Взаимодействие Можно транслировать одновременно много информации Обратите внимание! собеседнику, ничего не говоря про нее словами. Давайте Наше метасообщение разберемся в том, как структурировать несловесную инфор- отвечает за бессозна- мацию. Существуют три типа метасообщений (рис. на с. 50). тельное доверие. За то доверие, которое О себе. Это то, что вы транслируете о себе, хотя не гово- рождается сразу, рите об этом ни слова. Такие метасообщения формулируют в первые секунды. от первого лица. Например: «Я раздражен», «Я воодушевлен», Сознательное доверие «Я верю», «Я рад», «Я главный», «Я вас боюсь» и др. связано с логикой и рациональностью. О слушателях. Собеседники, глядя на вас и слушая, как За него отвечают слова вы говорите, понимают, что стоит за вашими словами. Напри- мер, вы транслируете: «Вы мне интересны», «Глаза бы мои вас не видели», «Я вас уважаю», «Вы источник моих бед» и др. О теме беседы. Например: «Это важная тема», «Это неважно», «Сейчас решается наша судьба» и др. Все три типа метасообщений мы транслируем одновре- менно, и их моментально считывают окружающие, даже если мы молчим. Увидеть себя со стороны невозможно. Проанализировать метасообщения, которые вы трансли- руете, вам помогут видеозапись публичных выступлений, видеозвонков, рабочих встреч, общения с посетителями, рабочего дня и обратная связь от тех людей, которым вы дове- ряете. Не стоит полагаться в этом вопросе только на свои мысли — это субъективно. Важно именно то, как вас видят со стороны. Отлично, если ваше метасообщение в итоге работает на ваши цели. Как без слов убедить собеседника Женщинам легче удается подбирать тембр голоса и жесты под слова, потому что они обычно эмоциональнее муж- чин и владеют широкой палитрой эмоций. Есть простые способы натренировать способности передавать нужные метасообщения. Выбирайте тот, который подходит именно вам. Самое главное — соединить ваше внутреннее состоя- ние и его внешние проявления, чтобы ваше метасообщение выглядело естественно. № 9, сентябрь 2020 49
Секретарь и руководитель Три типа метасообщений МЕТАСООБЩЕНИЕ О себе «Я уверена» Об аудитории «Я волнуюсь» «Мне скучно» «Я зла» … «Вы мне нравитесь!» «Как вы мне надоели» «Вы очень крутые» … О предмете разговора «Это очень важно» «Это неважная тема!» … Не отрабатывайте новые приемы в важных для вас ситуациях. Выберите безопасные с точки зрения послед- ствий моменты — например, дружеское непринужденное общение. Вот самые распространенные способы трениров- ки метасообщений. Включите в себе актера. Представьте, что нужно сыграть определенное состояние, как в фильме. Это очень интересная игра. Выбирайте образ в зависимости от задачи общения. Например, сыграйте мастера убеждения, деловую рациональную леди, известного бизнес-тренера или душу компании. 50 e.sekretaria.ru
Взаимодействие Вспомните внешние проявления нужного состояния. Это может быть, например, воодушевление. Вспомните каж- дую деталь позы, жестов, движений, взгляда, темпа речи, интонаций и др. Начните воссоздавать картинку внешних проявлений воодушевления, и к вам придет внутреннее состояние. Пример. Вы были очень воодушевлены, получив диплом о высшем образовании. Погрузитесь в это воспоминание. Вспомните, какая у вас была поза, интонация, взгляд, жесты, движения, темп речи, осанка. Начните моделировать все детали здесь и сейчас. Прислушайтесь к себе: вы начнете чувствовать воодушевление внутри. Включите нужное внутреннее состояние. Можно идти от состояния к внешним проявлениям. Некоторым совсем несложно включать внутри себя любые состояния — уверен- ность, легкость, энергичность, задумчивость, напор и др. В таких случаях тело и голос подключатся автоматически. Просто начните чувствовать нужное состояние. Пример. Вам нужно показать уверенность. Попробуйте, чтобы войти в это состояние, использовать аффирмации — например, говорите себе: «Мне легко». Вы начнете чувствовать эту легкость внутри, вскоре к чувству подключится тело. Следите за собой: вы распрямляете плечи; глаза сияют; ваши интонации невесомые, без жестких акцентов в конце фразы; жесты плавные и несуетливые; движения и походка воздуш- ные, без нажима; темп речи не слишком быстрый, но и не медленный. Вспомните яркого представителя нужного вам мета- Еще по этой теме сообщения. Например, яркий образец уверенности в себе «Каким должен быть для вас — ваша мама. Начните копировать ее поведение голос секретаря и как в мельчайших деталях. Посмотрите, как она двигается, его тренировать», как говорит. От внешних проявлений запустится и нужное № 2, 2020 состояние. Пример. Темп речи у вашей мамы небыстрый: она говорит четко, взвешивая каждое слово, не торопясь, не проглатывая окончания. № 9, сентябрь 2020 51
Секретарь и руководитель Еще по этой теме Интонации у нее идут сверху вниз — она делает логическое ударение «Как не проболтаться на важных словах. Она прямо смотрит в глава, ее взгляд не блуждает, шефу, что вы думаете осанка прямая. Движений и жестов мало, они неторопливые и помогают на самом деле», ей делать акценты на тех словах, которые она выделяет логическим № 1, 2020 ударением. Копируйте свои ролевые модели перед зеркалом! 52 Конечно, виртуозно владеть необходимыми мета- cообщениями вы научитесь не сразу. Это навык, который можно развить только постоянно практикуясь. Сначала вы будете чувствовать себя неестественно и даже неком- фортно — это нормально. Это главные признаки того, что вы учитесь чему-то новому. Постепенно количество перейдет в качество, и вы сможете абсолютно естественно и осоз- нанно подключать силу метасообщения, чтобы добиться максимального эффекта своей речи. Пример. Если вы убеждаете руководителя встретиться с потенциаль- ным партнером, то ваши жесты, интонация, мимика, поза, взгляд, темп и громкость голоса тоже должны как бы говорить: «Я убеждена в том, что именно этот человек принесет много новых выгод для компании»; «Я очень хочу, чтобы вы меня услышали, потому что вам дейсвительно нужен этот человек»; «Этим шансом нужно обязательно воспользо- ваться»; «Я всей душой желаю процветания компании, поэтому вам так важно услышать меня» и т. п. В нашем примере с убеждением босса к каждому аргу- менту, в зависимости от его содержания, важно подобрать соответствующее метасообщение. Чтобы понять, насколько эффективно вы продвигаетесь в тренировке метасообщений, записывайте себя на видео, когда это возможно. Тренируй- тесь перед зеркалом. Давайте себе обратную связь, насколько соответствует ваше метасообщение содержанию речи. И не забывайте запрашивать обратную связь от других. Возможно, как- нибудь и сам шеф даст вам обратную связь и скажет, что вы самый лучший из всех помощников, которые у него когда-либо были. e.sekretaria.ru
Секретарь и руководитель Как продать свою идею руководителю за 6 шагов Юлия НАУМЧЕНКО, руководитель сектора по обслуживанию клиентов, Leroy Merlin Из статьи узнаете: Как провести презентацию идеи и подготовиться к вопросам Как проанализировать потребности компании и руководителя Как договориться с шефом о дальнейшем взаимодействии Когда лучше озвучить свою идею шефу Во время кризиса большинство работодателей стремятся максимально сократить расходы. Используйте это время, чтобы проявить себя и принести пользу компании. Не стес- няйтесь предложить свои идеи руководителю. В статье вы узнаете, как продать свою идею шефу за несколько шагов. Опытом делится ваша коллега. Шаг 1. Проанализируйте потребности компании и руководителя Перед тем как презентовать вашу идею, проанализируйте актуальные потребности компании и приоритеты руководи- теля. Так, для моей компании важно сейчас оптимизировать затраты, не снижая качества услуг, и сохранить за сотруд- никами рабочие места и зарплаты. Для руководителя важ- на оперативность — возможность быстро что-то изменить и не потерять при этом деньги. 54 e.sekretaria.ru
Взаимодействие В нашей компании сотрудники часто выезжают в команди- ровки, и я предложила шефу покупать авиабилеты и ваучеры отелей напрямую у поставщиков, а не через агентство. Про- считала варианты самостоятельной покупки билетов и бро- нирования отелей, узнала у поставщиков услуг стоимость перелета и проживания, запросила дополнительные скидки и бонусы. Затем сравнила результаты со счетом на оплату от агента. Оказалось, что при прямом бронировании отелей мы можем арендовать автомобиль со скидкой, получить скидку на проживание при повторном бронировании, а еще бесплатный завтрак и трансфер из аэропорта /в аэропорт. Покупая напрямую билеты, мы получим бонусы и скидки на проживание в отелях при следующих покупках. Наблю- дения показали, что экономия от прямой покупки составила 15 процентов, в некоторых случаях — 25 процентов. Шаг 2. Продумайте, когда лучше озвучить идею шефу Оцените настроение шефа и готов ли он воспринимать инфор- Еще по этой теме мацию. Выберите подходящий момент. Лучше предлагать «Будьте в тренде: свою идею в начале рабочего дня, пока босс не устал и его прокачайте навыки настроение никто не подпортил. Запланируйте для вашей проактивного презентации не более 15 минут. С утра порадуйте шефа кофе помощника!», и его любимым дополнением к нему. Только делайте это № 6, 2019 и до дня презентации, чтобы руководитель не насторожился от вашего внезапного внимания. Шаг 3. Проведите презентацию Чтобы провести презентацию и эффективно донести инфор- мацию до шефа, нужно знать его тип восприятия. Исполь- зуйте таблицу на странице 57 в качестве подсказки. Правильно оформите презентацию. К какому бы типу людей ни относился ваш босс, помните, что презентация № 9, сентябрь 2020 55
Секретарь и руководитель Еще по этой теме должна быть легкой для восприятия — не перегружайте «Зачем руководителю ее текстом и картинками, не нужно играть цветом. Все нужен умный помощник, слайды должны быть в одной концепции. Даже если вы рас- или Чему и как учиться сказываете все, что показано на экране, заголовки должны на вашей должности», быть обязательно — они формулируют основную идею слай- № 2, 2019 да. Если после прочтения заголовков понятна суть вопро- са, значит вы подготовили качественную презентацию. Остальной текст только раскрывает детали. Расскажите шефу о выгодах. Например, говорите о том, что реализация этой идеи поможет оптимизировать затраты на командировки и расходовать бюджет компа- нии эффективнее, при этом количество задействованных сотрудников останется прежним. Расскажите руководите- лю подробно о возможных выгодах. Подготовьте несколько слайдов для визуализации идеи, покажите цифры. Будьте последовательны — сначала проанализируйте конкретный процесс, затем предложите изменения и переходите к пред- полагаемому эффекту (рис. 1—2 на с. 58—59). Шаг 4. Подготовьтесь к возражениям и ответам на вопросы У большинства руководителей критическое мышление. Любую идею они могут раскритиковать и довольно жестко. Это не значит, что ваше предложение плохое. Руководителю важно понять выгоды от его реализации. Правильно реаги- руйте на возражения, заранее подготовьте ответы на вопросы шефа и убедительные аргументы. В памятке на странице 60 примеры вероятных вопросов шефа и ответы на них. Шаг 5. Договоритесь о сроках На этом этапе договоритесь с шефом о сроках реализации проекта и определите необходимые ресурсы. Озвучьте, за какой срок вы сможете полностью наладить новый 56 e.sekretaria.ru
Взаимодействие Как преподносить информацию руководителям с разным типом восприятия Особенности Подача материала Важные слова Пример и фразы Визуал Воспринимает большую Используйте жесты, «Посмотрите», «Позво- «Планируя бюджет коман- часть информации гла- указывайте на изобра- ляет увидеть», «Нарисую дировок на будущий год, зами. Для него важны жения, используйте перспективы», «Давайте я увидела возможность орга- иллюстрации красочные схемы посмотрим на эту ситуа- низовывать командировки цию с другой стороны» сотрудников более эффек- тивно. Я готова показать вам перспективы этого решения» Аудиал Основную информа- Поиграйте с интона- «Послушайте», «Я озву- «Послушайте план бюджета цию получает через цией, расставляйте чу», «Звучит отлично» командировок на будущий год, слух. Для него важ- ей знаки препинания, я озвучу свою идею, которая ны интонация и тембр выделите голосом важ- позволит оптимально исполь- голоса ные моменты. Важно зовать материальный и вре- продумать речевые менной ресурс компании» обороты, они должны быть логичны и пра- вильны Кинестетик Воспринимает инфор- Минимизируйте жесты. «Ощутимый результат», «Когда я формировала бюд- мацию через ощуще- Если вы презентуе- «Быстро», «Надежно», жет командировок, мне при- ния. Для него важны те у экрана проекто- «Комфортно», «Чувст- шла идея, которая позволит динамика, движение ра — лучше пройди- вуется динамика» нам организовать деловые тесь от края до края, поездки еще комфортнее. смените позу. Исполь- Мы сможем быстро реаги- зуйте слова, которые ровать на изменения, станем обозначают чувства более гибкими и получим и передают динамику ощутимый результат» Дискрет Воспринимает инфор- Запаситесь данными «Проанализируем», «При расчете бюджета коман- мацию через логиче- и расчетами. Исполь- «Используем формулу», дировок на будущий год ское осмысление и ана- зуйте логику, указы- «Сравним полученные я проанализировала затраты лиз доводов. Для него вайте на цифры, схемы значения», «Результатом по статье «командировочные важны цифры, знаки, и формулы. Стройте расчета будет» расходы». Просчитала, какими формулы ваше предложение так, они могут быть при прямом словно доказываете бронировании у поставщика теорему услуг. Вот они… Сравнение полученных значений пока- зало, что мы можем быть более эффективны» № 9, сентябрь 2020 57
Секретарь и руководитель КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ Как покупать билеты максимально выгодно Покупка через агента Покупка у авиакомпании напрямую √ Простота процесса для сотрудника √ Не нужно платить комиссию агенту √ Сопровождение профессионалом сотрудника √ Возможность получить бонусы от авиакомпании √ Возможность быстро вносить изменения до вылета √ Бесплатная регистрация √ Возможность получить скидку по акции агента × Нет возможности получить бонус от агента × Разница в цене (комиссия агента от 5% до 15%) × Недостаточный опыт сотрудника в некоторых × Некоторые агентства взимают плату за пред- вопросах варительную регистрацию и выбор места × Разница во времени Рис. 1. Продемонстрируйте плюсы вашей идеи бизнес-процесс. Например, в моем проекте было два срока: дата начала работы над реализацией идеи и дата, с которой все начнет работать. Даты должны быть конкретными. Я брала отчетный период — квартал. Определите ресурс и согласуйте с руководителем, кто из сотрудников будет задействован. В моей ситуации участ- никами процесса были: я как инициатор изменений, испол- нитель — сотрудник центра командировок и сотрудник бух- галтерии, который помогал сверить результат и убедиться, что он корректен. Шеф может сократить сроки реализации вашего проекта или потребовать увеличить процент экономии. Расценивайте это как область для развития, попробуйте найти возможно- сти улучшить или ускорить запланированный результат. Шаг 6. Обсудите вашу выгоду от реализации идеи После того как вы рассказали шефу о выгодах от вашей идеи для него и компании, пришло время поговорить и о вашем бонусе, иначе ваше предложение потеряет ценность как для вас, так и для шефа. У вас не будет дополнительной мотивации. Эта задача, как и достигнутый вами результат, 58 e.sekretaria.ru
Взаимодействие КОМАНДИРОВОЧНЫЕ РАСХОДЫ Экономия денег Возможные выгоды: экономия ресурсов Нет оплаты услуг агента Экономия времени + Не нужно ждать начала рабочего дня/ Нет оплаты за предварительную окончания перерыва агента регистрацию + + Не нужно напоминать о вашем запросе Снижение стоимости за счет бонусных предложений поставщика услуг + Не нужно перепроверять данные, внесенные агентом в бронирование Рис. 2. Продемонстрируйте шефу, в чем заключается экономия для компании сольется с потоком рутинных дел. Сделка добавит азарта и станет кейсом в вашем дальнейшем развитии как про- фессионала и личности, даст возможность руководителю посмотреть на вас иначе. Например, если вы достигнете цели по экономии, то полу- чите проценты от сэкономленной суммы в качестве пре- мии. Возможно, это будет годовой бонус с фиксированной суммой или длительный отпуск, о котором вы мечтали. Кстати, то, как вы воплотите свою идею, покажет, насколько вы готовы руководить проектами — вас могут назначить на новую должность. Пример. KPI ассистента сложно сформулировать, так как он решает Еще по этой теме разноплановые и часто непредсказуемые задачи. Мой руководитель «Как помощнику всегда формулировал для меня цель на год четко и в одном слове: руководителя принимать «ПОДВИГ». Если я его совершала, то получала бонус в виде премии. решения в условиях неопределенности», Идеи создают нас, а сами они появляются из жизненного № 8, 2020 опыта. Для того чтобы его получить, нужно действовать. Всегда записывайте свои идеи — в блокнот, на диктофон, отправляйте себе электронные письма. Анализируйте все, что видите, ищите возможности для улучшений — тогда вы сможете придумывать сотни идей и станете успешнее на сотни их реализаций. № 9, сентябрь 2020 59
Секретарь и руководитель Как аргументированно ответить на вопросы шефа по поводу вашего предложения Насколько значительны бонусы от авиакомпании? Мне понятны ваши сомнения — я думала так же, пока не проанализировала ситуацию. Программы лояльности авиакомпаний позволяют получать бонусы, которыми потом мож- но оплачивать билеты для командировок. А при покупке билета от авиакомпании можно получить скидку на бронирование отеля и наоборот. Возможность быстро вносить изменения в бронирование — это очевидный плюс? На первый взгляд выгода не очевидна. Большинство агентов работают по московскому времени. Находясь в Хабаровске, нам сложно управлять изменениями. Если меняются приоритеты компании и командировка отменяется, самостоятельно сдать билет намного проще. Пока агент увидит сообщение и подтвердит отмену, самолет уже улетит. Деньги компании будут потрачены впустую, вернуть их невозможно. Какие преимущества у самостоятельной регистрации? Если мы будем постоянно покупать билеты с участием в программе лояльности, то сможем проходить регистрацию на рейс и выбирать комфортные места раньше чем за сутки до вылета. В любом случае предварительная регистрация на рейс значительно экономит время. У агента эта услуга стоит от 200 до 400 рублей. У агентов бывают очень неплохие бонусы, неужели нам выгодно их упускать? Действительно, у агентов иногда бывают акции, когда стоимость билета может быть ниже, чем у авиакомпании. Работая напрямую с компанией, мы получаем скидку по программе лояльности при каждой покупке. Накопительный эффект в разы превы- шает скидку один раз в сезон. Сотрудник, который сейчас работает через агента, взаимодействуя напрямую с авиакомпанией, может наделать ошибок! Что скажете? Конечно, такая вероятность есть, но и агент может ошибиться. Сотрудник со временем начнет разбираться в подобных вопросах не хуже агента, и у нас в команде будет свой эксперт в этой области. 60 e.sekretaria.ru
Коогдигнедиа—сбтувешртоуяерттянуывекеКртимытеаетрйлсиьпкнеаеяи,рцпаеоымсд.леронву,и-ца Профессия секретарь Ваша профессия под угрозой. Как не остаться без работы 62 Анна СОСНОВАЯ, основатель и руководитель бизнес-школы помощников и ассистентов, сертифицированный специалист Learning and Knowledge Management, победитель в номинации «Наставник года» PA Awards 2019
Профессия секретарь Ваша профессия под угрозой. Как не остаться без работы Анна СОСНОВАЯ, основатель и руководитель бизнес-школы помощников и ассистентов, сертифицированный специалист Learning and Knowledge Management, победитель в номинации «Наставник года» PA Awards 2019 Из статьи узнаете: Какие кросс-навыки в работе секретаря и помощника уже востребованы Какие есть прогнозы по вашей профессии Как провести самоанализ и понять, что нужно делать Какие тренды рулят сегодня в вашей профессии Все профессии, действующие по алгоритму, скоро могут пой- ти «под нож». Секретарь — одна из этих профессий. Никто не будет держать человека, чьи функции заменят машины. Поэтому эта профессия или умрет, или трансформируется. Какими компетенциями вам надо обладать, чтобы не лишить- ся работы? Разберемся с прогнозами и ведущими трендами в вашей профессии, выявим основные кросс-навыки, которые нужны шефам российских компаний уже сегодня. Что прогнозируют по вашей профессии до 2025 года Давайте отследим, что будет происходить на рынке труда в ближайшие годы. Для этого предлагаем вам «Целевую 62 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие модель компетенций 2025», далее — Целевая модель 2025, которую подготовила BCG (Boston Consulting Group) в партнерстве со Сбербанком, RosExpert / Korn Ferry, НИУ ВШЭ, World Skills Russia, Global Education Futures по результатам опросов руководителей ведущих россий- ских предприятий. Чтобы быть востребованным, как считают эксперты, надо развивать компетенции и навыки, которые отличают человека от робота. Поэтому в модели есть коммуника- тивные навыки, управленческие и личностные качества. Мы разделили все компетенции 2025 на четыре группы и выбрали те, которые помогут вам сохранить работу уже сегодня (таблица ниже). Личностные навыки. Секретарям и помощникам важно уметь подстраиваться под меняющиеся условия и постоянно учиться новому. От вас ждут «хорошей инициативы», то есть Главные навыки секретарей и помощников по модели 2025 Личностные Управленческие Коммуникативные Цифровые навыки качества навыки навыки Обучаемость Постановка и приори- Презентационные навыки Работа в сервисах, прило- тизация задач жениях, программах Гибкий ум Делегирование Письменные навыки Умение работать с инфор- мацией: поиск, фильтра- ция, оценка цифрового контента Инициативность Формирование команд Переговорные навыки Цифровые коммуникации: сетевой этикет Ответственность Управление ресурсами Умение принимать критику Совместная работа в коман- и принятие риска и обратную связь дах Эмпатия Мотивирование Клиентоориентиванность: Создание и развитие циф- и развитие других внутренний и внешний рового контента клиент Креативность, умение Управление стрессом Управление репутацией Определение потребности видеть возможности в автоматизации процессов № 9, сентябрь 2020 63
Профессия секретарь Еще по этой теме такой, которая принесет пользу руководителю и компании. «Коронавирус Вы должны уметь принимать решения и брать за них ответ- меняет требования ственность. А креативность мышления и гибкий ум позво- к секретарям: лят сориентироваться в непростых ситуациях. Ведь руко- кто теперь в цене», водителя не волнует, почему «нет», ему важен результат № 6, 2020 и то, что вы сделали, чтобы было «да». И еще ни для кого не секрет, что эмпатия — важнейшее качество для тех, кто 64 работает с людьми. Вы должны создавать с руководителем действительно эффективный тандем. Именно развитая эмпатия позволит вам найти подход к любому человеку, будь то партнер, коллега или руководитель. Алла БЕДНЕНКО, директор по персоналу и орграз- витию компании «Эконика». Никакой профессионализм не компенсирует отсутствие психологической совмести- мости. Профессиональный помощник должен обладать также способ- ностями к эмпатии, уметь выявлять потребности руководителя, быть с ним «на одной волне», то есть обладать развитым эмоциональным интеллектом. Рядом с помощником руководителю должно быть психологически комфортно. Каждый руководитель хочет видеть рядом с собой профессионального, внимательного, надежного и ответствен- ного помощника, на которого он может положиться. Управленческие навыки. Помощник руководителя в современных реалиях — управленец. Вы управляете време- нем шефа, ресурсами, командами, связываете сотрудников и руководителей. Поэтому научитесь ставить задачи и пра- вильно расставлять приоритеты, распределять свое время и понимать, что может подождать, а что нужно выполнить прямо сейчас. Важно научиться формировать команды под опреде- ленный проект или задачу и управлять ими. Не менее важно управлять ресурсами и рационально использовать денежные средства компании. Вы можете помочь шефу выстроить коммуникации с персоналом, доносить сотруд- никам решения, принятые руководителем, контролировать, как их выполняют. Во многих компаниях помощник обучает e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие административный персонал: офис-менеджеров, ресепшио- нистов и др. Вы должны уметь просто и понятно объяснять. Елена ГОЛУБЕВА, HR-эксперт, директор по персо- Еще по этой теме налу и организационному развитию торгово-произ- «7 качеств, без которых водственных компаний, карьерный консультант. секретарь не построит Хороший секретарь может частично помогать или полностью взять карьеру: подсказки на себя функции после внутреннего обучения и передачи дел боль- руководителей шинства подразделений: менеджера по подбору персонала, ресечера, и эйчаров», кадровика по оформлению документов, контролировать пропускной № 4, 2019 режим, вести документы по ОТ и ТБ, вести первичную бухгалтерию, отвечать на запросы клиентов, проводить презентации продукции клиентам, писать статьи, вести внутренний портал и группы в соцсетях, организовывать и контролировать функции АХО и колл-центра. Коммуникативные навыки. Многие помощники при- сутствуют на переговорах руководителя и партнеров, поэто- му переговорные навыки необходимо прокачивать. Чтобы производить благоприятное впечатление на партнеров и клиентов, совершенствуйте навыки самопрезентации и научитесь правильно позиционировать компанию и шефа. Если раньше от вас никто не требовал навыка работы с клиентами, то сейчас все больше помощников занимают- ся такой работой: ведут сделки, отправляют коммерческие предложения и др. А значит, важное качество современно- го секретаря и помощника — клиентоориентированность. Евгения ЖИРЕНКИНА, генеральный директор ООО «Джамппер». Помощник — это мое лицо и пред- ставитель на встречах, на которых я не могу присутство- вать. Множество мелких договоренностей так же важны, как и пере- говоры повыше рангом. Все эти связующие коммуникации на моем помощнике. Для меня в помощнике важны: навыки успешных пере- говоров, умение договариваться, знание английского, навыки работы и ориентация в социальных сетях, навыки деловой переписки. По тому, как она общается, какие аргументы приводит, какую атмосферу несет и настрой демонстрирует, судят обо мне и нашей компании. № 9, сентябрь 2020 65
Профессия секретарь Полезный совет Цифровые навыки. Крайне важно ориентироваться Помощнику крайне в огромном разнообразии компьютерных программ, сервисов важно уметь управлять и мобильных приложений. Старайтесь мониторить рынок собой и простраивать и предлагать шефу решения для оптимизации времени баланс между жизнью и ресурсов, научитесь определять потребности в автома- и работой, управлять тизации процессов. своим эмоциональным состоянием, чтобы Вы должны уметь работать с информацией, искать ее, постоянно быть фильтровать, отбирать и упаковывать. Это значительно в ресурсном состоянии облегчит работу вашего шефа. И именно за эту работу по поиску и обработке информации многие компании готовы платить. Отлично, если вы еще умеете создавать цифровой контент, текстовый и визуальный. Ирина ЗАРИНА, генеральный директор SHL Russia&CIS. Для выполнения большинства цифро- вых задач хватит и самообразования: от мастер-классов на YouTube.com до бесплатных курсов престижных университетов. Мы поняли это после анализа обширного опыта разных компаний. Наши специалисты выявили нетехнологические навыки, которые нуж- ны для успешной цифровизации. Это непрерывное обучение, иннова- ции и инсайты. А также критическое мышление и умение выделять главное для создания новых идей. Какие тренды рулят в вашей профессии Теперь вы знаете, какие компетенции в вашей профессии будут востребованы к 2025 году. А вот что происходит на рынке труда уже сейчас. Мы проанализировали опи- сания вакансий секретарей и помощников руководителей со всем известного сайта HH.ru. И вот что интересно: в них сочетаются как привычные нам административные и орга- низационные обязанности, так и необычные для секретаря и помощника руководителя. Например, это работа с клиента- ми — встречи, переговоры, сбор ключевых фраз и настройка каналов рекламы, подбор административного персонала, создание Youtube-канал шефа... И это не единичные случаи. 66 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие Необычных обязанностей на рынке труда сегодня много. Функционал секретаря и помощника после кризиса и в эпоху сокращений не может включать в себя только администра- тивные задачи. Руководители хотят видеть рядом с собой уже сейчас многофункционального сотрудника, который сможет закрыть разные потребности бизнеса. Выделим два важных тренда, которые еще долго будут лидировать на рынке труда. Многофункциональность. Cейчас в цене больше «чело- век-оркестр», чем узкопрофильный специалист. А связано это с тем, что компании экономят деньги. Руководителям легче оставить одного «идеального» помощника с базовым функционалом и поручить ему писать новости и вести блог о компании, чем оставлять и помощника, и копирайтера. Дария КОЛЕСНИК, директор департамента управ- Еще по этой теме ления человеческими ресурсами АО КБ «ПОЙДЁМ!». «Как поднять Секретарям и помощникам важно понимать и очень чет- самооценку, если устали ко осознавать необходимый, желательный и дополнительный перечень зависеть от чужого и уровень своих компетенций, четко отвечать самим себе и компании мнения: практикум на вопрос — что они умеют и делают лучше других? Я уверена, что для секретаря», среди помощников и секретарей всегда есть и будут люди, готовые № 1, 2020 своим примером показать, как можно расширить свой функционал через расширение навыков и компетенций. Такие люди-двигатели всегда востребованы. Удаленная работа. Многие компании вкусили прелесть удаленной работы и за несколько месяцев смогли отладить процессы. И сейчас перед руководителями однозначно будет стоять задача сократить затраты на аренду офисов и пере- вести часть команд на удаленку. Одновременно произойдет и оптимизация персонала. В компаниях останутся только самые-самые: многофункциональные, вовлеченные, неза- менимые, те, кто приносит пользу бизнесу. И все больше владельцев малого и среднего бизнеса ищут себе удаленных ассистентов. Критерии: многофункциональность, польза бизнесу, гибкость. № 9, сентябрь 2020 67
Профессия секретарь Еще по этой теме Какие кросс-навыки секретарей «Как перестать бояться и помощников используют шефы сегодня принимать решения: инструменты, которые Чтобы не делать выводы только по описаниям вакансий, работают», мы провели опрос среди читателей нашего журнала и узна- № 3, 2020 ли, какие кросс-функциональные обязанности уже сейчас входят в ваш функционал. Многие из вас уже ведут клиен- тов, проводят тендеры и курируют команды, занимаются новостным блогом компании и ведут соцсети компании или руководителя. Все эти навыки мы собрали в таблицу и сравнили с компетенциями 2025 года (с. 72). Татьяна ДОЛЯКОВА, генеральный директор кадро- вого агентства ProPersonnel. Как никогда, сегодня востребована кросс-функциональность — конечно, с поправкой на статус в компании и должность, например персональ- ные ассистенты и помощники руководителей больше включены в биз- нес-процессы. Руководителям в помощниках важны навыки менеджера, психолога, организатора, кадровика и HR-специалиста, копирайтера и PR-щика, маркетолога, финансиста и многих других. Повышается уровень владения программами и сервисами. От помощников руко- водители ждут, что они будут анализировать данные, знать 1С и массу других программ, заниматься инфоподдержкой сайта компании, писать посты для соцсетей. Происходит дальнейшая автоматизация работы. Поэтому на собеседовании конкурентоспособность помощников и секретарей обеспечивают soft skills (умение выстраивать коммуни- кации, работать в команде, управлять временем, проводить презента- ции) и digital skills (цифровые навыки). Сегодня помощники и секретари руководителей во мно- гих компаниях... Работают с подрядчиками. Научитесь выбирать постав- щиков и подрядчиков, составлять грамотные технические задания, организовать работу с ними. Это могут быть фло- ристические, курьерские компании, различные агентства, и др. Для этого важно формировать команды, организовывать и контролировать их работу. Это могут быть как команды 68 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие из сотрудников компании, так и команды фрилансеров и аутсорсинговых компаний. Наполняют сайт, создают цифровой контент и ведут соцсети. Это может быть как наполнение сайта контентом, так и написание статей и новостей на сайт. Практически все компании ведут блог о своем бизнесе, где делятся новостями о компании. Обычно за этот пул работ отвечает отдельный специалист, однако если вы грамотны и умеете писать тек- сты — эти задачи могут перейти к вам. Многие помощники ведут странички компании в соцсетях — готовят контент, обрабатывают фото, отвечают клиентам. Рекомендуем вам изучить алгоритмы продвижения в соцсетях, тренды в их ведении, оформлении контента и др. Если вы общаетесь с клиентами или партнерами, то изучите правила цифро- вого этикета. Дария КОЛЕСНИК. Люди этой профессии должны уметь Еще по этой теме делать хорошие презентации и переделывать визуальный «Эмоциональный ряд уже готовых драфтов и делать это качественно интеллект в работе и быстро. Назначение, сбор видеоконференций и ведение встреч в роли помощника: как развить фасилитатора — новый вызов в профессии секретаря. Ведение соц- и использовать», сетей компании, навыки писателя и/или редактора текста, умение № 9, 2019 организовывать и проводить корпоративные мероприятия и многое другое. Перечисленные работы, на которые сегодня в компаниях выделены целые ставки, могут быть переданы секретарям. Работают с клиентами, занимаются продажами, ведут CRM. Во многих компаниях помощникам передают работу с клиентами. Это сопровождение сделок, телефон- ные консультации, переписка, работа с CRM-системой. При таком раскладе вам необходимо разбираться в товарах/ услугах компании, понимать специфику продукции, знать основы работы с клиентами. И даже если ваш руководи- тель не планирует поручать вам вести клиентов, все равно вы «продаете» компанию, когда встречаете тех же клиентов в приемной. Поэтому внешний вид, грамотная коммуника- ция, приветливость — абсолютные маст-хэвы для вас. № 9, сентябрь 2020 69
Профессия секретарь Еще по этой теме Татьяна ДОЛЯКОВА. Яркая одежда, может быть, и кра- «Как доказать сива, но отвлекает от работы, обращает на себя внимание руководителю свою не только руководителя, но и всех, кто попадает в круг эффективность после его делового общения. Поэтому мы всегда напоминаем кандидатам карантина», о деловом дресс-коде, ухоженности и опрятности в одежде и внешнем № 8, 2020 облике, но — без вызова. Вы на работе — эффективный медиатор, но не прима. 70 Создают отчеты и презентации. Вы должны уметь работать с информацией, искать ее, фильтровать, оценивать, отбирать и упаковывать. Важно уметь делать классные, продающие презентации. Сложно себе представить руко- водителя, который вместо стратегической работы тратит время на оформление слайдов. Комментарий от автора статьи. Когда я работала удаленным помощником руководителя, в мои обязанности входило курирование SEO- агентства по поисковому продвижению сайтов. Сам руководитель не принимал участия в проекте, даже не погружался в него. Я каждый месяц приходила к нему с отчетом от агентства, докладывала о резуль- татах, сделанных шагах и намеченных планах. На любой вопрос шефа я всегда могла ответить. Всю работу по анализу отчета, его перепро- верке я делала сама. Так я разгружала шефа от решения нестрате- гических задач. Его прерогативой было решить — остаемся ли мы дальше сотрудничать с агентством или будем менять поставщика услуг. Работают с партнерами компании. В обязанности помощника в некоторых компаниях входит налаживание партнерских связей, то есть поиск партнеров, конференций, выставок и конкурсов. Например, в Москве часто проходят разные конкурсы, в том числе при правительстве Москвы или при поддержке различных организаций, на участие в них некоторые помощники подают заявки. Здесь вам явно понадобятся навыки самопрезентации и умение вести пере- говоры. Многие помощники уже присутствуют на перегово- рах руководителя и партнеров. А бизнес-ассистенты часто проводят переговоры от лица руководителя. e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие Евгения ЖИРЕНКИНА. Помощник нужен, чтобы раз- вязывать мне руки для стратегических задач и встреч. Вся рутина и тактические задачи у меня на помощнике, иначе из-за деревьев я не буду видеть леса. По функционалу — это вдумчи- вый тактик, организатор и координатор людей и процессов, лицо и представитель босса. Для меня важны быстрота обработки инфор- мации и креативный подход к решению задач. Не по шаблону. Дария КОЛЕСНИК. Энергия, настроение и коммуника- ция с лучшим помощником всегда запоминаются. После контакта с ним окружающие четко понимают, готовы они к повторной коммуникации или нет и как они дальше будут взаимодей- ствовать. Это не исчерпывающий список кросс-навыков, которые могут быть полезны в профессии помощника. Но совершен- но очевидно, что все они влияют на результаты бизнеса. Современные кросс-навыки секретарей и помощников руководителей и как они пересекаются с моделью компетенций 2025 года Какие кросс-навыки сегодня Как они пересекаются с моделью компетенций 2025 востребованы Работа с подрядчиками Формирование команд Совместная работа в командах Работа с сайтом Делегирование Создание контента, ведение соцсетей Создание и развитие цифрового контента Продажи, работа с клиентами, CRM Создание и развитие цифрового контента Создание презентаций, отчетов Управление репутацией Работа с партнерами, сотрудничество Цифровые коммуникации Клиентоориентиванность Определение потребности в автоматизации процессов Эмпатия Умение работать с информацией: поиск, фильтрация, оценка цифрового контента Переговорные навыки Презентационные навыки № 9, сентябрь 2020 71
Профессия секретарь Что вы можете сделать уже сейчас Современный помощник в изменяющихся условиях — мно- гофункциональный сотрудник и управленец. Он должен обладать развитым гибким мышлением, прокачанными управленческими навыками, понимать в основах финансов, процессного управления, HR, а также маркетинга и продаж. Пользуйтесь возможностями поучиться чему-нибудь полез- ному. Бессмысленно тратить время и деньги на изучение того, что вам, скорее всего, не пригодится. Обучение долж- но быть связано с решением тех проблем и задач, которые актуальны для вас в ближайшем будущем. Алла БЕДНЕНКО. Постоянно повышайте квалификацию. Составьте личный план развития, обсудите его с руково- дителем и дальше двигайтесь в соответствии с планом. Это могут быть как тренинги, так и онлайн-курсы, а также чтение спе- циальной литературы. Полезно обмениваться опытом с другими помощ- никами, для этого есть специальные профессиональные клубы, сооб- щества. Необходимо каждый день смотреть по-новому на свою работу, что в ней можно начать делать по-другому, изменить, улучшить. Важно разгружать руководителя, возможно, часть функций он пере- даст вам. Еще по этой теме Если вы серьезно задумываетесь над своим развитием и вос- «Как помощнику требованностью на рынке труда, предлагаем вам сделать руководителя принимать следующее. решения в условиях неопределенности», 1. Проанализируйте сами несколько вакансий на работных № 8, 2020 сайтах. Какие кросс-навыки, выходящие за рамки обычного функционала помощника, вы там видите? Это может быть: — ведение соцсетей компании (страницы в Facebook, Instagram); — ведение новостного блога о компании на официаль- ном сайте. 2. Подумайте, в какой точке А вы сейчас находитесь. Какой функционал выполняете на 5+? Например, вы хорошо пишете письма или вы — отличный коммуникатор. 72 e.sekretaria.ru
Профессиональное развитие 3. Подумайте, что еще могло бы быть вам интересно Еще по этой теме и полезно для шефа и компании. Что вы могли бы делать «Как взять на себя в точке В. Например, это могут быть маркетинг или прода- контроль поручений жи, подготовка текстов о продуктах компании. шефа: алгоритм для помощника 4. Пропишите несколько сфер, в которых вы также мог- руководителя», ли бы быть полезны компании. Например, вы могли бы № 6, 2020 писать новости на сайт, так как у вас это хорошо получается. 5. Пропишите себе индивидуальный план развития для «прокачки» необходимых сфер. Пример. Я хочу взять на себя написание новостей на сайте компании. Для этого я: — пройду бесплатные курсы копирайтинга; — изучу сайты «Тургенев» и Glavred; — уплю и прочитаю «Пиши сокращай» М. Ильяхова, а также книги Д. Кота; — напишу несколько публикаций о нашей компании; — подойду к редактору сайта компании и покажу ему, что я умею делать. Пусть ваш план будет как можно четче. А также не забудь- те про дедлайны. Любая цель должна иметь срок! Пассивность — неполезное качество в бизнесе. Будьте всегда на волне изменений в вашей компании и ставьте большие цели. Интересуйтесь текущими и стратегическими планами и проектами. Большинство руководителей рады инициативе и предложениям помощников. Алла БЕДНЕНКО. Работа с выдающимся помощником, как правило, повышает эффективность работы его началь- ника в несколько раз. Между ними возникает особая атмосфера доверия, когда руководитель всецело полагается на помощ- ника и даже делегирует ему принятие большинства решений. Помните, что за спиной любого успешного руководите- ля или предпринимателя стоит организованный, готовый учиться и приносящий пользу бизнесу помощник! № 9, сентябрь 2020 73
КоСгмдоаттреиб, ечтиосбпотвюлрнреикмстнкяиьейзнпрАпуряолжоэитлшниеедофртеиНлелаолов,осоо.иф, Информационные технологии Как создать шаблон приказа, который соответствует ГОСТу 76 Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана, сертифицированный тренер Microsoft
Информационные технологии Как создать шаблон приказа, который соответствует ГОСТу Елена СИДОРОВА, преподаватель ЦКО «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана, сертифицированный тренер Microsoft Из статьи узнаете: Как добавить постоянные и переменные реквизиты Как создать шаблон и настроить поля, абзацы и шрифты Как защитить шаблон от редактирования Как создать таблицу-макет шаблона приказа В Microsoft Word огромное количество готовых шаблонов для разных видов документов, но среди них нет бланков писем, актов или приказов, которые соответствуют ГОСТ Р 7.0.97-2016. Вы можете сами создать шаблон нужного вам документа по всем требованиям ГОСТа — расскажем, как это сделать, на примере приказа. Создайте новый документ и сохраните его как шаблон Создайте новый документ Word, затем откройте меню «Файл» и выберите команду «Сохранить как». Задайте имя файла, например Шаблон приказа, и измените тип файла на DOTX. Место сохранения изменится на системную папку C:\\Users\\ИмяПользователя\\Documents\\Настраиваемые шаблоны. Затем нажмите «Сохранить». Если сохраните шаблон в этой папке, при запуске Word он будет отображаться в разделе 76 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет «Создать». Чтобы сохранить шаблон в другом месте, укажите Обратите внимание! нужную папку и нажмите «Сохранить». Если хотите, чтобы При оформлении шаблоны были доступны всем пользователям, сохраняйте реквизитов их в сетевую папку. шаблона приказа придерживайтесь Задайте размеры полей шаблона требований и настройте параметры шрифта ГОСТ Р 7.0.97-2016. В приложении Б.2 есть Минимальные значения полей документа — 20 мм для схема расположения левого, верхнего и нижнего, 10 мм для правого, п. 6.1 ГОСТа. реквизитов Левое поле документов длительных (свыше 10 лет) сроков на продольном бланке хранения должно быть не менее 30 мм. Откройте вкладку «Макет» — в более ранних версиях Word это «Разметка стра- ницы». Выберите инструмент «Поля» в группе «Параметры страницы» и нажмите кнопку «Настраиваемые поля». Уста- новите значения полей и нажмите ОК. Используйте шрифт размером 12, 13 или 14 пт, п. 3.3 ГОСТа. Абзацный отступ должен быть 1,25 см, интервал между строками — 1—1,5, п. 3.4 ГОСТа. Текст выравнивается по ширине листа, п. 3.5 ГОСТа. На вклад- ке «Главная» нажмите кнопку диалогового окна «Шрифт». Выберите шрифт, установите размер и нажмите ОК. Затем щелкните кнопку окна «Абзац», установите параметры абзаца и нажмите ОК. Мы используем шрифт размером 12 пт и одинарный междустрочный интервал. Сделайте таблицу-макет шаблона 77 Чтобы правильно расположить реквизиты приказа, создайте таблицу-макет. Создайте таблицу из 3 столбцов и 14 строк. На вкладке «Вставка» выберите инструмент «Таблица», затем щелкните «Вставить таблицу». В открывшемся окне укажите число столбцов — 3 и число строк — 14. Затем нажмите ОК. Объедините ячейки в 1, 2, 3, 5, 6, 7 и 13-й строках — отдель- но по строкам, а не все в одну ячейку. Выделите все ячейки № 9, сентябрь 2020
Информационные технологии Обратите внимание! в строке, затем выберите команду «Объединить ячейки» Вы можете добавить на вкладке «Макет» или в контекстном меню (рис. 1). или удалить реквизиты в зависимости Увеличьте расстояние между реквизитами «Текст доку- от содержания приказа мента» и «Подпись». Растяните ячейку с реквизитом «Текст документа» — наведите курсор на нижнюю границу 7-й строки и потяните вниз. Аналогично растяните ячейку с реквизи- том «Виза», который находится в 9-й строке. В 10-й строке левую и правую ячейки разделите на две части. Установите курсор в ячейку, откройте вкладку «Макет» и выберите команду «Разделить ячейки». Укажите число столбцов — 2 столбца и число строк — 1, затем нажми- те ОК. У вас должен получиться макет, как на рисунке 2. Создайте новые стили Чтобы при вводе данных в шаблон не изменилось форма- тирование, создайте новые стили, которые будут использо- ваться в элементах управления — например, при добавлении 1 Кнопка «Объединить 2 ячейки» в контекстном меню 2 Кнопка «Объединить ячейки» в группе «Объединение» на вкладке «Макет» 1 Рис. 1. Способы объединения ячеек e.sekretaria.ru 78
Компьютер и интернет 1 2 Рис. 2. Примерный макет шаблона приказа 1 Номера строк 2 Места расположения регистрационного номера документа. Раскройте галерею стилей на вкладке «Главная» в группе «Стили» и выберите реквизитов команду «Создать стиль» (рис. 3). Укажите имя нового сти- ля — например, «Подчеркнутый текст» и нажмите кнопку Еще по этой теме «Изменить». «Как создать шаблон письма в MS Word», Откроется диалоговое окно «Изменение стиля». В поле № 11, 2019 «Стиль» установите «Связанный (абзац и знак)». Выберите шрифт Times New Roman (или тот, который выбрали для всего документа), установите размер 12 пт и включите подчерки- вание — щелкните кнопку «Ч» (рис. 4). Затем нажмите ОК. Аналогично создайте стиль «Текст документа» со сле- дующими параметрами: шрифт — Times New Roman (или тот, который выбрали для всего документа), размер — 12 пт. Проверьте, что в поле «Стиль» выбран «Связанный (абзац и знак)». Затем нажмите кнопку «Формат» и выберите «Абзац». Укажите параметры: выравнивание — по ширине, первая строка — отступ 1,25 см, междустрочный интервал — одинарный, интервалы «Перед» и «После» — 6 пт (рис. 5). № 9, сентябрь 2020 79
Информационные технологии 1 Галерея стилей 1 2 Кнопка «Создать стиль» 3 Название нового стиля 3 4 Образец готового стиля 4 5 Кнопка «Изменить» 5 2 Рис. 3. Создание нового стиля Добавьте постоянные и переменные реквизиты Добавьте постоянные реквизиты. Постоянные реквизиты приказа: «Эмблема» или «Товарный знак (знак обслужива- ния)»; «Наименование организации — автора документа», «Наименование вида документа», «Место составления (издания) документа». Добавьте реквизит «Эмблема» или 1 Название нового стиля 1 2 Параметр «Стиль» 2 3 Настройки шрифта 4 Кнопка «Ч» для 4 добавления 3 подчеркивания 5 Кнопка «Формат» 5 Рис. 4. Параметры стиля «Подчеркнутый текст» 80 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет «Товарный знак (знак обслуживания)». Установите курсор в первую строку таблицы. На вкладке «Вставка» в группе «Иллюстрации» нажмите «Рисунки». Выберите нужное изо- бражение и нажмите «Вставить». Щелкните правой кнопкой по изображению и выберите «Обтекание текстом» — «В тек- сте». На вкладке «Формат» нажмите «Выровнять» — «Выров- нять по центру». Задайте размер 1,7 см по высоте и ширине. Добавьте другие реквизиты в виде обычного текста. Также введите фрагменты текста, которые будут использоваться 1 Выравнивание 2 Первая строка 3 Интервал «Перед» 4 Интервал «После» 1 5 Междустрочный интервал 2 3 45 Рис. 5. Параметры абзаца для стиля «Текст документа» 81 № 9, сентябрь 2020
Информационные технологии Еще по этой теме в неизменном виде: «№», «ПРИКАЗЫВАЮ», а в нашем при- «Как создать шаблон мере еще «С приказом ознакомлены:». акта, который соответствует ГОСТу», Добавьте переменные реквизиты. Такие реквизиты № 2, 2020 в приказе: «Дата документа», «Регистрационный номер доку- мента», «Заголовок к тексту», «Текст документа», «Подпись», «Виза», «Отметка об исполнителе», «Отметка о направлении документа в дело». Чтобы создать изменяемые поля для этих реквизитов, используйте элементы управления: «Форматированный текст», «Обычный текст», «Выбор даты», «Рисунок» и т. д. Они находятся на вкладке «Разработчик», которая по умол- чанию отсутствует на ленте. Чтобы ее активировать, щел- кните по вкладке «Файл», далее — «Параметры». Нажмите команду «Настроить ленту» в окне «Параметры Word». Настройте ленту «Основные вкладки»: установите флажок «Разработчик» и нажмите ОК. В большинстве ячеек будем использовать элемент управ- ления «Форматированный текст». Установите курсор в ячейку таблицы, например в 6-ю строку, откройте вкладку «Раз- работчик» и выберите инструмент «Форматированный текст» в группе «Элементы управления». Нажмите кноп- ку «Свойства», установите флажок «Использовать стиль для форматирования текста, введенного в пустой элемент управления» и выберите стиль «Текст документа» (рис. 6). Затем нажмите ОК. Появится поле с серым фоном и подсказкой «Место для ввода текста». Скопируйте этот элемент управления и вставьте в те ячейки, где будете вводить текст. Вы може- те добавить поясняющий текст, который поможет понять, какую информацию нужно ввести. Чтобы заменить текст подсказки, активируйте «Режим конструктора» в группе «Элементы управления». Вокруг текста появятся синие рамки. Выделите текст между ними и напишите свой, затем выйдите из режима конструктора. Добавьте реквизит «Дата документа». В левую ячей- ку 4-й строки вставьте элемент «Выбор даты». Щелкните по элементу и на вкладке «Разработчик» нажмите кнопку 82 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет «Свойства». Установите флажок «Использовать стиль для форматирования текста, введенного в пустой элемент управ- ления» и выберите стиль «Подчеркнутый текст». В списке «Формат отображения даты» выберите нужный вариант — например, «7 июля 2020 г.». Раскройте список вставленного элемента, нажав на стрелку справа. Выберите в календаре любую дату — тогда дата будет постоянная, либо нажмите кнопку «Сегодня» — тогда каждый раз при использовании шаблона будет указываться текущая дата (рис. 7). Добавьте реквизит «Регистрационный номер документа». Постоянную часть реквизита — «№» — вставьте как обыч- ный текст. Затем на вкладке «Разработчик» в группе «Эле- менты управления» щелкните «Форматированный текст». Чтобы при вводе номер документа отражался символами с нижним подчеркиванием, перейдите в режим конструк- тора, щелкните правой кнопкой по элементу и выберите «Свойства». Установите флажок «Использовать стиль для форматирования текста, введенного в пустой элемент управ- ления» и выберите стиль «Подчеркнутый текст». Если дату 1 1 Флажок «Использовать 2 стиль для форматирования текста, введенного в пустой элемент управления» 2 Выбор стиля для форматирования текста в элементе управления Рис. 6. Свойства элемента управления «Форматированный текст» 83 № 9, сентябрь 2020
Информационные технологии 1 Список элемента «Дата» и номер документа пишете от руки, добавьте подчеркивание 2 Кнопка «Сегодня» в виде текста. Аналогичным образом добавьте другие рекви- зиты: «Заголовок к тексту», «Текст документа», «Подпись», 1 «Виза», «Отметка об исполнителе», «Отметка о направлении документа в дело». 2 Скройте границы таблицы. Выделите таблицу, на вкладке «Конструктор» раскройте меню инструмента «Таблица» и выберите «Нет границы». В ячейках, где будут находиться подписи, установите нижнюю границу. Рис. 7. Выбор даты Защитите шаблон от редактирования Чтобы шаблон нельзя было редактировать, установите защиту. На вкладке «Разработчик» выберите пункт «Огра- ничить редактирование». В открывшемся окне установите флажок «Разрешить только указанный способ редактиро- вания документа» и выберите «Ввод данных в поля форм» (рис. 8). Затем щелкните кнопку «Да, включить защиту». В диалоговом окне «Включить защиту» укажите пароль и нажмите ОК. После включения защиты нельзя будет изменять текст или настройки полей формы — можно лишь вводить данные в созданные поля. Чтобы внести изменения, щелкните правой 1 Флажок «Разрешить 1 2 только указанный 4 3 способ редактирования документа» 2 Способ редактирования «Ввод данных в поля форм» 3 Кнопка «Да, включить защиту» 4 Поле для ввода пароля Рис. 8. Включение защиты документа от редактирования 84 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет кнопкой по файлу шаблона в формате DOTX и нажмите «Открыть». Снимите защиту, внесите изменения и сохрани- те шаблон. Если дважды щелкнуть по файлу, вы создадите новый документ на основе этого шаблона. Сделайте приказ на основе шаблона Если вы сохранили шаблон в папку «Настраиваемые шабло- ны Office», на вкладке «Файл» щелкните команду «Создать». Перейдите в раздел «Личные» и выберите нужный шаблон. Если шаблон сохранили в другую папку, найдите ее и откройте файл шаблона. Введите нужные данные и сохраните файл как обычный документ в формате DOCX (рис. 9). Рис. 9. Пример шаблона и созданного на его основе приказа 85 № 9, сентябрь 2020
Зтноартченивмоосыжиннмеосснята.шь,иасттавроса,тхркВиаиийкиксмткноиеырйнФкпаснршиаиханмикалт,р Личная эффективность «У всех своих руководителей я училась терпеливости, дипломатичности и… быть немного водой...» 88 Карина ГРАЙЛЕРКАЛИНА, личный помощник генерального директора компании Julius Meinl Russland Личностное развитие Как справиться с постоянной тревогой после карантина 91
Личная эффективность Личный помощник генерального директора компании Julius Meinl Russland Карина ГРАЙЛЕРКАЛИНА: «У всех своих руководителей я училась терпеливости, дипломатичности и… быть немного водой...» Авантюризм, жажда приключений, тяга к знаниям двигают нашу героиню вперед. В своей работе она полагается не на модные методики, а на практический опыт. Чему еще ее научила работа помощником? Читайте в интервью с личным помощником Кариной Грайлер-Калиной. Как Вы стали помощником? Как университет, мне захотелось поработать развивалась Ваша карьера? за границей — меня пригласили на долж- ность помощника менеджера службы — Я начала с должности ресепшиони- приема и размещения в отель на Мальди- ста в компании Boeing в 2007 году. Тогда вах. После окончания контракта я верну- я еще училась в университете на дневном лась в Москву и некоторое время работала отделении, и совмещать было немного переводчиком на фрилансе. Один из инте- сложно. Однако меня заметили из-за реснейших проектов — работа на мюзикле хорошего уровня английского. Как-то раз «Звуки музыки» ассистентом хореографа надо было помочь группе приехавших и переводчиком. Потом мне предложили американских випов, я хорошо справи- вакансию персонального ассистента гене- лась с задачей, и через какое-то время рального директора новой марки итальян- меня повысили до личного помощника ской одежды. Это тоже был интересный президента компании. Когда я окончила опыт. В 2014 году я ушла в декрет, за это время компания закрылась. Когда я снова СПРАВКА была готова работать, нашлась вакансия в Julius Meinl Russland. Стаж работы в компании: 3 года Что Вас привлекает в этой профессии? Опыт работы в административной сфере: 13 лет Образование: МГЛУ, Дипакадемия МИД РФ — Сложные, но разрешимые задачи, Хобби: спорт, чтение, образование которые придают остроту серым будням. 88 e.sekretaria.ru
На этой работе хватает стрессовых ситуаций, но они всегда были мне по плечу. Это вызов, с которым можно справиться, при- ложив некоторые усилия. Счастье для меня — в достижении цели после того, как ты пробрался к ней через все препятствия. Есть и свои минусы: жить чужой жизнью увлекательно, но порой утомительно. Как Вы строили отношения с руко- водителями? Чему научились у них? — У всех своих руководителей я училась постоянно развиваться интеллектуаль- терпеливости, дипломатичности и… быть но: тяга к знаниям мощно мотивирует. немного водой — прозрачной, текучей, Все эти качества влияют и на личную, мягкой, но когда надо — она камень точит. и на профессиональную жизнь. Я научилась окружать их ненавязчивой заботой и сглаживать острые углы. Обычно Помогает ли Вам в нынешней работе личный помощник находится на линии прошлый опыт и образование? фронта и все перепады настроения босса берет на себя. Важно не принимать слож- — Больше всего мне помогает знание ные моменты близко к сердцу. иностранных языков — это всегда было моей сильной стороной. В работе помощ- Также работа помощника неплохо про- ника много переписки на разных языках, качивает умение «читать» людей. Тебе переводов бизнес-переговоров и просто всегда надо быть уместной и вежливой, общения в командировках. Мой рабочий а в идеале еще и приятным собеседни- язык — английский, но часто в деловых ком — это помогает во всех ситуациях. поездках на бытовом уровне помога- Еще важно быть в какой-то мере продаж- ло знание французского. Кроме этого, ником — верность компании, на которую общая эрудированность, свойственная работаешь, позволяет вовлекать в круг потребителей все новых людей. Какие качества помогают Вам идти вперед? — Думаю, это мой авантюризм и жажда приключений. Также мне необходимо № 9, сентябрь 2020 89
Личная эффективность выпускникам гуманитарных вузов, тоже попросить отложить вылет ради нашего выручает. гостя. И у меня получилось! Какие ключевые навыки должны Расскажите о Ваших профес- быть у помощника? сиональных достижениях. — Если не брать в расчет конкретные тре- — Карьера личного помощника в ком- бования работодателя — например, быть пании, на мой взгляд, не вертикальная, гуру в PowerPoint или Excel, то на первое а горизонтальная. Мои профессиональные место я бы поставила терпеливость, любовь достижения — это в основном повышение к многозадачности и стрессоустойчивость. заработной платы и расширение круга воз- Звучит как набор клише, но в работе можностей. К моим словам стали больше помощника это действительно важно. прислушиваться. Но обычно такой эффект наблюдается из-за близости к шефу. Как Вы все успеваете? Как Вы поддерживаете форму — — Я пробовала пользоваться различными физическую и интеллектуальную? модными методиками, но в итоге больше полагаюсь на свой опыт. А приоритетность — Я активно занимаюсь различными вида- задач зависит, на мой взгляд, от двух ми спорта, любимые — фитнес, теннис вещей: когда надо и кто попросил. Обычно и лыжи. Что касается интеллектуального необходимо решить уравнение со срочно- развития, регулярно прохожу различные стью и иерархией, и личные помощники курсы: написание прозы и поэзии, актерское хорошо справляются с такими задачами. мастерство, изучение языков программи- рования. В работе это помогает находить Какие необычные или сложные точки соприкосновения с другими людьми. задания у Вас были? Какой практический совет Вы дади- — Однажды именитый гость из Италии те коллегам? ехал в аэропорт, когда вдруг вспомнил, что забыл паспорт в отеле. Срочно послали — Не принимайте ничего близко к сердцу вдогонку ему другое такси с паспортом. и не загоняйте себя. Выработайте систему За это время машина с гостем попала приоритетов в работе — на первое место в небольшое ДТП, и водитель дальше ставьте желания начальника. Будьте его ехать не мог, так как ждал ДПС. Самолет правой рукой так, чтобы он этого не заме- ждать не мог, и мне пришлось включить чал, но если останется без вас, то сразу свой талант убеждения по телефону, чтобы заметит. 90 e.sekretaria.ru
Личностное развитие Как справиться с постоянной тревогой после карантина Елена ВАСИЛЬЕВА, психолог Что узнаете: если раньше работа приносила удовольствие и стабильность, то теперь тяжело сосредоточиться даже на простых задачах. Как перестать бояться за свое будущее и сохранить работоспособность. В последние несколько месяцев мы столкнулись с ситуацией Еще по этой теме неопределенности. Страх за здоровье, работу и будущее «Будьте в тренде: подверг серьезному испытанию нашу психику. Чувствовать прокачайте навыки тревогу в ситуации неопределенности — это нормально проактивного и вполне закономерно. Только важно разделять реальную помощника!», опасность и вымышленную. Эмоциональный дискомфорт № 6, 2019 могут запустить мысли вроде: «Я с этим не справлюсь», «Я никогда больше не найду работу», «Я не смогу платить за жилье». Чтобы помочь себе сохранить здоровье и бодрый настрой, надо создать определенность внутри себя. Расска- жем, как это сделать. Оцените ситуацию. Когда человек находится в тревож- ном состоянии, он не оценивает, действительно ли ситуация опасна. А это нужно сделать, чтобы снизить тревогу. Напри- мер, вы очень боитесь, что вас уволят. Оцените вероятность наступления этих событий от 0 до 100 процентов. Для этого надо задать себе правильные вопросы (таблица на с. 92). Когда вы проанализируете ситуацию, то успокоитесь и пой- мете, что до вашего увольнения должно произойти много событий со 100-процентной вероятностью, и сейчас о них вы просто не можете знать наверняка. Придумайте план действий на случай, если ваш страх все-таки сбудется. Представьте, что вас уволили, то есть то, чего вы боялись, произошло. Возьмите блокнот с ручкой и напишите три сценария. Обязательно надо писать, № 9, сентябрь 2020 91
Личная эффективность Как оценить вероятность негативной ситуации Вопрос Процент Объяснение вероятности события Какова вероятность того, что руковод- 70 Вы лично слышали разговоры о сокращении ство примет решение о сокращении в отделе персонала численности вашей компании? Какова вероятность того, что компания 60 Вам кажется, что сокращение вашей должно- окажется настолько в плохом финан- сти спасет компанию, но почему вы объяснить совом состоянии, что вашу должность не можете даже себе обязательно сократят? Какова вероятность, что ваш шеф примет 30 Кто-то же должен выполнять его поручения, решение отказаться от вашей помощи? исполнять ваши обязанности и др. Какова вероятность, что ваши обязан- 25 Вряд ли кто-то согласится взять на себя всю ности передадут другому сотруднику? вашу работу, ведь если сокращение будет, то в компании останется совсем немного под- ходящих на эту роль сотрудников Какова вероятность, что после увольне- 0 Вы знаете, что рынок труда очень большой, ния вы так и не найдете работу? и если есть желание, всегда можно найти работу по вашей должности, тем более у вас есть опыт а не печатать на компьютере. Мы думаем быстрее, чем пишем. Все письменные практики позволяют не только посмотреть на ситуацию со стороны, но и обдумать ее и найти выход. Первый сценарий. Он должен быть самым плохим из всех, который вы только можете себе представить. Опи- шите самую страшную для вас ситуацию. Например, вас увольняют. Денег остается ровно на месяц. За съемную квартиру нужно платить через три дня. Работу раньше чем через три месяца вы вряд ли найдете. Напишите, что вы предпримите в этой ситуации. И что вы сделаете, если и через три месяца не найдете работу. Подойдите серьезно и в то же время творчески к это- му сценарию. Ответы вроде «Я с этим не справлюсь», «Я пропаду», «Я пойду бомжевать» и подобные не годятся. Опишите каждый свой шаг, составьте план ближайших действий. Вот пример. 92 e.sekretaria.ru
Личностное развитие 1. Просмотрю и дополню резюме, размещу его на всех Еще по этой теме сайтах и в соцсетях. Обращусь в кадровое агентство. Напи- «Как приручить шу напрямую в компании, где хочу работать. стрессобосса и найти свой способ борьбы со 2. Распределю деньги на три месяца. Выделю сумму стрессом: опыт вашей на питание и проезд, пересмотрю расходы и включу режим коллеги», экономии. № 7, 2019 3. Поговорю с арендодателем о переносе срока оплаты квартиры. Если он не согласится, то использую платеж за последний месяц и буду искать жилье дешевле или варианты временно пожить бесплатно — например, у друзей. 4. У меня отличный английский — поищу предложение о переводе текстов с иностранного языка или учеников для репетиторства и т. д. Второй сценарий. Напишите самый оптимистичный сце- нарий. Вас уволили, вы написали резюме и вам сразу пред- ложили должность выше нынешней с хорошей зарплатой. Тут можно помечтать и пофантазировать. Пример. «Я давно хотела заниматься подбором персонала. В резюме написала, что помогала HR-менеджеру отбирать административный персонал и даже сама несколько раз проводила собеседование. Меня пригласили на собеседование на вакансию HR-менеджера — компании как раз сейчас нужен сотрудник, который может совмещать должности помощника и HR-менеджера. Там есть возможность обучения кадро- вому документообороту, перспектива роста и зарплата выше моей». Третий сценарий. Опираясь на худший сценарий и дер- жа в голове лучший, подумайте, какой вариант развития событий для вас более реалистичен и какие шаги вам нужно предпринять. Скорее всего, вы понимаете, что выход есть даже из самых неприятных ситуаций. Возможно, вы вспом- ните ситуацию из прошлого, которая вас сильно беспокои- ла, но со временем обернулась в вашу пользу. Ведь не зря существует поговорка: «Все что ни делается — к лучшему». Мы избегаем мыслей о худших сценариях, поэтому тревога сохраняется. Поэтому так важно проиграть в своих мыслях самый худший вариант событий и понять, что вы способны № 9, сентябрь 2020 93
Личная эффективность Полезный совет с ним справиться. У каждого из нас есть ресурсы справиться Повышайте свою с любой жизненной проблемой. У кого-то есть поддержка самооценку в лице родителей или близких, у кого-то контакты хороших и самоценность. Высокую знакомых, к которым можно обратиться. Кто-то может самооценку сразу какое-то время работать репетитором или переводчиком. чувствуют рекрутеры. Даже отсутствие у вас Кстати, у нашего мозга есть интересная особенность. Если достаточного стажа вы говорите себе: «Я с этим не справлюсь», — мозг восприни- может стать плюсом, ведь мает это как утверждение и перестает искать решение, при люди с большим опытом, этом тревога никуда не уходит. Но стоит сформулировать как правило, закрыты запрос иначе, например: «Как я с этим справлюсь?» — и мозг для всего нового начинает искать решение проблемы. Будьте готовы к любым поворотам судьбы. Не ждите увольнения — приведите в порядок резюме, дополните его недостающей информацией, покажите профессионалам. Возможно, вы давно хотели освоить другую профессию. Най- дите курсы или дополнительное образование. Скорее всего, сейчас вы сможете найти бесплатные ресурсы в интернете или курсы со скидками. Предложите помощь вашей компании и возьмите на себя дополнительные обязанности. Например, предложите помощь отделу, в котором вы хотели бы работать. Возмож- но, вам не сделают прибавку к зарплате. Но у вас появится возможность получить разнообразный опыт и расширить резюме новыми обязанностями. Чем большими навыками вы обладаете, тем больше шансов найти работу и тем уве- реннее вы будете в своих силах. Помните о своем прошлом положительном опыте. Если сейчас у вас есть работа, значит, как минимум один раз в жиз- ни вы ее уже искали. У вас было меньше опыта, вы не имели той квалификации и навыков, которыми обладаете сейчас. Если тогда именно вас выбрали из множества других кан- дидатов, почему в этот раз произойдет иначе? Запомните: вы больше, чем ваши страхи. Вы можете их контролировать, а не отдавать свою жизнь под их кон- троль. Тревога не определяет вашу жизнь, это только эмоция. Продолжайте делать то, что вы умеете, что зависит от вас, и вы увидите, что стали меньше волноваться. 94 e.sekretaria.ru
Search
