Журнал издает ISSN 1727-2459 И ОФИСМЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 09 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 9 СЕНТЯБРЬ 2020 НАМ 18 ЛЕТ! Делопроизводство Номенклатуру-2020 придется корректировать в сентябре. Как это сделать 10 Делопроизводство Секретарь Профессия секретарь Архивный минимум: и руководитель Ваша профессия под как вести архив Что важнее: КАК угрозой. Как не остаться без архива 23 говорить с шефом или без работы 62 ЧТО ему говорить 46
Новости от главного редактора С двойным празником вас, дорогие наши читатели! Какая прекрасная цифра — 18 и какой прекрасный месяц — 18 сентябрь! В этом году 18 сентября в России отмечают ваш сентября — профессиональный праздник — День секретаря, и... журна- День секретаря России лу «Справочник секретаря и офис-менеджера» в сентябре исполняется 18 лет. Спасибо вам, что были рядом с нами все эти годы. Надеемся, что мы поддерживаем вас в слож- ных ситуациях, помогаем и отвечаем на самые актуальные вопросы. Мы просто хотим, чтобы вы были самыми лучши- ми секретарями и помощниками для своих руководителей. И в этом номере мы подготовили для вас, как обычно, много полезного и интересного. Вот что вы узнаете. Как и зачем нужно корректировать НД на 2020 год, если она уже утверждена, и можно ли совместить эту работу с подготовкой НД на 2021 год. Подробности на странице 10. Как вести архив без архива. Поверьте, это реально. Расскажем, как обойтись минимальными действиями, чтобы сохранить документы организации и не нарушить законодательство, на странице 23. Какими компетенциями вам надо обладать, чтобы не лишиться работы? Разберемся с про- гнозами и ведущими трендами в вашей про- фессии на странице 62. Как добиться того, чтобы вашим словам поверили, и поверил не кто-нибудь, а сам шеф? Узнаете в статье на странице 46. Желаю вам прекрасной, мягкой и теплой осени! Берегите себя и своих близких! До новых встреч, дорогие мои коллеги! Искренне ваша, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1
№ 9, сентябрь 2020 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 4 Календарь ........................................................................................................ 4 Новости............................................................................................................. 6 Делопроизводство Профессия секретарь Работа с документами Профессиональное развитие Номенклатуру-2020 придется Ваша профессия под угрозой. корректировать в сентябре. Как не остаться без работы .........................62 Как это сделать...............................................10 Информационные технологии Как правильно заполнить реквизит «Адресат»........................................ 21 Компьютер и интернет Как создать шаблон приказа, Архивный минимум: который соответствует ГОСТу ....................76 как вести архив без архива......................... 23 Личная эффективность Как упростить под компанию унифицированную форму акта Портрет профессионала об уничтожении документов..................... 36 Карина ГРАЙЛЕР-КАЛИНА: «У всех своих руководителей я училась Практикум терпеливости, дипломатичности и… Домашнее задание № 9. Как составить быть немного водой...»..................................88 приказ об увольнении .................................. 40 Как справиться с постоянной тревогой Задание № 8. Ответы .................................... 42 после карантина.............................................91 Секретарь и руководитель Взаимодействие Что важнее: КАК говорить с шефом или ЧТО ему говорить................................. 46 Как продать свою идею руководителю за 6 шагов ....................................................... 54
Компас секретаря Портрет профессионала «У всех своих руководителей я училась терпеливости, дипломатичности и… быть немного водой...» — делится личный помощник Карина Грайлер- Калина 88 Делопроизводство Секретарь и руководитель Архивный минимум: Что важнее: КАК говорить как вести архив без архива с шефом или ЧТО ему говорить Если не храните документы или делаете это Как добиться того, чтобы вашим словам неправильно — вас оштрафуют. Хранить поверили, и поверил не кто-нибудь, а сам документы должна любая организация шеф? К сожалению, люди чаще думают, в нашей стране. Создавать архив с нуля сей- что сказать, чем как это сделать. Из этой час сложно и затратно. Ограничьтесь только статьи узнаете, как использовать правило самыми необходимыми действиями 23 «7-38-55», чтобы шеф вам поверил 46 Октябрь 2020 Календ. дней — 31; рабочих — 22; вых. и праздн. — 9 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 4 e.sekretaria.ru
Главное в номере Номер за 5 минут Номенклатуру-2020 придется 7 корректировать в сентябре. Как это сделать основных признаков Узнайте, как внести изменения по срокам формирования хранения в действующую НД и как совместить заголовков дел эту работу с подготовкой НД на 2021 год 10 в любой НД Профессия секретарь Информационные технологии Ваша профессия под угрозой. Как создать шаблон приказа, Как не остаться без работы который соответствует ГОСТу Все профессии, действующие по алгоритму, В Microsoft Word огромное количество скоро могут пойти «под нож». Секретарь — шаблонов для разных видов документов, одна из них. Какими компетенциями вам но среди них нет бланков, которые соот- надо обладать, чтобы не лишиться рабо- ветствуют ГОСТ Р 7.0.97-2016. Узнайте, ты? Разберемся с прогнозами и ведущими как сделать шаблон приказа по основной трендами в вашей профессии 62 деятельности 76 Важные даты октября 5 День учителя 6 12День страховщика День кадрового 14 Всемирный день стандартов работника 16 День шефа 18 День работников 23 День работников 25 День таможенника пищевой рекламы Российской промышленности Федерации № 9, сентябрь 2020 5
Компас секретаря Госдума одобрила законопроект об удаленке Госдума приняла законопроект о регу- Также в законопроекте предлагается: лировании дистанционной и удаленной — отказаться от требования подпи- работы. Авторы законопроекта разделили сывать трудовой договор с использова- дистанционную работу на три вида: нием ЭЦП и предоставить возможность заключать договор на бумаге; — постоянная дистанционная работа — исключить требование об указании в соответствии с трудовым договором рабочего места как об одном из условий между работодателем и работником; договора, так как рабочее место может находиться везде, где есть интернет; — временная дистанционная работа, — предусмотреть право работника когда введение такого режима обуслов- не быть круглосуточно на связи с работо- лено обстоятельствами: катастрофы, дателем и не отвечать на письма и звонки производственные аварии, несчастные в определенное время. случаи на производстве и др.; Источник: sekretariat.ru — комбинированная работа, когда работник может работать дистанционно лишь часть рабочего времени. Россияне будут заходить в соцсети через портал госуслуг В России пройдет эксперимент по исполь- Эксперимент будет проходить с 1 июля зованию подтвержденной учетной записи 2020 года по 1 июля 2021 года. Заинтересо- на портале госуслуг в качестве одного ванные компании могут присоединиться из способов аутентификации пользовате- к единой системе идентификации и аутен- лей в соцсетях. В проекте постановления тификации (ЕСИА), чтобы их пользова- нет конкретных названий соцсетей, тре- тели могли регистрироваться и входить бований по стране регистрации соцсети в свои аккаунты в соцсетях, заключать или наличии представительства в России. договоры купли-продажи недвижимости, Также в проекте предлагается использо- товаров, оказания услуг, договоры аренды вать портал госуслуг для регистрации имущества и др. пользователей сайтов объявлений и сер- висов поиска работы. Источник: sekretariat.ru 6 e.sekretaria.ru
Новости Банковские услуги можно будет получать с помощью водительских прав Минэкономразвития вместе с Росфинмо- В водительском удостоверении есть ниторингом и Банком России разрабаты- персональные данные, которых достаточ- вают законопроект, который позволит но, чтобы установить личность и сведе- использовать водительское удостоверение ния о клиентах. На первом этапе права для получения банковских услуг. позволят банкам предоставлять огра- ниченный круг услуг для клиентов: Банки смогут проводить упрощенную переводить и получать денежные сред- идентификацию и предоставлять услуги ства без открытия банковского счета денежных переводов, а в будущем, воз- на сумму до 15 000 руб.; покупать или можно, выдавать кредиты. Банк обязан продавать иностранную валюту на сумму идентифицировать личность новых клиен- до 100 000 руб. тов, чтобы выполнить требования закона по борьбе с легализацией незаконных Источник: kdelo.ru доходов и отмыванием денег. Россияне смогут устраиваться на работу с электронной трудовой с 1 января 2021 года Премьер-министр Михаил Мишустин Кроме того, сведения из электронной подписал постановление, по которому книжки можно получить в виде бумаж- россияне смогут с 1 января 2021 года ной выписки у последнего работодателя, устраиваться на работу с электронной в Пенсионном фонде или МФЦ. трудовой книжкой. Информация об этом опубликована на официальном сайте Напомним, что закон о постепенном Правительства. Постановление вносит переходе на электронные трудовые книж- изменения в 55 нормативных актов о пра- ки вступил в силу с 1 января 2020 года. вилах ведения трудовых книжек. До 31 октября работодатели обязаны сооб- щить персоналу о возможности выбрать Посмотреть электронную книжку формат трудовой книжки. А сотрудни- работники смогут в личном кабинете ки до 31 декабря должны определиться на сайте Пенсионного фонда, на пор- с выбором. тале госуслуг, а также через прило- жения этих ресурсов для смартфонов. Источник: kdelo.ru № 9, сентябрь 2020 7
Маундуржтнооте,.кдтреовнзенгареетчеснкеиймднроагЭмосаехти,улр,г Делопроизводство Номенклатуру-2020 придется корректировать в сентябре. Как это сделать 10 Валентина ЯНКОВАЯ, доцент РГГУ, к. и. н. Работа с документами Работа с документами 23 Как правильно заполнить Архивный минимум: реквизит «Адресат» 21 как вести архив без архива
Делопроизводство Номенклатуру-2020 придется корректировать в сентябре. Как это сделать Валентина ЯНКОВАЯ, доцент РГГУ, к. и. н. Из статьи узнаете: Как сразу скорректировать НД на 2021 год Почему нужно скорректировать НД уже сейчас, а не в конце года Как уточнить заголовки дел в номенклатуре Какие изменения внести в НД 2020 года Росархив разъяснил, что нужно обязательно внести изме- нения по срокам хранения в действующую номенклатуру дел. Совместите эту работу с ежегодной корректировкой НД. Так вы не только исправите текущую номенклатуру, но и заранее подготовите полноценную НД на 2021 год. Как это сделать — узнаете в статье. Почему скорректировать НД нужно сейчас, а не в конце года Из-за нового Перечня поправить НД на 2020 год надо пря- мо сейчас. Документ вступил в силу 18 февраля 2020 года. К этому моменту номенклатуры дел организаций на 2020 год уже подготовили, согласовали, утвердили у руководителей и ввели в действие. Естественно, что сроки хранения доку- ментов для номенклатур вы взяли из предыдущего Перечня 10 e.sekretaria.ru
Работа с документами 2010 года. Но Росархив позже дал разъяснения, что в НД-2020 Обратите внимание! надо использовать сроки из Перечня-2019. Поэтому всем Если документы были организациям в этом году необходимо внести изменения созданы до введения в действующие номенклатуры дел со ссылками на статьи в действие Перечня нового перечня. 2019 г., они прошли экспертизу ценности Когда нужно вносить изменения, Росархив не сказал. и вы включили их в описи Но если учесть, что НД действует в течение года, вы може- дел постоянного те пересмотреть сроки хранения документов и внести хранения или в акты изменения в номенклатуру в любое время до конца года. об уничтожении, которые Лучше это сделать осенью, и вот почему: вы сможете утвердил руководитель совместить эту работу с ежегодной обычной корректиров- организации, их сроки кой НД и в результате одновременно внесете изменения хранения не меняются. в действующую НД 2020 года и подготовите полноценную Они остаются номенклатуру на 2021 год. по Перечню-2010 С чего начать корректировку НД. Сначала внесите изме- нения в НД на 2020 год в графу «Срок хранения дела и № ста- тьи по перечню», используя Перечень-2019. Затем исключите из НД заголовки, которых не будет в 2021 году, и включите новые заголовки дел, которых не было в действующей НД. И наконец, обязательно уточните и скорректируйте в номен- клатуре заголовки дел. Когда скорректируете сроки хранения, получите обнов- ленную НД 2020 года с новыми сроками из Перечня-2019. Когда разберетесь с заголовками — у вас будет готовая НД на 2021 год. Если вы уже исправили действующую НД, поздравляем вас и рекомендуем проверить по этой статье, все ли вы сде- лали правильно. К тому же вам теперь предстоит еще раз пересмотреть НД и утвердить новую НД на 2021 год. Как внести изменения в НД-2020 Что надо изменить в НД. Вам придется проверить и вне- сти изменения по срокам хранения и номерам статей во все позиции НД 2020 года. Дело в том, что даже если сроки хранения документов не изменились, изменились номера № 9, сентябрь 2020 11
Делопроизводство Полезный совет статей перечня. Напомним, что в Перечне-2010 было всего Для работы с НД 1003 статьи, а в Перечне-2019 количество статей сократили используйте инструкцию до 657. Сравним для примера несколько позиций по старо- по применению му и новому перечням в таблице на странице 13. Посмо- Перечня-2019. Она трите внимательно: где-то вам придется менять только дает разъяснения статьи перечня, где-то сроки хранения, а где-то — сделать о том, как определять и то и другое. и применять сроки хранения документов Сколько экземпляров НД нужно исправить. Измене- при разработке НД ния нужно внести в четыре экземпляра НД. Первый экзем- и проведении экспертизы пляр НД храните постоянно, поместите его в отдельное дело ценности документов и включите в НД в раздел службы делопроизводства или вашего подразделения. Второй экземпляр передайте в архив организации, еще один экземпляр — в государственный или муниципальный архив, если организация является его источником комплектования. Кроме того, вам нужен еще рабочий экземпляр, которым может стать копия утверж- денной НД. Учитывая, что нужно поправить минимум четыре экзем- пляра НД, рекомендуем вам поступить так: исправьте в НД ссылки на статьи перечня, поменяйте сроки хранения доку- ментов там, где необходимо, распечатайте текст в нужном количестве экземпляров и утвердите исправленную НД у руководителя организации, чтобы придать ей легитим- ный характер. Таким образом, в деле с НД на 2020 год у вас будут две номенклатуры: одна — по состоянию на начало 2020 года, вторая — с изменениями, которые вы внесли в графу «Срок хранения дела и № статьи по перечню» в соответствии с Перечнем-2019. Разошлите копии разделов НД по подраз- делениям в бумажном или в электронном виде. Теперь, когда в 2021 году в компании будут проводить экспертизу ценности документов и отбирать их для пере- дачи в архив, сотрудники будут руководствоваться сроками хранения из Перечня-2019, а основной документ, в соответ- ствии с которым проводится эта работа, как раз НД. Чтобы при проведении экспертизы ценности документов не было проблем, важно внести изменения в НД 2020 года. 12 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как сразу скорректировать НД на 2021 год Напомним, что подготовка НД на следующий год начинается Еще по этой теме с ее корректировки. Делают это ежегодно в последнем квар- «Изменились сроки тале года, чтобы успеть утвердить и ввести НД в действие хранения документов: с 1 января. Корректировка нужна, чтобы отследить все из- что вам скорректировать менения, которые произошли в составе документов компа- в работе», нии. А происходят они по разным причинам. Например, № 4, 2020 меняется законодательство, внутренняя нормативная база, структура и направления деятельности компании, в работу с документами внедряют новые технологии и т. д. Чтобы организовать работу, оформите приказ о под- готовке проекта номенклатуры дел на 2021 год (образец на с. 14), в котором четко сформулируйте все поручения кол- легам в отделах по корректировке и подготовке проекта НД на 2021 год. Советуем провести совещание с сотрудниками, которые отвечают за делопроизводство в подразделениях Сравнение номеров статьей и сроков хранения совпадающих заголовков дел в Перечне-2019 и в Перечне-2010 Заголовок Перечень-2019 Перечень-2010 Уставы, положения организации срок статья срок статья Трудовые договоры, служебные кон- Постоянно Ст. 28 Постоянно Ст. 50 тракты, соглашения об их изменении, расторжении по месту разработ- Приказы, распоряжения по личному составу ки и/или утверж- Листки нетрудоспособности Отчеты, справки об объеме документообо- дения рота в организации Счета-фактуры 50/75 лет, ЭПК Ст. 435 75 л. ЭПК Ст. 657 50/75 лет, ЭПК Ст. 434 75 л. ЭПК Ст. 19б 5 лет Ст. 618 5 лет Ст. 896 1 год Ст. 169 1 год Ст. 257 5 лет Ст. 317 4 года Ст. 368 № 9, сентябрь 2020 13
Делопроизводство Приказ организации о подготовке проекта номенклатуры дел на новый календарный год Автономная некоммерческая организация дополнительного профессионального образования «Межрегиональный институт современного образования» (АНО ДПО МИСО) ПРИКАЗ 23 сентября 2020 г. № 183 Москва О подготовке проекта номенклатуры 1 на 2021 год В целях систематизации документов, образующихся в деятельности АНО ДПО МИСО, качественного формирования документального фонда образовательного учреждения, орга- низации и проведения экспертизы ценности документов 2 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений организовать и провести работу по кор- ректировке номенклатур дел и подготовке проектов номенклатур дел структурных подраз- делений на 2021 год в срок до 16 ноября 2020 года. 3 2. Службе делопроизводства (Иванова И.И.) подготовить проект сводной номенклатуры дел АНО ДПО МИСО на 2021 год и представить его на утверждение к 15 декабря 2020 г. 3 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора института по административной работе Петрова П.П. 4 Директор института Соловьев С.С. Соловьев 5 1 Корректно сформулируйте тему приказа, чтобы по формулировке было сразу понятно, о чем приказ 2 Обоснуйте действия и поручения в приказе 3 Внесите все распоряжения о необходимых действиях сотрудников организации 4 Добавьте пункт о контроле за исполнением приказа 5 Подпишите приказ у руководителя организации 14 e.sekretaria.ru
Работа с документами и объяснить им, с какой целью и в каком порядке коррек- Еще по этой теме тировать НД. «Новое в приказах: что изменилось Изменения в НД вносят в структурных подразделениях в сроках хранения компании. Отвечает за эту работу руководитель под- и как не “пришить” разделения, а технически ее выполняет секретарь-дело- приказ в чужое дело», производитель отдела или работник, который отвечает там № 7, 2020 за делопроизводство, вместе с ведущими специалистами подразделения. Скорректированную НД должен подписать руководитель подразделения и передать вам. Если у вас будут замечания к НД, верните ее на доработку. Номенклатуры всех подраз- делений соберите в сводную НД организации. Какие заголовки оставить в НД, а какие — убрать. Исключите из НД заголовки дел, которые в новом году в организации создавать не будут. Это может произойти из-за изменений внутренней нормативной базы, техноло- гии работы с документами, ликвидации подразделения или изменения в деятельности организации. Пример. В 2020 году в организации внедрили СЭД, в результате приказы по основной деятельности стали размещать в системе в электронном виде и доступ к ним получили все отделы. Поэтому отпала необхо- димость рассылать копии приказов. Если в НД 2020 года в каждом разделе, соответствующем структурному подразделению, было дело «Приказы по основной деятельности. Копии», до минования надобности, ст. 19а (1), то в НД 2021 года дело с приказами по основной деятель- ности останется только у секретаря или в службе делопроизводства — «Приказы организации по основной деятельности», постоянно, ст. 19а. Включите в НД новые заголовки дел. Необходимость этого может быть вызвана новыми требованиями и измене- ниями нормативной базы, появлением новых направлений деятельности организации и созданием новых структурных подразделений. Пример. С 2020 года ввели форму СЗВ-ТД, в соответствии с которой работодатель подает сведения о работнике в ИС ПФР. В связи с этим № 9, сентябрь 2020 15
Делопроизводство в НД кадровой службы организации нужно включить дело «Сведения о трудовой деятельности работников», ст. 450, 50/75 лет. Еще по этой теме Где можете ошибиться, когда будете уточнять заго- «7 ошибок, которые ловки дел в НД. Начнем с главных ошибок, которые обыч- ваши коллеги допускают но делают в заголовках НД. Эти ошибки переходят из года в описях дел», в год во многих компаниях. Чтобы их избежать, рекомен- № 5, 2019 дуем обращать внимание на следующие важные моменты. Когда переносите в НД формулировки из Перечня-2019, учитывайте нюансы и состав документов вашей компании. Не переносите формулировки без изменений. В перечне пере- числены виды документов, которые создают в различных организациях, и его задача — определить видовой состав документов и установить их сроки хранения. НД, в отличие от перечня, включает заголовки дел, которые формирует сама организация. Заголовок дела, кроме названия вида или видов документов, включает и другие сведения о деле — указание автора, корреспондента и т. д. Пример. В статье 345 Перечня-2019 есть формулировка «Отчеты о реа- лизации планов, программ международного сотрудничества». В НД заголовок лучше уточнить и сформулировать, например, так: «Отчеты о сотрудничестве с Международной организацией по стандартизации». Формулируйте заголовок дела точно, не обобщайте, раскрывайте видовой состав документов. Заголовки дел должны отражать содержание и состав документов дела. Нельзя употреблять в них неконкретные формулировки «разные материалы», «общая переписка», а также вводные слова и сложные синтаксические обороты. Пример. Неправильный заголовок: «Оперативная информация по адми- нистративным вопросам», лучше: «Оперативная информация (справки, сводки, служебные записки и др.) по административным вопросам». Обязательно указывайте в заголовке виды документов, которые в большинстве представлены в деле. 16 e.sekretaria.ru
Работа с документами Ошибки в заголовках дел НД и как их исправить Неправильный Почему он неправильный Правильный заголовок заголовок Переписка по оформле- Заголовок слишком общий и требует детализации, Переписка с посольствами нию въездных и выездных поскольку неясно, по каким именно вопросам об оформлении въездных документов или с кем ведется переписка. Кроме того, в нем и выездных документов вместо предлога по следует использовать пред- лог о (переписка — о чем?) Документы по выставоч- В данном заголовке обозначена тематика (содер- Документы о выставочной ной деятельности жание) документов, но остается неясным, какие деятельности: рекламные документы можно включить в данное дело. Чтобы проспекты, отчеты, справки, заголовок стал правильным, раскройте видовой списки состав документов дела. Обратите внимание также на то, что заменяем предлог по на о Переписка по админи- Такой заголовок может иметь место, но тем Переписка об администра- стративно-хозяйственным не менее некоторая корректировка нужна. При тивно-хозяйственной дея- вопросам составлении заголовков дел избегайте употре- тельности бления слов «по вопросам», поскольку они, как правило, бывают лишними Приказы генерального Если речь идет об основном распорядительном Приказы АО «Инициатива» директора по основной документе организации — приказе, то руководитель по основной деятельности / деятельности (генеральный директор) действует в данном случае Приказы общества по основ- от имени организации и называть его не нужно ной деятельности Материалы лиц, не при- В заголовках дел, включающих разные документы, Документы лиц, не принятых нятых на работу но связанных с рассмотрением одного вопро- на работу: анкеты, автобиогра- са или с деятельностью одной организации или фии, листки по учету кадров, ее органа, не употребляют слово «материалы». заявления, резюме и др. Используйте слово «документы» и обязательно раскрывайте видовой состав документов дела Оперативная информация Заголовок построен неправильно, поскольку теле- Переписка по администра- по административным граммы и телексы относятся к переписке и должны тивным вопросам вопросам (входящие теле- поступать в соответствующее дело с перепиской граммы и телексы) Пример. В Перечне-2019 есть позиция: «Документы по качеству и надеж- 17 ности продукции». В НД заголовок сформулируйте так: «Документы (сертификаты, акты испытаний, протоколы и др.) о качестве и надеж- ности продукции». Не формируйте заголовки дел с перепиской по прин- ципу «входящая корреспонденция» и «исходящая № 9, сентябрь 2020
Делопроизводство Еще по этой теме корреспонденция». В дела с перепиской помещают как «Три ошибки входящие, так и исходящие документы, связанные темати- в номенклатуре дел, чески. Если на входящее письмо готовится ответ, то копию которые допускают ответа и входящее письмо поместите в соответствующее 80% секретарей», дело по дате ответа. Если исходящее письмо инициативное, № 12, 2018 поместите его в дело по дате подписания. 18 Пример. Заголовки дел с перепиской должны включать вопрос, к кото- рому относятся документы дела, и/или корреспондента, например: «Переписка о выполнении приказов и распоряжений АО “Управляющая компания “Связьинвест”», ст. 21, 5 лет ЭПК. Или «Переписка с Феде- ральным казначейством об открытии и закрытии расчетных счетов», ст. 257, 5 лет, «Переписка об организации и проведении открытых конкурсов по закупке товаров (услуг)», ст. 229, 3 года. Как исправить заголовки в НД и какие еще ошибки в них допускают, узнаете в таблице на странице 17. Для того чтобы заголовок в краткой форме как можно полнее отражал содержание и состав документов дела, когда вы его составляете или уточняете, используйте то, что архивисты называют «признаками формирования дел». Их всего семь. Сориентироваться в них поможет таблица на странице 19. Когда составляете заголовки дел, исполь- зуйте от одного до четырех признаков формирования дел. Модели, по которым нужно составлять правильные заго- ловки дел, — найдете на странице 20. Внутри каждого комплекса документов заголовки дел систематизируйте по уровням: сначала заголовки с доку- ментами вышестоящих организаций, затем документы организации, после — документы подведомственных орга- низаций, если они есть. Как утвердить НД на 2021 год. Проект сводной НД зави- зируйте у руководителя архива организации или работника, который отвечает за архив. Согласуйте проект НД с эксперт- ной комиссией и утвердите у руководителя организации. Напомним, что сводную номенклатуру дел на 2021 год нужно ввести в действие с 1 января 2021 года. e.sekretaria.ru
Работа с документами Признаки формирования заголовков дел Основной Значение признака Пример заголовков признак Номинальный или Используйте название вида дела: Приказы общества по основной деятельности видовой переписка, журнал, дело — или Приказы общества по личному составу. Копии вида документов, включенных Распоряжения руководителя управления по основ- в дело: протоколы, приказы. ной деятельности Если используете слово «доку- Протоколы заседаний рабочей группы по внедре- менты», то в скобках перечис- нию СЭД лите несколько названий видов Книги и регистры по бухгалтерскому учету документов (2—3), включенных Переписка с образовательными учреждениями в дело. Слово «дело» используй- о повышении квалификации те, если в дело включаете разные Переписка со средствами массовой информации по виду документы, которые Обращения граждан и переписка по их рассмотрению относятся к одному лицу или Документы (справки, расчеты, акты и др.) об орга- объекту низации и проведении экспертизы качества продукции Дело общественного объединения, прошедшего государственную регистрацию Авторский Включайте в заголовок наиме- Планы работы Совета директоров общества нование организации, структур- на 2019 год ного подразделения, постоянно Протоколы заседаний Совета директоров общества действующего или временного Докладные записки руководителей подразделений органа, должностного лица, руководству общества создавших документ(ы) Корреспондент- Используйте наименование кор- Переписка с инспекциями ФНС по городу Москве ский респондента: организации, лица, по вопросам бухгалтерского учета и отчетности которому адресованы или от кото- Переписка с предприятиями группы компаний рого получены документы в деле «Северсталь» о поставке продукции Предметно- Раскрывайте краткое содержание Журнал учета заявок на ремонт и замену компью- вопросный или документов дела терной техники тематический Переписка о приемах и переводах работников общества Документы (графики, списки, служебные записки, переписка) о закупке товаров, работ, услуг Хронологический Включайте даты (период), к кото- Штатное расписание общества на 2020 г. Копия рым относятся документы дела Планы работы подразделений общества. Полугодовые Бухгалтерский баланс. Годовой Бухгалтерский баланс. Квартальный Расчеты сметы на 2020 г. по бюджетным ассигнованиям Географический Включайте название местности Законодательные, иные нормативные правовые акты или территори- (территории), с которой связано представительных и исполнительных органов власти альный содержание документов дела города Москвы Отчеты образовательных учреждений общего про- фессионального образования Западного админи- стративного округа города Москвы Копийный Указывайте на копийность доку- Приказы общества по основной деятельности. Копии ментов дела Положения о структурных подразделениях. Копии № 9, сентябрь 2020 19
Делопроизводство МОДЕЛИ ЗАГОЛОВКОВ ДЕЛ Протоколы заседаний Совета директоров общества Номинальный Авторский Отчеты филиалов о выполнении финансового плана за 2019 год Номинальный Авторский Предметно-вопросный Документы (справки, служебные записки, объяснительные записки и др.) о проведении служебных расследований Предметно-вопросный Номинальный График повышения квалификации работников отдела на II полугодие 2020 г. Номинальный Предметно-вопросный Хронологический Номенклатура дел предприятия на 2020 год Номинальный Хронологический Переписка с территориальными органами о контрольно-надзорной деятельности Номинальный Корреспондентский Предметно-вопросный Номинальный Корреспондентский Территориальный Переписка с территориальными органами Центрального Федерального округа об обучении и повышении квалификации работников Предметно-вопросный Номинальный Авторский Территориальный Отчеты административных органов Северо-Восточного административного округа города Москвы о мероприятиях по предотвращению правонарушений Предметно-вопросный 20 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как правильно заполнить реквизит «Адресат» Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Что узнаете: как адресовать письмо руководителю организации и его заместителю, группе однотипных организаций и в других ситуациях. Получите памятку по заполнению реквизита «Адресат». Один из важнейших реквизитов делового письма — «Адре- сат». Реквизит «Адресат» включает: наименование адре- сата (получателя письма) и почтовый адрес или номер телефона-факса, адрес электронной почты. Получателями письма могут быть: должностное лицо / несколько долж- ностных лиц; организация; структурное подразделение; группа организаций; физическое лицо. Чтобы вы увидели все возможные ситуации заполнения адресата — мы под- готовили для вас памятку. В нашей памятке вы найдете правила оформления этого реквизита для писем на разных носителях, в различных ситуациях адресования. Основа памятки — ГОСТ Р 7.0.97-2016. Памятка по заполнению реквизита «Адресат» Правило Примеры Автор письма не знает имени и фамилии адресата Полное или краткое наименование орга- Акционерное общество низации укажите в именительном падеже «Рассвет» Министерство финансов Российской Федерации Ростехнадзор № 9, сентябрь 2020 21
Делопроизводство Правило Примеры Письмо адресовано руководителю организации или его ближайшему заместителю Должность и фамилию адресата укажите Генеральному директору в дательном падеже. Сначала напишите АО «Рассвет» фамилию, затем — инициалы Постникову А.А. Первому заместителю генерального директора АО «Рассвет» Ивашкиной Д.Ю. Письмо адресовано в структурное подразделение организации Сначала в именительном падеже укажите Администрация Самарской области наименование организации, затем — наи- Департамент управления муниципальным имуществом менование структурного подразделения Акционерное общество «Рассвет» Лаборатория Письмо адресовано руководителю структурного подразделения организации Наименование организации укажите в име- Администрация Самарской области нительном падеже. Затем пропустите строку. Должность руководителя, его фамилию Руководителю и инициалы поставьте в дательном падеже Департамента управления муниципальным имуществом Серебряковой Т.Ю. Акционерное общество «Рассвет» Заведующему лабораторией Перову Ю.О. Письмо адресовано группе организаций одного типа или структурным подразделениям одной организации Адресат укажите обобщенно. Если письмо Руководителям предприятий газодобывающей отрасли направляете не всем организациям или (по списку) структурным подразделениям, то рядом с реквизитом проставьте отметку «(по спи- Начальникам обособленных подразделений ску)». Имеется в виду список рассылки, АО «Рассвет» который прикладывается к письму Письмо адресовано физическому лицу Укажите фамилию (в дательном паде- Митиреву С.П. же), инициалы, почтовый адрес. Адрес Летняя ул., д. 56, кв. 34, напишите в последовательности: улица, г. Тольятти, Самарская обл., 123456 дом, квартира, город, область, индекс Письмо на электронном бланке для писем организации, подписанное электронной цифровой подписью Реквизит «Адресат» оформите по правилам, Митиреву С.П. описанным выше для каждой ситуации, [email protected] но при этом можете его дополнить элек- тронным адресом 22 e.sekretaria.ru
Работа с документами Архивный минимум: как вести архив без архива Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: Как создать номенклатуру дел и уничтожить документы в первый раз Что произойдет, если не хранить документы или хранить все подряд Как создать спецусловия для документов по личному составу Что может сделать ответственный за хранение Если у вас нет архива, это не значит, что вам нечего хранить. 23 Скорее всего, архивных документов у вас даже больше, чем могло быть, если бы архивом занимались. Создавать архив с нуля сейчас сложно и затратно. Ограничьтесь самыми необходимыми действиями. Так вы быстро наведете мини- мальный порядок в документах. Почему надо хранить документы Если не храните документы или делаете это неправильно — вас оштрафуют. Хранить документы должна любая организация в нашей стране, а также все индивидуальные предпринимате- ли. Обязанность хранить документы установлена статьей 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Штрафы за неправильное хранение документов установле- ны статьями 13.20 и 13.25 Кодекса об административных право- нарушениях (КоАП). Штраф за нарушение правил хранения, № 9, сентябрь 2020
Делопроизводство Еще по этой теме комплектования, учета или использования архив- «Новое в приказах: ных документов для должностных лиц составляет что изменилось от 300 до 500 руб., ст. 13.20 КоАП. Штраф для должностных в сроках хранения лиц от 2500 до 5000 руб., для юридических — от 200 000 до и как не “пришить” 300 000 руб. предусматривает статья 13.25 КоАП. По этой ста- приказ в чужое дело», тье штрафуют, если организация документы не уберегла: № 7, 2020 их нет и предоставить их невозможно. Да, штраф за нарушение правил хранения документов по статье 13.20 КоАП максимум 500 руб. Но это не значит, что правила не надо выполнять. Во-первых, штраф можно заплатить за каждый документ, «попавший под статью». Во-вторых, вместе со штрафом компания получит предпи- сание в очень ограниченный срок привести в порядок архив и выстроить систему хранения документов. А это встанет вам даже дороже, чем, например, штраф по статье 13.25 КоАП. Срочно составить номенклатуру дел, провести экспертизу ценности, уничтожить документы и сшить дела с длитель- ными сроками хранения стоит недешево. Вряд ли вы будете все это делать сами, скорее всего, вы закажете эти работы государственному архиву или специализированной орга- низации. Почему не надо хранить все документы Другая крайность в хранении документов — ничего не выбра- сывать. Плюс у такого подхода только один: если документ когда-то создали и не выбросили, то он наверняка где-то существует. Поэтому вас как бы и не за что штрафовать. Это распространенная позиция многих руководителей. Раз- беремся в минусах такого подхода. Вот они. Отсутствует система. Архив отличается от склада тем, что в нем нет ни одного случайного дела. Каждый документ хранят строго определенное время, а затем уничтожают. Все дела систематизированы и разложены по годам, видам и томам. Поиск нужного документа занимает считанные минуты. 24 e.sekretaria.ru
Работа с документами Помещения забиты хламом. Целые кабинеты в офисах компании отдают под хранилища. Документы лежат в них в коробках, а иногда просто россыпью. Если вычистить все ненужные дела, на освободившиеся места можно рассадить отделы. Кроме документов, в эти «хранилища» складывают тонны ненужных вещей, от выставочного оборудования до новогодней мишуры. Документы нельзя найти. Если в компании ничего не выбрасывают, это не означает, что по запросу вы найдете нужный документ. Скорее всего, никто даже не представляет, где он может быть. Так что даже тот единственный плюс тотального хранения всего и вся, который мы озвучили выше, представляется очень сомнительным. Что делать, если хранение документов повесили на вас Не советуем ругаться с руководством, если на вас повеси- Еще по этой теме ли дополнительные задачи. Сейчас компании стараются «Три безупречные выжить любой ценой, и дополнительные расходы на оплату схемы, чтобы упростить стороннего архивиста или услуг компании вашему шефу, самые важные скорее всего, не по карману. архивные процессы», № 3, 2019 Ответственного за хранение документов назначают специальным приказом по организации (пример на с. 26). Проследите, чтобы его оформили. Чаще всего ответствен- ность возлагают в рамках дополнительных обязанностей, то есть вы, например, продолжите работать в приемной, а «в свободное время» займетесь архивом. Чтобы создать полноценный архив, «свободного вре- мени» у вас не будет, и задача такая перед вами не стоит. Поэтому предлагаем вам выполнить минимальный набор из трех действий, чтобы сохранить документы компании: — создать и начать вести номенклатуру дел — так вы систематизируете документы; — уничтожить документы с истекшим сором хранения, чтобы облегчить их поиск и освободить площади; № 9, сентябрь 2020 25
Делопроизводство Приказ о назначении ответственного за хранение документов Общество с ограниченной ответственностью «Советник» (ООО «Советник») ПРИКАЗ 07.08.2020 № 454 Москва О назначении работника, ответственного за хранение документов 1 Во исполнение требований п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» 2 ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственным за хранение документов ООО «Советник» помощника гене- рального директора Степанову Кристину Александровну с 10.08.2020. 3 2. Начальнику отдела кадров Королевой М.В.: 4 2.1. Подготовить дополнения к трудовому договору и приказ об оплате дополнительного объема работы помощнику генерального директора Степановой К.А. 2.2. Внести изменения в должностную инструкцию помощника генерального директора до 10.08.2020. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Комаров И.Ю. Комаров 5 С приказом ознакомлены: Помощник генерального директора Степанова К.А. Степанова 07.08.2020 6 М.В. Королева 07.08.2020 Начальник отдела кадров Королева 1 Четко сформулируйте тему приказа «О назначении работника, ответственного за хранение документов» 2 В обосновании укажите нормативный правовой акт 3 В распорядительной части приказа первым пунктом добавьте сотрудника, которого назначают ответственным за хранение 4 Добавьте распоряжения для начальника отдела кадров по оформлению дополнительной работы 5 Подпишите приказ у генерального директора 6 Ознакомьте с приказом сотрудников, которых вы упоминали в тексте 26 e.sekretaria.ru
Работа с документами — создать специальные условия для документов по лич- ному составу — так вы избежите штрафов за нарушение условий хранения и некорректное обращение с персональ- ными данными работников. Именно эти три действия обеспечат систему хранения документов организации на первом этапе. Их вполне доста- точно. Вы не нарушите архивное законодательство, система- тизируете документы, обеспечите их учет и удобный поиск. Конечно, чтобы выполнить этот «минимум» в реальности, вам потребуется много времени, информации и новых зна- ний. Мы облегчим вам жизнь и подробно все расскажем в одной статье. Как обеспечить архивный минимум Создайте номенклатуру дел. Номенклатура дел — глав- Еще по этой теме ный учетный документ компании. Фактически номенкла- «5 этапов работы тура — это ежегодный список дел организации с указанием с электронными их сроков хранения и количества. Количество считают общее документами в архиве и по категориям дел. Вам нужно приложить усилия в первый организации», раз, чтобы составить НД, зато потом ее нужно просто еже- № 6, 2019 годно уточнять, что обычно не вызывает трудностей. Кстати, сентябрь как раз идеальное время, чтобы начать составлять номенклатуру на 2021 год. Главное в НД — сроки хранения дел организации. Их долж- ны проставить на своих делах сотрудники подразделе- ний — не берите эту работу на себя. Как сотрудник, который отвечает за хранение документов, вы имеете полное право требовать от коллег участия в процессах по хранению доку- ментов. Только они могут правильно озаглавить свои дела и найти их в перечнях с указанием сроков хранения. И глав- ный из этих перечней — Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельно- сти государственных органов, органов местного самоуправ- ления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее — Перечень. № 9, сентябрь 2020 27
Делопроизводство Еще по этой теме Заметим, что существует еще один перечень — для орга- «Как отобрать низаций, которые ведут техническую, научно-техническую, документы строительную, производственную и подобную деятельность. на уничтожение, Это Перечень типовых архивных документов, образующих- чтобы не потерять ся в научно-технической и производственной деятельности нужные», организаций, с указанием сроков хранения, утв. прика- № 1, 2020 зом Министерства культуры и массовых коммуникаций от 31.07.2007 № 1182. 28 Создать лайт-версию номенклатуры дел у вас не полу- чится. Вам придется составить список дел и установить для них сроки хранения. Начните с НД своего подразде- ления. Включите в этот раздел все документы приемной, то есть как раз те, за которые вы отвечаете. Потом у вас будет время помочь с номенклатурами коллегам из дру- гих отделов. Утвержденную форму НД организации найдете в Прави- лах архивного дела от 31.03.2015 № 526, далее — Правила-2015, в приложении 25. Помните, что каждый раздел номенкла- туры соответствует одному структурному подразделению организации. Когда вы составляете номенклатуру, работайте с четырь- мя графами. Укажите в них индексы и заголовки дел, сроки хранения со ссылками на источники, сделайте отметки о делах в графе «Примечание». Только третья графа при составлении номенклатуры остается свободной. Ее очередь приходит позже, когда закончится календарный год. В тре- тью графу номенклатуры дел вы от руки внесете фактиче- ское количество дел, которые образовались за год. Приведем пример номенклатуры дел раздела «Приемная генерального директора» и прокомментируем его (образец на с. 30). (1) — Добавьте индекс дела. Это цифровое, реже буквенно- цифровое обозначение дела в номенклатуре. Первая часть индекса — номер раздела по номенклатуре, к которому относится дело. В нашем примере это «02». Вторая часть индекса — порядковый номер дела по разделу. (2) — Заполните графу «Заголовок дела». Подробнее о том, как это сделать, читайте на страницах 15—20 журнала. e.sekretaria.ru
Работа с документами (3) — Заполните графу «Количество дел» после заверше- Еще по этой теме ния календарного года. «Как научиться “читать” трудные сроки хранения (4) — Установите сроки хранения по типовым перечням в Перечне-2019», документов с указанием сроков хранения. № 6, 2020 (5) — Внимательно читайте все сноски и примечания к статьям Перечня, когда определяете срок хранения. Срок в примечании может отличаться от основного срока дела на десятки лет как в большую, так и в меньшую сторону. Пример мы показали на делах 02-05 и 02-06. Протоколы совещаний у генерального директора хранят постоянно, а в примечании к статье Перечня сказано, что протоколы совещаний по оперативным вопросам у генерального дирек- тора хранят пять лет. (6) — Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) означает, что по окончании срока хранения дело нужно внимательно просмотреть и при необходимости продлить срок его хранения. (7) — Проставьте соответствующую отметку, если дело электронное. (8) — Оставляйте пустые строки в конце каждого разде- ла номенклатуры. В них вы от руки внесете дела, которые заводят в подразделениях в течение года. Соберите номенклатуры дел от своих коллег в подраз- делениях и сделайте сводную НД организации на 2021 год. Действующая НД поможет вашим коллегам сразу правильно формировать дела, а не копить бумаги на столах и подокон- никах. Впоследствии эти дела можно передать в архив, если его все-таки создадут, или уничтожить, когда истечет срок хранения. В любом случае они будут систематизированы, а это и есть одна из основных задач архивного хранения. Выберите, какие документы надо уничтожить. Унич- тожить можно только те документы, у которых закончился срок хранения. И здесь важно правильно рассчитать год уничтожения документов. Чтобы это сделать — возьми- те за основу год, когда документы закрыли в делопроиз- водстве, сложите его со сроком их хранения и прибавьте к сумме 1. № 9, сентябрь 2020 29
Делопроизводство Раздел номенклатуры дел «Приемная генерального директора» на 2020 год Раздел номенклатуры дел «Приемная генерального директора» на 2020 год Индекс Заголовок дела Коли- Срок хранения Примечание дела 2 чество дела и № ста- тьи по перечню1 1 дел 4 3 1 2 34 5 02-01 02-02 02 — Приемная генерального директора 02-03 Инструкция по делопроизводству Постоянно, 02-04 ст. 8 а) 02-05 Номенклатура дел на 2020 год Постоянно, 02-06 ст. 157 02-07 02-08 Приказы по основной деятельности До ликвидации организации, 02-09 ст. 19 а) 02-10 02-11 Распоряжения топ-менеджеров До ликвидации по направлениям деятельности организации, 8 ст. 19 а) Протоколы совещаний у генерального Постоянно, директора ст. 18 е) Протоколы оперативных совещаний 5 лет, ст. 18 а) (3) 5 Переписка по профильной деятель- 5 лет ЭПК 6 ности Служебные записки структурных под- 5 лет ЭПК Электрон- разделений по профильной деятель- ное дело 7 ности Журнал регистрации приказов и рас- Постоянно, Электрон- поряжений по основной деятельности ст. 182 а) ное дело Журнал регистрации поступающей 5 лет, Электрон- и исходящей корреспонденции ст. 182 г) ное дело Журнал регистрации внутренних 5 лет, Электрон- информационно-справочных доку- ст. 182 г) ное дело ментов 1 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе дея- тельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. 30 e.sekretaria.ru
Работа с документами Пример. Переписку по профильной деятельности за 2020 год (срок хра- нения 5 лет) можно будет уничтожить в 2026 году: 2020 + 5 + 1 = 2026. А в этом году можно, например, уничтожить документы с пятилетним сроком хранения за 2014 год: 2014 + 5 + 1 = 2020. Кстати, в архивном деле используют не конкретные даты Обратите внимание! закрытия документа, а промежуток длиной в год. Например, Обязательно нужно вести если задание по одному письму исполнили 24 января 2020, опись дел по личному а по другому — 15 декабря 2020, закрыть оба письма в дело- составу и опись дел производстве нужно в 2020 году. со сроком хранения свыше 10 лет. Кроме Оформите уничтожение документов специальным актом. того, принято вести Унифицированную форму документа найдете в Прави- описи дел постоянного лах-2015 в приложении 21. Вы можете упросить унифици- хранения и электронных рованную форму, исключив из нее графы и поля, в которые дел постоянного нечего написать. Это графы 4 и 5 «Номер описи» и «Номер хранения и дел со сроком единицы хранения по описи», ведь описей в организации хранения свыше 10 лет еще нет. Визу согласования с экспертной комиссией тоже исключите — такой комиссии в компании нет. Приведем пример акта об уничтожении и прокомменти- руем его (образец на с. 32—33). (1) — Утвердите акт у первого руководителя организации, гриф утверждения заверьте печатью. Важно: утвердите акт до того, как документы будут уничтожены. (2) — Основаниями для уничтожения должны быть нор- мативные правовые акты (НПА) со сроками хранения доку- ментов. Многие полагают, что основанием для уничтожения может быть приказ директора. Но основание для уничтоже- ния — это право уничтожить конкретный документ, и это право закрепили в НПА. (3) — Внесите в акт общий заголовок документов. Не рас- писывайте по годам: переписка за 2010, переписка за 2011… Достаточно один раз написать «Переписка по профильной деятельности», а период указать в следующей графе (4): 2010—2014. (5) — Укажите, по каждому делу конкретную статью Перечня, которая дает основание для его уничтожения. № 9, сентябрь 2020 31
Делопроизводство Акт об уничтожении документов (фрагмент) Общество с ограниченной УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ответственностью «Советник» Комаров И.Ю. Комаров (ООО «Советник») (подпись) (расшифровка подписи) (наименование организации) 28.08.2020 1 Печать АКТ (дата) 28.08.2020 №1 О выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 2 (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Советник» (наименование компании) № Заголовок дела Годы Кол-во ед. Сроки хране- Примечание п/п (групповой заголовок 4 хр. ния и номе- 6 ра статей документов) по перечню 3 5 12 3 4 5 5 томов 1 Протоколы опера- 2010—2014 5 лет, тивных совещаний 5 томов ст. 18 г) (3) 2 Переписка по про- 2010—2014 5 лет, фильной деятель- ст. 70 ности 3 Служебные записки 2010—2014 5 томов 5 лет, структурных под- ст. 47 разделений по основ- ной (профильной) деятельности 4 Накладные 2010—2014 15 томов 5 лет, 13 томов ст. 518 5 Счета-фактуры 2010—2014 5 лет, ст. 317 32 e.sekretaria.ru
Работа с документами 12 3 45 6 2010—2014 6 Договоры оказания 18 томов 5 лет, услуг и документы ст. 11 (акты, переписка (копии), уста- вы контрагентов (копии) к ним … Итого 150 (сто пятьдесят) ед. хр. за 2010—2014 годы (Цифрами и прописью) Помощник Степанова К.А. Степанова генерального директора (Подпись) (Расшифровка подписи) (Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)) Главный бухгалтер Петрова А.В. Петрова 25.08.2020 6 Начальник юридического отдела Чесноков О.Л. Чесноков 25.08.2020 6 Начальник лаборатории Полякова Н.Ю. Полякова 26.08.2020 6 … Документы в количестве 150 (сто пятьдесят) ед. хр. за 2010—2014 годы уничтожены в ООО «Советник» путем измельчения, исключающего возможность восстановления, 1 сентября 2020 г. 7 Помощник Степанова К.А. Степанова генерального директора (Подпись) (Расшифровка подписи) (Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)) № 9, сентябрь 2020 33
Делопроизводство Еще по этой теме (6) — Завизируйте акт у каждого из руководителей, кто «Электронная передал документы своего структурного подразделения и бумажная переписка: на уничтожение. 8 ошибок в делах, которые допускают (7) — Оформите запись о том, каким способом были унич- 90% ваших коллег», тожены документы. Если организация уничтожает доку- № 4, 2019 менты самостоятельно, оформите запись так, как показано в примере на странице 33. Если такой возможности нет, передайте документы по договору специальной организации и сделайте другую запись, например: «Документы в количестве 150 (сто пять- десят) единиц хранения на бумажном носителе весом 98 (девяносто восемь) кг сданы на уничтожение в ООО «Эко- переработка» по договору оказания услуг от 26.08.2020 № 754-П/260820-157 и уничтожены путем измельчения, исключающего возможность восстановления». Создайте спецусловия для документов по личному составу. Закон предъявляет особые требования к хранению документов по личному составу. Это приказы по личному составу, документы о зарплате, личные дела работников, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, договоры подряда с физическими лицами, личные карточки работников. В этих документах есть персональные данные и социально значимая информация о каждом работнике: его стаж, заработная плата и др. Эта информация должна храниться в течение 50 лет, независимо от существования организации-работодателя. При ликвидации организации на государственное хра- нение передают именно документы по личному составу. И даже если о ликвидации сейчас никто не задумывается, содержать в порядке документы этой особенной категории нужно всегда. За исполнением федерального законодательства о защи- те персональных данных следит Роскомнадзор. Штрафы за неправильную обработку и использование персональ- ных данных устанавливает статья 13.11 КоАП, которая так и называется: «Нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных». 34 e.sekretaria.ru
Работа с документами Если персональные данные работника, которые содержа- лись в документах по личному составу, станут достоянием общественности, то это грозит штрафом для юридических лиц в размере от 25 000 до 50 000 руб., п. 6 ст. 13.11 КоАП. Штраф за невыполнение обязанностей по обработке пер- сональных данных в сочетании со штрафом за неправильное хранение документов, ст. 13.20 КоАП, может сильно ударить по бюджету компании. Чтобы выполнить особые условия хранения докумен- тов по личному составу, систематизируйте их и защитите от несанкционированного доступа. Документы можно не сшивать в тома, пока архивом не занимается профессиональный архивариус. Но их нужно подшить в папки-регистраторы по темам и срокам хранения. Пример. Отдельно — приказы по личному составу со сроком хранения 50 лет, отдельно — со сроком 5 лет, отдельно — приказы о дисципли- нарных взысканиях со сроком хранения 3 года. Трудовые договоры, личные карточки и личные дела уво- Еще по этой теме ленных работников систематизируйте по году увольнения, «Изменились сроки а внутри года — по алфавиту. Папки, в которые подшиты хранения документов: документы, нужно подписать. что вам скорректировать в работе», № 4, 2020 Просматривать документы по личному составу имеют право только те работники организации, которые дали обязательство о неразглашении персональных данных. Это руководство, работники отдела кадров, бухгалтерии, секретариата. Для всех остальных доступ к документам по личному составу должен быть закрыт. Упорядоченные документы по личному составу разме- стите или в отдельном помещении с железной дверью или в железных шкафах, которые запираются на ключ. Спе- циального нормативного документа, в котором было бы это правило, нет. Но если право просматривать и работать с документами есть только у ограниченного круга лиц, то само собой разумеется, что эти документы должны быть под замком. Иначе контролировать доступ к ним невозможно. № 9, сентябрь 2020 35
Делопроизводство Как упростить под компанию унифицированную форму акта об уничтожении документов Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Что узнаете: как упростить унифицированную форму акта об уничтожении документов, если в компании архивом никто не занимался и нет описей и номенклатуры дел, а дела уничтожить надо. Еще по этой теме Вы можете исключить из унифицированной формы графы «Как рассчитать и информационные блоки, в которые нечего написать. Форма год уничтожения акта о выделении к уничтожению архивных документов, документа», не подлежащих хранению, утверждена приложением 21 № 6, 2020 к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда и других 36 документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденным приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее — Пра- вила-2015. Основная часть акта об уничтожении — таблица из восьми граф. В сноске «звездочке» из четвертой графы говорится о том, что при выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче в архив организации графы 4 и 5 не заполняются. Если дела, которые нужно уничтожить, не внесены в описи, не делайте лишнюю работу: все равно они будут уничтожены. Таким образом, Правила-2015 дают разрешение не заполнять эти графы, если в компании нет описей. Если визы экспертной комиссии (ЭК) нет, оформите к акту лист согласования должностных лиц, ответственных за уничтожаемые документы, или внесите в текст акта под- писи ответственных лиц. e.sekretaria.ru
Работа с документами Пример. Если уничтожаете договоры оказания услуг, то должна быть виза начальника юридического или договорного отдела. Если унич- тожаете бухгалтерскую первичку — виза главного бухгалтера. Если переписку по профильной деятельности — визу должен поставить начальник канцелярии и т. д. Дело не в наличии комиссии, а в том, что уничтожение Еще по этой теме документов согласовано с компетентными должностными «Акт-2020: как составить лицами компании. и оформить», № 11, 2019 Небольшой объем документов могут уничтожить работ- ники организации, если у компании есть производственная база с печью или измельчителем. Сдавать документы спе- циалистам, заключать договор, проводить взвешивание не нужно. Соответственно, изменится и формулировка в форме акта. Фразу «Изменения в учетные документы внесены» тоже можно убрать, потому что учетных документов в организа- ции не существует. Здесь имеются в виду отметки об унич- тожении дел, которые проставляют в номенклатурах дел и в архивных описях. В результате наших правок вся необходимая информа- ция в упрощенном акте сохранилась (образец на с. 38—39). В переработанном под организацию акте мы: — указали основание для уничтожения; — перечислили уничтожаемые документы и указали их количество; — указали сроки хранения; — проставили визы ответственных должностных лиц компании; — описали способ уничтожения, указали его место и дату; — проставили подпись руководителя организации в гри- фе утверждения. Таким образом, унифицированные формы нельзя иска- жать, исключая информацию, которая в них есть и должна быть внесена. Но если у вашей компании нет информации для запонения документа, исключите из формы те блоки, в которые она должна быть записана. № 9, сентябрь 2020 37
Делопроизводство Упрощенная форма акта об уничтожении документов ООО «Альтернатива» УТВЕРЖДАЮ 6 Генеральный директор (наименование организации) Козлов О.Н. Козлов АКТ 01.07.2020 № 1 (подпись) (расшифровка подписи) О выделении к уничтожению 01.07.2020 Печать архивных документов, (дата) не подлежащих хранению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующих- ся в процессе деятельности государственных органов, органов мест- ного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения На основании (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236) 1 (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие прак- тическое значение документы ООО «Альтернатива» (компании) № Заголовок дела Годы Кол-во ед. Сроки хранения Примеча- п/п (групповой заголовок хр. и номера статей ние документов) 2 по перечню 12 34 5 6 1 Протоколы оператив- 2010—2014 5 томов 5 лет, ных совещаний ст. 18-е (3) 2 Переписка по профиль- 2010—2014 5 томов 5 лет, ст. 70 ной деятельности 3 Служебные записки 2010—2014 5 томов 5 лет, ст. 47 структурных подразде- лений по основной (про- фильной) деятельности 4 Накладные 2010—2014 15 томов 5 лет, ст. 518 5 Счета-фактуры 2010—2014 13 томов 5 лет, ст. 317 6 Договоры оказания услуг 2010—2014 18 томов 5 лет, ст. 11 и документы (акты, переписка (копии), уставы контрагентов (копии) к ним … 38 e.sekretaria.ru
Работа с документами Итого 23 годы. 49 (сорок девять) ед. хр. за 2010—2014 (цифрами и прописью) Помощник генерального Иванова Д.Е. Иванова директора (подпись) (расшифровка подписи) (наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)) Начальник канцелярии 4 Мироненко В.С. Мироненко 29.06.2020 Главный бухгалтер 4 Дмитриева Е.Е. Дмитриева 29.06.2020 Начальник юридического отдела 4 Тимофеева Р.О. Тимофеева 30.06.2020 … Документы в количестве 49 (сорок девять) ед. хр. за 2010—2014 годы уничтожены в ООО «АБВ» путем измельчения, исключающего возможность восстановления, 3 июля 2020 г. 5 Помощник генерального Иванова Д.Е. Иванова директора (подпись) (расшифровка подписи) (наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив)) 1 Добавьте основание для уничтожения 39 2 Перечислите уничтожаемые документы и укажите их количество 3 Укажите сроки хранения 4 Завизируйте у ответственных должностных лиц компании 5 Опишите способ уничтожения, укажите место и дату 6 Утвердите акт у руководителя организации № 9, сентябрь 2020
Делопроизводство Домашнее задание № 9. Как составить приказ об увольнении Валентина АНДРЕЕВА, Разберитесь с ситуацией ниже и найдите ошибки. Правильный профессор кафедры ответ с разбором ошибок — в следующем номере журнала. трудового права и права социального обеспечения Ситуация. Секретарь ООО «Строитель» Насонова С.П. Российской академии работала в организации более восьми лет. У нее было про- правосудия, к. и. н. фильное образование, и она неоднократно повышала квали- фикацию. Когда в организации освободилось место началь- 40 ника секретариата, Насонова С.П. обратилась к генеральному директору с просьбой перевести ее на эту должность. Однако в переводе на вышестоящую должность ей отказали. На это место приняли работника без профильного образования и без стажа работы в данной области. После этого Насонова С.П. решила искать другую работу. В ПАО «Инвестбанк» ей предложили место начальника организационно-контрольного отдела, и 07.07.2020 секретарь написала заявление об увольнении из ООО «Строитель» по собственному желанию. При этом Насоновой С.П. хоте- лось как можно быстрее перейти на новую работу, не отра- батывая две недели. Поэтому она не указала в заявлении об увольнении конкретную дату. Генеральный директор решил не задерживать секрета- ря и указал в резолюции на заявлении датой увольнения 10.07.2020. В течение трех дней секретарь должна была передать дела начальнику секретариата. В результате в ООО «Строитель» 07.07.2020 издали следующий приказ (с. 41) об увольнении секретаря 10.07.2020 по ее инициативе. Определите: — можно ли уволить работника по его инициативе, если в заявлении об увольнении не указана дата увольнения; — может ли руководитель организации сам определить дату увольнения работника; — правильно ли был составлен приказ; — правильно ли были оформлены реквизиты приказа. e.sekretaria.ru
Практикум Задание практикума. Приказ об увольнении Форма утверждена приказом ООО «Строитель» от 28.12.2012 Общество с ограниченной ответственностью Код «Строитель» Форма по ОКУД 0301015 (ООО «Строитель») по ОКПО (наименование организации) Дата составления Номер документа ПРИКАЗ 07.07.2020 108-к о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) Прекратить действие трудового договора от « 15 » марта 20 11 г. № 11/12 , уволить « 10 » июля 20 20 г. Табельный номер Насонову Светлану Петровну 1103 (фамилия, имя, отчество) секретариат (структурное подразделение) секретарь должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации) инициатива работника, п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения) Основание заявление Насоновой С.П. (документ, номер, дата): (заявление работника, служебная записка, медицинское заключение и т.д.) Генеральный директор Вознесенский Н.Г. Вознесенский С приказом ознакомлена: Насонова 10.07.2020 С.П. Насонова секретарь В дело № 03-05 Специалист по управлению персоналом Жаркова 10.07.2020 № 9, сентябрь 2020 41
Делопроизводство Задание № 8. Ответы Валентина АНДРЕЕВА, Акты оформляют в различных ситуациях, поэтому реко- профессор кафедры мендуем их регистрировать с добавлением к порядковому трудового права и права номеру буквенного индекса, соответствующего вопросу, социального обеспечения зафиксированному в акте (1). Российской академии правосудия, к. и. н. Реквизит «Место составления (издания) документа» ука- зывайте по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (2). Заголовок к тексту акта должен точно отражать его содержание (3). К составлению акта о дисциплинарном проступке при- влекли заинтересованных работников — сотрудников того же структурного подразделения, в котором работала секретарь Ефимова В.А. А в составлении акта должны были участво- вать незаинтересованные лица (4). Это могут быть специалисты из других структурных подразделений организации, непосредственно не связанные с данным работником. При оформлении актов о дисциплинарных проступках в них традиционно вносят информацию не только о дате события, но и о времени составления документа, а также о служебном помещении, где он составлялся (5). В трудовом договоре, заключенном с секретарем Ефи- мовой В.А., отсутствовало условие о работе с конфиден- циальными документами и об ответственности за разгла- шение коммерческой тайны. В такой ситуации привлекать секретаря к дисциплинарной ответственности за наруше- ние порядка работы с конфиденциальными документами неправомерно (6). К акту нужно приложить объяснительную записку сотруд- ника, совершившего нарушение (7). В состав реквизита «Подпись» не включают дату (8). Мы привели на с. 43 и 44 неправильный и правильный варианты составления и оформления акта о нарушении порядка работы с конфиденциальными документами. Реко- мендуем вам их сравнить. 42 e.sekretaria.ru
Практикум Неправильный вариант акта о нарушении дисциплины труда Общество с ограниченной ответственностью «Содружество» (ООО «Содружество») 29.06.2020 АКТ 1 №9 г. Красногорск, Московская обл. 2 О нарушении дисциплины труда 3 Мною, руководителем отдела ДОУ ООО «Содружество» Матвеевым А.Н., в присутствии работников отдела ДОУ документоведа Егоровой О.А. 4 и секретаря Осиповой Н.П. 4 5 составлен настоящий акт о следующем. Секретарь отдела ДОУ Ефимова В.А. 29.06.2020 в 12 часов 10 минут была вызвана к заме- стителю генерального директора по организационным вопросам Грушину О.Н. Перед уходом из отдела Ефимова В.А. в нарушение Положения о коммерческой тайне не убрала конфиден- циальные документы в сейф. При этом в помещении отдела находились два сотрудника орга- низации из других структурных подразделений, которые не имели доступа к конфиденциаль- ным документам. Считаем необходимым привлечь секретаря Ефимову В.А. к дисциплинарной ответствен- ности за ненадлежащее исполнение должностных обязанностей, выразившееся в нарушении порядка работы с конфиденциальными документами. 6 7 Руководитель отдела ДОУ Матвеев 29.06.2020 8 А.Н. Матвеев Документовед Егорова 29.06.2020 8 О.А. Егорова Секретарь Осипова 29.06.2020 8 Н.П. Осипова С актом ознакомлена: Ефимова 29.06.2020 В.А. Ефимова секретарь В дело № 03-17 за 2020 г. Секретарь Осипова 29.06.2020 № 9, сентябрь 2020 43
Делопроизводство Правильный вариант акта о нарушении дисциплины труда Общество с ограниченной ответственностью «Содружество» (ООО «Содружество») АКТ 29.06.2020 1 № 9н г. Красногорск Московской обл. 2 О нарушении порядка работы с конфиденциальными документами 3 Мною, руководителем отдела ДОУ ООО «Содружество» Матвеевым А.Н., в присутствии работников отдела маркетинга ведущего бренд-менеджера Семеновой В.П. 4 и бренд- менеджера Веселкиной И.Г. 4 29.06.2020 в 12 часов 55 минут в помещении отдела ДОУ (ком- ната № 218) 5 составлен настоящий акт о следующем. Секретарь отдела ДОУ Ефимова В.А. 29.06.2020 в 12 часов 10 минут была вызвана к заме- стителю генерального директора по организационным вопросам Грушину О.Н. Перед уходом из отдела Ефимова В.А. в нарушение Положения о коммерческой тайне не убрала конфиден- циальные документы в сейф. При этом в помещении отдела находились два сотрудника органи- зации из других структурных подразделений, которые не имели доступа к конфиденциальным документам. 6 Приложение: объяснительная записка секретаря Ефимовой В.А. на 1 л. в 1 экз. 7 Руководитель отдела ДОУ Матвеев 8 А.Н. Матвеев Ведущий бренд-менеджер Семенова 8 В.П. Семенова Бренд-менеджер Веселкина 8 И.Г. Веселкина С актом ознакомлена: Ефимова 29.06.2020 В.А. Ефимова секретарь В дело № 03-17 за 2020 г. Секретарь Осипова 29.06.2020 44 e.sekretaria.ru
Вгооирнвмеогаченориегвилтовтиарй,нсижкактаиинйк,мыпгоеортнсниуьгрдчшоиаевремвсоетерпвзщиеоДннтсжианл:оычиенкйедчтМндтнеиооеяоеретл.еил,ь Секретарь и руководитель Что важнее: КАК говорить с шефом или ЧТО ему говорить 46 Ольга ЮДИНА, ведущий тренер Университета риторики и ораторского мастерства, коуч с международным уровнем сертификации PCC ICF, к. ф. н. Взаимодействие Как продать свою идею руководителю за 6 шагов 54
Секретарь и руководитель Что важнее: КАК говорить с шефом или ЧТО ему говорить Ольга ЮДИНА, ведущий тренер Университета риторики и ораторского мастерства, коуч с международным уровнем сертификации PCC ICF, к. ф. н. Из статьи узнаете: Какими бывают метасообщения и сколько их Что же важнее: форма или содержание речи Как научиться транслировать нужные метасообщения Почему шеф должен вам поверить и как работает правило «7-38-55» Как добиться того, чтобы вашим словам поверили, и поверил не кто-нибудь, а сам шеф? К сожалению, люди чаще думают, что сказать, чем то, как это сделать. Но залог успеха именно в сочетании КАК и ЧТО говорить. Из этой статьи узнаете, как использовать правило «7-38-55», чтобы шеф вам поверил. Что же важнее: форма или содержание Как тренер по ораторскому мастерству, я знаю из практики, что содержание и форма одинаково важны. Уделять внима- ние нужно и тому и другому. Потому что если делать ставку только на КАК, потеряется содержание и общение будет похоже на яркое, но пустое шоу. Если делать ставку только на ЧТО и не думать о форме подачи сообщения, есть риск свалиться в невыносимую, хоть и полезную тягомотину. Возьмем для примера конкретную ситуацию. Вы хотите убе- дить шефа в том, что ему нужно встретиться с потенциальным 46 e.sekretaria.ru
Взаимодействие партнером, который давно добивается встречи и, по ваше- Еще по этой теме му мнению, действительно может быть полезен. У вас есть «Как управлять несколько хороших аргументов, чтобы убедить шефа. Самые общением с шефом: сильные аргументы вы сообщаете в начале и в конце разго- алгоритм из шести вора. Например, это могут быть такие аргументы: шагов», № 7, 2020 — у этого человека обширные связи в тех деловых кругах, которые сейчас вам интересны; — этот потенциальный партнер может вывести нашу компанию на новые рынки сбыта. Но почему-то эффекта вы не добились — шеф не внял вашим аргументам. Дело в том, что вы сделали акцент только на один канал воздействия на собеседника — содер- жательный, или вербальный. То есть уделили внимание только словам. Вы не озаботились тем, КАК произносили свои аргументы. Не осознали форму подачи информации и не подобрали ее под содержание. Если бы можно было записать диалог с шефом на каме- ру, вы бы увидели себя со стороны. Возможно, ваши мими- ка и взгляд говорили о том, что вы устали и не надеетесь на удачный исход дела. Ваши интонации были жалобны- ми, иногда в них слышались нравоучительные нотки или сквозило раздражение. В вашей позе и жестах читалась роль уставшего наставника, что, согласитесь, странно для помощника. И в итоге вам просто не поверили. Не убедили вы шефа. От чего зависит доверие собеседника к нашей речи — узнаете в следующих разделах статьи. Как использовать правило «7-38-55», чтобы шеф вам поверил Наше общение не сводится только к вербальному. Широко известно правило «7-38-55», которое появилось благодаря исследованию американского ученого Альберта Меграбяна в 70-х годах XX века. Согласно правилу, только 7 процентов информации передается через слова, 38 процентов — через тон голоса: интонации, паузы, темп речи, громкость, тембр № 9, сентябрь 2020 47
Секретарь и руководитель Главные каналы и 55 — через язык тела, то есть через жесты, позу, мимику, передачи информации взгляд и движения. Два канала — язык тела и голос — в сумме дают 93 процента и будут решающими в создании доверия при Язык тела первой встрече. Эти два канала называют метасообщением. Метасообщение — это сообщение о сообщении, то, что обычно 55% никогда не произносят вслух, но это сразу бросается в глаза. Голос Слова 7% Конечно, правило «7-38-55» не универсальное: есть много ситуаций, в которых словам придают большее значение, 38% например во время деловых встреч, научных конференций, презентаций, совещаний и др. К тому же нужно делать скид- Язык тела + голос = ку на… американский менталитет исследователя. Но есть = метасообщение и отечественные данные — например, психолог Елена Сидоренко отводит словам до 30 процентов воздействия на собеседника, остальные 70 отдает голосу и языку тела. Согласитесь, что даже 30 процентов — это не так много, чтобы уделять внимание только содержанию речи. Сила воздействия метасообщения огромна — потому что мы воспринимаем его сразу, без всякого анализа, и потом уже не меняем свое мнение. Люди верят больше метасооб- щению именно потому, что оно воспринимается бессозна- тельно, в отличие от содержания, кроме тех случаев, когда метасообщение противоречит содержанию речи. То есть КАК мы говорим, оказывается в большинстве случаев важ- нее того, ЧТО говорим. Поэтому так важно понимать, какое метасообщение вы транслируете при общении, помогает ли оно словам или мешает. Какую информацию собеседник считает без слов Давайте вернемся к нашему кейсу о разговоре с шефом. Ваше метасообщение должно было транслировать вашу уверен- ность в своих словах и в том, что вы спокойно общаетесь по важному для компании вопросу. Раздражение, усталость, неверие и менторский тон явно не способствовали тому, чтобы руководитель услышал ваши аргументы. 48 e.sekretaria.ru
Search
