หน่วยที่ 3

โปรแกรมประมวลผลคำ หมำยถึง โปรแกรมท่ีใชส้ ำหรบั พิมพเ์ อกสำร เช่น เอกสำรทำงรำชกำร บนั ทึกรำยงำน จดหมำย บทควำมวชิ ำกำร เอกสำรประชำสมั พนั ธ์ หนงั สือประเภทต่ำง ๆ เป็นตน้ โปรแกรมประมวลผลคำมีลกั ษณะท่ีสำคญั คือสำมำรถ จดั รูปแบบเอกสำรไดต้ ำมท่ีกำหนด สำมำรถทำงำนไดห้ ลำกหลำยลกั ษณะ เช่น รูปแบบ ตวั อักษร กำรจัดทำตำรำง กำรแทรกรูปภำพ กำรแก้ไขข้อมูล กำรสำเนำขอ้ มูลกำร บนั ทกึ ขอ้ มลู

ปัจจุบนั งำนเอกสำรท่ีจัดทำในรูปแบบต่ำง ๆ ตอ้ งอำศยั ควำมกำ้ วหนำ้ ของ เทคโนโลยีด้ำนคอมพิวเตอรเ์ พ่ือนำมำจัดพิมพ์เอกสำรในรูปแบบต่ำง ๆ โปรแกรม ประมวลผลคำจงึ เป็นท่ีนิยมใชง้ ำนเหมำะสำหรบั งำนเอกสำรท่ีจดั พิมพ์ ในสำนกั งำนทงั้ ภำครฐั และเอกชนเน่ืองจำกโปรแกรมประมวลผลคำสำมำรถพิมพเ์ อกสำรไดอ้ ย่ำง สะดวกรวดเรว็ และมีประสิทธิภำพ เพรำะสำมำรถบนั ทึกขอ้ มลู และเรียกใชข้ อ้ มลู เก่ำ เพ่ือนำมำแก้ไขไดอ้ ย่ำงรวดเร็วไม่ต้องเสียเวลำในกำรทำงำนซำ้ ซ้อน และเป็นกำร ประหยดั ทรพั ยำกรของประเทศชำติ ดงั นนั้ โปรแกรมจดั พิมพเ์ อกสำรจึงมีควำมสำคญั มำก สำมำรถจดั ทำเอกสำร และรำยงำนต่ำง ๆ ไดต้ ำมควำมตอ้ งกำร ทำใหก้ ำรบริหำรจัดกำรภำยในองคก์ รทั้ง ภำครัฐและเอกชนมีควำมคล่องตัวมำกย่ิงขึ้นไม่สิ้นเปลืองทรัพยำกรบุคค ล ประหยดั เวลำและคำ่ ใชจ้ ำ่ ยไดอ้ ย่ำงดีเย่ียม

โปรแกรมประมวลผลคำสำมำรถเรยี กใชไ้ ดห้ ลำยวธิ ี ยกตวั อยำ่ ง 1 วิธี ดงั นี้ 1. คลิกป่มุ รูปที่ 3.1 คลกิ ป่มุ 2. คลกิ ป่มุ Word รูปท่ี 3.2 คลิกป่มุ Word

3. เลือกเอกสำรเปล่ำ รูปท่ี 3.3 เลอื กเอกสำรเปลำ่

4. ผลลพั ธ์ รูปท่ี 3.4 ผลลพั ธ์

โปรแกรมประมวลผลคำมีส่วนประกอบหลำยอย่ำงท่ีผใู้ ชต้ อ้ งรูจ้ กั กบั ส่วนประ กอบของหนำ้ จอ โปรแกรมก่อนเสมอเพ่ือควำมเขำ้ ใจหนำ้ ท่ีกำรทำงำนของส่วนต่ำง ๆ ผใู้ ชส้ ำมำรถเรยี กใชง้ ำนไดอ้ ย่ำงถกู ตอ้ งประกอบดว้ ยสว่ นตำ่ ง ๆ เชน่ แถบเคร่อื งมือดว่ น แท็บเมนู แถบช่ือเรอ่ื ง รบิ บอน แถบสถำนะ แถบช่ือเรอ่ื ง แถบเล่อื นแนวตงั้

รูปที่ 3.5 หนำ้ ท่ีของสว่ นประกอบของโปรแกรมประมวลผลคำ

ตารางที่ 3.1 หนำ้ ท่ีของสว่ นประกอบของโปรแกรมประมวลผลคำ

ตารางที่ 3.1 หนำ้ ท่ีของสว่ นประกอบของโปรแกรมประมวลผลคำ

แถบเคร่ืองมือของโปรแกรมประมวลผลคำ เรียกว่ำ ริบบอน (Ribbon) เป็นท่ี รวมคำส่งั ตำ่ ง ๆ ของโปรแกรม แบง่ ออกเป็นแท็บแต่ละแท็บมีคำส่งั ต่ำง ๆ ท่ีทำงำนอย่ำง เป็นหมวดหมู่ทำงำนใกล้เคียงกัน เช่น แท็บหนำ้ แรก แท็บแทรก แท็บเคำ้ โครงหน้ำ กระดำษ โปรแกรมออกแบบมำเพ่ือใชแ้ ทนเมนกู บั ทลู บำรข์ องโปรแกรม 3.5.1 แทบ็ หน้าแรก (Home) แท็บหน้ำแรกประกอบด้วยคำส่ังท่ีทำหน้ำท่ีจัดกำรเก่ียวกับรูปแบบ เอกสำร เช่น จดั รูปแบบอกั ษรจดั ตำแหน่งขอ้ ควำม จดั ย่อหนำ้ กำหนดลกั ษณะขอ้ ควำม คน้ หำและแทนท่ีขอ้ ควำม รูปท่ี 3.6 แท็บหนำ้ แรก

3.5.2 แทบ็ แทรก (Insert) แท็บแทรกประกอบดว้ ยคำส่งั ท่ีทำหนำ้ ท่ีแทรกรูปภำพและข้อควำม เช่น กำรแทรกหนำ้ กำรแทรกตำรำง กำรแทรกรูปภำพประกอบ กำรแทรกหัวกระดำษทำ้ ย กระดำษ กำรแทรกขอ้ ควำม และสญั ลกั ษณต์ ำ่ ง ๆ รูปท่ี 3.7 แท็บแทรก

3.5.3 แทบ็ ออกแบบ (Design) แท็บออกแบบประกอบดว้ ยคำส่งั ท่ีทำหนำ้ ท่ีเปล่ียนลกั ษณะของเอกสำร เปล่ยี นสพี ืน้ หลงั ของหนำ้ เพ่ิมเสน้ ขอบใหก้ บั หนำ้ เพ่ิมลำยนำ้ อย่ำงรวดเรว็ เป็นกลมุ่ ของ กำรจดั รูปแบบเอกสำร รูปที่ 3.8 แท็บออกแบบ

3.5.4 แทบ็ เคา้ โครง (Page Layout) แท็บเค้ำโครงประกอบดว้ ยคำส่ังท่ีทำหน้ำท่ีตั้งค่ำหน้ำกระดำษ เช่น กำหนดชดุ รูปแบบ ตงั้ ค่ำเร่มิ ตน้ หนำ้ กระดำษ กำหนดพืน้ หลงั ของหนำ้ กำหนดย่อหนำ้ กำรจดั เรยี ง ตงั้ คำ่ หนำ้ กระดำษ รูปที่ 3.9 แท็บเคำ้ โครงหนำ้ กระดำษ

3.5.5 แทบ็ การอ้างองิ (References) แท็บกำรอำ้ งอิงประกอบดว้ ยคำส่งั ท่ีทำหนำ้ ท่ีอำ้ งอิงขอ้ ควำม เชน่ ขอ้ มลู อำ้ งอิง และบรรณำนกุ รม กำรอำ้ งอิงเชิงอรรถ กำรอำ้ งอิงดชั นี รูปที่ 3.10 แท็บกำรอำ้ งอิง

3.5.6 แทบ็ การส่งจดหมาย (Mailings) แท็บกำรส่งจดหมำยประกอบดว้ ยคำส่งั ท่ีทำหนำ้ ท่ีสรำ้ งจดหมำยเวียน เชน่ กำรสรำ้ งซองจดหมำย กำรสรำ้ งปำ้ ยผนกึ กำรสรำ้ งจดหมำยเวียน กำรแทรกขอ้ มลู รูปท่ี 3.11 แทบ็ กำรสง่ จดหมำย

3.5.7 แทบ็ รีววิ (Review) แท็บรีวิวประกอบดว้ ยคำส่งั ท่ีทำหนำ้ ท่ีกำรพิสจู นอ์ ักษร เช่น กำรสะกด และไวยำกรณ์ กำรสรำ้ งขอ้ คดิ เห็น กำรตดิ ตำม กำรเปล่ียนแปลง กำรเปรยี บเทียบ และ กำรปอ้ งกนั รูปที่ 3.12 แทบ็ รวี ิว

3.5.8 แทบ็ มุมมอง (View) แท็บมุมมองประกอบดว้ ยคำส่งั ท่ีทำหนำ้ ท่ีกำหนดมุมมองเอกสำร เช่น กำหนดมุมมองเอกสำรกำรแสดงไมบ้ รรทดั และเสน้ ตำรำง กำรย่อขยำยหนำ้ เอกสำร กำรจดั เรยี งหนำ้ เอกสำร กำรสรำ้ งแมโคร รูปท่ี 3.13 แท็บมมุ มอง

3.5.9 แทบ็ คาส่ังเฉพาะ (Contextual Tabs) แท็บคำส่งั เฉพำะจะแสดงขึน้ เม่ือผูใ้ ชโ้ ปรแกรมใชค้ ำส่งั บำงอย่ำงภำยใน โปรแกรมซ่งึ แท็บคำส่งั เฉพำะนีจ้ ะแสดงแท็บรบิ บอนดำ้ นขวำสดุ จะมี 1 แท็บ หรือหลำย แท็บ ขึน้ อย่กู บั กำรใชค้ ำส่งั เช่น เม่ือแทรกรูปภำพลงในเอกสำรโปรแกรมประมวลผลคำ จะแสดงแท็บคำส่งั เฉพำะ คือ เครอ่ื งมือรูปภำพบนแถบช่ือเรอ่ื งและจะแสดงแท็บ รูปแบบ รูปที่ 3.14 แสดงแท็บคำส่งั เฉพำะ

กำรออกจำกโปรแกรมประมวลผลคำเป็นกำรปิดโปรแกรมท่ีใชง้ ำนอยู่ และเพ่ือ ควำมปลอดภยั ควรปิดโปรแกรมอย่ำงถกู วิธี ปฏิบตั ิไดห้ ลำยแบบ ขอยกตวั อย่ำง 3 วธิ ี ดงั นี้ วิธีท่ี 1 เป็นกำรออกจำกโปรแกรมประมวลผลคำโดยใชแ้ ท็บเมนู ซ่งึ เป็นกำรออก จำกโปรแกรมตำมขั้นตอนของโปรแกรมท่ีกำหนด เหมำะสำหรบั ผูใ้ ชโ้ ปรแกรมเร่ิมตน้ สำมำรถปฏิบตั ิไดด้ งั นี้ 1. คลกิ แท็บไฟล์ รูปที่ 3.15 คลกิ แท็บไฟล์

2. เลอื กคลกิ ปิด รูปที่ 3.16 เลอื กคลิก ปิดแท็บคำส่งั เฉพำะ

วิธีที่ 2 เป็นกำรออกจำกโปรแกรมประมวลผลคำแบบรวดเรว็ และเป็นกำรลด ขนั้ ตอนใหผ้ ใู้ ชโ้ ปรแกรมสำมำรถออกจำกโปรแกรมไดร้ วดเรว็ ขนึ้ สำมำรถปฏิบตั ไิ ดด้ งั นี้ 1. คลิก รูปท่ี 3.17 คลิก

วิธีที่ 3 เป็นกำรออกจำกโปรแกรมประมวลผลคำแบบไม่ใชแ้ ท็บเมนู สำมำรถ ออกจำกโปรแกรมไดร้ วดเรว็ เช่นเดียวกนั เหมำะสำหรบั ผใู้ ชโ้ ปรแกรมท่ีมีควำมชำนำญ หรอื ขนึ้ อยกู่ บั ควำมถนดั ของผใู้ ชโ้ ปรแกรมสำมำรถปฏิบตั ไิ ดด้ งั นี้ 1. เล่อื นเมำสไ์ ปท่ีแถบช่ือเรอ่ื ง (Title Bar) แลว้ คลิกเมำสด์ ำ้ นขวำ 2. เลือกคลกิ Close รูปที่ 3.18 เลือกคลิก Close

กำรสรำ้ งเอกสำรใหม่สำมำรถทำไดโ้ ดยโปรแกรมจะมีแม่แบบใหเ้ ลือกเพ่ือ ควำมเหมำะสมกบั งำนและเพ่ือสนองควำมตอ้ งกำรของผใู้ ชโ้ ปรแกรม ถำ้ ตอ้ งกำรสรำ้ ง เอกสำรใหม่แบบว่ำง ๆ (Blank..Document) ให้กดป่ ุมCtrl+N แต่ถ้ำต้องกำรสรำ้ ง เอกสำรท่ีสำมำรถเลอื กรูปแบบได้ ใหป้ ฏิบตั ติ ำมขนั้ ตอนกำรสรำ้ งเอกสำรใหม่ไดด้ งั นี้ 1. คลิกแทบ็ ไฟล์ รูปที่ 3.19 คลกิ แทบ็ ไฟล์

2. คลกิ ใหม่ รูปท่ี 3.20 เลอื กคลกิ ใหม่

3. เลอื กรูปแบบเอกสำรตำมท่ีกำหนด รูปที่ 3.21 เลอื กรูปแบบเอกสำร

4. ผลลพั ธ์ รูปที่ 3.22 ผลลพั ธ์

3.8.1 การบนั ทกึ เอกสารเกา่ กำรบันทึกเอกสำรเก่ำสำมำรถคลิกป่ ุม หรือกดป่ ุม Ctrl+S โปรแกรมจะทำกำรบนั ทกึ ขอ้ มลู ท่ีแกไ้ ขลำ่ สดุ ทบั เอกสำรเดิมโดยอตั โนมตั ิ รูปที่ 3.23 กำรบนั ทกึ เอกสำรเก่ำ

3.8.2 การบันทกึ เอกสารใหม่ กำรบนั ทึกเอกสำรใหม่สำมำรถคลิกป่มุ หรอื กดป่มุ Ctrl+S ไดเ้ หมือนกบั กำรบนั ทกึ เอกสำรเก่ำแตผ่ ใู้ ชไ้ ม่สำมำรถบนั ทกึ ขอ้ มลู ไดเ้ ลยตอ้ งใหผ้ ูใ้ ชโ้ ปรแกรมกำหนด ช่ือก่อนกำรบนั ทกึ สำมำรถปฏิบตั ติ ำมขนั้ ตอนไดด้ งั นี้ 1. คลกิ แทบ็ ไฟล์ รูปท่ี 3.24 คลกิ แทบ็ ไฟล์

2. เลือกคลกิ บนั ทกึ เป็น 3. เลือกแหลง่ ขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรบนั ทกึ

4. เลือกไดรฟ์ ท่ีตอ้ งกำร 5. ตงั้ ช่ือไฟล์ 6. เลือกนำมสกลุ ท่ีตอ้ งกำร 7. คลิกป่มุ บนั ทกึ รูปท่ี 3.26 คลกิ ป่มุ บนั ทกึ

กำรเปิดเอกสำรเป็นกำรเปิดเอกสำรเก่ำขึน้ มำใชส้ ำมำรถเปิดไดห้ ลำยวิธี เช่น กำรดบั เบิล้ คลิกไฟลเ์ อกสำรท่ีตอ้ งกำรเปิด เลือกไฟลเ์ อกสำรท่ีตอ้ งกำรเปิ ดแลว้ กดป่ มุ Enter หรือเลือกไฟลเ์ อกสำรแลว้ คลิกเมำสป์ ่ ุมขวำเลือก Open ถ้ำผูใ้ ช้กำลังใชง้ ำน โปรแกรม สำมำรถกดป่มุ Ctrl+O หรอื ปฏิบตั ิตำมขนั้ ตอนไดด้ งั นี้ 1. คลิกแทบ็ ไฟล์ รูปที่ 3.27 คลกิ แท็บไฟล์

2. เลือกคลกิ เปิด 3. เลอื กแหลง่ ขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรเปิด รูปที่ 3.28 เลอื กแหลง่ ขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรเปิด

4. เลือกไฟลท์ ่ีตอ้ งกำร 5. คลิกป่มุ เปิด รูปท่ี 3.29 คลิกป่มุ เปิด

กำรจดั หนำ้ กระดำษเป็นกำรจดั รูปแบบกำรพิมพเ์ อกสำรตำมท่ีตอ้ งกำร ทุกครงั้ ท่ีมีกำรพิมพข์ ้อควำมผูใ้ ช้โปรแกรมจะตอ้ งจัดรูปแบบของหนำ้ กระดำษเพ่ือเป็นกำร เตรยี มควำมพรอ้ มในกำรจดั พิมพเ์ อกสำร กำรตงั้ ค่ำขอบกระดำษเป็นกำรกำหนดพืน้ ท่ี ว่ำงใหก้ ับกระดำษโดยจะกำหนด ดำ้ นซำ้ ย ดำ้ นขวำ บน และล่ำง สำมำรถปฏิบตั ิได้ หลำยวิธียกตวั อยำ่ งดงั นี้ วิธีท่ี 1 กำรตงั้ คำ่ ขอบกระดำษโดยใชไ้ มบ้ รรทดั เป็นกำรตงั้ คำ่ ขอบกระดำษแบบ รวดเร็วสำมำรถปรบั ระยะขอบกระดำษไดโ้ ดยกำรใชเ้ มำสค์ ลิกท่ีไมบ้ รรทัดแลว้ ลำกได้ ตำมท่ีตอ้ งกำรสำมำรถปฏิบตั ไิ ดด้ งั นี้ เล่ือนเมำสไ์ ปตำแหน่งขอบไมบ้ รรทดั ใหส้ ญั ลกั ษณ์ ปรำกฏคลิกเมำสด์ ำ้ นซำ้ ยแลว้ ลำกตำมท่ีตอ้ งกำร

รูปที่ 3.30 กำรตงั้ คำ่ ขอบกระดำษโดยใชไ้ มบ้ รรทดั

วิธีท่ี 2 กำรตงั้ คำ่ ขอบกระดำษโดยเลือกใชก้ ำรตงั้ ค่ำสำเรจ็ รูป เป็นกำรกำหนด คำ่ ระยะขอบท่ีโปรแกรมกำหนดใหเ้ พ่ืออำนวยควำมสะดวกในกำรกำหนดค่ำ มีขนั้ ตอน กำรปฏิบตั ิดงั นี้ 1. คลกิ แทบ็ เคำ้ โครง 2. คลิกป่มุ ระยะขอบ 3. เลือกระยะขอบท่ีกำหนด รูปที่ 3.31 ตงั้ คำ่ ขอบกระดำษโดยเลือกใชก้ ำรตงั้ ค่ำสำเรจ็ รูป

วิธีที่ 3 กำรตงั้ ค่ำขอบกระดำษโดยกำหนดเอง เป็นกำรกำหนดระยะขอบดว้ ย ตวั เอง มีขนั้ ตอนกำรปฏิบตั ิดงั นี้ 1. คลิกแท็บเคำ้ โครง 2. คลิกป่มุ ตงั้ คำ่ หนำ้ กระดำษ รูปท่ี 3.32 คลิกแทบ็ เคำ้ โครง

3. คลิกแทบ็ ระยะขอบ 6. กำหนดลกั ษณะของหนำ้ 4. กำหนดตวั เลขระยะขอบตำมท่ีตอ้ งกำร 7. กำหนดกำรนำไปใชง้ ำน 5. กำหนดกำรวำงแนว รูปที่ 3.33 กำหนดระยะขอบตำมท่ีตอ้ งกำร

8. คลิกแทบ็ กระดำษ 9. กำหนดขนำดกระดำษ รูปท่ี 3.34 คลกิ แท็บกระดำษ

10. คลกิ แท็บเคำ้ โครง 13. กำหนดกำรนำไปใช้ 11. กำหนดหวั กระดำษทำ้ ยกระดำษ 14. คลิกป่มุ ตกลง 12. กำหนดกำรวำงแนว รูปท่ี 3.35 คลิกแท็บเคำ้ โครง

กำรลบขอ้ มลู เป็นกำรนำขอ้ มลู ออกจำกหนำ้ เอกสำร สำมำรถลบไดห้ ลำยวิธี ยกตวั อยำ่ งดงั นี้ 1. กดป่ มุ Backspace เป็นกำรลบขอ้ มลู ท่ีอย่ทู ำงดำ้ นซำ้ ยของเคอรเ์ ซอรเ์ ป็น กำรลบทีละตวั อกั ษร 2. กดป่มุ Del หรอื Delete เป็นกำรลบขอ้ มลู ท่ีอย่ทู ำงดำ้ นขวำของเคอรเ์ ซอร์ เป็นกำรลบทีละตวั อกั ษร 3. กดป่มุ Ctrl+Delete เป็นกำรลบขอ้ มลู ท่ีอยดู่ ำ้ นขวำของเคอรเ์ ซอรท์ ีละ 1 คำ 4. กดป่มุ Ctrl+Backspace เป็นกำรลบท่ีอยดู่ ำ้ นซำ้ ยของเคอรเ์ ซอรท์ ีละ1คำ 5. กำรลบขอ้ มลู จำนวนมำกตอ้ งทำกำรคลมุ ดำขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรลบแลว้ กดป่ มุ Enter หรอื Del หรอื Backspace สำมำรถปฏิบตั ิไดด้ งั นี้

1. คลมุ ดำขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรลบ รูปท่ี 3.36 คลมุ ดำขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรลบ

2. กดป่มุ Enter หรอื Del หรอื Backspace รูปที่ 3.37 กดป่มุ Enter หรอื Del หรอื Backspace

กำรคดั ลอกขอ้ มูลเป็นกำรทำสำเนำขอ้ มูลเดิมท่ีมีอยู่ นำไปวำงในตำแหน่งท่ี ตอ้ งกำร เพ่ือเป็นกำรลดภำระกำรทำงำนท่ีเหมือเดิม ทำใหผ้ ใู้ ชโ้ ปรแกรมสำมำรถทำงำน ไดอ้ ย่ำงรวดเรว็ กำรคดั ลอกขอ้ มลู สำมำรถปฏิบตั ิดงั นี้ 1. คลมุ ดำขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรคดั ลอก รูปท่ี 3.38 คลมุ ดำขอ้ มลู ท่ีตอ้ งกำรคดั ลอก

2. กดป่ ุม Ctrl คำ้ งไว้ คลิกเมำสต์ ำแหน่งท่ีคลุมดำคำ้ งไว้ ลำกมำตำแหน่งท่ี ตอ้ งกำรวำงขอ้ ควำมจะถกู คดั ลอกมำตำแหน่งท่ีตอ้ งกำร รูปที่ 3.39 กดป่มุ Ctrl