gemeinsam mar- kieren, so wählen Sie die erste Spalte aus, halten die -Taste gedrückt und klicken die weiteren Spalten an. Team ALGE Seite 47

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  Die aktuelle Spalte (in der sich die markierte Zelle befindet) markieren Sie über die Tastatur mit + . 3.1.3 Zeile(n), Spalte(n) einfügen oder löschen Einfügen von Zellen in eine bestehende Tabelle ist über den Register START mög- lich. Vorrangig werden Sie ganze Zeilen oder ganze Spalten Ihrem Arbeitsblatt hin- zufügen. Markieren Sie die Zelle oder Zellbereiche, an deren Stelle die neuen Zellen eingefügt werden sollen, und wählen danach aus der Gruppe ZELLEN den entspre- chenden Befehl.  3.1.3.1 Zeilen einfügen R Sie wollen zwei weitere leere Zeilen einfügen Kap 3.xlsx 1. Öffnen Sie die Mappe Kap 3.xlsx und das Tabelle: Tabellenblatt Zeilen Spalten bearbeiten 3.1.3. Zeilen Spalten bearbeiten 3.1.3 2. Markieren Sie so viele Zeilen im Zeilen- kopf, wie Sie einfügen wollen. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den markierten Bereich. 4. Wählen Sie den Befehl ZELLEN EINFÜGEN. Ergebnis: Die leeren Zeilen erscheinen über dem zuerst markierten Zeilenbereich. 3.1.3.2 Spalten einfügen Team ALGE 1. Markieren Sie so viele Spalten im Spaltenkopf, wie Sie neue Spalten einfügen wollen. 2. Wählen Sie im Register START /Gruppe ZELLEN /Befehl EINFÜGEN den Befehl BLATTSPALTEN EINFÜGEN. Ergebnis: Die neuen Spalten werden vor der ersten mar- kierten Spalte eingefügt. Seite 48

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 3.1.3.3 Zeilen oder Spalten löschen Zum Löschen von Spalten bzw. Zeilen markieren Sie diese und rufen den Befehl BLATTSPALTEN LÖSCHEN oder BLATTZEILEN LÖSCHEN (je nach Markierung wird der entspre- chende Befehl vorgeschlagen) über das Listenfeld LÖSCHEN im Register START/ZELLEN auf. Eine Vielzahl von Befehlen können auch mittels Kontextmenü aufgerufen werden. Diese  Befehlsform ist vor allem dann zu empfehlen, wenn die Markierung des jeweils zu bear- beitenden Objekts bereits erfolgt ist und so über die rechte Maustaste die üblichen Aktio- nen durchgeführt werden können. 3.1.4 Spaltenbreite, Zeilenhöhe auf einen bestimmten Wert oder opti-  male Breite, optimale Höhe ändern Kap 3.xlsx Die Größe einer einzelnen Zelle richtet sich nach der Breite der Spalte und der Hö- he der Zeile in der sich diese Zelle befindet. Eine Spalte ist für alle Zellen gleich Tabelle: breit, ebenso, wie die Zellen einer Zeile immer die gleiche Höhe aufweisen. Spaltenbreite Zeilenhöhe 3.1.4 3.1.4.1 Zeilenhöhe Standardmäßig wird die Zeilenhöhe an die Schriftgröße angepasst. Eine individuelle Anpassung erfolgt mittels Ziehen der Be- grenzungslinien (siehe Spaltenbreite) oder über Register START /Gruppe ZELLEN /Befehl FORMAT kann die ZEILENHÖHE für alle Zellen die- ser Zeile ausgewählt werden. 3.1.4.2 Spaltenbreite Analog zur Zeilenformatierung über die Befehle des Menübandes erfolgt auch die Einstellung der Spaltenbreite. Schneller ist jedoch die Einstel- lung der Spaltenbreite oder der Zeilenhöhe durch das Ziehen der rechten Spaltenkopfbegrenzung beziehungsweise der unteren Zeilenkopfbe- grenzung. Dabei wird in einer QuickInfo die Breite (Höhe) angezeigt. Team ALGE Seite 49

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  3.1.4.3 Optimale Größe Ein Doppelklick auf die rechte Begrenzungslinie im Spaltenkopf optimiert die Spal- tenbreite. Die ganze Spalte wird dabei so breit, wie die Zelle mit den längsten Ein- trag innerhalb dieser Spalte ist. Ein Doppelklick auf die untere Begrenzungslinie im Zeilenkopf optimiert die jewei- lige Höhe auf die maximal notwendige Höhe der Zeile. Bei zu schmaler Spaltenbreite bleibt ein Texteintrag nur dann lesbar, wenn die Nebenzelle leer ist. Ein Zahleneintrag wird in einer zu schmalen Spalte mit ###### dargestellt. Wenn die Spaltenbreite bzw. die Zeilenhöhe auf 0 (Null) gesetzt wurde, sind diese Spalten bzw. Zeilen nicht mehr sichtbar – sie wurden ausgeblendet. Damit kann die Tabelle übersichtlicher gestaltet werden und bestimmte Informationen (wie zB Berechnungsspalten) werden am Bildschirm nicht angezeigt. 3.1.5 Spalten-, Zeilenüberschriften fixieren, Fixierung aufheben Um den Überblick über eine Tabelle mit vielen Spalten und Zeilen zu behalten, ist es praktisch, wenn die Spaltenüberschriften „eingefroren“ werden. Das heißt, dass diese Zeilen/Spalten auch dann auf dem Bildschirm präsent sind, wenn in weiter entfernt liegenden Zellen gearbeitet wird. Oberste Zeile fixieren Wenn in einer Tabelle die erste Zeile Überschriften enthält und diese beim Scrollen nicht mitverschoben werden sollen, so wählen Sie im Register ANSICHT / Gruppe FENSTER / Befehl FENSTER FIXIEREN den Eintrag OBERSTE ZEILE FIXIEREN.  Zeilen und Spalten fixieren Eine Liste beginnt in der Kap 3.xlsx Zelle A3. Die Tabelle ent- hält in der Zeile 3 Über- Tabelle: schriften für die jeweiligen Zeilen Spalten Spalten und in der Spalte A fixieren 3.1.5 Überschriften für die jewei- lige Zeile, so können beide Bereiche fixiert werden. Stellen Sie sich dazu in die erste Zelle unterhalb der Spaltenüberschrift und rechts der Zeilenüberschrift (in diesem Fall B4) und wäh- len über das Register ANSICHT / Gruppe FENSTER / Befehl FENSTER FIXIEREN die erste Auswahl FENSTER FIXIEREN. Ein etwas dickerer Zeilentrennstrich zeigt danach diese Auswahl auch optisch an. Seite 50 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Fixierung aufheben Wenn eine Fixierung aktiviert wurde, kann diese über den Eintrag in ANSICHT / FENSTER / FENSTER FIXIEREN/ FIXIERUNG AUFHEBEN wieder zurückgestellt werden. 3.2 Arbeitsblätter Eine Exceldatei ist als Arbeitsmappe organisiert. Dadurch ist es möglich, alle Ar- beitsblätter, die für einen Arbeitsablauf erforderlich sind, gemeinsam in einer Datei zu speichern. Das sind vor allem Tabellen und Diagramme. Eine Exceldatei wird mit der Dateierweiterung XLSX gespeichert (siehe Seite 17). 3.2.1 Zwischen Arbeitsblättern wechseln  Inhalt der aktiven Mappe Kap 3.xlsx Welche Arbeitsblätter in der Arbeitsmappe sind, sehen Sie im Blattregister am unte- ren Rand Ihres Arbeitsbereiches. Tabelle: Tabelle wechseln Befehle zu Objekten der Arbeitsmappe  Das Kontextmenü des Blattregisters enthält 3.2.1 alle wichtigen Befehle für die Verwaltung einer Arbeitsmappe. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf das Blattregister.  Über das Menüband erfolgen die Befehle für die Bearbeitung der Tabellenblätter im Register START /Gruppe ZELLEN in den jeweiligen Befehlen EINFÜGEN, LÖSCHEN und FORMAT. Wie auch bei vielen anderen Aktionen ist bei der Bearbeitung von Tabellen die Steuerung  über das Kontextmenü eine praktische Bedienungsform. Team ALGE Seite 51

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Auswahl von Blättern Um zwischen den einzelnen Blättern zu wechseln, werden diese mittels Mausklick auf das jeweilige Blattregister ausgewählt. Mehrere Blätter können zu einer Gruppe zusammengefasst und gemeinsam bearbei- tet werden. Eine solche Mehrfachauswahl erfolgt durch Anklicken der Tabellenblät- ter bei gedrückter -Taste. Damit können Sie zB allen Blättern gemeinsam das gleiche Seitenlayout oder gleichgestaltete Tabellen zuweisen. Vergessen Sie aber nicht, anschließend die Gruppierung auch wieder aufzulösen! Zum Auflösen der Gruppe nützen Sie den Eintrag GRUPPIERUNG AUFHEBEN aus dem Kontextmenü.  Der Wechsel zwischen einzelnen Arbeitsblättern kann auch durch die Tastenkombination + zum nächsten Blatt bzw. + zum vorigen Blatt erfol- gen. Navigation Wenn bereits sehr viele Arbeitsblätter in einer Mappe angelegt wurden, sind mög- licherweise nicht alle Blattregister zu sehen. Die Blattregisterleiste kann über die Na- vigationsschaltflächen nach links und rechts verschoben werden.  Eine besondere Übersicht über die vorhandenen Blätter erhalten Sie, wenn Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Navigationsschaltflächen klicken. Dieses Kontextmenü zeigt den Mappeninhalt als Registerliste an. 3.2.2 Arbeitsblatt einfügen, löschen 3.2.2.1 Einfügen eines neuen Tabellenblatts  Standardmäßig enthält eine neue Arbeitsmappe in EXCEL 1 Tabelle (diese Anzahl Kap 3.xlsx kann unter DATEI / / unter ALLGEMEIN individuell eingestellt werden). Tabelle: Blatt löschen 3.2.2 Zusätzliche Tabellenblätter werden in die Mappe durch Klick auf das +-Symbol in der Blattregisterleiste eingefügt. Seite 52 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Alternativ dazu ist das Einfügen über das Kontextmenü in der Blattregisterleiste mög- lich. Das Dialogfenster EINFÜGEN zeigt Ihnen die verschiedenen Arten von Arbeits- blättern (allgemeiner Begriff), die Sie hinzufügen können. Dabei wird das neue Blatt vor dem aktiven Arbeitsblatt hinzugefügt. 3.2.2.2 Löschen eines Tabellen- / Diagrammblatts  Über Register START /Gruppe ZELLEN /Befehl LÖSCHEN oder über das Kontextmenü können ausgewählte Arbeits- Kap 3.xlsx blätter gelöscht werden. Tabelle: Das Löschen von Arbeitsblättern kann nicht rückgängig ge- Blatt löschen 3.2.2 macht werden. Überlegen Sie also genau, ob Sie eine Ta- belle wirklich nicht mehr benötigen.  3.2.3 Gute Praxis bei die Benennung von Arbeitsblättern kennen zB: aussagekräftige Namen statt Standardbezeichnung wählen Jedes Arbeitsblatt (Tabelle oder Diagramm) erhält eine fortlaufende Nummer. Das ist zwar ein Unterscheidungskriterium zu anderen Tabellenblättern. Die Standard- namen „Tabelle1“, „Tabelle2“ usw. sagen aber nichts über den Inhalt der jeweiligen Tabelle aus. Verwenden Sie besser aussagekräftige Namen, die Sie durch den Kon- textmenübefehl UMBENENNEN für das entsprechende Tabellenblatt festlegen. Noch schneller geht es mit einem Doppelklick auf das Blattregister. Tippen Sie den neuen Namen und bestätigen mit . Team ALGE Seite 53

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 3.2.4 Arbeitsblatt innerhalb einer Arbeitsmappe kopieren, verschieben, umbenennen  Eine Arbeitsmappe sollte möglichst themenbezogen zusammengestellt sein. So wer- den die Umsätze eines Jahres in einer Mappe mit der Bezeichnung der jeweiligen Kap 3.xlsx Jahreszahl gesammelt werden. Und die Daten eines Monats werden Inhalt des nach dem jeweiligen Monat benannten Tabellenblattes sein. Eine solche Organisation er- Tabelle: fordert aber auch, dass der Anwender im Stande ist, die einzelnen Tabellenblätter verschieben kopieren innerhalb der Mappen zu verschieben oder in andere Mappen zu kopieren. 3.2.4 3.2.4.1 Befehle über das Kontextmenü Über den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN aus dem Kontextmenü können Blätter an eine andere Position in der gleichen Mappe oder auch in eine andere Mappe transportiert werden. 1. Klicken Sie dazu das zu kopierende oder zu verschiebende Tabellenblatt mit der rechten Maustaste an. 2. Wählen Sie den Befehl VERSCHIEBEN/KOPIEREN. 3. Im Auswahlfeld Zur Mappe: wird die aktu- elle Mappe angezeigt. Sollte das Tabellen- blatt in eine andere Mappe kopiert oder verschoben werden, dann wählen Sie diese Mappe aus der Liste der derzeit geöffne- ten Arbeitsmappen aus. 4. Legen Sie fest, vor welcher Tabelle die zu kopierende/verschiebende Tabelle einge- fügt werden soll. 5. Das Kontrollkästchen KOPIE ERSTELLEN wird nur dann aktiviert, wenn eine Kopie der Tabelle eingefügt werden soll. 6. Schließen Sie die Eingaben mit ab. 3.2.4.2 Durchführung mit Drag&Drop Noch einfacher kopieren bzw. verschieben Sie mit der Drag&Drop-Methode: 1. Wählen Sie das Blattregister der Tabelle an, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie diese bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Posi- tion. Ein schwarzer Positionspfeil  hilft Ihnen bei der Platzkontrolle. 2. Lassen Sie die Maustaste los, wenn Sie die passende Stelle angezeigt bekom- men. Seite 54 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Analog zum Verschieben oder Kopieren von Zellen wird auch an dieser Stelle wäh- rend des Ziehens mit der linken Maustaste die -Taste gehalten, wenn das Ta- bellenblatt kopiert werden soll. 3.2.4.3 Umbenennen eines Arbeitsblatts Die Aussagekraft eines Blattnamens ist nicht nur zur besseren Orientierung der Anwender sinnvoll, es ist auch für EXCEL selbst ein unabdingbares Unterschei- dungskriterium zu den anderen Tabellen dieser Mappe. Ein Tabellenname kann immer nur einmal innerhalb dieser Mappe verwendet werden. Wird daher eine Ta- belle kopiert, so scheint auf dem Blattregister der ursprüngliche Name der Tabelle gefolgt von einer Indexzahl, die angibt, um die wievielte Version dieser Tabelle es sich handelt. So wird aus dem Namen der Originaltabelle Jänner nach dem Kopier- vorgang Jänner (2). Dieser Name kann nun durch Doppelklick auf das Register umbenannt werden (siehe Kap 3.2.3, Seite 53). Team ALGE Seite 55

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Seite 56 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 4 FORMELN Formeln sind die Grundlagen einer Tabellenkalkulation. Dabei ist der Begriff For- mel in unterschiedlicher Weise zu verstehen. So kann eine Formel eine rein rechne- rische Auswertung sein, es kann damit aber auch eine Aufgabe gelöst werden, die weitaus komplexere Aktionen beinhaltet (statistische Auswertungen, Datenbank- analysen etc.). 4.1 Arithmetische Formeln Diese Gruppe von Formeln enthält immer eine genaue Anweisung, was zu berech- nen ist und wie diese Berechnung durchzuführen ist. Wenn nach dem Ergebnis ei- nes Tagesumsatzes gefragt wird, so hat eine Formel erstellt zu werden, in der zB die Menge der verkauften Ware mit dem Einzelpreis zu multiplizieren ist. Und diese Formel hat den mathematischen Grundsätzen zu entsprechen. Inhalt der Formel Eine Formel besteht aus drei Grundelementen: 1) Operanden sind Zahlenwerte oder Texteingaben, mit denen die Formel arbeitet. Werte oder Text lassen sich zwar direkt in eine Formel eingeben (dabei ist zu beach- ten, dass ein Text unter Anführungszeichen stehen muss), aber häufig ist es nützli- cher, wenn Sie stattdessen die Zellbezüge oder Namen der Zellen mit den Werten oder dem Text eingeben. 2) Operatoren sind mathematische Symbole, Textzeichen oder logische Ausdrücke, die EXCEL anweisen, was mit den Operanden in einer Formel geschehen soll. Operator Arithmetisch Text Vergleich Wird verwendet bei Berechnung Verketten von Text WENN-Funktion Verwendete Symbole +, -, *, /, ^ & =, <, >, <>, >=, <= kaufmännisches Und 3) Trennzeichen werden zur Kombination verschiedener Operationen und mehre- rer Formeln in einer Formel verwendet. Sie können Klammern in komplexen For- meln verwenden, um EXCEL die Reihenfolge mitzuteilen, in der die Formeln zu berechnen sind. Team ALGE Seite 57

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Schreibweise (Syntax) einer Formel 1. Am Beginn steht das Gleichheitszeichen = 2. Danach folgt die erste Zahl oder der erste Zellbezug 3. Als Operatoren bei einer numerischen Formel sind fünf Symbole möglich: = + -* /  Gleichheits- plus minus mal durch zeichen Addition Division Subtraktion Multiplikation 4. Dabei werden mathematische Grundsätze genauestens eingehalten, denn je- de der mathematischen Operationen ist nach streng hierarchischer Ordnung gereiht. So wird “Punktrechnung vor Strichrechnung” präzise eingehalten. 5. Nach dem Operator (Rechenzeichen) erfolgt die Eingabe der nächsten Zahl oder des nächsten Zellbezuges usw. 6. Jede Formeleingabe wird mit oder abgeschlossen. Wird die geforderte Schreibweise einer Formel nicht eingehalten, so kann EXCEL diese Eingabe nicht erkennen und es erscheint eine Fehlermeldung (siehe Kap. 4.1.3, Seite 61). Mathematische Grundregeln Ermitteln Sie das Ergebnis der Rechnung 2 + 3 * 4 Nun - es ist 14 ! Das erklärt sich aus der Anwendung der hierarchischen Ordnung der Rechenopera- tionen (Prioritätenregel: Multiplikation vor Addition) zuerst 3 * 4 = 12 und jetzt erst wird das Ergebnis zu 2 hinzugezählt + 2 = 14 Wenn Sie jedoch zuerst 2 und 3 addieren wollen, so müssen Sie diesen Rechenvor- gang vorziehen. Das geschieht durch das Setzen von Klammern: ( 2 + 3 ) * 4 = 20 Prioritäten Diese Hierarchie wird in EXCEL nach intern vergebenen Prioritätszahlen gewartet. Diese Prioritätszahlen geben die Reihenfolge an, in der Operationen mit den jeweili- gen Operanden durchgeführt werden. Gleiche Prioritäten werden von links nach rechts abgearbeitet. Seite 58 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Prioritäts- Operation Operator zahl Potenzierung ^ 1 Vorzeichen eines Wertes (negativ oder positiv) -+ */ 2 +- 3 Multiplikation und Division 4 Addition und Subtraktion Erstellung einer Formel mit Zahlen Öffnen Sie die Mappe Kap 4.xlsx aus Ihrem Arbeitsdateien-Ordner. Sie befinden  sich auf dem ersten Tabellenblatt (Tabelle1). Kap 4.xlsx Sie wollen eine Formel eingeben. Schreiben Sie in die Zelle C1 Tabelle: =120+30 Tabelle1 In der Bearbeitungszeile  ist die Formel sichtbar In der Zelle ist das Ergebnis sichtbar und bestätigen Sie die Eingabe mit . In der Zelle C1 lesen Sie nun das Ergebnis der Formel „150”. Der wirkliche Inhalt der Zelle ist jedoch die Formel. Diese sehen Sie in der Bearbeitungszeile oder, wenn Sie mit Doppelklick die Zelle C1 anklicken, in der Zelle selbst. Bei arithmetischen Formeln können nur Zahlen oder Zellen mit Zahleninhalt einbezogen werden. Formeln, die zB mit =100+5 Äpfel erstellt werden, werden mit einer Fehlermeldung ab- gelehnt. Formeln, die zB mit =100+Zelladresse erstellt werden, geben die Fehlermeldung #WERT! zurück, wenn in der Bezugszelle ein Text steht. 4.1.1 Gute Praxis bei der Erstellung von Formeln kennen zB Zellbezüge verwenden statt Zahlen einzugeben Die Formeleingabe =120+30 hat einen Nachteil: Ändern sich die Werte Ihrer Ta- belle, so müssten Sie jedes Mal die Formel ändern. Deshalb schreibt man die Zahlen nicht direkt in die Formel, sondern nur die Zelladresse der Zellen, in denen die Wer- te für die Berechnung stehen. Damit wird der jeweils aktuelle Zellinhalt in der For- mel berücksichtigt. Team ALGE Seite 59

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  Alle Bezüge, Formeln und Funktionen der Tabelle werden automatisch neu berech- net, sobald sich ein Wert in der Tabelle ändert oder eine neue Eingabe gemacht Kap 4.xlsx wird. Tabelle: 4.1.1.1 Das Bezugssystem in Tabellen Tabelle1 Ein Bezug ist die Adresse einer Zelle oder einer Gruppe von Zellen in einer Tabelle. Es wird zwischen absoluten und relativen Bezügen unterschieden (siehe Seite 63). Bezüge verwenden Wir geben jetzt die obige Be- rechnung als Formel mit Bezü- gen ein. 1. Geben Sie in der Zelle A1 die Zahl 120 und in der Zelle A2 die Zahl 30 ein. 2. In die Zelle A3 geben Sie folgende Formel ein: =A1+A2 und bestätigen mit . 4.1.1.2 Der Zeigemodus Im Zeigemodus erstellen Sie eine Formel (oder Funktion), indem Sie die Bezüge nicht direkt eingeben, sondern mit der Maus auf die Zelle klicken oder mit den Cur- sortasten anzeigen. Sie vermeiden damit eine häufige Eingabefehlerquelle. 4.1.2 Formeln mit Zellbezügen und arithmetischen Operatoren erzeu- gen: Addition, Subtraktion, Multiplikation, Division Die unterschiedliche Erstellung von Formeln mit Zahlen und unter Verwendung von Zellbezügen soll das nachstehende Beispiel unterstreichen. Formeln mit Zahlen  1. Klicken Sie in die Zelle C4 und geben Sie die Kap 4.xlsx Formel für die Addition zweier Zahlen ein, Tabelle: zB 10 plus 2. Formeln mit Zahlen 2. Wiederholen Sie diese 4.1.2 Formeleingabe in den Zel- len C5 bis C7 auch für die anderen Rechenoperatio- nen. 3. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Tabelle Formeln mit Zahlen fertig. Seite 60 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Formeln mit Bezügen 1. Wechseln Sie in die Tabelle Formeln mit Bezügen 4.1.2.  2. Klicken Sie in die Zelle E4 und geben Sie die Formel für die Addition ein. Kap 4.xlsx Verwenden Sie dabei den Zellbezug mittels Zeigemodus: Tabelle: Haben Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff mit den Schaltflächen für Be- Formeln mit Bezügen rechnungen ergänzt (siehe Kapitel 1.2.4.3, Seite 24), so können Sie diese ebenfalls für die Erstellung der Rechenaufgaben heranziehen. 4.1.2 Nach einem Klick auf das Gleichheitszeichen klicken Sie auf die Zelle A4, danach geben Sie das Additionszeichen mit der Schaltfläche ein und klicken anschließend auf die Zelle B4. Schließen Sie den Rechenvorgang mit einem Klick auf die Schaltfläche ab. 3. Wiederholen Sie diese Formeleingabe auch für die anderen Rechenoperatio- nen in den Zellen E5 bis E7. Wenn Sie nun die Zahlenwerte in den Spalten A und B verändern, passen sich die Ergebnisse automatisch an. 4. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Tabelle Formeln mit Bezügen fertig. 4.1.3 Standardfehlermeldungen von Formeln kennen und verstehen: #NAME?, #DIV/0!, #BEZUG! Formeln müssen nach einem starr vorgegebenen Schema erfolgen. Dabei ist nicht nur die Reihenfolge der Operatoren maßgeblich, sondern auch die richtige Definiti- on von Operanden und in den Funktionen die präzise Angabe der Argumente (siehe dazu Kap. 4.2, Seite 64). Eine falsche Formeleingabe führt zu einer Fehlermeldung, die von dem Zeichen # eingeleitet wird. In der Folge werden die wichtigsten Fehlermeldungen und deren Ursache dargestellt. Team ALGE Seite 61

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Meldung Ursache #WERT! #DIV/0! In einer Formel wird ein Text oder eine Zelle mit Textinhalt zur Be- #NAME? rechnung verwendet. #BEZUG! In einer Division wird eine Zelle mit dem Wert Null oder die Zahl Null verwendet. ######### Zirkelbezug In einer Formel oder Funktion wird ein Begriff verwendet, von dem EXCEL annimmt, dass es sich dabei um einen Zell- oder Bereichsna- men bzw. Funktionsnamen handelt, der nicht bekannt oder falsch ge- schrieben ist. In einer Formel oder einer Funktion wird ein Zellbezug verwendet, den es nicht (mehr) gibt. Dieser Fehler tritt meistens nach Löschen von Zei- len oder Spalten auf oder wenn eine Formel an eine Stelle kopiert wird, an der die relativen Bezüge über das Tabellenblatt hinausreichen wür- den. Die Spalte ist für die Anzeige eines Zahlenwertes zu schmal oder es wurde ein negativer Wert als Datum oder Uhrzeit formatiert. Zellbezüge in der Formel beziehen sich auf das Ergebnis der Formel, zB in Zelle B1 steht die Formel =B1+3. Als Formelergebnis wird 0 (Null) angezeigt. Zirkelbezug – Fehlermeldung Z+ Zirkelbezüge werden in der Statusleiste angezeigt. Auf dem Tabellenblatt in dem der Fehler auftritt (Tabelle2), wird zusätzlich zur Meldung auch die betreffende Zelle angegeben. Auf allen anderen Tabellenblättern dieser Mappe wird nur der Hinweis auf einen bestehenden Zirkelbezug gemeldet. Seite 62 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 4.1.4 Relative und absolute Zellbezüge in Formeln verstehen und ver- wenden Formeln mit einem Bezug auf eine Zelle haben den Vorteil, dass diese problemlos auf andere Zellen übertragen werden können. So braucht zB die Formel in einer Umsatzliste nicht Zeile für Zeile neu eingetragen werden, sondern kann durch AutoAusfüllen auf die darunter liegenden Zellen übertragen werden. Man spricht in diesem Fall von einer Formel mit relativen Bezügen, weil sich diese Zellbezüge an die jeweils aktuelle Position anpassen. 4.1.4.1 Formel mit relativem Zellbezug  Im vorliegenden Beispiel wird in der Zelle D2 eine Formel erstellt, die danach auf Kap 4.xlsx die Zellen D3 bis D4 ausgefüllt (kopiert) wird. Tabelle: 1. Die Mappe Kap 4.xlsx ist geöffnet, wechseln auf die Tabelle verschiedene Bezüge verschiedene Bezüge 4.1.4. 4.1.4 2. Geben Sie in der Zelle D2 die Formel =C2*A2 ein. 3. Achten Sie darauf, dass die Zelle D2 markiert ist und ziehen Sie das Ausfüll- kästchen dieser Zelle um 2 Zeilen nach unten. Die Formel aus D2 wurde auf die anderen Zellen übertragen, wobei in jeder Zeile das richtige Ergebnis – nämlich Einzelpreis dieser Zeile mal Menge die- ser Zeile – steht. Ausgangssituation Formelansicht mit relativem Bezug Die Einzelpreise in Spalte C sind als Zahl eingegeben und danach formatiert (siehe Ka-  pitel 5.1.2, Seite 76). 4.1.4.2 Formel mit absolutem Zellbezug In manchen Berechnungen ist es jedoch erforderlich, dass sich der Bezug auf eine bestimmte Zelle nicht an die jeweilige Position anpasst. Die angesprochene Zelle – im abgebildeten Beispiel die Zelle C8 mit dem Umsatzsteuersatz – wird in jeder Formel als absolut (fix) gesetzt. Sie erkennen einen absoluten Zellbezug an den $- Zeichen vor der Spalten- als auch vor der Zeilenbezeichnung (zB $C$8) Team ALGE Seite 63

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 4. Sie befinden sich noch immer in der Mappe Kap 4 in der Tabelle verschiedene Bezüge 4.1.4. 5. Geben Sie in der Zelle E2 die Formel wie folgt ein: a. zuerst b. danach klicken Sie mit der Maus auf die Zelle D2 c. dann wählen Sie den Multiplikationsoperator aus d. danach klicken Sie auf die Zelle C8 in der der Umsatzsteuersatz steht drücken Sie nun die Funktionstaste – damit wird der Bezug auf die Zelle C8 absolut gesetzt, was an den $-Zeichen erkennbar ist. 6. Schließen Sie die Formel mit ab. 7. Kopieren Sie die Formel in die Zellen E2 bis E4. Formeldarstellung der relativen und absoluten Bezüge Ergebnis: Sie sehen, dass sich der relative Bezug aus den Zellen der Spalte D au- tomatisch ändert, der absolute Bezug ($C$8) aber beim Kopiervorgang beibehalten wurde. 4.2 Funktionen Funktionen sind Formeln, die in EXCEL einprogrammiert sind und die Berechnun- gen extrem erleichtern. EXCEL verfügt über eine Vielzahl vordefinierter Funktio- nen. Bei Verwendung einer Funktion braucht man sich nicht mehr um die Berech- nungsmethode kümmern, sondern nur noch die für die Berechnung erforderlichen Argumente einsetzen. Das lässt sich gut an einem Beispiel verdeutlichen. Um die Werte aus den Zellen B2, B3 und B4 zu addieren, können wir die Formel anwenden: =B2+B3+B4. Wie wäre diese Formel mit zB 20 Positionen zu erstellen? – Mühevoll! Die Funktion SUMME erledigt diese Aufgabe über einen Bereichsbezug sehr ein- fach. Noch dazu gibt es für die häufig verwendete Summenfunktion eine Schaltflä- che, mit der Sie umfangreiche Additionen mit einem einzigen Mausklick erledigen können. Seite 64 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Struktur von Funktionen a) Das Gleichheitszeichen = ist der Beginn jeder Funktion. Daran erkennt EXCEL, dass die folgende Eingabe eine Rechenoperation oder Funktion ist b) danach folgt der Name der Funktion c) gefolgt von den Argumenten zu dieser Funktion, die in runde Klammern eingeschlossen sind. =NAME(Argument1;Argument2;...) Gleichheitszeichen – Beginn jeder Funk- Klammern: Diese schließen die Argumen- tion te ein. Der N1a.me der Funktion kann auch in Klein- Argumentetrenner: Diese trennen die Argumente von einander. Als Trennzei- buchstaben getippt werden. Ist dieser Name chen wird der Strichpunkt verwendet. gültig, so wird er von Excel in Großbuchstaben umgesetzt. Ein Argument besteht aus Daten, die zur Ermittlung des Wertes der Funktion notwendig sind. Dabei kann es sich um einzelne Werte, um Zellbereiche, einen Text oder eine andere Funktion handeln. Argumente können zwingend oder optional sein. Zwingend erforderliche Argumente müssen, optiona- le Argumente können angegeben werden. 4.2.1 Einfache Funktionen verwenden wie: Summe, Mittelwert, Mini- mum, Maximum, Anzahl, Anzahl2, Runden Die häufig verwendeten Funktionen sind sicherlich die bereits erwähnte SUMME und die in der DropDown-Liste angeführten Funktionen MITTELWERT, AN- ZAHL, MAX und MIN. Die Schaltfläche AUTOSUMME mit der Drop-Down- Auswahlliste befindet sich im Register START /Gruppe BEARBEITEN. Team ALGE Seite 65

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Zu den übrigen Funktionen, die EXCEL zur Verfügung stellt, gelangt man  über den Eintrag WEITERE FUNKTIONEN… in der oben abgebildeten Auswahlliste  über die Schaltfläche in der Bearbeitungsleiste  über das Register FORMELN /Gruppe FUNKTIONSBIBLIOTHEK, in der neben den be- reits erwähnten Schaltflächen auch eine themenbezogene Gruppierung der Funktionen angeboten wird. Funktion Auswertung SUMME ANZAHL Summiert die Zahlen in einem Zellbereich ANZAHL2 Berechnet, wie viele Zellen in einem Bereich Zahlen enthalten MITTELWERT Zählt die Anzahl nicht leerer Zellen in einem Bereich (also auch Text) Gibt den Mittelwert (arithmetisches Mittel) – oft auch als Durchschnitt MAX bezeichnet – der Argumente zurück, bei denen es sich um Zellen han- MIN delt, die Zahlen enthalten. RUNDEN Beispiel: SUMME einer Zahlenreihe dividiert durch die ANZAHL der Positionen Gibt den größten Wert einer Zahlenreihe (oder Zellbereich) zurück Gibt den kleinsten Wert einer Zahlenreihe (oder Zellbereich) zurück Rundet eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl von Nachkommastellen (zB +2) oder auf ganze Zehner, Hunderter etc. (zB -2)  4.2.1.1 Erstellen von Funktionen Kap 4.xlsx Funktion mit der Schaltfläche AUTOSUMME erstellen 1. Wechseln Sie in der Mappe Kap 4.xlsx auf die Tabelle Funktionen 4.2.1. Tabelle: 2. Wählen Sie die Zelle B6 aus. Funktionen 4.2.1 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUTOSUMME . Es wird Ihnen in der Zelle die Funktion angezeigt, wobei als Argument die Zelle(n) oberhalb der Funktionszelle angeboten werden. 4. Markieren Sie den Bereich, den Sie für die Berechnung heranziehen wollen. In diesem Fall die Zellen B2:H2. 5. Schließen Sie diese Eingabe mit ab. Seite 66 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  Bei der Eingabe einer Funktion wird vom Programm ein Vorschlag für die Auswahl der Argumente eingeblendet. Dieser Vorschlag soll in jedem Fall kontrolliert und bei Bedarf angepasst werden. Kann EXCEL kein sinnvolles Argument finden, so wird innerhalb der Klammern nur die Schreibmarkierung angezeigt. 6. Geben Sie in die Zellen B7 bis B12 die übrigen Funktionen ein, wobei Sie die- se direkt in der Auswahlliste aktivieren können oder über die Schaltflä- che mit Hilfe des Assistenten (siehe nachfolgende Anweisungen) er- stellen können. Funktion mit dem Assistenten erstellen Der Funktionsassistent hilft die passende Funktion auszuwählen und in einem zwei- ten Schritt die Argumente einzusetzen. Auswahl der Kategorie, in der die Funktion zugeord- net ist Alphabetisch geordnete Liste aller Funktionen der ausgewählten Kategorie Darstellung der Schreib- weise und Hinweis auf Wirkung der markierten Funktion Link zur kontextbezoge- nen Hilfe Team ALGE Seite 67

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 1. Auswahl des Assistenten (zB durch Klick auf die Schaltfläche ) 2. Nach Auswahl der Funktion wird der Dialog zur Eingabe der Argumente ein- geblendet. Eingabe der Werte oder des Bereiches für das Ar- gument Vorschau auf das Ergebnis der gewählten Funktion Link zur kontextbezogenen Hilfe Beschreibung und Erläu- terung zum gewählten Argument 3. Sind alle Argumente ausgefüllt – die Liste erweitert sich bei Bedarf bis zu 255 Zeilen – wird die Eingabe mit abgeschlossen. Funktion direkt in die Zelle schreiben Geübte Excel-Anwender werden Funktionen direkt in die Ergebniszelle eintippen. 1. Tippen Sie das Gleichheits- zeichen gefolgt von den ers- ten Buchstaben der ge- wünschten Funktion, zB =summ 2. Ergänzen Sie gegebenenfalls durch Auswahl der vorge- schlagenen Funktionen mittels Doppelkick. 3. In der Zelle erscheint eine QuickInfo, die die Funkti- on mit den notwendigen Argumenten anzeigt. Nach Markierung des jeweiligen Arguments kann der ent- sprechende Wert eingegeben werden. Sind weitere Argumente notwendig, so ist nach jeder Auswahl ein Semikolon (Strichpunkt) zu schreiben. 4. Sind alle Argumente eingegeben, so wird die Formel (Funktion) mit ab- geschlossen. Seite 68 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 4.2.1.2 Runden-Funktion =RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Die Funktion RUNDEN verlangt 2 Argumente: a) Zahl = was soll gerundet werden b) Anzahl_Stellen = auf wie viele Dezimalstellen soll gerundet werden Rundungsbedarf Anzahl_Stellen Zahl Ergebnis 1.234,57 2 Stellen nach dem Dezimaltrennzeichen 2 1.234,567 1.234,60 1 1.234,567 1.235,00 1 Stellen nach dem Dezimaltrennzeichen 0 1.234,567 1.230,00 -1 1.234,567 0 Dezimalstellen 1.000,00 Ganze Zehner (1 Stelle vor Dezimal- -3 1.234,567 trennzeichen runden) Ganze Tausender (3 Stellen vor Dezimal- trennzeichen runden) 4.2.2 Wenn-Funktion verwenden mit den Vergleichsoperatoren: =,>,< Sollte eine Berechnung oder eine Zelleingabe von einer bestimmten Bedingung ab- hängig sein, so verwendet man zur Umsetzung dieser Aufgabe die WENN- Funktion. Dabei werden 2 Werte unter Verwendung von Vergleichsoperatoren gegenüber ge- stellt. Ist die Aussage des Vergleiches WAHR, so erfolgt eine Aktion, ist sie FALSCH, dann wird eine andere Aktion durchgeführt. 4.2.2.1 Schreibweise =WENN(Prüfung;Dann-Wert;Sonst-Wert) Prüfung: die gestellte Bedin- gung wird überprüft Ist die Prüfung WAHR, so soll diese Aktion Unter Sonst-Wert wird eine Aktion durchgeführt werden festgelegt, die bei einer „Nein“- Antwort (FALSCH) auf die Bedingungs- prüfung durchzuführen ist Team ALGE Seite 69

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 4.2.2.2 Vergleichsoperatoren Bei der Festlegung der Bedingung werden Vergleichsoperatoren verwendet: Wert 1 Operator beschreibend Wert 2 Ergebnis Aktion 10 = ist gleich 2 FALSCH Sonst_Wert 10 < kleiner als 2 FALSCH Sonst_Wert 10 > größer als 2 WAHR Dann_Wert 10 <= kleiner oder gleich 10 WAHR Dann_Wert 10 >= größer oder gleich 2 WAHR Dann_Wert 10 <> ungleich 2 WAHR Dann_Wert Achten Sie darauf, dass die von Ihnen gestellte Bedingung immer mit einem klaren „Ja“ oder einem klaren „Nein“ beantwortet werden kann. Beispiel: In der Zelle D4 steht ein Wert, der mit einer Zahl verglichen wird. Ist der Inhalt der Zelle kleiner als die vorgegebene Zahl, dann soll der Wert „ja“ ausgege- ben werden, entspricht die Prüfung nicht der vorgegebenen Bedingung, so wird der Wert „nein“ als Resultat der Funktion zurückgegeben. Im Funktionsassistenten wird die aktuelle Zelle sofort geprüft und bereits ein Wert, hier „ja“, ermittelt. Mit der Schaltfläche schließen Sie die Erstellung der Funktion ab.  Bei der Nutzung des Funktionsassistenten werden die Texteingaben (zB ja und nein) ohne Anführungszeichen geschrieben. Der Assistent ergänzt diese beim Verlassen der Eingabezeile. Werden Funktionen direkt in der Zelle oder in der Bearbeitungsleiste geschrieben, so sind bei der Eingabe von Text die Anführungszeichen unbedingt manuell zu setzen. Seite 70 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Es soll mit Hilfe einer Wenn-Funktion ermittelt werden, ob auf Grund einer be-  stimmten Umsatzsumme (hier 10.000,00) eine Prämie (hier 100,00) an den Mitarbei- ter ausbezahlt wird. Kap 4.xlsx 1. Wechseln Sie in Mappe Kap 4.xlsx auf die Tabelle Funktionen 4.2.1. Tabelle: Funktionen 4.2.1 2. Wählen Sie die Zelle B14 aus. 3. Rufen Sie über die Schaltfläche den Dialog zum Einfügen von Funktio- nen auf und wählen aus der Auswahlliste die Funktion WENN aus. 4. Geben Sie im Dialog FUNKTIONSARGUMENTE über die Eingabe Prüfung an, dass die Zelle B6 (Summe der Wochenumsätze) mehr als 10000 betragen muss. B6>10000 5. Als Dann_Wert geben Sie die Zahl 100 ein. 6. Wenn die Prüfung der Zelle das Ergebnis FALSCH ergibt, wird keine Prämie 0 ausbezahlt (Sonst_Wert). 7. Schließen Sie die Funktionseingabe mit ab. Team ALGE Seite 71

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Seite 72 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5 FORMATIERUNG Der Informationsgehalt Ihrer Tabellen wird wesentlich unterstützt durch eine über- sichtliche Formatierung. Die wichtigsten Standardformatierungen können Sie über das Register START anwählen. Für differenziertere Einstellungen stehen Ihnen Dialoge zur Verfügung, die Sie über Dialogverweise am rechten Rand der Gruppenbezeichnung aufrufen können. Um Zellformatierung aufzurufen wählen Sie Register START / und anschließend die jeweili-  gen Gruppen-Dialoge oder gleich die Tastenkombination +. Verschiedene Zellformatierungen über den Dialog ZELLEN FORMATIEREN Art der Formatierung in welchem Registerblatt Zahlenformatierung Textformatierung Zahlen Zellgestaltung Schrift Zellsicherheit Ausrichtung Rahmen Ausfüllen Schutz Team ALGE Seite 73

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5.1 Zahlen und Datumswerte In Zellen werden Zahlen und auch Formeln eingegeben. Dargestellt wird der Inhalt dieser Zellen immer als Ergebnis. Erst das von Ihnen ausgewählte Zahlenformat be- stimmt das Aussehen der Zahlen in einer Tabelle. Wo können Zahlenformate zugewiesen werden Über das Auswahlmenü oder als Schaltflächen im Register START /Gruppe ZAHL im Dialog der Gruppe ZAHL mittels Tastenkombination (ShortCut) + /Register Zahlen im Kontextmenü /ZELLEN FORMATIEREN oder in der SCHNELLFORMATIERUNGSGRUPPE des Kontextmenüs  Die nachstehend erklärenden Beispiele werden aus der Basistabelle erarbeitet. Alle Zellen sind derzeit im Zahlenformat STANDARD dargestellt. Kap 5.xlsx Tabelle: Basistabelle Standard bedeutet, dass jede Zahl ohne Formatierung geschrieben wird. Seite 74 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5.1.1 Zellen formatieren, um Zahlen mit einer bestimmten Anzahl von Dezimalstellen, mit oder ohne Tausendertrennzeichen darzustel- len 5.1.1.1 Tausender-Trennzeichen  1. Öffnen Sie die Exceldatei Kap 5.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Kap 5.xlsx Zahlenformat 5.1.1. Tabelle: 2. Markieren Sie den Bereich B4:F7. Zahlenformat 5.1.1 3. Öffnen Sie den ZELLEN FORMATIEREN-Dialog zB mit + und wechseln, wenn notwendig, auf das Registerblatt Zahlen. 4. Wählen Sie die Kategorie Zahl und stellen Sie die Dezimalstellen auf 0 ein und klicken Sie in das Kontrollkästchen für die Darstellung des 1000er- Trennzeichens. 5. Bestätigen Sie die Eingaben mit . 5.1.1.2 Hinzufügen von Dezimalstellen 6. Behalten Sie den markierten Bereich B4:F7 bei. 7. Klicken Sie in START /ZAHL 2 Mal auf die Schaltfläche DEZI- MALSTELLE HINZUFÜGEN . Mit jedem Klick wird eine Dezimalstelle mehr angezeigt. 5.1.1.3 Löschen von Dezimalstellen Das Löschen (Entfernen) von Dezimalstellen erfolgt über die Schaltflä- che DEZIMALSTELLE LÖSCHEN. Durch die Formatierung einer Zahl verändert sich der gespeicherte Wert  nicht! Es wird immer nur die Darstellung (mit mehr oder weniger Dezimalstellen) verändert, im Gegensatz zur Funktion Runden (siehe Seite 65). Ein Zahlenformat mit 1000er-Trennzeichen und mit 2 Dezimalstellen können Sie auch durch Klicken auf die Schaltfläche erstellen. Team ALGE Seite 75

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5.1.2 Zellen formatieren, um Datumswerte in einer bestimmten Form darzustellen, um Zahlen mit einem bestimmten Währungssymbol darzustellen  5.1.2.1 Datumformat festlegen Datum und Uhrzeit werden von EXCEL als Formatierung einer seriellen Zahl dar- Kap 5.xlsx gestellt. Der interne Kalender zählt dabei die Tage seit dem 1.1.1900 und vergibt je- dem Tag das entsprechende Datum. So wird der 2.1.1900 als die Zahl 2, der Tabelle: 3.1.1900 als die Zahl 3 usw. gespeichert. Zahlenformat 5.1.2 Die Eingabe eines Datums kann aber in der üblichen Schreibweise Tag.Monat.Jahr erfolgen. Dafür wird als Datumtrenner der Punkt verwendet. EXCEL erkennt dar- aus das Datum. Wenn das Datum mit 15.5.1955 eingegeben wird, so wird diese Ein- gabe als Datum erkannt, in der Standarddatumsformatierung (TT.MM.JJJJ) ange- zeigt und intern als die Zahl 20.224 gespeichert. 1. Die Mappe Kap 5.xlsx ist geöffnet, klicken Sie auf das Tabellenblatt Zahlenformat 5.1.2. 2. Markieren Sie die Zelle B13. 3. Öffnen Sie im Register START /ZAHL die AUSWAHLLISTE. 4. Wählen Sie den Eintrag DATUM, KURZ. Ergebnis: Die Zahl 40500 ist der 18.11.2010. 5.1.2.2 Uhrzeit formatieren Z+ Ein Tag hat 24 Stunden. Daher wird die Zahl 1 als 1 Tag und somit als 24 Stunden (24:00) formatiert, ein halber Tag als 12 Stunden (12:00) und 1/3 Tag als 8 Stunden (8:00). Somit sind alle Zahlen vor dem Komma die Basis zur Datumsformatierung, die Zahlen nach dem Komma die Basis der Zeitformatierung. Die Eingabe einer Uhrzeit kann in der üblichen Schreibweise Stunden:Minuten:Sekunden erfolgen. Dafür wird als Zeittrenner der Doppelpunkt verwendet. Excel erkennt daraus die Uhrzeit. Wenn die Zeit mit 18:00:00 eingege- ben wird, so wird diese Eingabe als Uhrzeit erkannt, in der Standarduhrzeitformatie- rung (hh:mm:ss) angezeigt und intern als die Zahl 0,75 gespeichert. 1. Markieren Sie die Zelle B14. 2. Öffnen Sie im Register START /ZAHL die AUSWAHLLISTE. 3. Wählen Sie den Eintrag ZEIT. Ergebnis: Die Zahl 0,75 ist ein ¾ Tag und somit 18:00:00 Uhr. Seite 76 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Zur Eingabe des aktuellen Datums verwenden Sie die Tastenkombination +  Zur Eingabe der aktuellen Zeit verwenden Sie + Übung verschiedene Datumsformate  1. Wechseln Sie in der Mappe Kap 5.xlsx auf die Tabelle Datumsformate. Kap 5.xlsx 2. Markieren Sie die Zellen A4:A19. 3. Wählen Sie in START /ZAHL aus der Auswahlliste das Format Datum kurz. Tabelle: 4. Markieren Sie die Zellen B4:B19. Datumsformate 5. Wählen Sie in START /ZAHL aus der Auswahlliste das Format Datum lang. 6. Markieren Sie die Zellen C4:C19. 7. Wählen Sie aus dem Kontextmenü den Befehl ZELLEN FORMA- TIEREN und daraus das abgebildete Format. Ergebnis: Sie haben 3 unterschiedliche Datumsformate zugewiesen; vergleichen Sie mit der Tabelle Datumsformate fertig. 5.1.2.3 Währungsformat Das Währungsformat wird immer über EINSTELLUNGEN / SYSTEMSTEUERUNG / REGION von Windows 8 eingerichtet. Diese Standardeinstellung wird Zahlen zugewiesen, wenn diese über die Dialogkategorie Währung formatiert werden. Beim Format der Kategorie Buchhaltung ist das Währungssymbol vor der Zahl (linksbündig) ausgerichtet. Andere Währungen können über ein Auswahlfeld festge- legt werden. Mit der Währungsschaltfläche wird sofort das Buchhaltungsformat zugewie-  sen. Über die DropDown-Liste lässt sich rasch das Dollarformat wählen bzw. eben- falls der Dialog zur Zellenformatierung öffnen. Kap 5.xlsx 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Zahlenformat 5.1.2. Tabelle: 2. Markieren Sie die Zellen B8:F8. Zahlenformat 5.1.2 3. Klicken Sie im Register START /ZAHL auf die Schaltfläche WÄHRUNG . Team ALGE Seite 77

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Z+ 5.1.2.4 Benutzerdefiniertes Zahlenformat In dieser Kategorie können individuelle Formate erstellt werden. So kann ein Zell-  inhalt mit dem Wert 1234 als 1.234 km formatiert werden. Dazu wird das For- mat #.##0 „km“ für die Zelle festgelegt. Kap 5.xlsx Eine derartige Formatierung ermöglicht es, die Zahl mit einer Mengenbezeichnung zu ergänzen, ohne dabei den Zelleintrag für Berechnungen unbrauchbar zu machen. Tabelle: Um die Werte der Zahlen darzustellen oder zu gruppieren werden Platzhalter ver- Zahlenformat 5.1.2 wendet (siehe dazu Tabelle für Platzhalter in der Zahlenformatierung, Seite 79). 1. Markieren Sie die Zelle C10. 2. Öffnen Sie den Zahlenformat-Dialog über das Kontextmenü ZELLEN FORMATIEREN. 3. Wählen Sie die Kategorie Benutzerdefiniert. 4. Geben Sie in die Typ-Zeile die Platzhalter #.##0 ein, damit wird eine Zahl mit 1000er-Trennzeichen formatiert. 5. Ergänzen Sie die Eintragung in der Typ-Zeile mit einem Leerzeichen und mit „km“ 6. Schließen Sie den Eintrag mit ab. Seite 78 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Platzhalter für Zahlenformate Formatzeichen Bedeutung # Platzhalter für werthabende Ziffern. Hat eine Zahl vor dem Dezimal- zeichen mehr Stellen als Platzhalter vorgegeben sind, so werden alle Ziffern angezeigt. Hat eine Zahl hinter dem Dezimalzeichen mehr Stel- len als Platzhalter vorgegeben sind, so wird die Zahl auf so viele Stellen gerundet angezeigt, als Platzhalter vorhanden sind. 0 Ziffernplatzhalter. Es gelten im Wesentlichen die Regeln für den Platz- halter #. Der Unterschied ist jedoch, dass fehlende Ziffern durch zu- sätzliche Nullen ergänzt werden. ? Ziffernplatzhalter. Es gelten im Wesentlichen die Regeln für den Platz- halter 0. Der Unterschied ist jedoch, dass fehlende Ziffern vor und hin- ter dem Komma durch eine Leerstelle ersetzt werden. Damit können Dezimalzahlen am Komma ausgerichtet werden. % Prozentzeichen. EXCEL multipliziert den Wert der Zelle mit 100 und fügt das Prozentzeichen hinzu. . Tausender-Trennzeichen. Markiert große Zahlen zur besseren Über- sichtlichkeit in Dreiergruppen. E- E+ e- e+ Wissenschaftliches Zahlenformat. Steht in einem Zahlenformat rechts neben E-, E+, e- oder e+ eine Null oder das #-Zeichen, wird die Zahl im Exponentialformat angezeigt und ein E oder e hinzugefügt. Mit E oder e wird bei positiven Exponenten ein Pluszeichen oder bei negativen Exponenten ein Minuszeichen angezeigt. “ “ Text muss immer in Anführungszeichen eingeschlossen werden. T Steht für Tag, wobei T ohne führende NULL; TT mit führender NULL; TTT für Abkürzung des Wochentages auf 2 Buchstaben und TTTT für ausgeschriebenen Wochentag verwendet wird. M Steht für Monat; Schreibweise analog zu T, wobei die Monatsabkür- zung auf 3 Buchstaben erfolgt. J Für Jahr (JJJJ mit Jahrhundert, JJ ohne Jahrhundert) h Stunden-Anzeige bis 23:59:59; [h] Stunden mit Anzeige über 24 Stunden m Minuten; [m] Minuten mit Anzeige über 60 Minuten s Sekunden; [s] Sekunden mit Anzeige über 60 Sekunden Team ALGE Seite 79

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  5.1.3 Zellen formatieren, um Zahlen als Prozentwert darzustellen Kap 5.xlsx Durch das Prozentformat wird die eingegebene Zahl mit dem 100fachen Wert dar- gestellt und bekommt ein %-Zeichen zugewiesen. zB 0,20 = 20%, 1 = 100%. Tabelle: Die Eingabe kann dabei sowohl als 20% erfolgen, als auch durch die Eintragung 0,2 Zahlenformat 5.1.3 mit nachfolgender Formatierung.  Der Wert der eingegebenen Zahl verändert sich durch die Formatierung nicht. Wenn da- her die Zahl 100 als Währung formatiert wird, so erscheint Wenn die Zahl 100 als Prozent formatiert wird, so erscheint 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Zahlenformat 5.1.3. . 2. Markieren Sie die Zellen G4:G8. 3. Klicken Sie im Register START /ZAHL auf die Schaltfläche PROZENTFORMAT  Soll der angegebene Wert auch mit Dezimalstellen angezeigt werden, so können diese mittels der Schaltfläche DEZIMALSTELLEN HINZUFÜGEN jederzeit ergänzt werden. Ergebnis: Seite 80 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5.2 Zellinhalt Die Formatierung der Schrift, deren Ausrichtung und vor allem die Farbgestaltung der Zellen beeinflussen das Erscheinungsbild einer Tabelle sehr wesentlich. Die nachstehend erklärenden Beispiele werden aus der Basistabelle erarbeitet. In dieser Tabelle sind bisher nur die Zahlenformate lt. Kapitel 5.1 festgelegt. Die in diesem Abschnitt besprochenen Formate werden ausschließlich unter Verwendung der Schaltflächen aus dem Register START festgelegt. 5.2.1 Zellinhalte formatieren: Schriftart, Schriftgröße  1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Kap 5.xlsx Zellinhalt 5.2.1. Tabelle: 2. Markieren Sie die Zelle A1. Zellinhalt 5.2.1 3. Wählen Sie aus der DropDown-Liste für SCHRIFTART den Eintrag Arial Black. 4. Wählen Sie die der DropDown-Liste für die SCHRIFTGRAD Schriftgröße 20. 5.2.2 Zellinhalte formatieren: fett, kursiv, unterstrichen, doppelt unter-  strichen Kap 5.xlsx 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Zellinhalt 5.2.2. 2. Markieren Sie die Zelle B3. Tabelle: 3. Klicken Sie im Register START /SCHRIFTART auf die Schaltflächen für FETT, KURSIV, Zellinhalt 5.2.2 und UNTERSTREICHEN. 4. Markieren Sie die Zelle A1. 5. Öffnen Sie die DropDown-Liste UNTERSTREICHEN . 6. Wählen Sie den Eintrag DOPPELT UNTERSTRICHEN. Formatierung entfernen  Alle Formatierungen einer Zelle können über START /BEARBEITEN /LÖSCHEN gelöscht werden. Sollten allerdings nur bestimmte Formatierungen gelöscht werden, so findet sich in den meisten Auswahllisten auch ein Eintrag wie oder bzw. stellen Sie ein. bei der Zellformatierung für das Zahlenformat Team ALGE Seite 81

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5.2.3 Farbe des Zellinhaltes, des Zellhintergrunds ändern  1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Zellinhalt 5.2.3. Kap 5.xlsx 2. Markieren Sie die Zelle B3. Tabelle: 3. Klicken Sie im Register START /SCHRIFTART auf die Schaltfläche für SCHRIFTFARBE Zellinhalt 5.2.3 . Aus der Farbpalette der DropDown-Liste wählen Sie die Farbe Rot Öffnen Sie die DropDown-Liste FÜLLFARBE . Wählen Sie aus den Designfarben den Wert Aquamarin, Akzent 5, heller 80%.  5.2.4 Format von einer Zelle auf eine andere Zelle, von einem Zellbe- reich auf einen anderen Zellbereich übertragen Kap 5.xlsx Zellenformate können auf andere Zellen übertragen werden. Tabelle: 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Zellinhalt 5.2.4. Zellinhalt 5.2.4 2. Markieren Sie die Zelle B3. 3. Klicken Sie im Register START /Gruppe ZWISCHENABLAGE auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN. Der Mauscursor erhält ein Pinselsymbol . 4. Streichen Sie nun mit gedrückter linker Maustaste über den Bereich C3:G3. 5.3 Ausrichtung und Rahmen Mit der Ausrichtung legen Sie fest, wie ein Text oder Zahlen in der Zelle ausgerich- tet sind, und Sie können die Schrift zusätzlich innerhalb der Zelle drehen. Ein Zellinhalt kann horizontal (zwischen rechts und links) und vertikal (zwischen oben und unten) ausgerichtet werden, ebenso ist ein Zeilenumbruch möglich, das bedeutet, dass in einer Zelle ein Text auch mehrzeilig dargestellt werden kann. Das volle Angebot an Ausrichtungen finden Sie nur im Dialogregisterblatt Ausrichtung. Seite 82 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5.3.1 Inhalt einer Zelle oder eines Zellbereichs mit Zeilenumbruch ver-  sehen Kap 5.xlsx Die nachstehend erklärenden Beispiele werden aus der Basistabelle erarbeitet. In dieser Tabelle sind bisher die Zahlenformate lt. Kapitel 5.1 und die Formatierung Tabelle: der Zellinhalte lt. Kapitel 5.2 festgelegt. Ausrichtung 5.3.1 In der in den vorigen Punkten bearbeiteten Tabelle werden weitere Formatierungen vorgenommen. 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Ausrichtung 5.3.1. 2. Markieren Sie die zu formatierende(n) Zelle(n). In unserem Beispiel die Zelle G3. 3. Klicken Sie im Register START /AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche ZEILENUMBRUCH . 4. Stellen Sie für die Spalte G die Spaltenbreite auf 8,00 ein. 5. Stellen Sie für die Zeile 3 die Zeilenhöhe auf 30,00 ein. Der Inhalt dieser Zelle ist nun 2-zeilig dargestellt. 6. Haben Sie mehrere Zellen (Zellbereich) markiert, können Sie diesen damit allen gleichzeitig einen Zeilenumbruch zuweisen. Der Zeilenumbruch orientiert sich nach den Leerzeichen und den Bindestrichen. Er wird  immer dann durchgeführt, wenn die Breite der Spalte für eine einzeilige Darstellung des Inhaltes zu schmal ist. Wenn die Spaltenbreite wieder vergrößert wird, dann passt sich der Zeilenumbruch an die neue Breite an. Team ALGE Seite 83

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 5.3.2 Inhalte einer Zelle ausrichten: horizontal, vertikal; Orientierung von Zellinhalt ändern  5.3.2.1 Inhalte horizontal und vertikal ausrichten Vertikal Innerhalb einer Zelle kann die Ausrichtung sowohl ver- Horizontal Kap 5.xlsx tikal zwischen oberem und unterem Rand (oben, mittig, unten) als auch horizontal zwischen linken und rechten Tabelle: Rand (linksbündig, zentriert, rechtsbündig) festgelegt Ausrichtung 5.3.2 werden. Dafür werden im Register START die Schaltflä- chen aus der Gruppe AUSRICHTUNG verwendet. 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Ausrichtung 5.3.2. 2. Markieren Sie den Bereich A4:A8. 3. Klicken Sie im Register START /AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche ZENTRIERT Der Zellinhalt wird horizontal ausgerichtet; die vertikale Ausrichtung bleibt unverändert. 4. Markieren Sie den Bereich B3:G3. 5. Klicken Sie im Register START /AUSRICHTUNG auf die Schaltfläche ZENTRIERT , die Zentrierung bezieht sich auf die horizontale Ausrichtung. 6. Danach auf die Schaltfläche ZENTRIERT AUSRICHTEN , diese Zentrierung bezieht sich auf die vertikale Ausrichtung.  5.3.2.2 Orientierung ändern Besonders bei schmalen Spalten kann es sinnvoll sein, die Überschrift nicht hori- Kap 5.xlsx zontal sondern vertikal zu setzen. Im Dialog ZELLEN FORMATIEREN/AUSRICHTUNG wird da- für die Ausrichtung angeboten. Über den roten Punkt der Textführung kann auch ei- Tabelle: ne individuelle Schräglage des Zellinhalts eingestellt werden. Der Winkelgrad wird Ausrichtung 5.3.2 exakt über das Drehfeld bestimmt. 1. Markieren Sie den Bereich B3:F3 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche AUSRICHTUNG. 3. Über den Eintrag ZELLAUSRICHTUNG FORMATIEREN gelangen Sie auf das Registerblatt Ausrichtung. 4. Stellen Sie die Ausrichtung auf 90 Grad und kontrol- lieren Sie Ihr Schriftbild. 5. Stellen Sie die Ausrichtung auf 45 Grad und verglei- chen Sie das Ergebnis. 6. Geben Sie im Drehfeld die Zahl 0 ein. Seite 84 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  Durch die Schriftorientierung verändert sich die Zellausrichtung, so dass sich diese mit normal ausgerichteten Zellen überschneiden. Rahmen passen sich der Zellausrichtung an. 5.3.3 Zellen verbinden und den Inhalt über alle verbundenen Zellen  zentrieren Kap 5.xlsx Die Zeile 1 enthält den Titel. Dieser soll nun innerhalb der gesamten Tabellenbreite Tabelle: zentriert dargestellt werden. Dazu können die Zellen A1 bis G1 zu einer Zelle ver- bunden werden. Ausrichtung 5.3.3 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Ausrichtung 5.3.3.  2. Markieren Sie den Bereich A1:G1. 3. Klicken Sie im Register START /AUSRICHTUNG die Schaltfläche VERBINDEN UND ZENTRIEREN. Zellen können immer dann verbunden werden, wenn diese aneinander angrenzen. Dieser Verbund erhält die Zelladresse der ersten Zelle. Zu beachten ist, dass alle Inhalte der übrigen Zellen gelöscht werden. Eine verbundene Zelle kann ebenso wie eine Einzelzelle ein Ausrichtungsformat (Kapitel 5.3.2) erhalten. 5.3.4 Rahmeneffekte wählen: Linienart, Farbe  Die tabellarische Struktur soll durch Zellrahmen Kap 5.xlsx hervorgehoben werden. Zur Erstellung der Rah- men wird in START /SCHRIFTART die Schaltfläche RAH- Tabelle: MEN angeboten. In der DropDown-Auswahlliste Ausrichtung 5.3.4 steht eine Reihe von unterschiedlichen fertigen Rahmenmustern zur Verfügung. Entsprechen die- se Angebote nicht, so kann mittels der in dieser Liste angebotenen Werkzeuge individuelle Rah- menformate erzeugt werden. 1. Wechseln Sie in das Tabellenblatt Ausrichtung 5.3.4 2. Markieren Sie den Bereich A4:G7. 3. Öffnen Sie über die Schaltfläche RAHMENLI- NIEN die Auswahlliste. 4. Wählen Sie ALLE RAHMENLINIEN 5. Markieren Sie den Bereich A8:G8. Team ALGE Seite 85

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 6. Klicken Sie über die Schaltfläche RAHMENLINIEN auf LINIENFARBE und wählen Sie die Farbe Rot und klicken Sie danach auf DOPPELTE RAHMENLINIEN UNTEN. 7. Markieren Sie den Bereich B3:G3. 8. Über die Schaltfläche RAHMENLINIEN weisen Sie DICKE RAHMENLINIEN zu.  Die Tabellenstruktur in Excel ist durch Spalten- und Zeilenraster gekennzeichnet. Diese Raster dienen nur zur Orientierung während der Arbeit am Bildschirm. Wird die Tabelle gedruckt, so sind diese Raster normalerweise nicht sichtbar. Rahmenformate werden je- doch immer im Ausdruck übernommen. Ergebnis:  Über den Befehl WEITERE RAHMENLINIEN können Rah- menlinien individuell angepasst werden. Der Dialog, der auch über START /ZELLEN /FORMAT geöffnet werden kann, stellt verschiedene Rahmenlinien und Strichfarben zur Auswahl. Seite 86 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 6 DIAGRAMME Ein Diagramm ist die grafische Darstellung von Tabellendaten. EXCEL bietet eine Anzahl von Diagrammtypen mit voreingestellten Formaten. Diese Diagramme wer- den direkt am Arbeitsblatt als Objekt gespeichert oder können als eigenes Dia- grammblatt in die Mappe eingefügt werden. Jede Diagrammposition ist mit den Ta- bellenwerten dynamisch verknüpft. Eine wesentliche Rolle bei der Aussage von Diagrammen spielt die passende Aus- wahl des Diagrammtyps. Je nach Datenstruktur und dem damit verbundenen Prä- sentationsziel soll die ideale Darstellungsform ausgewählt werden. Das können Um- satzentwicklungen sein, die mittels Linien dargestellt werden, oder Soll/Ist- Vergleiche, die durch Säulendiagramme ihre Aussagekraft verstärken, oder ein Kreisdiagramm, das am besten zur Darstellung von Anteilen verwendet wird. 6.1 Erstellen Die Erstellung eines Diagramms erfolgt immer an Hand einer vorliegenden Tabelle. Für die Auswahl der darzustellenden Datenreihen und deren Beschriftung genügt es, wenn eine Zelle des darzustellenden Bereiches markiert wird. Sollen Daten aus nicht zusammenhängenden Zellbereichen dargestellt werden, so werden diese mittels ge- drückter -Taste markiert. Eine besonders schnelle Form der Diagrammerstellung bietet sich durch ShortCuts an: Mit Hilfe der Funktionstaste wird aus den Tabellenwerten ein Diagramm auf ein eigenes Diagrammblatt in die Mappe eingefügt. Mit der Tastenkombination + wird ein Diagrammobjekt auf das aktuelle Tabellenblatt eingefügt. Menüband für Diagramme Immer wenn ein Diagramm aktiviert ist – egal ob als Objekt in der Tabelle oder als eigenes Diagrammblatt – wird im MENÜBAND eine weitere Registergruppe ENTWURF und FORMAT mit der Bezeichnung DIAGRAMMTOOLS angezeigt. Die darin aufscheinenden Befehlsschaltflächen erleichtern die Bearbeitung eines Dia- gramms. Selbstverständlich sind die verschiedenen Befehle auch über das Kontext- menü jederzeit abrufbar. Team ALGE Seite 87

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013  6.1.1 Verschiedene Arten von Diagrammen aus Daten in einer Tabelle erstellen: Säulen-, Balken-, Linien-, Kreisdiagramm Kap 6.xlsx In den folgenden Demonstrationsbeispielen wird die bestehende Basistabelle aus Tabelle: der Mappe Kap 6 verwendet. Säulendiagramm 6.1.1.1 Säulendiagramm 6.1.1 Es soll aus den Monatsdaten ein Diagramm erstellt werden, das die Produktions- mengen und die Verkaufsmengen je Produkt nur für die Filialen Wien und St.Pölten gegenüber stellt. 1. Öffnen Sie die Mappe Kap 6.xlsx und klicken auf das Tabellenblatt Säulendiagramm 6.1.1. 2. Markieren Sie den Bereich A3:C7. Dieser Bereich beinhaltet die Spaltenüberschriften, die im Diagramm als Le- gendenbeschriftung Verwendung finden werden, die Zeilenüberschriften, die als Rubrikenbeschriftung dienen werden, und die Zahlenwerte, aus denen die Säulenhöhen abgeleitet werden. 3. Klicken Sie im Register EINFÜGEN/ Gruppe DIAGRAMME /Befehl SÄULE auf ein Säulenmodell (Gruppierte Säulen) oder drücken Sie die Tastenkombination +. Ergebnis: Am Tabellenblatt wird ein Diagrammobjekt mit einem Standard- Säulendiagramm erstellt. Über die nebenstehenden Schaltflächen können die ver- schiedenen Diagrammelemente eingeblendet, bestehende Formatvorlagen festgelegt und die Datenauswahl vorgenommen werden. Seite 88 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 Auswahl der Diagramm- elemente Auswahl verschiedener Dia- grammvorlagen Auswahl der Datenpunkte 6.1.1.2 Balken- Linien- und Kreisdiagramme Auf gleiche Weise können auch Diagramme mit anderem Diagrammtyp erstellt werden. In der nächsten Abbildung werden die meist verwendeten Diagrammtypen abgebildet. Für das Säulendiagramm und das Liniendiagramm wurden die Daten der Spalte A für die Beschriftung und die Spalten B und C für die Daten verwendet. Das Balkendiagramm zeigt die Spalte A für die Beschriftung und die Spalte D für die Daten aus Linz an. Im Kreisdiagramm wurde die Spalte A für Beschriftung und die Spalte D für die Prozentanteile der in der Tabelle ausgewiesenen Verkaufswerte Linz ausgewählt. Um eine Mehrfachmarkierung, zB Zellinhalte aus Spalte A und Inhalte aus Spalte D, zu  erhalten, markieren Sie zuerst die Beschriftungsdaten, halten danach die –Taste gedrückt und markieren danach die Daten, die im Diagramm dargestellt werden sollen. Team ALGE Seite 89

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 6.1.2 Diagramm auswählen Aktivierte Diagramme, die in Tabellen eingebettet sind, erkennt man am doppelten Rahmen, der das Objekt umgibt. Auf diesen Rahmen sind auch die Anfasser, über die das Diagramm vergrößert oder verkleinert werden kann. Sind auf einer Tabelle mehrere Diagrammobjekte, so kann immer nur eines aktiviert werden. Mit einem Mausklick kann zwischen den Diagrammen gewechselt werden, wodurch das andere Diagramm aktiviert und damit bearbeitbar wird.  In der folgenden Übung beobachten Sie die unterschiedlichen Darstellungen des Diagrammrahmens bzw. die markierte Zelle. Kap 6.xlsx 1. Öffnen Sie in der Mappe Kap 6.xlsx die Tabelle Diagrammtyp ändern 6.1.3. Tabelle: 2. Aktivieren Sie das Kreisdiagramm. Diagrammtyp ändern 3. Wechseln Sie auf das Säulendiagramm. 4. Klicken Sie auf die Zelle A1. 6.1.3 6.1.3 Diagrammtyp ändern Es kommt immer wieder vor, dass das erstellte Diagramm nicht den Aussagewert widergibt, den man sich durch die grafische Darstellung erwartet. Man kann jeder- zeit ein fertiges Diagramm in einen anderen Typ umwandeln. 1. Die Mappe Kap 6.xlsx , Tabelle Diagrammtyp ändern 6.1.3 ist noch geöffnet. 2. Aktivieren Sie das Liniendiagramm. 3. Öffnen Sie im Menüband DIAGRAMMTOOLS /ENTWURF /TYP /DIAGRAMMTYP ÄNDERN den Dialog zu Auswahl der verschiedenen Typen.  Seite 90 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 4. Wählen Sie im Navigationsbereich die Kategorie SÄULE und daraus den Typ 3D- Säulen. Ergebnis: Die Datenreihen wurden von Linien in Säulen gewechselt, die in 3-di- mensionaler Form angeordnet sind. 6.1.4 Diagramm verschieben, löschen, Größe des Diagramms ändern Bei der Erstellung eines Diagramms erscheint dieses mitten im Tabellenbereich. Meist ist dieser Platz für eine gleichzeitige Darstellung der Tabellenwerte und der Grafik nicht gewünscht. Es ist daher notwendig, das Diagramm an eine andere Posi- tion zu verschieben, gegebenenfalls die Größe zu verändern oder es ganz zu lö- schen. 6.1.4.1 Diagramm verschieben Innerhalb des bestehenden Tabellenblattes Nach Anklicken eines Diagramms erscheint der Aktivierungsrahmen. An dieser Ob- jektbegrenzung kann mit gedrückter Maustaste das Diagramm verschoben werden. Eine Veränderung der Größe erfolgt durch Ziehen der Anfasser an den Eckpunkten oder an den Seitenlinien. 1. Wechseln Sie in der Mappe Kap 6.xlsx auf das Tabellenblatt Diagramm 6.1.4.  2. Verschieben Sie das Balkendiagramm mit den Daten Linz so, dass die linke Kap 6.xlsx obere Ecke auf der Zelle A3 zu stehen kommt. 3. Klicken Sie danach auf die Zelle A1. Tabelle: Ergebnis: Das Diagramm überlagert einen Teil der Tabelle und eines anderen Dia- Diagramm 6.1.4 gramms. Das Diagrammobjekt ist nicht mehr aktiviert. Auf ein anderes Blatt Ein bestehendes Diagrammobjekt kann auch auf ein anderes Blatt verschoben wer- den. Dabei ist es egal, ob es sich bei der Zielposition um ein Tabellenblatt oder ein Diagrammblatt handelt. 1. Markieren Sie das Diagramm mit den 3D-Säulen. Klicken Sie dazu in das Diagramm und anschließend auf den Diagrammrahmen. 2. Wählen Sie aus den DIAGRAMMTOOLS /ENTWURF /ORT /DIAGRAMM VER- SCHIEBEN. Team ALGE Seite 91

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 3. Der Dialog bietet nun die Möglichkeit, ein bestehende Tabelle zu wählen, in die das Diagramm als Objekt eingefügt wird, oder ein neues Diagrammblatt anzulegen. Wählen Sie die Option Neues Blatt und vergeben den Na- men 3D-Säulen. 4. Beenden Sie die Eingabe mit . 6.1.4.2 Diagramm löschen Ebenso wie bei ausgewählten Zellen kann auch bei ausgewählten Objekten die -Taste für einen Löschvorgang getippt werden. 1. Im eben bearbeiteten Tabellenblatt (Diagramm 6.1.4) ist derzeit die Zelle A1 markiert. Markieren Sie das Balkendiagramm mit den Daten Linz durch Klick auf den Aktivierungsrahmen. 2. Tippen Sie die -Taste. Ergebnis: Das Diagramm wurde gelöscht. 6.1.4.3 Diagrammgröße ändern Das Säulendiagramm auf dem Tabellenblatt Diagramm 6.1.4, das derzeit von A11 bis F25 reicht, soll verbreitert werden. 1. Klicken Sie in das Diagramm Verkauf. 2. Platzieren Sie den Mauszeiger auf den mittleren An- fasser am rechten Diagrammrahmen. 3. Ziehen Sie bei gedrückter Maustaste den Rahmen ans Ende der Spalte H. 4. Lassen Sie die Maustaste los. Vergleichen Sie Ihr Ergebnis mit der Tabelle Diagramm 6.1.4 fertig in der Mappe Kap 6.xlsx. Seite 92 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 6.2 Bearbeiten Automatisch erstellte Diagramme entsprechen oft nicht dem gewünschten Ausse- hen. Es müssen daher weitere Nacharbeiten durchgeführt werden. 6.2.1 Diagrammtitel hinzufügen, entfernen, ändern 1. Öffnen Sie in der Mappe Kap 6.xlsx  die Tabelle Diagramm 6.2.1. Kap 6.xlsx 2. Klicken Sie in das Säulendiagramm. Tabelle: 3. Wählen Sie aus den DIAGRAMMTOOLS Diagramm 6.2.1 /ENTWURF /DIAGRAMMELEMENT HINZUFÜGEN  /DIAGRAMMTITEL den Eintrag ÜBER DIA-  GRAMM. 4. Markieren Sie die eingefügte Titelbe- zeichnung und schreiben Sie Umsatz- vergleich für Wien und St.Pölten. Das Titelfeld passt sich der Länge des eingegebenen Textes an. 5. Schließen Sie die Eingaben ab, indem Sie mit der Maus außerhalb der Titel- markierung klicken. Dieser Titel ist zweifelsohne zu lang. Er soll daher gekürzt werden. 6. Klicken Sie in das Titelfeld. 7. Markieren Sie den Text für Wien und St.Pölten . 8. Tippen Sie die -Taste. 9. Schließen Sie die Änderung ab, indem Sie mit der Maus außerhalb der Titel- markierung klicken. Um den ganzen Titel zu löschen, markieren Sie den Titel und drücken die - Taste. 6.2.2 Datenbeschriftung hinzufügen: Wert, Prozentsatz  Manche Darstellungen sind unübersichtlich. Verbessern Sie den Informationswert Kap 6.xlsx durch sinnvolle Beschriftung. Tabelle: 1. Wählen Sie das Kreisdiagramm aus der Tabelle Diagramm 6.2.2. Diagramm 6.2.2 2. Wählen Sie aus den DIAGRAMMTOOLS /ENTWURF /DIAGRAMMELEMENT HINZUFÜGEN / DA- TENBESCHRIFTUNGEN den Eintrag WEITERE DATENBESCHRIFTUNGSOPTIONEN… Team ALGE Seite 93

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 3. In dem nun rechts eingeblendeten Formatierungsbereich können verschiede- ne Beschriftungen festgelegt werden. 4. Wählen Sie die Prozentdarstellung aus, wählen Sie eine Beschriftungsposition aus und formatieren Sie die Zahlen mit einer Dezimalstelle. Durch Aktivierung der Beschriftung Wert, werden die Zellinhalte zu den einzelnen Datenreihen hinzugefügt.  Um die einzelnen Diagrammelemente zu bear- beiten, bietet das Kontextmenü des jeweiligen Elements eine Reihe von Befehlen an. Bewegen Sie dazu die Maus über dem Dia- gramm und warten ein paar Sekunden. Danach zeigt eine QuickInfo das angesprochene Dia- grammelement an. In den nachfolgenden Übungen wird diese Me- thode angewendet.  6.2.3 Hintergrundfarbe des Diagramms, Füllfarbe der Legende ändern Kap 6.xlsx Geben Sie dem Diagramm eine besondere farbliche Note. 1. Wählen Sie im Diagramm 6.2.3 das Säulendiagramm aus. Tabelle: 2. Bewegen Sie die Maus über das Diagramm 6.2.3 Diagramm und suchen Sie sich den Diagrammbereich. Klicken Sie mit der rechten Maustaste um das Kontextmenü zu öffnen. 3. Wählen Sie den Befehl DIAGRAMMBEREICH FORMA- TIEREN… 4. Im Formatierungsbereich finden Sie die Opti- onen mit denen Sie das jeweils ausgewählte Objekt formatieren können. 5. Öffnen Sie über das kleine Dreieck die Auswahl FÜLLUNG. Seite 94 Team ALGE

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 6. Wählen Sie EINFARBIGE FÜLLUNG  aus und legen Sie über die  DropDown-Palette der Schaltfläche FARBE Blau, Akzent 1, heller 60% fest. 7. Wählen Sie danach den Be- reich Zeichnungsfläche aus und legen Sie dafür die Farbe Weiß fest. 8. Klicken Sie auf die Legende und wählen zur Formatierung den Eintrag FÜLLUNG und darin FARBVERLAUF aus. Probieren Sie verschiedene Möglichkeiten. 9. Klicken Sie auf das Icon und wählen Sie die Position für die Legende aus (hier: Rechts). Auch ein Doppelklick auf die Legende öffnen Ihnen den Formatierungsbereich Legen- denposition. Der Formatierungsbereich bleibt nach dem ersten Aufruf (über Verweisschaltfläche oder  Kontextmenü) so lange am rechten Bildschirm erhalten bis Sie den Bereich über die Schaltfläche schließen. Bei Aufruf des Kontextmenüs erscheint in manchen Fällen auch die Schnellformatierungs- leiste. Über diese Schaltflächen wird die Formatierung noch einfacher. 6.2.4 Farbe einer Datenreihe (Säulen, Balken, Linien, Kreissegment)  ändern Kap 6.xlsx In den Diagrammen sollen die Tabellenwerte besonders hervorgehoben werden. Dazu eignet sich eine spezielle Farbzuweisung zu den einzelnen Datenreihen oder Tabelle: Datenpunkte. Diagramm 6.2.4 Im Diagramm 6.2.4 werden die Säulen der Datenreihe St.Pölten mit dunklem Grün ge- färbt und der Datenpunkt Wien-Baumaterial soll eine rote Füllung erhalten. 1. Klicken Sie einmal auf eine der Säulen für St.Pölten – alle Datenpunkte dieser Datenreihe sind markiert. Team ALGE Seite 95

ECDL Tabellenkalkulation mit EXCEL 2013 2. Öffnen Sie den Bereich für die Formatierung der ausgewählten Objekte mit einem Doppelklick auf eine Säule und geben nach einem Klick auf das Icon die einfärbige Füllung Olivgrün, Akzent 3, dunkler 50% ein. 3. Klicken Sie auf den Datenpunkt Wien-Baumaterial – die ganze Datenreihe ist markiert. 4. Klicken Sie nochmals auf diesen Datenpunkt – jetzt ist nur mehr diese Säule markiert. 5. Vergeben Sie die einfarbige Füllung Rot. Auf gleiche Weise werden die Datenreihen oder einzelne Datenpunkte auch aus an- deren Diagrammtypen formatiert. 6.2.5 Schriftgröße und -farbe des Diagrammtitels, der Achsen, des Le- gendentextes ändern Beschriftungen im Diagramm werden in Standardformaten dargestellt. Auch hier besteht die Möglichkeit, für alle Elemente, die eine Textierung beinhalten, individu- elle Schriften, Schriftgrößen und -farben zu vergeben.  1. Verwenden Sie das Säulendiagramm in Diagramm 6.2.5 Kap 6.xlsx 2. Markieren Sie das jeweilige Element – in unserem Beispiel die horizontale Achse mit den Beschriftungen der Warengruppen. Tabelle: Diagramm 6.2.5 3. Wählen Sie über das Kontextmenü den Ein- trag SCHRIFTART, es er- scheint der Dialog zur Formatierung der Schrift. 4. Wählen Sie die Schriftart Arial Narrow, Schriftgrad 11 und Schriftfarbe Rot aus und bestätigen Sie die Auswahl mit . Seite 96 Team ALGE