คู่มือการปฏิบัติงานธุรการ

46 ข้นั ตอนการรบั หนังสือ แผนการปฏบิ ัติงานสารบรรณ(Flow Chart) ผูร บั ผดิ ชอบ กิจกรรม ระเบยี บทีเ่ กยี่ วขอ ง งานสารบรรณ รบั หนงั สอื จากหนวยงานภายนอก เอกสาร ระเบียบสํานักนายกรฐั มนตรี ท่วั ไป เอกสารลับจากไปรษณีย และอ่นื ๆ วาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ชั้นความเร็ว ตรวจสอบ คดั แยก ชั้นความลับ จัดหมวดหมหู นังสือและ A oB สิ่งพมิ พ ลงทะเบียนออกเลขรับเอกสารดว ยระบบ ไมตอ งลงทะเบียน เชน เอกสาร ตรวจสอบแลวไมถ กู ตอง เชน สารบรรณอเิ ล็คทรอนิกส ประชาสมั พันธ จดหมายสว นบคุ คล เปน ตน สงผดิ หนว ยงาน ไมมีผูลงนาม จดั สง ไปใหฝ า ยท่เี ก่ยี วของเพ่ือ เสนอผเู กี่ยวของโดยตรง ดาํ เนินการสง คนื ดําเนนิ การตอไป เสนอผูบรหิ าร พิจารณาส่งั การ c เสร็จส้นิ

47 หนังสอื สง สงออกไปภายนอก 1. ใหเจาของเร่ืองตรวจสอบความเรียบรอยของหนังสือ รวมท้ังส่ิงท่ีสงมาดวยใหครบถวน แลวสงเร่ือง ใหเ จา หนา ท่ีหนวยงานสารบรรณกลางเพื่อสงออก 2. เม่ือเจาหนาท่ีของหนวยงานสารบรรณกลางไดรับเรื่องแลวลงทะเบียนหนังสือสง เรียงลําดับ ติดตอกันไปตลอดปปฏิทิน กอนบรรจุซอง ตรวจความเรียบรอยของหนังสือ / สิ่งท่ีสงมาดวยใหครบถวน แลวปดผนึก สงได 2 วิธี คือ โดยทางไปรษณีย หรือสงโดยสมุดสงหนังสือ / ใบรับ ถาเปนใบรับใหนํามาผนึก ตดิ กบั สาํ เนาคฉู บับ ขัน้ ตอนการสง หนงั สอื หนงั สอื ทีห่ วั หนาสวนราชการลงนามแลว ออกเลขท่หี นงั สือ วนั เดอื น ป ประทบั ตราผลู งนาม I ตรวจสอบความเรยี บรอยของ หนงั สอื สิ่งที่สงมาดวย ลับ ปกปด EMS ธรรมดา จดั สง เรอ่ื งใหห นว ยงานตางๆ นาํ สง ไปรษณีย บรรจุซอง จา หนา ซอง –ปดซอง สง มอบให เจา หนาท่ที ่ีสงไปรษณีย และสง หนว ยงานทเ่ี กยี่ วของ รวบรวมสาํ เนาคืนเจาของเรอื่ ง ตรวจสอบใบเจง หน้รี ายเดือน นําสงการเงนิ เบกิ จาย เกบ็ สําเนาใบนาํ สง เขาแฟม

48 การเกบ็ และทาํ ลาย หนังสอื ราชการ การเกบ็ หนงั สอื ราชการ การเกบ็ หนังสือราชการ แบง ออกเปนกรรเก็บระหวา งปฏิบตั ิ การเกบ็ เมอ่ื ปฏิบัติเสรจ็ แลว และการเก็บ ไวเพ่อื ใชในการตรวจสอบ การเก็บระหวางปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไมเสร็จใหอยูในความรับผิดชอบของ เจาของเร่ือง โดยใหกําหนดวิธีการเก็บใหเหมาะสมตามข้ันตอนของการปฏิบัติงาน ประการสําคัญจะตองจัด แฟม สาํ หรบั เกบ็ ไวใ หเพียงพอ อาจมแี ฟมดังน้ี 1. แฟมกําลังดําเนินการ บรรจุเร่ืองท่ีอยูระหวางปฏิบัติ หรือยังจัดทําไมเสร็จตามภาระหนาที่ (ใชแ ฟม เดียวก็พอ) 2. แฟมรอตอบ เร่ืองในแฟมนี้ระบายมาจากแฟมกําลังจัดทําเปนเร่ืองที่ปฏิบัติเสร็จ ในภาระหนา ท่ขี องเจาหนาท่ีข้ันตอนหนงึ่ แลว แตเ ร่อื งยงั ปฏิบตั ไิ มจบตอ งรอการตอบจากสวนราชการอื่นอยู 3. แฟมรอเก็บ เร่ืองในแฟมนี้เปนเรือ่ งตาง ๆ ที่เจาหนาที่ปฏิบัติจัดทําเสร็จแลวเพื่อรอสงเก็บ ตามระเบียบตอไป ควรจัดหาแฟมรอเกบ็ ไวใหมากพอกับจํานวนหนังสือเรอ่ื งตางๆ และจัดทําสารบาญเรอื่ งไวที่ หนาปกหนา ดา นในดว ย 4. แฟมระเบียบปฏิบัติ เร่ืองในแฟมน้ีเปนเรื่องที่เก่ียวกับระเบียบราชการตาง ๆ หากจัดแบง เปน 2 ประเภท คือ ระเบียบท่ัวไปและระเบียบเกี่ยวกับการเงิน โดยแยกแฟมเก็บแลวทําสารบาญเรื่องประจํา แฟมไวท่ปี กหนา ดา นในดวย จะสะดวกตอการคน หา การเก็บเม่ือปฏิบัติเสร็จแลว คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว และไมมีอะไรที่จะตอง ปฏิบตั ิตอ ไปอีก โดยนาํ เรื่องจากแฟมรอเก็บในระหวา งปฏิบตั ิไปดําเนนิ การจัดเก็บยังหนวยเกบ็ ของสว นราชการ ตามระเบียบตอไป ซึ่งตองจดั ทําบัญชีหนังสือสงเก็บ ทะเบียนหนังสือเก็บ บัญชสี งมอบหนงั สือครบ 25 ป บัญชี หนงั สอื ครบ 25 ป ท่ีขอเก็บเอง และบญั ชฝี ากหนงั สอื กํากบั ดวย การเก็บหนังสือเพ่ือใชในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนังสือท่ีปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตจําเปน จะตองใชในการตรวจสอบเปนประจํา ไมสะดวกในการสงไปเก็บยังหนวยเก็บ ใหเจาของเร่ืองเก็บเปนเอกเทศ โดยแตงต้ังเจาหนาท่ีข้ึนรับผิดชอบก็ได เม่ือหมดความจําเปนท่ีจะตองใชในการตรวจสอบแลว ใหจัดสงหนังสือ นั้นไปยังหนวยเกบ็ ของราชการตามระเบียบตอ ไปนี้ การเก็บหนังสือราชการ เจาหนาที่ตองระมัดระวังหนังสือใหอยูในสภาพใชราชการไดทุกโอกาส หากชํารุดเสียหายตองรีบซอมใหใชราชการไดเหมือนเดิม หากสูญหายตองหาสําเนามาแทน ถาชํารุดเสียหาย จนไมสามารถซอมแซมใหคงสภาพเดิมไดใหรายงานผูบังคับบัญชาทราบและใหหมายเหตไุ วใ นทะเบียนเก็บดวย ถาหนังสือที่สูญหายเปนเอกสารสิทธิตามกฎหมายหรือหนังสือสําคัญท่ีเปนการแสดงเอกสารสิทธิใหดําเนินการ แจงความตอ พนักงานสอบสวน ขอสังเกต ตามระเบียบวาดวยงานสารบรรณฉบับใหม ไดกําหนดเพิ่มเติมไววาทุกปปฏิทินให สวนราชการจัดสงหนังสือท่ีมีอายุครบ 25 ป นับจากวันท่ีไดจัดทําข้ึนพรอมทั้งสงบัญชีมอบหนังสือครบ 25 ป ใหกองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศิลปากร ภายในวันท่ี 31 มกราคมของปถ ัดไป เวน แตห นังสอื ดังตอ ไปน้ี 1. หนังสือท่ีตองสงวนเปนความลับ ใหปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบวาดวยการรักษา ความปลอดภัยแหง ชาติ 2. หนงั สือท่ีมีกฎหมาย ขอบงั คบั หรอื ระเบียบท่ีออกใชเ ปน การทัว่ ไป กําหนดไวเ ปน อยางอืน่ 3. หนังสอื ราชการที่มีความจําเปน ตองเก็บไวที่สวนราชการน้นั ใหจดั ทําบัญชีครบ 25 ป ท่ีขอ เก็บเองสงมอบใหก องจดหมายเหตุแหง ชาติ กรมศิลปากร (หมายเหตุ เรื่องการเก็บหนังสอื ตามระเบียบใหมยังไมไดก าํ หนดวิธีการเกบ็ ไวอ ยา งชดั แจง เขาใจวาจะ ออกแนวปฏิบัตเิ กยี่ วกับเรอื่ งนี้เพิม่ เตมิ อีกในโอกาสตอ ไป)

49 การทําลาย ภายใน 60 วันหลังสิ้นปปฏิทินใหเจาหนาท่ีผูรับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สํารวจหนังสือท่ีครบอายุ การเก็บในปนั้น ไมวาจะเปนหนังสือที่เก็บไวเองหรือฝากเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แลวจัดทําบัญชีหนังสือขอทําลายเสนอหัวหนาสวนราชการระดับกรม เพื่อพิจารณาแตงตั้งคณะกรรมการ ทําลายหนังสือ บัญชีหนังสือขอทําลายใหจัดทําตามแบบท่ี 25 ทายระเบียบ อยางนอยใหมีตนฉบับและสําเนา คฉู บับ ใหหัวหนาสวนราชการระดับกรมแตงตั้งคณะกรรมการทําลายหนังสือประกอบดวยประธานกรรมการ และกรรมการอีกอยางนอยสองคนโดยปกติจะแตงตั้งจาก ขาราชการต้ังแตระดับ 3 หรือเทียบเทาขึ้นไป มติของคณะกรรมการใหถือเสียงขา งมาก ถา กรรมการผใู ดไมเ หน็ ดวยใหท ําบันทึกความเห็นแยง ไว ขน้ั ตอนการทําลายหนังสอื หนว ยเกบ็ สํารวจและจดั ทาํ บัญชีหนงั สือขอทาํ ลาย เสนอแตงต้ังคณะกรรมการทําลายหนังสอื จากหวั หนาสว นราชการ คณะกรรมการทําลายหนังสือ พจิ ารณาหนังสือตามบญั ชีขอทําลาย - หนังสอื ทไี่ มควรทาํ ลาย หัวหนาสว นราชการระดบั กรม - หนงั สอื ทีค่ วรทาํ ลาย สงไปเกบ็ ไวท่ี ทําลายโดย 1. หนวยเก็บ 0 พจิ ารณาหนงั สือตามรายงาน คณะกรรมการ 2. ฝากเก็บไวท่ีหอ ของคณะกรรมการ จดหมายเหตแุ หงชาติ ทาํ ลายหนงั สอื - รายงานผลการทาํ ลาย กรมศิลปากร ตอหัวหนา สวนราชการ ระดับกรม กองจดหมายเหตแุ หงชาติ 0พจิ ารณาใหค วามเหน็ ตามรายงาน ของหัวหนาสวน ระดบั กรม

50 คณะกรรมการทาํ ลายหนังสอื มหี นาทด่ี ังน้ี 1. พิจารณาหนังสือทจ่ี ะขอทําลายตามบัญชหี นังสอื ขอทาํ ลาย 2. ในกรณที ค่ี ณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสอื ฉบับใดไมควรทําลาย และควรจะขยายเวลาการเกบ็ ไว ใหลงความเห็นวาจะขยายเวลาการเก็บไวถึงเมื่อใด แลวใหแกไขอายุการเก็บในตรากําหนดเก็บหนังสือ โดยให ประธานกรรมการทาํ ลายหนงั สอื ลงลายมอื ชือ่ กาํ กับการแกไข 3. ในกรณีที่คณะกรรมการมีความเห็นวาหนังสือเรื่องใดใหทําลาย ใหกรอกเคร่ืองหมาย (x) ลงในชอง การพจิ ารณาของบญั ชีขอทาํ ลาย 4. เสนอรายงานผลการพิจารณา พรอมทั้งบันทึกความเห็นแยงของคณะกรรมการ (ถามี) ตอหัวหนา สว นราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาสัง่ การ 5. ควบคุมการทําลายหนังสือซึ่งผูมีอํานาจอนุมัติใหทําลายได โดยการเผาหรือวิธีอ่ืนใดที่จะไมให หนังสอื นั้นอา นเปนเรื่องได และเม่ือทาํ ลายเรยี บรอยแลวใหทําบันทึกลงนามรว มกนั เสนอผูม ีอํานาจอนุมตั ิทราบ เมอ่ื หัวหนา สว นราชการระดับกรมไดร บั รายงานแลวใหพ ิจารณาส่ังการ ดังนี้ 5.1 ถาเห็นวาเรื่องใดยังไมควรทําลาย ใหสั่งการเก็บหนังสือนั้นไวจนถึงเวลาการทําลายงวด ตอไป 5.2 ถาเห็นวาหนังสือเรื่องใดควรทําลายใหสงบัญชีหนังสือขอทําลายใหกองจดหมายเหตุ แหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณากอน เวนแตหนังสือประเภทที่สวนราชการน้ันไดขอทําความตกลงกับ กรมศิลปากรแลว ไมตองสงไปใหพิจารณาใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการใน หนังสือขอทาํ ลาย แลว แจง ใหส วนราชการที่สงบัญชหี นังสือขอทําลายทราบดงั นี้ 1) ถา กองจดหมายเหตแุ หงชาติ กรมศลิ ปากร เหน็ ชอบดว ยใหแจงใหสว นราชการนั้น ดําเนินการทําลายหนังสือตอไปได หากกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ไมแจงใหทราบอยางใดภายใน กําหนดเวลา 60 วัน นับแตวันท่ีสวนราชการนั้นไดสงเร่ืองใหกองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร ใหถือวา กองจดหมายเหตแุ หง ชาติ กรมศลิ ปากร ไดใหความเห็นชอบแลว และใหส ว นราชการทาํ ลายหนงั สอื ได 2) ถากองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร เห็นวาหนังสือฉบับใดควรจะ ขยายเวลาเก็บไวอยางใดหรือใหเก็บไวตลอดไป ใหแจงใหสวนราชการนั้นทราบและใหสวนราชการน้ัน ๆ ทาํ การแกไขตามที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากร แจงมา หากหนังสือใด ๆ กองจดหมายเหตุแหงชาติ 1 Iกรมศิลปากร เห็นควรใหสงไปเก็บไวที่กองจดหมายเหตุแหงชาติ ก็ใหสวนราชการนั้น ๆ ปฏิบัติตาม เพื่อประโยชนในการนี้ กองจดหมายเหตุแหงชาติ กรมศิลปากรจะสงเจาหนาที่มารวมตรวจสอบหนังสือของ สวนราชการนัน้ กไ็ ด การใชต ราครฑุ 1. ขนาดตราครุฑมาตรฐาน มี 2 ขนาด - ตัวครุฑสูง 3 เซนติเมตร ใชสําหรับการจัดทาํ กระดาษตราครฑุ - ตวั ครุฑสงู 1.5 เซนติเมตร ใชสําหรับการจัดทํากระดาษบันทึกขอความ 2. การวางตราครุฑใหวางหา งจากขอบกระดาษบนประมาณ 1.5 เซนติเมตร ตราชื่อสวนราชการท่ีใชเปนหนังสือประทับตรา มีรูปวงกลมซอนกัน เสนผานศูนยกลาง วงนอก 4.5 เซนตเิ มตร วงใน 3.5 เซนติเมตรลอมครฑุ

51 การควบคมุ และเรงรดั งานสารบรรณ การควบคุมและเรงรดั งานสารบรรณ คือ การควบคุมใหงานสารบรรณดําเนินไปโดยเรยี บรอย ถูกตอง ตามระเบยี บ รวดเรว็ และมหี ลักฐานครบถว น เพื่อใหก ารปฏิบตั งิ านในเร่อื งนั้น ๆ ไดเ สรจ็ สน้ิ โดยเรว็ การควบคุมและเรงรัดงานสารบรรณจะบังเกิดผลมากนอยเพียงใด ข้ึนอยูกับการเอาใจใสควบคุม ของผูบังคับบัญชาตามลําดับข้ัน และเพื่อใหงานสารบรรณดําเนินไปดวยความรวดเร็วและเรียบรอย ผบู งั คบั บญั ชาตอ งปฏิบัติงานสารบรรณใหเ ปน ตัวอยา งอันดีแกผ ใู ตบ งั คบั บัญชา 1. การเรงรดั งานดานสารบรรณท่วั ไป ใหด ําเนนิ การดงั นี้ 1.1 เพ่ือใหงานราชการดําเนินไปดวยความรวดเร็ว หนังสือราชการท้ังปวงท่ีไมมีปญหา ควรจะตองรีบดําเนินการใหเสร็จเรียบรอยไปโดยเร็ว และหากจะตองตอบใหทราบก็ใหตอบใหผูถามทราบ โดยเร็วตามกาํ หนดระยะเวลาทกี่ ําหนดไว สาํ หรับการปฏิบัตริ าชการของสว นราชการนน้ั ๆ 1.2 หนังสือราชการท้ังปวงท่ีไมมีปญหา เมื่อถึงบุคคลใดบุคคลน้ันตองพิจารณาเสนอ ความคดิ เหน็ ใหทนั ที ใหเ สร็จในวันน้นั หรืออยา งชา ในวันรงุ ข้ึน 1.3 งานท่ีประทับตราคําวา ดวนที่สุด ดวนมาก ดวน ใหรีบดําเนินการใหเสร็จโดยทันที สําหรับงานท่ีมกี ําหนดเวลา ใหเ รงดาํ เนนิ การใหแ ลวเสรจ็ ภายในกําหนดเวลา 1.4 สําหรับงานท้ังปวง ถาเปนงานที่มีปญหาใหแจงใหเจาของเรื่องท่ีถามทราบถึงปญหา ช้ันหนงึ่ กอ น 2. การตรวจสอบเพื่อเรงรัดงาน ใหมีการตรวจสอบงานสารบรรณเพื่อดําเนินการเรงรัดเปนงวด ๆ โดยแบง ออกเปน 3 งวด คอื ประจําสัปดาห ประจาํ เดือน และประจาํ ป 2.1 การเรงรัดประจําสัปดาห จะตองพิจารณาวางานท่ีผานมาในสัปดาหหน่ึง งานเสร็จ เรียบรอยเพียงใด จัดเก็บเขาแฟมเรียบรอยตามระเบียบหรือไม งานท่ีค่ังคางมีมากนอยเพียงใด ติดคางอยูที่ใด แลวเรงรดั ใหม ีการปฏบิ ัติโดยรวดเรว็ ดวยวาจาหรอื หนังสอื 2.2 การเรงรัดประจําเดือน ใหพิจารณาวางานที่รับเขามาแตละเดือนดําเนินการเสร็จ เรียบรอยเพียงใด จัดเก็บเขาระบบเรียบรอยตามระเบียบหรือไม งานที่คั่งคางติดอยูที่ใด และไดดําเนินการไป แลวเพยี งไร แลวเรง รัดใหม กี ารปฏบิ ตั ิโดยเรว็ การเตอื นเมือ่ เห็นลาชา ใหเตอื นเปน หนงั สอื 2.3 การเรงรัดประจําป ใหปฏิบัติเชนเดียวกับการเรงรัดประจําเดือน แตใหพิจารณาวา หนังสอื ทเี่ กบ็ ไวน ัน้ จะตองไดร บั การทําลายตามระเบยี บท่ีกาํ หนดไวห รือไมอ ีกดว ย 1 I2.4 งานที่เปนเรอ่ื งเรงดว นเปน กรณีพิเศษ ใหมีการเตือนเรงรัดเปน พเิ ศษ ไมต องคาํ นงึ ถงึ เวลา ที่กําหนดไว

52 หลักการเขียนหนงั สือติดตอราชการ สว นประกอบของหนงั สือราชการ หนังสือราชการมีโครงสรางสาํ คัญ 4 สว นดังน้ี 1. สว นหวั หนงั สอื 2. สว นเหตทุ ่มี ีหนงั สือไป 3. สวนจุดประสงคท่มี ีหนังสือไป 4. สวนทายของหนงั สือ สวนหัวหนังสือ ประกอบดวย ชื่อเรื่อง และคําข้ึนตน ซึ่งจะตองเขียนใหถูกตองตามฐานะ ของผูร ับหนงั สอื สวนเหตุที่มีหนังสือไป ตองเขียนเร่ิมตนดวยคําเหมาะสม อางเหตุท่ีมีหนังสือไป ใชสรรพนาม ใหเ หมาะสม สว นจดุ ประสงคทม่ี ีหนังสือไป ตองเขียนใหต รงกบั ลักษณะของเรื่องและจุดมุงหมายทม่ี ีหนังสือไป สวนทายหนังสือ ตองเขียนคําลงทายในหนังสือภายนอก ภายใน ใหถูก และเขียนรายการอ่ืน ๆ ในหนงั สอื ทุกชนดิ ใหถูกตอง 1) การเขยี นขอความในสวนหัวหนังสอื สวนหวั ของหนงั สอื มีสิ่งสาํ คญั ทต่ี อ งเขียนอยู 2 อยาง ไดแ ก “เรอื่ ง “ และ “คําขึ้นตน” 1. “เร่ือง” คือ ใหสรุปใจความสําคัญของหนังสือใหสั้นที่สุด แลวนํามากําหนดเปนชื่อเร่ือง ชื่อเรอื่ งจงึ ตอ งสอดคลองกับขอ ความของหนงั สือถา เคยมีหนงั สอื ติดตอ กันมากอนแลว ใหใ ชช อ่ื เร่ืองเดมิ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณกําหนดวา กรณีที่เปนหนังสือตอเนื่อง ปกติให ลงช่ือเรื่องของหนังสือฉบับเดิม เพ่ือเก็บคนอางอิงไดงาย แตถาหนังสือฉบับเดิม เขียนชื่อเร่ืองไมดี ไมถูก จะปรับปรุงถอยคําใหดี ถูกตองก็ได กรณีหนังสือฉบับเดิมอาจเปนขออนุมัติ ขออนุญาต ขอผอนผัน ขอความ อนุเคราะห หรือขอเงิน หรือสิ่งของใด ๆ เชน หนังสือฉบับเดมิ อาจใชช่ือเร่ืองวา “ขออนุมัติ……” ถาหนงั สือที่ ตอบใชช่ือเร่ืองเดิม เสมือนผูตอบกลับเปนผูขอไปยังผูขออีก ควรปรับปรุงชื่อเรื่องท่ีตอบไป โดยเติมคําวา “การ” ลงไปขา งหนาเปน “ การขออนมุ ัติ...” ในกรณีปฏิเสธ ไมควรใชช่ือเร่ืองในลักษณะปฏิเสธวา “ไมอนุมัติ….” “ไมอนุเคราะห” ใหใช คําวา “การ” นําหนา 1 I2. “คําข้ึนตน” ใชท้ังในหนังสือภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ตามที่กําหนดไวใน ระเบียบสาํ นักนายกรัฐมนตรีวาดว ยงานสารบรรณ 2) การเขยี นขอความในสวนเหตุท่ีมีหนงั สือไป เหตุทีม่ ีหนังสือไป คือ ขอความท่ีผูมีหนังสือไปแจงไปยังผรู ับหนงั สือเปนการบอกกลาววาเหตใุ ดจึงตอง มีหนังสือไป ซ่ึงจะเขียนยอหนาตอจากคําข้ึนตน อาจกลาวถึงเหตุที่มีหนังสือไปเพียงตอนเดียวแลวก็แจง จุดประสงค หรือกลาวถึงเรื่องเดิมที่เคยติดตอกันมาตอนน้ี และเรื่องสืบเนื่องตอมาอีกตอนหน่ึงแลวก็แจง จุดประสงค หรือกลาวถึงเร่ืองเดิมที่เคยติดตอกันมาตอนหน่ึง เร่ืองสืบเน่ืองตอมาอีกตอนหน่ึง และผลสืบเน่ือง ตอไป หรือเรือ่ งเก่ียวขอ งอีกตอนหน่งึ แลว กแ็ จงจดุ ประสงค แลวแตก รณี

53 คําเร่ิมตน แจง เหตุทมี่ ีหนงั สอื ไป จะเริ่มตน ดว ยคาํ ใดคําหนงึ่ ใน 5 คํานี้ คอื ดวย ใชในกรณีที่เปนเรื่องใหม ซึ่งไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ระหวางผูมีหนังสือไปกับผูรับ หนังสอื เก่ียวกับเรอื่ งนนั้ โดยเกร่นิ ข้นึ มาลอย ๆ เนื่องจาก ใชในกรณีท่ีเปนเรื่องใหม ซึ่งไมเคยติดตอหรือรับรูกันมากอน ระหวางผูมีหนังสือไปกับผูรับ หนังสือเก่ียวกับเรื่องนั้น และตองการอางเปนเหตุอันหนักแนนท่ีจําเปนตองมีหนังสือไป เพ่ือใหผูรับดําเนินการ อยา งใดอยา งหนึ่ง ตามที่ อนุสนธิ ใชในกรณีท่ีเคยมีเร่ืองติดตอหรือรับรูกันมากอน ระหวางผูมีหนังสือไปกับผูรับหนังสือ ซ่ึงจะอางเรื่องที่เคยติดตอหรือรับรูกันมากอนดังกลาวน้ัน โดยจะตองมีคําวา “น้ัน” อยูทายตอนแรก และ จะตองมีขอความซ่ึงเปนเหตุท่ีมีหนังสือไปอีกตอนหน่ึงเปนอยางนอยเสมอ จะเขียนแจงเหตุท่ีมีหนังสือไปตอน เดียวแลว เขยี นจุดประสงคท ่มี ีหนังสอื ไป (ท่ีเร่มิ ดวยคาํ วา “จงึ ” ) ไมได การเขียนเหตุที่มีหนังสือไป อาจมีท่ีมาจากหลายทาง เชน จากผูมีหนังสือไป เหตุจากบุคคลภายนอก เหตจุ ากเหตกุ ารณท ่ปี รากฏข้นึ และเหตจุ ากผูรับหนงั สอื ตัวอยา ง ดวยทานเปนผูสอบแขงขันไดในการสอบแขงขันเพื่อเขารับราชการ ในตําแหนงพนักงานราชการ และ ถึงลําดบั ทท่ี จี่ ะบรรจุเขารบั ราชการแลว จงึ ขอใหท ราบไปรายงานตัว ณ ...............................ภายในวนั ท.ี่ ........................................หากทา นมไิ ด ไปรายงานตัวภายในกําหนดนี้ ถือวาทานสละสิทธใ์ิ นการบรรจุเขา รับราชการ 3) การเขยี นขอความในสวนจดุ ประสงคที่มีหนังสอื ไป ลักษณะของจุดประสงคท่ีมีหนังสือไป จุดประสงคที่มีหนังสือไป อาจมีลักษณะและความมุงหมาย อยางใดอยา งหนึง่ ตอ ไปน้ี ลกั ษณะ ความมงุ หมาย ลกั ษณะ ความมุงหมาย คาํ แจง เพอื่ ทราบ เพื่อใหพจิ ารณา เพ่อื อนมุ ตั ิ เพื่อใหด าํ เนนิ การ เพ่อื ใหความรว มมอื เพอื่ ถอื ปฏิบัติ คําขอ เพื่อพจิ ารณา เพอ่ื ใหชว ยเหลอื เพื่อใหความรวมมอื เพ่ือใหด าํ เนินการ คําซักซอ ม เพอื่ ใหเขาใจ คําชีแ้ จง เพื่อใหเ ขา ใจ คํายืนยนั เพื่อใหแ นใจ คาํ สง่ั เพอ่ื ใหป ฏบิ ัติ คาํ เตอื น เพ่ือไมใ หลมื ปฏบิ ัติ คํากําชับ เพอ่ื ใหปฏบิ ตั ิตาม เพอื่ ใหส ังวรระมดั ระวงั คาํ ถาม เพื่อขอทราบ คาํ หารอื เพื่อขอความเห็น

54 ตวั อยา ง คาํ แจง จึงเรยี นมาเพอ่ื ทราบ จึงขอแจง ใหท ราบไวล วงหนา คาํ ขอ จึงเรียนมาเพอ่ื ขอไดโ ปรดพิจารณาอนมุ ตั ิใหดว ย จงึ เรยี นมาเพอื่ โปรดนําเสนอคณะรัฐมนตรพี จิ ารณาตอไปดวย จงึ เรียนมาเพอ่ื ขอไดโ ปรดใหความรว มมือในการนต้ี ามสมควรดว ย จงึ เรียนมาเพอื่ กรุณาอนมุ ตั ใิ นขอ ............... จงึ เรียนมาเพ่อื กรณุ าพิจารณา หากเหน็ สมควรกรุณาอนุมัตใิ นขอ.. คาํ ซักซอ ม จงึ ขอเรยี นซอ มความเขา ใจมาเพื่อถือเปน หลักปฏิบัตติ อไป คําชแี้ จง จงึ เรยี นชแ้ี จงมาเพอ่ื ทราบ จึงเรยี นชแ้ี จงมาเพ่อื โปรดเขาใจตามนด้ี ว ย คํายืนยนั จึงขอเรียนยืนยันมาเพอื่ ทราบ จึงขอเรียนยนื ยนั ขอตกลงดังกลา วมา ณ ทน่ี ้ี คําส่งั จึงเรยี นมาเพ่ือถือเปน หลกั ปฏิบัติตอ ไป จึงเรยี นมาเพอ่ื ดําเนนิ การตอ ไป คาํ เตือน จงึ ขอเรียนเตือนมาเพ่ือโปรดดาํ เนินการเรอ่ื งนี้ใหเ สรจ็ โดยดวนดว ย บดั นลี้ วงเลยมานานแลว ยงั ไมไดร บั รายงานเกยี่ วกบั เรื่องนแี้ ตป ระการใด จึงขอเรยี นเตือนมา บดั นี้ถึงกาํ หนดชาํ ระคา ธรรมเนียมแลว จึงขอไดโปรดนําเงินจาํ นวน ......... บาท ไปชําระภายในวนั ท.่ี ....................... คํากําชบั1 I2. การตั้งระยะบรรทดั ใหใชคาระยะบรรทดั ปกติคือ 1 เทา หรอื single จงึ เรียนมาเพอ่ื จดั ไดป ฏบิ ตั ิตามมตคิ ณะรัฐมนตรดี ังกลา วโดยเครงครดั ตอ ไป จึงเรยี นมาเพ่อื โปรดกําชับเจาหนา ทใ่ี หร ะมัดระวงั มิใหเกดิ กรณเี ชนนี้ ข้ึนอีก คําถาม จงึ เรยี นมาเพื่อขอทราบวา......................................... คาํ หารือ จงึ ขอเรียนหารือมาวา ............................................... จึงเรียนมาเพอื่ พิจารณาวินิจฉัย แลว แจงผลใหท ราบดวยจะขอบคณุ มาก การตั้งคา ในโปรแกรมการพิมพ 1. การตั้งระยะขอบหนา กระดาษ ขอบซาย 3 เซนตเิ มตร ขอบขวา 2 เซนติเมตร 3. การตง้ั คา ไมบ รรทัดระยะการพิมพอ ยรู ะหวาง 0 – 16 เซนติเมตร

55 การรางหนงั สือ การรางหนังสือ คือการเรียบเรียงขอความขึ้นตนตามเร่ืองท่ีจะแจงความประสงคไปยังผูรับหรือ ผูท่ตี อ งการทราบหนงั สือนั้น กอ นทีจ่ ะใชจ ัดทําเปนตนฉบับ เหตุที่ตองรางหนังสือ เพ่ือใหมีการตรวจแกไขใหเหมาะสมถูกตองตามระเบียบแบบแผนเสียกอน เวน แตห นงั สอื ท่ีเปนงานประจาํ ปกติอาจไมตอ งเสนอตรวจแกกไ็ ด หลักการรางหนังสือ คือ ผูรางจะตองรูและเขาใจใหแจมแจง แยกประเด็นท่ีเปนเหตุผลและ ความมุงหมายทจี่ ะทําหนงั สอื นน้ั โดยต้ังหวั ขอ เกี่ยวกับเร่อื งท่ีจะรางวา อะไร เมือ่ ไหร ท่ีไหน ใคร ทําไม อยา งไร เปนขอ ๆ ไว การรางใหขึ้นตนเร่ิมใจความท่ีเปนเหตุกอน ตอไปจึงเปนขอความที่เปนความประสงคและ ขอตกลง ถามหี ลายขอ ใหแ ยกเปนขอ ๆ เพื่อใหชดั เจนและเขาใจงาย ความใดอางถึงบทกฎหมาย กฎ ขอบังคับ ระเบียบ คําส่ัง หรือเร่ืองตัวอยาง ตองพยายามระบุใหชัดเจน พอท่ีฝายผูรับจะคนหามาตรวจสอบไดสะดวก การรา งควรใชถอยคําส้ันแตเขาใจงาย พยายามใชคําธรรมดาที่มีความหมายไดหลายทาง สํานวนท่ีไมเ หมาะสม สําหรับใชเปน สํานวนหนงั สอื ไมควรใช ควรระวงั อักขรวิธี ตวั สะกด การันต และวรรคตอนใหถ ูกตอ ง ขอสาํ คัญ ตองระลกึ ถงึ ผทู จี่ ะรบั หนังสือวาเขา ใจถูกตองตามความประสงคที่มหี นงั สอื ไป การรางหนังสือโตตอบ จะตองรางโดยมีหัวขอตามแบบที่กําหนดไวผูรางจะตองพิจารณาดวยวา หนังสือนั้นควรจะถึงใครบาง หรือควรจะทําสําเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบันทึกไวในราง ดว ย การอางเทาความตองพจิ ารณาวา เร่ืองท่จี ะรา งนี้ผรู ับหนงั สือทราบมากอนหรือไม ถาเคยทราบมากอนแลว ความตอนใดท่ีเปนเหตุก็ยอลงได หรือถาเปนการตอบหนังสือท่ีผูรับมีมา ขอความเปนเหตุเพียงแตอางชื่อเรื่อง ก็พอ การรางหนังสือไมวาจะรางถึงผูใดก็ตาม ใหใชถอยคําสุภาพ และสมกับฐานะของผูรับ ถาเปนการปฏิเสธ คาํ ขอควรแจง เหตุผลในการทตี่ อ งปฏิเสธคาํ ขอควรแจง เหตุผลในการทตี่ องปฏเิ สธใหผ ขู อเขาใจ การรางหนังสือท่ีมีลักษณะเปนการสั่งการ ไมวาจะเปนหนังสือสั่งการตามระเบียบหรือรางเปน หนังสือราชการประเภทอื่น ตองมีขอตกลงอันเปนเหตุเปนผลเชนเดียวกัน ใชคําตองใหรัดกุมอยาเปดชองให ตีความไดหลายนัย ซึ่งอาจทําใหเขาใจผิด และควรใชถอยท่ีผูรับคําสั่งสามารถปฏิบัติไดเพ่ือใหคําส่ังน้ันไดผล สมความมุงหมาย ขอความที่เปนเหตุในคําส่ังจะมีประโยชนในการชวยแสดงเจตนารมณของการส่ังใหชัด เพอื่ สะดวกในการตีความเอจาํ เปน และทําใหผูปฏบิ ัติรคู วามหมายชัด ชวยใหปฏิบัตไิ ดถ ูกตอ งและอาจพิจารณา แกไขปญหาไดเม่ือมีอุปสรรค กอนรางควรพิจารณาคนควาวามีกฎหมายใหอํานาจสั่งการไดแลวประการใด คําส่ังตอ งไมขัดกับกฎหมาย ระเบยี บ ขอบังคบั ถาขัดกบั คาํ ส่งั เกา ตอ งยกเลิกคําส่งั เกาเสยี กอน 1 Iการรางหนังสือประชาสัมพันธ เชน ประกาศ แถลงการณ ขาว จะตองรางตามแบบท่ีกําหนดไว สว นขอ ความตอ งสมเหตสุ มพล เพือ่ ใหผูอา นนึกคิดคลอ ยตามเจตนาที่ตองการ อยาใหมีขอ ขัดแยงกนั ในฉบบั น้ัน หรอื ขดั แยง กับฉบับกอ นเวน แตเปน การแถลงแก ทง้ั น้คี วรใชถอ ยคาํ สภุ าพ ดงั นั้น เพ่ือความสะดวกในการเขยี นราง ผบู ังคับบัญชาอาจกําหนดตัวอยา งใหถือเปนแนวทางปฏิบัติได แตเพ่ือการประหยัด กระดาษรางจะใชกระดาษที่มีอยู แมแตกระดาษพิมพแลวหนาหนึ่งและไมใช อาจใช อีกหนาหน่ึงเปนกระดาษรางหนังสอื ก็ไดไมจาํ เปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ

56 หนังสือภายนอก คอื หนังสือติดตอราชการทเ่ี ปน แบบพิธี ใชติดตอระหวางสวนราชการ หรือสวนราชการมีถงึ หนว ยงาน อนื่ ซง่ึ ไมใ ชส ว นราชการ หรือที่มถี ึงบุคคลภายนอกโดยใชกระดาษครฑุ เชน สํานักงานคณะกรรมการการศึกษา ข้ันพื้นฐานมีหนังสือถึงสํานักงาน ก.พ. โรงเรียนสงหนังสือถึงสํานักงานเขตพ้ืนที่การศึกษา กรมการปกครองมี หนังสือถึงบริษัท สุวนิช จํากัด กรมศุลกากรมีหนังสือถึง นายทวี แสงกลา เลขท่ี 916 ถนนพระราม 6 พญาไท กรุงเทพมหานคร เปนตน การพมิ พหนงั สือภายนอก 1. การพมิ พเ รือ่ งคําขนึ้ ตน หางถึงสง่ิ ท่สี ง มาดว ยใหม ีระยะหางระหวา งบรรทัดระหวางกนั เทา กบั ระยะ บรรทัดปกตแิ ละเพ่ิมคา กอ นหนาอีก 6 point 1 enter + before 6 point 2. การพิมพข อความภาพเหตุภาคความประสงคแ ละภาคสรุปใหมรี ะยะบรรทดั ระหวา งขอความแตล ะ ภาคหา งเทา กับระยะบรรทัดปกตแิ ละเพม่ิ คา กอนหนา อีก 6 point 1 enter + before 6 point 3. การยอหนาขอความภาคเขตภาคประสงคและภาคสรุปใหมรี ะยะยอหนาตามคาไมบรรทัดระยะการ พมิ พเ ทากบั 2.5 เซนติเมตร 4. การพมิ พคําลงทายใหมีระยะบรรทดั หา งจากบรรทดั สดุ ทายภาคสรปุ เทากับระยะบรรทดั ปกตแิ ละ เพิ่มคากอนหนา อีก 6 point 1 enter + before 12 point 5. การพมิ พช่ือเต็มของเจาของหนังสือใหเวนบรรทัดการพิมพ 3 บรรทัด จากคาํ ลงทาย 6. การพิมพช่อื สวนราชการเจาของเรื่องใหเ วน บรรทัดการพิมพ 3 บรรทดั จากตาํ แหนงของเจาของ หนงั สอื 1I

57 แบบหนังสอื ภายนอก ชั้นความลบั (ถา ม)ี ชั้นความเร็ว (ถา มี) (สว นราชการเจาของเรอื่ ง) (2) ท่ี .......(1)...../.............. (วนั เดือน ป) (3) เร่อื ง…(4)…………………………………………………………. (คําขน้ึ ตน) (5) อางถึง (ถา มี) (6) สิ่งทสี่ งมาดวย (ถามี) (7) (ขอ ความ)……(8)……………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………. ( คําลงทา ย ) (9) ( ลงชอื่ ) (10) ( พมิ พช ่อื เต็ม ) (ตําแหนง ) (11) (สวนราชการเจาของเร่อื ง) (12) โทร. ....................................(13) โทรสาร................................. สําเนาสง (ถาม)ี (14) ชนั้ ความลับ (ถามี)

58 คาํ อธิบาย (1) ท่ี ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือสงเรียงลําดับ เลขหนังสือสงตามปปฏิทิน เชน หนังสือสํานักงาน ก.พ. ลงรหัสตัวพยัญชนะ นร (สํานักนายกรัฐมนตรี) และ เลขประจําเจา ของเรอ่ื ง 0601 (06 คอื สํานกั งาน ก.พ. และ 01 คอื สาํ นักงานเลขานกุ ารกรม) (2) สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการหรือคณะกรรมการที่เปน เจา ของหนงั สือนน้ั พรอมทงั้ ลงท่ตี ั้งดว ย เชน สาํ นักงาน ก.พ. ถนนพษิ ณโุ ลก กทม. 10300 (3) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เชน 25 สิงหาคม 2526 (4) เร่ือง ใหลงเรื่องยอท่ีเปนใจความส้ันท่ีสุดของหนังสือฉบับนั้นในกรณีที่เปนหนังสือตอเนื่อง โดยปกติ ใหล งเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม (5) คําข้ึนตน ใหใชคําข้ึนตนตามฐานะของผูรับหนังสือ (ตามตารางการใชคําขึ้นตน คําลงทาย ขางทาย) แลวลงช่ือตําแหนงของผูท่ีหนังสือน้ันมีถึงหรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไมเกี่ยวกับตําแหนง หนา ท่ี (6) อา งถึง (ถามี) ใหอางถึงหนังสือท่ีเคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผูรับหนังสือไดรับมา กอน โดยใหลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือ วันที่ เดือน ป ของหนังสือน้ัน เชน อางถึง หนังสือกรมวิชาการ ท่ี ศธ 0601/5780 ลงวันท่ี 25 สงิ หาคม 2526 เปน ตน (7) ส่ิงที่สงมาดวย (ถามี) ใหลงชื่อส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารทสี่ งไปพรอมกับหนังสือน้นั ในกรณี ท่ไี มส ามารถสง ไปในซองเดียวกันใหแ จงวา สงไปโดยทางใด (8) ขอความ ใหล งสาระสาํ คญั ของเร่ืองใหชดั เจนและเขาใจงาย แบง เปน 23 ตอน คือ ก. สาเหตุ ท่ีเขียนหนงั สือฉบับน้นั - ถา ติดตอกนั เปนครัง้ แรก ข้นึ ตน หนังสือวา “ดวย” หรือ “เนอ่ื งจาก” - ถาเปนหนังสือตอบ หรือมีการอางถึงเรื่องเดิมท่ีเคยติดตอกันมากอนข้ึนตนโดยใชคําวา “ตาม” “ตามท่ี” หรือ “อนุสนธิ” แลวสรุปใจความสั้นๆ ที่คลุมเน้อื หาสําคัญของหนังสือฉบับทอ่ี างถึงจบความ ดว ยคาํ วา “น้นั ” แลวขึน้ ยอ หนาใหมเขียนขอ ความทส่ี บื เนอื่ งหรอื ผลตอเน่อื งกบั หนงั สืออา งถึงนนั้ วา ดําเนนิ การ 1 Iอะไรไปบา งแลว เพื่อเชอ่ื มโยงวตั ถุประสงคใ นยอหนาตอ ไป ข. วตั ถุประสงค ของหนงั สอื ฉบับน้ัน หมายถงึ ความมงุ หมายทม่ี ีหนังสือไปเพ่ือจะใหผ ูรับหนังสือ ทําอะไรหรอื ทําอยา งไร เชน - เพอ่ื ทราบ - เพือ่ ใหน ําเสนอตอไป - เพ่อื พิจารณา - เพื่อสั่งการ - เพ่ือยดึ ถือเปน หลักปฏิบัติ - เพื่ออนมุ ตั ิ ฯลฯ

59 วตั ถุประสงคของเร่ืองอาจเปนลักษณะคําขอ คาํ ส่ัง คําอนุมัติ หรอื ขอตกลงก็ได โดยยอ หนาใหม ขึ้นตน ดวยคาํ วา “จงึ ” แลวตอดวยความมงุ หมายหรอื วตั ถปุ ระสงคข องเรอ่ื ง (9) คําลงทาย ใหใชคําลงทายตามระเบียบงานสารบรรณ (ตามตารางการใชคําข้ึนตน คําลงทาย ขา งทา ย) (10) ลงชื่อ ใหลงลายมือชอื่ เจา ของหนังสือ หรอื พมิ พช อื่ เตม็ ของเจาของลายมอื ชื่อไวใ ตลายมอื ชือ่ (11) ตําแหนง ใหล งตําแหนงของเจา ของหนงั สอื (12) สวนราชการเจา ของเรือ่ ง ใหล งช่อื สว นราชการเจาของเร่ืองหรอื หนวยงานท่ีออกหนังสือ (13) โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานท่ีออกหนังสือและ หมายเลขภายในตสู าขา (ถาม)ี ไวด ว ย (14) สําเนาสง (ถามี) ในกรณีที่จัดสงสําเนาใหสวนราชการหรือบุคคลอื่นทราบ และประสงค ใหผูรับทราบวาไดมีสําเนาใหผูใดแลว ใหพิมพชื่อเต็มหรือชื่อยอของสวนราชการหรือชื่อบุคคลที่สงสําเนาไปให ถา มรี ายช่อื สงมากใหพิมพวาสงไปตามรายช่อื ท่แี นบและแนบรายชอื่ ไปดวย 1I

60 ตัวอยา งหนังสือภายนอก ที่ ศธ 041520.97/126 โรงเรยี นวัดหนองสองหอง(สายชนปู ถัมภ) อ.บา นแพว จ.สมุทรสาคร 74120 9 กรกฎาคม 2561 เรื่อง สง รายชื่อนกั เรียนเขาแขงขนั งานมหกรรมเศรษฐกจิ พอเพียงฯ เรียน ผอู าํ นวยการสาํ นกั งานเขตพืน้ ทีก่ ารศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร อางถึง หนงั สือสํานักงานเขตพน้ื ที่การศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร ที่ ศธ 04152/ 2657 ลงวันที่ 9 กรกฎาคม 2561 สง่ิ ทีส่ งมาดวย 1. รายชอ่ื นกั เรียน จํานวน 1 ฉบับ ตามหนังสือที่อางถึงสํานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาประถมศึกษาสมุทรสาคร ใหโรงเรียน ดําเนนิ การสงนักเรยี นเขารวมแขงขันงานมหกรรมเศรษฐกิจพอเพยี งแลกเปลี่ยนเรียนรูส ูความย่ังยืน ตามความ แจง แลวนน้ั โรงเรียนวัดหนองสองหอง(สายชนูปถัมภ) ไดดําเนินการดังกลาวเรียบรอยแลว และไดจัดสง รายละเอยี ด มาพรอมหนังสอื ฉบับนี้ จึงเรยี นมาเพื่อโปรดทราบและดาํ เนินการ ขอแสดงความนับถือ (นายสถาวร พัชรบาํ รุง) ผูอาํ นวยการโรงเรยี นวัดหนองสองหอง(สายชนูปถัมภ) โรงเรียนวัดหนองสองหอ ง(สายชนูปถมั ภ) โทร. 0 – 3448 -0016

61 to V- ท่ี ศธ ๐๔๒๓๐.๒๓/๐๘๑ โรงเรียนวดั ประยรุ วงศาวาส สังกดั สํานักงานเขตพ้นื ที่การศึกษาประถมศึกษา กรงุ เทพมหานคร ถนนเทศบาลสาย ๑ แขวงวดั กัลยาณ เขตธนบุรี กรงุ เทพ ฯ ๑๐๖๐๐ ๑๔ มีนาคม ๒๕๖๑ เรอ่ื ง แจง ความประสงคขอเปลี่ยนแปลงอตั ราบรรจุครผู ชู วยทดแทนตําแหนง ทวี่ าง เรยี น ผูอ าํ นวยการสํานักงานเขตพืน้ ท่กี ารศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร ตามท่ีโรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ไดแจงความประสงคขอเปล่ียนแปลงอัตราบรรจุครูผูชวย ทดแทนตาํ แหนง ทีว่ า ง จํานวน ๓ อัตรา ตามความละเอยี ดแจง แลวน้ัน ในการนี้ โรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ขอเปลี่ยนแปลงอัตราบรรจุครูผูชวยทดแทนตําแหนง ที่วา ง ดังนี้ ลาํ ดับท่ี ๑ สาขาวชิ าเอกคณิตศาสตร จาํ นวน ๑ ตาํ แหนง ๒ สาขาวิชาเอกวทิ ยาศาสตรทว่ั ไป จํานวน ๑ ตาํ แหนง ๒ สาขาวชิ าเอกภาษาองั กฤษ จาํ นวน ๑ ตาํ แหนง จึงเรยี นมาเพื่อโปรดพจิ ารณาใหค วามอนเุ คราะห ขอแสดงความนบั ถอื (นางสุรดา ไชยสงคราม) ผูอาํ นวยการโรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส กลุมบรหิ ารท่ัวไป โทร ๐ ๒๔๖๕ ๒๘๖๐ โทรสาร ๐ ๒๔๖๖ ๒๐๐๑

62 ท่ี ศธ ๐๔๒๓๐.๒๓/๐๘๓ to V- โรงเรยี นวัดประยุรวงศาวาส สงั กัดสํานักงานเขตพืน้ ที่การศกึ ษาประถมศึกษา กรงุ เทพมหานคร ถนนเทศบาลสาย ๑ แขวงวดั กลั ยาณ เขตธนบรุ ี กรงุ เทพ ฯ ๑๐๖๐๐ ๑๔ มีนาคม ๒๕๖๑ เร่อื ง สง รายชอื่ ผสู มัครเขา อบรมผขู อมวี ิทยฐานะและเล่ิอนวิทยฐานะ เรียน ผูอํานวยการสํานักงานเขตพน้ื ท่ีการศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร อา งถึง หนังสอื สังกดั สํานักงานเขตพน้ื ทีก่ ารศกึ ษาประถมศกึ ษา ที่ ศธ ๐๔๒๓๐/๘๖๔ ลว ๖ มนี าคม ๒๕๖๑ ตามหนังสือสังกัดสํานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาประถมศึกษา ใหโรงเรียนสํารวจขาราชการครู ท่ีมีความประสงคขอเขารับการอบรมตาม ว.๒๑ เพ่ือขอใหมีวิทยฐานะและเล่ือนวิทยฐานะชํานาญการ/ ชาํ นาญการพิเศษ/เชย่ี วชาญ ตามความละเอยี ดแจง แลว นนั้ ในการน้ี โรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ขอสงรายชื่อขาราชการครูที่ขอเขารับการอบรม และ ไดแ นบเอกสารมาพรอ มกับหนังสอื ฉบบั น้ี จงึ เรียนมาเพ่ือโปรดพจิ ารณา ขอแสดงความนับถือ (นางสรุ ดา ไชยสงคราม) ผูอาํ นวยการโรงเรียนวดั ประยรุ วงศาวาส กลุมบรหิ ารท่วั ไป โทร ๐ ๒๔๖๕ ๒๘๖๐ โทรสาร ๐ ๒๔๖๖ ๒๐๐๑

63 หนงั สอื ภายใน คอื หนังสือติดตอราชการท่ีเปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปนหนังสอื ที่ติดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดยี วกัน ใชก ระดาษบนั ทึกขอ ความ การใชหนังสือภายใน สวนราชการมักนิยมใชเฉพาะเร่ืองติดตอภายในโรงเรียน กรมเดียวกัน เปนสวนใหญ แตเม่ือมีหนังสือไปตางกรม แมจะอยูในกระทรวงเดียวกัน ก็จะใชหนังสือราชการภายนอก เชน สํานักงาน ก.พ. มีหนังสอื ภายนอกถึงสํานักงบประมาณ ไมใช หนังสือภายใน เปนตน การพมิ พหนงั สือภายใน 1. สวนหวั ของแบบบนั ทึกขอ ความกาํ หนดขนาดตวั อักษรดังนี้ - คําวาบันทึกขอความพิมพดวยอักษรหนาขนาด 29 พอยทและปรับคาระยะบรรทัดจาก 1 เทา เปน คาแนน อน 35 points - คาํ วาสวนราชการวันทเ่ี ลือกพมิ พด วยตวั อกั ษรหนา 20 points 2. การพมิ พค ําข้นึ ตน ใหม รี ะยะบรรทัดหา งจากเคร่ืองเทากับระยะบรรทัดปกติและเพิ่มคากอนหนา อีก 6 points 3. การพิมพข อความภาพเหตุภาคประสงคภาคสรุปและการยอ หนา ใหถือปฏิบตั ิเชนเดยี วกับการพมิ พ หนงั สือภายนอก 4. การพมิ พช อื่ เต็มของเจา ของหนังสอื ใหเวน ระยะบรรทดั การพิมพ 3 บรรทัดจากภาพสรุป 4 enter 1I

64 แบบหนังสือภายใน ชน้ั ความลับ (ถาม)ี พ บนั ทกึ ขอ ความ Ias > ชั้นความเร็ว (ถามี) สวนราชการ(1)..................................................................................................................................................... ท.ี่ .................(2)..................................................... วันท.่ี ..........(3)....................................................................... เร่ือง ………(4)………………………………………………………………………………………………………………………….......……. (คําขึน้ ตน ) (5) (ขอ ความ)…………(6)……………………………………………………………………………………………………....………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………….…………………………………………............................. ……………………………………………………………………………………….…………………………………………............................. ( ลงชื่อ ) (7) ( พิมพช ื่อเต็ม ) (ตําแหนง) (7) Iช้ันความลับ (ถา ม)ี g|§ll§

65 คําอธบิ าย (1) สวนราชการ ใหลงช่ือสวนราชการเจาของเร่ือง หรือหนวยงานท่ีออกหนังสือ ถาสวนราชการ ที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมขึ้นไป ใหลงชื่อสวนราชการท้ังระดับกรมและกอง ถาสวนราชการท่ีออกหนังสือ อยตู ํ่ากวา กรมลงมาใหล งชอ่ื กอง พรอมทั้งหมายเลขโทรศพั ท (ถา มี) (2) ที่ เชนเดยี วกับหนงั สือภายนอก (3) วันท่ี เชนเดียวกบั หนงั สอื ภายนอก (4) เร่ือง เชนเดยี วกบั หนงั สอื ภายนอก (5) คําขึ้นตน เชน เดียวกับหนังสอื ภายนอก (6) ขอ ความ ใหลงสาระสาํ คัญของเร่ืองใหชัดเจนและเขาใจงายประกอบดวย 2 สวน คือ สาเหตุที่มี หนังสือไป และวัตถุประสงค ถามีความประสงคหลายประการ ใหแยกเปนขอๆ เชนเดียวกับการเขียนขอความ ในหนังสือภายนอก หากมีสิ่งท่ีสง มาดว ยใหระบุไวใ นสวนน้ี (7) ลงชอ่ื และตาํ แหนง เชน เดียวกับหนังสือภายนอก หมายเหตุ ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด จะกําหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพ่ือใชตามความ เหมาะสมกใ็ หกระทาํ ได 1I

66 ตัวอยางหนงั สือภายใน สวนราชการ บนั ทึกขอความ ท่ี ศธ ๐๔๒๓๐.๒๓/ กลุมบริหารวชิ าการ ๐ . วันท่ี ๒ พฤศจกิ ายน ๒๕๖๑ เรื่อง สง แบบรายงานผสู าํ เรจ็ การศึกษาตามหลักสตู รแกนกลางสถานศึกษาข้ันพ้นื ฐาน (ปพ.3) เรยี น ผูอ าํ นวยการโรงเรยี นวัดประยรุ วงศาวาส ตามที่ สํานักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร แจงใหโรงเรียนรายงาน ผูสําเร็จการศึกษาตามหลักสูตรแกนกลางสถานศึกษาขั้นพ้ืนฐาน (ปพ.3) ซ่ึงเปนไปตาม คําส่ัง กระทรวงศึกษาธิการ ที่ ศธ ๐๔๑๕๒ เร่ือง สงแบบรายงานผูสําเร็จการศึกษาตามหลักสูตรแกนกลาง สถานศึกษาข้นั พืน้ ฐาน นัน้ ในการนี้ งานทะเบียนนักเรียน กลุมบริหารวิชาการ โรงเรียนวัดประยุรวงศาวาส ไดดําเนินการ จดั ทาํ แบบรายงานผูสําเร็จการศึกษาตามหลักสูตรแกนกลางสถานศึกษาขน้ั พื้นฐาน (ปพ.3) เสร็จเรียบรอ ยแลว จํานวน ๓ ชดุ เกบ็ ไวเปนหลักฐานท่ีโรงเรียน จํานวน ๑ ชดุ จัดสงใหสํานักงานเขตพ้นื ท่ีการศึกษาประถมศกึ ษา กรุงเทพมหานคร จํานวน ๒ ชุด เพื่อเก็บรักษาไวท่ีสํานักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาประถมศึกษากรุงเทพมหานคร จาํ นวน ๑ ชดุ และสง สาํ นักงานคณะกรรมการการศกึ ษาขัน้ พืน้ ฐาน จํานวน ๑ ชดุ ตอไป จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา หากเห็นชอบโปรดลงนามหนังสือแจงสํานักงานเขตพ้ืนท่ี การศกึ ษาประถมศกึ ษากรุงเทพมหานคร (นางจตรุ วรรณ โตเรว็ ) หัวหนากลุมบริหารวชิ าการ

67 หนังสือประทับตรา คือ หนังสือท่ีใชตราประทับแทนการลงช่ือของหัวหนาสวนราชการระดับกรม ขึ้นไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูท่ีไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมข้ึนไป เปนผรู ับผดิ ชอบลงชื่อกาํ กบั ตรา หนังสือประทับตรา ใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการกับ บคุ คลภายนอกเฉพาะกรณีทไ่ี มใ ชเรื่องสาํ คัญ ไดแ ก 1) การขอรายละเอยี ดเพม่ิ เติม 2) การสงสาํ เนาหนังสือ สิง่ ของ เอกสาร หรอื บรรณสาร 3) การตอบรับทราบที่ไมเกย่ี วกบั ราชการสาํ คัญหรือการเงนิ 4) การแจงผลงานที่ไดด ําเนนิ การไปแลว ใหสว นราชการทเี่ ก่ยี วขอ งทราบ 5) การเตอื นเรื่องที่คา ง 6) เรือ่ งท่หี ัวหนาสวนราชการระดบั กรมขน้ึ ไปกําหนดโดยทําเปนคําสงั่ ใหใ ชห นงั สือประทบั ตรา 1I

68 แบบหนังสือประทบั ตรา ช้นั ความลับ (ถา ม)ี ชทถ……………ั้นงึ่ี ………………ค…………ว…………า…………………ม………………เ…(รข…(……(……ว็12อ ………)…)…(ค……ถ……………ว…า………า………ม.…ม.………ี)…/…)….………….…….….………….…….….………….…….…………………………(……………3..…….)….……………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………(……4…………)……………………….…….……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (ช( อ่ืตสรวานชอื่ราสชวกนารราทช่ีสกงาหรน)ัง(ส5อื) ออก) (ลงช่ือยอ กํากบั ตรา) (6) (วนั เดอื น ป ) (สว นราชการเจา ของเรือ่ ง) โ_ท_ร_._ห_ร_อื__ท_่ีต_้งั__(7_)_______

69 คาํ อธิบาย (1) ที่ ใหลงรหสั พยญั ชนะ และเลขประจาํ ของเจา ของเรื่องและนับเลขทะเบยี นหนังสือสง (2) ถึง ใหลงช่อื สวนราชการ/บุคคลที่หนงั สือมีถึง (3) ขอความ ใหล งสาระสําคัญของเรื่องใหช ดั เจนและเขาใจงา ย (4) ชอ่ื สวนราชการทีส่ งหนงั สอื ออก ใหลงชอ่ื สว นราชการที่สง หนงั สือออก (5) ตราช่อื สวนราชการ ใหประทับตราชอื่ สวนราชการ และใหผูรับผดิ ชอบลงลายมือชื่อยอกาํ กับตรา (6) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของ วัน เดือน ป เต็มทอ่ี อกหนงั สอื (7) โทร. หรอื ทต่ี ั้ง ใหล งหมายเลขโทรศพั ทของสวนราชการเจาของเรื่อง หนงั สอื ราชการอีก 3 ชนดิ เปนหนงั สอื ที่เจาหนา ท่ีมโี อกาสใชนอยกวา 3 ชนิดแรก 1I

70 หนังสอื ส่ังการ หนงั สือส่ังการ เปนหนงั สือท่ีจัดทาํ ขน้ึ เพ่ือใหป ฏิบัติตาม มี 3 ชนดิ คือ 1) คําสัง่ 2) ระเบยี บ 3) ขอ บังคบั คําสัง่ คือ บรรดาขอ ความท่ีผบู ังคับบญั ชาส่ังการใหปฏิบัติโดยชอบดว ยกฎหมาย ใชก ระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอยี ด ดังนี้ (1) คําสัง่ ใหลงชือ่ สวนราชการหรอื ตาํ แหนง ของผูมอี ํานาจทีอ่ อกคําสง่ั (2) ที่ ใหลงเลขท่ีท่ีออกคําสั่ง โดยเริ่มฉบับแรกจากเลข 1 เปนลําดับไปจนส้ินปปฏิทินกับ เลขปพ ทุ ธศกั ราชทอี่ อกคาํ สัง่ (3) เร่อื ง ใหลงช่อื เร่อื งทีอ่ อกคาํ สั่ง (4) ขอ ความ ใหอางเหตุท่ีออกคําส่ังและอางถงึ อํานาจทใ่ี หอ อกคําสงั่ แลวจึงลงขอความท่ีส่ัง และวนั ท่ีใชอ อกคาํ สัง่ (5) ...ทง้ั นี้ ต้งั แต ใหล งตวั เลข วัน เดอื น ป ท่ใี หมีผลบงั คับใชต ามคําสั่ง (6) ส่ัง ณ วันท่ี ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปพุทธศักราชที่ออก คําสั่ง (7) ลงชือ่ ใหล งลายมอื ชอื่ ผอู อกคําส่ังและพิมพช่อื เต็มของเจาของลายมือชอื่ ใตลายมือช่ือ (8) ตาํ แหนง ใหล งตาํ แหนง ของผูอ อกคาํ สัง่ 1I

71 แบบคําสง่ั คําส่งั (1) (ชือ่ สวนราชการหรือตําแหนง ของผูมอี ํานาจที่ออกคาํ สั่ง) ท…ี่ (2)………/ (เลขปพ ุทธศกั ราชที่ออกคําส่งั ) เร่ือง…………(3)………………………………………………………... ……………………………………………………………. (ขอ ความ)…………(4).…………………………………………………………………………...…………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ทัง้ น้ี ตง้ั แต ………(5)………………………………………….. สั่ง ณ วันท่ี….……(6)…………………………พ.ศ……………. ( ลงชือ่ ) (7) ( พิมพชือ่ เต็ม ) (ตาํ แหนง) (8)

72 ระเบียบ คือ บรรดาขอความที่ผูมีอํานาจหนาที่วางไว โดยอาศัยอํานาจของกฎหมายหรือไมก็ได โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ (1) ระเบียบ ใหลงชอื่ สว นราชการที่ออกระเบยี บ (2) วา ดว ย ใหล งช่ือของระเบยี บ (3) ฉบับที่ ไมตองลงวาเปนฉบับท่ีเทาใดแตถามีการแกไขเพ่ิมเติมใหลงเปนฉบับท่ี 2 หรือ ทถ่ี ดั ๆไปตามลาํ ดบั (4) พ.ศ. ใหล งตัวเลขของปพุทธศักราชท่อี อกระเบยี บ (5) ขอความ ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายท่ีออกระเบียบ และอางถึง กฎหมายท่ใี หออกระเบียบ (ถามี) (6) ขอ ใหเรียงขอความท่ีจะใชเปนขอๆ โดยใหขอ 1 เปนช่ือระเบียบขอ 2 เปนวันท่ี ใชบังคับ และขอสดุ ทายเปนขอผูร ักษาการและอาจแบงเปนหมวดก็ได โดยยายขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทาย กอ นท่จี ะข้นึ หมวด 1 (7) ประกาศ ณ วันที่ ใหลงตัวเลขของวันท่ี ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราช ทีอ่ อกระเบียบ (8) ลงช่ือ ใหลงลายมือชื่อผูออกระเบียบและพิมพช่ือเต็มของเจาของลายมือชื่อไวใต ลายมอื ชื่อ (9) ตาํ แหนง ใหลงตําแหนงของผอู อกระเบียบ 1I

73 แบบระเบยี บ ระเบียบ (1) (ชอ่ื สว นราชการท่ีออกระเบียบ) วาดวย…………(2)……………………………. ( ฉบับท…ี่ (3)………ถามีเรื่องเดียวกันเกินกวา ๑ ฉบับ ) พ.ศ……(4)……. ……………………………………………………. (ขอความ) (5) ใหอ างเหตุผลโดยยอเพอื่ แสดงถงึ ความมุงหมายท่ตี อ งการออกระเบยี บ และ อางถึงกฎหมายท่ีใหอํานาจออกระเบยี บ(ถา มี) ขอ 1.(6) ระเบยี บนเี้ รยี กวา “ระเบยี บ…………………………………………. พ.ศ……………….” ขอ 2. (6) ระเบยี บนใ้ี หใ ชบ งั คับต้ังแต……………………………………………………………..เปนตน ไป …………………………………………………………………………………………………………………….………………………………..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….... ........................................................................................................................................................………………….. ขอ (6) (สุดทาย) ผูรักษาการตามระเบียบ (ถามีการแบงเปนหมวดใหนําขอผูรักษาการตาม ระเบยี บไปกําหนดเปน ขอ สุดทา ยกอ นที่จะขึ้นหมวด 1)……………………………………………………………………………... …………………………………………………………………………………………………………………...……………………………………… ประกาศ ณ วันที่….……(7)…………………………พ.ศ……………. ( ลงช่อื ) (8) ( พมิ พชือ่ เต็ม ) (ตาํ แหนง )(9)

74 ขอ บังคบั คือ บรรดาขอ ความท่ผี ูมอี ํานาจหนา ที่กาํ หนดใหใช โดยอาศัยอาํ นาจของกฎหมายทีบ่ ญั ญตั ิ ใหกระทาํ ได ใชกระดาษตราครุฑ โดยกรอกรายละเอยี ดดังนี้ (1) ขอ บังคบั ใหลงชื่อสวนราชการทีอ่ อก (2) วาดว ย ใหล งช่ือของขอบังคับ (3) ฉบับท่ี ฉบับแรกไมตองลงวาเปนฉบับท่ีเทาใด แตถามีการแกไขเพ่ิมเติมใหลงเปนฉบับท่ี 2 และทีถ่ ดั ๆไปตามลาํ ดับ (4) พ.ศ. ใหลงตวั เลขของปพุทธศักราชท่อี อกขอ บงั คบั (5) ขอความ ใหอางเหตุผลโดยยอเพ่ือแสดงถึงความมุงหมายที่ออกขอบังคับ และอางถึง กฎหมายที่ใหอํานาจออกขอ บงั คบั (6) ขอ ใหเรียงขอความท่ีจะใชบังคับเปนขอๆ โดยใหขอ 1 เปนชื่อขอบังคับ ขอ 2 เปนวันที่ใช บังคับ และขอสุดทายเปนขอผูรักษาการ หากมีการแบงเปนหมวดใหยายขอผูรักษาการไปเปนขอสุดทายกอน จะข้ึน หมวด 1 (7) ประกาศ ณ วนั ที่ ใหล งตวั เลขของวันท่ี ชื่อเตม็ ของเดือนและตวั เลขของปพุทธศกั ราชที่ออก (8) ลงชือ่ ใหลงลายมือชอ่ื ผอู อกขอบงั คบั พมิ พช อื่ เตม็ ของเจา ของลายมือชอ่ื ไวใตลายมอื ช่ือ (9) ตาํ แหนง ใหลงตําแหนง ของผูอ อกขอบงั คับ 1I

75 แบบขอบังคับ ขอ บงั คับ (1) (ชื่อสวนราชการทอ่ี อกขอบังคบั ) วาดวย………………(2)…………………………………………. ( ฉบับท…่ี …(3)……ถา มีเร่ืองเดียวกันเกินกวา 1 ฉบับ ) พ.ศ………(4)………. ……………………………………………………. (ขอ ความ) (5) ใหอางเหตุผลโดยยอเพื่อแสดงถึงความมงุ หมายทต่ี องออกขอบังคบั และอาง ถงึ กฎหมายท่ีใหอ าํ นาจออกขอบังคบั ขอ 1. (6) ขอ บงั คบั น้เี รียกวา “ขอบังคบั ……………………………………พ. ศ……………………” ขอ 2. (6) ขอบังคบั นีใ้ หใ ชบ งั คับตงั้ แต… …………………………………………………………เปน ตนไป …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ขอ (6) (สดุ ทาย) ผรู ักษาการตามขอบังคบั (ถามีการแบงเปนหมวดใหน ําขอผูร ักษาการตาม ระเบียบไปกาํ หนดเปน ขอสุดทายกอนที่จะขน้ึ หมวด 1)……………………………………….......................…………...…… .............................................................................................................................................................................. ประกาศ ณ วันท่ี….………(7)………………………พ.ศ……………. ( ลงช่อื ) (8) ( พิมพช ื่อเต็ม ) (ตาํ แหนง) (9)

76 หนังสือประชาสัมพันธ เปนหนังสือที่จัดทําข้ึนเพื่อช้ีแจงหรือแนะนําทางใหปฏิบัติ รวมทั้งเพื่อทํา ความเขาใจกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ หรือกรณีตางๆ มี 3 ชนิด ไดแก 1) ประกาศ 2) แถลงการณ 3) ขาว ประกาศ ใหก รอกรายละเอยี ด ดังน้ี (1) ประกาศ ใหล งช่อื สว นราชการท่อี อกประกาศ (2) เรือ่ ง ใหล งช่ือเร่ืองทปี่ ระกาศ (3) ขอความ ใหอ างเหตุผลที่ตองออกประกาศและขอ ความที่ประกาศ (4) ประกาศ ณ วันท่ี ใหล งตัวเลขของวันที่ ช่ือเตม็ ของเดอื น และตัวเลขของปพ ุทธศกั ราช ที่ออกประกาศ (5) ลงช่ือ ใหลงลายมอื ชอ่ื ผูออกประกาศ และพมิ พช ื่อเตม็ ของเจา ของลายมือชื่อไวใ ต ลายมอื ช่ือ (6) ตาํ แหนง ใหล งตําแหนง ของผูออกประกาศ 1I

77 แบบประกาศ ประกาศ (1) (ชื่อสวนราชการทอี่ อกประกาศ) เรื่อง………………(2)……………………………. ………………………………… (ขอ ความ)………(3)……………………………………………………………………………………………....…………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….……..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………...................................……………………………………………………………………………………………. ประกาศ ณ วนั ที่…………(4)……………….พ.ศ……………… (ลงชอ่ื ) (5) (พิมพช ่ือเต็ม) (ตาํ แหนง)(6)

78 แถลงการณ ใหกรอกรายละเอียด ดงั น้ี (1) แถลงการณ ใหลงช่อื สว นราชการท่อี อกแถลงการณ (2) เรอ่ื ง ใหล งชือ่ เร่อื งท่อี อกแถลงการณ (3) ฉบับท่ี ใชใ นกรณีทจี่ ะตองออกแถลงการณ หลายฉบบั ในเรือ่ งเดียวกนั (4) ขอ ความ ใหอา งเหตุผลท่ีตองออกแถลงการณและขอความที่แถลงการณ (5) สวนราชการทอ่ี อกแถลงการณ ใหลงช่อื สว นราชการนัน้ (6) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราชท่ีออก แถลงการณ ขาว ใหกรอกรายละเอยี ด ดังนี้ (1) ขา ว ใหลงช่อื สว นราชการทอี่ อกขาว (2) เรอ่ื ง ใหลงช่ือเรอื่ งท่ีออกขาว (3) ฉบบั ที่ ใชในกรณีท่ีจะตองออกขาวหลายฉบบั ในเร่อื งเดียวกัน (4) ขอความ ใหล งรายละเอียดเกี่ยวกบั เร่ืองของขาว (5) สวนราชการทอ่ี อกขา ว ใหล งชื่อสวนราชการทีอ่ อกขา ว (6) วัน เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออก ขา ว 1I

79 แบบแถลงการณ แถลงการณ(1) (ชอ่ื สว นราชการทอ่ี อกแถลงการณ) เรื่อง………………(2)……………………………. ฉบับที่.......(3).........(ถาม)ี ………………………………… (ขอความ)………(4)………………………………………………………………………………………………………....………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….…..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………...................................……………………………………………. (5) (สวนราชการท่อี อกแถลงการณ) (วัน เดอื น ป)(6)

80 แบบขา ว ขา ว(1) (ช่ือสว นราชการท่ีออกขา ว) เร่ือง………………(2)……………………………. ฉบบั ท่.ี ......(3).........(ถา มี) ………………………………… (ขอ ความ)………(4)…………………………………………………………………....……………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………….………………………..…… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………...................................………………………. (5) (สว นราชการท่อี อกขาว) (วนั เดอื น ป)(6)

81 หนังสือเจาหนาที่ทําขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการเปนหนังสือท่ีทางราชการทําขึ้น นอกจาก ที่กลาวมาแลวขา งตน หรอื หนังสือท่บี ุคคลภายนอก หรือหนว ยงานที่ไมใชส ว นราชการมีมาถึงสวนราชการ และ สวนราชการรบั ไวเ ปน หลกั ฐานของทางราชการ มี 4 ชนดิ ไดแก หนังสือรับรอง คือ หนังสือท่ีสวนราชการออกเพื่อรับรองแกบุคคล นิติบุคคล หรือหนวยงานเพ่ือ วัตถุประสงคอ ยางหน่ึงอยา งใดใหป รากฎแกบคุ คลโดยทั่วไป 1I

82 แบบหนังสือรับรอง เลขท.่ี ..(1)........(สว นราชการ) (1)……………………… (ขอ ความ) (3) หนังสือฉบับนี้ใหไ วเ พ่ือรบั รองวา (ระบุ ชอ่ื บคุ คล นิติบุคคล หรือหนวยงาน ทีจ่ ะให การรับรอง พรอ มทัง้ ลงตาํ แหนง และสงั กัด หรือทต่ี ้งั แลวตอดวยขอความทร่ี บั รอง) ………………….………………… ............................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................................................................... ใหไว ณ วนั ท.่ี .........(4)..........พ.ศ............. (ลงช่อื ) (5) (พมิ พชื่อเต็ม) (ตาํ แหนง)(6) (สว นนีใ้ ชสําหรบั เร่ืองสาํ คญั ) รูปถาย (ถาม)ี (7) (ประทับตราชื่อสวนราชการ) (ลงชอื่ ผไู ดร บั การรบั รอง) (พมิ พช อ่ื เต็ม) คาํ อธิบาย (1) เลขท่ี ใหล งเลขท่ีของหนังสือรับรองเรยี งลําดบั จนถึงสิ้นป (2) สว นราชการเจาของหนงั สือ ใหล งช่อื สว นราชการเจาของหนังสือ (3) ขอความ ใหล งขอความขึน้ ตนวา หนงั สอื ฉบบั นใ้ี หไวเพอื่ รับรองวา แลวตอดว ยชือ่ บคุ คลหรือ หนว ยงาน (4) ใหไว ณ วันที่ เดือน ป ทอ่ี อกหนงั สือรับรอง (5) ลงชือ่ ใหล งลายมอื ชอ่ื หัวหนาสวนราชการผอู อกหนังสือหรอื ผูท ไี่ ดรบั มอบหมายและพมิ พช ่อื เตม็ ของลายมือชือ่ ใตล ายมือช่ือ (6) ตําแหนง ใหลงตําแหนงของผูล งลายมือช่ือในหนังสือ (7) รปู ถา ยและลายมือชือ่ ผูใ หการรบั รอง

83 รายงานการประชมุ รายงานการประชุม คอื การบันทกึ ความเห็นของผูมาประชุม ผูเขารวมประชมุ และมติของที่ประชุม ไวเปน หลกั ฐานโดยกรอกรายละเอยี ดดงั นี้ (1) รายงานการประชุมใหลงชื่อคณะท่ีประชุมหรือชื่อการประชุมนั้น เชน รายงานประชุม คณะกรรมการ................... (2) ครงั้ ท่ใี หลงคร้ังทป่ี ระชุม โดยเริม่ คร้ังแรกจากเลข 1 ใหม เรียงไปตามลําดับไปจนสน้ิ ปปฏิทิน ทับเลขปพ ุทธศักราชท่ีประชุม เมอ่ื ข้ึนปป ฏทิ นิ ใหมใหเ ร่ิมครั้งท่ี 1 เรยี งไปตามลําดับ เชน ครง้ั ท่ี 1/2543 หรอื จะ ลงจํานวนคร้ังที่ประชุมท้ังหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้น ประกอบกับครั้งท่ีประชุมเปนรายป ก็ได เชน ครง้ั ท่ี 205-1/2533 เปน ตน (3) เมอื่ ใหลงวนั เดือนป ท่ีประชุม โดยลงวนั ท่ีพรอ มตัวเลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลข ของปพ ุทธศกั ราช เชน เมอื่ วนั ท่ี 10 มกราคม 2543 (4) ณ ใหลงสถานที่ทีใ่ ชเ ปน ทป่ี ระชุม (5) ผูมาประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูไดรับแตงต้ังเปนคณะท่ีมาประชุมซึ่งมาประชุม ในกรณีทเี่ ปน ผูไ ดรับการแตง ตง้ั เปนผูแทนหนวยงานใหระบุวาเปน ผูแ ทนจากหนวยงานใดพรอมตาํ แหนงในคณะ ท่ีประชุม หรือการประชุมน้ัน ในกรณีที่เปนผมู าประชุมแทนใหลงช่ือผูมาประชุมแทน และลงดวยวามาประชุม แทนผใู ด หรอื ตาํ แหนง ใด หรอื แทนผแู ทนหนว ยงานใด (6) ผูไมม าประชุม ใหลงช่ือและหรอื ตําแหนง ของผทู ี่ไดร บั การแตงตงั้ เปน คณะท่ปี ระชุม ซ่ึงมไิ ดมา ประชมุ พรอ มทงั้ เหตผุ ล (ถา ม)ี (7) ผูเขารวมประชุม ใหลงชื่อและหรือตําแหนงของผูที่มิไดรับการแตงตั้งเปนคณะที่ประชุม ซึ่ง ไดเขารว มประชุม (ถา มี) (8) เรม่ิ ประชุมเวลา ใหลงเวลาท่เี ริม่ ประชุม (9) ขอความ ใหบันทึกขอความที่ประชุม โดยปกติเร่ิมตนดวยประธานกลาวเปดประชุมและเร่ือง ทีป่ ระชมุ กบั มติหรอื ขอ สรปุ ของท่ีประชมุ ในแตล ะเร่ืองประกอบดวยหวั ขอ ดังน้ี เร่อื งทปี่ ระธานแจง ใหที่ประชมุ ทราบ เรอื่ งการรับรองการรายงานการประชุม เรอื่ งท่เี สนอใหทีป่ ระชมุ ทราบ 1 Iเรื่องท่ีเสนอใหทปี่ ระชมุ พจิ ารณา เรือ่ งอน่ื ๆ (ถา ม)ี (10) เลิกประชมุ เวลา ใหลงเวลาทเ่ี ลกิ ประชุม (11) ผจู ดรายงานการประชุม ใหเลขานุการหรือผูทไ่ี ดรับมอบหมายใหจดรายงานการประชุมลง ลายมือชื่อพรอมทั้งพิมพชื่อเต็มและนามสกุลไวใตลายมือชื่อในรายงานการประชุม การจดรายงานการประชุม อาจทําได 3 วิธี คอื 1. จดรายละเอียดทุกคาํ พดู ของกรรมการหรอื ผเู ขารวมประชุมทุกคน พรอ มดวยมติ 2. จดยอคําพูดที่เปนประเด็นสําคัญของกรรมการหรือผูเขารวมประชุมอันเปนเหตุผลนําไปสู มติของทป่ี ระชมุ พรอ มดว ยมติ 3. จดแตเหตุผลกับมติของที่ประชุม การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดน้ันใหท่ีประชุม น้นั เองเปนผกู าํ หนด หรอื ใหป ระธาน และเลขานกุ ารของท่ปี ระชมุ ปรึกษาหารอื กันและกําหนด

84 การเสนอหนงั สอื และเลขท่ีหนงั สือ การเสนอหนงั สอื 1) การเสนอหนังสือ คือการนําหนังสอื ราชการทเี่ จา หนาที่ดําเนินการเสร็จแลว เสนอตอผบู ังคับบัญชา เพ่ือพิจารณาตรวจแกไขบันทึกสั่งการ ทราบ หรือลงนาม อยางใดอยางหน่ึงเพ่ือใหราชการน้ัน ๆ ดําเนินตอไป ตามสายงานจนเสรจ็ สิ้น 2) วิธีเสนอหนังสือ เมื่อเจาหนาที่ผูรวบรวมเร่ืองเสนอ ซึ่งโดยปกติไดแกเจาหนาที่สารบรรณ ควรแนะนําใหเจาหนาที่แยกหนังสือท่ีจะเสนอออกเปนประเภท ๆ เพื่อใหสามารถจัดลําดับความสําคัญของ หนังสือท่ีตองดําเนนิ การ เชน เร่ืองดวน เรื่องเพ่ือทราบ เร่ืองสั่งการ เร่ืองพิจารณา ถาสามารถทําไดควรใหแยก แฟมเสนอตามประเภทเร่อื งดังกลาว โดยเฉพาะเร่อื งดว น ควรแยกและเขยี นตัวอักษรดว นปดหนาปกแฟมเสนอ ใหเหน็ ชัดเจน 3) การตรวจเอกสารที่จะนําเสนอกอนลงนาม กอนลงนามไมวาจะเปนหนังสือจากฝายใดก็ตาม ควรตรวจสอบเอกสารท่ีนาํ มาเสนอทุกฉบบั ดงั น้ี 3.1 ความสะอาด เรียบรอย ถูกตองตามระเบียบงานสารบรรณ แบบธรรมเนียมท่ี ทางราชการ เชน ถาเปนหนังสือราชการภายนอกตรวจดูแบบวาหนังสือราชการภายนอกวางรูปแบบอยางไร ใชคํายอหรือคําเต็ม ถาเปนคําสั่งดูแบบรูปคําสั่งใหถูกตอง เปนตน ตรวจสอบความถูกตองตามพจนานุกรม วรรคตอน ยอ หนาใหถกู ตอง เหมาะสม 3.2 เจา หนาทผ่ี เู ก่ยี วของตามสายงานพจิ ารณาเอกสารนน้ั ครบถว นหรอื ยัง 3.3 ถา เอกสารน้นั อา งองิ หลกั ฐานแบบธรรมเนยี มใด ใหแนบหลกั ฐานนั้น ๆ เสนอมาดว ย 3.4 หากมีการแกไขขอความใด ๆ จะเปนตัวหนังสอื หรือตัวเลขก็ตาม ใหตรวจสอบใหต รงกัน ทัง้ สองฉบบั 4) วิธีการจัดเขาแฟมเสนอ เพ่ือใหงายตอการพิจารณาหนังสือ ควรใหแยกแฟมเสนอออกเปน ประเภทตาง ๆ มีหลกั งา ย ๆ ในการจดั เอกสารเขาแฟม ดังน้ี 4.1 เรื่องไมยุงยาก ไมมีปญหาพิจารณาอยางใด ๆ เชน เพียงลงช่ือเทานั้น ควรเรียงไว ขา งหนา 4.2 เร่ืองท่ีมีปญหายุงยากจะตองพิจารณาตรวจแก หรือมีการตัดสินใจตองเอาไวทีหลัง หรือ 1 Iแยกแฟมเสนอ เพราะตองใชวธิ ีพจิ ารณาตกลงใจหรอื แกไ ข เพ่ือใหส ามารถส่ังงานธรรมดาไดกอ น 4.3 แยกแฟม เซ็นทราบ เชน สาํ เนาคําสั่ง ประกาศ แจง ความ อื่น ๆ ไวตางหาก 4.4 กรณีเรงดว นจัดเขา แฟมเสนอดว น แลวรบี เสนอทนั ทแี ละควรใหน ําเสนอไดเสมอ เลขท่หี นงั สือออก รหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของเรื่องในชอง “ที่...” ของหนังสือราชการ ท้ังหนังสือ ภายนอก หนังสือภายใน และหนังสือประทับตรา ประกอบดวยรหัสตัวพยัญชนะสองตัวแลวตอดว ยเลขประจํา ของเจาของเรือ่ ง ซงึ่ มีกฎเกณฑ ดงั นี้ 1) รหัสพยัญชนะสองตัว ใชแทนชื่อกระทรวง ทบวง หรือสวนราชการท่ีไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด การกําหนดตัวพยัญชนะนอกจากที่กําหนดไวนี้ ใหปลัดสํานักนายกรัฐมนตรีซึ่ง เปนผูรักษาการตามระเบียบเปนผูกําหนดรหัสตัวพยัญชนะ สําหรับจังหวัดใหกําหนดโดยหารือกับ กระทรวงมหาดไทย เพื่อมิใหก ารกําหนดอักษรสองตวั น้ซี าํ้ ซอ นกัน 1.1 รหัสตวั พยัญชนะประจํากระทรวง ทบวง และสวนราชการท่ไี มสังกดั สาํ นักนายกรัฐมนตรี กระทรวงหรือ ทบวง 1.2 รหัสตัวพยญั ชนะประจาํ จงั หวัด และกรงุ เทพมหานคร

85 2) เลขประจําของสวนราชการเจา ของเร่ือง ประกอบดวยเลขส่ตี วั ใหกาํ หนดดังน้ี 2.1 ตัวเลขสองตัวแรก สําหรบั กระทรวงหรือทบวง หมายถึง สวนราชการระดับกรม โดยเริ่ม จากตัวเลข 01 เรียงไปตามลําดับ สวนราชการตามกฎหมายวาดวยการปรับปรุง กระทรวง ทบวง กรม หากมี การเปล่ียนแปลงโดยยุบสวนราชการใด ใหปลอยตัวเลขนั้นวาง หากมีการจัดต้ังสวนราชการขึ้นใหมใหใช เรียงลําดบั ถัดไป ในกรณีกระทรวงหรือทบวงใด มีกรมหรือสวนราชการท่ีเรียกช่ืออยางอื่นที่มีฐานะเปนกรม ต้ังแต 100 สวนราชการข้ึนไป ใหใชเลขสามตัว โดยเร่ิมจาก 001 เรียงไปตามลําดับสําหรับสวนราชการท่ีไม สังกดั สํานักนายกรฐั มนตรี กระทรวง หรอื ทบวง ใหใ ชตัวเลข 00 2.2 ตวั เลขสองตวั หลัง หมายถงึ สํานัก กอง หรือ สวนราชการท่ีมฐี านะเทียบกองโดยเร่ิมจาก ตวั เลข 01 เรียงไปตามลาํ ดับสว นราชการ ตามกฎหมายวาดวยการแบงสว นราชการหากมีการเปลี่ยนแปลงโดย ยุบสวนราชการใด ใหปลอยตัวเลขนน้ั วา ง หากมกี ารจัดตัง้ สว นราชการขนึ้ ใหมใ หใชเ รียงลาํ ดบั ถดั ไป ในกรณีท่มี ีสาํ นัก กอง สว นราชการทม่ี ีฐานะเทียบกองหรือหนว ยงานระดับกอง ตง้ั แต 100 สวนราชการขนึ้ ไป ใหใ ชเลขไดสามตวั โดยเริม่ จาก 001 เรยี งไปตามลาํ ดับ ถามีกองหรือหนวยงานระดับกองท่ีมิไดจัดตั้งโดยกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการ ให หัวหนาสวนราชการระดบั กรม เปนผกู าํ หนดตัวเลขสองตัวหลงั โดยใชตัวเลขในลําดบั ตอจากกองหรอื หนว ยงาน ระดบั กอง ตามกฎหมาย วา ดว ยการแบง สว นราชการ ตวั อยา งเลขทีห่ นงั สอื ออกของราชการสวนกลาง สํานกั งานปลัดสาํ นักนายกรัฐมนตรี กองกลาง นร 1201 2.3 สาํ หรบั ราชการสวนภูมิภาค 2.3.1 ตัวเลขสองตัวแรก หมายถึง อําเภอหรือกิ่งอําเภอ โดยเริ่มจากตัวเลข 01 ซึ่งโดย ปกตใิ ชส ําหรับอําเภอเมืองเรียงไปตามลําดบั ตามท่ีกระทรวงมหาดไทยกําหนด สําหรับหนวยงานในสวนราชการสวนภมู ิภาคทข่ี ึน้ กับจงั หวัดโดยตรง ตวั เลขสองตัวแรกให ใชต วั เลข 00 2.3.2 ตัวเลขสองตัวหลัง หมายถึง หนวยงานในราชการสวนภูมิภาคท่ีสังกัดจังหวัดหรือ อาํ เภอตามหนังสือที่ นร 0105/ว9381 ลว 28 เมษายน 2546 กาํ หนด ดงั น้ี ตวั อยางเลขท่หี นงั สอื ออกของราชการสวนภูมิภาค สพป.พช.เขต 1 ศธ 04106/ 2.4 ใหมีการปรับปรุงเลขประจําของเจาของเรื่องใหเปนไปตามลําดับ ตามกฎหมายวาดวย การปรับปรุงกระทรวง ทบวง กรม และกฎหมายวาดวยการแบงสวนราชการทุก ๆ 5 ป โดยถือเอาป พทุ ธศกั ราชท่ีลงทายดว ยเลข 5 และเลข 0 เปน หลกั 2.5 ในกรณีกระทรวง ทบวง สวนราชการที่ไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด ประสงคจะใหรัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอื่นใด ท่ีมิไดเปนสวนราชการซึ่งอยูในสังกัดใชรหัสตัว พยัญชนะ ของกระทรวง ทบวง สวนราชการท่ีไมสังกัดสํานักนายกรัฐมนตรี กระทรวง ทบวง หรือจังหวัด แลวแตก รณีใหใ ชต วั เลขสองตัวแรกเริ่มจาก 51 เรียงไปตามลําดับ หากกระทรวงหรอื ทบวงมีสวนราชการระดบั กรม หรือสว นราชการที่เรยี กช่ืออยางอ่ืนท่มี ีฐานะ เปนกรมตั้งแต 100 สวนราชการขึ้นไป การกําหนดเลขประจําของรัฐวิสาหกิจ หรือหนวยงานอ่ืนใดที่มิไดเปน สวนราชการตามวรรคหนง่ึ ใหใ ชต วั เลขสามตัว โดยเรมิ่ จาก 510 เรยี งไปตามลาํ ดับ

86 3) เลขประจําของเจาของเรื่องซึ่งสวนราชการใดกําหนดข้ึนเพ่ิมเติมจากท่ีกําหนดใน 1 และ 2 ใหแจง ใหป ลดั สํานกั นายกรัฐมนตรที ราบดว ย 4) การกําหนดเลขที่หนังสือออกของคณะกรรมการ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจําของเจาของ เรื่อง ในกรณีท่ีคณะกรรมการประสงคจะกําหนดตัวพยัญชนะเพิ่มข้ึน ใหกําหนดไดไมเกินสี่ตัว โดยใหอยูใน วงเลบ็ ตอจากรหสั ตัวพยัญชนะของเจาของเรื่อง และรหสั ตวั พยัญชนะดังกลา วจะตอ งไมซ ้ํากับรหัสตวั พยัญชนะ ทกี่ าํ หนดไวในภาคผนวกนี้ แลวตอ ดว ยเลขประจําของเจาของเรอ่ื ง 5) สาํ หรับสว นราชการตํ่ากวาระดับกรม หรือจังหวดั หากจําเปนตองออกหนงั สือราชการเอง หรือเพ่ือ ประโยชนแกการปฏิบัติงานสารบรรณ ใหสวนราชการระดับกรมเจาสังกัดหรือจังหวัดกําหนดตัวเลขรหัสให ไมเกินสามตําแหนง โดยใหใสจุดหลังเลขประจําของเจาของเร่ืองตาม 2 แลวตอดวยเลขรหัสที่กําหนดขึ้น ดังกลาว การใหเลขรหัสตามวรรคหน่ึง ถาสามารถจัดเรียงสวนราชการตามลําดับตัวพยัญชนะและสระไดก็ให เรียงตามน้ัน การจา หนา ซอง การจา หนาซองจดหมายราชการใหใชต ามหลกั การของกรมไปรษณยี โ ทรเลข ทใี่ หคําแนะนําดงั นี้ “การจาหนาซองหนังสือราชการท่ีจัดสงทางไปรษณียธรรมดาในประเทศเพื่อใหใชไดกับเคร่ืองคัดแยก จดหมาย - ใชพ้ืนท่ีดานหนา และดานหลังซอง ตามรายละเอียดในระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยงาน สารบรรณ พ.ศ.2526 - ใหระบุช่ือ และท่ีอยูของหนวยงานผูฝากสงไวท่ีมุมบนซาย ดานจาหนา บริเวณดานขางครุฑและ เหนือเลขที่หนังสือ – จา หนาได 2 แบบ คือ จา หนาลงบนซองโดยตรง หรือจาหนาลงบนปายจาหนา แลวนํามา ผนกึ ในบริเวณพน้ื ทส่ี ําหรบั จาหนา ใหเรยี บตดิ กบั ซอง - จา หนาใหเ ปนแนวตรงกนั ทกุ บรรทดั โดยใชตัวอักษรแบบมาตรฐาน ดวยหมกึ สีดํา หรือนํ้าเงนิ - พมิ พห รือเขยี นรหัสไปรษณียดวยเลขอารบิกในชองใสรหัส ไปรษณยี ส แี ดงสม ยกเวน กรณกี ารใชป า ย จา หนา ซ่งึ พิมพร หสั ไปรษณยี ร วมไวในปายจาหนา แลว - ไมต องลงลายมอื ชอื่ ผูรับผิดชอบในการฝากสง ท่มี มุ ลา งซายดา นหนา ซอง 1 I- ในกรณีที่ใชซองแบบเดิม ที่ไมมีชองใสรหัสไปรษณียสีแดงสมใหจาหนา ดวยการพิมพหรือใชปาย จา หนาเทา นัน้ โดยใหวางรหสั ไปรษณยี ได 2 ตําแหนงคือ 1. แยกตา งหากเปน บรรทัดสดุ ทา ยของจาหนา 2. ตอ ทายขอความบรรทดั สุดทายของทอ่ี ยูผูร บั กอ นนําสง พับสิ่งท่ีบรรจุในซองใหเรียบเสมอกัน ส่ิงที่บรรจุในซองตองไมแข็งหรือใหญเกินควร หรือมีโลหะ พลาสติก ปะปนอยู ปดผนึกฝาซองใหเรียบสนิทม่ันคง ดวยกาวหรือเทปใสตลอดแนวฝาซอง หามปดผนึกดวย ลวดเย็บกระดาษ เย็บดวยหมุด หรือใชเชือกพันตาไก

87 การจัดเก็บเอกสาร ความรทู วั่ ไปเก่ยี วกบั เอกสาร ความหมายและประเภทของเอกสาร เอกสาร (Documents) ตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน เอกสารหมายถึง “หนังสือ สําคัญ” เอกสารคือขอความที่สามารถนํามาอาน แปล ตีความหรือใชเปนสิ่งอางอิง เพื่อการปฏิบัติงาน ใชเปน หลักฐานในการติดตอราชการหรือธุรกิจ เชน จดหมายเขา จดหมายออก รายงาหรือขอมูลที่จัดทําขึ้น บันทึก ใบส่ังซื้อสินคา รูปภาพ คูมือหรือเอกสารอื่นใด ซึ่งจัดทําข้ึนหรือใชโดยหนวยงาน เปนตน เปนขอมูลหรือ ขาวสารท่ีจัดทําข้นึ เปน ลายลักษณอกั ษร มีความหมายปรากฏออกมาในลักษณะของตวั อักษร ตัวเลข ภาพ หรือ เครอ่ื งหมายอ่นื ใดที่สามารถนํามาใชประโยชน และเปนหลักฐานอางอิงในอนาคตได การติดตอโดยเอกสารเปน การติดตอท่ีถือวาเปนทางการ เปนที่ยอมรับและมีหลักฐานไวใชอางอิงในภายหลังเพื่อประโยชนในการ ปฏบิ ตั ิงาน เอกสารเปรียบเหมือนหนวยความจําของหนวยงาน ซึ่งชวยใหการทํางานคลองตัวและเปน เครื่องมือในการติดตอระหวางหนว ยงาน ปจจุบันเราใชเคร่ืองมืออิเล็กทรอนิกสมาพัฒนาใหเหมาะสมกับงานทํา ใหม ีประสทิ ธภิ าพมากย่ิงขน้ึ เชน การจัดเก็บเอกสารดวยเคร่ืองจัดเก็บ และคนหาเอกสารอิเลก็ ทรอนิกส การใช โปรแกรมการจัดการเอกสารดวยเครอ่ื งคอมพิวเตอร เปน ตน ประเภทของเอกสาร เอกสารทีใ่ ชใ นการปฏบิ ัติงานโดยทวั่ ไปแบงออกเปน 3 ประเภทคอื 1. หนังสือเขา หมายถึง เอกสารท่ีไดรับจากหนวยงานภายนอก หรือหนวยงานอ่ืนทุก ประเภทท่ีสงเขามายังสํานักงานจากท่ีตาง ๆ ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณียหรือโดยพนักงานเดินเอกสารก็ ตามเอกสารเหลานี้ไดแก จดหมาย ขอความโทรเลขหรือโทรสาร เปนตน ซ่ึงหนวยงานตองใหความสําคัญกับ เอกสารเหลา น้ี และตอ งเก็บรักษาไวเ พอ่ื ใชเปนหลักฐานตอไปในอนาคต เพราะเอกสารเหลา นี้จะมสี ว นสําคัญใน การบรหิ ารงานของหนวยงาน 2. หนังสือออก เปนเอกสารที่หนวยงานจัดทําข้ึน แลวสงไปใหบุคคลหรือหนวยงานภายนอก ไมวาจะเปนการสงทางไปรษณียหรือโดยพนักงานเดินเอกสาร เพ่ือติดตอประสานงานเปนเอกสารท่ีจัดทําขึ้น ภายในสํานักงานเอง เชน สําเนาจดหมายออก ใบแจงหนี้ รายงานตาง ๆ งบการเงิน และสญั ญาตาง ๆ เปนตน 1 Iหนังสือเหลาน้ีทําข้ึนโดยมีสําเนาอยางนอยหน่ึงฉบับ ตนฉบับเปนฉบับท่ีสงไปใหแกผูรับ สวนสําเนาเปนฉบับท่ี ใชเ กบ็ และใชเปน หลักฐานของหนว ยงานตอ ไป 3. หนังสือติดตอภายใน หมายถึง เอกสารท่ีใชติดตอระหวางแผนก หรือฝาย ภายในองคกร น่นั เอง โดยท่ัวไปมักจะมแี บบฟอรมซ่ึงออกไวใชสาํ หรับกิจการหนึง่ ๆ โดยเฉพาะ หนงั สือชนดิ นจ้ี ัดทําขึ้นเพื่อให การทํางานของหนวยงานนั้นมีความคลองตัวมากยิ่งขึ้น หรืออาจจะเปนเอกสารที่หนวยงานตองการแจง พนักงานใหทราบ เชน คําส่ัง ประกาศ เปนตน เอกสารตาง ๆ เหลาน้ี สามารถใชเปนหลักฐานตอไปได หนังสือ ติดตอภายในของราชการเปนหนังสือท่ีใชติดตอกัน ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน โดยมี ลักษณะเปน บันทึกขอ ความ นอกจากนย้ี งั มีการแบงประเภทเอกสารตามลักษณะความสาํ คญั อกี 4 ประเภทดงั น้ี 1.1 เอกสารสําคญั มาก 1.2 เอกสารสาํ คญั 1.3 เอกสารท่ีมีประโยชน 1.4 เอกสารเบด็ เตลด็

88 การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร การบริหารงานเอกสารหรือการจัดการเอกสาร (Records Management) หมายถึง งานซึ่งเก่ียวกับ การเก็บขอมูล เพ่ือชวยเพ่ิมความจําในงานสํานักงานและการตัดสินใจทุกระดับของผูบริหารในทุกองคกร จําเปนตอ งมีขอ มูลประกอบเพื่อความถูกตองของการปฏิบัตงิ าน การบรหิ ารเอกสาร เปนการดําเนินงานเอกสาร ใหบ รรลุวตั ถุประสงคตามลําดบั ขั้นตอน คอื การวางแผน การกําหนดหนา ที่ โครงสราง การจัดเก็บเอกสาร การ กําหนดระบบการจัดเก็บเอกสาร การเก็บรักษา การควบคมุ และการทาํ ลายเอกสาร การบรหิ ารงานเอกสารเปน หัวใจสําคัญย่งิ ของการดําเนินงาน เพราะถาสามารถบรหิ ารงานเอกสารใหมี ประสิทธิภาพแลวก็จะสามารถลดตนทุนในการดําเนินงานใหต่ําลงได โดยควรมีการกําหนดนโยบายการ บริหารงานเอกสารไว และมีหลักการท่ีตองคํานึงถงึ ปจจัยหลายอยาง นอกจากน้ีจะตองคาํ นึงถึงปริมาณหนงั สือ เอกสารในปจ จบุ ันแลว ยงั ตอ งคํานึงถงึ ระบบท่ีสามารถขยายไดใ นอนาคตไมตอ งแกไข เปลี่ยนแปลงบอย ๆ ดวย การตัดสินใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซึ่งมีวัตถุประสงคหรือประเภทของการประกอบการตางกัน ควรตัดสินใจใชระบบใดในการเก็บเอกสาร เปนเร่ืองที่ตองพิจารณาอยางละเอียดรอบคอบตองมีการศึกษาวา ระบบใด จึงจะทําใหการปฏบิ ัติงานการจัดเก็บเอกสารมีประสิทธิภาพมากที่สุด ซ่งึ อาจสรุปไดว าการบริหารงาน เอกสารเปนศูนยรวมของการบริหารทั้งมวล เปนกิจกรรมท่ีกําหนดขึ้นเพ่ือควบคุมวงจรชีวิตของเอกสาร ตั้งแต การผลิตไปจนถึงการทาํ ลายเอกสาร วงจรเอกสาร (The Document Cycle) ถาผูบริหารสามารถจัดการกับงานเอกสารไดอยางมีประสิทธิภาพแลว ก็จะทําใหตนทุนในการจัดเก็บ เอกสารลดลงได การปฏิบัติงานเกี่ยวกับเอกสารมีความจําเปนอยางยิ่งตองดําเนินการอยางมีระเบียบแบบแผน อันจะกอใหเกิดความสะดวก รวดเร็ว ประหยัดทั้งเวลาและแรงงาน ซึ่งนําไปสูประสิทธิภาพและบังเกิด ประสิทธิผลในการทาํ งาน 1) การผลิต (Creation) เอกสารท่ีเขามาในสํานกั งานจากแหลงตา ง ๆ หรือการผลิตเอกสาร ขึ้นมาเอง ในการทําใหเอกสารเกิดข้ึนนี้ถือเปนชั้นกําเนินของเอกสารตั้งแต การคิด ราง เขียน แตง พิมพ ทําสําเนา การอัดสําเนา ถายเอกสาร เพื่อใชงานในสํานักงานในรูปจดหมายโตตอบ บันทึกขอความ และ งานพิมพตา ง ๆ เอกสารจะถกู สรา งขน้ึ มาจากภายนอกองคกร และภายในองคก ร ทําใหมเี อกสารมากมายหลาย 1 Iประเภท 2) การใชประโยชน (Utilizations) เปนขั้นตอนที่เอกสารไดผานการดําเนินงานในสวน ตาง ๆ ที่เกี่ยวของภายในองคกร การไหลผาน (Flow) ของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการที่กําหนดไว ในแตละองคกร โดยจะตองดูแลประโยชนเอกสารแตละประเภทซึ่งมีความสําคัญมากนอยแตกตางกัน เอกสาร บางช้ินยังไมมีประโยชนในการนําขอมูลมาใชในโอกาสตอไป และบางช้ินมีความจําเปนตองเก็บไวเปนหลักฐาน อางอิง ขั้นตอนน้ีคือการพัฒนาระบบการเดินทางของเอกสาร ใหมีลักษณะคลองตัว สามารถเรียกใชและจัดสง ถึงทใ่ี นเวลาทตี่ อ งการ 3) การจัดเก็บ (Storage) เม่ือดําเนินการผลิตเอกสารขึ้นมาและดําเนินการท่ีจําเปนแลว สําเนาเรื่องเดิมหรือเอกสารท่ีจําเปนตองนําไปแยกเปนประเภท หรือเปนกลุม ตามหมวดแฟมที่เกี่ยวของ โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหมู มีระเบียบ เอกสารตองไมชํารุดเสียหาย เพื่อความสะดวกในการเรียกใช ภายหลัง โดยตองมีการวางแผนไวล วงหนา ใหพรอม คํานึงถึงสิง่ ตาง ๆ ที่เก่ียวของ เชน สถานที่จัดเก็บ อุปกรณ สําหรับการเก็บ ระบบในการจัดเก็บเอกสาร ขั้นตอนปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสาร โดยจัดทําคูมือไวเปนมาตรฐาน ในการปฏิบัตงิ าน และจัดใหม ีที่เก็บรกั ษาเอกสารอยางเพียงพอ

89 4) การเรียกใชหรือการสืบคน (Retrieval) งานจัดเก็บเอกสารมีบทบาทในการดําเนินงาน เปนอยางมาก เพราะการไดขอ มูลอยา งรวดเร็วจะทําใหการตดั สนิ ใจสามารถทําไดทันที เอกสารตาง ๆ เปนสิ่งที่ มีประโยชนตอการแกไขปญหาของผูบริหารและการวางแผนในอนาคต ขอมูลในเอกสารจะตองถูกนํามา พิจารณาประกอบการวางแผนและการตัดสินใจ ท้ังน้ีการเรียกใชหรือการสืบคน จะตองทําไดอยางรวดเร็ว ประหยัดเวลา ประหยดั แรงงาน มีประสทิ ธภิ าพและมปี ระสทิ ธิผล 5) การกําหนดสภาพ (Disposition) การจัดเก็บเอกสารเปนการรักษาเอกสารสําคัญเอาไว เพ่ือประโยชนในการนํามาใชไ ดท ันทีท่ีตองการ จงึ ตองมีการจัดการอยา งรดั กุม มีขนั้ ตอนการกําจัดเอกสารเมื่อมี อายนุ านพอสมควร หรือไดจ ดั เก็บไวจ นครบตามท่กี ฎหมายหรอื ระเบยี บขอบังคับระบไุ ว เม่ือจดั เกบ็ ไวจนคุณคา หรือประโยชนในการอางอิงมีนอย ก็จําเปนตองดําเนินการกําจัดหรือคัดเลือกออกไปเพื่อดําเนินการทําลาย อาจมกี ารตัง้ คณะกรรมการในการทําลาย เพ่ือชว ยในการพิจารณาคดั กรองเอกสารเหลานนั้ การจดั เกบ็ เอกสาร ความหมายของการจัดเก็บเอกสาร การเก็บเอกสาร (Filing) คือกระบวนการจดั และเก็บเอกสารใหเปนระเบียบ เพื่อใหงายตอการคนหา ไดงายในทันทีที่ตองการ สะดวก รวดเร็ว ทันเวลา กระบวนการจัดเก็บประกอบดวยการจําแนก จัดเรียง รักษา คน หาและนาํ มาใชประโยชน มีระเบยี บแบบแผน เปนระบบ (System) มีแหลง เก็บที่งา ย และปลอดภัย ชวยให การปฏิบัติงานประจําวันของแตละหนวยงานเปนไปดวยความเรียบรอย ประหยัดเวลาและคาใชจาย การเก็บ เอกสารเปนวิธีการแบงประเภท (Classifying) การจัด (Arranging) และการเก็บ (Keeping) เพื่อรวบรวมให เอกสารอยใู นแหลงเดยี วกนั อยูในแหลงทป่ี ลอดภยั และสามารถคน หาเอกสารไดทันทีท่ีตองการ วตั ถุประสงคของการจดั เกบ็ เอกสาร ปจจุบันมีการจัดทําระบบการจัดเก็บเอกสารใหเหมาะสมกับความตองการขององคกรไมวาจะเปนการ เก็บเอกสารที่มาจากภายนอก สําเนาเอกสารท่ีผลิตข้ึนมาเอง หรือเอกสารอื่น ๆ ซ่ึงแตละอยางมีวิธีการเก็บท่ี แตกตางกันออกไป ดังน้ันเอกสารทั้งหมดท่ีจะเก็บไวจะตองไดรับการปฏิบัติใหถูกตองในเร่ืองการจัดการ การคนหา การยืมเอกสารรวมท้ังการสงคืนใหถูกตอง ทําใหเกิดความคลองตัวในการปฏิบัติงาน ขจัดปญหาท่ี อาจเกิดขึ้นซึ่งเปนอุปสรรคตอการดําเนินงาน ฉะนั้นไมวาจะเก็บเอกสารดวยระบบใดก็ตามจะตองมี วตั ถุประสงคข องการเก็บ ดงั นี้ 1 I1. เพื่อความสะดวกในการคนหา เอกสารเปรียบเสมอื นหนวยบันทึกความจําของหนวยงานเอกสารใช เปนส่ิงอางอิงเปนหลักฐานในการตอสูคดีความ การฟองรองในศาล ซ่ึงถาผใู ดมีพยานหลักฐานท่ีดีก็อาจจะชนะ คดีความนั้นได ดังน้ันจึงตองเก็บเอกสารใหมีสภาพดีใชไดตลอดเวลา สามารถคนหาไดในทันทีที่ตองการเพราะ การเก็บเอกสารตองการความรวดเร็ว ตอเนอ่ื งทันตอ เหตุการณ สํานักงานจึงจําเปนตองมีระบบการเก็บเอกสาร ทีส่ ามารถคนหาไดทันทีเมอ่ื ตอ งการใชง าน 2. เปนแหลงรวมความจําตาง ๆ สํานักงานจําเปนตองแยกการจัดเก็บเอกสารออกเปนหนวยหน่ึง เพ่ือทําหนาท่ีเปนสมองของหนวยงานน้ัน ๆ ใชทบทวนความจํา ใชวางแผนแกปญหา หรือตัดสินใจ ใชพิจารณาความดีความชอบของบุคลากร ใชปรับปรุงงานเอกสาร จึงเปนบันทึกความจําของหนวยงาน ส่ิงท่ีตองปฏิบัติหรือเคยดําเนินการเร่ืองใดเร่ืองหนึ่งในอดีตอาจใชเปนบรรทัดฐานการปฏิบัติงานในปจจุบันได ฉะนั้นงานการจดั เก็บเอกสารจะตอ งปฏบิ ัตติ อเนอื่ งสมํ่าเสมอประจําทุกวัน

90 3. เพื่อใหมีแหลงเก็บเอกสารที่ปลอดภัยและถาวร ไมเกิดการชํารุดเสียหาย สําหรบั เอกสารที่เกี่ยวกับ ขอเท็จจริง รายการดําเนินงานที่อยูในระยะที่ยังมีความตองการเอกสารน้ันอยู ควรมีการจัดเก็บเอกสารให ครบถวน ไมชํารุดและสูญหาย หากเอกสารท่ีตองการจะใชในภายหลังไดจัดเกบ็ ไวไมครบถวนหรือสูญหายยอม สงผลกระทบตอการปฏิบัติงานอยางแนนอน เพราะเอกสารตาง ๆ มีความสําคัญตอการดําเนินงานเปน อยางมาก หากไมมีระบบจัดเก็บเอกสารท่ีดีจะกระจัดกระจายและสูญหายได ทําใหเกิดอุปสรรคในการ ดาํ เนนิ งาน 4. เพื่อรวบรวมเอกสารท่ีเกี่ยวขอ งสัมพันธกันไวในแหลงเดียวกัน การจัดเก็บเอกสารนอกจากจะตองมี ระบบการจัดเก็บและคนหาท่ีเปนมาตรฐาน เพื่อใหถูกตองเปนระเบียบแลว การเก็บเอกสารจําเปนอยางยิ่งท่ี จะตองรวบรวมเก็บไวเ ปนแหลงเดียวกัน เพราะถา แตละหนวยงาน เปนผเู ก็บเอกสารของตนเอง หากหนวยงาน อ่ืนตองการเอกสารเพื่อนําไปใชก็จะไมสะดวกเทาที่ควร ฉะนั้นจึงควรรวบรวมเอกสารไวเปนหมวดหมู และ จดั เก็บรวบรวมไวใ นแหลง เดยี วกนั 5. ทําใหมีมาตรฐานเดียวกันในการจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารแทบทุกหนวยงานมักจะเปน ระบบเฉพาะตัว เมื่อเจาหนาที่ผูรับผิดชอบไมอยูหรือไมมาปฏิบัติงานก็จะไมสามารถคนหาเอกสารท่ีตองการได หรอื อาจตองใชเวลานาน ขาดประสทิ ธิภาพ ระบบจัดเกบ็ เอกสารที่ดีตอ งมีการกาํ หนดหลักในการปฏิบตั ิไวอยาง แนนอนตายตัว เพ่ือใหพนักงานทุกคนมีความเขาใจในเร่ืองการจัดเก็บ การคนหา และการยืมเอกสาร รวมท้ัง การสงคืนไดถูกตอง ตามขั้นตอนท่ีวางไว และนอกจากมาตรฐานในการปฏิบัติงานแลว ควรกําหนดมาตรฐาน ของเคร่ืองมือเครอ่ื งใช วธิ กี ารทํางาน และมีคมู ือทใี่ ชใ นการปฏบิ ัติงานดวย 6. เพ่ือความเรียบรอยและสะอาดตา การจัดเก็บเอกสารจะมีความครบถวนสมบูรณได จะตองมีความ เปนระเบียบเรียบรอยและสวยงาม มีระบบที่ไมซับซอน คนหาไดงาย รวดเร็ว มีลักษณะยืดหยุนได เพื่อขยาย งานเอกสารในอนาคตและสรางภาพพจนที่ดแี กผูใชบ รกิ าร ปญ หาตาง ๆ ในการจดั เก็บเอกสาร 1. ใชระบบการจัดเกบ็ ที่ไมมมี าตรฐาน หรอื ไมเหมาะสมกบั งาน 2. ขาดเจา หนาทรี่ บั ผิดชอบในการจัดเก็บ คน หาหรือเจา หนา ท่ขี าดความรู 3. ไมม รี ะบบการยืมเอกสารไปใชและระบบติดตามทวงถามทเ่ี หมาะสม 4. ขาดเครอื่ งมือเครอ่ื งใช เนอื้ ที่เกบ็ เอกสารไมเพยี งพอหรือไมเ หมาะสมกบั งาน 1 I5. ไมม กี ารวางแผนและกําหนดระยะเวลาในการเก็บและทําลาย 6. ผูบังคับบัญชาของหนวยงานตางๆ ใหความสนใจตอหรือเห็นความสําคัญของการจัดเก็บและการ ดาํ เนินการดา นเอกสารนอ ยไป หรือมองขา มความจาํ เปน 7. การมเี อกสาร “สวนตวั ” เกบ็ เอาไวม ากเกนิ ความจาํ เปน 8. ขาดเกณฑท่แี นนอนในการควบคุมเอกสารในดานการทําใหบ งั เกิดขน้ึ 9. กฎหมายเปดชองโหวสงเสริมใหผูปฏิบัติงานในราชการไทย เก็บเอกสารทุกชนิดเปนระยะเวลา ยาวนานเกนิ ความจําเปน หรือเก็บมากกนั อยางไมมมี าตรฐานที่จะจํากัดเอกสารเมอื่ ถงึ เวลาอันสมควร 10. ลักษณะนิสัยประจําชาติของคนไทยซึ่งไมชอบจํากัด หรือทําลายส่ิงใด และเพราะ “เสียดาย” วตั ถุทใ่ี ชทาํ เอกสารข้นึ มาหรอื รูปเลมอันสวยงาม 11. เกิดจากทัศนคติหรือความเชื่อท่ีวา “การที่มีกองเอกสารวางอยูเต็มโตะเปนลักษณะของผูท่ีมี ความสามารถสูง และมีงานอยูในความรับผิดชอบมากมายเปนลักษณะซ่ึงแสดงออกถึงความเปนบุคคลสําคัญ นา เลอ่ื มใสแกผ ูพ บเห็นโดยท่ัวไป” 12. มีสาเหตุมาจากการทํางานประจําวันอยูมาก จนกระท่ังไมมีเวลาท่ีจะปรับปรุงการจัดเก็บเอกสาร ซง่ึ หมดความสาํ คญั ในการใชงานอกี ตอ ไป

91 การควบคุมเอกสาร การควบคุมเอกสารนั้น หมายถึง การควบคมุ ในการผลติ การจัดเก็บ และการกําจัดหรอื ทําลายเอกสาร เมือ่ หมดความจําเปนทีจ่ ะตองใชอีกตอไป ดงั นนั้ จึงอาจแบง การควบคุมเอกสารออกเปน 3 ขั้นตอน คอื 1. การควบคุมหรือการทําลายเอกสารบังเกิดข้ึน คือ การควบคุมปริมาณการพิมพสําเนา การโรเนยี วหนังสอื หรอื เอกสาร การถายสาํ เนา การออกแบบฟอรม 2. การควบคุมในการจดั เก็บ ควรจําแนกเอกสารออกเปน 4 ประเภทใหญๆ ดังท่ไี ดกลาวมาแลวขา งตน คือเอกสารท่ียังอยูในระหวางปฏิบัติงานเอกสารที่โตตอบเสร็จแลว เอกสารซ่ึงมีความสําคัญ และเอกสารซึ่ง สมควรทําลาย เอกสารประเภทที่ 1 และ 2 ควรเก็บไวในบริเวณท่ีทํางานประจําวัน เอกสารท่ีไมใชบอยๆ เชน เอกสารที่สําคัญควรสงไปเกบ็ ไว ณ หองหรือศูนยเก็บเอกสารกลาง เม่ือครบระยะเวลาท่ใี ชอางอิงแลวควรเสนอ ขออนมุ ัติทําลายโดนดวนเพ่อื เปน การประหยดั เนื้อทีเ่ กบ็ เอกสาร และไมทาํ ใหส าํ นักงานรงุ รงั ไมเ ปนระเบียบ การดําเนนิ การควบคุมการจัดเก็บเอกสาร มขี ัน้ ตอนตา งๆ ดงั ตอไปนี้ คือ (1) เอาเอกสารแตล ะแฟม หรือแตละกองออกมาสํารวจ (2) แยกประเภทเอกสารที่ไมไดใชงานบอย หรือ หมดคาในการใชออกจากเอกสารที่ยัง ตองการใชเปน ประจําวนั (3) จัดกลุมประเภทของหัวเร่ืองการจําแนกแฟมในตูเอกสารหรือช้ันเสียใหม เพ่ือใหการ คน หางา ยเม่ือตองการใชภายหลงั (4) วางมาตรฐานการดาํ เนินการจดั เกบ็ เอกสารเสยี ใหม ดงั นี้ ก. ถาเปนเอกสารซ่ึงยังดําเนินการไมเสร็จ คอยตอบรับหรือสอบหลักฐานตองรอไป อีกนาน ควรเก็บเขาตูเอกสารในลิ้นชักที่ 1 หรือ 2 แตถาเปนเรื่องที่ตองทําใหเสร็จในวันน้ันหรือวันรุงขึ้น ไมจาํ เปน ตอ งเก็บ อาจท้งิ คางอยใู นแฟม หรอื ในกระบะเก็บเอกสารบนโตะก็ได ข. สําหรับเอกสารที่ไดมีการตอบโตเสร็จแลว แตยังมีความจาํ เปนที่จะตองใชอางอิง ในการตอบโตเอกสารอยูบางคร้งั แมจะไมบอ ยคร้งั นกั เราอาจจะเก็บไวในลิน้ ชกั ท่ี 3 หรอื 4 กไ็ ด ค. เอกสารท่ีมีความสําคัญทางกฎหมาย ประวัติศาสตร หรือเก่ียวกับหลักฐานทาง การเงิน หรือเอกสารซึ่งปฏิบัติเสร็จเรียบรอยแลว แตอาจจําเปนตองเก็บไวระยะหนึ่ง แตไมควรเก็บไว ณ สถานท่ที ํางาน ใหส ง ไปเกบ็ ไวตามศนู ยเก็บเอกสารของกรมหรอื หนว ยงานนน้ั ง. ควรจะมีคณะกรรมการกําหนดการจัดเก็บเอกสารของกรมหรือกอง หรือมี 1 Iหนวยงานซ่ึงจะรับผิดชอบในการกําหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารตางๆ ของกรมหรือหนวยงานน้ันๆ เพื่อใหเจา หนาทผ่ี ูปฏิบตั งิ านไดย ึดถอื เปนหลกั ในการจดั เก็บตอไป 3. การควบคมุ ในการกําจัดเอกสารซ่ึงไมม ีคา การท่ีไมมกี ฎเกณฑก ําหนดใหมกี ารสํารวจเอกสารเพอื่ หาทางกาํ จัดเอกสารซงึ่ ไมมีคาในการใชอางอิงอีก ตอไป ทําใหปริมาณเอกสารเพ่ิมมากขึ้นทุกที จนเกิดการกองเอกสาร(Piling) อยูท่ัวไปตามหนวยงานราชการ ซงึ่ ขดั ตอ หลักการจดั เกบ็ เอกสาร (Filing) ทด่ี ี เพื่อที่จะหาทางทําลายเอกสารท่ีไมมีคุณคาในการอางอิงตอไป จึงสมควรที่จะไดมีการกําหนดให เจาหนาท่ีปฏิบัติงานสํารวจเอกสารเพื่อจํากัดอยางนอยปละคร้ัง โดยทําเปนรายการเสนอขออนุมัติทําลาย ตอผบู งั คบั บญั ชาระดับกอง การทําลายเอกสารจะทําไดโดย การเผา ขาย ใชเครื่องทําลายเอกสารไฟฟา (ในกรณีที่เปนเอกสารลับ) การจะทาํ ลายโดยวิธใี ดกแ็ ลว แตคาของเอกสารแตละชนิดเปนสําคัญ

92 การทําลายเอกสาร ในการทําลายเอกสารนั้น หลักสําคัญคือจะตองมีการกําหนดระยะเวลาในการจัดเก็บเอกสารตางๆ ทัง้ น้ี เพอ่ื จะไดม ีการสาํ รวจเพ่อื เปน การคัดเลือกและเสนอขออนุมตั ทิ ําลายตอไปตามรายละเอียดขา งตน - เก็บไว 1 ป ไดแ ก หนังสอื เขา -ออก ตดิ ตอระหวา งหนว ยงาน ซ่ึงไดมกี ารดาํ เนนิ การตามนน้ั เรยี บรอ ยแลว - เกบ็ ไว 2 ป ไดแ กแบบฟอรม เกีย่ วกับการเงนิ ดา นตางๆ รายงานและสรุปผลเกี่ยวกับ การปฏบิ ัตงิ านเปนการภายใน - เก็บไว 7 ป ไดแกสัญญารับจางตางๆ ขอตกลงตางๆ ซึ่งเปนลายลักษณอักษร (ใหเ ก็บตอไปอีก 7 ป หลงั จากเสรจ็ ส้นิ ลงตามสญั ญานน้ั ๆ แลว ) บัญชีพัสดตุ า งๆ รวมทั้งบนั ทกึ เกย่ี วกับการเปลี่ยนแปลงพสั ดนุ ั้นๆ - เก็บเทา ท่กี ฎหมายหรือกฎขอบังคับเฉพาะอยางไดร ะบุเอาไวหรือเกบ็ เอาไวในระยะเวลาอันสมควร - เกบ็ ตลอดไป ไดแก โฉนด พันธบตั ร ทะเบยี นยานพาหนะ ระเบียบของกรม ฯลฯ ประเภทของเอกสาร เอกสารประเภทตา งๆ โดยทัว่ ไปอาจจะจําแนกไดเ ปน 4 ประเภทใหญๆ คือ 1) เอกสารที่ยังอยูในระหวางปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารโตตอบท่ียังปฏิบัติไมเสร็จ รวมท้ังเอกสาร ทโี่ ตตอบเสรจ็ แลว แตย ังมคี วามจําเปนที่จะตอ งใชใ นการอา งอิงอยบู อ ยๆ 2) เอกสารท่ีไดมีการโตตอบเสร็จแลว แตยังมีความจําเปนที่จะตองใชในการอางอิงโตตอบเอกสาร อยใู นบางคร้งั 3) เอกสารซ่ึงมีความสําคัญ หมายถึง เอกสารบางอยางที่มีทางประวัติศาสตร ทางกฎหมาย วรรณคดี หรอื เกี่ยวกบั หลักฐานการเงิน 4) เอกสารซ่ึงสมควรทําลาย หมายถึง เอกสารซ่ึงไมมีคาในการใชอางอิงอีกตอไป หรือเอกสาร ซงึ่ พน ระยะเวลาท่คี วรเกบ็ อีกตอ ไป นอกเหนือไปจากน้ีเราอาจจําแนกเอกสารออกเปนประเภทใหญๆ ไดอีกอยาง คือ เอกสารท่ัวไปและ เอกสารลับ การจําแนกเอกสารออกเปนประเภทตางๆ ดังกลาวขางตนจะมีความสัมพันธอยางใกลชิด กบั การควบคมุ ในการจัดเกบ็ เอกสาร ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร 1 Iการจดั เกบ็ เอกสารไวในแฟม เราอาจจดั เก็บโดยระบบการจาํ แนกเอกสารระบบใดระบบหนงึ่ ดงั น้ี 1) จําแนกตามหัวขอเรื่อง คือ กรณีท่ีเราจําแนกเอกสารออกเปนหัวขอใหญๆ ตามหนาที่ ความรับผิดชอบของหนวยงานน้ันๆ หรือจําแนกตามบริการท่ีใหแกผูอื่น เอกสารโดยท่ัวไปจะมีหัวขอใหญๆ 10 หมวด ดงั น้ี คือ หมวดที่ 1 การเงินและงบประมาณ หมวดท่ี 2 มตคิ ณะรฐั มนตรี คําส่งั ระเบียบ คมู ือ หมวดท่ี 3 การโตต อบ หมวดที่ 4 การบริหารทวั่ ไป หมวดท่ี 5 การบริหารบคุ คล หมวดท่ี 6 เบด็ เตลด็ หมวดที่ 7 การประชมุ หมวดท่ี 8 การฝก อบรม บรรยาย ทนุ และการดงู าน หมวดท่ี 9 พัสดุ ครภุ ณั ฑ ท่ดี นิ และสง่ิ กอสราง หมวดท่ี 10 สถิติ และรายงาน

93 เพื่อใหผูอา นสามารถเขาใจและปฏิบัติในการจําแนกเอกสารโดยถูกตอง จึงจะขอใหคําอธิบาย ในการคัดเลอื กเอกสารใหเปนหมวดหมูต ามหัวขอ 10 หมวด พอสังเขป ดังนี้ หมวดท่ี 1 การเงินงบประมาณ ในหมวดนี้ กาํ หนดใหจดั เกบ็ เอกสารอันเกยี่ วกบั การเงิน ซึ่งอาจแยกหัวขอ ไดดงั นี้ - งบประมาณ - เงินเดอื น คาจา ง - เงินสะสม เงินยมื - เงินชวยเหลือตา งๆ เชน คา เลา เรยี นบุตร คารักษาพยาบาล - เงินคาใชสอย เชน คา นา้ํ คา ไฟ คาโทรศัพท - เงนิ คา ตอบแทน เชน คาน้าํ คา ไฟ คา โทรศพั ท - เงินคา บําเหน็จบํานาญ - เงินอุดหนุน ฯลฯ เปน ตน หมวดท่ี 2 คําสัง่ ระเบยี บ คูมือ มติ ครม. กําหนดใหจ ดั เกบ็ เอกสารอันเก่ยี วกบั คาํ ส่งั ของฝายและกอง คําส่ังของหัวหนา หนว ยงาน คาํ สั่งทั่วไป ระเบยี บ ประกาศตา งๆ กฎหมาย กฎกระทรวง พระราชบัญญัติ คมู อื และมติตางๆ หมวดที่ 3 โตต อบ เรื่องโตตอบทั่วไป ใหพยายามจัดไวในหมวดเอกสารที่เร่ืองนั้นเกี่ยวของอยู เชน เร่ืองโตตอบ เก่ียวกับการเงินก็จัดหมูไวในหมวด “การเงิน งบประมาณ” หรือถาเปนเร่ืองโตตอบเก่ียวการแตงตั้งโอนยาย บุคคล จดั หมูไวใ นหมวด “บริหารงานบุคคล” ฉะนั้น แฟมเอกสารที่จะจัดหมูไวในหมวด “โตตอบ” นี้ ก็ไดแกเอกสารโตตอบเร่ืองการ บรจิ าค หรือการขอความรว มมอื จากหนวยงานตางๆ การขอชมกิจการ เปนตน หมวดท่ี 4 บรหิ ารทวั่ ไป กําหนดใหจัดเก็บเอกสารอันเก่ียวกับการแบงสวนราชการ หนาที่ความรับผิดชอบและเร่ือง หรอื คาํ ส่ังซงึ่ มีลกั ษณะเปน การบริหารงาน การมอบอํานาจหนา ท่ีใหท ําหนาที่แทนหรอื การรักษาการในตําแหนง ใดตําแหนงหน่ึง หมวดท่ี 5 บรหิ ารบุคคล ในหัวขอน้ีกําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภททะเบียนราชประวัติ การพิจารณาความดี ความชอบ การบรรจุแตงต้งั การโอน การยาย การลาออก วนิ ัย การขอยมื ตวั ขาราชการ การสอบเลื่อนขั้น การกาํ หนด ตําแหนง ใหม ฯลฯ หมวดท่ี 6 เบด็ เตล็ด กําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภทซึ่งไมสามารถจัดเขาหมวดใดหมวดหนึ่งที่ต้ังไวเปนเรื่อง พิเศษ และปริมาณเอกสารยังไมมากพอท่ีจะต้ังขึ้นเปนหมวดเอกสารใหมก็ได ก็ใหจัดเขาในหมวดเบ็ดเตล็ดน้ี อยางไรก็ตาม ไมควรจัดเก็บแฟมไวในหมวดนี้มากนัก หากมีเอกสารมากพอควรก็ใหตั้งหมวดใหมเพื่อความ สะดวกในการคน หา หมวดท่ี 7 ประชุม ในหมวดน้ี กําหนดใหจัดเก็บเรื่องราวเกี่ยวกับการประชุมทั่วๆ ไป แตถาเปนการประชุม เกี่ยวกับเรื่องใดเรื่องหนึ่งในหัวขอที่กําหนดไว ก็ใหนํามารวมไวในหัวขอนั้นๆ เชน การประชุมเก่ียวกับการ พิจารณาโทษขา ราชการทีผ่ ิดวินยั ที่ตองนาํ ไปเขาแฟมทวี่ า ดวยการบริหารบุคคล ดงั น้ี เปน ตน

94 หมวดท่ี 8 ฝก อบรม บรรยาย และดงู าน ใหจัดเก็บเอกสารประเภทที่มีการฝกอบรม สัมมนา หรือบรรยายเกี่ยวกับเร่ืองใดเร่ืองหนึ่ง ขาราชการไดรับทนุ ไปศึกษาตอ ตางประเทศในประเทศ หรือไดรบั ทนุ ดงู านทเ่ี ก็บไวในหมวดนี้ เชน การฝกอบรม ขาราชการ เปนตน หมวดท่ี 9 พสั ดุ ครภุ ัณฑ ที่ดินและสงิ่ กอ สราง ใหจัดเก็บเอกสารประเภทซื้อและจัดหาพัสดุครุภัณฑสํานักงานตางๆ แบบแปลนสิ่งกอสราง ทะเบียนทรัพยส ิน ตลอดถึงเอกสารในการประกวด เรียกประกวดราคา จางเหมากอ สราง การแตงตั้งกรรมการ ตรวจรับพัสดุ งานจางเหมา เปน ตน หมวดที่ 10 สถติ ิและรายงาน กําหนดใหจัดเก็บเอกสารประเภทรายงานและสถิติตางๆ เชน รายงานการตรวจอาคาร รายงานปเ กิด-ตาย รายงานการใชนา้ํ มนั เชอื้ เพลงิ สถติ ปิ ระชากร ฯลฯ เปนตน สําหรับหนวยงานที่มีลักษณะงานพิเศษ เอกสารบางแฟมไมสามารถจัดเขาในหมวดตางๆ เหลา น้ี และมเี อกสารมากพอสมควรก็ใหต ้งั เพมิ่ เติมเปน หมวดที่ 11-12 หรอื 13 ตามลําดบั 2) จําแนกตามรายช่ือของหนวยงานหรือบุคคลซึ่งเก่ียวของดวย เชน อาจจําแนกเปน กรมอาชีวศกึ ษา กรมการบินพาณชิ ย หรือนายสวสั ด์ิ เปน ตน 3) จาํ แนกตามสถานท่ีตัง้ ของหนว ยงาน ซง่ึ อาจตั้งอยใู นเขตทีต่ างกนั เชน สรรพากร เขต 3 เขตการทางสระบุรี หรือผูแทนจําหนายสาขากรุงเทพฯ สาขานครสวรรค ซ่ึงอาจเปน หวั ขอใหญและจากหัวขอน้ี หากมีหนว ยยอ ยในการดาํ เนนิ งานเลก็ ลงไปกวานี้อกี และเปนเรอื่ งทสี่ าํ คัญ เราก็อาจจาํ แนกยอ ยลงไปไดอกี 4) จําแนกโดยใชเลขรหัสแทนเรื่องหน่ึงๆ เชน แฟมประเภทที่ 01 เปนเรื่องเกี่ยวกับการบริหารบุคคล แฟม ประเภทท่ี 02 เปนเร่ืองเกี่ยวกับงานสารบรรณ เปน ตน ซงึ่ จาํ เปนตองใหหมายเลขแกเอกสารประเภทตางๆ และทําคูม อื ประกอบเพ่ือความสะดวกแกการจัดเก็บและคน หาดวย การจะใชระบบใดระบบหนึ่งจําแนกเอกสารเพื่อการจัดเก็บหรืออาจใชหลายระบบผสมกันก็ไดแลวแต สะดวก ปริมาณ และประเภทของเอกสาร ตลอดจนนโยบายของหนวยงานหนึ่งๆ เปนสาํ คัญ ระบบหนึ่งอาจจะ เหมาะสมกับหนวยงานหน่ึง แตอาจจะไมเหมาะสมกับอีกหนวยงานก็ไดแตภายในหนวยงานเดียวกันควรใช ระบบการจําแนกเอกสารซ่ึงเปนมาตรฐานเดียวกัน โดยพยายามใชระบบอํานวยความสะดวกในการเก็บและ คน หา และผจู ดั เกบ็ หรือคน หาเอกสารเขา ใจไดดี โดยท่ัวไปแลว หนวยงานตางๆ มักนิยมใชระบบการจําแนกเอกสารระบบท่ี 1 มากท่ีสุด ท้ังหนวยงาน ของราชการและเอกชน ขอ คิดเกย่ี วกบั การจําแนกเร่ือง 1. กําหนดหัวขอเร่อื งทสี่ น้ั กะทดั รดั แตคลุมใจความทั้งหมด 2. หัวขอเรอ่ื งแตละเรอื่ งไมค วรซํา้ ซอนหรือใกลเ คยี งกนั 3. หวั ขอ เรือ่ งแตละเรอ่ื งควรมีความหมายเดน ชดั ตีความหมายไดเปน อยา งเดยี ว 4. ควรใชภาษางายๆ ท่รี จู กั กนั โดยท่ัวไป

95 องคประกอบในการจัดเกบ็ เอกสารทดี่ ี 1. เปน ระบบท่สี ามารถรบั การขยายตวั ของหนวยงานในอนาคตได 2. ผูเ ช่ยี วชาญดานเกบ็ เอกสารจะเปน ผูกําหนดระบบการเกบ็ เอกสารทีด่ ี 3. เปน ระบบทีถ่ กู กาํ หนดข้ึนโดยคํานึงถงึ การประหยดั เวลาและคาใชจ ายดวย 4. เปนระบบซึง่ ทําใหก ารคน หาเอกสารเปนไปไดอ ยางรวดเร็ว 5. เปนระบบซึง่ ทําใหก ารจดั เก็บเอกสารเรยี งลาํ ดับตามความสาํ คญั และลําดับกอนหลงั ของเอกสารใน กลุมแฟมกลุมหนงึ่ หรือเอกสารพวกหน่งึ 6. เปน ระบบทง่ี า ยตอ การเขา ใจของผปู ฏบิ ัติงาน 7. เปนระบบทีเ่ หมาะสมกบั การดาํ เนนิ งานของหนว ยงานนนั้ วธิ ีการจดั เกบ็ เอกสารทด่ี ี 1. จําแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอํานวยประโยชนใหแ กการปฏบิ ัตงิ านของหนว ยงานนนั้ 2. กําหนดประเภทเอกสารทจ่ี ะจัดเก็บในตูเ อกสารตา งๆโดย - เกบ็ เอกสารทใี่ ชเ สมอในตลู ้นิ ชกั หรอื ลนิ้ ชักในระดบั สายตา ( โดยเฉพาะตูเหล็กสล่ี ิน้ ชัก) - เกบ็ เอกสารที่จะใชอา งองิ นานๆครัง้ ไวในตทู บึ หรอื ตูไ มครึง่ กระจก 3. การจําแนกแฟม เอกสารท่ีเกบ็ ไวในล้ินชกั ควรใชระบบการอา นหนังสือ คอื เรียงจากซา ยไปขวา 4. ไมค วรเกบ็ เอกสารมากกวา 1 เรอ่ื งในแฟมเดยี วกนั 5. ไมควรเก็บเอกสารมากกวาเกินไปในแฟมหน่ึง ( ไมค วรเกิน 50-60 แผน ) 6. ไมควรเก็บหนงั สือปนกับแฟมเอกสาร 7. ควรมีการควบคมุ การจดั เก็บและคน หาเอกสารโดยเครงครัด 8. เมอื่ คนเอกสารและนาํ ออกมาใชเ สร็จแลว ควรรีบนาํ ไปเก็บท่เี ดิม 9. ถายืมเอกสารหรือแฟมไปใชงาน จะตองใส “บัตรยืม”หรือ “แฟมยืม” ไวแทนจนกวาจะนําเอา เอกสารหรือแฟม ทย่ี ืมไปมาคืน 10. เอกสารที่ใชแลว แตตองเก็บไวระยะหนึ่งและไมไดใชอางอิงบอยควรเก็บไว ณ ช้ันลางสุดของตู หรอื ชั้นเกบ็ เอกสาร 11. ควรยา ย/แยกเอกสารไปเกบ็ ไวท ุกป และอยา เคล่ือนยา ยเอกสารที่ยงั ไมไ ดแ ยกใสแ ฟมไปเกบ็ 1 I12. ไมควรซ้ือตูเอกสารเพ่ิมโดยไมจําเปน เพราะจะทําใหเกิดปญหาความไมพอเพียงของพ้ืนท่ี ปฏิบตั งิ าน ควรพยายามใชต ู ช้ัน และเครอื่ งเกบ็ เอกสารทีมีอยูเ ดมิ โดยปรับใหไ ดมาตรฐาน