Die eAkte im Einsatz

Die eAkte im Einsatz



eAktive Newsletter April 2013 | 4 Vollautomatisierter Produktivgang des Fachbereiches Steuern im Kassen- und Steueramt (21)Im September 2012 wurde im Fachbereich Steuern „der Hebel“ umgelegt. Über Schnittstellen wurden unter anderemdie Fachanwendungen GES-KA und EASY sowie darüber hinaus SAP integriert, sodass binnen weniger Tage mehr als160.000 Akten aus dem Grund-/Gewerbe- und Hundesteuerbereich vollautomatisiert zwischen Favorit (eAkte) undden maßgeblichen Verfahren der Abteilung angelegt und harmonisiert wurden. Zudem wurden ca. 220.000 Doku-mente/Schriftstücke aus dem Grund-/Gewerbe- und Hundesteuerbereich migriert und den jeweiligen elektronischenAkten zugeordnet. Die gesamte eingehende Post wird durch Scannen digitalisiert und dem Arbeitsprozess zugeord-net. Die weitere Verarbeitung erfolgt dann ausschließlich digital.Methodisches Vorgehen:zentrale/dezentrale FAVORIT 4.2 Postausgang Poststelle Microsoft Biz Talk Aufruf der SteuerbescheideGES-KA EASY (Archiv)wöchentliche vollautomatisierte mit Aktenanlage wird jeweils ein Aktenanlage für neue Link zu dem Steuerbescheid in Easy Steuerpflichtige Archiv übertragen. Dieser kann aus der Favoritakte aufgerufen werdenzum 10.9.2012 wurde der gesamte mit der Aktenanlage am 10.9.2012 Aktenbestand von 160.000 Akten wurden Links zu 220.000 Steuer­ bescheiden in Easy Archiv vollautomatisiert aus GES-KA übertragen angelegt

eAktive Newsletter April 2013 | 5Im Rahmen der technischen Umsetzungen waren neben dem Projektteam eAkte auch Hans-Joachim Radke (20/SAPCCC), Stefan Poeck (WIVERTIS GmbH) sowie Norbert Mende (T-Systems International GmbH) beteiligt und sorgtenmaßgeblich für eine nachhaltige und funktionsfähige Vorbereitung des Produktivgangs.Ein besonderer Dank gilt zudem auch den Kolleginnen und Kollegen des Fachbereiches Steuern, welche als An­wenderinnen und Anwender einen wesentlichen Beitrag für die erfolgreiche Umsetzung geleistet haben sowieetwaige Probleme pragmatisch und zielorientiert mit dem Projektteam eAkte ausgetauscht und gelöst haben.Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus dem Fachbereich Steuern des Kassen- und Steueramtes (21),welche seit September 2012 vollautomatisiert mit der eAkten-Infrastruktur arbeiten.Seit September 2012 arbeitet der Fachbereich Steuern mit FAVORIT als flexibles Archivierungs- und Vorgangsbearbeitungssystem Herr Langkowski, Amtsleiter des Kassen- und Steueramtes, zieht ein Fazit aus den vergangenen Monaten:Redaktion eAktive sehr viel Neues auf uns zu. Dazu zählte zum Beispiel dieHerr Langkowski, erzählen Sie uns bitte von Ihren Erfah- Posteingangsbearbeitung. Wir haben ein Konzept erstellt,rungen bzgl. der Arbeit mit einer elektronischen Akten­ bei dem jeder Posteingang genau gekennzeichnet wird,führung seit dem erfolgten Produktivgang im Fachbereich indem wir die verschiedenen Eigenschaften des DokumentesSteuern. konkret benennen. Unsere Befürchtungen waren beispiels- weise, dass es hier zu einem Rückstau kommen könnte, wo-Martin Langkowski bei diese sich nicht bestätigten. Im Wesentlichen kannUnter Berücksichtigung der erheblichen ablauforganisato- man festhalten, dass die Arbeit mit der eAkte ein festerrischen Veränderungen durch die Umstellung auf eine elek- Bestandteil unser täglichen Arbeit geworden ist und insbe-tronische Aktenführung ist der Produktivgang im Fachbe- sondere durch die Vereinheitlichung von Arbeitsabläufenreich Steuern erstaunlich gut gelaufen. Natürlich kam auch und Aktenführung nachhaltige Vorteile spürbar sind.

eAktive Newsletter April 2013 | 6Redaktion eAktive Redaktion eAktiveHaben Sie sich gut auf die Einführung vorbereitet gefühlt? Welche wesentlichen Vorteile haben sich aus der Arbeit mit der eAkte aus Ihrer Sicht ergeben?Martin LangkowskiSowohl die technische als auch die organisatorische Martin LangkowskiUnterstützung waren sehr gut. Die in einem solchen Die Abläufe wurden deutlich gestrafft. Dazu gehörtProzess vorhandenen Unsicherheitsfaktoren wie Handling ins­besondere, dass sich die Liegezeiten reduziert habeneiner eAkte oder eintretende ablauforganisatorische und Umlaufmappen im Amt 21 in der Regel innerhalbVeränderungen sind normal und konnten innerhalb von 24 Stunden bearbeitet werden. Die Einführung derkürzester Zeit gemeinsam mit dem Projektteam eAkte eAkte ist ein echter Fortschritt, erfordert aber auch einausgeräumt werden. Ein weiterer wesentlicher Faktor für diszipliniertes Arbeiten. Die Resonanz aus der Mitar­den gelungenen Umstieg war, dass auch Kolleginnen beiterschaft ist überwiegend positiv und die Arbeit mit derund Kollegen aus unserem Fachbereich Mitglied im elektronischen Aktenführung ist in „Fleisch und Blut“ über­Projektteam eAkte sind und somit die notwendige Fach- geg­ angen. Gerade die vielfältigen Suchmöglichkeitenlichkeit uneingeschränkt in das Projekt eingebracht sowie nach Informationen sowie die transparente Arbeitsweiseberücksichtigt worden ist. durch eine elektronische Aktenführung bieten erhebliche Vorteile. Man weiß sofort, welche Vorgänge sich wo inRedaktion eAktive welchem Bearbeitungsstatus befinden, was gerade Ver­FAVORIT, das vom Bundesverwaltungsamt entwickelt tretungssituationen deutlich verbessert. Wenn in denwurde, ist eine Software, die im Wesentlichen reine nächsten Monaten auch noch die anderen FachbereicheVer­waltungsakten kennt. Beschreiben Sie bitte kurz die Buchhaltung und Vollstreckung unseres Amtes produktivBesonderheiten der „21er Akte“. gegangen sind, werden sich auch amtsintern sukzessive weitere Synergien ergeben. Aus meiner Sicht muss manMartin Langkowski sich darüber hinaus bewusst machen, dass durch dasDas Bundesverwaltungsamt arbeitet in der Regel mit Projekt eAkte zudem eine langfristige und generations­Sachakten. Eine Besonderheit beim Amt 21 war unter übergreifende Aktenführung erreicht wird.anderem, dass wir mit Personenakten für natürlicheaber auch juristische Personen arbeiten. Es wurde daher Redaktion eAktiveein eigener Aktentyp umgesetzt mit besonderen Reitern Hr. Langkowski, vielen Dank für das Interview!und Attributen, sodass alle erforderlichen Informationenautomatisch aus den Fachanwendungen nach Favoritüber­tragen werden konnten. Darüber hinaus werden ver-schiedene Metainformationen wie die Steuernummerdes Finanzamtes oder unsere Geschäftspartnernummerndirekt an der Akte dokumentiert. Auf dieser Grundlagekönnen zum Beispiel dann auch die entsprechendenBescheide schnell gesucht werden.Redaktion eAktive Impressum:Wie haben Sie eine Strukturierung Ihrer Akten vorge­nommen? Haben Sie dabei Ihre bisherige Aktenstruktur Herausgeberbeibehalten oder haben Sie über die Einführung der eAkte Landeshauptstadt Wiesbadeneine Neuorganisation Ihrer bisherigen Aktenstruktur Kämmereivorgenommen? Hasengartenstraße 21, 65189 Wiesbaden RedaktionMartin Langkowski Dr. Thomas Ortseifen (Telefon 4110)Bei der Einführung der eAkte haben wir uns bei der Jenny Höse (Telefon 4115)Strukturie­rung der Akten weitestgehend an der bisherigen Stefan Meibom (Telefon 4112)Aktenstruktur orientiert. Nur im Grundsteuerbereich führen Anne Herold (Telefon 4163)wir die Akten jetzt eigentümer- anstatt objektbezogen. BeiEigentümerwechseln wurde das Objekt früher unter der Gestaltung und Bildmaterialgleichen Akte fortgeführt. Über die Attribute können nun Wiesbaden Marketing GmbHjedoch Objekte verschiedenen Eigentümern zugeordnet Kämmerei und www.shutterstock.dewerden. eAkt(e)iv dient der Information der Mit­arbei­teri­ nnen und Mitarbeiter. Gewährleistungsa­ nsprüche sind ausgeschlossen.

eAktive Newsletter Dezember 2013 | 3Mit einem Klick zur Stellenbesetzung (SteBes) im Amt für Soziale ArbeitNachdem der fachbereichsübergreifende sogenannte lichen Stellen und auch an das zuständige Dezernat II elek-SteBes-Prozess in Zusammenarbeit zwischen dem Team tronisch weitergeleitet werden, um diese Vorgänge in einemeAkte und dem Fachbereich 51.21, Allgemeine Verwal- geordneten Arbeitsprozess digital strukturiert bearbeiten zutung neu konzipiert und auch die Personalbedarfsan­zeige können. Der gesamte Vorgang wird dann elektronisch wei-in den Workflow mit einbezogen wurde, werden seit tergeleitet an das Personal- und Organisationsamt (11).dem 15.07.2013 nicht nur Stellen­besetzungen, sondernauch Personalbedarfe vollständig digital bearbeitet. Kon- Die nachfolgende Abbildung zeigt exemplarisch einenkret bedeutet dies, dass alle mit der Stellenbesetzung in digitalen Stellenbesetzungsvorgang mit sämtlichen entschei-Verbindung stehenden Dokumente in der elektronischen dungsrelevanten Dokumenten, aus dem direkt eine elektro-Akte gespeichert und ohne Medienbrüche innerhalb des nische Umlaufmappe an die erforderlichen Stellen versandtAmtes über eine digitale Umlaufmappe an die erforder- werden kann (hier dargestellt mit fiktiven Testdaten).Alle zur Stellenbesetzung gehörenden Dokumente werden in einem Vorgang gebündelt.Bislang wurde der Personalbedarf über einenVordruck geltend gemacht, der in einer „Gitter-mappe“ an mindestens fünf weitere Beteiligtezur Unterschrift versandt werden musste. Diesbrachte u. a. lange Wege und Transportzeitenmit sich. Herauszufinden, an welcher Stelle sichdie papierbezogene Umlaufmappe befindet,war oft nur mit Mühe möglich. Digitale Laufweg-vorlagen ermöglichen es nun hingegen, schnelldie erforderlichen Personen zu involvieren undihnen nicht nur den entsprechenden Vordruckzur Unterschrift, sondern auch alle entscheidungs-relevanten Unterlagen ganzheitlich in einemVorgang zukommen zu lassen. Beispiel einer digitalen Umlaufmappe: Durch Auswahl des entsprechenden Formulars können alle erforderlichen Stellen per Knopfdruck involviert und sämtliche entscheidungsrelevanten Dokumente in der Anlage eing­ esehen werden.

eAktive Newsletter Dezember 2013 | 2Vom „unaufgeregten“ Produktivgang der Bezirkssozialarbeit…Die Dienstleistungen der Bezirkssozialarbeit (BSA) imAmt für Soziale Arbeit der Landeshauptstadt Wiesbadenrichten sich an Familien, Kinder und Jugendliche sowiederen Umfeld. Sie umfassen persönliche und erzieherischeHilfen, Informationen über soziale Dienstleistungen,Beratung und Unterstützung bei familiären Problemlagensowie Aufgaben des Kinderschutzes. Während bislang sämt­liches sozialarbeiterisches Handeln in Form von Papierak­ten dokumentiert wurde, stiegen in der Zeit von April bisAnfang Juli 2013 nach und nach die einzelnen Arbeits­gruppen der Bezirkssozialarbeit in den verschiedenen Stand­orten auf die Arbeit mit der elektronischen Akte um. MitAusnahme der regionalen Arbeitsgruppe 1 in der Taunus­straße, die ebenfalls folgt, sobald die infrastrukturellen Vo­raussetzungen (unter anderem neue Netzwerktechnologie)an diesem Standort [voraussichtlich bis Ende 2013]geschaffen wurden, arbeiten nun alle Kolleginnen undKollegen der Bezirkssozialarbeit mit der elektronischen Akte.Alle Mitarbeiterinnen und Mitar­beiter erhalten die ein­gehende Post auf ihrem digitalen Schreibtisch, bearbeitensie in der elektronischen Akte und erstellen Bescheide undSchreiben an die Bürgerinnen und Bürger, die ebenfallsper Mouse-Click in der eAkte automatisch verortet werden.Darüber hinaus wird in Kürze eine gezielte Anbindung desdortigen Fachverfahrens JUMBO an die eAkte erfolgen.Die Resonanz aus dem Fachbereich ist dabei überwie­gend positiv. Die Abteilungsleiterin Frau Christa Endersbezeichnete den Umstieg geradezu als „unaufgeregt“,was vor allem der engagierten und intensiven Vorberei­tung und Mithilfe der Kolleginnen und Kollegen aus derBSA zu verdanken ist. In praxisnahen Workshops habensie gemeinsam mit dem Team eAkte die Prozesse dertäglichen Arbeit herausgearbeitet und in der elektronischenAkte nachgebildet, um optimal auf den Umstieg vor­-bereitet zu sein. Hinweise des Fachbereichs wurdengemeinsam mit dem Team eAkte aufgegriffen unddahingehend geprüft, inwieweit sie sich direkt, im Zu-sammenhang mit einer neuen FAVORIT Version oderorganisatorisch lösen lassen.Im nächsten Schritt werden zudem weitere Prozesse iden­ Kolleginnen und Kollegen aus einzelnen Arbeitsgruppen der Bezirks-tifiziert, die Schnittstellen zu anderen Fachbereichen wie sozialarbeit, die produktiv mit der elektronischen Akte arbeiten.beispielsweise den Beistandschaften haben und ebenfallsin naher Zukunft produktiv mit der elektronischen Aktearbeiten sollen. Auf diese Weise wird auch die Arbeit mitder elektronischen Akte über die Grenzen des eigenenFachbereichs hinweg zu einem immer wichtigeren Instru­ment, um fachbereichsübergreifend ohne Medienbrüchearbeiten zu können.

eAktive Newsletter Oktober 2014 | 2 Eine wichtige Etappe ist geschafft…In den vergangenen Jahren seit Einführung der elek- diesem Kontext wurden Prozesse gemeinsam mit dentronischen Akte wurden nicht nur sukzessive Papier- Fachbereichen neu gestaltet, digitalisiert sowie Fach-akten durch elektronische Akten ersetzt, sondern verfahren zum Teil parallel erneuert und an die eAktebegleitend zentrale eGoverment-Infrastrukturen für angebunden.die Landeshauptstadt Wiesbaden implementiert undzudem Fachverfahren eingeführt, angebunden und Wir bedanken uns in diesem Zusammenhang sehrkomplexe, bereichs­überg­ reifende Verwaltungsab- herzlich bei allen Kolleginnen und Kollegen, dieläufe weitesgehend digitalisiert. bereits mit der elektronischen Akte arbeiten bzw. deren Einsatz derzeit vorbereiten. Ein wesentlicherDarüber hinaus konnte während des laufenden Grund für die erzielten Ergebnisse war sicherlich dieProjektes bereits eine technische Migration von konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit inFAVORIT 4 zu FAVORIT 5 im Juni dieses Jahres den vergangenen Jahren, welchen wir uns auch fürsowie der Umstieg in die neue CITRIX-Umgebung den weiteren gemeinsamen Weg erhoffen.erfolgreich realisiert werden. Stellvertretend und als kleines Dankeschön an alleSchon mit Beginn des Projektes haben die politisch Beteiligten wurde Frau Hatice Demirgöz in kleinemVerantwortlichen dieses Großprojekt als eine Kraft- Rahmen als 300. produktive eAkte Anwenderinanstrengung für Projektmitarbeiter sowie alle betrof- „begrüßt“.fenen Fachbereiche bezeichnet, welche sich mittel-fristig lohnen wird. Der Weg dorthin sei sicherlichnicht einfach, jedoch zukunftsweisend, innovativ undabsolut notwendig (vergleiche u. a. SonderausgabePersonal im fokus 1/2012). Auf diesem Weg warennatürlich, unter anderem auf Grund der Größe desProjektes, einhergehend mit den deutlichen Verän-derungen bisheriger Arbeitsstrukturen/-weisen un-terschiedlichste inhaltliche und zeitliche Anpassungennotwendig. Umso erfreulicher ist es, dass nun be-reits mehr als 300 User produktiv sind und hierbeimehr als 500.000 elektronische Akten eingesetztwerden.Schon seit 2012 arbeiten u. a. 51/Betreuungsbehör- Hatice Demirgöz (21/Fachbereich Steuern) ist die 300. eAkte-Nutzerinde sowie 21/Fachbereich Steuern produktiv mit der und erhält stellvertretend für alle Anwenderinnen und Anwender einenelektronischen Akte. Im vergangenen Jahr kam die Blumenstrauß.Bezirkssozialarbeit hinzu und der Stellenbesetzungs- V. l. n. r. Dirk Stein, Hatice Demirgöz, Dr. Thomas Ortseifen.prozess im Amt für Soziale Arbeit wird seitdem in-tern vollständig über die elektronische Akte digitalabgeb­ ildet. Im Zuge der Anbindung von drei weite-ren Fachbereichen (21/Buchhaltung, 21/Vollstre-ckung und 51/Sozialdienst Asyl) kamen im Juli noch60 weitere Anwender hinzu, sodass seitdem über300 aktive Benutzer innerhalb der StadtverwaltungWiesbaden mit dem Dokumentenmanagement- undVorgangsbearbeitungssystem FAVORIT arbeiten. In

eAktive Newsletter Oktober 2014 | 3Drei auf einen Streich…Die Produktivnahme der Anwenderschulung des Fachbereichs Buchhaltungelektronischen Akte ist einespannende Herausforde-rung, bei der es von derBenennung der Akten, Vor-gänge und Dokumente überdie Organisation des Post­­eingangs, die Qualifizierungder Anwender sowie dieModellierung der Schnitt­­stellen zu Fachverfahrenviele organisatorische undtechnische Fragestellungenzu lösen gibt. Gleichzeitigbietet sich die Gelegenheit,bestehende Prozesse undArbeitsweisen zu überprüfen und zu optimieren.Diese Aufgabe haben auch die Fachbereiche Buch- Aufgabe war. Jeder Geschäftspartner erhält nun einehaltung und Vollstreckung des Kassen- und Steuer- eigene elektronische Akte, welche wiederum Vorgän-amtes sowie der Sozialdienst Asyl des Amtes für So- ge entsprechend der jeweiligen debitorischenziale Arbeit erfolgreich absolviert und wickeln nun die Geschäftsvorfälle (z. B. Hundesteuer, Kindergarten-Vorgangsbearbeitung im Gesamten elektronisch ab. gebühr, etc.) enthält. Jeglicher Schriftverkehr (aus- gehende und eingehende Post) wird in den entspre-Nachfolgend werden die drei seit Juli mit ca. 60 An- chenden Vorgängen abgelegt; die Buchungen selbstwenderinnen und Anwendern produktiv gegangenen werden weiterhin in SAP verarbeitet. Für den Fach-Fachbereiche sowie deren Arbeitsweise kurz vorge- bereich Buchhaltung liegen die größten Vorteilestellt: u. a. in der Vermeidung von Medienbrüchen, da Mails und Faxe, über die ein Großteil der Kommu- Amt/Fachbereich: Amt 21/Buchhaltung nikation von außen läuft, digital direkt an die elek- Userzahl: ca. 30 tronische Akte übertragen werden können. Angebundenes Fachverfahren: SAP Aufgabenschwerpunkte, u.a.: Auch die Kommunikation mit anderen Ämtern er- Buchen von debitorischen und kreditorischen folgt nun zunehmend papierlos per Mail oder direkt Rechnungen, Überwachen von Zahlungsein­ mit der eAkte, bspw. über eine Infomappe. Weiter- gängen deren Verbuchung sowie Auszahlen hin ist jeder der rund 30 Sachbearbeiter sofort bei von Gutschriften. Fragen auskunftsfähig und kann sämtlichen Schrift- verkehr zu allen Geschäftspartnern gleichermaßenAllein für die Produktivnahme der Buchhaltung wur- in einer lückenlosen, revisionssicheren und gerichts-den ca. 300.000 Akten und 2.000.000 Vorgänge festen Akte einsehen.vollautomatisiert angelegt und die Stammdaten ausSAP/PSCD migriert, was sowohl technisch als auch Der Umgang mit der eAkte im Zus­ammenspiel mitorganisatorisch eine nicht zu unterschätzende der Fachan­wendung ist nach Angabe des Fachbe- reichs nach kurzer Übergangsphase bereits ein fester Bestandteil der täglichen Arbeit geworden.

eAktive Newsletter Oktober 2014 | 4Die nachfolgende Abbildung zeigt exemplarisch, wie der Import der ca. 300.000 Akten und ca. 2.000.000Vorgänge vollautomatisiert im Fachbereich Buchhaltung realisiert wurde:

eAktive Newsletter Oktober 2014 | 5 Amt/Fachbereich: Amt 21/Vollstreckung Userzahl: ca. 20 Angebundenes Fachverfahren: phinAVV Aufgabenschwerpunkte, u.a.: Vollstreckung von öffentlichen Forderungen, Amtshilfe­ersuchen sowie das Ergreifen von allen mit der Vollstreckung verbundenen Maßnahmen.Für den Fachbereich Vollstreckung wurde eine Schnittstelle von der bestehenden Voll­streckungssoftware phinAVV zur eAkte konzipiert. Diese ermöglicht es, alle Dokumente,welche aufgrund ergriffener Maßnahmen in phinAVV erzeugt werden, vollautomatisiert in dieelektronische Akte zu transferieren und abzulegen. Der eingehende Schriftverkehr wird zen-tral gescannt und in der Organisationseinheit der Vollstreckungsstelle als Posteingang digitalzur Verfügung gestellt. Die Sachbearbeitung erfolgt dann medienbruchfrei in der elektronischenAkte. Bei der Vorbereitung zur Einführung der eAkte wurden die Prozesse des FachbereichsVollstreckung u. a. auch dahingehend ausgearbeitet, dass weitere digitale Möglichkeiten inVerbindung mit der elektronischen Akte bestehen und angewandt werden. Beispielsweisewerden sämtliche Dokumente, die aus phinAVV bisher physisch ausgedruckt und an andereÄmter verschickt wurden, nun digital über Outlook versandt und parallel über die Schnitt-­stelle zwischen Fachverfahren und eAkte dokumentiert. Anwenderschulung des Fachbereichs Vollstreckung

eAktive Newsletter Oktober 2014 | 6 Amt/Fachbereich: 51/Sozialdienst Asyl Userzahl: ca. 10 Angebundenes Fachverfahren: JuMBo Aufgabenschwerpunkte, u.a.: Der Sozialdienst Asyl ist ein zielgruppen-spezifischer Sozialdienst des Amtes für Soziale Arbeit und nimmt neben anderen Aufgaben auch Tätigkeiten der Kinder- und Jugendhilfe gemäß SGB VIII – analog der Bezirks­sozialarbeit – für Flüchtlinge und Menschen mit unsicherem Aufenthaltsstatus wahr. Für die Einbeziehung des Sozialdienstes Asyl in die Arbeit mit der elektronischen Akte konnte auf die bereits bestehenden Festlegungen und Vorgaben aus der Bezirkssozialarbeit weitest- gehend zurückgegriffen werden. Aufgrund des sehr ähnlich gelagerten Aufgabenbereichs konnten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Sozialdienstes Asyl von den Erfahrungen der Bezirkssozialarbeit profitieren und mit überschaubaren Aufwand in den Produktivbetrieb star- ten. Die Kolleginnen und Kollegen bearbeiten nun elektronisch sämtliche Vorgänge, die sich auf Tätigkeiten der Kinder- und Jugendhilfe beziehen. Zudem wird der Jugendmaßnahmehilfe­ bogen (JuMBo) in die eAkte integriert, sodass ein Import der daraus erstellten Dokumente per Mausklick erfolgt. In diesem Zusammenhang möchten wir Herrn Pfitzner (51/Bezirkssozialar- beit) danken, der auf Grund seiner praktischen Erfahrungen den Sozialdienst Asyl gemeinsam mit dem Team eAkte beim Produktivgang nachhaltig unterstützt hat. Kolleginnen und Kollegen aus dem 51/Fachbereich Sozialdienst Asyl

eAktive Newsletter Juni 2015 | 2Die Beratungsstellen für selbständiges Leben im Alter führen ihre Fallakten seit Dezember 2014 digital…Die Beratung zu Fragen rund um das Älterwerden Abteilungsleitung rückgekoppelt. Anschließend wur­nehmen in Wiesbaden die acht Beratungsstellen für den die Kolleginnen und Kollegen in zwei Basisschu­selbständiges Leben im Alter wahr. Die Mitarbei­ lungen entsprechend auf ihre zukünftige Arbeit mitterinnen und Mitarbeiter sind Ansprechpartner für der elektronischen Akte vorbereitet und qualifiziert.ältere Menschen, Angehörige, Nachbarn aber auchsoziale Dienste und Einrichtungen. Für den unkomplizierten und reibungslosen Ablauf in der Einführungsphase ist allen Beteiligten zu danken, die mit ihrem großen Engagement und hohem Interesse dazu beigetragen haben, die Ein­ führung der elektronischen Vorgangsbearbeitung in diesem Bereich möglichst optimal zu gestalten.Ziel der Arbeit ist die Unterstützung selbständiger Amt/Fachbereich: Amt 51/Beratungsstellenund selbstbestimmter Lebensführung, gerade auch für selbständiges Leben im Alterim Falle von Hilfs- und Pflegebedürftigkeit sowie um Userzahl: ca. 20für hilfebedürftige Menschen eine möglichst optima­ Fachverfahren: PROSEKO (Anbindung ohnele, auf die individuellen Bedürfnisse abgestimmte direkte Schnittstelle zur eAkte)Versorgung und deren Finanzierung sicherzustellen. Aufgabenschwerpunkte, u.a.:Die Aktenführung der Beratungsstellen erfolgt nun Beratung und Unterstützung von Menschen überseit dem 15.12.2014 in elektronischer Form. 60 JahrenJede Person wird in einer elektronischen Akte abge­ Basisschulung von Kolleginnen und Kollegen der Altenberatungsstellenbildet. Jeglicher Schriftverkehr (ausgehende und ein­gehende Post) wird in den entsprechenden elektro­nischen Vorgängen, die sich in den Akten befinden,abgelegt. Der eingehende Schriftverkehr sowie dievon Hausbesuchen mitgebrachten Unterlagen wer­den gescannt und auf dem digitalen Schreibtischdes Sachbearbeiters in den Beratungsstellen zurweiteren Bearbeitung bereitgestellt. Die Sachbear­beitung erfolgt dann nahezu medienbruchfrei in derelektronischen Akte.In Workshops zwischen dem Fachbereich unddem Team eAkte wurden die individuellen Anforde­rungen herausgearbeitet und anschließend in derelektronischen Aktenführung abgebildet. Alle Er­gebnisse wurden regelmäßig mit Sachgebiets- und

eAktive Newsletter Juni 2015 | 3 Die eAkteim Kassen- und Steueramt wächst…Produktivgang des Service- und gang waren abgeschlossen.Forderungsmanagement (210010) Seitdem werden im Service- und Forderungsmanage­ ment alle internen und externen Posteingänge nach Amt/Fachbereich: Amt 21/Service- und der Bearbeitung in SAP in die elektronischen Akten Forderungsmanagement eingepflegt. Hierzu wird ein eigener Vorgang in den Userzahl: ca. 10 jeweiligen Akten genutzt. Ist eine Reaktion seitens Verfahren: SAP der Stadtverwaltung erforderlich, wird der Schrift­ Aufgabenschwerpunkte, u.a.: verkehr ebenfalls dort abgelegt. Anlage und Pflege der Stammdatenverwaltung, erster Ansprechpartner bei Mahnverfahren und Bearbeitung der MandatsverwaltungAufgrund der bereits bestehenden positiven Er­fah­rungen aus anderen Bereichen des Kassen- undSteueramtes konnten die Mitarbeiter/-innen desService- und Forderungsmanagements (210010)binnen weniger Wochen an die eAkte angebundenwerden.Der Bereich „Service“ ist für das Anlegen neuer Unser Dank geht an die Mitarbeiterinnen undGeschäftsp­ artner und die Pflege der Stammdaten Mitarbeiter des Kassen- und Steueramtes für die gutevon ca. 300.000 existierenden Geschäftspartnern Zus­­ammenarbeit und die Kooperation in den Work­zuständig. shops, die diese erfolgreiche Umstellung ermöglichten.Das „Forderungsmanagement“ ist erster Ansprech­partner des Bürgers bei Fragen bezüglich laufenderMahnverfahren und verwaltet darüber hinaus auchalle eingehenden SEPA-Mandate, also die vomBürger erteilten Einzugsermächtigungen.Bereits bei den Vorbereitungen zur Anbindung derBuchhaltung (2102) an die elektronische Akte wur­de eine Schnittstelle zu SAP erfolgreich realisiert. BeimProduktivgang des Service- und Forderungsmanage­ments konnte daher auf die Aktenstruktur der Buch­haltung aufgebaut werden, sodass im Vorfeldoptimale Voraussetzungen für eine unkomplizierteund vor allem schnelle Anbindung an die eAktegeschaffen wurden.Die Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeitererfolgte im November 2014; im Dezember war esdann soweit und die Vorbereitungen für den Produktiv­

eAktive Newsletter Juni 2015 | 4Das Amt für Soziale Arbeit war als Pilotamt von Beginn an fester Bestanteil des Projektes eAkte… Herr Betz, bis März 2015 Amtsleiter des Amtes für Soziale Arbeit, zieht eine Zwischenbilanz: Herr Betz, mittlerweile sind mehr dieser Arbeit ist mit der eAkte systematisch, einheit­ als 150 Kolleginnen und Kolle­ lich und rationell möglich. Mitarbeiter können dies gen aus unterschiedlichen Fach­ punktuell natürlich anders sehen, da es zeitweise bereichen an die elektronische Mehrarbeit bedeuten kann. Mittel- bis langfristig lohnt Vorgangsbearbeitung mit ihren es sich aber, diesen normalen Einführungsaufwand verschiedenen Fachverfahren zu überwinden. Dies können wir bereits in der angebunden. Wenn Sie auf die Betreuungsbehörde oder auch in der Bezirkssozial­ ersten konzeptionellen Über­ arbeit sehen, bei denen der bisherige Verlauf posi­ legungen hinsichtlich einer elek­ tiv zu bewerten ist. In den anderen noch folgendentronischen Akte im Jahr 2006 zurückblicken, was hat Bereichen des Amtes für Soziale Arbeit werdensich aus Ihrer Sicht seit dem Produktivgang der er­ diese Effekte ebenfalls nach und nach spürbar sein,sten Bereiche im 4. Quartal 2010 bis heute geän­ da bin ich mir sehr sicher.dert bzw. positiv gestaltet?Jede Veränderung, gerade solche mit Einsatz von Documentum (Basissoftware der eAkte in Wiesba­EDV-Systemen macht nach meinen Erfahrungen den) ist eine Applikation, die reine Verwaltungsaktenzunächst eine Umgewöhnung erforderlich. Mitarbei­ kennt. Gerade das Amt für Soziale Arbeit hat aberterinnen und Mitarbeiter haben sich in ihrer täglichen besondere Bedürfnisse, um z. B. personenbezogeneArbeit bestimmte Gewohnheiten und Routinen an­ Fallakten abzubilden. Beschreiben Sie bitte diegeeignet, die im Zuge der Einführung einer Software Besonderheiten von verschiedenen 51‘er Aktentypen.überprüft und erneuert werden müssen. Man mussdiesem Prozess die notwendige Zeit und Geduld Akten haben gerade innerhalb des Amtes fürgeben, um die positiven Effekte, die nach und nach Soziale Arbeit unterschiedliche Gewichtung undeintreten, zu erleben und zu bewerten. Das dieses Bedeutung. In der Leistungssachbearbeitung desbei der Größenordnung des Projekts eAkte auch ganz Kommunalen Jobcenters wird die Akte beispiels­-wichtig ist, liegt auf der Hand. An dieser Stelle weise sehr intensiv genutzt. In anderen Bereichenbestätigt sich auch, dass die Gestaltung solcher Ver­ hat die Akte in Beratungsprozessen nur eineänderungen ganz nah am fachlichen Standard nebengeordnete Rolle. Dieser Tatsache wurde jeweilserfolgen sollte, welcher in den Arbeitsabläufen der über die unterschiedlichen Aktentypen Rechnungeinzelnen Fachverfahren hinterlegt ist. Dies haben getragen, sodass die verschiedenen Dokumenta­wir ganz deutlich bei der Betreuungsbehörde ge­ tionsbedürfnisse hierdurch abgebildet werdenmerkt, bei der echte Gewinne durch die tiefe können. Lassen Sie mich dies an drei BeispielenIntegration des Fachverfahrens CABS in die elektro­ erklären: Bei der Betreuungsbehörde wird beispiels­nische Vorgangsbearbeitung eingetreten sind. weise automatisch bei der Fallanlage im Fachver­ fahren CABS die elektronische Akte mitsamt desWie haben sich die Arbeitsweise bzw. die Arbeitsab­ entsprechenden Vorgangs angelegt. Bei der Bezirks­läufe aus Ihrer Sicht in den betroffenen Bereichen sozialarbeit hingegen wird bei jeder Aktenanlageverändert? automatisch ein Abgleich mit der Datenbank des Einwohnermeldeamtes durch­geführt, um die aktuellenIm Zuge der Einführung der elektronischen Akte personenbezogenen Falldaten von dort direkt in diekommt man nicht umhin, Routinen und Arbeitsab­ eAkte zu übernehmen. Und beim Stellenb­ e­setzungs­läufe zu prüfen und zu hinterfragen. Gerade im Amt prozess wiederum verwenden wir keine personen­für Soziale Arbeit steht in vielen Bereichen die Bera­ bezogenen, sondern Verwaltungsakten, um einentungssituation im Vordergrund. Die Dokumentation Sachbezug zur Stelle als solcher zu erh­­ alten. Alle Akten haben jeweils unterschiedliche Reiter und

eAktive Newsletter Juni 2015 | 5Metadaten, sodass sie die jeweils für den Fachbereich die Umstellung für die Kolleginnen und Kollegenwichtigen Informat­ionen gezielt abbilden können. deutlich leichter.Natürlich können Sie nach diesen Informationen auch Welche wesentlichen Vorteile haben sich durch diesuchen und sich die Erg­ ebnisse anzeigen lassen. Sie Arbeit mit der eAkte aus Ihrer Sicht ergeben undsehen also, für unterschiedliche Bedürfnisse gibt es was haben Sie als besonders erfreulich bei der Ein­unterschiedliche Aktentypen, die wir auch zukünftig führung erlebt?noch erweitern können und werden.Wie haben Sie eine Strukturierung Ihrer Akten Wir sind noch nicht am Ende, sondern mitten in dervorgenommen? Haben Sie dabei Ihre bisherige Einführungsphase. Durchweg positive amtsinterneAktenstruktur beibehalten oder haben Sie über die Effekte können erst erreicht werden, wenn alleEinführung der eAkte eine Neuorganisation Ihrer Organisationseinheiten mit ihren Anwenderinnenbisherigen Aktenstruktur vorgenommen? und Anwendern angebunden sind. Anfängliche Reibungspunkte und Erschwernisse muss manLassen Sie mich dies am Beispiel des Kommunalen respektieren, hierfür benötigt man einfach GeduldJobcenters erklären. Dort haben wir beispielsweise in zur erforderlichen Einübung der neuen Routinen. FürAbstimmung mit dem städtischen Datenschutz­ die bereits produktiven Bereiche kann man aberbeauftragten eine gemeinsame Aktenführung unter folgendes Zwischenfazit ziehen:anderem für die verschiedenen Bereiche der Leistungs­ Gerade in der Betreuungsbehörde mit der hohensachbearbeitung und des Fallmanagem­ ents abge­ Integration des Fachverfahrens CABS sind deutlichestimmt und die Umsetzung ist in Vor­bereitung. Eine positive Effekte eingetreten und spürbar, die denNeustrukturierung war hier fällig und bringt er­hebliche Kolleginnen und Kollegen die Arbeit wesentlichVorteile für die operative Arbeit der Fachbereiche. In erleichtern. Auch auf der Leitungsebene wird diesder Bezirkssozialarbeit wiederum sind die Prozesse deutlich. Informationen sind dort sofort abrufbar, daweniger strukturiert. Aber auch hier konnten wir die der Vorgesetzte direkt in den Akten nachschauenAktenführung nach und nach vereinheitlichen, straf­ kann und die Informationsweitergabe standortunab­fen und standardisieren. Zum Teil kann es dauern, hängig und schnell funktioniert. Und auch Leitungs­aber man hat gerade bei der Postverteilung in den kräfte im Allgemeinen haben bspw. deutlich schnel­Außenstellen erhebliche Vorteile. lere Zugriffsmöglichkeiten auf Akten, zu denen sie vorher z. B. aufgrund eines anderen Standortes oderIhnen in Ihrer Funktion als Amtsleiter war es von aufgrund Vertretungssituationen nicht ohne weitereswesentlicher Bed­eutung, eine möglichst hohe Zugang gehabt hätten.Integrationstiefe von Fachverfahren zu erreichen.Warum war Ihnen dies so wichtig und wie bewertenSie die bisherigen Erfahrungen?Die meisten Fachverfahren haben Fachwissen in Impressum:hohem Maße akkumuliert. Wenn sie gut laufen,bieten sie eine Optimierung aus fachlicher Sicht. HerausgeberVerwaltungstätigkeit ist aber gerade im Amt für Landeshauptstadt WiesbadenSoziale Arbeit oft nicht das prägende Element, Kämmerei, Hasengartenstraße 21, 65189 Wiesbadendaher muss der administrative Aufwand auf dasnotwendige Maß reduziert werden. Daher sollen die Redaktionjeweiligen Fachverfahren in der täglichen Arbeit auch Dr. Thomas Ortseifen (Telefon 4110)leitend bleiben und die begleitenden Verwaltungs­ Jenny Höse (Telefon 2924)prozesse über die elektronische Vorgangsbearbei­ Claudine Laichinger (Telefon 4173)tung sichergestellt werden. Gerade hierdurch wird Julia Fröhlich (Telefon 2534) Andrea Münkel (Telefon 3748) Gestaltung und Bildmaterial Wiesbaden Marketing GmbH Kämmerei und www.shutterstock.de eAkt(e)iv dient der Information der Mita­ rbeit­eri­nnen und Mitarbeiter. Gewährleistungsa­ nsprüche sind ausgeschlossen.