Зарплата. Ознакомительный номер

№4 | 2023 Компания уплатила НДФЛ в бюджет 10 апреля и подала уточненный Решение расчет за 2022 год. Положительное сальдо ЕНС на 30 января состав- ляло 10 000 руб. За сколько дней и в каком размере компании начислят пени, если в период просрочки ключевая ставка была равна 7,5%? ИФНС начислит пени с 31 января по 10 апреля за 74 календарных дня с разницы между задолженностью 20 000 руб. и положитель- ным сальдо на ЕНС в размере 10 000 руб. Пени инспекторы рассчи- тают исходя из 1/300 ключевой ставки ЦБ (п. 5 ст. 75 НК, письмо Минфина от 23.12.2022 № 03-02-07/126954). Сумма пеней составит 185 руб. [(20 000 руб. – 10 000 руб.) × 1/300 × 7,5% × 74 календ. дн.]. Как считают пени по взносам на случай травматизма При возникновении недоимки по взносам на случай травматизма пени считают исходя из 1/300 ставки рефинансирования за весь пе- риод просрочки. Дата ее  возникновения значения не  имеет (ст. 26.11 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Для расчета пеней используют формулу: Сумма Количество 1/300 ставки рефинансирования, Пени = не перечисленных календарных в срок взносов × дней × действовавшей в период просрочки на случай травматизма просрочки Взносы на  случай травматизма вы  платите в  Соцфонд, а не в ФНС. Они не входят в ЕНП. Поэтому пени по взносам на слу- чай травматизма уплачивают отдельным платежным поручением (п. 7 ст. 26.11 Закона № 125-ФЗ). По каким КБК платить пени по налогам и взносам В общем случае пени по налогам и страховым взносам перечисляйте на единый нало- говый счет с указанием КБК для ЕНП, как сами налоги и взносы. В поле 104 платежки вписывайте КБК 182 01 06 12 01 01 0000 510. Исключение — уплата пеней по взносам на случай травматизма в Соцфонд. В поле 104 платежки на уплату этих взносов указывайте КБК 797 1 02 12000 06 2100 160. 101

Оплата труда и отдыха Эту выплату пересчитайте из-за новой ключевой ставки Из этой статьи вы узнаете: • по каким правилам считать компенсацию за задержку зарплаты; • нужно ли указывать компенсацию в расчетном листке; • положена ли работнику компенсация за просрочку зарплаты из-за временной нетрудоспособности. Надежда Белова, Если зарплату сотруднику выплатили позже установленного эксперт журнала срока, вместе с зарплатой выплатите ему денежную компен- «Зарплата» сацию за  каждый день просрочки. В  статье разберемся, что  считать просрочкой, зависит  ли обязанность ее  начислить от вины компании, какие дни оплачивать и в каком размере. Что считать просрочкой зарплаты Просрочкой зарплаты признается ее  полная или частичная вы- плата позже: • даты, установленной в  локальном нормативном акте, коллек- тивном или трудовом договоре; • последнего дня работы в случае увольнения работника; • рабочего дня, предшествующего праздничному или выходному дню, на который выпала дата выплаты. Если работник не получил зарплату вовремя из-за нетрудоспо- собности, а бухгалтер ее депонировал, компания все равно обяза- на выплатить компенсацию за просрочку. Так считает Роструд (он- лайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 175953 от 07.02.2023). Если работодатель излишне удержал НДФЛ, сотрудник на руки получил меньше, чем ему положено. Часть зарплаты в сумме из- 102

№4 | 2023 лишне удержанного налога сотрудник не  получил в  установлен- ный срок. На  эту сумму тоже нужно начислить компенсацию (ст. 22 и 236 ТК). Как считать компенсацию Компенсацию за задержку зарплаты в минимальном размере счи- тайте по формуле: Компенсация = Задолженность × 1/150 ключевой × Количество за просрочку зарплаты по зарплате ставки ЦБ дней просрочки Продолжительность просрочки определяйте в  календарных днях. Считайте со следующего дня после установленного срока вы- платы зарплаты по день фактического расчета с работником вклю- чительно. Согласно статье 236 ТК компенсацию нужно начислять за  каждый день задержки. Оснований для того, чтобы исключать из этого периода выходные и нерабочие праздничные дни, нет. Компенсацию считайте от  суммы, которую работник должен был получить на руки, то есть за вычетом НДФЛ и других удержа- ний, например алиментов. Ведь ни  НДФЛ, ни  алименты не  явля- ются частью невыплаченной зарплаты. Компенсацию за задержку зарплаты нужно считать исходя из фактической суммы задолжен- ности (ст. 236 ТК). Как учитывать ключевую ставку ЦБ при расчете компенсации Для расчета минимальной компенсации применяйте ключевую ставку Центробанка, действующую в  периоде просрочки. Но уч- тите, что за  время просрочки ключевая ставка могла меняться, и не один раз. В этом случае время просрочки разделите на пери- оды, в  которых действовали разные размеры ключевой ставки. Рассчитайте компенсацию отдельно за каждый из таких периодов (ст. 236 ТК). Компенсацию за просрочку зарплаты считайте в размере боль- шем, чем исходя из 1/150 ключевой ставки, если такое условие уста- новлено региональным соглашением, коллективным или трудо- вым договором. Если компания присоединилась к региональному соглашению, с  момента его официального опубликования она 103

Оплата труда и отдыха обязана установить компенсацию за просрочку зарплаты в разме- ре не ниже региональной. Региональное соглашение по зарплате Региональные соглашения заключают исполнительные власти регионов по согласова- нию с профсоюзами и работодателями. Присоединиться к региональному соглашению могут все компании региона, даже если они не участвовали в его заключении. Предло- жение о присоединении к региональному соглашению официально публикуется вместе с текстом соглашения. Если в течение 30 календарных дней компания не пришлет пись- менный мотивированный отказ, считается, что она согласна с региональным соглаше- нием. Если же она решит не присоединяться к соглашению, ей нужно направить пись- менный отказ в исполнительный орган субъекта РФ (ст. 48 ТК). Расчет компенсации за  задержку выплаты зарплаты покажем на примере ниже. Пример Расчет компенсации за задержку зарплаты. Размер компенсации коллективным (трудовым) договором не установлен В ООО «Яшма» в коллективном договоре установлены сроки выпла- ты зарплаты: 20-го числа — аванс и 5-го числа — окончательный расчет. Всю зарплату за февраль компания выплатила сотрудникам 22 марта: аванс в сумме 250 000 руб. и окончательный расчет в сум- ме 300 000 руб. Нужно рассчитать размер компенсации работникам за задержку зарплаты, если в период с 1 января по 19 марта ключе- вая ставка составляла 7,5 процента, а с 20 марта, предположим, 8 процентов (см. решение ЦБ по ключевой ставке от 17.03.2023). Решение Продолжительность просрочки аванса за февраль составила 30 ка- ленд. дн. (с 21 февраля по 22 марта), а окончательного расчета Подробнее о расчете за февраль — 17 календ. дн. (с 6 по 22 марта). пеней за несвоевремен- ную уплату налогов Бухгалтер рассчитал компенсацию исходя из 1/150 ключевой и взносов читайте ставки. в статье «Как изменил- ся расчет пеней Сумма компенсации за задержку выплаты аванса за февраль в 2023 году» на с. 96 равна 3775 руб. [(250 000 руб. × 27 календ. дн. × 1/150 × 7,5%) + + (250 000 руб. × 3 календ. дн. × 1/150 × 8%)]. А за задержку выплаты зарплаты — 2580 руб. [(300 000 руб. × 14 календ. дн. × 1/150 × 7,5%) + + (300 000 руб. × 3 календ. дн. × 1/150 × 8%)]. Общая сумма компенсации за задержку выплаты зарплаты составила 6355 руб. (3775 + 2580). 104

№4 | 2023 В каких расчетах применяется ключевая ставка ЦБ Шпаргалка Что рассчитывают с применением ключевой ставки ЦБ Основание В трудовом законодательстве Ст. 236 ТК Компенсацию за несвоевременную выплату зарплаты, Ст. 78, 79 и 176 НК отпускных, премий, больничных и других сумм, Ст. 75 НК, ст. 26.11 причитающихся работнику Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ В налоговом законодательстве* Ст. 269 НК Проценты за несвоевременный возврат переплаты П. 1 ст. 395 ГК по налогам П. 2 ст. 1107 ГК Пени за нарушение срока уплаты налогов, взносов П. 1 ст. 809 ГК и других обязательных платежей Ст. 856 ГК Величину доходов и расходов в виде процентов по займам В гражданском законодательстве Проценты, которые должна выплатить сторона, необоснованно удерживающая (не возвращающая или не уплачивающая) деньги по договору Проценты за несвоевременный возврат ошибочно перечисленных денег Проценты по договору займа, в котором не прописан размер процентов Проценты за задержку банком исполнения платежного поручения или ошибочное списание денег со счета * С 2023 года ключевая ставка не применяется при расчете НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах, матвыгода НДФЛ не облагается (ст. 212 и 217 НК). Указывать ли компенсацию за просрочку зарплаты в расчетном листке? Проверьте, чтобы в расчетном листке сотрудника была запись о выплаченной компен- сации. Работодатель обязан извещать в письменной форме каждого работника о разме- рах иных сумм, начисленных работнику. В том числе о денежной компенсации за нару- шение установленного срока выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и других выплат, причитающихся работнику (п. 2 ч. 1 ст. 136 ТК). 105

Налоговый кабинет Ответы на главные вопросы о налогах и взносах с иностранцев в 2023 году Из этой статьи вы узнаете: • какие тарифы взносов применять к выплатам иностранцев; • что важно для начисления взносов на случай травматизма; • по какой ставке НДФЛ облагать выплаты; • от чего зависит обложение выплат НДФЛ и взносами. Наталия Яманова, Зарплата и другие выплаты иностранцам в рамках трудовых эксперт журнала отношений облагаются НДФЛ и взносами. Разберемся, по ка- «Зарплата» кой ставке налога и  какому тарифу взносов облагать такие выплаты, дадим шпаргалку, которая поможет не  допустить оши- бок. В 2023 году единая Какие тарифы взносов в ИФНС предельная величина применять к выплатам временно облагаемой базы пребывающим иностранцам? по страховым взносам составляет С 2023 года с выплат временно пребывающим иностранцам нуж- 1 917 000 руб. но платить больше взносов. Добавились медицинские взносы, по- (постановление скольку временно пребывающих иностранцев признали застра- Правительства хованными. от 25.11.2022 № 2143) Отменили пониженный тариф взносов на  случай временной нетрудоспособности и  в  связи с  материнством  — 1,8  процента. Теперь он  входит в  состав единого тарифа взносов. Для выплат в  пределах установленной единой предельной величины базы применяйте тариф 30  процентов, а для выплат сверх нее  — 15,1 процента. 106

Важна ли категория иностранца для №4 | 2023 обложения выплат взносами на случай 107 травматизма? Выплаты иностранцам в  рамках трудовых отношений облагайте взносами на случай травматизма независимо от категории, к кото- рой они относятся. Страховые взносы начисляйте так  же, как на выплаты в пользу сотрудников-россиян. Если иностранец выполняет работы или оказывает услуги по  гражданско-правовому договору, для начисления взносов на  случай травматизма имеет значение только условие в  догово- ре: обязан или не  обязан заказчик по  договору начислять такие взносы. К какой категории относится исполнитель-иностранец, на начисление взносов никак не влияет (абз. 4 п. 1 ст. 5 и п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Какие выплаты иностранцам не облагаются страховыми взносами в ИФНС? Если иностранец работает по  трудовому договору с  российской компанией в ее обособленном подразделении за границей, стра- ховые взносы в ИФНС не начисляйте. Речь о взносах на пенсион- ное, социальное, медицинское страхование. Аналогично не обла- гайте взносами вознаграждения иностранцам, которые за  границей выполняют работы или оказывают услуги по  граж- данско-правовым договорам (п. 5 ст. 420 НК и ч. 2 ст. 22.1 Федераль- ного закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). Как применять пониженные тарифы взносов к выплатам иностранцам? Если компания применяет пониженные тарифы взносов в  отно- шении выплат работников-россиян, эти  же тарифы действуют и в отношении выплат иностранцам. Кто и какие пониженные та- рифы может применять, смотрите в таблице на с. 108. Как начислять взносы в ИФНС с выплат иностранцу, который стал относиться к другой категории? Отдельных норм, как начислять страховые взносы, если у ино- странца изменилась категория, например временно пребываю-

Налоговый кабинет Таблица Какие компании применяют пониженные тарифы в отношении выплат работникам-иностранцам Категория Тариф Пояснение Основание Компании малого и среднего 15% с выплат С выплат в пределах МРОТ П. 3 ст. 425, бизнеса свыше МРОТ за месяц применяйте подп. 10 общий тариф — 30 % и 17 п. 1, п. 2.4 Сколково в пределах лимита и 13.1 ст. 427 НК облагаемой базы 1 917 000 руб. Тариф 15,1% Подп. 3, 7, 8, применяйте, когда сумма 11—15, дохода нарастающим 18—20 п. 1 итогом с начала года и п. 2.2 превысит предельную ст. 427 НК величину облагаемой базы Подп. 4, 16 п. 1 ИТ-компании, производители 7,6% с выплат 0% — для выплат свыше и п. 2.3 радиоэлектронной продукции, в пределах лимита предельной величины ст. 427 НК СОНКО и благотворительные облагаемой базы облагаемой базы организации на УСН, участники СЭЗ, резиденты ТОСЭР и ОЭЗ, производители анимационной аудиовизуальной продукции, компании на Курилах Компании, производящие 0% независимо 0% до 2027 года выплаты и иные от величины вознаграждения членам облагаемой базы экипажей судов Остались незастрахо- щий стал постоянно проживающим, в главе 34 Налогового кодек- ванными временно пре- са нет. Если новая категория иностранца меняет порядок расчета бывающие высококва- страховых взносов, логично разделить выплаты в  его пользу лифицированные на две части. специалисты не из стран ЕАЭС Первая часть выплат — с начала месяца по день, предшествую- (п. 1 ст. 420 НК) щий дню, в котором изменился миграционный статус. Вторая — со дня, когда иностранцу присвоили новый миграционный ста- тус. Взносы с  каждой части выплат начисляйте по  разным правилам — только за период, в котором иностранец признается застрахованным лицом. По какой ставке НДФЛ облагать выплаты высококвалифицированным специалистам? Доходы высококвалифицированным специалистам, начислен- ные им в  период действия трудового или гражданско-правового 108

договора на выполнение работ или оказание услуг, облагайте №4 | 2023 по стандартным ставкам. Ставку 13 процентов применяйте к сум- 109 ме дохода с  начала года нарастающим итогом до  5  млн. руб. А  с  суммы превышения начисляйте НДФЛ по  ставке  15  процен- тов. Налоговый статус высококвалифицированного специалиста в данном случае не важен. К  доходам от  трудовой деятельности относятся: зарплата по трудовому договору, надбавки за работу вне места постоянного проживания, отпускные, средний заработок за время команди- ровки, вознаграждения членам совета директоров. Источник вы- платы дохода значения не имеет. Если высококвалифицированный специалист не  имеет стату- са налогового резидента  РФ и  получает доходы, не  связанные с  трудовой деятельностью, удерживайте с  них НДФЛ по  ставке 30 процентов. Эту ставку применяйте, к примеру, при выплате ра- ботнику — высококвалифицированному специалисту материаль- ной помощи, при вручении подарков, при компенсации расходов на питание. Как считать НДФЛ, если временно пребывающий иностранец стал временно проживающим? Патент для работы в  РФ нужен только работникам — временно пребывающим иностранцам. Временно проживающим патент уже не понадобится. При смене категории иностранца с временно пребывающего на временно проживающего ФНС не  аннулирует ранее выданный патент автоматически. Патент на работу в РФ действует в течение всего срока, на кото- рый его оплатили. Есть список причин, когда срок действия па- тента можно прервать. Но  получения разрешения на  временное проживание в нем нет. В течение всего срока действия патента НДФЛ с выплат работ- нику-иностранцу удерживайте по ставке 13 или 15 процентов не- зависимо от  налогового статуса — резидент или нерезидент. При  этом сумму налога уменьшайте на  сумму фиксированных авансовых платежей (ст. 227.1 НК). Когда срок действия патента закончится, НДФЛ начнете удер- живать в  общем порядке с  учетом налогового статуса иностран- ца — резидент или нерезидент.

Налоговый кабинет Каким иностранцам нужно предоставить детские вычеты по НДФЛ? Вычеты на детей предоставьте иностранцу, только если он являет- ся налоговым резидентом РФ. Нерезиденты, в том числе высоко- квалифицированные специалисты, права на  детские вычеты не имеют. Вычеты уменьшают налоговую базу лишь по тем дохо- дам, налоговая ставка для которых установлена в  пункте  1  ста- тьи 224 НК. Эта норма в отношении доходов нерезидентов не при- меняется (п. 4 ст. 210 НК). Как облагать НДФЛ и взносами выплаты иностранцу из ЕАЭС, который трудится дистанционно? НДФЛ. Если иностранец трудится дистанционно на  территории своей страны, с его доходов НДФЛ не исчисляйте и не удерживай- те. Налоговый статус значения не имеет. Если сотрудник — налого- вый резидент РФ, с полученных доходов он должен сам рассчитать и  уплатить налог, а  также задекларировать свой доход. С  выплат нерезидентам объекта обложения налогом в РФ вообще не возни- кает (п. 1 ст. 207, подп. 6 п. 3 ст. 208, ст. 209 и подп. 3 п. 1 ст. 228 НК). Взносы. Страховые взносы начисляйте так же, как на выплаты россиянам (подп. 1 п. 1 ст. 420 НК, ст. 2 и п. 1 ст. 7 Федерального зако- на от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 2 ст. 1.1 и п. 1 ст. 2 Федерального закона от  29.12.2006 №  255-ФЗЗ, ст.  10  Федерального закона от  29.11.2010 № 326-ФЗ, ст. 2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Взносы не начисляйте, если, например, сотрудник —  гражда- нин Республики Беларусь подал вам заявление, в котором выбрал законодательство об  обязательном социальном страховании Республики Беларусь (ст. 3 и подп. 1 п. 2 ст. 5 Договора между РФ и Республикой Беларусь от 24.01.2006, п. 6 ст. 431 НК). От чего зависит обложение выплат иностранцу НДФЛ и взносами? При начислении НДФЛ на трудовые выплаты работнику-ино- странцу нужно учитывать его налоговый статус. При обложении взносами не  имеет значения ни  налоговый статус, ни  категория иностранца. Особенности есть только по взносам с выплат высо- коквалифицированным специалистам. Как облагать НДФЛ и взно- сами выплаты иностранцам, смотрите в шпаргалке справа. 110

№4 | 2023 НДФЛ и взносы с выплат иностранным работникам за работу в РФ Шпаргалка Документ, Пенсионные, социальные Категория иностранных подтверждающий Ставка НДФЛ и медицинские взносы, взносы работников право иностранца на случай травматизма работать в РФ Граждане стран — членов Паспорт гражданина 13% — с дохо- По тем же тарифам, ЕАЭС Белоруссии, Казахстана, дов что и в отношении Киргизии или Армении до 5 млн. руб., выплат работникам- Беженцы 15% — свыше россиянам Иностранцы, получившие Удостоверение беженца 5 млн. руб. в год временное убежище в РФ Свидетельство о предо- ставлении временного убежища на террито- рии РФ Высококвалифицированные Национальный паспорт, х х иностранные специалисты со статусом: разрешение на работу, где Пенсионные, соци- альные и медицин- — временно пребывающие в графе «Особые отметки» ские не начисляются. Начисляются только указано «высококвалифи- 13% — с дохо- взносы на случай цированный специалист дов травматизма до 5 млн. руб., 15% — свыше 5 млн. руб. в год — временно пребывающие По тем же тарифам, в РФ — граждане стран что и в отношении ЕАЭС (Белоруссии, выплат работникам- Казахстана, Киргизии россиянам или Армении) — постоянно или временно проживающие в РФ Временно пребывающие х хх на территории РФ ино- странцы: — безвизовые Патент на работу в РФ 13% — с дохо- По тем же тарифам, дов что и в отношении до 5 млн. руб., выплат работникам- 15% — свыше россиянам 5 млн. руб. в год — визовые Разрешение на работу Если иностра- в РФ нец налоговый Иностранцы, постоянно или нерезидент — временно проживающие Вид на жительство или 30%, если рези- на территории РФ отметка в национальном дент — 13% загранпаспорте о времен- ном проживании в РФ 111

Компенсация расходов Каршеринг, такси, автобус. Когда начислять НДФЛ и взносы, а когда — необязательно Из этой статьи вы узнаете, нужно ли удерживать НДФЛ, если работники: • воспользовались каршерингом; • брали такси; • ездили на автобусе. Ирина Шахалина, Водних случаях расходы на  проезд работников налоговики эксперт признают обоснованными, в других — нет. Разберемся, ког- по трудовому праву да нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы. Каршеринг — краткосрочная аренда автомобиля Минфин считает однозначно: расходы на  краткосрочную аренду автомобиля для поездок из дома на работу и обратно — это оплата труда в  натуральной форме (письмо от  03.11.2021 №  03-01- 10/89249). Значит, НДФЛ и взносов не избежать (подп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК). Но сотрудники могут взять автомобиль не только для поездок из дома. Есть много ситуаций, когда без этого встанет рабочий процесс. Каршеринг для служебных целей Сотрудники небольших фирм часто используют каршеринг для служебных целей. Он удобнее такси тем, что позволяет работнику 112

делать промежуточные остановки, брать с собой необходимые ве- №4 | 2023 щи и оборудование и т. д. 113 Если производственная необходимость вынуждает работни- ков прибегать к услугам каршеринга, работодатель обязан закре- пить это в  локальном акте, например в  коллективном договоре. Во-первых, работникам будет гарантировано возмещение расхо- дов на аренду автомобиля, во-вторых, расходы можно исключить из  базы при исчислении налога на  прибыль. Вот только НДФЛ и  взносы все равно придется платить. Вывод не  бесспорный, но судебная практика в пользу компаний по этому вопросу пока не сформирована. Каршеринг в командировке В период служебной командировки работник расходует подотчет- ные средства, выданные ему заранее. По ним он обязан отчитать- ся. Перечень командировочных расходов перечислен в  подпун- кте  12  пункта  1  статьи  264  НК. Этот перечень открытый. Значит, и  расходы на  каршеринг можно учесть в  составе командировоч- ных расходов. Главное, доказать их  экономическую целесообраз- ность (письмо УФНС по г. Москве от 28.01.2019 № 13-11/011687@). Аналогично и  в  отношении НДФЛ и  взносов: если расходы на  каршеринг удастся отнести к  командировочным, удерживать налог и начислять взносы не  придется. Для этого, прежде всего, внесите возможность компенсации таких расходов в  локальный акт, например в положение о командировках. Пропишите порядок оплаты и размеры компенсации. Но помните, что невозможно учесть все расходы на  карше- ринг. Подойдут только те, которые связаны с проездом работника до места убытия в командировку или прибытия из нее, то есть до- рога в аэропорт или на вокзал. Также не облагается НДФЛ проезд до места назначения или проживания. Перемещение в команди- ровке на арендованном авто, например из гостиницы в ресторан, под освобождение не подпадает. Придется начислить налог. Каршеринг при разъездном характере работы Особая категория работников — разъездные, которые постоянно в  пути. Могут ли они пользоваться услугами каршеринга? Безус- ловно. Однако и  здесь имеет значение, для каких целей, когда и как работник арендовал автомобиль.

Компенсация расходов Какими документами подтвердить расходы на каршеринг Каршеринговые компании не оформляют каждый раз письменные договоры и не выда- ют бумажные чеки. Работнику достаточно взять образец договора с сайта каршеринго- вой фирмы, сделать скриншот экрана, где отражена регистрация, а в качестве под- тверждения оплаты представить сохраненные электронные чеки и выписки с банковского счета. Стоит сделать скриншот из личного кабинета пользователя карше- ринговыми услугами. Из него будет видно: начальную и конечную точки маршрута, та- риф, стоимость услуг. Также сотрудник может составить служебную записку, в которой подробно укажет причины, по которым он воспользовался каршерингом. Например, не ходил общественный транспорт, пришлось везти с собой в командировку необходи- мое тяжелое оборудование. Образец служебной Вот что нужно заранее сделать, чтобы не платить налоги записки найдете и взносы с таких поездок. В локальном акте укажите, что сотруд- в электронной ники с разъездной работой вправе пользоваться услугами карше- версии статьи ринговых компаний. Пропишите обязанность работодателя ком- на e.zarplata-online.ru пенсировать такие расходы. Проверьте, чтобы в  трудовых договорах было указано, что работа носит разъездной характер. 114 Наконец, попросите руководителя подразделения составить слу- жебную записку на имя директора. В ней пусть подробно распи- шет производственную необходимость использования именно каршеринга, а не такси или общественного транспорта. Работнику нужно представить работодателю оправдательные документы: подтверждение его регистрации на  сайте каршерин- говой компании, истории поездок, подтверждение оплаты, на- пример банковские выписки. Попросите работника также еже- дневно составлять отчет о поездках. Проверьте, чтобы история поездок соответствовала его рабочим задачам. Общественный транспорт — автобус, метро, маршрутка и другие В отношении общественного транспорта общего пользования на- логовое законодательство более лояльно. Но есть нюансы. Общественный транспорт в командировках Расходы на проезд в общественном транспорте во время команди- ровок однозначно признаются компенсационными выплатами. Они включены в перечень расходов, на которые не начисляется НДФЛ (п. 1 ст. 217 НК). На эти суммы не начисляются и взносы

№4 | 2023 (подп. 2 п. 1 и п. 2 ст. 422 НК, подп. 2 п. 1 ст. 20.1 Федерального за- кона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Безусловно, все расходы должны быть подтверждены. Для это- го подойдут бумажные билеты на автобус, банковские выписки, где зафиксирован факт оплаты проезда. Если у работника в смарт- фоне стоит приложение, в котором отражены его поездки по  транспортной карте, скриншоты из этого приложения также подтвердят его перемещение по городу и оплату проезда. Поездки на такси учитывайте по аналогии с каршерингом Когда сотрудники используют для своих поездок такси, работает та же логика, что и с кар- шерингом. Главное — использование такси должно быть вызвано производственной не- обходимостью. Расходы должны быть документально подтверждены и экономически обо- снованны. По аналогии с использованием каршеринга, нужно собирать оправдательные документы, писать служебные записки, приводить аргументы в пользу такси. Особенности есть в отношении подтверждения оплаты такси. При перевозке пассажира на такси водитель должен выдавать кассовый чек либо заказ-наряд (п. 76 и 82 Правил, утв. постановлением Правительства от 01.10.2020 № 1586). Однако в большинстве случа- ев чек будет электронным, из приложения агрегатора такси. Это нормально. Общественным транспортом на работу Если работодатель хочет возмещать сотрудникам стоимость проез- да на работу, такую возможность нужно прописать в локальном акте, например в коллективном договоре. Тогда расходы на про- езд на метро, автобусе будут считаться выплатой социального ха- рактера. На эти суммы можно уменьшить базу по налогу на при- быль. А вот НДФЛ и взносы придется начислить, поскольку работники получают доход в натуральной форме. Но если работ- ники не могут добраться до работы, кроме как на общественном транспорте, и это будет доказано, расходы на оплату проезда мож- но считать особенностью производства. Компенсацию проезда не облагать НДФЛ и взносами как расходы в рамках трудовых от- ношений (письмо Минфина от 17.01.2023 № 03-03-06/1/2763). Общественный транспорт при разъездах Если разъездные работники ездят на автобусе и метро, расходы на транспорт в данном случае не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. Конечно, при условии, что они выполняют при этом свои трудовые функции и представляют подтверждение этому. 115

ДОКУМЕНТООБОРОТ Выдать или отказать: какие бумаги сотрудникам больше не нужны, а какие лучше предоставить Из этой статьи вы узнаете: • почему без справок о заработке пока не обойтись; • можно ли отказаться от выдачи персданных; • каким работникам выдавать выписки о стаже. Лидия Бочкова, Перечень документов, которые нужно выдавать работникам эксперт журнала и подрядчикам, снова поменялся. Но до сих пор непонят- «Зарплата» но, какие из них выдавать обязательно, какие по требова- нию, а от каких можно вообще отказаться. Рассмотрим три доку- Форму бланка можно мента, по  которым больше всего вопросов, а  более полный взять из приказа перечень найдете в таблице на с. 119. Минтруда от 30.04.2013 № 182н Справка по форме из приказа № 182н Безопаснее выдавать сотрудникам справки по форме № 182н, не- смотря на то что с 1 января 2023 года такой обязанности нет (он- лайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 175455 от 31.01.2023). Предпо- лагалось, что все данные о  заработке для расчета пособия за первые три дня болезни компания получит от фонда (ч. 4 ст. 14.1 Федерального закона от  29.12.2006 №  255-ФЗ). Однако эти сведе- ния есть только в  разделах  3  РСВ и  только за  периоды начиная с 2023 года. В отчетах, которые вы сдавали за 2022 год и более ран- 116

№4 | 2023 ние периоды, есть только данные по выплатам, на которые начис- Включите в справку лили пенсионные взносы. Использовать их для расчета пособий сведения за 2021 некорректно: разные облагаемые базы, разные лимиты и т. д. и 2022 годы Допустим, ваш бывший сотрудник получает пособие у  нового работодателя. Данных о  заработке за  2021—2022 годы у  него нет. Остается попросить сотрудника взять справку у прежнего работо- дателя. Отказать вы не вправе (ст. 62 ТК, онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 174912 от 23.01.2023). Справка может потребоваться и подрядчикам, если они ранее работали по трудовому договору. Ведь с этого года у них есть право на пособия. Итак, оптимальный вариант: выдавать справку по  форме из  приказа №  182н за  периоды до  1  января, в  том числе и  при увольнении, тем, кто работал у вас в 2021—2022 годах. Пока офи- циальных разъяснений нет, берите ту  справку, которую сформи- рует ваша бухгалтерская программа. Только уберите сведения за  2023  год, если они есть. Такие данные уже не  нужны. Обра- зец — на с. 118. Какие сведения обязательно должны быть в справке № 182н Сведения о сумме выплат, на которые начислены социальные взносы за два предше- ствующих календарных года — 2021-й и 2022-й Исключаемые периоды, такие как дни временной нетрудоспособности и декрета Персонифицированные сведения Этот и другие ответы чиновника из ФНС До 2023 года работникам и подрядчикам в день прекращения до- о новом ежемесячном говора вы выдавали выписку из СЗВ-М (ст. 11 Федерального зако- отчете читайте на от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Теперь этот отчет отменили, вместо него в «Зарплате», 2023, вы подаете ежемесячный отчет налоговикам (п. 7 ст. 431 НК). № 2, с. 16 Формально НК не обязывает выдавать новый документ сотруд- нику при увольнении. В Роструде нам посоветовали уточнить этот вопрос у  ФНС (онлайнинспекция.рф, ответ на  вопрос №  175574 от 01.02.2023). Налоговики в интервью подтвердили, что нет необ- ходимости выдавать документ увольняемому сотруднику. Но все же пока официальных разъяснений по этому вопросу нет. Поэтому безопаснее выдавать сотрудникам выписку из  этого до- кумента. Мы  уже отправили официальный запрос в  ФНС. Когда получим ответ, обязательно поделимся с вами на страницах жур- нала. 117

Справки Образец Справка о заработке (фрагмент) <...> Дата выдачи: 20 апреля 2023 года № 11 <...> 2. Данные о застрахованном лице: Фамилия, имя, отчество Попова Наталия Ивановна <...> Период работы (службы, иной деятельности) у страхователя, в течение которой ли- цо подлежало обязательному социальному страхованию на случай временной не- трудоспособности и в связи с материнством: с 1 января 2021 года по 31 декабря 2022 года       3. Сумма заработной платы, иных выплат и вознаграждений, на которые были на- числены страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством.   2021 год 670 900-00 (Шестьсот семьдесят тысяч девятьсот руб. 00 коп.)   (сумма цифрами и прописью) 2022 год 788 870-00 (Семьсот восемьдесят восемь тысяч восемьсот семьдесят руб. 00 коп.)   (сумма цифрами и прописью) 4. Количество календарных дней, приходящихся на периоды временной нетрудо- способности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком... 2021 год всего 11   (календарных дней) 2022 год всего 42   (календарных дней) При этом самозанятым сведения не выдавайте. Самозанятые не относятся к застрахованным (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ, ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ). С выплат в их адрес не платят страховые взносы. Поэ- тому самозанятых не включают ни в РСВ, ни в ЕФС-1, ни в персот- чет. И выдавать сведения им из этих документов не нужно. 118

№4 | 2023 Сведения о стаже Сведения о стаже из отдельного отчета включили в единую форму ЕФС-1 — в подраздел 1.2. Но отчет теперь заполняют только по от- дельным категориям работников (примеры — ниже). Полный пе- речень оснований для заполнения подраздела 1.2 есть в пункте 3 статьи 11 Закона № 27-ФЗ. Примеры, на кого заполнять подраздел 1.2 отчета ЕФС-1 Занятые на вредных и опасных работах Те, кто был в простое или отпуске без сохранения зарплаты Кто ухаживает за ребенком в возрасте от полутора до трех лет Проходящие военную службу, на время которой трудовой договор был приостановлен Выдавайте выписку из подраздела 1.2 только тем, на кого его Таблица заполняли, а также при выходе сотрудника на пенсию (п. 4 ст. 11 За- кона №  27-ФЗ, п.  5.2  Порядка, утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Подрядчикам выписку из этого подраз- дела не  выдавайте, поскольку на них заполнять этот подраздел не нужно. Какие документы о заработке и стаже выдавать Документ Работникам Подрядчикам Справка о заработке С 1 января выдавать необязательно, но отказать нельзя. Документ может по форме № 182н потребоваться при расчете пособий в 2023 году Подраздел 1.1 Подготовьте выписку с реквизитами договоров и периодах работы. раздела 1 отчета ЕФС-1 В СФР считают, что это нужно сделать и при завершении договора с подрядчиком, и при расторжении трудового договора Подраздел 1.2 Подготовьте выписку, но только Не выдавайте раздела 1 отчета ЕФС-1 определенным категориям работников, а также при выходе на пенсию Раздел 3 отчета РСВ Подготовьте выписку с данными о сотруднике или о подрядчике за период, в котором прекращает действие договор. Не выдавайте выписки за те периоды, за которые вы уже отчитались Персонифицированные Ни в Законе № 27-ФЗ, ни в НК нет прямого требования выдавать этот сведения для ФНС документ. Безопаснее оформить выписку за тот месяц, за который вы еще не отчитались 119

Трудовой договор Сотрудник попросил документы о своей работе и теперь их не забирает. Что делать? Из этой статьи вы узнаете: • грозит ли компании штраф за просрочку выдачи документов, связанных с работой, если работник их запросил, но не при- шел забрать; • можно ли направить невостребованные документы по почте; • на какой адрес работника отправить документы. Игорь Григорьев, Роструд разъяснил, что делать, если работник запросил доку- эксперт менты, связанные с работой, но так и не забрал их. Сложность по трудовому праву в  том, что работодатель, хоть и  не  по  своей воле, нарушает трехдневный срок для передачи документов и  рискует попасть на штраф. Однако есть способ избежать наказания. День подачи заявления Какие санкции грозят за просрочку входит в срок, так как или невыдачу документов он определен как день начала периода, в тече- По  письменному заявлению работника работодатель обязан вы- ние которого нужно дать ему документы, связанные с  работой. Это необходимо сде- выдать документы лать в  течение трех рабочих дней со  дня подачи заявления (ч. 1 ст. 14 ТК) (ст. 62 ТК, письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1). За  просрочку или невыдачу справок о  заработной плате или других документов, связанных с работой, трудинспекторы оштра- фуют компанию на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб., а руководите- ля — от 1 тыс. до 5 тыс. руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП). 120

За повторное нарушение ответственность строже: на организа- №4 | 2023 цию — штраф до 70 тыс. руб., на руководителя — до 20 тыс. руб. 121 или дисквалификация на  срок от  одного года до  трех лет (ч.  2 ст. 5.27 КоАП). Что в этой ситуации советуют предпринять специалисты Роструда В  статье  62  ТК не  сказано, как должен действовать работодатель в ситуации, когда работник не явился за запрошенными им доку- ментами. Это разъяснили специалисты Роструда в  письме от 25.01.2023 № ПГ/00713-6-1. По мнению трудинспекторов, работодателю целесообразно от- править работнику документы, связанные с работой, по почте. На- пример, ценным письмом с  описью вложения и  уведомлением о вручении. У компании, во-первых, останется подтверждение, что именно было отправлено в  письме, ведь это фиксируется в  описи. Во-вторых, когда работник получит письмо и  распишется в  уве- домлении, почтовое отделение направит его обратно компании. Так у  вас будет подтверждение того, что сотрудник получил от- правление. Документы нужно отправить на адрес места жительства, по ко- торому зарегистрирован работник. Если он фактически прожива- ет по другому адресу и известен работодателю, документы следует отправить на  адрес фактического проживания. При этом никто не  запрещает предварительно позвонить работнику и  сообщить, что документы направили ему по почте. Как подстраховаться от просрочки выдачи документов Когда работник подает заявление с просьбой выдать ему докумен- ты, связанные с работой, работодатель не может точно знать, забе- рет он их вовремя или пропустит срок. Но вы вправе предложить работнику указать в заявлении почтовый адрес, на который мож- но выслать документы. Нелишним будет добавить условие, в каком случае документы направить почтой. Например, если работник не  явится за  ними до истечения крайнего срока выдачи. Пример формулировки смо- трите в образце на с. 122.

Трудовой договор Образец Заявление о выдаче документов, связанных с работой Главному бухгалтеру ООО «Норма» Восьмеркиной Е.Б. от водителя Баранкина С.Ю. Вх. № 34/04 от 03.04.2023 Прошу выдать справку о  сумме заработка за  2022  год, начисленного мне в ООО «Норма». В  случае невостребования запрашиваемого документа до  5  апреля 2023 года включительно прошу направить его по  адресу: 115533, г. Москва, ул. Высокая, д. 2, кв. 2. Баранкин С.Ю. Баранкин 3 апреля 2023 года Если работник просто укажет в  заявлении почтовый адрес для отправки документов без всяких условий, работодатель обязан отправить их  по  почте, не  дожидаясь явки работника. Иначе — штраф (ч.  1  ст.  5.27  КоАП). Это подтверждает судебная практика. К  примеру, в  одном из  споров компания пыталась доказать, что статья 62 ТК не предусматривает обязанность работодателя направ- лять работнику документы почтой. Судьи с этим не согласились. То, что сотрудник выбрал такой способ получения документов, не освобождает работодателя от необходимости исполнить возло- женную на него обязанность (постановление Девятого кассацион- ного суда общей юрисдикции от 31.05.2022 № П16-1653/2022). Какие документы работодатель обязан выдать работнику в трехдневный срок Копия приказа о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении Выписка из трудовой книжки, если только сотрудник не выбрал электронную трудовую Справка о зарплате Справка о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах Справка о периоде работы у данного работодателя Другие документы, которые относятся к работе 122

№4 | 2023 Эти четыре документа понадобятся, чтобы проще было работать с дистанционщиком Из этой статьи вы узнаете: • как распространить ЭКДО на дистанционных работников; • какие документы понадобятся от работодателя; • в какой форме получить согласие работника. Закон разрешает работодателю распространить электронный Наталия Варт, кадровый документооборот на  взаимодействие с  дистанци- эксперт журнала онными работниками. Разберемся, какие документы соста- «Зарплата» вить и как оформить. Документ 1. Локальный нормативный акт о введении ЭКДО Локальный нормативный акт может быть отдельным докумен- том, например положением об электронном кадровом документо- Какие документы нельзя перевести на ЭКДО 1. Трудовые книжки. 2. Сведения о трудовой деятельности работников в электронном виде. 3. Акты о несчастном случае на производстве. 4. Приказы об увольнении. 5. Документы, подтверждающие инструктаж по охране труда. 123

Первичные документы Если человек не согласен обороте или разделом в  других внутренних документах компа- переходить на ЭКДО нии — ПВТР, положении о кадровом делопроизводстве, положении или у него нет элек- о дистанционной работе и т. п. тронной подписи, это не является основанием Предположим, в  компании уже есть отдельный документ, на- для увольнения пример положение об электронном кадровом документообороте. или отказа в приеме Внесите в  него поправки  —  включите дистанционных работни- на работу ков в перечни категорий работников, в отношении которых осу- ществляется ЭКДО: «7. В рамках ЭКДО взаимодействуют следующие категории работни- ков: — заместитель генерального директора; — главный бухгалтер; —заместитель главного бухгалтера; <...> — дистанционные работники». Документ 2. Приказ о переходе на ЭКДО Приказ о  взаимодействии с  дистанционными работниками по- средством ЭКДО составьте в  произвольной форме. Назначьте от- ветственного за  разработку локального нормативного акта, уста- новите алгоритм действий и  сроки их исполнения (образец  1 на с. 125). Через какие информационные системы осуществлять ЭКДО? Стороны трудового договора могут организовать ЭКДО как минимум двумя способами. Первый способ — бесплатный. Вести электронный документооборот можно на плат- форме «Работа России» trudvsem.ru. Доступ — через портал госуслуг. Второй способ — платный. Организовать ЭКДО можно при помощи отдельной инфор- мационной системы. Главное, чтобы она позволяла обеспечить подписание электронно- го документа в соответствии с требованиями закона. Документ 3. Уведомление о переходе на ЭКДО Направьте дистанционному работнику уведомление о  переходе на ЭКДО в произвольной форме. Попросите работника дать пись- менное согласие на бумаге и направить его работодателю по по- чте (образец 2 на с. 126). 124

№4 | 2023 Приказ о распространении правил ЭКДО на дистанционных Образец 1 работников Общество с ограниченной ответственностью «Параграф» (ООО «Параграф») г. Ярославль 7 апреля 2023 года Приказ № 26-к О распространении правил ЭКДО на дистанционных работников В целях оптимизации кадрового взаимодействия с дистанционными работниками, упрощения процедуры оформления трудовых отношений, экономии трудовых и мате- риальных ресурсов компании в соответствии с частью 2 статьи 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. С 01.05.2023 распространить электронный кадровый документооборот на дистан- ционных работников. 2. ЭКДО осуществлять посредством единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа России». 3. Документы, созданные в рамках ЭКДО, подписывать от имени работодателя уси- ленной квалифицированной электронной подписью, от имени работника — усиленной неквалифицированной подписью, сформированной на портале госуслуг. 3. Руководителю департамента защиты информации Тимофееву К.Б. разработать до- полнение к Положению об электронном кадровом документообороте в части осущест- вления ЭКДО с дистанционными работниками и представить его на утверждение с уче- том мнения профсоюза не позднее 14.04.2023. 4. Руководителю отдела кадров Свиридовой Е.Н. в срок до 24.04.2023 уведомить дис- танционных работников о  переходе на  взаимодействие с  работодателем посредством ЭКДО и получить их письменное согласие или несогласие. <...> Документ 4. Согласие дистанционного работника Для перехода на  ЭКДО нужно письменное согласие дистанцион- ного работника на бумаге. Если сотрудник прислал работодателю скан своего письменного согласия, этого недостаточно. Скан- копия не  является подлинником документа, оформленного в письменном виде. Согласие работник пишет в произвольной форме и направля- ет работодателю почтовым отправлением (образец 3 на с. 127). 125

Первичные документы Образец 2 Уведомление дистанционного работника Общество с ограниченной ответственностью «Параграф» (ООО «Параграф») Веб-дизайнеру Нелидову Е.В. Исх. № 2-у от 24.04.2023 Уведомление о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного кадрового документооборота Уважаемый Евгений Васильевич! В соответствии с частью 4 статьи 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации, при- казом о  введении электронного документооборота в  сфере трудовых отношений от 07.04.2023 № 26-к и Положением об электронном документообороте в сфере трудовых отношений в ООО «Параграф», утвержденным приказом от 17.04.2023 № 30-к, уведомляем Вас о  переходе с  1  мая 2023  года  на  взаимодействие с  работодателем посредством элек- тронного кадрового документооборота (далее  — ЭКДО). С  указанными документами  Вы можете ознакомиться на корпоративном сайте по адресу: https://home.paragraf/EKDO. Если Вы дадите согласие, часть документов, связанных с Вашей работой, будет оформ- ляться в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, то есть в виде элек- тронных документов. В силу части 3 статьи 22.1 Трудового кодекса Российской Федерации посредством ЭКДО не будет осуществляться взаимодействие с работодателем, в частности, в отношении сле- дующих документов: — трудовой книжки; — сведений о трудовой деятельности работника; — акта о несчастном случае на производстве; — приказа об увольнении работника; —  документов, подтверждающих прохождение инструктажей по  охране труда, в  том числе лично подписываемых работником. Вы  вправе отказаться от  взаимодействия с  работодателем посредством ЭКДО. В  этом случае работодатель продолжит создавать и  вести кадровые документы, касающиеся Ва- шей работы, в бумажном виде, как раньше. При этом согласно части 5 статьи 22.2 Трудово- го кодекса Российской Федерации за Вами сохраняется право дать согласие на взаимодей- ствие с работодателем посредством ЭКДО в дальнейшем. О  принятом Вами решении по  поводу взаимодействия с  работодателем посредством ЭКДО просим сообщить в письменной форме — направить согласие почтовым отправле- нием в отдел кадров. Если до 28.04.2023 включительно от Вас не поступит письменное согласие на взаимо- действие с  работодателем посредством ЭКДО, это будет признано отказом от  взаимодей- ствия в рамках ЭКДО в соответствии с частью 5 статьи 22.2 Трудового кодекса Российской Федерации. Руководитель отдела кадров Свиридова Е.Н. Свиридова 126

№4 | 2023 Согласие на взаимодействие с работодателем посредством Образец 3 электронного документооборота Генеральному директору ООО «Параграф» от веб-дизайнера Нелидова Е.В. В ответ на уведомление от 24.04.2023 № 2-у выражаю согласие перейти на электрон- ный документооборот и взаимодействие с ООО «Параграф» посредством электронного кадрового документооборота с 01.05.2023. Подтверждаю, что ознакомился с приказом о введении электронного документообо- рота в сфере трудовых отношений от 07.04.2023 № 26-к и с Положением об электронном документообороте в сфере трудовых отношений в ООО «Параграф», утвержденным при- казом от 17.04.2023 № 30-к. Настоящее согласие действует с момента его представления на период моей работы по трудовому договору в ООО «Параграф». Нелидов Е.В. Нелидов 24 апреля 2023 года 127

КАДРОВЫЙ ВОПРОС Предварительный отгул за работу в грядущий праздник Из этой статьи вы узнаете: • можно ли работнику дать отгул авансом; • чем рискует работодатель; • как предоставить работнику свободный день и не нарушить закон. Игорь Григорьев, Впреддверии Первомая и Дня Победы рассказываем, почему эксперт взять отгул за работу в нерабочий праздник — плохая идея. по трудовому праву Рассмотрим требования Трудового кодекса, приведем пози- цию Минтруда и альтернативные варианты оптимизировать вре- мя отдыха между майскими праздниками. Три условия для отгула за работу в праздник В  редакцию поступил вопрос. Бухгалтер рассказала о своем за- труднении и попросила совета. Здравствуйте! Администрация привлекает сотрудника к ра- боте в праздничный день с его согласия. Работник заранее по- дал заявление с просьбой предоставить отгул за будущую ра- боту в праздник. Директор не возражает, прислал на визу проект приказа. А я вот сомневаюсь: допустим ли отгул за неотработанное время? Виктория Соколова, бухгалтер 128

Ваши сомнения обоснованны. Часть 4 статьи 153 Трудового ко- №4 | 2023 декса гласит: «По  желанию работника, работавшего в  выходной 129 или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха». То есть закон прямо указывает три условия, при которых работник может использовать другой день отдыха. Первое  — подтвержденный факт работы в  выходной или празд- ничный день. Второе  — наличие желания работника использо- вать другой день отдыха. Третье  — согласие работодателя назна- чить другой день отдыха на конкретную дату. Выполнение первого условия подтверждает отметка в  табеле учета рабочего времени «РВ», например, по унифицированной форме № Т-12 или № Т-13. Второе условие исполняется, когда ра- ботник подает заявление, а третье — когда директор издает при- каз о предоставлении другого дня отдыха, а работник ставит под- пись в том, что с приказом ознакомлен. Минтруд против досрочного отгула В вашем случае выполняются только два условия — второе и тре- тье. Работник хочет взять отгул авансом, а  директор не  против. Этого недостаточно. Так считают чиновники Минтруда. По их мне- нию, из нормы части 4 статьи 153 ТК следует, что отгул предостав- ляется работнику только в том случае, если он уже выполнил ра- боту в  выходной или праздничный день. Если сотрудник еще не  отработал в  выходной день, предоставить ему отгул авансом нельзя (письмо Минтруда от 25.01.2023 № 14-2/ООГ-529). Штраф за отгул авансом За досрочный отгул работодателя могут привлечь к ответственно- сти по части 1 статьи 5.27 КоАП — наложить штраф: • на директора в сумме от 1 тыс. до 5 тыс. руб.; • на компанию — от 30 тыс. до 50 тыс. руб. Альтернативы для отгула авансом Если работник ищет способ за счет досрочного отгула оптимизи- ровать время отдыха, предложите ему другие варианты. Напри- мер, он может использовать: • часть ежегодного оплачиваемого отпуска; • отпуск без сохранения заработной платы; • отгулы, заработанные по другим основаниям.

Режим работы Остатки ежегодного оплачиваемого отпуска за прошлые годы Оптимальная альтернатива досрочным отгулам — неиспользован- ные дни отпуска за  прошлый рабочий год. Их  можно предоста- вить работникам по  соглашению сторон (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6). Если работник желает взять часть ежегодного оплачиваемого отпуска, это нужно оформить в общем порядке — как отпуск, пре- доставляемый на  основании заявления, не  по  графику. Трудовое законодательство предусматривает возможность разделения отпу- ска на части. Одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК). Другие части по продолжительности могут быть любыми. При этом не  запрещено предоставлять один или два дня отпуска. В  такой ситуации выплатить отпускные работодатель обязан по  общим правилам  — не  позднее чем за  три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК). Следовательно, заявление на от- пуск работник должен подать заранее — например, за четыре или пять календарных дней до ухода в отпуск. Отпуск без сохранения заработной платы на один день Минимальная продолжительность отпуска без сохранения зара- ботной платы не установлена. Такой отпуск работник может взять на один день (ч. 1 ст. 128 ТК). Поскольку этот отпуск не оплачива- ется, работнику не нужно соблюдать особый срок подачи заявле- ния. Главное, чтобы руководителю хватило времени принять ре- шение. Заработанный отгул по другим основаниям Право на дополнительные выходные дни имеют: • доноры в  течение одного года после дня сдачи крови (ч. 4 ст. 186 ТК); • родители детей-инвалидов для ухода за ними (ч. 1 ст. 262 ТК); • сотрудники, которые выполняли сверхурочную работу или ра- ботали в предыдущие праздники (ч. 1 ст. 152 и ч. 4 ст. 153 ТК); Если сотрудник имеет право на дополнительный день по одно- му из  перечисленных оснований, предложите ему использовать заработанный отгул вместо незаработанного. 130



НА ЗАМЕТКУ Пять мифов о соцвычетах. Расскажите сотрудникам Покажите эту статью сотрудникам, которые приходят к вам с вопросами о соцвычетах. Есть минимум пять мифов, которые мешают получить законный возврат налога. Ирина Шахалина, Миф № 1. Я сделаю себе эльфийские уши эксперт и получу возврат налога по трудовому праву К сожалению, получить соцвычет можно не по всем медицинским расходам. Виды медицинских услуг, расходы по которым прини- маются для уменьшения налоговой базы по  НДФЛ, ограничены перечнями, утвержденными постановлением Правительства от 08.04.2020 № 458. Загляните в эти перечни и проверьте, сможе- те ли получить вычет. Чтобы получить вычет по расходам на лекарства, необходимо, чтобы врач выдал рецептурный бланк. Это необязательно бумага: составить его можно и в электронном виде. Но только с согласия пациента. При этом необходимо, чтобы электронный рецепт был подписан усиленной квалифицированной электронной подпи- сью врача (приказ Минздрава от 24.11.2021 № 1094н). Миф № 2. Да я сто лет буду бумаги собирать! Это не так. Главный документ, который необходим для соцвычета на  лечение,  — справка об  оплате медицинских услуг. Ее  выдает медучреждение по форме, утвержденной приказом Минздрава и  МНС от  25.07.2001 №  289/БГ-3-04/256. В  справке указывают код 1 — если лечение обычное и код 2 — если лечение дорогосто- ящее. 132

Чтобы получить справку, нужно обратиться в  ту  клинику, где №4 | 2023 проходили лечение. Только заранее приготовьтесь сообщить свой 133 ИНН, его обязательно спросят, чтобы внести в справку. Можно свя- заться с медучреждением по телефону, мессенджеру или электрон- ной почте. Скана справки будет достаточно. Договор на оказание услуг, кассовые чеки и лицензия медучреждения больше не нуж- ны. Налоговики разъяснили: отказать в вычете только из-за отсут- ствия этих документов нельзя, конечно, если представлена справ- ка (письмо ФНС от 25.03.2022 № БС-4-11/3605). Миф № 3. Одна декларация — одна справка Чтобы оформить соцвычет на лечение, можно использовать сколь- ко угодно справок, причем из разных клиник. Главное условие — попасть в лимит 120 тыс. руб., если речь идет об обычном лечении. Если лечились в течение года в нескольких клиниках, а также оплачивали лечение супруга, детей, родителей, он  может взять справки во  всех медучреждениях и  по  каждому из  лечившихся. Но налоговики учтут максимум 120 тыс. руб. Отдельно учитывают только дорогостоящее лечение с кодом 2. По нему лимита нет. Миф № 4. Я на ГПД, кто мне вычет даст? Не имеет значения, по какому договору вы работаете — по трудо- вому или гражданско-правовому, если вы не самозанятый. Самозанятые не являются плательщиками НДФЛ, следователь- но, тема с  вычетами не  имеет к  ним никакого отношения. Если только у них нет других облагаемых доходов, например зарплаты по трудовому договору. Миф № 5. Заполнять декларацию сложно, справится только академик Чтобы сдать декларацию, достаточно зайти на  портал госуслуг gosuslugi.ru, найти в  поиске услугу по  подаче налоговой деклара- ции и вписать суммы, потраченные на лечение. Остальная инфор- мация, такая как доход за  год, а  также суммы исчисленного и уплаченного НДФЛ, подгрузятся автоматически. Также деклара- цию можно подать в личном кабинете на сайте ФНС lkfl2.nalog.ru. Заполнить декларацию можно со смартфона. Как это сделать, смо- трите в памятке на с. 134.

Расскажите сотрудникам Памятка Как заполнить декларацию с телефона за 10 минут 1. Скачайте в магазине приложений вашего смартфона программу «Налоги ФЛ». Зареги- стрируйтесь в ней. Можно зайти через сайт госуслуг. 2. Дождитесь, когда сформируется личный налоговый кабинет. Это может занять несколько часов, не стоит беспокоиться. 3. В верхнем левом углу найдите вкладку «Получить вычет». Выберите, какой вид вычета вы хотите получить. Например, «Вычет при лечении и покупке медика- ментов». 4. Выберите пункт «Первая декларация», укажите год, за который ее подаете. Введите свой номер телефона, чтобы инспектор мог с вами связаться. 5. Ответьте на вопрос, подавали ли вы ранее декларацию за данный налоговый период. Если нет, выбирайте пункт «Это моя первая декларация». 6. Укажите сумму расходов на лечение, лекарства. Может быть заполнена одна строка или несколько в зависимости от вашей ситуации. 7. Прикрепите сканы документов. Главный — справка от медучреждения. Если у вас есть другие документы, например лицензия медучреждения, договор, чеки на оплату, прикрепите и их. Тогда у инспекторов к вам меньше вопросов. 8. Проверьте все отраженные в декларации данные и отправьте ее в налоговую инспекцию. 134



Полезный календарь Налоговый и производственный календарь на апрель 2023 года АПРЕЛЬ 2023 Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс Условные обозначения: 12 1 нерабочие праздничные 3456 789 10 11 12 13 14 15 16 и выходные дни; 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 2 предпраздничные дни, когда продолжительность рабочего дня сокращается на один час; истекает срок сдачи отчетности; истекает срок уплаты налога (взноса). В АПРЕЛЕ • рабочих дней — 20; • выходных и праздничных дней — 10. Норма рабочего времени в часах: • при 40-часовой рабочей неделе — 160 ч (20 раб. дн. Í 8 ч); • при 39-часовой рабочей неделе — 156 ч (39 ч : 5 раб. дн. Í 20 раб. дн.); • при 36-часовой рабочей неделе — 144 ч (36 ч : 5 раб. дн. Í 20 раб. дн.); • при 35-часовой рабочей неделе — 140 ч (35 ч : 5 раб. дн. Í 20 раб. дн.); • при 24-часовой рабочей неделе — 96 ч (24 ч : 5 раб. дн. Í 20 раб. дн.). 136

№4 | 2023 Контрольные даты для работодателей Срок Действие Документ, реквизиты 3 Подать в Росстат форму № 3-Ф, если по состоянию Приказ Росстата на 1 апреля 2023 года есть просроченная от 29.07.2022 № 532 апреля задолженность по заработной плате работникам Приказ Росстата Перенос срока со 2 апреля от 08.11.2012 № 589 Подать в Росстат форму № 1-КТС (срочная) о коллективных трудовых спорах в марте 4 Подать в Росстат форму № 1-ПР, если в марте Приказ Росстата произошла приостановка работы (забастовка) от 29.07.2022 № 532 апреля или возобновление работы 10 Подать в Росстат сведения по форме № П-4 (НЗ) Приказ Росстата апреля о неполной занятости и движении работников от 29.07.2022 № 532 17 за I квартал 2023 года, если средняя численность апреля компании за предыдущий год превышает 15 человек, включая внешних совместителей и исполнителей по договорам гражданско-правового характера Перенос срока с 8 апреля Реквизиты платежного поручения Перечислить в Соцфонд ежемесячные страховые см. на с. 140 взносы на случай травматизма за март Перенос срока с 15 апреля Подать в Росстат форму № П-4 о численности Приказ Росстата и зарплате работников за март, кроме субъектов от 29.07.2022 № 532 малого предпринимательства, средняя численность у которых в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек с внешними совместителями и исполнителями по договорам гражданско-правового характера, а годовой оборот за этот же период не превышает 800 млн. руб. Перенос срока с 15 апреля Подать в Росстат форму № П-4 о численности Приказ Росстата и зарплате работников за I квартал 2023 года, если от 29.07.2022 № 532 средняя численность работников в течение двух предыдущих лет не превышает 15 человек, включая внешних совместителей и исполнителей по договорам гражданско-правового характера, и годовой оборот в течение двух предыдущих лет не превышает 800 млн. руб. Перенос срока с 15 апреля 137

Полезный календарь Срок Действие Документ, реквизиты 17 Подать в Соцфонд документы для подтверждения Приказ апреля основного вида экономической деятельности Минздравсоцразвития от 31.01.2006 № 55, 25 Перенос срока с 15 апреля письмо ФСС от 08.02.2017 апреля № 02-09-11/16-07-2827 Подать в ФНС уведомление о суммах НДФЛ, П. 9 ст. 58 НК, удержанных в период с 23 марта по 22 апреля приказ ФНС 2023 года от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@ Подать в ФНС форму 6-НДФЛ с расчетом сумм Приказ ФНС НДФЛ, исчисленных и удержанных в период от 15.10.2020 с 1 января по 22 марта включительно № ЕД-7-11/753@ за I квартал 2023 года в редакции приказа ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@ Подать в ФНС форму РСВ за I квартал 2023 года Приложение № 1 к приказу ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@ Подать в Соцфонд форму ЕФС-1 Приложение № 2 с подразделом 1.3 раздела 1 к приказу ФНС с персональными данными физлиц от 29.09.2022 и сведениями о суммах выплат и иных № ЕД-7-11/878@ вознаграждений в их пользу за март Подать в Соцфонд форму ЕФС-1 Приложение № 2 с подразделом 1.1 раздела 1, к приказу ФНС если в марте работник: от 29.09.2022 — перевелся на другую постоянную работу; № ЕД-7-11/878@ — получил новую профессию, специальность или квалификацию; — подал заявление о способе ведения трудовой книжки Подать в Соцфонд форму ЕФС-1 Приложение № 2 с подразделом 3 раздела 1, к приказу ФНС если в I квартале 2023 года перечисляли от 29.09.2022 дополнительные страховые взносы № ЕД-7-11/878@ на накопительную пенсию работников и взносы работодателя Подать в Соцфонд форму ЕФС-1 Приложение № 2 с разделом 2 со сведениями о начисленных к приказу ФНС страховых взносах по обязательному социальному от 29.09.2022 страхованию от несчастных случаев на производстве № ЕД-7-11/878@ и профессиональных заболеваний за I квартал 2023 года 138

№4 | 2023 Срок Действие Документ, реквизиты 25 Подать в Соцфонд отчет о произведенных П. 6 Порядка, утв. расходах на финансовое обеспечение постановлением ФСС апреля предупредительных мер по сокращению от 15.10.2008 № 209, производственного травматизма, форма отчета профессиональных заболеваний работников приведена на сайте и санаторно-курортного лечения Соцфонда работников, занятых на работах sfr.gov.ru/info/fo/~8315 с вредными и (или) опасными производственными факторами Реквизиты платежного за I квартал 2023 года поручения см. на с. 140 (одновременно с разделом 2 отчета по форме ЕФС-1) Форма заявления — на сайте ФНС nalog.ru 28 Перечислить в составе ЕНП: 1) НДФЛ, удержанный в период с 23 марта Приложение № 2 апреля по 22 апреля; к приказу ФНС 2) страховые взносы за март; от 29.09.2022 3) пенсионные взносы по доптарифам № ЕД-7-11/878@ с доходов работников, которые заняты Приказ Минтруда на работах, указанных в пунктах 1—18 от 26.01.2022 № 24 части 1 статьи 30 Федерального закона в редакции приказа от 28.12.2013 № 400-ФЗ, за март; Минтруда от 16.12.2022 4) дополнительные страховые взносы № 786 на накопительную пенсию работников, которые написали об этом заявления (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 30.04.2008 № 56-ФЗ), за март Подать в ФНС в электронной форме заявление о рассрочке уплаты страховых взносов, указанных в пунктах 1 и 2 постановления Правительства от 29.04.2022 № 776: — за апрель — июнь 2022 года; — за июль — сентябрь 2022 года Рабочий день, Подать в Соцфонд форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 «Сведения о трудовой (иной) следующий деятельности» о факте: за днем, — приема или увольнения работника; — приостановления или возобновления трудового когда случилось договора; кадровое событие — заключения или расторжения гражданско- правового договора Третий Подать в службу занятости сведения: рабочий день, — о введении режима простоя; — об организации дистанционной работы следующий (по месту фактического выполнения работы); — о предоставлении отпуска без сохранения за днем, заработной платы; — введении режима неполного рабочего времени когда произошло событие 139

Полезный календарь Как заполнить платежку на уплату ЕНП Поле платежного Наименование Как заполнить поручения 24 Назначение платежа Единый налоговый платеж 16 Получатель Управление Федерального казначейства по Тульской области (Межрегиональная инспекция Федеральной налоговой службы по управлению долгом) (для всех плательщиков) 61 ИНН получателя 7727406020 103 КПП получателя 770801001 13 Наименование банка ОТДЕЛЕНИЕ ТУЛА БАНКА РОССИИ//УФК получателя средств по Тульской области, г. Тула (для всех плательщиков) 14 БИК банка получателя 017003983 15 Номер счета банка получателя 40102810445370000059 17 Номер казначейского счета 03100643000000018500 104 КБК 18201061201010000510 22, 105—109 Х 0 101 Статус 01 102 КПП головной организации Номер КПП Как заполнить платежку по налогам, взносам, сборам, которые нельзя уплатить в составе ЕНП Вид платежа 101 Поле платежного поручения 108 109 104 106 107 00 Взносы на страхование 08 797 1 02 12000 06 1000 160 0 0 от несчастных случаев 00 на производстве за февраль 00 Перечисление фиксированных 182 1 01 02010 01 1000 110 0 0 00 авансовых платежей по НДФЛ за 00 работника-иностранца на патенте 01 00 00 Госпошлина: 01 182 1 08 01000 01 1050 110 0 0 — в арбитражный суд; 01 182 1 08 03010 01 1050 110 0 0 — суд общей юрисдикции; 01 188 1 08 07141 01 1000 110 0 0 — за регистрацию автомобиля; 01 182 1 13 01020 01 6000 130 0 0 — выписку из ЕГРЮЛ; — внесение изменений в устав, 01 182 1 08 07010 01 1000 110 0 0 ЕГРЮЛ, регистрацию юрлиц 140

№4 | 2023 КБК для уведомлений и платежек, которые заменяют собой уведомление КБК Вид платежа в уведомлениях в платежках, об исчисленных налогах которые заменяют собой НДФЛ при налоговой базе: и взносах, если компания — до 5 млн руб. включительно; перешла на уплату ЕНП уведомления, — свыше 5 млн руб. если компания в течение 2023 года Пенсионные взносы не платит ЕНП, а переводит налоги, Пенсионные взносы взносы и сборы по дополнительному тарифу отдельными платежами* за застрахованных лиц, занятых на видах работ из пункта 1 части 1 182 1 01 02010 01 1000 110 статьи 30 Федерального закона 182 1 01 02080 01 1000 110 от 28.12.2013 № 400-ФЗ (Список № 1), если тариф: 182 1 02 01010 01 1000 160 — зависит от результатов спецоценки; 182 1 02 04010 01 1020 160 — не зависит от результатов 182 1 02 04010 01 1010 160 спецоценки 182 1 02 04020 01 1020 160 Пенсионные взносы 182 1 02 04020 01 1010 160 по дополнительному тарифу за застрахованных лиц, занятых 182 1 02 01020 01 1000 160 на видах работ из подпунктов 2—18 182 1 02 01030 01 1000 160 части 1 статьи 30 Федерального закона от 28.12.2013 № 400-ФЗ (Список № 2), если тариф: — зависит от результатов спецоценки; — не зависит от результатов спецоценки Страховые взносы на страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством Медицинские взносы * Остальные поля платежного поручения заполните так, как заполняли в 2022 году. 141

На заметку Порядок сдачи статотчетов изменят для малых компаний Что нового: чиновники не будут запрашивать те данные, которые могут получить само- стоятельно Вместо статотчетов установят перечень по- через личный кабинет респондента. По- казателей. Пока в нем 262 позиции. Пере- пасть в  него можно будет в  том числе че- давать их нужно будет не чаще, чем раз рез Единый портал госуслуг (ЕПГУ). Через в квартал, а большинство и вовсе ежегод- личный кабинет будут уведомлять ре- но. При этом в перечень не включили све- спондента о том, какие показатели он дол- дения, которые Росстат может получить жен заполнить, также в нем будут краткие в  рамках межведомственного взаимодей- интерактивные подсказки. ствия. Такой проект подготовили в  Мин- экономразвития. Поправки внесут в два закона: о разви- тии малого и  среднего бизнеса Передавать сведения нужно будет в го- (от  24.07.2007 №  209-ФЗ) и  о  статистиче- сударственную информационную систе- ском учете (от 29.11.2007 № 282-ФЗ). Новые му «Цифровая аналитическая платформа нормы могут вступить в  силу с  1  января предоставления статистических данных» 2024 года. Ежегодно проходить диспансеризацию за счет компании смогут и работники младше 40 лет Что нового: всем работникам, еще не  достигшим предпенсионного возраста, предоста- вят один оплачиваемый «диспансеризационный» день в год Работодатель обязан освободить от работы ботник независимо от возраста сможет сотрудника, который решил пройти дис- проходить диспансеризацию каждый год. пансеризацию, и  оплатить это время Законопроект с  такой поправкой уже по- (ст.  185.1  ТК). Возможно, скоро делать это ступил на рассмотрение в Госдуму (проект придется чаще (таблица ниже). Любой ра- № 299037-8 на sozd.duma.gov.ru). Таблица Сколько дней отводится на диспансеризацию Категория работников Как сейчас Как будет Работники младше 40 лет Один день раз в три года Один день каждый год Один день каждый год Сотрудники 40+ Два дня ежегодно Пенсионеры и те, кому до пенсии осталось не более пяти лет 142

№4 | 2023 Президент предложил увеличить МРОТ и размер социальных вычетов Что нового: МРОТ вырастет на 3000 руб. В послании Федеральному собранию Пре- кой рост МРОТ снизит расходы бюджета зидент Владимир Путин среди прочего на  выплату пособий по  нуждаемости, ко- предложил увеличить МРОТ с  1  января торые привязаны к прожиточному мини- 2024 года с 16 242 руб. до 19 242 руб. — ров- муму. но на  3000  руб. Законопроект с  новым МРОТ уже в  Госдуме (проект №  307392- Кроме того, власти планируют поднять 8 на sozd.duma.gov.ru). размер социального вычета по  расходам на  обучение детей с  50  тыс.  до  110  тыс. Если новую сумму утвердят, МРОТ руб.  в  год, а  по  расходам на  собственное за вычетом НДФЛ впервые в истории Рос- обучение и  лечение, а  также приобрете- сии превысит прожиточный минимум. Та- ние лекарств — с 120 тыс. до 150 тыс. руб. Срок уплаты налогов может поменяться Что нового: чиновники хотят изменить правила для декабрьских платежей Власти уже задумались о том, что сроки полнительный 13-й период, когда налог уплаты налогов, возможно, следует скор- платят не в единый срок, а до конца года. ректировать. Больше всего вопросов вы- зывает НДФЛ, для которого установили не Как именно поменяют правила, чинов- только специальные «рваные» периоды, ники пока не договорились. ФНС предло- но и особые правила уплаты. Только для жила Минфину вернуться к обсуждению этого налога в декабре предусмотрели до- вопроса не раньше 2024—2025 годов (письмо от 27.02.2023 № КЧ-25-8/75@). Сдавать персонифицированный отчет в ФНС будете реже Что нового: представлять новый персотчет понадобится только внутри квартала ФНС предложила сдавать персонифици- дельно за третий месяц квартала нецеле- рованные сведения только за первый сообразно, отчеты будут дублировать друг и  второй месяцы квартала (письмо друга. Свои предложения ФНС направила от  06.03.2023 № БС-4-11/2593@). Аргумент в Минфин. Если инициативу одобрят, вме- простой: персотчет включает в себя те же сто 12 отчетов за год останется восемь, самые показатели, что и раздел 3 РСВ: то есть правила будут те же, что и для уве- Ф.  И.  О., СНИЛС, сумму выплат и иных домлений по страховым взносам. Их так- вознаграждений. Поэтому сдавать его от- же заполняют только внутри квартала. 143