ใบความร้หน่วยที่ 2

ใบความรหู้ นว่ ยที่ 2ความร้เู บ้อื งตน้ เกยี่ วกบั โปรแกรมประมวลผลคา

ความรู้เบื้องตน้ เกีย่ วกับโปรแกรมประมวลผลคาสาระสาคัญ ให้ผู้เรยี นมีความรู้ความเขา้ ใจเร่ืองความหมาย ความสาคญั ประเภท ประโยชน์ ของโปรแกรมประมวลผลคาการประมวลผลคา หมายถงึ การจดั ทาเอกสารโดยใชโ้ ปรแกรมคอมพิวเตอร์ทม่ี ชี อ่ื ว่า โปรแกรมประมวลผลคา หรือโปรแกรมเวริ ด์ โพเซสเซอร์ (Word Processor) ทม่ี ีคณุ สมบตั ิในการสรา้ ง แก้ไข คัดลอก จัดรูปแบบเอกสาร ตลอดจนสามารถบันทึกเอกสารนัน้ ลงสอื่ บันทึกข้อมลู ตา่ ง ๆ เพอ่ื ให้สามารถนากลบั มาใชใ้ นภายหลัง โดยกระบวนการทางานดงั กล่าวต้องใชเ้ ครอ่ื งคอมพวิ เตอรเ์ ปน็ อปุ กรณ์หลักในการดาเนินการความสาคญั ของโปรแกรมประมวลผลคา การเรียนรู้เกย่ี วกบั โปรแกรมประมวลผลคา ชว่ ยใหผ้ เู้ รยี น มีความรคู้ วามสามารถและมที ักษะในการใช้โปรแกรมประมวลผลคาจรงิ ตลอดจนมีความรู้ความสามารถในการจัดทาเอกสาร หรอื รายงานในรปู แบบต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว สวยงาม โดยสาสมารถจดั รูปแบบของเอกสาร แก้ไข เพมิ่ เติม ปรบั ปรุง แทรก รวมข้อความและเอกสารตรวจดเู อกสารกอ่ นการพมิ พอ์ อกทางเครอื่ งพิมพ์ อกี ทง้ั สามารถบันทึกเอกสารลงสอ่ื บนั ทกึ ขอ้ มลู เชน่ ฮาร์ดดสิ ก์(Hard disk) หรือ ซีดรี อม (CDROM) ฯลฯ เพอ่ื ให้สามารถนากลบั มาใชไ้ ด้ในภายหลังประเภทของโปรแกรมประมวลผลคา 1. เวิรด์ โพรเซสเซอร์ (Word Processor) 2. เทก็ ซ์อิดเิ ตอร์ (Text Editor)ประโยชนข์ องโปรแกรมประมวลผลคา การใชโ้ ปรแกรมประมวลผลคาชว่ ยให้การจัดเกบ็ และคน้ หาเอกสารสามารถทาได้งา่ ยและรวดเร็วมากยง่ิ ขึ้นนอกจากน้ยี ังชว่ ยลดปรมิ าณการใช้กระดาษ ลดพื้นนี้ในการจัดเก็บเอกสาร ลดข้นั ตอนในการจดั ทาเอกสารลง ชว่ ยให้ประหยัดและเวลาและค่าใชจ้ า่ ย เอกสามคี วามถูกต้องสวยงาม มขี ้อผดิ พลาดนอ้ ย

การใช้งานโปรแกรม Microsoft Wordสาระสาคัญ ไมโครซอฟตเ์ วิรด์ (Microsoft Word) เป็นโปรแกรมทนี่ ยิ มใช้ในการจดั ทาเอกสาร สร้างจดหมาย รายงานบนั ทกึ ขอ้ มูลและตารางข้อมูล นอกจากนย้ี งั สามารถจัดทาเอกสารพเิ ศษต่าง ๆ ได้งา่ ยขน้ั ตอนในการจัดทาเอกสารด้วยโปรแกรมไมโครซอฟต์เวริ ์ด (Microsoft Word) 1. การเปิดโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ด (Microsoft Word) โดยการเลือกปุ่ม เรม่ิ ตน้ (Start) เลือกโปรแกรม(Program)เลือก Microsoft Office เลอื ก Word2003 2. สว่ นประกอบของหน้าจอโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ด (Microsoft Word) - ไตเตลิ บาร์ (Title bar) แสดงชื่อของโปรแกรมและชือ่ เอกสารท่ีเปิดใชง้ านอยู่ - เมนูบาร์ (Menu bar) รายการคาสั่งหากเลอื กจะมรี ายการคาส่งั ย่อยให้เลอื ก - ทลู บาร์ (Tool bar) แถบเครือ่ งมอื ตา่ ง ๆ - ทาสก์บาร์ (Task bar) คาสงั่ ทวั่ ไปของการจัดการโปรแกรม ไมโครซอฟตเ์ วิร์ด (Microsoft Word) - แถบสถานะ (Status bar) แสดงรายละเอียดและสถานะการทางานของไมโครซอฟต์เวริ ์ด (Microsoft Word) - หนา้ ตา่ งเอกสาร เป็นพ้ืนท่สี าหรบั ใสข่ ้อความหรือรปู ภาพ - ตัวบอกตาแหนง่ ขอ้ ความหรอื เคอร์เซอร์ (Cursor) 3. การสร้างเอกสารใหม่ เลือกป่มุ สร้างเอกสารเปล่า (New Blank Document) หรอื กด <Ctrl>+<N>หรือเลอื กเมนูแฟม้ (File)สร้าง(New)เลือกเอกสารใหม่ (Blank Document) 4. การบนั ทกึ เอกสาร (Save) เลือกเมนูแฟ้ม(File) เลอื กบันทกึ แฟม้ เปน็ (Save As) หรือกดปมุ่ <Ctrl>+<S> พมิ พช์ ื่อแฟ้ม (File name) กดปุ่มบันทกึ (Save) 5. การเปิดเอกสาร (Open) เลอื กเมนแู ฟม้ (File)เลอื กคาสัง่ เปิด (Open)เลือกแฟ้มข้อมลู ทีต่ ้องการกดปุ่มเปิด(Open) 6. การปดิ เอกสาร (Close) เลือกเมนูแฟม้ (File)เลอื กคาสง่ั ปิด(Close) 7. การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟตเ์ วริ ์ด (Microsoft Word) เลอื กเมนูแฟม้ (File)เลือกคาส่งั ออกจากโปรแกรม(Exit)

การจัดรปู แบบขอ้ ความสาระสาคัญ การพมิ พข์ อ้ ความใหม้ ีรปู แบบที่เป็นระเบยี บ สวยงาม เหมาะสม และเพอื่ ให้สรา้ งเอกสารทาอย่างรวดเร็วจาเปน็ ตอ้ งมกี ารดาเนนิ การกับข้อความ ได้แก่ การจดั รูปแบบอักษร การจัดตาแหน่งข้อความ การกาหนดระยะแท็บการกาหนดการเยอ้ื งและระยะหา่ งข้อความ การกาหนดสัญลกั ษณ์ หัวขอ้ ยอ่ ยและลาดบั เลข การกาหนดตัวอกั ษรขึ้นต้นขนาดใหญ่การจดั รปู แบบอักษร การจดั รูปแบบอักษรหมายถงึ การกาหนดลักษณะของอกั ษรใหเ้ หมาะสมกบั การใช้งาน สามารถกาหนดขนาดตัวอักษร แบบอักษร(Font) สี เพ่อื ใหไ้ ดต้ ัวอกั ษรท่ีสวยงามเหมาะสมการจัดตาแหน่งขอ้ ความ การกาหนดตาแหนง่ ให้กับขอ้ ความเปน็ เลอื กใชค้ าสั่งเพ่อื จัดตาแหน่งขอ้ ความใหเ้ หมาะสมตามรปู แบบของเอกสารทตี่ อ้ งการ ได้การจดั แนวแบบชิดซ้าย การจดั แนวแบบกง่ึ กลาง การจดั แนวแบบชดิ ขวา การจัดแนวแบบกระจายหรือเต็มแนว หรอื การจัดแนวแบบกระจายแบบไทยการกาหนดระยะแท็บ การกาหนดระยะห่างระวา่ งข้อความกบั ขอ้ ความ เพือ่ อ่านง่ายและขอ้ ความดูเป็นระเบยี บ ทาได้โดยการเวน้วรรค แต่ถา้ ต้องการระยะทีเ่ ท่ากันทกุ ๆบรรทัดสามารถทาได้ดว้ ยการกาหนดระยะแท็บ ซึง่ สามารถกาหนดได้ทั้งแบบกาหนดระยะแทบ็ ซา้ ย กาหนดระยะแท็บกง่ึ กลาง กาหนดระยะแท็บ ชดิ ขวา กาหนดระยะแทบ็ แบบทศนิยมกาหนดระยะแทบ็ แบบแท่งการกาหนดการเย้อื งและระยะหา่ งข้อความ การกาหนดระยะการวางบรรทดั ขอ้ ความแต่ละบรรทัดดาเนินการได้ทง้ั จดั ขอ้ ความบรรทัดนั้นเยื้องซา้ ยหรอืขวา และ การเวน้ ระยะระวางบรรทดั กอ่ นและหลงัการกาหนดสญั ลกั ษณห์ ัวขอ้ ยอ่ ยและลาดบั เลข การกาหนดลาดบั ตวั เลขหรอื สญั ลกั ษณห์ นา้ ขอ้ ความเป็นการแบง่ ขอ้ ความเปน็ ข้อๆการกาหนดตวั อกั ษรขึ้นตน้ ขนาดใหญ่ การสรา้ งตวั อกั ษรตวั แรกให้มีขนาดใหญก่ วา่ ตัวอักษรอ่นื ที่วางอย่หู น้าเดียวกนั เป็นการตกแต่งเอกสารให้สะดุดตา นา่ สนใจ เช่น แผ่นพบั หนังสือพิมพห์ รอื นติ ยสารตา่ งๆ

การจดั รูปแบบเอกสารสาระสาคญั ให้ผเู้ รยี นเกิดความร้คู วามเข้าใจ และสามารถจัดรูปแบบเอกสารดว้ ยคาสง่ั ตา่ ง ๆ ได้ เพือ่ ใหก้ ารสรา้ งเอกสารเกดิ ความสวยงามเปน็ ระเบียบเรยี บรอ้ ย ด้วยวธิ ีการจัดการกับเอกสารโดยใช้คาส่ังอตั โนมัติต่าง ๆ ในโปรแกรมทาใหก้ ารจัดเอกสารทาไดง้ ่ายดาย การตั้งค่าหน้ากระดาษ เป็นการกาหนดพื้นที่ในการสร้างเอกสารขึ้นมาก่อนเพื่อการสร้างเอกสารจะได้มีขอบเขตในการสรา้ งอยา่ งเป็นรปู แบบ เช่น การกาหนดขนาดกระดาษ จะเป็นการเตรียมความพรอ้ มกอ่ นพิมพ์เพื่อให้มีขนาดพอเหมาะกบั กระดาษทต่ี ้องการพิมพ์งานออกทางเคร่ืองพิมพ์ กาหนดระยะขอบเพ่ือบอกขอบเขตในการพิมพใ์ นหน่ึงหน้ากระดาษ เปน็ ตน้ สงิ่ เหล่านเ้ี ปน็ สง่ิ ที่ต้องกาหนดก่อนการสรา้ งเอกสารเสมอ การกาหนดเสน้ ขอบกระดาษ เปน็ การเพมิ่ ความสวยงามใหก้ ับเอกสารได้อีกวธิ ีหนงึ่ ทาให้เอกสารดมู คี วามน่าสนใจมากยง่ิ ขึ้น สามารถทาไดโ้ ดยการใช้คาสงั่ จากเมนูเส้นขอบและแรเงา โดยการเลือกคาสัง่ ขอบกระดาษ การสร้างเอกสารแบบคอลัมน์ เปน็ อีกรูปแบบหน่งึ ในการสรา้ งเอกสารใหด้ แู ปลกตาและนา่ สนใจมากยิ่งขึ้นเอกสารท่ีมลี กั ษณะเป็นคอลมั นน์ ั้น จะมลี ักษณะคลา้ ยกบั ขอ้ ความในนติ ยสาร วารสาร หรือหน้าหนังสือพิมพ์ สามารถทาได้ดว้ ยวิธกี ารง่าย ๆ จากการลากแถบแลว้ เลอื กคาสง่ั คอลมั น์ โปรแกรมจะจัดเอกสารใหเ้ ป็นคอลัมนอ์ ย่างสมดุลสวยงาม การแทรกเลขหนา้ เป็นการใสล่ าดับเลขในหนา้ เอกสารโดยโปรแกรมจะทาการใสเ่ ลขหน้าเรยี งลาดบั หนา้ โดยอตั โนมตั ิ โดยผู้ใชโ้ ปรแกรม ไม่ต้องกงั วลกับการแสดงเลขหนา้ วา่ จะนับผดิ พลาดหรือไม่ การใสเ่ ลขหนา้ ในหัวกระดาษและทา้ ยกระดาษของการจดั ทาหนังสือหรือเอกสารนนั้ สามารถกาหนดได้อยา่ งง่ายดายโดยการใช้เมนูแทรก แล้วกาหนดการแสดงลาดับเลขหน้าได้เลย การกาหนดหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษ เปน็ การใสข่ ้อความอตั โนมัติให้กับเอกสารทกุ ๆ หนา้ ใหแ้ สดงข้อความหรอื สงิ่ ท่ีเราตอ้ งการให้ปรากฏในทุก ๆ หนา้ เพื่อแสดงความหมายบางประการท่ผี ูผ้ ลิตเอกสารตอ้ งการสามารถแทรกหรอื เปล่ียนแปลงขอ้ ความหรอื กราฟิกในหวั กระดาษและทา้ ยกระดาษได้ ตวั อย่างเช่น หมายเลขหน้าวันทแ่ี ละเวลา โลโก้ของบรษิ ัท ช่อื เอกสาร หรอื ชอ่ื แฟ้ม หรือช่ือผู้สรา้ งก็ได้