คู่มือmath1

E-Document Windows Application User Manual คู่มือการใช้งานระบบสารบรรณอเิ ล็กทรอนิกส์ E-Document for windows user manual การเข้าส่รู ะบบ ..............................................................................................................................................................3 หน้าแรก (HOME)..........................................................................................................................................................7 เมนูการใช้ งาน............................................................................................................................................................. 10 ประเภทกล่องเอกสารและการใช้ งาน ......................................................................................................................... 29 กล่องสร้างเอกสาร (DOCUMENT BOX) ....................................................................................................................34 1 สร้างเอกสาร DOCUMENT..................................................................................................................................35 2 สร้างเอกสารแล้วสง่ ออก ...................................................................................................................................49 3 รับเอกสาร........................................................................................................................................................54 4 รับเอกสารแล้วสง่ ออก.......................................................................................................................................55 กล่องเอกสารออก (SENTBOX)..................................................................................................................................57 กล่องเอกสารเข้า (INBOX)..........................................................................................................................................60 กล่องเอกสารสาธารณะ (PUBLIC BOX) ....................................................................................................................79 กล่องไฟล์เอกสารเผยแพร่ (SHARED BOX)..............................................................................................................81 การแก้ไขเอกสาร ........................................................................................................................................................83 TEMPLATE DOCUMENT...........................................................................................................................................90 การสแกนเอกสาร .......................................................................................................................................................93 เคร่ ืองมืออานวยความสะดวก................................................................................................................................... 101 ตราประทบั ............................................................................................................................................................110 มอบและถอนอานาจ .............................................................................................................................................. 114 สง่ เอกสารอตั โนมตั ิ ................................................................................................................................................117 การขอ / จองเลขเอกสาร .........................................................................................................................................119 3.1 จากการสร้างเอกสารใหม่....................................................................................................... 122 3.2 จากการ แนบไฟล์เอกสาร...................................................................................................... 127 3.3 จากการผกู เอกสารเดิมทีเ่ คยสร้างไว้ ....................................................................................... 130 การสร้างเอกสารจากหน้าแรก (HOME) ...................................................................................................................136 การรับเอกสารเป็ นชดุ .............................................................................................................................................136 การสง่ เอกสารเป็ นชดุ .............................................................................................................................................138 การแสกนเอกสารทนั ท.ี ...........................................................................................................................................139 การออกเลขและสร้างเอกสารใหมท่ กุ ๆปลายทางท่สี ง่ ...............................................................................................139 การค้ นหาเอกสาร................................................................................................................................................... 140 Service by Vision Net Co., Ltd. Page 1 of 148

E-Document Windows Application User Manual การสร้ างโฟลเดอร์ในค้ นหาเอกสาร.......................................................................................................................... 142 E-Document for windows user manual ภาคผนวก.................................................................................................................................................................. 143 ภาคผนวก ก ..........................................................................................................................................................144 ภาคผนวก ข ..........................................................................................................................................................147 ภาคผนวก ค ..........................................................................................................................................................148 Service by Vision Net Co., Ltd. Page 2 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual การเข้าสู่ระบบ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 3 of 148

E-Document Windows Application User Manual เปิดโปรแกรม Internet Explorer E-Document for windows user manual จากนนั้ ระบุ URL ของระบบสารบรรณอเิ ลก็ ทรอนิกส์ในช่อง Address (โดยท่ี URL ที่จะระบนุ นั้ จะ แตกตา่ งกนั ออกไปในแตล่ ะ Site) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 4 of 148

E-Document Windows Application User Manual จากนนั้ ทาตามขนั้ ตอนดงั ตอ่ ไปนี ้ E-Document for windows 1. กด user manual 2. กรอกข้อมลู ในหน้าเข้าสรู่ ะบบให้ครบถ้วน 2.1 กรณีที่มีรหสั ผา่ น ให้กรอกชื่อผ้ใู ช้งานและรหสั ผา่ น ให้ถกู ต้องแล้วกด Page 5 of 148 Service by Vision Net Co., Ltd.

E-Document Windows Application User Manual 2.2 กรณีที่ไมม่ ีรหสั ผา่ น ให้กรอกเฉพาะช่ือผ้ใู ช้งานแล้วกด จะปรากฎหน้ าจอแจ้ งให้ ตงั ้ E-Document for windows รหสั ผา่ น เริ่มต้นให้กด user manual 2.3 ในหน้าเปล่ียนรหสั ผา่ น ให้กรอกรหสั ผา่ นท่ีใช้ในปัจจบุ นั ในช่องรหสั ผา่ นเดมิ ก่อน แล้วจงึ กรอก รหสั ผา่ นที่ต้องการเปล่ียนใหมใ่ นชอ่ งรหสั ผา่ นใหม่ และชอ่ งรหสั ผา่ นทวน โดยต้องกรอกให้ รหสั ผา่ นใหมแ่ ละรหสั ผ่านทวนเหมือนกนั จากนนั้ กด จะปรากฎหน้าจอแจ้งยืนยนั การเปล่ียนแปลง Password เม่ือกด ก็จะเสร็จสิน้ ขนั้ ตอนการเปลี่ยนแปลง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 6 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual หน้าแรก (Home) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 7 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual หน้าแรกเม่ือเข้าสกู่ ารใช้งานระบบ แบง่ สว่ นการใช้งานออกเป็น 3 สว่ น คือ 1. สว่ นเมนกู ารใช้งาน ซงึ่ ประกอบไปด้วยเมนู ไฟล์, มมุ มอง , รายงาน ,เคร่ืองมือ , ชว่ ยเหลือ ซงึ่ จะอธิบาย ในสว่ นถดั ไป 2. สว่ นแสดงกลอ่ งเอกสาร ซง่ึ จะแสดงรายชื่อ กลอ่ งเอกสาร ท่ีผ้ใู ช้งานสามารถเข้าใช้งานหรือได้รับสทิ ธ์ิ ตา่ งๆในการดาเนนิ งานในกล่อง กลอ่ งนนั้ ได้ 3. สว่ นแสดงผล จะเปล่ียนแปลงแสดงผลไปตามการทางานในแตล่ ะสว่ น ในหน้าแรกนี ้จะแสดงรายช่ือ เอกสารท่ียงั ไมไ่ ด้เปิดอา่ นในกลอ่ ง Inbox โดยแบง่ ตามสิทธิ์ในการเข้าดเู อกสาร ดงั ตวั อยา่ ง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 8 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual Service by Vision Net Co., Ltd. Page 9 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual เมนูการใช้งาน Service by Vision Net Co., Ltd. Page 10 of 148

E-Document Windows Application User Manual เมนูการใช้งานแบ่งออกเป็ น 4 หมวด หลักๆ คือ E-Document for windows 1 เมนู ไฟล์ ประกอบไปด้วยฟังก์ชน่ั การทางานตา่ งๆ ดงั ตอ่ ไปนี ้ user manual 1.1 บันทกึ : บนั ทึกเอกสารที่ต้องการ 1.2 พมิ พ์ : สง่ั พมิ พ์เอกสารท่ีต้องการ 1.3 ตรวจสอบเอกสารใหม่ : สาหรับให้โปรแกรมตรวจสอบวา่ มีเอกสารใหมเ่ ข้ามาหรือไม่ 1.4 เปล่ียนรหสั ผ่าน : เปล่ียนรหสั ผา่ นของผ้ใู ช้โปรแกรมปัจจบุ นั 1.5 Lock Screen : เข้าสหู่ น้าจอกรอกรหสั ผา่ นเมื่อต้องการพกั ารทางานชว่ั คราว 1.6 ปิ ด :  ออก : ออกจากโปรแกรม  เปล่ียนผู้ใช้งาน : ออกจากโปรแกรมและให้บคุ คลอ่ืนเข้าใช้งาน  ปิ ดและตัง้ ต้นโปรแกรม : ปิดหน้าการใช้งานโปรแกรมระบบสารบรรณนีท้ งั้ หมด Service by Vision Net Co., Ltd. Page 11 of 148

E-Document Windows Application User Manual 2 เมนู มุมมอง เมนูในกลุ่มของ “มุมมอง” ประกอบไปด้วยฟังก์ชนั่ การทางานตา่ งๆ ดงั ตอ่ ไปนี ้ E-Document for windows user manual 2.1 แสดง/ซ่อนแถบ Folders : ซอ่ นแสดงรายการ Folders ในกรอบทางซ้ายมือ 2.2 ขนาดอักษร : ปรับขนาดตวั อกั ษรในหน้าการแสดงผลทวั่ ไป โดยขนาดตวั อยา่ งอกั ษรจะเทา่ กบั A ดงั ภาพ 2.3 แม่แบบเอกสารและเอกสารสาคัญ : เรียกดตู ้นแบบเอกสาร และเอกสารสาคญั ที่เก็บอยใู่ น ระบบ (ถ้ามี) 3 เมนู เคร่ืองมือ ประกอบไปด้วยฟังก์ชนั่ การทางานตา่ งๆ ดงั ตอ่ ไปนี ้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 12 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.1 ปิ ดหน้าต่างทัง้ หมด : ปิดหน้าการทางานของระบบทงั้ หมด E-Document for windows 3.2 สมุดรายช่ือ : แสดงรายช่ือผ้ใู ช้งานหรือหนว่ ยงานท่ีใช้โปรแกรมในระบบทงั้ หมด เพอ่ื ใช้ user manual ค้นหารายช่ือและจดั กลมุ่ รายชื่อผ้ใู ช้งานหรือหนว่ ยงาน 3.3 เลขรับและส่งเอกสาร : สาหรับการสร้างและแก้ไข เลขรับและเลขสง่ เอกสาร Service by Vision Net Co., Ltd. Page 13 of 148

E-Document Windows Application User Manual 3.4มอบและถอนอานาจ : มอบอานาจให้บคุ คลอ่ืนเข้ามากระทาการตา่ งๆ แทนตนเองและถอน E-Document for windows อานาจท่ีมอบให้บคุ คลอ่ืนได้ ในสว่ นของหนว่ ยงานก็ดาเนินการด้วยวิธีเดียวกนั นี ้ user manual ไปท่ี มอบอานาจหรือบทบาทของ(ผ้มู อบอานาจ) โดยเลือกบคุ คลหรือหนว่ ยงานใดเป็ นผ้มู อบ อานาจ และจะมอบอานาจให้แกบ่ คุ คลใด โดยกดที่ป่ มุ จะปรากฎหน้าตา่ งมอบ อานาจขนึ ้ มาดงั ตวั อยา่ ง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 14 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual กด จะปรากฎหน้าตา่ ง สมดุ รายช่ือขนึ ้ มา ให้ทาการเลือกรายช่ือท่ีต้องการมอบอานาจให้แล้วกดท่ีป่ มุ จะกลบั สหู่ น้าจอเดมิ ดงั ภาพ Page 15 of 148 Service by Vision Net Co., Ltd.

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual ทาการเลือกอานาจหรือบทบาทจากรายการข้างลา่ ง วา่ ต้องการให้รายช่ือบคุ คลหรือหน่วยงาน ได้รับสิทธ์ิใด 3.5ส่งเอกสารอัตโนมัติ : ควบคมุ การสง่ เอกสารอตั โนมตั ิ โดยสามารถกาหนดการสง่ ไปยงั บคุ คลหรือหนว่ ยงานได้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 16 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual ดงั ภาพ ผ้ใู ช้สามารถสง่ เอกสารอตั โนมตั ิ เม่ือมีเอกสารเข้าหรือออกจากระบบ โดยเลือกวา่ จะสง่ จากกลอ่ งเอกสารใด ทงั้ กลอ่ งของบคุ คลหรือหนว่ ยงาน แตโ่ ดยสว่ นมากจะใช้ในสว่ นของหนว่ ยงานเป็น หลกั โดยจะสง่ เอกสารอตั โนมตั ไิ ปยงั บคุ คลหรือหนว่ ยงานใดให้กดที่ป่ มุ จะปรากฎ หน้าตา่ งสง่ เอกสารอตั โนมตั ิ ให้ทาการเลือกเงื่อนไขในการสง่ เอกสารดงั ตวั อยา่ งภาพ ส่งเอกสารอัตโนมัตติ ่อเม่ือ Page 17 of 148 - มีเอกสารเข้ามายงั บคุ คลหรือหนว่ ยงาน - มีสง่ เอกสารออกบคุ คลหรือหนว่ ยงาน Service by Vision Net Co., Ltd.

E-Document Windows Application User Manual เง่อื นไข E-Document for windows - ไมก่ าหนด / สง่ ออกอตั โนมตั โิ ดยไมค่ านงึ ถงึ ผ้รู ับและผ้สู ง่ user manual - เม่ือผ้สู ง่ ตรงกบั ท่ีระบุ (การระบรุ ายชื่อบคุ คลหรือหนว่ ยงานสามารถทาได้โดย กดที่ป่ มุ จะปรากฎหน้าสมดุ รายชื่อขนึ ้ มาให้ผ้ใู ช้ทาการเลือกรายชื่อหรือ หนว่ ยงานที่ต้องการ) ส่งไปท่ี - การระบรุ ายช่ือบคุ คลหรือหน่วยงานสามารถทาได้โดยกดท่ีป่ มุ จะปรากฎ หน้าสมดุ รายช่ือขนึ ้ มาให้ผ้ใู ช้ทาการเลือกรายช่ือหรือหน่วยงานที่ต้องการ ลงนามส่ังการ - ให้ทาการกดที่ จะมีเป้ าหมายในการลงนามสงั่ การให้เลือก ดงั ภาพ ตวั อยา่ ง และกดท่ีป่ มุ ระบบจะทาการบนั ทกึ รายช่ือดงั กลา่ วและกลบั สหู่ น้าจอมอบและ ถอนอานาจ โดยมีรายช่ือหน่วยงานหรือบคุ คลปรากฎท่ีชื่อเง่ือนไขการสง่ เอกสาร ดงั ภาพตวั อยา่ ง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 18 of 148

E-Document Windows Application User Manual หากต้องการเพ่มิ รายชื่อบคุ คลหรือหนว่ ยงานเป็ นชดุ ให้ผ้ใู ช้กดที่ป่ มุ ระบบจะ E-Document for windows ปรากฎหน้าตา่ ง สมดุ รายช่ือขนึ ้ มา ดงั ภาพ user manual ผ้ใู ช้สามารถทาการเลือกเพิ่มรายช่ือบคุ คลหรือหนว่ ยงานได้ครัง้ ละหลายรายช่ือ โดยกดป่ มุ Shift ที่แป้ นพิมพ์บนเคร่ืองคอมพิวเตอร์ แล้วเลือกรายช่ือท่ีต้องการทงั้ หมด และกดที่ป่ มุ ระบบจะ ทาการเพ่มิ รายช่ือที่เลือกทงั้ หมดและกลบั เข้าสหู่ น้าจอ ส่งเอกสารอตั โนมตั ิ ดงั ภาพด้านลา่ ง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 19 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual และหากต้องการลบรายช่ือใดให้ทาการกดไปท่ีรายช่ือนนั้ และกดป่ มุ ระบบจะขนึ ้ หน้าตา่ งยืนยนั ดงั ภาพ ให้ทาการกดท่ี ป่ มุ รายช่ือนนั้ จะหายไป จากนนั้ เม่ือทาการกาหนดคา่ ตา่ ง ๆ เรียบร้อยแล้วให้ กดที่ เพ่ิมทาการปิ ดหน้าตา่ งการตงั้ คา่ การสง่ เอกสารอตั โนมตั ิ 3.6 ขอ/จองเลขเอกสาร : การขอจองเลขที่หนงั สือเพื่อใช้สาหรับการออกเลขรับหรือเลขสง่ เอกสารประเภทตา่ งๆ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 20 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 3.7 Administrative Tools : สาหรับผ้ดู แู ลระบบ เม่ือกดแล้วระบบจะให้กรอกรหสั ผา่ นดงั ภาพ 3.8 ตวั เลือก : ชว่ ยในการปรับแตง่ หน้าจอและการใช้งานให้เหมาะสมตามความต้องการ ทงั้ รูปแบบการแสดงผลของโปรแกรม การแจ้งเตือนเม่ือมีเอกสารเข้า อปุ กรณ์ Scanner รวมถึงการปรับคา่ การใช้งาน โดยสามารถอนญุ าตให้หนว่ ยงานอ่ืนสามารถทาการค้นหาเอกสารทกุ ครัง้ ท่ีสร้างหรือรับ เอกสารอตั โนมตั ิ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 21 of 148

E-Document Windows Application User Manual  เครือข่าย : จะแสดงเครื่องแมข่ า่ ย ท่ีทาการจดั เก็บเอกสาร E-Document for windows user manual  การแสดงผล : จะแสดงรายการเอกสารเข้าใหมใ่ นหน้าแรกของโปรแกรม โดยสามารถตงั้ รายการแสดงเอกสารได้สงู สดุ ถงึ 250 รายการ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 22 of 148

E-Document Windows Application User Manual  แจ้งเตอื น : สามารถกาหนดระยะเวลาการแจ้งเตือนเอกสารเข้าใหมไ่ ด้ ตงั้ แต่ ไมแ่ จ้งเตอื น E-Document for windows จนถึง 1 ชว่ั โมง user manual  สแกนเนอร์ : ตงั้ คา่ เครื่องสแกนเอกสารวา่ ตวั เครื่องเป็นการทางานแบบ คือ แบบปกติ หรือ อตั โนมตั ิ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 23 of 148

E-Document Windows Application User Manual  ความปลอดภัย : สามารถกาหนดระยะเวลาการลอ็ คหน้าจอเม่ือไมม่ ีการใช้งานได้ ตงั้ แต่ ไม่ E-Document for windows ต้องลอ็ คหน้าจอ จนถึง 1 ชวั่ โมง user manual  ลายเซ็น : สามารถแนบรูปลายเซ็นที่จะปรากฎท้ายข้อความแนบท้ายได้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 24 of 148

E-Document Windows Application User Manual  ขัน้ สูง : สามารถอนญุ าตให้หนว่ ยงานอ่ืนทาการค้นหาเอกสารท่ีสร้าง/รับเอกสารอตั โนมตั ไิ ด้ E-Document for windows user manual 4 เมนู รายงาน สาหรับการพิมพ์เอกสารให้ออกมาเป็นรูปแบบรายงาน เมื่อกดเลือกจะปรากฎหวั ข้อ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 25 of 148

E-Document Windows Application User Manual 4.1 รายงานมาตรฐานประจาระบบ โดยมีสว่ นยอ่ ยเพื่อสาหรับเลือกพิมพ์เอกสารดงั ตอ่ ไปนี ้ E-Document for windows 4.1.1 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.01.1] user manual 4.1.2 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.01.2] 4.1.3 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหมายเลขสง่ [SYS.STD.02.1] 4.1.4 รายงานเอกสารการสง่ ออก กรองหมายเลขสง่ [SYS.STD.02.2] 4.1.5 รายงานเอกสารรับเข้า กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.03.1] 4.1.6 รายงานเอกสารรับเข้า กรองหนว่ ยงาน [SYS.STD.03.2] 4.1.7 รายงานเอกสารรับเข้า กรองหนว่ ยหมายเลขรับ [SYS.STD.04.1] 4.1.8 รายงานเอกสารรับเข้า กรองหนว่ ยหมายเลขรับ [SYS.STD.04.2] 4.1.9 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง [SYS.STD.05.1] 4.1.10 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง [SYS.STD.05.2] 4.1.11 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง และกรองหมายเลขรับ [SYS.STD.06.1] 4.1.12 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง และกรองหมายเลขรับ [SYS.STD.06.2] 4.1.13 รายงานเอกสารที่ดาเนินการแล้วเสร็จ / ระหวา่ งดาเนนิ การ [SYS.STD.07.1] 4.1.14 รายงานเอกสารท่ีดาเนนิ การแล้วเสร็จ / ระหวา่ งดาเนนิ การ [SYS.STD.07.2] 4.2 รายงานlสรุปมาตรฐานประจาระบบ โดยมีสว่ นยอ่ ยเพ่ือสาหรับเลือกพมิ พ์เอกสารดงั ตอ่ ไปนี ้ 4.2.1 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง [SYS.SUM.01.1] 4.2.2 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง[SYS.SUM.01.2] 4.2.3 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง และกรองหมายเลขรับ [SYS.SUM.02.1] 4.2.4 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามหนว่ ยงานต้นทาง และกรองหมายเลขรับ [SYS.SUM.02.2] 4.2.5 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามกลมุ่ หน่วยงานต้นทาง [SYS.SUM.03.1] 4.2.6 รายงานรับเอกสารแยกสรุปตามกลมุ่ หน่วยงานต้นทาง [SYS.SUM.03.2] 4.2.7 รายงานสถิตกิ ารตอบรับหนงั สือสง่ ออก [SYS.SUM.04.1] 4.2.8 รายงานสถิตกิ ารตอบรับหนงั สือสง่ ออก [SYS.SUM.04.2] Service by Vision Net Co., Ltd. Page 26 of 148

E-Document Windows Application User Manual หมายเหตุ สามารถเลือกพิมพ์รายงานแบบ ไฟล์นามสกลุ .PDF และสามารถเลือกพิมพ์ E-Document for windows แบบไฟล์นามสกลุ .XLS ซง่ึ จะมีเนือ้ หารายงานเหมือนกนั โดยแตกตา่ งกนั เฉพาะ user manual ไฟล์นามสกลุ ที่ต้องการสง่ั พมิ พ์เทา่ นนั้ (ดสู ญั ลกั ษณ์ภาพประกอบ) 5 ช่วยเหลือ แสดงคมู่ ือการใช้งาน เพ่ืออานวยความสะดวกในการใช้งานแกผ่ ้ใู ช้หรือหนว่ ยงานท่ีใช้ใน การศกึ ษาขนั้ ตอนหรือวิธีการใช้งานระบบ 5.1 About : จะแสดงข้อมลู เก่ียวกบั ตวั โปรแกรมท่ีใช้งาน Service by Vision Net Co., Ltd. Page 27 of 148

E-Document Windows Application User Manual 5.2 View user manual : จะแสดงคมู่ ือการใช้งานโปรแกรม ซงึ่ จะเป็นไฟล์ .pdf โดยผ้ใู ช้ระบบหรือ E-Document for windows หนว่ ยงานสามารถสงั่ พมิ พ์เป็ นเอกสารได้ user manual Service by Vision Net Co., Ltd. Page 28 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual ประเภทกล่องเอกสารและการใช้งาน Service by Vision Net Co., Ltd. Page 29 of 148

E-Document Windows Application User Manual ก่อนที่จะเริ่มใช้งานระบบนนั้ ผ้ใู ช้ควรทาความรู้จกั กบั สว่ นประกอบหน้าจอการทางานตา่ งๆของระบบ E-Document for windows เสียก่อน user manual ป่ ุมคาส่ังในการส่ังงาน ประกอบไปด้วยป่ มุ จากทางซ้ายไปขวาตามลาดบั ดงั ตอ่ ไปนี ้ 1. ป่ มุ ดภู าพกอ่ นพมิ พ์ โดยสามารถพิมพ์หน้ารายงาน , รายการข้อมลู ในสว่ นหน้าแสดง รายละเอียดออกสเู่ ครื่องพมิ พ์ได้ 2. ป่ มุ Refresh สาหรับการเรียกดรู ายการในกล่องเอกสารจาก Server อีกครัง้ โดยให้ Server สง่ ข้อมลู ลา่ สดุ มาให้ 3. ป่ มุ ค้นหา เพื่อการค้นหาเอกสารหรือรายการตา่ งๆ หรือเป็นการกาหนดเง่ือนไขในการแสดง รายการเอกสาร ใช้งานได้โดยการคลิกที่รูปแวน่ ขยาย หรือพมิ พ์คาท่ีต้องการค้นหาลงในชอ่ งวา่ งหลงั รูป แวน่ ขยาย จากนนั้ กด Enter Service by Vision Net Co., Ltd. Page 30 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual รายการกล่องเอกสารของผู้ใช้และของหน่วยงาน คือรายช่ือบคุ คลของผ้ใู ช้กล่องเอกสารนนั้ หากเป็ นหนว่ ยงานหรือตาแหนง่ จะเป็ น สญั ลกั ษณ์ดงั ภาพ ภายในกลอ่ งเอกสารแตล่ ะกลอ่ งจะประกอบไปด้วยสว่ นตา่ งๆ ดงั นี ้  : รายการเอกสารเข้า เก็บรายการเอกสารท่ีสง่ เข้ามายงั ผ้ใู ช้หรือหน่วยงาน โดยใน inbox สามารถสร้าง Folder ยอ่ ย ๆ ได้อีก  : กลอ่ งรายการเอกสารที่บคุ คลหรือหน่วยงานเผยแพร่เอกสารสสู่ าธารณะ  : รายการเอกสารออก เก็บรายการเอกสารที่ผ้ใู ช้หรือหนว่ ยงานสง่ ออก  : รายการเอกสารท่ีสร้างขนึ ้ หรือจดั เก็บก่อนการสง่ เอกสารออกไปยงั ผ้อู ื่น หรือ หนว่ ยงานอื่น เพื่อความสะดวกตอ่ การใช้งานของผ้ใู ช้  : เป็นกลอ่ งเอกสารที่ใช้สาหรับเอกสารท่ีถกู สง่ เข้า หรือ สง่ ออกจากสทิ ธิ์ผู้ ถือครองตาแหนง่ นนั้ ๆ (ซง่ึ แตล่ ะสถาบนั จะกาหนดสทิ ธ์ของผ้ถู ือครองตาแหนง่ นนั้ หรือไมก่ ็ได้ โดยจะขนึ ้ อยกู่ บั ความเหมาะสมของแตล่ ะหน่วยงาน)  : เป็นกลอ่ งเอกสารที่ใช้สาหรับเอกสารท่ีถกู สง่ เข้า หรือ สง่ ออกจากหนว่ ยงาน ของผ้ใู ช้ระบบ  : รายเอกสารท่ีผ้ใู ช้หรือหน่วยงานเปิ ดชอ่ งทางให้ผ้ทู ี่ต้องการทราบสามารถ สืบค้นได้ แตต่ ้องได้รับสิทธ์ิในการเข้าดเู อกสารจากหนว่ ยงานหรือบคุ คลผ้สู ร้างเอกสารนนั้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 31 of 148

E-Document Windows Application User Manual  : เมื่อผ้ใู ช้หรือหนว่ ยงานไมต่ ้องการเอกสารชนิ ้ ใด สามารถไปยงั กลอ่ งเก็บ E-Document for windows เอกสารท่ีไมต่ ้องการนนั้ ๆ แล้วเลือกเอกสารท่ีต้องการจะลบดจู าก List ของเอกสารกลอ่ งๆ นนั้ user manual (ดงั ภาพตวั อยา่ ง จะเป็ น List ของกลอ่ งเอกสาร Sentbox) แล้วกดที่ป่ มุ Delete บนแป้ นพิมพ์ จะมีหน้าตา่ งแสดงขนึ ้ มาท่ีหน้าจอระบบเพ่ือถามวา่ “คณุ แนใ่ จ หรือท่ีจะทาการย้ายรายการหลกั นีไ้ ปยงั Recycle Bin” ดงั ภาพตวั อยา่ ง ให้ผ้ใู ช้กดท่ีป่ มุ Yes เพ่ือยืนยนั การย้ายเอกสารไปยงั ถงั ขยะ โดยท่ีจะเอกสารเหลา่ นนั้ จะยงั อยใู่ น ระบบ แตจ่ ะอยใู่ นสว่ นท่ีเป็น Recycle Bin หากทาการซอ่ นไว้ก็จะมองไมเ่ หน็ เอกสารในกลอ่ งนี ้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 32 of 148

E-Document Windows Application User Manual รายการเอกสารท่ีอยู่ในกล่องต่างๆ E-Document for windows user manual  เมื่อกดเลือกท่ีตวั เอกสารแล้วทาการกดท่ีป่ มุ ทางด้านขวามือจะปรากฎ หน้าตา่ งของเอกสารท่ีเลือกโดยสงั เขป และหากต้องการซ่อนให้ทาการกดท่ีป่ มุ อีกครัง้ หน้าตา่ งท่ีปรากฎขนึ ้ ก็จะหายไป Service by Vision Net Co., Ltd. Page 33 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual กล่องสร้างเอกสาร (Document box) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 34 of 148

E-Document Windows Application User Manual 1 สร้างเอกสาร Document E-Document for windows user manual 1.1 เลือกวา่ ต้องการสร้างเอกสารในนามของใคร (กรณีที่คณุ ได้รับมอบสิทธ์ิจากบคุ คลหรือหนว่ ยงาน ใดๆ) โดยการกดที่รายช่ือในกรอบทางซ้าย ดงั ตวั อยา่ งในภาพประกอบ 1.2 กดท่ีป่ มุ เลือกประเภทเป็ น Service by Vision Net Co., Ltd. Page 35 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 1.3 พิมพ์หวั เรื่องเอกสารในชอ่ งของ “หวั เร่ือง” 1.4 กรอกข้อความรายละเอียดตา่ งๆในชอ่ ง “บทคดั ยอ่ ” 1.5 กดที่ป่ มุ เพื่อระบรุ ายละเอียดปลีกยอ่ ยเพ่มิ เตมิ โดยจะมีชอ่ งให้กรอก รายละเอียดตา่ งๆ (ดงั ภาพประกอบ) Service by Vision Net Co., Ltd. Page 36 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  วันท่เี ข้า (วนั ท่ีผ้ใู ช้หรือหน่วยงานทาการสร้างเอกสาร หรือวนั ท่ีเอกสารเข้าใน Inbox ในกรณี ผ้ใู ช้หรือหน่วยงานเป็ นผ้รู ับ)  ประเภทเอกสาร (สามารถกดเลือกระบปุ ระเภทของเอกสารท่ีสร้างได้โดยกดป่ มุ )  เลขหนังสือ (เมื่อกดที่ป่ มุ จะปรากฎหน้าตา่ ง ขนึ ้ มาดงั ตวั อยา่ ง ตอ่ ไปนี)้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 37 of 148

E-Document Windows Application User Manual จะมี ป่ มุ และ ทงั้ นีผ้ ้สู ร้างเอกสารจะต้องทาการขอหรือทาการจอง E-Document for windows เลขกอ่ น user manual กรณีการขอเลข ในกรณีที่ได้รับสทิ ธิ์การขอเลขหนงั สือจากเจ้าของเลขหนงั สือนนั้ ผ้ใู ช้งานสามารถขอ เลขหนงั สือผา่ นระบบเองได้โดย คลกิ ท่ีเมนู [เคร่ืองมือ] แล้วเลือกรายการ จากนนั้ ให้เลือกรายการเลข หนงั สือที่ต้องการขอเลข สาหรับเลขหนงั สือท่ีบคุ คลหรือหนว่ ยงานได้รับสทิ ธ์ิในการขอเลขจากเจ้าของเลข นนั้ จะแสดงสถานะความเป็ นการได้รับสิทธิ์โดยมีรูปแบบการแสดงเป็น รูปแบบ ช่ือบคุ คลหรือหนว่ ยงานเจ้าของเลข (ช่ือเลม่ ของเลขหนงั สือ) – ผ้ไู ด้รับสทิ ธ์ิใช้เลข ตวั อย่าง หนว่ ยงานตวั อยา่ ง2 (เลขสง่ หนงั สือภายนอก) – ขอให้กบั หนว่ ยงาน คลกิ ท่ีป่ มุ จากนนั้ กรอกข้อมลู หนงั สือท่ีต้องการจะขอเลข โดย 2.1.เลือกรูปแบบเลขหนงั สือที่ต้องการ 2.2.กรอกชื่อเร่ืองของหนงั สือ 2.3.กรอกวนั ที่หนงั สือ 2.4.กรอกในสว่ นของ เรียน 2.5.กรอกในสว่ นของ จาก 2.6.กรอกในสว่ นของ หมายเหตุ 2.7.ในสว่ นบคุ คลหรือหนว่ ยงานผ้ใู ช้เลขจะถกู กาหนดโดยสิทธิ์ที่เจ้าของเลขกาหนดมาไมส่ ามารถเลือกได้ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 38 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 2.8.คลิกที่ป่ มุ เพ่ือบนั ทกึ การขอเลขหนงั สือ 2.9.รายการเลขหนงั สือที่ขอได้จะแสดงในหน้าแรกดงั รูป Service by Vision Net Co., Ltd. Page 39 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual โดยสว่ นนีจ้ ะมีไว้สาหรับผ้ใู ช้ที่มีสิทธ์ิเป็นผ้ถู ือสมดุ คมุ เลข โดยระบบจะแสดงให้เห็นวา่ ได้มีการจอง เลขใดไว้แตย่ งั ไมไ่ ด้นาเลขที่ของหนงั สือนนั้ ไปใช้ โดยสงั เกตจากสญั ลกั ษณ์ ดงั กลา่ ว และหากเลข หนงั สือท่ีได้ทาการจอง และ มีการนาเลขนนั้ ไปใช้จะสงั เกตจากสญั ลกั ษณ์ ดงั ภาพ โดยจะมี เครื่องหมายถกู ในชอ่ ง ดงั ภาพตวั อยา่ ง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 40 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  ระดบั ชัน้ ความเร็ว (สามารถกด เพ่ือทาการเลือกระดบั ชนั้ ความเร็วได้)  ระดบั ชัน้ ความลับ (สามารถกด เพ่ือทาการเลือกระดบั ชนั้ ความลบั ได้)  วันท่เี อกสาร (คือวนั ที่ที่ระบใุ นตวั เอกสาร)  เรียน ( ในสว่ นของช่องนีส้ ามารถกรอกตวั อกั ษรหรือกดที่ป่ มุ ก็ได้จะปรากฎสมดุ รายชื่อ / Address Book และเม่ือต้องการจะลบรายชื่อท่ีได้เลือกไปแล้วเพ่ือทาการแก้ไข ให้กดท่ีป่ มุ จะลบรายชื่อนนั้ ออก แล้วจึงทาการเลือกรายช่ือใหมเ่ ข้าไป ) o อธิบาย (เรียน) (ในสว่ นของชอ่ งนีผ้ ้สู ร้างเอกสารสามารถพิมพ์ตวั อกั ษรตา่ งๆได้ โดยจะ เป็นการขยายความเข้าใจ ในชอ่ ง “เรียน”)  อ้างถงึ (ข้อความ) (ในท่ีนีอ้ าจกรอกรายละเอียดหรือไมก่ รอกก็ได้) o อ้างถงึ (รายการ) (ในที่นีค้ ือการแนบส่ิงท่ีอ้างถงึ เป็นไฟล์ข้อมลู ที่ต้องการเข้าสรู่ ะบบ) กดท่ี มีสองสว่ นให้เลือก คือ หากทาการเลือกท่ี เช่ือมโยงหนงั สือเดมิ ท่ีมีอยใู่ นระบบจะปรากฎหน้าตา่ ง ดงั ภาพ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 41 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual ให้ผ้ใู ช้ทาการค้นหาเอกสารจากกลอ่ งเอกสร้าง (Document box) หรือ กลอ่ งเอกสารเข้า (Inbox) แล้วจงึ กดเลือกเงื่อนไขในการค้นหาเอกสาร เชน่ ถ้ากดป่ มุ จะเป็ นการค้นหา เอกสารอยา่ งรวดเร็ว ตวั อย่างดงั ภาพ ให้ผ้ใู ช้งานกาหนดเง่ือนไข คือ คาค้นหา และชว่ งวนั ท่ี ท่ีต้องการและกดที่ ป่ มุ แตห่ าก ต้องการค้นหาแบบ Quick Search คอื สามารถระบแุ หล่งที่ค้นหาเอกสารได้ให้กดป่ มุ จะปรากฎ หน้าจอดงั ภาพ โดยผ้ใู ช้ต้องทาการกาหนดแหลง่ ท่ีค้นหา และจงึ กดป่ มุ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 42 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual หรือหากต้องการค้นหาแบบอื่นก็สามารถกดป่ มุ ได้ เชน่ ถ้าเลือกการค้นหาแบบ Advance Search จะปรากฎหน้าจอดงั ภาพ ซง่ึ เป็นการค้นหาเอกสารอย่างละเอียด โดยผ้ใู ช้สามารถกดท่ีสญั ลกั ษณ์ เพื่อกาหนดหวั ข้อในการค้นหา ดงั ภาพตวั อย่าง Service by Vision Net Co., Ltd. Page 43 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual ซงึ่ สามารถค้นหาได้จากวนั ที่เข้าของเอกสาร, หวั เรื่อง, เลขเอกสาร, ประเภทเอกสาร,ระดบั ชนั้ ความลบั , ระดบั ชนั้ ความเร็ว, บทคดั ยอ่ , Full text search, วนั ท่ีเอกสาร, วนั ท่ีรับ, วนั ท่ีสง่ , วนั ท่ีสร้าง, เรียน, อธิบาย(เรียน) , จาก อธิบาย (จาก) , ผ้สู ง่ เอกสาร, เลขรับ,สถานะการรับเอกสาร, เลขรับ, สถานะการรับ เอกสาร, หมายเหต,ุ Folder ที่ค้นหา, แหลง่ ท่ีค้นหา หรือหากไมต่ ้องการกาหนดหวั ข้อในการค้นหาให้กดสญั ลกั ษณ์ เพ่ือเป็นการปิดหวั ข้อท่ีไม่ ต้องการใช้ค้นหา Service by Vision Net Co., Ltd. Page 44 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual  ส่งิ ท่สี ่งมาด้วย (ทงั้ นีจ้ ะมีหรือไมก่ ็ได้)  จาก ใช้วธิ ีการเดยี วกนั กบั “เรียน” คอื สามารถกรอกตวั อกั ษร หรือกดที่ป่ มุ ก็ได้จะปรากฎ สมดุ รายชื่อ และหากต้องการลบก็ให้กดสญั ลกั ษณ์ o อธิบาย (จาก) ในส่วนของช่องนีผ้ ้สู ร้างเอกสารสามารถพมิ พ์ตวั อกั ษรตา่ งๆได้ โดยจะ เป็นการขยายความเข้าใจ ในชอ่ ง “จาก”  จานวนหน้า สามารถกรอกจานวนหน้า ได้ในกรณีที่เอกสารท่ีแนบมีจานวนมากกวา่ หนง่ึ  กรอบระยะเวลาดาเนินการ ผ้สู ร้างสามารถเลือกได้ทงั้ แบบกาหนดระยะเวลาหรือไม่ กาหนดและสามารถกาหนดให้ผ้รู ับเอกสารปรับสถานะของเอกสารนนั้ ๆได้ โดยทาเคร่ืองหมาย ถกู ท่ีชอ่ งหน้าข้อความ อนญุ าตให้ผ้รู ับทกุ คน สามารถปรับสถานะการดาเนินการแล้วเสร็จ ใน สว่ นของกรอบระยะเวลาดาเนนิ การ ดงั ภาพ ซง่ึ ผ้ใู ช้งานจะสามารถปรับสถานะลา่ สดุ ของเอกสารได้ ทงั้ ในสว่ นของเอกสารขาเข้า(Inbox), เอกสารขาออก(Sent box) และเอกสารสร้าง(Document box) โดยเปิ ดเอกสารที่ต้องการปรับสถานะ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 45 of 148

E-Document Windows Application User Manual แล้วเลือกสถานะลา่ สดุ ของเอกสารแล้วกดป่ มุ ระบบจะทาการปรับสถานะเอกสารให้อตั โนมตั พิ ร้อม E-Document for windows แสดงข้อมลู ผ้ปู รับและวนั เวลาท่ีแก้ไขครัง้ ลา่ สดุ ดงั ภาพ user manual  อายเุ อกสาร เริ่มใช้งานตงั้ แต่ โดยจะมีให้เลือกทงั้ วนั ที่ปัจจบุ นั หรือ สามารถกาหนดวนั ท่ีได้ เอง  หมายเหตุ (สามารถกรอกรายละเอียดเพิม่ เตมิ ได้ตามต้องการ) ซง่ึ จะมีชอ่ ง เพ่ือให้ใสเ่ ครื่องหมาย หากต้องการเผยแพร่ / อนญุ าตให้หนว่ ยงาน อื่นๆ ทาการค้นหาเอกสารนีไ้ ด้ 1.6 ข้อมลู เพิ่มเตมิ และดชั นีสืบค้น ผ้ใู ช้สามารถกรอกได้ตามต้องการ ตามแตล่ ะประเภทของเอกสาร โดยสามารถกาหนดให้เอกสารแตล่ ะประเภทมีดชั นีและข้อมลู เพิม่ เตมิ ได้ โดยต้องตดิ ตอ่ Admin ของระบบและเม่ือทาการเล่ือนเมาท์ลงมาด้านล่างสดุ ในสว่ นของการกรอกรายละเอียดที่เป็น เนือ้ หาจะเป็ นสว่ นของสทิ ธิ์ในการแนบเอกสารเพมิ่ เตมิ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 46 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 1.7 สิทธิ์ในการแนบเอกสารเพิม่ เตมิ ผ้ใู ช้ต้องกาหนดสิทธ์ิในการแนบเอกสารสาธารณะของผ้รู ับ เอกสาร โดยอนญุ าตให้ผ้รู ับทกุ คน แนบเอกสารเพม่ิ เตมิ ได้ หรือ จะอนญุ าตบางบคุ คลหรือ หนว่ ยงานที่จะสามารถแนบเอกสารเพิม่ ได้ โดยกด จะเข้าสหู่ น้า “สมดุ รายชื่อ” เพื่อ ทาการเลือกรายช่ือที่ต้องการ ตวั อยา่ งจะปรากฎหน้าตา่ งดงั ภาพด้านลา่ ง และเม่ือเลือกรายชื่อหรือหนว่ ยงานเรียบร้อยแล้วให้กดท่ี ป่ มุ เพ่ือปิ ดหน้ าจอสมดุ รายช่ือ Page 47 of 148 Service by Vision Net Co., Ltd.

E-Document Windows Application User Manual รายชื่อหรือหน่วยงานท่ีเลือกก็จะปรากฎอยใู่ นชอ่ ง ดงั ภาพตวั อย่าง E-Document for windows user manual จากนนั้ ให้ทาการ กดที่ ป่ มุ ท่ีมมุ ขวามือเพื่อปิดหน้าจอนี ้ระบบจะทาการบนั ทกึ ข้อมลู ท่ี กรอกไปแล้วข้างต้นโดยอตั โนมตั ิ และจะกลบั เข้าสหู่ น้าการสร้างเอกสาร Service by Vision Net Co., Ltd. Page 48 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 1.8 สามารถทาการแนบเอกสารเพม่ิ เตมิ ได้โดยกดท่ีป่ มุ แล้วเลือกประเภทการ แนบเอกสารตามความต้องการ ตวั อยา่ งดงั ภาพ 1.9 เมื่อกรอกรายละเอียดตา่ งๆในเอกสารครบถ้วนแล้ว ให้กดท่ีป่ มุ ระบบจะทาการ เป็นอนั จบขนั้ ตอนการ สร้างเอกสาร แล้วเก็บเอกสารที่ถกู สร้างนนั้ ไว้ในกล่อง สร้ างเอกสาร 2 สร้างเอกสารแล้วส่งออก 2.1 เลือกวา่ ต้องการสร้างเอกสารในนามของใคร (กรณีท่ีคณุ ได้รับมอบสิทธิ์จากบคุ คลหรือหนว่ ยงาน ใดๆ) โดยการกดเลือกท่ีรายช่ือในกรอบทางซ้าย เหมือนกบั การสร้างเอกสาร ในหน้า 35 กรณีตวั อยา่ งดงั ภาพ จะเป็นการสร้างเอกสารจากกลอ่ ง ในนามของบคุ คล ชื่อ นางสาวเยาวดี ใจดี 2.2 กดท่ีป่ มุ เลือกประเภทการสร้ างเอกสารเป็ น Service by Vision Net Co., Ltd. Page 49 of 148

E-Document Windows Application User Manual E-Document for windows user manual 2.3 พมิ พ์หวั เรื่องเอกสารที่ต้องการสร้าง ในช่องของ “เร่ือง” 2.4 กดท่ี เพ่ือระบรุ ายละเอียดปลีกยอ่ ยเพ่ิมเตมิ (ดงั มีรายละเอียดท่ีได้กลา่ วไว้ใน ขนั้ ตอนการสร้างเอกสาร) 2.5 กรอกข้อมลู รายละเอียดเนือ้ หาเอกสารอยา่ งยอ่ ลงในชอ่ ง “บทคดั ย่อ/เนือ้ หาเอกสาร (Abstract)” 2.6 กดท่ีป่ มุ เพ่ือระบปุ ลายทางผ้รู ับเอกสาร ระบจุ ดุ มงุ่ หมายในการสง่ เอกสาร รวมทงั้ ระบรุ ายละเอียดปลีกยอ่ ยอื่นๆแยกตามรายบคุ คล ระบบจะทาการเปิ ดหน้าตา่ งหน้าใหมข่ นึ ้ มา ซง่ึ สามารถทาเพมิ่ เตมิ รายช่ือปลายทางผ้รู ับได้ในหน้านี ้โดยจะอธิบายในข้อ 2.9 2.7 กรอกรายละเอียดลงในชอ่ งข้อความแนบท้าย (ถ้ามี) 2.8 แนบเอกสารสาธารณะ โดยกดท่ีป่ มุ ผ้ทู ี่ได้รับเอกสารฉบบั นีท้ กุ คน จะสามารถ มองเหน็ ไฟล์นี ้ไมว่ า่ จะเกิดการสง่ ตอ่ ไปอีกกี่ครัง้ ผ้รู ับทกุ คนก็จะสามารถมองเหน็ ไฟล์นีไ้ ด้ 2.9 ในหน้าสง่ ถงึ จะเปิ ดเข้าสหู่ น้าสมดุ รายช่ือเพ่ือเพม่ิ รายการปลายทางผ้รู ับ Service by Vision Net Co., Ltd. Page 50 of 148