คู่มือmath1

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual เคร่ืองมอื อานวยความสะดวก Service by Vision Net Co., Ltd. Page 101 of 148

E-Document Windows Application User Manual การปรับแต่งการใช้งานของโปรแกรม E-Document for windows  เรียกโปรแกรมนีโ้ ดยการไปยงั เมนหู ลกั ด้านบน > เคร่ืองมือ > ตวั เลือก ดงั ภาพตวั อยา่ ง user manual  ตัวเลือก > เครือข่าย ดงั ภาพ ซง่ึ หากมีมากกวา่ 1 ให้เลือกเครือขา่ ยท่ีต้องการ แตโ่ ดยสว่ นมากระบบ จะตงั้ เครือข่ายที่ใช้งานไว้อยู่แล้ว ผ้ใู ช้จงึ ไมต่ ้องกาหนดตรงสว่ นนี ้  ตวั เลือก > การแสดงผล ซง่ึ ผ้ใู ช้สามารถกาหนดได้วา่ เม่ือมีเอกสารใหมเ่ ข้ามาต้องการให้แสดง รายการล่าสดุ ในหน้าแรกของโปรแกรมจานวนกี่รายการ โดยสามารถตงั้ ให้แสดงผลได้สงู สดุ ถงึ 250 รายการ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 102 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual และผ้ใู ช้สามารถเลือกรูปแบบการแสดงผลได้ โดยเลือก แบบ กรอบเล่ือนลง หรือ เปิ ดหน้าตา่ งใหม่ แล้วกดป่ มุ ระบบจะทาการบนั ทกึ ข้อมลู ตามที่ผ้ใู ช้ตงั้ ไว้  ตวั เลือก > การแจ้งเตือน โดยระยะเวลาการแจ้งเตือนนนั้ สามารถระบไุ ด้และสามารถยกเลิกการแจ้ง เตือนได้ โดยผ้ใู ช้สามารถตงั้ แจ้งเตอื น Service by Vision Net Co., Ltd. Page 103 of 148

E-Document Windows Application User Manual เมื่อมีเอกสารเข้าใหม่ ได้สงู สดุ 60 นาที หรือจะไมต่ งั้ แจ้งเตือนก็สามารถทาได้ E-Document for windows o สว่ นที่เป็นเสียงแจ้งเตอื น ระบบจะตงั้ คา่ ให้ใช้เสียงจากระบบ แตห่ ากผ้ใู ช้มีไฟล์เสียงก็ user manual สามารถนาเข้ามาเพ่ือใช้แจ้งเตือนเมื่อมีเอกสารใหมเ่ ข้ามาได้ o สง่ จดหมายเตือนมายงั ท่ีอยทู่ ่ีระบขุ ้างลา่ ง โดยผ้ใู ช้งานสามารถสง่ จมหมายแจ้งเตอื นมายงั ที่อยทู่ ี่ผ้ใู ช้ต้องการให้สง่ ไปหา โดยทงั้ นีต้ ้องได้รับการอนมุ ตั จิ ากทางมหาวิทยาลยั ด้วยวา่ สามารถสง่ เมล์แจ้งเตือนไปยงั เมล์อ่ืนๆ ที่นอกเหนือจากการใช้งานเครือขา่ ยภายในองค์กร หรือไม่ แตร่ ะบบการแจ้งเตอื นจะทางานเมื่อเปิ ดโปรแกรมนีไ้ ว้เท่านนั้ ดงั นนั้ ถ้าต้องการให้โปรแกรมนีแ้ จ้ง เตอื นทกุ ครัง้ ที่มีเอกสารเข้า สามารถทาได้โดยเปิ ดโปรแกรมนีเ้ม่ือเริ่มใช้งานคอมพวิ เตอร์ เม่ือโปรแกรมนีถ้ กู ย่อ ลง โปรแกรมจะกลายเป็น Tray icon แตผ่ ้ใู ช้ยงั สามารถใช้โปรแกรมได้โดยการ Double click ท่ี icon ของ โปรแกรม ดงั ภาพ  ตัวเลือก > สแกนเนอร์ วิธีการสแกนเอกสาร ให้ผ้ใู ช้เลือกกาหนดวา่ เคร่ืองสแกนท่ีตอ่ อยู่ เป็นเครื่อง สแกนรุ่นใด เพ่ือความสอดคล้องในการใช้โปรแกรมระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เม่ือเลือกแล้วกดป่ มุ ระบบจะทาการบนั ทกึ ข้อมลู ตามที่ผ้ใู ช้ตงั้ ไว้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 104 of 148

E-Document Windows Application User Manual  ตัวเลือก > ความปลอดภัย ระบบสามารถตงั้ ล็อกหน้าจอ เมื่อผ้ใู ช้ไมไ่ ด้มีการใช้งานโปรแกรมเป็น E-Document for windows ระยะเวลาสงู สดุ ได้ถึง 60 นาที user manual เม่ือเลือกแล้วกดป่ มุ ระบบจะทาการบนั ทกึ ข้อมลู ตามที่ผ้ใู ช้ตงั้ ไว้  ตวั เลือก > ลายเซ็น ในกรณีท่ีทางสถาบนั เหน็ ควรให้เอกสารสารบรรณอิเล็กทรอนกิ ส์ สามารถแนบ ลายเซ็น เป็ นไฟล์ได้ ผ้ใู ช้สามารถสแกนลายเซ็นเพ่ือนามาใช้ในโปรแกรมได้ เมื่อเลือกแล้วกดป่ มุ ระบบจะทาการบนั ทกึ ข้อมลู ตามที่ผ้ใู ช้ตงั้ ไว้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 105 of 148

E-Document Windows Application User Manual  ตวั เลือก > ขัน้ สูง ซงึ่ ผ้ใู ช้สามารถเลือกรายการอนญุ าตให้หนว่ ยงานอื่นๆ ทาการค้นหาเอกสาร ทกุ E-Document for windows ครัง้ ที่สร้าง / รับเอกสารอตั โนมตั ิ ได้ user manual โดยทาเครื่องหมาย ในชอ่ ง เลือกรายการอนญุ าตให้หนว่ ยงานอ่ืนๆ ทาการค้นหาเอกสาร ทกุ ครัง้ ท่ีสร้าง / รับเอกสารอตั โนมตั ิ แล้วกด ระบบจะบนั ทกึ ข้อมลู ตามท่ีผ้ใู ช้ตงั้ ไว้ สมุดรายช่ือ โดยเลือกที่ เครื่องมือ > สมดุ รายช่ือ จะปรากฎสมดุ รายช่ือ ดงั ภาพด้านลา่ ง Page 106 of 148 Service by Vision Net Co., Ltd.

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  เลือกสมดุ รายช่ือใน > ชอ่ งสมดุ รายช่ือของ ซง่ึ ในส่วนนีจ้ ะมีผลในกรณีท่ีผ้ใู ช้งานได้ทาการสร้างกลมุ่ ปลายทางผ้รู ับ เอาไว้ใช้งานเป็นการสว่ นตวั หากเลือกสมดุ รายช่ือท่ีไมถ่ กู ต้องก็จะไมแ่ สดงรายการกลมุ่ ดงั กลา่ วที่ได้สร้างเอาไว้ โดยปกตจิ ะมี 1 รายการ คอื สมดุ รายชื่อสว่ นตวั ของบคุ คล คณุ สามารถท่ีจะ สร้างและบนั ทกึ ปลายทางหรือกลมุ่ ปลายทางท่ีผ้ใู ช้สง่ ถงึ บอ่ ยๆ โดยรายช่ือท่ีอยใู่ นสมดุ รายช่ือของผ้ใู ช้ จะไมส่ ามารถดหู รือใช้งานได้โดยบคุ คลอื่น และในกรณีที่คณุ มีรายการใน “สมดุ รายชื่อของ” มากกว่า 1 รายการ รายการท่ีเพ่ิมขนึ ้ นนั้ คือสมดุ รายชื่อของหนว่ ยงานที่ผ้ใู ช้รับผิดชอบ ผ้ใู ช้สามารถจดั การสมดุ รายช่ือของหนว่ ยงานได้ โดยการเลือกสมดุ รายการของหนว่ ยงานในชอ่ งเลือก สมดุ รายชื่อของ หนว่ ยงานจะมีประโยชน์อยา่ งมาก ในกรณีท่ีหนว่ ยงานของคณุ ต้องการท่ีจะจดั ทารายช่ือและกลมุ่ ให้ เป็นมาตรฐานเดียวกนั ทงั้ หนว่ ยงาน เพราะสมดุ รายช่ือหนว่ ยงานสามารถอนญุ าตให้บคุ คลใน หนว่ ยงานเข้าใช้งานได้ ทกุ คนก็จะมีรายช่ือกลมุ่ เหมือนกนั ถ้ามีการแก้ไขก็จะแก้ไขท่ีจดุ เดียว ทกุ ๆคนก็ เห็นความเปลี่ยนแปลง ในสว่ นบนนีย้ งั รวมไปถงึ การกาหนดเง่ือนไขในการค้นหารายช่ือที่ต้องการ (จะ อธิบายในสว่ นตอ่ ไป) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 107 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  เลือกกลมุ่ รายช่ือในกรอบทางซ้ายมือ มีกลมุ่ พืน้ ฐานที่ระบบจดั เตรียมเอาไว้คอื o รายชื่อทงั้ หมด ในกลมุ่ นีจ้ ะรวบรวมรายช่ือทงั้ หมดท่ีมี จากทกุ ๆกลมุ่ ในสมดุ รายช่ือของผ้ใู ช้ท่ี ถกู สร้างขนึ ้ มาแสดงร่วมกนั กลมุ่ นีจ้ ะชว่ ยในการค้นหารายชื่อทงั้ หมดที่มีอยใู่ นระบบ (จะ กลา่ วถงึ ในสว่ นถดั ไป) o กลมุ่ สง่ ตอ่ เอกสาร กลมุ่ นีจ้ ะชว่ ยอานวยความสะดวกในกรณีที่จาเป็นจะต้องมีการสง่ เอกสาร ตอ่ ไปยงั หลายๆปลายทางผ้รู ับและเป็นปลายทางผ้รู ับกลมุ่ เดยี วกนั หรือชว่ ยในการกระจาย เอกสาร กลมุ่ นีจ้ ะทาหน้าที่จดั เก็บรายชื่อบคุ คลหรือหนว่ ยงานท่ีมกั จะใช้ในการกระจาย เอกสารออกไป o รายชื่อลา่ สดุ คือกลมุ่ ท่ีผ้ใู ช้งานสง่ เอกสารไปให้ลา่ สดุ o กลมุ่ โดยภายในกลมุ่ นีจ้ ะมี Folder กลมุ่ ยอ่ ย เชน่ รายช่ือท่ีใช้ประจา หรือกลมุ่ อ่ืนๆ แล้วแตท่ ่ี ผ้ใู ช้จะกาหนด โดยจะชว่ ยอานวยความสะดวกแก่ผ้ใู ช้ ในกรณีที่มีปลายทางผ้รู ับใดๆ ท่ีมี การใช้งานบอ่ ยครัง้ ผ้ใู ช้สามารถเพิม่ รายช่ือปลายทางผ้รู ับนนั้ เข้าในกลมุ่ นีไ้ ด้ เพื่อลดขนั้ ตอน ในการค้นหาปลายทางผ้รู ับได้ o ถงั ขยะ ในกรณีท่ีต้องการลบรายช่ือบคุ คลหรือกลมุ่ ใดๆ สามารถทาได้โดยคลิก้ ท่ีรายการที่ ต้องการลบแล้วลากมาใสไ่ ว้ที่ถงั ขยะ ผ้ใู ช้สามารถเพมิ่ กลมุ่ ได้โดยการกดป่ มุ หรือลบกลมุ่ ได้ (โดยจะไมส่ ามารถลบกลมุ่ ที่ระบบจดั เตรียมให้ได้) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 108 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual o สามารถสร้างกลมุ่ เพม่ิ เตมิ ได้โดยการกดที่ป่ มุ โปรแกรมจะแสดงหน้าตา่ งขนึ ้ มา ให้ผ้ใู ช้กรอกช่ือกลมุ่ ใหมท่ ่ีต้องการสร้าง แล้วกดที่ป่ มุ ระบบจะทาการเพ่มิ กลมุ่ รายช่ือที่สร้างเข้าสู่ กลมุ่ ดงั ภาพ ตวั อยา่ ง ดงั ตวั อยา่ ง จะมีรายชื่อ กลมุ่ งานสารบรรณ เพ่ิมเข้ามาใน กลมุ่ รายช่ือ o หรือต้องการลบกลมุ่ รายชื่อที่สร้างขนึ ้ ก็สามารถทาได้โดยการคลิกท่ีกลมุ่ รายช่ือที่ต้องการ แล้วลากมาวางที่ “ถงั ขยะ” Service by Vision Net Co., Ltd. Page 109 of 148

E-Document Windows Application User Manual o เม่ือเลือกกลมุ่ รายชื่อในชอ่ ง “รายชื่อทงั้ หมด” ชอ่ ง “รายช่ือทงั้ หมด” (ชอ่ งกลาง) จะแสดง E-Document for windows รายช่ือที่อยภู่ ายใต้กลมุ่ นนั้ ๆ user manual o สามารถเลือกค้นหารายชื่อได้โดยระบชุ ่ือท่ีต้องการค้นหาลงในชอ่ ง o สามารถระบขุ อบเขตในการค้นหาได้ด้วยการคลกิ ที่รูปแว่นขยาย จากนนั้ จงึ เลือกกาหนด ขอบเขตท่ีต้องการค้นหา ดงั ภาพ ค้นหาทงั้ หมด ค้นหาในสงั กดั เดียวกนั ค้นหาในสงั กดั เดยี วกนั และระดบั ต่ากวา่ ดงั ภาพ ตราประทบั เป็นตวั แทนของตราประทบั ออกเลขรับ/สง่ ที่อยใู่ นรูปแบบดจิ ติ อล เพื่อใช้ในการรับสง่ เอกสาร แตไ่ ม่ จาเป็นวา่ ผ้ทู ่ีจะรับหรือสง่ เอกสารจาเป็นต้องมีตราประทบั เพราะโปรแกรมสามารถให้คณุ รับหรือสง่ เอกสารโดย ไมต่ ้องออกเลขรับหรือเลขสง่ ได้  เข้าสหู่ น้าจอการใช้งาน (สร้างและแก้ไข) ได้โดย เมนเู ครื่องมือ > เลขรับ/สง่ เอกสาร Service by Vision Net Co., Ltd. Page 110 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  สามารถที่จะเพ่มิ ตราประทบั โดยการกดป่ มุ เพ่ือเปิดหน้าตา่ ง “Create new running number” Service by Vision Net Co., Ltd. Page 111 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 1. ข้อมลู ทว่ั ไป 1.1 ระบชุ ่ือลงในชอ่ ง สร้างให้กบั วา่ จะสร้างตราประทบั ให้ใคร เหตทุ ่ีต้องเลือกบุคคลเพราะตรา ประทบั ท่ีสร้างขนึ ้ นนั้ จะใช้แยกกนั แตล่ ะหนว่ ยงาน จะไมม่ ีการใช้ปนกนั 2. ประเภท 2.1 เลขรับ ผ้ใู ช้สามารถตงั้ วา่ จะให้หนว่ ยงานหรือบคุ คลอื่นเห็นหมายเลขรับนีห้ รือไม่ กรณีที่สร้าง เลขรับเอกสารเฉพาะหนว่ ยงาน โดยที่มใิ ชห่ นว่ ยงานกลาง ท่ีออกเลขให้กบั ทางองค์กร 2.2 เลขสง่ ผ้ใู ช้สามารถกาหนดวา่ ต้องการสร้างเลขใหมใ่ ห้กบั ทกุ ๆปลายทางหรือไม่ ในกรณีที่สง่ เอกสารเรื่องเดียวให้กบั หลายหนว่ ยงาน Service by Vision Net Co., Ltd. Page 112 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3. การสร้างรหสั E-Document for windows user manual 3.1 ระบปุ ี ท่ี : ใช้สาหรับการสร้างรหสั ในชอ่ ง “ปี ท่ี” 3.2 ระบเุ ลม่ ท่ี : ใช้สาหรับการสร้างรหสั ในชอ่ ง “เลม่ ท่ี” 3.3 ระบขุ นึ ้ เลม่ ใหมเ่ ลขที่ : จานวนเลขสงู สดุ เมื่อถงึ เลขนีแ้ ล้ว เลขใน “เลม่ ท่ี” จะถกู ปรับขนึ ้ หนงึ่ หมายเลข และ ”เลขปัจจบุ นั ” จะถกู ปรับเป็นเลข 1 ถ้าคณุ ไมต่ ้องการให้มีการปรับเลขให้กรอก เป็น “9999999” 3.4 ระบเุ ลขปัจจบุ นั : เลขที่จะถกู ประทบั สเู่ อกสาร และจะปรับขนึ ้ หนง่ึ หมายเลขหลงั จากการ ประทบั 3.5 ระบรุ ูปแบบการสร้างรหสั : โปรแกรมจะใช้รูปแบบในชอ่ งนีใ้ นการประทบั เลขบนเอกสาร ถ้า ชอ่ งนีไ้ มถ่ กู กรอกข้อความใดๆ โปรแกรมจะไมป่ ระทบั เลขใดบนเอกสาร ดงั นนั้ จงึ ต้องกาหนด รูปแบบการสร้างรหสั ให้กบั ตราประทบั (สามารถศกึ ษารูปแบบในการสร้างรหสั ได้ใน ภาคผนวก) 3.6 ทาเคร่ืองหมายถกู ท่ี “ใช้ตวั เลขไทย” ในกรณีท่ีต้องการใช้ตวั เลขไทย 3.7 ทาเคร่ืองหมายถกู ท่ี “ใช้ระบบตงั้ ต้นเลขอตั โนมตั ิ” ในกรณีที่ต้องการใช้งาน (สามารถระบกุ าร ตงั้ ต้นเลขได้อตั โนมตั ิ ได้โดยการระบวุ นั ท่ี) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 113 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.8 ทาเคร่ืองหมายถกู ท่ี ”กาหนดเลขท่ีหนงั สือตาม ปี ท่ี” ในกรณีท่ีต้องการแสดงปี ท่ี ของเลขท่ี E-Document for windows หนงั สือนนั้ user manual มอบและถอนอานาจ เป็นการมอบอานาจให้บคุ คลอื่น สามารถเข้ามากระทาการตา่ งๆแทนได้ จะใช้ในกรณีท่ีมอบอานาจให้ บคุ คลในหน่วยงานเข้ามาจดั การเอกสารของหนว่ ยงาน  เข้าใช้งานได้โดยกดท่ีเมนู เคร่ืองมือ > มอบและถอนอานาจ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 114 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  เลือกผ้มู อบอานาจหรือบทบาทของ (ผ้มู อบ) วา่ ต้องการมอบอานาจของบคุ คลหรือหน่วยงาน (ใน รายการที่คณุ มีสทิ ธิ์)  กดที่ป่ มุ เพื่อมอบอานาจ หรือเลือกผ้รู ับมอบอานาจที่ต้องการเพ่มิ /ถอนอานาจ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 115 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  เลือกท่ีป่ มุ จะขนึ ้ หน้าสมดุ รายช่ือมาให้เลือก ให้ทาการเลือกรายช่ือบคุ คลหรือหนว่ ยงานท่ี ต้องการ  เลือกทาเครื่องหมาย ท่ีหน้าชอ่ งรายการข้างลา่ งเพ่ือมอบอานาจหรือบทบาท หรือทาเครื่องหมาย ที่หน้าช่องรายการข้างลา่ งเพื่อถอนอานาจหรือบทบาท แล้วกดป่ มุ เป็นการเสร็จสิน้ การ มอบอานาจ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 116 of 148

E-Document Windows Application User Manual ส่งเอกสารอัตโนมัติ E-Document for windows  ควบคมุ กฎการสง่ เอกสารแบบ 4 user manual  จะปรากฎหน้าจอดงั ภาพด้านลา่ ง เลือกท่ีชื่อหน่วยงานหรือบคุ คล หากต้องการสง่ เอกสารอตั โนมตั ไิ ป ยงั บคุ คลหรือหนว่ ยงานใด ให้กดที่ป่ มุ  จะขนึ ้ หน้าจอสง่ เอกสารอตั โนมตั ิ Page 117 of 148 Service by Vision Net Co., Ltd.

E-Document Windows Application User Manual .1 ให้ผ้ใู ช้งานทาการเลือกวา่ ต้องการสง่ เอกสารตอ่ เมื่อมีเอกสารเข้ามา หรือมีการส่งเอกสารออก E-Document for windows .2 เง่ือนไข ให้ผ้ใู ช้กาหนด เม่ือสง่ ออกอตั โนมตั มิ ีหรือไมก่ าหนด user manual .3 สง่ ไปที่ ให้กดที่ จะปรากฎสมดุ รายชื่อขนึ ้ มาให้ผ้ใู ช้ทาการเลือกรายชื่อบคุ คลหรือ หนว่ ยงาน .4 ลงนาม / สงั่ การ ให้ระบเุ ป้ าหมายในการสง่ เอกสารวา่ ต้องการให้ผ้รู ับ ลงนาม เลือก “เป้ าหมายเพื่อ” กดป่ มุ ระบเุ ป้ าหมายของการสง่ เอกสาร ถ้าไมร่ ะบจุ ะใช้เป้ าหมายเดียวกบั การสง่ เอกสารเข้าสหู่ น่วยงาน หรือสง่ เอกสารอกจาหนว่ ยงาน .5 จากนนั้ กดท่ีป่ มุ เป็นอนั เสร็จสนิ ้ กระบวนการ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 118 of 148

E-Document Windows Application User Manual การขอ / จองเลขเอกสาร E-Document for windows user manual สาหรับการออกเลขหนงั สือสง่ ออกภายนอก นนั้ สามารถใช้งานจากสว่ นของเคร่ืองมือจองและขอเลขเอกสาร ได้ โดยคลิกท่ีเมนู [เคร่ืองมือ] แล้วเลือกรายการ ดงั รูป สาหรับหน้าการขอ/จองเลขเอกสารนี ้จะเป็นหน้าการจดั การเลขเอกสาร ท่ีทางผ้ใู ช้งานได้รับมอบอานาจใน การดแู ลและใช้งานนนั้ ดงั รูป โดยจะแบง่ การทางานได้ดงั นีค้ อื 1. จองเลขหนังสือ ในกรณีที่เป็นหนว่ ยงานเจ้าของเลขหนงั สือสง่ ออก จะสามารถทาการออกเลข หนงั สือเองได้โดยการจองเลขเอกสาร สาหรับเลขหนงั สือที่บคุ คลหรือหนว่ ยงานเป็ นเจ้าของนนั้ จะแสดงสถานะ ความเป็ นเจ้าของโดยมีรูปแบบการแสดงเป็น รูปแบบ ชื่อบคุ คลหรือหนว่ ยงาน (ช่ือเลม่ ของเลขหนงั สือ) – สถานะเจ้าของ ตัวอย่าง งานการเงิน – ทะเบยี นคมุ หนงั สือสง่ ภายนอก – เจ้าของ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 119 of 148

E-Document Windows Application User Manual 1.1 เข้าสหู่ น้าการจองเอกสารโดย เมนู เครื่องมือ > ขอ/จองเลขเอกสาร E-Document for windows user manual 1.2 สามารถจองเลข โดยกดป่ มุ แล้วระบบจะแสดงหน้าจอขนึ ้ มาให้ผ้ใู ช้งานเลือก เพ่ือใส่ รายละเอียดการจอง 1.2.1 รูปแบบ, เรื่อง, วนั ท่ีจองเอกสาร, เรียน, จาก, หมายเหตุ และในชอ่ งจองให้กบั คอื หากหนว่ ยงานหรือ ตวั บคุ คลไมม่ ีสทิ ธิ์จองเลขแอกสารเองต้องให้หน่วยงานสารบรรณกลางเป็นผ้จู องให้ หนว่ ยงานสาร บรรณกลาง จะต้องทาการเลือกท่ีป่ มุ เพื่อเลือกว่า เลขท่ีจองนนั้ จองให้หนว่ ยงานหรือบคุ คลใด จากนนั้ ใสจ่ านวนการจอง 1.2.2 แล้วกดป่ มุ ระบบจะกลบั มาสหู่ น้าเดมิ ดงั ภาพด้านลา่ ง แตจ่ ะมีรายการเลข เร่ืองที่ทาการ จองเอาไว้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 120 of 148

E-Document Windows Application User Manual 2. ขอเลขหนังสือ ในกรณีท่ีได้รับสทิ ธิ์การขอเลขหนงั สือจากเจ้าของเลขหนงั สือนนั้ ผ้ใู ช้งานสามารถขอ E-Document for windows เลขหนงั สือผา่ นระบบเองได้ สาหรับเลขหนงั สือท่ีบคุ คลหรือหนว่ ยงานได้รับสิทธิ์ในการขอเลขจากเจ้าของเลข user manual นนั้ จะแสดงสถานะความเป็ นการได้รับสทิ ธิ์โดยมีรูปแบบการแสดงเป็น รูปแบบ ชื่อบคุ คลหรือหน่วยงานเจ้าของเลข (ชื่อเลม่ ของเลขหนงั สอื ) – ผ้ไู ด้รับสทิ ธิ์ใช้เลข ตัวอย่าง งานการเงิน – ทะเบียนคมุ หนงั สือสง่ ภายนอก – ขอเลขให้กบั นางสาวเยาวดี ใจดี 2.1 เข้าสหู่ น้าการจองเอกสารโดย เมนู เครื่องมือ > ขอ/จองเลขเอกสาร 2.2 สามารถขอเลข โดยกดป่ มุ แล้วระบบจะแสดงหน้าจอขนึ ้ มาให้ผ้ใู ช้งานเลือก เพ่ือใส่ รายละเอียดการจอง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 121 of 148

E-Document Windows Application User Manual 2.2.1 รูปแบบ, เร่ือง, วนั ท่ีจองเอกสาร, เรียน, จาก, หมายเหตุ และในชอ่ งจองให้กบั คือ หากหนว่ ยงานหรือ E-Document for windows ตวั บคุ คลไมม่ ีสทิ ธิ์จองเลขแอกสารเองต้องให้หน่วยงานสารบรรณกลางเป็นผ้จู องให้ หนว่ ยงานสาร user manual บรรณการจะต้องทาการเลือกท่ีป่ มุ เพ่ือเลือกวา่ เลขที่จองนนั้ จองให้หนว่ ยงานหรือบคุ คลใด เรื่อง อะไร, เรียน ใคร, จาก ใคร 2.2.2 แล้วกดที่ป่ มุ ระบบจะกลบั มาสหู่ น้าเดมิ ดงั ภาพด้านลา่ ง แตจ่ ะมีรายการเลข เรื่องท่ีทา การจองเอาไว้ 3. การนาเลขหนังสือกลับไปใช้งาน สามารถนาเลขหนงั สือไปใช้งานได้ 3 แบบ ดงั นี ้ 3.1 จากการสร้างเอกสารใหม่ ในขนั้ ตอนการสร้างเอกสารสามารถนาเลขหนงั สือที่จองหรือขอไว้มาใช้งานได้ หรือหากมีสิทธิ์ในการ เป็นเจ้าของหรือขอเลขหนงั สือสามารถ จอง/ขอเลขหนงั สือ และนามาใช้ได้ทนั ทีดงั นี ้ 3.1.1. เลือกสร้างเอกสารในนามของบคุ คลหรือหนว่ ยงานที่เป็นเจ้าของเร่ือง และมีสิทธ์ิในการใช้เลข หนงั สือ 3.1.2. คลกิ สร้างเอกสารและเลือกรายการสร้างเอกสาร Page 122 of 148 Service by Vision Net Co., Ltd.

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual Service by Vision Net Co., Ltd. Page 123 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.1.3. กรอกเรื่อง และเนือ้ หา/บทคดั ยอ่ เอกสาร และคลกิ ที่ป่ มุ เพ่ือทาการกรอกเนือ้ หา E-Document for windows งานสารบรรณและใช้เลขหนงั สือ user manual 3.1.4. กรอกเนือ้ หางานสารบรรณตา่ งๆ และทาการใช้เลขหนงั สือได้โดยคลกิ ท่ีป่ มุ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 124 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.1.5. จะแสดงหน้าการใช้เลขเอกสาร E-Document for windows user manual โดยต้องเลือกเลขหนงั สือที่ต้องการใช้งาน 3.1.6. เลือกเลขหนงั สือที่เคยจอง/ขอไว้เพื่อใช้งานได้หรือหากมีสิทธิ์ในการขอ/จองเลขหนงั สือก็ สามารถคลิกที่ เพ่ือจอง/ขอเลขใหมแ่ ละใช้เลขหนงั สือนนั้ ได้ทนั ที และสามารถใช้เลข หนงั สือโดยคลิกท่ี Service by Vision Net Co., Ltd. Page 125 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 3.1.7. เมื่อเลือกใช้เลขหนงั สือที่ต้องการจะกลบั เข้าหน้าสร้างเอกสารเดมิ เพื่อทาการ สามารถท่ีจะ แนบไฟล์เอกสารเข้าสรู่ ะบบและบนั ทกึ รายการหนงั สือสง่ ออกเก็บไว้ได้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 126 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.2 จากการแนบไฟล์เอกสาร E-Document for windows user manual สามารถใช้เลขหนงั สือที่ต้องการโดยการแนบไฟล์เอกสารได้ในหน้าของการจอง/ขอเลขเลขเอกสาร โดยระบบจะสร้างเอกสารเก็บให้อตั โนมตั ิ 3.2.1. คลิกที่เมนู [เคร่ืองมือ] แล้วเลือกรายการ จากนนั้ เลือกรายการเลข หนงั สือที่ต้องการใช้ 3.2.2. คลกิ เลือกเลขหนงั สือท่ีต้องการแนบไฟล์เอกสารให้เป็ นแถบสีนา้ เงิน และคลิกท่ี และเลือกรายการ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 127 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.2.3. จะแสดงหน้าการแนบไฟล์เอกสาร ผ้ใู ช้งานสามารถแนบไฟล์จากเคร่ืองคอมพิวเตอร์หรือ E-Document for windows user manual แสกนเอกสารนนั้ เข้าสรู่ ะบบได้ จากนนั้ คลิกท่ี เพ่ือบนั ทกึ รายการหนงั สือ 3.2.4. เม่ือบนั ทกึ หนงั สือเรียบร้อยจะกลบั สหู่ น้าจอการจอง/ขอเลขเอกสาร และสถานะของเอกสาร จะถกู ปรับเป็น ถกู ใช้งานและมีเอกสารแนบ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 128 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.2.5. รายการเอกสารท่ีมีการแนบไฟล์เอกสารสามารถเปิ ดดเู อกสารท่ีนาไปใช้ได้ทนั ทีโดยคลิกเลือก E-Document for windows user manual รายการ และคลกิ ที่ และเลือกรายการ 3.2.6. จากนนั้ จะแสดงเอกสารที่มีการใช้เลขนนั้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 129 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.3 จากการผูกเอกสารเดมิ ท่ีเคยสร้างไว้ E-Document for windows จะใช้ในกรณีที่มีการสร้างเอกสารและแนบไฟล์เข้าสรู่ ะบบเรียบร้อยก่อนแล้ว แตย่ งั ไมไ่ ด้ใช้เลขหนงั สือ user manual สามารถเลือกรายการหนงั สือท่ีสร้างไว้ผกู กบั เลขหนงั สือท่ีจอง/ขอไว้ได้ ขนั้ ตอนการผกู เอกสารทาได้ดงั นี ้ 3.3.1. คลกิ ท่ีเมนู [เคร่ืองมือ] แล้วเลือกรายการ จากนนั้ เลือกรายการเลข หนงั สือท่ีต้องการใช้ 3.3.2. คลิกเลือกเลขหนงั สือท่ีต้องการแนบไฟล์เอกสารให้เป็ นแถบสีนา้ เงิน และคลิกท่ี และเลือกรายการ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 130 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.3.3. จะแสดงหน้าการค้นหาเอกสาร จากกลอ่ ง Document Box ทาการค้นหาเอกสารและเลือก E-Document for windows รายการท่ีต้องการผกู เอกสาร user manual 3.3.4. จากนนั้ คลกิ ท่ี เพ่ือผกู เอกสารเข้ากบั เลขที่หนงั สือ 4. การกรองข้อมูลเลขหนังสือ ในหน้าการจอง/ขอเลขเอกสาร สามารถที่จะทาการค้นหา เอกสารท่ีออกเลขหนงั สือได้โดยกดที่ป่ มุ 4.1 ระบคุ าค้นหา (โดยค้นหาจากหวั ข้อหรือหมายเหตทุ ี่ระบใุ นขนั้ ตอนของการขอหรือจองเลข) เลือกสถานะ ของเลข กาหนดชว่ งวนั ที่ ที่ต้องการ(เลือกได้จากวนั ที่เอกสารหรือวนั ท่ีสร้าง) จากนนั้ กดป่ มุ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 131 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 5. การยกเลกิ เลข ในการณีท่ีมีการจองเลขไปแล้วไมม่ ีการนาเลขนนั้ ไปใช้ หรือจองผดิ ฯลฯ โดยกด เลือกที่รายการทีต้องการยกเลกิ จากนนั้ กดคลกิ๊ ขวา จะปรากฎหน้าจอดงั ภาพ ให้เลือกที่ ยกเลิกการจองเลข จะปรากฏหน้าตา่ ง “ยกเลกิ การจองเลข” ดงั ภาพด้านล่าง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 132 of 148

E-Document Windows Application User Manual 5.1 เลือกประเภทการยกเลิกเลข เป็นแบบยกเลิกเลข โดยจะเป็นสญั ลกั ษณ์ มีเครื่องหมาย E-Document for windows user manual แสดงให้ทราบ (โดยสามารถนาเลขกลบั มาให้ได้ใหม)่ 5.2 ยกเลกิ เลข โดยอนญุ าตให้มีการจองเลขนีไ้ ด้อีกภายในระยะเวลาที่กาหนด(เลขที่ถกู ยกเลกิ ระบบจะนามาออกให้กบั ผ้ขู อรายใหมภ่ ายใต้กรอบระยะเวลาท่ีกาหนด) แล้วกด จะแสดงกรอบแจ้ง สถานะการยกเลิกเสร็จสมบรู ณ์ให้กด อีกครัง้ เป็นอนั เสร็จสิน้ ขนั้ ตอนการยกเลกิ เลข โดยระบบจะกลบั มาสหู่ น้าจอเดมิ และจะมีสญั ลกั ษณ์เกิดขนึ ้ ที่หน้าตวั เอกสารท่ีจองเลข สงั เกตดุ งั ภาพ ด้านลา่ ง - ยกเลกิ เลข โดยไมม่ ีเงื่อนไข สามารถนาเลขกลบั มาใช้ใหม่ได้ หากเม่ือได้มีการนาเลขกลบั มา ใช้ใหม่ ผ้ขู อเลขรายถดั ไปจะได้เลขนีอ้ ตั โนมตั ิ - ยกเลกิ เลขโดยมีเง่ือนไข โดยอนญุ าตให้มีการจองเลขนีไ้ ด้อีกภายในระหว่าง วนั เวลาที่กาหนด Service by Vision Net Co., Ltd. Page 133 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  สามารถนาเลขท่ียกเลิกแล้วกลบั มาใช้ใหมไ่ ด้ โดยกดที่รายการที่ทาการยกเลิกไปแล้ว จากนนั้ กดคลิก ขวา จะปรากฎหน้าจอดงั ภาพ ให้เลือกที่ นาเลขกลบั มาใช้ใหม่ กรอกรายละเอียดเชน่ เดียวกบั การจองเอกสารให้ครบถ้วนแล้วกด Service by Vision Net Co., Ltd. Page 134 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  กรอกรายละเอียดตา่ งๆให้ครบถ้วนเชน่ เดยี วกบั การจองเลข และระบปุ ระเภทการแทรกซงึ่ เป็นสว่ น สาคญั ที่จะมีสว่ นในการกาหนดวา่ เลขท่ีจะได้จากการแทรกจะออกมาเป็นเลขใด  จากนนั้ จงึ กดป่ มุ ระบบจะทาการแทรกเลขเอกสารให้และแสดงขนึ ้ ในรายการจองเลข เอกสาร  สามารถแก้ไขวนั ที่เอกสารและรูปแบบเลขเอกสารในรายการจองเลขเอกสารได้ โดยการคลกิ ขวาท่ี รายการที่ต้องการแก้ไข เลือกรายการ “แก้ไขเลขและวนั ท่ีเอกสาร Service by Vision Net Co., Ltd. Page 135 of 148

E-Document Windows Application User Manual  ทาการแก้ไขเลขเอกสารหรือวนั ที่เอกสารตามต้องการ (เลขเอกสารที่เป็นเลขหลกั จะไมส่ ามารถแก้ไข E-Document for windows user manual ได้)  จากนนั้ กดป่ มุ ระบบจะทาการแก้ไขรายละเอียดที่ได้ระบไุ ว้และแสดงในรายการเลข เอกสาร การสร้างเอกสารจากหน้าแรก (HOME) อานวยความสะดวกในการสร้างเอกสาร ผ้ใู ช้สามารถสร้างเอกสารในนามบคุ คลหรือหนว่ ยงานท่ีได้รับมอบ อานาจได้จากหน้าแรกของระบบ ดงั ภาพตวั อยา่ ง การรับเอกสารเป็ นชุด อานวยความสะดวกในการรับเอกสาร ในกรณีท่ีหนง่ึ วนั มีเอกสารเข้ามาท่ี “Inbox” ของคณุ มากมาย ทาได้ โดยเลือกท่ีกรอบรายการเอกสาร คณุ สามารถเลือกได้มากกวา่ 1 รายการโดย  ใช้ป่ มุ Shift หรือ Ctrl บนแป้ นพมิ พ์ชว่ ยในการเลือกรายการเอกสารท่ีต้องการรับ  กดท่ีเมนเู พม่ิ เตมิ > [รับเป็ นชดุ …] Service by Vision Net Co., Ltd. Page 136 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  จะเข้าสหู่ น้ารับเอกสารเพื่อทาการรับเอกสาร ให้เลือกรูปแบบในการรับเอกสาร ซงึ่ มีด้วยกนั 3 วธิ ี คือ 1. ไมอ่ อกเลขรับ ในกรณีที่ผ้รู ับไมม่ ีหมายเลขรับ หรือไมจ่ าเป็ นต้องออกเลขรับ 2. ใช้หมายเลขเดมิ จากบคุ คลหรือหน่วยงานก่อนหน้า 3. ออกเลขรับ โดยเลือกจากเลขรับท่ีต้องการใช้ คณุ สามารถปรับเลขตราประทบั ท่ีเลือกโดยกด ป่ มุ จะปรากฎหน้าตา่ งให้คณุ กรอกเลขใหมท่ ่ีต้องการปรับ  จากนนั้ กดป่ มุ เป็นอนั เสร็จสนิ ้ กระบวนการรับเอกสารเป็นชดุ โดยการปรับเลข Service by Vision Net Co., Ltd. Page 137 of 148

E-Document Windows Application User Manual การส่งเอกสารเป็ นชุด E-Document for windows user manual อานวยความสะดวกในการสง่ เอกสาร ในกรณีท่ีต้องการสง่ เอกสารเข้ามาท่ี “Inbox” ของคณุ มากกวา่ หนง่ึ เร่ือง ทาได้โดยเลือกที่กรอบรายการเอกสาร คณุ สามารถเลือกได้มากกวา่ 1 รายการโดย  ใช้ป่ มุ Shift หรือ Ctrl บนแป้ นพิมพ์ชว่ ยในการเลือกรายการเอกสารที่ต้องการรับ  กดท่ีเมนเู พ่ิมเตมิ > [สง่ เป็นชดุ …]  จะเข้าสหู่ น้าจอสมดุ รายช่ือ ดงั ภาพ ผ้ใู ช้งานสามารถเลือกผ้รู ับปลายทาง เข้าสกู่ ระบวนการสง่ เอกสารตามปกติ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 138 of 148

E-Document Windows Application User Manual  เมื่อระบรุ ายละเอียดครบถ้วน พร้อมสง่ แล้ว จงึ กดท่ีป่ มุ E-Document for windows user manual การแสกนเอกสารทนั ที ผ้ใู ช้งานสามารถแสกนเอกสารเข้าสรู่ ะบบทนั ที ในกรณีผ้ใู ช้งานต้องการแนบเอกสารเข้าสรู่ ะบบผา่ น เคร่ืองแสกนเนอร์ที่เชื่อมตอ่ ไว้ โดยกดป่ มุ Scan Now! ในขนั้ ตอนการสร้างเอกสาร ดงั ภาพ การออกเลขและสร้างเอกสารใหม่ทกุ ๆปลายทางท่ีส่ง ในกรณีท่ีผ้ใู ช้งานต้องการสร้างและสง่ เอกสารให้ผ้รู ับปลายทางมากกวา่ หนง่ึ ผ้ใู ช้งานสามารถ กาหนดเลขหนงั สือให้ running ตามลาดบั ของผ้รู ับเอกสารได้ โดยการทาเคร่ืองหมายถกู หน้าข้อความ ออกเลข และสร้างเอกสารใหมท่ กุ ปลายทางท่ีสง่ ดงั ภาพ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 139 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual การค้นหาเอกสาร  คลิกเลือกท่ีกล่องเอกสารที่ต้องการค้นหา (ดตู วั อยา่ งจากภาพประกอบ)  คลกิ ที่รูปแวน่ ขยาย แล้วเลือกกาหนดขอบเขตการค้นหา ในหวั ข้อ “ค้นหาข้อมความในเอกสาร”  กาหนดประเภทการค้นหา (Quick search หรือ Advance search) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 140 of 148

E-Document Windows Application User Manual  เลือกประเภทการกาหนดเงื่อนไขในการค้นหา โดยตา่ งกนั ที่ความสามารถในการเพิม่ เง่ือนไขในการ E-Document for windows ค้นหา มีด้วยกนั สองประเภทคอื user manual  Quick search : เป็นการค้นหาท่ีรวดเร็วและง่าย โดยระบคุ าท่ีต้องการค้นหา ชว่ งวนั ท่ีต้องการ ค้นหาเอกสาร และ Folder ที่ค้นหา  Advance search : เป็นการค้นหาที่มีความละเอียดสงู สามารถระบเุ ง่ือนไขท่ีต้องการค้นหาได้ มากกวา่ การค้นหาทวั่ ไป เชน่ วนั ท่ีเอกสารเข้า, วนั ที่สง่ เอกสาร, หวั เรื่อง, บทคดั ยอ่ , หนว่ ยงานที่ สง่ เอกสารมา, หนว่ ยงานที่รับเอกสาร, ประเภทเอกสาร, ชนั้ ความลบั , เลขรับ-เลขสง่ เป็นต้น สามารถค้นหาคาได้มากกว่า 2 คาได้โดยใช้ AND, OR Service by Vision Net Co., Ltd. Page 141 of 148

E-Document Windows Application User Manual  หรือคณุ สามารถใช้วิธีค้นหาอยา่ งง่ายได้โดยการกรอกคาที่ต้องการค้นหาลงในช่องวา่ ง แล้วกดป่ มุ E-Document for windows Enter บนคีย์บอร์ด ระบบจะทาการแสดงผลจากการค้นหาขนึ ้ ที่รายการเอกสารในกล่องที่คณุ เลือก user manual การสร้ างโฟลเดอร์ ในค้ นหาเอกสาร ผ้ใู ช้งานสามารถสร้างโฟลเดอร์ค้นหาอยา่ งงา่ ยด้วยตนเอง ดงั นี ้  เลือกกลอ่ งเอกสารท่ีต้องการค้นหา (Inbox, Sent box, Document) จากนนั ้ คลกิ ขวาเลือก Advance Search  จากนนั้ กาหนดเง่ือนไขในการค้นหา แล้วกดป่ มุ  ตงั้ ช่ือโฟลเดอร์ค้นหา  ระบบจะทาการสร้างโฟลเดอร์ ภายใต้โฟลเดอร์นนั้ ๆและค้นหาเอกสารตามเง่ือนไขท่ีกาหนดให้ อตั โนมตั ิ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 142 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual ภาคผนวก Service by Vision Net Co., Ltd. Page 143 of 148

E-Document Windows Application User Manual ภาคผนวก ก E-Document for windows user manual คาอธิบายรายการสทิ ธ์ิ สาหรับการมอบสทิ ธ์ิหรือมอบอานาจ รายการสทิ ธ์ิ ความหมาย อา่ นรายการเตือน / Read alert list มีสิทธ์ิในการเข้าส่กู ลอ่ ง Alert box (เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีมอบ จดั การรายการเตือน / Manage alert list สทิ ธิ์ให้ เพ่ือดรู ายการเตือนเทา่ นนั้ ลบรายการเตือน / Delete alert list มีสทิ ธ์ิในการเข้าส่กู ลอ่ ง Alert box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีมอบ รับเอกสาร/ Receive document สทิ ธ์ิให้ โดยสามารถจดั การรายการเตือนได้ เชน่ การ เปิด อา่ นเอกสารเข้าเทา่ นนั้ / Read inbox only การลบรายการเตือน การจดั การโฟลเดอร์ภายใน เป็นต้น มีสทิ ธ์ิในการเข้าสกู่ ลอ่ ง Alert box(เทา่ นนั้ ) เพ่ือเปิ ดอา่ น/ จดั การเอกสารรับ / Manage inbox ลบรายการเตือน ของผ้ทู ี่มอบสทิ ธ์ิให้ มีสทิ ธ์ิในการเข้าถึง Inbox(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ี่มอบสิทธ์ิให้ มีสิทธ์ิรับ E-Mail แจ้งเม่ือมีเอกสารเข้า/ โดยสามารถเปิดอา่ นรายการเอกสาร/สามารถรับเอกสาร Mail alert ได้เทา่ นนั้ มีสทิ ธิ์ในการเข้าถงึ Inbox (เทา่ นนั้ )ของผ้ทู ี่มอบสิทธิ์ให้ แต่ สง่ เอกสาร / Send document การเข้าถึงดงั กลา่ ว ทาได้เพียงเปิดอา่ นรายการเอกสาร เทา่ นนั้ ไมส่ ามารถทาการแก้ไข รับเอกสาร หรือกระทาการ ตา่ งๆกบั รายการเอกสารได้ มีสิทธ์ิในการเข้าถึง Inbox(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีมอบสิทธ์ิให้ โดยมีสทิ ธิ์เตม็ ท่ีในการจดั การรายการเอกสารที่อยภู่ ายใต้ Inbox เชน่ การรับเอกสาร การจดั โฟลเดอร์เอกสาร การ ลบเอกสาร แตไ่ มไ่ ด้รวมถงึ การสง่ เอกสารออก(Reply และ Forward) มีสทิ ธ์ิในการรับ E-mail เม่ือมีเอกสารเข้าส่กู ลอ่ ง Inbox (กรณีนีผ้ ้กู าหนดสิทธ์ิคือผ้ดู แู ลระบบวา่ จะอนญุ าตให้ ผ้ใู ช้งานคนใดสามารถรับ E-Mail แจ้ง เมื่อมีเอกสารเข้า แตท่ งั้ นีร้ ะบบจะต้องเปิ ดสทิ ธ์ิในการใช้งานฟังก์ชน่ั ดงั กลา่ ว เอาไว้ด้วย ) มีสิทธ์ิในการเข้าถึง Sent box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีมอบสิทธ์ิให้ เพ่ือดรู ายการ สง่ เอกสารออกทงั้ หมด Service by Vision Net Co., Ltd. Page 144 of 148

E-Document Windows Application User Manual รายการสิทธ์ิ ความหมาย E-Document for windows จดั การเอกสารออก / Manage Sent box มีสิทธ์ิในการเข้าถงึ Sent box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ี่มอบสิทธิ์ให้ user manual โดยมีสิทธิ์ในการจดั การรายการเอกสารขาออก ภายใน ถอนเอกสารที่สง่ / Revoke sent document กลอ่ งได้ทงั้ หมด สร้างงานสแกนเอกสาร / Create scan job มีสิทธ์ิในการเข้าถึง Sent box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีมอบสิทธิ์ใน จดั การกลอ่ งเอกสารสแกน / Manage กรณีที่เอกสารยงั ไมถ่ กู เปิ ดอา่ น) scan box มีสิทธิ์ในการเข้าถงึ Upload box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ี่มอบ สิทธิ์ให้ โดยสามารถสร้างงานสแกนเอกสารเพิม่ ได้ ลบรายการงานสแกนเอกสาร / Delete มีสทิ ธิ์ในการเข้าถึง Upload box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีมอบ scan job สิทธิ์ให้ โดยสามารถสร้างงานสแกนเอกสาร/จดั การ แก้ไขรายการงานสแกนเอกสาร / Edit scan job รายการสแกนภายใต้กลอ่ งนี ้ สร้างเอกสาร / Create document มีสทิ ธ์ิในการเข้าถึง Upload box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีมอบ สิทธิ์ให้ โดยสามารถเข้าไปทาการลบรายการสแกนได้ แก้ไขเอกสาร / Edit document box มีสทิ ธิ์ในการเข้าถงึ Upload box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ี่มอบ สิทธิ์ให้ โดยสามารถเข้าไปเปิ ดและทาการแก้ไขรายการ อา่ นเอกสารสร้างเทา่ นนั้ / Read document only สแกนได้ มีสิทธ์ิในการเข้าถึง Document box(เทา่ นนั้ )ของผ้ทู ่ีมอบ จดั การเอกสารสร้าง / Manage document สิทธ์ิให้ โดยสามารถเข้าไปทาการสร้างเอกสาร(เทา่ นนั้ ) box แล้วบนั ทกึ เก็บไว้ใน Document box นนั้ ได้ แตไ่ มส่ ามารถ ทาการสง่ เอกสารออก หรือกระทาการอ่ืนๆกบั รายการ เอกสารได้ มีสิทธ์ิในการเข้าถึง Document box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ี่ได้ มอบสทิ ธิ์ให้ โดยสามารถเข้าไปจดั การแก้ไขเนือ้ หาภายใน เอกสาร รวมถงึ การแนบไฟล์เพิ่มเตมิ แตไ่ มส่ ามารถทาการ สง่ เอกสารได้ มีสิทธิ์ในการเข้าถึง Document box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ่ีได้ มอบสทิ ธ์ิให้ แตก่ ารเข้าถงึ ดงั กลา่ ว ทาได้แคเ่ พียงอา่ น รายการเอกสารภายในเท่านนั ้ มีสิทธิ์ในการเข้าถึง Document box(เทา่ นนั้ ) ของผ้ทู ี่ได้ มอบสทิ ธิ์ให้ โดยสามารถเข้าไปจดั การโยกย้ายรายการ เอกสารภายในได้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 145 of 148

E-Document Windows Application User Manual รายการสทิ ธ์ิ ความหมาย E-Document for windows เป็นเจ้าของ / Owner ผ้ทู ่ีได้รับสทิ ธิ์นี ้สามารถกระทาการใดๆก็ได้(ทงั้ หมด) กบั user manual รับสืบทอดอานาจ / Right inheritance เอกสารทงั้ หมดของผ้ทู ี่มอบสิทธิ์ให้ เสมือนเป็นเจ้าของ จดั การและใช้งานสมดุ รายชื่อ / Manage ผ้ทู ่ีได้รับสิทธิ์นี ้จะได้รับการสืบทอดรายการสทิ ธิ์ตา่ งๆ address book จากผ้ทู ่ีมอบสิทธิ์ให้ นน่ั หมายความวา่ หากผ้มู อบสิทธิ์ ได้รับการมอบสิทธ์ิใดๆ จากบคุ คลก่อนหน้า ผ้ทู ี่รับมอบ สิทธิ์ จะสืบทอดรายการสิทธ์ิตา่ งๆเหลา่ นนั้ มาจากผ้มู อบ สิทธ์ิด้วย ผ้ทู ่ีได้รับสทิ ธิ์นีจ้ ะสามารถเข้าไปจดั การและเรียกใช้งาน สมดุ รายช่ือ ของผ้ทู ี่มอบสิทธิ์ได้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 146 of 148

E-Document Windows Application User Manual ภาคผนวก ข E-Document for windows user manual ความหมายของสัญลักษณ์ต่างๆ โดยจะแยกได้เป็นกล่มุ ตา่ ง ๆ ดงั นี ้  แสดงสถานะเอกสาร หมายถงึ เอกสารเข้าที่ยงั ไมไ่ ด้เปิ ดอา่ น คือจะเป็นรูป “ซองจดหมายปิ ดสีเหลืองเข้มที่ยงั ไมม่ ีการเปิด ซอง” หมายถงึ เอกสารที่ผ้สู ง่ ยงั ไม่ได้ทาการสง่ แตจ่ ะต้องมีการสง่ ไปยงั ผ้รู ับแนน่ อน คือจะเป็นรูป “ซอง จดหมายด้านท่ีอยผู่ ้รู ับ” (สญั ลกั ษณ์นีจ้ ะเหน็ ได้ในกลอ่ ง Document box ของผ้สู ร้างเท่านนั้ ) หมายถึง เอกสารรับท่ีเปิ ดอา่ นแล้ว คือจะเป็นรูป “ซองจดหมายสีขาวที่มีการเปิดซองแล้ว” หมายถงึ เอกสารรับท่ีเปิ ดอา่ นและได้ทาการลงรับแล้ว คือจะเป็นรูป “ซองจดหมายสีขาวที่มีการเปิ ด ซองแล้ว และมีเอกสารแนบอยขู่ ้างซอง” หมายถงึ เอกสารที่ได้ตอบกลบั หรือสง่ ตอ่ ไปยงั บคุ คลหรือหนว่ ยงานอ่ืน คือจะเป็นรูป “ซองจดหมาย สีขาวท่ีมีการเปิ ดและมีลกู ศรชีอ้ อก” หมายถึง เอกสารเข้ามายงั หนว่ ยงานซงึ่ คณุ ได้รับสิทธ์ิในการเข้าถึงเอกสารนนั้ และคณุ ยงั ไมไ่ ด้เปิด อา่ นเอกสารรายการนนั้ คอื จะเป็นรูป “ซองจดหมายปิ ดสีขาวขนาดเล็กท่ียงั ไมม่ ีการเปิ ดซอง” หมายถงึ เอกสารเข้ามายงั หนว่ ยงานซง่ึ คณุ ได้รับสิทธิ์ในการเข้าถึงเอกสารนนั้ มีการแก้ไขและคณุ ยงั ไมไ่ ด้เปิดอ่านเอกสารรายการนนั้ คอื จะเป็นรูป “ซองจดหมายปิ ดสีขาวขนาดเล็กและมีสีเหลืองท่ีซอง จดหมาย” หมายถงึ ระดบั ชนั้ ความลบั หมายถงึ ระดบั ชนั้ ความลบั มาก หมายถงึ ระดบั ชนั้ ความลบั ที่สดุ  แสดงสถานะการส่งต่อเอกสารโดยอัตโนมัติ หมายถงึ ระบบได้ทาการสง่ สาเนาเอกสารฉบบั นีอ้ อกโดยอตั โนมตั เิ มื่อผ้รู ับได้รับเอกสาร คือจะมี สญั ลกั ษณ์รูป “cc สีนา้ เงนิ ” ท่ีมมุ ลา่ งซ้ายของสถานะเอกสารตา่ งๆ ดงั ตวั อยา่ งต่อไปนี ้ หมายถงึ ระบบได้ทาการสง่ สาเนาเอกสารฉบบั นีอ้ อกโดยอตั โนมตั ิเมื่อผ้สู ง่ ได้สง่ เอกสาร คอื จะ มีสญั ลกั ษณ์รูป “cc สีเขียว” ท่ีมมุ ลา่ งซ้ายของสถานะเอกสารตา่ งๆ ดงั ตวั อยา่ งตอ่ ไปนี ้  แสดงสถานะการยกเลิกเอกสาร หมายถึง ระบบได้ทาการยกเลกิ เอกสารฉบบั นีแ้ ล้ว โดยสญั ลกั ษณ์รูปจะปรากฎที่มมุ บนขวาของ สถานะเอกสารตา่ ง ๆ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 147 of 148

E-Document Windows Application User Manual  แสดงสถานะการระงบั เอกสาร E-Document for windows หมายถงึ ระบบได้ทาการระงบั เอกสารฉบบั นี ้โดยสญั ลกั ษณ์รูปเครื่องหมาย “กุญแจลอ็ ค” จะปรากฎ user manual ท่ีหน้าเนือ้ หาเอกสารท่ีได้ทาการระงบั ไว้ ภาคผนวก ค ความหมายของสญั ลกั ษณ์ที่ใช้ในการกาหนดรูปแบบของตราประทบั พร้อมแสดงตวั อยา่ งการประยกุ ตใ์ ช้ สัญลักษณ์ คาอธิบาย %Y %B เลขปี ที่ ที่ระบใุ นชอ่ งกรอก %N เลขเลม่ ท่ี ท่ีระบใุ นช่องกรอก %y เลขปัจจบุ นั ที่ระบใุ นช่องกรอก %b ปี ค.ศ. ปัจจบุ นั ของระบบ %% ปี พ.ศ. ปัจจบุ นั ของระบบ เคร่ืองหมาย “%” ตวั อยา่ งการสร้างรหสั การประยกุ ต์ใช้ สมมตุ วิ า่  ปี ท่ี ท่ีระบใุ นตราประทบั ของคณุ คือ 2546  เลม่ ท่ี ท่ีระบใุ นตราประทบั ของคณุ คือ 2  เลขปัจจบุ นั ที่ระบใุ นตราประทบั ของคณุ คือ 471  ปี พ.ศ.ปัจจบุ นั คือ 2547 รูปแบบการสร้ างรหัส เลขท่จี ะประทับในเอกสาร %N/%b 471/2547 %5N 00471 %2b-%N 47-471 %2B-%N/%Y 02-471/2546 ศธ 0520.207/%4N ศธ 0520.207/0471 Service by Vision Net Co., Ltd. Page 148 of 148