บท-5

หนว่ ยที่ 5 การจัดเอกสารและการนา เอกสารมาใช้งาน

5.1 การจัดเรยี งลาดบั ขอ้ มูลในตารางเอกสาร เมื่อสร้างเอกสารขน้ึ มาตามความต้องการเรยี บร้อยแล้ว ผ้ใู ชต้ อ้ งการจัดเรยี ง เอกสารบางส่วนให้เรยี งตามความตอ้ งการ เชน่ การเรียงลาดบั ข้อมลู จากมากไปหาน้อย หรอื จากนอ้ ยไปหามาก ไม่ว่าข้อความทีจ่ ะจดั เรยี งน้ันอยใู่ นรูปของตวั เลข ตัวอักษร กล่มุ ข้อความ ขอ้ ความทเ่ี ป็นคอลัมน์ โดยมขี ั้นตอนในการจัดเรียงลาดับดังนี้

รปู ท่ี 5.1 กาหนดขอบเขตของขอ้ มลู ท่ตี ้องการจดั เรยี งลาดบั

5.1.1 การเรยี งลาดับข้อมลู ดว้ ยแถบเคร่ืองมอื 1. เลอื ก Layout 2. เลือก ขอ้ มูลในตารางท่จี ะจดั เรียงใหม่ โดยจดั เรยี งข้อมูลตามคาส่งั ท่ี เลอื กจากแถบเครอ่ื งมอื

รปู ท่ี 5.2 ตารางข้อมลู จดั เรียงลาดบั

5.1.2 การเรียงลาดบั ข้อมูลด้วยเมนคู าส่ัง 1. เลือกข้อมูลในตารางทีต่ ้องการจดั เรียงข้อมลู 2. เลอื กเมนู Table 3. เลือก Sort ปรากฏหน้าตา่ งการจัดเรยี งขอ้ มลู

มีรายละเอยี ดดังนี้ Sort by การกาหนดเงอ่ื นไขแรกสาหรบั การจดั เรยี งข้อมูล Type การกาหนดประเภทของขอ้ มลู หลกั ท่ีเลือกให้ทาการจัดเรียง Ascending การกาหนดใหท้ าการจดั เรยี งแบบจากน้อยไปหามาก Descending การกาหนดให้ทาการจัดเรียงแบบจากมากไปหานอ้ ย

มีรายละเอียดดังน้ี (ต่อ) Then By 1 กาหนดเงือ่ นไขทส่ี องสาหรับการจดั เรยี งข้อมลู หากมขี ้อมูลตามเงื่อนไขแรกซา้ กนั Than By 2 กาหนดเง่ือนไขทส่ี ามสาหรบั การจดั เรยี งข้อมลู หากมี ขอ้ มลู ตามเง่อื นไขแรกและข้อมลู ทีส่ องซ้ากนั My List Has กาหนดลักษณะของรายการท่จี ะทาการจัดเรียงขอ้ มูล

มรี ายละเอยี ดดังนี้ (ต่อ) 1 Header Row กาหนดรายการท่จี ะจดั เรียงนม้ี สี ว่ นทเ่ี ปน็ หวั แถวอยู่ดว้ ย No Header Rowกาหนดรายการที่จะจดั เรยี งนี้ไมม่ สี ่วนท่เี ป็นหัวแถว Options กาหนดรายละเอยี ดอ่นื ๆ ของการจดั เรียงลาดับข้อมลู

5.2 การแทรกเลขหน้า หวั / ทา้ ยกระดาษ 5.2.1 ข้นั ตอนการใสเลขหน้าเอกสาร 1. เลือกเมนู Insert 2. เลอื ก Page Number

3. ปรากฏหนา้ จอสาหรับการกาหนด การใสเ่ ลขหน้าให้กับเอกสารที่กาลงั ทางาน (ก) Number Format รูปแบบลาดับของตัวเลขท่ีจะใชแ้ สดงเป็นเลขหนา้ (ข) Include Chapter Number รวมหมายเลขของบท (ค) Page Numbering การให้หมายเลขหนา้ กาหนด (ง) Continue From Previous Section ต่อเนอื่ งจากสว่ นกอ่ นหนา้ (จ) Start At เรมิ่ ท่ี โดยเริม่ นับเลขหน้าจากเลขหน้าทก่ี าหนด



5.2.2 การใส่ขอ้ ความหัวกระดาษและทา้ ยกระดาษให้กบั เอกสาร การใสข่ ้อความหัวกระดาษและท้ายกระดาษในลกั ษณะทีเ่ ปน็ การแสดง หรือ พมิ พข์ ้อความทซี่ ้าๆ กันทกุ หน้า โปรแกรมจะมีเคร่ืองมืออานวยความสะดวกให้ โดยผ้ใู ชไ้ ม่ต้องทาการพิมพข์ อ้ ความนนั้ ซา้ ๆ

5.2.3 ข้ันตอนการใสข่ ้อความท่ีหัวกระดาษและท้ายกระดาษเอกสาร 1. เลือกเมนู Insert 2. เลอื ก Header, Footer 3. หนา้ จอปรากฏขอบเส้นประอยทู่ ี่สว่ นบนและสว่ นล่างของหนา้ กระดาษ

4. ป้อนขอ้ ความท่จี ะกาหนดเปน็ หวั กระดาษและท้ายกระดาษของเอกสาร 5. เมือ่ กาหนดเรยี บรอ้ ยแล้ว คลกิ เลือก Close เพอื่ เลกิ ใชง้ านแถบเครอื่ งมอื

5.2.4 การต้งั คา่ หนา้ กระดาษ Page Setup 1. ต้งั คา่ หนา้ กระดาษโดยเลือก Page Layout หนา้ จอจะปรากฏ ดงั น้ี

(1) แถบ Margins > Custom Margin ต้งั ระยะกน้ั หนา้ – กั้นหลงั - Top ระยะห่างจากขอบบนกระดาษ - Bottom ระยะหา่ งจากขอบลา่ งกระดาษ - Left ระยะกั้นหนา้ - Right ระยะกั้นหลัง - Orientation การวางแนวกระดาษ

(2) แถบ Paper เลอื กขนาดกระดาษทตี่ อ้ งการ ประกอบดว้ ย - Paper size ขนาดกระดาษทีใ่ ช้ - Default ตั้งเปน็ ค่าเริ่มตน้ (3) เลือก OK

หนา้ ตา่ งกาหนดต้งั ระยะและขนาดกระดาษ

5.3 การสรา้ งจดหมายเวยี นและซองจดหมาย การพมิ พจ์ ดหมายเวยี น (Mail Merge) เปน็ การพิมพจ์ ดหมายที่ ขอ้ ความเหมอื นกนั และส่งถึงผ้รู บั หลายๆคน ทาให้การทางานสะดวกและ รวดเร็วขึ้น การพิมพ์จดหมายเวยี นตอ้ งทาเอกสาร 2 แฟม้ แฟม้ ท่ี 1 แฟม้ เอกสารหลกั ซง่ึ ใชเ้ กบ็ ตัวจดหมาย แฟม้ ท่ี 2 แฟม้ ทเ่ี กบ็ ขอ้ มูลหรือรายละเอยี ดของผรู้ ับจดหมาย

5.3.1 ขั้นตอนการสร้างจดหมายเวยี น 1. สรา้ งตารางเพอ่ื กรอกรายชือ่ และรายละเอยี ดของผรู้ บั 1. เลอื ก Table 2. เลือก Insert Table 3. ป้อนขอ้ มูลลูกคาตามรายละเอยี ด 4. เกบ็ แฟ้มข้อมูลช่ือ Address

2. พมิ พ์ขอ้ ความจดหมายโดยไม่ใสช่ อ่ื ผู้รบั 1. เลอื กเมนู File เพอ่ื เปดิ แฟ้มขอ้ มลู ใหม่ 2. เลอื ก New 3. พมิ พ์ขอ้ ความจดหมาย 4. จดั เกบ็ แฟ้มข้อมลู ชอ่ื Letter



3. ส่งั ให้พิมพจ์ ดหมาย เปดิ แฟ้มข้อมลู Letter 1. เลือก Maillings 2. เลือก Star Mail Merge 3. เลอื ก Step by Step Mail Merge Wizard 4. เลอื กชนิดจดหมาย Letters 5. เลือกเร่ิมจดหมาย 6. เลอื กใช้เอกสารปจั จุบัน 7. เลือกผรู้ ับ 8. เลอื กใช้รายการท่มี ีอยู่ 9. เขยี นจดหมาย write your letter 10. ดงึ เอกสารทเ่ี กบ็ ข้อมลู ผู้รบั File Name : Address

โปรแกรมจะรบั ทราบถงึ ความสัมพนั ธร์ ะหวา่ งไฟล์ขอ้ มูลทงั้ สอง เพอ่ื ให้ กาหนดตาแหนง่ การวางชอ่ื และรายละเอยี ดต่างๆของผรู้ บั 1. วางเคอรเ์ ซอร์ ณ ตาแหน่งทต่ี อ้ งการ 2. เลอื ก Maillings 3. เลอื ก Insert Merge Field 4. เลอื ก Show Mail Merge Toolbar 5. เลอื ก Insert Merge Field วางเคอร์เซอร์ หลงั คาว่า “คุณ” เลอื ก “Name” 6. วางเคอร์เซอร์ หลงั คาวา่ “จงั หวัด” เลือก “Country” และหลงั คาว่า “เวลา” เลือก “Time” ตามลาดับ

7. เลือก Insert 8. เลือก Close เพ่อื ออกจากการทางาน

ตวั อยา่ งจดหมายเวยี น

5.3.2 การพมิ พซ์ องจดหมาย (Envelopes) โปรแกรม Microsoft Word ได้จัดเตรียมการ สร้างรูปแบบของจดหมายไว้ โดยอาศัยการสร้าง เอกสารใหม่จากแม่แบบสาเร็จรูป ซ่ึงผู้ใช้ สามารถซองจดหมายทีละ 1 ซองหรือหลายซอง โดยอาศยั การดึงข้อมลู จากสมดุ รายชอ่ื

ขน้ั ตอนการพมิ พซ์ องจดหมาย 1. เลอื กเมนู Start Mail Merge 2. เลือก Envelopes 3. เลือก Envelope Option เพอื่ เลอื กแบบซองจดหมายตามต้องการ 4. ในส่วนของ Delivery address พมิ พ์ชื่อ-ทอี่ ยผู่ ู้รบั 5. ในส่วน Return address พิมพ์ช่ือ-ทอี่ ยผู่ ู้สง่ 6. เลอื กปมุ่ Print เพื่อสัง่ พิมพอ์ อกทางเครือ่ งพมิ พ์

5.4 การพมิ พเ์ อกสารออกทางเครอื่ งพมิ พ์ เมื่อสรา้ งหรือตกแต่งเอกสารเรยี บร้อยแลว้ ละตอ้ งการพมิ พเ์ อกสารออกทาง เครื่องพิมพ์สามารถกาหนดลกั ษณะของการพมิ พ์ 5.4.1 เลอื ก เมนู File > Print

หนา้ ต่างกาหนดรายละเอียดของเอกสารท่จี ะพมิ พ์

5.4.2 กาหนดรายละเอียดในการพิมพ์ 5.4.3 เลือก Print เพ่ือพมิ พ์เอกสารตามท่ตี ้องการ

จบการนาเสนอ