การเขียนเชิงธุรกิจ (Writing for business) by Deborah Dumaine, สินิทธิ

100 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ เลือกวิธีส่งข่าวสาร อีเมล การน�ำเสนอ โทรสาร การประชุมทางวิดีโอ เมลภายใน ส่งทางไปรษณีย์ อินทราเน็ต (เว็บไซต์ หรือแฟ้มใช้งานร่วม) พนักงานส่งเอกสาร อินเทอร์เน็ต อื่นๆ การประชุม © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 

บทท่ี 10 : เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 101 เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มค�ำแนะน�ำในการจัดโครงสร้างเอกสาร ให้ ใช้ค�ำแนะน�ำนี้เพื่อจัดโครงสร้างการเขียนในเอกสารของคุณ หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ล�ำดับ ล�ำดับ ข้ันตอน แผนที่ การ เจาะจง การ ความ เหตุ- และ ความ เปรียบ ไปสู่ วิเคราะห์ ส�ำคัญ การณ์ กรกะาบรวน คิด คเทวียาบม ทแั่วลไะป เหมือน ทั่วไป คแวลาะม เจไาปะสจู่ง แตกต่าง รายงานอุบัติเหตุ x การวิเคราะห์ x แนวโน้ม รายงานประจ�ำปี x x การตรวจสอบ x x จดหมายบริการ ลูกค้า x x การศึกษา x x ประชากร ยังมตี อ่ 

102 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ล�ำดับ ขั้นแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจาะจง การ เหตุ- ไปสู่ วิเคราะห์ ส�ำคัญ การณ์ กรกะาบรวน คิด คเทวียาบม ทแ่ัวลไะป เหมือน ท่ัวไป คแวลาะม เจไาปะสจู่ง แตกต่าง ค�ำอธิบาย x x พยากรณ์ x x เศรษฐกิจ การศึกษาความ x x x เป็นไปได้ วิเคราะห์การเงิน x x x การค้นพบ x สถิติการเติบโต x x คู่มือ x x ค�ำแนะน�ำ x x x รายงานจาก x x x x ห้องทดลอง ยังมตี อ่ 

บทท่ี 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 103 หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ล�ำดับ ลเห�ำดตับุ- ข้ันตอน แผนท่ี การ เทจไา่ัวปะไสจปู่ง วิเคกราาระห์ สค�ำวคาัญม การณ์ กรแะลบะวน คควิดาม เเปทรียียบบ การ เคหแวมลาือะมน ทแไ่ัวปลไสะปู่ แคตวกาตม่าง เจาะจง รายงาน x x การประชุม บันทึกการ x x แก้ปัญหา กระบวนการ x x x รายงานการผลิต x รายงาน x x ความคืบหน้า ข้อเสนอ x x x ผลการท�ำวิจัย x x รายงาน วิจัยการขาย x x ยงั มตี อ่ 

104 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ล�ำดับ ล�ำดับ ขั้นตอน แผนท่ี การ เจาะจง การ สค�ำวคาัญม กเาหรตณุ- ์ กรแะลบะวน คควิดาม เเปทรียียบบ ทไ่ัวปไสปู่ วิเคราะห์ การ ความ และ เหแมลือะน ทไั่วปไสปู่ ความ เจาะจง แตกต่าง รายงาน x x x ด้านเทคนิค กระบวนการ ทดสอบ x การฝึกอบรม x x x x รายงาน x x x การเดินทาง รายงานปัญหา x x x คู่มือผู้ใช้ x x ล�ำดับงาน x x ทบทวนประจ�ำปี x x x © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 

บทท่ี 10 : เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 105 เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มการออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน ให้ ใช้แบบฟอร์มน้ีเพ่ือช่วยเตือนตัวเองอย่างรวดเร็วถึงวิธีการออกแบบ เอกสารให้อ่านง่าย คุณสามารถใช้ ... เพื่อ ... หัวเรื่อง น�ำเข้าสู่ย่อหน้าส่วนใหญ่ ช่วยให้ผู้อ่านเน้นความสนใจไปที่ประเด็นหลัก พ้ืนที่ด้านข้าง เพ่ิมการเน้นย�้ำเป็นพิเศษ ช่วยเพ่ิมแรงจูงใจ ชุดตัวอักษร ให้อ่านออกง่าย ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน ย่อหน้าส้ันๆ หลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านต้องอ่านมากเกินไป จูงใจคนที่อ่านเร็วๆ น�ำเสนอเป็นสองคอลัมน์ แสดงถึงข้อมูลสองชุดอย่างต่อเนื่อง กระตุ้นให้อ่านเร็วขึ้น ยงั มีตอ่ 

106 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน คุณสามารถใช้ ... เพื่อ ... ใช้เครื่องหมาย ล�ำดับรายการในประโยค ใช้ตัวเลขแสดง บอกล�ำดับข้อความ บอกข้ันตอนกระบวนการ ช่วยให้อ้างอิงรายการได้ง่าย จัดการกับปริมาณข้อมูล เว้นพื้นท่ีสีขาว เว้นระยะ จัดกรอบความคิด ช่วยให้อ่านง่าย กราฟ ชาร์ตและตาราง แสดงจ�ำนวน หน่วยเงินตรา และข้อมูล เทคนิค สี (ใช้ ให้เหมาะสม) ขีดเน้นข้อความ (จ�ำกัดที่สองสี) เพิ่มสุนทรียศาสตร์ การขีดเส้นใต้ ตัวหนา เน้นวันสิ้นสุดและรายการปฏิบัติ ตัวอักษรท่ีแตกต่าง ตัวพิมพ์ ใหญ่ ตัวเอน ขนาดท่ีแตกต่างของ ตัวอักษร © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 

บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 107 เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มรายการตรวจสอบงานเขียน ค�ำถามต่อไปน้ีจะช่วยสะท้อนสิ่งท่ีอาจถูกมองข้ามในการแก้ไขงานเขียน ของคุณ โดยก่อนจะส่งงานออกไป ให้ลองตรวจสอบหัวข้อดังน้ีเสียก่อน เน้ือหา วัตถุประสงค์ ระบุชัดเจน ? เจาะจงพิเศษเพ่ือการกระท�ำ หรือเพ่ือส่ือสารข้อมูล ? ข้อมูล ถูกต้องสมบูรณ์ ? มีปริมาณเหมาะสม ? ล�ำดับ ส่วนบน ? จัดวางอย่างมีกลยุทธ์ ? ใจความหลัก การจัดโครงสร้าง การจัดความคิดสอดคล้อง ? การออกแบบ มีหัวข้อ เส้นข้าง และรายการ ? มีการเน้นข้อความแสดงวันส้ินสุด และรายการปฏิบัติ ? รูปแบบ ใช้พื้นที่ว่างจัดกรอบความคิด ? การน�ำเสนอ จะมีประสิทธิผลกว่าไหมหากใช้ตาราง กราฟ หรือชาร์ต ? ยงั มตี อ่ 

108 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ โครงสร้าง เร่ิมด้วยหัวข้อหลัก ? ย่อหน้า เช่ือมโยงในและระหว่างประโยค ? เน้นกับหัวข้อเดียว ? จ�ำกัดที่ 5-6 บรรทัด ? ความส้ันยาวหลากหลายตามโครงสร้าง ? ประโยค จ�ำกัดที่ 15 ค�ำถึง 20 ค�ำ ? เรียบง่าย เจาะจง หรือตรงไปตรงมา ? โทน/สไตล์ ผู้อ่านคุ้นเคยกับศัพท์ท่ีใช้ ? ค�ำ ไม่มีภาษาเสแสร้ง น่าอึดอัด ล้าสมัย ? ออกแบบหัวเรื่องให้มีผลกระทบกับผู้อ่าน ? อธิบายค�ำย่อ ? มีความเป็นส่วนตัว โดดเด่น ตรงไปตรงมา ? สไตล์ ประโยคเชิงรุก ? เหมาะสมกับผู้อ่าน ? ใช้วิธีเชิงบวก ? ยงั มตี อ่ 

บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 109 อ่านตรวจทาน ค�ำศัพท์ ประโยค ตัวสะกด เคร่ืองหมายวรรคตอน ถูกต้อง ? แก้ไขการพิมพ์ผิด ? ควรมีใครมาร่วมตรวจทานด้วยไหม ? หากส่งเมลซ้�ำมีการขีดเส้นเน้นข้อมูลใหม่หรือไม่ ? อ่ืนๆ : ให้เขียนสิ่งท่ีคุณตรวจพบ “จุดที่เป็นปัญหา” ในการแก้ไขงานเขียน ของตัวเอง เพ่ือตรวจสอบและป้องกันความผิดพลาดในอนาคต © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 



11WRITING FOR BUSINESS แบบทดสอบความเข้าใจเกี่ยวกับ การเขียนเชิงธุรกิจ น่ีคือการทบทวนหลักการท่ีเป็นประโยชน์ท่ีได้ถูกน�ำเสนอ ในหนังสือเล่มนี้ ให้คุณท�ำแบบทดสอบนี้ก่อนและหลัง การอ่านหนังสือเพ่ือดูว่าคุณได้เรียนรู้มากเพียงใด 111 

112 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แ บบทดสอบตนเองน้ีจะประกอบไปด้วยค�ำถามจ�ำนวน 10 ข้อ เพื่อช่วยในการวัดความรู้พ้ืนฐานเกี่ยวกับการเขียนเชิงธุรกิจ ของคุณ (ดูเฉลยท่ีท้ายแบบทดสอบ) 1. หัวข้อใดต่อไปน้ีจัดอยู่ในจ�ำพวกรายงานแบบกว้างๆ ก. การส่ือสารสิ่งท่ีทีมงานค้นพบเก่ียวกับการก�ำหนดราคาไปยัง ผู้บริหารระดับสูงของบริษัท ข. ให้ข้อมูลทีมงานกลุ่มใหม่เก่ียวกับการก�ำหนดราคาท่ีบริษัท ก�ำลังด�ำเนินการอยู่ ค. โน้มน้าวทีมขายเกี่ยวกับความต้องการจัดตั้งทีมก�ำหนดราคา ในบริษัทของคุณ 2. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายความว่าอย่างไร ? ก. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงการเขียนถึงผู้อ่าน ให้เหมือนกับว่าได้พูดคุยกันซ่ึงๆ หน้า ข. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงพิจารณาความต้อง การของผู้อ่านเป็นหลัก ในทุกข้ันตอนกระบวนการเขียน ค. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึงย้�ำถึงวัตถุประสงค์ ของงานเขียนตลอดทั้งเอกสาร เพ่ือตอกย�้ำสาระในใจผู้อ่าน 

บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 113 3. ข้อใดคือกลยุทธ์ท่ีแนะน�ำในการร่างงานเขียนครั้งแรก ? ก. เร่ิมจากตอนต้นของเอกสาร และเขียนอย่างเป็นระบบตาม โครงร่างที่เขียน ข. แบ่งเอกสารของคุณออกเป็นหัวข้อย่อย และเขียนแต่ละหัว ข้อตามต้องการ ค. แบ่งเอกสารออกเป็นส่วนๆ และเขียนแต่ละส่วนให้สมบูรณ์ เสียก่อนจึงจะเริ่มเร่ืองใหม่ 4. ตัวอย่างประโยคใดต่อไปนี้ เป็นตัวแทนของปัญหาที่นักเขียนมัก พบบ่อยๆ ? ก. “กลยุทธ์การเน้นท่ีผู้บริโภคน้ี จะช่วยให้เราเป็นผู้น�ำในการ แข่งขัน” ข. “การพัฒนาศูนย์กระจายสินค้า แทนที่จะใช้ศูนย์กลางการ จัดส่งซึ่งมีอยู่แล้ว จะช่วยให้เราประหยัดค่าใช้จ่ายประจ�ำปี ได้ 30%” ค. “เป็นเรื่องส�ำคัญมากที่คุณจะต้องระลึกไว้ในใจว่า วิธีนี้ได้ ถูกออกแบบและพัฒนาโดยหัวหน้าวิศวกร” 

114 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 5. ประโยคที่ยาวเกินไปอาจท�ำให้เกิดความยุ่งยาก หรือท�ำให้ผู้อ่าน หลุดไปจากประเด็นหลักได้ อะไรคือข้อแนะน�ำท่ีดีในเรื่องความ ยาวของประโยค ? ก. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 20 ค�ำ ข. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 25-30 ค�ำ ค. ประกอบด้วย 15 ค�ำหรือน้อยกว่านั้น 6. กลยุทธ์ใดต่อไปนี้ ไม่แนะน�ำให้ใช้ในการเริ่มต้นงานเขียน ? ก. เขียนโครงร่างแบบระดมความคิด ข. เขียนประโยคเร่ิมต้นอย่างดีเย่ียม ค. เขียนตามโครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม 7. เพราะว่าการเขียนอีเมลมีการใช้งานอย่างกว้างขวางและสะดวก จึงมีความเป็นไปได้ท่ีคุณจะตกไปอยู่ในกับดักของการรับส่งอีเมล อย่างไม่รู้จบระหว่างสมาชิกในทีม ดังนั้น ณ จุดใดที่คุณควรจะ หยุดส่งอีเมล และเร่ิมส่ือสารตัวต่อตัว หรืออย่างน้อยก็พูดคุย ทางโทรศัพท์ ? ก. การส่งอีเมลไปกลับมากกว่า 4 เท่ียว ข. หลังจากแลกเปลี่ยนอีเมล 2 เท่ียว ค. หากสถานการณ์ยังไม่ได้รับการแก้ไขใน 3 วันท�ำการ 

บทท่ี 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 115 8. คุณก�ำลังเตรียมจะเขียนย่อหน้าด้วยความยาวปกติ คุณควรจะ ให้มีก่ีหัวข้อในย่อหน้าน้ัน ? ก. หัวข้อเดียว ข. มากกว่า 4 หัวข้อ ค. ระหว่าง 2-4 หัวข้อ 9. คุณได้รับการขอร้องให้เขียนบันทึกอธิบายถึงล�ำดับการส่งผ่าน ข้อมูลในระหว่างรอบการทบทวนโครงการที่จะมีข้ึนในเร็วๆ นี ้ วิธีการจัดโครงสร้างแบบใดจึงจะเหมาะกับวัตถุประสงค์ หลัก การเขียนแบบขั้นตอน หรือกระบวนการ ? ก. หลักการเขียนแบบขั้นตอน เพื่ออธิบายว่าใครท�ำอะไร และจะเกิดอะไรข้ึน ข. หลักการเขียนแบบกระบวนการ โดยใช้ประโยคในรูป ค�ำสั่ง ค. ใช้ได้ท้ังสองแบบ 

116 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 10. เจนก�ำลังวางแผนการเขียนบันทึก เพ่ือขอให้ผู้อ่านอยู่ต่อหลัง เลิกงานเพ่ือประชุมในสัปดาห์หน้า เธอรู้ว่าคนส่วนใหญ่ที่ได้รับ บันทึกน้ีจะต้องมีความรู้สึกต่อต้านกับค�ำขอร้องของเธอ เจน ควรจะวางข้อความส�ำคัญน้ีไว้ตรงส่วนใดของงานเขียน ? ก. เริ่มต้ังแต่ต้นเร่ืองเพื่อช้ีประเด็น ข. บางแห่งตรงกลางเอกสาร ให้ใช้ส่วนต้นของงานเขียน เพื่อ สนับสนุนหัวข้อดังกล่าว ค. ในประโยคท่ีแสดงหัวข้อเท่านั้น จากนั้นให้ใช้เนื้อหา ในบันทึกเพ่ือจูงใจผู้อ่าน 

บทที่ 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 117 ค�ำตอบส�ำหรับแบบทดสอบ 1. ข. ให้ข้อมูลทีมงานใหม่เกี่ยวกับการก�ำหนดราคาที่บริษัทก�ำลัง ด�ำเนินการอยู่ ในกรณีนี้ จุดประสงค์ของคุณคือเพ่ือให้ผู้อ่านเร่งด�ำเนินการ ผู้อ่านต้องการทราบให้ได้มากท่ีสุดในรายละเอียดหัวข้อดังกล่าว และเนื่องจากทีมงานจะทบทวนหัวข้อนี้ในรายละเอียด ในฐานะ ผู้เขียน คุณจะต้องประเมินขอบเขตของการเขียนว่าจะเขียน กว้างๆ หรือเจาะจงตามวัตถุประสงค์และตามประเภทของผู้ อ่าน ในที่นี้การเขียนแบบกว้างๆ จะช่วยให้ผู้อ่านได้เข้าใจเบ้ือง หลังเหตุการณ์ที่พวกเขาต้องการทราบ 2. ข. “การยึดผู้อ่านเป็นศูนย์กลาง” หมายถึง ค�ำนึงถึงความต้อง การของผู้อ่านในทุกๆ ขั้นตอนกระบวนการเขียน หรือพูดอีกอย่าง หน่ึงก็คือ การเขียนในมุมมองของคนอ่าน ให้ลองสมมติว่าคุณ เป็นคนอ่านท่ีจะต้ังค�ำถามกับผู้เขียน การคิดจากมุมมองของ ผู้อ่านจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงค�ำต�ำหนิจากผู้อ่านเอกสารธุรกิจ ที่ไม่ทราบว่าผู้เขียนต้องการอะไรจากพวกเขา 

118 ส่วนท่ี 2 : เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 3. ข. แบ่งเอกสารของคุณออกเป็นหัวข้อย่อย และเขียนแต่ละหัวข้อ ตามต้องการ งานเขียนเอกสารที่ส�ำคัญอาจจะดูน่ากลัว หากคุณไม่รู้วิธี ท่ีจะแบ่งงานออกเป็นหัวข้อย่อยให้จัดการได้ในแต่ละส่วน การ เขียนของคุณจะก้าวหน้าขึ้นถ้าคุณจะฝึกมองงานเขียนให้เป็นชุด ของกลุ่มงานย่อยๆ และท�ำงานแต่ละชุดให้เสร็จตามแต่คุณจะ เลือกท�ำที่ตรงไหนก่อน 4. ค. “เป็นเรื่องส�ำคัญมากที่คุณจะต้องระลึกไว้ในใจว่า วิธีน้ีได้ถูก ออกแบบและพัฒนาโดยหัวหน้าวิศวกร” ประโยคน้ีใช้รูปแบบเชิงรับ (ถูกกระท�ำ) และเต็มไปด้วย ค�ำท่ีไม่จ�ำเป็น มันคงจะมีผลมากกว่านี้หากเราจะเขียนง่ายๆ ว่า “ช่วยบันทึกไว้ว่าหัวหน้าฝ่ายวิศวกรเป็นผู้ออกแบบพัฒนา วิธีน้ี” 5. ก. ประกอบด้วยจ�ำนวนค�ำไม่เกิน 20 ค�ำ เป็นความคิดท่ีดีที่จะจ�ำกัดจ�ำนวนค�ำในแต่ละประโยคให้ไม่ เกิน 20 ค�ำ และประกอบข้ึนเป็นย่อหน้าด้วยประโยคประมาณ 6 ประโยค จ�ำนวนน้ีอาจดูเหมือนน้อยแต่ก็ไม่ยากที่คุณจะแบ่ง ประโยคยาวๆ 1 ประโยคออกเป็น 2 ประโยค และเพ่ิมพื้นท่ี สีขาวเพื่อพักสายตาทุกๆ 5-6 บรรทัด 

บทท่ี 11 : แบบทดสอบความเข้าใจเก่ียวกับการเขียนเชิงธุรกิจ 119 6. ข. การเขียนประโยคเริ่มต้นอย่างดีเยี่ยม การใช้เวลาเขียนประโยคแรกอย่างยอดเย่ียมไม่ใช่กลยุทธ์ที่ แนะน�ำในการเร่ิมต้นงานเขียน โดยกลยุทธ์ท่ีแนะน�ำ 4 แบบ ได้แก่ 1) การเขียนโครงร่างแบบธรรมเนียมนิยม 2) การเขียนโครงร่างแบบระดมความคิด 3) การต้ังค�ำถาม 4) การเขียนแบบอิสระ 7. ก. เมื่อมีการส่งอีเมลไปกลับมากกว่า 4 เท่ียว หากคุณพบว่าคุณได้ส่งอีเมลไปกลับกับเพื่อนร่วมงาน หรือ สมาชิกทีมหลายคร้ังแล้ว มันอาจเป็นสัญญาณบอกว่า คุณได้ หลีกเล่ียงการไปสู่ข้อสรุปหรือการตัดสินใจ ให้พูดคุยโต้แย้งเร่ือง ดังกล่าวเป็นการส่วนตัวหรือทางโทรศัพท์จะดีกว่า 8. ค. ระหว่าง 2-4 งานเขียนอย่างมีประสิทธิผลควรมี 2-4 หัวข้อในย่อหน้า ความยาวปกติ อย่าพยายามใส่หัวข้อเข้าไปมากกว่า 4 เรื่อง เพราะอาจท�ำให้ผู้อ่านสับสนได้ 

120 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 9. ก. ใช้หลักการเขียนแบบขั้นตอน วิธีนี้จะเหมาะสมหากค�ำขอร้องน้ันมีข้ึนเพ่ืออธิบายล�ำดับ การส่งผ่านข้อมูลแทนที่จะอธิบายถึงวิธีที่จะท�ำงานให้เสร็จ ส่วน หลักการเขียนแบบกระบวนการจะเหมาะสม เม่ือคุณต้องการจะ เขียนล�ำดับขั้นหรือขั้นตอนที่จะอธิบายวิธีการท�ำงานใดๆ โดย เจาะจงเพ่ือให้ส่งผลส�ำเร็จตามต้องการ 10. ข. บางแห่งตรงกลางเอกสาร และให้ใช้ตอนต้นของข้อความ เพื่อสนับสนุนหัวข้อส�ำคัญดังกล่าว เมื่อคุณทราบว่าผู้อ่านอาจรู้สึกต่อต้าน ค�ำแนะน�ำก็คือตอน แรกให้สร้างชุดข้อความเนื้อหาส�ำหรับส่ิงท่ีอยากให้ผู้อ่านกระท�ำ กรณีน้ีเจนควรใช้ข้อความช่วงต้นของบันทึกเพื่ออธิบายสถาน- การณ์ หลังจากจูงใจผู้อ่านได้แล้วเก่ียวกับความจ�ำเป็นที่จะต้อง มีการประชุมในสัปดาห์ถัดไป และก�ำหนดการประชุมในช่วงเวลา ท�ำงานปกตินั้นท�ำไม่ได้ เธอควรขอร้องให้ผู้มีรายชื่อเข้าร่วมมา ประชุมจริงๆ 

WRITING FOR BUSINESS แหล่งความรู้เพิ่มเติม รายช่ือบทความและหนังสืออ่านเพ่ิมเติม หากคุณต้องการศึกษาบางหัวข้ออย่างลึกซึ้งมากย่ิงข้ึน บทความ Clayton, John. “Five Quick Ways to Trim Your Writing” Harvard Management Communication Letter, April 2003. คุณอาจจะต้องแก้ไขรายงานส�ำคัญให้สั้นลง 30% อย่างเร่ง ด่วน แล้วคุณจะท�ำเช่นนั้นอย่างรวดเร็วได้อย่างไร เคล็ดลับ 5 ข้อนี้ จะช่วยให้คุณลดทอนความยาวของรายงานลงได้โดยไม่สูญเสียความ หมายของบทความ 121 

122 การเขียนเชิงธุรกิจ Donahue, Kristen B. “Misused Words and Other Writing Gaffes: A Manager’s Primer.” Harvard Management Communication Letter, November 2001. ถึงแม้ว่าผู้จัดการน้ันจะเป็นผู้ที่ถูกยกย่องในความเป็นผู้น�ำ ความสามารถในการบริหาร วิสัยทัศน์ ไม่ใช่จากการท่ีพวกเขายึดติด กับกฎเกณฑ์ ค�ำศัพท์และเคร่ืองหมายวรรคตอนก็ตาม แต่ความ สามารถในการส่ือสารผ่านทางงานเขียนก็ส�ำคัญอย่างย่ิง การใช้ค�ำ ผิดๆ ใช้วลีท่ีรุ่มร่าม และการขาดความใส่ใจ อาจท�ำให้ข้อมูลยุ่งเหยิง และลดทอนความน่าเชื่อถือของคุณลงไป การเรียนรู้ความผิดพลาด ในการเขียนท่ีเกิดขึ้นบ่อยและวิธีที่จะหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดน้ัน จะ ช่วยให้คุณพัฒนางานเขียนของคุณและทักษะในการส่ือสารได้ Harvard Business School Publishing. “The Ten Commandments of Writing” Harvard Management Communication Letter, November 2000. เพ่ิมความทรงพลัง และความน่าสนใจให้แก่ข้อความของคุณ ด้วยกฎท่ีปฏิบัติได้จริง 10 ประการ Henning, Kathy. “Brevity Isn’t Enough – You Need to Write Tight.” Harvard Management Communication Letter, February 2003. การลดจ�ำนวนค�ำในการเขียนอย่างผิดๆ อาจท�ำให้งานเขียน นั้นไม่ชัดเจน ส่ิงท่ีคุณควรท�ำคือตัดค�ำฟุ่มเฟือยออกจากงานเขียน 

แหล่งความรู้เพ่ิมเติม 123 แต่หากคุณไม่เข้าใจความแตกต่างของค�ำฟุ่มเฟือยและค�ำทั่วไป ให้ ลองอ่านค�ำแนะน�ำของผู้เช่ียวชาญเก่ียวกับการเขียนให้กระชับ คุณ ต้องการความชัดเจน ความถูกต้อง ความเชื่อมโยง ความจริงใจ ความกะทัดรัด โปร่งใส และความต่อเน่ือง เพ่ือช่วยกระชับงานเขียน ให้มีคุณภาพมากขึ้น Kinni, Theodore. “Ayn Rand on Writing.” Harvard Management Communication Letter, January 2003 แม้ว่า Ayn Rand จะสร้างช่ือเสียงจากงานเขียนนิยาย 2 เร่ืองก็ตาม แต่เธอก็ได้อุทิศชีวิตช่วงปลายส่วนใหญ่เพื่องานเขียนที่ไม่ ใช่นวนิยาย เธอเชื่อว่าส่วนประกอบที่ส�ำคัญท่ีสุดของการเขียนเรื่องท่ี ไม่ใช่นวนิยายก็คือ “ความชัดเจน ความชัดเจน และก็ความชัดเจน” ในบทความท่ีล้วงลึกนี้แนะน�ำให้อ่านเคล็ดลับ 5 ประการของการ เขียนที่ชัดเจนและทรงพลังเช่นเดียวกับท่ี Rand ได้เขียนเอง Morgan, Nick. “Writing Well When Time Is Tight.” Harvard Mana- gement Communication Letter, May 2002. การรวบรวมความคิดอย่างชัดเจนและการน�ำเสนอความคิด ดังกล่าวอาจจะท�ำได้ง่ายกว่าที่คิด แม้ว่าคุณจะไม่ใช่ผู้เชี่ยวชาญด้าน ภาษาศาสตร์ และก�ำลังใกล้จะถึงก�ำหนดส่งงาน บทความนี้จะช่วย อธิบายว่า หลักการจัดการเบ้ืองต้นจะช่วยให้คุณได้น�ำเสนอความคิด ถ่ายทอดลงบนกระดาษอย่างมีประสิทธิผล และจูงใจผู้อ่านได้ 

124 การเขียนเชิงธุรกิจ หนังสือ Dumaine, Deborah. Vest-Pocket Guide to Business Writing. Engle- wood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997. หนังสือคู่มือ A-Z ขนาดพกพา เต็มเปี่ยมไปด้วยตัวอย่าง จากประสบการณ์จริงในการเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ หนังสือเล่มนี้ครอบคลุมทุกเร่ืองตั้งแต่การก�ำหนดรูปแบบเอกสาร ไป จนถึงการเขียนข้อความเสนอขายที่ได้ผล โดยผู้อ่านจะได้รับประโยชน์ จากประสบการณ์ 20 ปีของ Dumaine ในการฝึกสอนนักธุรกิจทั่ว โลก Harvard Business School Publishing. The Manager’s Guide to Effective Business Writing. Harvard Management Communication Letter Collection. Boston: Harvard Business School Publishing, 2000. ชุดหนังสือที่ครอบคลุมทุกด้านจาก Harvard Management Communication Letter ประกอบด้วยบทความ 8 เรื่อง เก่ียวกับ การเขียนจดหมายธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพ 

แหล่งความรู้เพิ่มเติม 125 Houp, Kenneth W., Thomas E. Pearsall, Elizabeth Tebeaux, and Sam Dragga. Reporting Technical Information. 10th ed. New York: Oxford University Press, 2002. หัวข้อในหนังสือรวมถึงการติดต่อทางจดหมาย การสมัคร งาน การเขียนรายงาน ค�ำแนะน�ำ ข้อเสนอ รายงานความคืบหน้า และการน�ำเสนอปากเปล่า ด้วยรูปแบบที่ปฏิบัติตามและอ่านได้ง่าย University of Chicago Press Staff. The Chicago Manual of Style: The Essential Guide for Writers, Editors, and Publishers. 15th ed. Chicago: University of Chicago Press, 2003. ข้อมูลอ้างอิงแบบคลาสสิกนั้นเป็นเครื่องมืออันหาค่ามิได้ ของนักเขียน หนังสือเล่มนี้น�ำเสนอแนวทางท่ีครอบคลุมทุกด้านและ ข้อแนะน�ำท่ีมีประโยชน์ รวมทั้งตัวอย่างเร่ืองการใช้ไวยากรณ์อย่างถูก ต้องอีกมากมาย 



WRITING FOR BUSINESS แหล่งข้อมูลอ้างอิง รายชื่อผู้เช่ียวชาญที่ให้ความรู้ในการพัฒนาหนังสือเล่มนี้ เราต้องขอขอบคุณผู้เชี่ยวชาญทุกท่านท่ีเป็นแหล่งความรู้ในการ พฒั นาหนังสือ “การเขียนเชิงธุรกิจ” เล่มน้ี Buzan, Tony และ Barry Buzan. ผู้เขียน “The Mind Map: How to Use Radiant Thinking to Maximize Your Brain’s Untapped Potential.” Paris: Plume, 1996. Dumaine, Deborah. ผู้เขียน “Vest-Pocket Guide to Busi- ness Writing.” Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall, 1997. และ “Write to the Top: Writing for Corporate Success.” New York: Random House, 1989. Harvard Business School Publishing. “Business Com- munication.” Boston: Harvard Business School Press, 2004. 127 

WRITING FOR BUSINESS เกี่ยวกับผู้เขียน Deborah Dumaine เป็นประธานและผู้ก่อตั้งบริษัท Betterway Communication บริษัทแห่งการเรียนรู้ที่น�ำเสนอการอบรมเชิงปฏิบัติการ ทางด้านธุรกิจ ความเป็นผู้น�ำด้านเทคนิค การเงิน และการเขียนเพื่องาน ขายระดับโลก 