Справочник кадровика

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru в должностной инструкции. Поэтому так С ними можно ознакомиться на корпоратив- важно прописать в ней четкие требова- ном портале. Работница выбрала должность ния к квалификации. «менеджер проекта». Однако у претен- дентки отсутствовали необходимый опыт ра- Если затрудняетесь с принятием ре- боты и навыки: высшее образование в сфе- шения, то проведите аттестацию. Компа- ре маркетинга, стаж работы не менее 3 лет нии, на которых не распространяются и др. Другие вакантные должности сотруд- нормы о порядке проведения аттеста- ница рассматривать отказалась. В результа- ции, вправе установить критерии оценки те была уволена. По мнению Медведевой, ра- самостоятельно, закрепив в ЛНА письмо ботодатель не учитывал преимущественное Минтруда от 28.09.2017 №14-2/В-876 При этом рекоменду- право на оставление на работе. Суд признал ем оценивать квалификацию работника увольнение законным, поскольку из штатного коллегиально. расписания исключили структурное подраз- деление, в котором не было аналогичных Кому предложить вакансию, если должностей ч. 1 ст. 179 ТК Поэтому вопрос о пре- претендентов несколько. Закон имущественном праве не стоял. Сравнивать не определяет, в каком порядке предла- квалификацию и производительность работни- гать работу. Главное – не допустить ков можно только по сходным должностям. в этом вопросе дискриминацию. Апелляционное определение Московского городского суда от 22.01.2020 по делу Оценивать квалификацию приходит- № 33-3151/2020 ся в том случае, если вы предлагаете со- труднику вышестоящую должность и со- Если несколько работников выбра- мневаетесь, справится ли он с новыми ли вакантную должность, в этом слу- обязанностями. А также, когда на ва- чае работодатель самостоятельно оцени- кантную должность претендуют сразу вает не только уровень квалификации, несколько сокращаемых работников. но и деловые качества и практические навыки каждого. Затем принимает ре- Последнее важно не путать с правом шение, кому из них предложить перевод. преимущественного оставления на ра- Неподходящему отказывают по причине боте, когда в первую очередь предлага- несоответствия требованиям вакантной ют вакансии работникам, обладающим должности. Часто это касается выше- этим правом ст. 179 ТК Сравнивать квали- стоящих должностей. Оценив квалифи- фикацию можно только по схожим долж- кацию работника, компании предла- ностям и трудовым функциям, напри- гают такие вакансии добровольно или мер, когда в одном отделе сокращают не предлагают совсем апелляционное определение несколько единиц по одной должности. Если речь идет о нескольких претенден- Красноярского краевого суда от 19.06.2019 по делу № 33-8456/2019 тах на разных должностях, то преимуще- ственное право не определяют. Судебное решение. Увольнение работни- ка, которому не предложили вакантную Судебное решение. Должности в других должность, правомерно. Работодатель подразделениях не являлись аналогичны- сам определяет, кому из претендентов ми. Оснований для определения преиму- предложить перевод на вакантную долж- щественного права не было. ность. Медведеву уведомили о предстоящем сокра- Работник обратился в суд, поскольку считал, щении по п. 2 ч. 1 ст. 81 Трудового кодекса, что при сокращении компания не предложи- а также приложили документ с процедурой подбора персонала на вакантные должности. 49

ПРА К Т И К А ла ему все имеющиеся вакантные должности. если в компании открыта только вакан- Речь идет о вышестоящих должностях. Впо- сия уборщицы или дворника. Поэтому следствии на них перевели других сокраща- он вправе рассмотреть все нижестоящие емых работников, поэтому больше он на них должности и нижеоплачиваемую работу. не мог претендовать. В ходе рассмотрения де- Помните, что если сотрудник откажется ла суд установил, что квалификация работ- от перевода на нижестоящую должность, ника не соответствует требованиям, установ- вы уволите его без последствий. А вот ленным для вакантной должности: отсутствует если не предложите нижестоящую долж- высшее образование, непрерывный стаж рабо- ность, восстановится сотрудник в своей ты по специальности не менее 3 лет и др. Это прежней должности. освобождает работодателя от обязанности предлагать перевод на эту должность. Судебное решение Апелляционное определение Московского До увольнения по сокращению работник тру- г­ ородского суда от 10.05.2017 дился в ООО в должности директора. Ему лишь по делу № 33-17672/2017 один раз предложили на выбор список вакант- ных должностей. Он обратился в суд, посколь- Нужно ли работнику предлагать ку знал, что компания предложила ему не все должности, на которые он заведомо открытые вакансии. На тот момент это были не согласится. Что врач не сможет ра- должности начальника и заместителя отдела ботать дворником, а дворник возглавлять кадров, кладовщика и дворника. компанию, кажется весьма очевидным. Вакансии в отделе кадров ему не предложили, поскольку квалификация работника не соот- Закон не обязывает предлагать ва- ветствует требованиям. А должности дворника кантные должности, которые не соот- и кладовщика вывели позднее из штата. ветствуют квалификации работника, Суд первой инстанции и апелляция поддержа- требуют специальных знаний и навы- ли работника. Предложение на перевод долж- ков или переквалификации определение пя- но включать все вакансии с учетом квалифи- кации и состояния здоровья сотрудника, в том того кассационного суда общей юрисдикции от 12.11.2019 № 88-138/2019 числе нижестоящие и нижеоплачиваемые. Апелляционное определение Кемеровского Мы не вводим сотрудника в заблуждение, областного суда от 01.10.2019 по делу заведомо зная, что он не подходит апелляци- № 33-10488 онное определение Московского городского суда от 24.07.2015 Поэтому, если вы не уверены в квали- фикации работника, покажите ему мак- № 33-24627/2015 симально широкий перечень вакантных должностей, чтобы он сам мог выбрать С другой стороны, нужно предложить подходящую. Так вы снизите риски его об- все имеющиеся вакантные должности ращения в суд. Как видите, сотрудники в данной местности с учетом квалифи- часто жалуются на то, что им предложили кации и состояния здоровья сотрудника, не все вакансии. в том числе и нижестоящие ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК Даже у судов нет единого мнения Если работник остановит свой выбор на этот счет. на вышестоящей должности или более высокой квалификации, организуйте со- Работодатели не предлагают нижесто- беседование, тестирование апелляционное опре- ящие должности и нижеоплачиваемую работу квалифицированным сотрудни- деление Московского городского суда от 10.07.2018 № 33-30499 кам. Потому что знают, что они не согла- сятся. Однако, по мнению судов, именно ра- ботник должен принять решение, под- ходит ему эта работа или нет, даже 50

ДОКУМЕНТЫ Номенклатура дел: обновите и утвердите документ на 2021 год  52 У работника две трудовые книжки – действия кадровика   60......................................................................................... 64Документы, которые в 2021-м нужно передать в архив или уничтожить  ...................................

ДОКУМЕНТЫ Номенклатура дел: обновите и утвердите документ на 2021 год ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 3 Какие документы добавить в номенклатуру дел 1 Почему не обойдетесь без номенклатуры в 2021-м 4 С кем согласовать номенкла- туру и как ее утвердить 2 Какие документы оставить в номенклатуре дел 52

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Даже если ваша компания не входит в список источников 1 комплектования архивных документов государственных и муни- ципальных архивов, без номенклатуры дел не обойдетесь. января – дата введения Представьте ситуацию: вам поручили составить отчет, подго- номенклатуры дел товить доказательства в суд, ответить на вопрос руководителя, компании на 2021 год оформить справку для работника и т. д. Сколько времени займет поиск документов, если в компании их складывают куда придет- ся! Чтобы быстро находить документы, нужна удобная система хранения. Учесть, упорядочить и правильно хранить документы поможет номенклатура дел. Без номенклатуры также не сможете исполнить требова- ние Закона об архивном деле, по которому должны обеспечить сохранность документов по личному составу в течение срока их хранения ч. 1 ст. 17 Закона об архивном деле Нарушите требование, директо- ра оштрафуют на 5 тыс. руб., компанию – на 10 тыс. ст. 13.20 КоАП Как составить В крупных компаниях общую номенклатуру формируют подраз- деления, которые организуют работу с документами: архив, отдел делопроизводства, секретариат. В небольших компани- ях это может быть специалист, отвечающий за документооборот, например, секретарь. Они организуют подготовку номенклатуры дел компании, уста- навливают сроки, когда подразделения должны представить свои номенклатуры. Сроки и прядок подготовки номенклатуры компания может предусмотреть в локальном акте, например, в Инструкции по де- лопроизводству. Чтобы начать работу над проектом номенклату- ры, директор может издать приказ по основной деятельности. Если формируете номенклатуру дел отдела кадров впервые, изучите состав и содержание всех документов, которые уже офор- мили или планируете оформлять в отделе. Чтобы определить перечень необходимых документов, ориентируйтесь на устав компании, положение об отделе и другие локальные акты, пла- ны, отчеты и т. д. Если обновляете номенклатуру на следующий год, ориентируй- тесь на текущий документ и дела, которые фактически сформиро- вали на конец года. Проверьте и обновите сроки хранения доку- ментов в соответствии с Перечнем, который Росархив утвердил приказом от 20.12.2019 № 236. Внести новые документы, которые стали обязательными за последний год. Это может быть связа- но с изменениями в законе, появлением новых направлений дея- тельности компании, созданием новых структурных подразделе- ний и т. д. 53

ДОКУМЕНТЫ Пример С 1 января 2020 года ввели новый отчет СЗВ-ТД. Конкретизируйте заголовок дела о передаче отчетности в ПФР, если не сделали этого раньше. Он может называться, например, так: «Отчетная документация для ПФР (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и др.)». Отчет СЗВ-ТД вы обязаны подавать в электронном виде, если в компании работает больше 25 человек, поэтому сделайте пометку об этом в строке «Примечание». Документы, которые обязаны или хотите вести в электронном виде, може- те выделить в отдельный раздел номенклатуры, тогда назвать дело с отчетом СЗВ-ТД можно, например, так: «Сведения о трудовой деятельности работни- ков». Чтобы в отдельном деле хранить уведомления о выборе формы трудовой книжки и заявления работников, которые сделали свой выбор, в номенкла- туре предусмотрите «Документы о праве работников выбрать форму трудо- вой книжки (уведомления работодателя, заявления работников о выборе электронных сведений о трудовой деятельности или бумажной трудовой)». Приказ о подготовке проекта номенклатуры дел на 2021 год Акционерное общество «Мир» (АО «Мир») ПРИКАЗ 08.12.2020 № 183 Москва О подготовке проекта номенклатуры дел на 2021 год В целях систематизации документов, образующихся в деятельности АО «Мир», качественного формиро- вания документального фонда общества, обеспечения сохранности документов в течение срока их хранения, организации и проведения экспертизы ценности документов при выделении их к уничтожению ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Руководителям структурных подразделений в срок до 22 декабря 2020 года подготовить номенклатуру дел структурных подразделений на 2021 год, руководствуясь разделом 7 Инструкции по делопроизводству АО «Мир». 2. Начальнику службы делопроизводства Морозовой А.А. в срок до 25 декабря 2020 года подготовить проект сводной номенклатуры дел АО «Мир» на 2021 год и представить мне на утверждение. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника службы делопроизводства Морозову А.А. Директор В.В. Хрусталев 54

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Чтобы составить номенклатуру кадровой службы, исполь- зуйте форму, которую утвердило Минкультуры в приложении № 26 к приказу от 31.03.2015 № 526 (далее – Правила организа- ции архива). Номенклатура дел состоит из пяти основных граф. Графа 1. Индекс дела. Индекс состоит из номера структурного подразделения и порядкового номера дела. Обозначайте его араб- скими цифрами через дефис. Пример В индексе дела «04–01» 04 – это индекс отдела кадров, 01 – порядковый номер заголовка дела в номенклатуре. Индексы для однородных дел разных отделов в номенклатуре должны быть одинаковыми. Пример Допустим, порядковый номер приказов по основной деятельности – 01, ­номер бухгалтерии – 02, отдела кадров – 04. В номенклатуре дел компа- нии индекс дела «Приказы по основной деятельности» бухгалтерии будет – 02–01, отдела кадров – 04–01. Графа 2. Заголовок дела. Заголовок должен отражать состав и содержание документов дела, быть кратким и четким. В на- именованиях дел, которые содержат переписку, указывайте, с кем и по какому вопросу ее ведете.Электронные документы, которые не переводите на бумагу, включайте в соответствующий раздел номенклатуры с указанием сроков хранения аналогично доку- менту на бумажном носителе. В примечании укажите примеча- ние: «В электронной форме». Так нельзя Так можно Не используйте в заголовке Используйте конкретные вводные слова, сложные формулировки. Например: синтаксические обороты, «Приказы о приеме общие и нечеткие на работу», «Приказы формулировки. Например, о предоставлении «Приказы по личному работникам отпуска», составу», «Разные «Переписка с Центром материалы», «Входящая занятости населения», переписка», «Исходящая «Переписка переписка» с военкоматами» Порядок расположения заголовков дел определяйте степенью важности документов, например: 55

ДОКУМЕНТЫ –– организационно-распорядительные; –– договорные; 56 –– учетные документы по учету труда и его оплате; –– информационно-справочные; –– переписка отдела кадров; отчетные документы и т. д. Графа 3. Количество томов (частей). Эту графу пока оставь- те пустой. Заполните ее по окончании календарного года, когда посчитаете, сколько дел, частей или томов фактически завели в отделе кадров. Делите дело на тома, когда количество доку- ментов в нем превысит 250 листов. Графа 4. Срок хранения и номер статьи по перечню. Сроки хранения кадровых документов указывайте по Перечню, который утвердил приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Росархив изме- нил сроки хранения некоторых кадровых документов. Пример Сократили срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях до трех лет вместо пяти ст. 343 Перечня Три года после истечения срока его действия, если иное не установил закон или договор, а не 75 лет, как было раньше, нужно хранить согласие на обработку персональных данных ст. 441 Перечня С одного до трех лет Роструд увеличил срок хранения графика отпус- ков ст. 453 Перечня Книги, журналы, карточки учета отпусков нужно хранить пять лет вместо трех п. «ж» ст. 463 нового Перечня Отдельные сроки хранения Роструд установил для заявлений работников с просьбой выдать документы, связанные с работой и уведомлений, и преду- преждений работников. Первые нужно хранить год, вторые – три. Если законом, иным нормативным актом, ведомственными перечнями для документа установлен иной срок хранения, ссы- лайтесь на документ с более длительным сроком хранения. Хра- нить документы дольше можно, а вот снижать сроки хранения запрещено. Если срок хранения документа в Перечне, иных документах не нашли или хотите увеличить его, срок хранения устанавлива- ет экспертная комиссия (ЭК). Тогда в графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут указаны данные протокола засе- дания ЭК или приказа об установлении срока хранения. Графа 5. Примечание. Вносите сведения при необходимости, когда составляете номенклатуру и в течение всего срока действия документа. Проставляйте отметки: о заведении дел, переходя- щих делах, о том, где хранится подлинник документа, об измене- нии срока хранения документа и т. д. Например, «Дело заведено 13.01.06», «Подлинники документов хранятся в общем отделе».

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Как заполнять номенклатуру дел Графа Как заполнять Когда заполнять номенклатуры дела Индекс дела Индекс дела – это индекс отдела и порядковый номер заголовка де- Когда составляете ла в пределах отдела. В номенклатуре должны быть одинаковые индек- ­номенклатуру сы для однородных дел разных отделов. В каждом разделе оставьте несколько строк для заведения новых дел Заголовок дела Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав доку- Когда составляете но- ментов. Нельзя использовать в заголовке вводные слова, сложные син- менклатуру. Заголов- таксические обороты, общие и нечеткие формулировки. ки можно уточнять Указывайте заголовки дел в номенклатуре в порядке убывания важно- в процессе формиро- сти документов: вания и оформления – организационно-распорядительные; дел – договорные; – учетные документы по учету труда и его оплате; информационно-­ справочные; – переписка отдела кадров; – отчетные документы и т. д. Количество томов, Укажите количество заведенных дел: томов, частей. Дело делится По окончании ка- лендарного года, частей на тома, если превышает 250 листов или имеет толщину более 3–4 см по фактически заве- денным делам Срок хране- Пропишите срок хранения дела по Перечню, который утвердил приказ Когда составляете ния и № статьи Росархива от 20.12.2019 № 236. Если законом, иным нормативным актом, ­номенклатуру по перечню ведомственными перечнями для документа установлен иной срок хране- ния, ссылайтесь на документ с более длительным сроком хранения Примечание Проставляйте отметки: В течение года – о заведении дел; – переходящих делах; – выделении дел к уничтожению; – передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Если дело в течение года не заведено, в 5-й графе сделайте запись: «Не формировалось» С кем согласовывать и как утвердить Организации – источники комплектования государственных или муниципальных архивов один раз в 5 лет согласовыва- ют номенклатуру дел с ЦЭК (ЭК) организации и представляют ее на согласование соответствующих ЭПК или государственного, муниципального архива абз. 2 п. 4.18 Правил организации архива 57

ДОКУМЕНТЫ Номенклатура дел отдела кадров, фрагмент Акционерное обществ о «Мир» (АО «Мир») Отдел кадров НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на 2021 год Индекс Заголовок дела Количество Срок хранения и № Примечание дела 2 томов статьи по перечню 5 1 Положение об отделе кадров (частей) 4 … 04–01 3 ЭД, в электрон- До минования ной форме 04–02 04. ОТДЕЛ КАДРОВ надобности, ст. 33 … 50 лет, ст. 443 04–03 Должностные инструкции работников отдела 04–04 кадров 50 лет ЭПК, ст. 434 а 04–05 Приказы о приеме на работу 50 лет ЭПК, ст. 434 а Приказы о переводах на другую работу 50 лет ЭПК, ст. 434 а … Приказы об увольнении … 04–15 …… 50 лет, ЭПК ст. 435 Трудовые договоры, соглашения об их изменении, 04–16 расторжении 50 лет, ст. 444 04–17 Личные карточки работников До востребования, Трудовые книжки невостребованные – … 50 лет, ст. 449 04–23 …… … 04–24 График отпусков 3 года, ст. 453 Журнал учета отпусков 5 лет, ст. 463 ж … …… … 04–35 Уведомления, предупреждения работников 3 года, ст. 436 работодателем 04–36 Документы о праве работников выбрать форму 3 года, протокол ЭК трудовой книжки (уведомления работодателя, от 17.03.2020 № 2, 04–37 заявления о выборе электронных сведений приказ от 17.03.2020 о трудовой деятельности или бумажной трудовой) № 45 … Заявление работников о выдаче документов, 1 год, ст. 451 04–42 связанных с работой, их копии …… … … Отчетная документация для ПФР (СЗВ-М, 6 лет, подп. 6 ч. 3.4 СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и др.) ст. 23 НК …… … Начальник отдела кадров А.А. Глебова 15.12.2020 58

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Компании, в которых не создаются документы архивного фон- да, утверждают номенклатуру дел самостоятельно абз. 3 п. 4.18 Правил организации архива Они могут предусмотреть необходимость согласования номенклатуры дел с внутренней ЭК в локальном акте. Если ЭК есть в отделах, то номенклатуру отделов нужно согласо- вывать с ними. Такой вывод следует из утвержденной формы номен- клатуры структурного подразделения приложение 26 к Правилам организации архива После согласования, если это обязательно, сотрудник, который отвечает за номенклатуру дел компании, передает ее на утвер- ждение руководителю компании. Издавать приказ об утвержде- нии номенклатуры не нужно, она уже содержит гриф утвержде- ния. Руководитель оформляет гриф утверждения и вводит документ в действие с 1 января следующего года. Чтобы отделы могли ис- пользовать номенклатуру в работе, им выдают выписку из нее по их разделам. Выписку прикрепите к внутренней дверце шкафа или сейфа, в котором храните документы. В течение года вносите информа- цию о заведении дел в номенклатуру. По окончании года оформи- те итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел 59

ДОКУМЕНТЫ У работника две трудовые книжки – действия кадровика Чем поможет статья. Узнаете, какую трудовую книжку заполнять, если работник принес два документа, и как при этом считать страховой стаж. После перехода на электрон- Принес две трудовые ные сведения о трудовой де- книжки при ятельности большинство оформлении на работу проблем, связанных с ведени- ем бумажной трудовой отпа- По закону у работника долж- дут. Так, электронные сведе- на быть одна трудовая книж- ния нельзя потерять, поэтому ка. Она хранится в отделе ситуаций, когда работники кадров компании по основно- приносят две трудовые, про- му месту работы (ст. 66 ТК). сто не будет. Но случится это Если сотрудник работает не скоро. Пока в ходу бумаж- по совместительству у дру- ная версия, вероятность, что гого работодателя, то запись работник при приеме или об этом по его желанию за- в процессе работы в компании носится в трудовую книж- принесет еще одну трудовую, ку по основному месту рабо- все же есть. ты. Это тоже подтверждает, что трудовая книжка должна Узнайте, какую трудо- быть одна. вую книжку принять, если у работника их две, и можно В то же время в законе нет ли учесть сведения из «допол- прямого запрета на несколь- нительной» трудовой при рас- ко трудовых книжек и ответ- чете страхового стажа. ственность за это не преду- 60

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru смотрена. Некоторые работники этим терял трудовую, а потом нашел, может пользуются и иногда намеренно теряют принести вам две трудовые и просить свои трудовые книжки. объединить сведения в одной из них. Пример Объясните, что ТК и Правила о ве- Причина 1. Работника уволили по статье. дении трудовых книжек не разреша- Чтобы скрыть это от нового работодателя, ют переносить записи из одной книж- он говорит, что потерял книжку, и просит заве- ки в другую или вести одновременно сти новую. несколько трудовых книжек. Поэтому Причина 2. Работал по специальности, но по- вы можете принять только одну из них. пал под сокращение, найти работу в своей Какую трудовую выбрать. Это должен сфере не может и устраивается на непрестиж- решить работник. Вы можете посоветовать ную работу. Чтобы не портить записи в трудо- выбрать ту, где страховой стаж больше, вой книжке о стаже работы по специальности, так как от этого зависит размер больнич- говорит, что книжку потерял, и просит завести ного. Так, если стаж работника ч. 1 ст. 7 Закона новую. :от 29.12.2006 № 255-ФЗ Причина 3. Устраивается на другую рабо- –– 8 и более лет – он получит пособие ту не по совместительству, а как основной ра- ботник, чтобы не терять в деньгах. Говорит, что в размере 100 процентов среднего за- трудовой у него нет или он ее потерял, поэто- работка; му работодатель заводит на него новую трудо- –– от 5 до 8 лет – 80 процентов среднего вую книжку. заработка; –– менее 5 лет – 60 процентов среднего Если работник пытается скрыть какие- заработка. то сведения, вторую трудовую он вряд Но даже если работник выберет книж- ли покажет, но если действительно по- ку с меньшим стажем, страховой стаж сможете учесть из обеих. Заявление о страховом стаже Отдел продаж Директору АО «Мир» ЗАЯВЛЕНИЕ Хрусталеву В.В. 19.11.2020 № 32 О страховом стаже В связи с совпадением периодов работы в ООО «Химлаб» и ООО «Афиша» с 04.04.2018 по 29.12.2019 для расчета и оплаты пособия по временной нетрудоспособности прошу учесть стаж работы в ООО «Афи- ша» в соответствии с трудовой книжкой АТ-VII 1754939, а также стаж работы в ООО «Химлаб» с 01.09.2015 по 03.04.2018 в соответствии с трудовой книжкой АТ-VII № 1565524. Копию трудовой книжки АТ-VII № 1565524 прилагаю. Менеджер по продажам А.А. Тимофеев 61

ДОКУМЕНТЫ Как учесть страховой стаж. Закон Пример не предусматривает, что при оформлении Иванова при приеме на работу принесла две новой трудовой книжки предыдущая ста- трудовые. Пояснила, что две трудовые у нее новится недействительной. Поэтому, если потому, что когда-то потеряла первую, поэто- у работника несколько трудовых, оформ- му при устройстве на новую работу ей завели ленных надлежащим образом, каждая новую. Позже нашлась старая. Иванова попро- из них может подтверждать периоды ра- сила принять обе, чтобы не потерять в оплате боты для исчисления страхового стажа. больничного, так как по первой трудовой книж- ке стаж работы у нее три года и четыре месяца, ФСС контролируют, как компании а по новой – два года. рассчитывают и платят больничные и мо- Кадровик объяснила Ивановой, что вести две гут потребовать подтвердить стаж работы трудовые книжки работодатель не вправе. За- сотрудников, которым выплачивалось по- коном это не предусмотрено. Поэтому ей нуж- собие ст. 4.7 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ но выбрать одну из них, однако независимо от того, какую трудовую она выберет, страхо- Сделайте копию второй трудовой вой стаж из второй книжки ей учтут. книжки и храните ее на тот случай, если Иванова решила, что будет продолжать по- ФСС придет с проверкой. Документ со- следнюю трудовую. Кадровик сделала копию держит персональные данные владельца прежней трудовой книжки и вернула ее Ива- трудовой книжки, но в них нет избыточ- новой. Кроме того, попросила написать заяв- ной информации. Хранить их в компании ление с просьбой зачесть в стаж работы пери- безопасно – Роскомнадзор не накажет. оды, которые указаны в этой трудовой. Закон этого не требует, но такое заявление в случае Если записи во второй книжке невер- проверки ФСС позволит доказать, что компа- ные, неточные или сомневаетесь в их до- ния правильно считала размер больничного. стоверности, попросите работника при- Соответствующие сведения о стаже кадровик нести с соответствующего места работы: внесла также в личную карточку Ивановой. справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты. Если в трудовой книжке или в дру- Эти документы тоже подтверждают пери- гом документе, который работник принес оды работы по трудовому договору для це- лей исчисления страхового стажа пп. 9,  10 Правил, утв. приказом Минтруда от 09.09.2020 № 585н ПФР РАЗРЕШИЛ ЗАВОДИТЬ ТРУДОВУЮ КНИЖКУ НА РАБОТЕ ПО СОВМЕСТИТЕЛЬСТВУ Организация по месту работы сов- на работе по совместительству мож- основной работодатель по просьбе местителя может завести вторую но завести вторую трудовую книж- сотрудника. трудовую книжку. Такое мнение вы- ку. Главное, чтобы все работодате- В то же время закон не предусмат- сказали специалисты Омского отде- ли подавали сведения о сотруднике ривает ответственности за то, что ления ПФР на сайте pfrf.ru в ПФР, тогда проблем не будет. несколько компаний одновремен- Чиновники рассмотрели ситуацию, Роструд с таким мнением не согла- но приняли работника и оформили когда сотрудник занимает долж- сен. Работа по совместительству – ему трудовые книжки. Это подтвер- ность по совместительству и не хо- это не основание для того, чтобы чет рассказывать об этом на основ- оформить вторую трудовую книжку. ждают и ответы на сайте  Онлайн- ном месте работы. По мнению Запись о работе по совместитель- специалистов ПФР, в этом случае ству в трудовую книжку вносит инспекция.рф Работодателя, который завел вторую трудовую книжку, ГИТ не оштрафует. 62

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Как отказать работнику, который просит заменить трудовую книжку В ответ на ваше заявление от 19.11.2020 о замене трудовой книжки сообщаем следующее. При приеме на работу в ООО «Афиша» 23.01.2020 Вы представили трудовую книжку АТ-VII 1754939. Специ- алист по кадрам Морозова А.А. приняла, заполнила и зарегистрировала ее в установленном законом порядке. Закон не обязывает работодателя менять трудовую книжку по просьбе работника, поэтому в Вашей прось- бе отказываем. в подтверждение страхового стажа, пе- Принес вторую трудовую риод работы указан в годах, то есть без в период работы в компании точных дат, за дату примите 1 июля го- да начала или окончания работы. Если Если во время работы в компании работ- не указано число месяца, за дату прими- ник нашел старую книжку и просит пере- те 15-е число месяца начала или оконча- нести в нее запись о приеме на работу ния работы п. 29 Правил подсчета страхового стажа и принять ее вместо той, что оформили, когда принимали на работу, откажите. Если периоды работы в разных трудовых Закон не обязывает работодателя по же- книжках совпадают по времени, учиты- ланию работника переносить сведения вайте один из таких периодов по выбору ра- из одной трудовой книжки в другую или ботника ч. 2 ст. 16 Закона об обязательном социальном страховании менять одну трудовую на другую. от 29.12.2006 № 255-ФЗ Для этого получите от работ- ника заявление п. 24 Правил подсчета страхового стажа На сайте Онлайнинспекция.рф специа­листы Утвержденной формы заявления нет, ра- Роструда, отвечая на подобные вопро- ботник его пишет произвольно. сы, допускают, что поменять трудовые книжки можно на основании заявления. Пример Свою позицию при этом нормами закона При приеме на работу Тимофеев принес две тру- не обосн­ овывают. Следовать таким реко- довые. В первой были указаны периоды работы: мендациям рискованно. – с 03.03.2013 по 09.04.2015 в АО «Мир»; – с 04.04.2018 по 30.10.2020 в ООО «Афиша». Продолжайте вносить сведения о рабо- Во второй была запись о работе в ООО «Хим- те по трудовому договору в ту книжку, ко- лаб», где он работал с 01.09.2015 по 29.12.2019 торую работник представил при трудо- параллельно с работой в ООО «Афиша». устройстве и в которой уже есть запись Тимофеев решил вести первую трудовую и на- о приеме на работу. Сведения об этой тру- писал заявление с просьбой учесть стаж ра- довой книжке вы указали в книге уче- боты по второй трудовой в ООО «Химлаб» та. Именно эту трудовую будете хранить с 01.09.2015 по 03.04.2018. Так как рабо- у себя в период действия трудового до- та в ООО «Афиша» совпала с 04.04.2018 говора, пока работник не уволится или по 29.12.2019 с работой в ООО «Химлаб», не выберет электронные сведения о тру- в заявлении сотрудник указал, что для расче- довой деятельности. та страхового стажа выбирает период работы в ООО «Афиша». Если стаж работы из прежней трудо- вой увеличит страховой стаж для оплаты больничного, учтите его при расчетах 63

ДОКУМЕНТЫ Документы, которые в 2021-м нужно передать в архив или уничтожить Чем поможет статья. Отберете документы по личному составу, которые можно уни- чтожить, узнаете, каким способом лучше избавиться от макулатуры и какие документы при этом придется оформить. С 26 октября в десять раз директора могут оштрафовать увеличили штраф для долж- на 5 тыс. руб., компанию – ностных лиц за нарушение на 10 тыс. руб. ст. 13.20 КоАП правил хранения, комплекто- вания, учета и использования Узнайте, какие документы архивных документов и уста- можно уничтожить в 2021 году, новили штраф для юридиче- чтобы не нарушить правила ских лиц. хранения документов, и как организовать этот процесс, Теперь за неправильную чтобы компанию или директо- работу с документами ра не оштрафовали. 64

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Кто решает, какие документы Задачи, функции, права и ответствен­ можно уничтожить ность комиссии предусмотрите в локаль­ ном акте, например, в Положении об экс­ Какие документы уничтожить, решает пертной комиссии п. 4.8 Правил работы архивов не отдельно взятый сотрудник, даже если организаций Раз в год комиссия будет прово­ он отвечает за архив документов, а экс­ дить экспертизу ценности документов пертная комиссия. и определять, какие из них будете хра­ нить в отделе или передадите в архив Издайте приказ по основной деятель­ компании, а какие уничтожите ст. 6 Зако- ности о создании комиссии, если в компа­ нии ее нет. на от 22.10.2004 № 125-ФЗ, п. 4.7, 4.11 Правил, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526, далее – Правила работы архивов организаций Такая комиссия работает на постоян­ ной основе, поэтому если в прошлом году Если комиссия в компании есть, но со­ уже издавали приказ о ее создании, дуб­ трудники, которые входили в нее, уволи­ лировать его не нужно. лись или вы решили поменять ее состав, оформите это приказом. Включите в комиссию сотрудников, ко­ торые смогут принимать решения о доку­ Какие документы можно ментах по своей тематике, а также руко­ уничтожить в 2021-м водителя архива или иного сотрудника, который отвечает за архив в компании. Это зависит от срока хранения до­ кумента. Дела временных, до 10 лет Пример включительно, сроков хранения в ар­ Секретарь будет смотреть входящую и исходя- хив не передают. Их хранят в отделах щую корреспонденцию, бухгалтер – докумен- и по истечении сроков хранения уничто­ ты по финансовой, бухгалтерской, налоговой жают п. 4.2 Правил работы архивов организаций отчетности, кадровик – документы по личному составу и т. д. КАК УНИЧТОЖИТЬ ДОКУМЕНТЫ С ИСТЕКШИМ СРОКОМ ХРАНЕНИЯ 1 2 3 4 Создаем экспертную Выбираем документы Составляем акт о выделе- ЭК проводит экс- комиссию (ЭК), если с истекшим сроком нии документов к уничто- пертизу ценности в компании ее нет хранения жению и передаем в ЭК документов 7а 6 5 Способ 1. Собственными силами Уничтожаем доку- Согласовываем акт менты с истекшим с ЭК и утверждаем у ру- сроком хранения ководителя компании 7б Способ 2. Привлекаем специализированную организацию © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 65

ДОКУМЕНТЫ Просмотрите дела за 2010, 2015, 2017 жить в 2021 году. Отберите такие ­дела, и 2019 годы, которые храните в кабине- заодно проверьте качество и полноту но- те отдела кадров. В них могут быть доку- менклатуры дел компании, правильно менты со сроком хранения год и три года, ли определили в ней сроки хранения до- пять и 10 лет, которые можете уничто- кументов. Приказ о создании постоянно действующей экспертной комиссии Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» (ООО «Афиша») ПРИКАЗ 23.12.2020№ 56 Москва О создании постоянно действующей экспертной комиссии В целях организации и проведения экспертизы ценности документов, упорядочения документального и архивного фонда ООО «Афиша» ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать постоянно действующую экспертную комиссию в составе: Заведующего архивом Глебовой А.А. – председатель комиссии; Начальника службы делопроизводства Морозовой А.А. – секретарь комиссии; Начальника юридического отдела Ельцова Н.Е.; Инспектора по кадрам Громовой А.А.; Бухгалтера Лукиной И.Л. … 2. Установить, что основными функциями комиссии являются: – организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; – рассмотрение и согласование проектов номенклатуры дел ООО «Афиша», описей дел, документов по- стоянного и временных сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, и др.; – подготовка предложений об определении сроков хранения отдельных документов; – участие в подготовке и рассмотрении проектов локальных нормативных актов по вопросам работы с до- кументами в организации; – методическое руководство работами в области обеспечения сохранности документального и архивно- го фондов ООО «Афиша». 3. Начальнику службы делопроизводства Лукиной И.Л. в срок до 30.12.2020 разработать и представить мне на утверждение Положение об экспертной комиссии ООО «Афиша». Директор В.В. Хрусталев 66

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Какие документы можете уничтожить в 2021-м Год, в котором закрыли документы или ранее 2019 2017 2015 2010 1975 1945 3 года 5 лет 10 лет 45 лет 75 лет Срок хранения 1 год Сроки хранения кадровых докумен- Приказы формируют в дела по календарному го- тов найдете в Перечне, который утвердил ду, значит, в январе 2021-го начнете новое дело. приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 (да- Дело с приказами о командировках за текущий лее – Перечень хранения документов). год закроете 31 декабря. Подшивать приказы Учитывайте и те сроки, которые преду- в дело после этой даты больше нельзя. Срок сматривают законы, иные нормативные хранения приказов о направлении в команди- правовые акты, ведомственные перечни. ровку начнется 1 января 2021 года и закончит- ся 31 декабря 2025 года. Пример В 2021-м году вы можете уничтожить прика- зы о направлении в командировку, которые за- Бухгалтерия при подготовке документов к уни- крыли делопроизводством в 2015 году. чтожению должна учитывать сроки хранения, Когда отбираете документы на уни- чтожение, просматривайте каждый которые предусматривает Налоговый кодекс лист в каждой папке за соответствую- щий год. Будете ориентироваться лишь и Закон о бухучете. на заголовки дел, можете случайно уни- чтожить документы, срок которых еще Документы, которые подтверждают получение не истек. За это компанию могут оштра- фовать на 10 тыс. руб., директора – доходов и осуществление расходов или нужны, на 5 тыс. руб. ст. 13.20 КоАП чтобы начислить и уплатить налоги, НК обязы- Кроме срока хранения, оценивайте практическую значимость документа. вает хранить четыре года подп. «г» п. 1 ст. 23 НК Убедитесь, что он больше не нужен вам для работы и не потребуется в будущем Документы бухгалтерского учета следует хра- в качестве доказательства. Возможно, экспертная комиссия оставит документ нить не менее пяти лет после года, в котором храниться более длительное время или бессрочно. Проверьте также, не попали их использовали для составления бухгалтер- ли в дела черновики, незаверенные ко- пии и т. п., их нужно изъять из папки. ской и финансовой отчетности в последний Пример раз ч. 2 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете Не уничтожайте документы, которые связаны с текущими или предстоящими судебными раз- Срок хранения отсчитывайте не от да- бирательствами, расследованиями или про- ты, когда оформили документ, а от года, верками, даже если срок их хранения истек. в котором завершили делопроизводство. Получите штраф или проиграете спор. Уничтожить документ можно только по- сле 1 января года, следующего за тем, 67 в котором истек срок хранения докумен- та. Сроки считайте в полных календар- ных годах. Пример Например, приказы о направлении в команди- ровку для сотрудников, которые работают в обычных условиях труда, нужно хранить 5 лет подп. «г» п. 434, примечание к п. 434 Перечня хранения доку- ментов

ДОКУМЕНТЫ Протокол заседания экспертной комиссии 23.01.2021  Общество с ограниченной ответственностью «Афиша» № 1  (ООО «Афиша») ПРОТОКОЛ заседания экспертной комиссии Москва Председательствующий: заведующий архивом Глебова А.А Секретарь: начальник службы делопроизводства Морозова А.А. Присутствовали: начальник службы делопроизводства Морозова А.А., инспектор по кадрам Громова А.А., бухгалтер Лукина И.Л., начальник юридического отдела Ельцова Н.Е. Повестка дня: Рассмотрение проекта акта о выделении к уничтожению документов, срок хранения кото- рых истек к 1 января 2021 года. СЛУШАЛИ: Степанову И.С. В период с 11 по 22 января 2021 года была проведена работа по отбору документов отдела кадров, подле- жащих уничтожению в 2021 году в связи с истечением срока их хранения и утратой практической значимости. В ходе работы были обнаружены дела, внутри которых есть документы с разными сроками хранения. Доку- менты были сформированы по делам с соответствующими им сроками хранения – 1 год, 3 года, 5 и 10 лет. Подготовлен проект акта о выделении к уничтожению документов отдела кадров, не подлежащих хранению. …. РЕШИЛИ: Согласовать проект сводного акта о выделении к уничтожению документов, сроки хранения которых ­истекли к 1 января 2021 года. Председатель экспертной комиссии А.А. Глебова Секретарь экспертной комиссии А.А. Морозова Электронные дела также уничто- не подлежащих хранению. Оформите его жайте п. 4.15 Правил работы архивов организаций по форме в приложении № 21 к Прави- лам работы архивов организаций абз. 3 Как оформить и с кем согласовать акт об уничтожении п. 4.11 Правила работы архивов организаций документов Акты структурных подразделений Документы, которые отобрали, чтобы объедините в сводный документ. Ре- уничтожить, внесите в проект акта о вы- зультаты рассмотрения акта эксперт- делении к уничтожению документов, ная комиссия зафиксирует в протоко- ле. Утвержд­ енной формы протокола нет, 68 поэтому разработайте его самостоятель- но. В документе укажите состав комис-

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru сии, дату заседания, повестку дня, кто В окончательном варианте акта о вы- присутствовал и выступал, что решили. делении документов к уничтожению, со- Протокол подпишет секретарь и предсе- гласованном с экспертной комиссией, датель экспертной комиссии и утвердит сделайте ссылку на протокол комиссии. руководитель компании. Передайте акт на утверждение руково- дителю компании. Вторую часть акта за- Комиссия может продлить срок хра- полняйте только после того, как уничто- нения документов, которые структурные жите документы. подразделения выделили на уничтоже- ние. Смысл экспертизы ценности в том, Как избавиться от макулатуры чтобы выявить документы, которые нуж- но хранить по Перечню и по значимости Не выбрасывайте документы в мусор- самих документов, и отобрать документы, ку, не используйте их как чернови- которые можно уничтожить, потому что ки и не сдавайте в макулатуру. Даже они утратили практическую ценность. если у документов истекли сроки хране- ния, они могут содержать персональные Пример данные. Вы отвечаете за сохранность Если комиссия посчитает нужным увеличить и недоступность документов для посто- срок хранения документов, в протоколе может ронних ст. 90 ТК указать следующее: «В связи со служебной необходимостью комиссия приняла решение Уничтожить документы самостоятель- оставить на хранение отдельные документы, но можете одним из двух способов: сжечь срок хранения которых истек, до минования или измельчить. Офисный шредер подой- надобности. Перечень документов прилагает- дет для небольших объемов. ся». КАК ДОЛГО ХРАНИТЬ АНКЕТЫ СОИСКАТЕЛЕЙ, КОТОРЫХ НА РАБОТУ НЕ ПРИНЯЛИ По этому вопросу есть две пози- о передаче его в архив в связи ее и уничтожить сведения в срок, ции. Росархив считает, что анкеты, с закрытием дела, то есть данный не превышающий 30 дней с да- справки, документы о подтвержде- документ исполнен и в процес- ты достижения цели. Аналогичное нии квалификации и образования, се текущей хозяйственной дея- мнение Роскомнадзор высказы- которые предоставили соискате- тельности организации больше вал в Разъяснениях от 14.12.2012. ли при приеме на работу, нужно не пригодится. Целями обработки могут являть- хранить год п. 438 Перечня, утв. приказом Кроме того, обработка персо- ся, например, принятие реше- нальных данных должна огра- ния о трудоустройстве или отказ от 20.12.2019 № 236 ничиваться достижением кон- в приеме на работу, включение кретных, заранее определенных в кадровый резерв и пр. Роскомнадзор в письме и законных целей. Обработка Сколько хранить такие докумен- от 02.03.2020 № 13677-02-11/77 го- персональных данных, несовме- ты, решайте сами, но если не хо- ворит, что не все документы со- стимая с целями сбора персо- тите спорить с проверяющими искателей можно признать ар- нальных данных, не допускает- из Роскомнадзора, уничтожайте хивным документом и уничтожать ся. Поэтому, если цель обработки документы соискателей в течение в срок согласно перечню Росар- персональных данных достигну- 30 дней с момента, когда решили хива. Документ становится архив- та, то оператор обязан прекратить не принимать их на работу. ным только после того, как вла- делец документа примет решение 69

ДОКУМЕНТЫ Перед тем как измельчить дела, сни- Найдите номенклатуры и годовые разде- мите с документов скрепки и металличе- лы описей дел за те годы, документы за кото- ские скобы, а также пластиковые облож- рые уничтожили. Напишите в графе «При- ки, они могут испортить шредер. мечание» слово «Уничтожены», проставьте номер и дату акта об уничтожении. Напри- Если условий для утилизации мер: «Унич­тожены. Акт № 1 от 28.01.2021». в компании нет, например, отсутствует После чего ответственное лицо поставит промышленный измельчитель, а объем в акте о выделении к уничтожению докумен- документов большой, заключите договор тов свою подпись под отметкой «Изменения со специализированной организацией. в учетные документы внесены». Обязательно включите в договор пункт Не волнуйтесь, если при проверке о конфиденциальности уничтожаемых доку- у вас запросят уничтоженные докумен- ментов. Передачу дел оформите приемо-сда- ты. Вы ничего не нарушили, если уничто- точной накладной, в которой укажите дату жили дела, срок хранения которых истек. передачи, количество сдаваемых дел и вес Предоставьте проверяющему акт об уни- бумажной макулатуры. Можете проехать чтожении или выписку из него, протокол в назначенное время к месту уничтожения, экспертной комиссии, приемо-сдаточную зафиксировать процесс на фото или видео, накладную, если передали документы получить документ об уничтожении. для уничтожения специализированной организации. Эти документы подтвердят, Сделайте запись в акте о количестве что уничтожили дела в связи с истечени- уничтоженных дел, способе уничтоже- ем срока хранения ния, о том, какого веса были уничтожены документы. !!! реклама 1/2 70

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Общество с ограниченной ответственностью УТВЕРЖДАЮ «Афиша» (ООО «Афиша») Директор ООО «Афиша» АКТ В.В. Хрусталев 25.01.2021 № 1 27.01.2021 о выделении к уничтожению документов, не подлежа- щих хранению На основании Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе дея- тельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, ..., отобраны к уничтожению как не имеющие науч- но-практической ценности и утратившие практическое значение документы ООО «Афиша». № Заголовок дела Годы Номер Номер ед. Коли- Сроки хранения Примеча- п/п (групповой 3 описи хран. по чество и номера статей ние заголовок … ед. хран. по перечню 1 документов) 4 описи … 2 2015 … 39 05/2015 56 7 8 … 2015 40 Приказ о ежегодных … …… … оплачиваемых 2017 41 отпусках 051­ 6 1 5 л., п. «б» Приказы … … о направлении ст. 434 Перечня в командировку Приказы 05/2015 052­ 0 1 5 л., п. «г» о дисциплинарных ст. 434 Перечня взысканиях … 05/2017 05­19 1 3 г., п. «д» ст. 434 Перечня … … …… … Итого 55 (пятьдесят пять) ед. хран. за 2010, 2015, 2017 и 2019 годы. Описи дел постоянного хранения и по личному составу 2010, 2015, 2017 и 2019 годы утверждены (прото- кол ЭК ООО «Афиша» от 25.01.2021 № 1). Заведующий архивом А.А. Глебова СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК ООО «Афиша» от 25.01.2021 № 1 Документы в количестве 55 (пятьдесят пять) ед. хран. на бумажном носителе весом 61 кг сданы на уничто- жение в ООО «Архив» по договору от 12.01.2021 № 03/2021 для уничтожения путем измельчения (приемо-­ сдаточная накладная от 29.01.2021 № 25). 71



СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Готовые возражения на претензии трудового инспектора 74 пСоамвеыресистирРашоснтыруедоашибки работодателей при сокращении,   90......................................................................................................................................................................................................................................... сЛуидчан, ыа йпоотпоымт.увКоалкиляавоесгсот, акноогвдиалсаудрапбеортендиукмаалпо решению   100............................................................................................................................

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Готовые возражения на претензии трудового инспектора ГЛАВНОЕ В СТАТЬЕ 1 Как объяснить, почему 3 Как подтвердить, что разде- не проводите медосмотры лили отпуск на части с согла- для офисных сотрудников сия работников 2 Как убедить, что индексиру- 4 Как доказать, что «вилка ете зарплату, когда платите окладов» не нарушает права премию работников 74

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Редакция изучила статистику проверок ГИТ и обнаружила на- рушения, за которые чаще всего штрафуют работодателей. Для каждой претензии инспектора подготовили ответ и аргументы. Проверьте, нет ли у вас таких нарушений. Если найдете, ис- правьте, пока есть время. Ответы на претензии инспектора сохра- ните. Они вам пригодятся, если будет проверка или спор с со- трудником. Не выдаете расчетные листки под подпись Инспектор: Вы обязаны извещать в письменной форме каждо- го работника о составных частях его заработка, размерах и осно- ваниях удержаний, общей сумме, подлежащей выплате. Почему не вручаете расчетные листки сотрудникам под подпись? Кадровик: ТК не обязывает знакомить с расчетным листком под подпись. Расчетные листки мы направляем работникам на их ра- бочую почту по форме, которую утвердили положением об оплате труда. Чтобы открыть файл, у сотрудников есть специальный па- роль. Так мы обеспечиваем сохранность персональных данных. Кто прав? Закон на стороне кадровика. Расчетный листок мо- жете выдавать в электронном виде. Закон не запрещает, суды с этим тоже согласны апелляционное определение Верховного суда Карачаево-Черкесской Рес- публики от 29.04.2013 по делу № 33-204/2013 Главное доказать, что листки работнику на самом деле вручали. ТРИ ЭЛЕКТРОННЫХ СПОСОБА ВРУЧИТЬ РАБОТНИКУ РАСЧЕТНЫЙ ЛИСТОК, КОТОРЫЕ ОДОБРЯЮТ СУДЫ Отправить Выложить в личный Предоставить доступ по электронной почте кабинет на корпоративном к внутренней программе сайте или на личной странице Апелляционное определение компании Самарского областного суда в интернет-банке от 21.05.2015 № 33-5328/2015 Апелляционное определение Определение Верховного суда Мосгорсуда от 04.06.2015 Республики Башкортостан № 33-17820/2015 от 31.03.2015 № 33-4385/2015 © Справочник кадровика, 2020 Быстрая подписка по телефону 8 (800) 511 98 64 75

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Какой способ выдачи расчетного листка выбрать, решайте са- ми. Пропишите его в локальном акте, например в положении об оплате труда. Ознакомьте с правилами выдачи расчетных листков работников под подпись. Выдавайте листки всем сотрудникам, а не только тем, кто по- просил. Некоторые работодатели выдают листки только по требо- ванию сотрудников, некоторые прописывают такое условие в ло- кальных актах. Это нарушение решение Октябрьского районного суда г. Архангельска от 21.09.2018 № 2А-5522/2018 Предоставляйте расчетные листки не при каждой выплате, а раз в месяц, когда выплачиваете вторую часть зарплаты. В этот момент бухгалтерия окончательно определяет суммы, которые нужно выплатить и удержать. Если инспектор потребует доказать, что расчетные листки вы- даете при каждой выплате зарплаты сошлитесь на письма Мин- труда от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375, Роструда от 24.12.2007 № 5277-6-1. Выдавать отдельный расчетный листок, когда производи- те дополнительные выплаты в течение месяца, например когда выплачиваете отпускные или больничный, не нужно. Пример Вторую часть зарплаты компания выплачивает 10-го числа месяца, следу- ющего за отчетным. В этот же день направляет расчетные листки на адреса корпоративной почты работников. К. ушел в отпуск 18 октября. Отпускные ему выплатили 14 октября. Расчетный листок сотрудник получит 10 ноября, когда компания разошлет их остальным сотрудникам. Если работник увольняется, расчетный листок выдавайте в день увольнения вместе с окончательным расчетом. МОЖНО ЛИ ПОРУЧИТЬ ВЫДАВАТЬ РАСЧЕТНЫЕ ЛИСТКИ РУКОВОДИТЕЛЮ ОТДЕЛА? Да, можно. Роструд в письме листки и передает их руководите- ностей, чтобы проинформировать от 07.08.2019 № ПГ-19594-6-1 под- лям отделов, а те раздают их под- твердил, что расчетные листки чиненным. С правилами выдачи всех заинтересованных лиц. можно передавать работникам че- расчетных листков ознакомьте ра- рез уполномоченных сотрудников ботников по подпись. Обязанность Расчетный листок содержит пер- компании, в частности через непо- передавать расчетные листки средственного руководителя. своим подчиненным с их согласия сональные данные работника. Закрепите такой способ переда- внесите в трудовые договоры ру- чи расчетных листков в локальном ководителей отделов или их долж- Поэтому возьмите у руководи- акте. Установите, в какой срок бух- ностные инструкции. Издайте галтерия распечатывает расчетные приказ о возложении этих обязан- телей отделов обязательство о не- разглашении персональных дан- ных, а от сотрудников получите письменн­ ые согласия на обра- ботку их персональных дан- ных ст. 22.1 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ 76

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Положение об оплате труда с условием о выдаче электронного расчетного листка 5. Порядок оформления и выдачи расчетного листка. 5.1. Работодатель в письменной форме извещает каждого работника о составных частях заработной пла- ты, причитающейся ему за соответствующий период, размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. 5.2. Расчетные листки формируются в автоматизированной информационно-аналитической системе фи- нансово-хозяйственной деятельности (АИС ФХД) компании в КПС «Расчет заработной платы» по форме, при- веденной в приложении № 4 к настоящему Положению. В день выплаты заработной платы за вторую половину месяца, установленной в п. 2.5 настоящего Поло- жения, расчетные листки формируются и размещаются в электронном виде в личном кабинете сотрудника на корпоративном сайте. Работникам, не имеющим возможности подключения рабочих мест к локальной сети Работодателя или информационному сервису «Личный кабинет», расчетные листки выдаются в бумажном виде в бухгалтерии компании. 5.3. По заявлению работника расчетный листок может направляться на его электронную почту. Адрес элек- тронной почты работник должен указать в заявлении. В этом случае расчетный листок отправляется работнику в виде зашифрованного вложения к письму. Чтобы открыть файл и получить доступ к расчетному листку, ра- ботник должен ввести свои персональный логин и пароль. Об изменении адреса электронной почты, на кото- рый направляется расчетный листок, работник должен уведомить Работодателя в течение трех рабочих дней. Если сотрудника нет на работе в день увольнения, выплаты и расчетный листок выдайте не позднее дня, следующего за днем, когда уволенный работник их потребует ч. 4 ст. 84.1 и ч. 1 ст. 140 ТК Недоплачиваете работникам Инспектор: Почему зарплата работников ниже региональной минимальной зарплаты? Кадровик: Мы ориентируемся на федеральный МРОТ, к регио- нальному соглашению о минимальной зарплате не присоединя- лись, поэтому не обязаны его соблюдать. Кто прав? Зависит от того, есть ли у компании документы об отказе присоединиться к региональному соглашению. Пример МЗП выше федерального МРОТ, например, в Москве – 20 361 руб., Санкт-Петербурге – 19 тыс. руб., Московской области – 15 тыс. руб. 77

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Работодатель может платить зарплату, ориентируясь на феде- ральный МРОТ, а не на МЗП, если в регионе МЗП не установле- на или она меньше федерального МРОТ, а также если отказался присоединиться к региональному соглашению. На организации, которые финансируются из федерального бюджета, это правило не распространяется ч. 2 ст. 133.1 ТК Если компания не хочет присоединяться к соглашению о региональной МЗП, нужно в течение 30 календарных дней со дня официального опубликования предложения присоединить- ся к соглашению, представить в уполномоченный орган исполни- тельной власти субъекта РФ письменный отказ ч. 8 ст. 133 ТК, письмо Рос­ труда от 19.07.2017 № ТЗ/3828-6-5 В какой конкретно орган представить отказ, уточнить в государственной инспекции труда вашего региона. Если не напишите отказ, автоматически присоединитесь к со- глашению и будете обязаны с момента его официального опуб- ликования установить месячную зарплату сотрудникам не ниже региональной МЗП. Утвержденной формы отказа нет, его состав- ляют в произвольной форме. Укажите в нем причины, по которым не можете присоединиться к региональной МЗП. Пример Отказ посчитают обоснованным, если компания предоставит сведения, под- тверждающие отсутствие у нее реальной возможности выплачивать зарпла- ту сотрудникам на установленном уровне, например: –– компания только начала свою деятельность, пока нарабатывает хозяй- ственные связи, наращивает производство и т. д.; –– тяжелое финансовое положение, связанное со снижением оборотов и прибыли, вызванное неблагоприятной экономической обстановкой в стране или чрезвычайными ситуациями. МОЖНО ЛИ УСТАНОВИТЬ, ЧТО КОМПАНИЯ ИНДЕКСИРУЕТ ЗАРПЛАТУ, ЕСЛИ ДОСТИГНЕТ ФИНАНСОВЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ? Вопрос спорный. Одни специа- ханского областного суда от 02.06.2017 по делу Так, Верховный суд встал на сто- листы считают, что индексиро- рону компании, которая не прове- вать зарплату нужно независимо № 21-182/2017, определение Приморского краевого суда ла индексацию, так как не достигла от итогов работы. Основани- экономических результатов опреде- ем для индексации служит рост от 12.08.2014 по делу № 33-7028 цен, а не финансовые показате- ление Верховного суда от 24.04.2017 № 18-КГ17-10, п. 10 ли. Поэтому предусматривать та- Другие считают, что такое усло- кое условие в колдоговоре или ло- вие допустимо, так как коммер- обзора судебной практики от 15.11.2017 № 4 за 2017 год кальном акте нельзя. ческие компании самостоятельно С таким мнением согласны Мин- определяют порядок индексации Если пропишете в локальном акте труд и некоторые суды письмо Мин- в зависимости от конкретных об- в качестве условия индексации фи- стоятельств, специфики своей де- нансовые показатели компании, го- труда от 26.12.2017 № 14-3/В-1135, решение Астра- ятельности и уровня платеже- товьтесь спорить с инспектором или способности. Подтверждение есть прокурором, поскольку они придер- в судебной практике. живаются первой точки зрения. 78

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Положение об оплате труда с правилом, что зарплату повышают на уровень инфляции 6. Индексация заработной платы. 6.1. Оклад работников АО «Мир» индексируется в связи с ростом потребительских цен на товары и услуги. 6.2. По окончании календарного года в АО «Мир» проводится увеличение окладов на коэффициент ин- фляции, установленный по данным Росстата на последний месяц календарного года. 6.3. Оклад с учетом индексации выплачивается работникам АО «Мир» начиная с 1 января календарно- го года. К отказу приложите протокол консультаций с выборным орга- ном первичной профсоюзной организации, если он есть в компа- нии, а также предложения по срокам повышения минимальной зарплаты работников до размера регионального МЗП. Уведомление принесите лично или направьте заказным письмом с описью вложения. Копию отказа уполномоченный орган пере- даст в территориальное отделение Роструда. Такой порядок уста- новили в ч. 8–11 ст. 133.1 ТК. Если отказ признают необоснован- ным, обжалуйте его в суде. Иногда инспекторы привлекают работодателей к ответствен- ности за то, что оклад работника меньше МРОТ или МЗП. Это не всегда правомерно – сам по себе оклад может быть меньше МРОТ или МЗП, если с учетом иных выплат работник получает в месяц больше минималки письмо Минтруда от 05.06.2018 № 14-0/10/В-4085 При сравнении зарплаты с минимальной нельзя учитывать в составе зарплаты: районный коэффициент и процентную над- бавку, повышенную оплату за работу в ночное время, сверхуроч- но, в выходные и нерабочие праздничные дни, доплату за сов- мещение Учтетепостановления КС от 07.12.2017 № 38-П, от 11.04.2019 № 17-П, от 16.12.2019 № 40-П данные выплаты в составе минималки, компанию оштрафуют на 50 тыс. руб. ч. 6 ст. 5.27 КоАП Также обратите внимание на региональные соглашения. В них может быть указано, что не ниже МРОТ должен быть оклад. Не индексируете зарплату Инспектор: Почему в этом году не индексировали зарплату? Кадровик: ТК не предусматривает конкретный способ и пери- одичность индексации. В качестве индексации мы платим пре- мию всем работникам в конце года. 79

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Кто прав? Зависит от того, прописала ли компания такой способ индексации в коллективном договоре или локальном акте. Бюд- жетные организации в расчет не берем: они индексируют зарпла- ту в соответствии с нормативными документами. Суды и Роструд по-разному расценивают возможность прирав- нять премирование к индексации. Верховный суд считает, что индексация не единственный способ повысить уровень реального содержания зарплаты. Компания может повысить оклад, выпла- тить премию, надбавку и др. п. 10 обзора судебной практики ВС от 15.11.2017 № 4 Роструд поддерживает традиционный способ индексации. Об альтернативных в письмах и разъяснениях не упоминает. Увеличение оклада, премирование, начисление надбавок – это инициатива работодателя, которую он исполняет по своему усмот- рению. А индексация – это его обязанность ст. 130, 134 ТК Но суды и Роструд едины в одном – компания должна закре- пить способ индексации определение Верховного суда от 08.04.2019 № 89-КГ18-14, письмо Роструда от 19.04.2010 № 1073-6-1 Если установили, что индексация проводится путем выпла- ты работникам ежегодной премии, но инспектор все равно выдал предписание, обжалуйте его. Суды в таких спорах, как правило, встают на сторону работодателей п. 10 обзора судебной практики ВС от 15.11.2017 № 4 Если не хотите спорить, выбирайте традиционный способ ин- дексации: умножьте выплаты на коэффициент. Размер коэффи- циента установите сами. Например, можете использовать: –– официальный индекс потребительских цен по стране или в отдельном регионе; –– уровень инфляции; –– рост прожиточного минимума трудоспособного населения по стране или в регионе. Чем индексация зарплаты отличается от ее повышения Условия Индексация зарплаты Повышение зарплаты Какая процедура обязательна Кому пересматривать зарплату Обязательная Необязательная, проводится по ини- Какие факторы влияют циативе работодателя Какие показатели использовать Всем работникам Решает работодатель Рост потребительских цен на товары Повышение зарплат на рынке тру- и услуги да, высокие финансовые показатели компании и др. Индекс потребительских цен, размер Любые показатели, которые устано- инфляции, величина прожиточного вит работодатель минимума и др. 80

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Пример С 1 января 2021 года компания индексирует всем работникам оклады на ве- личину инфляции в 2020 году – 3,67 процента. У Степановой должностной оклад 30 тыс. руб. Работодатель повысит ей зарплату на 1101 руб. = = 30 000 руб. : 100% × 3,7%. Если выберете такой способ, вы не обязаны индексировать все, что входит в систему оплаты труда. Индексировать оклад или только его часть, попадут ли в индексацию тарифные став- ки, сдельные и повременные расценки, решайте сами. Вы вправе не индексировать часть оклада, которая превышает какую-то ве- личину, фиксированные доплаты, надбавки и премии и т. д. Роструд рекомендует инспекторам штрафовать работодателей, которые не провели индексацию к концу года, если за этот пери- од Росстат зафиксировал рост цен доклад с руководством по соблюдению обязатель- ных требований за III квартал 2017 года, утв. Рострудом Однако это не нормативный доку- мент. Следовать его рекомендациям вы не обязаны. Если при проверке у инспектора ГИТ возникнет вопрос, поче- му вы к 1 января 2021 года не проиндексировали зарплаты со- трудников, отвечайте, что порядок и сроки индексации, коммер- ческая компания определяет самостоятельно. Пример Если за показатель индексации взяли уровень инфляции, то повышать зар- плату можно с 1 февраля. К этому времени Росстат объявляет официаль- ную инфляцию за прошлый год. Но это может быть и другой день, например, 1 января или 1 апреля и др. Как правило, это первое число месяца, так удоб- нее для расчетов. Устанавливаете «вилку окладов» Инспектор: Почему у вас в штатном расписании в графе «Тариф- ная ставка (оклад)» по должности указана не конкретная сумма, а диапазон? Вы в курсе, что это дискриминация. Кадровик: Мы устанавливаем оклад в зависимости от опыта, квалификации работников, объема обязанностей, которые они выполняют, поэтому ничего не нарушаем. Кто прав? Вопрос спорный. Инспекторы считают, что если работ- ники трудятся на одинаковых должностях, то и платить им нуж- но одинаково. Поэтому, если не хотите спорить с инспектором, исключите «вилки окладов» из штатного расписания. Оплату тру- да дифференцируйте с помощью надбавок, доплат и премий или установите разряды и категории по должности. 81

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Если готовы спорить с инспектором, доказывайте, что работни- ки получают разный оклад не просто так. У вас есть три аргумен- та, чтобы оправдать «вилку окладов». Аргумент 1. Разная квалификация и опыт. Доказать это смо- жете с помощью документов об образовании, трудовой книжки, требованиями к квалификации в должностной инструкции. Пример Петрова и Иванова занимают должность бухгалтера по зарплате. У Пет- ровой диплом с высшим профильным образованием и стаж работы бух- галтером 15 лет. Иванова закончила колледж по специальности «Бухучет и аудит». Опыта работы по специальности до прихода в компанию не имела. Аргумент 2. Разный объем работы и условия труда. Дока- зать это сможете с помощью трудовых договоров, плана работы, отчетов работников и др. Это трудозатратно, но позволит пока- зать разницу в функционале и квалификации сотрудников. Пример Иванов занимается поиском и работой с оптовыми клиентами по всей Рос- сии и странам Таможенного союза, а Петров – мелкооптовыми и розничны- ми клиентами внутри региона. Обязанности работников прописали в тру- довых договорах. Так как фронт и объем работы разный, оклад у Иванова больше, чем у Петрова. Суды с таким подходом соглашаются. Судебное решение. Сотрудникам с одинаковой должностью можно платить разный оклад, если у них разный объем работы и условия труда Сотрудник обратился в суд, когда узнал, что его коллеги из другого подраз- деления получали больше денег, чем он, хотя все они занимают одинаковую должность. Он потребовал взыскать разницу в окладах за все время работы и компенсации за ее задержку. Суды двух инстанций встали на сторону работодателя. Компания смогла до- казать, что из-за разницы в количестве и категории обслуживаемых подраз- делениями объектов вклад работников в трудовой процесс различался. Со- трудники с максимальным окладом работали на старом оборудовании, объем работы у них был больше. Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 15.02.2018 по делу № 33-2993/2018 Аргумент 3. Отличается функционал. Это видно из трудовых договоров с работниками или именных должностных инструкций, если обязанности прописываете там. 82

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Пример Степанов и Иванов занимают должность менеджера по работе с клиентами. Их должностные инструкции совпадают, за исключением двух обязанностей. Степанов, помимо того, что делает Иванов, обязан: –– проводить анализ аудитории потенциальных клиентов и выявлять их по- требности; –– разрабатывать схемы взаимоотношений со сложными, крупными, наибо- лее выгодными клиентами. Эти дополнительные обязанности, которые выполняет Степанов, качествен- но отличаются – связаны с разработкой методик и схем поиска клиентов и взаимодействия с ними. Если у сотрудника с большим окладом обязанностей больше или они сложнее, суды разные оклады признают правомерными. Судебное решение. Сотрудникам с одинаковой должностью можно платить разный оклад, если у них разный функционал Ведущий специалист сектора кредитного мониторинга филиала банка Ч. узнал, что получает оклад меньше своего коллеги Д., который занимал ана- логичную должность в центральном офисе, и обратился в суд, чтобы ему выплатили разницу в окладах. По мнению Ч., сложность работы по должности ведущего специалиста оди- наковая. Должностная инструкция составляется и утверждается по должно- сти, а не на конкретного работника. Суд проверил должностные инструкции сотрудников и выяснил, что в долж- ностные обязанности Ч. не входили следующие функции: блокировка средств, отслеживание заемщиков, расчет госпошлины, поиск и списание средств со счетов заемщиков. Таким образом, объем должностных обязан- ностей истца и Д. разный как по объему, так и по содержанию, поэтому раз- ница в окладах правомерна. Апелляционное определение СК по гражданским делам Алтайского краево- го суда от 26.03.2014 по делу № 33-2530-14 Не проводите медосмотры Инспектор: Почему не направили работников на медосмотры? Все сроки уже прошли. Надеюсь, отстранили этих работников от работы? Кадровик: Медосмотры перенесли сначала на основании письма Минтруда от 10.04.2020 № 15-2/10/В-2841, так как поликлини- ка, с которой у нас договор, не проводила медосмотры из-за пан- демии. Затем отложили их, руководствуясь приказом Минздра- ва от 18.05.2020 № 455н. Тех, кому медосмотры переносить было нель­зя, отстранили от работы. 83

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Кто прав? Прав кадровик. В этом году действуют особые прави- ла. Если медосмотр не проводили из-за того, что в регионе были ограничения на проведение медосмотров, ГИТ не вправе штрафо- вать компанию. До снятия соответствующих ограничений вы мог- ли допускать сотрудников до работы без медосмотра, но это каса- лось не всех работников письмо Минтруда от 10.04.2020 № 15-2/10/В-2841 Пример Без медосмотра нельзя выполнять работы, связанные: –– с производством, хранением, транспортировкой и реализацией пищевых продуктов и питьевой воды; –– воспитанием и обучением детей; –– коммунальным и бытовым обслуживанием населения; –– работами на высоте; –– занятостью на рабочих местах с классом условий труда 3.3 и 3.4, установ- ленным по результатам проведения специальной оценки условий труда. Со 2 июня Минздрав разрешил компаниям отложить мед- осмотры сотрудников максимум на полгода при условии, что на момент принятия решения в регионе действовал или действу- ет режим повышенной готовности или ЧС приказ Минздрава от 18.05.2020 № 455н Послабления, как и раньше, не распространяются на тех, кто трудится на рабочих местах с классом условий труда 3.3 или 3.4 либо выполняет работу, указанную в пп. 14–26 Перечня из прило- жения № 2 к приказу Минздравсоцразвития от 12.04.2011 № 302н. Чтобы компанию не оштрафовали, покажите инспектору письмо Минтруда, приказ Минздрава, региональный норматив- ный акт, которым приостановлены медосмотры, и ваш приказ о переносе медосмотров. По тем работникам, которых, несмотря на послабления, допускать к работе без медосмотра не можете, по- кажите приказы об отстранении от работы. С учетом срока моратория – 6 месяцев со 2 июня, он заканчи- вается 1 декабря. Если его не продлят, позаботьтесь о том, чтобы все работники, которые должны пройти медосмотр, сделали это. Как указать в трудовом договоре условия труда, если спецоценку не проводили 1.6. Работнику предоставляется рабочее место в кабинете у окна, офисный стол, стул. Работник выпол- няет работу с использованием компьютера и оргтехники. Специальная оценка рабочего места будет проведена до « » г., после чего условия труда будут уточнены. 84

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Если к моменту проверки работники медосмотры прошли, по­ кажите инспектору документы, которые это подтверждают: список контингента работников и поименный список работников, которые подлежат обязательному медосмотру, направление на медосмотр, заключительный акт по итогам периодического медосмотра. Не указываете условия труда на рабочем месте Инспектор: Почему в трудовых договорах не указаны конкрет­ ные условия труда на рабочих местах, а стоит только ссылка на карту спецоценки? Кадровик: Мы решили не дублировать информацию. С картой оценки рабочего места ознакомили всех работников, так что они в курсе. Льготы и гарантии тем, у кого вредный классу условий, мы предоставляем. Кто прав? В данном случае прав инспектор. В трудовом договоре необходимо указать условия труда на рабочем месте абз. 10 ч. 2 ст. 57 ТК Поэтому если в трудовых договорах работников сделали толь­ ко ссылку на карту спецоценки, инспектор оштрафует компанию на 50 тыс. руб. за ненадлежащее оформление трудового договора ч. 4 ст. 5.27 КоАП Чтобы не платить штраф, пропишите конкретные класс, под­ класс условий труда. Информацию возьмите из строк 030 и 040 карты спецоценки «Оценка условий труда по вредным (опасным) факторам» в графе «Итоговый класс (подкласс) условий труда». Укажите также гарантии и компенсации, которые предоставите работнику, если работник имеет на них право. Дату проведения СОУТ в трудовом договоре не указывайте. За­ кон этого не требует. Роструд с этим согласен. Такой подход позво­ лит после следующей спецоценки не заключать допсоглашения, если условия труда не изменятся. Судебное решение. Сделать в трудовом договоре ссылку на карту спецоценки условий труда недостаточно Инспектор ГИТ оштрафовал компанию на 90 тыс. руб. за ненадлежащее оформление трудового договора. В частности, работодатель не указал в до- говоре условия труда на рабочем месте. В пункте 3.1 трудового договора на- писано: предоставляемое рабочее место имеет характеристики согласно карте спецоценки условий труда. Суд согласился с инспектором. В трудовом договоре недостаточно сделать ссылку на карту спецоценки условий труда, необходимо указывать конкрет- ный класс, подкласс условий труда. Постановление Санкт-Петербургского городского суда от 16.01.2019 № 4а-4/19 85

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Если рабочее место новое, у вас есть год, чтобы провести по не- му спецоценку ч. 2 ст. 17 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ Однако это не освобожда- ет вас от обязанности указать в трудовом договоре условия труда на этом рабочем месте. Недостаточно написать, что рабочее место новое и спецоценку еще не провели письмо Минтруда от 14.07.2016 № 15-1/ООГ-2516 В трудовом договоре укажите общие характеристики рабочего места. Опешите рабочее место, оборудование, которое будет использовать работник, и осо- бенности работы с ним письмо Минтруда от 26.03.2020 № 15-1/В-1375 Пример 25 ноября 2020 года в компанию устроился сотрудник на новое рабочее мес­то, по которому специальную оценку условий труда еще не проводили. В трудовом договоре кадровик описал место, оборудование, которое будет использовать сотрудник, и особенности работы с ним. Также кадровик согласовал со специалистом по охране труда дату, когда предположительно спецоценку проведут. В трудовой договор вписали, что спецоценку проведут до 24 ноября 2021 года, а по ее результатам заключат с сотрудником дополнительное соглашение, в котором опишут условия тру- да на рабочем месте с характеристиками по карте спецоценки. После проведения спецоценки дополните трудовой договор недостающими сведениями: вредные или опасные производствен- ные факторы, итоговый класс, подкласс условий труда, разме- ры и виды гарантий и компенсаций за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, если такие условия были установле- ны по результатам спецоценки письмо Минтруда от 26.03.2020 № 15-1/В-1375 Несвоевременно оплачиваете отпуск Инспектор: Вы в курсе, что отпуск нужно оплачивать не позднее трех дней до его начала? Почему задерживаете выплаты? Кадровик: Да, но все, кому мы выплачивали отпускные с опозда- нием, это льготники, которые могут уйти в отпуск хоть с завтраш- него дня. Отказать им в отпуске не можем, выплаты производим в первый возможный день вместе с компенсацией за просрочку. Ви- ны компании в нарушении нет. Кто прав? Увы, у инспектора есть все основания вас оштрафовать, так как закон не делает исключений по срокам выплаты отпускных для сотрудников, которые вправе уходить в отпуск в удобное время. Поэтому, если такой работник просит предоставить ему отпуск с завтрашнего дня, пробуйте договориться о переносе отпуска на несколько дней, чтобы успеть оплатить его не позднее трех 86

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru дней до его начала ч. 9 ст. 136 ТК Не договоритесь – предоставляйте отпуск и выплачивайте отпускные в первый же возможный для этого день сразу и с компенсацией за просрочку. Пример 14 декабря сотрудник потребовал предоставить ему отпуск с 16 декабря, так как его жена вот-вот должна родить. Компания обязана предоставить отпуск сотруднику в период отпуска по беременности и родам его жены ст. 123 ТК Бухгалтерия успевала выплатить отпускные в понедельник 14 декабря. Но выполнить требование ч. 9 ст. 136 ТК и выплатить отпускные за три дня до начала отпуска не могла. Кадровик попросила отложить дату начала отпуска на 18 декабря. Сотруд- ник согласился. Отпускные ему выплатили 14-го, в отпуск он пошел с 18-го. Между оплатой и началом отпуска прошли три полных календарных дня: 15, 16 и 17 декабря. Если ГИТ оштрафует компанию, обжалуйте постановление в суд. В подобных делах суды иногда встают на сторону работодателя и отменяют штраф по малозначительности нарушения, либо за- меняют штраф предупреждением или устным замечанием. Суд вас не поддержит, если задерживаете выплаты сотрудни- кам, у которых нет права на отпуск в удобное время, но вы разре- шили использовать отпуск по заявлению. Если делаете это, наме- ренно идете на нарушение. Пример Инспектор ГИТ оштрафовал директора компании П. на 10 тыс. руб., за то, что тот не проконтролировал оплату отпусков У. Краткосрочные отпус- ка, которые У. брала по заявлению, работодатель оплатил не за три дня до их начала, а позже. П. обратился в суд. Просил отменить наказание. Отпуска предоставлялись У. не по графику, а по ее заявлению, в котором она просила предоставить отпуск со следующего дня. У компании не было физической возможности выполнить требование ч. 9 ст. 136 ТК о выплате отпускных за три дня до его начала. Кроме того, за задержку выплат У. получила компенсацию. Суд встал на сторону ГИТ. Статья 136 ТК не устанавливает исключений при оплате отпуска работникам, которым уходят в отпуск по заявлению. Работо- датель должен был оплатить отпуск не позднее трех дней до его начала. Не хотите платить штраф, не предоставляйте отпуск в отлич- ные от графика дни, если работник обратился к вам без учета срока для оплаты отпуска. Чтобы дисциплинировать сотрудников, пропишите в локаль- ном акте, например в ПВТР, правило о том, что с согласия работо- дателя сотрудник может уйти в отпуск вне графика, только если подаст заявление не позднее чем за 4 дня до его начала. 87

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Это правило не нарушает права работников, а определяет по- рядок предоставления отпуска вне графика. Для льготников де- лайте исключение. Если заявление напишут без учета этого пра- вила, в отпуске не отказывайте. Делите отпуска на части без согласия работников Инспектор: В графике все отпуска поделены на части, даже у тех сотрудниц, которые в данный момент находятся в отпус- ке по уходу за ребенком. Как-то подозрительно. Как подтвердите, что получили согласие? Кадровик: Мы перед составлением графика спрашиваем по- желания всех сотрудников о том, когда они хотели бы пойти в отпуск. Если они хотят использовать отпуск по частям, то сразу фиксируем это в графике отпусков. Кто прав? В графике отпуск можно запланировать частями. За- кон это не запрещает. Но делить отпуск на части можно только по соглашению с сотрудником и при условии, что одна из них бу- дет не меньше 14 календарных дней ч. 1 ст. 123 ТК Поэтому вам нужно будет показать инспектору, что получи- ли согласие работников. Объяснение, что договорились устно или что в локальном акте, с которым работники ознакомлены под подпись, есть условие о возможности разделить отпуск на части, не поможет. Инспектор не сможет обвинить вас в том, что нарушили права работников, если покажете ему один их трех документов: –– заявление сотрудника с просьбой разделить отпуск; –– ваше предложение разделить отпуск на части с отметкой ра- ботника о согласии; –– отдельный документ – соглашение о разделение отпуска на част­ и. В то же время ТК не требует, чтобы соглашение обязатель- но должно быть в письменной форме, поэтому если те, кого нет в офисе, самостоятельно или в ответ на ваше предложение при- шлют свои пожелания по e-mail, нарушением это не будет. Сохра- няйте эти сообщения. В случае проверки они вам пригодятся  88



СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Самые страшные ошибки работодателей при сокращении, по версии Роструда Чем поможет статья. Узнаете, за что чаще всего штрафуют трудовые инспекторы, если компания проводит сокращение, и как избежать проблем с сотрудниками и ГИТ. Кому предлагать должно- Роструд настаивает на том, сти при сокращении? Можно что все формальные требова- ли сократить одинокую мать ния закона по уведомлени- с ребенком-инвалидом? Когда ям и документам кадровики предупреждать о сокраще- должны соблюдать. Иначе суд нии? Ответы на эти вопросы признает сокращение неза- опубликовал Роструд в своем конным. докладе руководству. Узнае- те, как правильно сокращать Условно можно выделить персонал, чтобы к вам не бы- несколько этапов, которые ло претензий. важно проходить последова- тельно. 90

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Неправильно формулируете Роструд рекомендует вводить редак- приказ о сокращении цию штатного расписания в действие и не принимаете новые на следующий день, после того как прове- редакции штатного расписания дете сокращение. Это разумно, поскольку до момента увольнения сотрудники зани- Издавать приказ о сокращении, по мне- мают свои должности по штатному распи- нию Роструда, обязательно. Причем санию. в приказе вы должны указать форму со- кращения: компания либо сокращает са- Возможны две особые ситуации. му должность, либо сокращает числен- Первая: сотрудники согласны уволить- ность сотрудников по одной должности. ся до истечения периода предупреждения об увольнении. В этом случае измене- Когда сокращаете должность, то есть ния в штатное расписание можете внести выводите ее из штатного расписания, со следующего дня, после того как они в приказе указывайте «сокращение шта- уволились. В любом случае сделайте это та». Если уменьшаете число штатных не позднее даты сокращения, которую из- единиц по должностям, но сами должно- начально указали в приказе. сти в штатном расписании не убавляе- Вторая: сотрудники увольняются поз- те, а может и прибавляете, то указывайте же. Например, если в день запланиро- в приказе «сокращение численности». ванного увольнения они болели или были Приказ. Приказ издавайте на основании в отпуске. В этом случае штатное рас- решения учредителей, акционеров или писание в новой редакции принимайте единственного участника общества. Фор- строго со следующего дня после их уволь- ма приказа произвольная. Можете ис- нения. пользовать наш образец с. 99 Штатное расписание. Проект нового Сокращаете сотрудников, штатного расписания разработайте од- которых нельзя увольнять новременно с приказом о сокращении по этому основанию на самом первом этапе процедуры сокра- щения. Вводите новую редакцию штатки Сокращать можно не всех сотрудников. в действие по мере того, как фактически Работодатели об этом забывают, но Ро- сокращаете сотрудников. струд напоминает. Прямой запрет на со- кращение в таблице   с. 92 Когда уведомлять сотрудников о сокращении Категория сотрудников Срок уведомления С сотрудником заключен срочный трудовой договор Не менее чем за три календарных дня ч. 2 ст. 292 ТК на срок до двух месяцев Сотрудник занят на сезонных работах Не менее чем за семь календарных дней до предстояще- го увольнения ч. 2 ст. 296 ТК Все остальные сотрудники Не менее чем за два месяца до даты увольнения ст. 180 ТК 91

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Кого нельзя сокращать Категория сотрудников ст. 261 ТК Какие документы запросить Беременные женщины Справка из женской консультации о беременности Женщины, у которых есть дети в возрасте до трех лет Свидетельства о рождении детей Одинокие матери, которые воспитывают ребенка-инва- – справка о том, что женщина не состоит в зарегистри- лида до 18 лет или малолетнего ребенка до 14 лет, а так- рованном браке; же другие лица, которые воспитывают указанных детей – свидетельство о рождении ребенка или справка без матери из ЗАГС о том, что данные об отце внесены со слов матери;  – справка об инвалидности ребенка, если ребенок яв- ляется инвалидом. Родитель или иной законный представитель ребенка, ко- – справка о составе семьи; торый является единственным кормильцем ребенка-ин- – свидетельство о рождении ребенка;  валида в возрасте до 18 лет – справка об инвалидности ребенка Родитель или иной законный представитель ребенка, – справка о составе семьи; который является единственным кормильцем ребенка – свидетельство о рождении детей; в возрасте до трех лет в семье, где есть трое и более ма- – документы, которые подтверждают, что второй роди- лолетних детей, при условии, что другой родитель или тель не работает другой законный представитель официально не работает Также Роструд напомнил: если выби- способных членов семьи. Например, у со- раете, кого сократить, учитывайте пре- трудника двое несовершеннолетних имущественное право на оставление детей. на работе. Помните о том, что есть осо- бенности при увольнении несовершенно- Преимущественное право есть у со- летних. трудников, в семье которых нет других Преимущественное право. Когда со- людей с самостоятельным заработком кращаете численность, составьте список и тех, кто получил в этой организации сотрудников, которых планируете сокра- трудовое увечье или профзаболевание. тить, и проверьте, нет ли у кого-то из них Еще три категории «льготников»: преимущественного права остаться –– инвалиды боевых действий по защите на работе. По общему правилу предпочте- ние отдавайте сотрудникам с более высо- Отечества; кой производительностью труда и квали- –– сотрудники, которые повышают свою фикацией ч. 1 ст. 179 ТК квалификацию по направлению рабо- При равной производительности тру- тодателя без отрыва от работы; да и квалификации преимущество име- –– сотрудники, которые пострадали в ре- ют категории, которые прямо упомянуты зультате аварии на ЧАЭС. в ТК или других законах. В частности, В коллективном договоре или локаль- это семейные сотрудники, которые пол- ных нормативных актах организация мо- ностью содержат двух и более нетрудо- жет предусмотреть дополнительные ка- тегории сотрудников, которые получат 92 в этой компании преимущественное пра- во при сокращении  ст. 8, ч. 3 ст. 179 ТК

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Судебное решение ков, направляйте два обращения: одно Работодатель обязан учитывать преиму- в трудовую инспекцию, второе в комис- щественное право сию по делам несовершеннолетних и за- Сотрудницу письменно уведомили, что ее со- щите их прав. От каждого ведомства вам кращают. Работодатель решил, что из трех нужно получить документ, что они соглас- технологов компании у нее самая маленькая ны на увольнение ст. 269 ТК Содержание производительность. Причем аргумент насчет обращений по сути одинаковое, меняй- производительности никак не подтвердил. Так- те только адресата в шапке. Образец для же проигнорировал тот факт, что у сотрудницы ГИТ с. 94 двое детей младше 18 лет. За время предупреждения о сокращении Если по сокращению увольняют со- предлагали несколько вакансий, каждый раз трудников из числа детей-сирот либо де- сотрудница соглашалась. Но три раза ей отка- тей, которые остались без попечения ро- зывали, так как находили других кандидатов. дителей, то у организации появляются Два раза вообще никак не ответили на заявле- дополнительные обязанности. За свой ние, что сотрудница согласна на перевод. счет работодатель должен обеспечить Суд признал увольнение по сокращению не- профессиональное обучение сотрудника, законным и восстановил сотрудницу в долж- после чего трудоустроить его в своей или ности технолога. Также суд взыскал с компа- сторонней организации п. 6 ст. 9 Закона от 21.12.1996 нии зарплату за время вынужденного прогула № 159-ФЗ Каким должно быть профессио- и компенсацию морального вреда. нальное обучение, в каких образователь- Определение Седьмого кассационного суда ных учреждениях его проводить и как общей юрисдикции от 06.10.2020 впоследствии трудоустраивать такого со- по делу № 88-14603/2020. трудника, закон не уточняет. Решайте этот вопрос либо по соглашению сотруд- Несовершеннолетние. Когда сокра- ника и работодателя, либо через служ- щаете несовершеннолетних сотрудни- бу занятости, если работодатель и сотруд- ник не против. КАК СЧИТАТЬ ВЫПЛАТЫ ПРИ СОКРАЩЕНИИ Как выходное пособие, так и сред- Далее средний дневной зарабо- ними каникулами. Обычно в янва- ний заработок на период тру- ток умножьте на количество рабо- доустройства считают исходя чих дней в месяце после увольне- ре мало рабочих дней, и разница из среднего месячного заработка. ния либо следующем месяце или Чтобы его правильно посчитать, еще одном месяце. Если в расчет в суммах получается почти в два первым делом важно узнать сред- берете средний часовой зарабо- ний дневной или часовой зарабо- ток, то его умножайте на количе- раза постановление Конституционного суда ток – в зависимости от того, оклад ство рабочих часов в месяце. у сотрудника, дневная или часо- Обязательно платить выходное от 13.11.2019 № 34-П, определение Третьего кассаци- вая ставка. Показатель определяй- пособие и средний заработок те по тем же правилам, что считае- на период трудоустройства за не- онного суда общей юрисдикции от 07.09.2020 те оплату за дни командировки или рабочие праздничные дни по ста- дни отдыха донора в связи со сда- тье 112 ТК. Например, это акту- № 88-12729/2020 чей крови постановление Правительства ально при увольнении в конце декабря – сразу перед новогод- Например, сотрудника увольняют от 24.12.2007 № 922 31 декабря 2020 года. В янва- ре 2021 года 15 рабочих дней по пятидневной рабочей неде- ле. Выходное пособие нужно пла- тить исходя из 23 рабочих дней, то есть с учетом семи дней каникул и праздника с 1 по 8 января. 93

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ предложите ему другую работу в органи- зации, то есть вакантные должности. Это Предлагаете не те вакансии обязательно. Причем Роструд рекоменду- перед увольнением ет трудоустраивать сотрудников и на вре- менные должности. Прежде чем уволить сотрудника по сокращению штата или численности, Обращение в трудовую инспекцию за мотивированным мнением по вопросу увольнения несовершеннолетнего сотрудника Руководителю Государственной инспекции труда г. Москвы Адрес: г. Москва, ул.  Домодедовская, д. 24, корп. 3 В.Г. Лишанкову от ООО «Афиша» ИНН/КПП 7708123456/770801001 Адрес (юридический или фактический): 125008, г. Москва, ул. Михалковская, д. 20 Тел.: 8(499)123-45-67 ОБРАЩЕНИЕ 19.11.2020 с целью получения мотивированного мнения по вопросу увольнения несовершеннолетних сотрудников ООО «Афиша» г. Москва  В соответствии с требованием статьи 269 ТК РФ с целью соблюдения специальной процедуры увольнения несовершеннолетних направляем для рассмотрения проекты приказов о расторжении трудовых договоров с со- трудниками в возрасте до 18 лет в связи с сокращением штата (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). Основание – необходимость рационализации штатной структуры организации. Просим представить в письменной форме мотивированное мнение по проектам приказов об увольнении: – разнорабочего А.И. Иванова 2004 г. р.; – уборщика Л.И. Петрова 2004 г. р. Указанные сотрудники не являются членами профсоюза, а также не являются сиротами (детьми, остав- шимися без попечения родителей). От предложения перевода на другую работу оба сотрудника отказались. Приложения: – проект приказа о расторжении трудового договора с разнорабочим А.И. Ивановым на 1 листе – 1 экз.; – проект приказа о расторжении трудового договора с уборщиком Л.И. Петровым на 1 листе – 1 экз.; – копия приказа о сокращении штата от 18.05.2020 № 10 на 1 листе – 1 экз.; – копия предложения перевода на другую работу, направленная А.И. Иванову, на 1 листе – 1 экз.; – копия предложения перевода на другую работу, направленная Л.И. Петрову, на 1 листе – 1 экз. Директор В.В. Хрусталев 94

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru Что предлагать. Предложить мож- Компания уведомила сотрудницу, что ее сокра- но как работу или должность в соответ- щают. Однако работодатель в уведомлении ствии с квалификацией сотрудника, так о предстоящем увольнении не сообщил, какую и должность ниже настоящей или с мень- должность сократят. Работодатель не оценил, шей зарплатой. Предлагать вакансии, ко- есть ли у сотрудницы преимущественное право торые не соответствуют квалификации остаться на работе. Все имеющиеся у работо- сотрудника, требуют специальных зна- дателя вакансии не предложили. ний и навыков или переквалификации, Суд признал увольнение по сокращению не- вы не должны. законным и восстановил сотрудницу в долж- ности старшего менеджера отдела оборудо- Нельзя предлагать вакансии, которые вания. Также суд взыскал с компании более не подходят сотрудникам по состоянию 600 000 рублей – это зарплата за время вы- здоровья. Предлагать работу, которая на- нужденного прогула, районный коэффициент ходится в другой местности вы обязаны, и дальневосточная надбавка, что не заплати- только если это предусматривает коллек- ли за период работы, компенсация морального тивный или трудовой договор, отраслевые вреда и судебные расходы. соглашения ч. 3 ст. 81, ч. 1 ст. 180 ТК Определение Девятого кассационного суда об- щей юрисдикции от 01.10.2020 № 88-5960/2020 Также, по мнению Роструда, нужно по делу № 2-3999/2019. предложить сотруднику должность, если она занята не полностью. Например, сво- Как предлагать. Предлагайте сотруд- бодно только полставки, половина штат- нику вакантную должность письменно. ной единицы. Но при этом должность Соглашается он или нет, сотрудник мо- должна подходить сотруднику и по ква- жет письменно указать на самом предло- лификации, и по состоянию здоровья. Та- жении, например, так: «От предложенной кую позицию подтверждают и суды апел- работы отказываюсь» или «На предло- женную работу соглашаюсь». Либо он мо- ляционное определение Свердловского областного суда от 16.08.2018 жет подумать и оформить свое решение заявлением. № 33-14194/2018 Предлагать сотруднику вакансии же- Если сотрудник сам хочет занять ва- лательно не один раз вместе с уведомле- кансию, которая не подходит ему по ква- нием о сокращении, а в течение всего сро- лификации, вы не обязаны его перево- ка, в который действует предупреждение, дить на такую работу. Суды в случае том числе и в день увольнения. спора поддержат компанию апелляционные Делайте предложения по мере того, определения Приморского краевого суда от 06.08.2019 № 33-8232/2019, как появляются новые вакансии. Суды одобряют такой подход и заботу о сотруд- Красноярского краевого суда от 13.03.2019 № 33-3680/2019, определение никах апелляционные определения Кемеровского областного су- Московского городского суда от 10.07.2018 № 33-30499/2018 да от 01.10.2019 № 33-10488/2019, суда Чукотского автономного округа Как проверить, подходит сотрудник от 19.10.2017 № 33-139/2017, Тверского областного суда от 10.02.2014 на вакансию или нет? Закон не запре- щает, например, провести для этого собе- № 33-150 седование. Интервью покажет, есть у со- трудника квалификация и специальные Если предложили сотруднику кон- знания для новой работы или нет апелляци- кретную вакансию, а он еще не дал от- вет по ней, то не принимайте на эту рабо- онные определения Московского городского суда от 18.03.2019 ту «с улицы». Дождитесь ответа того, кого сокращаете. № 33-7750/2019, от 28.03.2018 № 33-13169/2018 95 Судебное решение Работодатель обязан предлагать перевод на вакансии до увольнения

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ В законе нет срока, в течение которо­ Сотрудников в отпусках и на боль­ го сотрудник должен согласиться на пере­ ничных можете уведомить о предстоя­ вод. Чтобы избежать споров, предупре­ щем увольнении по почте или отправить дите сотрудника, что появились другие им письма курьером. Это поможет не за­ претенденты на свободную должность, тягивать процедуру сокращения. Не обя­ и установите срок для принятия реше­ зательно ждать, пока эти сотрудники ния выйдут на работу, чтобы их уведомить. апелляционное определение Краснодарского краевого суда Дату, в которую вы предполагаете уво­ от 25.04.2019 № 33-15015/2019 лить сотрудника, в уведомлении о сокра­ щении лучше указать с оговоркой. Если Не всех уведомляете сотрудник будет в этот день на больнич­ о сокращении ном или в отпуске, уволите его в первый рабочий день после отпуска или болезни. Уведомлять нужно как сокращаемых сотрудников, так и службу занятости Сотруднику, который откажется распи­ с профсоюзом. саться в уведомлении, зачитайте текст уведомления вслух. Обязательно составьте Сотрудники. Обязательно уведомить акт о том, что он отказывается от подписи. всех сотрудников, которых планируете Сделайте это в присутствии не менее двух сократить. свидетелей. Акт подтвердит, что сотрудни­ ка известили о сокращении. Сроки уведомления разные с. 91 Каж­ Служба занятости. Уведомляйте за два дому работнику вручите уведомление месяца до увольнения первого работни­ о предстоящем сокращении под подпись. ка. Если проводите массовое сокраще­ ние, уведомить службу занятости при­ Если возникнет спор, подпись на уве­ дется за три месяца. Критерии массового домлении подтвердит факт того, что со­ увольнения: трудника уведомили о сокращении, и да­ ту извещения ч. 2 ст. 180 ТК ЧТО И КОГДА ПЛАТИТЬ ПРИ СОКРАЩЕНИИ Тому, кого увольняете в связи с со- не позднее 15 рабочих дней после Сотрудники-северяне могут по- кращением численности или шта- окончания второго месяца со дня дать заявление на выплату средне- та, выплачивайте выходное пособие увольнения. го заработка не позднее 15 рабо- в размере среднего месячного за- Чтобы получить средний зарабо- чих дней после того, как закончится работка. Делайте это в последний ток за третий месяц после уволь- второй и третий месяц со дня уволь- день работы сотрудника. нения, экс-сотрудник должен обра- нения. Заявление на выплату за чет- Если сотрудник не устроится на ра- титься в службу занятости в течение вертый, пятый и шестой месяц уво- боту через месяц после увольнения, 14 рабочих дней с даты увольнения. ленный по сокращению подает работодатель выплачивает сред- Заявление на выплату за третий ме- после того, как служба занятости ний месячный заработок за второй сяц бывший сотрудник подает после примет решение. Максимальный месяц со дня увольнения пропор- того, как служба занятости примет срок, чтобы обратиться в бывшую ционально времени, когда сотруд- решение. Максимальный срок – компанию, – 15 рабочих дней по- ник устроился на работу. Чтобы 15 рабочих дней после того, как за- сле окончания соответственно чет- получить выплату, сотрудник дол- кончится третий месяц со дня уволь- вертого, пятого и шестого месяца жен подать письменное заявление нения. со дня увольнения. 96

Справочник кадровика №12, 2020 • pro-personal.ru –– 50 и более человек в течение 30 дней; Накажут за то, что не уведомили –– 200 и более человек в течение 60 дней; службу занятости или сделали это не во- –– 500 и более человек в течение 90 дней; время ст. 19.7 КоАП Компании грозит штраф –– 1 процент общего числа работающих от 3 тыс. до 5 тыс. руб., а должностному лицу, например, руководителю – от 300 в течение 30 дней в регионах с числен- до 500 руб. ностью занятых менее 5000 человек. Профсоюз. Если в организации есть Иные критерии массовых увольне- профсоюз, то ему необходимо сообщить ний могут быть в отраслевых соглашени- о том, что предстоит сокращение числен- ях ст. 82 ТК Проверьте актуальное соглаше- ности или штата сотрудников. Сделайте ние по вашему виду деятельности. это письменно минимум за два месяца. Формы, которые организации должны Если намечается массовое увольнение, представлять в службу занятости в слу- то уведомить профсоюз нужно не позднее чаях, когда массово увольняют сотрудни- чем за три месяца. Кроме того, если ор- ков, предлагает Правительство пп. 4 и 5 поло- ганизация планирует уволить сотрудни- ков – членов профсоюза, то это решение жения, утв. постановлением Правительства от 05.02.1993 № 99 согласуйте с профсоюзным органом ст. 82 ТК Региональные власти утверждают свои Оформляете не полный формы уведомлений о том, что организа- комплект документов при ции высвобождают сотрудников. Уточни- увольнении те в своей службе занятости, по какой форме необходимо уведомить о сокраще- Увольнение в связи с сокращением чис- нии. ленности или штата оформите в обычном порядке. Закон не запрещает отправить уве- домление в службу занятости по почте. В этом случае датой уведомления будет да- та, когда ведомство получит уведомление, а не день, когда вы отправили письмо. Хра- ните квитанцию с подписью получателя. Во всех случаях выплатить сред- Сотрудникам-северянам единовре- сокращает численность или штат, ний заработок работодатель дол- менную компенсацию можно выпла- вправе предложить сотрудни- жен не позднее 15 календарных тить в размере пятикратного сред- ку расторгнуть трудовой договор. дней со дня, когда сотрудник за ним него месячного заработка. Если сотрудник согласился, рабо- обратился. Работодатель может выплатить та- тодатель обязан выплатить ему до- Вместо среднего месячного зара- кую компенсацию как при уволь- полнительную компенсацию в раз- ботка за период трудоустройства нении сотрудника, так и в дальней- мере среднего заработка. Выплату работодатель может выплатить еди- шем. Также работодатель может считают пропорционально вре- новременную компенсацию в раз- установить повышенный размер мени, до того как истечет срок мере двукратного среднего месяч- единовременной компенсации предупреждения об увольне- ного заработка. Если работнику уже в трудовом или коллективном дого- нии ч. 3 ст. 180 ТК Такая компенса- выплатили средний месячный зара- воре. ция является дополнительной боток за второй месяц со дня уволь- Работодатель, до того как истечет к гарантиям, предоставляемым нения, его учитывают при выплате двухмесячный срок уведомления всем сотрудникам, которых сокра- единовременной компенсации. об увольнении, в связи с тем что щают. 97

СПОРЫ, ПРОВЕРКИ Приказ и трудовая книжка. Снача- Обязательно выдать выписки ла издайте приказ об увольнении по уни- из форм СЗВ-М, отчета о страховом ста- фицированной форме № Т-8 или по само- же СЗВ-СТАЖ и раздела 3 расчета стоятельно разработанной форме. Затем по страховым взносам в части данных внесите запись о расторжении трудово- конкретного сотрудника ч. 5 ст. 80 ТК, го договора в связи с сокращением в тру- п. 4 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ Выписку из фор- довую книжку, если, конечно, сотрудник мы СЗВ-М подготовьте за период рабо- официально не отказался от бумажной ты сотрудника с апреля 2016 года по дату трудовой. увольнения, до апреля 2016 года формы не было. В выписке укажите наименова- Как оформить увольнение по сокращению ние и реквизиты работодателя, отчетный штата период, данные о работнике, его СНИЛС В связи с оптимизацией штатной структуры ор- и ИНН. ганизации компания сокращает часть персона- ла. Среди сотрудников, чьи должности подпали Выписку из формы СЗВ-СТАЖ под- под сокращение, был кладовщик П.А. Беспа- готовьте за период работы сотрудника лов. О предстоящем увольнении сотруднику с 1 января 2017 года по дату увольнения. выдали уведомление за два месяца. В выписке укажите сведения о страхо- Беспалову направили предложение о другой вом стаже сотрудника с 1 января 2017 го- работе. Он не согласился на нее перейти и был да, регистрационный номер работодателя уволен. в Пенсионном фонде, ИНН, КПП, фами- Руководитель организации издал приказ лию, имя, отчество сотрудника, СНИЛС, об увольнении по форме № Т-8. Руководи- период работы, страховой стаж, а также тель отдела кадров внес запись об увольнении другие сведения. в связи с сокращением штата в трудовую книж- ку сотрудника. Выписку из раздела 3 расчета по стра- ховым взносам сформируйте из отчетов Другие документы. В последний день в свою налоговую за период с 1 янва- работы сотрудника выдайте ему справ- ря 2017 года по дату увольнения сотруд- ку о заработке для расчета пособий при- ника. В выписке укажите паспортные каз Минтруда от 30.04.2013 № 182н Заверьте документ данные работника, сведения о его зар- печатью, если она есть. Печать не должна плате и начисленных страховых взносах. закрывать подпись. Если печати нет, вы- дайте сотруднику копии документов, ко- А вот соглашение о расторжении тру- торые подтверждают полномочия лица дового договора при сокращении сотруд- подписать справку. Например, устав ор- ников оформлять не нужно. Если сотруд- ганизации подтверждает полномочия ди- ник решит уволиться до того, как истекут ректора, доверенность – полномочия кад- два месяца предупреждения об уволь- ровика. нении, заключать дополнительное со- глашение о досрочном увольнении по со- кращению штата или численности так же не придется 98