หน่วยที่ 4

การบนั ทึกเอกสารน้นั ตอ้ งเลอื กบนั ทึกเอกสารใหเ้ หมาะ กบั การนาไปใชง้ าน 1. การบนั ทกึ เอกสารใหม่ 2. การบนั ทึกเอกสารแบบสาเนา 3. การบนั ทกึ เอกสาร Word 97-2003

ก า ร เ ปิ ด แ ฟ้ ม เ อ ก ส า ร ส า ม า ร ถ เ ลื อ ก เปิ ดไดโ้ ดยการสรา้ งแฟ้ ม เอกสารใหม่ หรือเลือก เปิ ดจากอุปกรณ์บันทึก ขอ้ มูลเพ่ือนามาปรบั ปรุง แกไ้ ข

เป็ นการตรวจสอบ เ อ ก ส า ร ค ร้ั ง สุ ด ท ้า ย ก่ อ น พิมพว์ ่ามีส่วนใดที่ตอ้ งการ แ ก้ไ ข ห รื อ ไ ม่ ซึ่ ง ก า ร ดู ตวั อยา่ งก่อนพิมพน์ ้ันเลือกดู จากเมนูแฟ้ ม > พมิ พ์

1. เลือกเครื่องมือพิมพท์ ่ีจะสงั ่ พมิ พ์ 2. กาหนดจานวนหนา้ ท่ีจะพิมพ์ 3. กาหนดจานวนชุดสาเนาเอกสาร ที่จะพมิ พ์ 4. คลิกป่ ุม พิมพ์ (Print)

1. เลือกตาแหน่งที่จะจดั วางภาพ 2. คลิกแท็บแทรก 3. คลิกเลือกรูปภาพ 4. เลือกภาพท่ีตอ้ งการ 5. คลิกป่ ุมแทรก

วิธีการแทรกเลขหนา้ ใน เอกสาร หากเอกสารท่ีจะ แทรกเลขหนา้ เป็ นเอกสารท่ีมี ส่วนแรกเป็ นหน้าในแนวต้ัง และส่วนที่สองเป็ นหน้าใน แนวนอน จะตอ้ งมีการต้ังค่า จากในหวั ขอ้ Section Breaks

การตั้งแท็บโดยใช้ Ribbon ก า ร ต้ัง แ ท็ บ โ ด ย ใ ช้ Ribbon เป็ นการต้งั แท็บโดย ใ ช้ก ล่อ ง โ ต้ตอ บ แ ท็ บ ซ่ึ ง สามารถต้งั แท็บไดห้ ลายชนิด และหลายแท็บพรอ้ มกนั และ มีความแม่นยาและละเอียด

คื อ ก า ร จั ด รู ป แ บ บ องคป์ ระกอบตา่ งๆ ที่เก่ียวขอ้ ง กับเอกสาร เช่น การต้ังค่า หนา้ กระดาษ การใส่สีขอ้ ความ ขอบกระดาษ แนวการจัดวาง ตลอดจนการจัดรูปแบบหน้า เอกสารให้สวยงามดว้ ยสีสัน และเสน้ ขอบ

การปรับแต่งแบบอักษร ชนิดแบบตวั อกั ษรสามารถแบ่งไดเ้ ป็ นแบบอกั ษรสากล ท่ีถูกนามาใชก้ ันอย่างแพร่หลายและมีแบบอกั ษรท่ีถูกปรบั ไว้ ใชก้ บั ภาษาในแตล่ ะประเทศ

การกาหนดขนาดของตัวอักษร ขนาดของตวั อกั ษรจะมีหน่วยวดั เป็ น “พอยต”์ ใชต้ วั ยอ่ ว่า “pt” (1 พอยตเ์ ท่ากบั 1/72 น้ ิว)

การเลือกลักษณะของแบบตัวอักษร สามารถเปล่ียนลกั ษณะของขอ้ ความใหเ้ ป็ นตวั หนา ตวั เอียง หรือขีดเสน้ ใตก้ ็ได้ ซึ่งสามารถเปลี่ยนไดโ้ ดยคลิกป่ ุม ลกั ษณะของแบบตวั อกั ษรในแถบเคร่ืองมือ

การตกแต่งข้อความด้วยสี หากต้องการให้ข้อความและพ้ ืนหลังท่ีพิมพ์มีสีอื่น เพ่อื ใหด้ แู ปลกและน่าสนใจมากยง่ิ ข้ ึน สามารถทาไดด้ งั น้ ี 1. เลือกขอ้ ความที่ตอ้ งการเปลี่ยนสี 2. เลอื กสีอกั ษรท่ีตอ้ งการ 3. สีอกั ษรจะเปล่ยี นตามสที ่ีตอ้ งการ

การตีกรอบข้อความ การเนน้ ขอ้ ความหรือการกาหนดหวั ขอ้ ต่าง ๆ การเนน้ หวั ขอ้ มีดว้ ยกนั หลายวิธี เช่นการขีดเสน้ ใต้ การทาตวั หนา การ ทาตวั เอียงแตว่ ิธีหน่ึงทน่ี ิยมมากคือ การตกี รอบขอ้ ความ

การแทรกอักขระและสัญลักษณ์พเิ ศษ นอกเหนือจากอักษรปกติทัว่ ไป ยังสามารถแทรก สัญลักษณพ์ ิเศษลงไปในเอกสารได้ เช่น สัญลักษณถ์ ูก หรือ ซองจดหมาย

การแทรกข้อความศิลป์ โปรแกรมอักษรศิลป์ เป็ นรูปแบบอักษรสาเร็จรูปท่ีถูก ออกแบบมามีหลายรูปแบบใหเ้ ลือกใชง้ าน

การกาหนดคอลัมน์ (Column) ใหก้ บั เอกสารจะใช้ ใ น ก ร ณี ท่ี ต้อ ง ก า ร ส ร้า ง เอกสารในการนาเสนอใน รูปแบบต่างๆ เช่น การทา แผน่ พบั โบชวั ร์ เป็ นตน้

การพิมพห์ นังสือราชการ น้ั น จ ะ ไ ม่ เ ห มื อ น กั บ ก า ร พิ ม พ์ หนังสือทวั ่ ไป หนังสือราชการจะ มีแบบฟอร์มต่างๆ ตามหัวข้อ เรื่องซึ่งมีความแตกต่างกันตาม การนาไปใชง้ านดา้ นตา่ งๆ

1. การสรา้ งเอกสาร หรือหนังสือท่ีใชเ้ ป็ นเอกสาร หลัก แต่ใหเ้ วน้ ชื่อหรือที่อยู่ ของผูร้ ับไว้ แลว้ ให้ทาการ บนั ทกึ เอกสารหลกั ไว้

2. การเตรียมรายช่ือผูร้ ับ (Data Source) หรือ แหล่งขอ้ มูลท่ีจะนามาเป็ นแฟ้ มท่ีจะผสานเขา้ ไปในเอกสาร หลกั