การจัดเตรียมข้อมูลสำหรับการวิเคราะห์ด้วยคอมพิวเตอร์

ผลงานวชิ า 3200-0011 คอมพวิ เตอร์และสารสนเทศในงานธุรกจิ จดั ทาโดย นายศุภกติ ต์ิ วะชังเงนิ นายณัฐสทิ ธ์ิ บุตรนุ้ย ระดับ ชัน้ ปวส.1 ห้อง2 แผนกวชิ าคอมพวิ เตอร์ธุรกจิ เสนอ ครูประภาศรี ตระกูลสุขทรัพย์ 1.

1. การจดั เตรียมเคร่ืองมือท่ใี ช้ในการเกบ็ รวบรวมข้อมูล เครื่องมือ วธิ ีการท่ีใชใ้ นการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล ในการวจิ ยั ใด ๆ ท่ีผวู้ จิ ยั จะสามารถkขอ้ มูลท่ีเกบ็ รวบรวมไดม้ าใชต้ อบปัญหาการวจิ ยั ท่ีก าหนดไวไ้ ดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ และมีความสอดคลอ้ งตามวตั ถุประสงคข์ องการวจิ ยั ได้ อยา่ งชดั เจนน้นั ผวู้ จิ ยั จ าเป็นจะตอ้ งเขา้ ใจในข้นั ตอนการเกบ็รวบรวมขอ้ มูล เครื่องมือ หรือวธิ ีการ ที่ใชใ้ นการเกบ็ รวบรวมที่มีคุณภาพ โดยเร่ิมตน้ จากการทาความเขา้ ใจในธรรมชาติของเครื่องมือหรือ วธิ ีการท่ีใช้ มีการศึกษาตวั แปรท่ีตอ้ งการศึกษาเพอื่ นามาสร้างและพฒั นาเคร่ืองมือ/วธิ ีการใหม้ ี ความสอดคลอ้ งกบั ลกั ษณะหรือประเภทของขอ้ มูลท่ีตอ้ งการใชต้ ่อไป การเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล 1. ความหมายของการเกบ็ รวบรวมข้อมูล การเกบ็ รวบรวมข้อมูล เป็นกระบวนการที่มีระบบ ข้นั ตอนในการด าเนินการของการวจิ ยั เพ่อื ใหไ้ ดข้ อ้ มูลท้งั เชิงปริมาณและเชิงคุณภาพจากแหล่งขอ้ มูลท่ีก าหนดไว้ ที่จะน ามาวเิ คราะห์ ในการตอบปัญหาการวจิ ยั ไดอ้ ยา่ งมีประสิทธิภาพ(Kerlinger,1986 :392) 2. ลกั ษณะสาคญั ของการการเกบ็ รวบรวมข้อมูล ลกั ษณะสาคญั ของการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูลที่ดีต่อการวิจยั 3. การเตรียมการสาหรับการเกบ็ รวบรวมข้อมูล ในการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล ควรไดม้ ีการเตรียมการสาหรับการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล (บุญธรรม จิตอนนั ต,์ 2540 : 91-92) 4. ข้นั ตอนในการเกบ็ รวบรวมข้อมูล ในการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูล 5. ปัจจัยทเ่ี กย่ี วข้องกบั การพจิ ารณาเลือกเคร่ืองมือและวธิ ีการในการเกบ็ รวบรวมข้อมูล ในการพจิ ารณาเลือกเคร่ืองมือและวธิ ีการในการเกบ็ รวบรวมขอ้ มูลมีปัจจยั ที่เกี่ยวขอ้ ง (ปาริชาติ สถาปิ ตานนท,์ 2546 : 163-165)

2. การสร้างรหสั และการกาหนดช่ือตวั แปร การสร้างรหสั และกาหนดช่ือตวั แปร โดยการนาแบบสอบถามมากาหนดชื่อตวั แปร ในแต่ละ ข้นั ตอนของแบบสอบถาม 1.การกาหนดตัวแปร (ใช้หน้าจอ Variable View) ในแต่ละตวั แปร โดยจะต้องกาหนด -Name หมายถึง ชื่อตวั แปร (ความยาวไม่เกิน 8 ตวั ) -Type หมายถึง ชนิดตวั แปร (Variable Type) -Numeric เป็นตวั แปรชนิดเป็นตวั เลข -String เป็นตวั แปรท่ีมีค่าเป็นอกั ษร ตวั เลข -Width and Decimal หมายถึง ความกวา้ งและจานวนจุดทศนิยมของแต่ละตวั แปร -Label หมายถึง ความหมายของตวั แปร -Values หมายถึง ค่าของตวั แปรกรณีที่แปลงจากขอ้ มูลเชิงกลุ่มเป็นตวั เลข เช่น 1= ชาย , 2= หญิง -Missing หมายถึง รหสั สาหรับค่าสูญหาย หรือ แบบสอบถามท่ีไม่สมบูรณ์ ไม่มีคาตอบ -No missing values ไม่ไดก้ าหนดค่าสูญหาย2. การพมิ พ์ค่าตัวแปร (การพมิ พ์ข้อมูลใน Data View) ข้นั ตอน -คลิก Data View ดา้ นล่าง -พิมพข์ อ้ มูลจากแบบสอบถามท่ีไดก้ าหนดค่าไวเ้ รียบร้อยแลว้ ใน Variable View

-การตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูล -เม่ือมีการบนั ทึกขอ้ มูลเรียบร้อยแลว้ มีความจาเป็นตอ้ งตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูล และหากพบวา่ มีการบนั ทึกขอ้ มูลผดิ พลาด สามารถตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูล ดงั น้ี -คน้ หาค่าของตวั แปร2.2 คาสงวน (Reserved Words) คาสงวน หรือ Reserved Words เป็นคาท่ี Visual Basic สงวนไวใ้ ชเ้ ป็นคาสง่ั ไม่สามารถนาคาเหล่าน้ีไปเป็นช่ืออยา่ งอื่นได้ คาสงวนใน Visual Basic2.3 ชนิดของข้อมูลใน Visual Basic (Varible Type) ในการประกาศตวั แปรส่ิงท่ีจะตอ้ งกระทาคู่กนั กค็ ือการระบุชนิดของขอ้ มูลที่จะเกบ็ ในตวั แปรน้นัดว้ ย ชนิดของขอ้ มูลใน Visual Basic2.4 การประกาศตวั แปร และการกาหนดค่าข้อมูลให้กบั ตวั แปร รูปแบบการประกาศตวั แปรในภาษา Visual Basic จะใชค้ าส่ัง DimDim ชื่อตวั แปร As ชนิดของขอ้ มูลการกาหนดค่าข้อมูลให้กบั ตวั แปร ในการกาหนดค่า (Assignment) ใหก้ บั ตวั แปร สาหรับชนิดของขอ้ มูลแต่ละชนิดจะมีรูปแบบแตกต่างกนั โดยใชเ้ ครื่องหมาย “ = ” ในการใหค้ ่ากบั ตวั แปร

- ข้อมูลชนิดตวั เลข ขอ้ มูลชนิดตวั เลข เช่น Byte, Integer, Double จะสามารถใส่ตวั เลขลงไปไดเ้ ลย (ไม่ตอ้ งมีเครื่องหมาย , ) เช่น Dim x As Integer = 4851 Dim y As Double = 1422.576- ข้อมูลชนิดบูลนีข้อมลู ชนิดบลู นี (Boolean) จะมคี ่าเป็นไปได้เพยี ง 2 ค่า คือ True หรือ False อย่างใดอย่างหน่ึงสามารถนาไปกาหนดค่าให้กบั ตัวแปรได้เช่นDim a As Boolean = TrueDim b As Boolean = False- ข้อมลู ชนิดสตริง ขอ้ มูลชนิดสตริง (string) คือ ขอ้ มูลท่ีเป็นสายอกั ขระหรือเป็นการนาเอาอกั ขระแต่ละตวั มาวางเรียงต่อกนั ซ่ึงขอ้ มูลชนิดสตริงจะมีความยาวเท่าไรกไ็ ด้ และไม่จาเป็นจะตอ้ งเขียนอกั ขระทุกตวั ติดกนั การกาหนดขอ้ มูลท่ีเป็นสตริง จะตอ้ งกาหนดจุดเร่ิมตน้ และสิ้นสุดของสตริงเสมอ โดยใชเ้ คร่ืองหมาย Double quote (“ ”) เช่นDim strName As String = “ Mr. Weerasak Kajornboon” ในกรณีท่ีสตริงจาเป็นจะตอ้ งมีเคร่ืองหมาย Double quote (“) อยดู่ ว้ ยใหเ้ ขียนเคร่ืองหมายน้ี 2 อนั ซอ้ นกนั เช่น

กาหนดตวั แปร str มีค่าเป็น I Love “VB” for .NET programming จะตอ้ งเขียน ดงั น้ี Dim srt As String = “ I Love ”“VB”“for . NET Programming”2.5 ค่าคงท่ี (Constant) ค่าคงท่ี คือ ค่าที่กาหนดใหก้ บั ตวั แปรค่าใดค่าหน่ึง เพอื่ จะนาไปใชง้ านตลอดท้งัโปรแกรม โดยไม่สามารถเปลี่ยนค่าตวั แปรน้นั ได้ การกาหนดค่าคงท่ี มีรูปแบบ ดงั น้ีConst ช่ือค่าคงที่ = ค่าที่กาหนดเช่น Cont PI = 3.141 หรือ กาหนดชนิดของข้อมลู ด้วย เช่นConst ชื่อคา่ คงท่ี As ชนิดของขอ้ มูล = ค่าท่ีกาหนดConst VAT As Integer = 7โดยปกติ การกาหนดชื่อค่าคงที่ นิยมใชภ้ าษาองั กฤษตวั ใหญ่ เพ่อื ใหแ้ ตกต่างจากตวั แปร

3 การจดั ทาคูม่ ือลงรหสั ในกรณีที่มีจานวนคาถามในแบบสอบถามมากๆ ผใู้ ส่รหสั อาจจะจารหสั ไดไ้ ม่ครบจึงจาเป็นตอ้ งจดั ทาคู่มือลงรหสั อนั ประกอบดว้ ยก. เลขท่ีแบบสอบถาม หมายถึงเลขท่ีของแบบสอบถามที่ไดร้ ับคืนกลบั มาการใส่เลขที่แบบสอบถาม จะทาใหส้ ามารถตรวจสอบขอ้ มูลจากแบบสอบถามไดง้ ่าย ในกรณีที่มีการพมิ พข์ อ้ มูล เช่น ถา้ พบวา่ อายขุ องผตู้ อบจากแบบสอบถามชุดท่ี 150 เป็น 99 ปี ทาใหส้ ามารถตรวจสอบวา่ พมิ พผ์ ดิ หรือไม่ โดยตรวจสอบจากแบบสอบถามชุดที่ 150ข. เลขท่ีคาถาม ( Question Number )เป็นเลขท่ีคาถามในแบบสอบถาม ผวู้ จิ ยั จะกาหนดรหสั ใหต้ รงกบั เลขที่ขอ้ ในแบบสอบถามค. ช่ือตวั แปร ( Variable Name )ส่วนใหญ่มกั จะกาหนดใหช้ ื่อตวั แปรสอดคลอ้ งกบั ความหมายของขอ้ มูล เช่น เพศ มกั จะใช้ SEX รายได้ เป็น INCOME เป็นตน้ง. รายการของขอ้ มูลเป็ นส่วนที่ระบุถึงคาถามในแต่ละขอ้จ. ขนาดของตวั แปรเป็นการกาหนดความกวา้ งของตวั แปร ถา้ เป็นตวั แปรเชิงปริมาณ เช่น คะแนนสอบ ตวั แปรอาจจะมีจุดทศนิยม ตอ้ งกาหนดจานวนหลกั หลงั จุดทศนิยมดว้ ย เช่น ถา้ ความกวา้ งของตวั แปร คะแนนสอบ เป็น 8.2 หมายถึงมีจานวนจุดหนา้ จุดทศนิยม 5 หลกั และจานวนหลกั หลงั จุดทศนิยม 2 หลกั ( เลข 8 รวมหมายถึงจานวนหลกั หนา้ จุดทศนิยม จุดทศนิยมและจานวนหลกัหลงั จุดทศนิยม )ฉ. ค่าท่ีเป็นไปไดพ้ ร้อมคาอธิบายความหมาย ( Possible Values or Label )หมายถึงส่วนที่จะระบุค่าท่ีเป็นไปไดข้ องตวั แปร เช่น ตวั แปร SEX มีค่า “ 0 ” หมายถึงชาย และคา่ “ 1 ” หมายถึงหญิง ส่วนเลข 9 หมายถึง ผตู้ อบไม่ตอบคาถามน้ี (missing values )

ตวั อยา่ งการจดั ทาคู่มือการกาหนดรหสั ของแบบสอบถามเร่ืองความพึงพอใจของการใหบ้ ริการของบริษทั ดีทวั ร์ ซ่ึงจะสอบถามจากลูกคา้ ท่ีเคยใชบ้ ริการของบริษทั ฯตวั อยา่ งบางส่วนของแบบสอบถามแบบสอบถามของการสารวจ “ ความพงึ พอใจของบริษทั แสนดีทวั ร์ ”ช่ือพนกั งานสมั ภาษณ์………………………วนั เดือน ปี ที่สัมภาษณ์…………………..สถานภาพส่ วนบุคคล1. เพศ ( ) 1. ชาย ( ) 2. หญิง2. อายุ ……ปี3. การศกึ ษาสูงสุด ( ) 4. ปริญญาตรี ( ) 1. มธั ยมตน้ ( ) 5. สูงกวา่ ปริญญาตรี ( ) 2. มธั ยมปลาย / ปวช. ( ) 6. อ่ืน ๆ (ระบุ)….. ( ) 3. อนุปริญญา / ปวส. ( ) 3. หยา่4. สถานภาพสมรส ( ) 4. เป็นหมา้ ย ( ) 1. โสด ( ) 2. แต่งงานแลว้5. รายไดต้ ่อเดือน( ) 1. ไม่มีรายได้ ( ) 4. 10,000-29,990 บาท( ) 2. ต่ากวา่ 5,000 บาท ( ) 5. 30,000-49,999 บาท( ) 3. 5,000 -9,999 บาท ( ) 6. 50,000 บาทข้ึนไป

6. อาชีพขอท่านในปัจจุบนั( ) 1. ขา้ ราชการ / พนกั งานรัฐวสิ าหกิจ ( ) 5. นกั เรียน / นกั ศึกษา( ) 2. พนกั งานธุรกิจเอกชน ( ) 6. กิจการส่วนตวั( ) 3. แม่บา้ น ( ) 7. อ่ืน ๆ ระบุ( ) 4. เกษตรกรการเดินทาง1. ท่านเดินทางไปต่างประเทศปี ละ …… คร้ัง2. จุดประสงคข์ องการเดินทางไปต่างประเทศ( ) 1. ธุรกิจ / ธุระอ่ืน ๆ( ) 2. พกั ผอ่ น( ) 3. ท้งั พกั ผอ่ นและธุรกิจ / ธุระอื่น ๆ3. ส่วนใหญ่แลว้ ท่านเดินทางไปต่างประเทศกบั ใครบา้ ง( ) 1. ไปคนเดียว( ) 2. ไปกบั ครอบครัว( ) 3. ไปกบั เพ่ือนสนิท4. ปัจจยั ที่ท่านเลือกใชบ้ ริการของบริษทั แสนดีทวั ร์ โดยใหเ้ รียงลาดบั ความสาคญั ปัจจยั ท่ีสาคญัท่ีสุดเป็นลาดบั ท่ี 1 ปัจจยั ท่ีสาคญั นอ้ ยที่สุดเป็นลาดบั ท่ี 4 โ ดยใหใ้ ส่ลาดบั ท่ีไวใ้ นวงเลบ็( ) 1. ชื่อเสียงของบริษทั( ) 2. ราคา( ) 3. ช่วงเวลาที่เหมาะสม ( ช่วงเวลาที่วา่ งตรงกบั ท่ีบริษทั แสนดีทวั ร์จดั )( ) 4. สายการบินท่ีบริษทั ใช้5. ท่านรู้จกั บริษทั แสนดีทวั ร์จากแหล่งใดบา้ ง ( เลือกไดห้ ลายคาตอบ )( ) 1. ทางทีวี( ) 2. ทางสื่อส่ิงพมิ พ์ เช่น หนงั สือพิมพ์ นิตยสาร ใบปลิว( ) 3. เพื่อน / ญาติ แนะนา( ) 4. สมุดโทรศพั ท์

ความพงึ พอใจในการบริการของบริษทั แสนดีทวั ร์ ท่านมีความรู้สึกอยา่ งไรเก่ียวกบั บริการดา้ นต่าง ๆ ของบริษทั แสนดี ดงั น้ี พอใจ พอใจ เฉยๆ ไม่ ไม่พอใจ อยา่ งยงิ่ พอใจ อยา่ งยง่ิ1. การบริการดา้ นการจอง คาแนะนา การติดต่อ2. คุณภาพและรสชาดของอาหาร3. การบริการของไกด์4. ความรู้ ความสามารถของไกดใ์ นการนาเที่ยว5. บริการดา้ นพาหนะ

4 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล ขอ้ มูลสถิติควรจะมีความสมบูรณ์ครบถว้ น (Completeness) และความถูกตอ้ ง (accuracy)มากพอสมควร เพอื่ ผใู้ ชข้ อ้ มูลจะไดน้ าไปใชใ้ นการวเิ คราะหว์ จิ ยั ใหไ้ ดผ้ ลใกลเ้ คียงความจริงมากท่ีสุด การท่ีจะไดม้ าซ่ึงขอ้ มูลที่มีความสมบูรณ์ถูกตอ้ งกค็ ือ ตอ้ งขจดั ความคลาดเคลื่อน ใหเ้ หลือนอ้ ยท่ีสุดวธิ ีการตรวจสอบคุณภาพของขอ้ มูล คือ• ตรวจสอบความครบถว้ นของขอ้ มูล เป็นการตรวจสอบรายการต่างๆ วา่ ไดม้ ีการบนั ทึกครบถว้ นทุกรายการท่ีกาหนดหรือไม่• ตรวจสอบความถูกตอ้ งและความแนบนยั ของขอ้ มูล เป็นการตรวจสอบขอ้ มูลวา่ มีการบนั ทึกมาถูกตอ้ งแนบนยั หรือไม่ ดงั น้ี• การตรวจสอบความแนบนยั ภายใน (Internal consistency) คือ การตรวจวา่ ขอ้ มูลที่มีความสัมพนั ธ์กนั มีความสอดคลอ้ งกนั หรือไม่• การตรวจสอบความแนบนยั ภายนอก (External consistency) เป็นการตรวจสอบความถูกตอ้ งของขอ้ มูล โดยอาศยั ความรู้ความชานาญหรือสถานการณ์ภายนอกมาช่วยในการพจิ ารณา

5 การจดั เตรียมไฟล์ข้อมูล ในอดีตขอ้ มูลท่ีจดั เกบ็ ไวจ้ ะอยใู่ นรูปของแฟ้มขอ้ มูลอิสระ (Conventional File) ซ่ึงระบบงานแต่ละระบบกจ็ ะสร้างแฟ้มของตนเองข้ึนมาโดยไม่เก่ียวขอ้ งสัมพนั ธก์ นั เช่น ระบบบญั ชี ที่สร้างแฟ้มขอ้ มูลของตนเอง ระบบพสั ดุคงคลงั (Inventory) ระบบการจ่ายเงินเดือน(Payroll) ระบบออกบิล (Billing) และระบบอ่ืนๆต่างกม็ ีแฟ้มขอ้ มูลเป็นของตนเอง หากมีการปรับปรุงแกไ้ ขกจ็ ะทาเฉพาะส่วนจึงทาขอ้ มูลขององคก์ าร บางคร้ังเกิดสับสนเนื่องจากขอ้ มูลขดั แยง้ กนั และในบางองคก์ ารอาจจะมีการเขียนโปรแกรมโดยใชภ้ าษาท่ีเขียนท่ีต่างกนั เช่นภาษาโคบอล (COBOL language)ภาษาอาร์พีจี(RPG) ภาษาปาสคาล (PASCAL) หรือภาษาซี (C language) ซ่ึงมีลกั ษณะของแฟ้มขอ้ มูลท่ีสร้างดว้ ยภาษาท่ีต่างกนั กไ็ ม่สามารถจะใชง้ านร่วมกนั ได้ จึงทาใหอ้ งคก์ ารเกิดการสูญเสียในขอ้ มูล ดงั น้นั ก่อนที่องคก์ ารจะนาคอมพวิ เตอร์มาใชจ้ ะตอ้ งมีการวางแผนถึงระบบการบริหารแฟ้มขอ้ มูล การแบ่งประเภทของแฟ้มขอ้ มูลและการจดั ระเบียบแฟ้มขอ้ มูลรูปแฟ้มประวตั ิลูกคา้

การบริหารแฟ้มขอ้ มูลจะตอ้ งมีการกาหนดโปรแกรมท่ีจะพฒั นาข้ึนมาวา่ จะใชภ้ าษาอะไร มีหน่วยงานใดตอ้ งใช้ ตอ้ งการขอ้ มูลอะไร ขอ้ มูลที่แต่ละแผนกตอ้ งการซ้ากนั หรือไม่ หรือมีขอ้ มูลอะไรที่ขาดหายไปและขอ้ มูลฟิ ลดไ์ หนท่ีจะใชเ้ ป็นคียใ์ นการคน้ หาขอ้ มูล เช่น การสร้างแฟ้มประวตั ิลูกคา้ประเภทของแฟ้มข้อมูล (File Type) เราสามารถจาแนกแฟ้มขอ้ มูลออกตามลกั ษณะของขอ้ มูลที่เกบ็บนั ทึกไวแ้ ละสามารถแบ่งแฟ้มขอ้ มูลออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ คือ1. แฟ้มข้อมูลหลกั (Master File) เป็นแฟ้มขอ้ มูลซ่ึงเกบ็ ขอ้ มูลท่ีสาคญั เช่น แฟ้มขอ้ มูลประวตั ิ ลูกคา้(Customer master file) ตามท่ีกล่าวไวข้ า้ งตน้ แฟ้มขอ้ มูลประวตั ิผจู้ ดั ส่งสินคา้ (Supplier master file)แฟ้มขอ้ มูลสินคา้ คงเหลือ (Inventory master file) แฟ้มขอ้ มูลบญั ชี (Account master file) เป็นตน้ ซ่ึงแฟ้มขอ้ มูลหลกั เหล่าน้ีเป็นส่วนประกอบของระบบงานบญั ชี (Account system)2. แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction file) เป็นแฟ้มท่ีบนั ทึกขอ้ มูลเกี่ยวกบั แฟ้มขอ้ มูลหลกั ที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวนั รายการที่เกิดข้ึนตอ้ งนาไปปรับปรุงกบั แฟ้มขอ้ มูลหลกั เพ่ือใหแ้ ฟ้มขอ้ มูลหลกั มีขอ้ มูลท่ีทนั สมยั อยตู่ ลอดเวลา การปรับปรุงแฟ้มขอ้ มูลสามารถทาไดห้ ลายอยา่ ง เช่น การเพิม่ รายการ (Add record) การลบรายการ (Delete record) และการแกไ้ ขรายการ (Edit)