Вопросы Севера

Журнал издает № 1’20 13 Как заполнить и сдать первый отчет СЗВ-ТД 22 Что нужно знать кадровику об электронной трудовой книжке 44 Как ГИТ проверит северные компании в 2020 году. Важное из нового регламента

РЕДАКЦИОННЫЙ № 1’20 СОВЕТ ИЗМЕНЕНИЯ Ю.В. Воронин, к. э. н., 4 Снова изменили формы отчетов: заслуженный юрист РФ как работать с 1 января 2020 года Н.А. Волгин, зав. кафедрой труда и социальной политики РАНХиГС Отчет об условиях труда при Президенте РФ, академик Отчет о численности сотрудников РАЕН, д. э. н., профессор, Отчет о неполной занятости заслуженный деятель науки РФ Отчет о численности и зарплате Отчет о забастовке Г.В. Жукевич, профессор кафедры труда и социальной политики РАНХиГС 13 Как заполнить и сдать первый отчет СЗВ-ТД при Президенте РФ, д. э. н. Кто и о чем должен отчитываться И.А. Костян, профессор кафедры трудового Когда сдавать отчет и какие особенности в январе права МГУ им. М.В. Ломоносова, Как составлять, подписывать и сдавать отчет д. ю. н. Как оформлять шапку отчета Как заполнять сведения о трудовой деятельности Л. Ф. Смолина, доцент кафедры оценки Как исправить ошибку в отчете бизнеса и недвижимости МГСУ, председатель подкомитета 22 Что нужно знать кадровику по предпринимательству об электронной трудовой книжке в жилищно-коммунальной сфере Торгово-промышленной Трудовые книжки будут только электронными? палаты РФ, к. э. н., почетный Как сотрудники узнают об изменениях? работник жилищно- Можно не хранить бумажные трудовые? коммунального хозяйства РФ Какие документы о стаже требовать у новичков? Как сотрудники получат сведения о своей работе? М.В. Суслова, доцент кафедры труда и социальной политики РАНХиГС 29 Как платить пособия в 2020 году при Президенте РФ, к. э. н. и избежать претензий ФСС М.А. Топилин, министр труда и социальной Пособие по болезни защиты РФ Пособие по беременности и родам Посибие по уходу за ребенком Е.В. Черепанов, председатель МПО ПАО «НК “Роснефть”», к. э. н. Алла Рабинович 34 Как рассчитаться с северными работниками, если компанию решили ликвидировать Как сейчас Как будет П РА К Т И К А 36 Четыре локальных акта, которые вы должны поменять на 2020 год: что добавить и что убрать Что изменить в ПВТР Что изменить в Положении об оплате труда Что изменить в Положении о командировках Что изменить в Положении о защите персональных данных 44 Как ГИТ проверит северные компании в 2020 году. Важное из нового регламента Будет больше времени на подготовку к проверке Сможете не предоставлять инспектору документы, которых нет в списке Сможете требовать документы у инспектора во время выездной проверки Определите, как долго вас будут проверять Сможете отложить дату, когда должны исполнить предписание Должны сами прийти за актом проверки в инспекцию

СОДЕРЖАНИЕ Вопросы Севера, № 1/2020 Учредитель – OOO KФЦ «Актион» 50 Документы, которые нужно выдать работнику Издательство – ООО «МЦФЭР» в день увольнения в 2020 году 129110, г. Москва, ул. Гиляровского, д. 57, стр. 1, Что обязаны выдать по умолчанию 2-й этаж, к. 77 Что обязаны выдать по запросу Издатель – Анна Александровна Голубева ДОКУМЕНТЫ Редакция Главный редактор Анна Батура 56 Что добавить в номенклатуру дел отдела кадров Заместитель на 2020 год главного редактора Оксана Соколова Эксперт Зульфия Бурнашева ОПЛАТА ТРУДА Эксперт Дарья Романова Лариса Мосина, Лидия Широкова Выпускающий редактор Ирина Демина Верстка Наталья Першина 58 Как оплата труда влияет на привлечение Адрес редакции: работников в северные регионы 127015, г. Москва, ул. Новодмитровская, д. 5а, стр. 8 СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА Тел.: 8 (495) 937-90-82 Алла Лысова Для писем: 127015, г. Москва, а/я 100, «Актион», 67 Как компенсировать северному работнику e-mail: [email protected] проезд к месту отдыха и обратно Электронная версия: e.voprosever.ru Апелляционное определение Верховного Суда от 11.09.2019 № 60-АПА19-2 Подписные индексы Комментарий эксперта «Роспечать» – 20587 (годовой), Алла Лысова 46355 (полугодовой) 69 Должна ли северная компания компенсировать «Почта России» – П2747 (годовой), оплату сверхнормативного багажа П2598 (полугодовой) Отдел маркетинга Апелляционное определение Мурманского областного Руководитель: Наталья Молчановская суда от 13.06.2019 № 33-1801-2019 Комментарий эксперта Тел.: 8 (495) 937-90-82, e-mail: [email protected] Размещение рекламы СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ 71 Ваша электронная трудовая книжка. Тел.: 8 (495) 660-17-18, 730-55-14 action-reklama.ru Памятка для сотрудников 73 Электронные трудовые книжки: Служба клиентской поддержки Тел.: 8 (495) 937-90-82 как кадровикам перейти на новый формат 77 Как составлять и сдавать отчет по форме СЗВ-ТД Претензии по доставке направляйте по факсу: 79 Размеры пособий в 2020 году 8 (495) 933-52-62, e-mail: [email protected] Редакция не несет ответственности за содержание рекламных материалов. Мнение редакции может не совпадать с мнением авторов. Распространение материалов, опубликованных в журнале «Вопросы Севера», допускается только с письменного согласия редакции. Свидетельство о регистрации СМИ: ПИ № ФС77-63905 от 09.12.2015. Выдано Федеральной службой по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор) Подписано в печать 24.12.2019. Дата выхода в свет 10.01.2020. Формат 84 × 108 1/16. Бумага офсетная. Усл. печ. л. 8,40. Тираж 9500 экз. Зак. № 25165. Цена свободная. 12+ Отпечатано в ООО ПО «Периодика» 105082, г. Москва, Спартаковская площадь, д. 14, стр. 3, тел.: 8 (499) 267-44-57 © Актион-МЦФЭР, 2020



ИЗМЕНЕНИЯ Снова изменили формы отчетов: как работать с 1 января 2020 года С января 2020 года сдавайте по новым формам пять кадровых от- четов. Изменения в отчетность внес Росстат. Когда и как отчитаться и что будет, если этого не сделать, читайте в статье. Кстати, два отчета по новой форме нужно сдать уже в январе. Отчет об условиях труда Отчет об условиях труда и компенсациях за работу во вредных или опасных условиях за 2019 год подавайте по новой форме. Не сдадите вовремя – оштрафуют на 70 тыс. руб., ч. 1 ст. 13.19 КоАП. Кто отчитывается. Компании всех видов собственности, которые занимаются: –– сельским, лесным хозяйством, охотой, рыболовством или рыбовод- ством; –– добычей полезных ископаемых; –– обрабатывающим производством; –– строительством; –– обеспечением электроэнергией, газом и паром, кондиционированием воздуха; –– водоснабжением, водоотведением, организацией сбора и утилизации отходов; –– транспортировкой и хранением; –– информацией и связью. Исключение – субъекты малого предпринимательства. Они по фор- ме № 1-Т (условия труда) не отчитываются. Организации, которые не работали часть 2019 года, должны представ- лять форму на общих основаниях и указывать, с какой даты не работают. Если у вас есть обособленные подразделения, заполняйте форму по компании и отдельно по каждому из подразделений. Если в 2019 году в компании была реорганизация в форме преоб- разования, новое юридическое лицо обязано подать форму № 1-Т (ус- ловия труда) и включить в нее данные за весь год, в том числе до реор- ганизации. Раньше такого правила не было. По какой форме отчитываться. Используйте новую форму № 1-Т (условия труда), приложение № 2 к приказу Росстата от 15.07.2019 № 404. Куда отчитываться. В Росстат. Когда и как отчитываться. За 2019-й отчитайтесь не позднее 21 января. Подать отчет можно на бумаге или в электронном виде. Что изменилось. Форма практически не отличается от старой, приказ Росстата от 06.08.2018 № 485. В отчете за 2019 год всего две тех- 4 Вопросы Севера

№ 1  •  2020 ИЗМЕНЕНИЯ нические правки. В шапке появился перечень компаний, которые обя- заны отчитаться, а срок, до которого они должны это сделать, теперь просто «21 января» вместо «21 января после отчетного года». Росстат уточнил, как подавать нулевой отчет, если на конец 2019 года в компании нет сотрудников и за весь год вы не предостав- ляли компенсацию вредникам. В этом случае в территориальный ор- ган Росстата нужно подать пустой отчет или официальное информаци- онное письмо о том, что в 2019 году не было наблюдаемого по форме события. В пустом отчете вы должны будете заполнить только титульник. В остальных разделах ничего не указывайте, прочерки и нули не ставь- те. Не забудьте подписать форму. Учтите, если на конец 2019 года в компании есть хоть один сотруд- ник, который не находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком, вы обязаны отчитаться по форме № 1-Т (условия труда). В этом случае заполняйте только строку 01 раз- дела 1 «Списочная численность работников», если он работает в оп- тимальных или допустимых условиях. Если он – вредник, заполняйте также строки 02–13 раздела 1 и раздел 2. Еще в одном случае придется отчитаться, даже когда на конец года у вас сотрудников нет: если в течение 2019 года компания тратила деньги на гарантии, компенсации и средства индивидуальной защиты вредникам. Например, проводила медосмотры, доплачивала за вред- ность, покупала СИЗ. В этом случае раздел 1 формы не заполняйте, а в разделе 2 заполняйте только графу 5. Еще одно уточнение: работники, которых не нужно включать в раз- дел 2 формы № 1-Т (условия труда). Раньше Росстат писал о тех, у кого есть гарантии за работу в условиях, которые отклоняются от нормаль- ных, в особых климатических условиях и на территориях, которые подверглись радиации. Теперь есть примерный перечень. Это работники, у которых есть гарантии и компенсации за совмещение, выполнение работ разной квалификации, сверхурочную работу, работу в ночное время, выход- ные и нерабочие праздничные дни, северные работники и те, кто тру- дится на территориях, которые подверглись радиации. Отчет о численности сотрудников Сведения о численности, зарплате и отработанном времени со- трудников за январь 2020 года подавайте по новой форме. Кто отчитывается. Каждая компания независимо от вида эко- номической деятельности и формы собственности. Исключение – субъекты малого предпринимательства и компании, которые отчи- тываются по форме № 1-Т по решению территориального органа Росстата. 5

ИЗМЕНЕНИЯ Отчет по форме № 1-Т (условия труда) … РАЗДЕЛ 1. СОСТОЯНИЕ УСЛОВИЙ ТРУДА Наименование показателей № строки Весь персонал на женщины Из них конец отчетного лица младше 18 лет 1 2 4 Списочная численность работников (без находящихся 01 года, чел. 31 5 в отпуске по беременности и родам и по уходу за ребенком) 0 Из данных строки 01: 3 занятые на работах с вредными и (или) 59 опасными условиями труда Из данных строки 02: 02 15 5 0 занятые под воздействием вредных факторов производственной среды: 03 химического фактора биологического фактора 04 1 0 0 … … 2 0 0 … … … … РАЗДЕЛ 2. ГАРАНТИИ И КОМПЕНСАЦИИ, ПРЕДОСТАВЛЯЕМЫЕ РАБОТНИКАМ, ЗАНЯТЫМ НА РАБОТАХ С ВРЕДНЫМИ И (ИЛИ) ОПАСНЫМИ УСЛОВИЯМИ ТРУДА Наименование показателей № строки Весь персонал В том Фактические расходы на на конец числе гарантии, компенсации 1 2 женщины и средства индивидуальной Списочная численность работников, занятых на 20 отчетного года, защиты в отчетном году, работах с вредными и (или) опасными условиями труда, чел. 4 имеющих право на: 21 тыс. руб. ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск … 3 сокращенную продолжительность рабочего времени 5 … 7 1 24,5 3 0Х … …… … Компании, которые временно не работали в январе, но производи- ли товары, выполняли работы или оказывали услуги хотя бы часть ме- 6 сяца, предоставляют форму на общих основаниях, но указывают дату, с которой не работают. Если есть обособленные подразделения, заполнять форму нужно по компании и отдельно по каждому из подразделений. Структурные подразделения в границах муниципального образования можете от- разить как одно. Вопросы Севера

№ 1  •  2020 ИЗМЕНЕНИЯ Дочерние и зависимые общества в отчет не включайте. Они отчи- тываются самостоятельно. По какой форме отчитываться. За декабрь и IV квартал 2019-го от- читывайтесь по старой форме № П-4, приложение № 9 к приказу Рос- стата от 06.08.2019 № 485. С отчета за январь и I квартал 2020-го исполь- зуйте новую форму, приложение № 15 к приказу Росстата от 15.07.2019 № 404. Куда отчитываться. В Росстат. Когда и как отчитываться. Отчет по старой форме за декабрь или за IV квартал 2019 года сдайте не позднее 15 января. За январь 2020-го отчитайтесь не позднее 17 февраля, если годо- вой оборот в 2018 и 2019 годах превышает 800 млн руб. или средняя численность работников за этот период больше 15 человек. В сред- нюю численность включайте совместителей и контрагентов по граж- данскому договору. Ежеквартально отчитывайтесь, если средняя численность работ- ников в 2018 и 2019 годах не превышает 15 человек и годовой оборот в этот период не больше 800 млн руб. Независимо от средней численности и годового оборота по дан- ной форме отчитывайтесь ежемесячно, если компанию зарегистриро- вали или реорганизовали в текущем или предыдущем году либо у нее есть лицензия на добычу полезных ископаемых. Раньше такого прави- ла не было. Что изменилось. Росстат внес технические правки в таблич- ные части формы: заменил фразы «для организаций с численностью работников до 15 человек» и «при числе работников до 15 человек» на формулировку «для организаций, предоставляющих сведения еже- квартально». Это значит, что среднюю численность и фонд начисленной зарпла- ты за период с начала года больше не указывают в форме № П-4 ком- пании, у которых средняя численность работников в 2018 и 2019 го- дах меньше 15 человек, но годовой оборот в этот период превышает 800 млн руб. Если в отчетном периоде у вас не было сотрудников или компания не начисляла зарплату или социальные выплаты, подавайте в Росстат пустой отчет или официальное письмо. Нулевой отчет № П-4 пода- вайте по тем же правилам: заполняйте только титульник, не трогайте таблич­ные разделы и затем подпишите форму. Отчет о неполной занятости Сведения о неполной занятости и движении работников за I квар- тал 2020 года подавайте по новой форме. Кто отчитывается. Форму подают компании, средняя числен- ность работников которых за 2019 год не превышает 15 человек, вклю- 7

ИЗМЕНЕНИЯ Отчет по форме № П-4 … Наименование видов № строки Код по Средняя численность работников за отчетный месяц экономической деятельности ОКВЭД2 (для организаций, предоставляющих сведения ежеквартально – за период с начала года), чел. всего в том числе: (сумма граф 2, списочного внешних выполнявших 3, 4) состава совместителей работы по договорам 1 (без внешних гражданско-правового 30 9 совместителей) характера АБ В 2 3 4 Х 23 0 Всего (сумма строк с 02 по 11) 01 01.1 7 0 7 2 в том числе по видам деятельности: 02 … Выращивание однолетних культур …… …… …… … Количество отработанных Фонд начисленной заработной платы за отчетный месяц Выплаты человеко-часов с начала года (для организаций, предоставляющих сведения ежеквартально, – социального (за I квартал, I полугодие, за период с начала года), тыс. руб. (с одним десятичным знаком после характера 9 месяцев, год), чел. ч запятой) работникам – работниками внешними всего в том числе: всего, с начала списочного совместителями (сумма работникам внешним работникам, года (за I квартал, состава граф 8,9,10) списочного совместителям выполнявшим работы по I полугодие, договорам гражданско- состава 9 месяцев, год), (без внешних правового характера, тыс. руб. (с одним совместителей) и другим лицам десятичным знаком несписочного состава после запятой) 5 6 7 8 9 10 11 4080 0 1785,0 1435,0 0,0 0,0 350,0 (3) 1224 0 550,0 450,0 0,0 100,0 0,0 … … … … … … … … чая совместителей и работников по гражданскому договору. Вид дея- тельности и форма собственности компании значения не имеет. Если компанию зарегистрировали в 2020 году, она обязана отчиты- ваться независимо от средней численности работников. По обособленным подразделениям отчитывайтесь отдельно. Внутрен­ние структурные подразделения в одном муниципальном образовании можете учесть как одно обособленное подразделение и указать в одном отчете. Дочерние и зависимые общества отчитываются самостоятельно. Их в общий отчет не включайте. 8 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Компании, которые не работали часть I квартала, подают форму с указанием даты, с которой не работают, если хотя бы часть квартала производили товары, выполняли работы или оказывали услуги. Если в I квартале 2020-го в компании будет реорганизация в форме преобразования, новое юридическое лицо должно будет подать фор- му № П-4 (НЗ) и включить в нее данные за весь квартал, в том числе до реорганизации. Раньше такого правила не было. По какой форме отчитываться. За IV квартал 2019 года отчи- тывайтесь по старой форме, приложение № 10 к приказу Росстата от 06.08.2019 № 485. За I квартал 2020-го будете отчитываться по но- вой форме № П-4 (НЗ). Ее утвердил Росстат, приложение № 6 к приказу от 15.07.2019 № 404. Куда отчитываться. В Росстат. Когда и как отчитываться. За IV квартал 2019 года отчитайтесь 9 января. Этот отчет ежеквартальный, сдавать его надо не позднее 8-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. За I квартал 2020 года отчитайтесь не позднее 8 апреля. Что изменилось. Росстат уточнил, что в строке 13 «Численность работников списочного состава на конец отчетного квартала» нужно включать также работников, которые были в отпуске по беременности и родам или отпуске по уходу за ребенком. Отчет по форме № П-4 (НЗ) … Наименование показателей № строки За отчетный квартал, человек в целых единицах А Б 1 Численность работников списочного состава, работавших неполное рабочее время по инициативе работодателя 01 20 Численность работников списочного состава, работавших 02 неполное рабочее время по соглашению между работником 5 и работодателем … … 06 … Численность принятых работников списочного состава – всего 07 135 из них на дополнительно введенные (созданные) рабочие места … 135 … 13 … Численность работников списочного состава на конец 135 отчетного квартала (включая находившихся в отпусках 14 по беременности и родам, в отпуске по уходу за ребенком) 10 Численность требуемых работников списочного состава 15 на вакантные рабочие места на конец отчетного … 0 квартала Численность работников списочного состава, намеченных … к высвобождению в следующем квартале … 9 № 1  •  2020

ИЗМЕНЕНИЯ Отчет о численности и зарплате 10 По новой форме отчитайте о численности и заработной пла- те сотрудников за 2019 год. Штраф за просрочку – 70 тыс. руб., ч. 1 ст. 13.19 КоАП. Кто отчитывается. Отчет по численности и зарплате сотрудников по этой форме подают компании, которым территориальный орган Росстата разрешил не подавать отчет по форме № П-4. Такое разрешение может получить компания, которая соответству- ет трем критериям. Первый критерий: средняя численность работни- ков за 2018–2019 годы не должна превышать 15 человек. Сюда же вклю- чаются совместители и те, кто работает по гражданскому договору. Второй критерий: годовой оборот в 2018 и 2019 годах не должен пре- вышать 800 млн руб. Третий и последний критерий: организационная форма компании должна быть из перечня Росстата. В него входят: потребительские кооперативы, общественные организации, объединения работо- дателей и фермерских хозяйств, саморегулируемые организации, ассоциации и союзы, благотворительные организации, товарищества собственников недвижимости, фонды и частные учреждения. Раньше такого правила не было. Разрешение не отчитывать- ся по форме № П-4 могла получить только некоммерческая компа- ния, если средняя численность работников по итогам деятельности за 2017 год не превышала 15 человек, п. 74.2 Указаний, утв. приказом Росстата от 22.11.2017 № 772. По обособленным подразделениям отчитывайтесь отдельно. Временно неработающие организации, которые хотя бы часть 2019 года производили товары или оказывали услуги, форму пред- ставляют на общих основаниях и указывают, с какой даты не рабо- тают. По какой форме отчитываться. По новой форме № 1-Т, приложе- ние № 1 к приказу Росстата от 15.07.2019 № 404. Куда отчитываться. В Росстат. Когда и как отчитываться. За 2019-й отчитайтесь не позднее 30 января. Раньше отчитаться нужно было до 20 января. Что изменилось. Вместо двух граф «Фонд начисленной заработ- ной платы работников списочного состава» и «Фонд начисленной за- работной платы работников внешних совместителей» нужно будет за- полнить четыре. Фонд начисленной зарплаты укажите в общей сумме и отдельно работников списочного состава, внешних совместителей и тех, кто работал по гражданскому договору. Остальных сотрудников несписочного состава учитывайте в графе 5. Строку 14 «Работники несписочного состава» из формы исключили. Росстат уточнил, что суммы выплат нужно указывать в формате тысяч рублей с одним десятичным знаком после запятой. Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Отчет по форме № 1-Т … Наименование вида эконо- № стро- Код по Средне- Фонд начисленной заработной Выплаты со- мической деятельности ки ОКВЭД2 списочная платы, тыс. руб. (с одним десятичным знаком циального численность после запятой) характера работников всего в том числе: работни- (без внешних (сумма работни- кам – всего, совместителей граф кам спи- внешним работникам, и работников 3, 4, 5) сочного совме- выполняв- тыс. руб. несписочного шим работы (с одним состава), чел. состава стителям по договорам десятичным (без внеш- гражданско- знаком по- них совме- правового ха- сле запятой) стителей) рактера и дру- гим лицам несписочного состава АБ В1 2 3 4 5 6 Х 16 493,0 493,0 0,0 0,0 55,0 Всего (сумма строк с 02 по 10) 01 в том числе по видам 02 31.02 10 385,0 385,0 0,0 0,0 45,0 деятельности: Производство кухонной мебели …… …… …… …… … Отчет о забастовке Если в январе в компании была забастовка, отчитайтесь о ней в фев- рале по новой форме. Не успеете вовремя, оштрафуют на 70 тыс. руб., ч. 1 ст. 13.19 КоАП. Кто отчитывается. Все компании независимо от вида экономиче- ской деятельности и формы собственности. Исключение – субъекты малого предпринимательства. Они отчет по форме № 1-ПР не подают. Временно неработающая организация, которая хотя бы часть ме- сяца производила товары или услуги, предоставляет форму на общих основаниях. Если в компании есть обособленные подразделения, заполняйте форму по компании и отдельно по каждому из подразделений. По какой форме отчитываться. За декабрь 2019-го сдавайте от- чет по старой форме, приложение № 8 к приказу Росстата от 06.08.2019 № 485. С января 2020-го отчитывайтесь по новой форме № 1-ПР, при- ложение № 14 к приказу Росстата от 15.07.2019 № 404. Куда отчитываться. В Росстат. Когда и как отчитываться. За декабрь 2019-го отчитайтесь 9 янва- ря 2020 года: отчет нужно подать не позднее 2-го числа месяца, следу- ющего за отчетным. В январе 2-е число выпадает на новогодние кани- кулы, поэтому последний день, когда можно отчитаться, переносится на следующий рабочий день. За январь 2020-го отчитайтесь не позднее 3 февраля, так как 2-е число выпадает на воскресенье. № 1  •  2020 11

ИЗМЕНЕНИЯ Если в январе не было забастовки, нулевой отчет не подавайте. Что изменилось. Форма не отличается от старой. Заполняйте ее так, как делали это для отчета за декабрь 2019 года. Росстат уточнил, как подавать форму, если в отчетном месяце была реорганизация. Если в январе 2020-го в компании реорганизация в форме преобразования, новое юридическое лицо должно будет по- дать в Росстат отчет по форме № 1-ПР и включить в нее данные за весь месяц. Отчет по форме № 1-ПР … № строки Показатели Единица измерения 1 2 3 5 (1) … … 05 Продолжительность забастовки … … … … сутки 3 (2) 07 Численность работников, непосредственно … вовлеченных в забастовку в отчетном месяце … 25 (3) 08 Численность работников, косвенно вовлеченных в забастовку в отчетном месяце чел. 10 (4) … … чел. … … Электронный журнал Реклама «Вопросы Севера» Вопросы Севера Рекомендации от ведущих экспертов всегда под рукой! Современные технологии для вашей уверенности в своих решениях Попробуйте сами – закажите бесплатный демодоступ на сайте: http://e.voprosever.ru/ 12

ИЗМЕНЕНИЯ Как заполнить и сдать первый отчет СЗВ-ТД № 1  •  2020 С января 2020-го вы должны заполнять еще один кадровый отчет – форму СЗВ-ТД. Ее нужно сдавать в ПФР из-за перехода на электронные трудовые. Расскажем, как сдать первый отчет. На момент, когда мы передали номер в печать, ПФР еще не утвер- дил форму СЗВ-ТД и порядок ее заполнения. Если в окончательной ре- дакции что-то изменится, мы обязательно сообщим вам в следующем номере. Кто и о чем должен отчитываться СЗВ-ТД сдают все российские компании, их обособленные подраз- деления и отделения иностранных компаний, которые работают в Рос- сии. В отчет включайте работников, с которыми заключили трудовые договоры, в том числе совместителей и дистанционных сотрудников, п. 1.2 Порядка. В первом отчете не нужно давать сведения по всем сотрудникам компании. Включите в него работника, если в его трудовой деятель- ности что-то изменилось в январе или он написал заявление о выборе формы трудовой книжки. Заодно укажете по этому работнику послед- нее кадровое изменение по состоянию на 1 января 2020 года, п. 1.4 По- рядка. В компании 1000 человек. В январе кадровики письменно уве- домили сотрудников о переходе на электронные трудовые книж- ки и предложили написать заявления. 10 работников написали заявление о том, что хотят оставить бумажные трудовые книжки. 25 письменно заявили, что хотят получать электронные сведения о своей трудовой деятельности. 30 человек пришли в январе ра- ботать в компанию. Пятеро уволились по собственному желанию. В первом отчете СЗВ-ТД кадровик подаст сведения на 70 со- трудников, а не на 1025 человек, которые теперь работают в компании. Для 40 сотрудников нужно будет указать последнее и предыдущее кадровые действия, а для 30 новичков только одну запись о приеме на работу. В отчет включайте сотрудников, у которых в отчетном месяце про- изошли изменения, далее – кадровые мероприятия: –– сотрудник устроился на работу в вашу компанию; –– вы перевели сотрудника на другую постоянную работу; –– сотруднику установили вторую и последующую профессию или иную квалификацию; –– сотрудник уволился. 13

ИЗМЕНЕНИЯ Также в отчет нужно включить сотрудников, которые отдали вам 14 одно из двух заявлений: –– о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответ- ствии со ст. 66 ТК; –– предоставлении страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК. Далее мы будем называть эти документы «заявления о выборе фор- мы трудовой книжки». Кстати, если попросите сотрудников не писать заявления в январе, то и в первом отчете их указывать не придется. Нужно ли отчитываться о повышении квалификации или переобу- чении сотрудника, пока неясно, но вид мероприятия «Обучение» в по- становлении Правления ПФР предусмотрели, Приложение «Классифи- катор вида мероприятий» к Порядку. Кто будет составлять СЗВ-ТД, должен решить руководитель. Офор- мить решение лучше приказом по основной деятельности. Если еще не издавали приказы о переходе на электронные трудовые книжки или о назначении ответственного за ведение электронных трудовых, сейчас самое время это сделать. Укажите в приказе ответственных и в какие сроки сдавать отчет. Когда сдавать отчет и какие особенности в январе В 2020 году ежемесячно отчитывайтесь в территориальный орган ПФР – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Пер- вый отчет, за январь, сдайте до 17 февраля. 15-е число в феврале вы- падает на субботу, так что последний день срока переносим на бли- жайший рабочий день. С 1 января 2021 года раз в месяц будете отчитываться только по тем, кого перевели на другую постоянную работу или от кого полу- чили заявление о выборе формы трудовой книжки. О приеме на ра- боту и об увольнении нужно будет сообщать не позднее следующего рабочего дня после того, как издали приказ, п. 1.5 Порядка. В последней редакции п. 1.5 Порядка заполнения формы ПФР не называет такое кадровое мероприятие, как установление второй и последующей профессии или иной квалификации. Пока непонятно, нужно ли будет отчитываться по этим изменениям в 2021 году раз в ме- сяц или нет. В компании по состоянию на 1 января 2021 года работают 1050 человек. 15 и 20 января кадровик оформил прием на ра- боту двух новичков. Отчитаться по ним он должен не позднее 18 и 21 января соответственно. По работнику, которого уво- лят 26 января, нужно будет направить отчет в ПФР не позднее 27 января. В январе пятеро сотрудников перешли на другую по- стоянную работу в компании. Три человека вышли из отпуска по уходу за ребенком и написали заявления о выборе формы Вопросы Севера

№ 1  •  2020 ИЗМЕНЕНИЯ трудовой книжки, так как не смогли это сделать в 2020 году. В СЗВ-ТД за январь 2021-го кадровик включит восемь сотрудни- ков и сдаст ­отчет до 15 февраля. В первом отчете за 2021 год будет еще одна особенность. В нем нужно будет перечислить всех сотрудников, по которым ни разу не от- читались в течение 2020 года и которые не попали в этот отчет в свя- зи с кадровыми изменениями в их трудовой деятельности в январе 2021 года, п. 1.4 Порядка. В компании по состоянию на 31 января 2020 года работают 1025 человек. В течение 2020 года по разным поводам в отчет попали 900 сотрудников. В отчете за январь 2021 года кадровик должен указать восемь сотрудников, которые перешли на другую постоянную работу или подали заявления о выборе формы тру- довой книжки. Также в отчет нужно включить 125 сотрудников, по которым ПФР год не получал никаких сведений, так как в их трудовой де- ятельности ничего не менялось. Для каждого сотрудника нужно будет указать последнее кадровое мероприятие, которое про- изошло до 1 января 2020 года. С отчетности за февраль 2021 года нужно будет: –– сообщать в ПФР о приеме или об увольнении сотрудников не позднее следующего рабочего дня после того, как издадите приказ; –– в ежемесячном отчете указывать сотрудников, которых переводили на другую постоянную работу, и тех, кто подал заявление о выборе фор- мы трудовой книжки. В компании по состоянию на 28 февраля 2021 года работа- ют 1025 человек. В течение февраля был только один перевод на другую постоянную работу и один сотрудник определился с формой трудовой книжки. В отчете за февраль 2021 года ка- дровик должен указать двух сотрудников. По тем, кого кадровик принимал и увольнял в феврале 2021-го, он уже отчитывался по форме СЗВ-ТД на следующий рабочий день. В отчет нужно будет включать сведения о повышении квалифика- ции или переобучении сотрудников, если потребует ПФР. Также Пен- сионный фонд уточнит, как отчитываться в 2021 году об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации. Будем держать вас в курсе изменений. Как составлять, подписывать и сдавать отчет Сдать форму в ПФР можно на бумаге или в электронном виде, п. 1.6 Порядка. Выбор зависит от количества сотрудников компании в отчетном месяце. Если их 25 и больше, сдавайте электронный от- чет, если меньше 25 – на бумаге или в виде электронного документа, п. 2.6 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. 15

ИЗМЕНЕНИЯ Форму СЗВ-ТД заполняйте печатными буквами чернилами, шарико- 16 вой ручкой или на компьютере. Цвет текста может быть любой, кроме красного и зеленого, п. 1.8 Порядка. В отчете не должно быть помарок, исправлений и каких-либо со- кращений. Директор или другой сотрудник с полномочиями по дове- ренности должен подписать отчет и заверить печатью компании, если есть, п. 1.8 Порядка. Не забудьте заполнить строки «Наименование должности руко- водителя» и «Расшифровка подписи». В расшифровке указывайте фа- милию, имя и отчество полностью – без сокращений и инициалов, п. 1.8 Порядка. Если подаете отчет в электронном виде, руководитель или иной уполномоченный сотрудник подпишет его усиленной квалифици- рованной электронной подписью, п. 1.9 Порядка, Закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. Если руководитель передает вам полномочия подписывать отчет, мало оформить приказ по основной деятельности, нужна доверен- ность. Доверенность оформите отдельно и сошлитесь на нее в при- казе о назначении ответственного за ведение электронных трудовых книжек или в другом приказе по основной деятельности, которым на- деляете сотрудников полномочиями. Как оформлять шапку отчета В шапке СЗВ-ТД вы заполняете сведения о компании и по каждому сотруднику. Сведения о страхователе. В разделе на основании документов укажите информацию о компании: наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП. ПФР не уточняет, можно ли указать только краткое наименование, поэтому советуем указывать полное. Регистра- ционный номер в ПФР возьмите из уведомления о регистрации ком- пании, которое выдал фонд, п. 2.1.2 Порядка. Этот же номер найдете в выписке из ЕГРЮЛ. Если ИНН вашей компании состоит из 10 знаков, вместо 11-й и 12-й цифры поставьте два прочерка. КПП обособленного под- разделения впишите в соответствии с уведомлением о постановке на налоговый учет, п. 2.1.4 Порядка Сведения о застрахованном лице. В разделе укажите сведения о работнике, по которому отчитываетесь: Ф. И. О. сотрудника в име- нительном падеже полностью, без сокращений и инициалов, отчество пишите, если есть; в поле «СНИЛС» – страховой номер индивидуально- го лицевого счета, п. 2.2 Порядка. Отчетный период. Укажите месяц в формате ММ и год в формате ГГГГ. Заполняйте в ежемесячных отчетах. В уведомлениях о приеме или увольнении в 2021 году строку не заполняйте. Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Как заполнить шапку формы СЗВ-ТД Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица Сведения о страхователе:   123-123-123456  Регистрационный номер в ПФР   Акционерное общество «Мир»  Работодатель (наименование)   123456789123  ИНН  123456789 КПП   123-456-789 12  СНИЛС   Тимофеев  Фамилия   Игорь  Имя  Степанович Отчество Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки  13.01.2020      дата подачи признак отмены Подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности            дата подачи признак отмены Отчетный период:    01   месяц   2020    год (01 – январь, 02 – февраль, 03 – март, 04 – апрель, 05 – май, 06 – июнь, 07 – июль, 08 – август, 09 – сентябрь, 10 – октябрь, 11 – ноябрь, 12 – декабрь) Как заполнять сведения о трудовой деятельности Какую информацию давать в отчете, зависит от того, на какого ­сотрудника заполняете форму СЗВ-ТД. Если приняли сотрудника после 1 января 2020 года, в форме укажите только то кадровое изменение, по которому отчитывае- тесь: прием на работу. № 1  •  2020 Если отчитываетесь не по новичку, в первом отчете по нему дополнительно укажите сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года. Перечислять все кадровые перестановки в компании до этой даты не нужно. Дайте инфор- мацию только по последнему кадровому изменению. Например, о переводе на другую постоянную работу. Если приняли сотрудника на работу, перевели на другую по- стоянную работу или уволили. В графе 1 поставьте номер записи. Графу 2 не заполняйте, если подаете отчет в первый раз. Заполнить ее придется, если ошиблись в первоначальном отчете и хотите эту ошибку исправить. В графе 3 укажите дату, когда приняли сотрудника на работу, пере- вели на другую должность или уволили. В графе 4 укажите вид меро- приятия: «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД» или «УВОЛЬНЕНИЕ». В графу 6 внесите 17

ИЗМЕНЕНИЯ код, который соответствует должности, профессии или виду трудовой деятельности работника. Код найдете в Общероссийском классифика- торе занятий, ОК 010-2014 (МСК308), приказ Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст. Убедитесь, чтобы вписали в форму код из пяти знаков в фор- мате ХХХХ Х, п. 2.6.3 Порядка. В графах 8–10 укажите реквизиты документа, которым оформи- ли прием, перевод или увольнение. В графе 8 – название документа, в графе 9 – дату в формате ДД.ММ.ГГГГ, а в графе 10 – номер документа без знака «№», п. 2.6.4 Порядка. Работника приняли на работу 21 января 2020 года. Об этом компания в тот же день издала приказ номер 12-к. В графе 11 фор- мы СЗВ-ТД кадровик указала «Приказ», в графе 12 – «21.01.2020», а в графе 13 – «12-к». Если приняли нового сотрудника или перевели на другую постоян- ную работу, в графе 5 укажите его должность, профессию или специ- альность. Структурное подразделение впишите, только если указали его в трудовом договоре. Графу 7 не заполняйте. Должность указы- вайте так же, как в штатном расписании компании. Если же по закону за определенную работу сотруднику положены льготы, в том числе льготная пенсия, или с выполнением работы связаны ограничения, наименование должно соответствовать квалификационным спра- вочникам, профессиональным стандартам, пенсионным Спискам № 1 и 2 или реестрам должностей. Для педагогов наименование должности указывайте в соот- ветствии с профессиональными стандартами. Для федеральных гражданских служащих – так же, как в реестре должностей, Указ Президента от 31.12.2005 № 1574. Для сотрудников, которые заня- ты во вредных условиях труда и имеют право на досрочную пен- сию, как в Списках профессий на «льготную пенсию». Как заполнить СЗВ-ТД, если сотрудника приняли на работу № Признак Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица п/п отмены ме- Дата (чис- Вид меро- Наименование Основание 1 роприятия ло, месяц, приятия 1  (прием, год) прие- перевод, Должность, Вид по- Статья, пункт Наиме- Дата Номер до- увольне- профессия, ручаемой Трудового нование кумента ма, перево- специальность, кодекса РФ, докумен- ние) квалификация, работы да, уволь- структурное федерального та подразделение закона, причи- нения ны при уволь- нении 234 5 6 7 8 9 10 Приказ  21.01.2020  21-к    21.01.2020  ПРИЕМ  Экономист, 2631 5   экономический отдел 18 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Если уволили работника, в графе 5 укажите причину так же, как в ТК или другом федеральном законе, например, Законе о граждан- ской госслужбе, Закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ. В графу 7 впишите статью, пункт ТК или другого закона. Когда предоставляете сведения об уволь- нении сотрудника, учитывайте особенность. В форму СЗВ-ТД нужно од- новременно включить сведения о проведенных кадровых меропри- ятиях в отношении сотрудника, по которым отчетный период-месяц не завершен либо сведения за предыдущий отчетный период-месяц вы не предоставляли, п. 2.4 Порядка. Как заполнить СЗВ-ТД, если сотрудника уволили № Признак Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица п/п отмены Дата (число, Вид меро- Наименование Основание 1 меропри- месяц, год) приятия 1 (прием, Должность, про- Вид Статья, пункт Наиме- Дата Номер 2  ятия приема, доку- фессия, специаль- пору- Трудового кодекса нование мента перевода, перевод, ность, квалифика- чаемой РФ, федерального доку- увольнения увольнение) ция, структурное работы закона, причины мента подразделение при увольнении 23 4 5 6 7 8 9 10   18.11.2019 ПЕРЕВОД Старший юрист, 2611 8 Приказ 18.11.2019 167-к юридический отдел   20.01.2020  УВОЛЬНЕНИЕ Инициатива  2611 8 Пункт 3 части Приказ  20.01.2020  22-к  работника 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации № 1  •  2020 Если сотрудник письменно выбрал форму трудовой книжки. Если работник подал заявление о том, что хочет сохранить бумажную трудовую книжку, заполните строку «Подано заявление о продолже- нии ведения трудовой книжки». Укажите дату, когда сотрудник подал заявление в формате ДД.ММ.ГГГГ. Ячейку «Признак отмены» не запол- няйте. Ее заполните, если ошиблись в первоначальном отчете и хотите отменить неверные сведения или сотрудник отзывал заявление. Если работник подал заявление о предоставлении сведений о тру- довой деятельности, заполните соответствующую строку в отчете. Та- кое заявление означает, что сотрудник не желает сохранять бумажную трудовую книжку, об этом надо уведомить ПФР, п. 2.5 Порядка. Если компания сменила название. Если сменили название ком- пании во время работы сотрудника, отчитываться об этом по всем сотрудникам не нужно. Сообщите о новом названии отдельной стро- кой в очередном отчете о кадровых перестановках в отношении со- трудника или о том, что он выбрал форму трудовой. В шапке отчета укажите новое название компании. В графе 3 укажите дату, когда на- 19

ИЗМЕНЕНИЯ логовая внесла запись о переименовании в ЕГРЮЛ. В графе 4 укажите вид мероприятия: «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ». В графе 5 напишите, что «ста- рое наименование» с ДД.ММ.ГГГГ переименовано в «новое наимено- вание». В графах 8–10 укажите реквизиты документа – основания для смены названия. Например, протокола общего собрания участников, п. 2.6.5 Порядка. Как заполнить СЗВ-ТД, если компания сменила название № При- Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица п/п знак Дата (чис- Вид мероприя- Наименование Основание от- ло, месяц, тия (прием, пере- мены год) прие- вод, увольнение) Должность, Вид Статья, пункт Наимено- Дата Номер меро- ма, перево- профессия, пору- Трудового вание до- докумен- прия- да, уволь- специальность, чаемой кумента тия квалификация, работы кодекса РФ, фе- та нения структурное под- дерального за- кона, причины разделение при увольнении 12 3 4 5 67 8 9 10 1    21.01.2020 ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ ООО «Афиша»     Протокол 14.01.2020  1-п  с 21.01.2020 общего переименовано собрания в ООО «Мир» участников Если сотрудник получил вторую и последующую профессию, специальность или иную квалификацию. Эту информацию в отчете нужно заполнять с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации: класс, ка- тегория, классный чин и т. п., п. 2.6.3 Порядка. Пока ПФР не уточнил, в ка- ком порядке нужно будет отчитываться об этом кадровом изменении. Если сотрудника лишили права занимать определенные должности. Если в соответствии с приговором суда осужденный и не отбывший наказание работник лишен права занимать опреде- ленные должности или заниматься определенной деятельностью, вы должны оформить в СЗВ-ТД запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он не вправе занимать, какой дея- тельностью лишен права заниматься, п. 2.6.3 Порядка. Как исправить ошибку в отчете Чтобы исправить ошибку в первом отчете, подайте новую форму. Что в ней указывать, зависит от того, где ошиблись. Случайно внесли сотруднику лишнюю запись в таблице и хотите ее отменить, укажите ее в отчете еще раз и поставьте крестик в графе 2 «Признак отмены мероприятия», п. 2.6.7 Порядка. Если хотите скорректировать запись, то после того, как отмените ошибочную запись, укажите в отчете правильную информацию. Если 20 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ вам нужно скорректировать дату подачи сотрудником заявления о вы- боре формы трудовой книжки в строке «Подано заявление о продол- жении ведения трудовой книжки» заполните новую дату, когда работ- ник подал заявление, п. 2.5.2 Порядка. Если сведения о подаче заявления нужно отменить, в строке ука- жите ранее указанную дату и в поле «Признак отмены» проставьте знак «Х», п. 2.5.3 Порядка. Как исправить ошибку в СЗВ-ТД № п/п Признак Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица отмены Дата (число, Вид меро- Наименование Основание меро- месяц, год) приятия приятия приема, пере- (прием, Должность, Вид Статья, пункт Наимено- Дата Номер до- профессия, пору- Трудового вание до- кумента вода, уволь- перевод, специальность, чаемой квалификация, работы кодекса РФ, фе- кумента нения увольнение) дерального за- структурное под- кона, причины разделение при увольнении 12 3 4 5 6 7 8 9 10 1  Х 21.01.2020 ОБУЧЕНИЕ Юрист, 2611 8   Приказ 21.01.2020  17-к юридический отдел КАДРОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ, О КОТОРЫХ НУЖНО ОТЧИТЫВАТЬСЯ ПО ФОРМЕ СЗВ-ТД Код Наименование мероприятия Полное наименование вида мероприятий 1 Прием Прием на работу, службу 2 Перевод Перевод на другую работу 3 Увольнение Увольнение с работы 4 Переименование Изменение наименования страхователя 5 Обучение Прохождение обучения во время работы: курсы повышения квалифика- 6 Установление (присвоение) ции, переквалификации и подготовки кадров Установление, присвоение работнику второй и последующей профессии, 7 Запрет занимать должность специальности или иной квалификации заполняется с указанием раз- (вид деятельности) рядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации: класс, категория, классный чин и т. п. Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определен- ные должности или заниматься определенной деятельностью № 1  •  2020 21

ИЗМЕНЕНИЯ Что нужно знать кадровику об электронной трудовой книжке С 1 января работодателям придется переходить на электронные трудовые книжки, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Прежде чем изучать инструкции по переходу на электронные трудовые, прочитайте отве- ты на вопросы коллег. Разберетесь в сути изменений, а заодно подго- товите к ним руководителя и сотрудников. Трудовые книжки будут только электронными? Нет, в некоторых ситуациях бумажные трудовые книжки останут- ся, а вам придется делать двойную работу. Весь 2020 год вы должны одновременно вести бумажные трудовые книжки на всех сотрудников и подавать электронные сведения в Пенсионный фонд. После 1 янва- ря 2021-го продолжите вести бумажные книжки тех сотрудников, ко- торые заявят об этом в 2020-м. Сотрудники, которые захотят оставить только электронные сведения о своей работе, также должны написать заявления, но другого содержания. Сведения о том, какие заявления подали работники, вы должны будете включать в новый отчет в ПФР. Сотрудники, которые захотят сохранить бумажные трудовые, в сле- дующем году должны написать заявления. Это не значит, что вы будете вести только бумажные книжки на таких сотрудников. Все равно при- дется подавать электронные сведения в Пенсионный фонд. Так, со- трудники в будущем смогут отказаться от бумажных книжек в любой момент, а вы продолжите вести их электронные книжки. Тем сотрудни- кам, которые не заявят о своем выборе в течение 2020-го, также при- дется и вести бумажные книжки, и направлять сведения в ПФР. Они смогут выбрать форму трудовой книжки в любое время после 1 янва- ря 2020 года, как и те граждане, которые по разным причинам не рабо- тали в течение 2020 года и не могли написать заявление. В компании 230 человек. В 2020 году кадровик будет делать двойную работу: вести трудовые книжки всех сотрудников и од- новременно оформлять и передавать сведения об их трудовой деятельности в Пенсионный фонд. Бумажные трудовые придется вести полноценно: оформлять титульные листы, вносить в них записи о переводах на другую работу, об увольнении и поощрениях, делать исправления, когда это требуется. Также кадровик будет по всем правилам заполнять Книгу учета трудовых книжек. Допустим, в 2020 году 30 сотрудников напишут заявления о том, что хотят сохранить бумажную трудовую. Кадровик продол- жит их вести и после 1 января 2021-го. Также он будет передавать в ПФР электронные сведения. 22 Вопросы Севера

№ 1  •  2020 ИЗМЕНЕНИЯ 195 сотрудников компании в 2020-м заявили, что хотят отка- заться от бумажных книжек. С 1 января 2021-го у них останутся только сведения о работе в электронном виде. 5 сотрудников на- ходились в 2020-м в отпуске по уходу за ребенком. Кадровик про- должит вести их бумажные трудовые, будет уведомлять ПФР об их трудовой деятельности. Выбрать форму трудовой эти работники смогут, когда выйдут на работу. Как сотрудники узнают об изменениях? Сотрудники должны узнать, что могут выбрать форму трудо- вой книжки. Для этого вы должны письменно уведомить каждо- го по 30 июня 2020 года включительно, п. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, Шаблоны уведомления и заявлений для тех, кто захочет оставить бумажные книжки или выбрать электронные сведения о работе, мо- жете разработать уже сейчас. Сэкономите время, если возьмете наши образцы. Хорошо, если вы не просто уведомите сотрудников, но объясните им, в чем преимущества электронной книжки, и поможете сделать вы- бор. Расскажите, что электронная трудовая не сгорит, не потеряется, ее невозможно подделать, а сведения из нее легко получить. До 31 декабря кадровик заготовил памятки для работников, разработал и утвердил у руководителя шаблоны трех докумен- тов: 1) уведомление работников о праве выбрать форму трудовой книжки; 2) заявление работника о сохранении бумажной книжки; 3) заявление работника о переходе на электронные сведения о его трудовой деятельности. Сразу после новогодних праздников кадровик сможет: –– разместить памятку на корпоративном портале и доске объ- явлений; –– вручить всем сотрудникам уведомления о выборе формы тру- довой; –– разослать памятку всем сотрудникам по корпоративной поч­ те. В отделе кадров и на корпоративном портале в разделе «Об- разцы заявлений» кадровик будет хранить шаблоны заявлений о сохранении бумажной книжки или о переходе на электронные сведения о трудовой деятельности. Так сотрудники смогут бы- стрее оформить просьбы. Кадровик будет собирать заявления в течение всего года и до 31 декабря поймет, у каких сотрудников компании останется бу- мажная книжка. 23

ИЗМЕНЕНИЯ Шаблон уведомления работника о праве выбрать форму трудовой книжки Акционерное общество «Мир» Наименование должности (АО «Мир») Фамилия И. О. работника УВЕДОМЛЕНИЕ       №    Об электронных сведениях о вашей трудовой деятельности (об электронной трудовой книжке) Уважаемый (ая)                ! С 1 января 2020 года в связи с изменением Трудового кодекса и законодательства об индивидуальном персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования сведения о вашей трудо- вой деятельности формируются и ведутся в электронном виде. Это все сведения о выполняемой вами ра- боте, приеме на работу, переводах на другую работу и увольнении. АО «Мир», начиная с января 2020 года, ежемесячно передает необходимую информацию о вашей работе в Пенсионный фонд. В связи с тем что все сведения о вас как о работнике хранятся в единой Информационной системе Пен- сионного фонда, бумажная трудовая книжка больше не является основным документом о вашей трудовой деятельности. Вы имеете право сохранить трудовую книжку в бумажной форме. Для этого до 31 декабря 2020 года напишите заявление. В отделе кадров есть образец, по которому сможете это сделать. В этом случае после 1 января 2021 года мы будем продолжать вести вашу трудовую книжку и одновременно передавать сведе- ния в Пенсионный фонд. Если вы хотите отказаться от ведения трудовой книжки в бумажной форме, напишите заявление о пре- доставлении вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудово- го кодекса Российской Федерации. В отделе кадров есть образец, по которому сможете это сделать. В этом случае после 1 января 2021 года вы получите бумажную трудовую книжку, а все сведения о вашей работе будут учитываться и храниться только в электронном виде. О заявлении, которое до конца 2020-го вы подадите в отдел кадров АО «Мир», мы обязаны будем уведо- мить Пенсионный фонд. Ознакомьтесь с памяткой, которую получите вместе с этим уведомлением. Информация поможет вам принять решение. Также вы можете задать вопросы об электронной трудовой книжке специалистам отдела кадров АО «Мир». Директор В.В. Хрусталев С уведомлением ознакомлен (а), экземпляр уведомления и памятку об электронной трудовой книжке получил (а): Наименование Подпись И. О. Фамилия должности работника Вопросы Севера 24

ИЗМЕНЕНИЯ Можно не хранить бумажные трудовые? Тем сотрудникам, которые напишут заявление о переходе на элект­ ронные сведения об их трудовой деятельности, вы обязаны выдать их трудовые. Вы не должны хранить и вести их бумажные книжки пос­ ле 1 января 2021-го. Трудовые книжки сотрудников, которые написали заявления в 2020-м, а также те трудовые, по которым их владельцы не приня­ ли решения и не написали заявления, придется хранить в компании по прежним правилам. Когда будете выдавать книжки, обязательно делайте отметки в Книге учета трудовых книжек и получайте подписи работников. Это избавит вас от ответственности за задержку выдачи трудовой, споров с сотрудниками и претензий проверяющих. В компании работают 230 человек, 30 из которых в 2020-м напис­ али заявления. В январе 2021-го кадровик выдаст трудовые книжки 200 работникам. Об этом он сделает отметки в Книге уче- та трудовых книжек, а сотрудники поставят подписи и подтвердят, что получили свои документы. Перед тем как выдать сотрудникам трудовые книжки, «закройте» записи в них. Внесите запись: «работник подал заявление о предостав­ лении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соот­ ветствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». Шаблон заявления о сохранении бумажной трудовой книжки Наименование структурного подразделения Директору АО «Мир» Хрусталеву В.В. ЗАЯВЛЕНИЕ   Дата   №     О трудовой книжке Прошу после 1 января 2021 года продолжить хранить в компании и вести мою трудовую книжку в бумажной форме. ИЛИ Прошу после 1 января 2021 года предоставлять мне электронные сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации. Наименование Подпись И. О. Фамилия должности работника 25 № 1  •  2020

ИЗМЕНЕНИЯ Какие документы о стаже требовать у новичков? 26 У сотрудников, которые будут приходить в компанию в течение 2020 года, принимайте их бумажные трудовые вместе со сведениями об их трудовой деятельности с предыдущего места работы. Тем, кто в следующем году впервые устроится на работу или захочет оформить новую книжку, выдавайте трудовые по старым правилам. Работники, которые на прошлом месте работы в 2020-м году заявили о том, что хотят оставить бумажную трудовую книжку, представят ее вам при приеме на работу. Это право сохраняется за ними в вашей компании и у следующих работодателей, пока владельцы бумажных книжек не решат от них отказаться. Также с бумажной книжкой к вам придут те новички, которые в 2020-м не имели возможности выбрать форму трудовой книжки, так как не работали. В компанию в течение 2020 года приняли на работу 10 чело- век, из них трое устраивались на работу впервые. Кадровик при- нял у сотрудников семь бумажных трудовых книжек, зарегистри- ровал их и внес в них записи о приеме на работу. Три трудовые книжки кадровик оформил на чистых бланках. Когда будете принимать сотрудника на работу, вручите ему пись- менное уведомление и памятку, если хотите помочь определиться с формой трудовой книжки. Предложите новичку написать заявление, если он захочет ее оставить или перейти на электронные сведения о трудовой деятельности. Пятеро из новых сотрудников при приеме на работу в 2020 году написали заявления о том, что хотят сохранить бумаж- ные трудовые книжки. Кадровик продолжит их хранить и вести после 1 января 2021-го. Пять новых сотрудников, которые при приеме на работу и да- лее в течение 2020-го написали заявление о предоставлении им работодателем сведений о трудовой деятельности в соответ- ствии со ст. 66.1 ТК, получат свои бумажные трудовые. После этого сведения об их работе будут только электронными. Сотрудники, которые будут впервые устраиваться на работу после 1 января 2021-го, бумажные трудовые книжки уже не получат. Их тру- довая будет существовать только в электронном виде. Остальные сотрудники, которые придут к вам в компанию после 1 января 2021-го, предъявят при приеме бумажную трудовую книжку вместе со сведениями о трудовой деятельности на предыдущем месте работы. Это значит, что они хотят оставить бумажную книжку, и вы обя- заны ее принять и вести. Также новички впервые могут заявить о том, хотят они оставить бумажную книжку или перейти на электронные сведения в вашей компании. Это значит, что раньше они не приняли или не имели возможности принять это решение. Дайте им возмож- ность написать заявления и выполните их просьбы. Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Те новые сотрудники, у кого бумажной книжки к тому времени уже не будет, представят вам вместо нее сведения о трудовой деятельно- сти. Как сотрудники получат сведения о своей работе? Сотрудники, которые оставят бумажные трудовые, будут получать сведения привычным способом, ст. 62 ТК. Требовать заверенную ко- пию трудовой книжки, справку о стаже работы в компании и т. д. На- помним: ответить на заявление вы обязаны в течение трех рабочих дней. А если сотрудник просит об этом в день увольнения, вы должны вручить ему копии и документы в этот же день. Сведения о трудовой деятельности работники смогут получить в электронном виде. При этом заявление сотрудник может передать вам лично, а может направить его по адресу электронной почты рабо- тодателя, ст. 66.1 ТК. Мы сделали шаблон такого заявления. Можете взять его, чтобы с­ экономить время и исключить вопросы сотрудников. Шаблон заявления о выдаче сведений о трудовой деятельности Наименование структурного подразделения Директору АО «Мир» Хрусталеву В.В. ЗАЯВЛЕНИЕ   Дата   №     О сведениях о трудовой деятельности Прошу выдать сведения о моей трудовой деятельности в АО «Мир» в электронной форме. Наименование Подпись И. О. Фамилия должности работника № 1  •  2020 Если сотрудник запросит сведения о трудовой деятельности во время работы, вы должны предоставить их в течение трех рабо- чих дней, форма СТД-Р. Бумажную форму придется заверить подписью руководителя или доверенного лица и печатью компании, если она есть. Электронную форму надо подписывать усиленной квалифициро- ванной электронной подписью. Если работник выявит неверную или неполную информацию в сведениях о трудовой деятельности, по его письменному заявлению вы будете обязаны исправить или дополнить сведения и предоставить их в ПФР в исправленном виде. В день увольнения вы обязаны выдать сотруднику сведения о тру- довой деятельности в вашей компании. Если сотрудник отказался или 27

ИЗМЕНЕНИЯ не смог получить сведения, направьте ему их в тот же день заказным письмом с уведомлением на бумажном носителе, заверенные надле­ жащим образом. Компания освобождается от ответственности за за­ держку выдачи сведений о трудовой деятельности работника со дня, когда предоставит ему такие сведения. Если неправильная формули­ ровка основания или причины увольнения в трудовой книжке или сведениях о трудовой деятельности препятствовала поступлению работника на другую работу, суд принимает решение о выплате ему среднего заработка за все время вынужденного прогула. После того как сотрудник уволился, он может лично или по элек­ тронке прислать заявление о выдаче ему сведений. На оформление сведений у вас есть три рабочих дня. Учтите сами и объясните работникам, что вы представите ему све­ дения только о работе в вашей компании. Информацию о трудовой деятельности у других работодателей сотрудник сможет получить в МФЦ, на портале Госуслуг или в личном кабинете на сайте Пенсион­ ного фонда. Эти сведения он сможет распечатать, отправить по элект­ ронной почте, сохранить на флешку и т. д. При необходимости в МФЦ или на сайте ПФР сотрудник сможет получить сведения о своей трудо­ вой деятельности на бумаге. КОММЕНТАРИЙ ЭКСПЕРТА Какие преимущества есть у электронной трудовой книжки Алла Рабинович, декан юридического факультета ЯЭПИ – филиала Академии труда и социальных отношений, к. ю. н., доцент У электронной трудовой много преимуществ перед – дистанционное оформление пенсий по данным ли- традиционным вариантом: цевого счета без дополнительного документально- го подтверждения; – удобный и быстрый доступ работников к информа- ции о трудовой деятельности; – использование данных электронной трудовой книжки для получения государственных услуг; – минимизация ошибочных, неточных и недосто- верных сведений о трудовой деятельности; – новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодате- – дополнительные возможности дистанционного лей и госорганов; трудоустройства; – высокий уровень безопасности и сохранности дан- – снижение издержек работодателей на приобретение, ных. ведение и хранение бумажных трудовых книжек; 28 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Как платить пособия в 2020 году и избежать претензий ФСС С 1 января 2020 года выросли размеры пособий по болезни, бере- менности и родам и по уходу за ребенком. Это произошло из-за смены годов в расчетном периоде и нового МРОТ. Из статьи узнаете, как считать пособия в 2020 году, чтобы избежать ошибок и претензий ФСС. Расскажем, какое пособие отменили, а какие пособия увеличат в размере с 1 февраля 2020-го. Не думайте, что эта информация вас не касается. С вопросами о размере пособий сотруд- ники обычно обращаются к кадровику. Пособие по болезни Как изменилось пособие. Увеличились максимальный и мини- мальный размеры среднего дневного заработка. Максимальный размер среднего дневного заработка в 2020 году составляет 2301,37 руб. Это на 150,69 руб. больше по сравнению с 2019 годом. Предельную величину среднего заработка для расчета посо- бия в 2020 году получаем в  результате арифметических действий: (865 000 руб. + 815 000 руб.) : 730 = 2301,37 руб. Формула: Максимальный размер = Сумма предельных величин базы для начисления среднего дневного страховых взносов в каждом учитываемом расчетном календарном году заработка для расчета 730 пособия В 2020 году расчетные периоды автоматически изменились на 2019 и 2018 годы. Поэтому для расчета пособия учитывайте пре- дельные суммы заработка для отчислений страховых взносов в  ФСС за  2019  и 2018 годы – 865 тыс. и 815  тыс.  руб. (постановления Прави- тельства от 28.11.2018 № 1426, от 15.11.2017 № 1378). Количество кален- дарных дней в 2018 и 2019 году – 730. Минимальный средний дневной заработок в 2020 году составляет 398,79 руб. Это на 27,94 руб. больше, чем в 2019 году. Эту сумму получаем в  результате арифметических действий: 12 130 руб. × 24 : 730. Формула: Минимальный размер = МРОТ × 24 среднего дневного заработка 730 № 1  •  2020 МРОТ с 1 января 2020 года вырос до 12 130 руб., приказ Минтруда от 09.08.2019 № 561н. 29

ИЗМЕНЕНИЯ Как считать пособие в 2020-м. Рассчитывайте пособие по болез- ни с учетом новых пределов среднего заработка. На размер пособия влияет продолжительность страхового стажа, средний заработок ра- ботника за два предыдущих года и причина нетрудоспособности. Страховой стаж считайте на дату, которая предшествует дню болез- ни. Первый день болезни в расчет не берите. Например, если работник заболел 9 января 2020 года, стаж считайте по 8 января. Определяйте стаж по  трудовой книжке, трудовым договорам, в­ ыпискам из приказов о приеме и увольнении работника, п. 7 Правил, утв. приказом Минздравсоцразвития от 06.02.2007 № 91. Если сотруд- ник только недавно пришел в вашу компанию, попросите его подтвер- дить доходы за последние два года справкой о сумме зарплаты. Ее вы- дают при увольнении. Подробнее на с. 50. Каждые 30 дней периодов переводите в полные месяцы, а каждые 12 месяцев – в полные годы, пп. 7, 21 Правил, утв. приказом Минздрав- соцразвития от 06.02.2007 № 91. Средний заработок работника определяйте за  два предыдущих года. В 2020 году расчетными периодами стали 2019 и 2018 годы. Если больничный, который сотрудник принес в январе, откры- ли в конце декабря 2019 года, расчетными периодами будут – 2018 и 2017 годы. В этом случае пособие рассчитывайте с учетом макси- мального и минимального пределов в 2019 году. Чтобы получить средний дневной заработок сотрудника, общую сумму заработка за  2019 и  2018 годы разделите на  730 – количество календарных дней за два года. Формула: Средний дневной Заработная плата + Заработная плата заработок за 2019 год за 2018 год = (365 + 365) Затем дневной заработок сотрудника сравните с предельной вели- чиной. Если заработок окажется больше, считайте пособие по макси- мальному значению. Причину нетрудоспособности определяйте по коду, который врач поставил в больничном листе. Например, если сотрудник болел сам, в больничном будет стоять код «01», получил травму – «02». Если со- ОТМЕНИЛИ ЕЖЕМЕСЯЧНУЮ ВЫПЛАТУ С 1 января 2020 года отменили 50-рублевые компен- Не назначайте больше компенсационные выплаты сационные выплаты по уходу за ребенком в возрасте до сотрудникам, которых отправляете в отпуск по уходу трех лет. Указ Президента РФ от 30.05.1994 № 1110, кото- за ребенком в 2020 году. Продолжайте выплачивать рый устанавливал эти выплаты, утратил силу (Указ Пре- пособие только тем, кому его назначили до конца зидента РФ от 25.11.2019 № 570). 2019-го. 30 Вопросы Севера

№ 1  •  2020 ИЗМЕНЕНИЯ трудник ухаживал за больным ребенком, увидите код «09», п. 57 Поряд- ка, утв. приказом Минздравсоцразвития от 29.06.2011 № 624н. Когда определите средний заработок, страховой стаж и причину нетрудоспособности, рассчитайте размер пособия. Платите пособие за все дни болезни, даже если сотруднику открыли больничный в выходной день или праздник, письмо ФСС, ч. 1, 8 ст. 6 За- кона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном соцстраховании». Это подтверждает ФСС в своем письме от 31.01.2017 № 02-09-14/22-03-848. Например, сотрудник заболел 6 января, а на работу вышел 15 января. Оплатить нужно все 9 календарных дней. Выплатите пособие с учетом минимального дневного заработка, если средний заработок в пересчете на полный календарный месяц окажется ниже МРОТ, стаж сотрудника меньше 6 месяцев или у  него не было заработка в течение расчетного периода – 2019 и 2018 годах. Выплатите минимальное пособие и в случае, если ваш сотрудник нарушил лечебный режим, не  явился к  врачу или получил травму вследствие опьянения, ч. 1, п. 2 ч. 2 ст. 8 Закона № 255-ФЗ. Если во время болезни сотрудник нарушил режим, в строке «Отметки о нарушении режима» врач поставит код, дату наруше- ния и свою подпись. Расшифровку кода посмотрите на обратной стороне больничного. Если причина неуважительная, считайте пособие за дни болезни до дня нарушения по общим правилам, а со дня нарушения – исходя из МРОТ. Выплатите пособие в размере 100 процентов среднего заработка, если сотрудник получил травму, которая связана с несчастным случаем на про- изводстве. В этом случае стаж работы сотрудника значения не имеет. Пособие по беременности и родам Как изменилось пособие. Выросли максимальный и минималь- ный размеры пособия по беременности и родам в 2020 году. Максимальный размер пособия в 2020 году составляет 322 191,80 руб. Это на 21 096,60 руб. больше по сравнению с 2019 годом. Минимальный размер пособия по  беременности и  родам также вырос и составляет в 2020 году 55 830,60 руб. Это произошло из-за ро- ста МРОТ, исходя из которого считаете минимальное пособие. Как считать пособие в 2020-м. Считайте пособие по беременно- сти и родам с учетом нового предела для тех сотрудниц, которые пой- дут в отпуск по беременности и родам в 2020 году. Так же поступайте, если больничный лист открыт в конце 2019 года, а заявление сотруд- ница написала в январе 2020-го. Оформлять отпуск задним числом или продлевать его и выходить за даты больничного нельзя. Пересчитывать пособие, которое уже назначили и выплатили в 2019 году, не нужно. Пособие по беременности и родам назначают и выплачивают суммарно за весь период. 31

ИЗМЕНЕНИЯ Чтобы определить размер пособия по беременности и родам, рас- считайте средний заработок сотрудницы за 2019-й и 2018-й. Затем срав- ните дневной заработок сотрудницы с новым пределом. Если заработок окажется больше 2301,37 руб., пособие считайте по этому показателю. Пособие по  беременности и  родам выплачивайте в  размере 100 процентов среднего заработка. Умножьте дневное пособие на чис- ло календарных дней отпуска по  беременности и  родам – получите размер пособия. Обычно продолжительность больничного составляет 140 кален- дарных дней. Если беременность многоплодная, больничный врач оформит на 54 календарных дня больше. Если роды пройдут с ослож- нениями, сотрудница принесет дополнительный больничный лист на 16 календарных дней, пп. 46–48 Порядка, утв. приказом Минздрав- соцразвития от 29.06.2011 № 624н. Если сотрудница подаст заявление об отпуске по беременности и родам позже, чем ей открыли больничный, продолжительность отпу- ска будет меньше. Платите пособие с первого дня отпуска по день, ко- торый указан в больничном листе как окончание периода временной нетрудоспособности. Объясните сотруднице, что в этой ситуации она не получит максимальную сумму пособия в 2020 году, так как принесла заявление и больничный с опозданием. За дни, которые она отработа- ла в период, когда должна была уйти в декрет, получит зарплату. 23 января 2020 года Петрова принесла заявление об отпу- ске по беременности и родам с 27 января и приложила к нему больничный лист. Больничный был открыт 24 декабря 2019 года на 140 календарных дней. Петровой полагается пособие на 34 дня меньше, так как она написала заявление позже, чем ей выдали больничный. Компания выплатила ей пособие в размере 100 процентов среднего зара- ботка за 106 календарных дней. ДЕТСКОЕ ПОСОБИЕ НАЧАЛИ ПЛАТИТЬ ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ С 1 января 2020 года изменили условия выплаты по- № 305-ФЗ. До конца 2019 года выплату получали лишь те, собия малообеспеченным семьям, в которых родился у кого размер семейного дохода не превышал в  1,5 раза первый или второй ребенок. величину прожиточного минимума. Ежемесячное пособие начали платить до момента, Пособия выплачивают за счет федерального бюдже- когда ребенку исполнится три года. Раньше пособие пла- та. Чтобы получать выплату, семья должна обратиться тили только до 1,5-летнего возраста ребенка. Сумма по- в органы соцзащиты или написать заявление в МФЦ. собия не изменилась и равна прожиточному минимуму по региону за второй квартал года, который предшеству- Обратиться за ежемесячной выплатой семье придет- ет году обращения за назначением выплаты. ся трижды. Первый раз выплату назначат до момента, когда ребенку исполнится один год. Второй раз – выпла- Право на выплату получили семьи, в которых сред- ту будут платить до двухлетнего возраста ребенка, а тре- недушевой доход ниже двукратного размера прожиточ- тий раз – до возраста трех лет. При каждом обращении ного минимума трудоспособного населения в  регионе, родитель должен подать новое заявление о назначении ч. 2 ст. 1 Закона от 28.12.2017 № 418, Закон от 02.08.2019 выплаты и приложить к нему необходимые документы. 32 Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ Пособие по уходу за ребенком Как изменилось пособие. Пособие по  уходу за  ребенком в 2020 году платите в размере 27 984,66 руб. Это на 1832,39 руб. боль- ше, чем в прошлом году. Максимальная сумма среднего месячного заработка для расчета пособия по  уходу за  ребенком в  2020 году составляет 69  961,65  руб. Получаем эту сумму в результате следующих арифметических дей- ствий: 2301,37 руб. × 30,4 = 69 961,65 руб. А значит, максимальный раз- мер пособия равен 27 984,66 руб. = 69 961,65 × 40%. Общая формула: Максимальный размер = Максимальный размер × 30,4 × 40% пособия по уходу среднего дневного заработка за ребенком № 1  •  2020 С 1 января 2020 года минимальный размер пособия по уходу за ребенком составляет 4852 руб. (12  130 руб. × 40%). Ежегодно Пра- вительство индексирует минимальные размеры детских пособий с 1 февраля. Однако размер пособия по уходу за первым ребенком независимо от будущего коэффициента индексации не изменится и до конца 2020 года будет равен 4852 руб. Размер пособия по уходу за вторым и последующими детьми Правительство проиндексирует с  1 февраля 2020 года, ст. 4 Закона от  19.12.2016 №  444-ФЗ, абз. 1 ч. 1 ст. 4.2 Закона от  19.05.1995 №  81-ФЗ «О госпособиях». Как считать пособие в 2020-м. Считайте пособие с учетом ново- го максимального размера дневного заработка для тех, кто собрался в отпуск по уходу за ребенком в 2020 году. Если сотрудницу отправили в этот отпуск в 2019 году, пособие не пересчитывайте. Размер пособия по уходу за ребенком определяют на дату начала отпуска. Единственный случай, когда придется увеличить размер пособия, если сотрудница получает минимальное пособие. В этом случае посо- бие нужно повысить до нового минимального предела. Чтобы определить размер пособия рассчитайте дневной зарабо- ток сотрудника за два года – 2019-й и 2018-й. Затем весь заработок за эти два года сложите и разделите на 730, то есть общее количество календарных дней за два года. Период отпуска по беременности и ро- дам в расчет не берите. Если средний дневной заработок работника окажется больше но- вого максимального размера, считайте пособие по максимальному по- казателю – 2301,37 руб. Ежемесячное пособие по  уходу за  ребенком платите в  разме- ре 40 процентов от  среднего заработка работника. Размер пособия не должен быть меньше проиндексированного минимального преде- ла, который установил Закон № 81-ФЗ. 33

Как рассчитаться с северными работниками, если компанию решили ликвидировать Алла Рабинович, декан юридического факультета ЯЭПИ – филиала Академии труда и социальных отношений, к. ю. н., доцент 34 © Алла Рабинович, 2020 Госдума одобрила в первом чтении изменения в ТК о порядке вы- платы пособий работникам, которых увольняют по сокращению или в связи с ликвидацией компании, проект Закона № 736450-7. Цель из- менений – не допустить ситуации, когда компания закрывается до того, как работники получат выходное пособие. Как изменится порядок вы- плат, если поправки примут, читайте в статье. Как сейчас В день увольнения в связи с ликвидацией компании, которая на- ходится в районе Крайнего Севера, приравненных к ним местностях, работник получает выходное пособие в размере среднего заработ- ка. Средний заработок за второй и третий месяцы после увольнения он получит, если подтвердит, что не вышел на новую работу. Для этого он должен предъявить вам трудовую книжку, где нет записи о приеме на работу после увольнения, ч. 1 ст. 178, ч. 1 ст. 318 ТК. Средний заработок за четвертый, пятый и шестой месяцы после увольнения работник получит, если в месячный срок после увольне- ния обратился в службу занятости и не был трудоустроен и принес вам решение службы занятости о сохранении за ним указанной вы- платы, ч. 2 ст. 318 ТК. Таким образом, в зависимости от ситуации работник может полу- чить до шести средних месячных заработков и компенсацию в раз- мере среднего заработка, рассчитанного пропорционально времени, которое осталось до окончания срока предупреждения об увольне- нии, если работник согласится уволиться досрочно. Но если к моменту, когда работник приходит за следующей выпла- той, компания закрылась, он лишается права на выплаты. Это наруша- ет права работников. Так считает Конституционный суд. В постановле- нии от 19.12.2018 № 45-П он признал ч. 1 ст. 178 ТК неконституционной. Бухгалтера К. и инспектора по кадрам В. уволили в связи с ликвидацией компании незадолго до того, как в ЕРГЮЛ внес- ли запись о прекращении ее деятельности. Сотрудники, которые уволились раньше, успели получить положенные им выплаты за второй и третий месяцы после увольнения. К. и В. получили Вопросы Севера

ИЗМЕНЕНИЯ только выходное пособие в размере среднего месячного зара- ботка. К моменту, когда они намеревались обратиться к бывшему работодателю за следующей выплатой, компания уже ликвиди- ровалась. Чтобы работники могли получить компенсацию на равных усло­ виях независимо от времени, которое прошло со дня увольнения до прекращения деятельности компании, Минтруд предложил внести изменения в ст. 178 и 318 ТК. Заодно уточнили положения о выплате пособия при сокращении численности и штата организации. Как будет Если изменения примут, северная компания обязана будет выпла­ тить работникам, которых увольняют в связи с ее ликвидацией, вы­ ходное пособие в размере среднего месячного заработка и сохранить среднемесячный заработок на период трудоустройства за второй и третий месяцы после увольнения. Такое же правило предусмотрели и для ситуации, когда работники увольняются по сокращению. При увольнении в связи с ликвидацией компания сможет сразу вы­ платить работнику пособие в размере трехкратного среднего месяч­ ного заработка. В этом случае работнику не нужно будет подтверж­ дать, что он не трудоустроился. Условия выплаты за четвертый, пятый и шестой месяцы останутся прежними. Работник получит выплаты за это время, если в месячный срок после увольнения обратился в службу занятости и не был трудо­ устроен и принес вам решение службы занятости о сохранении за ним указанной выплаты. Законопроект устанавливает срок, в течение которого работник должен будет обратиться за выплатами на период трудоустройства – не позднее 15 календарных дней после окончания каждого периода трудоустройства – со второго по шестой месяцы. Если компания ликвидируется, все причитающиеся работникам суммы она должна будет выплатить до того, как завершится процесс ликвидации. Все выплаты компания должна произвести за свой счет. № 1  •  2020 35

П РА К Т И К А Четыре локальных акта, которые вы должны поменять на 2020 год: что добавить и что убрать Проверьте ваши локальные нормативные акты на актуальность. Из-за изменений в законе и новых разъяснений чиновников обновить придется четыре документа. Это ПВТР и три положения: об оплате тру- да, о командировках и о защите персональных данных. Выверенные формулировки новых положений и подробности, за- чем нужна каждая из поправок, найдете ниже. Что изменить в ПВТР Скорректируйте ваши ПВТР для работы в 2020 году. Дополните пе- речень документов, которые приносят новые сотрудники. Теперь это может быть карточка СНИЛС или форма АДИ-РЕГ. Обновите информа- цию по трудовой книжке, так как с 1 января компании должны пере- ходить на электронные трудовые. Дополните перечень документов при приеме на работу. ПФР от- менил зеленую карточку СНИЛС, ст. 65 ТК, Закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ. Вместо нее работники теперь получают документ, который подтвержда- ет регистрацию в системе персонифицированного учета, форма АДИ-РЕГ. Старые страховые свидетельства все еще действуют, так что обращаться в ПФР и обменивать их на новый документ не нужно. Кандидаты при при- еме на работу смогут принести вам зеленую карточку или форму АДИ-РЕГ. Новый документ можно получить не только на бумаге, но и в элек- тронном виде. Бумажный документ – в отделении ПФР или по почте, а электронное уведомление – по электронной почте или в личном ка- бинете на сайте Пенсионного фонда. Если у нового сотрудника нет СНИЛС, ваша компания обязана по- мочь ему зарегистрироваться в системе Пенсионного фонда и полу- чить документ, который эту регистрацию подтвердит, ч. 4 ст. 65 ТК. Допишите правила по переходу на электронные трудовые книжки. С 1 января 2020 года компании начнут переходить на элек- тронные трудовые, Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ. Весь год вам придет- ся одновременно вести бумажные трудовые книжки и ежемесячно по- давать сведения на сотрудников в Пенсионный фонд. Чтобы учесть изменения, обновите в ПВТР перечень документов, которые работник предъявляет при приеме на работу. Укажите, что новый сотрудник может принести трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, ст. 66.1 ТК. Добавьте в ПВТР процедуру, по которой будете переходить на элек- тронные книжки. До 30 июня 2020-го вы должны уведомить всех со- 36 Вопросы Севера

П РА К Т И К А трудников о том, что они могут выбрать форму трудовой. Свой выбор сотрудники должны будут отразить в заявлениях. Принимайте заявле- ния до 31 декабря 2020-го. Если в 2020 году работники по каким-то при- чинам не напишут заявление, смогут сделать это после 01.01.2020. Пропишите в ПВТР новую процедуру, сроки, а формы уведомления и заявлений приложите к документу. Уточните, как будете выдавать сведения о трудовой деятель- ности. Сотрудники, которые откажутся от бумажных трудовых, будут получать сведения о трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД. В ПВТР пропишите, как будете оформлять эти сведения и выдавать их ра- ботникам: в период работы и в день увольнения. Дополните правила увольнения работников в ПВТР положениями о том, как будете вру- чать им сведения о трудовой деятельности, если их в этот день не бу- дет на работе или они откажутся получать сведения. Учтите: за задержку сведений в электронной форме предусмотре- на та же ответственность, что и за задержку бумажной книжки. Если работник вовремя не получит сведения о работе, компания должна бу- дет оплатить время вынужденного прогула. Такую же ответственность предусмотрели и за то, если из-за ошибок в сведениях о трудовой дея- тельности сотрудник не мог устроится на новую работу. Раздел ПВТР с документами при приеме на работу и увольнении Акционерное общество «Мир» УТВЕРЖДЕНЫ (АО «Мир») приказом АО «Мир» от 13.01.2020 № 11 ПРАВИЛА Мурманск внутреннего трудового распорядка … 2. ПРИЕМ НА РАБОТУ 2.1. При приеме на работу АО «Мир» заключает с кандидатом трудовой договор в письменной форме. 2.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет инспектору отдела кад­ров: – трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой до- говор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; – … – документ, который подтверждает регистрацию в  системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые; … № 1  •  2020 37

П РА К Т И К А 4. ВЫДАЧА ДОКУМЕНТОВ И СВЕДЕНИЙ О РАБОТЕ 4.1. АО «Мир» обязано предоставить работнику сведения о  трудовой деятельности за  период работы в Обществе по письменному заявлению работника: – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом; – в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подпи- сью. АО «Мир» предоставляет работникам сведения о трудовой деятельности: – в период работы не позднее трех рабочих дней; – при увольнении в последний день работы. 4.2. Работник может подать заявление о  выдаче сведений о  трудовой деятельности лично в отдел кадров АО «Мир» либо на электронную почту работодателя [email protected]. … 4.5. В случае когда в день увольнения выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, инспектор отдела кадров в этот же день направляет работнику заверенные сведения по почте заказным письмом. … Что изменить в Положении об оплате труда Обновите Положение об оплате труда, чтобы учесть два измене- ния: разъяснения Минтруда и Конституционного суда. Увеличьте минимальную зарплату. Проверьте по штатному рас- писанию, сколько платите работникам. Если без учета компенсационных выплат они получают меньше МРОТ или регионального минимума, уве- личьте им зарплату. Платить меньше можете только тем, кто работает не- полное время или по другим причинам полностью не отработал месяц. Актуализируйте в Положении об оплате труда МРОТ или регио- нальный минимум. Если прописали в Положении об оплате труда, какие доплаты вклю- чаете в зарплату, чтобы она достигала МРОТ, исключите из списка ком- пенсационные выплаты за работу в условиях, которые отклоняются от нормальных. Это нужно сделать потому, что Конституционный суд запретил включать в МРОТ доплаты за ночную, сверхурочную работу, работу в выходные и праздники, постановление от 11.04.2019 № 17-П. Повысить зарплату до МРОТ можете не только за счет оклада или та- рифной ставки, но также за счет стимулирующих выплат, например, еже- месячной премии. Не повышайте зарплату за счет выплат, которые носят негарантированный характер. В этом случае может оказаться, что зарпла- та за конкретный месяц будет меньше МРОТ, а это уже повод для штра- фа. Кроме того, не включайте в МРОТ квартальные и ежегодные премии. Их можно учесть только в том месяце, когда начислили. Распределить по месяцам нельзя, письмо Минтруда от 05.06.2018 № 14-0/10/В-4085. Проигнорируете разъяснение Конституционного суда – ждите вне- плановую проверку ГИТ, ч. 4 ст. 360 ТК. В первую очередь инспектор 38 Вопросы Севера

П РА К Т И К А потребует Положение об оплате труда и штатное расписание. Не вне- сете в эти документы изменения и будете платить по-старому, компа- нию оштрафуют на сумму до 50 тыс. руб., при повторном нарушении – до 100 тыс. руб., ч. 6, 7 ст. 5.27 КоАП. Пересмотрите правила выплаты зарплаты за первую поло- вину месяца. Способ, как сейчас компании считают аванс, Минтруд признал незаконным, письмо от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549. Теперь зар- плату за первую половину месяца платите только пропорционально отработанному времени. Нельзя выдавать аванс каждый месяц в одинаковом размере или рассчитывать пропорционально отработанному времени, но с коэффи- циентом 0,87. Последний способ бухгалтеры используют, чтобы хватило денег на НДФЛ, если сотрудник не отработал вторую половину месяца. Если прописали в Положении об оплате труда один из этих спосо- бов, исправьте это и укажите, что зарплату за первую половину месяца компания выплачивает пропорционально отработанному времени. Раздел Положения об оплате труда, о минимальной зарплате и авансе Акционерное общество «Мир» УТВЕРЖДЕНО (АО «Мир») приказом АО «Мир» от 13.01.2020 № 12 ПОЛОЖЕНИЕ Мурманск об оплате труда и о премировании … 6. МИНИМАЛЬНАЯ ЗАРАБОТНАЯ ПЛАТА 6.1. Оклад работников АО «Мир» с компенсационными и поощрительными выплатами, за исключением оплаты сверхурочной работы, работы в ночное время, в выходные и нерабочие праздничные дни, не может быть ниже региональной минимальной заработной платы. … … 8. НАЧИСЛЕНИЕ И ВЫПЛАТА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ … 8.5. Заработная плата выплачивается работникам не менее двух раз в месяц. Работодатель платит за пер- вую половину месяца 23-го числа текущего месяца пропорционально отработанному времени, за вторую половину месяца – 11-го числа месяца, следующего за отработанным. № 1  •  2020 39

П РА К Т И К А 8.6. При расчете заработной платы за первую половину месяца Работодатель учитывает оклад или та- рифную ставку Работника, надбавки за совмещение должностей и за профессиональное мастерство, ком- пенсации за работу в ночное время и во вредных условиях и другие выплаты, которые не зависят от итогов работы за расчетный месяц. (3) 8.7. Районный коэффициент, процентную надбавку, компенсацию за сверхурочную работу, работу в вы- ходной или нерабочий праздничный день и другие выплаты, которые зависят от итогов работы за расчет- ный месяц, Работодатель учитывает при расчете заработной платы за вторую половину месяца. … Что изменить в Положении о командировках Обновите Положение о командировках с учетом новых разъясне- ний Минтруда и Минфина. Скорректируйте даты оплаты командировки. Минтруд разъяс- нил, когда платить средний заработок за период командировки, письмо от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422. В отличие от суточных, оплаты расходов на проезд и проживание средний заработок не нужно платить до ко- мандировки. Платите его в зарплатные дни, которые определили в ПВТР. Иванов был в командировке с 10 по 11 декабря. Зарплату ком- пания платит 5-го и 20-го числа. 9 декабря работник получил суточные и аванс на команди- ровочные расходы. 20 декабря – средний заработок за период командировки. Не все сотрудники знают это правило, поэтому могут ошибочно требовать полностью оплатить командировку еще до ее начала. Что- бы избежать споров с работниками, пропишите в Положении о коман- дировках срок, когда оплатите служебную поездку. Отдельно укажите, когда перечислите аванс для командировочных расходов, отдельно – когда выплатите средний заработок за время командировки. Предупредите работников об электронных документах в команди­ровках. С 25 февраля 2019 года Минтранс разрешил ис- пользовать электронные посадочные талоны для посадки на самолет, приказ от 14.01.2019 № 7. Еще раньше это стало возможным на поездах и автобусах. Для работодателей такие новшества стали проблемой: налого- вая не всегда соглашается принять электронные билеты как обосно­ вание расходов. Когда все же можно подтвердить расходы элек- тронными документами, разъяснил Минфин, письмо от 08.08.2019 № 03-03-06/1/59877. Компания может учесть командировочные расхо- ды работника, если подтвердит их электронным документом, который подписали электронной подписью. Чтобы не было проблем с ФНС, укажите в Положении о команди- ровках, какие документы должен принести сотрудник после служеб- ной поездки. Пропишите примерный перечень документов по самым распространенным расходам. 40 Вопросы Севера

П РА К Т И К А Вы можете ввести правило, что после командировки сотрудник приносит только оригиналы документов и только на бумаге. Напри- мер, подтвердить факт перелета посадочным талоном со штампом о досмотре. Однако, если работник подтвердит факт перелета другим документом, например справкой от авиаперевозчика, не отказывай- тесь возмещать расходы на билет. В случае спора судья встанет на сто- рону сотрудника. Раздел Положения о командировке и возмещении расходов Акционерное общество «Мир» УТВЕРЖДЕНО (АО «Мир») приказом АО «Мир» от 13.01.2020 № 13 ПОЛОЖЕНИЕ Мурманск о командировках … 5. РАЗМЕРЫ КОМАНДИРОВОЧНЫХ РАСХОДОВ И ПОРЯДОК ИХ ВОЗМЕЩЕНИЯ 5.1. Средний заработок за время нахождения работника в командировке сохраняется за все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, и выплачивается в соответствующий день выплаты заработной платы. 5.2. При направлении Работника в командировку ему выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места по- стоянного жительства (суточные). … 5.7. Расходы по проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы воздушным транс- портом возмещаются командированному работнику в размере стоимости перелета, подтвержденной доку- ментами: посадочным талоном со штампом о предполетном досмотре, справкой из авиакомпании. … Что изменить в Положении о защите персональных данных Внести изменения в Положение о защите персданных придется из- за новых требований правительства и старой обязанности, за которую теперь будут штрафовать. Убедитесь, что можете передавать сведения о сотруднике. С 24 сентября 2019 года вам придется брать у сотрудников письменное со- гласие, чтобы передать третьим лицам, в том числе коллегам, их личный e-mail или номер телефона. Правительство включило эту информацию в единую биометрическую систему, постановление от 13.09.2019 № 197. № 1  •  2020 41

П РА К Т И К А Раздел Положения о составе и защите персданных Акционерное общество «Мир» УТВЕРЖДЕНО (АО «Мир») приказом АО «Мир» от 13.01.2020 № 14 ПОЛОЖЕНИЕ Мурманск об обработке и защите персональных данных сотрудников … 2. СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ 2.1. АО «Мир» обрабатывает персональные данные сотрудников, кандидатов на работу, бывших работ- ников и лиц, выполняющих работу по гражданским договорам. 2.1.1. Конфиденциальная информация о сотрудниках: – фамилия, имя, отчество, возраст, дата рождения; – паспортные данные; – адрес места жительства, номер телефона, адрес электронной почты; … 2.5. Все персональные данные являются конфиденциальными, за исключением общедоступных персо- нальных данных. Общедоступными персональными данными являются сведения, к которым обеспечен свободный до- ступ с согласия субъекта таких персональных данных или в силу прямого указания закона. Форма согласия на общедоступность персональных данных приведена в приложении 6. … 3. ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ … 3.6. АО «Мир» для защиты персональных данных: 3.6.1. Обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение персональных данных граждан Российской Федерации с использованием баз данных, находя- щихся на территории Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных законом. … Проверьте Положение о защите персональных данных. Если не найдете электронную почту и номер телефона сотрудника в све- дениях, которые относятся к персональным данным, дополните пере- чень. Не забудьте прописать, как передаете эту информацию внутри компании. Можете сделать информацию о работнике общедоступной. Напри- мер, составить справочник с Ф. И. О., должностями, номерами телефо- 42 Вопросы Севера

П РА К Т И К А нов и e-mail сотрудников для остального персонала или для потенци- альных клиентов на сайте компании. Чтобы разместить такие сведения в свободном доступе, соберите у работников письменные согласия. Как это сделала кадровик в нашей ситуации. Учтите: если передаете сведения о сотруднике в госорганы, в том числе указываете в обязательных отчетах, согласие не нужно. Кроме того, оформлять согласие не нужно, если работник сам сде- лал номер телефона и адрес электронной почты общедоступными, п. 10 ч. 1 ст. 6 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персданных. Проверьте, что не храните персданные работников за гра- ницей. За персональные данные появился новый штраф – от 100 тыс. до 200 тыс. руб. для должностного лица и от 1 млн до 6 млн руб. для компании. Оштрафуют тех, кто собирает и хранит персональные данные рос- сийских граждан с помощью баз данных за рубежом. За повторное на- рушение должностное лицо заплатит от 500 тыс. до 800 тыс. руб., ком- пания – от 6 млн до 18 млн руб., Закон от 02.12.2019 № 405-ФЗ. Для работодателей такое изменение означает, что хранить персо- нальные данные сотрудников они могут только на российских серве- рах. Особенно осторожным нужно быть тем, кто использует облачные хранилища. Серверы их провайдеров часто находятся за границей. Эта обязанность существует и сейчас, но за нее пока что мо- гут оштрафовать только на 3 тыс. руб., ч. 5 ст. 18 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ о персданных, ст. 18.7 КоАП. Чтобы в будущем обезопасить компанию от проблем, советуем прописать в Положении о защите персданных обязанность хранить информацию только на российских серверах. Простой формат для решения Реклама сложных задач 43 Электронный журнал «Для кадровика: Нормативные акты» Стоит только попробовать e.kadrovikna.ru № 1  •  2020

П РА К Т И К А Как ГИТ проверит северные компании в 2020 году. Важное из нового регламента С 22 октября инспекторы работают по новому регламенту. Мы из- учили документ и рассказали вам о самых важных изменениях, чтобы вы подготовились к проверкам в 2020 году. Например, в п. 13 Регла- мента Роструд перечислил документы, которые у вас может потре- бовать инспектор. По перечню можете прикинуть, каким будет ре- зультат проверки. Кстати, вы можете отказаться предоставлять инспектору документы и сведения. Расскажем как. Читайте, как най- ти компанию в плане проверок на 2020 год и что изменилось в про- цедуре проверок. Будет больше времени на подготовку к проверке Теперь у вас есть больше времени, чтобы подготовиться к плано- вой проверке, так как план публикуют раньше. Не позднее 10 ноября на всех региональных сайтах, п. 41 Административного регламента, утв. приказом Роструда от 13.06.2019 № 160, далее – Регламент. Рань- ше информацию о проверках размещали 1 декабря. План проверок на 2020-й найдете на сайте своей инспекции. На него можно попасть через официальный сайт Роструда. Если нашли свою компанию в спи- ске, готовьтесь к визиту инспектора. Контрольные вопросы найдете в проверочных листах, приказ Роструда от 10.11.2017 № 655. Роструд формирует план по прежнему принципу. Чем выше кате- гория риска, тем чаще вас навещает инспектор ГИТ. Например, компа- нию с высоким риском проверяют раз в 2 года, с умеренным – не чаще одного раза в 6 лет. Если ГИТ не присвоил вашей компании категорию риска, значит, она низкая. Планово проверять не будут, п. 46 Регламен- та, но на внеплановые проверки категория риска не повлияет. КАТЕГОРИИ РИСКА И ПЕРИОДИЧНОСТЬ ПРОВЕРОК Высокая Значительная Средняя Умеренная Низкая 1 раз 1 раз Не чаще 1 раза Не чаще 1 раза Плановые проверки в 2 года в 3 года в 5 лет в 6 лет не проводятся 44 Вопросы Севера

П РА К Т И К А Заранее узнаете о внеплановой проверке Добавили внеплановую проверку, о которой уведомят заранее. Раньше инспектор должен был уведомить компанию за 24 часа, если проверял, как вы выполнили предписание. Также уведомляли, если провести проверку Роструду поручил Президент, Правительство, про- курор. Теперь инспектор за сутки должен сообщить о том, что придет в компанию, и в том случае, когда по запросу работника будет прове- рять условия и охрану труда на рабочем месте, п. 97 Регламента. Не сде- лает этого или уведомит несвоевременно – грубо нарушит процедуру проверки, п. 1 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ. Обжалуйте результаты. О внеплановой выездной проверке, если нарушение компании угрожает жизни и здоровью работников, вас по-прежнему не предуп­ редят. Так, если компания вовремя не платит зарплату или обещанную премию, не пускает сотрудников отдыхать или заставляет работать в выходные, о проверке заранее не узнаете. Сможете не предоставлять инспектору документы, которых нет в списке Роструд определил перечень документов и сведений, которые ин- спектор может у вас запросить, п. 13 Регламента. В список вошли 26 ви- дов документов. Перечень закрытый, поэтому требовать документы и сведения не по списку инспектор не вправе. Перечень утвердили. Но это не значит, что по требованию инспектора вы обязаны предста- вить ему любой документ из списка. У вас по-прежнему есть четыре законных основания отказать инспектору. Документ не относится к теме проверки. Инспектор имеет пра- во изучать документы и получать сведения только по теме проверки. Инспектор пришел выяснить, как компания исполнила предпи- сание после невыплаты зарплаты. Он вправе проверить, устранили ли вы это нарушение. Требовать документы, чтобы выяснить, обеспе- КОГДА ИНСПЕКЦИЯ ПРИДЕТ С ВНЕПЛАНОВОЙ ПРОВЕРКОЙ Истек срок, Работник пожаловался, Граждане, компании, Руководитель ГИТ в течение которого что работодатель госорганы, профсоюзы издал приказ о проведении работодатель должен нарушил его права, сообщили, что проверки по поручению был исполнить или попросил проверить работодатель нарушает Президента, Правительства предписание ГИТ условия труда на его права работников или прокуратуры рабочем месте 45 № 1  •  2020

П РА К Т И К А чивает ли компания работников средствами индивидуальной защи- ты, инспектор не может – это не предмет проверки. Если сотрудник пожаловался на то, что его незаконно привлекли к работе в выход- ной – инспектор может проверить только доводы жалобы. Не вправе требовать документы, например, об индексации зарплаты. Если в акте или протоколе инспектор сошлется на документ не по теме проверки, обжалуйте проверку, п. 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ. Мотивированный отказ инспектору предоставить лишние документы, фрагмент 17 января 2020 года в рамках выездной внеплановой проверки АО «Мир» по жалобе работника о на- рушении требований трудового законодательства о выплате зарплаты, на основании запроса от 14 января 2020 года № 45/255-20 Вам были представлены следующие документы АО «Мир»: – штатное расписание; – правила внутреннего трудового договора; – положение об оплате труда и премировании; … Также АО «Мир» направило Вам письмо от 15.01.2020 № 4-исх с просьбой разъяснить, с какой целью Вы запросили документы, которые к предмету проверки не относятся, а именно, копии: – направления на предварительный медицинский осмотр; – приказа о проведении проверки знаний требований охраны труда; – удостоверений о проверке знаний требований охраны труда; … До настоящего времени разъяснения в адрес АО «Мир» не поступили. На основании изложенного, руководствуясь пунктом 3 статьи 15 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля», АО «Мир» отказывается представить указанные документы, так как они к предмету проверки не относятся. … Документ оформлять не обязаны. В компании может не быть до- кументов, которые просит представить ГИТ. Инспектор проверяет, почему сотруднику не выплатили пре- мию, и просит представить положение о премировании. Этот документ хоть и по теме проверки, но в число обязательных для работодателя не входит. ТК не требует прописывать порядок и размеры премирования в отдельном локальном акте. Вы може- те включить раздел о премировании в ПВТР. Также компания не обязана утверждать положения о командировках, об оплате тру- да, об обучении персонала, вести личные дела, журналы и книги регистрации приказов, трудовых договоров и т. д. 46 Вопросы Севера

П РА К Т И К А Если инспектор требует документы, которые вы оформлять не обя­ заны и у вас их нет, подготовьте письменный мотивированный отказ. Если ваши объяснения не устроят и компанию привлекут к ответствен­ ности за отсутствие необязательных документов, обжалуйте это ре­ шение. Документы есть в другом ведомстве. Инспектор не вправе тре­ бовать у вас документы и информацию, если может сам получить их в рамках межведомственного взаимодействия, ч. 11 ст. 11 За­ кона № 294-ФЗ. Перечень таких документов и информации найде­ те в п. 14 Регламента и распоряжении Правительства от 19.04.2016 № 724-р. Например, выписку из ЕГРЮЛ или сведения о сумме фак­ тически уплаченных налогов за текущий год инспектор должен за­ просить в ФНС, а не в вашей бухгалтерии. Документы уже представляли инспектору. До выездной про­ верки ГИТ проводила документарную. Если так было в вашей ситуа­ ции и документы, которые инспектор запросил в компании, уже пред­ ставляли в рамках предыдущей проверки, можете их не представлять, ч. 5 ст. 12 Закона № 294-ФЗ. Сможете требовать документы у инспектора во время выездной проверки Ранее инспектор перед внеплановой выездной проверкой, кото­ рую обязан был согласовать с прокуратурой, не предоставлял компа­ нии решение о таком согласовании. Вы были вынуждены верить ему на слово или самостоятельно делать запрос в прокуратуру. Этот про­ бел устранили. Теперь в случае, когда инспектор должен согласовать проверку с прокуратурой, наряду с распоряжением о проверке и удостовере­ нием он обязан предоставить копии документов о ее согласовании, п. 7 Регламента. Проверки, которые инспектор не должен согласовы­ вать с прокуратурой, найдете в п. 100 Регламента. Еще один документ, который можете потребовать перед провер­ кой, – это сам Регламент. Но если этого документа у инспектора нет, не сможете не пустить его в офис или обжаловать на этом основании результаты проверки, п. 8 Регламента. Обязанность предоставить этот документ работодателю для ознакомления возникает только, если он есть в наличии. ЧТО НЕ МОЖЕТ ПРОВЕРИТЬ ИНСПЕКТОР ПО НОВЫМ ПРАВИЛАМ Новый регламент запретил инспекторам ГИТ прове- Инспектор также не может наказать, если не выполняете рять, выполняет ли компания требования, которые уста- требования нормативных документов, которые не име- новили нормативные правовые акты исполнительной вла- ют статуса правовых и обязанность выполнять которые сти СССР и РСФСР, например, документы СНК РСФСР, не предусмотрена законом, например, письма и разъясне- Совета Министров и Кабинета Министров СССР, др. ния Роструда, Минтруда, методические рекомендации. № 1  •  2020 47

П РА К Т И К А Определите, как долго вас будут проверять Общий срок проверки ГИТ – выездной, документарной – не более 20 рабочих дней, ч. 1 ст. 13 Закона № 294-ФЗ. Специальный срок закон предусмотрел только для плановых выездных проверок малых пред- приятий – не более 50 часов, микропредприятий – не более 15 часов. Если у компании есть обособленные подразделения в нескольких субъектах РФ, срок определяют по каждому из них отдельно. Общий период проверки не превысит 60 рабочих дней, ч. 1, 4 ст. 13 Закона № 294-ФЗ. Роструд уточнил, как определять продолжительность выездной плановой проверки. Включайте в нее только время, в течение которо- го инспектор непосредственно проверял компанию на выезде. Время, которое он затратил на подготовку проверки, оформлял результа- ты и материалы проверки, в продолжительность ревизии не входит, п. 62 Регламента. Если инспектор превысит срок проведения проверки, грубо на- рушит процедуру ее проведения, п. 6 ст. 15, пп. 3, 5 ч. 2 ст. 20 Закона № 294-ФЗ, обжалуйте результаты проверки. Сможете отложить дату, когда должны исполнить предписание Если не успеваете устранить нарушение в срок, можете обратиться в ГИТ с письменным ходатайством. Ходатайство направьте в инспек- цию не позднее пяти рабочих дней до окончания срока, указанного в предписании, абз. 2 п. 118 Регламента. Раньше подать такой документ должны были не позднее 10 рабочих дней до окончания срока испол- нения предписания. Объясните причину, по которой не успеваете выполнить предписа- ние. Без мотивировки инспектор просьбу не удовлетворит. Приложи- те к ходатайству заверенные копии документов, которые подтвердят, ИНСПЕКТОРЫ ПРОВЕРЯТ ДОКУМЕНТЫ ОБ ИНДЕКСАЦИИ ЗАРПЛАТЫ Если до сих пор не индексируете зарплату и не пропи­ раздел в ПВТР, положение об оплате труда или отдель­ сали порядок индексации в локальном акте, срочно сде­ ный акт – положение об индексации. Эти документы вы лайте это. Сейчас самое время все исправить. С 22 октяб­ принимаете и изменяете с учетом мнения представите­ ря 2019-го инспекторы могут требовать документы, лей работников, если они есть в компании. Однако за­ которые устанавливают порядок индексации зарплаты ручаться их согласием не обязаны. Установите, с какой в компании и подтверждают, что работодатель зарплату периодичностью, какие выплаты и в каком размере ин­ проиндексировал. Кроме того, инспектор может прове­ дексировать. рить, делали ли вы запрос о росте потребительских цен на товары и услуги, п. 13 Регламента, утв. приказом Рос­ Не предусмотрите порядок индексации, инспектор труда от 13.06.2019 № 160. оштрафует компанию на 50 тыс. руб. и выпишет предпи­ сание внести соответствующие изменения в локальные Определить порядок индексации в компании вы акты компании, доклад Роструда за III квартал 2017 года. можете в коллективном договоре или локальном акте. Не выполните, оштрафуют еще на 200 тыс. руб. за неис­ Мы советуем выбрать локальный акт. Это может быть полнение предписания, ч. 24 ст. 19.5 КоАП. 48 Вопросы Севера

П РА К Т И К А к­ акую часть предписания вы уже выполнили и какие меры принимае- те, абз. 3 п. 118 Регламента. Инспектор обязал дополнить локальный акт или трудовые договоры условием об индексации зарплаты. Приложите к хо- датайству заверенные копии дополнительных соглашений, из- мененного локального акта. Так можете убедить инспектора, что работаете над предписанием и есть основание дать вам дополни- тельное время. Если инспектор откажет в продлении срока, постарайтесь устра- нить нарушения своевременно, как бы сложно это ни было, иначе компанию оштрафуют на 200 тыс. руб., руководителя – на 100 тыс. руб., ч. 23 ст. 19.5 КоАП. Должны сами прийти за актом проверки в инспекцию Сразу после завершения проверки, но не позднее срока ее про- ведения, инспектор должен составить акт, ч. 4 ст. 16 Закона № 294-ФЗ, п. 75 Регламента. Если для этого нужны результаты исследований, ис- пытаний, расследований и экспертиз, акт инспектор должен оформить не позднее трех рабочих дней со дня окончания проверки, ч. 5 ст. 16 За- кона № 294-ФЗ, п. 79 Регламента. Если проверка выездная, инспектор составит акт на месте и вручит его вам под подпись. Откажетесь получать документ – направит его заказным письмом с уведомлением. Если проверка документарная, акт инспектор будет оформлять на своем рабочем месте в инспекции, а вас уведомит о времени и месте, где его забрать. Откажетесь получать уведомление, не при- дете за актом или придете, но откажетесь его получить, – направит акт по почте заказным письмом с уведомлением, п. 77 Регламента. Не игнорируйте уведомление и не отказывайтесь забрать акт, если не согласны с выводами проверки. Это лишь сократит срок на его обжалование. Лучше укажите в нем, с чем именно не согласны, и направьте в ГИТ в течение 15 дней с даты получения акта письмен- ные возражения о несогласии с актами, выводами и предложениями ­инспектора, ч. 12 ст. 16 Закона № 294-ФЗ. № 1  •  2020 49