คู่มือฝ่ายบริหารทั่วไป โรงเรียนบ้านสมศรี

1 งานบริหารท่วั ไป งานบริหารทว่ั ไป เป็นภารกิจหน่ึงของโรงเรยี นในการสนับสนนุ ส่งเสริมการปฏบิ ัตงิ านของโรงเรยี นให้บรรลุ ตามนโยบาย และมาตรฐานการศึกษาที่โรงเรียนกำหนดให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล เช่น การดำเนินงาน ธุรการ การประชาสัมพันธ์ งานประสานราชการ การจัดระบบการบริหารและพัฒนาองค์กร งานเทคโนโลยี สารสนเทศ การจัดทำสำมะโนนักเรียน การรับนักเรียน การจัดระบบการควบคุมภายในหน่วยงาน การดูแลสถานท่ี และสภาพแวดล้อม งานบริการสาธารณะ งานเลขานุการคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน การประสานและ พัฒนาเครือข่ายการศึกษา การส่งเสริมสนับสนุนด้านวิชาการ งบประมาณ และบุคลากร การระดมทรัพยากรเพ่ือ การศึกษา งานส่งเสริมงานกจิ การนักเรียน การส่งเสริมสนับสนนุ และประสานงาน งานการศึกษาของบุคคล ชุมชน องค์กร หน่วยงานสถาบันสังคมอ่ืนท่ีจัดการศึกษา ซึ่งผรู้ บั ผิดชอบงานควรรู้แนวปฏิบัติราชการ ดงั น้ี 1. การดำเนินงานธุรการ 1.1 งานสารบรรณ 1.2 งานธรุ การท่วั ไป 2. งานทะเบียน 2.1 งานพัฒนาระบบและเครือขา่ ยข้อมลู สารสนเทศ 2.2 การจัดระบบบริหารและการพฒั นาองค์กร 2.3 งานเทคโนโลยแี ละสารสนเทศ 2.4 การจัดระบบการควบคมุ ภายใน 3. งานอาคารสถานที่ 4. การพานกั เรยี นไปทัศนศึกษานอกสถานศึกษา 5. งานเลขานุการคณะกรรมการสถานศึกษาขน้ั พ้ืนฐาน 6. การประสานและพัฒนาเครือขา่ ยการศึกษา 7. การวางแผนการบริหารการศึกษา 8. การระดมทรัพยากรเพ่ือการศกึ ษา งานธุรการ 1. งานสารบรรณ กฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั ประกาศ คำสง่ั ทเี่ ก่ยี วข้อง ระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ความหมายของงานสารบรรณ “งานสารบรรณ” หมายความว่า งานท่เี กย่ี วกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มต้งั แต่การจัดทำ การรบั -ส่ง การเกบ็ รักษา การยมื จนถงึ การทำลาย “หนงั สอื ” หมายถึง หนังสือราชการ

2 ขอบข่ายของงานสารบรรณ งานสารบรรณเป็นงานท่เี ก่ยี วข้องกบั เร่ืองดังต่อไปนี้ 1. การผลติ หรอื จัดทำเอกสาร 2. การรบั และการส่งหนงั สือราชการ 3. การเก็บรกั ษา และการยมื หนงั สือราชการ 4. การทำลายหนังสือราชการ ความสำคญั และประโยชนข์ องงานสารบรรณ ความสำคญั ของงานท่ีเกีย่ วกับหนงั สอื เอกสาร อาจกลา่ วโดยสรปุ ได้ดงั น้ี 1. ใช้เป็นเครอ่ื งมือในการบริหารงาน 2. ใช้เป็นสอ่ื ในการตดิ ต่อทำความเข้าใจระหว่างหน่วยงานกับหน่วยงาน หน่วยงานกับบุคคล และบคุ คลกับบุคคล 3. เปน็ เคร่อื งเตือนความจำของหนว่ ยงาน 4. เป็นหลักฐานอ้างองิ การติดต่อหรอื การทำความตกลง 5. เปน็ สิ่งทม่ี ีคณุ คา่ ในการศกึ ษาคน้ คว้าต่อไปในอนาคต ความหมายและชนดิ ของหนังสือราชการ ระเบียบสำนกั นายกรฐั มนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้กำหนดความหมายและชนดิ ของหนังสือ ราชการไว้ว่า หนงั สือราชการ คอื เอกสารทเี่ ป็นหลักฐานในราชการ ไดแ้ ก่ หนังสือที่มไี ปมาระหว่างสว่ นราชการ หนงั สือท่ีส่วนราชการมีไปถึงหนว่ ยงานอน่ื ใดซง่ึ มิใชส่ ว่ นราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคล ภายนอก หนังสือทหี่ นว่ ยงานอ่ืนใดซงึ่ มใิ ช่ส่วนราชการหรอื ทบ่ี คุ คลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ รวมท้ัง เอกสารที่ทางราชการจดั ทำข้ึนเพอื่ เปน็ หลักฐานในราชการ และเอกสารทที่ างราชการจัดทำข้นึ ตามกฎหมาย ระเบียบ หรอื ข้อบังคับ ชนดิ ของหนังสือราชการ หนังสอื ราชการมี 6 ชนิด คือ หนงั สือภายนอก หนังสือภายใน หนังสอื ประทบั ตรา หนังสือสง่ั การ หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ และหนังสือทเ่ี จา้ หน้าทท่ี ำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลกั ฐานในราชการ กระดาษตราครุฑ ทีใ่ ชส้ ำหรับหนังสือราชการ กำหนดแบบและขนาดไว้ในระเบียบงานสารบรรณข้อ 74 และ ข้อ 75 ใหใ้ ช้กระดาษปอนด์ขาว นำ้ หนัก 60 กรัม ต่อตารางเมตร ขนาด เอ 4 หมายถึง ขนาด 210 X 297 ม.ม. พิมพ์ครุฑ ขนาดตวั ครุฑสงู 3 เซนติเมตร ด้วยหมึกสดี ำ หรือทำครุฑดนุ ท่ีกึ่งกลางส่วนบนของ กระดาษ 1. หนงั สือภายนอก หนงั สือภายนอก ใชเ้ ป็นหนังสอื ตดิ ต่อราชการท่ีเป็นแบบพธิ ีระหว่างสว่ นราชการ (ตา่ งกระทรวง ทบวง กรม) หรือส่วนราชการมีถงึ หน่วยงานอ่ืนใดซึ่งมิใชส่ ว่ นราชการ หรอื ท่ีมถี งึ บุคคล ภายนอก กำหนดให้ใชก้ ระดาษตราครุฑ ซึ่งมีส่วนประกอบ คอื 1.1 ท่ี 1.2 สว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื 1.3 วนั เดอื น ปี 1.4 เรือ่ ง

3 1.5 คำข้นึ ต้น 1.6 อ้างถึง (ถ้ามี) 1.7 สง่ิ ท่ีส่งมาด้วย (ถา้ มี) 1.8 ข้อความ (เนื้อหาของหนงั สอื ) 1.9 คำลงทา้ ย 1.10 ลงชื่อ 1.11 ตำแหน่ง 1.12 สว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง 1.13 โทร. (หมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรื่อง) 1.14 สำเนาส่ง (ถ้ามี) รายละเอียดของหนงั สือภายนอก 1.1 ที่ เป็นสว่ นทอ่ี ยทู่ างด้านซ้ายบนสดุ ของหนงั สือ ซง่ึ หนังสอื ทกุ ฉบับจะมกี ำหนดไว้เพอื่ 1) เปน็ ขอ้ อ้างองิ ของฝา่ ยที่ส่งหนังสือออก ในกรณที ีจ่ ะมกี ารอ้างองิ ถึงหนงั สือฉบับนั้น ในการติดตามเรื่องหรือเพื่อการตดิ ตอ่ โต้ตอบหลงั จากท่ีไดส้ ่งหนงั สอื นนั้ ออกไปแลว้ 2) เป็นประโยชน์ในการเกบ็ เร่ืองระหว่างปฏิบตั ิ หรือเมอื่ เรื่องน้ันไดด้ ำเนินการเป็นท่ีเรยี บรอ้ ยแลว้ 3) เป็นข้ออ้างองิ เม่อื ต้องการจะคน้ หาเรือ่ งที่ได้เก็บไว้ 4) เปน็ ตัวเลขแสดงสถิตแิ สดงปรมิ าณของหนังสือที่ได้มีการตดิ ตอ่ กับหน่วยงานต่างๆ ในรอบปีปฏทิ ินหนึ่ง ตัวอย่างเชน่ ท่ี ศธ 04112.01194/40 ศธ รหสั พยัญชนะของกระทรวงศึกษาธิการ 04112 เลขรหสั ของสำนักงานเขตพ้ืนทกี่ ารศึกษาประถมศึกษามหาสารคาม เขต 1 .01194 เลขรหัสของโรงเรียนบา้ นสมศรี 145 เลขทะเบยี นหนังสอื ส่งของโรงเรยี นบ้านสมศรี 1.2 ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ 1) ให้ลงชอ่ื ของส่วนราชการทเี่ ป็นเจา้ ของหนังสือนนั้ 2) ลงทต่ี งั้ ของส่วนราชการทสี่ ามารถตดิ ตอ่ ทางไปรษณยี ไ์ ดส้ ะดวก (ท่ีต้ังของส่วนราชการ ความยาวไม่ควรเกิน 2-3 บรรทัด การลงทต่ี ัง้ จะวางรูปแบบอย่างไรนน้ั ขึ้นอยู่กบั ดุลยพินิจของสว่ นราชการเจา้ ของ หนังสือ เน่อื งจากช่ือส่วนราชการและท่ีตั้งมีความยาวไม่เท่ากนั ) 3) ตำแหน่งของสว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ จะอยู่ทางดา้ นขวาของหนังสือและอยบู่ รรทดั เดียวกับ “ท”่ี เช่น 1.3 วัน เดือน ปี 1) ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี 2) ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปพี ุทธศักราชท่อี อกหนงั สือ 3) ไมต่ อ้ งมีคำว่า วันที่ เดือน พ.ศ. นำหนา้ 4) สำหรับตำแหนง่ ของตัวเลขของวันท่ี จะปรากฏอยู่ตรงกงึ่ กลางของหนา้ กระดาษต่อจาก ที่อยสู่ ่วนราชการเจ้าของเรื่อง ตัวอย่างเช่น

4 1.4 เรือ่ ง 1) กำหนดช่อื เรอื่ งด้วยสาระสำคัญท่ีเปน็ ใจความทส่ี ั้น กะทัดรัด และครอบคลุมเนือ้ หา ของหนังสือ 2) ถ้าเป็นเรือ่ งท่เี คยตดิ ตอ่ กันมาก่อน โดยปกตจิ ะลง “เรื่อง” ของหนังสือฉบบั เดิม เรอื่ งควรใช้เป็นชื่อเร่ืองเดยี วกัน 1.5 คำข้ึนตน้ 1) ให้ใชค้ ำขึ้นตน้ ตามตารางการใชค้ ำขนึ้ ตน้ สรรพนาม และคำลงท้ายที่กำหนดไวใ้ นภาคผนวก ระเบยี บงานสารบรรณ 2) ลงเฉพาะตำแหนง่ ของผู้ท่หี นังสอื นน้ั มีไปถึง (โดยไม่ตอ้ งมคี ำวา่ “ฯพณฯ” หรอื “ท่าน” นำหนา้ ) หรือลงช่ือบุคคลในกรณที เี่ ป็นการติดตอ่ กบั บคุ คลโดยไมเ่ ก่ียวกับตำแหนง่ หน้าที่ เช่น กราบเรยี น ประธานองคมนตรี เรยี น เลขาธิการคณะกรรมการการศึกษาข้ันพื้นฐาน เรียน นางสาวอำพร ศรชี าวนา นมสั การเจ้าคณะจงั หวดั พิจติ ร (สำหรับพระภิกษสุ งฆ์ทว่ั ไป) 3) ในกรณีท่ีตำแหนง่ นนั้ มีบคุ คลครองตำแหนง่ มากกว่า 1 คน ขึ้นไป ให้ระบทุ ้ังตำแหน่ง และช่ือ เชน่ ตำแหนง่ รองผ้อู ำนวยการสำนักงานเขตพ้ืนทกี่ ารศกึ ษาพจิ ิตร เขต 1 ควรใชค้ ำข้ึนต้น ดังน้ี 1.6 อ้างถึง (ถา้ มี) 1) ให้อา้ งถงึ หนงั สือท่เี คยตดิ ต่อกันมาก่อน 2) ในกรณีทีม่ หี นงั สอื ทเี่ คยติดต่อกันมาก่อนหลายฉบบั ให้ลงอ้างถงึ หนงั สือฉบับสดุ ทา้ ย ทตี่ ิดตอ่ กนั เพยี งฉบับเดียว เว้นแตม่ ีเรอ่ื งหรอื สาระสำคญั ที่เกยี่ วข้องต้องนำมาพจิ ารณา การเขยี น “อ้างถึง” ให้ เขียนช่ือส่วนราชการเจ้าของหนงั สือ เลขทหี่ นงั สือ และวนั เดือน ปี ท่อี อกหนังสือ เชน่ 1.7 สิ่งที่สง่ มาดว้ ย (ถา้ ม)ี 1) ให้ลงชื่อเอกสาร ส่งิ ของ ทสี่ ง่ ไปพร้อมกบั หนังสอื ฉบับนั้น เชน่ 2) หากไมส่ ามารถบรรจุลงในซองเดยี วกนั ได้ ให้แจง้ ดว้ ยวา่ สง่ ไปโดยทางใด การเขยี น “สิ่งท่ีสง่ มาด้วย ให้เขยี นช่ือเอกสาร ส่งิ ของ สว่ นราชการเจา้ ของหนงั สือ เลขท่ีหนงั สือ และวนั เดอื น ปี ท่อี อก หนังสือ พรอ้ มทงั้ จำนวนของสง่ิ ของทีส่ ่งไป 1.8 ข้อความ (เนื้อหาของหนงั สอื ) เน้ือหาสาระทตี่ ้องการจะให้ผู้รบั ได้ทราบ ขอ้ ความในหนังสอื จะต้องชัดเจน เขา้ ใจงา่ ย และมสี าระครบถ้วน เน้อื หาในหนังสือราชการ แบ่ง ออกเป็น 3 ส่วน คอื 1) ขอ้ ความเหตุ เปน็ ส่วนเริม่ ตน้ ของเนื้อหา เป็นข้อความท่กี ล่าวถึงสาเหตุทมี่ ีหนงั สือไป หรอื แจ้งใหผ้ รู้ ับทราบว่าหน่วยงานของผ้เู ขยี นจะทำอะไร หรอื มีเหตุการณ์อะไรเกดิ ขึน้ 2) ขอ้ ความตอนผลหรือขอ้ ความจุดประสงค์ เป็นขอ้ ความในย่อหน้าท่ี 2 ทนี่ ับวา่ มี ความสำคัญ เพราะเน้ือความจะกลา่ วถงึ จุดประสงค์ของหนงั สอื ฉบับนน้ั ซ่ึงจะต้องเขียนให้ชัดเจน เพอ่ื ให้ผรู้ ับ หนังสอื ทราบว่าผูเ้ ขียนมีจุดประสงค์อยา่ งไร 3) บทสรปุ เปน็ สว่ นสุดทา้ ยของการเขยี นเนื้อหา ซ่ึงเปน็ จุดประสงคส์ รุปสุดท้าย เพื่อเน้นให้ผรู้ บั จดหมายทำอะไร หรอื ทำอย่างไร ควรจะย่อหนา้ ขนึ้ บรรทัดใหม่เรม่ิ ต้นด้วยคำว่า “จงึ ” แลว้ ตามด้วยข้อความท่ีบอก ถงึ จดุ ประสงค์ (ข้อความทสี่ รุปต้องใหส้ ัมพนั ธก์ บั จดุ ประสงค์ในตอนตน้ ) เช่น

5 ������ ในกรณที ตี่ ้องการเพียงให้ผู้รับไดท้ ราบเนื้อหาในหนังสอื อาจใช้ว่า - จึงเรียนมาเพอ่ื โปรดทราบ - จึงเรยี นมาเพ่ือทราบ ������ ในกรณที ต่ี อ้ งการเพยี งใหผ้ รู้ บั ดำเนินเร่อื งตามขัน้ ตอนตอ่ ไป อาจใชว้ ่า - จงึ เรียนมาเพอ่ื โปรดพิจารณาดำเนินการต่อไป - จงึ เรยี นมาเพือ่ ทราบ และดำเนินการต่อไป ������ ในกรณที ่ีตอ้ งการใหผ้ ู้รับตดั สนิ ใจในเรอ่ื งทปี่ รากฏในหนังสือ อาจใช้วา่ - จงึ เรยี นมาเพื่อโปรดพจิ ารณาอนมุ ตั ิ - จึงเรียนมาเพ่ือโปรดพจิ ารณาให้ความอนเุ คราะห์ 1.9 คำลงท้าย ใหใ้ ชค้ ำลงทา้ ยตามตารางการใชค้ ำขน้ึ ตน้ สรรพนาม และคำลงท้าย ซ่ึงกำหนดไวใ้ นภาคผนวก ซ่งึ จะต้องให้สมั พนั ธ์กบั คำข้ึนต้น เชน่ - ขอแสดงความนับถือ - ขอนมสั การด้วยความเคารพ (สำหรับพระภิกษสุ งฆ์ทัว่ ไป) 1.10 ลงช่ือ 1) ให้ลงลายมอื ชอ่ื เจ้าของหนังสือ และให้พมิ พ์ช่อื เตม็ ของเจ้าของลายมือช่ือไว้ในวงเล็บใต้ ลายมอื ช่ือด้วยทุกครงั้ ซ่ึงการพิมพช์ อื่ เต็มของเจา้ ของลายมือน้ันใหใ้ ช้คำนำหน้าชือ่ ว่านาย นาง นางสาว หนา้ ชื่อเตม็ ใตล้ ายมอื ชื่อ 2) ในกรณที ี่เจา้ ของลายมือช่ือมตี ำแหนง่ ทางวิชาการ คือ ศาสตราจารย์ รองศาสตราจารย์ และผู้ชว่ ยศาสตราจารย์ ให้พิมพ์คำเต็มของตำแหนง่ ทางวชิ าการไวห้ น้าช่อื เต็มใตล้ ายมือชอ่ื เช่น ลายมอื ชอ่ื (นายสรวทิ ย์ โรจนะ) ผู้อำนวยการโรงเรียนบา้ นสมศรี 1.11 ตำแหน่ง ให้ลงช่อื ตำแหนง่ ของเจ้าของหนังสอื ไวใ้ ต้ช่อื เต็ม เช่น ลายมอื ชอ่ื (นายสรวิทย์ โรจนะ) ผู้อำนวยการโรงเรียนบา้ นสมศรี กรณี รองผอ./หรอื ผู้รกั ษาราชการแทนใหล้ งช่ือตำแหน่ง ดังน้ี ลายมือชอ่ื (นางกันตินนั ท์ รัตนสีหา) ครู ค.ศ.3 รกั ษาการในตำแหน่ง ผูอ้ ำนวยการโรงเรียนบ้านสมศรี

6 1.12 ส่วนราชการเจ้าของเรือ่ ง ให้ลงช่ือสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานทอี่ อกหนังสือ เชน่ งานบริหารทัว่ ไป งานวิชาการ งานบรหิ ารบคุ คล งานงบประมาณ 1.13 โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจา้ ของเรือ่ ง และหมายเลขโทรศัพท์ภายใน (ถา้ มี) ไวใ้ ต้ชื่อส่วนราชการเจ้าของเร่ือง พร้อมทง้ั หมายเลขโทรสาร และ E-mail เช่น โทร. 0 4361 2415 ต่อ 15 โทรสาร 0 4361 2415 ตอ่ 15 E- mail : [email protected] 1.14 สำเนาสง่ (ถ้ามี) ในกรณีที่ได้จดั สง่ สำเนาไปให้สว่ นราชการหรือผู้ท่เี กย่ี วข้อง และประสงค์ใหผ้ ู้รบั ทราบวา่ ไดส้ ง่ สำเนาไปใหผ้ ู้ใดแล้วบา้ ง ให้พิมพช์ ่อื สว่ นราชการหรือช่ือบคุ คลทสี่ ่งสำเนาไปให้แล้วในบรรทัดตอ่ จากหมายเลข โทรศัพทส์ ่วนราชการเจา้ ของเรอ่ื ง เชน่ โทร. 0 65306 2663 โทร. 0 5661 2415 ต่อ 15 โทรสาร 0 4361 2415 ตอ่ 15 E- mail : [email protected] สำเนาส่ง นายกองคก์ ารบรหิ ารส่วนตำบลโคกกอ่ ขอ้ ควรระวงั ซงึ่ มกั พบข้อผดิ พลาดอย่เู ปน็ ประจำ คอื ครุฑ ในหนงั สือราชการ มกั จะมี ขนาดตัวครุฑไมเ่ ปน็ ไปตามมาตรฐาน - ลักษณะครุฑแบบมาตรฐานมี 2 ขนาด คือ 1) มาตรฐานของครุฑภายนอก คือ ขนาดตัวครฑุ สงู 3 เซนตเิ มตร 2) มาตรฐานของครุฑภายใน คือ ขนาดตัวครฑุ สงู 1.5 เซนติเมตร แบบหนังสือภายนอก ช้ันความลบั (ถา้ มี) ( ตามระเบยี บขอ้ ๑๑ ) ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ที่ ศธ …………………. / …….. โรงเรียน................................ ............................................. (วนั เดอื น ปี) เรือ่ ง……………………………………………………………. (คำข้ึนตน้ )................................................................................... อา้ งถึง (ถ้าม)ี ................................................................................

7 สงิ่ ท่ีส่งมาด้วย (ถา้ ม)ี .................................................................... (ขอ้ ความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………… ……… ……………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………… ………………………………………………………….. ( คำลงท้าย ) ( ลงช่ือ )…………………………………….. ( พิมพช์ ือ่ เตม็ ) (ตำแหนง่ )………………………………….. (ส่วนราชการเจ้าของเร่ือง) โทร. ..................................... โทรสาร……………………. ชน้ั ความลับ (ถา้ มี) 2. หนังสือภายใน หนังสอื ภายใน ใชเ้ ปน็ หนงั สอื ติดต่อราชการทีเ่ ป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เปน็ หนงั สือ ราชการทต่ี ิดต่อกนั ภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจงั หวัดเดยี วกัน กำหนดใหใ้ ช้กระดาษบันทกึ ขอ้ ความ ซ่งึ มี สว่ นประกอบ คือ 2.1 สว่ นราชการ (สว่ นราชการเจา้ ของเรอ่ื ง) 2.2 ท่ี 2.3 วนั เดือน ปี 2.4 เร่อื ง 2.5 คำข้นึ ตน้ 2.6 ข้อความ (เน้ือหาของหนังสอื ) 2.7 ลงช่อื 2.8 ตำแหน่ง ตามตัวอยา่ งแบบหนังสือภายในทีร่ ะบุไว้ในภาคผนวก รายละเอยี ดของหนงั สือภายใน 2.1 ส่วนราชการ ใหเ้ ขยี นส่วนราชการ “เจ้าของเร่ือง” (ไม่ใชส่ ว่ นราชการเจา้ ของหนังสอื ) และเขยี น เชน่ เดียวกบั ส่วนทา้ ยหนังสือ ของหนงั สือภายนอก 1) กรณีส่วนราชการออกหนังสืออยู่ในระดบั กรมข้ึนไป ใหล้ งช่ือสว่ นราชการเจา้ ของเรื่องทั้ง ระดับกรมและกอง 2) กรณีส่วนราชการออกหนงั สือต่ำกวา่ ระดับกรมลงมา ใหล้ งชอ่ื ส่วนราชการเจา้ ของเร่ืองเพยี ง ระดับกรม หรือสว่ นราชการเจ้าของเรื่อง (พรอ้ มท้ังระบหุ มายเลขโทรศัพท์ เช่น สำนกั งานเขตพน้ื ที่การศึกษา ประถมศึกษามหาสารคาม เขต 1 กลุ่มอำนวยการ โทร. 0 4361 2415

8 2.2 ข้อความ (เนอ้ื หา) เนอื้ หาสาระทีต่ อ้ งการจะให้ผ้รู ับได้ทราบข้อความในหนังสอื จะต้องชัดเจน เข้าใจงา่ ย และมีสาระ ครบถว้ น ข้อความในหนงั สือราชการแบง่ ออกเป็น 3 ส่วน คือ 1) สว่ นเนอ้ื หา ท่เี ปน็ เหตุ หรือความเป็นมาของเร่อื ง 2) สว่ นเนอื้ หา ท่ีเปน็ ผลการดำเนนิ งาน หรอื ผลจากเหตุ 3) สว่ นเนอื้ หา ท่เี ป็นจุดประสงค์ 2.3 ทา้ ยหนังสือ ใช้เชน่ เดยี วกับหนงั สอื ภายนอก แต่ไม่มคี ำลงทา้ ย เช่น จงึ เรียนมาเพอื่ ทราบ (นายสรวิทย์ โรจนะ) ผ้อู ำนวยการโรงเรียนบ้านสมศรี แบบหนงั สือภายใน ( ตามระเบยี บข้อ ๑๒ ) ชน้ั ความลบั (ถา้ มี) บนั ทึกขอ้ ความ ชนั้ ความเร็ว (ถา้ มี) สว่ นราชการ ..........................................................................................................……………………….. ท…่ี ........................................................................................................…………………………………… เร่ือง……………………..................................................................………………………………………. (คำข้ึนต้น)......................................... (ข้อความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ........................... ( ลงช่อื )…………………………………….. ( พิมพช์ อ่ื เต็ม ) (ตำแหนง่ )………………………………….. ชน้ั ความลบั (ถ้ามี) 3. หนงั สือประทบั ตรา หนงั สือประทับตรา คือ หนังสอื ทใ่ี ชป้ ระทับตราแทนการลงช่ือของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขนึ้ ไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็น

9 ผู้รับผิดชอบลงช่อื ย่อกำกับตราการใช้หนงั สือประทบั ตรา ใหใ้ ช้ได้ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ เช่น ระหวา่ ง สำนักงานเขตพ้ืนที่การศึกษาประถมศึกษานครราชสีมา เขต 6 กับ สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาข้ันพื้นฐาน หรอื ใช้ระหวา่ งสว่ นราชการกับบุคคลภายนอก เช่น ระหว่างสำนักงานเขตพ้ืนท่ีการศกึ ษาประถมศกึ ษานครราชสมี า เขต 6 กบั นายกนก จำปามลู ในการใชห้ นังสอื ประทับตรา ให้ใชเ้ ฉพาะกรณที ี่ไมใ่ ชเ่ รอื่ งสำคญั ซ่งึ ไดแ้ ก่ • การขอรายละเอยี ดเพิ่มเตมิ • การสง่ สำเนาหนังสอื สงิ่ ของ เอกสาร หรือบรรณสาร • การตอบรบั ทราบท่ีไม่เกย่ี วกับราชการสำคัญหรอื การเงนิ • การแจง้ ผลงานทไ่ี ด้ดำเนนิ การไปแลว้ ให้สว่ นราชการที่เกยี่ วข้องทราบ • การเตือนเรื่องที่คา้ ง เช่น สว่ นราชการ ก. ไดม้ ีหนงั สือขอให้สว่ นราชการ ข. ช้ีแจงรายละเอยี ด เพมิ่ เติม ไปเป็นเวลานานแลว้ ยังไม่ไดร้ บั คำตอบ ส่วนราชการ ก. จงึ ทำหนังสอื • เรือ่ งซ่ึงหวั หน้าสว่ นราชการระดับกรมขน้ึ ไปกำหนดโดยทำเปน็ คำส่ังให้ใช้หนังสอื ประทับตรา รายละเอียดของหนังสือประทบั ตรา 3.1 ท่ี ใช้ลงรหัสตวั พยญั ชนะและเลขประจำตวั ของเจ้าของเรื่อง ซึง่ มกี ารกำหนดรหัสพยัญชนะ และ เลขประจำตัวของเจ้าของเรื่อง เชน่ เดยี วกับหนงั สอื ภายนอก ข้อ (1) 3.2 ถงึ ใหล้ งช่อื ส่วนราชการ หนว่ ยงาน หรอื บคุ คลทีห่ นังสอื นัน้ มถี ึง เชน่ ถงึ กรมบัญชีกลาง หนังสือประทบั ตรา ไมใ่ ชค้ ำขนึ้ ตน้ จงึ ต้องดูฐานะของผู้รบั หนงั สือด้วยวา่ สมควรจะใชห้ นงั สอื ประเภทนหี้ รือไม่ 3.3 ขอ้ ความ ใหล้ งสาระสำคัญของเร่ืองใหช้ ัดเจนและเข้าใจง่าย 3.4 ชอ่ื สว่ นราชการทสี่ ่งหนงั สอื ออก ใหล้ งช่ือส่วนราชการทสี่ ่งหนงั สืออกไว้ใต้ข้อความพอสมควร เชน่ สำนกั งานเขตพืน้ ที่ประถมศึกษามหาสารคาม เขต 1 3.5 วัน เดอื น ปี ให้ลงตวั เลขของวนั ท่ี ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศกั ราชท่อี อกหนงั สอื เชน่ 19 เมษายน 2553 3.6 ตราชอ่ื สว่ นราชการ ให้ประทบั ตราชื่อส่วนราชการ ซง่ึ กำหนดลักษณะไว้ตามระเบยี บ ขอ้ 72 3.7 สว่ นราชการเจา้ ของเรอื่ ง ให้ลงชอื่ ส่วนราชการเจา้ ของเร่ือง หรอื หน่วยงานท่อี อกหนังสอื ให้พมิ พ์ ไว้ระดับต่ำลงมาอีกหน่ึงบรรทัด จากบรรทัดสดุ ท้ายของหนงั สอื ทางริมกระดาษซ้ายมือ 3.8 โทร. หรือท่ตี ั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของสว่ นราชการเจ้าของเรอ่ื ง และหมายเลขภายในตู้สาขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณที ่ีไม่มีโทรศัพท์ ใหล้ งท่ีตัง้ ของสว่ นราชการ เจา้ ของเรื่องโดยให้ลงตำบลทีอ่ ยู่ ตามความจำเป็น และแขวงไปรษณยี ์ (ถา้ ม)ี

10 แบบหนังสือประทับตรา ชั้นความลบั (ถา้ มี) ( ตามระเบียบขอ้ 14 ) ชนั้ ความเรว็ (ถ้ามี) ที่ ศธ …………/ …….. ถงึ ……………………………………………………………….. (ขอ้ ความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………… ………………………………………………….. ( ลงช่อื ส่วนราชการที่ออกหนังสอื ) ( ตราชอ่ื ส่วนราชการ ) (ลงช่อื ยอ่ กำกับตรา) (วนั เดือน ปี ) (สว่ นราชการเจา้ ของเร่ือง) โทร…………………….. โทรสาร………………………. ชนั้ ความลบั (ถ้าม)ี 4. หนังสือสงั่ การ หนังสือสง่ั การ มี 3 ชนดิ ไดแ้ ก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคบั ตัวอย่าง เชน่ คำส่ัง 4.1 คำส่ัง เปน็ ข้อความทผ่ี บู้ ังคบั บญั ชาสงั่ การให้ปฏบิ ัตโิ ดยชอบด้วยกฎหมาย กำหนดให้ใชก้ ระดาษ ตราครฑุ ซงึ่ มีสว่ นประกอบ คือ 1) คำสง่ั 2) ท่ี 3) เร่ือง 4) ขอ้ ความ 5) สง่ั ณ วันที่ 6) ลงชื่อ 7) ตำแหนง่

11 รายละเอียดของหนงั สือสัง่ การ (คำส่งั ) มีดังน้ี 1) คำสงั่ ให้ลงช่ือส่วนราชการ หรอื ตำแหนง่ ของผู้มีอำนาจท่ีออกคำสัง่ เชน่ คำสัง่ สำนักงาน เขตพน้ื ทีก่ ารศึกษาพจิ ิตร เขต 1 2) ท่ี ให้ลงเลขทที่ ีอ่ อกคำสงั่ โดยเร่ิมฉบับแรกจากเลข 1 เรยี งเป็นลำดับไปจนสน้ิ ปีปฏทิ นิ ทับเลขปพี ุทธศักราชที่ออกคำส่ัง เชน่ 1/2550 3) เรือ่ ง ใหล้ งช่ือเรอ่ื งที่ออกคำส่ัง เชน่ แต่งตงั้ กรรมการคดั เลือกบคุ คลเข้าเปน็ ลูกจา้ งชั่วคราว 4) ขอ้ ความ ให้อา้ งเหตทุ ่ีออกคำส่งั และอ้างถึงอำนาจทใี่ ห้ออกคำสง่ั (ถา้ มี) ไว้ดว้ ย แลว้ จงึ ลงขอ้ ความ ทสี่ ่งั และวนั ใช้บงั คับ 5) สั่ง ณ วันที่ ให้ลงตวั เลขของวันท่ี ช่ือเต็มของเดือน และตวั เลขของปีพุทธศักราชทีอ่ อกคำสัง่ 6) ลงชอื่ ใหล้ งลายมือชือ่ ผู้ออกคำส่งั และพิมพ์ช่ือเต็มของเจ้าของลายมือช่อื ไวใ้ ต้ลายมือชอื่ 7) ตำแหนง่ ตามตัวอย่างแบบของหนงั สือส่งั การ ให้ลงตำแหน่งของผู้ออกคำส่ัง คำส่งั (สว่ นราชการหรือตำแหนง่ ของผู้มีอำนาจที่ออกคำส่งั ) ท่ี............/............ เรอื่ ง......................................................................... ............................................... ขอ้ ความ.............................................................................................................................. ........................................................................................................................................................ .. .......................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. ............................. .......................................................................................................................................................... ............................................................................................................. .............................................

12 ทงั้ นี้ ต้งั แต่......................................................... สัง่ ณ วนั ท่.ี ...................................................... ( ลงชอื่ )…………………………………….. ( พมิ พช์ อ่ื เต็ม ) (ตำแหนง่ )………………………………….. 4.2 การออกเลขทค่ี ำสั่งของโรงเรยี น เม่ือมีการจัดพิมพ์คำสง่ั แต่งตงั้ ของโรงเรียน ดำเนินการ ดังนี้ 1) เจ้าของเรือ่ งจัดพิมพค์ ำสง่ั แต่งตง้ั ภายในโรงเรียน 2) เสนอหนังสือตามลำดบั สายการบงั คับบญั ชาถึงผู้อำนวยการโรงเรียนลงนาม 3) ธรุ การโรงเรยี น ดำเนนิ การลงเลขท่คี ำส่ัง วันที่ เรือ่ ง และผู้ปฏิบัตใิ นทะเบยี นคำสั่ง 4) สำเนาเรอ่ื งแจกให้ผูเ้ กยี่ วข้องเพื่อดำเนนิ การต่อไป 5) เกบ็ ต้นฉบับปิดไวท้ สี่ มดุ คำสง่ั 6) สำเนาคฉู่ บับเก็บไว้กบั เร่ืองทีด่ ำเนนิ การ แบบทะเบียนคำสง่ั วนั ท่ี ....... เดือน ............................ พ.ศ. .............. เลขที่คำสัง่ ลงวันท่ี เรื่อง ผู้ปฏิบตั ิ หมายเหตุ 5. หนังสือประชาสัมพันธ์ หนงั สอื ประชาสมั พนั ธ์ มี 3 ชนิด ไดแ้ ก่ ประกาศ แถลงการณ์ ข่าว ตวั อย่างทไ่ี ด้ปฏบิ ัติเป็นประจำ เช่น ประกาศ 5.1 ประกาศ เปน็ ข้อความที่ทางราชการประกาศ หรือชแ้ี จงให้ทราบหรือแนะแนวทางใหป้ ฏิบัติ กำหนดใหใ้ ช้กระดาษตราครุฑ ซง่ึ มสี ่วนประกอบ คือ 1) ประกาศ 2) เรื่อง 3) ขอ้ ความ

13 4) ประกาศ ณ วันที่ 5) ลงชอ่ื 6) ตำแหนง่ ตามตัวอยา่ งแบบของหนงั สือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ)ทีร่ ะบไุ ว้ ในภาคผนวกของระเบยี บสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าดว้ ยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 รายละเอยี ดของหนังสือประชาสัมพนั ธ์ (ประกาศ) คือ 1) ประกาศ ให้ลงช่อื สว่ นราชการทอ่ี อกประกาศ 2) เรอ่ื ง ให้ลงชือ่ เรอ่ื งทป่ี ระกาศ 3) ขอ้ ความ ใหอ้ า้ งเหตุผลท่ตี ้องออกประกาศและข้อความท่ีประกาศ 4) ประกาศ ณ วนั ที่ ให้ลงตวั เลขของวันท่ี ชอื่ เต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศกั ราชที่ออกประกาศ 5) ลงชอื่ ใหล้ งลายมือชือ่ ผอู้ อกประกาศ และพมิ พ์ชือ่ เตม็ ของเจ้าของลายมือช่อื ไว้ใต้ลายมือช่ือ 6) ตำแหน่ง ตามตัวอย่างแบบของหนงั สือประชาสัมพนั ธ์ (ประกาศ) ใหล้ งตำแหน่งของผอู้ อกประกาศ *** ในกรณีที่กฎหมายกำหนดใหท้ ำเป็นแจง้ ความ ให้เปลยี่ นคำว่า ประกาศ เป็น แจง้ ความ แบบประกาศ ( ตามระเบียบขอ้ 20 ) ประกาศ(ช่ือส่วนราชการที่ออกขอ้ บงั คบั ) เรื่อง…………………………………………………………. ……………………………………… (ข้อความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………. ประกาศ ณ วันที่………….พ.ศ…………………………………. (ลงช่อื )……………………………. (พมิ พช์ ่ือเต็ม) (ตำแหนง่ )…………………………….

14 6. หนังสือเจ้าหน้าทท่ี ำข้ึนหรอื รบั ไวเ้ ป็นหลักฐานในราชการ เป็นหนังสอื ทีท่ างราชการทำข้ึนนอกจากที่กลา่ วมาแลว้ ขา้ งตน้ หรือหนงั สือท่ีบุคคลภายนอก หรอื หนว่ ยงานท่ไี ม่ใชส่ ว่ นราชการมมี าถึงสว่ นราชการ และสว่ นราชการรบั ไวเ้ ป็นหลักฐานของทางราชการมี 4 ชนดิ ได้แก่ 6.1 หนงั สือรับรอง 6.2 รายงานการประชมุ 6.3 บันทกึ 6.4 หนังสอื อนื่ ๆ รายละเอยี ดของหนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ) คือ 6.1 หนังสือรับรอง คือ หนงั สอื ทส่ี ่วนราชการออกเพื่อรบั รองแก่บุคคล นิตบิ ุคคล หรือหน่วยงาน เพ่ือวตั ถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดใหป้ รากฏแกบ่ คุ คลทั่วไป แบบหนังสอื รับรอง ชน้ั ความลบั (ถา้ มี) ( ตามระเบยี บขอ้ 24 ) ท่ี ศธ …………../ …….. สว่ นราชการ.......................................... (ขอ้ ความ)หนงั สือฉบับนใ้ี ห้ไว้เพ่ือรบั รองวา่ (ระบุช่ือบคุ คล นิติบุคคล หรอื หนว่ ยงานทจี่ ะใหก้ ารรับรอง พร้อมทั้งลงตำแหนง่ และสังกัด หรอื ที่ต้งั แล้วต่อดว้ ยข้อความท่รี บั รอง) ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ให้ไว้ ณ วนั ที่….………………………………พ.ศ……………. ( ส่วนนี้ใชส้ ำหรับเรื่องสำคัญ ) ( ลงช่อื ) ( พิมพ์ชอ่ื เต็ม ) รูปถ่าย (ตำแหนง่ ) (ถ้ามี) ( ประทับตราช่ือสว่ นราชการ )

15 (ลงชอ่ื ผไู้ ดร้ บั การรบั รอง) (พมิ พ์ชือ่ เต็ม) ชน้ั ความลับ (ถ้าม)ี 6.2 รายงานการประชุม คือ การบนั ทึกความเหน็ ของผู้มาประชุม ผเู้ ข้าร่วมประชุมและมตขิ อง ที่ประชมุ ไว้เปน็ หลักฐาน โดยกรอกรายละเอยี ด ดงั น้ี แบบรายงานการประชุม ( ตามระเบยี บข้อ 25 ) รายงานการประชุม……………………… ครง้ั ท…่ี ……………. เมอื่ …………………………….. ณ ………………………………………………………. ผู้มาประชุม ………………… 1. ……………………………………………….. 2. ……………………………………………..... 3. ……………………………………………….. ผู้ไมม่ าประชมุ (ถา้ ม)ี 1. …………………………………………………. 2. ………………………………………………… 3. ………………………………………………… ผู้เข้ารว่ มประชุม (ถ้าม)ี 1. …………………………………………………. 2. ………………………………………………… เร่ิมประชุมเวลา.......................... นาย.........................................ตำแหน่งประธานกรรมการไดก้ ล่าวเปดิ ประชุม และทำหนา้ ทเี่ ปน็ ประธานในที่ประชมุ ไดด้ ำเนนิ การประชมุ ตามวาระต่างๆ ดงั ต่อไปนี้ ระเบยี บวาระที่ 1 เร่อื งประธานแจ้งให้ทป่ี ระชุมทราบ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………… ระเบียบวาระท่ี 2 เร่อื งรับรองรายงานการประชุมคร้ังที่แลว้

16 ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ระเบยี บวาระที่ 3 เรือ่ งเสนอให้ทปี่ ระชุมทราบ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ระเบยี บวาระท่ี 4 เร่อื งเสนอใหท้ ่ีประชุมพจิ ารณา ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ระเบียบวาระท่ี 5 เร่ืองอน่ื ๆ ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………… เลกิ ประชุมเวลา………… ลงช่ือ………………….................ผ้จู ดรายงานการประชมุ (........................................................) ลงชอื่ ...............................................ผตู้ รวจรายงานการประชุม (........................................................) 6.3 บันทกึ คอื ข้อความซ่งึ ผู้ใต้บังคบั บัญชาเสนอต่อผ้บู งั คับบัญชา หรอื ผูบ้ งั คับบญั ชาส่ังการ แกผ่ ้ใู ตบ้ ังคับบัญชา หรือข้อความท่ีเจ้าหนา้ ที่หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าสว่ นราชการระดับกรมติดต่อกัน ในการปฏบิ ตั ริ าชการใช้กระดาษบนั ทึกข้อความ 6.4 หนังสอื อืน่ คือ หนงั สือหรือเอกสารอื่นท่ีเกิดข้ึนเน่อื งจากการปฏบิ ตั ิงานของเจา้ หน้าท่ี เพือ่ เป็นหลักฐานในราชการ เช่น ภาพถา่ ย ฟิลม์ หรือหนงั สือของบคุ คลภายนอกทีย่ ื่นต่อเจ้าหน้าที่ และเจ้าหน้าที่ ไดร้ ับเข้าทะเบยี นรับหนังสือของทางราชการ มีรปู แบบทีส่ ่วนราชการกำหนดข้ึนตามความเหมาะสม เว้นแตม่ ีแบบตาม กฎหมายเฉพาะเรื่อง เช่น แบบสัญญา หลกั ฐานการสอบสวน และคำร้อง เป็นตน้ สำหรับสถานศึกษา สมดุ หมายเหตุรายวัน สมุดเยี่ยม สมุดตรวจราชการ จัดเป็นเอกสารหลกั ฐาน ในราชการท่ีมีความสำคัญ สมดุ หมายเหตุรายวนั กฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บังคบั ประกาศ คำส่งั ทีเ่ กี่ยวข้อง 1) โรงเรยี นต้องใช้สมดุ หมายเหตรุ ายวนั ตามแบบของกระทรวงศึกษาธกิ าร 2) อ่านขอ้ บังคบั และคำอธบิ ายให้เข้าใจก่อนใช้ 3) เขยี นหรอื พมิ พ์ข้อความปิดหนา้ ปก ดังนี้

17 4) สมดุ หมายเหตุรายวนั เป็นเอกสารสำคัญตอ้ งเกบ็ รกั ษาไว้ใหด้ มี ิใหส้ ูญหาย 5) การเขยี นขอ้ ความที่ปกหนา้ ปกใน ควรเขียนเปน็ ตัวบรรจง วันท่ี เดือน พ.ศ. ให้เขยี น เป็นตัวหนังสอื มใิ ห้เขียนย่อ สมุดหมายเหตุรายวนั เลม่ ท.ี่ ................. โรงเรยี น....................................................................... อำเภอ.........................จงั หวดั ....................................... เริ่มใชเ้ ม่ือวันท่.ี ........เดอื น.....................พ.ศ. ................ ถงึ วันท่.ี ...................เดอื น......................พ.ศ. ............... 6) ตำแหน่งผ้อู ำนวยการโรงเรยี น ตำแหนง่ ใดท่ีไมใ่ ช้ให้ขีดออก 7) สำหรับโรงเรยี นที่สังกัดสำนกั งานคณะกรรมการการศึกษาข้นั พน้ื ฐาน ให้ผูอ้ ำนวยการ สำนักงานเขตพ้นื ท่ีการศึกษา ลงชื่อให้ใชส้ มดุ หมายเหตรุ ายวนั 8) ลงสมุดหมายเหตุรายวันด้วยหมกึ ดำเสมอ หากเขยี นผิดพลาดใหข้ ดี ฆ่าด้วยหมกึ สแี ดง และเขยี นดว้ ยหมึกแดง ลงนาม วัน เดือน ปี ย่อกำกบั ไว้ทุกแหง่ ทุกคร้งั ทข่ี ึ้นเลม่ ใหม่ หน้าแรกต้องบันทึกประวตั ยิ ่อ โรงเรยี นไว้ ประกอบดว้ ย การกอ่ ต้ังเม่อื ใด สอนชั้นใดบา้ ง สถติ คิ รนู ักเรยี น รายชื่อผบู้ รหิ ารโรงเรียน อาคารเรียนมีกี่ หลงั เป็นตน้ 9) การบันทกึ วัน เดือน ปี ใหเ้ ขียนตรงกึ่งกลางหน้ากระดาษ ถ้าผู้อำนวยการสถานศึกษาบันทึก ไม่ต้องลงตำแหน่ง ถ้าผู้รักษาราชการแทนบนั ทึก ต้องลงตำแหนง่ กำกับด้วย 10) รายการท่เี ปน็ ตวั เลข ให้ใช้เลขไทยทั้งหมด 11) หนา้ หนงึ่ ๆ ใชเ้ ตม็ หนา้ ไม่เวน้ บรรทดั 12) ไมค่ วรบนั ทกึ กระทบกระเทือนผู้หนง่ึ ผใู้ ด 13) ถา้ เหตุการณป์ กติ ควรบนั ทกึ ข้อความ (ดังตัวอย่าง) วนั ..............เดือน.........................พ.ศ............................ โรงเรยี นเปิดเรยี นตามปกติ ครมู าทำการสอน............คน ไมม่ า............คน นกั เรยี นมาเรียน คดิ เปน็ ร้อยละ.....................(นาย/นาง).................................เป็นครูเวรประจำวนั 14) กรณีท่ีผบู้ รหิ ารไมส่ ามารถปฏบิ ตั ิหน้าท่รี าชการได้ ให้ผ้รู ักษาราชการแทนเป็นผู้บนั ทึก สมุดหมายเหตรุ ายวนั 15) วนั หยุดตา่ งๆ บันทึก (ดังตวั อยา่ ง) วนั ..............เดือน.........................พ.ศ............................ วันเฉลมิ พระชนมพรรษาสมเดจ็ พระบรมราชนิ ีนาถ โรงเรียนปิด 1 วนั (ลงชื่อ)............................................. 16) ในวนั ปิดภาคเรยี นให้บนั ทึก (ดังตวั อยา่ ง) วนั ..............เดือน.........................พ.ศ............................

18 ปิดภาคเรียนภาคต้น ปีการศกึ ษา..............ต้ังแต่วนั ท.่ี ............. เดือน........................... พ.ศ............. ถงึ วนั ท่.ี ..................เดอื น........................พ.ศ.......................... (ลงช่ือ)............................................. 17. ตอ้ งบันทกึ หมายเหตุรายวันเปน็ ประจำอยู่เสมอ แม้ว่าปดิ ภาคเรียน หากมเี หตุกรณีพิเศษ เกดิ ข้ึน ก็ให้บนั ทกึ เป็นวันๆ ตามความจริง สมุดเยยี่ ม โรงเรียนต้องจัดให้มีสมดุ เย่ียม โดยใชส้ มุดเบอร์ 2 เขยี นหรือพมิ พล์ งในกระดาษสำหรับ ปิดหนา้ ปก ดังนี้ สมดุ เยยี่ ม เลม่ ท.่ี ................. โรงเรยี น....................................................................... อำเภอ.........................จงั หวดั ....................................... เร่มิ ใชเ้ ม่ือวนั ท.ี่ ........เดอื น.....................พ.ศ................ ถึงวันท่ี....................เดือน......................พ.ศ.............. ผู้มาเยีย่ มทุกคนไม่จำกัดเพศ วัย สัญชาติ ศาสนา มีสทิ ธ์เิ ขยี นรายการแสดงความคดิ เห็น ลงในสมดุ เย่ยี มได้ กรณีท่ีมาเยีย่ มเปน็ คณะจะลงรายการเยี่ยมและเซ็นชื่อร่วมกนั ก็ได้ ผมู้ าเย่ยี มมสี ทิ ธ์เิ ขียนรายการ แสดงความคดิ เหน็ ตา่ งๆ ได้ หากมีการบริจาคทรัพยห์ รอื สง่ิ ของอ่ืนใด ก็ใหผ้ ู้มาเยี่ยมแสดงจำนวนหรือรายการน้ันๆ ไว้ดว้ ย ในชอ่ งหมายเหตุ ผู้มาเยี่ยมไมต่ ้องลงรายการแต่อยา่ งใด สมดุ ตรวจราชการ จดั ให้มีสมุดบนั ทึกการตรวจราชการไว้รบั ตรวจโดยเฉพาะ นอกเหนือจากสมดุ หมายเหตุรายวัน เพอื่ ให้ผลการตรวจราชการเห็นไดช้ ดั เจน และมีความต่อเน่ือง โดยมแี บบ ดังน้ี สมุดตรวจราชการ เล่มที่............ โรงเรยี น....................................................................... อำเภอ.........................จังหวดั ....................................... เรมิ่ ใช้เมือ่ วนั ที.่ ........เดอื น.....................พ.ศ................ ถึงวนั ท่.ี ...................เดือน......................พ.ศ..............

19 ลำดบั ที่ แบบบันทกึ การตรวจ การดำเนนิ การของผ้รู ับการตรวจ วัน เดอื น ปี สถานที่ดำเนินงาน/โครงการทตี่ รวจ คำแนะนำหรอื การสัง่ การของผตู้ รวจ เมอ่ื ผูม้ ีอำนาจบันทึกการตรวจราชการไว้กลับไป ผู้รบั การตรวจต้องดำเนนิ การตามที่บันทึก สั่งการใดๆ ไว้ วา่ ได้ดำเนนิ การไปอย่างไร แล้วสำเนาบนั ทึกดังกล่าวใหผ้ ู้ตรวจท่ีลงนามไว้ ทราบภายใน 7 วัน นอกจากหนงั สือราชการ ท้ัง 6 ประเภท น้ีแลว้ ควรจะรู้วธิ ีปฏิบตั ิเกีย่ วกับหนังสือทต่ี ้องปฏิบตั ิให้เร็วกว่าปกติ หรือที่ เรยี กวา่ หนงั สอื ราชการด่วน และการทำสำเนาหนงั สือราชการ หนังสือที่ต้องปฏบิ ัติใหเ้ ร็วกวา่ ปกติ เปน็ หนังสือทตี่ ้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณ ดว้ ยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบง่ เป็น 3 ประเภท คือ 1) ด่วนทีส่ ดุ ให้เจา้ หน้าที่ปฏิบัตใิ นทนั ทีท่ไี ดร้ บั หนังสือน้นั 2) ด่วนมาก ให้เจา้ หน้าที่ปฏิบัตโิ ดยเร็ว 3) ดว่ น ให้เจ้าหน้าท่ปี ฏิบัติโดยเรว็ เร็วกวา่ ปกติเทา่ ทจ่ี ะทำได้ การผลิตเอกสาร ขน้ั ตอนของการผลิตเอกสาร 1) ขั้นตอนที่ 1 การกำหนดชน้ั ความลบั มี 4 ช้นั คือ ปกปิด ลับ ลับมาก ลบั ท่ีสุด โดยกำหนดให้ ขา้ ราชการระดับหวั หนา้ แผนก หวั หน้ากอง และหัวหน้าสว่ นราชการระดับกรมขนึ้ ไป เป็นผู้ มีอำนาจหนา้ ท่ีในการกำหนดช้นั ความลบั น้ัน เอกสารลับจะมีขบวนการผลิต การรบั การสง่ การเกบ็ รักษา จะปฏบิ ตั ทิ ่ีพิเศษออกไปจากเอกสารปกติ 2) ขน้ั ตอนท่ี 2 การกำหนดช้นั ความเร็ว มี ดว่ น ด่วนมาก ด่วนทีส่ ุด และด่วนภายใน กำหนดเวลา การกำหนดชน้ั ของความเรว็ ยังไม่ได้ระบุไวว้ ่าจะให้ผู้มีอำนาจหนา้ ทร่ี ะดบั ใดเป็นผ้กู ำหนด ชั้นได้ 3) ข้นั ตอนท่ี 3 การร่างหนังสอื โดยปกติเจา้ ของเรอื่ งทผี่ ู้บังคบั บัญชามอบหมาย จะเปน็ ผรู้ ่างหนงั สือ หลงั จากท่ีได้ศึกษาและเข้าใจอยา่ งถ่องแทแ้ ล้ว จึงดำเนินการพมิ พ์ เพ่อื เสนอผบู้ งั คบั บญั ชา 4) ขน้ั ตอนที่ 4 การพมิ พ์เจา้ ของเร่ืองหรอื เจ้าหน้าทธ่ี ุรการ จัดพิมพ์โดยดำเนินการพิมพ์ ตามแบบพมิ พท์ เี่ จ้าหนา้ ท่ีของเรื่องกำหนด การพิมพห์ นังสอื ราชการ จัดพิมพ์ 3 ฉบบั ประกอบด้วย ฉบับจริง สำเนาคูฉ่ บับ และสำเนา 5) ข้นั ตอนท่ี 5 การตรวจทาน จะเป็นหนา้ ท่ีของเจ้าของเรื่องดำเนินการตรวจทาน ความถกู ต้องของการพิมพ์ ตรวจทานเพ่อื ความสมบรู ณ์ ถกู ต้อง อีกครง้ั หน่งึ 6) ขั้นตอนการเสนอผบู้ งั คบั บัญชา เม่ือหนงั สือไดพ้ ิมพถ์ ูกตอ้ งแลว้ เจา้ หน้าที่เจา้ ของเรื่อง นำเสนอผู้บงั คับบัญชาตามลำดบั ขั้น หากมีเรื่องเดิมใหแ้ นบเร่อื งเดิมด้วย 7) ข้นั ตอนในการส่งหนังสือถงึ ผรู้ บั เมื่อผ้บู ังคับบัญชาลงนามแลว้ จะตอ้ งนำหนังสอื นนั้ ไปออกเลขที่/ลำดบั หนังสือส่งออก และนำไปลงทะเบยี นในสมุดหนงั สอื สง่ ออก จงึ สง่ หนังสอื ออกไปได้ 8) ขั้นตอนการจดั เก็บสำเนาหนังสอื หรือ สำเนารา่ งหนังสอื เจา้ ของเรื่องจัดเก็บสำเนา

20 คู่ฉบบั และสง่ สำเนาเก็บไว้ท่ีสารบรรณกลาง สรุปขัน้ ตอนการผลิตเอกสาร กำหนดช้นั ความลบั กำหนดช้ันความเร็ว รา่ ง ตรวจแกไ้ ข พิมพ์ ตรวจทาน เสนอผ้บู ังคบั บญั ชา ตรวจเรื่อง ผา่ น ลงนาม การเสนอหนงั สือราชการ การเสนอหนังสือราชการ คือ การนำหนังสอื ท่ีดำเนนิ การชน้ั เจ้าหน้าที่เสรจ็ แลว้ เสนอต่อ ผู้บังคับบญั ชา เพ่ือพิจารณาบันทกึ สั่งการ ทราบ และลงช่ือ หลักการเสนอหนงั สอื ราชการ ใหเ้ สนอไปตามสายการปฏิบตั ิงาน ตามลำดบั ชั้นของ ผบู้ ังคับบัญชา ยกเวน้ กรณี ดังต่อไปน้ี 1) เรื่องที่มีการกำหนดชั้นความเร็วหรือเฉพาะเจาะจงถึงบุคคล ให้เสนอโดยตรงได้ แต่ต้อง รายงานให้ผบู้ งั คบั บัญชาทราบดว้ ย 2) เร่ืองท่ีมีกฎหมาย กฎ ขอ้ บังคบั ระเบียบ กำหนดไว้โดยเฉพาะ เช่น เรื่องรอ้ งเรียน การกล่าวหาหรอื อทุ ธรณค์ ำสงั่ ตอ่ ผบู้ งั คบั บัญชาชั้นเหนือขึ้นไป วธิ เี สนอหนังสือ เจา้ หน้าท่ี ควรแยกหนงั สือท่เี สนอออกเปน็ ประเภทตา่ งๆ เสยี กอ่ น ดงั น้ี 1) เร่อื งลบั ใหแ้ ยกปฏบิ ัตติ ามระเบียบวา่ ด้วยการรักษาความปลอดภยั แหง่ ชาติ พ.ศ. 2517 2) เรือ่ งดว่ น ด่วนมาก ด่วนทส่ี ดุ ใหแ้ ยกออกปฏบิ ัติโดยเร็ว และรีบเสนอข้ึนไปทันที 3) เรอื่ งอนื่ ๆ ใหพ้ ิจารณาและจดั เรียงลำดับว่าเปน็ เร่ืองทีต่ อ้ งสัง่ การพจิ ารณา หรือเพือ่ ทราบ แนวปฏิบตั ิการเสนอหนงั สือ 1) โดยปกติการเสนอหนังสือต้องใส่แฟ้มเสนอเซ็น โดยแยกตามลักษณะความสำคัญของเรื่อง แต่ให้จัดลำดับเร่ืองที่ต้องพิจารณาก่อนไว้ข้างหน้า เร่ืองที่ได้รับมาก่อนต้องเสนอ เพื่อให้ได้รับการปฏิบัติให้เสร็จ ก่อน ในกรณีที่ส่วนราชการมีหนังสือราชการมาก ควรแยกเป็นประเภทละแฟ้ม หากส่วนราชการใดมีหนังสือ ราชการน้อย อาจใชแ้ ฟม้ เดียวกไ็ ด้ 2) การจดั หนังสือเสนอ ให้จัดให้สะดวกในการพิจารณา โดยมีเอกสารประกอบการพิจารณาให้ พรอ้ ม และต้องจัดใหเ้ ป็นระเบียบ เพื่อใหพ้ ลกิ ดูได้ทนั ที 3) การเสนอหนังสอื เรื่องสำคัญ ซ่ึงมีรายละเอยี ดจะต้องพิจารณามาก ผทู้ ำเร่ืองขอนำเร่ืองเสนอ ด้วยตนเองก็ได้ ท้ังนี้ เพื่อเปิดโอกาสให้ผู้บังคับบัญชาสอบถามเหตุผลบางประการประกอบการพิจารณา เม่ือได้รับ อนมุ ตั แิ ลว้ ก็นำเรอ่ื งไปเสนอดว้ ยตนเอง 4) เรื่องหนังสือฝากเสนอ คือ เป็นหนังสือจากหน่วยงานอื่น ซ่ึงไม่อยู่ในสายงานปกติของหน่วย ราชการน้ันๆ ที่นำเสนอผู้บังคับบัญชาช้ันเหนือขึ้นไปพิจารณาสั่งการ ให้ผู้ฝากเสนอทำบัญชีเป็นหลักฐานไว้ เม่ือ หนังสือฝากน้ันได้รับการพิจารณาแล้ว ผู้ฝากจะรับคืนไปให้ลงช่ือรับไว้ด้วย ผู้รับฝากจะต้องสนใจในการเสนอเท่าๆ กับงานในหนว่ ยงานของตน 5) ลักษณะการจัดเรียงหนังสือเสนอ ให้เรียงลำดับข้ึนมา โดยเมื่อมีการบันทึกมาใหม่ให้เรียง ซ้อนไว้ขา้ งหน้าเป็นลำดับ เมื่อเรื่องไปถึงผู้บังคับบญั ชา ผบู้ งั คบั บัญชาจะเห็นบันทึกของผู้บันทึกหลงั สุดมากอ่ น ส่วน ผู้บันทึกแรกจะอยู่หลังสุด และเพ่ือความสะดวกแก่ผู้บังคับบัญชาในการพิจารณาความเห็นที่ผ่านข้ึนมาตามลำดับ จะให้หมายเลข 1, 2, 3 โดยเขียนตัวเองอยู่ในวงกลมกำกับเร่ืองที่เสนอขึ้นมาตามลำดับก็ได้ ถ้าเร่ืองท่ีเสนอมีหลาย แผน่ เพือ่ ใหเ้ กดิ ความเรียบร้อยและปอ้ งกนั การสญู หาย

21 ขั้นตอนในการรบั หนังสือ หนงั สือรับ หมายถึง หนงั สอื ท่ไี ด้รบั เข้ามาจากหน่วยงานภายในและหน่วยงานภายนอกโรงเรียน สง่ เรือ่ งมาท่ีโรงเรยี น โดยงานธรุ การจะตรวจสอบหนังสือท่ีรบั เขา้ มา และจัดเสนอ ตามขั้นตอน ดังน้ี 1) จัดลำดับความสำคญั และความเรง่ ดว่ นของหนังสือเพื่อดำเนินการก่อนหลงั 2) ประทับตราลงรบั หนงั สือที่มุมด้านขวาของหนังสอื โดยกรอกรายละเอียด ดังนี้ 2.1) เลขรับ ใหล้ งเลขที่รับตามเลขทรี่ ับในทะเบยี น 2.2) วนั ท่ี ใหล้ งวัน เดือน ปี ทีร่ บั หนงั สือ 2.3) เวลา ให้ลงเวลาทรี่ ับหนงั สอื ชื่อส่วนราชการ ............................................. รับที่............................................................... วนั ที่ .............................................................. เวลา ............................................................. ตรารับขนาด 2.5*5 ซ.ม. 3) ลงทะเบยี นรับหนงั สือ โดยดำเนินการกรอกรายละเอยี ด ดังนี้ 3.1) ทะเบียนหนงั สอื รบั วันที่ เดือน พ.ศ. ใหล้ งวัน เดอื น ปี ท่ีลงทะเบียนรับ 3.2) เลขทะเบียนรับ ใหล้ งเลขลำดับของทะเบยี นหนังสอื รับเรียงลำดบั ตดิ ต่อกนั ไป ตลอดปปี ฏทิ นิ เลขทะเบยี นของหนงั สอื รับจะต้องตรงกับเลขทีใ่ นการรบั หนงั สอื 3.3) ท่ี ให้ลงเลขทข่ี องหนังสือทร่ี บั เข้ามา 3.4) ลงวนั ที่ ให้ลงวันเดือนปขี องหนงั สือทรี่ บั เข้ามา 3.5) จาก ให้ลงตำแหนง่ เจ้าของหนังสือหรอื ชื่อส่วนราชการหรอื ช่ือบุคลากรในกรณีท่ี ไม่มตี ำแหน่งระบุ 3.6) ถึง ให้ลงตำแหนง่ ของผูท้ หี่ นงั สอื นั้นมีถึง หรอื ชื่อสว่ นราชการ หรอื ชื่อบุคคล ในกรณีที่ไม่มตี ำแหน่งระบุ 3.7) เรอื่ ง ให้ลงช่อื เรอ่ื งของหนังสือฉบบั นนั้ ในกรณที ี่ไม่มชี อ่ื เรอื่ งใหล้ งสรุปเรอ่ื งย่อ 3.8) การปฏิบัติ ใหบ้ ันทกึ การปฏิบตั ิเกยี่ วกับหนงั สือฉบับนน้ั 4) คดั แยกหนงั สอื ทีล่ งทะเบยี นรับ ตามสายงาน แล้วให้หัวหน้ากลุ่มบนั ทกึ ให้ความเห็นแลว้ จัดสง่ ให้ผรู้ ับผิดชอบ 5) การรบั หนังสอื ภายในโรงเรยี น เม่ือไดร้ บั หนังสอื แล้วใหง้ านธุรการปฏบิ ัตติ ามทก่ี ลา่ วข้างตน้ โดยอนุโลม

22 แบบทะเบียนหนงั สือรบั วนั ที่ ....... เดอื น ............................ พ.ศ. .............. เลขทะเบยี นรับ ที่ ลงวันที่ จาก ถงึ เรือ่ ง การปฏบิ ัติ หมายเหตุ การสง่ หนังสือ หนังสือท่ีผลติ แลว้ โรงเรียนจะส่งออกไปหน่วยงานภายในและหนว่ ยงานภายนอกโรงเรยี น ปฏบิ ตั ติ ามขน้ั ตอน ดังนี้ 1) ให้เจ้าของเร่ืองตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งสิ่งที่จะส่งไปด้วยให้ครบถ้วน และสง่ เร่ืองท่งี านธุรการโรงเรยี น 2) งานธุรการโรงเรียน ตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสืออีกคร้ังหนึ่งว่าเอกสาครบถ้วน หรือไม่ หรอื ขอ้ ความทีพ่ มิ พม์ ามีผิดตรงไหนบา้ ง ก็จะสง่ คนื ให้แก้ไข 3) ธรุ การโรงเรยี นลงทะเบียนหนงั สอื ส่ง โดยกรอกรายละเอียดดังน้ี 3.1) ทะเบียนหนงั สอื สง่ วนั ที่ เดอื น พ.ศ. ให้ลงวนั เดอื นปีท่ลี งทะเบียน 3.2) เลขทะเบยี นหนงั สอื ส่ง ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสอื สง่ 3.3) ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง ทับเลขที่หนังสือ ส่งออก ในหนังสอื ที่จะสง่ ออก เชน่ ศธ 04099/145 3.4) ลงวนั ท่ี ให้ลงวัน เดอื น ปที จ่ี ะสง่ หนงั สอื นน้ั ออก 3.5) จาก ให้ลงตำแหนง่ เจ้าของหนงั สอื หรือชื่อส่วนราชการ 3.6) ถึง ให้ลงตำแหนง่ ของผู้ทห่ี นังสอื นนั้ มถี ึง หรอื ถา้ ไมม่ ี หรอื ไม่ทราบใหใ้ ช้ชอ่ื ส่วนราชการ 3.7) เร่ือง ให้ลงชื่อเร่ืองของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีท่ีไม่มีชื่อเรื่องให้ลงสรุปเร่ืองย่อจาก หนงั สอื สง่ มา 4) ลงเลขท่ีและวันเดือนปใี นหนังสือที่จะสง่ ออกท้งั ในต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับและสำเนาใหต้ รงกับ เลขทะเบียนส่ง และวนั เดอื นปีในทะเบยี นหนงั สอื สง่ 5) ดำเนินการจัดส่งหนังสอื กระทำได้ 2 วิธีตามสถานการณ์ ดังตอ่ ไปน้ี 5.1) จดั สง่ หนว่ ยงานภายนอกโรงเรียน โดยดำเนินการจดั ส่งโดยตรง 5.2) จดั สง่ หนังสอื ทางไปรษณยี ์

เลขทะเบยี นส่ง ท่ี ลงวันท่ี จาก 23 แบบทะเบียนหนงั สือส่ง วันท่ี ....... เดือน ............................ พ.ศ. .............. ถึง เรือ่ ง การปฏบิ ัติ หมายเหตุ การเกบ็ รกั ษา ยืม และทำลายหนงั สอื การเกบ็ หนังสอื แบง่ ออกเปน็ 1) เกบ็ ระหว่างปฏิบัติ 2) เก็บเมอ่ื ปฏบิ ัติเสรจ็ แลว้ 3) เก็บเพือ่ ใชใ้ นการตรวจสอบ รายละเอียด มีดงั ต่อไปน้ี 1) การเกบ็ ระหว่างปฏบิ ตั ิ คอื การเก็บหนังสือท่ีปฏบิ ตั ยิ งั ไมเ่ สร็จสมบูรณใ์ ห้อยูใ่ นความ รบั ผดิ ชอบของเจา้ ของเร่อื ง โดยใหก้ ำหนดวธิ ีการเก็บให้เหมาะสมตามขั้นตอนของการปฏิบัติงาน เชน่ 1.1) การเกบ็ หนังสือระหว่างปฏบิ ัตขิ องเจ้าหน้าท่ี รบั – ส่งหนงั สอื จัดใหม้ ีแฟม้ จดั เกบ็ คือ 1) แฟม้ รบั เร่อื งเขา้ ใหม่ 2) แฟ้มเสนอเซ็นเร่อื งด่วนมาก ปกปดิ 3) แฟ้มเสนอเซน็ เรือ่ งธรรมดา 4) แฟม้ รอสง่ 1.2) การเก็บหนังสือระหวา่ งปฏบิ ตั ิของเจ้าหน้าทเี่ จา้ ของเรื่อง 1) แฟ้มเรอื่ งเข้าใหม่ 2) แฟม้ เรือ่ งกำลังดำเนนิ การ 3) แฟม้ รอตอบ – รอส่ง เม่อื เสร็จสิน้ การทำงานในแต่ละวนั ให้เจา้ หนา้ ท่เี จ้าของเรื่องจดั เก็บแฟ้มใหเ้ รียบร้อย 2) การเก็บเม่ือปฏิบัติเสรจ็ แลว้ คือ การเกบ็ หนงั สือทีป่ ฏิบตั ิเสร็จเรียบรอ้ ยแลว้ และไม่มีอะไร ที่จะต้องปฏิบัตติ ่อไปอกี โดยดำเนินการผ้รู บั ผดิ ชอบการจดั ดำเนนิ การ การเก็บระหวา่ งปี คือ การจดั เก็บหนังสือราชการท่ีปฏิบตั เิ สร็จเรยี บร้อยแล้ว แต่ยงั อยู่ ระหวา่ งปปี ฏิทิน เพ่ือสะดวกในการค้นหา เจ้าหนา้ ท่ีควรจัดแฟ้มเก็บเอกสารให้เปน็ หมวดหมู่ โดยโรงเรียนสามารถ แบ่งกลุ่มการเก็บ ดังนี้ เอกสารที่เข้ามาภายในโรงเรยี นมาจากแหลง่ ต่างๆ มที ุกประเภท และมีจำนวนมาก เอกสารทุกฉบบั มคี วามสำคัญจะตอ้ งเกบ็ ไวเ้ ป็นหลักฐาน เพื่อการค้นคว้าภายหน้า จงึ จำเปน็ ตอ้ งเก็บเอกสารตา่ งๆ เป็นหมวดหมู่ และมรี ะเบยี บเพื่อความสะดวกในการค้นหาไดง้ า่ ยสะดวก รวดเร็ว และให้เอกสารอย่ใู นสภาพท่ี เรียบร้อย ไมช่ ำรดุ เสยี หาย การเก็บเอกสารตามหมวดหมตู่ ามการปฏิบัติจรงิ

24 เรอ่ื งต่างๆ ภายในโรงเรยี นสามารถ แบง่ เป็นหมวดหมู่ได้ ดงั นี้ การแบง่ หมวดหนงั สอื 1) หมวดการบรหิ ารท่ัวไป 2) หมวดการบริหารวิชาการ 3) หมวดการบริหารงบประมาณ 4) หมวดการบรหิ ารงานบุคคล การแบง่ กลุ่มเรื่อง เป็นการเก็บเรอ่ื งที่มีความสมั พันธ์กันไวใ้ นหมวดเดยี วกัน โดยกำหนด รหสั ตัวเลข ท้ายรหสั ตัวอักษรประจำหมวด เช่น หมวดการบรหิ ารงานบุคคล (บค) หรอื P หมวดการบรหิ ารงานบคุ คล (บค) Person (P) P 1 กลุ่มเรื่องการพัฒนาบคุ ลากร P 2 กลมุ่ เร่ืองการแตง่ ต้ัง/ย้าย ตัวอย่างทะเบียนการจัดเกบ็ หนงั สือราชการ แฟม้ ที่ รหัสแฟ้ม เร่ือง หมายเหตุ P 1 กลุม่ เร่ืองการพัฒนาบุคลากร 1 P 1/1 การประชุม อบรม สมั มนา 2 P 1/2 การศกึ ษาดูงานของข้าราชการครู การเก็บเม่อื ส้นิ ปี ดำเนนิ การประทบั ตรากำหนดเก็บหนังสือ มุมลา่ งดา้ นขวาของ กระดาษแผน่ แรก และลงลายมอื ชื่อย่อกำกบั ตราหนังสือท่ีเก็บไว้ตลอดไป โดยปฏิบตั ิ ดงั น้ี 1) ประทบั ตรา หา้ มทำลาย ดว้ ยหมกึ สแี ดง 2) หนงั สอื ทต่ี ้องเกบ็ โดยมกี ำหนดเวลา ประทับตรา เก็บถึง พ.ศ…… ดว้ ยหมึกสีน้ำเงิน 3) อายุการเก็บหนังสือ ปกติไมน่ ้อยกวา่ 10 ปี ยกเวน้ 3.1) หนังสอื ทีต่ ้องสงวนไว้เปน็ ความลบั 3.2) หนังสือทเ่ี ป็นหลกั ฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือพนักงานสอบสวน 3.3) หนังสือท่เี กย่ี วกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียม จารตี ประเพณี สถิติ หลกั ฐาน หรอื เรื่องท่ตี อ้ งใชส้ ำหรับศกึ ษาคน้ ควา้ 3.4) หนงั สอื ท่ปี ฏิบตั งิ านเสร็จสิน้ แลว้ และเปน็ คู่สำเนาทม่ี ตี น้ เรื่องค้นไดจ้ ากทอ่ี ื่น เกบ็ ไว้ไม่นอ้ ยกว่า 5 ปี 3.5) หนังสอื ทเี่ ปน็ ธรรมดา ซ่งึ ไมม่ ีความสำคัญ และเปน็ เร่ืองทเี่ กิดข้ึนเปน็ ประจำ เกบ็ ไว้ไมน่ อ้ ยกว่า 1 ปี หนังสอื ทีเ่ ก่ยี วกบั การเงิน ซงึ่ ไมใ่ ชเ่ อกสารสทิ ธิ หากเหน็ ว่าไมจ่ ำเป็นตอ้ งเก็บถงึ 10 ปี ให้ทำ ความตกลงกับกระทรวงการคลงั เพือ่ ขอทำลายได้ ทกุ ปีปฏิทินให้สว่ นราชการจัดสง่ หนังสอื ทม่ี อี ายุครบ 25 ปี พร้อม บัญชีส่งมอบให้กองจดหมายเหตุแหง่ ชาติ ภายใน 31 มกราคม ของปีถดั ไปเวน้ แต่ • หนงั สอื ต้องสงวนเป็นความลับ

25 • หนงั สอื ที่มกี ฎหมาย ข้อบงั คบั หรอื ระเบียบที่ออกใชเ้ ป็นการท่ัวไปกำหนดไว้ เป็นอยา่ งอืน่ • หนงั สอื ทม่ี ีความจำเปน็ ต้องเก็บไว้ท่สี ่วนราชการน้นั การทำลายหนงั สอื ภายใน 60 วนั หลังสิ้นปปี ฏทิ นิ ให้เจ้าหน้าท่สี ำรวจและจดั ทำบญั ชหี นังสือขอทำลายเสนอหวั หน้า สว่ นราชการระดบั กรม เพอื่ พิจารณาแตง่ ตัง้ คณะกรรมการทำลายหนังสือ คณะกรรมการทำลายหนงั สือ ประกอบด้วย ประธาน และกรรมการอีกอย่างน้อย 2 คน (ระดบั 3 ข้นึ ไป) 3) การเก็บไว้เพ่ือใช้ในการตรวจสอบ คือ การเก็บหนงั สอื ที่ปฏิบัตเิ สรจ็ เรียบรอ้ ยแลว้ แต่จำเปน็ จะต้องใช้ในการตรวจสอบเปน็ ประจำ ไม่สะดวกในการส่งเก็บ ให้เจา้ ของเร่ืองเกบ็ เป็นเอกเทศได้ 2. งานธรุ การทั่วไป 2.1 การกำหนดเวลาทำงานและวนั หยดุ ราชการ กฎหมาย ระเบยี บ ข้อบงั คับ ประกาศ คำสั่งทเี่ ก่ยี วข้อง ระเบียบกระทรวงศกึ ษาธิการ ว่าด้วยกำหนดเวลาและวันหยุดราชการของสถานศึกษา พ.ศ. 2547 ข้าราชการผู้ปฏิบัติงานในสถานศึกษา มีความจำเป็นต้องปฏิบตั ิตามระเบียบกระทรวงศกึ ษาธิการ ว่า ดว้ ยกำหนดเวลาทำงานและวันหยุดราชการของสถานศึกษา ดังน้ี 1) ให้สถานศึกษาเริ่มทำงานต้ังแต่เวลา 08.30-16.30 น. พักกลางวันเวลา 12.00-13.00 น.เป็น เวลาทำงานตามปกติ โดยมวี ันหยุดราชการประจำสปั ดาห์คือ วันเสาร์และวันอาทิตย์ หยดุ ราชการเตม็ วันทั้งสองวัน แต่ท้ังนี้ทั้งนั้น เวลาทำงานในสถานศึกษา อาจมีการเปล่ียนแปลงตามความเหมาะสม ขึ้นอยู่กับข้อตกลงของ ผบู้ ริหารสถานศึกษา 2) วันปิดภาคเรียนให้ถือว่าเป็นวันพักผ่อนของนักเรียน ซ่ึงสถานศึกษาอาจอนุญาตให้ข้าราชการ หยุดพักผอ่ นดว้ ยกไ็ ด้ แต่ถา้ มรี าชการจำเป็นให้ข้าราชการมาปฏิบตั ิราชการเหมือนการมาปฏบิ ัติ ราชการตามปกติ 3) วันท่ีสถานศึกษาทำการสอนชดเชยหรือทดแทน เนื่องจากสถานศึกษาสั่งปิดด้วยเหตุพิเศษหรือ กรณพี ิเศษตา่ ง ๆ ใหถ้ ือวา่ เปน็ วนั ทำงานปกติตามระเบยี บนี้ 2.2 การเปดิ และปดิ สถานศกึ ษา กฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บังคบั ประกาศ คำสงั่ ทเ่ี ก่ยี วข้อง ระเบียบกระทรวงศึกษาธิการ วา่ ดว้ ยปกี ารศึกษาการเปิดและปิดสถานศึกษา พ.ศ. 2549 ช่วงเวลารอบปีการศึกษาหน่ึง ถือว่าวันท่ี 16 พฤษภาคม เป็นวันเร่ิมต้นปีการศึกษา และวันที่15 พฤษภาคมของปถี ัดไป เป็นวันส้ินปกี ารศึกษา ซง่ึ ในรอบปีการศึกษาหน่ึง ทางสถานศึกษาได้กำหนดวันเปดิ และปิด สถานศึกษาเปน็ 2 ภาคเรียน คือ 1) ภาคเรียนทีห่ นง่ึ วนั เปิดภาคเรยี น วนั ที่ 16 พฤษภาคม วันปิดภาคเรียน วนั ที่ 11 ตุลาคม 2) ภาคเรยี นท่ีสอง วนั เปดิ ภาคเรยี น วนั ที่ 1 พฤศจกิ ายน วนั ปดิ ภาคเรยี น วันที่ 1 เมษายน ของปถี ดั ไป ในการเปิดปดิ สถานศึกษา อาจมีการเปล่ยี นแปลงตามความเหมาะสม ข้ึนอยูก่ ับดุลยพนิ จิ ของสว่ นราชการเจ้าสังกัด เป็นผ้กู ำหนดตามที่เห็นสมควร

26 2.3 การชกั ธงชาติ กฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บงั คบั ประกาศ คำสง่ั ทเ่ี ก่ยี วขอ้ ง ระเบยี บกระทรวงศึกษาธิการ ว่าดว้ ยการชักธงชาติในสถานศึกษา พ.ศ. 2547 ธงชาติไทยถือว่าเป็นสัญลักษณ์แห่งความเป็นไทย ท่ีจะสร้างความรู้สึกนิยมและภูมิใจในความเป็น ชาติไทย กระทรวงศึกษาธิการจึงร่างระเบียบกระทรวงศึกษาธิการ ว่าด้วยการชักธงชาติ ในสถานศึกษา เพื่อ กำหนดให้สถานศึกษามีการชักธงชาติข้ึนและลงตามเวลาในแต่ละวัน โดยกำหนดเวลาชักธงชาติขึ้นและลง ดงั ต่อไปนี้ 1) ในวนั เปิดเรียน ชักขน้ึ เวลาเข้าเรียน และเชญิ ลงเวลา 18.00 น. 2) ในวันปิดเรียน ชกั ขน้ึ เวลา 08.00 และเชิญลงเวลา 18.00 น. สถานศึกษาใดมีความจำเป็น ไม่อาจจะชักธงชาติขึ้นและลงตามเวลาที่กำหนดไว้ใน ข้อ 1 หรือข้อ 2 ไดใ้ หห้ ัวหนา้ สถานศึกษาเป็นผู้มอี ำนาจพิจารณาตามความเหมาะสม การลดธงครงึ่ เสา ในกรณีท่ีทางราชการให้ลดธงครงึ่ เสา เมื่อธงถึงยอดเสาแล้วจึงลดลงมาโดยเร็ว ให้ อยู่ในระดับความสงู 2 ใน 3 และเมือ่ จะลดธงลงให้ชักขึ้นโดยเร็ว จนถงึ ยอดเสาก่อนจงึ ลดลง 2.4 การสอบ กฎหมาย ระเบยี บ ข้อบังคับ ประกาศ คำส่ังที่เกีย่ วขอ้ ง ระเบยี บกระทรวงศกึ ษาธิการ ว่าด้วยการปฏิบัติของผูก้ ำกบั การสอบ พ.ศ. 2548 การดำเนินการจัดการสอบทุกประเภท ผู้ทำหน้าที่กำกับการสอบมีส่วนสำคัญที่จะทำให้การ ดำเนินการสอบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ดังนั้น ผู้กำกับการสอบจึงจำเป็นต้องทราบถึงข้อปฏิบัติต่างๆ เกี่ยวกับ หน้าท่ขี องตนเองทัง้ ในด้านที่พงึ กระทำและไม่พึงกระทำ ดงั ตอ่ ไปนี้ 1) ปฏิบัติตามระเบียบแบบแผนเก่ียวกับการสอบ ไปถึงสถานท่ีสอบก่อนเวลาเร่ิมสอบตามสมควร หากไม่สามารถปฏิบัตไิ ด้ด้วยเหตุผลใดๆ ให้รบี รายงานผู้บังคับบญั ชาทราบโดยด่วน 2) กำกบั การสอบ ให้ดำเนินไปดว้ ยความเรียบรอ้ ย ไม่อธบิ ายคำถามใดๆ ในข้อสอบแกผ่ ู้เข้าสอบ 3) ไม่กระทำการใดๆ อันเป็นการรบกวนแก่ผู้เข้าสอบ รวมทั้ง ไม่กระทำการใดๆ อนั เปน็ การกระทำใหก้ ารปฏบิ ตั ิหนา้ ท่ีของผูก้ ำกับการสอบไม่สมบรู ณ์ 4) แต่งกายให้สุภาพเรียบร้อย ตามแบบท่สี ่วนราชการหรือสถานศกึ ษากำหนด หากผกู้ ำกับ การสอบไมป่ ฏิบตั ติ าม ใหผ้ ู้บังคบั บญั ชาพจิ ารณาความผิดและลงโทษ ตามควรแกก่ รณี 5) ผู้กำกับการสอบมีความประมาทเลินเล่อหรือจงใจ ละเว้นหรือรู้เห็นแล้วไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ หรอื ไมร่ ายงานจนเป็นเหตุใหม้ กี ารทุจรติ ในการสอบเกิดขึน้ ถือว่าเป็นการประพฤตผิ ดิ วนิ ยั รา้ ยแรง 2.5 การพานกั เรียนไปทศั นศกึ ษานอกสถานศกึ ษา กฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บังคบั ประกาศ คำสั่งทีเ่ กยี่ วข้อง ระเบยี บกระทรวงศึกษาธิการ วา่ ดว้ ยการพานกั เรียนและนกั ศึกษาไปนอกสถานศึกษา พ.ศ.2548 การพานักเรียนและนักศึกษาไปนอกสถานศึกษา หมายความว่า การท่ีครู อาจารย์ หรือหัวหน้า สถานศึกษา พานักเรียนและนักศึกษาไปทำกิจกรรมการเรียนการสอนนอกสถานศึกษา ตั้งแต่สองคนข้ึนไปซ่ึงอาจ ไปเวลาเปิดทำการสอนหรือไม่ก็ได้ แตไ่ ม่รวมถึงการเดินทางไกลและการเข้าค่ายพักแรมของลูกเสือ ยุวกาชาด และ เนตรนารี และการไปนอกสถานที่ตามคำสง่ั ในทางราชการ

27 หลกั เกณฑ์และขอ้ ปฏิบตั ิในการพานักเรียนไปนอกสถานศึกษา พ.ศ. 2548 มีขน้ึ ตอนการปฏบิ ัติ ดังน้ี 1) การพาไปนอกสถานศกึ ษาไม่ค้างคืน ครูผู้รับผดิ ชอบโครงการทำเรอ่ื งเสนอผบู้ ริหารสถานศกึ ษาพจิ ารณาอนญุ าต 2) การพาไปนอกสถานศึกษาคา้ งคืน ครูผู้รับผิดชอบโครงการทำเร่ืองเสนอผู้บริหารสถานศึกษา ส่งเร่ืองเข้าสำนักงานเขตพื้นที่ การศกึ ษา เพ่อื ผอู้ ำนวยการสำนักงานเขตพืน้ ทก่ี ารศกึ ษาพิจารณาอนุญาต 3) การพาไปนอกราชอาณาจักร ครูผู้รับผิดชอบโครงการทำเรื่องเสนอผู้บริหารสถานศึกษา ส่งเรื่องเข้าสำนักงานเขตพ้ืนท่ี การศกึ ษา เพ่อื ดำเนนิ การตามขั้นตอน ข้อกำหนดตามระเบียบทค่ี วรทราบ 1) ครูผู้ควบคุมจำเป็นต้องมีครูท่ีเป็นผู้ช่วยผู้ควบคุม เพื่อดูแลในการเดินทาง โดยกำหนดให้ครูหนึ่ง คนตอ่ นักเรียนไม่เกิน 30 คน 2) ทำการขอความร่วมมือไปยังหน่วยงานต่างๆ ท่ีเกี่ยวข้อง เพ่ือขอคำแนะนำหรือขอความร่วมมือ และตอ้ งทำปา้ ยแสดงให้เห็นว่ายานพาหนะนัน้ บรรทกุ นกั เรียน ในการดำเนินการทุกข้ันตอน ต้องทำการขออนุญาตผู้ปกครองของนักเรียนทุกคร้ัง และหลังจาก กลับมา ต้องรายงานผลการพานักเรียนและนักศึกษาไปนอกสถานศึกษาให้กบั ผู้ส่งั อนุญาตทราบ แบบขออนญุ าตพานักเรยี น/นักศึกษาไปนอกสถานศึกษา ท่ี ........................................................ สถานศึกษา................................................... ( วัน เดอื น ปี )......................................................... เร่อื ง การพานักเรยี น/นกั ศึกษา ไปนอกสถานศกึ ษา เรยี น ....................................................................... ข้าพเจา้ ขออนุญาตนำนักเรียน/นกั ศึกษา มีจำนวน ................คน และครู/อาจารย์ควบคุม.............คน โดย ม.ี ................................................เปน็ ผู้ควบคมุ ไปเพื่อ............................................................................ ณ...........................................................................................จังหวัด..................................เรม่ิ ออกเดนิ ทางวันที่ .............เดอื น.....................................พ.ศ......................เวลา.................น. และจะไปตามเสน้ ทางผา่ น ......................................................................................................................................................................โดย พาหนะ....................................................... จะพกั คา้ งท่.ี ........................................................................และกลับถึง สถานศกึ ษาวนั ท่ี.............เดอื น...................................พ.ศ.......................คา่ ใชจ้ ่ายท้ังสน้ิ จำนวน

28 .................................................บาท การไปครั้งนี้ไดป้ ฏบิ ัตติ ามระเบียบกระทรวงศึกษาธิการ ว่าด้วยการพานักเรยี น และนักศกึ ษาไปนอกสถานศกึ ษาแลว้ จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาอนญุ าต ขอแสดงความนับถือ (............................................) ตำแหนง่ ............................................ แบบขออนุญาตผู้ปกครองพานักเรยี น/นักศกึ ษาไปนอกสถานศึกษา สถานศกึ ษา...................................................... ( วนั เดอื น ปี ).............................................................. เร่ือง การพานักเรยี น/นักศกึ ษา ไปนอกสถานศึกษา เรียน .................................................................... ดว้ ย (ชื่อสถานศกึ ษา) ......................................................มีความประสงค์จะขออนุญาตนำ (ชอื่ นักเรียน/นักศึกษา).................................................................ไปศกึ ษานอกสถานศึกษา ในการไปครั้งนี้ มนี กั เรียน/นักศึกษา จำนวน.............คน มีคร/ู อาจารย์ควบคุม.............คน โดยมี........................................... เป็นผู้ ควบคมุ ไปเพื่อ................................................. ณ ............................................จังหวัด...........................เรมิ่ ออก เดินทางวันท่ี..........เดอื น...................................พ.ศ............................เวลา..............น. และจะไปตามเส้นทางผา่ น .........................................................โดยพาหนะ.......................จะพกั ค้างท่ี..............................และกลบั ถึง สถานศึกษาวันท.ี่ ..............เดอื น...........................พ.ศ................. ค่าใช้จ่ายทงั้ สิ้น จำนวน.........................................................บาท จงึ เรียนมาเพ่ือขออนุญาต (ชื่อนกั เรียน/นักศึกษา)...............................................................ไปศึกษานอก สถานศึกษาในครั้งนี้ ขอแสดงความนบั ถือ (.......................................................) ตำแหน่ง............................................................ -------------------------------โปรดกรอกแบบข้างล่างน้แี ล้วสง่ กลบั คนื สถานศึกษา------------------------------------- ข้าพเจ้า.................................................... ผ้ปู กครอง (ดญ./ดช./นายนางสาว) ............................................  อนญุ าต  ไมอ่ นญุ าต ให้..........................................................ไปศึกษานอกสถานศกึ ษาในครัง้ นี้ ลงชอ่ื ......................................................ผู้ปกครอง (...................................................)

29 แบบรายงานผลการพานกั เรียน/นักศึกษาไปนอกสถานศกึ ษา ที่ ศธ .......................................... สถานศึกษา............................................... ( วนั เดือน ปี ).............................................................. เร่ือง การพานักเรียน/นกั ศกึ ษา ไปนอกสถานศึกษา เรียน ....................................................................... ตามทข่ี ้าพเจา้ ได้รับอนญุ าตให้นำนักเรียน/นักศึกษา มจี ำนวน .............คน และคร/ู อาจารย์ควบคมุ ..............คน โดยม.ี ..................................................................................เป็นผู้ควบคุมไปเพ่ือ....................... ....................................ณ. ..................................................................จังหวัด.................................................โดยเรม่ิ ออกเดินทางวนั ท่ี..........เดอื น................................พ.ศ.................เวลา.........................น. ได้ไปตามเสน้ ทางผ่าน .................................................................โดยพาหนะ.......................................และได้กลบั ถึงสถานศึกษาวนั ที่ .............เดือน..........................พ.ศ..................นน้ั การพานักเรียน/นกั ศกึ ษาไปครงั้ นี้ เป็นไปด้วยความ................................(เรยี บร้อยหรอื ไมเ่ รียบร้อย ให้ ช้ีแจงโดยละเอยี ด)...................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................................ ........................................................................................................................................................................ จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ ขอแสดงความนับถือ (............................................) ตำแหน่ง.....................................................

30 แบบบันทึกรายงานการพานกั เรยี นไปทศั นศกึ ษานอกสถานศกึ ษา ปีการศกึ ษา........................... โรงเรยี น...................................... คร้งั วันเดือนปี รายการ/กิจกรรม ผลการดำเนินการ หมายเหตุ ท่ี 1 5 – 7 มีค. จากคำสัง่ รร.ท.่ี ......../......... นกั เรียนได้รับ.................. 53 เร่อื ง........................................................... ........................................ ลว. ....................มีคร.ู .......คน ........................................ นกั เรียน......... คน(ชัน้ ....................... ) ........................................ ได้ไปทศั นศึกษาตามเสน้ ทาง................ ........................................ ............................................................. ........................................ ............................................................. ........................................ โดยรถ................................................... ........................................ งบประมาณจาก.................................... เป็นเงนิ ทงั้ สิ้น................................บาท ปกี ารศกึ ษา............มกี ารพานักเรียนไปศึกษานอกสถานศึกษา...........คร้งั ร้อยละ.........ของนกั เรียนทัง้ หมด นกั เรยี นร้อยละ............ของโรงเรียน ได้ศกึ ษาแหล่งเรียนรู้นอกสถานศกึ ษา งบประมาณที่ใช้ทัง้ สิ้น....................บาท 2.6 การจดั ระบบงานและกิจกรรมในการแนะแนวให้คำปรกึ ษา กฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คบั ประกาศ คำสัง่ ท่เี ก่ียวขอ้ ง กฎกระทรวงกำหนดหลักเกณฑ์ วธิ ีการ และเงื่อนไขในการจัดระบบงานและกิจกรรมในการแนะแนว ให้คำปรึกษา และฝึกอบรมแกน่ กั เรียน นักศึกษา และผู้ปกครอง พ.ศ. 2548 กจิ กรรมแนะแนว หมายความว่า กิจกรรมที่เกีย่ วกับงานแนะแนว การให้คำปรกึ ษา แลฝึกอบรม เพื่อ ส่งเสริมความประพฤติที่เหมาะสม ความรับผิดชอบต่อสังคม และความปลอดภัยแก่นักเรียน นักศึกษาและ ผปู้ กครอง โรงเรียนต้องจัดให้มีระบบงานและกิจกรรมในการแนะแนว ให้คำปรึกษา และฝึกอบรมแก่นักเรียน และผปู้ กครอง โดยมสี าระสำคัญ ดงั นี้ 1) พฒั นาระบบงานแนะแนวท่จี ะชว่ ยเหลอื ดแู ลนักเรียนเปน็ รายบคุ คล ครทู กุ คนมีบทบาท ในการแนะแนว รู้จักและเข้าใจผู้เรียน ค้นพบและจัดการเรียนรู้ที่จะพัฒนาศักยภาพของผู้เรียน ให้คำปรึกษาด้าน การดำรงชีวิต การปรับเปล่ียนพฤติกรรมการศึกษาต่อและการมีงานทำ โดยให้มีระบบดูแลต้ังแต่แรกเข้า เพ่ือ ตดิ ตามดูแลอย่างต่อเนือ่ งจนจบการศกึ ษา 2) สำรวจ เฝ้าระวัง และติดตามนักเรียนท่ีเส่ียงต่อการกระทำผิด เพ่ือจัดกิจกรรมในการพัฒนาและ ปรับเปล่ียนพฤตกิ รรมอยา่ งเป็นระบบและตอ่ เนื่อง 3) แจ้งใหผ้ ้ปู กครองของนักเรียนท่เี สี่ยงตอ่ การกระทำผิดทราบถงึ พฤติกรรม และหาแนวทาง

31 แกไ้ ขปญั หารว่ มกนั 4) จัดให้มีมาตรการส่งเสริมความปลอดภัย ป้องกัน และแก้ไขปัญหาความรุนแรง โดยมีแผนงาน ผ้รู บั ผิดชอบ และการติดตามตรวจสอบ 5) สนบั สนุนให้ผ้ปู กครองและชมุ ชนมีสว่ นรว่ มรับผดิ ชอบในการส่งเสริมความประพฤติ และความปลอดภัยของนักเรยี น 6) จัดให้มีระบบการติดตาม ประเมินผล และรายงานผลการดำเนินงานต่อหน่วยงานต้นสังกัดอย่าง น้อยปลี ะหน่ึงครั้ง 2.7 การลงโทษนักเรยี น กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคบั ประกาศ คำสัง่ ทเี่ กย่ี วข้อง 1) ระเบียบกระทรวงศึกษาธกิ าร วา่ ดว้ ยการลงโทษนกั เรียนและนักศึกษา พ.ศ. 2548 2) ระเบยี บกระทรวงศึกษาธกิ าร ว่าด้วยการลงโทษนกั เรียนและนักศึกษา (ฉบับที่ 2) พ.ศ. 2550 การลงโทษนกั เรียนตามระเบยี บกระทรวงศึกษาธิการ วา่ ด้วยการลงโทษนกั เรียนและนกั ศึกษา (ฉบบั ท่ี 2) พ.ศ. 2550 มขี ้อกำหนดไว้ ดงั นี้ โทษท่ีจะลงโทษแก่นักเรียนหรอื นักศึกษาทีก่ ระทำผิด มี 5 สถาน ดังนี้ 1) วา่ กลา่ วตกั เตือน 2) ทำทณั ฑ์บน 3) ตัดคะแนนความประพฤติ 4) ทำกจิ กรรมเพ่ือปรับเปลีย่ นพฤติกรรม การดำเนนิ การเพือ่ ใหป้ รบั เปลี่ยนพฤตกิ รรม ให้ปฏิบตั ิอยา่ งใดอย่างหนงึ่ ดังน้ี 4.1) ทำคณุ ประโยชน์ต่อสาธารณะ เช่น ทำความสะอาดโรงเรยี น ฯลฯ 4.2) พัฒนาคุณธรรม จริยธรรม เช่น เขา้ คา่ ยอบรมหลักสตู รคุณธรรม 4.3) ส่งจิตแพทยห์ รอื นักจิตวิทยาเพ่ือการบำบดั ฟื้นฟู ซ่ึงการดำเนนิ การในส่วนนจี้ ำเป็น ตอ้ งทำรว่ มกนั ระหวา่ งสถานศึกษากับบิดามารดา ผู้ปกครองนักเรียน 5) พกั การเรยี น การพกั การเรียน ให้ทำไดใ้ นกรกรณอี ยา่ งใดอยา่ งหนึง่ ดงั ต่อไปนี้ 5.1) แสดงพฤติกรรมก้าวร้าวเกินกว่าปกติ อนั มีผลกระทบต่อร่างกายหรอื จติ ใจของผู้อ่ืน 5.2) แสดงพฤติกรรมท่ีขัดต่อความสงบเรยี บรอ้ ย หรอื ศลี ธรรมอย่างร้ายแรง 5.3) แสดงพฤติกรรมรุนแรงที่อาจละเมิดสทิ ธิของผู้อื่น 5.4) กระทำการท่เี ส่ียงตอ่ การเกิดอาชญากรรม การใหพ้ ักการเรยี นจะส่ังพักการเรยี นครัง้ หนึง่ ได้ไม่เกนิ 7 วัน โดยให้เป็นอำนาจของ คณะกรรมการสถานศึกษาเป็นผู้พจิ ารณา โดยความเห็นชอบของสำนักงานเขตพน้ื ท่ีการศกึ ษาหรือหน่วยงานท่ี กำกับดูแล แลว้ แต่กรณี

32 สารสนเทศงานสารบรรณ ของโรงเรยี น........................ปพี .ศ. ............. ที่ รายการ มค. กพ. มีค. จำนวนหนงั สือ (ฉบบั ) กย. ตค. พย. ธค. รวม เมย. พค. มิย. กค. สค. 1 หนังสอื ราชการรับจาก - สังกดั เด่ยี วกนั (สพฐ) - ต่างกรม กอง กระทรวง อืน่ ๆ 2 หนงั สอื ราชการสง่ ถงึ - รร. สงั กัดเดียวกัน - รร. ต่างสังกัด - หนว่ ยงาน/กอง/กรม/ กระทรวงอน่ื ๆ.......... 3 หนงั สอื เอกสารลบั /ปกปดิ 4 หนงั สอื สงั่ การ - คำสง่ั - ประกาศ - หนงั สอื รับรอง 5 รายงานการประชมุ 6 รายงานการรับการตรวจ ราชการ 7 รายงานการตรวจเยี่ยม โรงเรยี น 8 รายงานการนิเทศ 9 การศกึ ษา รายงานการส่งั เปดิ -ปดิ 10 สถานศกึ ษา รายงานการลงโทษนักเรยี น 2.8 ความสัมพันธก์ ับชุมชน การบริหารสถานศึกษาด้านการสร้างความสัมพันธ์กับชุมชน เป็นการดำเนินงานของบุคคลใน สถานศึกษาในการสร้างความสัมพันธ์กับชุมชน สำหรับบุคคลในสถานศึกษานั้น ประกอบด้วย ผู้บริหาสถานศึกษา ผู้ช่วยผู้บริหารสถานศึกษา รวมทั้ง ครู อาจารย์ ทุกคน ย่อมจะดำเนินงานในการสร้างความสัมพันธ์กับชุมชนด้วย เช่น การเรียนการสอนที่เน้นผู้เรียนเป็นศูนย์กลาง โดยสอนให้ผู้เรียนนำความรู้ไปใช้ท่ีบ้าน หรือนำไปใช้ในชุมชน หรือนำความรู้ไปช่วยแก้ปัญหาในชุมชน บุคคลในสถานศึกษาไปร่วมกิจกรรมในชุมชน สถานศึกษาขอความ ช่วยเหลือจากชุมชน สถานศกึ ษาใหค้ วามชว่ ยเหลอื ชมุ ชน สถานศกึ ษาใชท้ รพั ยากรในชุมชน เปน็ ต้น

33 การสร้างความสัมพันธ์กับชุมชนจะช่วยพัฒนาคนให้มีคุณภาพ หรือเป็นคนเก่ง คนดี ได้ เช่น การ สอนให้ผู้เรียนนำความรู้ไปใช้ท่ีบ้าน หรอื นำไปใช้ในชุมชน ไม่ใช่สอนให้ท่องจำ ไม่ใช่สอนให้นำความรู้ไปสอบ สอบ แล้วก็ลืมหมด หรอื การสอนให้นักเรียนนำความรู้ไปชว่ ยแก้ปัญหาในชุมชนได้ หรือการเชิญปูชนียบุคคลในชุมชนมา ให้ความรู้แก่ผู้เรียน ย่อมจะทำให้ผู้เรียนมีความรู้กว้างขวางข้ึนย่ิงไปกว่านั้น การบริหารงานด้านการสร้าง ความสัมพันธ์กับชุมชน จะต้องดำเนินงานไปพร้อมๆ กับการบริหารงาน ด้านอื่นๆ อย่างเท่าเทียมกัน จึงจะช่วย พัฒนาคนให้มีคุณภาพ คือ เป็นทั้งคนเก่งและคนดีได้ ถ้าหากคุณครูจะดำเนินการอย่างจริงจังและจริงใจ จะช่วย แก้ปัญหาการศกึ ษาได้อยา่ งดี โดยในการสร้างความสมั พนั ธ์กบั ชุมชน จะดำเนินงานไดห้ ลากหลาย ดงั นี้ 1) การสอนให้ผู้เรียนนำความรู้ไปใช้ในครอบครัวและชุมชน เช่น การละเว้นจากยาเสพติด การ ลดละเลิกอบายมุข การลดละเลิกใช้ยาฆ่าแมลง การใช้เคร่ืองใช้ไฟฟ้า การปลูกผักปลอดสารพิษ การปลูกป่ารักษา ธรรมชาติส่ิงแวดล้อม ฯลฯ เนื้อหาวิชาเหล่านี้เมื่อผู้เรียนเรียนในสถานศึกษาแล้ว ผู้สอนจะย้ำให้ผู้เรียนนำไปใช้ใน ครอบครัวและชุมชน และติดต่อประสานงานกับผู้ปกครอง ให้อบรมดูแลว่าผู้เรียนนำความรู้ไปใช้หรือไม่ อย่างไร อกี ดว้ ย 2) สถานศกึ ษาขอความรว่ มมอื จากชุมชน ซง่ึ จะขอความรว่ มมอื จากชุมชนในดา้ นต่างๆ ได้ คอื 2.1) ขอความรว่ มมอื ในดา้ นการเปน็ วทิ ยากร หรอื เปน็ แหล่งศกึ ษาหาความรู้ เช่น ในชุมชนมีภูมิ ปัญญาท้องถ่ิน เช่น ศิลปินพ้ืนบ้าน ช่างทอผ้า ช่างจักสาน ช่างแกะสลัก ช่างปั้น และช่างตัดผม เป็นต้น ซ่ึงเป็น แหล่งศึกษาหาความรู้อย่างดียิ่ง จะดำเนินการได้โดยเชิญมาเป็นวิทยากรหรือให้ผู้เรียนไปศึกษาไปฝึกงานกับภูมิ ปัญญาท้องถิ่นเหล่านี้ 2.2) ขอความร่วมมอื ในด้านทุนทรัพย์ วัสดุ ครุภัณฑ์ จากชุมชน เชน่ ขอบริจาคเงินจากธนาคาร บริษัทห้างร้าน ในชุมชน เพ่ือนำมาใช้จ่ายในสถานศึกษา หรือเป็นเงินทุนสำหรบั ผู้เรียนที่ยากจน ขอบริจาคหนังสือ เคร่ืองเขียนจากสำนักพิมพ์ โรงพิมพ์ ร้านจำหน่ายเคร่ืองเขียนแบบเรียน ขอบริจาคข้าวสาร ผัก ผลไม้ ไข่ไก่ จาก ประชาชนในชุมชน เพอ่ื นำมาทำอาหารกลางวันแก่ผเู้ รียนในสถานศกึ ษา เปน็ ตน้ 3) สถานศึกษาใหค้ วามชว่ ยเหลือหรอื บรกิ ารชมุ ชน ซึ่งอาจจะดำเนินการไดห้ ลากหลาย เช่น 3.1) จัดให้มกี ารสอนหรอื ฝึกอบรมเก่ียวกับวิชาชีพให้กับประชาชนในชุมชน เช่น การตอนตดิ ตา ต่อกิ่งต้นไม้ การเกษตรผสมผสาน การเลี้ยงปลาในนาข้าว การเล้ียงไก่พันธุ์เน้ือ การตัดเย็บเส้ือผ้า การทำอาหาร ทำขนม การใชค้ อมพิวเตอร์ การแกแ้ ละซอ่ มเครอื่ งยนต์ เป็นตน้ 3.2) ให้ความช่วยเหลือในด้านความรู้ และเผยแพร่ความรู้ใหม่ๆ แก่ประชาชนในชุมชน เช่น ความรู้เกี่ยวกับอาหาร ยารักษาโรค (ยาชุด ยาแก้ปวดต่างๆ) โรคภัยไขเ้ จ็บต่างๆ การรกั ษาโรคแบบธรรมชาติบำบัด อนั ตรายจากยาฆา่ แมลงในผักผลไม้ การเกษตรทฤษฎีใหม่ เกษตรกรรมทางเลือก เป็นตน้ 3.3) จัดบริการข่าวสารเพ่ือพัฒนาคุณภาพชีวิตของประชาชนในชุมชน เช่น สถานศึกษา ทำหอกระจายข่าว แล้วถ่ายทอดเสียงจากรายการวิทยุที่เป็นความรู้เพื่อประชาชนจะได้นำไปใช้ในชีวิต ประจำวัน ได้ หรืออ่านขา่ วสารความร้เู ก่ยี วกบั การรกั ษาสขุ ภาพอนามยั เป็นตน้ 3.4) การเป็นผู้นำและให้ความร่วมมือในการพัฒนาชุมชน สถานศึกษาจะดำเนินการได้ โดยจัด โครงการพัฒนาชุมชน โดยชุมชนสนับสนุนด้านบคุ ลากรและวัสดุอุปกรณ์ เช่น ขดุ ลอกคูคลองที่ตืน้ เขิน ขุดคูระบาย น้ำ ซอ่ มสรา้ งถนนเขา้ หมูบ่ ้าน ทำความสะอาดวัดและตลาด เป็นต้น 4) บรกิ ารเก่ยี วกบั อาคารสถานทข่ี องสถานศกึ ษาแก่ประชาชนในชมุ ชน เช่น ใหป้ ระชาชน

34 ในชุมชนใชห้ อประชุม ใชห้ ้องสมุด ใช้ห้องพยาบาล ใช้โรงอาหาร และใช้สนามกฬี า เป็นต้น 5) การออกเย่ียมเยียนผู้ปกครองและผู้เรียนตามบ้าน เช่น เม่ือผู้เรยี นเจ็บปว่ ย หรือผู้สอนไปแนะนำ ผเู้ รียนทำแปลงเกษตรที่บ้าน รวมท้ัง การเข้าร่วมกิจกรรมของชุมชน เช่น รว่ มงานการทอดกฐินท่ีวัด ร่วมงานมงคล ในชมุ ชน เป็นตน้ 6) การประชาสัมพันธ์สถานศึกษา เชน่ จัดให้มีสงิ่ พิมพ์เพ่ือเผยแพร่ข่าวสารของสถานศึกษา อาจทำ ในรูปของจดหมายข่าว วารสาร จัดให้มีเจ้าหน้าท่ีประชาสัมพันธ์ เพ่ือให้ข้อมูลแก่ผู้มาติดต่อสอบถาม หรอื ให้ความ สะดวกแกผ่ ู้มาตดิ ต่อสถานศึกษา 7) การเชิญผู้ปกครองและประชาชนในชมุ ชนมาประชมุ เช่น ในวันปฐมนิเทศนักเรียนใหม่ วัน เปิดเรียนในภาคเรียนแรกของปกี ารศกึ ษา เป็นตน้ 8) การรายงานผลการเรยี น และอ่ืนๆ ให้ผู้ปกครองทราบ เช่น การรายงานเป็นประจำวัน หรอื การทำสมุดพกประจำตัวนกั เรียน ซึ่งจะมที ้งั ผลการเรียน ความประพฤติ สุขภาพ และอน่ื ๆ 9) การใชท้ รัพยากรทอ้ งถ่ินในงานวชิ าการ แบง่ ออกไดเ้ ป็น 4 ขอ้ ย่อย ดังนี้ 9.1) ทรพั ยากรบุคคล ไดแ้ ก่ นกั วชิ าการ ครู อาจารย์ จากสถานศึกษาอน่ื ศลิ ปินพน้ื บา้ น ผอู้ าวโุ ส ผเู้ ป็นปชู นียบุคคลในหมบู่ า้ น ผปู้ กครองนักเรยี น ซึ่งนำมาใชใ้ นลกั ษณะขอคำปรึกษาและข้อเสนอแนะ หรือ เชิญเป็นวิทยากรใหค้ วามร้แู กผ่ ู้เรยี น เป็นตน้ 9.2) ทรัพยากรวัตถุทม่ี นุษย์สร้างขึ้น ได้แก่ โสตทัศนปู กรณ์ สถานศึกษาอื่น นำมาใช้ในลักษณะ ของการสนับสนุนวสั ดอุ ุปกรณ์การศกึ ษา การร่วมมอื ทางวิชาการ เป็นตน้ 9.3) ทรพั ยากรธรรมชาติ ไดแ้ ก่ ปา่ ไม้ ภเู ขา ทะเล ปะการัง หนิ แร่ธาตุ สัตว์ปา่ สมุนไพร ซ่ึงจะนำมาใชใ้ นลักษณะเปน็ ส่อื การเรยี นการสอน การไปทัศนศกึ ษา การช่วยกนั อนรุ กั ษ์ไว้ เป็นต้น 9.4) ทรัพยากรสังคม ได้แก่ วันสำคัญ ศิลปะพื้นบ้าน วัฒนธรรมพื้นบ้าน โบราณสถาน โบราณวัตถุ ประเพณีต่างๆ ซ่ึงจะนำมาใช้ได้ในลักษณะให้ครู อาจารย์ นิสิต นักศึกษา นักเรียน เข้าร่วมกิจกรรม โดยตรง จดั นิทรรศการ การศกึ ษาหาข้อมูล เพอื่ จะได้ช่วยกันอนรุ กั ษ์ไว้ เปน็ ตน้ 10) การมีปฏิสัมพันธ์ที่ดีกับชุมชน ความใกล้ชิดและเป็นกันเองของบุคลากรกับชุมชน ถือเป็นส่วน หน่ึงที่ทำให้เกิดความสัมพันธ์ท่ีดีกับชุมชนอย่างแนบแน่น โรงเรียนเรานั้นมีแนวปฏิบัติเก่ียวกับความสัมพันธ์กับ ชุมชนหลายงานดว้ ยกนั คอื 10.1) งานระบบดูแลช่วยเหลือนักเรียน ครูทุกคนจะต้องมีเด็กท่ีต้องดูแล ด้วยการเย่ียมบ้าน นักเรียนของบุคลากรทุกท่าน เพ่ือได้พูดคุยแลกเปล่ียนเรยี นรู้ ปญั หา ความพึงพอใจและความต้องการของชมุ ชนต่อ โรงเรียน และโรงเรยี นต่อชมุ ชน จึงเปน็ สว่ นหน่งึ ใหผ้ ปู้ กครองนักเรียนและครไู ดม้ ีส่วนปฏิสมั พนั ธ์ทีด่ ตี อ่ กัน 10.2) การต้อนรับผู้ปกครองท่ีเข้ามาสู่สถานศึกษาด้วยไมตรีจิตที่ดี ทักทาย พูดคุย แนะนำ ขอ้ มูลด้วยความเป็นกันเอง 10.3) การมโี อกาสทีไ่ ด้พบปะสังสรรคก์ บั ชุมชนนอกสถานศึกษา

35 สารสนเทศงานความสมั พนั ธ์กบั ชุมชน โรงเรียน.................................... ปกี ารศกึ ษา..................... รายการ มี/คร้ัง ไมม่ ี 1. การใหบ้ ริการพฒั นาชมุ ชน 1.1 สอนนกั เรยี นนำความรู้ไปใชใ้ นครอบครวั /ชุมชน - ยาเสพตดิ (ลด ละ เลิก) อบายมขุ - เลิกใช้ยาฆ่าแมลง/สารเคมี - การใชเ้ ครื่องใช้ไฟฟ้า/วัสดุอุปกรณ์ - การอนรุ ักษธ์ รรมชาติส่ิงแวดล้อม 1.2 การใหบ้ ริการอาคารสถานที่ เครือ่ งมือ อปุ กรณ์แก่ชุมชน 1.3 การเป็นวทิ ยากร แหล่งศึกษาหาความรทู้ างวชิ าการแกช่ มุ ชน (เกษตรธรรมชาติ) 1.4 การใหบ้ ริการห้องสมุด/ดนตร/ี การแสดงของนักเรยี นแกช่ ุมชน 2. การขอรับความร่วมมือ ช่วยเหลือ สนบั สนนุ จากชุมชน 2.1 เชญิ ภมู ิปัญญาท้องถ่ินมาชว่ ยเปน็ วทิ ยากร 2.2 ขอรบั การสนบั สนุนทุนทรัพย์ วัสดุ ครุภณั ฑ์ 2.3 การใช้ทรัพยากรท้องถิ่นในงานวชิ าการ 2.4 การใช้ทรัพยากรธรรมชาติ กิจกรรมการใหบ้ ริการชมุ ชน ท่ีจดั ได้เด่นทสี่ ดุ ไดแ้ ก.่ ................................................................... กิจกรรมการขอรับความรว่ มมือ สนบั สนนุ จากชุมชนที่เด่นที่สดุ .................................................... การจดั ระบบการควบคมุ ภายในหน่วยงาน กฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บงั คบั ประกาศ คำสงั่ ทเ่ี กี่ยวข้อง 1) พระราชบญั ญตั กิ ารศกึ ษาแหง่ ชาติ พ.ศ. 2542 และท่ีแก้ไขเพิ่มเติม 2) ระเบยี บคณะกรรมการตรวจเงินแผ่นดนิ ว่าด้วยการกำหนดมาตรฐานการควบคมุ ภายใน พ.ศ. 2544 ข้ันตอนการดำเนินงาน 1) ระบปุ ัจจยั เสยี่ งตามแผนปฏบิ ัติราชการ 4 ปี (แผนกลยุทธ์) ของสถานศึกษา 2) ประเมินความเสย่ี งและจัดลำดับความเส่ยี ง 3) วเิ คราะหป์ ัจจยั เสี่ยง เพ่ือจัดทำรายงานและแผนบรหิ ารความเสย่ี ง 4) วางแผนการจัดระบบควบคมุ ภายในสถานศึกษา 5) สง่ เสรมิ ให้บุคลากรที่เก่ยี วข้องทกุ ฝ่าย นำมาตรการป้องกันความเสย่ี งไปใชใ้ นการควบคมุ การดำเนินงานตามภารกิจ โดยสอดคลอ้ งและเป็นไปตามหลักเกณฑ์มาตรการและวธิ ีการท่ีสำนกั ตรวจเงินแผน่ ดิน กำหนด

36 6) ตดิ ตามประเมินผลการควบคมุ ภายใน ตามมาตรการที่กำหนดและปรบั ปรุงให้เหมาะสม เปน็ ระยะๆ 7) รายงานการควบคุมภายในต่อสำนักงานเขตพื้นที่การศึกษาให้ทราบอยา่ งน้อยปลี ะ 1 ครงั้ แนวทางการจัดส่งรายงานการประเมินผลการควบคมุ ภายใน ของสำนักงานเขตพนื้ ทกี่ ารศึกษาและสถานศึกษา ตงั้ แต่งวดสนิ้ สดุ 30 กนั ยายน 2552 เป็นตน้ ไป ……………………………………………….. สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาข้นั พน้ื ฐาน ได้พจิ ารณาหนงั สือแนวทาง : การจัดวางระบบควบคุม ภายใน และการประเมนิ ผลการควบคุมภายใน ที่สำนักงานการตรวจเงนิ แผน่ ดนิ จดั ทำขนึ้ ใหม่ สรปุ สาระสำคัญได้ ดังน้ี 1. สำนักงานเขตพืน้ ทีก่ ารศึกษาและสถานศึกษาเป็นส่วนงานย่อยภายใตส้ งั กัดสำนักงานคณะกรรมการ การศกึ ษาขน้ั พ้ืนฐานที่มอี ิสระทางการบริหารจึงถอื เสมือนเปน็ หน่วยรับตรวจ โดยมกี ลมุ่ /งานในสำนักงานเขตพนื้ ท่ี การศึกษาและสถานศึกษา เป็นส่วนงานยอ่ ย 2. รปู แบบการจดั ทำรายงานตามระเบียบฯ ข้อ 6 มีดงั น้ี รายงานแบบเดิม รายงานแบบใหม่ หน่วยรบั ตรวจ สว่ นงานยอ่ ย หน่วยรับตรวจ ส่วนงานยอ่ ย (สำนกั /สพท/ถานศึกษา) (สพฐ./สพท./ถานศกึ ษา) (สำนกั /กลมุ่ /งาน) แบบรายงานที่จดั สง่ แบบรายงานทจ่ี ดั สง่ แบบรายงานท่ีจัดสง่ สตง. แบบรายงานทีจ่ ดั สง่ 1. แบบ ปอ.1 1. แบบ ปย.1 1. แบบ ปอ.1 1. แบบ ปย.1 2. แบบ ปอ.2 2. แบบ ปย.2 เกบ็ ไว้ทีห่ นว่ ยงาน 2. แบบ ปย.2 3. แบบ ปย.1-ร 3. แบบ ปย.3 2. แบบ ปอ.2 4. แบบ ปส. 4. แบบตดิ ตาม ปย.3 3. แบบ ปอ.3 5. แบบ ปอ.3 เก็บไว้ทีห่ น่วยงาน 4. แบบ ปส.(เฉพาะ สพฐ./ 6. แบบตดิ ตาม ปอ.3 5. แบบ ปย.2-1 สพท.) เก็บไวท้ หี่ น่วยงาน 6. แบบ ปม. 7. แบบ ปอ.2-1 ทั้งนี้ สำนักงานเขตพื้นท่ีการศึกษาและสถานศึกษา ต้องจัดทำรายงานระดับส่วนงานย่อยและนำผลการ ประเมนิ ในระดบั ส่วนงานยอ่ ยมาประมวลเปน็ รายงานระดับหน่วยรบั ตรวจ แลว้ จดั สง่ รายงานต่อสำนักงานการตรวจ เงินแผ่นดินหรือสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินภูมิภาคโดยตรง โดยจัดส่งเฉพาะหนังสือรับรองการประเมินผลการ ควบคุมภายใน (แบบ ปอ.1) เพียงฉบับเดียว สำหรับรายงานอื่นตามแบบข้างต้นให้จัดเก็บไว้ท่ีหน่วยงาน เพ่ือให้ หัวหน้าส่วนราชการและเจ้าหน้าท่ีสำนักงานการตรวจเงินแผ่นดินและบุคคลอ่ืนที่เก่ียวข้องเรียกดูและสอบทาน ต่อไป ซงึ่ สถานศึกษาต้องสำเนา แบบ ปอ.1 ให้สำนักงานคณะกรรมการการศึกษาข้ันพ้ืนฐานทราบ ภายในวนั ที่ 30 ธันวาคม ของทกุ ปี 3. ใหส้ ำนักงานเขตพื้นท่กี ารศกึ ษาและสถานศึกษาที่ยังไม่ได้จัดวางระบบการควบคุมภายในตามระเบยี บฯ ข้อ 5 ดำเนินการจัดวางระบบการควบคุมภายในของตนเอง และจัดทำหนังสือรับรองการจัดวางระบบการควบคุม ภายในตอ่ สำนักงานการตรวจเงินแผน่ ดนิ /สำนกั งานการตรวจเงินแผน่ ดนิ ภูมิภาคฉบบั เดยี ว

37 ข้ันตอนการจัดทำรายงานประเมินผลการควบคมุ ภายใน สว่ นงานย่อย (กลุ่ม/งาน) 1. กำหนดผรู้ บั ผิดชอบ โดยแต่งต้งั เป็นคณะทำงาน 2. นำแบบ ปย.3 (ปี 51) มาติดตามผลการปฏิบัติงานว่าได้ดำเนินการตามแผนการปรับปรุงหรือไม่ อย่างไร แล้วสรุปผลการดำเนินงานเป็นลายลักษณ์อักษร (ให้แต่ละ สพท./สถานศึกษา พิจารณาออกแบบการ บนั ทกึ เป็นลายลกั ษณอ์ ักษรตามความเหมาะสม) 3. ประเมินองคป์ ระกอบของการควบคมุ ภายใน (ภาคผนวก ก) โดยพิจารณาว่า ปจั จุบนั ระบบ การควบคมุ ภายในมคี วามเพยี งพอและเหมาะสมหรือไม่ อยา่ งไร แล้วบนั ทึกลงใน แบบ ปย.1 4. ประเมินแบบสอบถามการควบคุมภายใน (ภาคผนวก ข) (สพท./สถานศึกษา สามารถปรับปรุงแก้ไข เพิม่ เติมตามความเหมาะสม) 5. เม่อื ดำเนินการตามขอ้ 2-4 แล้ว ให้นำความเสีย่ งทยี่ งั หลงเหลืออยู่ตาม ข้อ 2 และความเส่ียง ท่ีพบใหม่ ตามข้อ 3 และ 4 มาหามาตรการ/แนวทางการปรับปรุงแก้ไขตามความเหมาะสม แล้วกำหนด ผูร้ ับผดิ ชอบ และระยะเวลาดำเนินการแลว้ เสร็จ แล้วบนั ทึกลงในแบบ ปย.2 หนว่ ยรบั ตรวจ (สพท./สถานศึกษา) 1. กำหนดผรู้ บั ผดิ ชอบ โดยแตง่ ตัง้ เปน็ คณะทำงาน 2. สรุปผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน (ภาคผนวก ก) โดยพิจารณาว่า ปัจจุบนั ระบบ การควบคมุ ภายในมีความเพียงพอและเหมาะสมหรือไม่ อย่างไร แล้วบันทกึ ลงในแบบ ปอ.2 3. นำแบบ ปย.2 ของทกุ กลมุ่ /งาน มาประมวลแลว้ บนั ทกึ ลงในแบบ ปอ.3 4. นำความเสีย่ งท่ีมนี ัยสำคัญตามแบบ ปอ.3 มาบันทึกลงในแบบ ปอ.1 5. ในสว่ นของสำนักงานเขตพื้นทีก่ ารศกึ ษาให้หน่วยตรวจสอบภายในสอบทานการประเมินผลการควบคุม ภายใน แลว้ บันทกึ ผลการสอบทานลงในแบบ ปส

38 แผนผังการจัดส่งรายงานการประเมินผลการควบคุมภายในของ สพท.และสถานศึกษา แบบใหม่ สตง. รมว.ศธ. สตง สพฐ. สพพส พบ.สพ สำเนา ปอ.1 ฐ. ให้ สพฐ. ทราบ สพท. - สง่ เฉพาะแบบ ปอ.1 ทกุ เขต - สว่ นแบบ ปอ.2 สำเนา ปอ.1 แบบ ปอ.3 และ แบบ ให้ สพท. ทราบ ปส. เกบ็ ไวท้ หี่ นว่ ยงาน สตง./สตง.ภมู ภิ าค สถานศึกษา - สง่ เฉพาะแบบ ปอ.1 ทกุ แห่ง - สว่ น แบบ ปอ.2 และ แบบ ปอ.3 เกบ็ ไวท้ ี่ หน่วยงาน หมายเหตุ 1. ให้ สพท. และสถานศกึ ษา ถือเสมือนเปน็ หน่วยรับตรวจ 2. แบบรายงานที่ สพท. และสถานศึกษา จะต้องสง่ สตง./สตง. ภูมภิ าค คือ แบบ ปอ.1 สว่ นแบบ ปอ.2 และแบบ ปอ.3 เก็บไว้ท่หี นว่ ยงาน 3. การจัดส่งรายงาน (เฉพาะ ปอ.1) มีแนวทาง ดงั นี้ 3.1 สถานศึกษาจดั ส่งรายงานให้ สตง./สตง. ภูมภิ าค แล้วสำเนาให้ สพท. ทราบ 3.2 สพท. จัดส่งรายงานให้ สตง./สตง. ภูมภิ าค แลว้ สำเนาให้ สพฐ. ทราบ 4. สพท. ไม่ตอ้ งประมวลรายงานของสถานศึกษา 5. กำหนดใหท้ ุกหนว่ ยงานจดั สง่ รายงานภายในวันท่ี 30 ธนั วาคม ของทุกปี

39 แบบ ปอ.1 หนังสือรบั รองการประเมินผลการควบคมุ ภายใน เรียน (คณะกรรมการตรวจเงินแผน่ ดนิ /ผ้กู ำกบั ดูแล/คณะกรรมการตรวจสอบหรือคณะกรรมการ ตรวจสอบและประเมินผลภาคราชการ) .................(ชือ่ หน่วยรับตรวจ).......................................ได้ประเมินผลการควบคุมภายในสำหรับปี สิ้นสุดวันท่ี...........เดือน ..........................พ.ศ................ดว้ ยวธิ กี ารท.่ี .......(ชื่อหนว่ ยรับตรวจ)........กำหนด โดยมวี ตั ถปุ ระสงค์เพ่ือสร้างความมั่นใจอยา่ งสมเหตุสมผล วา่ การดำเนินงานจะบรรลุวตั ถปุ ระสงค์ของ การควบคมุ ภายในด้านประสิทธภิ าพของการดำเนินงาน และการใชท้ รัพยากร ซึ่งรวมถงึ การดูแลรักษาทรัพย์สนิ การป้องกนั หรือลดความผดิ พลาด ความเสียหาย การรัว่ ไหล การส้นิ เปลอื ง หรือการทจุ ริต ดา้ นความเช่อื ถอื ไดข้ องรายงานทางการเงนิ และการดำเนินงานและด้านการปฏิบัตติ ามกฎหมาย ระเบียบ ขอ้ บงั คบั มติ คณะรฐั มนตรี และนโยบาย ซ่ึงรวมถึงระเบียบปฏิบัตขิ องฝา่ ยบรหิ าร จากผลการประเมนิ ดงั กล่าว เหน็ วา่ การควบคุมภายในของ.........(ช่อื หน่วยรบั ตรวจ)......................สำหรบั ปี สนิ้ สุดวันท่.ี ........เดือน....................พ.ศ.................เป็นไปตามระบบการควบคมุ ภายในกำหนดไว้ มคี วามเพียงพอและบรรลุวัตถุประสงคข์ องการควบคุมภายในตามทีก่ ลา่ วในวรรคแรก ลายมอื ชอื่ ................................................... (ชอ่ื หัวหนา้ หนว่ ยรบั ตรวจ) ตำแหนง่ .................................................... วันท่.ี .........เดอื น...................พ.ศ..............

40 กรณีมีจดุ อ่อนของการควบคุมภายใน สามารถปรบั แบบข้างตน้ โดยอธบิ ายเพ่ิมเตมิ ในวรรคสาม ดงั น้ี จากผลการประเมนิ ดังกลา่ วเห็นว่าการควบคมุ ภายในของ (ชือ่ หนว่ ยรับตรวจ) สำหรับ ปสี ิน้ สดุ วันท่.ี ............เดือน..................พ.ศ................เป็นไปตามระบบการควบคุมภายในทก่ี ำหนดไว้ มคี วามเพียงพอและบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในตามทกี่ ลา่ วในวรรคแรก อนึ่ง การควบคมุ ภายในยังคงมจี ุดอ่อนที่มนี ัยสำคัญดงั น้ี 1. .................................................................................................................................................... ........................................................................................................................... ............................................ ........................................................................................................................................ ............................... 2. ..................................................................................................................................................... ............................................................................................................................. .......................................... ....................................................................................................................................................................... คำอธบิ ายรายงานแบบ ปอ.1 1. ชอ่ื รายงาน หนงั สือรบั รองการประเมินผลการควบคุมภายใน 2. ผู้รบั รายงาน ไดแ้ ก่ คณะกรรมการตรวจเงินแผน่ ดนิ ผ้กู ำกับดูแลหน่วยรับตรวจ และคณะกรรมการตรวจสอบ หรอื คณะกรรมการตรวจสอบและประเมนิ ผลภาคราชการ (ถ้าม)ี 3. วรรคแรก - ระบุชอ่ื หน่วยรบั ตรวจและงวดเวลาของการประเมนิ ระบบการควบคุมภายใน - ระบขุ อบเขตของการประเมินการควบคุมภายใน ตามทห่ี น่วยรบั ตรวจกำหนด 4. วรรคสอง - สรปุ ผลการประเมนิ ระบบการควบคุมภายใน ว่าเปน็ ไปตามท่หี นว่ ยรบั ตรวจกำหนด มคี วามเพยี งพอ บรรลวุ ัตถุประสงค์ของการควบคุมภายในหรอื ไม่ 5. ผรู้ ายงาน ได้แก่ หัวหน้าหน่วยรับตรวจ พรอ้ มทัง้ ระบุตำแหน่ง และวันทร่ี ายงาน

41 แบบ ปอ.2 ชอื่ หน่วยรับตรวจ รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ณ วนั ท.ี่ .........เดอื น.....................พ.ศ.................. องคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน ผลการประเมิน / ข้อสรปุ (1) (2) 1. สภาพแวดล้อมการควบคุม 1.1..................................................................... 1.2..................................................................... 2. การประเมินความเสย่ี ง 2.1..................................................................... 2.2..................................................................... 3. กิจกรรมการควบคุม 3.1.................................................................... 3.2.................................................................... 4. สารสนเทศและการสื่อสาร 4.1................................................................... 4.2................................................................... 5. การติดตามประเมินผล 5.1.................................................................. 5.2.................................................................. ผลการประเมนิ โดยรวม ....................................................................................................................................................................... ชอ่ื ผู้รายงาน.................................................... (ช่อื หัวหนา้ หน่วยรับตรวจ) ตำแหน่ง........................................................ วันท.่ี .........เดือน........................พ.ศ.............. คำอธิบายรายงาน แบบ ปอ.2 1. ช่อื หน่วยรบั ตรวจ 2. ชอ่ื รายงาน รายงานผลการประเมินองคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน 3. งวดรายงาน - ระบวุ ันสุดท้ายของรอบระยะเวลาในการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน 4. คอลัมภ์ (1) องค์ประกอบของการควบคุมภายใน - ระบุขอ้ มลู สรปุ การควบคมุ ภายในของแต่ละองค์ประกอบ

42 5. คอลัมภ์ (2) ผลการประเมิน/ข้อสรุป - ระบผุ ลการประเมิน/ข้อสรุปของแต่ละองคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน พร้อมจดุ อ่อน หรือความเส่ยี งที่ยังมีอยู่ 6. สรปุ ผลการประเมนิ โดยรวมขององคป์ ระกอบของการควบคมุ ภายใน 7. ช่ือผ้รู ายงาน ได้แก่ หวั หน้าหน่วยรับตรวจ ผบู้ รหิ ารสูงสดุ หรอื ผรู้ บั ผดิ ชอบในการปฏิบัติราชการหรอื การบรหิ ารของหน่วยรับตรวจ พรอ้ มระบตุ ำแหน่ง และวนั ที่รายงาน แบบ ปอ.3 ช่ือหน่วยรบั ตรวจ รายงานแผนการปรบั ปรงุ การควบคุมภายใน ณ วนั ที.่ .........เดือน....................พ.ศ............ กระบวนการปฏิบตั ิงาน/ ความเสีย่ ง งวด/เวลา การปรับปรงุ กำหนดเสร็จ/ หมายเหตุ โครงการ/กจิ กรรม/ ทม่ี ีอยู่ ทพ่ี บจุดอ่อน การควบคุม ผ้รู บั ผดิ ชอบ ด้านของงานท่ีประเมนิ และวัตถปุ ระสงค์ (2) (3) (4) (5) (6) ของการควบคุม (1) ชือ่ ผู้รายงาน................................................. (ชื่อหวั หน้าหน่วยรบั ตรวจ) ตำแหน่ง.................................................... วนั ท่.ี ..........เดอื น........................พ.ศ......... คำอธิบายรายงาน แบบ ปอ.3 1. ชื่อหน่วยรบั ตรวจ 2. ชื่อรายงาน รายงานแผนการปรับปรงุ การควบคุมภายใน 3. งวดรายงาน - ระบวุ นั สุดท้ายของรอบระยะเวลาของแผนการปรบั ปรุงการควบคุมภายใน 4. คอลัมน์ (1) กระบวนการปฏิบตั งิ าน/โครงการ.....................และวัตถุประสงค์ของการควบคมุ

43 - ระบุวตั ถปุ ระสงค์ของกิจกรรมหรือดา้ นของงานที่กำลังประเมิน ถ้าเป็นกระบวนการ ปฏิบัตงิ านหรือ โครงการ ให้ระบุขั้นตอนหลักท่ีสำคญั ของกระบวนการปฏิบัติงานหรือโครงการน้ัน รวมทั้งวตั ถุประสงค์ของแต่ละ ขนั้ ตอนหลัก ทั้งนี้ หนง่ึ กจิ กรรม/ด้านของงาน ข้ันตอนการปฏบิ ัติงานอาจมีได้หลายวัตถุประสงค์ 5. คอลมั น์ (2) ความเส่ยี งทย่ี ังมอี ยู่ - ระบคุ วามเสยี่ งทีย่ ังมีอยู่ โดยสรุปมาจาก แบบ ปย.2 คอลัมน์ (4) 6. คอลัมน์ (3) งวด/เวลาท่ีพบจุดอ่อน - ระบงุ วด/เวลาท่ีพบหรือทราบความเสี่ยงท่ียงั มีอยู่ ตามที่ระบุในคอลมั น์ (2) 7. คอลัมน์ (4) การปรับปรุงการควบคมุ - ระบุการปรบั ปรงุ การควบคุม เพ่ือปอ้ งกนั หรอื ลดความเสีย่ งที่ยงั มีอยู่ โดยสรุปผลมาจากแบบ ปย.2 คอลมั น์ (5) 8. คอลัมน์ (5) กำหนดเสรจ็ /ผ้รู บั ผดิ ชอบ - ระบุผ้รู บั ผิดชอบในการแกไ้ ขปรับปรงุ และวันที่ดำเนินการปรบั ปรุงแลว้ เสร็จ 9. คอลมั น์ (6) หมายเหตุ - ระบขุ อ้ มูลอน่ื ทต่ี ้องการแจง้ ให้ทราบ เช่น วธิ ดี ำเนนิ การ และเอกสารหลักฐานที่เก่ียวข้อง 10. ช่ือผู้รายงาน ได้แก่ หวั หนา้ หนว่ ยรับตรวจ ผ้บู รหิ ารสงู สดุ หรอื ผ้รู บั ผดิ ชอบในการปฏิบตั ิราชการหรือ ฝ่ายบริหารของหน่วยรับตรวจ พร้อมระบตุ ำแหน่งและวันท่ีรายงาน แบบ ปย.1 ชือ่ ส่วนงานยอ่ ย รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคุมภายใน ณ วนั ท.่ี ..........เดอื น..........................พ.ศ............... องคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน ผลการประเมิน / ข้อสรุป (1) (2) 1. สภาพแวดลอ้ มการควบคุม 1.1......................................................................... 1.2......................................................................... 2. การประเมินความเส่ยี ง 2.1......................................................................... 2.2......................................................................... 3. กิจกรรมการควบคมุ 3.1........................................................................ 3.2........................................................................ 4. สารสนเทศและการสื่อสาร 4.1....................................................................... 4.2....................................................................... 5. การตดิ ตามประเมินผล

44 5.1...................................................................... 5.2...................................................................... ผลการประเมนิ โดยรวม ....................................................................................................................................................................... ช่ือผู้รายงาน....................................................... (ช่ือหัวหนา้ สว่ นงานย่อย) ตำแหน่ง............................................................. วนั ท่ี............เดือน..............................พ.ศ............ คำอธิบายรายงาน แบบ ปย.1 1. ช่อื ส่วนงานย่อย 2. ชื่อรายงาน รายงานผลการประเมินองค์ประกอบของการควบคมุ ภายใน 3. งวดรายงาน - ระบุวนั สุดท้ายของรอบระยะเวลาในการประเมนิ องค์ประกอบของการควบคุมภายใน 4. คอลมั น์ (1) องคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน - ระบุขอ้ มลู สรุปการควบคมุ ภายในของแตล่ ะองคป์ ระกอบ 5. คอลมั น์ (2) ผลการประเมิน/ข้อสรปุ - ระบุผลการประเมนิ /ข้อสรุปของแตล่ ะองค์ประกอบของการควบคุมภายใน พร้อมจดุ อ่อน หรอื ความเส่ียงท่ียังมีอยู่ 6. สรุปผลการประเมนิ โดยรวมขององคป์ ระกอบของการควบคุมภายใน 7. ชือ่ ผู้รายงาน ไดแ้ ก่ หวั หน้าส่วนงานย่อย พร้อมระบุตำแหนง่ และวนั ทร่ี ายงาน

45 แบบ ปย. 2 ชื่อส่วนงานยอ่ ย.................................................... รายงานการประเมินผลและการปรบั ปรุงการควบคุมภายใน สำหรบั ปีส้นิ สุดวนั ท.่ี ............เดอื น.............................พ.ศ................ กระบวนการ การควบคมุ การประเมนิ ผล ความเสยี่ ง การปรบั ปรุง กำหนดเสร็จ/ หมายเหตุ ปฏิบตั งิ าน/ ท่มี อี ยู่ การควบคมุ ทยี่ ังมอี ยู่ การควบคมุ ผูร้ ับผิดชอบ โครงการ/กจิ กรรม/ ดา้ นของงาน (2) (3) (4) (5) (6) (7) ที่ประเมิน และวัตถุประสงคข์ อง การควบคุม (1) ชอ่ื ผูร้ ายงาน.................................................... (ช่ือหัวหน้าส่วนงานยอ่ ย) ตำแหน่ง......................................................... วนั ท่.ี ...........เดือน..........................พ.ศ........... คำอธบิ ายรายงาน แบบ ปย.2 1. ชือ่ สว่ นงานยอ่ ย 2. ช่อื รายงาน รายงานการประเมนิ ผลและการปรับปรงุ การควบคมุ ภายใน 3. งวดรายงาน - ระบุสำหรบั งวดปีสนิ้ สดุ วนั ท่ี 30 เดอื นกนั ยายน พ.ศ. 25..... (กรณรี ายงานตามปีงบประมาณ) หรอื วนั ท่ี 31 เดอื นธันวาคม พ.ศ. 25..... (กรณรี ายงานตามปีปฏิทิน) 4. คอลัมน์ (1) กระบวนการปฏบิ ัตงิ าน/โครงการ....................และวตั ถุประสงค์ของการควบคุม - ระบุวตั ถปุ ระสงค์ของกิจกรรมหรือดา้ นของงานที่กำลังประเมิน ถ้าเป็นกระบวนการ ปฏิบตั งิ านหรอื โครงการ ให้ระบขุ นั้ ตอนที่สำคัญของกระบวนการปฏบิ ตั งิ านหรือโครงการน้ัน รวมทั้งวัตถุประสงค์ ของแต่ละข้ันตอน ท้ังนี้ หนึ่งกิจกรรม/ด้านของงาน/ขั้นตอนการปฏบิ ตั งิ าน อาจมีไดห้ ลายวัตถุประสงค์ 5. คอลัมน์ (2) การควบคุมที่มอี ยู่ - สรปุ ข้นั ตอน/วิธีปฏิบัติงาน/นโยบาย/กฎหมายท่ีใชป้ ฏบิ ัตอิ ยสู่ ำหรบั กจิ กรรมต่างๆ 6. คอลัมน์ (3) การประเมนิ ผลการควบคมุ - ประเมนิ วา่ การควบคุมทมี่ อี ยู่ตามคอลมั น์ (2) เพียงพอและมีประสทิ ธิผลหรือไม่ โดยตอบ

46 คำถามต่อไปน้ี  การกำหนด/สง่ั อย่างเปน็ ทางการ ให้ปฏบิ ตั ิตามการควบคุมหรือไม่  มกี ารปฏิบัติจรงิ ตามการควบคุมหรอื ไม่  ถ้ามีการปฏิบตั จิ ริง การควบคุมชว่ ยใหง้ านสำเร็จตามวตั ถุประสงคท์ ี่กำหนดหรือไม่  ประโยชนท์ ่ีได้รบั คุ้มคา่ กบั ตน้ ทุนของการควบคุมหรอื ไม่ 7. คอลัมน์ (4) ความเสยี่ งทย่ี ังมีอยู่ - ระบคุ วามเสีย่ งท่ียังมีอยทู่ ่ีมีผลกระทบต่อความสำเร็จตามวัตถปุ ระสงคข์ องการควบคุม ด้านใดหนง่ึ หรอื หลายดา้ น คือ  ดา้ นการดำเนิน (Operation) = O  ด้านความถูกต้องเช่อื ถือได้ของรายงานทางการเงิน (Financial Reporting) = F  ด้านการปฏบิ ตั ติ ามกฎหมาย ระเบยี บ ขอ้ บังคับ ฯลฯ (Compliance) = C 8. คอลัมน์ (5) การปรบั ปรุงการควบคมุ - เสนอแนะการปรบั ปรุงควบคุม เพ่ือป้องกนั หรือลดความเสยี่ งตามคอลมั น์ (4) 9. คอลมั น์ (6) กำหนดเสรจ็ /ผรู้ ับผดิ ชอบ - ระบผุ รู้ ับผิดชอบในการแก้ไขปรับปรุง และวันท่ีดำเนินการปรับปรุงแล้วเสรจ็ 10. คอลัมน์ (7) หมายเหตุ - ระบขุ อ้ มลู อ่นื ทีต่ ้องการแจ้งให้ทราบ เชน่ วิธดี ำเนนิ การและเอกสารหลักฐานทเ่ี กี่ยวข้อง 11. ชือ่ ผู้รายงาน ตำแหนง่ และวนั ที่ - ระบชุ อ่ื หัวหนา้ สว่ นงานยอ่ ย ซึง่ รบั ผิดชอบในการจัดทำ พร้อมทั้งตำแหน่ง และลงวันท่ี เดอื น ปี พ.ศ. ที่จดั ทำเสรจ็ สิ้น แบบ ปส. รายงานผลการสอบทานการประเมินผลการควบคุมภายในของผูต้ รวจสอบภายใน (กรณีไมม่ ีข้อตรวจพบหรือข้อสงั เกต) เรียน (หัวหน้าหนว่ ยรับตรวจ / ผูบ้ ริหารสงู สดุ ของหน่วยรับตรวจ) ขา้ พเจา้ ไดส้ อบทานการประเมินผลการควบคมุ ภายในของ..............(ช่อื หน่วยรบั ตรวจ)............. สำหรับปสี ิน้ สุดวันที.่ ...........เดอื น............................พ.ศ..............การสอบทานไดป้ ฏบิ ตั อิ ย่างสมเหตสุ มผล และ ระมัดระวงั อย่างรอบคอบ ผลการสอบทานพบว่า การประเมินผลการควบคุมภายในเป็นไปตามวิธกี าร ทกี่ ำหนด ระบบการควบคุมภายในมคี วามเพยี งพอ และสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ของการควบคมุ ภายใน ชื่อผรู้ ายงาน.............................................................. (ชอ่ื หัวหน้าหนว่ ยงานตรวจสอบภายใน) ตำแหน่ง.................................................................... วนั ท่.ี ..............เดอื น........................พ.ศ....................

47 กรณีทผ่ี ตู้ รวจสอบภายในสอบทานการประเมินผลการควบคมุ ภายในแลว้ มีขอ้ ตรวจพบหรอื ขอ้ สงั เกตท่ีมีนัยสำคัญ ใหร้ ายงานข้อตรวจพบหรือข้อสังเกตที่มีนยั สำคัญต่อท้ายผลการสอบทาน ดังน้ี ข้าพเจา้ ได้สอบทานการประเมินผลการควบคมุ ภายในของ......................(ชอื่ หนว่ ยรับตรวจ).......... สำหรบั ปีสน้ิ สดุ วนั ท่.ี ...........เดอื น..........................พ.ศ............การสอบทานไดป้ ฏบิ ตั ิอย่างสมเหตุสมผล และ ระมัดระวังอยา่ งรอบคอบ ผลการสอบทานพบวา่ การประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในเปน็ ไปตามวิธีการ ทก่ี ำหนด ระบบการควบคมุ ภายในมีความเพยี งพอ และสามารถบรรลวุ ัตถปุ ระสงคข์ องการควบคุมภายใน อยา่ งไร ก็ตามมีขอ้ สงั เกตที่มนี ัยสำคัญ ดังน้ี ......................................................................................... ................................................. ............................. .......................................................................................... ................................................ ............................. ....................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... คำอธิบายรายงาน แบบ ปส. 1. ชอื่ รายงาน รายงานผลการสอบทานการประเมนิ ผลการควบคมุ ภายในของผ้ตู รวจสอบภายใน 2. ผรู้ ับรายงาน ไดแ้ ก่ หวั หน้าหน่วยรับตรวจ ผู้บรหิ ารสูงสดุ หรอื ผ้รู บั ผดิ ชอบในการปฏิบตั ิ ราชการหรือการบริหารของหนว่ ยรบั ตรวจ 3. วรรครายงาน - ระบงุ วดเวลาของการประเมินผลการควบคุมภายใน - ระบขุ อบเขตของการสอบทานการประเมนิ ผลการควบคุมภายใน ว่าได้ปฏิบตั ิอย่างสมเหตสุ มผล และระมดั ระวังอยา่ งรอบคอบ - สรุปผลการสอบทาน 4. ชอื่ ผรู้ ายงาน ไดแ้ ก่ หัวหน้าหน่วยงานตรวจสอบภายใน หรอื ผทู้ ไ่ี ดร้ ับมอบหมายจากหัวหนา้ ส่วนราชการ หัวหน้าหนว่ ยรับตรวจ หรอื ผู้บรหิ ารสูงสุดของหน่วยรบั ตรวจ ใหท้ ำหน้าทตี่ รวจสอบภายใน หมายเหตุ ดูรายละเอียดได้ทางเวบ็ ไซด์ของสำนักงานการตรวจเงนิ แผน่ ดิน www.oag.go.th

48 สารสนเทศดา้ นการจดั ระบบการควบคุมภายในหน่วยงาน โรงเรียน...................................... ปีการศึกษา........................ ที่ รายการ ผลการปฏิบตั ิ 1 แบบ ปอ.1 หนงั สือรบั รองการประเมนิ ผลการควบคุมภายใน ผลประเมนิ การควบคุมภายใน 2 แบบ ปอ.2 รายงานผลการประเมินองคป์ ระกอบของการควบคมุ ของโรงเรียน ภายใน ณ วันที่.........เดอื น......................................พ.ศ. ........... O เป็นไปตามกำหนด 5 องค์ประกอบ คือ สภาพแวดล้อมการควบคุมการประเมิน/ O มีจดุ อ่อนดงั นี้ การประเมนิ ความเส่ยี ง/กจิ กรรมการควบคุม/สารสนเทศและ ..................................................... สอื่ สาร/การตดิ ตามประเมนิ ผล ..................................................... 3 แบบ ปอ.3 รายงานแผนการปรับปรุงการควบคุมภายใน ผลการประเมนิ โดยรวม............... สำหรบั ปีสิน้ สุด ณ วนั ที่........ เดือน.....................พ.ศ. ......... ..................................................... ..................................................... 4 แบบ ปย.1 รายงานผลการประเมิน องคป์ ระกอบการควบคมุ ..................................................... ภายใน ณ วันท.่ี ....... เดอื น.....................พ.ศ. ......... ..................................................... 5 แบบ ปย.1 รายงานผลการประเมินและปรับปรุงการควบคุม ผลการประเมนิ โดยรวม............... ภายใน ณ วันที.่ ....... เดอื น.....................พ.ศ. ......... ..................................................... ..................................................... 6 แบบ ปส. รายงานผลการสอบทานการประเมินผลและควบคมุ ภายในของผ้ตู รวจสอบภายใน (กรณไี ม่มีขอ้ ตรวจพบหรือ ผลการประเมิน............................ ข้อสงั เกต) ..................................................... ..................................................... ผลการปรบั ปรงุ ........................... ..................................................... ..................................................... ผลการสอบทาน มีขอ้ สงั เกต ..................................................... ..................................................... 4. การรับสง่ งานในหน้าท่ีราชการ กฎหมาย ระเบียบ ข้อบงั คับ ประกาศ คำสง่ั ทเี่ กีย่ วข้อง ระเบยี บสำนกั นายกรัฐมนตรี วา่ ดว้ ยการรบั ส่งงานในหนา้ ที่ราชการ พ.ศ. 2524 ผ้ซู ึ่งพน้ จากตำแหน่งส่งมอบงานในหนา้ ทใ่ี นตำแหนง่ ตามกำหนดและตามเอกสาร ดงั นี้ 1) เอกสารการสง่ มอบงานให้ทำเป็นหนงั สือมีข้อความระบุว่า ไดร้ บั ส่งกนั ระหว่างผู้ใดกับผ้ใู ด ในตำแหนง่ ใด วนั เวลาใด โดยมีพยานรับรองอย่างนอ้ ยสองคน 2) เอกสารการรบั สง่ งานในหน้าที่ให้ทำข้ึนเปน็ สามฉบับ โดยให้ผูส้ ่งและผรู้ ับยดึ ถือไว้ฝ่ายละ ฉบบั สว่ นอกี ฉบับหนึ่งใหเ้ กบ็ รักษาไวเ้ ปน็ หลักฐานของทางราชการ

49 ขอ้ 31(8) สำหรบั ข้าราชการซึ่งปฏิบัตงิ านในหน่วยงาน ให้ส่งงานในหนา้ ท่แี ละงานทีไ่ ดร้ บั มอบหมาย ซ่ึงยงั ดำเนนิ การไม่แลว้ เสร็จในขณะที่พน้ จากตำแหนง่ แกห่ ัวหน้าหนว่ ยงาน การสง่ งานตามข้อนใ้ี หท้ ำเป็นหนังสอื และให้เสนอผา่ นผบู้ ังคับบญั ชาตามลำดบั ขนั้ ดว้ ย ขอ้ 32 นอกจากจะได้กำหนดไว้เป็นอยา่ งอ่ืน การสง่ มอบงานตามระเบยี บนี้ ให้อยใู่ นดุลยพนิ จิ ของ ผสู้ ่งและผู้รบั ว่าจะทำหลกั ฐานการสง่ มอบไว้เพียงใด แต่สำหรับงานท่สี ำคญั ดำเนินการไม่แล้วเสร็จ ต้องทำหลักฐาน การสง่ มอบไวเ้ ปน็ หนงั สอื พร้อมทั้งมอบเร่อื งราวและเอกสารที่เกีย่ วข้องแก่ผ้รู ับตำแหนง่ ดว้ ย ข้นั ตอนการดำเนินงานรับส่งในหน้าที่ราชการ 1) ผสู้ ่งมอบงานดำเนนิ การสำรวจเรือ่ งและเอกสารท่ีจะต้องส่งมอบ 2) ผูส้ ่งมอบงานจดั พิมพเ์ อกสารการส่งมอบงาน จำนวน 3 ชดุ และใหพ้ ยานลงนามรบั รอง อยา่ งน้อย 2 คน 3) นำเสนอการสง่ มอบงานในหน้าที่ราชการใหผ้ บู้ งั คบั บญั ชารับทราบ 4) ผู้สง่ มอบงานเกบ็ หลกั ฐานการสง่ มอบงาน 1 ชดุ ผรู้ ับมอบงาน 1 ชุด และเก็บไวเ้ ป็นหลักฐาน ของทางราชการ 1 ชดุ แบบรายงานรับ ส่ง มอบงานในหน้าท่ีราชการ ตำแหน่ง ……………………………………………………………………………….. ผู้ส่งมอบงาน ……………………………………………………………………………….. ผรู้ ับมอบงาน ………………………………………………………………………………. ได้ส่งมอบหมายงานในหน้าที่ ตงั้ แต่วันที่ ..................................................... เวลา ……………..น. เป็นต้นไป จนเสรจ็ เรียบร้อย ตามรายการต่อไปนี้ 1. ………………………………………………….. 2. ………………………………………………….. 3. ………………………………………………….. 4. ………………………………………………….. ผู้สง่ มอบงาน () ผู้รบั มอบงาน () พยาน () พยาน ()

50 4.1 การเงนิ ก. เงินท่ีเบิกตามงบประมาณรายจ่ายไมห่ มด แผนกการเงิน เงนิ เดือน รายการ เงินอ่นื ๆ รวม คา่ ใช้สอย 1. 2. 3. รวม ข. เงนิ ผลประโยชนแ์ ผน่ ดินท่ียงั ไมไ่ ดส้ ง่ คลงั รายการ จำนวน หมายเหตุ บาท สต. 1. 2. 3. รวม ค. เงินเบ็ดเตล็ดและเงินฝาก รายการ ตวั เงินท่มี ีอยู่ รายการใบสำคญั หมายเหตุ ในวนั รบั ส่งงาน ทย่ี งั ไมไ่ ด้ลงบัญชจี ่าย ใบยมื หรอื ใบกู้ 1. เงินโครงการอาหารกลางวัน ฉบับ คิดเปน็ เงนิ ฉบับ คดิ เป็นเงิน 2. 3.