Кадровое дело. Ознакомительный номер

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 99 А между тем это время может расцениваться как сверх- урочная работа. Если сотрудник реально перерабатывал, оплатите ему это время с учетом компенсации за задерж- ку выплаты по ст. 236 ТК. Время отдыха. Не перечисляют конкретные выходные дни при пятидневной рабочей неделе. Общим выходным днем является воскресенье. А вот второй выходной день при пятидневной рабочей неделе необходимо установить в ПВТР или коллективном договоре. Основания увольнения. Указывают основания увольне- ния, которых нет в Трудовом кодексе. Это ошибка, которая позволит работнику взыскать с вас заработок за вынужденный прогул, если вы уволите его по такому основанию. Пример неверной формулировки в ПВТР Основанием для увольнения является систематическое неисполнение работником обязанностей без уважитель- ных причин; неявка на работу более четырех месяцев подряд вследствие временной нетрудоспособности. Статья 77 Трудового кодекса предусматривает пере- чень оснований для увольнения, который работодатель не имеет права расширять по своему усмотрению. Нерабочие праздничные дни. Дают право руководителю организации переносить нерабочие праздничные дни, хотя эти полномочия есть исключительно у чиновников из Правительства, ч. 5 ст. 112 ТК. Сроки выплаты заработной платы. Не указывают сро- ки выплаты заработной платы или прописывают их неправильно. Пример неверной формулировки в ПВТР Заработная плата выплачивается два раза в месяц: — аванс за период работы с 1-го по 15-е число календарного месяца выплачивается не позднее 20-го числа каждого месяца, в котором она начислена; — окончательный расчет заработной платы выплачивается за период работы с 16-го по последнее число календарно- го месяца не позднее 5-го числа каждого месяца, следую- щего за отработанным месяцем.

100 Документы Заработную плату нужно выплачивать не реже чем каж- дые полмесяца. Дата выплаты должна быть не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за кото- рый она начислена, ст. 136 ТК. А «аванс» Трудовым кодексом вообще не предусмотрен, так как рассчитыва- ют зарплату за отработанное время. Ежегодные отпуска. Указывают обязанность сотрудни- ков брать отпуска пропорционально отработанному в рабочем году времени. Между тем отпуск рассчиты- вают за рабочий год, а делить его на части возможно только по соглашению между работником и работода- телем, ч. 1 ст. 125 ТК. Если нашли такую ошибку, прове- ряйте и график отпусков на 2020 год. Смотрите, каким сотрудникам прописали отпуск за отработанное время и есть ли согласия работников на разделение отпуска. Расчет при увольнении. Устанавливают условия выдачи работнику трудовой книжки и сумм, причитающихся при расторжении договора. Пример неверной формулировки в ПВТР Перечисление сумм, причитающихся работнику при уволь- нении, и выдача трудовой книжки увольняемому работнику осуществляется после возврата обходного листа со всеми подписями в отдел кадров. Такие нормы ЛНА работодателя противоречат закону, ст. 84.1 ТК. Не выдадите сотруднику трудовую в день увольнения — будете платить ему компенсацию за все время задержки по ст. 234 ТК. А задержку расчета при увольнении компенсируете по ст. 236 ТК. Дисциплинарные взыскания. Придумывают виды дис- циплинарных взысканий, которых нет в ст. 192 ТК. Например, материальное наказание. Если применяли несуществующие виды дисциплинарных взысканий, их необходимо отменить. Применяйте к сотруд- Как исправить. Чтобы устранить нарушения, внесите нику только те виды изменения в ПВТР. Если нарушений много, удобнее взысканий, которые оформить новую редакцию документа. Издайте приказ, есть в ст. 192 ТК в котором будет информация о том, что прежний вари- ант документа утратил силу и с конкретной даты дей- ствуют ПВТР в новой редакции.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 101 Когда вносите изменения в ПВТР, следует помнить, что если какие-то нормы содержатся также и в трудовых договорах, например сроки выплаты заработной пла- ты, то необходимо внести соответствующие измене- ния и в трудовые договоры. Для этого нужно заключить с каждым работником, в договоре с которым есть некор- ректная формулировка, дополнительное соглашение. Если в вашей компании есть профсоюз, то все измене- ния в ПВТР сначала согласуйте с ним. С новой редак- цией правил необходимо ознакомить всех работников под подпись, ст. 22 ТК. В случае, когда работник отказы- вается подтвердить своей подписью факт того, что он ознакомлен с документом в новой редакции, составьте об этом акт. Локальные акты об оплате труда Следующий документ, который нужно проверить, — это локальный акт, который устанавливает систему оплаты труда. Такой локальный акт должен быть у каждого рабо- тодателя по закону, ч. 2 ст. 136 ТК. Первое, на что необходимо обратить внимание, — это соответствие установленной системы оплаты труда в локальном акте, штатном расписании и трудовом договоре. Одна из распространенных ошибок — когда по должности положением об оплате труда предусмотре- на сдельная оплата труда, а в штатном расписании ука- зали оклад. Часто кадровики ошибаются из-за того, что не понимают, как указать в штатном расписании сдель- ную оплату труда. Тем не менее такая ошибка в докумен- тах может стать причиной трудового спора. Разберем самые распространенные ошибки в локальных актах об оплате труда. Дискриминация при установлении заработной платы. Часто в локальных актах работодатели устанавливают такие условия, которые можно расценить как дискрими- нацию. Например, тем, кто работает по совместительству или еще не прошел испытательный срок, специально не выплачивают премии. Также ошибкой будет, если в локальном акте закрепите возможность лишить сотруд- ника обязательной премии либо уменьшить ее размер в случае, если он совершит проступок и директор при- влечет его к ответственности, ст. 193 ТК.

102 Документы Пример неверной формулировки в локальном акте Премия не выплачивается: — работникам, находящимся на испытательном сроке; — работникам, принятым без испытательного срока, в тече- ние первых трех месяцев работы; — работникам, работающим по внешнему совместительству и временно принятым на работу; — работникам, не владеющим профессиональными навыками; — в течение срока действия дисциплинарного взыскания. Запрещается какая-либо дискриминация при установ- лении условий оплаты труда, ч. 2 ст. 132 ТК. При этом в период испытания на работников распространяются положения всех локальных актов компании. На выплату премии может повлиять только выполнение сотрудни- ком условий премирования. Что касается дисциплинарной ответственности, то все ее виды предусмотрены Трудовым кодексом, ст. 192 ТК. При этом в их число лишение премии не входит. Также запрещено двойное наказание за один и тот же дисцип- линарный проступок, а невыплату премии в течение года, то есть срока действия дисциплинарного взыскания, суды признают избыточной мерой наказания. Не утвердили порядок индексации заработной платы. Многие работодатели считают, что не обязаны индекси- ровать заработную плату, так как их компания не отно- сится к бюджетным учреждениям. Тем не менее согласно Трудовому кодексу все работодатели обязаны обеспечить повышение уровня реального содержания заработной платы сотрудников. При этом закона, который бы уста- навливал для работодателей порядок индексации зар- платы, нет. Но согласно трудовому законодательству порядок индексации работодатель должен прописать в коллективном договоре или локальном акте. То есть порядок индексации заработной платы должен быть закреплен в каждой компании. При этом Верховный суд разъяснил, что исполнить обязанность по повышению реального уровня заработ- ной платы работодатель может и путем периодического повышения размера зарплаты сотрудников, главное — указать это в локальном акте, п. 10 Обзора судебной практики Верховного суда № 4, утв. Президиумом Верхов- ного суда от 15.11.2017.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 103 Некоторые суды раньше поддерживали работодателей и не считали нарушением, если в локальных актах компа- нии не закрепляли порядок индексации, но сотрудникам регулярно повышали оклады. Сейчас этот подход прак- тически не встречается, определение Верховного суда от 08.04.2019 № 89-КГ18-14. Еще одна частая ошибка, которую допускают работо- датели: прописывают в локальном акте порядок индек- сации, но на практике ее не проводят. Это также будет нарушением, абз. 7 ч. 2 ст. 22 ТК. Закон не определяет периодичность, с которой работодатель обязан проводить индексацию зарплаты. Чтобы сэкономить, можете прописать в локальном акте, что делаете это, например, один раз в два или три года. Нет утвержденных сдельных расценок. Нередко в ком- паниях со сдельной или сдельно-премиальной системой оплаты труда сдельные расценки не закрепляются ни в локальных нормативных актах, ни в трудовом дого- воре с сотрудником, которому установили такую систему оплаты труда. В документах кадровики ограничиваются информацией о том, что оплата труда сдельная. Между тем такой подход противоречит требованиям статьи 135 ТК об установлении системы оплаты труда в ЛНА.

104 Документы Неверно прописан порядок оплаты труда за работу ночью, в праздники или сверхурочно. Часто в положении об оплате труда не указывают размер оплаты за работу в ночное время или за сверхурочную работу. Законода- тельство определяет только минимальный уровень повы- шенной оплаты для таких случаев, а конкретные размеры необходимо устанавливать в тексте локального акта, ч. 1 ст. 152 и ч. 3 ст. 154 ТК. Бывает, что в ЛНА прописывают единственный воз- можный вид компенсации за работу в выходные и празд- ники. Руководство навязывает выходной в другой день, а время, отработанное сверх нормы или в выходной, оплачивает в одинарном размере. Между тем право выбора вида компенсации за работу в выходные и нера- бочие праздничные дни принадлежит работнику, ч. 4 ст. 153 ТК. Работодатель должен установить конкретный размер оплаты в локальным акте, ч. 2 ст. 153 ТК. Как исправить. В зависимости от того, какие нарушения найдете в локальном акте, может понадобиться не толь- ко корректировка ЛНА, но и внесение правок в трудо- вые договоры работников. Придется заключать с ними дополнительные соглашения. Если во время аудита обна- ружите, что в ЛНА нет порядка индексации, то срочно пропишите его. Положение о защите персональных данных У каждого работодателя по закону должен быть локаль- ный акт, который регулирует вопросы обработки персо- нальных данных сотрудников. При аудите обязательно нужно проверить такие локальные акты компании о защите персональных данных. Кроме того, необходи- мо проверить формы согласий и уведомлений, чтобы установить, соответствуют ли они требованиям закона. Обычно они являются приложением к положению о защите персональных данных. Разберем нарушения, которые чаще всего допускают работодатели. Отсутствует локальный акт, в котором прописали поря- док обработки, хранения и использования персональных данных. Есть компании, которые вообще не утверждают такой локальный акт.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 105 Бывает и так, что соответствующий локальный акт Продумайте порядок, утвержден не уполномоченным на это лицом. Из-за как сотрудник может этого документ не будет иметь юридическую силу, отозвать согласие поэтому важно проверить и то, кто утвердил этот на обработку его пер- документ. Отсутствие такого ЛНА может привести сональных данных к штрафу от 30 000 до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. В положении отсутствует перечень помещений для обра- ботки персональных данных. Довольно часто в положе- нии не указаны помещения, где происходит обработка персональных данных, которую проводят без использо- вания средств автоматизации. Это является нарушением п. 13 Положения, утв. постановлением Правительства от 15.09.2008 № 687. В форме заявления субъекта об обработке его персо- нальных данных нет всех необходимых сведений. Чаще всего согласие субъекта на обработку персональных данных не содержит всех целей обработки, для которых передаются такие данные, а также информации об опе- раторе персональных данных и способах, которыми сотрудник может отозвать согласие на обработку. При этом в законе есть четкий перечень информации, которая должна быть в таком согласии, п. 4 ст. 9 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Работников не ознакомили под подпись с документами, которые устанавливают порядок обработки персональ- ных данных. При проверке часто выясняется, что не все работники ознакомлены под подпись с локальными актами о защите и обработке персональных данных, в то время как это одна из обязанностей работодателя, п. 8 ст. 86 ТК. Как исправить. Если такой локальный акт отсутствует в компании, необходимо утвердить его и ознакомить с ним всех работников. В случае же, если в документе есть ошибки или отсутствуют какие-либо сведения, необходимо внести изменения в локальный акт и утвер- дить их. После этого ознакомьте всех работников с дан- ными изменениями. Если же заметите ошибку в форме заявления об обработке персональных данных, то вам придется разработать и утвердить новую форму. Кроме того, необходимо будет собрать с работников заявления по новой форме

106 Документы Документы Пять ситуаций, когда карточка Т-2 спасет кадровика от лишних документов и ненужной работы Почему вести журналы о выданных справках и копиях — это не так удобно, как кажется. Что писать в личной карточке Т-2 про бумажные трудовые книжки. Как обойтись без вклеек в Т-2, если в разделе про отпуска больше нет места. Ирина Богомолова Кадровики вынуждены постоянно заводить новые Юрист, заместитель журналы и придумывать текстовки для расписок сотруд- главного редактора ников. Это происходит из-за того, что поправки к зако- журнала «Кадровое нам с новыми требованиями работодатели видят дело» регулярно, а форму личной карточки Т-2 Госкомстат утвердил еще в 2004 году и изменения в нее больше не вносили. Мы разобрались, как модернизировать фор- му Т-2, чтобы избавить кадровых специалистов от допол- нительной работы. Отдаете трудовую книжку на руки сотруднику В чем проблема. Кадровики вынуждены придумывать, как обезопасить себя от претензий проверяющих из-за того, что сотрудники забирают бумажные трудовые, а подтвердить этот факт работодатель может не всегда.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 107 Ситуаций, когда вы обязаны выдать сотруднику ориги- нал бумажной трудовой книжки, три. Это увольнение, отказ от бумажной трудовой в пользу электронного формата документа и оформление пенсии, ст. 62, 84.1 ТК, ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ о внесении изме- нений в ТК. Проблемы сейчас доставляют две последние ситуации: не всегда получается подтвердить, что сотруд- ник книжку на руки действительно получил. Например, он взял книжку для оформления пенсии, потерял ее и обвинил в этом работодателя. Как поможет Т-2. Понадобится внести запись о выдаче трудовой в Х раздел личной карточки. Он называется «Дополнительные сведения». Напишите там, что сотруд- ник получил документ на руки, и попросите его распи- саться под записью. Никакие расписки в этом случае не понадобятся, а зна- чит, вы сэкономите время на том, что не придется вно- сить изменения в ПВТР и прописывать там новый порядок выдачи трудовых, утверждать форму расписки, каждый раз регистрировать документ как входящий, а потом еще хранить эти бумаги. Формулировки текстовок будут разные, так как сами ситуации различаются. Поэтому смотрите по обстановке в компании, надо ли вам расширять Х раздел личной карточки. Наверняка вы предварительно уже проводили опрос в компании, чтобы понять, какой процент работ- ников перейдет на электронные трудовые. По результатам опроса журнала «Кадровое дело», в январе 2020 года 85 процентов работников собирались оставить трудовую на бумаге, а уже в июле их количество сократилось до 65 процентов. Данные, конечно, общие, но, возможно, они вам помогут. Чтобы оформить пенсию, сотруднику придется пре- доставить в ПФР документы, подтверждающие стаж. Что именно потребуют у конкретного человека, зависит от способа, который он выберет, чтобы обратиться в ПФР, и от того, какие сведения о сотруднике уже есть в Пенсионном фонде, постановление Правительства от 07.07.2011 № 553, приказ Минтруда от 28.11.2014 № 958н. Поэтому все же ориентируйтесь на то, что сотруднику, для того чтобы оформить пенсию, понадобится на время забрать из компании оригинал трудовой книжки. Если понимаете, что места для записей в разделе не хватит, приказом увеличивайте количество строчек.

108 Документы С 2020 года кадро- Помните: всем личные карточки менять не нужно, это вики должны хранить слишком трудозатратно. Поэтому в приказе укажите заявления сотруд- дату, с которой применяете форму личной карточки Т-2 ников с просьбой с правками. выдать им копии документов. Срок Вносите изменения, если компания коммерческая. хранения — 1 год Кадровикам бюджетной организации, к сожалению, при- дется довольствоваться формой личной карточки, кото- рую предлагают чиновники, ст. 7, 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ о бухгалтерском учете, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1. Кадровикам бюджетных учреж- дений можно вклеивать дополнительные листы в личную карточку, если в одном из разделов закончится место. Сами формулировки записей утверждать не нужно. Их образцы найдете на странице 109. Можете напечатать их на листе бумаги и раздать коллегам из отдела кадров, чтобы в личных карточках формулировки были одинаковые. Вносите записи самостоятельно. Заполнять личные карточки работники не должны, это подтверждают чиновники в указаниях, которые они утвердили поста- новлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Выдаете сотруднику справки и копии документов В чем проблема. Сложно подтвердить, что работник получил справку или документ, которые просил выдать. С 2020 года все кадровики должны хранить оригиналы заявлений от сотрудников о выдаче им справок с места работы и копий документов. Срок хранения — 1 год, п. 451 перечня, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, далее — Перечень. Но не забывайте, что отсчет срока можно начинать только с 1 января года, следующего за тем, в котором с документом больше не работаете. Копии каких доку- ментов выдавать сотруднику, а когда безопаснее отка- зать, читайте в статье на странице 116. Пример Иванов написал заявление с просьбой выдать ему справ- ку с места работы для банка 09.09.2020. Отсчитывать год для архивного хранения документа можно только с 01.01.2021. Ст. 21.1 Закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 109 Запись в личной карточке о выдаче трудовой книжки сотруднику, если он выбрал электронную трудовую X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ Работнику выдан оригинал трудовой книжки в связи с подачей им заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК. С закрывающей записью в трудовой книжке работник ознакомлен 22.09.2020. Буранов Ставьте дату, когда выдали трудовую работнику. Выдать Получите подпись работника ее надо в течение трех рабочих дней с момента, когда не только в этом разделе личной сотрудник принесет заявление о выборе электронной карточки, но и в книге учета дви- трудовой, письмо Минтруда от 13.03.2020 № 14-2/В-260 жения трудовых книжек Запись в личной карточке о выдаче трудовой книжки сотруднику для оформления пенсии X. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ Работнику выдан оригинал трудовой книжки для оформления пенсии 02.09.2020. Буранов Работник обязуется вернуть оригинал трудовой книжки в отдел кадров не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в ПФР. Буранов Попросите работника подписью подтвер- Также попросите работника расписаться в том, дить, что он забрал трудовую книжку что он вернет трудовую в компанию, как только получит ее обратно Приказ об увеличении раздела Х «Дополнительные сведения» личной карточки Т-2 … 1. Увеличить количество строк с 4 до 8 для внесения записей в раздел Х «Допол- нительные сведения» формы личной карточки Т-2, которая применяется в ООО «Ромашка». 2. Уменьшить количество строк с 8 до 5 в таблице раздела IХ «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством». 3. Специалистам отдела кадров ООО «Ромашка» использовать формы с измене- ниями в соответствии с п. 1 и 2 настоящего приказа для оформления личных кар- точек Т-2 работников с датой начала работы с 01 сентября 2020 года и позже. … Чтобы увеличить количество строк, придется сокра- Уточните, с какой даты у новичков тить другой раздел. Можете сделать меньше раздел будет новая форма Т-2 с соцвыплатами или поощрениями

110 Документы Раздел личной карточки «Выдача справок и копий документов» … Наименование Количество Основание выдачи Подпись работника документа экземпляров в получении Заявление от 02.09.2020 Справка с работы 2 Заявление от 02.09.2020 Пиминов Заявление от 14.09.2020 Пиминов Копия трудовой книжки 1 Пиминов Копия приказа об отпуске 1 … Этот факт увеличивает риск штрафа от ГИТ минимум в 30 000 руб., а максимум — в 50 000 руб. за правонару- шение, предусмотренное ч. 1 ст. 5.27 КоАП, если сотруд- ник пожалуется, что заявление вам принес, а справку или копию ему не выдали. Чтобы проверить, кто прав, инспектор запросит у вас доказательства, подтверждающие, что документ работ- нику выдали. Часто в компаниях для этого используют журналы, в которых указано, какой документ и когда получил сотрудник. Если уверены, что ошибок при заполнении этих жур- налов не допускаете, то можете делать и так. Хранить, к слову, такие журналы нужно пять лет, п. 463 Перечня. Как поможет Т-2. Замените один из разделов личной карточки работника таблицей, в которой будете вести реестр выданных сотруднику копий и справок. Большая часть работодателей не проводит аттестацию сотрудни- ков, да и разделы с информацией о повышении квалифи- кации и профессиональной подготовке часто остаются пустыми. Если это ваш случай, то уберите один или все эти раз- делы из личной карточки и замените полезным. Назвать его можете «Выдача справок и копий документов». Можете ничего не убирать, а просто дополнить суще- ствующую карточку Т-2 новым разделом, но в этом слу- чае придется допечатывать новые разделы в личных карточках всех сотрудников.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 111 Если договоритесь с программистами, они смогут убрать из кадровой программы те блоки личной карточки, кото- рые вы не используете. Разработайте раздел так, чтобы из него было понятно, когда и какой документ выдали сотруднику. Также в слу- чае спора инспектор или судья, если дело зайдет так далеко, должен увидеть в карточке, что документы, кото- рые запрашивал сотрудник, кадровик ему выдал и уло- жился в три рабочих дня, ст. 62 ТК. Увеличиваете объем личной карточки за счет дополнительных листов В чем проблема. Часть разделов личной карточки чаще всего остается незаполненной, а места, чтобы внести все отпуска, не хватает, и приходится постоянно оформлять дополнения к личной карточке. Это не совсем удобно, так как каждое дополнение нуж- но скреплять с карточкой и делать о нем отметку рядом с разделом VIII «Отпуск». Да и потерять его достаточно просто. А это грозит компании штрафом до 50 000 руб., ч. 1 ст. 5.27 КоАП. Как поможет Т-2. Убирайте разделы, в которых никаких записей не делаете, — за счет этого сможете растянуть раздел с отпусками. Например, раздел про аттестацию сотрудников. Рассчитывать на то, что этот раздел пона- добится, если компания за условные 15 лет работы еще не проводила аттестацию, наверное, не стоит. Убирайте или меняйте разделы, только если конкретно для вашей организации они неактуальны. Например, непрерывный стаж был важен до 2007 года, но Конституционный суд разъяснил, что запрещено платить сотруднику пособие по болезни в меньшем или повышенном размере в зависимости от непрерывно- го, а не страхового стажа, определение от 02.03.2006 № 16-О. Любое изменение в форме карточки Т-2 оформляйте приказом

112 Документы Поэтому понятие «непрерывный стаж» сейчас играет роль только для отдельных организаций, помогая опреде- лить, имеет ли сотрудник право на надбавку, приказ ФТС от 13.11.2008 № 1412. Значит, оставлять его в личных кар- точках всем работодателям не имеет смысла. Забываете про льготы работников В чем проблема. Можете не уследить, когда у сотрудни- ка закончилось право на льготу, или вообще ее не пре- доставить. Проставляйте себе пометки прямо в личной карточке Т-2. Иначе рискуете пропустить тот момент, когда у работника, например, закончится срок действия справки об инвалидности и предоставлять ему льготы компания будет не обязана до тех пор, пока он не пред- ставит новую справку. Также раздел с социальными льготами пригодится, когда у сотрудника есть право на отпуск в любое время. Из личной карточки с такими пометками сразу сможете выяснить, есть ли у работника льготы, с чем они связаны и есть ли у них окончание срока действия. Как поможет Т-2. Добавлять или убирать разделы не обя- зательно. Чтобы у вас перед глазами была вся инфор- мация о льготах сотрудника, делайте пометки прямо в первом столбце раздела. Заполненный раздел личной карточки со сроком, когда закончатся льготы … Наименование льготы Документ Основание номер дата выдачи 1 234 Право на отпуск в удобное время (дети 2008, 124524 15.09.2008 Ст. 262.2 ТК 24.05.2012 2012 и 2019 г/р), льгота до 07.09.2020 145857 06.03.2019 678124 2 донорских дня. Использовать до 24.09.2020 12745  24.09.2019 Ст. 186 ТК … Ставьте конкретные даты, до которых сотрудник имеет право на льготу

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 113 Когда увидите, что у сотрудника подходит срок, чтобы Инспекторы ГИТ продлить инвалидность, или заканчивается год, в тече- штрафуют компании, ние которого он должен использовать свои донорские в которых кадровики дни, напомните ему об этом. неправильно считают остатки отпусков ра- ботников, на сумму до 50 000 руб. Неверно считаете остаток дней отпуска сотрудника В чем проблема. Кадровая программа далеко не всегда корректно считает количество дней отпуска, которые остались у сотрудника. Сами работники очень любят неожиданно прийти в отдел кадров с вопросом о том, сколько дней еще можно отдохнуть. Если ошибетесь и дадите сотруднику неверную информацию, судиться он с компанией, конечно, не будет, но есть риск испор- тить с ним отношения или получить в компании сплетни о том, что вы не совсем корректно работаете. Если инспектор при проверке увидит, что вы непра- вильно посчитали остатки отпусков для графика, жди- те штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП от 30 000 до 50 000 руб. Проверяющий не примет к сведению, что виновата в этом программа, а вы просто переписали из нее информацию. Как поможет Т-2. Добавьте еще одну графу в раздел личной карточки с отпусками. Она нужна, чтобы сразу, когда вносите запись, посчитать, сколько дней отпуска у сотрудника осталось. Решите так поступить — издайте приказ и подпишите его у директора. В саму таблицу добавьте колонку, и можете использовать ее для всех видов отпусков. В том числе она пригодится, если сотрудник — льготник и у него есть право на отпуск без сохранения зарплаты, в предоставлении которого рабо- тодатель не имеет права отказать, ст. 128 ТК. Для таких случаев ведите обратный отсчет количества дней, которые остались у льготника. Образец — на странице 114. Такое изменение в личной карточке будет полезным, только если возьмете за правило вносить остаток дней отпуска каждый раз, когда заполняете раздел. В этом слу- чае достаточно будет правильно посчитать количество дней отдыха, которые остались у сотрудника, один раз. Можете сразу сверить информацию с той, которую выда- ет кадровая программа, и скорректировать в ней сведе- ния, если найдете ошибку

114 Документы Приказ об изменении раздела «Отпуск» в личной карточке Т-2 … 1. Добавить в раздел VIII «Отпуск» колонку с названием «Количество оставшихся дней отпуска». 2. Специалистам отдела кадров ООО «Ромашка» использовать формы с измене- ниями в соответствии с п. 1 настоящего приказа для оформления личных карто- чек Т-2 работников с датой начала работы с 01 сентября 2020 года и позже. 3. Специалистам отдела кадров ООО «Ромашка» после того, как у работников, трудоустроенных до 1 сентября 2020 года, закончится раздел VIII «Отпуск», использовать дополнение к указанному разделу с учетом изменений, предусмо- тренных п. 1 настоящего приказа. 4. Программисту ООО «Ромашка» изменить форму личной карточки Т-2 в элек- тронной кадровой программе. … Раздел личной карточки Т-2 «Отпуск» с колонкой для подсчета остатков дней отпуска … Вид отпу- Период работы Коли- Дата Основание Коли- ска (еже- с по чество чество годный, кален- начала оконча- остав- учебный, ния шихся без сохра- дар- дней ных отпуска нения дней заработ- от- пуска ной платы и др.) 1 2 345 6 7 8 Ежегод- 10.08.2018 09.08.2019 15  01.09.2020 15.09.2020  Приказ 13 к. д. ный от 28.08.2020 за 2018– № 205-от 2019 р. г., 28 к. д. за 2019– 2020 р. г. Без сохра-     30  16.09.2020  15.10.2020  Заявление 30 (абз. 5 нения от 31.08.2020  ч. 2 заработ- ст. 128 ной платы ТК) … Указывайте остатки Напишите, почему сотрудник имеет отпусков за все рабо- право на определенное количество чие годы дней отпуска без сохранения



116 Документы Работник тиранит кадры запросами документов. Когда можно и нельзя отказать Должен ли работодатель выдавать копии локаль- ных актов по просьбе работника. Какой штраф грозит компании, если вовремя не выдать копии документов. Как часто сотрудник может обра- щаться к работодателю с требованием выдать копии одних и тех же документов. Ирина Обухова Уверены, каждый из вас встречал работника, который Юрист, ведущий каждую неделю требует то копию карточки Т-2, то ПВТР эксперт журнала в трех экземплярах, то выписку из штатки за прошлый «Кадровое дело» год, а в случае отказа грозит проверками и судами. Но даже если такого настойчивого не было, то уж копии и выписки приходится выдавать постоянно. В этой ста- тье узнаете, когда работник действительно вправе тре- бовать у вас копии документов и отказать ему нельзя, а когда можете спокойно выставить его вон из каби- нета. Если работник не понимает по-хорошему, вру- чите ему письменный отказ. Образец мы тоже для вас приготовили.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 117 Документы, которые обязаны выдать: как заверить, если в копии больше 10 страниц, и когда придется оформлять выписку По закону работодатель должен выдать сотруднику по письменной просьбе копии документов, которые свя- заны с его работой, ст. 62 ТК. При этом Трудовой кодекс не дает полного перечня документов, которые сотрудник может запросить. Так, в законе указано, что компания должна выдать сотруднику по его просьбе следующие документы: — копии приказа о приеме на работу; — копии приказов о переводах на другую работу; — копии приказа об увольнении с работы; — выписки из трудовой книжки; — справки о заработной плате, о начисленных и фак- тически уплаченных страховых взносах на обяза- тельное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя. Но данный перечень документов, которые сотруднику необходимо выдать по его просьбе, не является закры- тым. Из-за этого на практике часто возникают трудовые споры. Работники запрашивают копии документов, кото- рые, по их мнению, им обязаны выдать, а работодатели отказываются выдавать эти копии. Нередко такие споры доходят даже до судов. Табель, штатка и график отпусков. Сотрудники часто хотят получить копии табелей учета рабочего времени, штатного расписания, а также графиков отпусков и смен- ности. Но такие документы кроме информации о самом сотруднике содержат еще и персональные данные дру- гих работников компании. Из-за этого многие работо- датели отказываются выдавать копии таких документов по просьбе сотрудников. Но так поступать незаконно, ведь если документ имеет отношение к трудовой деятельности работника, то его нужно выдать. Оптимальный вариант в данной ситуа- ции — сделать выписку из документа. Так вы сможете выполнить просьбу работника, и при этом он не получит доступ к информации о других сотрудниках компании. Выписку оформите на бланке организации и укажите в ней реквизиты подлинного документа.

118 Документы Выписка из штатного расписания Подготовьте выписку на фирмен- ном бланке компании «Дельта» Общество с ограниченной ответственностью 101000, г. Москва, ул. Тверская, д. 15/10, тел. 8 (495) 123-48-55 Унифицированная форма № Т-3 Утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 Общество с ограниченной ответственностью «Дельта» Форма по ОКУД Код (ООО «Дельта») по ОКПО 0301017 12300000 (Наименование организации)     ВЫПИСКА Номер документа Дата составления ИЗ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ 18 25.01.2020 на УТВЕРЖДЕНО « 25 » февраля 20 20 г. № 189 период 1 год с « 1 » февраля 20 20 г. Приказом организации от Штат в количестве единиц Структурное подразделение Наименова- Код Должность (спе- Коли- Тариф- Надбавки, руб. Всего, При- ние циальность, про- фессия), разряд, чество ная руб. меча- класс (категория) квалификации, штат- ставка ((гр. 5 + ние ученая степень, режим работы, ных (оклад) + гр. 6 + ответственность еди- и пр., + гр. 7 + ниц руб. + гр. 8) × × гр. 4) 12 3 4 5 67 8 9 10 Бухгалтерия 02 Главный бухгалтер 1 45 000 – – 5000 50 000 Начальник А.Ф. Киреева кадровой службы   Начальник отдела кадров   Киреева       (Должность)   (Личная подпись)   (Расшифровка подписи)   Главный бухгалтер   Руцкая   С.И. Руцкая     (Личная подпись)   (Расшифровка подписи) Верно (оригинал хранитсясво грОа ОО «Дельта») ю бще нно отв Специалист по кадрам Смирнова А.С. Смирнова етственность 15.09.2020 Сделайте отметку о том, Укажите дату предо- Пропишите Ф. И. О. и долж- что оригинал документа ставления выписки ность работника, который хранится в компании работнику подготовил выписку

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 119 Также отражайте в выписке только ту информацию, которая относится к конкретному работнику. После это- го укажите дату предоставления такой выписки и отмет- ку, что оригинал документа хранится в организации. При этом если решили выдать работнику по его запро- су не весь документ полностью, а лишь выписку из доку- мента, то письменно объяснять причины такого решения вы не обязаны. Карточки Т-2. Также на практике часто споры вызывают копии личных карточек работников формы Т-2. Так, некоторые работодатели отвечают отказом на запросы сотрудников выдать копию личной карточки и аргумен- тируют это тем, что она является внутренним кадровым документом. Но отказ выдать копию карточки в данной ситуации будет нарушением статьи 62 ТК. Ведь личная карточка содержит персональные данные работника и кадровик заполняет ее на основании кадровых доку- ментов, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью сотрудника. Кроме того, в карточку вносят информацию из доку- ментов работника, например из паспорта и документа об образовании. Поэтому оснований для отказа в выдаче сотруднику копии личной карточки у работодателя нет. Большинство судов придерживаются аналогичной точки зрения и обязывают компании оформлять копии личных карточек для работников по их просьбе. Пример Иванов подал письменное заявление работодателю компа- нии ООО «СтройРесурс» с просьбой выдать ему копии доку- ментов, которые связаны с его работой, а именно: копию приказа о приеме на работу, справку о заработной плате за период работы и копию его личной карточки. Работода- тель данные документы сотруднику не выдал и свой отказ их выдать никак не аргументировал. После этого сотрудник обратился в суд с требованием заставить работодателя выдать необходимые ему копии документов. Суд рассмотрел материалы дела и пришел к выводу, что все вышеуказанные документы, в том числе и личная карточка работника, относятся к документам, кото- рые связаны с работой Иванова. На основании этого суд обязал компанию выдать сотруднику копии этих документов. Апелляционное определение Московского городского суда от 20.10.2016 № 33-37770/2016

120 Документы Локальные акты. Споры между работником и работода- телем также часто возникают, когда сотрудник просит выдать ему копии локальных актов компании. Однознач- ной точки зрения по поводу того, нужно ли выдавать копии локальных актов по просьбе работников, нет. Так, часть работодателей считают, что обязаны лишь знако- мить сотрудников с локальными актами под подпись. А выдавать их копии не должны, так как они не содержат персональной информации о работнике. Но сотрудники могут просить выдать им копии таких документов, так как те непосредственно связаны с их работой. Поэтому копии локальных актов все же лучше выдавать по просьбе работника. Кроме того, копии локальных актов могут пригодиться сотруднику, чтобы он мог соблюдать все требования к его работе, которые в них закреплены. Помните, что выдать документы по просьбе сотрудника нужно не позднее трех рабочих дней со дня подачи заяв- ления. При этом не будет иметь значение, сколько доку- ментов сотрудник потребовал предоставить, — вы все равно должны уложиться в указанный срок. То есть если работник предоставил вам заявление, например, в поне- дельник, то вы должны выдать копии не позже четверга. Если не уложитесь в установленный законом срок, то компанию могут оштрафовать на сумму до 50 000 руб. по п. 1 ст. 5.27 КоАП. При этом выдавать копии документов вы должны не только по просьбе сотрудников, которые трудятся в компании, но и в том случае, если с соответствующим заявлением обратится бывший работник. За копиями докумен- Как заверить копии. Прежде чем отдавать копии доку- тов может обратиться ментов работнику, их необходимо заверить. Для этого как сам работник, под реквизитом «Подпись» напишите слово «Верно», так и его представи- а затем укажите должность лица, которое будет заверять тель по доверенности копию документа. Поставьте подпись и ее расшифровку, а также дату, когда заверили документ. Затем на копии необходимо указать, где хранится оригинал документа. Например, можете написать, что «подлинник документа находится в отделе кадров ООО “Звезда”». Потом поставьте печать организации. Если же документ состоит из большого количества листов и вы не хотите заверять каждый отдельно, то можете поставить отметку «Копия» на первом листе или на оборотной стороне последнего.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 121 Заявление работника с просьбой выдать копии документов Генеральному директору ООО «Гамма-Л» Кондратьеву С.Ю. от Евдокимовой К.М. ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу выдать мне заверенные копии документов, связанных с моей работой в ООО «Гамма-Л» в период с 28.03.2016 по 20.06.2020, а именно: 1) копию приказа о приеме; 2) копию приказа о переводе на должность юрисконсульта; 3) копию приказа о применении ко мне дисциплинарного взыскания в виде выговора; 4) копию приказа об увольнении. Указанные копии прошу выдать в двух экземплярах. 30.09.2020 Евдокимова К.М. Евдокимова Учтите, что вы должны выдать копии Попросите работника ука- Пусть работник ука- документов в течение трех рабочих зать, копии каких именно до- жет, сколько копий дней с даты подачи заявления кументов он хочет получить документов ему нужно После этого пронумеруйте все листы, сшейте их, нитку опломбируйте и сделайте запись: «Верно. Всего проши- то, пронумеровано и скреплено печатью _ листов». Под записью сотрудник отдела кадров должен заверить документ: указать свою должность, поставить личную подпись с расшифровкой, дату заверения и печать. Оттиск печати должен частично захватывать пломбу, чтобы ее сложнее было подделать. Передавайте копии запрошенных документов сотруд- никам только под расписку или делайте отметку о пере- даче в специальном журнале. Так в случае возникновения трудового спора у вас будет доказательство, что вы дей- ствительно передали работнику запрошенные докумен- ты в установленный законом срок.

122 Документы Как часто сотрудник может запрашивать документы у компании Закон не регулирует периодичность, с кото- Поэтому, если кто-то из сотрудников вашей рой сотрудник может обращаться к работо- организации также начнет часто запраши- дателю с просьбой предоставить ему копии вать копии документов, которые вы недав- документов, связанных с его работой. но ему выдавали, вы можете в трехдневный На практике некоторые сотрудники злоупо- срок подготовить ответ ему. В ответе напи- требляют своим правом и постоянно просят шите, что отказываете в повторной выдаче выдать им копии одних и тех же документов. копий, так как запрошенные документы Часто такое случается, если между работни- вы ранее уже выдавали. При этом у вас ком и работодателем произошел конфликт на руках должны быть доказательства того, и сотрудник хочет усложнить жизнь работо- что сотрудник действительно ранее полу- дателю. Но по факту достается все равно чал эти документы, — например, это может отделу кадров, сотрудники которого вынуж- быть расписка в получении или отметка дены готовить копии документов. в специальном журнале. Какие документы выдавать не обязаны: как отказать, чтобы не пришлось судиться Не все документы вы обязаны выдавать по просьбе работника, даже если он думает иначе. Когда можете ответить «нет», читайте дальше. Справка СТД-Р. Так, вы можете ответить отказом на запрос работника выдать сведения о трудовой дея- тельности по форме СТД-Р, если он не отказался от ведения его трудовой книжки. Эту позицию подтвер- дил и Минтруд, письмо от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465. По мнению ведомства, работодатель обязан предоста- вить такие сведения по заявлению сотрудника, толь- ко если тот отказался от бумажной трудовой книжки. При этом у сотрудников есть возможность получить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-ПФР в многофункциональном центре, на портале госуслуг или в Пенсионном фонде, ст. 66.1 ТК. Должностные инструкции коллег и начальника сотрудника. Также вы не обязаны выдавать по прось- бе работников копии документов, которые не касаются их трудовой функции. То есть даже если такие докумен- ты регулируют работу отдела, но при этом не влияют на обязанности работника, их копии можно не выдавать. Например, если работник потребует выдать копии долж- ностных инструкций по всем должностям структурного подразделения, где он трудится, то вы вправе отказать. Подтверждают эту позицию и суды.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 123 Пример Сидорову сократили из компании ООО «Инновации». После увольнения она обратилась к работодателю с заявлением, в котором просила выдать ей копии должностных инструк- ций специалистов всех имеющихся вакантных должностей организации. Работодатель отказался выдать Сидоровой копии этих документов. После этого сотрудница обратилась в суд с требованием принудить работодателя предоставить ей копии. Суд рассмотрел материалы дела и пришел к выводу, что работодатель законно отказался выдавать Сидоровой копии указанных документов. Аргументировал суд свою позицию тем, что по закону работодатель обязан выдавать сотрудникам копии только тех документов, которые связаны с их работой. При этом должностные инструкции по долж- ности, которую работник не занимает, не связаны с его работой. Поэтому в удовлетворении иска было отказано. Апелляционное определение Брянского областного суда от 17.03.2015 № 33-966/2015 Документы с коммерческой тайной. Кроме того, вы не должны выдавать работникам копии документов, которые содержат государственную или коммерческую тайну, а также конфиденциальную информацию о треть- их лицах. То есть если у работника нет права доступа к таким документам, то в выдаче их копий нужно отказать. Служебные записки и докладные. Работодатели не обя- заны предоставлять сотрудникам по их запросу копии всех документов, которые связаны с расследованием их дисциплинарных проступков, например докладных, служебных и объяснительных записок, протоколов засе- даний дисциплинарной комиссии и т. п. Такие докумен- ты нельзя отнести к документам, связанным с работой сотрудников, так как они предназначены для служебного пользования. Выписки из Трудового кодекса. Еще работодатель может отказаться выдать работнику по его просьбе копии нормативных документов различных министерств и ведомств, в том числе и выписки из законов. Даже если компания использовала такие нормативные документы для разработки внутренних, выдавать их копии вы все равно не обязаны, так как их составляла не компания

124 Документы Работник подал Нет Выдайте работнику шаблон письменное заявления и попросите заявление о выдаче указать, копии каких доку- копий документов? ментов он хочет получить Да Документы связаны Нет с трудовой деятельно- Да стью работника? Как выдать сотруднику ддюумаовметкыеньуднткматыоетывпнькдвыиооктыпдкюоыиудавмюпвтеыиыньюдтдадвааыаттд

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 125 Документ выдавать Нет не обязаны, У работника есть доступ даже если там есть к такой тайне? Ф. И. О. работника. Да Оформите В документе письменный отказ есть личные данные других В документе есть Да сотрудников? сведения, которые Нет Да Нет относятся к ком- мерческой тайне компании? Оформите выписку Оформите копию из документа документа с информацией о сотруднике



Из-за каких ошибок кадровика Как оспорить штраф за ошиб- компании теряют самые крупные ки в отчетах. Готовые аргументы суммы для кадровика → 128 → 138 Споры, проверки

128 Споры, проверки Из-за каких ошибок кадровика компании теряют самые крупные суммы 1 23 За какое доб- Когда рас- Какую запись рое намерение поряжение нужно прове- кадровика ком- директора рить в трудо- пания заплатит нужно проиг- вой книжке 100 млн руб. норировать новичка

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 129 Есть ошибки, которые на первый взгляд кажутся несерь- езными, но из-за них компания может потерять миллио- ны, а вас в такой ситуации просто уволят. Такие ошибки вы можете совершать каждый день и даже не подозре- вать об этом. И то, что пока у вас и вашей компании все хорошо, — это просто случайность. Узнайте из этой статьи, что это за опасные ошибки и как кадровику их не допускать. Нарушили процедуру увольнения Ирина Обухова Юрист, ведущий Любая ошибка при увольнении даст работнику повод эксперт журнала пойти в суд и потребовать восстановить его в должности. «Кадровое дело» Если ошибка окажется существенной, суд удовлетворит требования работника. Компания выплатит сотруднику заработок за вынужденный прогул, а вопрос, почему так произошло, директор задаст вам. Из-за того, что часто трудовые споры между работо- дателями и сотрудниками растягиваются на несколько месяцев, а в некоторых случаях длятся даже больше года, сумма, которую необходимо выплатить сотруд- нику, может стать очень большой. Это связано с тем, что размер выплаты рассчитывают исходя из количе- ства всех пропущенных сотрудником в этот период рабочих дней, а пока длится спор, число таких дней увеличивается. Кроме того, на сумму, которую придется выплатить, также влияет и размер зарплаты сотрудника в период, когда он работал в компании. Например, если сотруд- ник, которого вы уволили, а суд восстановил на работе, занимал руководящую должность и получал высокую заработную плату, то размер выплаты за время вынуж- денного прогула может быть внушительным, даже несмотря на то что судебное разбирательство длилось пару месяцев. Пример Сидорова уволили из компании за неоднократное неис- полнение должностных обязанностей по п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК. Работник обратился в суд, чтобы оспорить увольнение. Суд рассмотрел материалы дела и решил, что Сидорова уволили незаконно, восстановил его на работе и обязал компанию выплатить работнику 388 000 руб. за все время вынужденного прогула.

130 Споры, проверки Когда суд определял сумму, которую компания должна выплатить Сидорову, судья учел, что за 12 месяцев до уволь- нения он заработал 950 000 руб. и отработал в этом перио- де 220 дней. А с даты его увольнения до дня вынесения судом решения о восстановлении сотрудника на работе прошло 90 рабочих дней. Поэтому кадровику нужно внимательно подходить к про- цедуре увольнения сотрудников, соблюдать все требо- вания закона. Особенно это касается тех случаев, когда решили уволить сотрудника по основаниям, которые могут в будущем спровоцировать конфликт. Например, на практике сотрудники чаще всего обращаются в суд, чтобы оспорить увольнение по инициативе работодателя, а именно из-за неисполнения работником трудовых обя- занностей либо при сокращении численности или штата работников организации. Скажем, если увольняете работника за дисциплинар- ный проступок, обязательно учитывайте, что дисципли- нарное взыскание можно применить к работнику только в течение одного месяца со дня обнаружения проступка и шести месяцев с даты его совершения, если о проступ- ке работодатель не узнал по объективным причинам. При этом у работника обязательно нужно затребовать объяснение, которое он имеет право предоставить в тече- ние двух рабочих дней. А в случае отказа работника давать объяснения кадровику нужно будет составить акт. Поэтому, если допустите ошибку в данной процедуре, суд признает увольнение работника незаконным, восстано- вит его на работе и заставит компанию выплатить в его пользу заработок, который он потерял из-за вынужден- ного прогула. Пример Лебедеву уволили из компании «Радуга» за прогул. Сотруд- ница с увольнением не согласилась, так как считала, что работодатель нарушил процедуру привлечения ее к дисцип- линарной ответственности — у нее не запросили объясне- ние, — и обратилась в суд. В суде представитель компании пояснил, что у Лебедевой в устной форме запросили объяснение, но она в присутствии свидетелей отказалась его давать. При этом такой отказ сотрудники отдела кадров не зафиксировали в акте, а лишь ссылались на показания свидетелей. В этот же день офор- мили приказ об увольнении работницы из компании.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 131 Суд пришел к выводу, что работодатель нарушил проце- Направлять уведом- дуру привлечения сотрудницы к дисциплинарной ответ- ление о заключении ственности, так как не запросил у нее объяснение. трудового договора При этом каких-либо письменных доказательств того, с бывшим госслу- что Лебедевой было предложено дать объяснение, но она жащим нужно, даже отказалась это сделать, работодатель в суд представить если принимаете не смог. На основании этого суд признал увольнение его на работу незаконным, восстановил сотрудницу на работе и обязал по совместительству компанию выплатить ей заработную плату за все время вынужденного прогула. Решение Кировского районного суда г. Уфы от 18.04.2016 № 2-4093/2016 Забыли проверить записи в трудовой книжке новичка Когда принимаете на работу новичка, обязательно про- веряйте в его трудовой книжке, где он работал в послед- ние два года. Если это экс-чиновник, то у вас будет всего 10 дней, чтобы сообщить о приеме на работу по месту службы. Такая обязанность действует, пока не пройдет два года с момента увольнения работника со службы, ч. 3 ст. 64.1 ТК. Кроме того, направить уведомление компания должна и тогда, когда заключает с бывшим государственным или муниципальным служащим гражданско-правовой договор, по которому его месяч- ный доход больше 100 000 руб. Если кадровик забудет направить такое уведомление на прошлое место службы работника или сделает это с опозданием, то компанию могут оштрафовать на сумму до 500 000 руб., а директора — до 50 000 руб. по ст. 19.29 КоАП. Направлять такое уведомление необходимо заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения. Это нужно для того, чтобы на руках у вас осталось подтверждение на случай, если письмо до адресата по какой-то причине не дойдет. Пример ООО «Солнечный берег» обратилось в суд, чтобы оспорить решение суда, который назначил организации штраф в раз- мере 500 000 руб. В суде выяснилось, что компании назна- чили штраф за то, что на работу в штат организации приняли нового сотрудника Горбунова, который меньше двух лет назад уволился с госслужбы.

132 Споры, проверки Оштрафуют ли компанию, если новичок не сообщил, что работал на госслужбе Компания избежит штрафа только в том Да, есть позиция, что если сотрудник случае, если ее вины в нарушении нет. не предъявил трудовую, то компания обяза- Например, сотрудник при приеме на работу на запросить у него сведения о работе на го- не предъявил вам трудовую книжку с запи- сударственной или муниципальной службе. сью о государственной или муниципальной И если этого не сделать, то компанию могут службе. Кроме того, сотрудник не сообщил оштрафовать за нарушение. Однако Верхов- вам даже устно, что он экс-чиновник. В та- ный суд признал эту позицию ошибочной, кой ситуации компания избежит штрафа Обзор судебной практики, утв. Президиу- за то, что не сообщила о найме сотрудника. мом Верховного суда 30.11.2016. Но работодатель нарушил требование закона и не уведомил бывшего работодателя о заключении с Горбуновым трудо- вого договора. Хотя сотрудник при приеме на работу предъ- явил кадровику свою трудовую книжку, где было указано, что раньше он работал на госслужбе. Поэтому вина работодате- ля в этом случае доказана. В итоге суд оставил штраф в силе. Решение Грязинского городского суда Липецкой области от 29.06.2020 по делу № 12-45/2020 Неверно заполнили табель учета рабочего времени Прежде чем отправить табель в бухгалтерию для начис- ления зарплаты, всегда проверяйте, все ли сведения об отработанном времени вы внесли корректно. Из-за вашей ошибки работнику могут переплатить. В такой ситуации взыскать с работника ничего не получится, даже по суду. Это не счетная ошибка. Например, в табеле учета рабочего времени сотрудник отдела кадров может проставить работнику явки в те дни, когда он брал отпуск без сохранения зарплаты. Если работник брал отпуск за свой счет на длительный срок и кадровик проставит ему явки, то компания может переплатить работнику большую сумму. Пример ООО «Параллель» обратилось в суд с требованием взыскать с бывшего работника Сидорова излишне выплаченную ему заработную плату. В суде представитель компании обратил внимание суда на то, что в компании ответственными за заполнение и проверку табелей учета рабочего времени назначены сотрудники отдела кадров.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 133 В течение 2018 года из-за того, что табель учета рабоче- го времени заполнялся с ошибками, а именно — в нем была указана более длительная продолжительность рабо- чей смены Сидорова, ему заплатили больше на 95 000 руб. На основании этого работодатель просил взыскать с сотрудника излишне выплаченную ему зарплату. По его мнению, переплата произошла из-за несоответствия дан- ных в табеле фактически отработанному времени, а значит, ошибка является счетной. Суд решил, что потребовать эти деньги с сотрудника нельзя. Зарплату начислили неправильно в результате того, что в табель учета рабочего времени должностное лицо компании внесло неверные данные, а не в результате ариф- метической ошибки, допущенной бухгалтером. Из-за этого ошибку нельзя признать счетной. На основании этого суд отказал в удовлетворении иска. Решение Апатитского городского суда Мурманской области от 21.05.2019 по делу № 2-394/2019 Поэтому, когда будете заполнять и проверять табели учета рабочего времени, внимательно сверяйте коды по каждому работнику с подтверждающими докумен- тами. Например, с листками нетрудоспособности и кадровыми приказами, которые издавали в тот период, за который заполняете табель. Так вы минимизируете риск того, что пропустите ошибку. Дали взятку инспектору ГИТ, чтобы не штрафовал компанию Если во время проверки организации сотрудник отдела кадров решит дать взятку должностному лицу, напри- мер инспектору ГИТ, то неприятности будут не только у самого кадровика, но и у компании. В такой ситуации компанию могут признать виновной в незаконном воз- награждении должностного лица по ст. 19.28 КоАП. И то, что директор ничего не знал о взятке иснпектору, не будет играть никакой роли. Штраф за такое нарушение будет зависеть от суммы или стоимости имущества, которое предложили или передали должностному лицу. Минимальная сум- ма — 1 млн руб. При этом такой штраф нельзя заменить предупреждением. Так что компании все равно придет- ся потратить деньги.

134 Споры, проверки Когда суд будет решать, в каком размере назначить штраф, он учтет, приняла ли организация все зависящие от нее меры для предупреждения коррупции внутри ком- пании, а также действительно ли взятку предложили или передали должностному лицу от имени или в инте- ресах компании. Пример Сотрудник компании Горбунов передал проверяющему взят- ку за лояльное проведение проверки в будущем. Мировой суд признал компанию виновной в правонарушении по ч. 1 ст. 19.28 КоАП, так как работник действовал в интересах компании, и назначил штраф — 1 млн руб. Компания со штра- фом не согласилась и обратилась в вышестоящую инстан- цию, чтобы обжаловать наказание. Суд указал, что организация будет считаться виновной в правонарушении, если у нее была возможность соблю- сти закон, но компания не приняла всех зависящих от нее мер, чтобы это сделать. А так как в суде компания не смог- ла доказать, что руководство старалось противодейство- вать коррупции, суд признал ее виновной и оставил решение нижестоящего суда и размер штрафа в силе. Постановление Верховного суда от 21.02.2018 № 5-АД17-110 Если кадровика Чтобы избежать штрафа, попробуйте доказать, что ра- осудят за взятку, ботник действовал не в интересах компании, а по своей это не освободит личной инициативе. Например, такое возможно, если компанию от админи- вы отстранили сотрудника от работы, а он дал взят- стративного штрафа ку должностному лицу, преследуя свои цели. Суд за это же нарушение может принять такой довод и освободить компанию от наказания. Также убедитесь, что в компании закреплены меры по противодействию коррупции, а если это не было сделано, разработайте их. Для этого во внутреннем локальном акте компании пропишите, какие меры по предупреждению коррупции принимаете в органи- зации. Например, можете определить должностных лиц, которые будут отвечать за профилактику коррупционных правонарушений, а также установить процедуру урегули- рования конфликта интересов. Перед проверками проводите разъяснительные беседы с работниками. Объясните сотрудникам, что не нужно пытаться договариваться с должностными лицами, и расскажите, какие последствия за это грозят как непо- средственно самим работникам, так и компании.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 135 Не отдали сотруднику трудовую при увольнении Трудовую книжку нужно отдать сотруднику при уволь- нении, даже если он не принес обходной лист и не вер- нул ноутбук или другие вещи компании. А если работник в последний рабочий день отсутствует в офисе или отка- зывается получить трудовую, то в этой ситуации работо- датель обязан направить ему уведомление и предложить получить трудовую книжку лично либо дать согласие на отправку ее по почте. Если же работник отказался от ведения бумажной тру- довой книжки и в день увольнения вы не можете пере- дать ему сведения о его трудовой деятельности лично, то вам также необходимо в его последний рабочий день направить в письме заверенные сведения о его трудовой деятельности в компании на бумажном носителе. Такие сведения необходимо подготовить в форме справки СТД-Р, утв. приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н. Именно после такого уведомления, направленного в адрес сотрудника, или письма со справкой по форме СТД-Р с компании снимается ответственность за несвое- временную выдачу трудовой книжки или предоставле- ния сведений. Поэтому такие документы необходимо направлять заказным письмом с уведомлением о вруче- нии и описью вложения. Но на практике некоторые работодатели специально отказываются выдавать сотрудникам трудовые книж- ки, а также сведения об их трудовой деятельности в ком- пании в день увольнения. Например, если работник не успел сдать материальные ценности или не отдает обходной лист. В судах или при диалоге с инспектором ГИТ они ссылаются на устное распоряжение директора. Но так делать нельзя, и из-за этого у компании могут быть проблемы. Если работодатель не выдаст своевременно трудовую книжку или справку по форме СТД-Р сотруднику и тот обратится с жалобой в ГИТ, то компанию могут оштрафо- вать на сумму до 50 000 руб. по ст. 5.27 КоАП. Но на этом неприятности компании не закончатся. Помимо штра- фа, работодатель должен будет заплатить компенсацию сотруднику за задержку выдачи трудовой книжки или сведений о работе в компании. Размер компенсации определят исходя из суммы не полученного сотрудником заработка за весь период задержки документа.

136 Споры, проверки Сумма компенсации за задержку выдачи трудовой книж- ки будет зависеть от среднедневного заработка сотруд- ника во время его работы в компании. Поэтому если сотрудник занимал должность с высокой заработной платой, а трудовую книжку работодатель задержал на несколько месяцев, то сумма компенсации может быть очень большой. Встречаются случаи, когда бывшим работникам удава- лось взыскать с компаний компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки в размере нескольких сотен или даже миллионов рублей. Пример Щеглов уволился из компании 20.02.2018 по собственной инициативе. В день увольнения работодатель не выдал ему трудовую книжку. Уведомление по адресу места житель- ства работника о необходимости забрать трудовую книжку или дать согласие на ее отправку по почте также не прихо- дило. Трудовую книжку работнику выдали только спустя три месяца после увольнения. В связи с этим работник решил обратиться в суд, чтобы взыскать с работодателя компенса- цию за задержку выдачи его трудовой. В суде представитель компании не смог документально подтвердить, что кадровик направил работнику уведомление о том, чтобы он забрал свою трудовую книжку после уволь- нения или дал согласие отправить ее по почте. На основании этого суд пришел к выводу, что работода- тель незаконно задержал выдачу трудовой книжки работни- ку, и обязал компанию выплатить работнику компенсацию за задержку в размере 100 000 руб. Апелляционное определение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу № 33-5250/2019 Поэтому в день увольнения работника кадровик не дол- жен ставить ему условия о том, что трудовую книжку или справку по форме СТД-Р ему выдадут только при выполнении определенных действий — например, когда он подпишет и сдаст кадровику обходной лист. Такие требования будут незаконными. Также, если сотрудник отсутствует на работе в свой последний рабочий день, кадровик должен подгото- вить и проконтролировать отправку по адресу его места жительства справки по форме СТД-Р или уведомления с информацией о том, что он может забрать трудовую книжку или дать согласие на ее отправку по почте



138 Споры, проверки Как оспорить штраф за ошибки в отчетах. Готовые аргументы для кадровика Какой аргумент поможет оспорить в суде штраф из-за опечатки в отчете. В каком случае компанию нельзя штрафовать за ошибки в отчете. Какой до- кумент поможет доказать, что компания отправи- ла отчет вовремя Андрей Ковалев С каждым годом кадровых отчетов становится больше. Юрист с опытом Взять хоть тот же СЗВ-ТД, который появился недавно. работы инспектором А когда отчетов так много, допустить хотя бы одну ГИТ ошибку вполне реально. Но чиновников ваша нагрузка не интересует. Никто не станет разбираться, почему вы сделали ошибку или пропустили срок, — вас просто оштрафуют. Как оспорить или снизить штраф за ошибки в отчетах, узнаете из этой статьи. Опечатались в отчете Даже простая опечатка в отчете может обернуться штра- фом для компании, если окажется, что вы представили неверные сведения. А так как сейчас кадровики должны готовить отчеты в Росстат, ПФР и другие ведомства, из-за нагрузки можно допустить опечатку.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 139 При этом оспорить наказание в такой ситуации будет непросто, ведь по факту из-за опечатки вы передали в госорган недостоверную информацию. Если вас или вашу компанию соберутся оштрафовать, постарай- тесь объяснить проверяющему, что ошибка существенно не исказила отчетность. Пример Компания «Век технологий» направила в ПФР отчет СЗВ-М. Через полгода компания обнаружила ошибку и подала уточняющие сведения. Однако в повторной форме СЗВ-М кадровик опечатался, указав не «дополняющая», а «исходная». ПФР оштрафовал компанию, посчитав, что работодатель не представил сведения о сотрудниках в срок, поскольку повторная форма — исходная. В итоге за непредставление работодателем сведений по форме СЗВ-М в срок Пенсионный фонд оштрафовал организацию на сумму 2500 руб. Компания оспорила штраф. Суд рассмотрел материалы дела и пришел к выводу, что отчетность направили в Пен- сионный фонд вовремя. Тот факт, что компания ошибочно указала в дополняющем отчете, что он исходный, роли не играет. На основании этого суд признал штраф незакон- ным и отменил его. Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 22.11.2019 № Ф10-5457/2019 Также, если не хотите платить штраф за опечатку в отче- те, используйте аргумент о том, что из-за этой ошибки никаких негативных последствий не возникло. Напри- мер, если в отчете неверно указали сведения о работни- ках, но это ни на что не повлияло, то суд может отменить штраф. Пример Учебный центр «Мир знаний» сдал отчет в Росстат. Но в от- чете по ошибке указали задолженность по зарплате перед семью работниками на сумму 84 000 руб. В объяснении директор указывал, что задолженности по зарплате нет. Однако штраф 20 000 руб. за эту опечатку учебный центр все-таки получил. Компания решила оспорить постановление. Арбитражный суд указал, что по факту компания указала в отчете недо- стоверные сведения, ч. 1 ст. 13.19 КоАП. Но такая опечатка не повлекла никаких негативных последствий.

140 Споры, проверки Если после Поэтому суд признал правонарушение малозначительным отправки СЗВ-ТД за- и на основании этого отменил штраф. метите, что ошиблись в дате или виде ка- Решение Арбитражного суда Удмуртской Республики от 27.06.2019 дрового мероприятия, по делу № А71-6630/2019 отправьте в ПФР от- чет с исправлениями При этом кадровик должен стараться не допускать опе- чаток в отчетах, чтобы не пришлось оспаривать штраф в суде. В чью пользу суд примет решение, заранее сказать невозможно. Поэтому, чтобы исключить опечатки в отче- тах, после того как заполните отчет, можете попросить коллег проверить его за вами. Также лучше не отклады- вать составление отчета на последний день, ведь если будете делать его в спешке, то риск допустить ошибку выше. Кроме того, если сделаете отчет заранее, то смо- жете проверить его позднее на свежую голову. Сдали отчет не вовремя Даже если кадровик подал отчет не вовремя, это не зна- чит, что нет шансов избежать наказания. Если за это нару- шение вам выпишут штраф, то полностью его отменить у вас вряд ли получится, ведь по факту отчет направили не в срок. Но уменьшить его размер вполне возможно. Пример Сотрудник отдела кадров заранее сформировал сведения о застрахованных лицах, подписал и подготовил к отправке в Пенсионный фонд. Но в нужную дату забыл загрузить све- дения в систему. Позже кадровик самостоятельно обнару- жил нарушение и направил сведения, не дожидаясь, когда это потребует сделать Пенсионный фонд. Однако компания все равно получила штраф в размере 51 500 руб. Представитель компании в суде утверждал, что органи- зация совершила нарушение впервые, срок задержки составил всего 12 дней. При этом ни один работник от такой задержки не пострадал, права на пенсию никого не лишили. В итоге суд снизил сумму штрафа до 5000 руб. Решение Арбитражного суда Удмуртской Республики от 31.05.2017 по делу № А71-4125/2017 Чтобы не забыть, когда какой отчет сдавать, можете сделать отметки в календаре или ежедневнике. Пометьте на несколько месяцев вперед те даты, в которые вам нужно сдавать определенные отчеты.

№ 9, сентябрь 2020 · e.kdelo.ru 141 Главное, не забывайте каждый день заглядывать в кален- дарь или ежедневник. Возьмите за правило начинать день с просмотра задач. Кроме того, на рабочий компью- тер вы можете установить специальную программу, кото- рая будет выводить на экран напоминания о том, что вам необходимо сделать в конкретный день. Во время сдачи отчета произошел технический сбой Бывает и так, что вы вовремя подготовили отчет, внесли все сведения, все несколько раз перепроверили и отпра- вили в срок. Потом получили штраф за ошибки в отчете или за то, что не вовремя отчитались. А когда начали раз- бираться, выяснили, что произошел технический сбой. Если во время заполнения или отправки отчета заме- тили, что есть какие-то технические неполадки, сразу же зафиксируйте это и направьте в ведомство обращение. Укажите, какая именно проблема возникла. Это поможет в случае спора доказать, что информация в отчете отра- жена некорректно или отчет пришел в ведомство с нару- шением срока не по вашей вине. Также на всякий случай всегда сохраняйте отчет о доставке, который получаете от оператора электрон- ного документооборота после отправки. С помощью такого документа сможете доказать, что отправили доку- мент вовремя, а ведомство получило его с опозданием не по вашей вине. Это поможет вам избежать штрафа. Пример Обращайтесь в суд, Пенсионный фонд через суд потребовал взыскать с ООО если не согласны «Куб» штраф в размере 200 000 руб. за нарушение срока со штрафом. сдачи отчета СЗВ-М. Этот отчет пришел на семь дней поз- Чиновники, кото- же крайней даты. Представитель компании в суде пояснил, рые назначают что отчет компания отправила вовремя. Он подтвердил свои наказание, не всегда слова отчетом о доставке, который получил от оператора учитывают уважи- электронного документооборота. Суд заключил, что датой тельные аргументы предоставления отчета следует считать дату его отправ- ки в ведомство. Поскольку компания смогла подтвердить, что направила отчет вовремя, она не виновна в том, что ведомство получило его с опозданием. Поэтому суд требо- вание о назначении компании штрафа не поддержал. Постановление Арбитражного суда Уральского округа от 22.04.2019 № Ф09-1882/2019

142 Споры, проверки Аргументы, которые помогут оспорить штрафы за ошибки в отчетах Используйте эти аргументы, если вас или вашу компанию захотят оштрафо- вать за ошибки в кадровых отчетах. Аргументы помогут отменить штраф или хотя бы снизить его сумму. 1 Срок подачи отчета пропустили незначи- тельно, на 1–10 дней 2 Нарушение допустили в первый раз 3 Из-за нарушения никто из работников не пострадал 4 Ваша зарплата меньше суммы штрафа или равна ей 5 У вас есть дети или другие иждивенцы 6 Вы сами нашли и исправили ошибку 7 У компании сложное финансовое положение 8 Отчет не сдали вовремя из-за технического сбоя 9 Ошибка формальная и не исказила суть отчета 10 Срок для наказания за ошибку истек 11 Нарушение малозначительное