Журнал издает ISSN 1727-2459 И ОФИС-МЕНЕДЖЕРА. ПРАКТИЧЕСКИЙ ЖУРНАЛ 09 9 771727 245159 e.sekretaria.ru 9 СЕНТЯБРЬ 2019 НАМ 17 ЛЕТ! Делопроизводство Копия, выписка и дубликат: в чем разница и как их правильно оформить 12 Делопроизводство Секретарь Профессия секретарь Как внести изменения Эмоциональный в распорядительные и руководитель интеллект в работе документы Наставник, пофигист, помощника: как развить организации 24 неврастеник и еще пять и использовать 76 диагнозов вашего шефа: как сработаться 56
Новости от главного редактора Мы вместе с вами 17 лет! Нам исполнилось 17 лет! Мы юные, бодрые, решительные 20 и креативные. Мы ищем новые темы и новые формы подачи сентября — информации и хотим сделать вашу работу легче и приятнее, День секретаря России вдохновить вас, помочь и порадовать. В сентябре вас ждет много нового. Вы узнаете, как правильно оформить копию, выписку и дубликат и в чем разница между ними (с. 12). Научитесь вносить изменения в распорядительные документы организации (с. 24). Поймете, как сработаться с любым типом руководи- теля, даже если он неврастеник, наставник, манипулятор и пофигист (с. 56). Воспользуетесь голосовым помощником, чтобы быстро раздобыть нужную информацию. На выбор: Siri, «Алиса» или Google Ассистент (с. 44). Разовьете эмоциональный интеллект, который так необходим в работе помощника (с. 76). Спасибо вам за любовь к журналу и к профессии! Отпразднуем вместе День рождения журнала и День секретаря! В честь этих событий мы при- глашаем вас на онлайн-конференцию «Путь от секретаря до топ-менеджера, или Как стать ассистентом руководителя из Forbes». Она состоится 20 сентября — в ваш праздник. Ваш бесплатный пригласительный билет получите на 20.sekretariat.ru. Желаю вам чудесной, мягкой, золотой осени! Пусть она порадует вас, удивит и вдох- новит! Откройте новую себя! С уважением, главный редактор журнала Екатерина ГУБЕРНСКАЯ [email protected] 1
№ 9, сентябрь 2019 Содержание Компас секретаря Номер за 5 минут.............................................................................................. 6 Календарь......................................................................................................... 6 Новости.............................................................................................................. 8 Делопроизводство Информационные технологии Работа с документами Компьютер и интернет Копия, выписка и дубликат: Siri, «Алиса» или Google Ассистент: в чем разница и как их правильно как повысить эффективность оформить........................................................... 12 с голосовым помощником.......................... 44 Вопрос — ответ Как внести изменения Как отсекать нежелательные в распорядительные документы звонки на мобильный.................................. 52 организации.....................................................24 Секретарь и руководитель Практикум Задание № 9. Как составить Взаимодействие выписки из протокола совещания.............34 Наставник, пофигист, неврастеник и еще пять возможных диагнозов Задание № 8. Ответы.................................... 36 вашего шефа: как сработаться.................. 56 Вопрос — ответ Вопрос — ответ Когда начинать подводить итоги Как зарегистрировать входящий текущего года и составлять план документ и проставить отметку на следующий............................................... 73 о поступлении................................................... 39 Кто и когда должен делать приказ о номенклатуре дел..........................41
Редакционная коллегия В.И. Андреева – научный редактор журнала, профессор кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия, к. и. н. Л.М. Вялова – доцент кафедры документоведения Российского государственного гуманитарного университета, к. и. н. Профессия секретарь В.П. Козлов – профессор Российского государственного гума- Профессиональное развитие нитарного университета, д. и. н. Эмоциональный интеллект в работе помощника: М.В. Ларин – как развить и использовать.........................76 завкафедрой автоматизированных систем докумен- тационного обеспечения управления Российского Вопрос — ответ государственного гуманитарного университета, Как справиться с телефонной д. и. н., профессор и интернет-зависимостью................................ 87 Л.В. Санкина – доцент кафедры документоведения Российского государств енного гуманитарного университета, к. и. н. Личная эффективность и офис-менеджера Портрет профессионала e.sekretaria.ru Любовь ЖУК: «Работа дала мне 80% жизненного опыта, навыков и знаний. Я прокачала, на мой взгляд, самый ключевой для ассистента навык — навык коммуникации»................92
Компас секретаря Портрет профессионала «Ключевой навык для ассистента — навык коммуникации. Я научилась находить подход к людям любого социального статуса», — делится пер- сональный ассистент Любовь ЖУК 92 Секретарь и руководитель Делопроизводство Наставник, пофигист, неврастеник Как внести изменения и еще пять возможных диагнозов в распорядительные документы вашего шефа: как сработаться организации В статье найдете методику, которая помо- Есть два способа внести изменения жет найти подход даже к самому сложному в распорядительные документы. Какой шефу. Она работает! Чтобы определить, из них выбрать — зависит от ситуации кто перед вами, есть две возможности — и количества изменений. В чем разница собеседование и совместная работа 56 между ними — узнаете из статьи 24 Октябрь 2019 Календ. дней — 31; рабочих — 23; вых. и праздн. — 8 пн вт ср чт пт сб вс пн вт ср чт пт сб вс 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 6 e.sekretaria.ru
Главное в номере Номер за 5 минут Копия, выписка и дубликат: 5 в чем разница и как их правильно оформить элементов включает реквизит Чтобы у компании не было проблем с налого- «Отметка о заверении вой или другими госструктурами, правильно оформляйте копии и выписки 12 копии» Информационные технологии Профессия секретарь Siri, «Алиса» или Google Эмоциональный интеллект Ассистент: как повысить в работе помощника: эффективность с голосовым как развить и использовать помощником Низкий эмоциональный интеллект для Расскажем о возможностях трех популярных помощника руководителя — противопо- голосовых помощников. Они помогут вам казание к этой работе. Как понимать свои быстро найти информацию, планировать эмоции и управлять ими, а также понимать время, создавать напоминания... 44 эмоции других — узнаете из статьи 76 Важные даты октября 5 День 6 День 12 День кадрового 14 Всемирный учителя страховщика работника день стандартов 16 День шефа 20 День работников 23 День работников 25 День таможенника пищевой рекламы Российской промышленности Федерации № 9, сентябрь 2019 7
Компас секретаря Росархив меняет сроки хранения кадровых документов Ведомство подготовило перечень типовых Так, документы о дисциплинарных взы- управленческих архивных документов сканиях понадобится хранить три года и сроки их хранения. Среди прочего пла- вместо пяти лет (п. 434 Перечня). нируют обновить требования к кадровым документам. Предлагают установить отдельные сроки хранения некоторых документов, Часть кадровых документов предла- например: гают хранить дольше, чем требуется сей- час. Например, графики отпусков при- — заявления работников о выдаче доку- дется хранить три года вместо одного ментов, связанных с работой, и их копий — (п. 451 Перечня). Книги, журналы, кар- хранить год (п. 449); точки учета, базы данных отпусков нуж- но будет хранить пять лет, а не три года — уведомления, предупреждения работ- (п. 461 Перечня). Для нескольких докумен- ников — хранить три года (п. 436). тов срок хранения планируют уменьшить. Проект проходит общественное обсуждение. Источник: kdelo.ru Анонимная переписка по e-mail cтанет невозможной Организаторов сервисов электронной конфиденциальность сообщений; не допу- почты обяжут идентифицировать пользо- скать передачу сообщений в случаях вателей по номеру мобильного телефона. и порядке, которые определит правитель- ство. Также российские операторы сер- Идентифицировать пользователя орга- висов электронной почты должны будут низаторы сервисов электронной почты хранить сведения о номере телефона поль- смогут самостоятельно или с помощью зователя только на территории РФ. Из про- оператора связи. екта неясно, будут ли эти правила распро- страняться на корпоративную почту. Если Также у операторов появятся другие проект примут, он начнет действовать обязанности: ограничивать переписку с 2020 года. пользователя, если этого потребовал уполномоченный орган; давать возмож- Источник: sekretariat.ru ность отказаться получать сообщения других пользователей; обеспечивать 8 e.sekretaria.ru
Новости ФНС создаст единую базу данных о населении России В Госдуме рассматривают проект инфор- будет не проводить переписи населения, мационного ресурса, на котором будут а пользоваться собранной базой данных. собраны сведения о россиянах и иностран- цах, которые проживают в стране. В базу Данные будут собираться из нескольких попадут фамилия, имя и отчество, день профильных ведомств оператором ФНС. и место рождения, смерти, реквизиты ИНН Дополнительные сведения в базу смогут и СНИЛС, документов об образовании, вносить Федеральная служба безопасности страховании, информация о воинской и Служба внешней разведки. Получателями обязанности, семейное положение. данных станут территориальные отделения ОМС, избиркомы, внебюджетные фонды, Цель создания портала — оптимизи- властные структуры и Единая система ровать налоговые расчеты, уменьшить идентификации и аутентификации. Если количество уклоняющихся от уплаты законопроект примут, наполнять базу нач- налогов, увеличить собираемость бюд- нут в январе 2022 года. жетных платежей. Предполагается, что после полного запуска портала можно Источник: sekretariat.ru Электронные паспорта начнут выдавать в 2020 году Выдавать электронные паспорта начнут Выдавать бумажные паспорта переста- в июле 2020 года в пилотном режиме на тер- нут в 2022 году. ритории Москвы. Электронный паспорт будет представлять собой пластиковую На начальном этапе пошлина за полу- карточку с чипом. В нем будут хранить- чение электронного удостоверения будет ся многие документы, которые сейчас такой же, как при получении бумажного приходится хранить в разных формах, — паспорта — 300 руб., но будет поэтапно СНИЛС, ИНН, водительские права и т. д. повышаться. Электронный паспорт будет действовать в течение 10 лет. Замена действующих В дополнение к карточке будет выпуще- бумажных паспортов на электронные будет но бесплатное приложение электронного производиться по желанию владельца. паспорта для всех мобильных платформ. Источник: sekretariat.ru № 9, сентябрь 2019 9
Дтееяонрииеиеис птрдьраекжвтниеивгкроиеечеесдкАиирйнифссттиолтвоеослоьф, Делопроизводство Копия, выписка и дубликат: в чем разница и как их правильно оформить 12 Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Работа с документами 24 Практикум Как внести изменения Задание № 9. Как составить в распорядительные выписки из протокола документы организации совещания 34
Делопроизводство Копия, выписка и дубликат: в чем разница и как их правильно оформить Евгения КОЖАНОВА, эксперт по традиционному и кадровому делопроизводству Из статьи узнаете: Как подготовить выписку из документа Как сделать и заверить копию документа Как оформить дубликат документа Как заверить многостраничную копию Чтобы у компании не возникло проблем с налоговой или другими госструктурами, правильно оформляйте копии и выписки из документов. Не перепутайте! Дадите вместо выписки копию — и документы точно не примут. Когда вам понадобится дубликат — узнаете из статьи. Как сделать и заверить копию документа Еще по этой теме Как сделать копию документа, сейчас знают все. Но вас это «Как правильно закрыть не устроит. Копия — экземпляр документа, который полно- журналы регистрации стью воспроизводит информацию подлинника. Сама по себе документов», № 12, 2017 копия не имеет юридической силы, которая есть у подлин- ника. Чтобы копия документа получила юридическую силу, ее нужно заверить. Проставьте на документе: — подпись руководителя или уполномоченного долж- ностного лица; 12 e.sekretaria.ru
Работа с документами — печать; Еще по этой теме — дату выдачи; «Оформляем — отметку о том, что подлинный документ находится организационные в данной организации. документы по новым Когда нужна копия документа. Организация представ- ГОСТу и Примерной ляет заверенные копии документов в налоговую инспекцию инструкции», № 1, 2019 и инспекцию по труду, в суды, когда ведет закупочную деятельность, продает доли общества и в других случаях. Кто имеет право заверять копии. Безусловное право заверять копии есть только у руководителя организации. Всем остальным подчиненным от топ-менеджера до секре- таря генеральный директор может делегировать это право. Вам полномочия заверять копии он должен передать в при- казе по основной деятельности. Приведем его пример. Какую копию можно заверить. Копию не всякого доку- мента можно заверить, потому что к оригиналам документов тоже предъявляют определенные требования: Приказ о наделении полномочиями заверять копии Общество с ограниченной ответственностью «Семантика» (ООО «Семантика») ПРИКАЗ 28.06.2019 № 123 Москва О заверении копий документов В целях подготовки заверенных копий документов, оформленных надлежащим образом, ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Возложить обязанность по заверению копий документов на помощника генерального директора Горину М. С. 2. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Цветкова П. А. Цветкова М. С. Горина С приказом ознакомлена: Горина Помощник генерального директора 28.06.2019
Делопроизводство Еще по этой теме — В документе не должно быть помарок, исправлений, «Как применять приписок. ГОСТ-2016: новые Методические — Документ должен быть напечатан четко, разборчи- рекомендации во, в нем не должно быть смазанных, пропущенных строк, Росархива», № 7, 2019 «съеденных» полей и прочих технических огрехов. — В документе должны быть все положенные реквизиты. Например, если вы снимаете копию исходящего письма, то у него должны быть: фирменный бланк, который оформ- лен по ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-рас- порядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — ГОСТ-2016); исходящий номер и дата регистрации; подпись руководителя или уполномоченного должностного лица. Только с такого письма можно сделать и заверить копию. — Если у документа есть приложение, то его заверяют в том же порядке, что и основной документ. Приложение без сопроводительного или основного документа заверить нельзя. Как заверить копию реквизитом. Используйте рек- визит «Отметка о заверении копии». Правила оформления реквизита есть в пункте 5.26 ГОСТ-2016. Отметку проставьте под реквизитом «Подпись». Она включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи — инициалы, фамилию; дату заверения копии, как в образце на странице 15. Дата копии — это дата ее заверения, а не дата копируе- мого документа. Например, если 01.07.2019 заверяли копию свидетельства о рождении, выданного 12.12.1990, то дата этой копии — 01.07.2019. Когда выдаете копию документа в другую организацию, отметку о заверении дополните надписью о месте хранения документа, с которого сделали копию. Например: «Подлин- ник документа находится в ООО “Восход” в деле № 02-15 за 2015 год», и заверьте печатью организации. Если в организации отсутствует номенклатура дел или ее еще не было в том году, к которому относится копиру- емый документ, место, где находится подлинник, можно 14 e.sekretaria.ru
Работа с документами Отметка о заверении копии, оформленная в соответствии с ГОСТ-2016 Верно Горина М. С. Горина Помощник генерального директоМра.П . 01.07.2019 Подлинник документа находится в ООО «Семантика» в деле № 01-23 за 2017 год. Примеры незаполненного и заполненного штампа ВЕРНО Помощник ВЕРНО М.П. генерального Горина М. С. Горина директора «» 201 г. «01» 07 201 9 г. Подлинник документа находится Подлинник документа находится в ООО «Семантика», дело № за год в ООО «Семантика», дело № 01-23 за 2017 год оформить так: «Подлинник документа находится в прием- Еще по этой теме ной генерального директора ООО “Семантика”». «Как правильно согласовать проект Как заверить копию штампом. Можете использовать документа», № 7, 2017 штамп с готовыми строчками, чтобы вносить информацию о сотруднике, который заверяет копию. Печать проставьте, не захватывая собственноручной подписи лица, подписав- шего документ (п. 5.24 ГОСТ-2016). Это правило соблюдайте и при заверении копии, в том числе штампом. Как заверить многостраничную копию. Есть два варианта правильно заверить многостраничные копии — образцы на странице 16. Первый — проставьте отметку о заверении копии на каждом листе многостраничного документа. На последнем листе проставьте запись о том, где находится подлинник. Второй — запись о месте, где № 9, сентябрь 2019 15
Делопроизводство Заверение многостраничной копии На последнем листе добавьте запись, Вариант 1 где находится подлинник документа На каждом листе напишите от руки или при помощи штампа Верно Горина М. С. Горина Помощник генерального директора 01.07.2019 М.П. Верно Помощник генерального директора Горина М. С. Горина М.П. 01.07.2019 Подлинник документа находится в ООО «Семантика» в деле №12-13 за 2018 год. Вариант 2 Страницы документа прошейте степлером или ниткой — можно на два прокола, рядом с местом крепления напишите от руки или проставьте штамп Верно Помощник генерального директора Горина М. С. Горина 01.07.2019 М.П. Подлинник документа находится в ООО «Семантика» в деле №12-13 за 2018 год. 16 e.sekretaria.ru
Работа с документами Оформление многостраничной копии для ИФНС. Оборотная сторона Верно. Итого прошито, пронумеровано Генеральный директор Цветкова 15 (пятнадцать) листов П. А. Цветкова 01.07.2019 М.П. Генеральный директор П.А. Цветкова Подлинник документа находится 01.07.2019 в ООО «Семантика», дело № 02-13 за 2018 год. находится подлинник, проставьте только на последнем листе Копия действительна, документа. Подробнее — в Примерной инструкции по дело- только пока жив производству в государственных организациях, утверж- оригинал документа. денной приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, пункт 2.51 Если оригинал потеряли (далее — Примерная инструкция). или уничтожили, то копия, даже Как заверить копию многостраничного документа заверенная, немедленно для ИФНС. Для ИФНС копии многостраничных докумен- теряет юридическую силу тов заверяют иначе. Правила заверения есть в письме Мин- фина от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336. Следуйте им, даже если в «многостраничной» копии всего два листа. На оборотной стороне последнего листа в месте скрепле- ния приклейте бумажную наклейку в виде прямоугольника размером примерно 40—60 мм на 40—50 мм. Наклейка должна закрывать место скрепления прошивки полностью, за пре- делы наклейки могут выходить только концы прошивных нитей, но не более чем на 2—2,5 см. На наклейке сделайте заверительную надпись — укажите количество прошитых листов документа. Например: «Итого прошито, пронумерова- но 15 листов». Заверительную надпись опечатайте печатью организации, если она есть. Печать проставьте так, чтобы она частично захватывала бумажную наклейку, личную подпись, фамилию, инициалы сотрудника, заверившего документы, и дату их заверения. Рядом с наклейкой про- ставьте отметку о заверении копии. № 9, сентябрь 2019 17
Делопроизводство Как сделать заверенную копию с документов на разных носителях На каком носителе На бумажном На электронном подлинник / Какая нужна копия Отсканировать и заверить файл Заверить файл по ГОСТ-2016 при Электронная по ГОСТ-2016 при помощи ЭЦП помощи ЭЦП Скопировать и заверить по ГОСТ-2016 Распечатать и заверить по ГОСТ-2016 Бумажная Если «подлинником» Когда документы представляют в ИФНС, их заверяет является заверенная директор организации. копия документа, то с нее тоже можно снять копию Как заверить копии бумажных документов в элек- и заверить ее. Но тогда тронном виде и электронных в бумажном. Когда заве- это будет не копия, ряете копию электронного документа или скан бумажного, а «копия с копии». образуются два файла: копия документа и файл ЭЦП. Оба Это и нужно указать файла направьте по электронной почте адресату или запи- перед словом «Верно»: шите на внешний носитель. Порядок работы с подлинника- «Копия с копии. Верно». ми и копиями документов на разных носителях вы увидите Далее — заверить в таблице. в порядке, который установлен в ГОСТ-2016 Если заверенная копия, независимо от носителя подлин- ника, должна быть в электронном виде, подпишите файл копии ЭЦП. Распечатать файл заверенной электронной копии для работы можно, но юридическая сила такой распечатки равна нулю, так как электронная подпись действует только в электронном пространстве. Когда представляете копию в государственный, кон- тролирующий или судебный орган, используйте только усиленную квалифицированную ЭЦП. При обмене копиями между организациями — тот вид ЭЦП, который компании признают между собой действительным. Внесите дополнения в Инструкцию по делопроизводству, чтобы сотрудники организации знали, как нужно правильно заверять копии документов, образец на странице 19. В ту же инструцию вы можете добавить пункты о заверении выпи- сок и дубликатов документов организации. 18 e.sekretaria.ru
Работа с документами Как подготовить выписку из документа Сделать выписку из документа — значит извлечь из него Еще по этой теме только ту информацию, которая важна для конкретного «Схемы-памятки работника и к которой у него есть доступ. для коллег, или Как их научить работать Когда нужна выписка из документа. Выписки из доку- с документами», ментов обычно делают в двух случаях: когда получателю № 4, 2019 не нужна полная информация из объемного документа и когда ему нельзя видеть документ полностью, так как информация носит конфиденциальный характер, напри- мер, в ней есть персональные данные. Из каких документов делают выписки. Выписку можно сделать из любого документа. Например, в каче- стве доказательства в суде представляют даже выписки из журналов регистрации почтовых отправлений, образец на странице 20. Можно подготовить выписки из приказа, протокола, письма, локального нормативного акта и т. д. Как оформляют выписки. Выписка — копия части документа, которую заверяют в установленном порядке. Фрагмент инструкции по делопроизводству, который регламентирует порядок заверения копий ... 4.12. Порядок заверения копий документов Заверение копий документов осуществляется отделом документационного обеспечения управления. Для заверения соответствия копии документа подлиннику в нижнем левом углу докумен- та под реквизитом «Подпись» проставляется надпись (штамп) «Верно» или «Копия верна», указывается должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), дата заверения, местонахождение подлинника и ставится оттиск печа- ти «Для документов». При заверении многостраничных копий отметку о заверении копии проставляют на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. ... № 9, сентябрь 2019 19
Делопроизводство Выписка из журнала регистрации почтовых отправлений Общество с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (ООО «Вертикаль») ВЫПИСКА ИЗ ЖУРНАЛА регистрации почтовых отправлений № Почтовая Вид письма Адресат Индекс Адрес служба 12 3 45 6 955 Почта Заказное Промрегионгаз 456789 ул. Школьная, д. 3, России с уведомлением ПАО оф. 353-В, г. Иркутск Опись Исполнитель Дата Номер Уведомление Примечание содержимого отправки для отслеживания 7 8 9 10 11 12 исх. 3465-6 Юр. 18.04.2019 65432145123464 — Возврат —полу- от 17.04.14 служба чатель не явился за письмом Верно Начальник канцеляриМи. П. Никонова А. К. Никонова 09.07.2019 Подлинник документа находится в ООО «Вертикаль», в деле № 01-40 за 2018 год. Выписки из документов заверяйте так же, как и копии, оформляя реквизит «Отметка о заверении копии». Об этом говорит пункт 2.51 Примерной инструкции. Сначала вос- произведите все идентификационные данные документа: наименование вида документа; заголовок к тексту; дату; регистрационный номер, а уже потом — текст. Текст выпи- ски должен соответствовать подлиннику документа. В нем не должно быть никаких ваших комментариев. Под тек- стом укажите должность сотрудника, который подписал 20 e.sekretaria.ru
Работа с документами Сопроводительное письмо к выписке из протокола Общество с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (ООО «Вертикаль») Летчиков ул., д. 345-б, оф. 200, Москва, 123456 Тел./факс (123) 456-78-90, http://www.sitename.com, e-mail: [email protected] ОКПО 123454678, ОГРН 1234567890123, ИНН/КПП 1234567890/123456789 09.07.2019 № 556 ООО «Консалт Плюс» На № 1П/01-78/456 от 01.07.2019 Начальнику О направлении документов Управления по работе с корпоративными клиентами Никитиной А. А. Уважаемая Анна Анатольевна! В ответ на Ваш запрос направляем выписку из протокола совещания у генерального директора ООО «Вертикаль» от 15.12.2018. Приложение: на 1 л. в 1 экз. С уважением, Генеральный директор Петров П. П. Петров документ, его инициалы и фамилию. Отметку о заверении 21 копии заверьте печатью организации. Так, чтобы сделать выписку из протокола (с. 22), вос- произведите все реквизиты заголовочной части протокола, его вводную часть, вопрос повестки дня и текст, который отражает обсуждение вопроса и принятое решение. Так рекомендует делать Примерная инструкция в пункте 3.41. Выписка из протокола отправляется адресату с сопроводи- тельным письмом и оформляется как приложение к нему. № 9, сентябрь 2019
Делопроизводство Выписка из протокола совещания Общество с ограниченной ответственностью «Вертикаль» (ООО «Вертикаль») ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА № 124-П 15.12.2015 Москва совещания у генерального директора Председательствующий — Петров П. П. Секретарь — Никонова А. К. Присутствовали: Глухов М. В., Леднева И. И., Мазурова А. А., Миронов Т. А., Мухин П. Р., Павлов Т. М., Чернова Г. Е., Яковлева И. М. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О внедрении системы электронного документооборота «Document». 1. СЛУШАЛИ: Мазурова А. А. Доклад о преимуществах использования системы электронного докумен- тооборота «Document» в ООО «Вертикаль». РЕШИЛИ: 1.1. Перевести участников группы компаний на систему электронного документооборота «Document». В голосовании приняли участие 7 человек. «За» — 5 голосов, «Против» — 2 голоса, воз- держались — 0 человек. 1.2. Начальнику Административного управления (Мазурову А. А.) совместно с консультан- тами ООО «СЭД “Document”» подготовить и представить на обсуждение программу внедре- ния СЭД в группе компаний. Срок — 13.01.2016. Верно Начальник канцелярии Никонова М.П. А. К. Никонова 09.07.2019 Подлинник документа находится в ООО «Вертикаль», в деле № 01-09 за 2018 год. Как подготовить дубликат Дубликат должен в точности воспроизводить утраченный подлинник, а значит подписывать его будет тот сотрудник, чья подпись стояла на подлиннике. Дубликат — это повторный экземпляр подлинника доку- мента. Какие правила работы с дубликатом? 22 e.sekretaria.ru
Работа с документами 1. Дубликат документа выдают только по письменному Еще по этой теме запросу заявителя. «Новый ГОСТ по делопроизводству. 2. Факт выдачи дубликата документа нужно зафиксиро- Что в документах вать в специальном журнале. с 1 июля будем оформлять по-новому», 3. На документе проставляют штамп «ДУБЛИКАТ». № 6, 2018 Эти правила вы найдете, например, в Инструкции по заполнению трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69) и в Основах законодательства Российской Федерации о нотариате (утв. Верховным судом 11.02.1993 № 4462-1). Дубликат документа не просто приравнивается к под- линнику. Это еще один экземпляр подлинника, который выдают взамен утраченного документа. Для дубликата используйте аналогичный бланк: например, если выдаете дубликат трудовой книжки, то все записи делайте в новой книжке. Если утраченный документ был на бланке, форму которо- го за прошедшие годы поменяли, то дубликат подготовьте на бланке нового образца. Например, когда-то бланки сви- детельства о рождении имели твердую обложку и формат А5, а сейчас их дубликаты оформляют на стандартных бланках. На дубликате документа обязательно проставьте отмет- ку «ДУБЛИКАТ». Традиционно она располагается в правом верхнем углу первого листа документа. От копии дубликат отличается тем, что имеет статус подлинника, но с помет- кой «ДУБЛИКАТ». ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Копию и выписку вы как секретарь можете подготовить самостоятельно. 2. Дубликат подписывает тот сотрудник, который подписал исходный документ, поэтому вы сможете провести только технические операции с документом. 3. Юридической силой обладает только заверенная копия документа. На такой копии простав- ляют реквизиты, которые обеспечивают ее юридическую значимость. № 9, сентябрь 2019 23
Делопроизводство Как внести изменения в распорядительные документы организации Ирина МЕЛЕЩЕНЯ, эксперт по традиционному и электронному делопроизводству Из статьи узнаете: Какие формулировки использовать в тексте, когда вносите изменения Как внести изменения в распорядительные документы Как учесть изменения, которые внесли в распорядительные документы Как сформулировать заголовок к документу о внесении изменений Еще по этой теме Есть два способа внести изменения в распорядительные «Как работать документы. Какой из них выбрать — зависит от ситуации с приказами и количества изменений. В чем разница между ними — в организации: узнаете из статьи. В ней же расскажем, как правильно по материалам оформить изменения. вебинара», № 4, 2018 Когда в распорядительные документы 24 вносят изменения Есть три основные ситуации, в которых руководитель может поручить вам внести изменения в распорядительные доку- менты организации. Приняли нормативный или методический документ, или в организации издали новый ЛНА. Например, всту- пил в силу новый закон, поэтому в приказе нужно обновить ссылку — дать ее на новый нормативный акт. Или заменили e.sekretaria.ru
Работа с документами ЛНА организации, например, Правила внутреннего трудо- Еще по этой теме вого распорядка или Инструкцию по делопроизводству. «7 опасных ошибок в приказах: как исправить Произошли кадровые перестановки. Например, издали и не допускать», приказ о распределении полномочий между руководителями № 8, 2019 организации, но позже произошли кадровые перестановки: один сотрудник уволился, а на его место назначили ново- го. Если функционал уволенного сотрудника необходимо передать вновь принятому, не меняя суть приказа, издают новый документ, с помощью которого вносят изменения в уже действующий приказ или в приказы. Изменились бизнес-процессы или зафиксированный в документах порядок работы. Например, компания переходит на более современную систему электронного документооборота или бизнес-процесс, который поручили одному подразделению, понадобилось передать другому. Как внести изменения в распорядительные 25 документы Главное правило — чтобы изменить документ, нужно издать новый документ. Вносить даже незначительные исправле- ния в текст подписанного документа нельзя. В распорядительный документ изменения вносят доку- ментом такого же вида, то есть в приказ изменения вносят приказом, в распоряжение — распоряжением и т. д. Также поступают и в том случае, когда изменения вносят не в сам распорядительный документ, а в утверждаемую им инструк- цию, положение, перечень и т. п. Есть два способа внести изменения в распорядительный документ. Способ 1. Издать отдельный документ — приказ об изменениях. Этот способ используйте, если вносите в документ множественные изменения либо изменить необ- ходимо несколько документов по одному вопросу (с. 26). Способ 2. Включить пункт о внесении изменений в ранее изданные документы. Например, в распорядитель- ный документ, который издается по какому-либо вопросу (с. 27). № 9, сентябрь 2019
Делопроизводство Приказ об изменениях в несколько документов Общество с ограниченной ответственностью «Пирамида» (ООО «Пирамида») ПРИКАЗ № 47 15.06.2019 Москва О внесении изменений в приказы от 8 апреля 2018 г. № 42 и от 12 октября 2018 г. № 111 В целях совершенствования работы по контролю за исполнением поручений генерального директора и повышения исполнительской дисциплины работников ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Внести в приказ от 8 апреля 2018 г. № 42 «О мерах по повышению исполнительской дис- циплины» следующие изменения: 1.1. В пункте 1 слова «не позднее 10-го числа» заменить словами «не позднее 7-го числа». 1.2. В пункте 3 слова «не реже одного раза в месяц» заменить словами «один раз в неделю». 1.3. Дополнить пунктом 5.2 следующего содержания: «5.2. Оказывать методическую помощь структурным подразделениям по организации работы с распорядительными и информационно-справочными документами». 2. Внести в приказ от 12 октября 2018 г. № 111 «О премировании руководителей структур- ных подразделений» следующие изменения: 2.1. Предложение второе пункта 3 дополнить словами «состояние исполнительской дисци- плины в возглавляемом подразделении». 2.2. В пункте 4 слова «и представления заместителя генерального директора» исключить. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Смирнова И.П. Генеральный директор Александров П. Н. Александров При большом количестве изменений логичнее не вносить изменения в приказ или распоряжение, а сделать новую редакцию документа, отменив старую. Как оформить документ о внесении изменений В распорядительном документе об изменениях обратите внимание на два реквизита: заголовок и текст документа. 26 e.sekretaria.ru
Работа с документами Пункты об изменениях документа в приказе Общество с ограниченной ответственностью «Пирамида» (ООО «Пирамида») ПРИКАЗ 16.06.2019 № 61 Москва Об утверждении Положения «Об Управлении делами» В соответствии с приказом от 10 июня 2019 г. № 58 «Об изменении структуры и штатной численности Управления делами» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Положение об Управлении делами (прилагается). 2. Внести в приказ от 10 февраля 2018 г. № 23 «Об утверждении положений о структурных подразделениях» следующие изменения: 2.1. Пункт 1.3 признать утратившим силу. 2.2. В пункте 3 слова «и Управления делами» исключить. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора по общим вопросам Смирнова И.П. Генеральный директор Александров П. Н. Александров Заголовок к тексту. Этот реквизит должен передавать 27 краткое содержание документа. Его формулируют с пред- логами «О» или «Об», и отвечает он на вопрос «о чем?» (п. 5.17 ГОСТ-2016). Соблюдайте перечисленные в таблице на странице 28 рекомендации, когда составляете заголовки к текстам документов, которые вносят изменения в ранее изданные распорядительные документы. Если распорядительный документ издаете не с целью внести изменения в другие документы и этому вопросу в нем посвящаете только некоторые положения, заголовок № 9, сентябрь 2019
Делопроизводство Как сформулировать заголовок к тексту документа, который вносит изменения в ранее изданный документ Действия Формулировка заголовка Пример Вносите одно изме- «О внесении изменения в…». После этих «О внесении изменения в приказ нение слов укажите вид документа, в который вно- от 16 февраля 2019 г. № 24 “О назна- сите изменения, его дату, регистрационный чении ответственных за технику Признаете утративши- номер и заголовок. Формулируйте заголовок безопасности в каждом подраз- ми силу 1—2 струк- таким образом, независимо от того, какие делении”» турные единицы ранее изменения в ранее изданные документы изданного документа организации он вносит «О признании утратившими силу Вносите изменения «О признании утратившими силу…» или пункта 2 приказа “Об утверждении в два документа «О признании утратившим силу…». После Правил внутреннего трудового Вносите изменения этих слов укажите эти структурные едини- распорядка”» в три и более доку- цы — пункт, подпункт, абзац, предложение «О внесении изменений в при- мента Перечисляйте в заголовке документы, в кото- казы от 11 августа 2018 г. № 57 рые вносите изменения, в хронологическом и от 18 марта 2018 г. № 32» порядке «О внесении изменений в при- Формулируйте заголовок обобщенно казы в связи с утверждением Правил внутреннего трудового распорядка» Какие варианты изменений вносят в распорядительные документы Варианты Что сделать изменений Заменить Заменить слова, цифры в заголовке, тексте документа или в приложе- Исключить ниях к нему — Убрать слова, цифры, предложения из заголовка, текста документа Дополнить Редактировать или приложений к нему. — И сключить или признать утратившими силу пункты, абзацы и т. д. документа Дополнить словами, цифрами, предложениями заголовок, структурные элементы документа (пункты, абзацы и т. д.) или приложения к нему Изложить в новой редакции заголовок документа или приложений к нему, его пункты, абзацы и т. д. должен отражать основное содержание документа. Вклю- чать в заголовок информацию о том, что документ еще и вносит изменения в какие-либо документы, нет необхо- димости. 28 e.sekretaria.ru
Работа с документами Текст. Внести изменения в приказ или распоряжение — значит не только заменить отдельные слова, цифры или целые предложения на другие, но и исключить из документа элементы без замены, а также добавить новые. Подробнее — в таблице на странице 28. В констатирующей части текста распорядительного доку- мента дайте обоснование изменениям, которые вы вносите. Например, сошлитесь на нормативные документы, значимые факты или события. Распорядительную часть документа начните со слов «Внести в — вид, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту документа, в который вносятся изменения — сле- дующие изменения: ...». Пример. Внести в распоряжение финансового директора от 20 ноя- бря 2018 г. № 86-фр «Об утверждении Положения о премировании работников Финансового департамента» следующие изменения: … Укажите сначала структурную единицу документа, в кото- рую вносите изменения: пункт, подпункт и т. д., начиная с наименьшей, после опишите характер изменений. Как обосновать изменения, которые вносите в распорядительные документы Как обосновать изменения Примеры Сошлитесь на законодательный В связи с принятием Федерального закона от 18 марта 2019 г. акт, нормативно-правовой акт № 31-ФЗ «О внесении изменений в статью 15.3 Федерального вышестоящей организации или закона “Об информации, информационных технологиях и о защите изданный самой организацией информации”»… документ, принятием которого В соответствии с пунктом 3 приказа от 12 сентября 2018 г. № 63 вызвано внесение изменений «Об утверждении инструкции по делопроизводству»… Укажите цели, которые преследует В целях приведения приказов генерального директора в соответ- внесение изменений ствие с действующим законодательством… В целях совершенствования системы защиты персональных дан- ных работников… Перечислите факты или события, В связи с изменением структуры и штатной численности Финан- которые стали причиной изменений сового департамента… № 9, сентябрь 2019 29
Делопроизводство Какие формулировки использовать, когда вносите изменения в документы Что делаете Формулировки с документами Меняете слова — В пункте 3 слова «По окончании» заменить словами «В течение двух месяцев после окончания»; Меняете цифры — в третьем предложении пункта 5 слова «до 30 сентября» заменить словами Дополняете сло- «до 31 октября»; вами или цифрами Дополняете пред- — в пункте 6 слова «служба документационного обеспечения управления» заме- ложениями нить словами «Управление делами» в соответствующих падежах Дополняете абза- цами — В пункте 3 приложения к приказу цифры «3—5» заменить цифрами «2—10»; — в пункте 5.3 приложения к приказу слова «более 250 листов» заменить словами Признаете утратив- шими силу пункты «более 200 листов» Излагаете текст — Пункт 3 после слова «передается» дополнить словами «для уничтожения»; в новой редакции — первое предложение абзаца второго пункта 7.3 после слов «внутренней описи» Излагаете таблицу в новой редакции дополнить словами «по специальной форме» Пункт 8.12 дополнить новым предложением следующего содержания: «...и обе- спечить контроль за проведением проверки» — П ункт 3.11 дополнить новым абзацем следующего содержания: «При частичном оформлении дела внутренняя опись документов дела может не составляться»; — п одпункт «а» пункта 7 дополнить новым абзацем шестым следующего содер- жания: «иные заявления (в хронологическом порядке)» Пункт 4 признать утратившим силу Пункт 2 изложить в следующей редакции: «Начальнику отдела кадров Неверовой И.П. совместно с главным бухгалтером Векшиной О.С. подготовить предложения о...» В таблице в приложении № 2 название графы 4 изложить в следующей редакции: «Номер тома (части тома)» В таблице в приложении № 3: графу 1 считать графой 2; дополнить новой графой 1 «№ п/п» Формулировки, которые Оформляйте изменения отдельными пунктами, если нужно использовать, одним документом хотите внести изменения в несколько. когда вносите изменения в документы, найдете Пример. в таблице 1. Внести в приказ от 19 августа 2019 г. № 67 «Об утверждении Поло- жения о Финансовом департаменте» следующие изменения: … 2. Внести в приказ от 30 апреля 2019 г. № 39 «Об утверждении Поло- жения о Юридическом департаменте» следующие изменения: … 3. Внести в приказ от 10 июня 2019 г. № 47 «Об утверждении Положе- ния о Департаменте маркетинга» следующие изменения: … 30 e.sekretaria.ru
Работа с документами Если структурную единицу документа нужно существен- Полезный совет но изменить или изменения в нее вносили уже неоднократно, Заключайте в кавычки изложите пункты или подпункты в новой редакции. текст, который изменяете или заменяете Последовательно излагайте изменения, которые вноси- те: в начале по порядку перечислите изменения, которые вносите в текст распорядительного документа, и только затем — изменения, которые вносите в приложения к нему. Как учесть изменения, которые внесли в распорядительные документы О том, что внесли изменения в документ, сделайте запись в учетных формах, например, в журнале регистрации Журнал регистрации приказов организации Дата Регистра- Краткое Кто Исполнитель Рассылка Примечания ционный содержание подписал номер 12 3 4 56 7 … 31.07.2019 201 О создании комиссии Директор Секретарь Бухгал- Измене- по устранениюпослед- СерегинВ.П. канцелярии терия, ния — приказ ствий производствен- Черепано- отдел от 23.09.2019 ной аварии в цехе № 1 ва М. А. кадров, № 254 АХО … 23.09.2019 254 О внесении изменений Директор Секретарь Бухгал- в приказ от 31.07.2020 СерегинВ.П. канцелярии терия, № 201 «О создании Черепано- отдел комиссии по устра- ва М. А. кадров, нению последствий АХО производственной аварии в цехе № 1» № 9, сентябрь 2019 31
Делопроизводство Еще по этой теме приказов. В сам оригинал распорядительного документа «Как внести изменения исправления вносить нельзя. в локальные нормативные акты Если используете журнальную форму регистра- в конце года», ции документов. Предусмотрите дополнительную графу № 11, 2017 в бумажном или электронном журнале. Указывайте в ней по мере внесения изменений в распорядительные доку- менты необходимую информацию, например, в разделе «Примечания». Если в организации есть СЭД. Внесите пометки в элек- тронные регистрационные карточки распорядительных доку- ментов, которые вы изменили. Проставьте ссылки на доку- менты, которыми вы внесли в них изменения. Пропишите, как вносить изменения в распорядитель- ные документы и правила их оформления в ЛНА органи- зации, например, в Инструкции по делопроизводству или в Положении о документообороте. От того, насколько четко и подробно вы пропишете, как вносить изменения в рас- порядительные документы, зависит многое. Сотрудники организации будут знать, как оформлять изменения в рас- порядительных документах в разных ситуациях, тратить на это меньше времени и допускать меньше ошибок. Кроме того, они перестанут использовать неактуальные версии документов, зная, в каких учетных формах искать инфор- мацию об изменениях. ВАЖНЫЕ ВЫВОДЫ 1. Чтобы изменить документ, нужно издать новый документ. Вносить даже незначительные исправления в текст подписанного документа нельзя. 2. В распорядительный документ изменения вносите документом такого же вида, то есть в при- каз изменения вносите приказом, в распоряжение — распоряжением и т. д. Есть два способа внести изменения в распорядительные документы. 3. Определите, каким образом будете учитывать изменения в распорядительные документы, и закрепите это в локальном нормативном акте, например, в Инструкции по делопроиз- водству. 32 e.sekretaria.ru
Делопроизводство Задание № 9. Как составить выписки из протокола совещания Валентина АНДРЕЕВА, Разберитесь с ситуацией ниже и определите ошибки. Пра- профессор кафедры вильный ответ с разбором ошибок найдете в следующем трудового права и права номере. социального обеспечения Российской академии Ситуация. Секретарь Данилова Н.А. работает в орга- правосудия, к. и. н. низационном отделе ООО «Техпомощь». Одна из ее обя- занностей — вести протоколы еженедельных совещаний Подробнее о том, как дирекции. На совещаниях обсуждают важные вопросы, оформлять выписки которые связаны с перспективами развития организации, из документов, читайте совершенствованием технологических процессов, решением в статье «Копия, выписка проблем управления персоналом и др. и дубликат: в чем разница и как их правильно На очередном совещании рассматривали вопросы о том, оформить» как применять цифровые технологии в нескольких струк- на странице 12 турных подразделениях и как заменить отдельные виды бумажных документов на электронные. Четвертым пун- ктом в повестке дня совещания стоял вопрос о переходе к электронной форме расчетного листка. После оформления протокола совещания руководитель организации поручил секретарю подготовить выписки vk.com/sekretariat_ru 34 e.sekretaria.ru
Практикум Задание практикума. Выписка из протокола совещания Общество с ограниченной ответственностью «Техпомощь» (ООО «Техпомощь») ВЫПИСКА № 26 из протокола совещания 10.07.2019 Председательствующий — Абрамов А.П. Секретарь — Данилова Н.А. О переходе на электронную форму расчетного листка СЛУШАЛИ: Матвеева Ю.А. — предложил перейти на электронную форму расчетного листка по зара- ботной плате с 01.09.2019. Отметил, что это не противоречит требованиям трудового законо- дательства. ПОСТАНОВИЛИ: Главному бухгалтеру Мироновой И.Н. и начальнику отдела кадров Годунову И.Ю. до 01.08.2019 подготовить предложения по переходу на электронную форму расчетного листка по заработной плате. Председательствующий Абрамов А.П. Абрамов Секретарь Данилова Н.А. Данилова из протокола и передать их главному бухгалтеру и началь- 35 нику отдела кадров. В выписки нужно было включить информацию по обсуждению четвертого пункта повестки дня и принятые решения. Секретарь оформила выписку из протокола в двух экземплярах. Определите: — можно ли заменить бумажную форму расчетного лист- ка по заработной плате электронной формой; — правильно ли был составлен текст выписки из про- токола; — какие реквизиты отсутствуют в выписке из протокола. № 9, сентябрь 2019
Делопроизводство Задание № 8. Ответы Валентина АНДРЕЕВА, Публикуем ответ на практикум № 8 — разбираем ошибки. профессор кафедры трудово- Проведение диспансеризации работников регулирует законо- го права и права социального дательство в сфере охраны здоровья (ч. 1 ст. 185.1 ТК). Чтобы обеспечения Российской ака- пройти диспансеризацию, работник должен написать заявление демии правосудия, к. и. н. и указать день, когда он хочет отсутствовать. Однако этот день работник не может выбрать сам. Закон требует согласовать дату диспансеризации с работодателем (ч. 3 ст. 185.1 ТК). Поэтому, предложив перенести дату диспансеризации, руководитель не ущемил права секретаря Рыбаковой О.П. На время диспансеризации за работником сохраняется средний заработок. Для его выплаты рекомендуем оформить приказ об освобождении сотрудника от работы. Такой приказ закон прямо не предусматривает, но он необходим, чтобы подтвердить, что работник проходил диспансеризацию. Приказ о диспансеризации по содержанию относится к приказам по личному составу, поэтому его оформляет и регистрирует кадровая служба или сотрудник, который отвечает за кадровое делопроизводство. Как правило, кадровые приказы индексируют, добавляя к номеру буквенное обозначение. Место составления приказа указывают полностью (п. 13 ГОСТ Р 7.0.97-2016). В приказе был неверно сформулирован заголовок к тексту. Работода- тель не может направлять работника на диспансеризацию. Он должен освободить сотрудника от работы для того, чтобы тот прошел диспансеризацию. Аналогичная ошибка была и в пункте 1 текста приказа. В служебных документах нельзя использовать неофици- альные и неоговоренные сокращения законодательных актов. В пунктах приказа нет информации о должностных лицах, которые отвечают за их исполнение. Кроме того, эти лица должны ознакомиться с приказом. Отметки об этом тоже нет. Сравните неправильный и правильный варианты оформ- ления приказа о направлении работника на диспансеризацию на страницах 37—38. 36 e.sekretaria.ru
Практикум Неправильный вариант приказа о направлении секретаря на диспансеризацию Общество с ограниченной ответственностью «Информсистемы» (ООО «Информсистемы») ПРИКАЗ № 73 17.06.2019 Московская обл., г. Красногорск О направлении на диспансеризацию секретаря Рыбаковой О. П. В соответствии с заявлением секретаря Рыбаковой О. П. с просьбой о предоставлении ей возможности прохождения диспансеризации, резолюцией генерального директора, про- ставленной на заявлении, и на основании ст. 185.1 ТК ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Направить секретаря Рыбакову О. П. на прохождение диспансеризации 05.07.2019. 2. Выплатить секретарю Рыбаковой О. П. средний заработок за 05.07.2019. Генеральный директор Петровский Ю. Н. Петровский О. П. Рыбакова С приказом ознакомлена: Секретарь Рыбакова 17.06.2019 В дело № 04-15 за 2019 г. Специалист по управлению персоналом кадровой службы Сидорова 17.06.2019 № 9, сентябрь 2019 37
Делопроизводство Пример правильно оформленного приказа об освобождении сотрудника от работы для прохождения диспансеризации Точно сформулировали Указали полностью место Зарегистрировали как кадровый приказ и добавили в номер буквенное обозначение заголовок к тексту приказа составления приказа Общество с ограниченной ответственностью «Информсистемы» № 112-к (ООО «Информсистемы») ПРИКАЗ 17.06.2019 г. Красногорск Московской обл. Об освобождении от работы секретаря Рыбаковой О.П. для прохождения диспансеризации В соответствии с заявлением секретаря Рыбаковой О.П. с просьбой о предоставлении ей возможности прохождения диспансеризации, резолюцией генерального директора, проставленной на заявлении, и на основании статьи 185.1 Трудового кодекса Российской Федерации ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Освободить от работы секретаря Рыбакову О.П. для прохождения диспансеризации 05.07.2019. Ответственный — руководитель кадровой службы Макарова Т.П. 2. Выплатить секретарю Рыбаковой О.П. средний заработок за 05.07.2019. Ответствен- ный — главный бухгалтер Егорова О.Ю. Генеральный директор Петровский Ю.Н. Петровский С приказом ознакомлены: руководитель кадровой службы Макарова 17.06.2019 Т.П. Макарова главный бухгалтер Егорова 17.06.2019 О.Ю. Егорова секретарь Рыбакова 17.06.2019 О.П. Рыбакова В дело № 04-15 за 2019 г. Специалист по управлению персоналом кадровой службы Сидорова 17.06.2019 Дали полное Добавили визы Добавили ответственных Переформулировали наименование ознакомления за исполнение пунктов первый пункт приказа нормативного акта сотрудников с приказом приказа 38 e.sekretaria.ru
Вопрос – ответ Как зарегистрировать входящий документ и проставить отметку о поступлении Каким должен быть номер входящего письма? Где и как проставить отметку о поступлении? Светлана, секретарь руководителя Зарегистрировать документ — значит проставить на нем Отвечает индекс и зафиксировать так факт его создания или посту- Мария АЛХУТОВА, пления. Если на документе есть регистрационный номер, эксперт в сфере это говорит о том, что он находится под контролем. делопроизводства и архивного дела Индекс или регистрационный номер документа состо- ит из порядкового номера в пределах группы документов, Еще по этой теме которую вы регистрируете, например входящие документы. «Основные виды писем: Его дополняют по усмотрению организации цифровыми или конструктор, который буквенными кодами. Так, при регистрации служебных писем упростит работу к порядковому номеру документа добавляют: индекс дела с текстами», № 11, 2018 по номенклатуре дел, а при необходимости — код докумен- та по тематическому классификатору, код корреспондента, должностного лица и др. Пример. Письмам, как правило, присваивают сложные номера из нескольких частей. Это необходимо, чтобы разделить всю пере- писку на отдельные группы, что облегчит поиск документа. Индекс входящего письма может иметь следующую структуру: порядковый номер с начала календарного года / номер дела по номенклатуре дел / код по классификатору корреспондентов / код по классификатору направлений деятельности. Например: 263/06-18/15/0711. Индекс на письме может быть и короче: № 143/01-05/17 или 1255/05-12. Когда вы регистрируете входящие документы, соблюдай- те принцип однократной регистрации в день поступления. № 9, сентябрь 2019 39
Делопроизводство Еще по этой теме На документах проставьте отметку о поступлении. Разме- «Как написать письмо- стите ее по требованиям ГОСТ Р 7.0.97-2016 из пункта 5.27 претензию и ответить в правом углу нижнего поля первого листа документа. на него?», № 2, 2017 Такая отметка включает: дату поступления и входящий регистрационный номер документа: Вх. № 1238/04-11 от 01.08.2019. Отметку о поступлении документа можно проставить от руки или с помощью штампа. В штампе укажите наиме- нование организации, а также индекс входящего документа и дату его поступления. Их дописывают от руки или ставят с помощью нумератора и датера. В отдельных случаях, помимо даты, также ставят время поступления докумен- та — часы и минуты. С даты, которая указана в отметке, начинают считать срок исполнения документа. Порядок обработки входящих документов, включая их регистрацию, пропишите в локальном нормативном акте вашей организации, например в Инструкции по дело- производству. Если у вас в организации такого ЛНА нет или вы только начали его разрабатывать, можно руковод- ствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016 и другими нормативными документами, например Примерной инструкцией по дело- производству в государственных организациях (утв. при- казом Росархива от 11.04.2018 № 44). Регистрировать нужно не все входящие документы, а только те, которые требуют учета, исполнения или исполь- зования в справочных целях. Отметки о поступлении документа ООО «Лира» «23» июля 2019 г. вх. № 348/05-03 ООО «Лира» Вх. № 348 «23» июля 2019 г. 40 e.sekretaria.ru
Вопрос – ответ Перечень документов, которые не нужно регистрировать Примерный перечень документов, которые не регистрируют в делопроизводственном подразделении 1. Сводки и информация, присланные для сведения. 2. Учебные планы и программы. 3. Рекламные извещения, программы совещаний, конференций. 4. Прейскуранты. 5. Технические условия. 6. Претензии. 7. Поздравительные письма. 8. Пригласительные билеты. 9. Бухгалтерские документы. 10. Планово-финансовые документы. 11. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени). 12. Формы статистической отчетности. 13. Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично». 14. Объяснительные записки. 15. Арбитражные и исковые документы и др. Кто и когда должен делать приказ о номенклатуре дел Когда делать приказ о создании сводной номенкла- туры дел и кто его должен составлять? Ирина, секретарь руководителя Оптимальное время составлять приказ о создании номен- Отвечает клатуры дел — сентябрь. Если номенклатура уже была Евгения КОЖАНОВА, в организации, то в ближайшие три месяца ее нужно уточ- эксперт по традиционному нять и утверждать на следующий год. и кадровому делопроизводству Если номенклатуры не было, то за это время можно подготовить и утвердить проект номенклатуры. В обоих № 9, сентябрь 2019 41
Делопроизводство Еще по этой теме случаях номенклатура дел начнет действовать с 1 января «Три ошибки следующего календарного года. в номенклатуре дел, которые допускают Приказ о создании номенклатуры дел должен иници- 80% секретарей», ировать тот работник, который будет создавать сводную № 12, 2018 номенклатуру дел из номенклатур структурных подраз- делений. Обычно это секретарь руководителя или руко- водитель делопроизводственного подразделения. Приказ по основной деятельности поможет вам требовать от коллег информацию, которая понадобится, чтобы составить или уточнить номенклатуру дел. Приведем пример приказа о номенклатуре дел. Приказ о создании номенклатуры дел Акционерное общество «Перспектива» (АО «Перспектива») ПРИКАЗ № 123 01.08.2019 Москва О создании номенклатуры дел Во исполнение пунктов 4.14, 4.18 Правил организации хранения, комплектования, уче- та и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Помощнику генерального директора Соловьевой А.А. подготовить и представить мне на утверждение проект номенклатуры дел АО «Перспектива» на 2020 год до 16.12.2019. 2. Начальникам структурных подразделений предоставлять информацию по запросам Соло- вьевой А.А., связанным с выполнением пункта 1 настоящего приказа, в установленные сроки. 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой. Генеральный директор Орлов В.В. Орлов Соловьева Анна Анатольевна +7 (123) 456-78-90, 01-20 42 e.sekretaria.ru
ЕдсоавлнчеыииетсстмоклкоеиюигйхелднпицеорейЖплолроогаиертпгк,сриетФ лорясормесунгеыдтбдсешокеаи волоснва,ессыенатвмсмн,оььыычебтртйбсоилодоекжеилбхазненны-аесеийкн-ни.ейр Информационные технологии Siri, «Алиса» или Google Ассистент: как повысить эффективность с голосовым помощником 44 Виктор ПОДВОЛОЦКИЙ, IT-специалист Вопрос – ответ Как отсекать нежелательные звонки на мобильный 52
Информационные технологии Siri, «Алиса» или Google Ассистент: как повысить эффективность с голосовым помощником Виктор ПОДВОЛОЦКИЙ, IT-специалист Из статьи узнаете: Как ассистент поможет планировать время Какую информацию ассистент найдет в интернете Как быстро работать с контактами и сообщениями Как добавлять заметки и составлять списки дел Еще по этой теме Вам больше не нужно открывать мобильные приложения, «Как учитывать расходы набирать текст вручную или записывать от руки. Чтобы и доходы руководителя быстро найти нужную информацию, планировать время, соз- с помощью мобильных давать напоминания, достаточно голосом дать команду приложений», № 8, 2019 ассистенту. Расскажем о возможностях трех популярных голосовых помощников: Siri от Apple, «Ассистента» от Google и «Алисы» от Яндекса. Ассистент Siri доступен только для платформы iOS. Google Ассистент и «Алиса» работают на устройствах Android и iOS. Как запустить голосового ассистента Чтобы начать работать с голосовым ассистентом, откройте его приложение, нажмите кнопку активации и произнесите команду. Список базовых команд — в таблице. Вы также можете запустить ассистента голосом — для этого включите такую функцию в настройках. Помощник Siri активируется 44 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет Список базовых команд для голосовых ассистентов Команда Голосовой помощник «Алиса» Siri Google Ассистент Найти информацию в Сети Узнать погоду Узнать новости Создать заметку Создать список дел x Создать напоминание Добавить событие в календарь Завести будильник x Позвонить x Написать сообщение x Написать письмо x x Проверить почту x Прочитать уведомления x Найти место на карте Проложить маршрут x Показать фото на смартфоне x Открыть приложение фразой «Эй, Сири», Google Ассистент — командой «Ок, Google». 45 Чтобы запустить «Алису» голосом, произнесите «Слушай, Алиса». Если вы разрешите ассистенту слушать вас посто- янно, чтобы запускать его только голосом, смартфон будет разряжаться быстрее из-за активных микрофонов. Прежде чем произнести запрос голосовому ассистенту, убе- дитесь, что нет посторонних звуков. Произносите команды как можно ближе к микрофону. Запросы проговаривайте четко. Как найти информацию с ассистентом На простые вопросы голосовой ассистент ответит самосто- ятельно, а на сложные предложит информацию с одного № 9, сентябрь 2019
Информационные технологии Рис. 1. Поиск фото президента Рис. 2. Поиск на Википедии статьи Рис. 3. Поиск видеоинструкции Sony в Google Ассистенте о VPN в «Алисе» настройки принтера HP в Siri Еще по этой теме из сайтов поисковой выдачи. Siri даст ответ внутри прило- «Как мобильные жения или откроет сайт через браузер Safari, Google Асси- приложения помогут стент использует свой поисковик и браузер Chrome, «Алиса» организовать поездку откроет поиск в приложении «Яндекс». руководителя», № 6, 2018 Ассистент озвучит ответы на несложные вопросы — о погоде, времени и т. д. Примеры запросов: 46 — Какая завтра погода в Москве? — Сколько времени в Лондоне? — Что такое аутплейсмент? Если вы задали слишком сложный вопрос, ассистент попытается что-то найти в интернете и покажет результаты, не проговаривая их. Чтобы облегчить ему задачу, укажите тип нужного контента или сайт, где искать. Например, попросите найти фото, информацию на сайте Wikipedia или видеоинструкцию: — Покажи фото президента Sony (рис. 1). — Найди на Википедии VPN (рис. 2). — Покажи мне видеоинструкцию настройки принте- ра HP (рис. 3). e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет Рис. 4. Вычисления, конвертация Рис. 5. Создание заметки в Google валют и величин в «Алисе» Ассистенте Голосовой ассистент может конвертировать валюту, Еще по этой теме переводить одни величины в другие или что-то посчитать. «Какие приложения Примеры таких запросов (рис. 4): для Android помогут в работе с задачами, — Переведи 350 долларов в рубли. списками и заметками?», — Сколько сантиметров в дюйме? № 1, 2018 Как добавить заметки и составить списки Ассистенты Siri и «Алиса» умеют добавлять заметки и создавать списки дел. Google Ассистент списки дел пока не поддерживает. Как добавить заметку. Произнесите две последова- тельные команды. Например, скажите: «Создай заметку» или «Сделай заметку». Затем произнесите текст заметки: — Создай заметку: «Анастасия Павловна с 15 октября уходит в отпуск» (рис. 5). — Добавь заметку: «Прочитать последние изменения в трудовом законодательстве». № 9, сентябрь 2019 47
Информационные технологии Рис. 6. Создание списка дел Рис. 7. Все мероприятия в Google в Siri Календаре Еще по этой теме Siri добавляет заметки в стандартное приложение «Кален- «Какие приложения дарь», Google Ассистент — в Gmail или Google Keep, а «Али- для iPhone помогут са» — в веб-сервис «Яндекс.Календарь». Если вы использу- в работе со списками ете Siri или «Алису», можете открыть заметки с помощью и задачами?», голосовой команды, сказав: «Покажи все заметки». № 12, 2017 Как составить список дел. Ассистенты Siri и «Алиса» умеют создавать списки дел, которые сохраняются с при- вязкой к календарю. Активируйте ассистента и скажите: «Создай список дел». Затем он попросит вас произнести то, что нужно добавить. Например: — Создай список дел: купить билеты на самолет, забро- нировать гостиницу, заказать такси (рис. 6). — Создай список покупок: бумага A4, папки, синие ручки. Как спланировать время Если вы ведете график встреч и предстоящих мероприятий руководителя, добавляйте события при помощи голосового 48 e.sekretaria.ru
Компьютер и интернет Рис. 8. Добавление и отмена Рис. 9. Включение и отключение напоминания в «Алисе» будильника в Siri ассистента. Ассистент также сможет добавить напоминания Еще по этой теме о важных делах и установить будильник. «Какие мобильные приложения помогут Как запланировать встречу. Произнесите команду сканировать и хранить и укажите время, например: «Добавь встречу на завтра визитки?», № 5, 2019 в 12». Siri после такой команды внесет запись в календарь и уточнит текущий график. Google Ассистент добавит меро- приятие в Google Календарь и спросит его название. «Али- са», услышав в таком запросе время и дату, внесет запись в список дел в «Яндекс.Календаре». Откорректировать его можно вручную. Попросите показать ваш график, и асси- стент выведет на экран все события (рис. 7). Как добавить напоминание. Назовите то, о чем нуж- но напомнить, а также укажите время и день. Например: «Напомни мне завтра в 12.00 позвонить курьеру». Чтобы отменить напоминание, скажите: «Отмени напоминание на завтра в 12.00» (рис. 8). Как установить будильник. Произнесите команду, например: «Заведи будильник на 6 утра». По команде «Отмени будильник» Siri сразу выключит нужный (рис. 9). № 9, сентябрь 2019 49
Информационные технологии Рис. 10. Просмотр пропущенных Рис. 11. Поиск ближайших Рис. 12. Определение времени в пути вызовов в Siri гостиниц в «Алисе» и расстояния в Google Ассистенте Обратите внимание! Ассистенты от Google и Яндекса откроют приложение «Часы», Если у вас несколько чтобы вы отключили будильник или будильники вручную. одноименных контактов Перейти к этому приложению можно по команде «Покажи или у одного контакта мои будильники». несколько номеров, ассистент спросит, Как управлять контактами и сообщениями по какому номеру позвонить Чтобы быстро перейти к сообщениям или сделать звонок, используйте подобные команды: — Покажи мои сообщения. — Позвони Александру. — Позвони по номеру 8 (925) 435-22-89. Siri может зачитывать текстовые сообщения и распозна- вать более точные запросы. Например, скажите: «Позвони начальнику». Если контакта с таким именем нет в теле- фонной книге, Siri спросит, как его зовут, и свяжет это имя с контактом. Другие примеры запросов: — Прочитай мои сообщения. 50 e.sekretaria.ru
Search
