Справочник кадровика

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Каждый работодатель должен проводить противопожарную   пропаганду и обучать сотрудников мерам пожарной безопаснос-  ти   ст. 37 Закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ Сотрудников нельзя допускать к работе  без такого обучения   п. 3 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.09.2020 № 1479 Обучение по пожарной безопасности складывается из: –  профессионального обучения определенной категории сотруд- ников; –  противопожарных инструктажей для всего персонала; –  противопожарных тренировок в организации. Порядок обучения определило МЧС   приказ от 18.11.2021 № 806 В организации нужно разработать и утвердить порядок и сро- ки обучения сотрудников мерам пожарной безопасности. Когда  получите такое распоряжение руководства, используйте наши  инструкции. Если в компании уже есть порядок и локальные ак- ты, можете их проверить по положениям этой статьи. Какие сотрудники должны пройти  профподготовку по пожарной безопасности Действующие удостоверения о проверке знаний пожарно-техни- ческого минимума в соответствии с приказом МЧС от 12.12.2007  № 645 или документ о среднем профессиональном либо высшем   образовании по пожарной безопасности должны иметь сотруд- ники, у которых есть обязанности по пожарной безопасности,  а именно    :п. 1 приложения № 3 к приказу № 806 –  руководители эксплуатирующих и управляющих организа- ций, которые обеспечивают пожарную безопасность на объек- тах, или назначенные ими ответственными за обеспечение та- кой безопасности; –  ответственные за пожарную безопасность и главные специа- листы технического и производственного профиля в компани- ях, где одновременно находится от 50 человек, и в зданиях, ко- торым при проектировании присвоили категории повышенной  взрывопожароопасности, взрывопожароопасности, пожароопас- ности (А, Б, В1–В4); –  ответственные за противопожарный инструктаж; –  специалисты по пожарной профилактике. Другие сотрудники должны пройти профподготовку и иметь  подтверждающие документы по решению руководителя. Если у перечисленных сотрудников нет специальности «По- жарная безопасность» или соответствующего профиля в рамках  подготовки «Техносферная безопасность», нет профессиональных  компетенций в области пожарной безопасности, их нужно напра- вить на обучение по программам профпереподготовки   п. 2 приложе-  ния № 3 к приказу № 806 99

П РА К Т И К У М   Руководителей и специалистов, которые обучались пожар- но-техническому минимуму, нужно будет направить на повыше- 100 ние квалификации в области пожарной безопасности, когда срок  действия их удостоверений будет подходить к концу   пп. 1, 5 приложе-  ния № 3 к приказу № 806, письмо МЧС от 01.02.2022 № ИГ-19-198 Удостоверения о повышении квалификации и дипломы о про- фессиональной переподготовке действуют бессрочно. Порядок  и сроки дальнейшего обучения и повышения квалификации  вправе установить руководитель организации в локальном акте,  а требование о таком обучении можно включить в трудовой дого- вор   ст. 196 ТК, п. 9 приложения к информационному письму МЧС от 04.05.2022 № ИВ-19-751 Где сотрудники проходят переподготовку  и повышение квалификации Пройти профпереподготовку и повысить квалификацию в обла- сти пожарной безопасности сотрудники должны по дополнитель- ным профессиональным программам   ч. 4 ст. 25 Закона от 21.12.1994 № 69-ФЗ, ч. 4   ст. 12, ч. 2 ст. 79 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ МЧС утвердило пять типовых дополнительных профессиональ- ных программ    :приказ от 05.09.2021 № 596 –  повышения квалификации для руководителей организаций,  лиц, назначенных руководителем организации ответственны- ми за обеспечение пожарной безопасности на объектах защи- ты, в которых могут одновременно находиться 50 и более чело- век, объектах защиты, отнесенных к категориям повышенной  взрывопожароопасности, взрывопожароопасности, пожароопас- ности; –  повышения квалификации для руководителей эксплуатирую- щих и управляющих организаций, осуществляющих хозяйст- венную деятельность, связанную с обеспечением пожарной  безопасности на объектах защиты, лиц, назначенных ими от- ветственными за обеспечение пожарной безопасности; –  повышения квалификации для ответственных должностных  лиц, занимающих должности главных специалистов техничес- кого и производственного профиля, должностных лиц, испол- няющих их обязанности, на объектах защиты, в которых могут  одновременно находиться 50 и более человек, объектах защи- ты, отнесенных к категориям повышенной взрывопожароопас- ности, взрывопожароопасности, пожароопасности; –  повышения квалификации для лиц, на которых возложена  трудовая функция по проведению противопожарного инструк- тажа; –  профессиональной переподготовки для получения квалифика- ции «Специалист по противопожарной профилактике».

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Направляйте сотрудников на обучение только в учебные цент- ры, у которых есть лицензия и аккредитация. После аттестации  в учебном центре ответственные за пожарную безопасность по- лучат удостоверение о повышении квалификации или диплом  о профессиональной переподготовке   п. 15 ст. 76 Закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ Чему обучить всех сотрудников организации Сотрудников необходимо обучить мерам пожарной безопасности  перед тем, как допускать к работе, а также в течение трудовой  дея тельности. Обучение проводят внутри организации по про- граммам противопожарного инструктажа. Порядок и сроки обуче- ния мерам пожарной безопасности определяет руководитель орга- низации   п. 3 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.09.2020 № 1479 Всего есть пять программ противопожарного инструктажа:  вводный, первичный на рабочем месте, повторный, внеплановый  и целевой   п. 11 приложения № 1 к приказу № 806 Инструктажи должны состоять  из двух частей: теоретической и практической   п. 3 приложения № 1 к прика- зу № 806 Противопожарный инструктаж проводят, чтобы работники   п. 6  :приложения № 1 к приказу № 806 –  знали обязательные требования пожарной безопасности; –  изучили пожарную и взрывопожарную опасности  технологичес ких процессов, производств и оборудования; –  ознакомились с системами предотвращения пожаров и проти- вопожарной защиты в организации; –  научились, как действовать при возникновении пожара. Обучение можно проводить    :п. 3 приложения № 1 к приказу № 806 –  единовременно и непрерывно; –  поэтапно, с разделением теоретической и практической частей. Теорию сотрудники могут изучать дистанционно, но отрабаты- вать знания на практике должны только очно   п. 4 приложения № 1 к при- казу № 806 Дистанционные сотрудники проходят обучение, если это  предусмотрено трудовым договором   п. 5 приложения № 1 к приказу № 806 Обучать можно сразу группу работников, если они трудятся  в одном помещении, пожарном отсеке, здании или сооружении од- ного класса пожарной опасности и выполняют одинаковые трудо- вые функции   п. 19 приложения № 1 к приказу № 806 Кто должен обучать сотрудников   внутри организации Все инструктажи в организации вправе проводить каждый,   кто    :п. 7 приложения № 1 к приказу № 806 101

П РА К Т И К У М   –  прошел обучение по дополнительным профессиональным прог- раммам в области пожарной безопасности; –  окончил техникум, колледж или вуз по специальности «Пожар- ная безопасность» или соответствующему профилю по направ- лению «Техносферная безопасность»; –  имеет действующее свидетельство по результатам независимой  оценки квалификации. Руководитель организации может возложить на себя обязан- ности обучать работников либо предоставить такие полномочия  ответственному за пожарную безопасность или другим сотруд- никам. Ответственного за проведение противопожарных инструк- тажей назначают приказом. Руководитель может назначить одного сотрудника ответствен- ным за все инструктажи. Также можно привлечь ответственного  по гражданско-правовому договору. При этом он также должен со- ответствовать требованиям об обучении, образовании или незави- симой оценке квалификации   пп. 7, 8 приложения № 1 к приказу № 806 Как проводить инструктажи Все инструктажи проводите по программам, требования к кото- рым установили в приложении № 2 к приказу № 806. Для органи- зации программы инструктажей разрабатывают сотрудники, ко- торые соответствуют требованиям об образовании, обучении или  независимой оценке квалификации   пп. 7, 8 приложения № 1 к приказу № 806 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ПРАВИЛ За нарушение правил пожарной  ции – 300–400 тыс. руб.   ч. 1  ганизации и ИП могут приостано- безопасности наказывают   вить на срок до 30 суток, а штраф  по ст. 20.4 КоАП. Привлечь к ответ-  ст. 20.4 КоАП для организации вырастет   ственности могут руководителя ор- ганизации и ответственного за по- Штраф могут заменить на преду- до 800 тыс. руб.   ч. 6 ст. 20.4 КоАП жарную безопасность. В некоторых  преждение, если это первое   ситуациях к административной от- нарушение, нет имущественного  Если же в результате нарушения  ветственности привлекают одновре- ущерба, вреда жизни и здоровью  возник пожар и погиб человек   менно и ответственного сотрудника,  человека, окружающей среде   или был причинен тяжкий   или угрозы его причинения, нет  вред его здоровью, администра- и руководителя, и организацию   п. 18   угрозы возникновения чрезвы-  тивное приостановление мо- жет быть до 90 суток, а штраф –  подразд. 1.2 Докладов, утв. МЧС 16.10.2017 чайной ситуации   ч. 2 ст. 3.4, ч. 3.5   до 2 млн руб.   ч. 6.1 ст. 20.4 КоАП Основное наказание – штраф.   ст. 4.1 КоАП Для граждан – в размере  Ответственного за соблюдение тре- 5–15 тыс. руб., для должностного  Если из-за нарушения пожар унич- бований пожарной безопасности  лица – 20–30 тыс. руб., для ИП –   тожил или повредил чужое иму- могут привлечь к уголовной ответ- 40–60 тыс. руб., для организа- щество или был причинен легкий  ственности по ст. 219 УК, если   или средней тяжести вред здоро- из-за нарушения пострадал человек. вью человека, деятельность ор- 102

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru В программы вводного, первичного и повторного инструк- тажей следует включить обязательные разделы из приложе- ния №�2 к приказу № 806. Программы внепланового и целево- го инструктажей зависят от причин и обстоятельств, по которым  их проводят. При этом в каждом конкретном случае руководитель  организации или ответственный за пожарную безопасность опре- деляет объем и содержание теоретической и практической частей  программ   п. 4 приложения № 2 к приказу № 806 Программы инструктажей вправе утвердить руководитель ор- ганизации или ответственный за пожарную безопасность   п. 9 прило- жения № 1 к приказу № 806 Согласовывать программы с МЧС не требуется. Для обучения разработайте на основании нормативных право- вых актов РФ и нормативных документов по пожарной безопас- ности наглядные пособия и учебно-методические материалы. Они  могут быть бумажными и электронными   п. 10 приложения № 1 к приказу № 806 Вводный противопожарный инструктаж проводите с новы- ми сотрудниками до начала их работы в организации   п. 12 прило- жения № 1 к приказу № 806 Это могут быть не только постоянные сотрудни- ки, но и совместители, временные работники, командированные  и иные лица, которые трудятся в организации, – по решению ру- ководителя организации   п. 13 приложения № 1 к приказу № 806 Пример Вводный инструктаж с работниками подрядной организации может прово- дить ответственный за инструктажи в вашей организации либо руководитель  КАК ПОДГОТОВИТЬСЯ К ТРЕНИРОВКЕ И ПРОВЕСТИ ЕЕ ШАГ 1. Начальник штаба трени- ки инструктаж по теме «Прави- возгорания», сообщает об этом  ровки разъясняет посредникам   ла безопасного поведения при  в пожарную охрану, подает сиг- технический замысел тренировки,  эвакуации из здания организа- нал о возникновении условного  рассказывает о ее этапах, обязан- ции в чрезвычайных ситуациях».  пожара. Сотрудники начинают   ностях посредников. Рассказывает о планах эвакуации,  эвакуацию и спасение тех, кто  ШАГ 2. Начальник штаба трени- психофизических особенностях  остался в здании. Когда всех эва- ровки проводит инструктаж с ра- поведения человека при пожаре,  куируют, начинают тушить услов- ботниками, которые отвечают за со- основных фазах пожара и разъяс- ный пожар. стояние автоматических систем  няет, как правильно эвакуировать- ШАГ 5. Руководитель трениров- противопожарной защиты, первич- ся из здания. На инструктаже про- ки собирает участников и подво- ных средств пожаротушения и пу- говаривают роли всех участников  дит итоги тренировки. Руководи- тей эвакуации. Дает указание про- и назначают сотрудника, кото- тель тушения пожара и посредники  верить их состояние. рый обнаружит «очаг возгорания»  докладывают о действиях сотрудни- ШАГ 3. Ответственный за по- и подаст сигнал. ков и их ошибках. Руководитель де- жарную безопасность проводит  ШАГ 4. Проводят тренировку.   лает выводы, дает оценку и состав- со всеми участниками трениров- Сотрудник обнаруживает «очаг   ляет итоговый акт. 103

П РА К Т И К У М   или ответственное лицо этой подрядной организации   п. 5 Разъяснений, утв. распоряже- 104 нием МЧС от 15.11.2022 № 1210 В программу вводного противопожарного инструктажа вклю- чите    :пп. 1.1, 1.4, 1.6 приложения № 2 к приказу № 806 –  общие сведения о специфике пожарной и взрывопожарной  опасности зданий и сооружений организации, ее подразделе- ний, технологических процессов, производств и оборудования; –  права и обязанности в области пожарной безопасности работ- ников; –  ответственность за нарушение обязательных требований по- жарной безопасности; –  общие меры по предотвращению и тушению пожаров на объек- тах защиты организации. Специальных требований к помещению, в котором проводят  вводный инструктаж, нет. Его можно совместить с первичным  инструктажем. Случаи такого совмещения указывают в локаль- ном нормативном акте, например в Порядке обучения лиц   мерам пожарной безопасности в организации. При этом учи- тывают структуру и численность персонала   п. 15 приложения № 1   к приказу № 806 Первичный противопожарный инструктаж на рабочем   месте проводите непосредственно на рабочем месте до начала  трудовой деятельности со всеми, кто прошел вводный инструк- таж, а также с сотрудниками, которых перевели из другого  подразделения либо которые будут выполнять новую для них ра- боту   п. 14 приложения № 1 к приказу № 806 В программу первичного инструктажа включите   пп. 2.3, 2.5 приложе- :ния № 2 к приказу № 806 –  условия, при которых возникают горение и пожар на рабочем  месте; –  общие сведения о взрывопожарной и пожарной опасности ве- ществ и материалов, изготавливаемой продукции; –  порядок действий сотрудника при пожаре. С учетом структуры и численности персонала первичный  инструктаж для отдельных категорий сотрудников можно совмес- тить с вводным   п. 15 приложения № 1 к приказу № 806 Такое условие пропи- сывают в порядке обучения лиц мерам пожарной безопасно- сти в организации. В этом случае в программу совмещенного  инструктажа включите всю необходимую для обоих видов проти- вопожарных инструктажей информацию по обеспечению пожар- ной безопаснос ти объекта защиты, на котором работают такие со- трудники    письмо ФГБУ ВНИИПО МЧС от 23.05.2022 № ИВ-117-2123-11-1   Повторный противопожарный инструктаж проводите со все- ми сотрудниками, которые проходили вводный и первичный 

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru инструктажи   п. 16 приложения № 1 к приказу № 806 Периодичность инструкта- жей зависит от вида деятельности организации и обязанностей  сотрудников. Обычно повторный инструктаж проводят один раз  в год. Но есть условия, при которых такие инструктажи необходи- мо проводить чаще. Каждые полгода повторные инструктажи должны проходить  сотрудники    :п. 16 приложения № 1 к приказу № 806 –  работа которых связана с охраной или защитой организации  и имущества; –  на объектах, где одновременно проживают или находятся  50 человек и более; –  в организациях или помещениях с категориями повышенной  взрывопожароопасности, взрывопожароопасности, пожароопас- ности. Один год и полгода – это минимальная периодичность.  Ее установили из-за повышенной ответственности перечисленных  категорий сотрудников. В локальном акте можно установить дру- гие сроки и проводить повторные инструктажи чаще. Повторные инструктажи проводите по программе первично- го инструктажа на рабочем месте     Инструп. 3 приложения № 2 к приказу № 806 к- таж можно провести на рабочем месте, а также в учебных  классах, кабинетах либо на территории организации, если со- трудники не работают в производственных или складских здани- ях, сооружениях, помещениях   п. 19 приложения № 1 к приказу № 806 Внеплановый противопожарный инструктаж проводят обя- зательно в пяти случаях    :п. 17 приложения № 1 к приказу № 806 –  вступили в силу новые нормативные правовые акты по пожар- ной безопасности или внесли изменения в действующие доку- менты; –  в организации изменили технологический процесс, провели  модернизацию или заменили оборудование, инструменты,   сырье, материалы либо изменились иные факторы, которые по- влияли на противопожарное состояние организации, помеще- ния; –  сотрудники нарушили требования пожарной безопасности,  в результате чего мог возникнуть или возник пожар; –  был перерыв в работе более 60 календарных дней в организа- циях с повышенной взрывопожароопасностью, взрывопожаро- опасностью, пожароопасностью, где могут одновременно нахо- диться 50 человек и более; –  был перерыв в работе более 60 календарных дней у сотрудни- ков, которые охраняют организации или их имущество. Дополнительные случаи для повторного противопожарного  инструктажа вправе установить руководитель организации или  ответственный сотрудник   п. 17 приложения № 1 к приказу № 806 105

П РА К Т И К У М   Объем и содержание внепланового инструктажа в каждом  конк ретном случае определяет руководитель организации или  106 ответственный за обеспечение пожарной безопасности – в зави- симости от причин и обстоятельств, из-за которых потребовалось  провести инструктаж   п. 4 приложения № 2 к приказу № 806 Целевой противопожарный инструктаж обязательно прово- дят в трех случаях    :п. 18 приложения № 1 к приказу № 806 –  перед огневыми и иными пожаро- и взрывопожароопасными  работами по наряду-допуску; –  огневыми и иными пожаро- и взрывопожароопасными рабо- тами без наряда-допуска, если это не прямые обязанности со- трудника по специальности, профессии; –  ликвидацией последствий пожаров, аварий, стихийных бедст- вий и катастроф. Дополнительные случаи для обучения по программам целе- вого инструктажа устанавливают в локальном нормативном   акте   п. 18 приложения № 1 к приказу № 806 Объем и содержание теоретической и практической частей це- левого инструктажа в каждом конкретном случае определяет руко- водитель организации или ответственный за обеспечение пожар- ной безопасности в зависимости от причин и обстоятельств   п. 4   приложения № 2 к приказу № 806 Как проверять знания и навыки после обучения После инструктажа проверьте знания и умения сотрудников.  Проверку может провести инструктор или ответственный сотруд- ник, которого назначит руководитель. Теоретические знания  можно проверять дистанционно. Порядок проверки пропишите  в локальном акте о порядке обучения мерам пожарной безопас- ности в организации. В нем же установите форму и порядок про- верки знаний и умений практической части программы инструк- тажа   п. 20 приложения № 1 к приказу № 806 Результаты проверки зафиксируйте в журнале учета противо- пожарных инструктажей     В жуп. 22 приложения № 1 к приказу № 806 рнале ука- жите в частности: дату проведения инструктажа, его вид, а также  Ф. И. О., профессию и должность сотрудника, с которым прово- дили инструктаж. МЧС рекомендует использовать форму журна- ла из приложения к приказу № 806. В локальном акте о порядке  обучения мерам пожарной безопасности в организации установи- те ответственных за хранение журнала учета противопожарных  инструктажей   п. 24 приложения № 1 к приказу № 806 Когда оформляете наряд-допуск на огневые работы, запись  в журнал не вносите   п. 23 приложения № 1 к приказу № 806

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Журнал учета противопожарных инструктажей, фрагмент Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения, юридического лица) ЖУРНАЛ  УЧЕТА ПРОТИВОПОЖАРНЫХ ИНСТРУКТАЖЕЙ № 1                              Начат   « 15  »   февраля      20 23  г.                              Окончен «      »                       20       г. Инструктируемый Теоретическая часть Практическая часть Ф. И. О.  Подпись Ф. И. О.  Подпись Вид  инструктирую- инструктирую- прово- димого  щего, № доку- инструк- инструк- щего,  инструк- инструк- инструк- Дата Профес- мента об об- тирую- тируе- Дата № документа  тирую- тируе- тажа Ф. И. О. сия,  разовании  щего   мого   об образова- щего   мого   должность и (или) квали- (из  (из  нии и  (или)  (из  (из  фикации,  столб- столб- квалифика- столб- столб- документа  ца 5) ца 3) ции, докумен- ца 9) ца 3) об обучении та об обучении 12 3 4 5 67 8 9 10 11 15.02.2023 Вводный Токарев  Системный  Степанов  С Токар 15.02.2023 Степанов  С Токар Валентин  админи- Виктор  Виктор  Андреевич стратор Михайлович, Михайлович, серия XI   серия XI   № 437295 № 437295 15.02.2023 Вводный Малеева  Специа- Степанов  С 15.02.2023 Степанов  С Виктор  Виктор  Ольга  лист по  Игоревна кадрам Михайлович, Михайлович, серия XI   серия XI   № 437295 № 437295 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Журнал можно вести в электронном виде. В этом случае ре- зультаты проверки знаний фиксируйте электронными подписями  инструктора и сотрудника в соответствии с Федеральным зако- ном от 06.04.2011 № 63-ФЗ   пп. 25, 26 приложения № 1 к приказу № 806 Обеспечьте  инспекторам возможность проверить электронный журнал   п. 27   приложения № 1 к приказу № 806 Сотрудников, которые не сдали экзамен, отстраните от работы  до тех пор, пока они не пройдут успешно проверку знаний и уме- ний   п. 21 приказа № 806 107

П РА К Т И К У М   Когда и как проводить противопожарные  тренировки 108 Тренировка по эвакуации при пожаре – это часть обучения по по- жарной безопасности. На таких тренировках сотрудников учат  сообщать о возгорании, тушить очаг пожара, предотвращать рас- пространение огня и организованно выходить из здания. За- нятия должны быть регулярными, чтобы сотрудники наизусть  заучили, где находятся первичные средства пожаротушения, по- жарные выходы, и  отработали до автоматизма порядок действий  при эвакуации. Если в организации может находиться одновременно 50 чело- век и более, тренировки по эвакуации нужно проводить каждые  полгода или чаще     Чтобы п. 9 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.09.2020 № 1479 организовать тренировки, руководствуйтесь Методическими ре- комендациями, утв. МЧС от 04.09.2007 № 1-4-60-10-19 (далее – Ре- комендации). Есть четыре вида противопожарных тренировок    :п. 1.2 Рекомендаций –  объектовые. Считают, что пожар нарушил работу всего объек- та. Руководит тренировкой директор или главный инженер,  участвует весь персонал организации. Такую тренировку про- водят, когда невозможно тренировать структурные подразделе- ния по отдельности; –  структурных подразделений. Считают, что пожар нарушил ре- жим работы одного подразделения. Руководит тренировкой на- чальник этого подразделения или его заместитель, участвуют  сотрудники; –  совместные с подразделением Государственной противопожар- ной службы (ГПС). Участвует весь персонал организации и вы- деленные специалисты подразделения ГПС. Руководит уче- нием начальник пожарного подразделения. Сотрудники ГПС  обучают работников предприятия, следят, как они действуют,  и исправляют ошибки; –  индивидуальные. Проводят для тех, кто пропустил общую из- за отпуска, болезни или по другой причине, а также для новых  сотрудников после инструктажа на рабочем месте. Назначьте приказом руководителя организации ответственно- го за тренировки. Им может быть сам руководитель организации,  ответственный за пожарную безопасность или любой другой обу- ченный сотрудник   п. 1.1 Рекомендаций Ответственный должен составить совместно с руководителя- ми объектов или структурных подразделений график тренировок  по каждому объекту на год. В графике указывают месяц прове- дения тренировки, ее вид, смену или структурное подразделение,  которое будет тренироваться. Можно включить в график несколь- ко видов тренировки или выбрать только один.

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Приказ о назначении ответственных за пожарную безопасность Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») ПРИКАЗ 10.01.2023                        № 58 Москва О назначении ответственных за пожарную безопасность В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16.09.2020 № 1479 «Об утверждении Правил про- тивопожарного режима в Российской Федерации» и приказом МЧС России от 05.09.2021 № 596 для обеспе- чения пожарной безопасности в пределах вверенных объектов и производственных участков ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственным за пожарную безопасность в целом по организации главного инженера Тимо- феева А.П., на время его отсутствия – заместителя главного инженера Морозова И.Н. 2. Назначить лицами, ответственными за пожарную безопасность в цехе № 1: – в целом по объекту – начальника цеха Громова В.М.; – по сменам и по видам работ – прораба Соколова М.Ю., мастера Михайлова А.Г. 3. Начальнику цеха назначить ответственных за пожарную безопасность во всех помещениях цеха в каж- дой смене. 4. Лиц, назначенных ответственными за пожарную безопасность, направить на обучение в учебный центр  «Знание» по программе дополнительного профессионального образования на основании приказа МЧС Рос- сии от 05.09.2021 № 596. 5. Ответственным регулярно осуществлять оперативный контроль за состоянием пожарной безопасности  на объекте с последующим устранением недостатков, выявленных в результате проверок. 6. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой. Генеральный директор                  А.В. Хрусталев С приказом ознакомлены:            А.П. Тимофеев 10.01.2023           И.Н. Морозов 10.01.2023 … 109

П РА К Т И К У М   Приказ о назначении ответственных за проведение инструктажей, фрагмент 1. Возложить ответственность за проведение вводного противопожарного инструктажа на специалиста  по пожарной профилактике Степанова В.М. Ответственному за проведение вводного противопожарного  инструктажа: – разработать и утвердить программу вводного противопожарного инструктажа в срок до 10.02.2023; – обеспечить проведение вводного противопожарного инструктажа по утвержденной программе вводно- го противопожарного инструктажа со всеми лицами, вновь принимаемыми на работу, в том числе вре- менную, с командированными и прикомандированными на работу в ООО «Альфа» – до начала их тру- довой деятельности. 2. Возложить ответственность за проведение первичного противопожарного инструктажа на рабочем мес- те на руководителей структурных подразделений ООО «Альфа» – начальника цеха № 1 Громова В.М., ру- ководителя административной службы Соколову М.Е. Ответственным за проведение первичного противопо- жарного инструктажа на рабочем месте: – разработать и утвердить программу первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте в срок  до 10.02.2023; – обеспечить проведение первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте по программе  первичного противопожарного инструктажа со всеми лицами, прошедшими вводный противопожар- ный инструктаж; с лицами, переведенными из другого подразделения, с лицами, которым поручается  выполнение новой для них трудовой деятельности в ООО «Альфа» – до начала их трудовой деятель- ности; – обеспечить проведение повторного противопожарного инструктажа по программе первичного противо- пожарного инструктажа на рабочем месте со всеми лицами, осуществляющими трудовую деятельность  в ООО «Альфа», с которыми проводился вводный противопожарный инструктаж и первичный противо- пожарный инструктаж на рабочем месте – не реже 1 раза в полгода. 3. Ответственным за проведение первичного противопожарного инструктажа на рабочем месте Громо- ву В.М., Соколовой М.Е. совместно с ответственным за проведение вводного противопожарного инструкта- жа Степановым В.М.: – разрабатывать и утверждать программы внепланового противопожарного инструктажа, целевого проти- вопожарного инструктажа в зависимости от причин и обстоятельств, вызвавших необходимость их про- ведения; – обеспечить проведение внепланового противопожарного инструктажа, целевого противопожарного  инструктажа в случаях, определенных Порядком обучения мерам пожарной безопасности ООО «Аль- фа»; – обеспечить составление программ противопожарных инструктажей из теоретической и практической  частей, проведение инструктажей с использованием современных технических средств обучения и на- глядных пособий (плакатов, макетов, видеофильмов, разработанных инструкций); – обеспечить регистрацию противопожарных инструктажей в журналах учета противопожарных инструк- тажей; – не допускать к осуществлению трудовой деятельности в ООО «Альфа» лиц, показавших неудовлетво- рительные результаты проверки соответствия знаний и умений требованиям, предусмотренным про- граммами противопожарного инструктажа, по итогам проведения противопожарных инструктажей. 4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой. … 110

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Утвердите график у руководителя   п. 1.2 Рекомендаций О конкретной  противопожарной тренировке издайте приказ по организации.  В приказе укажите цель, дату, время тренировки, руководителя  и начальника штаба тренировки, руководителя тушения пожара  и пропишите их обязанности. Ознакомьте сотрудников с прика- зом под подпись   п. 1.2 Рекомендаций Руководитель тренировки возглавляет оперативный штаб по- жаротушения. Ему подчиняются руководитель тушения пожара  и штаб тренировки. Журнал учета противопожарных тренировок, фрагмент Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, общественного объединения, юридического лица) ЖУРНАЛ   УЧЕТА ПРОТИВОПОЖАРНЫХ ТРЕНИРОВОК                              Начат   « 1   »     марта        20 23  г.                              Окончен «      »                       20       г. Дата  Тема  Место  Руководи- Участники тренировки Замечания  Оценка  Подпись  проведе- трени- прове- тель  и предло- руководи- руководи- ровки дения  Ф. И. О. Долж- Подпись ния  трени- трениров- ность жения  теля  теля  трениров- ровки ки, долж- по трени- тренировки тренировки ки ность ровке 1 23 4 5 6 7 8 9 10 Громов В.М. Гром 04.03.2023 Практи- Цех  Морозов  Начальник  Замечаний  Хорошо Соколов М.Ю. цеха № 2 Сокол ческая  № 2 И.Н., зам.  Прораб нет Замечаний  Хорошо отра- главного  ботка  инженера нет плана  эвакуации Михайлов А.Г. Мастер Михайлов Замечаний  Хорошо … Смирнов Ю.О. Наладчик нет Хорошо Ташиева А.А. Сметчица Смирн Замечаний  Хорошо … … Ташиев нет … Замечаний  .. нет … 111

П РА К Т И К У М   Если тренировка с сотрудниками ГПС, оперативный штаб воз- главляют они. Руководитель тренировки готовит штаб трениров- ки, объясняет функции участников и сценарий тренировки, воз- можные решения, дает указания по средствам имитации пожара. Начальник штаба тренировки разрабатывает план трениров- ки: тему, цели, состав участников и календарный план подго- товки к тренировке. В календарном плане указывает место тре- нировки, время и ответственных, описывает этапы подготовки,  задачи штабу, персоналу, посредникам и участникам. Начальни- ком штаба обычно назначают заместителя руководителя органи- зации или заместителя начальника подразделения. После учения руководитель тренировки составляет итоговый  акт тренировки. В акте прописывают дату, цель, время и порядок  тренировки, ошибки персонала. Подводят итоги и дают оценку. Ответственный за пожарную безопасность фиксирует про- веденные тренировки в журнале учета тренировок. В журнале  предусмотрите графы для даты, места, вида тренировки и сведе- ния об участниках, а также для итоговой оценки и подписи руко- водителя тренировки. По итогам тренировки ответственный за пожарную безопас- ность составляет приказ, в котором описывает результаты трени- ровки. Приказ утверждает руководитель организации� 112

ШПАРГАЛКА ДЛЯ КАДРОВИКА Какие инструктажи   по пожарной безопасности   и когда проводить ЧТО ПРОВЕСТИ С КЕМ КОГДА Вводный  Все работники организации   До начала  инструктаж Временные работники трудовой  деятельности     Командированные работники Лица, которые выполняют   работы в организации Первичный  Все работники организации   До начала  инструктаж  Временные работники трудовой  на рабочем  деятельности месте     Повторный  Командированные   Лица, которые выполняют   инструктаж работники работы в организации        Работники, которые   Работники, которых   перевели из одного   выполняют новую   подразделения в другое для них работу Все работники организации,  1 раз в 6 месяцев которые прошли вводный  –  в компании одновременно находится  инструктаж от 50 человек; – з  данию присвоили категорию А, Б   и В1, В2, В3 или В4; –  работник охраняет предприятие  и имущество работодателя ИЛИ   1 раз в год   в остальных случаях 113

ШПАРГАЛКА ДЛЯ КАДРОВИКА ЧТО ПРОВЕСТИ С КЕМ И КОГДА Внеплановый  Работники, которых затрагивают: инструктаж новые или изменившиеся   изменения технологического нормативные акты с требованиями   процесса, оборудования, сырья и т. п. по пожарной безопасности нарушения требований перерывы в работе больше пожарной безопасности чем на 60 календарных дней* *  Требование относится к тем, кто охраняет предприятие и имущество работодателя.   Также к работникам компаний, где одновременно находится от 50 человек,   или предприятий с категорией А, Б, В1–В4 Целевой  наряд-  инструктаж допуск Сотрудники, которые выполняют огневые Сотрудники, которые выполняют огневые, работы и другие пожароопасные пожароопасные и пожаровзрывоопасные и пожаровзрывоопасные работы работы, в том числе если они не связаны по наряду-допуску с прямыми обязанностями Работники, которые ликвидируют Иным лицам по решению последствия пожаров, аварий, руководителя организации* стихийных бедствий и катастроф *Д  ополнительные причины целевого инструктажа работодатель устанавливает в порядке  обучения для организации 114

ПОШАГОВЫЕ  ИНСТРУКЦИИ Как организовать  обязательные  медосмотры   сотрудников   и решить кадровые  и финансовые   вопросы   116 Как оформить кадровые дела и сдать их в архив компании    130 .......................................................................................

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ    Как организовать  обязательные  медосмотры  сотрудников  и решить кадровые  и финансовые вопросы   Анастасия СИНИЦЫНА  главный редактор Системы Кадры ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3  Как направлять кандида- тов на работу и сотрудни- 1  Кого обязательно направлять  ков на медосмотры. Оформите  на предварительные и перио- кадровые документы дические медосмотры. Соста- вите перечни 4  Когда получите результаты  обязательных медосмотров.  2  Какие медицинские органи- Проанализируете и сохраните  зации могут проводить обсле- документы дования сотрудников. Заклю- чите договор 116

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Работодатели должны направлять на обязательные медицинские  осмотры некоторые категории сотрудников и кандидатов на опре- деленные работы и должности. Работодатели должны организо- вать процедуру и оплачивать медосмотры   ст. 69, 214 ТК Кроме спе- циалистов по охране труда процедурой занимаются кадровики  и бухгалтеры. В статье – пошаговая инструкция, как организо- вать медосмотры и оформить кадровые документы. Шаг 1. Утвердите перечни для медосмотров Составьте список сотрудников, которых вы будете направлять  на обязательные медосмотры. Предварительный медосмотр –  для�кандидатов, периодический – для действующих сотрудников. В обязательном порядке проходят медосмотр сотрудники млад- ше 18 лет   ст. 69 ТК Остальных направляйте, если это установлено  законом или отраслевыми нормами   ст. 220 ТК, ст. 24 Закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ Медосмотр необходим, если сотрудник: –  работает во вредных или опасных условиях труда   ч. 1 ст. 220 ТК, Пере- ;чень вредных факторов и работ, утв. приказом Минтруда, Минздрава от 31.12.2020 № 988н/1420н –  трудится под землей    ;ст. 330.3 ТК –  занят в организациях пищевой промышленности, обществен- ного питания и торговли, водопроводных сооружений, медорга- низациях и детских учреждениях    ;ч. 2 ст. 220 ТК –  находится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним  местностях    ;ст. 324 ТК –  вахтовик    ;ст. 298 ТК –  управляет транспортными средствами    ;ст. 328 ТК –  спортсмен   ст. 348.3 ТК Руководствуйтесь отраслевым законодательством, если ваша  организация подпадает под регулирование порядка проведения  медосмотров в определенном виде деятельности. Пример Сотрудники, работа которых связана с обслуживанием объектов электро- энергетики, проходят медосмотр в соответствии с Порядком, утв. приказом  Минэнерго от 31.08.2011 № 390. Порядок проведения медосмотров для работающих на железнодорож- ном транспорте общего пользования установлен приказом Минтранса  от 12.01.2021 № 4. В отдельных случаях органы местного самоуправления могут  установить дополнительные условия и показания к проведению  медицинских осмотров при приеме на работу   ч. 6 ст. 220 ТК Утвердите списки для предварительного и периодических  осмотров как отдельные документы или объедините их. 117

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Список необходим для того, чтобы направить сотрудника или  кандидата на медосмотр     Утверж-Порядок, утв. приказом Минздрава от 28.01.2021 № 29н денной формы нет. В списке укажите    :пп. 10, 21 Порядка № 29н –  профессии или должности по штатному расписанию; –  вредные производственные факторы и работы со ссылкой  на пункты приложения к Порядку № 29н; –  вредные производственные факторы по результатам СОУТ. Утвердите список у руководителя организации. Направьте утвержденный список в Роспотребнадзор в течение  10 дней, если оформляете периодический медосмотр и ваша орга- низация относится к пищевой промышленности, общепиту, тор- говле, водопроводному хозяйству, медицине, занимается воспи- танием или обучением детей, а также к некоторым другим сферам  деятельности, работники которых проходят медосмотры для охраны  здоровья населения и чтобы предупредить возникновение и распро- странение заболеваний и оформляют личные медкнижки   п. 22 Поряд- ка № 29н, п. 1.1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402 Примерный перечень профессий  и работников, которые должны оформлять медкнижки, указал Мин- здрав в письме от 07.08.2000 № 1100/2196-0-117. Сверьтесь с перечнем, а если есть сомнения – обратитесь в регио- нальное отделение Роспотребнадзора за уточнением, должны  ли вы направить в их адрес списки сотрудников для медосмотров. Направьте список также в Федеральное медико-биологическое  агентство, если компания или территория указаны в распоряже- нии Правительства от 21.08.2006 № 1156-р. Шаг 2. Заключите договор с медицинской организацией Чтобы направить сотрудника или кандидата на медосмотр, нуж- но заключить договор с медицинской организацией на предо- ставление соответствующих услуг     Предва-пп. 12.4, 14, 31.4, 32 Порядка № 29н рительный и периодический медицинские осмотры оплачивает  работодатель   абз. 14 ч. 3 ст. 214, ч. 9 ст. 220 ТК При заключении договора руко- водствуйтесь гл. 39 ГК и Правилами, утв. постановлением Пра- вительства от 04.10.2012 № 1006     ч. 7 ст. 84 Федерального закона от 21.11.2011 № 323-ФЗ  Удостоверьтесь, что выбранная вами медорганизация вправе про- водить медосмотры, в частности – что у нее есть соответствующая  лицензия   п. 4 Порядка № 29н Шаг 3. Составьте поименный список сотрудников  для периодических медосмотров Если оформляете предварительный осмотр, пропустите этот и два  следующих шага, переходите сразу к шагу 6. 118

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Сформируйте поименный список на основании утвержденного  списка сотрудников, которые обязаны проходить периодические  медосмотры   пп. 23, 24 Порядка № 29н Укажите в поименном списке   п. 23 По- :рядка № 29н –  Ф. И. О. сотрудника; –  профессию или должность сотрудника, стаж работы в ней; –  структурное подразделение, в котором работает сотрудник; –  вредные производственные факторы, которые воздействуют  на сотрудника, или виды работ. Поскольку одних сотрудников нужно направлять на медосмотр  ежегодно, а других не реже чем раз в два года, рекомендуем про- водить общую процедуру ежегодно   п. 18 Порядка № 29н Пример Ежегодно проходят периодические медосмотры несовершеннолетние,  а также сотрудники в возрасте от 18 до 21 года, которые заняты на работах  с вредными или опасными условиями труда, спортсмены и сотрудники вневе- домственной охраны   ст. 220, 348.3 ТК, ст. 6 Федерального закона от 14.04.1999 № 77-ФЗ, п. 18 Порядка № 29н Составляйте список раз в год, вносите в него всех сотрудников.  Этот метод хоть и дороже, но безопаснее. Так вы точно не ошибе- тесь с периодичностью. Учтите, что подтвердить отсутствие медицинских противопо- казаний сотрудник должен до того, как истечет срок предыдуще- го медосмотра. Иначе вы должны будете отстранить сотрудника  от работы. Утвердите у руководителя организации поименный список со- трудников, которых направляете на периодический осмотр. ЧЕМ ГРОЗИТ ДОПУСК К РАБОТЕ БЕЗ ОБЯЗАТЕЛЬНОГО МЕДОСМОТРА Если допустить к работе сот-  Оштрафовать могут за каждого   Если допустили к работе сотруд- рудника, который не прошел обя- работника, которого допустите  ника без медосмотра, психиа- зательный предварительный или  к исполнению трудовых обязанно- трического освидетельствования  периодический медицинский  стей без обязательного медосмот- либо при наличии медицинских  осмотр, обязательный меди- противопоказаний, а в результате  цинский осмотр в начале рабоче- ра   пп. 21, 22 постановления Пленума Верховного   был причинен тяжкий вред здоро- го дня, обязательное психиатриче- вью или последовала смерть че- ское освидетельствование   суда от 23.12.2021 № 45 ловека, возможна даже уголовная  или имеет медицинские противо- ответственность по ст. 143 УК. показания, должностное лицо мо- За повторное аналогичное   В отдельных случаях могут нака- жет получить штраф в размере  правонарушение наказать   зать как за нарушение санитарного  от 15 тыс. до 25 тыс. руб.,   могут по ч. 5 ст. 5.27.1 КоАП.   законодательства по ст. 6.3 КоАП   а организация – от 110 тыс.   Причем должностное лицо   накажут, даже если нарушения  или по ст. 236 УК   ст. 55 Федерального за- до 130 тыс. руб.   ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП совершены в разных организаци- кона от 30.03.1999 № 52-ФЗ. ях   п. 8 постановления Пленума Верховного суда  от 23.12.2021 № 45 119

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Шаг 4. Направьте поименный список в медорганизацию Согласуйте с медорганизацией дату проведения периодического  медосмотра. Не позднее чем за два месяца до этой даты направь- те в медицинскую организацию утвержденный поименный спи- сок   п. 24 Порядка № 29н Список сотрудников направьте с сопроводительным письмом.  Оформите два экземпляра такого письма: на вашем экземпляре  представитель медорганизации укажет входящий номер докумен- та, распишется и поставит печать или штамп. Шаг 5. Ознакомьте сотрудников с календарным планом  обследований Медорганизация в течение 10 рабочих дней разработает и пере- даст вам на согласование календарный план медосмотра. Ру- ководитель организации должен согласовать его не менее чем  за 14 рабочих дней до начала медосмотра   п. 26 Порядка № 29н НА КАКИЕ МЕДОСМОТРЫ НАПРАВЛЯТЬ СОТРУДНИКОВ Кроме предварительного и пери- На медосмотры предсменные, пос- Внеочередные медосмотры про- одического медосмотров в преду- лесменные, в течение рабочего  ходят по медицинским рекомен- смотренных законодательством  дня или смены и перед выполнени- дациям или в соответствии с нор- случаях работодатель обязан  ем отдельных видов работ направ- мативными правовыми актами  за свой счет организовать для со- ляют, например: трудников медосмотры перед сме- –  непосредственно занятых на ра-  сотрудники  :ч. 1, 2 ст. 220 ТК ной и после нее, в течение ра- бочего дня, перед выполнением  ботах по обслуживанию объек- –  занятые на работах с вредными  отдельных видов работ, а также  или опасными условиями труда,  обязательные психиатрические  тов электроэнергетики   п. 3 ст. 28   в том числе на подземных ра- освидетельствования, внеочеред- ботах; ные медосмотры в соответствии  Федерального закона от 26.03.2003 № 35-ФЗ, Поря- с медицинскими рекомендациями  –  связанные с движением транс- и химико-токсикологические ис- ;док, утв. приказом Минэнерго от 31.08.2011 № 390 порта; следования наличия наркотичес- –  работников железнодорожно- ких средств, психотропных ве- –  работающие в организациях пи- ществ и их метаболитов   ч. 3 ст. 214,  го транспорта, непосредственно  щевой промышленности, обще- ч. 3, 9 ст. 220 ТК На время таких мед- связанных с движением поездов  пита и торговли, водопроводных  осмотров, освидетельствований  сооружений, медорганизациях  и исследований за сотрудниками  и маневровой работой   п. 3 ст. 25   и детских учреждениях, а так- сохраняют место работы, долж- же у некоторых других работо- Федерального закона от 10.01.2003 № 17-ФЗ, Поря- дателей. ность и средний заработок   ст. 185,  ;док, утв. приказом Минтранса от 12.01.2021 № 4 Виды деятельности, для которых  ч. 3 ст. 214, ч. 1 ст. 216 ТК –  занятых на подземных рабо-  требуется психиатрическое осви- детельствование и порядок его  тах   ч. 2 ст. 330.3 ТК, Порядок, утв. приказом  прохож дения, утверждены приказом  Минздрава от 20.05.2022 № 342н. ;Минздрава от 15.12.2014 № 835н –  водителей служебных легковых   автомобилей  п. 3 ст. 23 Федерального  закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ, Порядок, утв. прика- зом Минздрава от 15.12.2014 № 835н 120

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Поименный список сотрудников для периодического медосмотра Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор                       А.В. Хрусталев 23.01.2023 СПИСОК работников, направляемых на периодический медицинский осмотр   в МУП Городская поликлиника № 17 №  Ф. И. О. Должность,  Стаж Структурное  Вредные или опасные производствен- п/п профессия 3 года подразделение ные факторы, вид работы Начальник  Диспетчерский  1 Степанов Сергей  диспетчерского  … центр Электромагнитное поле широкополосного  центра спектра частот (5 Гц – 2 кГц, 2 кГц –   Олегович … 400 кГц) (при превышении предельно  … допустимого уровня) …… … Руководитель отдела кадров               Е.Э. Громова Согласованный календарный план утверждает руководитель  медорганизации. Ознакомьте с утвержденным календарным планом каждого со- трудника под подпись за 10 рабочих дней до даты начала мед- осмотра   пп. 26, 27 Порядка № 29н Собрать подписи сотрудников можно двумя способами: в спе- циальном журнале или листе ознакомления. Эти документы по- служат доказательством, что сотрудники знали о дате прове- дения медосмотра, и не позволят им безнаказанно уклониться  от его прохождения. Шаг 6. Выдайте направление на медосмотр Оформите направление на предварительный или периодический  медосмотр и выдайте его сотруднику. В направлении укажите    :пп. 9, 25 Порядка № 29н 1. Вид медосмотра – предварительный или периодический. 121

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  2. Сведения о работодателе – наименование, адрес электронной  почты, контактный телефон, форму собственности и вид экономи- ческой деятельности по ОКВЭД. 3. Сведения о медорганизации – наименование, фактический  адрес местонахождения, код по ОГРН, электронную почту, кон- тактный телефон. 4. Сведения о сотруднике – Ф. И. О., дату рождения, пол, номер  полиса ОМС и ДМС, наименование структурного подразделения  работодателя, наименование должности, профессии или вида ра- боты. 5. Вредные и опасные производственные факторы, а также вид  работы в соответствии с утвержденным списком. Направление подписывает уполномоченный руководителем ор- ганизации сотрудник. Он должен указать свою должность, фами- лию, инициалы. Вы можете сформировать направление и в электронном виде –  с электронными подписями работодателя и сотрудника   п. 9 Порядка № 29н Когда принимаете на работу новичка, выдайте направление  с таким расчетом, чтобы он успел пройти предварительный мед- осмотр и получить заключение до начала работы. Шаг 7. Сообщите сотруднику, какие документы взять  в медорганизацию Сообщите сотруднику, что для медосмотра он должен предста-  вить    :пп. 11, 29 Порядка № 29н –  направление; –  СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в сис- теме индивидуального (персонифицированного) учета – элек- тронный или бумажный; –  паспорт или другой удостоверяющий личность документ; –  решение врачебной комиссии, проводившей обязательное пси- хиатрическое освидетельствование, – если этого требует зако- нодательство РФ; –  полис ОМС или ДМС. ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ СОТРУДНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ОТ МЕДОСМОТРА Если сотрудник не прошел мед- осмотра без уважительных причин –  Если же сотрудник неоднократно   осмотр по своей вине, отстраните его  это дисциплинарный проступок,  без уважительных причин игнорирует  от работы и не начисляйте зарплату  вы вправе привлечь нарушителя  медосмотр и при этом уже имеет   к дисциплинарной ответствен- дисциплинарное взыскание, есть  за время отстранения   ч. 3 ст. 76 ТК основание уволить его по п. 5 ч. 1   ности  �ч. 1 ст. 192 ТК, подп. «в» п. 35 постановления  ст. 81 ТК. Отказ или уклонение от обязатель- ного периодического медицинского  Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2 122

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Журнал учета направлений на медосмотр ЖУРНАЛ УЧЕТА направлений на медицинские осмотры №   Ф. И. О. Структурное  Должность Вид мед- Дата  Дата   Дата  Подпись  п/п подразделение осмотра прохожде- и номер  получения  10 направле- направле- 12 3 4 5 ния  1 Соколов  Цех  № 2 Слесарь-ре- Предвари- осмотра ния ния 8 9 Александр  монтник тельный 7 Степанович 02.02.2023 31.01.2023  31.01.2023 2 Морозов  Олег  № 10-мо Иванович …… Администрация Водитель Периодиче- 03.02.2023 31.01.2023  01.02.2023 ский № 11-мо … … … … …… … Для удобства можно распечатать этот список и вручать сотруд- никам как шпаргалку вместе с направлением на медосмотр – что- бы они точно собрали весь пакет документов. Шаг 8. Зарегистрируйте направление Зафиксируйте факт выдачи направления – сделайте отметку  о выдаче в журнале учета направлений на медосмотры и попроси- те сотрудника расписаться в нем   пп. 9, 25 Порядка № 29н Форма журнала  учета – произвольная. Для удобства предусмотрите графы, в кото- рых будете указывать Ф. И. О. сотрудника, должность, структур- ное подразделение, вид медосмотра, даты выдачи направления  и прохождения медосмотра, а также графу для подписи сот-  рудника. Вы можете дополнить список граф по своему усмотре- нию. Проинформируйте сотрудника, когда именно он должен прой- ти медосмотр. Шаг 9. Отмечайте в табеле время медосмотра На время медосмотра за сотрудником сохраняют место работы  и средний заработок   ст. 185 ТК При этом на медосмотр сотрудник  может потратить и целый рабочий день, и всего несколько часов. 123

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Закон не обязывает сотрудника выходить на работу в день  медосмотра независимо от того, сколько длился медосмотр.  Но случаи, когда сотрудник обязан выйти на работу в день мед- осмотра, можно закрепить в локальном акте. В унифицированной форме табеля нет условного обозначения  для медосмотра, поэтому можете ввести дополнительные услов- ные обозначения и утвердить их приказом руководителя орга- низации   ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ Например, установить  буквенный код «МО». Отмечайте этим кодом дни, в которые со- трудник проходил обязательный медосмотр. Если сотрудник в свой рабочий день прошел медосмотр, вер- нулся на рабочее место и успел поработать, то в табеле проставь- те двойной код через дробь, например: «Я/МО». А в графе ниже  укажите фактическое количество часов, которые сотрудник отра- ботал в этот день и потратил на медосмотр, например: «5/3». Та- кое обозначение покажет бухгалтеру, что сотрудник в указанный  день пять часов работал и за это время ему необходимо начислить  зарплату в общем порядке, а еще три часа проходил медосмотр  и за это время необходимо начислить средний заработок. Шаг 10. Получите результаты медосмотра По окончании медосмотра медорганизация оформит заключение,  в котором укажет    :пп. 16, 33 Порядка № 29н –  дату выдачи заключения; –  сведения о сотруднике – Ф. И. О., дату рождения, пол; –  наименование работодателя; –  наименование структурного подразделения работодателя,  должность, (профессию) или вид работы; ЭКСПЕРТИЗА ПРОФПРИГОДНОСТИ Если во время медосмотра у кан- зы врачебная комиссия может при- показана по состоянию здоровья.  дидата или сотрудника выявят ме- знать кандидата или сотрудника  Если такой работы нет или сотруд- дицинские противопоказания к ра- пригодным, временно непригодным  ник отказывается от перевода, от- боте, ему выдадут заключение  или постоянно непригодным к вы- страните его от работы на это время  об этом и направят на экспертизу  полнению работы. профпригодности. Если члены комиссии признают со- и не начисляйте зарплату   ст. 73 ТК Экспертиза длится 10 рабочих  трудника временно непригодным,  дней. Но если потребуются осмот- Если временная непригодность со- ры врачей-специалистов, этот срок  они укажут в протоколе сроки   пп. 8, 9   трудника к работе сохраняется более  могут продлить до 30 рабочих   четырех месяцев или ему установили  Порядка 282н При временной непригод- постоянную непригодность, оформи- дней   пп. 3, 7, 10, 11 Порядка, утв. приказом Мин- ности на срок до четырех меся- те ему перевод на постоянной основе  цев нужно перевести сотрудника  или увольте по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК, если  здрава от 05.05.2016 № 282н После эксперти- на работу, которая ему не противо- перевод невозможен. 124

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru –  наименование вредных факторов, видов работ; –  результаты медицинского осмотра – выявлены или нет меди- цинские противопоказания, перечень вредных факторов и ви- дов работ – если противопоказания выявлены, группу здоровья  сотрудника. Председатель медкомиссии подпишет заключение и укажет  свою фамилию и инициалы. Затем заключение заверят печатью,  если она есть у медорганизации. Медорганизация оформит за- ключение    :пп. 17, 34 Порядка № 29н –  по предварительному медосмотру – в трех экземплярах: со- труднику, работодателю, для приобщения к медкарте, которую  оформили при медосмотре; –  по периодическому осмотру – в пяти экземплярах: сотруднику,  работодателю, для приобщения к медкарте, медорганизации,  к которой сотрудник прикреплен, и в Социальный фонд Рос- сии (по письменному запросу и с письменного согласия сотруд- ника). Вы не должны запрашивать заключение у сотрудника – медор- ганизация направит заключение работодателю в течение пяти  рабочих дней после того, как оформит его. Заключение могут оформить в электронном виде и заверить  усиленной квалифицированной электронной подписью. Пере-  давать его можно по защищенным каналам связи с соблюдением  требований законодательства о защите персональных дан-  ных   пп. 16, 34 Порядка № 29н Шаг 11. Примите решение по результатам медосмотра Когда получите заключение медорганизации, примите решение –  допускать или не допускать сотрудника к работе. Если медкомиссия указала в заключении противопоказания  для выполнения работы, обусловленной трудовым договором, со- трудник не может исполнять трудовые обязанности. Отстраните  сотрудника от работы, а кандидату можете отказать в заключе- нии трудового договора   ч. 1 ст. 76, ч. 3 ст. 214, ст. 330.5 ТК Пример Верховный суд указал, что состояние здоровья относится к деловым качест- вам. Поэтому судам следует считать обоснованным отказ в приеме на рабо- ту кандидата, у которого на предварительном медосмотре выявили меди- цинские противопоказания для ее выполнения   абз. 5, 6 п. 10 постановления Верховного  суда от 17.03.2004 № 2 Если в медицинском заключении указали, что сотрудник нуж- дается в переводе на другую работу, предложите ему письменно  125

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  вакансии, не противопоказанные по состоянию здоровья. Когда  получите письменное согласие сотрудника, оформите перевод   ч. 1  ст. 73 ТК Если необходим временный перевод на срок до четырех меся- цев, а у вас нет подходящей для сотрудника работы или он отка- зался от перевода – отстраните сотрудника на весь указанный  в медзаключении срок, но сохраните за ним место работы или  должность   ч. 2 ст. 73 ТК Если в соответствии с медицинским заключением работни- ка необходимо временно перевести на другую работу на срок бо- лее четырех месяцев или постоянно, но вы не можете предложить  соответствующую работу или сотрудник отказался от перевода –  оформите увольнение по п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК   ч. 3 ст. 73 ТК Если сотруднику или кандидату выдали справку о необхо- димости дополнительного медобследования, это означает, что  он не прошел медосмотр   пп. 14, 32 Порядка № 29н Допускать к работе та- кого сотрудника вы не имеете права, поэтому отстраните его  на время проведения допобследования или откажите в прие- ме на работу   абз. 4 ч. 1 ст. 76 ТК О том, что сотруднику выдали такую  справку, вам сообщит медорганизация, в которой он проходил  предварительный или периодический медосмотр. Допустить та- кого сотрудника к работе, перевести или уволить можно только  на основании медзаключения   ст. 76 ТК После допобследования та- кого медзаключения не выдадут, поэтому нужно будет направить  сотрудника на внеочередной медосмотр. Попросите медиков, что- бы они сразу в справке указывали рекомендацию о внеочередном  медосмотре. Шаг 12. Составьте акт после периодического медосмотра После того как сотрудники пройдут периодический медосмотр,  медорганизация обобщит его результаты и составит заключи- тельный акт. В составлении акта участвуют также Роспотребнад- зор и представители работодателя. Сроки ограничены – нужно  уложиться в 30 дней после завершения медосмотров   п. 45 Порядка № 29н В акт внесут информацию о количестве работников со стойкой  степенью утраты трудоспособности, занятых на работах с вредны- ми и опасными условиями труда, подлежащих периодическому  осмотру, перечислят тех, кто не завершил и не прошел медосмотр  и сотрудников, у которых предварительно диагностировали про- фессиональное заболевание и иные сведения. Также укажут ре- зультаты выполнения рекомендаций предыдущего заключитель- ного акта и дадут рекомендации по профилактическим и иным  оздоровительным мероприятиям и проведению внеочередных  медосмотров некоторых сотрудников   пп. 19, 45 Порядка № 29н 126

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Список сотрудников для обязательных медосмотров Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор                       А.В. Хрусталев 23.01.2023 СПИСОК работников, подлежащих предварительным и периодическим   медицинским осмотрам в 2023 году №  Наименование  Профессия (должность)  Вредные, опасные произ- Основание по приложению  п/п цеха, участка по штатному расписа- водственные факторы, виды  к приказу Минздрава России  нию работ от 28.01.2021 № 29н 1 Диспетчерский  Начальник диспетчер- Электромагнитное поле широко- Пункт 4.2.5 центр ского центра полосного спектра частот (5 Гц –   2 кГц, 2 кГц – 400 кГц) (при  превышении предельно допусти- мого уровня) 2 Диспетчерский  Заместитель начальни- Электромагнитное поле широко- Пункт 4.2.5 центр ка диспетчерского  полосного спектра частот (5 Гц –  центра 2 кГц, 2 кГц – 400 кГц) (при  превышении предельно допусти- мого уровня) 3 Диспетчерский  Оператор диспетчер- Электромагнитное поле широко- Пункт 4.2.5 центр ской службы полосного спектра частот (5 Гц –   2 кГц, 2 кГц – 400 кГц) (при  превышении предельно допусти- мого уровня) 4 Транспортный  Водитель Смеси углеводородов: нефти,  Пункты 1.35, 4.3.1, 4.3.2, 18 отдел бензины, керосины, масла  минеральные. Локальная вибрация, общая  вибрация. Управление наземными транс- портными средствами …… … … … Руководитель отдела кадров               Е.Э. Громова 127

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Направление на обязательный медосмотр НАПРАВЛЕНИЕ на предварительный (периодический) медицинский осмотр (обследование) 31 января 2023 г.                    № 10-мо Наименование организации, выдавшей направление:     ООО «Альфа»  Электронная почта:   [email protected].  Контактный телефон:   8 (999) 123-45-67    ОКВЭД:  55.52. Наименование медицинской организации:   МУП Городская поликлиника № 17  Фактический адрес местонахождения:   г. Москва, Ореховый бульвар, д. 35, корп. 2  Код по ОГРН:   1027739804058    Электронная почта:   [email protected]  Контактный телефон:  8(499) 782-61-95  Фамилия, имя, отчество:   Соколов Александр Степанович  Дата рождения:  15.09.1970  Пол работника:  мужской  Наименование структурного подразделения:   цех № 2  Наименование должности (профессии) или вида работы:   слесарь-ремонтник      Вредные и (или) опасные производственные факторы, виды работ: пункты 1.2.2; 1.2.8; 1.2.14; 1.2.38; 1.2.45;  1.3.8.7; 1.3.3; 3.4.1; 3.5 перечня вредных и (или) опасных производственных факторов, при выполнении ко- торых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (приложение  к приказу Минтруда, Минздрава России от 31.12.2020 № 988н/1420н)  Номер медицинского страхового полиса обязательного и (или) добровольного медицинского страхования:  150-223-650 13 Генеральный директор                 А.В. Хрусталев 128

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Заключительный акт подписывает председатель врачебной  комиссии. Печатью заверяют, если она есть у медорганизации   п. 46  Порядка № 29н Заключительный акт составят в пяти экземплярах, один  из которых медорганизация направит вам в течение пяти рабо- чих дней от даты его утверждения   п. 47 Порядка № 29н Один экземпляр  акта будет храниться в медорганизации 50 лет. Акт можно соста- вить в электронной форме. Шаг 13. Сообщите в СФР о результатах медосмотра Сведения о проведенных обязательных предварительных  и перио дических медосмотрах сотрудников передайте в СФР. Све- дения за 2023 год отразите в разделе 2 формы ЕФС-1. Представь- те отчет до 25-го числа месяца, следующего за окончанием отчет- ного периода: I квартала, полугодия, девяти месяцев и года. С учетом этих данных организации установят скидку или над- бавку к тарифу взносов на обязательное страхование от несчаст- ных случаев на производстве и профзаболеваний   подп. 18 п. 2 ст. 17, п. 1   ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, п. 5 Правил, утв. постановлением Правительства от 30.05.2012 № 524 Шаг 14. Оформите документы на хранение Как хранить документы о медосмотрах, работодатель решает  сам   п. 2 ст. 12 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ Обычно их либо подшивают  в личные дела сотрудников, либо заводят для них отдельные де- ла. От способа хранения зависят сроки хранения: личные дела  хранят 75 или 50 лет, а в отдельных делах результаты медосмот- ров хранят три года   ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, пп. 445, 635 Перечня,   �утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 129

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ    Как оформить  кадровые дела и сдать  их в архив компании Чем поможет статья. В начале года отберете документы, которые можно сдать в ар- хив компании, и освободите место в отделе кадров, оформите дела и документы для  архивного хранения. Анастасия  В архив компании переда- Шаг 1. Определите,  СИНИЦЫНА,   вайте документы по лично- какие дела передать  главный редактор  му составу, а также докумен- в архив Системы Кадры ты со сроком хранения свыше  10 лет и постоянного срока  Полностью оформляйте  130 хранения   пп. 4.1, 4.2 Правил, утв. приказом  на хранение дела, у которых  Минкультуры от 31.03.2015 № 526 Это касает- срок хранения свыше 10 лет,  ся документов на любых носи- постоянный, а также дела  телях – и бумажных, и элек- по личному составу. Поря- тронных. В локальном акте  док полного оформления дел  работодатель может закре- на хранение устанавливают  пить ситуации, когда в архив  Правила № 526. передают документы со срока- ми хранения до 10 лет. Какие дела передать на хра-  нение в архив в 2023 году, вы- Чтобы передать докумен- бирайте по номенклатуре дел. ты в архив, надо рассортиро- вать их по срокам хранения,  Документы передают в ар- провести экспертизу ценности  хив через год после заверше- и утвердить архивные описи. ния в делопроизводстве. Зна- чит, смотрите номенклатуру 

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru дел 2021 года. Учтите, что дела постоян- Дела отправляют  ного и долговременного хранения нуж- на архивное хранение  но передать в архив не позднее чем через  не ранее чем через год  три года после их завершения   п. 4.1 Правил   и не позднее чем через  три года после окончания  № 526 дел производством Большинство документов заверша- Рассортируйте сначала по категориям:  ют делопроизводством, когда включают  постоянного хранения, личный состав,  в дело в соответствии с номенклатурой  со сроком хранения свыше 10 лет. Внутри  дел. Перед этим документ подписывают  категории разберите по видам: приказы,  у уполномоченного должностного лица  протоколы, локальные нормативные ак- и регистрируют. ты и т. д., внутр  и видов – по годам. Дело считают завершенным дело- Одновременно отсортируйте доку- производством, когда в него включили  менты, у которых срок хранения ис- последний документ за год. тек, – их затем передадите на уничтоже- ние. Уничтожать документы раньше, чем  Пример утвердите архивные описи дел по лично- Приказ о направлении в командировку со- му составу и со сроком хранения бо-  трудников с вредными условиями труда под- лее 10 лет, нельзя   ст. 4.11, 4.12 Правил № 526 писали, зарегистрировали и включили в дело  25.12.2021. Именно 2021 год будет годом за- Выберите по такому же принципу  вершения данного документа. Приказы фор- электронные документы, которые пере- мируют в дела в течение года. Следовательно,  дадите в архив. Это документы постоян- год завершения данного дела делопроиз- ного срока хранения или до ликвидации  водством – 2021-й.  организации, хранением свыше 10 лет  и по личному составу   п. 4.2 Правил № 526 Элек- Для личных дел, личных карточек  тронное дело представлено одной еди- по форме Т-2, трудовых договоров с ра- ницей хранения, и это не зависит от его  ботниками и соглашений об изменении  объема. трудовых договоров год завершения – это  год, когда работник уволился. Для ло- Шаг 2. Проверьте документы,  кальных актов – год, в котором его при- подготовьте дела к экспертизе  знали утратившим силу или взамен  ценности документа издали новый. Для регист- рационных и учетных книг, журналов,  Просмотрите все листы в каждой отоб- картотек – год, когда внесли последнюю  ранной папке. Обратите внимание  запись. на каждый документ. В деле должны со- держаться исполненные документы, кото- Выберите по номенклатуре де- рые по своему содержанию соответствуют  ла со сроками хранения «постоянно»  заголовку дела   п. 4.20 Правил № 526 и 15, 45, 50/75 лет, с которыми завершили  делопроизводство. Если номенк латуры дел  нет, смотрите сроки хранения в Перечне,  утв. приказом Росархива от 20.12.2019   № 236. Разделите документы на группы. Со- здайте группы физически – определите  для них разные места. 131

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Проверьте качество и сохранность до- Из личных дел сотрудников извлеки- кументов, сроки хранения. Докумен- те копии личных документов: паспорта,  ты постоянного и временного хранения  диплома, СНИЛС, военного билета, сви- должны быть в отдельных делах. В од- детельства о смене фамилии и пр. Лич- но дело помещают документы одного ка- ные документы включают только в лич- лендарного года. Документы разных ка- ные дела госслужащих   п. 16 Положения, утв. Указом  лендарных лет можно формировать  Президента от 30.05.2005 № 609 Другие работодате- только в переходящие дела, судебные де- ли не вправе хранить копии личных до- ла, личные дела сотрудников. Проинспек- кументов сотрудников. Такие докумен- тируйте документы по личному составу.  ты надо передать сотруднику, как только  достигните цели, для которой их полу- Пример чали. Или уничтожить, если сотрудник  В дело могут попасть документы разных сро- откажется их забирать. Копию трудовой  ков хранения или разновидностей. книжки оставить в личном деле можно. Например, сроки хранения приказов по лично- му составу разнятся от 3 до 50 лет. Пример В папку «Зарплата» могут попасть подлинни- Роскомнадзор оштрафовал организацию  ки заявлений работников или подлинники при- за то, что она хранила в личных делах сотруд- казов по личному составу со сроком хранения  ников копии паспортов. Контролеры посчита- 50 лет.  ли, что серии и номера паспортов, год и место  В дело «Приказы по личному составу» ино- рождения работника – это избыточная инфор- гда включают приказы о внесении измене- мация, которую работодатель обрабатывать  ний в штатное расписание, которые относятся  не вправе. к приказам по основной деятельности. Суд встал на сторону Роскомнадзора: работо- датель превысил объем обрабатываемых пер- Уберите из папки черновики докумен- сональных данных сотрудников и тем самым  тов, а также вторые и другие дублетные   нарушил их права  постановление Федерального арбитражно- экземпляры   п. 4.20 Правил № 526 Не включайте  в дела документы, которые нужно вер- го суда Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № Ф08-480/2014 нуть, например, трудовую книжку   п. 4   Копии могут принадлежать не толь- ст. 84.1 ТК ко работнику, но и его родственникам,   КАК ПОДГОТОВИТЬ ГИБРИДНЫЕ ДЕЛА ДЛЯ АРХИВНОГО ХРАНЕНИЯ Разложите бумажные документы  с возможностью однократной   Бумажную часть дела рекоменду- в хронологическом или предмет- записи. При необходимости  ем оцифровать и тоже записать  но-вопросном порядке. Сформи- сохраните электронные доку- на диск. Тогда документы будут до- руйте тома – в каждом не более  менты в неизменяемом форма- ступны в полном объеме в подлин- 2500 листов. Пронумеруйте листы  те. Вложите диск в бумажный кон- никах или скан-копиях. дела, томов. Оформите листы-за- верт. Подклейте к нему с одной  Оформите обложки для бумажных  верители. стороны полоску бумаги, с по- томов. Приложите конверт с внеш- Запишите электронную часть де- мощью которой потом сможете  ним носителем к последнему то- ла на внешний носитель информа- вшить этот конверт в переплетный  му дела. ции. Например, на компакт-диск  комплект.  Сшейте и переплетите тома. 132

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Лист-заверитель дела ЛИСТЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №  03-10 В деле подшито и пронумеровано     24 (двадцать четыре)        листов с №               1                 по №                23                 , в том числе: литерные номера листов                      16а  пропущенные номера листов    нет  + листов внутренней описи      2  Особенности физического состояния и формирования дела   Номера листов Надорван и склеен скотчем с оборотной стороны 16 Неразборчивый текст на сгибе листа 20 Специалист отдела кадров              М.А. Соколова                    12.01.2023 например: копии свидетельств о рожде- Экспертизу ценности проводит эксперт- нии, браке, смерти, которые прикладыва- ная комиссия организации. Это постоянно  ли к заявлениям на выплату материаль- действующий орган, ее создают приказом  ной помощи   п. 7 ст. 5 Федерального закона от 27.06.2006  руководителя организации   пп. 4.7,  4.8 Правил  № 152-ФЗ «О персональных данных» Среди документов  медицинского осмотра могут быть ориги- № 526 налы – это подлинные личные докумен- ты, которых также не должно быть в де- Члены экспертной комиссии проверят  лах. Уберите из папки фотографии – это  дела и коллегиально вынесут по ним ре- биометрические персональные данные,  шение. Его фиксируют в протоколах за- хранить их в личном деле также опас- седаний комиссии. Например, какие до- но. Использование фото работника для  кументы и в какое дело перешить, какие  его идентификации признают обработкой  из документов подлежат уничтожению,  биометрических персональных данных. с каких документов можно снять гриф  конфиденциальности   п. 4.3 Правил № 526 А так- Если обнаружите ошибки в формиро- же заголовок какого документа нужно  вании дела, переформируйте его. уточнить, проверить срок его хранения  и номер статьи по Перечню № 236. Воз- Шаг 3. Проведите экспертизу  можно, комиссия решит увеличить срок  ценности документов хранения каких-то документов или дел. Экспертизу ценности документов проводят  По результатам экспертизы ценнос- ежегодно, чтобы определить практическую  ти подсчитайте количество дел, которые  и научную ценность документов и отоб рать  передадите в архив, составьте архивные  дела на хранение и уничтожение. описи и полностью оформите дела на хра- нение. Электронные дела также должны  пройти экспертизу ценности. 133

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Решение хранить в ар- Личные карточки уволившихся со- хиве компании докумен- трудников изымите из личных дел  ты с небольшими сроками  и сформируйте их в отдельное дело. хранения закрепите   в локальном акте Пронумеруйте листы дела сверху вниз  сквозной нумерацией. Номера проставь- Если не смогли разыскать дела, ко- те в правом верхнем углу каждого листа  торые указаны в номенклатуре дел, со- документа арабскими цифрами простым  ставьте на них акт об утрате докумен-  карандашом или нумератором. Если там  тов   п. 4.32 Правил № 526 уже стоит один номер, аккуратно пере- черкните его одной косой чертой и про- Шаг 4. Оформите на хранение  должите нумерацию. Нумеруйте именно  дела на бумажном носителе листы, а не страницы. Если в дело попа- ла брошюра или каталог с пронумерован- Оформляйте дела по очереди. ными страницами, пронумеруйте каж- Переформируйте дела. Чтобы полно- дую из них, включая обложку. Каждый  стью оформить дело на хранение, сначала  том в деле нумеруйте по отдельности, на- правильно расположите в нем докумен- чинайте нумерацию заново с первого лис- ты: сверху вниз по хронологии – по датам  та. Если в дело подшит конверт с вложе- и номерам, по алфавиту фамилий или  ниями, пронумеруйте вначале конверт,  комбинируя эти два способа, например,  а затем – очередным номером каждое  подшивая переписку по контрагентам  вложение в конверте   п. 4.22 Правил № 526 в алфавитном порядке, а для каждого  из контрагентов – в хронологичес-  Если один лист остался без номера,   ком   разд. 1.1.2 Методических рекомендаций по применению Пра- проставьте на нем литерный, то есть но- мер с буквой. Например, если пропущен  вил № 526 лист между 125-м и 126-м, дайте ему но- мер 125а. Так же поступайте, если в то- Удалите из дела черновики, дублет- ме обнаружилось два одинаковых номера  ные экземпляры документов, документы  подряд. Например, нумерацию «34, 34, 35»  из других дел. Если какого-то документа  исправьте на «34, 34а, 35». Обязатель- не хватает, найдите его или замените ко- но сделайте для себя пометку о литерных  пией. номерах, чтобы внести эту информацию  в лист-заверитель. Если номер в деле  Удалите из документов все скрепки  пропущен, не забудьте отметить пропуск  и скобы   п. 4.21 Правил № 526 в листе-заверителе. Для удобства на каж- дый пронумерованный том можно накле- Если дело большое, разделите его  ить стикер, где указать общее количество  на тома толщиной не более 4 см   листов, пропущенные и литерные номера. и объемом не более 250 листов   п. 4.20 Пра-  вил № 526 Делите дела на тома в пределах од- К каждому тому составьте внутрен- ного года. В один том поместите докумен- нюю опись документов, оформите соб- ты, например, за месяц, квартал или по- ственный лист-заверитель и титульный  лугодие. лист     пп. 4.19, 4.23 Правил № 526 Оформите лист-заверитель. В лис те- заверителе напишите номер дела по но- менклатуре и номер тома, если томов  больше одного. 134

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Если номенклатуры дел за тот год,  Все копии документов  к которому относится дело, не бы- с персональными данны- ло, оставьте поле пустым. Укажите об- ми сотрудников извлеки- щее количество листов в деле, а также  те из личных дел и унич- их крайние номера. тожьте Лист-заверитель и внутреннюю  Форма внутренней описи есть в при- опись не считайте: если пронумерова- ложении № 27 к Правилам № 526. По- но 245 листов, то и в листе пишите «245».  рядковый номер – это номер документа  В специаль ные графы впишите литерные  в деле. Регистрационный индекс и да- и пропущенные номера, количество ли- ту документа присваивают по журна- стов внутренней описи. лу регистрации. Заголовок укажите, как  на документе. Проставьте, на каких лис- В деле могут быть разорванные, за- тах в этом томе расположен документ.  литые водой, затертые на сгибах, то есть  Примечание заполните по своему усмот- физически испорченные листы. Отразите  рению. Под таблицей укажите общее ко- такие нюансы в листе-заверителе, чтобы  личество документов в деле и количество  вас не обвинили в небрежном отношении  листов описи. Листы внутренней описи  к документам. пронумеруйте отдельно от листов дела,  даже если лист всего один. Информацию  Что касается формирования дел,  о количестве листов внутренней описи  то в некоторых могут единично присутст- укажите в соответствующей строке листа-  вовать документы за другие годы. Если  заверителя. Подпишите опись и проставь- особенностей формирования дела нет,  те дату, когда ее составили.  а все документы чистые и целые, табли- Заполните обложку дела. Форма об- цу заполнять не нужно. Можно оставить  ложки дела есть в приложении № 28   только одну строку и поставить в ней  к правилам № 526. Наименование госу- прочерки. дарственного (муниципального) архива  не заполняйте. Подпишите лист-заверитель и про- ставьте его дату. Эта дата не зависит  Укажите полное наименование органи- от года, к которому относятся документы.  зации, структурного подразделения, за- Составьте внутреннюю опись. Это  головок дела по номенклатуре дел, заго- фактически оглавление дела. Опись обя- ловок и номер тома. Проставьте крайние  зательна для личных дел      п. 4.30 Правил № 526 даты дела или тома – самого раннего  С такой описью удобнее искать докумен- и самого позднего документа в нем. ты, заголовки которых не раскрывают  содержание. Если приказы или прото- Если документы расположены хроно- колы расположены в деле в порядке ва- логически по валовой нумерации, просто  ловой нумерации, то внутренняя опись  впишите даты первого и последнего до- им не нужна. Этим томом и так удобно  кумента. Если документы расположены  пользоваться. в алфавитном порядке, сверяйтесь с жур- налом их регистрации. Если вы оформляете на хранение,  например, договоры с постоянным сро- ком хранения и сопутствующие доку- менты к ним, то опись лучше составить.  В локаль ном нормативном акте может  быть прописано, в какие еще категории  дел требуется составить опись. 135

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Проставьте количество листов в томе –  Шаг 5. Оформите на хранение  оно такое же, как и в листе-заверителе. электронные дела Сшейте документы. После того как сос- тавите все тома и опишите их, сшейте до- Для электронных документов правила  кументы. В начале дела подшейте листы  оформления немного отличаются от бу- внутренней описи документов дела, в кон- мажных   п. 4.19 Правил № 526 Чтобы полностью  це каждого дела – лист-заверитель дела. оформить электронный документ на хра- нение, выгрузите его на внешний элек- Документы подшивайте на четыре  тронный носитель и оформите обложку.  прокола в твердую обложку или перепле- Лист-заверитель к электронным делам  тайте так, чтобы можно было свободно  оформлять не нужно, а вот опись соз- прочесть все документы, даты, визы и ре- дайте для каждой электронной едини- золюции на них   п. 4.21 Правил № 526 Четыре  цы хранения. Электронные дела на тома  прокола лучше сделать специальным ды- не делите. Независимо от объема каждое  роколом за один прием. Малоформатные  из них – это одна единица хранения. дела допустимо прошивать на три про- кола. Запишите дело на внешний носи- тель. Оптимальный внешний носитель  На готовый том наклейте обложку  для электронных документов – компакт-  с помощью клея ПВА. Или распечатайте  диск с возможностью однократной запи- обложку на листах формата А4 с клеевой  си. Также в качестве носителей можно  основой и приклейте. Внутренняя опись документов дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № 03-10 №   Регистрационный  Дата  Заголовок документа Номера  Примечание листов дела 6 п/п индекс документа документа 5 12 3 4 1–2 1 12.09.2016 Анкета Вараксина Ф.Е. 3 2 12.09.2016 Заявление о приеме на работу 4–8 3 34/2018-тд 12.09.2016 Трудовой договор 9 4 56 12.09.2016 Копия приказа о приеме на работу Вараксина Ф.Е. ... ... ... ... ... 31 23 89 25.04.2021 Копия приказа об увольнении Вараксина Ф.Е. Итого     24 (двадцать четыре)        документов. Количество листов внутренней описи    2 (два)   . Специалист отдела кадров                М.А. Соколова                    12.01.2023 136

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Обложка электронного дела – вкладыш в футляр компакт-диска  Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»)  ОТДЕЛ КАДРОВ Индекс дела Заголовок дела Крайние даты 03-11 Журнал регистрации приказов генерального директора Общества по  12 января – 28 декабря 2021 года личному составу 03-13 Журнал регистрации распоряжений первого заместителя генерального  10 января – 29 декабря 2021 года директора по личному составу Опись: № 4/ Пост-Э Дело: № 29 Экземпляр:  основной              Хранить постоянно использовать флеш-карты или внешние  Опись составьте на бумажном носителе   п. 4.19  жесткие диски. Каждое электронное де- Правил № 526 Формы описей для электронных  ло записывайте на два носителя, чтобы  дел со сроком хранения свыше 10 лет и по- у вас были рабочий и основной экземп- стоянного срока хранения есть в приложе- ляры   п. 2.30 Правил № 526 Записи электронных  ниях № 17 и 18 к Правилам № 526.  дел должны быть абсолютно идентичны- ми. Храните экземпляры электронного  Шаг 6. Составьте архивные  дела отдельно друг от друга – например,  описи и передайте документы  в разных кабинетах или хранилищах.  на хранение На один диск можно записать несколько  дел с одинаковым сроком хранения. По результатам экспертизы ценности  оформите архивные описи. Их должен со- Оформите обложку. На каждый элек- гласовать руководитель подразделения  тронный носитель оформите вкладыш,  и утвердить руководитель организации.  на котором укажите наименование струк- По ним вы передадите документы на хра- турного подразделения, индекс и заголо- нение. Эти описи используют как переда- вок дела по номенклатуре дел, крайние  точный акт. даты документов электронного дела, срок  хранения, объем дела в Мб      п. 4.34 Правил № 526 Составьте два экземпляра сдаточ- Вкладыш поместите в футляр диска или  ной описи – один экземпляр передадите  наклейте на конверт с флешкой или  с документами в архив, второй оставите  внешним диском   п. 2.30 Правил № 526, разд. 1.2 Методи- в подразделении   п. 4.31 Правил № 526 ческих рекомендаций по применению Правил № 526 Описи составьте отдельно для каждой  категории дел    :пп. 4.31, 5.5 Правил № 526 Составьте опись. Электронные де-  –  постоянного хранения; ла описывают в обязательном порядке. –  сроков хранения свыше 10 лет; 137

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  –  по личному составу; Для оформления можно использовать  –  состоящие из документов, характер- формы из приложений № 23 или 14–16   к Правилам № 526. При заполнении  ных только для вашей организации  форм соблюдайте требования пунк-  (судебные, следственные дела, научные  та 4.32 Правил № 526. отчеты по темам); –  электронных документов постоянного  Система нумерации дел в описях мо- хранения; жет быть валовой порядковой в пределах  –  электронных документов сроков хране- одного календарного года или в течение  ния свыше 10 лет; всего срока существования структур- –  электронных документов по личному  ного подразделения. Ее устанавливают  составу. в локальн  ом акте организации. Опись для передачи бумажных дел в архив Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДАЮ  «Альфа» Генеральный директор  (ООО «Альфа») А.В. Хрусталев Отдел кадров ОПИСЬ № 03-42/10 дел постоянного хранения  за 2021 год  №   Индекс  Заголовок дела Крайние даты Количество  Примечания п/п дела 4 листов 12 3 2021 56 1 03-01 Политика и положения в области управления персоналом 15.12.2021– 237 28.12.2021 …… 4 03-05 Штатное расписание на 2021 год 153 В данный раздел описи внесено          4 (четыре)            дел,                                  (цифрами и прописью)      с №      1   по №         4   , в том числе          Литерные номера: нет Пропущенные номера: нет Специалист отдела кадров                М.А. Соколова СОГЛАСОВАНО Протокол заседания ЭК от 12.01.2023 138

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Титульный лист (обложка) дела на бумажном носителе       Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»        (наименование организации)             Отдел кадров    (наименование структурного подразделения)     ДЕЛО №  03-11  ТОМ №  1           Приказы по личному составу          На    250     листах (заголовок дела) Хранить   50 лет             12.01.2021–30.04.2021    (крайние даты) Ф. № Оп. № 3/П Д. № Д. № Каждое дело указывайте в описи под  В архивные описи электронных дел  своим порядковым номером. Если дело со- фактически входит внутренняя опись  стоит из нескольких томов, то для каж- каждой единицы хранения. Описи сос- дого тома должен быть свой порядковый  тавьте в двух экземплярах для каждого  н  омер. основного и рабочего экземпляра совокуп- ности электронных документов. Заголовки дел вносите в опись в после- довательности, которая закреплена в но- Внесите в архивные описи электрон- менклатуре дел. ные дела. К каждой описи сделайте при- ложение. В приложении опишите со- Графы описи заполняйте в точном со- держимое каждой единицы хранения,  ответствии с формулировками на облож- которую учли в архивной описи, – все  ке подготовленного к архивному хране- файлы на диске. Если электронное дело  нию дела: индекс дела, крайние даты  состоит из множества документов, укажи- документов дела или тома, количество  те в приложении к описи каждый из них.  листов, срок хранения, примечания. Дела по личному составу внесите в до- Для электронных документов есть фор- полнительную опись электронных дел, до- мы сдаточной описи   приложения № 24 или 17,18 к Пра- кументов сроков хранения свыше 10 лет,   вилам № 526 Отличаются описи для бумажных  потому что специальной формы описи  и электронных дел заголовками и тем,  для электронных дел по личному составу  что бумажные дела считают в листах,  в Правилах № 256 нет. а электронные в мегабайтах. 139

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Опись для приема-передачи электронных документов в архив Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») Отдел кадров ОПИСЬ № 03/Пост-Э  электронных дел, документов постоянного хранения  за 2021 год  №  Индекс  Заголовок дела Крайние даты Объем, Мб Примечания п/п дела 3 56 4 14 12 12 января – 28  декабря 2021 года 10 1 03-11 Журнал регистрации приказов генерального директора  10 января – 29  декабря 2021 года      дел, Общества по личному составу   2 03-13 Журнал регистрации распоряжений первого замести- . ,  теля генерального директора по личному составу В данный раздел описи внесено          2 (два)                                        (цифрами и прописью)    с №      1   по №         2    объемом         24      Мб.  Специалист отдела кадров                М.А. Соколова СОГЛАСОВАНО Руководитель отдела кадров            Е.Э. Громова 16.01.2023 Передал               2 (два)            дел,                                  (цифрами и прописью)      объемом         24      Мб.  Специалист отдела кадров                М.А. Соколова Секретарь                    А.И. Морозова                  16.01.2023 140

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru ПРИЛОЖЕНИЕ К ОПИСИ № 03/Пост-Э электронных дел, документов постоянного хранения  за 2021 год  Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела: № ед. хр. по описи 1  Индекс дела 03-11 Заголовок дела Журнал регистрации приказов генерального директора Общества по личному составу Дата документа Рег. № документа Наименование документа Объем, Мб Примечания 1 2 3 4 5 – 14 12 января – 28  Журнал регистрации приказов  декабря 2021 года генерального директора Общества  по личному составу Реестр документов (контейнеров электронных документов) электронного дела: № ед. хр. по описи 2  Индекс дела 03-13 Заголовок дела   Журнал регистрации   распоряжений первого заместителя генерального директора по личному составу Дата документа Рег. № документа Наименование документа Объем, Мб Примечания 1 2 3 4 5 10 10 января –  – Журнал регистрации распоряже- 29 декабря ний первого заместителя гене- 2021 года рального директора по личному  составу В одну опись включите не более   в описи – литерные и пропущенные номе- 999 дел – это как раз составляет том доку- ра   п. 4.32 Правил № 526 Подпишите итоговую   ментов на бумажном носителе. Официаль- запись, укажите должность и проставьте  но ограничения установлены в 9999 еди-  дату составления описи   п. 4.1.4 Методических реко- ниц хранения   п. 3.10 Правил № 526  мендаций по применению Правил № 526 В конце каждой описи заполните ито- говую запись, в которой укажите циф- Из описей подразделений формируют  рами и прописью количество дел, пер- сводную опись, по которой передают до- вый и последний номера дел по описи  кументы на архивное хранение. Поэто- дел, а также особенности нумерации дел  му, кроме бумажных экземпляров описей  подготовьте их электронные копии  141

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  Правила приема-передачи документов в архив организации Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» УТВЕРЖДАЮ (ООО «Альфа») Генеральный директор                 А.В. Хрусталев 14.11.2022 ПРАВИЛА приема-передачи документов в архив ООО «Альфа» 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящие Правила приема-передачи документов в архив ООО «Альфа» (далее – Правила) определя- ют порядок организации, оформления и проведения передачи архивных документов структурными подразде- лениями ООО «Альфа» (далее – Общество), и приема их на хранение Службой делопроизводства Общества. 1.2. Настоящие Правила подлежат применению в центральном офисе Общества. 1.3. Порядок подготовки к передаче на хранение, установленный для специальных систем документа- ции в нормативных, методических документах Российской Федерации, локальных нормативных актах Об- щества, является приоритетным для этих систем документации, если они противоречат положениям на- стоящих Правил. 1.4. Настоящие Правила составлены на основании следующих нормативных и методических документов: –  Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; –  Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда  Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местно- го самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федера- ции от 31.03.2015 № 526); –  локальные нормативные акты Общества. 1.5. Настоящие Правила обязательны для исполнения всеми работниками Общества. 1.6. Методические руководство и контроль за соблюдением настоящих Правил осуществляются Службой  делопроизводства Общества. 1.7. Ответственность за соблюдение настоящих Правил в структурных подразделениях Общества возла- гается на их руководителей, которые определяют работников подразделений, ответственных за делопроиз- водство, а также работников, их замещающих в случае кратковременного отсутствия (отпуск, командиров- ка, временная нетрудоспособность). 1.8. Работник, ответственный за хранение документов Общества, несет дисциплинарную и иную, уста- новленную законодательством Российской Федерации, ответственность за выполнение возложенных на не- го функций по обеспечению приема документов в архив Общества для хранения. 1.9. Настоящие Правила утверждаются генеральным директором Общества. Внесение изменений в Пра- вила, их дополнение и отмена осуществляются приказом генерального директора Общества. 2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ Архив Общества – совокупность архивных документов Общества, расположенная в специально обору- дованном помещении. 142

Справочник кадровика №2, 2023 • pro-personal.ru Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в филиа- ле Общества, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Общество – общество с ограниченной ответственностью «Альфа». Работник, ответственный за хранение документов – работник Службы делопроизводства Общества, на ко- торого приказом по основной деятельности возложена ответственность за организацию архива, комплекто- вание, учет, хранение и использование архивных документов. Руководство – руководители структурных подразделений, напрямую подчиненные генеральному дирек- тору Общества. 3. ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ 3.1. В архив Общества передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая  дела по личному составу. Дела передаются в архив не позднее трех лет после их завершения в делопроиз- водстве. 3.2. Работники структурных подразделений Общества передают дела на бумажном носителе на архив- ное хранение в упорядоченном виде: разделенными на тома (в одном томе не более 250 листов документов),  с указанием индекса дела, заголовка дела по номенклатуре дел, крайних дат каждого тома. 3.3. Электронные дела постоянных и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив Об- щества записанными на компакт-диски, при этом каждое дело передается в двух экземплярах (на двух дис- ках): основном и рабочем. 4. ГРАФИК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ 4.1. Передача дел в архив Общества осуществляется по графику. График передачи документов ежегодно  не позднее 1 февраля составляется работником, ответственным за хранение документов, согласовывается  с Руководством Общества и утверждается генеральным директором Общества. 4.2. График передачи документов в архив обязателен для соблюдения всеми работниками Общества. При- ем документов в архив вне графика не допускается.  4.3. В случае, если структурное подразделение Общества по уважительным причинам пропустило срок  передачи документов в архив, он может быть перенесен на другое время только по согласованию с работни- ком, ответственным за хранение документов Общества, при наличии свободного времени. 5. ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ 5.1. Передача документов в архив Общества оформляется Описью дел и документов, передаваемых на ар- хивное хранение (Приложение 1). Электронные документы помещаются в опись наряду с документами на бу- мажных носителях с проставлением соответствующей отметки в графе «Примечание». 5.2. Опись дел и документов, передаваемых на архивное хранение, составляется работниками структурно- го подразделения Общества, передающего документы в архив. При передаче в архив документов за несколь- ко лет допускается составление одной описи, при этом в заголовке описи указываются крайние годы пере- даваемых документов, например: ОПИСЬ дел и документов, передаваемых  на архивное хранение за 2016–2021 годы 143

ПОШАГОВЫЕ ИНСТРУКЦИИ  5.3. При передаче в архив документов за несколько лет заголовки дел в описи группируются по годам. 5.4. Опись дел и документов, передаваемых на архивное хранение, заполняется по следующим правилам: 5.4.1. В графе 1 описи указывается порядковый номер заголовка передаваемого дела. 5.4.2. В графе 2 указывается индекс дела по номенклатуре дел Общества. При отсутствии номенклатуры  дел на год, за который передаются документы, графа 2 не заполняется. 5.4.3. В графе 3 указывается заголовок дела, передаваемого в архив. Заголовок дела должен полнос- тью соответствовать номенклатуре дел Общества за соответствующий год (например, заголовки документов  за 2018 год указываются по номенклатуре дел 2018 года). При отсутствии номенклатуры дел на год, за ко- торый передаются документы, заголовок дела формулируется так, чтобы максимально полно отражать сос- тав документов дела.  5.4.4. Если в архив передается несколько томов дела, то заголовок каждого тома дополняется порядковым  номером тома. При внесении в опись первого тома после номера тома указывается общее количество томов  дела, а при внесении в опись последнего тома добавляется слово «последний», например: Приказы генерального директора Общества по основной деятельности, т. 1 из 3. Приказы генерального директора Общества по основной деятельности, т. 3 (последний). 5.4.5. В графе 4 проставляются крайние даты (самого раннего и самого позднего) документов в каждой  единице хранения (томе, компакт-диске), внесенной в опись. 5.4.6. В графе 5 проставляются отметки о том, что дело представлено в копиях, о том, что дело электронное,  гибридное и т. д., а при приеме-передаче документов – отметка о наличии дела. 5.5. Опись дел и документов, передаваемых на архивное хранение, составляется в двух экземплярах:  1-й экземпляр хранится в структурном подразделении, 2-й – в архиве Общества. 6. ПРИЕМ-ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В АРХИВ 6.1. На основании Описи дел и документов, передаваемых на архивное хранение, работник, ответствен- ный за хранение документов Общества, проводит предварительный осмотр дел, подготовленных для пере- дачи в архив. Неупорядоченные дела и некорректно оформленные описи передаются работникам структур- ных подразделений для правок. Предварительный осмотр дел проводится в структурном подразделении  Общест ва, передающем документы. 6.2.  Прием  де л  в  архив  Общес тва  проводитс я  работником,  ответс твенным  за  хранение  док ументов,  в присутств  ии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи отметок  о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указывается количество  фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, проставляются подписи работника, ответственного  за хранение документов, и сотрудника структурного подразделения, передавшего дела.  6.3. Дела и два экземпляра Описи дел и документов, передаваемых на архивное хранение, доставляют- ся в архив сотрудниками структурного подразделения Общества. Вместе с делами в архив передаются учет- ные формы, журналы регистрации документов, программные средства и базы данных, содержащие инфор- мацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Наименование каждой картотеки (журнала)  или базы данных включается в опись. 6.4. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдаче их в архив несет структур- ное подразделение, передающее документы. 6.5. После приема-передачи дел опись регистрируется работником, ответственным за хранение докумен- тов Общества. Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на каждом экземпляре описи. 144

Реклама жбеуДрслнпяал лчааит туначтоаеселт!еийе   ВЕБИНАРЫ. Смотрите вебинары и видеотренинги на сайте  seminar.pro-personal.ru Онлайн-обучение для специалистов по кадрам и охране труда https://seminar.pro-personal.ru Все участники  семинаров получают:   Возможность решить  рабочий вопрос   Подробную презентацию  лекторов   Именной сертификат  участника По всем вопросам: 8 495 937 90 82