Important Announcement
PubHTML5 Scheduled Server Maintenance on (GMT) Sunday, June 26th, 2:00 am - 8:00 am.
PubHTML5 site will be inoperative during the times indicated!

Home Explore Final Assignment TRF2740 - Digital Employee Handbook

Final Assignment TRF2740 - Digital Employee Handbook

Published by zachary.bomak, 2016-05-08 19:30:30

Description: FinalAssignmentTRF2740-DigitalEmployeeHandbookv2

Search

Read the Text Version

    Employee Handbook  Revised April 27, 2016  

1 Part I ­ Introduction to the Golf Course Management      

2Introduction   ● The main purpose of this document is to provide the user with a summary of the policies regarding  the management of its personnel.  It is for your use and is not in any way a binding, legal contract.  This document will periodically be updated by management to match the needs and rules of the  Maintenance Department.  If you have any questions that are not covered in this document, or are  wanting more information, then ask the course Superintendent for further details.    Mission Statement   ● “To provide quality facilities and a high level of professional services which will enhance the  enjoyment of golf, dining, and social activities to our members and guests.”  Vision Statement   ● “To strive in providing a challenging, yet enjoyable golf experience to all levels of golfers.  To  be a member with the club is to be part of an social community.  The club provides members  with social activities and events and is proud to be a place of excellent dining.”  Management Philosophy   ● This section of the document explains the management philosophy and is to help course  managers and employees to understand efficient and effective golf course management.  Topics that are covered in this document outline standards, policies, expectations, and other  staffing concerns.  In understanding these philosophies, the user will be able to operate at a  high standard.    Ethics Philosophy   ● The Maintenance Department is committed to the highest level of ethical standards for all of the  golf courses guests, members, staff, and management.  Ethical decisions will always be made  in order to maintain the high level of standards.                    

3Part II ­ Etiquette Standards                

4Etiquette Standards   ● Safety Boots/Hats  ○ All of the employees should wear steel toe footwear, they can wear steel toe shoes, boots,  and cutoff boots as long as there not rough on the bottom of the footwear which could  cause marks on the greens.  Wear safety hard hats when operating equipment or where  there is the possibility of something that could fall on your head.      ● Lunch Breaks  ○ All staff are entitled to two 15 minute paid  lunch breaks.  These breaks can be taken  at anytime during the shift as long as the  morning jobs are all completed so the early  golfers don’t get a chance to catch up to  staff.  These breaks can be merged  together if one wishes to have a longer  break.  Staff must come back to the shop  for break’s as we do not want golfers to see  the workers off to the side or hiding in the  trees eating lunch.  There are no defined  break areas out on the course.        ● Uniforms  ○ Employees and their guests are expected  to maintain an acceptable standard of dress at all times on the golf course, driving range,  and at the clubhouse.    ○ Dress Code:  ■ Coveralls are provided to all employees by the club.  ■ Flat soled CSA approved safety shoes or boots.  ■ Clothing with offensive statements or pictures are not permitted.  ■ Shorts must be tailored with a mid­thigh length.  ■ No denim (includes jeans, jackets, or T­shirts).  ■ Tank tops, halter tops, spaghetti strap, “wife beaters” are not permitted.    ● Cell Phones  ○ All employees are permitted to use mobile devices on the course for work and emergency  purposes only. We stress the need for safety and set our policies around it. Failure to  comply with these policies will result in loss of  privileges    ○ Our policy on the use of cellphones on the course is that they are allowed, but to be utilized  for work purposes only.    ○ Cell phones are not to be used for recreation activities or social media.     ○ Music will be allowed to be used, but only one headphone in so you can still hear any  problems with machine or hazards that may be around you    ○ We allow cellphones to be used because of emergencies (Family, Self or Golf Course  related)    

5 ○ Staff members abusing this policy will be given 3 warnings, after the third warning they will  not be allowed to bring the phone on the course until they have been deemed to have  learned a lesson.    ● Refueling  ○ Make sure diesel and gas do not get mixed up and  put in the wrong machine.    ○ Make sure no one's smoking while refueling a  machine or near the pumps when in use. That could  lead to a fire.    ○ Let superintendent or assistant refuel weed wackers  so the right mixed fuel is used.     ○ Make sure you do not leave the pump on and walk  away to prevent over spills on the mowers.    ○ Make sure you put gas cap back on mower to  prevent spills on the course    ○ After each time you refuel a machine write it down  in the logbook so that we can keep track of where  the fuel is going.      ○ No fuel is for personal use for staff vehicles unless the situation is discussed with the  management first.   ● Washing Equipment  ○ After using equipment, it needs to be washed off in a designated area; such as a wash pad.  All parts of the equipment should be watered down in order to remove grass clippings or  debris.  The radiator should also be checked and either washed or blown in order to remove  debris.     ○ A general list for equipment parts to wash down:  ■ Buckets   ■ Seat  ■ Cutting unit(s)  ■ Tires  ■ Radiator      ○ When approaching the wash pad, make sure that you come to a stop in the center of the  pad.  This is to make sure that all clippings/debris will fall onto the pad and then drain into a  collection basin.     ○ If multiple workers are approaching the pad, take turns washing equipment down.  Do not  keep others waiting for you; wash down the equipment and then proceed to filling it up with  fuel or parking the equipment in its proper place.      ○ Equipment is put away after it is done being used.  If it is finished with earlier in the day,  then the piece of equipment can be left outside the shop to dry before being put away.   

6 ○ Depending on the wash pad/station and where it is draining too, it should be emptied or  cleaned out every so often in order to avoid clogging and any smell that is created from old  clippings.      ● Tool Cleaning/Replacement  ○ Prior to borrowing a tool for use, make sure the mechanic is aware to avoid any frustrations  in the off chance the tool is needed by someone else and searching aimlessly for it.  After  use of any tool wipe it down and clean it appropriately  If applicable return it to original  setting (ex. torque wrench)  Always return the tool after cleaning to the proper location it  was obtained from. If the tool seems damaged and or is just not functioning properly bring it  to the attention of the mechanic.     ○ If a staff member borrows a tool from the shop and it becomes lost they may lose ability to  borrow again. This is opposed to ALL staff losing the ability to borrow tools. Rather than  have one person ruin the borrowing privileges, it will be dealt with individually.      ● Member Interactions  ○ Don’t initiate interaction.  This can annoy some members and slow down pace of play. We  encourage interaction with members who initiate. Keep in mind pace of play when  interaction occurs on the course.     ○ Don’t go into specifics unless you are 100% sure of what you are talking about we ask that  you don’t go into specifics on golf course information or the cultural practices being  performed on the course.     ○ Treat all members and guests with respect.  When engaging with members always treat the  members with the utmost respect. Even if an employee disagrees with a member's  comment we ask that they do not engage in an argument. If any comments made by  members are taken as offensive or made the employee uncomfortable in any way we ask  that they make managment known of the situation immediately.     ● Player Distraction  ○ All employees should be aware of their surroundings and the golfers playing on the hole  they are working on. When working in or around golfers, be courteous and polite, do not be  a distraction. This ensures your  safety and that the golfer’s can  continue their play without  slowing down the pace.    ○ When operating loud  machinery/equipment; ensure  you take notice of the golfers  shooting and turn off  machinery/equipment to avoid  distracting them and for your  safety.  ■ As golfers tee off,  make sure you are out  of the way and not in  their view while they  tee off, wave to them and take cover to ensure they acknowledge you are there.   ■ As golfers are putting, turnoff all equipment/machinery and wait for them to finish.  

7 ■ As golfers are hitting from the fairway/rough, ensure you are aware of them and if  you are working near them, wave to them and take cover to ensure they  acknowledge you are aware. Unlike the tee or greens areas, you may just need to  idle down the equipment rather than shutting off the equipment/machinery, use  your discretion.      ○ When working around the clubhouse (trimming, mowing etc.) ensure you keep an eye out  for members around the area so you do not hit them with flying debris. If you see a catered  event or a large group of members out on the patio, mention it to your supervisor and they  may delay the job till the next day.   ● Transportation Routes  ○ Morning Right of Way   ■ When completing the morning jobs maintenance staff are given the right of way to  let them get ahead of the members and guests. To avoid having unreasonable  delays for members and guests maintenance staff will have right of way until 8AM  on the front 9 and 10AM on the back 9. All work being completed in the morning  will be completed starting on hole 1 proceeding forwards to hole 18.    ○ Afternoon Right of Way   ■ After 8AM on the front 9 and 10AM on the back 9 members and guests will be  given right of way. When a group is within 150 yards maintenance staff will be  instructed to move to the side of the hole, idle their machine down, and wait for the  group to pass. Once the group has passed the maintenance staff are able to  resume their work if in their opinion they will not disturb the group by doing so. The  majority of the work being completed in the afternoon will be done starting on hole  18 and proceeding backwards to hole 1.    ○ Driving Etiquette  ■ When operating any piece of equipment all maintenance staff must drive in a  responsible manner. Staff must use extreme caution when driving the course  backwards to avoid collisions with members, guests, and other staff. The best way  to avoid collisions is to slow down when going up or down hills or around blind  corners. Anyone operating a piece of equipment must have a valid driver's license  on file.    ○ Maintenance Routes  ■ Maintenance staff will use the maintenance routes or service roads where possible  when driving around the course. This is done to limit the number of groups  bothered by staff operations, and to increase the productivity of the maintenance  staff. Maintenance routes should always be used when driving long distances on  the course. If you are unsure of the maintenance routes talk to your supervisor for  clarification.    ○ Direction of Travel   ■ The direction of travel in the morning will be forwards starting on hole 1. In the  afternoon the direction of travel will be backwards starting on 18. This is done to  ensure staff are not following the same group around the course all day. Unless  instructed otherwise by a supervisor these directions of travel should be followed  daily.        

8● Weather Delays  ○ All employees are expected to work in various weather conditions in a safe and effective  manner.  When work cannot be completed safely and at a high quality, tasks will change to  create productive alternatives given the weather.    ○ Morning weather delays involving staff staying home.      ○ It is up to the superintendent to make a decision about whether to bring in staff or not at  least 45 minutes before  the staff arrives. Snow,  frost and rain are the  conditions that will  influence the decision.  This will give employees  enough time to make it to  work if work is still on and  can keep staff home when  they are not required. In  the case of a longer travel  time, alternatives will be  made between the  superintendent and the  employee.    ○ It is the responsibility of  the employee to give the  proper contact information  and be available during  the time that a decision  would be made. If an  employee comes in when  they were not suppose to  they will be given an option to go home no pay or a 3 hour job then sent home. The  management will have a list of common indoor jobs (Clean staff building, tool shed, carts).    ○ Working in the Rain  ■ All employees are expected to work outdoors during rain. They are responsible for  having rain apparel with them throughout the day when rain is a threat. Lockers will  be provided to keep rain apparel at the course overnight and during non rain  periods, but NO employee should have to return to the shop in the middle of shift to  pick up rain gear.   ■ As a part of equipment training it will be shown to the employee how to recognize  unsafe conditions and ineffective conditions. During rainy work days it will be the  responsibility of both superintendent and employee to communication the current  conditions and determine if work should continue.   ■ If the conditions require a stop in work, all employees will return to the shop and the  following options will be given:  ● Finish the day with productive tasks in and around the shop  ● Go home early          

9 ○ Working in the Heat  ■ During the summer heat stroke is a big issue amongst staff. Staff are encouraged  to bring water with them on jobs, wear hats, and apply sunscreen. Sunscreen is  provided in the staff room and should be applied in the morning and after lunch. It  is important to note that all jobs all affected by heat, not just the physical  demanding jobs.  ■ If staff is feeling ill due to dehydration or heat stroke they should notify the  superintendent immediately and return to the maintenance shop. They can take a  small break indoors and be given the following options:  ● Be given an indoor task for the remainder of the day if they are good to  work  ● Go home early to rest   ● Work Schedule and Time Off  ○ Regular Work Week   ■ Monday to Friday: 8 hour days.  ■ Any  hours  over  44 will be  banked at an  overtime  rate  of  1.5, ex 3 OT hrs.= 4.5  hours off  in lieu of hours worked. Banked hours are capped at 24 hours and must  be taken within 60 days.  ■ Start  times will range from 5:00 AM to 7:00 AM depending on how much daylight  there is.    ○ Weekend Shifts   ■ Friday to Tuesday: 8 hour days.  ■ Staff will be  divided  into  two crews for weekends, working alternating weekends.  Crews will consist of 5 staff  that will complete course service and set up.  ■ Start  times will range from 5:00 AM to 7:00 AM depending on how much daylight  there is.    ○ Time Off   ■ As  we  are  a  summer  operation  and  we  operate  very  tight  crew  numbers,  extended  and  unscheduled  Time  Off  is  very  limited.  At  least  two  weeks  notice  must  be  given  and  you  need  to  find  a  cover  for  your  shift,  and  the  person  covering  must  be  approved  by  the  Superintendent. Two weeks notice also needs to be given if using banked hours.    ■ Special Tournament and  Aeration Work will require all Staff.  These dates will be  posted and all staff are required to work.    ● Work Ethic ­ Keeping Busy  ○ Maintaining a Positive Work Ethic  ■  All employees are required to demonstrate a positive work ethic while on shift at  the club. Negative or detrimental demeanour or behaviour will not be tolerated and  can be cause for immediate dismissal. Ex­ While working within a team setting,  disrupting productivity with constant negative comments or efforts that make others  around you feel uncomfortable or unsafe.       

10 ○ Lateness   ■ All employee are required to be punched in and ready to work when their shift  starts. Ex­ If your shift starts at 6:00AM, you are required to start at 6:00AM and not  arrive at 6:00AM and take 10 minutes to prepare for your morning duties. This  creates delays in course morning set­up and does not promote a positive work  ethic within the maintenance team.    ○ Team Contribution  ■ All employees are required to demonstrate a positive work ethic when working with  fellow team members. Some duties require more than one employee and your  productive contribution within the setting is mandatory.     ○ General Working Attitude  ■ The Golf Club encourages a positive work ethic from all their employees by  providing a safe and positive environment for you to succeed. It is the responsibility  of the individual to provide “Best Effort” while being employed at the club.     ○ Finishing Jobs Early (Keeping Busy)   ■ From time to time some duties will see the employee finished “Early” or before the  assigned daily finishing time. All employees that have finished their duties and have  come back to the shop area are to “Clean shop area” i.e (Lunch room, meeting  area, organize tool sheds) until their shift is complete. Ex: Seed and Divot crew  finished all the tee boxes early and has 25 minutes remaining on their shift after  their tools have been put away. By cleaning the shop area, a positive work ethic  has translated to a clean shop for the whole crew to enjoy , which hopefully rubs off  on the next crew member. Creating a positive environment.    ○ Constant communication between Superintendents and their staff has a large impact as to  how either the work ethics are encouraged or how they can be improved.   ● Reporting Procedure ­ Chain of Command  ○ The chain of command for the maintenance crew should be planned out prior to the  beginning of the season, when the majority of your seasonal staff/new staff start. All  managers should know and understand who reports to who, and it is their job to ensure  the rest of the staff know who they are to report to.  Anything equipment related will  always be reported to the equipment manager/mechanic.    ○ Having this structure in place will lead to less confusion and more unity between the  management team. This policy can only be run smoothly if the entire crew understands  and adheres to it. It is up to the managers to ensure that all employees know and  understand who they are to report to. When an employee doesn’t properly follow the  chain of command, the managers will need to re­enforce to the employee who they  should be reporting too. 

11 ● Staff Privileges and Discounts  ○ Green Fees  ■ Free green fees at non­peak times. This will be left to the discretion of the golf shop  and  the  GM.  Non­peak  times  are  generally  after  2:00  p.m.  on  weekends and  holidays, and before 4:00 pm and after 6:30 pm weekdays.    ○ Employee Guests   ■ Receive twilight rates on Monday through Thursday. Discount rate is not available  Friday through Sunday.      ○ Power Carts   ■ Power Carts will  also be  free of charge  if available. Again, this will be left to the  discretion of the golf shop manager.    ○ Driving range   ■ Free buckets of golf balls and use anytime.    ○ Golf club rentals   ■ Will be at 50% of Golf Course rates.    ○ Purchasing in the Pro Shop  ■ Pro shop items can be bought at a cost plus 7% discount for all employees.    ○ Meal Allowance  ■ While working,  employees get a  50%  discount on  all  prepared foods (meals, hot  dogs, smokies,  etc.)  from  the  clubhouse and the snack shack. Bottled beverages  and confectionary goods are at full retail price.      ● Staff Training Sheets  ○ The training sheet will be the guidelines for training of equipment. Once a staff member has  been trained on a piece of equipment, they are to sign off on a training sheet. Once signed  off on this sheet, they are acknowledging that they have been trained and every item on the  training sheet has been addressed in the training process. If a staff member refuses to sign  off on a training, they will not be permitted to operate that unit, regardless of how trained or  skilled they are. This is to protect the company, the equipment, and staff.    ○ Having this policy in place will remove some liability from the company. If an operator  injures themselves or another, they can be held responsible rather than the golf course.  This will enforce the limitations that employees have in terms of equipment. If they have not  been trained and do not have a sheet signed, they are not permitted on equipment. This  means that if they operate a machine that they have not signed off on, they are held  accountable for any damages potentially caused. This policy will allow staff to realize the  importance of training and equipment management.       

12● Positive Crew Behaviour  ○ There are quite a few ways to explain how to achieve positive crew behavior and these  directly coincide with opposite negatives that need to be avoided.  The employees of the  golf course are representatives and should keep that in mind anytime at work, or in any  situation where there would be association with the course as an organization.  The policies  intend to direct managers and employees on what is and isn’t conducive to positive  behavior as well as, simply enough, what kind of behavior is expected of the employees.    ○ Attitude  ■ The focus of the day is to accomplish tasks that improve the golf course.  Take  pride in doing that extremely well.  Poor work is not something to be proud of,  regardless of how quickly the job was finished.  Great work, on the other hand, is  something to hang your hat on and worthy of respect from other employees.    ○ Respect   ■ Respect should be shown to the golf course property, customers, vendors, and  fellow employees.  Treat these things as if they were your most prized possessions  and relationships.    ○ The golf course property, ranges from the land, to the machines, to the glasses in the  restaurant.  These things essentially provides jobs for every employee.  Please show the  golf course property the respect it deserves.    ○ Customers come to the golf course for recreation and enjoyment.  Do not be dismissive,  rude, unkind, or unhelpful with them.  Without customers there would be no business and  great customer service is absolutely essential to creating an environment that people want  to be in.  Creating an enjoyable environment for golfers and restaurant­goers will bring them  back time and time again.  This is how we make money as a business, so please show our  customers respect.    ○ Vendors, whether that is for the restaurant, golf shop or maintenance departments, will view  everyone they interact with as a representative of the organization. They are essential to do  business as they provide products for us to create an experience that our customers can  enjoy. Please show them respect as having good relationships with vendors is an important  part of running a high quality business.    ○ People are employed to do a good job and if they are not doing a good job, then showing  them disrespect does not encourage them to all of a sudden begin doing a good job. It  creates unnecessary conflict and promotes discord. Instead of berating somebody who  does a job poorly, talk to them about what happened and treat them as an equal who made  a mistake. This creates a positive culture and increases trust between individuals in the  workplace as the focus is simply on working together to create as great a product as  possible.    ○ Trust   ■ Be trustworthy and have integrity. Own up to your mistakes and appreciate good  work done by other people. Without trust the workplace falls apart and is no longer  effective. Feel confident in leaning on co­workers and give them reason to trust  your work as well.        ○ Language 

13 ■ Professional language should be used as much as possible, being especially  mindful of the representation of the course. Around golfers, please refrain from foul  language and within the organization please stay positive and encouraging with  other employees. Using positive and encouraging language around other  employees reduces the feeling of conflict and instead fosters positivity.    ○ Mistakes   ■ They happen to all of us. None of us is perfect and thus we will eventually make  mistakes. First of all, do not berate yourself. Second of all, be kind to those around  you who have made mistakes as nobody is immune to accidents.   ● Harassment Policy  ○ The  Golf  Club  is  committed  to  providing  our members, guests and  staff  with  a  healthy,  harassment free environment, where everyone is treated with respect.    ○ Sexual harassment,  being  discrimination on  the  grounds  of  gender, is  a violation  of  the  Alberta  Human  Right,  Citizenship  and  Multiculturalism  Act.    ○ This policy is intended to prevent harassment of  any  type,  including  sexual  harassment,  of  our  members, guests and employees.    ○ We  are  committed  to  dealing  quickly  and  effectively with any incident that may occur.    ○ Definition of Harassment  ■ Alberta  Human  Rights  laws  define  harassment  as  unwelcome  verbal  or  physical  conduct  on  the  basis  of  race,  religious  beliefs,  color,  and  place  of  origin,  gender,  mental or  physical disability, ancestry, marital status, family status  or source of income.  ■ The  Golf  Club  will  not  tolerate  verbal  or  physical  abuse,  threats,  derogatory  remarks, jokes, innuendo, or  taunts concerning  the appearance, religious beliefs,  color, and  place of  origin, mental or  physical disabilities, ancestry, marital status,  family status, gender, or source of income of a member, guest, or employee.  ■ The Golf Club will not tolerate the display of pornographic, racist, or offensive signs  or  images;  practical  jokes  that  result  in  awkwardness  or  embarrassment,  unwelcome invitations or requests whether indirect or explicit.    ○ Definition of Sexual Harassment  ■ Unwanted  sexual  advances,  unwanted  requests  for  sexual  favors,  and  other  unwanted  verbal  or  physical  conduct  of  a  sexual  nature  constitute  sexual  harassment including the following conditions:  ■ Submission  to  such  conduct  is  made  either  explicitly or  implicitly  a  term  of,  or a  condition of, an individual’s employment; or  ■ Submission to, or rejection of, such conduct by an individual affects that individual’s  employment. 

14 ■ Sexual harassment may include pinching, patting, rubbing or leering, “dirty” jokes,  pictures or pornographic materials, comments, suggestions, innuendoes, requests  or demands of a sexual nature.  ■ The  behavior  does  not  have  to  be  intentional  in  order to be  considered sexual  harassment.     ● Discipline  ○ Employee policies are in place both for the safety of staff and members, as well as to  encourage professionalism and a responsible work environment for all employees and  managers. Disciplinary procedures are designed to allow employees an opportunity to  improve or correct unacceptable behaviour, and, if behaviour doesn’t improve, to provide  managers with the tools to reprimand or terminate an employee with ample cause.    ○ Options for discipline include verbal warnings, written warnings, final written warnings,  suspension, or termination. These options exist for the variation in severity of conduct, and  all possible options will be assessed before an employee is terminated. Suspension and  termination are reserved for instances in which an offence is quite serious or if multiple  incidents have occurred and an employee has not improved his/her behaviour or conduct.  Any disciplinary action should be recorded and provided to human resources for legal  purposes.    ● Drugs and Alcohol  ○ Come to work sober and ready to work    ○ Do not bring alcohol or drugs to work or store it in your locker or car.  They are to be left off  the property.      ○ If you show up to work drunk or high on drugs, you are considered a safety concern and will  be sent home with no pay. If this becomes an issue on a day to day basis, termination will  be enforced. We have a zero tolerance for employees on drugs or alcohol.   ● Emergency Plan Procedures  ○  Certified First Aid Staff  ■ Turfcare  ● Superintendent   ● Assistant Superintendent  ● Equipment Technician    ○ AED (Automated External Defibrillator) Locations    ■ Clubhouse  ■ Turf Care Facility     ○ Emergency Procedures  ■ In the  event of any first aid emergency, contact nearest individual that is First Aid  certified.    ○ On Course Emergency  ■ Base Radios are permanent in the Turfcare Facility and Proshop.    ● Proshop: Channel 1  ● Turfcare: Channel 2   

15 ○ Handheld Radios   ■ Handhelds  are  carried by  all  Turfcare Staff members on  the  Golf  Course. Radio  Link must always be maintained between Grounds & Golf Shop.      ○ First Aid Kits  ■ Permanent Kits   ● Clubhouse:  Upstairs  outside  the office.  ● Proshop:  Entry  way  to  Club  storage.  ● Turfcare:  Shop,  near  West  Entrance, lower level.   ■ Portable Kits  ● Grounds:  Two portable First  Aid Kits mounted on carts.                              

16 Part III ­ Best Management Practices/Core Standards                  

17Core Standards and their BMP’s  Greens  ● Checks   ○ Equipment Check  ■ Before starting the greens mowing equipment, a visually inspection of the reel and  bedknife should be done.  Look for loose or missing mounting screws, chipped,  bent, or damaged sections resulting from previous mowing or transportation of the  unit.  Fuel level should also be checked.  Another thing to look for is any excess or  dripping oil, grease, or fuel.  When checking or cleaning reels make sure to place  all controls in neutral, stop engine, set park brake, and wait for all moving parts to  stop moving before approaching the reels.      ○ Green Check  ■ When approaching the green, a visual inspection should also be done to ensure  that there is no debris.  If there is debris then it should be removed before mowing  begins.    ● Safety   ○ General Use  ■ Safety should always be a priority.  If the equipment requires a seatbelt then one  should be worn at all times.  Equipment should not be operated under the influence  of drugs or alcohol as these can impair personal function/coordination.  If you are  on prescription drugs/medication, consult with your doctor beforehand.  Suitable  ear protection, hard hat, and footwear should also be worn at all times.      ○ Mowing  ■ When mowing is in process be careful around slopes, use caution when wet  conditions are present, and be aware of any golfers or obstacles that may be  nearby.     ○ Transportation  ■ When approaching blind corners or restricted view areas, use caution in case of  unseen hazards.  Another good safety practice is to know your surrounding terrain;  avoid speeding on bumpy terrain as this can offset the height of cut and/or damage  the equipment.      ○ Refueling  ■ When refueling equipment, always make sure that the engine is turned off and that  the correct type of fuel is being used.    ● Direction   ○ Greens will be mowed in four different directions to prevent grain from being burnt in. The  clean­up pass will alternate from clockwise to counterclockwise.          

18  MONDAY/FRIDAY WEDNESDAY/2ND CUT      THURSDAY/SUNDAY TUESDAY/SATURDAY   ● Buckets   ○ Empty buckets once they are ¾ full. Buckets should be emptied in non­playable rough.  Swing buckets to disperse grass as evenly as possible across the non­playable area. If  sand is present on the green (from topdressing in days prior), dump after every green.  ● Route   ○ Start from hole #1 and end on #18 in the morning to stay ahead of the golfers, if you’re  starting while the golfers are already on the course,  go backwards, start on hole #18 and finish on #1. If  two greens mower go out, leap frog to stay ahead of  golfers. Tournaments may require a cross­over route,  which will be specified tournament mornings.  ● Mowing  1. Walk around the machine and inspect it for damage   2. Check oil/gas  3. Drive the machine to the green that you are mowing  4. Turn the machine off, walk over to the flag to remove it and  put it off to the side of the green.  Check for debris and fix ball  marks. 

195. Mow the green in the proper direction, making sure to overlap on each pass by a few inches 6. Turn the machine off and replace the flag 7. Drive to the next green 8. Follow steps 3 to 7 for all of the greens ● After Mowing  ○ Once you have completed your mowing route and have dumped your buckets in an  appropriate place, drive back to the wash bay and use the pressure washer to wash your  machine. Lastly, fill it up with gas, and park it, ensuring the parking brake is on and the key  is removed.  ● Double Cut   ○ Each green is mowed twice on the morning of tournament days.  The first and second  mower must mow in different directions for an optimum cut (refer to the mowing direction  section on this manual).     ○ While the green is cut twice, only a single clean up pass is required. When mowing one  after another, the first mow does NOT do a clean up pass, while the mower completes the  single clean up pass.     ○ For verticutting you will mow in the same direction as the greens mowers will be going. ● Miscellaneous  ○ Dew Whip  ■ In the event greens are not mown in the morning, employees will go out with dew    whip and placing the whip on the green, thrash it back and forth to clear dew from  ○ the green surface. Ridding the moisture on the green will help prevent disease from  forming on the green, and ensure members do not get wet feet.     ○ Ballmarks  ■ As a miscellaneous task, to be completed when an employee finishes their   assigned tasks early, employees can take a divot tool to fix ball marks on greens.  ○ The employee will work from #18 backwards, and wait until the golfers have  completed putting before stepping on the green. They will get off when golfers are   ready to shoot for the green from the fairway. Employees will always be aware of  where golfers are and when they are hitting. Employees will always wear hardhats.  Rolling  Blowing Leaves/Branches  ■ In the event of a windstorm that brings down branches, or during the months of  September and October when leaves fall, greens will need to be backpack blown  free of leaves/debris before the greens mowers begin mowing. Two employees will  take backpacks out and blow greens ahead of the greens mower, making sure not  to blow leaves into bunkers or onto cart paths.   Getting rid of standing water  ■ Use a squeegee to get rid of the water, or the water can wreck the bearings in the  reel. Push the water with the squeegee to the lowest spot until you get rid of most  of the water. Then you will be able to cut the green.  

20 ● Checks  ○ Equipment Check  ■ Before starting the roller equipment, a visually inspection of the machine should be  done.  Look for loose or missing mounting screws, chipped, bent, or damaged  sections resulting from previous use or transportation of the unit.  Another thing to  look for is any excess or dripping oil, grease, or fuel.  When checking or cleaning  the unit make sure to place all controls in neutral, stop engine, set park brake, and  wait for all moving parts to stop moving.      ○ Green Check  ■ When approaching the green, a visual inspection should also be done to ensure  that there is no debris.  If there is debris then it should be removed before rolling  begins.    ● Safety  ○ General Use  ■ Safety should always be a priority.  If the equipment requires a seatbelt then one  should be worn at all times.  Equipment should not be operated under the influence  of drugs or alcohol as these can impair personal function/coordination.  If you are  on prescription drugs/medication, consult with your doctor beforehand.  Suitable  ear protection, hard hat, and footwear should also be worn at all times.      ○ Rolling  ■ When rolling is in process be careful around slopes, use caution when wet  conditions are present, and be aware of any golfers or obstacles that may be  nearby.     ○ Transportation  ■ When approaching blind corners or restricted view areas, use caution in case of  unseen hazards.  Another good safety practice is to know your surrounding terrain;  avoid speeding on bumpy terrain as this can offset the rollers and/or damage the  equipment.      ○ Refueling  ■ When refueling equipment, always make sure that the engine is turned off and that  the correct type of fuel is being used.      ● Route  ○ Start from hole #1 and end on #18 in the morning to stay ahead of the golfers, if you’re  starting while the golfers are already on the course, go backwards, start on hole #18 and  finish on #1.   WEDNESDAY/2ND CUT        ● Direction   MONDAY/FRIDAY

21     THURSDAY/SUNDAY TUESDAY/SATURDAY    ● Rolling  1. Walk around the machine and inspect it for  damage.  2. Check oil/gas levels.  3. Drive the machine to the green that you want to  roll.  4. Turn the machine off, walk over to the flag to  remove it and put it off to the side of the green.  5. Roll the green in the proper direction.    6. Turn the machine off and replace the flag.  7. Drive to the next green.  8. Follow steps 3 to 7 for all of the greens.  ● After Rolling  ○ Once you have completed your route drive  back to the shop and fill your equipment up with gas, and park it, ensuring the parking  brake is on and the key is removed.   ● Mowing or Rolling in Golfers  ○ In the event you are mowing/rolling greens in golfers, proper etiquette must be followed as  to interrupt play, and speed of play, as little as possible for members.    

22 ○ When intentionally mowing/rolling in play, two greensmasters must go out together and split  the green half and half. No clean up cut is done.     ○ If golfers are on the green, pull your machine to the side of the green and disengage the  engine while waiting for them to putt out. Once they have picked up their balls and left the  putting surface, you can begin mowing/rolling.     ○ If golfers are ready to hit a shot that will likely land on the green (around the 150yd marker  for example), pull off to the side, turn your machine off, and allow them to hit. If no balls  land on the green, and time is critical, mow or roll the green, otherwise wait for them to land  on the green and putt out.     ○ If golfers are far away, or hunting for a ball in the bush, proceed to mow or roll green.    ○ Always acknowledge members, especially when they have to wait for you to finish on the  green.  Tees  ● Step 1:   ○ Machine checks should be completed before heading out in the morning  ■ Machine Check for Triplex  ● Check diesel fuel levels  ● Do walkaround  ■ Machine Check for Walk Mowers  ● Check diesel fuel levels  ● Do walkaround  ■ Pre­Mow Checklist  ● Mowing Direction   ● PPE  ○ Hearing Protection  ○ Head Protection  ○ Steel Toed Shoes  ○ Eye Protection (from sun)  ● Route    ● Step 2   ○ After all checks are complete, put key in ignition and complete part turn until the glow plug  indicator disappears. After this happens, start the equipment. While the equipment is  running put the gear into drive (not cut), if you are unsure if the reels are lifted pull the  toggle stick backwards to raise the reels.     ● Step 3  ○ Prior to actually cutting anything on the course, full cut training should be performed on a  practice area , nursery or range area to give you the confidence to succeed in this mowing  task. After this is complete proceed to designated teeing area using prescribed route, in this  case starting from hole 1 going to hole 18. Once at the tee area, place the machine in  Neutral position and idle down. Set the parking brake to the on position and remove the tee  blocks, if they are not already removed, and do general clean up of the tee surface in  preparation for cutting.    ● Step 4  

23 ○ Place machine in forward position and proceed to cut starting point, which has been  designated by your Superintendent. Engage reel to the forward and cut position, throttle up  and proceed to cut the tee area  in the prescribed route. Push  the toggle stick forward to lower  the reels and execute mowing.      ● Step 5   ○ Cut the tee one way then the  other, overlapping the reel  blades of the previous pass by  2 to 4 inches. Overlapping  ensures that all of the leaf  blades are uniformly cut. As  your experience increases the  overlap will naturally decrease  and be more consistent  throughout the entire teeing  area.    ● Step 6   ○ Once the entire tee has been cut back and forth, your final lap should be a clean up cut.  You will need to ensure that the edge of the reel blade slightly touches the fringe of the  teeing area. This ensures a crisp edge to the entire teeing area.    ● Step 7   ○ Disengage mow setting and place in transport. Remove the tee mower from the teeing area  and place in the neutral position. Place parking brake on and replace tee blocks in a new  area suitable for play, unless the course setup worker is following close behind. Keep an  eye on the amount of clip in your buckets. Once they become ¾ full make sure to empty  them somewhere in the rough, away from any commonly walked areas on the course.  When doing this, ensure to ‘fan out’ the clip so that it doesn’t pile up. If this happens, the  grass will die under the clip, turn to an orange colour and give off a horrible smell.     ● Step 8   ○ Proceed to the next teeing area, using the prescribed route set out by your supervisor.    ● Step 9   ○ When finished mowing all of the teeing areas, proceed to the fuel storage area and fill the  triplex with diesel fuel. After fueling is complete thoroughly wash the piece of equipment in  the designated washing area. This includes washing the reels and other dirty areas such as  foot rests, the engine, buckets, and the underside of the machine This ensures the reels are  clean and the HOC and reel sharpness can be accurately assessed, it also keeps the piece  of equipment looking maintained.   

24 ● Step 10   ○ After washing the triplex, park the triplex in the same place it was taken from in the  morning. When parking the machine set the park brake, lower the reels, shut the machine  off, and remove the key. Before walking away from the machine ensure all of your  belongings and garbage have been removed from the machine.  Collars and Approaches  ● Step 1  ○ Machine Checks to be completed before starting in the morning.  ■ Machine Checks for Triplex  ● Fuel levels  ● Do walkaround checks  ■ Pre­Mow Checklist  ● Mowing Direction  ● PPE  ○ Hearing Protection  ○ Head Protection  ○ Steel Toed Shoes  ○ Eye Protection (from sun)  ● Route    ● Step 2  ○ After all checks are complete, put key in ignition and quarter turn until the glow plug  indicator disappears . After this happens, start the equipment. While the equipment is  running put the gear into drive (not cut), if you are unsure if the reels are lifted pull the  toggle stick backwards to raise the reels.     ● Step 3   ○ Proceed to designated approach and green collar area using prescribed route. Once at the  approach area determine if the area is clear of debris (Rocks, twigs etc).       ● Step 4   ○ Place machine in forward position and proceed to cutting starting point, which has been  designated by your Superintendent and direction of cut. Engage reel to the forward and cut  position, throttle up and cut the approach and collar. Push the toggle stick forward to lower  the reels and execute mowing.     ● Step 5  ○ Cut the approach one way then the other, overlapping the reel blades of the previous pass  by 2 to 4 inches. Overlapping ensures that all of the leaf blades are uniformly cut. As your  experience increases the overlap will naturally decrease and be more consistent throughout  the entire approach and collar area.  

25   ● Step 6   ○ Once the entire approach has been cut back and forth, your final lap should be a clean up  cut, which includes the collar. The collar and clean up cut is achieved by mowing a  clockwise pass starting in the front left corner of the approach, proceeding around the  green, and finishing in the front right of the approach. When mowing the collar ensure the  inside reel overlaps the putting surface by 2 to 3 inches. Overlapping the putting surface  avoids leaving longer turf between the collar and the green, also known as “mohawks”. A  mohawk would affect ball roll if a golfer was putting off of the collar onto the green. After  finishing mowing the collar the green should be checked for any clippings left behind by the  overlap. If there are clippings left behind they can be brushed off the green using a small  broom located behind the seat of the triplex.    ● Step 7   ○ Disengage mow setting and place in transport and proceed to the next assigned approach  and collar using the prescribed route. Repeat Step 5 and 6.    ● Step 8   ○ When finished mowing all of the assigned approaches and collar areas, proceed to the fuel  storage area and fill the triplex with diesel fuel. After fueling is complete thoroughly wash  the piece of equipment in the designated washing area. This includes washing the reels  and other dirty areas such as foot rests, the engine, buckets, and the underside of the  machine This ensures the reels are clean and the HOC and reel sharpness can be  accurately assessed, it also keeps the piece of equipment looking maintained.    ● Step 9   ○ After washing the triplex, park the triplex in the same place it was taken from in the  morning. When parking the machine set the park brake, lower the reels, shut the machine  off, and remove the key. Before walking away from the machine ensure all of your  belongings and garbage have been removed from the machine.     Bunkers  ● Sand Pro Full Rake  ○ Your supervisor will go over proper equipment checklist (check oil, tire pressure, check for  leaks, fuel is filled etc) and  operation of equipment prior to  you using the sand pro. Fuel  machine when finished and  wash.    ○ Always hand rake the edges  standing in the inside of the  bunker before raking the base  with the sand pro.   

26   ○ Once you have completed the rake with the sand pro, it is important to smoothen the edges  around the bunker and ensure all the tire marks are raked by hand.    ○ Proper PPE  ■ Steel toe boots  ■ Ear plugs  ■ Gloves  ■ Hard hat    ● Sand Pro Surface  ○ Your supervisor will go over proper equipment checklist (check oil, tire pressure, check for  leaks, fuel is filled etc) and operation of equipment prior to you using the sand pro. Fuel  machine when finished and wash.    ○ When doing a surface to the bunkers, rake out any footprints or messy areas on the slopes  or sides of the bunker with a rake, and then use the Sand Pro to rake the base of the  bunker.    ○ Proper PPE  ■ Steel toe boots  ■ Ear plugs  ■ Gloves  ■ Hard hat    ● Hand Rake  ○ Using a bunker rake, rake the bunkers to our core standards by hand and ensure you  smoothen the edges around the bunker.    ○ Proper PPE  ■ Steel toe boots  ■ Ear plugs  ■ Gloves  ■ Hard hat     ● Maintaining Bunkers  ○ Holes will be split on a weekly schedule for extra maintenance.     ○ Edge bunkers.     ○ Measure sand depth (add sand if needed).  ■ 2­3” on edges and 4­6” on base of bunker    ○ Daily weed picking if necessary.  ■ Spraying weeds     ○ Removing rocks and debris.    Divots  ● General Divots Fixes  ○ Step down on the turf you replaced as best you can to level the ground back out. 

27   ○ Use sand that is in bottle on golf cart if possible and fill the divot hole.    ○ Make sure sand just fills the divot hole and it is not all over the fairway.    ○ Fill divot and smooth off keeping it level with the ground to avoid crowning on the tees  fairways etc.     ○ Do divots in the opposite direction as golfers so that you are only in each group's way once  rather than following them throughout their round.  .  ● Divots Boxes  ○ All divot boxes filled with sand and seed.     ○ Check boxes to make sure divot mix is still useable and not germinated.     ○ All divot boxes have the appropriate tools inside for filling divots.    ○ Make sure each tee box has a divot box on the course.    Trimming  ● Equipment check  ○ Oil level    ○ Mixed Gas, fill at shop. If you run out on the course, do NOT fill on grass areas. Look for a  cart path or concrete areas. Ensure when travelling with a gas can, that the lid is tight and  the gas can is secured to avoid spillage.     ○ String line    ○ Warm up for 1­2 minutes before use.     ● Personal Protective Equipment (PPE)  ○ Safety Glasses    ○ Ear Plugs   ○ Hard hat with attached face mask     ○ Steel toed boots/shoes    ● Places to Trim  ○ Pond edges      ○ Fence Lines    ○ Buildings/Clubhouse    ○ Curbs    ○ Bunkers    ○ Trees/shrubs 

28   ○ Non mowable areas that need to have short grass (Garbages, Satellite Boxes)    ● Proper Trimming Techniques  ○ Final height must match the mowed height.    ○ Do not burn the turf by having a spinning trimmer rest on the turf on trimming on an angle.    ● Route  ○ Trimming should be done in reverse order(18 backwards) to avoid golfer interference. If  needing to trim near golfers wait till they are a good distance away from flying debris.  Fairways  ● Mowing  ○ Mowing standards include the  height of cut, mowing direction,  and procedures for avoiding  interrupting play. Height of cut  will be maintained at 0.4 inches  for as much of the season as  possible. Heights will be raised  incrementally in the fall as we  get closer to winter, and in  spring they will be lowered again  until 0.4 inches is achieved  again.     ○ Direction of cut will be the salt  and pepper pattern, alternating  sides every time so as not to  burn in the lines.      ○ Operators will get as much done  prior to the first tee time every  morning, and then they will work  backwards once they are caught in play, so as not to interfere with the same group twice.    ○ The fairway mowing unit’s reels and bedknives must be kept sharp and level. Oil and other  fluid levels should be checked routinely before operating, and reels should be greased upon  completion. The machine should be properly washed before storing.  ■ Prior to use of any piece of equipment, always make sure to check all fluid levels:  fuel; oil, antifreeze etc.  ■ Before starting the mower, visually inspect surrounding area for any leaks, and  ensure tire pressure not low  ■ Obtain all necessary PPE for desired unit  ■ While mowing and verticutting, pay attention to any debris or objects that may  cause harm to the mowing unit. If debris lies in your path, stop the unit, remove  debris and then proceed with mowing  ■ Make sure to inspect the radiator screen frequently on the rear of the mower and  clear off any clippings, leaves etc. to maintain proper airflow. Failure to do so may  result in an overheated engine.  ■ When verticutting, have a fellow staff member familiar with the irrigation system flag  all irrigation heads and yardage markers on the fairway that is being cut. Do not 

29 mow the irrigation heads or yardage markers ­ this will cause damage to all objects  involved including the verticutters.  ■ If at anytime an employee is uncomfortable with safety or equipment wellbeing,  seek supervisory assistance.    ● Verticutting  ○ Verticutting will be performed using the vertical mowing attachment for fairway units.  Verticutting is used for thatch removal in turf stand. The vertical attachments will be  maintained similarly to the reels, with proper cleaning and greasing as well as routine  maintenance. Verticutting depth is essential ­ when beginning, mow 1 ­ 2 passes on fairway  area and have a supervisor’s approval to proceed. If the cuts are too deep, the machine  can become damaged; if the cut is too shallow the desired thatch removal may not occur.    ● Fertilizing   ○ Fertilizing will be performed by a Vicon fertilizer spreader using granular mixtures. This  makes the fertilization more cost effective and longer lasting. It will be used in moderation  on all fairways from rough to rough.    ● Divots  ○ Divot repair is expected to be done in full by the membership, however, time will be  allocated every week for the repair of any missed or ignored divots.    ● Irrigation   ○ Irrigation will be kept in functional operation at all times throughout the season and all  breaks will be repaired as soon as is possible to maintain proper soil moisture levels for  healthy turf.       Rough  ● Mowing  ○ Mowing standards include the height of cut, mowing direction, and procedures for avoiding  interrupting play. Height of cut will be maintained at 2 inches for the duration of the season.     ○ Direction of cut will  alternate between  clockwise and  counterclockwise around  the fairway every day so as  not to burn in the lines.      ○ Operators will get as much  done prior to the first tee  time every morning, and  then they will work  backwards once they are  caught in play, so as not to  interfere with the same  group twice.   

30 ○ The rough mowing unit’s blades must be kept sharp and level. Oil and other fluid levels  should be checked routinely before operating, and reels should be greased upon  completion. The machine should be properly washed before storing.    ● Fertilizing  ○ Fertilizing will be performed by a Vicon fertilizer spreader using granular mixtures. This  makes the fertilization more cost effective and longer lasting. Fertilization of the rough areas  will be done once in the spring and once in the fall.    ● Divots  ○ Divot repair will be hopefully be done in full by the membership, but time will be allocated  every week for the repair of any missed or ignored divots.    ● Irrigation  ○ Irrigation will be kept in functional operation at all times throughout the season and all  breaks will be repaired as soon as is possible to maintain proper soil moisture levels for  healthy turf.    Surrounds/First Cut  ● Mowing  ○ Mowing standards include the height of cut, mowing direction and procedures for avoiding  interruption of play.  Our height of cut for surrounds will be 1 inch and it will stay this height  consistently for the full season.      ○ We will alternate cutting direction between clockwise and counterclockwise in order keep  the turf healthy and prevent it from all lying down and having too much lateral growth.  We  will cut this once every two days and they will get round in one morning before play goes  out.      ○ We must ensure that  blades are kept sharp  and level to provide the  best cut possible for the  turf and minimize ripping  or tearing the grass.  The  machines will have fluids  checked daily before  mowing to ensure  adequate levels and  make sure there are no  leaks anywhere which  would damage the turf.  After each usage, the  machine will be properly  washed before being  stored overnight in its  designated spot.    ● Fertilizing  ○ For fertilizing, we will cover the surrounds the same as we fertilize the rough and fairways.  We will use a Vicon spreader to evenly distribute a granular fertilizer over the rough, 

31 surrounds and fairways.  A slow release fertilizer will be used at the start and the end of the  season and we will monitor the areas and only apply more if needed.  Pins  ● Change Pin Location  ○ Rotation  of  pins  consists  of moving the pins from the front, to the middle, and then to the  back (a 3 day rotation) to match tee locations on tees. “Proper pin changing training will be  provided during employment orientation.”    ● Changing Pin Flags  ○ Pin locations on Greens are identified for golfers by way of a 3 flag system;   Red  Front  White   Middle   Black  Back   ● Cutting the New Cup  ○ Upon entering the green observe the putting surface for any irregularities or imperfections,  uneven  quality  of cut, vandalism or discoloration. Contact supervisors immediately  if there  are issues present on the green.      ○ Refer to your  Course Service sheet for location being mindful of old pin placements as to  not cut the new hole in the same location as the previous time the pin was in that quadrant  of the green.     ○ Once you are comfortable with your new hole location carry on with the cup cutter to cut the  new hole.  Make your  first  cut  into  the  putting  surface by punching the cup cutter into the  green. Ensure that the Hole Cutter is level by reading the Bubble Lever on the handle.     ○ If the Hole Cutter is level pull out the silver locking pin just below the handle and begin with  cutting the new hole by lifting the handle and dropping it back down.      ○ Once you have reached the proper depth  relock the locking  pin. With the new hole  cut  retrieve  the  cup  and  flag  from  the  existing hole location and set beside your  new  hole  location.  Remove  the  Hole  Cutter from the hole by lifting and turning  at  the  same  time.  Be  sure  to  hold  the  Hole Cutter perpendicular to the green as  to  not spill  sand  onto the putting surface.  If  this  happens  remove as  much  as  you  can and then add water for final clean up  until there  is no  evidence of sand on the  putting surface.    ○ Insert  the cup cuter  into  the  old location  and  extract  the  plug  by pulling up on the  side  lever.  Ensure  that  the  plug  is level  with  the  putting  surface  after  removing  the hole cutter, if not pull the plug out and  add  sand  if  low and remove  sand  if too 

32 high. After this step is complete set the cup cutter on the collar beside the green.    ○ Insert the cup into the new hole location with the cup setter and set the cup all the way into  the  hole.  Pull  the  cup  setter  straight  up out of  the hole  to  prevent damage to the grass  around the hole.     ○ Tournaments   ■ Pin and Tee Sheets  ● Pin sheets will be issued to golfers prior to the start of a tournament. These  pin sheets will either be issued to the course service employee to follow as  they  change  pins, or  will  be based  on the pin placements selected by the  course  services  employee.  If  deviating  from  the  regular  pin  location  rotation,  the  course  services  employee  will  pick  the  location  with  the  healthiest turf and follow the pattern of six easy locations, six average, and  six tough locations throughout the 18 holes when possible. These locations  will be recorded onto a pin sheet to be given to tournament competitors.     ● Practice Green  ○ The  practice  cups holes will be cut at a depth of 4 inches. All practice green holes will be  rotated  three  paces  from  their  initial  position  to  ensure  proper  spacing  and  traffic  distribution.    ● Repairing Ball Marks  ○ All  greens  will  be  quickly  scanned  for  ball  marks  as  the  course  service  staff  member  reaches  each  green to change  the  hole location.  Ball  marks  will be repaired using a ball  mark repair tool which are provided by the employer.    ● Traffic Control  ○ Travelling from Tee to Green traffic blocks, entry routes, and cart signage are rotated daily  with all rope stakes and signs straightened as needed.    ● Limiting Factors  ○ Lightning  ■ If  there is  a  lightning strike  within  five  miles of the golf course, a siren will sound  from  the  clubhouse  indicating  that all golfers and employees should seek shelter.  Staff are required  to  seek protection under the  nearest  lightning shelter until the  horn  sounds  from  the  clubhouse  to  indicate  that  it  is  safe  to  resume  golfing/working.    ○ Seasonal Weather and Playing Conditions  ■ In the event that there is rain, all turfcare stall will equip themselves with rain gear  to help maintain comfort while working. If rain becomes too much to work, a call will  be made over the communications radio to return to the maintenance shop, or seek  protection under one of the lightning shelters on property. This procedure applies in  the event of any other type of weather event.   General Course Service  ● Empty Garbages 

33 ○ Upon reaching the tee box garbage is emptied by sorting garbage and recyclable cans and  bottles which are stored outside the irrigation pump house in the supplied enclosure.     ● Check Ball and Club Washers  ○ Maintenance  of  Ball  and Club  Washers includes  checking levels, draining and  refilling if  needed, changing towels when required.    ● Rotation of Tee Blocks  ○ Rotation  of  tees consists of moving the tee blocks to match pin locations on greens. Tee  Stones  are  placed 5 paces  apart with Course Logo facing the direction that Golfers enter  the Tee Deck.    ○ Tee Placement By Color  Red  Front  White   Middle   Black  Back   ● Clean Broken Tees  ○ Broken tees are picked and removed from the tee deck surface.     ● Filling Divots  ○ Sand and seed mix is placed in each divot across the tee box.  The Accupro Sand Leveller  is used to ensure a smooth surface of the divot to avoid crowning. The Accupro will ensure  a flat, smooth surface to help with consistent grow­in of divots.   ● Fill Divot Boxes  ○ Filling divot boxes consists of filling the boxes on the tee boxes with sand and seed for the  golfers to use when they create a divot on the tee box.     ● Driving Range Tee  ○ Rotating Teeing Area  ■ The teeing area will be set up in a rotation every day to allow for a 21­day grow in  period  for  recovering  divots. The teeing area will be set up five feet forward each  day from the previous day, and then rotating toward the back of the tee once there  is no more room.    ○ Sand Leveller  ■ To  avoid  crowning, the  Sand  Leveller will be  used when filling  large  numbers of  divots  on  the  driving range tee. The Accupro will ensure a flat, smooth surface to  help with consistent grow­in of divots.    ● Maintain Bathrooms  ○ Maintenance of bathrooms consists of a visual check for cleanliness. Condition of sinks and  toilets  is  observed and paper toiletries  are  replaced as needed. Air  freshener  canister is  checked  for proper  operation  and  replaced  if  needed.  Once  per week or upon warranted  conditions the bathrooms are hosed down with water. The water hose and spray nozzle is  located  in the outside storeage box on the side of the building. Make sure the floor drains  are cleaned and draining properly when when washing the inside of the bathrooms. 

34                 Part IV ­ Hiring Procedures   

35               Hiring Policy   ● The Superintendent or Assistant Superintendent will manage the hiring process for all positions  within the Maintenance Department.  Questions and interview format will be decided upon by the 

36 Maintenance Department manager. All applications for the positions will be passed along to the  department and reviewed before interviews begin.  Potential employees will be contacted and asked  to do an in person interview.  By chance that the interview is unable to happen face to face, either  an interview by phone or video chat will be conducted.  Interviews will take roughly 20 ­ 30 minutes  depending on the nature of the interview.   Interview Format for New Hires   ● Upon the receival of resumes to fill a position on the maintenance crew, the superintendent will go  over them and choose 4 or 5 applicants to interview.  They will then be contacted and a time and  date for an in person interview.  If the applicant is unable to do a face to face interview, then the  interview will be done over phone or a video call.  Interviews will take place at the maintenance  shop, in the Superintendent’s office to allow for privacy.  For interviews of positions the format will  just be the Superintendent and the interviewee.  After all questions are asked, the applicant will  have a chance to ask the Superintendent any questions that they may have about the job or  workplace.    Choosing the New Hire and the Rating System   ● During the interview, the superintendent will assign a rating of 1 ­ 5 for each question asked; 1 being  the lowest score, and 5 being the highest.  A rating will also be assigned based on how the  interviewee answered the questions:  ○ Did they speak clearly?  ○ Were they mumbling or speaking off topic?  ○ Did they have positive body language?    ● Once an interview is complete and ratings have been assigned, a total score will let the  superintendent know who they thought did the best answering their questions.  This system does  not necessarily guarantee that the top scorer is going to get the job.  It is a guideline and template to  keep track of information based on how the interview went.  Sometimes the person who had the  best interview should not always get the job; others may be more qualified but have difficulty with  interviews.     


Like this book? You can publish your book online for free in a few minutes!
Create your own flipbook