Журнал издает ISSN 1727-2459 04 9 771727 245159 e.sekretaria.ru И ОФИСМЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 4 АПРЕЛЬ 2021 НЬ СЕ КР ЕТА ДЕ РЯ 21 апреля Делопроизводство Срочно обновите инструкцию по делопроизводству: как это сделать и почему нельзя откладывать 8 Делопроизводство Поединок документов Делопроизводство Какие оформить Как согласовать документ. Деловая переписка документы, чтобы Согласование внешнее & как челлендж: обновить инструкцию внутреннее 50 настройте адресата по делопроизводству на позитив 32 16
Новости от главного редактора Поздравляем вас с Международным днем секретаря! Дорогие мои коллеги, пусть ваш праздник и весь апрель 21 будут радостными, добрыми и чудесными! Желаю вам апреля — мудрых и щедрых руководителей, которые ценят каждый Международный день миг рядом с вами. Будьте для них настоящими музами и вдохновительницами! секретаря Стремитесь к новым вершинам — путь открыт. Вы — королевы многозадачности, легко справляетесь с любой задачей и знаете, что чем она сложнее, тем интереснее. А мы точно знаем, что кто хочет — делает, и всегда под- держим вас. В новом номере мы подготовили для вас много профессиональной и актуальной информации для ваших достижений. Из-за новых Методических рекомендаций, которые приняли в этом году, инструкцию по делопроизводству в организации нужно срочно скорректировать. Будьте первыми, узнайте, какие разделы заменить и какими доку- ментами это сделать, на страницах 8 и 16. Какие документы согласовывать визой, а какие грифом согласования и каким способом правильно согласовывать документы в вашем случае — узнаете на странице 50. Как настроить адресата письма на позитив, получить от него желаемое и вообще о магии переписки — читайте на странице 32. Прекрасные мои коллеги, пусть для вас в жизни не будет ничего невозможного. Удачи вам во всех начинаниях! Искренне ваша, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1
№ 4, апрель 2021 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 4 Календарь ........................................................................................................ 4 Делопроизводство Профессия секретарь Работа с документами Профессиональное развитие Срочно обновите инструкцию Протокольные аспекты переговоров: по делопроизводству: как это сделать как встретить, рассадить, угостить и почему нельзя откладывать......................8 и развлечь деловых партнеров...................66 Какие оформить документы, Информационные технологии чтобы обновить инструкцию по делопроизводству.......................................16 Компьютер и интернет Какие сервисы подойдут Словарь делопроизводства. Дело ................25 для видеовстреч, помимо известных Skype и Zoom ..............................78 Документ месяца. Распоряжение о назначении комиссии Личная эффективность по приему-передаче дел................................28 Портрет профессионала Деловая переписка как челлендж: Александра ИВАНОВА: настройте адресата на позитив .................32 «Для помощников действует голливудское правило: чем ты больше Как правильно формулировать умеешь, тем выше шанс получить заголовки дел по новым Методическим хорошую роль» .............................................90 рекомендациям ..............................................41 Домашнее задание № 4. Как рассмотреть и обработать письмо с предложением о сотрудничестве ............................................44 Ответ на задание № 3. Ответы....................48 Поединок документов. Как согласовать документ. Согласование внешнее & внутреннее.......50 Как искать пропавшие дела в архиве и какими документами оформить их утрату ..........................................................59 Пять вопросов о приказах по АХВ.............63
Компас секретаря Портрет профессионала «Для помощников действует гол- ливудское правило: чем ты больше умеешь, тем выше шанс получить хорошую роль»,— делится наша героиня Александра Иванова 90 Делопроизводство Профессия секретарь Какие оформить документы, Протокольные аспекты чтобы обновить инструкцию переговоров: как встретить, по делопроизводству рассадить, угостить и развлечь деловых партнеров Узнайте, какими документами внести изме- нения в локальную инструкцию по дело- Из статьи узнаете, как составить про- производству, чтобы сохранить юриди- грамму пребывания деловых партнеров, ческую силу, как исправить и дополнить встретить их и разместить, какие подарки ее текст и ознакомить с ним коллег 16 и мероприятия подготовить 66 Май 2021 Календ. дней — 31; рабочих — 19; вых. и праздн. — 12 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 123456789 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 4 e.sekretaria.ru
Номер за 5 минут Главное в номере 10 Срочно обновите инструкцию по делопроизводству: как это сделать и почему нельзя откладывать разделов из новых Методических Из-за Методических рекомендаций, которые при- рекомендаций няли в этом году, инструкцию по делопроизводству советуем использовать в организации нужно срочно скорректировать 8 в локальных инструкциях Делопроизводство Делопроизводство Как согласовать документ. Деловая переписка как Согласование внешнее челлендж: настройте & внутреннее адресата на позитив В этом выпуске поединка документов раз- Вы узнаете о магическом треугольнике беретесь, когда проект документа требует любого делового письма, о том, как сразу внешнего, а когда — внутреннего согла- настроить адресата на позитив. Полу- сования и чем отличается оформление чите три инструмента, которые помогут реквизитов по итогам согласования 50 завоевать доверие у адресата 32 Важные даты мая 1 7День Весны и Труда День радио 9 День Победы 18 Международный день музеев 24 День кадровика 25 День филолога 27 31День библиотекаря День российской адвокатуры № 4, апрель 2021 5
Уаслбяуыччштаасьттидьоес.баярл—иьтнаызннсмкаи—чйиптзонУлаииичзтнимистчтееонсмнкяеЧитйенрьядчстеияяьл,т-леьл,ь Делопроизводство Срочно обновите инструкцию по делопроизводству: как это сделать и почему нельзя откладывать 8 Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Работа с документами Поединок документов Какие оформить документы, Как согласовать документ. чтобы обновить инструкцию Согласование внешнее & по делопроизводству 16 внутреннее 50
Делопроизводство Срочно обновите инструкцию по делопроизводству: как это сделать и почему нельзя откладывать Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: Как определить, что необходимо поменять в локальной инструкции Какие разделы взять из Методических рекомендаций Как адаптировать текст рекомендаций для инструкции по делопроизводству На какие разделы рекомендаций не стоит обращать внимания Из-за новых Методических рекомендаций, которые приня- ли в этом году, инструкцию по делопроизводству в органи- зации нужно срочно скорректировать. Из статьи узнаете, какие разделы инструкции изменить и как адаптировать текст Методических рекомендаций, чтобы его могли понять и использовать все сотрудники компании. Решите, что возьмете в инструкцию из Методических рекомендаций Выберите из Методических рекомендаций те разделы и пун- кты, которые дополнят вашу инструкцию по делопроизвод- ству. Мы рекомендуем вам обратить внимание на 10 разделов и 5 приложений. В них есть информация, которой не было в рекомендациях 2009 года и, скорее всего, нет и в вашей инструкции по делопроизводству (примеры на с. 11). Этот 8 e.sekretaria.ru
Работа с документами список нельзя считать исчерпывающим: советуем вам еще Обратите внимание! раз самостоятельно прочитать Методические рекомендации Новые Методические и отметить в них то, что необходимо внести в инструкцию рекомендации — отлич- именно вашей организации. ная база для изменений локальных инструкций, Из-за того что сегодня большинство инструкций сдела- в немалой степени — ны на основе Методических рекомендаций 2009 года, вам именно в части работы трудно, например, описать правила электронного докумен- с электронными доку- тооборота в СЭД и многие другие актуальные моменты. ментами и делопроиз- А в новых Методических рекомендациях объединили все водственными процесса- самые актуальные на сегодняшний день правила дело- ми онлайн производства. Одного этого документа хватит для разработ- ки и обновления корпоративной инструкции — вам не при- дется сверяться со стандартами, Примерной инструкцией по делопроизводству и другими документами. Сопоставьте положения вашей инструкции по дело- производству с теми, которые вы выделили в Методических рекомендациях. В разных организациях состав и порядок рас- положения разделов инструкции отличаются друг от друга. Заголовки и подзаголовки в локальных инструкциях разных организаций также могут отличаться. Рекомендуем ориен- тироваться не на названия разделов, а на их содержание. Ваша задача — выписать из инструкции номера пунктов, которые будете менять, дополнять или отменять, или отме- тить их в рабочем файле документа. На основании нашего примера составьте свой список изменяемых разделов. Например, разделы инструкции по делопроизводству компании, которые желательно поменять: — Общие положения; — Общие требования к оформлению документов; — Организация работы с документами; — Прием, обработка, регистрация и распределение посту- пающей корреспонденции; — Организация исполнения документов и поручений; — Формирование документального фонда организации. Если Методические рекомендации эффективнее всего распечатать и читать с бумажного носителя, то со своей инструкцией удобно работать в электронном виде. № 4, апрель 2021 9
Делопроизводство На что еще обратить внимание. В новых рекомен- дациях намного больше внимания уделили электронным документам и электронному документообороту. Разработ- чики распредели по всему тексту рекомендаций описание онлайн-процессов, тогда как в рекомендациях 2009 года была глава «Особенности работы с электронными документами». Усилилась ответственность сотрудников компании за делопроизводство. В разделе «Общие положения» появи- лась информация о том, на кого конкретно — руководителя, службу делопроизводства, ответственных работников в под- разделениях — нужно возложить ответственность за орга- низацию, состояние и ведение делопроизводства. Конкретизировали и описали алгоритм действий испол- нителей с документами. Появился отдельный раздел 3.7 «Работа исполнителя с документами», в который внесли информацию о том, как происходит работа с документом в структурном подразделении. На что не надо тратить время. Не тратьте время на те разделы новых Методических рекомендаций, которые не может использовать в работе коммерческая организация. Например, вам ни к чему разделы «Подготовка и оформление проектов законодательных актов российской Федерации» и «Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации» — очевидно, что в вашей компании таких документов нет. Пункты, которые устанавливают правила обмена докумен- тами по межведомственному электронному документооборо- ту (МЭДО) тоже вряд ли актуальны для негосударственной организации. Или еще пример: в пункте 3.4.7 Методических рекомендаций говорится о том, что электронные документы, которые отправляют по МЭДО, СМЭВ и электронной почте подписывают усиленной квалифицированной подписью. В негосударственных организациях не такие жесткие пра- вила электронной подписи: они имеет право в переписке с другими компаниями по договоренности с ними исполь- зовать не только усиленные квалифицированные ЭЦП, но и другие виды электронной подписи. 10 e.sekretaria.ru
Работа с документами Десять разделов из Методических рекомендаций для локальной инструкции по делопроизводству Разделы Методических Содержание рекомендаций 3.3.1. Документы государствен- Состав документов государственного органа, органа местного ного органа, органа местного самоуправления, виды носителей информации, функции СЭД самоуправления 3.3.5. Процедура подготовки доку- Технология внешнего и внутреннего согласования проекта документа, мента в том числе электронного, его подписания и утверждения 3.4.1. Принципы организации доку- Принципы эффективного документооборота, документопотоки органи- ментооборота зации, состав документации, средства доставки и отправки документов 3.4.2. Прием и первичная обработка Этапы приема и первичной обработки входящих документов, воз- поступающих документов можные ошибки, нюансы и исключения 3.4.7. Регистрация отправляемых Рекомендации по способам, срокам и особенностям регистрации документов отправляемых документов 3.5. Управление документами в систе- Состав обязательных сведений о входящих, исходящих и внутрен- ме электронного документооборота них документах, а также обращениях граждан, включаемых в СЭД 3.7. Работа исполнителя с доку- Требования к организации работы исполнителя с документами и все ментами этапы этой работы. Порядок работы над документом в случаях, если исполнение документа поручено нескольким лицам 3.8.1. Разработка и ведение номен- Этапы разработки номенклатуры дел, порядок индексации дел клатуры дел и определения сроков хранения документов, особенности отраже- ния в номенклатуре дел электронных дел и т. д. 3.8.2. Формирование дел и их теку- Принципы формирования дел, особенности формирования в дела щее хранение отдельных категорий документов и организации их текущего хранения 3.8.4. Уничтожение документов и дел Порядок отбора документов с истекшими сроками хранения к унич- с истекшими сроками хранения тожению, порядок составления актов о выделении документов к уничтожению, их согласования и утверждения Пять приложений из Методических рекомендаций, на которые стоит обратить особое внимание Номер приложения Содержание Приложение № 3 Приложение № 15 Правила оформления реквизитов документов в государственных органах, Приложение № 16 органах местного самоуправления Приложение № 19 Приложение № 20 Порядок заполнения граф номенклатуры дел государственного органа, органа местного самоуправления Порядок формирования дел в государственном органе, органе местного самоуправления, учета и хранения дел Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел Правила оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение
Делопроизводство Адаптируйте текст Методических рекомендаций под вашу ситуацию Не используйте куски Методических рекомендаций без изменений, чтобы потом просто вставить их в инструкцию. Текст придется адаптировать, убрав из исходного варианта фрагменты о государственных органах и процессах, кото- рые не действуют в вашей организации: документооборот по МЭДО, интерактивные шаблоны документов и т. д. Приемы адаптации текста методических рекомендация для локаль- ной инструкции по делопроизводству — на странице 13. Покажем на примере на странице 14, как адаптировать текст рекомендаций для вашей инструкции. В локальной инструкции в адаптированном виде фрагмен- ты из одного раздела Методических рекомендаций можете распределить по разным разделам. Не меняйте заголовки и порядок расположения разделов в своей инструкции под структуру из Методических рекомендаций, просто отредак- тируйте и дополните их. Оформите изменения в инструкции по делопроизводству Оформите документально все изменения, которые вносите в локальную инструкцию по делопроизводству, чтобы при- дать обновленному документу юридическую силу. Вам не нужно аннулировать старую инструкцию и утверждать новую — подготовьте проект изменений в инструкцию по делопроизводству. Отразите в проекте все правки, кото- рые внесете в документ. Затем подготовьте приказ по основ- ной деятельности и оформите изменения в инструкцию как приложение к нему. Обновите текст инструкции по дело- производству и учтите в специальной форме изменения, которые в нее внесли. Подробнее о документах — в статье «Какие оформить документы, чтобы обновить инструкцию по делопроизводству» на странице 16. 12 e.sekretaria.ru
Быстрая подписка Работа с документами 8 (800) 505-88-90 5 ПРИЕМОВ АДАПТАЦИИ ТЕКСТА МЕТОДИЧЕСКИХ РЕКОМЕНДАЦИЙ ДЛЯ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Замените безличные Используйте Максимально фразы на конструкции терминологию вашей сократите и упростите в настоящем времени компании текст Вместо «должны сканиро- ваться» — «сканируются», Вместо «государственные Вместо «СЭД государствен- вместо «устанавливается, органы, органы местного ного органа, органа местно- что документы создаются» — самоуправления» — «Орга- го самоуправления может «документы создаются», вме- низация», «Общество», «Ком- поддерживать функцию сто «рекомендуется согла- пания» создания электронных доку- совывать» — «документы ментов» — «электронные согласуются» и т. д. документы могут созда- ваться в СЭД» ДЕЛОПМРрОееИткЗооВдмОиДечСнеТдсВакОцииеи Используйте примеры с реальными Не меняйте названия разделов должностями и фамилиями вашей инструкции — они руководителей вашей компании не должны совпадать с заголовками в реквизитах и документах из Методических рекомендаций Если в примерах из Методических реко- В разные организациях состав и порядок мендаций были шаблоны: Должность расположения разделов инструкции Подпись И. О., обязательно исправьте отличаются. Заголовки и подзаголовки их на реальные должности действующих тоже. Поэтому ориентируйтесь не на на- сотрудников компании: Коммерческий звания разедлов, а на содержание директор Соколов Д.А. Соколов 13 № 4, апрель 2021
Делопроизводство Как адаптировать текст Методических рекомендаций для инструкции по делопроизводству компании Методические рекомендации 3.3.1. Документы государственного органа, органа местного самоуправления «Устанавливается также (пункт 2.2 Правил делопроизводства), что 1 в государственном органе, органе местного самоуправления создаются документы на бумажном носителе, элек- тронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинни- ка документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (напри- мер, сканирования) документов на бумажном носителе. В СЭД 1 государственного органа, органа местного самоуправления или иной информа- ционной системе, в которую включаются электронные документы, при визуализации элек- тронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа. 2 СЭД государственного органа, органа местного самоуправления может поддерживать функцию создания электронных документов. В соответствии с п. 2.8 Правил делопроизводства при создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные фор- мы) документов, в том числе интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. 2 Электронные шаблоны бланков и элек- тронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений. Инструкция по делопроизводству с адаптированным текстом из Методических рекомендаций 3. Правила оформления документов 3.1. Документы Общества 3.1.1. 1 В Обществе создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинни- ка документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. 3.1.2. В СЭД 1 Общества при визуализации электронных документов и их воспроиз- ведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа. 2 Электронные документы могут создаваться в СЭД. 3.1.3. При создании электронных документов используются электронные шабло- ны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, кото- рые по составу реквизитов документов идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов 2 должны быть защищены от несанкционированных изменений. 1 Используйте в инструкции терминологию организации 2 Максимально сократите и упростите текст рекомендаций для инструкции. Исключите дополнительную, не характерную для коммерческой организации информацию
Делопроизводство Какие оформить документы, чтобы обновить инструкцию по делопроизводству Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: Как ознакомить с ним всех работников компании Как подготовить проект изменений в инструкцию по делопроизводству Как обновить текст инструкции по делопроизводству Каким документом внести изменения в инструкцию Мало знать, что изменить в инструкции по делопроизводству из-за новых Методических рекомендаций, важно знать — как это правильно сделать, чтобы документ не утратил юридическую силу и вам не пришлось делать много лишней работы. Узнайте, какими документами внести изменения в локальную инструкцию по делопроизводству, как испра- вить и дополнить ее текст и ознакомить с ним коллег. Подготовьте проект изменений в инструкцию Изменения предстоят объемные, но не настолько, чтобы из-за них полностью аннулировать старую инструкцию и утверждать новую. Подготовьте отдельно проект изменений в инструкцию и приложите к приказу, который их утвердит (образец на с. 18—19). Проект изменений — ваш основной инструмент для обновления инструкции. 16 e.sekretaria.ru
Работа с документами Единой формы и правил оформления для проекта измене- 17 ний нет. Это подробный список новых пунктов, тех, которые нужно дополнить или исключить из инструкции. Главное — отразите в проекте изменений все правки, которые внесете в инструкцию по делопроизводству. У каждого изменения будет собственный порядковый номер, для каждого укажите номер изменяемого раздела и пункта инструкции. Например: 1. Изложить пункт 3.1 «Общие правила оформ- ления документов Общества» в следующей редакции... Или 4. Дополнить пункт 3.3.21 «Отметка о заверении копии» пунктом 3.3.21.3 следующего содержания… Не забудьте оформить отметку о приложении на первом листе проекта изменений: после того как директор подпи- шет приказ, вы заполните ее от руки. Оформите проект приказа о внесении изменений Главную работу вы уже сделали — подготовили проект изме- нений в инструкцию. Теперь его необходимо легализовать: оформить как распорядительный документ и ввести в дей- ствие. Для этого подготовьте проект приказа по основной деятельности и оформите изменения в инструкцию по дело- производству как приложение к нему (с. 21). Приказ по основной деятельности оформите по общим правилам организации. Документ проходит обычный марш- рут согласования, подписания и регистрации. Работники компании должны ознакомиться с приказом. Инструкция по делопроизводству касается всех, поэтому и с приказом под подпись должны ознакомиться все работ- ники компании, которые участвуют в процессах делопроиз- водства. Самый простой способ сделать это — разослать обновленную инструкцию всем заинтересованным работни- кам, после чего собрать их подписи на листе ознакомления, который нужно приложить к приказу. Главное, чтобы дата каждой отметки об ознакомлении попала во временной № 4, апрель 2021
Делопроизводство Проект изменений в инструкцию по делопроизводству коммерческой организации Приложение 1 к приказу АО «Природные ресурсы» от № ИЗМЕНЕНИЯ 2 в инструкцию по делопроизводству АО «Природные ресурсы» И-05-СДОУ (утверждена приказом АО «Природные ресурсы от 03.08.2018 № 245) В раздел 3. «Правила оформления документов» 1. Изложить п. 3.1 «Общие правила оформления документов Общества» в следующей редакции: «3.1. Документы Общества 3 3.1.1. В Обществе создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и элек- тронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе. 3.1.2. В СЭД Общества при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствую- щего вида документа. Электронные документы могут создаваться в СЭД. 3.1.3. При создании электронных документов используются электронные шаблоны блан- ков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов документов идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шабло- ны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкциониро- ванных изменений». 2. Изложить п. 3.3.13 «Текст документа» в следующей редакции: 4 «3.3.13. Текст документа Текст документа Общества должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возмож- ности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать различных тол- кований. Текст документа Общества составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В тексте документа не допускается употребление: — просторечной и экспрессивной лексики; — иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке; — обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор; — аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа; — ненормативной лексики …» 3. Дополнить п. 3.3.14 «Отметка о приложении» п. 3.3.14.3 следующего содержания: 5 «3.3.14.3. При наличии приложений к электронному письму, подготовленных в фор- ме электронных документов и пересылаемых по электронной почте, отметка о приложении оформляется следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается): Приложение: Аналитическая справка о… на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb. Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указа- нием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с добавлением информации для восстановления не менее 5 процентов от общего объема файла в формате ZIP). Например: Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением ZIP) объемом (в байтах)». 4. Дополнить п. 3.3.21 «Отметка о заверении копии» п. 3.3.21.3 следующего содержания: 6 «3.3.21.3. Копии электронных документов, направляемых по электронной почте, заверяют- ся электронной подписью руководителя Общества или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.
Работа с документами Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются полу- чателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается: — наименование СЭД, в которой хранятся документы; — наименования документов, копии которых направляются получателю; — названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; — дата изготовления и заверения копии. При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) №…». Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носите- ле (п. 3.3.21.1 настоящей инструкции)». В раздел 4 «Подготовка проектов документов» 7 1. Дополнить п. 4.6 «Согласование» п. 4.6.4 следующего содержания: «4.6.4. Согласование проектов документов Общества проводится в СЭД. По заверше- нии процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к докумен- ту и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью работника Канцелярии с указанием даты его формирования». 2. Изложить п. 4.8.1 в следующей редакции: 8 «4.8.1. Доставка и отправка документов в Обществе осуществляются средствами почто- вой, курьерской, факсимильной, телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, через сайт Общества». В раздел 9 «Формирование дел» 1. Дополнить раздел п. 9.12 следующего содержания: 9 «9.12. В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме элек- тронных документов (гибридное дело), документы на бумажном носителе подлежат оциф- ровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номен- клатуре дел Общества электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения». … 1 Оформите отметку о приложении на первом листе изменений: после того как директор подпишет приказ, вы заполните ее от руки 2 Внесите название документа: ИЗМЕНЕНИЯ в инструкцию по делопроизводству АО «Природные ресурсы» И-05-СДОУ (утверждена приказом АО «Природные ресурсы» от 03.08.2018 № 245) 3 Перечислите все виды электронных документов, применяемых в организации 4 Внесите требования к составлению текста документа: не просто «официально-деловой стиль», а конкретные рекомендации о том, что должно быть в тексте, а чего не должно 5 Опишите порядок приложения электронных документов к электронным письмам 6 Опишите порядок заверения электронных копий документов 7 Внесите информацию о подготовке и приложении электронных листов согласования к документам разных категорий 8 Перечислите каналы отправки документов организации 9 Опишите порядок формирования гибридных дел
Делопроизводство промежуток между датой подписания приказа и датой вве- дения обновленной инструкции в действие. Так, в примере на странице 21 приказ датирован 15 марта, а инструкция в новой редакции вводится в действие с 1 апре- ля. Значит, отметки об ознакомлении сотрудников с ней должны быть датированы периодом с 15 марта по 31 марта. Обновите текст инструкции После утверждения изменений внесите их в текст инструк- ции. За основу возьмите рабочий файл инструкции и внесите в него правки в соответствии с утвержденными изменения- ми. В некоторых организациях принято ставить в пунктах, которые меняются, отметку об изменении (пример на с. 22). Обновите текст инструкции по делопроизводству и пере- дайте документ в службу IT, чтобы они опубликовали его в локальной сети компании. Новый вариант инструкции должен появиться в общем доступе в день, который указан в приказе. В нашем примере — 1 апреля 2021 года. Обратите внимание: инструкция по делопроизводству осталась прежней — в нее просто внесли изменения. Отменять прежнюю инструкцию и вводить в действие новую не нужно. Таким образом, если до 1 апреля в компании действовала инструкция по делопроизводству, утвержденная приказом от 03.08.2018 № 245, то она будет действовать и после 1 апреля, но в новой редакции. Учтите изменения, которые внесли в инструкцию Многие компании учитывают изменения, которые внесли в ЛНА, и указывают их на документе. Унифицированной формы для учета изменений нет, каждая компания выби- рает собственную. Так, инструкция по делопроизводству И-05-СДОУ АО «Природные ресурсы» из наших примеров, 20 e.sekretaria.ru
Работа с документами Приказ о внесении изменений в инструкцию по делопроизводству Акционерное общество «Природные ресурсы» (АО «Природные ресурсы») 15.03.2021 ПРИКАЗ № 1345 Москва О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству 1 АО «Природные ресурсы» И-05-СДОУ В связи с введением в действие Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (утв. приказом Росархива от 24.12 2020 № 199), в целях оптимизации процессов делопроизвод- ства АО «Природные ресурсы» 2 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести изменения (приложение) в инструкцию по делопроизводству АО «Природные ресурсы» И-05-СДОУ (утв. приказом АО «Природные ресурсы от 03.08.2018 № 245, далее — инструкция) и ввести их в действие с 01.04.2021. 3 2. Помощнику генерального директора Сергеевой М.А. ознакомить с настоящим приказом работников Общества под подпись до 01.04.2021. 4 3. Начальнику службы IT Ковалеву Ю.А. разместить обновленный текст инструкции в локальной сети ООО «ОЛИМП» до 01.04.2021. 5 4. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. 6 Генеральный директор Яковлев В.С. Яковлев 7 Сергеева Марина Анатольевна 01-02 1 Четко сформулируйте тему приказа: О внесении изменений в инструкцию по делопроизводству АО «Природные ресурсы» И-05-СДОУ 2 Обоснуйте в констатирующей части приказа действия по изменению инструкции по делопроизводству организации нормативным документом с выходными данными 3 В первом пункте распорядительной части приказа обозначьте основное действие и цель его создания, укажите срок ввода в действие инструкции по делопроизводству 4 Опишите порядок и сроки ознакомления с документом сотрудников компании, укажите ответственного за это сотрудника 5 Опишите поручения другим сотрудникам компании в связи с обновлением инструкции по делопроизводству 6 Внесите пункт о контроле за исполнением приказа 7 Подпишите приказ о внесении изменений в инструкцию по делопроизводству у руководителя организации
Делопроизводство Текст инструкции по делопроизводству с учетом изменений (фрагмент) … 3.3.21. Отметка о заверении копии 1 3.3.21.1. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «Подпись» и включает: ... 3.3.21.2. Если копия выдается для представления в другую организацию, отмет- ка о заверении копии заверяется печатью Общества, а также дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник доку- мента находится в АО «Природные ресурсы» в деле №… за… год»). Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. 3.3.21.3. 2 (введен приказом АО «Природные ресурсы» от 15.03.2021 № 1345) Копии электронных документов, направляемых по электронной почте, заверяются элек- тронной подписью руководителя Общества или иного уполномоченного им лица и высы- лаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. … 1 Пример текста пункта инструкции, в который внесли изменения или дополнения 2 Ссылка в тексте обновленной инструкции на приказ АО «Природные ресурсы» от 15.03.2021 № 1345, которым утвердили новый пункт документа утвержденная приказом общества от 03.08.2018 № 245, в исход- ном варианте была нулевой редакцией документа. После того как вступят в силу изменения, документ начнет дей- ствовать в первой редакции. Отметку о редакции внесите на титульный лист докумен- та. Там же вы проставите и новый год издания. Сделайте отметку о редакции в колонтитулах или в листе изменений, который поместите в конце документа. Можете использовать сочетание этих способов: проставьте номер редакции документа на каждом листе ЛНА, а конкрет- ные изменения — на специальном листе (с. 23). Варианты оформления отметок об изменениях — на странице 24.
Работа с документами Отметки об изменениях инструкции по делопроизводству Отметка на титульном листе Акционерное общество «Природные ресурсы» (АО «Природные ресурсы») УТВЕРЖДЕНА 1 Приказом АО «Природные ресурсы» от 03.08.2018 № 245 ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству И-05-СДОУ Редакция 1 2 Москва — 2021 3 2 1 Проставьте гриф утверждения распорядительным документом на титульном листе инструкции по делопроизводству с новыми выходными данными 2 Укажите номер редакции инструкции 3 Проставьте место и год издания документа № 4, апрель 2021 23
Делопроизводство Отметка в верхнем или нижнем колонтитуле на всех листах документа АО «Природные ресурсы» 1 Инструкция по делопроизводству 2 И-05-СДОУ 3 Редакция 4 1 1 Укажите название компании 2 Внесите название документа 3 Проставьте номер документа 4 Укажите номер редакции инструкции по делопроизводству Отметки на листе изменений ЛИСТ ИЗМЕНЕНИЙ к инструкции по делопроизводству АО «Природные ресурсы» № И-05-СДОУ (утв. Приказом от 03.08.2018 № 245) Номер Разделы и приложения, на которые Дата и номер приказа Дата вступле- редак- распространяется изменение об утверждении изменений ния изменений ции в действие 0 Введена впервые Приказ от 03.08.2018 № 245 10.08.2018 1 1 1. Общие положения 2 Приказ от 15.03.2021 01.04.2021 4 3. Правила оформления документов № 1345 3 4. Подготовка проектов документов 9. Формирование дел 1 Внесите в лист изменений номер редакции документа 3 Добавьте перечень разделов инструкции, в которые внесли изменения и дополнения 3 Укажите дату и номер приказа, которым утверждены изменения в документе 4 Укажите дату вступления изменений в силу 24 e.sekretaria.ru
Словарь делопроизводства ДДело Дело — документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности и помещены в отдельную обложку, ГОСТ Р 7.0.8-2013. СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Синонимы дела — единица хранения архивных документов (ед. хр.) и электронное дело. Сколько документов должно быть в деле. Минимальное 25 количество документов в деле — один. Максимальное коли- чество документов в деле не ограничено. Если количество листов в деле больше 250 или его объем более 4 см, поделите его на тома. Объем электронного дела ограничен объемом памяти носителя информации. В каждый том/часть документ подшейте целиком. Нель- зя размещать части одного документа в разных томах/ частях, за исключением приложений объемом свыше 250 страниц. По каким правилам формировать дела. В пределах одного дела оформите и систематизируйте документы таким образом, чтобы можно было вести их учет и поиск, оперативно и полноценно использовать. В одно дело включайте документы, которые: — оформлены в соответствии с установленными требо- ваниями — подписаны, зарегистрированы и т. д.; — соответствуют заголовку дела по номенклатуре дел; — имеют одинаковые сроки хранения и одинаковые права доступа; — существуют в единственном экземпляре: подлинник внутреннего или входящего документа, копия входящего или исходящего документа; — относятся к одному календарному/делопроизводствен- ному году, кроме переходящих дел, личных дел, договоров, клиентских дел и др. Не включайте в дело черновики и дублетные экземпляры, а также документы, которые нужно вернуть. № 4, апрель 2021
Делопроизводство Обратите внимание! Внутри дела документы расположите одним из четырех Формировать дело — способов: по порядку возрастания регистрационных номе- означает группировать ров — для приказов, протоколов и др.; по хронологии — для исполненные документы переписки, личных дел; по алфавиту авторов или корре- в дело в соответствии спондентов или по процессу рассмотрения вопроса — для с номенклатурой дел судебных дел, дел о проверках. и систематизировать их внутри дела. Как нумеровать документы в деле. Пронумеруйте Оформлять дело — страницы арабскими цифрами в правом верхнем углу, готовить его к передаче начиная с первой страницы, простым карандашом или на архивное хранение нумератором. Если ошиблись — не стирайте номер, а зачер- кните его. Укажите в листе-заверителе дела количество пронумеро- ванных страниц. Пронумеруйте страницы только в делах, которые сдаете в архив. Нумерация каждого дела/тома и нумерация внутренней описи в каждом деле/томе — само- стоятельная. Как подшить документы в дело. В текущем дело- производстве подшейте документы в папку-корону или скоросшиватель. Можете хранить документы временных сроков хранения в архивных боксах без подшивки. Доку- менты временного хранения, если не передаете их в архив, можете хранить также, как в текущем делопроизводстве, — в папках-скоросшивателях или архивных боксах. В делах, которые сдаете в архив, нужно изъять металличе- ские предметы (скрепки, скобы), затем подшить документы, внутреннюю опись, лист-заверитель и обложку из картона на четыре прокола. Вы также можете их переплести, но таким образом, чтобы была возможность свободно читать текст всех документов и служебных отметок: дат, виз, резолюций, регистрацион- ных номеров и др. Если в деле хранятся особо ценные документы или документы, которые нужно вернуть, — трудовые книжки, лицензии и др., их нельзя подшивать или прокалывать. Храните их как в текущем делопроизводстве, так и в архи- ве в специальных архивных папках с тремя клапанами и с завязками. 26 e.sekretaria.ru
Словарь делопроизводства Каков состав дела и особенности его оформления Часть дела Оформление Комментарии Обложка/коре- Корешок дела содержит ту же информацию, При передаче в архив электронных шок дела что и обложка дела, которая оформляется при документов оформите на каждый элек- передаче дел на оперативное или архивное тронный носитель вкладыш, на котором хранение: укажите: индекс дела, заголовок дела — полное и краткое наименование органи- по номенклатуре дел, крайние даты зации, включая наименование вышестоящей документов электронного дела, объем организации и структурного подразделения; дела в Мб. Вкладыш поместите в футляр — индекс дела (тома, части) в соответствии с НД; единицы хранения — заголовок дела, который соответствует номенклатуре дел, но может содержать уточ- ненную информацию: номера документов, копийность и др.; — крайние даты дела: даты (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, даты первого и последнего документа в деле; — количество листов на основании листа- заверителя; — срок хранения в соответствии с НД; — архивный шифр — проставляется при прие- ме дел в архив Внутренняя опись Оформите к внутренней описи заголовочную Составляйте ее для документов постоян- часть с заголовком и номером дела по номен- ного и долговременного сроков хране- клатуре дел или архивным шифром. ния, сформированных из нетиповых Графы внутренней описи: порядковый номер документов. Это документы, содержание документа, регистрационный индекс, дата которых нельзя понять из заголовка документа, заголовок документа, номера листов дела. Например, личные дела, судебные, документа в деле и примечание. отчеты о НИР, уставные документы и др. Составьте к ней итоговую запись, в которой Для типовых документов внутренняя укажите цифрами и прописью количество опись не составляется — их содержание включенных документов и количество листов можно определить по регистрационным внутренней описи. Подпишите опись формам Документы дела Документы поместите в дело в соответствии Дела временного хранения, которые с правилами и принципами формирования не сдают в архив, можете хранить сфор- дел. В текущем делопроизводстве документы мированными, как в делопроизводстве, помещают в дело по мере их поступления — до их уничтожения. более позднее будет сверху Для дел постоянного и долговремен- ного хранения при подготовке к сдаче в архив проведите экспертизу ценности Лист-заверитель В листе-заверителе дела укажите цифрами Лист-заверитель составляется, чтобы дела и прописью количество пронумерованных учитывать количество листов в делах листов дела, а также количество листов вну- постоянного и долговременного хранения тренней описи. Информацию из листа-заве- и фиксировать особенности нумерации рителя вынесите на обложку дела. листов и их физического состояния Дополнительно можете оговорить особенно- сти физического состояния и формирования дела: наклеенные фотографии, конверты с вложениями, крупноформатные документы, повреждения текста и др. № 4, апрель 2021 27
Делопроизводство Распоряжение о назначении комиссии по приему-передаче дел Документ апреля — распоряжение о назначении комиссии по приему-передаче дел. Это распорядительный документ по административно-хозяйственным вопросам или по АХВ. Он нужен для того, чтобы назначить комиссию, которая должна обеспечить прием документов от коллегиального органа, который прекратил свою деятель- ность, для организации их дальнейшего хранения. Издавать такое распоряжение имеет право единоличный орган управления организацией — директор, генеральный директор и т. д. или другое уполномоченное лицо на основании внутренних норма- тивных или распорядительных документов. Срок хранения распоряжения по АХВ по Перечню-2019 — 5 лет, ст. 19б. Особенности оформления и текста документа про- комментируем на страницах 30—31. Распоряжение о назначении комиссии по приему-передаче дел Акционерное общество «Импульс» 1 (АО «Импульс») РАСПОРЯЖЕНИЕ «02» марта 2021 г. 2 № 67р 3 Москва О назначении комиссии по приему-передаче дел 4 в связи с прекращением деятельности Комитета по цифровизации Общества В связи с прекращением деятельности Комитета по цифровизации Общества (далее — Комитет) 5 (Протокол Правления Общества от 15.02.2021 № 2) 6 и в целях обеспечения сохранности документов, образовавшихся в деятельности Комитета: 7 8 1. Создать комиссию по приему-передаче дел, образовавшихся в деятельности Комитета (далее — Комиссия), в составе: 9 10 Председатель — секретарь-референт Петрова С.С.; 28 e.sekretaria.ru
Документ месяца Члены Комиссии: директор департамента информационных технологий Северов К.П.; заместитель генерального директора по безопасности Кравцов М.С. 2. Председателю Комитета Абрамчуку Н.П. в срок до 15.03.2021 передать документы Председателю Комиссии Петровой С.С. по акту приема-передачи. 9 11 3. Председателю Комиссии Петровой С.С. обеспечить: 9 12 — прием документов от Председателя Комитета Абрамчука Н.П.; — в срок до 20.03.2021 в составе Комиссии проверку переданных документов; — в срок до 01.04.2021 передачу оформленных дел на архивное хранение. 4. Контроль за исполнением распоряжения оставляю за собой. 13 Генеральный директор 14 Карпунин С.С. Карпунин 15 Петрова С.С. 16 12345 Лист согласования 17 Распоряжения АО «Импульс» «О назначении комиссии по приему-передаче дел в связи с прекращением деятельности Комитета по цифровизации Общества» Подготовил: секретарь-референт Петрова С.С. Рассылка: директор департамента информационных технологий, заместитель генерально- го директора по безопасности, руководитель проекта департамента IT, секретарь-референт, зав. архивом, юрисконсульт № Согласующее лицо Результат согласования п/п Фамилия, Должность, подразделение Согласовано Никифоров инициалы 21.02.2021 1 Юрисконсульт Никифоров В.А. Согласовано с уче- том корректировок 2 Директор департамента информа- Северов К.П. по тексту ционных технологий Северов 21.02.2021 3 Заместитель генерального директора Кравцов М.С. по безопасности Согласовано Кравцов 20.02.2021 № 4, апрель 2021 29
Делопроизводство Как составить и оформить документ апреля № Параметр Описание Комментарий п/п 1 Бланк Оформляйте на бланке распоряжения Можете использовать как угловой, так и продольный бланк, как в примере 2 Дата Рекомендуем издавать распоряжение как минимум за неделю до начала ближайшего по времени мероприятия 3 Регистра- Укажите валовый номер в пределах кален- Проставьте дополнительный бук- ционный дарного года венный индекс «р», чтобы отличать номер нумерацию распоряжений от нуме- рации приказов 4 Заголовок Укажите в заголовке цели создания или В нашем примере заголовок такой: название комиссии. Заголовок должен кратко «О назначении комиссии по приему- отражать содержание документа и отвечать передаче дел в связи с прекращением на вопрос «О чем?» деятельности комитета по цифрови- зации общества» 5 Преамбула Укажите основные цели и основания издания Используйте такие формулировки распоряжения для преамбулы: в связи, в целях, в соответствии, во исполнение, на основании и т. д. 6 Основания Сошлитесь в основании распоряжения на дру- В нашем примере основание распо- издания гие документы и законодательство. Сделайте ряжения — решение коллегиального распоря- это одним из двух вариантов: органа управления общества (прав- жения — наименование документа, наименование ления) о прекращении деятельности организации — автора документа, дата доку- комитета мента, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа; — наименование организации или долж- ностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа 7 Цели изда- Используйте стандартную формулировку — Не заменяйте шаблонную фразу ния распо- «В целях» или «С целью» предлогом «для» ряжения 8 Распоря- Не используйте распорядительное слово. дительное В распоряжениях, в отличие от приказов, слово распорядительное слово отсутствует. После преамбулы сразу сформулируйте поручения 9 Поручения В распоряжении, также как и в приказе, фор- Поручения, которые относятся к одно- мулируйте конкретные поручения с указанием му исполнителю или исполнителям, исполнителей в формате: должность и Ф. И. О., включите в один пункт или оформите дата исполнения и формулировка поручения. подпунктами. В тексте распоряжения Если должностное лицо выступает в опреде- инициалы сотрудников указывайте ленной роли — председателя комитета или после фамилий комиссии, то в поручении укажите его роль, фамилию и инициалы 30 e.sekretaria.ru
Документ месяца № Параметр Описание Комментарий п/п 10 Пункт 1 Включите в распоряжение пункт о создании/ В состав комиссии можете включить назначении комиссии. Укажите название внешних должностных лиц по дого- комиссии или ее назначение, далее укажите воренности. В таком случае доку- ее состав в формате: мент нужно согласовать с внешней — роль — председатель, секретарь (если организацией комиссия большая по составу), члены комиссии; — должности в организации; — фамилия, инициалы 11 Пункт 2 Сформулируйте поручение ответственному Дополнительно в текст распоря- лицу от расформированного комитета пере- жения можете включить пункты дать документы председателю комиссии. об опечатывании помещений, сдаче Установите срок передачи документов. ключей и т. д. Этот пункт можете дополнить другими усло- виями передачи документов 12 Пункт 3 Сформулируйте поручения председателю Если для каждого подпункта предпо- комиссии. Он должен обеспечить прием лагаются разные сроки исполнения, документов и организовать дальнейшую укажите их в каждом подпункте. Если работу с ними. Например, подготовить дела срок единый, укажите его в обобщаю- для сдачи в архив и сдать их на хранение щем предложении 13 Пункт 4 Укажите лицо, ответственное в целом за кон- В нашем примере комитет подотчетен троль исполнения распоряжения. Данный правлению, поэтому контроль руко- сотрудник будет получать информацию водитель оставил за собой от ответственных лиц о факте исполнения соответствующих поручений 14 Подпись Подпишите распоряжение у первого лица орга- Право подписи можете закрепить низации или у иного уполномоченного лица в Инструкции по делопроизводству, приказе о распределении полномо- чий, должностной инструкции и др. 15 Виза озна- Не проставляйте визу ознакомления — комления с данным распоряжением не обязательно знакомиться под личную роспись. Достаточно направить документ на ознакомление в соот- ветствии с листом/списком рассылки, который должен оформить исполнитель документа 16 Отметка Укажите инициатора документа, то есть сотруд- об испол- ника, который подготовил распоряжение нителе и отвечает за взаимодействие с согласующими лицами, составление листа ознакомления, соблюдение сроков согласования и обра- ботки документа 17 Лист Внесите в лист согласования информацию: Проконтролируйте, чтобы в листе согласо- — о документе (заголовок); согласования расписались согла- вания — об инициаторе проекта; сующие лица и внесли результаты — о согласующих лицах; согласования. Если замечаний немно- — о списке рассылки го, то их можно оформить здесь же. Если много — оформите их отдельно № 4, апрель 2021 31
Делопроизводство Деловая переписка как челлендж: настройте адресата на позитив Светлана ГОНЧАР, консультант по организационному развитию, коуч, бизнес-тренер Из статьи узнаете: Какие инструменты помогут завоевать доверие адресата Как адресат влияет на цель и вид письма Какая визуализация сделает ваше письмо совершенным Как выстроить вступительную и заключительную части письма В этой статье расскажем о секретах деловой переписки. Вы узнаете о магическом треугольнике любого делового письма, о том, как сразу настроить адресата на позитив. Получите три инструмента, которые помогут завоевать доверие у адресата. Научитесь трем визуальным приемам, которые подчеркнут ваш профессионализм. Используя советы из этой статьи, вы сформируете позитивный имидж не только в глазах руководителя, но и в глазах коллег и клиентов компании. Как адресат влияет на цель письма В самой простой классификации письма делят на офи- циальные и неофициальные, внутренние и внешние. Если вы пишете письмо своему руководителю — это официаль- ное внутреннее письмо. Если пишете коллеге из соседнего отдела — это неофициальное внутреннее письмо. 32 e.sekretaria.ru
Работа с документами Письма партнерам из других компаний всегда будут 33 внешними. В них, например, недопустимы сокращения и узкие термины, которые вы используете внутри компа- нии. Во внутренней переписке вы можете написать: «В этом проекте будут участвовать все РБНы». Ваши коллеги вас поймут. Когда вы пишете внешнему партнеру, избегайте таких аббревиатур. Подобное письмо для внешнего партнера будет выглядеть так: «В проекте примут участие руководи- тели всех бизнес-направлений». Перед тем как писать письмо, определите его цель. Что вы хотите от получателя? Чтобы он что-то сделал, чтобы он изменил свое мнение или вам необходима дополнитель- ная информация? Или вы пишете, чтобы просто проин- формировать человека. Если вы сами не определились с целью, ваш собеседник ее точно не угадает. Перефразируя классику: «Если вы не знаете, куда хотите прийти, вы туда точно не попадете». Основные цели деловых писем — информировать, запро- сить информацию, убедить и призвать к действию. В зави- симости от выбранной цели, вам необходимо использовать те или иные инструменты написания письма. Как сразу настоить адресата на позитив Настройте адресата на позитив во вступительной части письма, начиная с темы и приветствия, и дальше не снижай- те эмоцию. Это поможет реализовать вашу цель. Держите в голове такой магический треугольник: тема, фраза-анонс и финальная фраза, — все эти компоненты должны отражать цель вашего письма. Когда составите письмо, проверьте, так ли это. Если это так — вы все сделали правильно. Не забывайте и о других важных частях письма: приветствии, обращении, заключительной фразе, подписи и контактах. Тема письма. Первое, что видит адресат, — это тема письма. Помните главное правило — в одном письме долж- на быть одна тема. Не раздражайте адресата: если у вас № 4, апрель 2021
Делопроизводство 5 лайфхаков для темы накопилось несколько вопросов, задайте их в разных пись- письма: мах по степени значимости. Например, в течение рабочего — Не пишите «Срочно!». дня у вас появились вот такие срочные вопросы: Если нужно подчеркнуть срочность, ставьте срок 1. Потенциальный крупный клиент из Воронежа запро- с расшифровкой в теме сил личную встречу с генеральным директором. письма. — Если в письме задача 2. Необходимо согласовать бюджет на покупку нового для коллеги — формули- принтера, так как старый сломался. руйте ее прямо в теме. — Избегайте уточнений 3. Необходимо напомнить, что завтра у руководителя по стадиям проекта доку- командировка в Воронеж. мента: черновик, вычита- но и т. д. Как бы вы разделили их по темам? Вопрос с принтером —Не используйте кавыч- сразу отправьте в отдельное письмо. А что делать с команди- ки и специальные симво- ровкой и новым клиентом? Обе темы связаны с одним городом. лы — сообщение может По классике это тоже два письма, но с перекрестными ссыл- попасть в спам. ками. Сначала вы напишете шефу письмо с напоминанием — Помните, что письмо о командировке и уточните, что у него в расписании есть от конкретного челове- свободный промежуток времени с 15.00 до 16.00. Это время ка откроют с большей он может потратить на встречу с важным потенциальным вероятностью, чем пись- клиентом. Подробности о клиенте дадите в следующем письме. мо от организации Во втором письме подробно опишите, что это за клиент и зачем с ним встречаться. Напомните, что руководитель как раз будет в Воронеже и сможет встретиться с ним лич- но, так как у него есть свободное время с 15.00 до 16.00. Этим вы поможете руководителю сориентироваться в ситуации и обдумать каждое решение. Когда определились с количеством тем, корректно сфор- мулируйте каждую из них. Помните, что именно по теме адресат принимает решение — читать письмо или нет. Здесь работают два правила. Правило 1. Тема должна отражать содержание письма. Темы «Запрос на оказание услуг», «Информация о заказе», «Комментарии», «Для Антона» и прочие — не информативны. Вместо этого лучше писать конкретно (таблица на страни- це 35), например, «Макет баннера для выставки». Правило 2. Тема должна быть краткой — не больше 20—30 знаков, чтобы суть была понятна сразу при просмотре списка в почтовой программе. И не нужно было открывать письмо, чтобы разобраться с содержимым. 34 e.sekretaria.ru
Работа с документами Пример. Не «Запрос на оказание услуг по разработке сценария», а «Разработка сценария» и не «Тендер на проведение тренинга “Управ- ление ключевыми клиентами” ноябрь 2021», а «Тендер “Управление ключевыми клиентами”». Для каждого из трех вопросов, которые мы обсуждали выше, можно выбрать такие темы: Тема 1. «Согласование бюджета на новый принтер»; Тема 2. «Командировка 15 декабря в Воронеж. Напоми- нание»; Тема 3. «Встреча с потенциальным клиентом в Воронеже». Приветствие и обращение. Сравните три варианта: 1. «Документы отправили 08.02.2021». 2. «Доброе утро! Докумен- ты отправили 08.02.2021». 3. «Доброе утро, Мария. Документы Вам отправили 08.02.2021». Какой из вариантов вам ближе? Этикетным и общечеловеческим нормам явно больше соот- ветствует третий вариант: на такое письмо хочется ответить. Меня часто спрашивают на тренингах: когда уместно обра- щаться к адресату по имени, а когда только по имени-отчеству Как проанализировать тему письма Слишком общая Какой информации Информативная тема тема не хватает Запрос на оказание Каких услуг? Запрос на баннер услуг Прислать документ Какой? Прислать смету по проекту № 12344543 Информация о заказе Что в заказе? Или для кого заказ? Заказ баннера Комментарии Что комментируем? Комментарии по баннеру Для Антона Что за информация в письме? Макет баннера Вопросы Какие? Вопросы по договору № 012654 Документы Какие? Документы по оформлению командировки Е.В. Серегина Встреча С кем? Встреча с Петровым и Ивановым 20 сентября № 4, апрель 2021 35
Делопроизводство и надо ли постоянно здороваться с партнером по переписке. Если вы в течение дня переписываетесь с одним и тем же чело- веком, здороваться нужно только первый раз. Обращайтесь к адресату по имени или имени-отчеству. Обращение зависит от нескольких факторов: корпоративной культуры компа- нии, особенностей общения друг с другом шефа и коллег, подписи партнера или клиента в письме. Если шеф говорит вам: «Свяжись с Женей», не стоит писать: «Добрый день, Женя». Уточните у шефа отчество. Если руководитель назо- вет отчество, используйте его. Если босс скажет: «Не надо отчеств», пишите: «Добрый день, Евгений». Признательности и благодарности. Сразу после при- ветствия выразите благодарность адресату — конечно, если есть за что. Начинать с благодарности — это хороший тон и залог позитивного отношения к вам. Какие приветствия и обращения использовать в переписке Фразы В каких ситуациях употребляются Приветствие Здравствуйте… Самое распространенное и допустимое приветствие в деловом электронном письме Доброе утро или Добрый вечер Уместны лишь в случаях, когда вы точно знаете, что ваш собеседник получает письма моментально или в определенное время Обращение Уважаемый господин Гришин! Предполагает дистанцию и носит более официальный характер Уважаемая Евгения Станиславовна! Показывает налаженность деловых отношений, уменьшает дистанцию Уважаемые господа! Употребляется при коллективном обращении Уважаемый коллега или Уважае- Употребляется среди лиц одной профессии, наиболее частая форма мые коллеги обращения Слово «коллега» без слова «ува- Придает письму нейтральный тон жаемый» Дорогие коллеги Форма более эмоциональная, используется в основном в письмах- поздравлениях 36 e.sekretaria.ru
Работа с документами Кстати, благодарить — хорошая практика. Нейропсихо- Примеры логии доказали, что благодарность повышает настроение благодарностей не только тому, кого благодарят, но и тому, кто благодарит. для делового письма Не упускайте возможность поднять себе настроение каждым — Спасибо, что выбрали исходящим письмом. Если переписка внешняя, после при- нашу компанию ветствия напомните, почему вы обращаетесь к человеку. — Спасибо за Ваше письмо Пример. «Спасибо за интересную беседу на конференции…». Сде- — Спасибо за Ваш лайте ссылку на общих знакомых, например на вашего начальника или интерес к… коллегу: «Андрей Васильевич Иванов передает Вам большое спасибо — Мы рады, что за...». Это увеличивает вероятность того, что письмо дочитают до конца Вы обратились к нам и сделают то, о чем вы просите. — Спасибо, что выбрали нас Фраза-анонс. После того, как вы поздоровались и побла- — Нам очень приятно, годарили собеседника, одной короткой фразой опишите что Вы откликнулись повод обращения, отразите цель письма. Эта фраза поможет на наше предложение адресату понять, что от него хотят. Зачастую вы общаетесь — Я рад, что Вы отклик- с очень занятыми людьми. Поверьте, они будут вам благо- нулись на наше предло- дарны, если вы сэкономите их время на поиск сути письма. жение Например: «Требуется Ваша помощь в поиске информа- ции по вопросу…», «Необходима информация к совещанию 22 марта по теме...». Позитивное завершение письма. Помните, голос за кадром в классическом фильме: «Штирлиц знал, что больше всего запоминается последняя фраза...». Штирлиц был абсо- лютно прав. И вы тоже можете использовать эту магию. Кра- тко повторите в конце письма, что вы ожидаете от адресата. Пример. Даже если в самом начале вы написали «Необходима ваша помощь в подготовке документов по договору от 05.02.2021 № 9», в конце письма повторите: «Сергей Владимирович, пришлите, пожа- луйста, информацию по договору от 05.02.2021 № 9». Так вы поможете адресату сфокусироваться на деле и не упустить детали. Если тема, фраза-анонс и финальная фраза говорят об одном и соответствуют цели вашего письма, адресат откликнется на вашу просьбу. № 4, апрель 2021 37
Делопроизводство Заключительную часть письма и подпись отделите от основного текста пустой строкой. Используйте нейтральные формы: «С уважением…», «Всего наилучшего…», «С надеждой на продолжение сотрудничества» и т. п. Вы также можете пожелать продуктивного рабочего дня или хорошей рабочей недели, это особенно актуально по понедельникам. Подпись и контакты. Не забудьте в самом конце кор- ректно оставить контакты, чтобы собеседник знал, как вас найти. Блок подписи должен быть коротким и содержать необходимую и достаточную информацию, чтобы вы мог- ли получить ответ на свое письмо. Но не сокращайте свою подпись к письму. Адресат должен понимать: кто вы, какие вопросы решаете, как к вам обратиться или кого спросить при звонке. После имени и фамилии укажите должность и наименование организации. Далее — электронный адрес, контактные телефоны, другие способы связи, ссылки на сай- ты и т. п. В подписи можно дать ссылки на страницы вашей организации в социальных сетях. Какие три инструмента помогут завоевать доверие адресата Основная часть письма включает информацию, которая нужна адресату, чтобы принять решение — делать то, что вы просите или нет. Чтобы завоевать доверие, узнайте потреб- ности адресата, говорите на его языке и следуйте его логике. Узнайте потребности адресата. Чтобы выяснить потреб- ности, проанализируйте письмо адресата. Так, письмо с обращением — это почти инструкция, которая говорит, как и что ответить собеседнику. Достаточно перечитать пись- мо и отфильтровать все вопросы. Если их много, ответьте на них в нескольких письмах. Например, в одном письме вы видите запрос на допол- нительные канцелярские товары и просьбу организовать встречу с руководителем. Вы понимаете, что канцелярские товары есть в наличии, их можно передать в любое время. 38 e.sekretaria.ru
Работа с документами А встреча с руководителем требует дополнительного вре- 39 мени на согласование. Ошибкой будет ждать согласования встречи и только через пару дней ответить на это письмо. Сразу ответьте на письмо и напишите, что канцтовары можно забрать сегодня. Здесь же добавьте, что согласова- ние встречи с руководителем потребует дополнительного времени и вы ответите через два дня. Так собеседник пой- мет, что вы учли все его потребности и ничего не забыли. Как только появится дополнительная информация по встрече с руководством, нужно написать второе пись- мо, в первых строках которого напомнить повод обращения: Пример. «Вы запрашивали возможность встречи с руководителем 12 декабря. Сообщаю, что Сергей Петрович готов встретиться с Вами в это время…». Пишите на языке адресата. То, что вам кажется при- вычным и очевидным, может вызвать недоумение или страх у собеседника. Избегайте редкой терминологии и исполь- зуйте понятные партнеру выражения. Особенно тщательно выверяйте тексты писем к внешним адресатам, которые не знакомы со спецификой вашей компании. Например, если человек написал «Требуется согласование руководителя», не пишите в ответ: «Жду от Вас докладную записку». Напишите четко и внятно: «Пришлите, пожалуй- ста, свое предложение с детальным описанием…». Следуйте логике адресата. Отвечайте в той последо- вательности, в которой собеседник задал вопросы. Даже если хочется ответить на то, что проще или интереснее. Например, если сотрудник написал вам: «Подскажите, как получить аудиенцию у генерального директора? Где мне взять новые канцелярские товары? И подскажите, где найти информацию по графику работы в филиале № 1?». Скорее всего, вы захотите начать ответ с того, что проще: «График работы прилагаю. Канцелярские товары ждут Вас на рабочем столе. По поводу встречи с генеральным директо- ром отвечу в течение дня». Но это будет не совсем корректно. № 4, апрель 2021
Делопроизводство Сотрудник выделил встречу с генеральным директором первым пунктом. Она ему явно важнее всех остальных пунктов. Соблюдайте логику собеседника и отвечайте в его последовательности: «По поводу встречи с генеральным директором отвечу в течение дня. Канцелярские товары ждут вас на рабочем столе. График работы прилагаю». Так собеседник поймет, что для вас его вопросы важны в той же степени, в которой они важны ему самому. Какие три визуальных приема сделают ваше письмо совершенным Нам осталось обсудить визуально-графическое оформле- ние письма, которое также влияет на восприятие вас как профессионала. Используйте списки, чтобы структурировать инфор- мацию. Это поможет адресату сориентироваться и лучше понять цель письма. Письмо станет понятнее, если приме- нить список. Если последовательность действий не имеет значения, используйте ненумерованные списки, если она имеет значение — нумерованные списки. Используйте абзацы, чтобы выделить важную инфор- мацию. Между абзацами вставляйте пустую строку, чтобы собеседник увидел, где кончается один абзац, а где начи- нается следующий, даже когда читает письмо с телефона. Не выделяйте важное цветным, жирным или курсивом. В раз- ных почтовых программах такое выделение может просто не пройти. Кроме того, это дурной тон в деловой переписке. Используйте правило Минто. Это правило гласит: наш мозг способен одновременно держать в голове 5—7 блоков. Если их больше, мы все путаем и забываем. Разбивайте информацию на блоки и подблоки, чтобы собеседник ниче- го не забыл. Это поможет адресату определить приоритет каждой задачи и приступить к решению вопросов. Если будете использовать эти приемы и инструменты в переписке, ваши письма достигнут цели. 40 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как правильно формулировать заголовки дел по новым Методическим рекомендациям Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: как формулировать заголовки дел и от каких признаков дел это зависит. Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное 41 содержание и состав документов дела — это главное прави- ло сформулировали в пункте 6.19 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправ- ления, утв. приказом Росархива от 22.05.2019 № 71. Правила формулирования заголовков дел найдете в приложении № 15 Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления. Этот документ вступил в дей- ствие в январе 2021 года. В Методических рекомендациях перечислены семь признаков формирования заголовков дел. При формулировании заголовков дел используйте несколько признаков одновременно. Основной из них — номинальный. Заголовок начните с вида документа, вхо- дящего в дело, или с обобщенного «документы». Выделите для каждого дела те признаки, которые должны прозвучать, совместите их в кратком и информативном заголовке. Признак 1. Номинальный. Это самый распростра- ненный способ формулировать заголовки дел. Вынесите в заголовок наименование вида документа или документов, включенных в дело. Номинальный признак всегда перви- чен. В заголовке укажите в первую очередь вид документа. После этого сделайте уточнение: автор документа — автор- ский признак, предметно-вопросный — о чем документ, хронологический — период и т. д. № 4, апрель 2021
Делопроизводство Если дело включает несколько видов документов, исполь- зуйте в заголовке слово «документы». Не забудьте расшиф- ровать это слово — перечислите, какие именно документы или их разновидности включены в дело. Пример. Первичные учетные документы и связанные с ними оправ- дательные документы: кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и аван- совые отчеты. Признак 2. Авторский. Авторский признак формули- рования заголовков чаще всего используют вместе с номи- нальным. Вынесите в заголовок организацию, должностное лицо или коллегиальный орган, который создает документ. Признак 3. Корреспондентский. Включите в заголо- вок дела наименование организации или госоргана, кото- рые присылают документы для исполнения или с которой вы ведете переписку. Признак 4. Предметно-вопросный. Вынесите в заголо- вок дела краткое содержание документов дела. Этот признак часто сочетают с номинальным. Признак 5. Хронологический. Используйте этот при- знак тогда, когда формируете дело за определенный период. Обычно это год, но может быть и квартал, и месяц. Например. Не используйте хронологический признак без надобности. Если дело ведут в течение календарного года, понятно, что оно «годовое» и его включили в номенклатуру дел за определенный год. Неправильно: Приказы руково- дителя Общества по основной (профильной) деятельности за 2021 год. Правильно: Приказы руководителя Общества по основной (профильной) деятельности. Признак 6. Географический. Если дело связано с геогра- фическим объектом, вынесите его наименование в заголовок. Признак 7. Копии. Если в дело входят копии докумен- тов, вынесите в заголовок информацию об этом. 42 e.sekretaria.ru
Работа с документами Какими должны быть заголовки дел в зависимости от семи главных признаков Признаки формирования Примеры заголовков дел заголовка дела Номинальный Приказы руководителя Общества по основной (профильной) деятельности Авторский Переписка Общества по основной (профильной) деятельности Протоколы заседаний экспертной комиссии Общества Корреспондентский Приказы руководителя Общества по административно-хозяйствен- ной деятельности Распоряжения Административного директора общества Заявки структурных подразделений Общества на ремонт поме- щений, мебели, техники Выписки из протоколов заседаний Штаба по благоустройству тер- ритории Приказы Министерства социально-демографической и семейной политики Самарской области. Копии Переписка с ООО «АБВ» Предметно-вопросный Корреспонденты в заголовке могут быть указаны и обобщенно: Хронологический Переписка с Администрациями районов Московской области Географический Копии Журнал регистрации входящих документов Переписка по вопросам сотрудничества Договоры страхования транспортных средств Приказы руководителя Общества по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках, командировках) Номенклатура дел Общества на 2021 год Отчет о выполнении плана финансово-хозяйственной деятельности Общества. Квартальный Кассовые планы. Месячные Программа выполнения капитального ремонта оборудования на участке Кировский Кировского района Челябинской области Переписка с Управлением Пенсионного фонда РФ в Октябрьском и Советском районах г. Томска Приказы Управляющей компании по основной (профильной) деятель- ности. Копии Уведомления Управления социальной поддержки и защиты населения по г. Москве. Копии № 4, апрель 2021 Готовые решения для секретаря с умным поиском и базой образцов e.sekretaria.ru 43
Делопроизводство Домашнее задание № 4. Как рассмотреть и обработать письмо с предложением о сотрудничестве Валентина АНДРЕЕВА, Разберитесь с ситуацией ниже, найдите ошибки в письме профессор кафедры о развитии сотрудничества и сразу проверьте себя. трудового права и права социального обеспечения Ситуация. В ООО «Стройматериалы» поступило письмо Российской академии на имя генерального директора Игнатова О.Н. из ООО «Жил- правосудия, к. и. н. строй». В письме было предложение о сотрудничестве. Секретарь поставила на документе отметку о поступлении и передала письмо начальнику юридического отдела Ани- сину К.Г. для рассмотрения. Он изучил письмо и поручил дальнейшую работу с документом менеджеру Савельеву Н.А. В резолюции Анисин К.Г. указал срок исполнения, который секретарь проставила в отметке о контроле (с. 45). Задание. Определите: правильно ли секретарь передала письмо на рассмотрение, какие ошибки допущены в тексте письма и какие реквизиты оформили с нарушением требо- ваний ГОСТ Р 7.0.97-2016. Ошибки. Вопросы о развитии сотрудничества решает не начальник юридического отдела, а генеральный директор компании. Секретарь должна была передать именно ему это письмо после предварительного рассмотрения. Генеральный директор мог в своей резолюции дать поручение начальнику юридического отдела Анисину по поводу проекта договора, о котором шла речь в письме. Разбор ошибок в реквизитах и тексте документа смотрите на страницах 46—47. Присоединяйтесь к нам «ВКонтакте» vk.com/sekretariat_ru Реклама 44 e.sekretaria.ru
Практикум Задание практикума. Письмо с предложением о сотрудничестве Общество с ограниченной ООО «Стройматериалы» ответственностью «Жилстрой» Генеральному директору О.Н. Игнатову ул. Тихомирова, д. 34, Химки ул. Новая, 87, г. Москва, Московской обл., 144012 151017 Тел./факс: (584) 115-27-15 Менеджеру Н.А. Савельеву Для исполнения до 16.02.2021 ОГРН 1017701340927 Анисин 08.02.2021 ИНН/КПП7701237836/772003002 01.02.2021 № 92/04-12 на № от О развитии сотрудничества Наша компания получила заказ на строительство крупного жилого комплекса. В связи с этим предлагаем вам рассмотреть возможность заключения с нами долгосрочного догово- ра на поставку строительных материалов. Мы составили проект договора поставки стройматериалов и просим вас дать ответ о воз- можности его заключения в 10-дневный срок. При наличии замечаний с вашей стороны гото- вы рассмотреть и обсудить их, в том числе в ходе переговоров. Приложение: проект договора о сотрудничестве в 2 экземплярах. Генеральный директор Шишкин Шишкин П.В. На контроль Жилин Ю.А. Отдел продаж, 8 (923) 452-78-90 Отправлен ответ. Дата 08.02.2021 В дело № 06-15 за 2021 г. № 108/06-15 Миронова 08.02.2021 № 4, апрель 2021 45
Делопроизводство Правильный вариант письма с предложением о сотрудничестве Общество с ограниченной 1 ответственностью «Жилстрой» На контроль Тихомирова ул., д. 34, Химки 4 Генеральному директору 2 Московской обл., 144012 ООО «Стройматериалы» Тел./факс: (584) 115-27-15 Игнатову О.Н. 3 ОКПО 02842708, ОГРН 1017701340927 5 ИНН/КПП7701237836/772003002 Новая ул., 87, г. Москва, 4 151017 01.02.2021 № 92/04-12 Савельеву Н.А. 7 На № от 6 одготовить предложения по представленному проекту договора до 16.02.2021 Игнатов 08.02.2021 О развитии сотрудничества Уважаемый Олег Николаевич! 8 9 Наша компания получила заказ на строительство крупного жилого комплекса. В связи с этим у нас возникла необходимость закупки большого количества строительных материа- лов различного ассортимента. В связи с этим нами составлен проект договора поставки стройматериалов по соответст- вующей спецификации, которая приложена к данному проекту. Просим Вас дать ответ о возможности заключения данного договора в 10-дневный срок. При наличии замечаний с Вашей стороны готовы рассмотреть и обсудить их, в том числе в ходе переговоров. Приложение: на 10 л. в 2 экз. 10 С уважением, 8 Генеральный директор Шишкин П.В. Шишкин 11 46 e.sekretaria.ru
Практикум Жилин Юрий Александрович 12 Дата 08.02.2021 13 Отдел продаж, менеджер Вх. № 108/06-15 [email protected] 8 (923) 452-78-90 Отправлен ответ 14 от 16.02.2021 № 06-15/87 Секретарь Миронова 16.02.2021 1 Неверно расположили реквизит «Отметка о контроле». Отметку ставят на верхнем поле документа 2 Должность руководителя в реквизите «Адресат» указали после наименования организации 3 Неверно расположили инициалы должностного лица в адресате — они должны стоять после фамилии 4 Неправильно расположили сокращение «ул.» в почтовом адресе — его пишут после названия улицы 5 Не внесли код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) 6 Предлог «на» написали со строчной буквы в реквизите ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа 7 В резолюции указали должность работника, которому поручили исполнение, его инициалы поста- вили перед фамилией, а в тексте самой резолюции не дали конкретного поручения 8 В тексте письма отсутствовали вступительное обращение и заключительная этикетная фраза 9 В тексте документа не обосновали предложение о сотрудничестве, не внесли конкретные предло- жения. Информация о договоре повторяется в первой и второй частях письма 10 В реквизите «Отметка о приложении» назвали прилагаемый документ, хотя он назван в тексте. Достаточно было указать количество листов приложения и сократить слово «экземпляров» — экз. 11 В реквизите «Подпись» неверно оформили расшифровку личной подписи — инициалы должны стоять перед фамилией 12 В реквизите «Отметка об исполнителе» указали инициалы вместо имени и отчества исполнителя. Не проставили его должность и электронную почту 13 В реквизите «Отметка о поступлении документа» не указали, что это входящий номер — Вх. № 14 Неверно оформили реквизит «Отметка о направлении документа в дело»: при упоминании ответа надо указать его дату и номер. В реквизите не было должности работника № 4, апрель 2021 47
Делопроизводство Ответ на задание № 3. Ответы Валентина АНДРЕЕВА, Секретарь правильно начала организацию делопроизводства профессор кафедры с разработки номенклатуры дел. Этот документ необходим трудового права и права для формирования в дела исполненных документов, индек- социального обеспечения сации дел и составления их заголовков. Российской академии правосудия, к. и. н. Пример номенклатуры дел, который использовала секре- тарь, некорректен как по форме, так и по содержанию. Унифи- цированная форма номенклатуры дел есть в приложении № 25 к пункту 4.18 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Проверьте себя: посмотрите правильный вариант оформ- ления номенклатуры дел организации с разбором ошибок и комментариями. Правильный вариант номенклатуры дел ООО Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ ответственностью Генеральный директор «Строительные технологии» ООО «СтройТех» 1 (ООО «СтройТех») Панин А.Н. Панин 15.12.2020 НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ На 2021 год 2 Индекс Заголовок дела Коли- Срок хра- Приме- дела чество нения и № чание 3 дел статьи 5 3 по перечню 3 1 2 34 1. Организационный отдел 01-01 5 Устав организации Постоянно ст. 28
Search
