การเขียนเชิงธุรกิจ (Writing for business) by Deborah Dumaine, สินิทธิ

 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ขั้นแตลอะน แคผวนามที่ เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ทั่วไป การ เคหวมาือมน ทแ่ัวลไะป และ ไปสู่ แคตวกาตม่าง เจาะจง รายงาน x x การประชุม บันทึกการ x x แก้ปัญหา กระบวนการ x x x รายงานการผลิต x รายงาน x x ความคืบหน้า ข้อเสนอ x x x ผลการท�ำวิจัย x x รายงาน วิจัยการขาย x x ยังมตี อ่ 

บทที่ 4 : การจัดโครงสร้างการเขียนอย่างเป็นระบบ  หลักการจัดโครงสร้าง ประเภทเอกสาร ลค�ำวดามับ ลเห�ำดตับุ- ขั้นแตลอะน แคผวนามท่ี เปกราียรบ เจไาปะสจู่ง วิเคกราาระห์ ส�ำคัญ การณ์ กระบวน คิด เทียบ ท่ัวไป การ เคหวมาือมน ทแั่วลไะป และ ไปสู่ แคตวกาตม่าง เจาะจง รายงาน x x x ด้านเทคนิค กระบวนการ ทดสอบ x การฝึกอบรม x x x x รายงาน x x x การเดินทาง รายงานปัญหา x x x คู่มือผู้ใช้ x x ล�ำดับงาน x x ทบทวนประจ�ำปี x x x © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 



5WRITING FOR BUSINESS การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก รวบรวมประเด็นส�ำคัญและความคิดหลักที่จะน�ำเสนอท้ังหมด 53 

54 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน WRBIUTSIINNGESFSOR ใ นขณะที่คุณเขียนร่างคร้ังแรก ให้ระลึกไว้ว่า การเริ่มต้นเขียน น้ันจ�ำเป็นกว่าการใส่รายละเอียดทุกอย่างอย่างถูกต้อง เพราะ ร่างคร้ังแรกอาจเป็นเพียงโครงสร้างหยาบๆ ของประโยค ตัวสะกด ไวยากรณ์ เคร่ืองหมาย เพราะร่างน้ีมีไว้ให้คุณอ่านเพียงคนเดียว เมื่อคุณเขียนร่างคร่าวๆ เสร็จ คุณจะได้ประโยชน์สองประการ หนึ่ง คือคุณสามารถต้ังใจจดจ่อกับความคิดหลักที่คุณต้องการจะรวบรวมเอาไว้ ข้อสองก็คือว่าคุณไม่มีอะไรจะเสียจากการร่างคร้ังแรก คุณจะรู้สึกสบายใจ มากขึ้นในการเปลี่ยนแปลงล�ำดับของข้อมูล หรือจะทิ้งมันไปทั้งหมดก็ยังได้ 

บทที่ 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 55 เร่ิมต้นด้วยความผ่อนคลาย ไม่มีกฎเกณฑ์ตายตัวว่าคุณจะต้องเริ่มต้นเขียนจากจุดไหนจึงจะ กลายเป็นส่วนเริ่มต้นของเอกสารได้ ให้วางแผนโครงร่างไว้ตรงหน้าคุณ ใช้ มันประกอบการตัดสินใจว่าคุณสบายใจท่ีจะเร่ิมเขียนจากจุดไหน นักเขียน ผู้มีประสบการณ์หลายคนจะเก็บส่วนค�ำน�ำเอกสารไว้เขียนทีหลังสุด เพราะ มันง่ายกว่าท่ีจะเริ่มต้นย่อหน้าแรกเม่ือคุณทราบข้อสรุปทุกอย่างแล้ว ตัวอย่างเช่น ให้เลือกหัวข้อ จากนั้นให้เขียนย่อหน้าภายใต้หัวข้อ นั้น เมื่อเขียนเสร็จ ให้เลือกหัวข้อต่อไปท่ีคุณรู้สึกสบายใจท่ีจะเขียนและท�ำ ต่อไป หยุดพักเป็นระยะๆ เพื่อเปรียบเทียบร่างกับแผนที่คุณวางไว้ เริ่มเขียนในแต่ละส่วน การเขียนจดหมายส�ำคัญดูจะน่าหวาดหว่ัน หากคุณไม่รู้วิธีแตกหัว ข้อใหญ่ออกเป็นส่วนย่อยๆ ให้จัดการได้ง่าย อย่างไรก็ตามงานเขียนของ คุณจะพัฒนาข้ึน ถ้าคุณมองมันเป็นชุดล�ำดับของงานย่อยๆ หลายๆ ส่วน โดยหัวข้อต่อไปน้ีมักปรากฏในจดหมายธุรกิจ บันทึก และอีเมล ประกาศแจ้งการเปลี่ยนแปลง ข้อมูลพ้ืนฐาน แผนปฏิบัติ 

56 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน วันหมดเขต อธิบายกระบวนการ ผลลัพธ์ ผลสรุป ค�ำแนะน�ำ สังเกตการณ์ ข้อเสนอเพ่ือปฏิบัติ ค�ำขอให้ปฏิบัติ ประเมิน โดยแผนโครงการท่ีเป็นทางการจะต้องมีส่วนต่างๆ ดังนี้ หน้าแสดงหัวข้อ ตารางเน้ือหา บทสรุปส�ำหรับผู้บริหาร บทน�ำ ข้อความแสดงความต้องการของผู้บริโภค 

บทที่ 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 57 กระบวนการ (หรือแผนทางด้านเทคนิค) ประโยชน์ของแผน ผลกระทบของแผน การน�ำแผนไปปฏิบัติ คุณสมบัติ วิเคราะห์ต้นทุน (หรือการลงทุนของคุณ) ข้อความแสดงความเห็นสอดคล้อง ภาคผนวกท้ายเล่ม เคล็ดลับในการเขียนข้อเสนอ ก่อนท่ีจะเร่ิมต้น ให้พยายามจัดการประชุมเพื่อวางแผนโครงการ กับผู้รับสาร เพ่ือจะได้เรียนรู้มากข้ึนว่า บริษัทต้องการอะไร ให้ลูกค้าเป็นศูนย์กลางของการเขียนแผนโครงการ โดยบอกให้ผู้ อ่านทราบว่าสินค้าหรือบริการของคุณจะตอบสนองความต้องการ ของผู้บริโภคอย่างไร ไม่จ�ำเป็นต้องลงรายละเอียดทุกๆ คุณสมบัติ ของสินค้าหรือบริการ แต่ให้จับคู่ความต้องการของลูกค้ากับข้อดี ของผลิตภัณฑ์และผลกระทบกับธุรกิจของลูกค้า ยังมตี อ่ 

58 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน เคล็ดลับในการเขียนข้อเสนอ (ต่อ) ตอบค�ำถามว่า “ท�ำไม” ยิ่งเขียนให้เจาะจง ย�้ำข้อมูลของคุณให้ชัดเจน วิธีการของคุณก็จะ ดูเป็นจริงและน�ำไปปฏิบัติได้มากขึ้นเท่านั้น ออกแบบส่ือการน�ำเสนอเพ่ือให้ผู้รับสารมองเห็นภาพ ข้อแนะน�ำส�ำหรับการเขียนเอกสารด้านเทคนิค เมื่อคุณเขียนเอกสารทางด้านเทคนิคเพ่ือให้ผู้อ่านที่ไม่มีความรู้ด้าน นี้ ก็ขอให้ใช้เวลามากขึ้นเพื่อวิเคราะห์ผู้อ่าน โดยลองถามตัวเองว่า “ผู้อ่าน เข้าใจเร่ืองน้ีแค่ไหน” ผู้เขียนหลายคนใช้วิธีแบ่งข้อความเป็น 2 คอลัมน์ ใน คอลัมน์หนึ่งให้เขียนข้อมูลส�ำหรับผู้อ่านที่เป็นนักเทคนิค ในอีกคอลัมน์หนึ่ง ก็ปรับข้อความให้ง่ายเข้าและกระชับข้อมูลส�ำหรับผู้อ่านทั่วไป เคล็ดลับในการเขียนบันทึกทางธุรกิจ ครอบคลุมเพียงหัวข้อเดียวต่อหน่ึงบันทึก เขียนหัวข้ออย่างเจาะจง ยังมตี อ่ 

บทท่ี 5 : การเขียนร่างเอกสารครั้งแรก 59 เคล็ดลับในการเขียนบันทึกทางธุรกิจ (ต่อ) ให้ ใช้หัวข้อท่ีชัดเจนและเจาะจงเพ่ือเน้นวันส้ินสุด และการลงมือ ปฏิบัติ จัดกลุ่มความคิดที่เกี่ยวข้องกันเป็นหัวข้อเดียวกัน ออกแบบบันทึกเพื่อให้ผู้อ่านมองเห็นภาพ ให้ ใช้ข้อความที่ก่อให้เกิดการกระท�ำ ถ้าคุณรู้จักผู้อ่าน โทนข้อความของคุณควรจะเป็นมิตรขึ้น และ ไม่เป็นทางการเท่าท่ีเขียนในจดหมายเชิงธุรกิจท่ัวไป 



6WRITING FOR BUSINESS การจัดโครงสร้างย่อหน้า การเขียนย่อหน้าท่ีดี เพื่อน�ำไปสู่หัวข้อและใจความที่ส�ำคัญ 61 

62 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน WRBIUTSIINNGESFSOR ย่ อหน้า เป็นส่วนประกอบส�ำคัญในการเขียนเอกสาร โดยย่อ หน้าจะน�ำมาซ่ึงหัวข้อ และในบางกรณี ก็เป็นตัวให้สัญญาณ ผู้อ่านว่าข้อโต้แย้งต่อไปได้เริ่มขึ้นแล้ว ด้วยวิธีนี้ย่อหน้าจะช่วยน�ำทางผู้อ่าน ทั้งยังจะช่วยให้ผู้เขียนรักษาความคิดไว้ให้กระจ่าง และเน้นอยู่กับใจความ ส�ำคัญได้ จ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในแต่ละย่อหน้า การควบคุมหัวข้อในย่อหน้าเป็นหัวใจท่ีจะท�ำให้ผู้อ่านรู้สึกถึงความ ต่อเนื่องและอ่านง่าย ปกติแล้วย่อหน้าหน่ึงๆ จะประกอบด้วยประโยคต้ัง แต่ 3-12 ประโยค 

บทที่ 6 : การจัดโครงสร้างย่อหน้า 63 ให้ระวังจ�ำกัดจ�ำนวนหัวข้อในหนึ่งย่อหน้า เช่นการมีมากกว่า 3-4 หัวข้อในหนึ่งย่อหน้าอาจท�ำให้ผู้อ่านสับสนได้ เช่ือมโยงย่อหน้าอย่างสอดคล้อง ในขณะท่ีคุณก�ำหนดโครงสร้างของย่อหน้า ให้คิดว่าแต่ละย่อหน้า จะรวมกันเป็นเอกสารชิ้นใหญ่ขึ้นได้อย่างไร การค่อยๆ เชื่อมโยงระหว่าง แต่ละย่อหน้า และระหว่างบรรทัดภายในย่อหน้า จะช่วยให้ผู้อ่านเห็นความ เชื่อมโยงระหว่างความคิดและพัฒนาการของข้อโต้แย้งได้ ลองพิจารณาประโยคท่ีเชื่อมโยงข้อความ (ตัวหนา) ดังต่อไปน้ี ผู้ที่เสนอให้ขยายจ�ำนวนท่ีน่ังในภัตตาคาร ไม่ประสบความ ส�ำเร็จในการประเมินค่าก่อสร้าง ค่าใช้จ่ายในการด�ำเนินการและ ภาษี หากไม่มีการประมาณการงบประมาณ การประเมินข้อเสนอ ของพวกเขาก็จะเป็นการเสียเวลาเปล่า แม้ว่าค่าใช้จ่ายในการก่อสร้างจะสมเหตุสมผลและควบคุม ได้ระหว่างการปฏิบัติการ เรายังคงต้องเผชิญกับความไม่แน่นอน ของรายได้เป็นอย่างมาก ไม่มีใครรู้ว่าหากเพ่ิมจ�ำนวนท่ีน่ังเป็น 2 เท่าจะกระทบกับรายรับต่อปีแค่ไหน จะสมเหตุสมผลหรือไม่ หาก จะสรุปเหมาว่ารายรับจะเพ่ิมขึ้นเท่าตัว หรือเพิ่มข้ึนสัก 75% 

64 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน ย่อหน้าตัวอย่าง มีหัวข้อที่แตกต่างกัน 2 รายการ คือค่าใช้จ่ายใน การขยายภัตตาคารในปัจจุบัน และอ้างถึงว่ารายรับจะเพ่ิมข้ึนอย่างไรหากมี การขยายเกิดขึ้น ประโยคที่เชื่อมโยงความคิดช่วยให้ผู้อ่านสามารถเช่ือมโยง เร่ืองค่าใช้จ่ายการก่อสร้างและรายรับอย่างราบรื่น ในระหว่างประโยค ค�ำพูดหรือวลีอาจท�ำให้เกิดความเชื่อมโยงเช่น เดียวกับประโยคก่อนหน้าน้ี ให้ลองดูตัวอย่างการเช่ือมโยง (ตัวหนา) ดังนี้ ผู้จัดการฝ่ายคลังสินค้าจัดการดูแลสต๊อกสินค้าท่ีผลิตเรียบร้อย แล้วอย่างเข้มงวด ผลก็คือต้นทุนค่าใช้จ่ายลดลง 8% ในกรณีน้ี ค�ำว่า “ผลก็คือ” ช่วยให้เกิดการเชื่อมโยงระหว่าง 2 ประโยคอย่างไม่เป็นทางการและเป็นธรรมชาติ ค�ำเชื่อมโยงท่ีเป็นประโยชน์ ที่คุณสามารถน�ำไปใช้ได้ ได้แก่ ผลก็คือ, เพ่ิมเติมจากนี้, อน่ึง, ในขณะท่ี, ยกตัวอย่างเช่น, ท้ายสุดนี้, ในอีกด้านหนึ่ง, นอกจากน้ี, และ แม้กระนั้น ก็ตาม 

บทที่ 6 : การจัดโครงสร้างย่อหน้า 65 เคล็ดลับในการเขียนจดหมายธุรกิจ เริ่มจากบันทึกส่วนตัว ให้พยายามดึงดูดความสนใจของผู้อ่านด้วยข้อความหลัก ในประโยคแรก ให้ประโยคมีความยาวประมาณ 20 ค�ำหรือน้อยกว่าน้ัน เว้นวรรคเพื่อให้ผู้อ่านกวาดสายตาได้ง่าย จ�ำกัดให้ย่อหน้าหนึ่ง มีประมาณ 5-6 บรรทัด ใช้ประโยคเชิงรุก ปรับโทนเสียงให้เป็นด้านบวก เช่น ใช้ค�ำว่า “การลงทุนของคุณ” แทนท่ีจะใช้ค�ำว่า “ค่าใช้จ่าย หรือรายจ่าย” จัดรูปแบบจดหมายธุรกิจเพ่ือให้อ่านได้ง่าย ตอนใกล้จบข้อความให้สรุปหัวข้อส�ำคัญ หรือช้ีแนะขั้นตอนต่อไปให้ ผู้อ่าน อย่าพูดถึงเอกสารที่แนบมาด้วยต้ังแต่ประโยคแรกๆ หากคุณมี เอกสารแนบมากับจดหมาย ก็ให้อ้างถึงภายหลังในเนื้อหาจะดีกว่า หลีกเล่ียงรูปแบบที่เป็นทางการจนเกินไป หากคิดว่าเหมาะสม ให้เพิ่มข้อความส้ันๆ ที่แสดงความเป็นมิตร หรือไมตรีจิตในตอนจบจดหมาย 



7WRITING FOR BUSINESS ปรับปรุงแก้ไขเนื้อหา วิธีการปรับปรุงเนื้อหา โครงสร้าง ตรรกะ และข้อความ เพ่ือให้งานเขียนมีประสิทธิผล 67 

68 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน WRITING FOR“ข้าพเจ้าได้เขียนใหม่-ก็หลายครั้ง-ทุกๆ ค�ำท่ีข้าพเจ้า B U S I N E S Sได้เขียนน้ันดินสอของข้าพเจ้ายาวกว่า ยางลบท่ีปลายของมันเสมอ” วลาดิเมียร์ นาโบคอฟ (Vladimir Nabokov) เ ป้าหมายในการเขียนร่างครั้งแรกก็คือเพื่อแสดงถึงความคิด หลักๆ ในแบบที่เป็นเหตุเป็นผล เม่ือคุณร่างเสร็จ งานต่อ ไปก็คือปรับปรุงแก้ไขเนื้อหา หากการปรับปรุงครั้งแรกผ่าน คุณก็จะแก้ไข ขั้นสุดท้ายด้านโครงสร้าง ตรรกะ และข้อความในงานเขียนของคุณ ควบคุมข้อความให้ตรงประเด็น ผู้เขียนหลายคนสูญเสียการควบคุมประเด็นเพราะพวกเขาไม่มีความ ชัดเจนกับเรื่องที่อยากจะบอก หากคุณเองก็ยังสับสนไม่แน่ใจ แล้วจะให้ ผู้อ่านมาเข้าใจงานของคุณได้อย่างไร ความผิดพลาดที่พบบ่อยอีกประการ 

บทที่ 7 : ปรับปรุงแก้ไขเนื้อหา 69 หนึ่งของนักเขียนก็คือ ไปให้ความส�ำคัญกับเป้าหมายของตัวเองโดยที่ไม่ สนใจความต้องการของผู้อ่าน เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาดังกล่าว ให้ลองทบทวน ร่างแรกๆ ของคุณ และให้ถามตัวเองด้วยค�ำถามดังน้ี เราได้ระบุข้อความหลักของเราอย่างชัดเจนหรือไม่ ? เราได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่ผู้อ่านจะต้องเข้าใจ และควรจะต้องท�ำไว้แล้วหรือยัง ? หากค�ำตอบท้ังหมดคือไม่ ให้ลองกลับไปดูวัตถุประสงค์ ผู้อ่าน และ หัวข้อหลักท่ีเคยต้ังไว้ ลองแก้ไขงานเขียนเพื่อระบุถึงความต้องการของผู้อ่าน และเน้นข้อความหลักของคุณให้ชัดเจนข้ึน ทบทวนเพื่อความชัดเจน เมื่อคุณอ่านร่างชุดแรกแล้ว ให้พิจารณาว่าวัตถุประสงค์ของคุณ สามารถมองเห็นและเข้าใจได้ง่ายหรือเปล่า ตรวจดูความแม่นย�ำและขอบ ข่ายของเน้ือหา เม่ือคุณตรวจแก้เพื่อความชัดเจนแล้ว ก็ให้ลองถามตัวเองดังนี้ ข้อมูลของเราถูกต้องหรือเปล่า ? ข้อมูลของเราครบถ้วนไหม ? 

70 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน เราได้เน้นจุดท่ีต้องการให้เกิดการกระท�ำ และระยะเวลา ส้ินสุดให้ผู้อ่านเห็นได้ชัดเจนหรือเปล่า ? เราได้ใส่หัวเร่ืองถัดไปแล้วหรือยัง ? ล�ำดับข้อความส�ำคัญอย่างมีกลยุทธ์ อีกเรื่องหนึ่งท่ีควรใส่ใจเป็นพิเศษก็คือต�ำแหน่งของข้อความส�ำคัญ ของคุณ ข้อความหน่ึงเดียวที่คุณอยากให้ผู้อ่านได้จดจ�ำ โดยมากแล้วคุณ ควรวางต�ำแหน่งของประเด็นส�ำคัญนี้ในตอนต้นของเอกสาร เพราะหาก ข้อความส�ำคัญถูกฝังกลบปนไปกับเน้ือหาอื่น ผู้อ่านก็อาจจะอ่านลวกๆ ข้าม ไปโดยไม่ได้สังเกตก็เป็นได้ หากคุณคาดการณ์ว่า ผู้อ่านอาจไม่ใช่คนท่ีจะยอมรับความคิดของ คุณได้ ให้ลองวางข้อความหลักอย่างมีกลยุทธ์ ณ จุดท่ีมีโอกาสดีที่สุดที่ ข้อความน้ันจะถูกอ่านหรือพิจารณา หรือการสร้างค�ำอธิบายแวดล้อมก่อน ท่ีจะน�ำเสนอข้อความหลักของคุณก็เป็นวิธีที่ดีเช่นกัน ลองตอบค�ำถามของผู้อ่าน ด้วยการต้ังค�ำถามกับตัวเองว่า “ท�ำไม” งานเขียนของคุณไม่เพียงต้องย�้ำข้อความหลักเท่านั้น แต่ควรอธิบาย ด้วยว่าท�ำไมข้อความน้ันจึงส�ำคัญ ตัวอย่างเช่นหากข้อความหลักของคุณคือ 

บทท่ี 7 : ปรับปรุงแก้ไขเน้ือหา 71 คุณต้องการเวลามากข้ึนเพื่อท�ำงานในโครงการให้เสร็จ อย่าเพิ่งหยุดเขียน หลังจากท่ีได้อธิบายถึงจุดหมายของคุณไปแล้ว แต่ให้ตอบค�ำถามว่า “ท�ำไม” โดยพิจารณาถึงข้อคิดดังต่อไปน้ี จะเกิดอะไรขึ้นหากคุณไม่ได้รับการขยายเวลา ? หากขยายเวลาแล้วจะส่งผลกระทบกับใครบ้างหรือเปล่า ? การขยายเวลาจะส่งผลกระทบกับโครงการอื่นท่ีคุณท�ำงาน อยู่หรือไม่ อย่างไร ? แล้วผู้อ่านของคุณจะได้รับผลกระทบอย่างไร ? จงอย่ามองข้ามค�ำถามว่า “ท�ำไม” เพราะมันเป็นหัวใจของความ น่าเช่ือถือของคุณ ดูให้แน่ใจว่างานเขียนของคุณได้อธิบายชัดเจนว่าท�ำไม ข้อความหลักที่คุณต้องการสื่อจึงส�ำคัญ ด้วยศัพท์แสงท่ีผู้อ่านเข้าใจได้ ตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณได้รวมประโยคหลักท่ีจะบอกถึงผลกระทบของ ข้อความส�ำคัญท่ีเกี่ยวกับผู้อ่านเอาไว้แล้ว ตัวอย่างเช่น แทนที่จะบอกว่า “ทางเลือก A ดีกว่าทางเลือก B” ก็ให้เขียนว่า “ทางเลือก A ดีกว่าทาง เลือก B เพราะว่าทางเลือก A จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติการต่อปีลง ถึง 30%” 

72 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน ขั้นตอนในการแก้ ไขเนื้อหา ดูให้แน่ใจว่าข้อความของคุณมุ่งความส�ำคัญท่ีผู้อ่าน อ่านทบทวนเพ่ือความชัดเจน จัดล�ำดับข้อความอย่างมีกลยุทธ์ ให้แน่ใจว่าคุณได้ตอบข้อความว่า “ท�ำไมเร่ืองน้ีจึงส�ำคัญ” แล้ว 

8WRITING FOR BUSINESS แก้ไขอย่างมีสไตล์ ปรับงานเขียนให้โดดเด่น และมีเอกลักษณ์ 73 

74 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน WRITING FOR“การเขียนให้เรียบง่าย B U S I N E S Sนั้นยากเช่นเดียวกับการเขียนให้ ได้ดี” ดับเบิลยู. ซอมเมอร์เซต มอห์ม (W. Somerset Maugham) ใ นข้ันท่ีสองของการตรวจแก้งานของคุณก็คือ การท�ำให้งาน เขียนโดดเด่น โดยการจัดวางภาพ ใช้โทนเสียงที่ถูกต้อง และแม่นย�ำ งานเขียนท่ีมีคุณลักษณะเช่นน้ีจะมีอิทธิพลกับผู้อ่านอย่างมาก การออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน เพียงแค่ข้อความท่ีชัดเจนและต่อเน่ืองคงไม่เพียงพอที่จะส่งผลต่อ ผู้อ่าน พวกเขาควรจะสามารถกวาดตามองและสังเกตเห็นความคิดหลักใน ข้อความได้ โดยท่ีไม่ต้องไปค้นหาท่ามกลางตัวอักษรหนาทึบ โดยคุณจะต้อง ออกแบบให้เอกสารน้ันอ่านง่ายและเห็นประเด็นส�ำคัญโดดเด่นขึ้นมา 

บทที่ 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 75 การออกแบบโครงสร้างเอกสารจะท�ำให้ข้อความน้ันเด่นชัดข้ึน โดย ตัวอย่างต่อไปน้ีเป็นการจัดวางท่ีจะช่วยให้งานเขียนของคุณดูดีมากข้ึน หัวเรื่องที่เน้นข้อความส�ำคัญท่ีสุดท่ีคุณอยากแสดง ประโยคท่ีมีความยาวไม่เกิน 20 ค�ำ ย่อหน้าสั้นๆ และกลุ่มของประโยค ย่อหน้าหน่ึงควรไม่เกิน 5-6 บรรทัด มีพ้ืนท่ีว่างสีขาวอย่างเพียงพอ ตัวอักษรเข้มและตัวเอียงจะท�ำให้ข้อความส�ำคัญดูเด่นข้ึน ใส่สัญลักษณ์หรือตัวเลขหน้ารายการ ตารางเพ่ือจัดระเบียบข้อมูลท่ีซับซ้อน ข้อควรระวังอย่างหนึ่งก็คือ ให้ระวังเม่ือใช้อีเมลหรือสื่ออิเล็กทรอ- นิกส์อ่ืนๆ เพราะผู้อ่านอาจไม่มีโปรแกรมส�ำหรับเปิดเอกสารในรูปแบบดัง กล่าว คุณอาจจะใช้แบบฟอร์ม “การออกแบบเพื่อให้ส่งผลต่อการอ่าน” เข้าช่วยในการออกแบบเอกสารให้ได้ผลลัพธ์สูงสุด 

76 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มการออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน ให้ ใช้แบบฟอร์มน้ีเพ่ือช่วยเตือนตัวเองอย่างรวดเร็วถึงวิธีการออกแบบ เอกสารให้อ่านง่าย คุณสามารถใช้ ... เพ่ือ ... หัวเรื่อง น�ำเข้าสู่ย่อหน้าส่วนใหญ่ ช่วยให้ผู้อ่านเน้นความสนใจไปท่ีประเด็นหลัก พ้ืนที่ด้านข้าง เพ่ิมการเน้นย้�ำเป็นพิเศษ ช่วยเพิ่มแรงจูงใจ ชุดตัวอักษร ให้อ่านออกง่าย ให้เป็นรูปแบบเดียวกัน ย่อหน้าส้ันๆ หลีกเลี่ยงไม่ให้ผู้อ่านต้องอ่านมากเกินไป จูงใจคนที่อ่านเร็วๆ น�ำเสนอเป็นสองคอลัมน์ แสดงถึงข้อมูลสองชุดอย่างต่อเน่ือง กระตุ้นให้อ่านเร็วขึ้น ยังมีตอ่ 

บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 77 คุณสามารถใช้ ... เพื่อ ... ใช้เครื่องหมาย ล�ำดับรายการในประโยค ใช้ตัวเลขแสดง บอกล�ำดับข้อความ บอกข้ันตอนกระบวนการ ช่วยให้อ้างอิงรายการได้ง่าย จัดการกับปริมาณข้อมูล เว้นพื้นท่ีสีขาว เว้นระยะ จัดกรอบความคิด ช่วยให้อ่านง่าย กราฟ ชาร์ตและตาราง แสดงจ�ำนวน หน่วยเงินตรา และข้อมูล เทคนิค สี (ใช้ ให้เหมาะสม) ขีดเน้นข้อความ (จ�ำกัดท่ีสองสี) เพ่ิมสุนทรียศาสตร์ การขีดเส้นใต้ ตัวหนา เน้นวันส้ินสุดและรายการปฏิบัติ ตัวอักษรที่แตกต่าง ตัวพิมพ์ ใหญ่ ตัวเอน ขนาดท่ีแตกต่างของ ตัวอักษร © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 

78 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน ปรับโทนของคุณเพื่อให้เหมาะสมกับผู้อ่าน โทนท่ีคุณเขียนก็มีอิทธิพลต่อการรับรู้ของผู้อ่าน ตัวอย่างเช่น โทน ท่ีเป็นกันเองอาจจะเหมาะกับผู้ร่วมงานท่ีคุณรู้จักดี แต่กับลูกค้าหรือผู้บังคับ บัญชา เราก็ควรหลีกเล่ียงท่ีจะใช้รูปแบบดังกล่าว ระดับภาษาท่ีใช้น้ันจะส่งผลกระทบต่อความเข้าใจของผู้อ่าน มีนัก เขียนหลายคนเลือกใช้ข้อความที่คลุมเครือหรือภาษาที่ล้าสมัย เพราะเขา เช่ือว่าท�ำอย่างนั้นจะท�ำให้ดูฉลาด หรือบางคนเลือกใช้ค�ำท่ียาวแทนที่จะใช้ ค�ำสั้นๆ เข้าใจง่ายด้วยเหตุผลเดียวกัน ท่ีจริงก็ไม่ใช่เร่ืองผิดหรอกหากคุณอยากให้งานเขียนดูฉลาด แต่ ความชัดเจนและความเรียบง่ายไม่โอ้อวดจนเกินไปน้ันจะท�ำให้คุณบรรลุ วัตถุประสงค์ได้ง่ายกว่า ตัวอย่างเช่น ลองดูประโยคต่อไปน้ี เราจะมารวมตัวกันในการประชุมวางแผนล่วงหน้า ใช้เวลา ไม่นาน เพื่อจะรวบรวมงานท่ีคณะกรรมการได้รับมอบหมายก่อนท่ี เราจะด�ำเนินการไปข้างหน้าต่อไป ส่วนนี่คือรูปแบบที่ตรงไปตรงมามากกว่า เราจะประชุมกันส้ันๆ ถึงวิธีผสานรวมงานด้านต่างๆ ของ คณะกรรมการ ก่อนท่ีกลุ่มจะด�ำเนินการต่อไป 

บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 79 ตรวจสอบให้ส้ันกระชับ เม่ือปรับโทนในงานเขียนแล้ว โครงสร้างของประโยคและย่อหน้าก็ ควรจะกระชับด้วยเช่นกัน ในขณะท่ีคุณทบทวนความกระชับให้ลองตอบค�ำถามต่อไปนี้ เราจ�ำกัดย่อหน้าของเรา ให้ประกอบด้วยประโยคเพียง 6 ประโยคหรือเปล่า ? เราได้จ�ำกัดให้หนึ่งย่อหน้ามีเพียงหน่ึงประเด็นหรือไม่ ? เราได้จ�ำกัดให้ประโยคหน่ึงมีไม่เกิน 15-20 ค�ำใช่ไหม ? เราได้พยายามลดค�ำที่ไม่จ�ำเป็นเท่าท่ีจะท�ำได้หรือเปล่า ? ให้ใช้ประโยคเชิงรุก เมื่อประธานเป็นผู้กระท�ำ ประโยคนี้จะเป็นเชิงรุก (active) แต่ เมื่อประธานเป็นผู้ถูกกระท�ำ ประโยคน้ีจะเป็นเชิงรับ (passive) โดย ประโยคเชิงรุกนั้นจะมีอ�ำนาจมากกว่า ให้คุณลองดูตัวอย่างประโยคต่อไปนี้ ประโยคเชิงรุก เราส่งจดหมายไปให้ลูกค้า ประโยคเชิงรับ จดหมายถึงลูกค้าถูกส่งจากเรา 

80 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน จากตัวอย่างนี้ ข้อความเชิงรุกจะให้ผลมากกว่า ให้สังเกตเช่นกัน ว่าประโยคเชิงรุกน้ันมีจ�ำนวนค�ำน้อยกว่าประโยคเชิงรับ แม้ว่าทั้งสองต่าง ก็มีความหมายเช่นเดียวกัน แต่ข้อความเชิงรุกดูจะไม่เป็นทางการและไม่ อืดอาดยืดยาดเท่า ประโยคเชิงรับก็ใช่ว่าจะไม่ดีเสมอไป บางครั้งก็เหมาะกว่าที่จะใช้ ประโยคเช่นน้ีกับงานเขียนทางเทคนิค แต่เมื่อไรก็ตามท่ีคุณอยากได้งาน เขียนท่ีมีพลังและมีผลรุกเร้า สร้างความกระฉับกระเฉง ก็ให้เขียนประโยค เหล่าน้ีในเชิงรุกจะดีกว่า ตรวจแก้ไขเพ่ือความถูกต้อง เอกสารท่ีถูกต้องนั้นประกอบด้วยรูปประโยค ค�ำ เครื่องหมาย วรรคตอน ตัวสะกดท่ีถูกต้อง ส�ำหรับค�ำและตัวสะกดน้ัน แม้ว่าโปรแกรม เวิร์ดโปรเซสเซอร์อาจช่วยแก้ไขได้ก็จริงอยู่ แต่ก็อย่าเชื่อถือมันมากเกินไป เพราะมันไม่สามารถตรวจจับข้อผิดพลาดบางประการได้ วิธีหน่ึงท่ีเหมาะสม เพื่อตรวจหาข้อผิดพลาดก็คือ หาเพื่อนร่วมงานท่ีมีความสามารถพอมาช่วย ตรวจร่างเอกสารส�ำคัญ เพราะแม้แต่นักเขียนที่เก่งๆ ก็ยังต้องพึ่งผู้ช่วยตรวจ แก้ไขงานเขียนเช่นเดียวกัน 

บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 81 ข้ันตอนการตรวจแก้ ไขอย่างมีสไตล์ ออกแบบเพ่ือให้ส่งผลต่อการอ่าน ปรับโทนให้เข้ากับผู้อ่าน ตรวจสอบความกระชับ เน้นข้อความของคุณอย่างกระชับ แต่มีใจความสมบูรณ์ ใช้ประโยคเชิงรุก ตรวจแก้ไขเพ่ือความถูกต้องเรียบร้อย อ่านตรวจทานอย่างรอบคอบ เพ่ือให้แน่ใจว่าค�ำศัพท์ รูปประโยค เครื่องหมายวรรคตอน และตัว สะกดจะไม่ท�ำให้คุณต้องขายหน้า แบบฟอร์ม “รายการตรวจสอบงานเขียน” ต่อไปนี้ จะเป็นประโยชน์ ในการแก้ไขงานของคุณ 

82 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มรายการตรวจสอบงานเขียน ค�ำถามต่อไปนี้จะช่วยสะท้อนส่ิงท่ีอาจถูกมองข้ามในการแก้ไขงานเขียน ของคุณ โดยก่อนจะส่งงานออกไป ให้ลองตรวจสอบหัวข้อดังนี้เสียก่อน เนื้อหา วัตถุประสงค์ ระบุชัดเจน ? เจาะจงพิเศษเพื่อการกระท�ำ หรือเพ่ือสื่อสารข้อมูล ? ข้อมูล ถูกต้องสมบูรณ์ ? มีปริมาณเหมาะสม ? ล�ำดับ ส่วนบน ? จัดวางอย่างมีกลยุทธ์ ? ใจความหลัก การจัดโครงสร้าง การจัดความคิดสอดคล้อง ? การออกแบบ มีหัวข้อ เส้นข้าง และรายการ ? มีการเน้นข้อความแสดงวันสิ้นสุด และรายการปฏิบัติ ? รูปแบบ ใช้พื้นท่ีว่างจัดกรอบความคิด ? การน�ำเสนอ จะมีประสิทธิผลกว่าไหมหากใช้ตาราง กราฟ หรือชาร์ต ? ยังมตี อ่ 

บทท่ี 8 : แก้ไขอย่างมีสไตล์ 83 โครงสร้าง เริ่มด้วยหัวข้อหลัก ? ย่อหน้า เชื่อมโยงในและระหว่างประโยค ? เน้นกับหัวข้อเดียว ? จ�ำกัดท่ี 5-6 บรรทัด ? ความสั้นยาวหลากหลายตามโครงสร้าง ? ประโยค จ�ำกัดท่ี 15 ค�ำถึง 20 ค�ำ ? เรียบง่าย เจาะจง หรือตรงไปตรงมา ? โทน/สไตล์ ผู้อ่านคุ้นเคยกับศัพท์ท่ีใช้ ? ค�ำ ไม่มีภาษาเสแสร้ง น่าอึดอัด ล้าสมัย ? ออกแบบหัวเรื่องให้มีผลกระทบกับผู้อ่าน ? อธิบายค�ำย่อ ? มีความเป็นส่วนตัว โดดเด่น ตรงไปตรงมา ? สไตล์ ประโยคเชิงรุก ? เหมาะสมกับผู้อ่าน ? ใช้วิธีเชิงบวก ? ยงั มีต่อ 

84 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน อ่านตรวจทาน ค�ำศัพท์ ประโยค ตัวสะกด เคร่ืองหมายวรรคตอน ถูกต้อง ? แก้ไขการพิมพ์ผิด ? ควรมีใครมาร่วมตรวจทานด้วยไหม ? หากส่งเมลซ้�ำมีการขีดเส้นเน้นข้อมูลใหม่หรือไม่ ? อื่นๆ : ให้เขียนส่ิงท่ีคุณตรวจพบ “จุดท่ีเป็นปัญหา” ในการแก้ไขงานเขียน ของตัวเอง เพ่ือตรวจสอบและป้องกันความผิดพลาดในอนาคต © 2006 Bettercom, Inc. All rights reserved. 

9WRITING FOR BUSINESS การเขียนอีเมล วิธีการเขียนอีเมลเพ่ือให้ได้ผลลัพธ์ดีที่สุด 85 

86 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน WRBIUTSIINNGESFSOR เ พราะอีเมลนั้นส่งง่ายมากจนบางทีมันดูไม่เหมือนงานเขียน แต่อย่างใด ถึงอย่างไรก็ตามคุณก็ควรจะให้ความสนใจต่อ การเขียนอีเมลไปถึงผู้รับเช่นเดียวกับการเขียนจดหมายธุรกิจ การเขียน บันทึกและรายงาน ณ ท่ีน้ีเราจะพิจารณาถึงปัญหาที่พบบ่อย และส่ิงที่คุณ จะท�ำได้เพื่อช่วยให้การเขียนอีเมลมีประสิทธิผลมากข้ึน ปัญหาที่พบบ่อย อีเมลกลายเป็นวิธีการส่ือสารหลักในหลายๆ บริษัทก็เพราะความ รวดเร็ว ใช้ง่ายและประหยัด โชคไม่ดีที่ความรวดเร็วและการใช้งานง่ายของ อีเมลอาจก่อให้เกิดปัญหากับผู้เขียนจดหมายทางธุรกิจ หรือก่อปัญหาให้ กับบริษัท ยกตัวอย่างเช่น 

บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 87 พนักงานมักใช้อีเมลส่งและรับข้อความท่ีไม่จ�ำเป็นกับงาน ผู้เขียนบางคนส่งข้อความด้วยอารมณ์ หรือมีข้อความที่ไม่ เหมาะสมกับงานเขียนเชิงธุรกิจ ข้อความอาจถูกส่งผิดเป็นครั้งคราว หรืออาจถูกส่งต่อไปยัง ผู้รับอ่ืนโดยที่ไม่ได้ตั้งใจ ซ่ึงบางทีก็ก่อให้เกิดผลทางลบตาม มา อีเมลบางฉบับถูกอ่านอย่างรวดเร็ว จนผู้อ่านพลาดข้อความ ส�ำคัญในนั้นไป คุณสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาเหล่าน้ีได้หากใช้หลักการในการเขียน อีเมล ดังต่อไปนี้ เริ่มจากหัวข้ออีเมล หัวข้อของอีเมลเป็นหัวข้อของเน้ือหาท่ีคุณจะส่ง เป็นประโยคที่ช่วย ดึงความสนใจและการมีส่วนร่วมของผู้อ่าน ให้ลองใช้เวลาเขียนหัวข้อ โดย ยึดหลัก 4 ประการ ดังนี้ ใส่ข้อความส�ำคัญในหัวข้ออีเมล (เช่น การประชุมฝ่ายขาย ปรับก�ำหนดการใหม่เป็นบ่าย 3 โมง วันศุกร์) ให้รวมถึงแนวทางปฏิบัติ หรือปฏิกิริยาตอบกลับท่ีคุณต้อง การ (อยากให้มีการส่งค�ำติชม ภายใน 4 โมงเย็นวันน้ี) 

88 ส่วนที่ 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน หัวข้ออีเมลควรเจาะจง แต่ไม่ยาวเกินไป (กินข้าวเที่ยงกัน พรุ่งนี้ ?) ยอมให้ผู้อ่านเก็บเอกสารหรือเรียกดูข้อความของคุณอย่าง สะดวก หากหัวข้ออีเมลของคุณดูคลุมเครือหรือดูธรรมดาเกินไป ผู้อ่านอาจ ข้ามข้อความของคุณ ย่ิงหากไม่มีหัวข้อ ผู้อ่านอาจลบอีเมลทิ้ง ให้จ�ำไว้ว่า คนที่งานยุ่งๆ มักจะได้รับอีเมลเฉลี่ย 50-100 ฉบับต่อวัน เพื่อให้แน่ใจ ว่าเมลของคุณได้ถูกเปิดและถูกอ่าน คุณก็ควรเขียนเมลให้โดดเด่นเอาไว้ พยายามให้มีเพียงหน่ึงหัวข้อต่ออีเมลหนึ่งฉบับ ? ให้คิดว่าอีเมลแต่ละฉบับเป็นชุดของข้อมูลที่เก่ียวข้องเช่ือมโยงกัน เพ่ือส่ือถึงความคิดเห็นหรือรายงานข่าวและอื่นๆ ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? กรณีศึกษา : จุดบอดในอีเมล เพื่อนร่วมงานของซินดี้มักสนับสนุนงานของเธอ แต่ในระยะ หลังนี้พวกเขาไม่ค่อยท�ำตามท่ีเธอขอร้อง เธอก็ไม่ค่อยเข้าใจเหมือนกัน ว่าท�ำไม เม่ือสองสัปดาห์ก่อน ซินด้ีได้อีเมลข้อสรุปการประชุมให้กับ ยงั มตี อ่ 

บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 89 ? ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? (ต่อ) ทีม เธอได้แนบบันทึกก�ำหนดนัดหมายประชุมอีกคร้ังช่วงเช้าวันศุกร์ แต่เม่ือถึงวันนั้น กลับมีผู้เข้าร่วมประชุมเพียง 2 คน อีกสัปดาห์ต่อ มา ซินดี้ส่งอีเมลถึงทุกคนอีกครั้งหนึ่ง คราวนี้เก่ียวกับรายงานประจ�ำ เดือน ในอีเมลเธอแจ้งว่าจะมีผู้บริหารมาเข้าเยี่ยมฟังการประชุมของ พนักงานด้วย แต่สมาชิกในทีมกลับดูตกใจเมื่อเห็นรองประธานบริษัท ได้มาเข้าร่วมประชุมด้วยในการประชุมคร้ังถัดมา น่ีแปลว่าเพ่ือนร่วม งานของซินดี้ไม่สนใจเธอ หรือว่าซินดี้ไม่สามารถสื่อสารกับพวกเขาได้ กันแน่ ? ถ้าเป็นคุณ คุณจะท�ำอย่างไร ? คุณสามารถหาค�ำตอบได้ใน หัวข้อ “ส่ิงที่คุณสามารถท�ำได้” โดยเพื่อให้มีความเชื่อมโยงกัน อีเมลของคุณควรมีข้อความส�ำคัญ เพียงข้อความเดียว วิธีนี้มีประโยชน์อย่างน้อยสองด้านคือ ผู้รับสามารถวิเคราะห์และตอบกลับข้อความน้ันๆ ได้ง่ายข้ึน ผู้รับอาจส่งต่อข้อความโดยที่ไม่ต้องพ่วงข้อความที่ไม่เหมาะ กับผู้อ่านท่ีจะรับคนต่อไป 

90 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน ท�ำให้วัตถุประสงค์ของข้อความมีความชัดเจน น�ำเสนอวัตถุประสงค์ไปสู่ผู้อ่านทันทีในหัวข้อเร่ืองและตอนเร่ิมต้น ข้อความ ให้ผู้อ่านทราบว่าอีเมลน้ันมีข้ึนเพื่อเรียกร้องให้เกิดการกระท�ำ ขอข้อมูลเพ่ิม ร่วมแชร์ข้อมูลหรือเป็นการให้ค�ำแนะน�ำ เขียนอีเมลให้กระชับ และใช้การแนบเอกสารเพ่ิมเติม อีเมลยาวๆ ท�ำให้ผู้อ่านต้องคอยร�ำคาญเลื่อนหน้าจอคอมพิวเตอร์ เพื่อท่ีจะอ่าน ดังนั้น เพื่อช่วยให้อีเมลส้ันลง หากคุณมีข้อความยาวๆ ก็ ให้ส่งในรูปแบบเอกสารแนบ แทนท่ีจะเขียนเป็นเน้ือหาในอีเมลท้ังหมด ให้ใช้ข้อความในอีเมลเป็นตัวบอกผู้อ่านว่า เอกสารท่ีแนบมาคืออะไร และ อยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรกับมัน อย่างเช่นตัวอย่างต่อไปนี้ สวัสดีครับชาร์ลีน ผมแนบร่างรายงานการส�ำรวจข้อมูลลูกค้ามาให้นะ ครับ ช่วยทบทวนและส่งกลับพร้อมข้อแนะน�ำภายในวันพฤหัส น้ีด้วย ขอบคุณครับ โฮเวิร์ด 

บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 91 ตระหนักว่าผู้อ่านเป็นใคร เมื่อคุณเขียนอีเมลถึงผู้ร่วมงานหรือเพื่อนๆ คุณสามารถใช้ค�ำพูด อย่างไม่เป็นทางการอย่างไรก็ได้ แต่เม่ือคุณเขียนถึงผู้บังคับบัญชาหรือลูกค้า คุณก็ควรท�ำให้อีเมลของคุณเป็นบันทึกท่ีมีความกระชับ และเป็นมืออาชีพ ให้ปรับโทนเสียงของคุณและภาษาท่ีใช้ให้เหมาะสม คงรูปแบบอีเมลให้เรียบง่าย ด้วยข้อจ�ำกัดของอีเมล คุณคงไม่สามารถควบคุมได้ว่าข้อความ ของคุณจะปรากฏบนจอของผู้รับในลักษณะใด ดังนั้นอย่าหวังว่ารูปแบบที่ วิจิตรพิสดารจะยังคงอยู่เหมือนเดิมเมื่อผ่านกระบวนการส่งออกไป ส�ำหรับ หัวข้อหรือส่ิงที่ต้องการเน้นก็ให้ใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทุกตัวอักษร (แต่ถึงอย่าง น้ันก็ห้ามใช้ตัวพิมพ์ใหญ่กับข้อความทั้งหมด เพราะจะท�ำให้ผู้อ่านรู้สึก เหมือนคุณก�ำลังตะโกนใส่) ให้ออกแบบการจัดวาง ท�ำให้ผู้อ่านกวาดสายตา ได้อย่างรวดเร็ว เพราะมันคงเป็นการยากส�ำหรับพวกเขาหากต้องอ่านตัว อักษรมากมายติดๆ กัน อ่านทบทวนนโยบายการรับ-ส่งอีเมลของบริษัท แม้ว่าการใช้อีเมลจะสะดวกอย่างมากในการท�ำธุรกิจ แต่อีเมลก็ ท�ำให้บริษัทเพ่ิมความเสี่ยงต่อการถูกฟ้องร้องทางกฎหมายในแง่ของการ คุกคามและการหมิ่นประมาทได้ ดังน้ันหลายๆ บริษัทจึงมีนโยบายก�ำหนด กรอบการใช้งานอีเมลในที่ท�ำงานอย่างชัดเจน ให้ลองตรวจสอบดูว่าบริษัท ของคุณมีนโยบายท�ำนองน้ีบ้างไหม 

92 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพ้ืนฐาน รู้ว่าเมื่อไรไม่สมควรใช้อีเมล การใช้อีเมลอาจเป็นทางเลือกรูปแบบการส่ือสารที่เป็นท่ีต้องการ ในหลายๆ บริษัท แต่มันคงไม่ใช่วิธีการท่ีมีประสิทธิภาพท่ีสุด หรือเหมาะ สมท่ีสุดเสมอไป นอกจากการท�ำตามนโยบายด้านการใช้อีเมลของบริษัท แล้ว ให้ลองพิจารณาตามค�ำแนะน�ำต่อไปนี้ หลีกเลี่ยงการส่งข้อความส่วนตัวทางอีเมลของบริษัท หาก มีเรื่องส่วนตัวหรือต้องการแลกเปล่ียนข้อมูลที่เป็นความลับ ก็ควรใช้โทรศัพท์ หรือพบปะเป็นการส่วนตัวกับบุคคลนั้น ไปเลย จัดให้มีการประชุมแบบตัวต่อตัวเม่ือการส่งอีเมลไม่ได้ผล เช่นคุณคอยแต่จะส่งอีเมลกลับไปกลับมาระหว่างกันกับผู้ รับ โดยที่ไม่เกิดผลใดๆ ให้ลองยกหูโทรศัพท์ และนัดพบ กับคู่สนทนากันตัวต่อตัวจะดีกว่า ข้อแนะน�ำก็คือให้จ�ำกัด การแลกเปล่ียนอีเมลไปกลับไม่เกิน 4 เท่ียว ให้ลบอีเมลขยะ อย่าส่งต่อ จงระมัดระวังเป็นพิเศษในการแสดงอารมณ์ผ่านทางอีเมล อารมณ์ ขันอาจถูกตีความผิดพลาด ค�ำวิจารณ์อาจถูกแปลความผิด และอารมณ์ โกรธอาจยิ่งลุกลามไปใหญ่ หากไม่แน่ใจว่าจุดมุ่งหมายของอีเมลของคุณจะ ได้รับการเข้าใจอย่างถูกต้อง ก็จงอย่าส่งอีเมลน้ัน การเจอกันตัวต่อตัวหรือ โทรคุยกันทางโทรศัพท์อาจเป็นทางเลือกท่ีดีกว่า 

บทที่ 9 : การเขียนอีเมล 93 เคล็ดลับในการเขียนข้อความทางอีเมล ให้วางข้อความส�ำคัญไว้ ในช่องหัวข้อเรื่อง เพื่อให้แน่ใจว่าคนอ่าน จะไม่ลบอีเมลของคุณท้ิง พยายามให้อีเมลไม่ยาวจนเกินไป ควรพยายามจัดข้อความที่เป็น เนื้อหาหลักทั้งหมดให้อยู่ในหน้าจอแรก อีเมลหน่ึงฉบับควรมีหัวข้อหลักเพียงหัวข้อเดียว ตรวจสอบแก้ไขตัวสะกดก่อนส่งข้อความออกไป จงอย่าส่งอีเมลออกไปเวลาคุณรู้สึกโกรธ บททดสอบที่ดีก็คือให้ ลองถามตัวเองว่า เราจะกล้าพูดประโยคเดียวกันน้ีต่อหน้าผู้รับ ตรงๆ หรือไม่ ถ้าไม่ก็จงอย่าส่งอีเมลออกไป เวลาส่งต่อข้อความให้ตรวจหัวข้อเดิมด้วยว่า คนอ่านคนใหม่จะเข้า ใจหัวข้อน้ีหรือไม่ ถ้าไม่ก็ให้ทบทวนแก้ไขหากจ�ำเป็น ใช้ค�ำลงท้ายอีเมลอย่างเหมาะสม พิมพ์อีเมลแอดเดรสของผู้รับทีหลังสุด ก่อนคลิกที่ปุ่มส่งอีเมล เพ่ือ หลีกเลี่ยงโอกาสที่คุณจะเผลอส่งข้อความที่ยังไม่สมบูรณ์ หรือส่ง ไปถึงผู้รับผิดคน ให้ส่งอีเมลถึงเฉพาะคนที่สมควรจะได้รับเท่านั้น 

94 ส่วนท่ี 1 : การเขียนเชิงธุรกิจ : หลักการพื้นฐาน ส่ิงที่คุณสามารถท�ำได้ ? คุณยังจ�ำปัญหายุ่งยากของซินด้ีได้ใช่ไหม ? น่ีคือสิ่งที่ผู้ฝึกสอนแนะน�ำ : เน้นข้อความที่ต้องการส่ือ ซินด้ีอาจไม่สามารถเช่ือมโยงกับทีมงานของเธอได้ เพราะเธอ พยายามใส่ข้อมูลมากเกินไปในอีเมลหนึ่งฉบับ ตามกฎของเราท่ีว่าไม่ ควรมีมากกว่าหนึ่งหัวข้อ หากอีเมลน้ันครอบคลุมหลายๆ หัวข้อใน ฉบับเดียวแถมยังยาวอีกต่างหาก ผู้อ่านอาจหลงประเด็น และไม่ยอม อ่านอีเมลจนจบ ซินดี้ควรแจ้งวัตถุประสงค์ของการส่งอีเมลคร้ังน้ี ให้ชัดเจน โดยแสดงทั้งในหัวข้ออีเมลและในตอนต้นของข้อความ ถ้าเธออยากให้ทีมงานเข้าร่วมประชุม ซินด้ีก็ควรท�ำให้ผู้อ่านสนใจใน ทันทีให้ได้ เธอควรท�ำให้อีเมลมีความกระชับ เพราะขนาดข้อความที่ กะทัดรัดมักดึงดูดความสนใจของทุกคนได้ดีกว่า 

WRITING FOR BUSINESS ส่ ว น ที่ 2 เคล็ดลับและเคร่ืองมือส�ำหรับ การเขียนเชิงธุรกิจ POCKET 



10WRITING FOR BUSINESS เครื่องมือส�ำหรับ การเขียนเชิงธุรกิจ ตารางเชิงปฏิบัติการที่จะช่วยคุณในการเขียนเชิงธุรกิจ ได้อย่างมีประสิทธิผล 

98 ส่วนที่ 2 : เคล็ดลับและเครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ เคร่ืองมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ แบบฟอร์มสรุปหลักเกณฑ์ ในการเขียน ก่อนเริ่มลงมือเขียนกรุณาตอบค�ำถามต่อไปน้ี วัตถุประสงค์ ท�ำไมเราจึงเขียนเอกสารชิ้นนี้ ? เราอยากให้ผู้อ่านท�ำอะไรต่อไป ? ผู้อ่าน ใครคือผู้อ่านของเรากันแน่ มีมากกว่าหน่ึงรายหรือไม่ ? ผู้อ่านมีบทบาทอย่างไร เป็นผู้ตัดสินใจโดยตรง ผู้ที่มีอิทธิพล ผู้ปฏิบัติการ หรืออ่ืนๆ ? ผู้อ่านทราบอะไรบ้างเก่ียวกับหัวข้อท่ีเรากล่าวถึง ? คิดว่าผู้อ่านมีปฏิกิริยาอย่างไรกับข้อความหลักของเรา ยอมรับ เฉยๆ หรือต่อต้าน ? ยังมตี ่อ 

บทที่ 10 : เครื่องมือส�ำหรับการเขียนเชิงธุรกิจ 99 ผู้อ่าน (ต่อ) เราเตรียมเน้ือหาอะไรในงานเขียนให้กับผู้อ่านบ้าง ? ท�ำไมเขาจะต้อง อ่านหรือเห็นด้วยกับเรา ? ผู้อ่านจะน�ำเอกสารนี้ไปใช้ได้อย่างไร ? คนอ่ืนๆ ควรได้รับเอกสารน้ีด้วยหรือไม่ ? เนื้อหาหลัก หากผู้อ่านจะลืมทุกอย่างท่ีได้อ่านจนหมด อย่างน้อยอะไรคือข้อความหลัก ท่ีเขาควรจะจ�ำได้ ? อะไรคือผลกระทบของข้อความหลัก ? กลยุทธ์ ควรส่งข้อความในรูปแบบเอกสาร หรือโทรศัพท์จึงจะได้ผลมากกว่า ? ช่วงเวลาท่ีเหมาะสม : เราส่งเอกสารเร็วไป หรือสายเกินไปเสียแล้ว ที่จะส่งเอกสาร ? รายนามผู้ท่ีเราจะน�ำส่งข้อมูล : ควรจ�ำกัดวงให้เหลือน้อยที่สุดไหม ? ถ้าหากมีคนอ่ืนส่ือสารข้อมูลเดียวกัน เราควรตรวจสอบหรือไม่ ? ยังมีต่อ 